„Dział kadr instytucji budżetowej”, 2008, N 6
Dokumentację kadrową każdego przedsiębiorstwa należy prowadzić zgodnie z procedurą określoną przez prawo. Znajduje zastosowanie nie tylko w pracy działu personalnego, ale jest również wymagany przez pracowników księgowości przy naliczaniu płac, premii i wynagrodzeń urlopowych. Dokumenty kadrowe mogą być sprawdzane przez inspekcję pracy lub skarbową, mogą być potrzebne samym pracownikom do przedłożenia Fundusz emerytalny lub otrzymać świadczenia ustawowe.
Audyt zarządzania dokumentacją kadrową ma na celu sprawdzenie zgodności postępowania tej ostatniej w organizacji z normami ustawodawstwa rosyjskiego i innych aktów prawnych obowiązujących na terytorium Federacji Rosyjskiej, identyfikację i skorygowanie naruszeń, a także zapobieganie negatywne skutki tych naruszeń. W tym artykule dowiesz się, w jakich przypadkach konieczne jest przeprowadzenie takiego audytu, kto go przeprowadza, jak prawidłowo sformatować jego wyniki.
Przypadki przeprowadzenia audytu zarządzania dokumentacją kadrową
Audyt zarządzania dokumentacją kadrową (zwany dalej audytem) można przeprowadzić w każdym momencie, gdy zachodzi konieczność oceny stopnia zgodności istniejącego stanu dokumentacja personalna wymagane standardy. Są jednak przypadki, gdy pożądane jest przeprowadzenie audytu, aby w przyszłości wyeliminować pytania o odpowiedzialność za popełnione błędy, zapobiec odpowiedzialności itp.:
- przy zmianie specjalisty ds. kadr odpowiedzialnego za prowadzenie dokumentacji kadrowej;
- po zwolnieniu obrażonego pracownika (nie zgadza się z treścią zwolnienia, pozbawionego premii itp.) i jego odwołaniu do inspekcji pracy;
- przy zmianie szefa organizacji;
- przy zmianie przepisów regulujących procedurę prowadzenia dokumentacji kadrowej;
- przy zmianie systemu wynagrodzeń;
- podczas masowych zwolnień pracowników.
Kto przeprowadza audyt
Audytu zarządzania dokumentacją kadrową nie należy mylić z audytem przeprowadzanym w dziale księgowości organizacji. W ostatni przypadek audyt przeprowadzają zawodowi audytorzy, którzy zdali egzamin i otrzymali certyfikat. Audyt zarządzania dokumentacją kadrową może przeprowadzić specjalista znający wymagania ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej, a także posiadający kompetencje zawodowe w zakresie prawa pracy i zarządzania dokumentacją kadrową. Obecnie tego typu audyty często zlecane są podmiotom zewnętrznym. W takim przypadku specjaliści sprawdzają dokumentację personelu i składają raport wskazujący zidentyfikowane naruszenia i zalecenia dotyczące ich eliminacji.
Audyt można przeprowadzić samodzielnie. Kierownik działu personalnego, prawnik, może pełnić funkcję specjalisty, a przy zmianie osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dokumentacji kadrowej, zarówno stary pracownik, jak i nowy pracownik może zostać objęty prowizją, a tym samym przekazanie spraw może nastąpić przeprowadzone.
Etapy audytu HR
- etap organizacyjny.
- Ustalenie listy dokumentów podlegających weryfikacji.
- Uzgadnianie dokumentów.
- Sprawdzanie dokumentacji kadrowej.
- Przygotowywanie raportów z audytów HR.
Rozważmy każdy etap bardziej szczegółowo.
Na pierwszym etapie organizacyjnym konieczne jest:
- określić cele i zadania audytu personalnego;
- utworzyć komisję, w której pożądane jest włączenie kierownika działu personalnego, głównego księgowego, prawnika;
- określić termin audytu (nie określony przez prawo, zależy od liczby pracowników organizacji i może wahać się od kilku dni do jednego do dwóch miesięcy);
- wydać polecenie przeprowadzenia kontroli prowadzenia dokumentacji kadrowej.
Następnie należy ustalić listę dokumentów podlegających weryfikacji. pojedyncza lista dokumenty, które powinny znajdować się w każdej organizacji, nie są określone przez prawo. Różny akty prawne zawierać wzmianki o konieczności prowadzenia określonych dzienników, zarządzeń i innych dokumentów. W związku z tym w zależności od branży, w której działa firma, konieczne jest sporządzenie wykazu dokumentów, które zgodnie z aktami prawnymi powinny znajdować się w organizacji. Obowiązkowe dokumenty obejmują:
- umowy o pracę (art. 56, 67 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
- harmonogram urlopów (art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
- personel (art. 15, 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Choć obowiązek tego dokumentu nie jest określony przepisami prawa, potrzebę jego utrzymania uzasadniono w N 1 naszego dziennika za rok 2008;
- zeszyty ćwiczeń (art. 66 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
- księga przychodów i rozchodów dla formularzy księgowych zeszytu ćwiczeń i wkładka do niej, księga rozliczeń ruchu książki pracy i wstawki w nich. Obowiązek prowadzenia tych ksiąg wskazany jest w ust. VI Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. N 225 „W sprawie zeszytów ćwiczeń” (zwany dalej - dekretem N 225). Formy książek zatwierdzają załączniki nr 2, 3 do dekretu Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 10.10.2003 N 69 „W sprawie zatwierdzenia Instrukcji wypełniania zeszytów ćwiczeń”;
- arkusz czasu. Zalecana forma arkusza czasu pracy została zatwierdzona dekretem Goskomstatu Rosji z dnia 01.05.2004 N 1 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej dotyczącej rozliczania pracy i jej płatności” (dalej - dekret N 1) . Jednakże zgodnie z ust. 2 tej uchwały forma karty czasu pracy nie ma zastosowania instytucje budżetowe. Jednakże art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu faktycznie przepracowanego przez każdego pracownika. Dlatego karta czasu pracy jest obowiązkowa dla utrzymania ruchu w każdej organizacji, a jej formę można ustawić na poziomie działów;
- karty imienne formularza N T-2 i N T-2GS (MS) („Karta osobista pracownika państwowego (miejskiego)”). Zatwierdzono również dekretem N 1. Obowiązkowe utrzymanie tego dokumentu wynika z klauzuli 12 Zasad prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń, tworzenia formularzy zeszytów pracy i udostępniania ich pracodawcom, zatwierdzonych dekretem N 225. W szczególności wskazano, że przy każdym wpisie do książeczki pracy o wykonanej pracy, przeniesieniu na inną stałą pracę i zwolnieniu pracodawca ma obowiązek zapoznać właściciela z pokwitowaniem w jego karcie imiennej, w którym powtarza się wpis w książeczce pracy. Forma karty osobistej jest zatwierdzana przez Państwową Komisję Federacja Rosyjska według statystyk;
- polecenia personalne (nakaz zatrudnienia pracownika, przeniesienia na inną pracę, udzielenia urlopu, rozwiązania (rozwiązania) umowy o pracę, wysłania w podróż służbową, zachęcenia). Formy tych ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej zatwierdza Uchwała nr 1. Zgodnie z ust. 2 rozpatrywanej uchwały formularze te rozciągają się na organizacje, niezależnie od formy własności, działające na terytorium Federacji Rosyjskiej ;
- akta osobowe pracowników. Konieczność ich konserwacji określają przepisy departamentalne. Przykładem jest art. 24 ustawy federalnej z dnia 21 lipca 1997 r. N 114-FZ „W służbie w organach celnych Federacji Rosyjskiej”, zgodnie z którą służba w organach celnych znajduje odzwierciedlenie w Akta osobowe celnik. Akta osobowe funkcjonariusza celnego prowadzone są przez służbę kadrową organu celnego i po przekazaniu wskazanego pracownika przekazywane są na nową placówkę służbową. Tryb prowadzenia akt osobowych funkcjonariuszy celnych ustala Szef Federalnej Służby Celnej. Podobny przepis zawarty jest w art. 41 ust. 2 ustawy federalnej z dnia 17 stycznia 1992 r. N 2202-1 „O prokuraturze Federacji Rosyjskiej”. W szczególności wskazuje się, że akta osobowe pracownika prokuratora zawierają informacje o wskazanym pracowniku, jego służbie w organach i instytucjach prokuratury oraz zaawansowanym przeszkoleniu. Tryb prowadzenia akt osobowych prokuratorów ustala Prokurator Generalny Federacji Rosyjskiej, a dla pracowników Komisji Śledczej przy Prokuraturze Federacji Rosyjskiej – Przewodniczący Komisji Śledczej przy Prokuraturze Federacji Rosyjskiej Federacja. Obecnie obowiązują inne regulacje resortowe, które określają konieczność prowadzenia akt osobowych pracowników;
- lokalne prawo. Artykuł 8 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej ustanawia prawo pracodawców do przyjmowania lokalnych przepisów zawierających normy prawa pracy, które nie są sprzeczne z obowiązującym ustawodawstwem i nie pogarszają w porównaniu z nim praw pracowników. Wśród nich są: zasady wewnętrzne plan pracy(art. 189 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej), instrukcje dotyczące ochrony pracy (art. 212 ust. 21 ust. 2 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej), rozporządzenie w sprawie ochrony danych osobowych pracowników (art. 87 Kodeksu pracy Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej), przepisy dotyczące wynagrodzeń i premii, jeżeli odpowiedniego rozdziału nie ma w wewnętrznych przepisach pracy (art. 135 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej) itp.
Ponadto, jeśli wymagają tego warunki pracy, w organizacji można przechowywać następujące dokumenty:
- układ zbiorowy (jeżeli pracodawca i pracownicy osiągnęli porozumienie w tej sprawie);
- opis stanowiska (jeśli obowiązki służbowe nieujęte w umowach o pracę);
- wykaz stanowisk pracowników o nieregularnym czasie pracy;
- rozkład zmian;
- układ zbiorowy pracy obciążenie(Artykuł 245 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
- umowy o pełnej odpowiedzialności indywidualnej (art. 244 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
- rozporządzenie o ochronie tajemnicy przedsiębiorstwa;
- rozporządzenie w sprawie adaptacji pracowników;
- kolejność przejścia okres próbny;
- rozporządzenie w sprawie certyfikacji pracowników.
Szczególną uwagę należy zwrócić na usystematyzowanie informacji o aktach osobowych. W tym celu zaleca się prowadzenie w instytucjach i organizacjach następujących czasopism:
- rejestr umów o pracę. Jest to szczególnie przydatne w przypadku zatrudniania dużej liczby pracowników, a także przy zawieraniu umów o pracę na czas określony, aby można było na bieżąco śledzić daty ich wygaśnięcia. Jest to konieczne w związku z wymogiem określonym w art. 79 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, zgodnie z którym pracownik musi zostać pouczony o rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony z powodu jej wygaśnięcia co najmniej na trzy dni kalendarzowe przed zwolnieniem. W przeciwnym razie warunek pilności umowy o pracę traci ważność i umowę o pracę uważa się za zawartą na czas nieokreślony (art. 58 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
- rejestr zamówień dla personelu. Wymagane do dokładnego rejestrowania numerów seryjnych zamówień personelu. W zależności od liczby pracowników firmy, dla wszystkich zleceń - przyjęcia, przeniesienia, zwolnienia itp. Można prowadzić jeden dziennik. lub zarejestruj każdy rodzaj zleceń w osobnym dzienniku;
- dziennik zapoznania się z lokalnymi przepisami. Konieczność jego utrzymania wynika z art. 68 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, zgodnie z którym pracodawca ma obowiązek zapoznać pracownika z lokalnymi przepisami przed podpisaniem przy zatrudnianiu go jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę.
To nie jest pełna lista dzienników personelu wymaganych do rachunkowości. Istnieje możliwość prowadzenia ewidencji spraw osobistych, urlopów, wyjazdów służbowych, wydawania zaświadczeń podróży, rejestrowania zaświadczeń o niepełnosprawności, wydawania zaświadczeń, sprawdzania stanu rejestracji wojskowej, zaliczenia obowiązkowego badanie lekarskie, wystawianie polis ubezpieczenia zdrowotnego, emerytalnego itp.
Prawo nie określa zalecanych form tych czasopism, dlatego w każdym przedsiębiorstwie są one wydawane w formie bezpłatnej. Obowiązkowe jest, aby wszystkie strony dziennika były ponumerowane, zszyte, opieczętowane pieczęcią organizacji i podpisane przez kierownika organizacji lub osobę odpowiedzialną za prowadzenie dokumentów personalnych.
Po ustaleniu wykazu dokumentów niezbędnych do pełnej dokumentacji kadrowej przeprowadza się uzgadnianie dokumentów, czyli proces porównywania dokumentów dostępnych w instytucji z wymaganymi. Można to przedstawić w formie tabeli.
Lista wymaganych dokumenty | Dokument w magazynie | Dokument nieobecny | Notatka |
| personel | |||
Harmonogram wakacji | |||
Regulamin płatności pracy i premii | Ze względu na zmiany w pracy prawodawstwo do opracowania projekt nowego wydania Regulamin, zatwierdzenie w zgodnie z art. 135 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Zaznajomienie pracowników z nowością wydanie Rozporządzenia pod |
||
| Umowy o pracę | Wprowadź brakujące informacje bezpośrednio do tekstu umowę o pracę i brakujące warunki do ustalenia podanie do pracy umowa lub odrębna za zgodą stron, zawarta w formie pisemnej |
||
| Dziennik księgowy umowy o pracę | Zaprojektuj formularz dziennika |
||
Dziennik zapoznawczy z lokalnymi przepisy prawne | |||
Po dokonaniu uzgodnienia dokumentów sprawdzana jest jakość przygotowania istniejących pod kątem wymogów prawnych. Rozkazy dotyczące działalności podstawowej należy przechowywać oddzielnie od poleceń dotyczących personelu. Wszystkie dokumenty należy sprawdzić pod kątem obecności podpisów osoby upoważnionej, wiz zatwierdzających, numerów rejestracyjnych, znaków pracowniczych po zapoznaniu się z zamówieniem, znaków wykonania.
Szczególną uwagę należy zwrócić na sprawdzenie zeszytów ćwiczeń. Po pierwsze, instytucja musi posiadać zarządzenie wyznaczające osobę odpowiedzialną za prowadzenie zeszytów ćwiczeń. Następnie należy sprawdzić, czy wszystkie zeszyty ćwiczeń są zarejestrowane w księdze rozliczeniowej przemieszczania zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich. Wpisów do zeszytów ćwiczeń należy dokonywać na podstawie stosownych zleceń, nie można dopuszczać do przekreśleń, plam. Wszystkie wpisy muszą być duplikowane na formularzu karty osobistej pracownika nr T-2 i poświadczone podpisem pracownika. Zeszyty ćwiczeń i notatki do nich przechowuj w ognioodpornym sejfie.
Ostatnim etapem audytu personalnego jest przygotowanie raportu z jego przeprowadzenia. Raport sporządzany jest w bezpłatnej formie opracowanej bezpośrednio przez organizację. Powinien odzwierciedlać dane dotyczące bieżącego stanu zarządzania dokumentacją kadrową, zidentyfikowanych niedociągnięć, zalecanych działań w celu ich wyeliminowania oraz ustalić, czy cele audytu zostały osiągnięte.
Przy zmianie pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie dokumentacji kadrowej konieczne jest sporządzenie aktu przyjęcia i przekazania spraw oraz zanotowanie w nim, które dokumenty zostały sprawdzone, jakie nieścisłości i braki stwierdzono. Do aktu dołącza się wykaz ksiąg pracy (ze wskazaniem imienia i nazwiska właściciela, serii i numerów zeszytu oraz wkładek (jeśli występują)), wykaz akt osobowych pracowników, rejestrów osobowych itp.
N.N.Bułyga
Edytor magazynu
"Dział Personalny
instytucja budżetowa”
Audyt to procedura niezależnej oceny działalności organizacji, systemu, procesu, projektu lub produktu w celu identyfikacji ryzyk i sytuacje konfliktowe. Audyt może być wewnętrzny, gdy jest przeprowadzany przez samą organizację, i zewnętrzny, gdy na podstawie umowy angażowani są zewnętrzni specjaliści w celu oceny działań w określonym obszarze firmy. Najczęściej termin „audyt” używany jest w odniesieniu do weryfikacji sprawozdań finansowych spółek, ale zdarzają się też inne rodzaje, np. audyt personalny. Wielu słyszało to zdanie, ale nie wiedzą, jaka jest istota tej procedury. Dzisiaj porozmawiamy konkretnie o audycie dokumentacji personalnej, powiemy, dlaczego jest on potrzebny, kiedy i przez kogo jest przeprowadzany.
Dlaczego potrzebujesz audytu HR?
Musimy od razu powiedzieć, że audyt personalny jest wydarzeniem opcjonalnym i nie jest przeprowadzany zbyt często. Uważamy jednak, że taką procedurę należy przeprowadzić w przypadku:
— przygotowanie do inspekcji sprawdzającej zgodność z wymogami prawa pracy, archiwalnego, emerytalnego, migracyjnego itp.;
- ocena ryzyka związanego z konkretną sytuacją (ryzyka, które mogą pojawić się podczas kontroli organów regulacyjnych, przy rozpatrywaniu sporu pracowniczego w sądzie, podczas kontroli związkowej itp.);
– podnoszenie profesjonalizmu specjalistów HR (szkolenia dotyczące popełnionych naruszeń);
- ocena profesjonalizmu pracowników działu HR;
- opracowanie planu działań mających na celu naprawę popełnionych naruszeń;
— optymalizację pracy służby personalnej (minimalizacja kosztów, budowanie systemu rozliczania, nagradzania itp.).
Ponadto audyt pomoże ocenić i przeanalizować stan dokumentów personalnych podczas przenoszenia dokumentów w trakcie reorganizacji, zmiany kierownictwa (w tym kierownictwa działu personalnego), zwolnienia (zatrudnienia) pracowników działu personalnego (HR).
Robić to samodzielnie czy zlecić to firmie zewnętrznej?
Powtarzamy, że istnieje możliwość przeprowadzenia audytu personalnego samemu lub możesz skorzystać z usług firm zewnętrznych, ponieważ jest ich wystarczająca liczba i jest z czego wybierać. Jednocześnie audyt personalny jest sprawą bardzo odpowiedzialną, ponieważ bezpośrednio wiąże się z poufnymi dokumentami firmy.
Jeśli planujesz wybrać audytora zewnętrznego, ważne jest, aby usługę wykonywali wykwalifikowani specjaliści, którzy pracują w tej dziedzinie od ponad roku. Zapytaj, jak często firma audytorska świadczy usługi sprawdzania zarządzania dokumentacją kadrową, czy wśród Twoich klientów są organizacje podobne do Twojej pod względem działalności. Pamiętaj, że usługi renomowanej firmy doradczej, która oferuje audyty HR i zatrudnia fachowców, nie mogą być tanie.
Powodzenie audytu HR przez zewnętrzną organizację zależy także od tego, jak firma jest przygotowana do współpracy z audytorami. Dlatego najczęściej przed rozpoczęciem audytu tworzona jest grupa robocza, w skład której wchodzą przedstawiciele firmy zaproszonej do przeprowadzenia audytu oraz przedstawiciele firmy klienta. Skład i liczba zaproszonych audytorów w dużej mierze zdeterminowana jest terminem i zakresem prac do wykonania, jednak zdecydowanie wymagany jest udział prawników i specjalistów z zakresu obsługi dokumentacji.
Jeśli nie ma potrzeby angażowania zewnętrznych specjalistów i nie ma na to środków, możliwe jest samodzielne przeprowadzenie audytu personalnego. Jednak po wyznaczeniu odpowiedniego zadania pracownikom służby personalnej instytucji należy pamiętać, że nie zawsze są oni gotowi obiektywnie ocenić obecną sytuację, ponieważ faktycznie sprawdzą swoją pracę. Co więcej, pracownicy mogą „przymykać oko” na niektóre błędy, bo będą musieli je poprawić.
Uważamy, że jeśli mimo to zostanie dokonany wybór na korzyść audytu wewnętrznego, najlepiej stworzyć do tego małą komórkę strukturalną lub komisję, w której koniecznie musi znaleźć się specjalista rozumiejący prawo pracy i zarządzanie dokumentacją kadrową, ale nie zależy od osób, których pracę będzie sprawdzał, na przykład prawnika.
Ramy regulacyjne dotyczące sprawdzania dokumentacji personalnej
Na początek wymienimy główne przepisy, których należy przestrzegać podczas sprawdzania dokumentacji personalnej. Najważniejsze z nich to:
- Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. N 225 „W sprawie zeszytów ćwiczeń” (wraz z Zasadami prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń);
- Dekret Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej z dnia 10 października 2003 r. N 69 „W sprawie zatwierdzenia Instrukcji wypełniania zeszytów ćwiczeń” (dalej - Instrukcje wypełniania zeszytów ćwiczeń);
- Dekret Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 01.05.2004 N 1 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej w celu rozliczania pracy i jej płatności” (zwany dalej - dekretem N 1);
- Zarządzenie Ministra Kultury Federacji Rosyjskiej z dnia 25 sierpnia 2010 r. N 558 „W sprawie zatwierdzenia Wykazu standardowych administracyjnych dokumentów archiwalnych powstałych w trakcie działalności organów państwowych, samorządów lokalnych i organizacji, ze wskazaniem okresów przechowywania ";
— Ustawa federalna nr 152-FZ z dnia 27 lipca 2006 r. „O danych osobowych”;
— GOST R 6.30-2003 „Ujednolicone systemy dokumentacji. Ujednolicony system dokumentacji organizacyjno-administracyjnej. Wymogi dokumentacyjne";
- Kodeks pracy.
Ponadto istnieje wystarczająca liczba regulaminów departamentalnych, które regulują pracę biurową, tryb prowadzenia akt osobowych lub regulują inne aspekty stosunków pracy. Akty te należy również przestudiować i zastosować podczas kontroli dokumentacji personelu.
Co sprawdzamy?
Nie będziemy się zastanawiać, w jaki sposób organizacja konsultingowa przeprowadza audyt na podstawie umowy cywilnoprawnej, ale skupimy się na audycie wewnętrznym. Kolejność jego realizacji zależy od celów. Możesz sprawdzić wszystkie obszary odniesienia i wykonania dokumentów kadrowych lub możesz sprawdzić tylko jeden obszar, np. umowy o pracę. W każdym przypadku pierwszym krokiem do rozpoczęcia audytu będzie wydanie polecenia przeprowadzenia audytu, na mocy którego zostanie wyznaczony inspektor lub powołana komisja audytowa. W zamówieniu możesz określić przedmiot czeku.
Przynieśmy przykładowa próbka zamówienie.
Miejska budżetowa instytucja oświatowa
"Przeciętny Szkoła ogólnokształcąca N 72"
Zamówienie nr 42
w sprawie przeprowadzenia audytu personalnego
Aby usprawnić pracę działu HR i zminimalizować ryzyka związane z nieprawidłowym prowadzeniem dokumentacji kadrowej,
Zamawiam:
1. Przeprowadzić wewnętrzny audyt kadrowy na temat „Rejestracja zatrudnienia i udzielenie corocznego płatnego urlopu” w terminie od 28 maja do 5 czerwca 2012 roku.
2. Mianuj A. G. Volkovą, zastępcę dyrektora ds. Pracy edukacyjnej, na przewodniczącego Komisji Rewizyjnej.
3. Uwzględnij w prowizji:
- Zastępca dyrektora ds. Pracy administracyjno-gospodarczej O. L. Zołotow;
- nauczyciel języka i literatury rosyjskiej Paramonow V.S.;
- radca prawny Lopukhov I.R.
4. Przedłożyć protokół z kontroli przeprowadzonej przed dniem 08.06.2012r.
5. Kontrolę wykonania niniejszego zamówienia powierzono zastępcy dyrektora ds. pracy edukacyjnej Volkova A. G.
Dyrektor Komova /L. V. Komova /
Zapoznałem się z zamówieniem:
Volkova A. G. 16.05.2012, Volkova
Zolotova O. L. 16.05.2012, Zolotova
Paramonova V. S. 16.05.2012, Paramonova
Lopukhov I. R. 16.05.2012, Lopukhov
Jeżeli przedmiot audytu zostanie ustalony, kierownik działu personalnego może jedynie przygotować niezbędne dokumenty. Jeżeli audyt przeprowadza się przy zmianie kierownictwa służby personalnej lub przy przekazywaniu spraw od jednego specjalisty do drugiego, konieczne jest ustalenie listy dokumentów do sprawdzenia.
Pamiętaj, że istnieje lista obowiązkowych dokumentów, które powinny znajdować się w każdej organizacji, niezależnie od jej formy prawnej i formy własności. Dokumenty te obejmują:
1. Personel. Powiedzmy od razu, że w Kodeksie pracy jest tylko wzmianka o tym dokumencie, ale nie ma wzmianki o obowiązku jego sporządzenia. Dekret nr 1 ujednolicił formę tego dokumentu - T-3. Należy pamiętać, że organy regulacyjne, czy to państwowa inspekcja pracy, prokuratura, czy organy podatkowe, prawie zawsze o to wnioskują: struktura instytucji, fundusz płac, dodatki i dodatki dla pracowników są jasno określone w harmonogramie.
2. Harmonogram wakacji. Obowiązek tego dokumentu nie budzi wątpliwości, gdyż art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej wyraźnie stanowi, że coroczne płatne urlopy przysługują pracownikom zgodnie z harmonogramem urlopów zatwierdzonym przez pracodawcę, z uwzględnieniem opinii reprezentatywnego organu pracowników, co najmniej na dwa tygodnie przed rozpoczęciem urlopu nowy Rok. Formę rozkładu T-7 ujednolica także uchwała nr 1.
3. Karty osobiste - formularze T-2 i T-2GS (MS). Muszą być przechowywane dla każdego pracownika, ponieważ przy każdym wpisie dokonanym w zeszycie pracy pracodawca ma obowiązek zapoznać pracownika z podpisem na jego karcie osobistej - w nim, na mocy klauzuli 23 Zasad prowadzenia i przechowywania zeszytów pracy , powtarza się wpis dokonany w zeszycie ćwiczeń.
4. Sprawy osobiste. Obowiązek ich utrzymania dotyczy określonych kategorii pracowników, do których zaliczają się urzędnicy państwowi, pracownicy samorządowi, celnicy itp.
Tryb prowadzenia akt osobowych urzędników państwowych określa Dekret Prezydenta Federacji Rosyjskiej z dnia 30 maja 2005 r. N 609 „W sprawie zatwierdzenia Regulaminu danych osobowych urzędnika państwowego Federacji Rosyjskiej i przechowywania jego danych osobowych plik". W przypadku urzędników służby cywilnej podmiotu wchodzącego w skład Federacji Rosyjskiej tryb prowadzenia akt osobowych określają akty prawne tego podmiotu wchodzącego w skład Federacji Rosyjskiej. Na przykład dla pracowników miasta Moskwy określa to dekret burmistrza Moskwy z dnia 15 czerwca 2011 r. N 44-UM, a dla urzędników służby cywilnej Petersburga - dekret rządu Petersburga. Petersburgu z dnia 30 czerwca 2008 r. N 773.
5. Karta czasu pracy (formularze T-12, T-13) powinna także znajdować się w każdej placówce, gdyż art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia ewidencji faktycznie przepracowanych godzin pracy każdego pracownika.
Notatka! Wcześniej władze państwowe, departamenty państwowych funduszy pozabudżetowych, departamenty terytorialnych państwowych funduszy pozabudżetowych, samorząd terytorialny, instytucje budżetowe, organy świadczące obsługę kasową w celu wykonania budżetu systemu budżetowego W Rosji do ewidencji czasu pracy stosowali kartę czasu pracy w formie 0504421, zatwierdzoną rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 30 grudnia 2008 r. N 148n. Jednakże w związku z tym, że stało się ono nieważne z dniem 01.01.2011 r. (Zarządzenie Ministra Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 01.12.2010 N 157n), formularz z Rozporządzenia Ministra Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 12.15.2010 r. Zastosowano 2010 N 173n - 0301008 i to dokładna kopia z T-13.
6. Księgi pracy w ustalonej formie są głównym dokumentem dotyczącym aktywności zawodowej i starszeństwo pracownik. Każdy pracodawca (z wyjątkiem pracodawców będących osobami fizycznymi niebędącymi indywidualnymi przedsiębiorcami) ma obowiązek je przechowywać dla każdego pracownika, który przepracował u niego więcej niż pięć dni, w przypadku gdy praca u tego pracodawcy jest dla pracownika najważniejsza (Artykuł 66 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
W książce pracy znajdują się informacje o pracowniku, wykonywanej przez niego pracy, przeniesieniach na inną stałą pracę i zwolnieniu, a także o podstawach rozwiązania umowy o pracę oraz informacje o nagrodach za sukcesy w pracy. Informacje o karach nie są wpisywane do księgi, z wyjątkiem przypadków, gdy zwolnienie stanowi karę dyscyplinarną.
Notatka! Sprawdź, czy została wyznaczona osoba odpowiedzialna za prowadzenie zeszytów ćwiczeń, czy wszyscy są zarejestrowani w księdze rozliczeniowej przenoszenia zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich. Ponadto spójrz na wpisy w zeszytach pracy - muszą być dokonywane na podstawie zamówień.
7. Umowy o pracę lub umowy o świadczenie usług. Umowa o pracę to umowa między pracodawcą a pracownikiem, zgodnie z którą pracodawca zobowiązuje się zapewnić pracownikowi pracę zgodnie z ustaloną funkcją pracy, zapewnić warunki pracy, terminowo i w całości wypłacać wynagrodzenie, a pracownik zobowiązuje się do osobistego wykonywania funkcji pracy określonej w niniejszej umowie, do przestrzegania zasad wewnętrznych przepisów pracy pracodawcy.
8. Polecenia dla personelu:
- o zatrudnieniu (formularze T-1, T-1a);
- w przypadku przeniesienia na inną pracę (formularze T-5, T-5a);
- w sprawie udzielenia urlopu (formularze T-6, T-6a);
- o wysłaniu w podróż służbową (formularze T-9, T-9a);
- o awansie (formularze T-11, T-11a);
- o rozwiązaniu (wypowiedzeniu) umowy o pracę (formularze T-8, T-8a).
Te ujednolicone formularze muszą stosować wszystkie organizacje działające na terytorium Federacji Rosyjskiej, niezależnie od formy własności (klauzula 2 uchwały nr 1).
Sprawdzając te zamówienia, należy upewnić się, że istnieją dokumenty - podstawa do ich publikacji. Dość często ich nie ma - w zamówieniu znajduje się link do umowy, oświadczenia lub innego dokumentu, ale samo w sobie go nie ma. To jest naruszenie.
9. Zamówienia na działalność podstawową. Konieczne jest sprawdzenie obecności podpisów głowy, zatwierdzenia wiz. Przypomnijmy, że takie zamówienia należy przechowywać oddzielnie od zamówień dla personelu.
Należy pamiętać, że należy nie tylko sprawdzić dostępność tych dokumentów, ale także zwrócić uwagę na sposób ich sporządzenia. Przykładowo, zgodnie z wymogami art. 67 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej umowa o pracę zawierana jest w formie pisemnej, sporządzona w dwóch egzemplarzach, z których każdy jest podpisany przez strony. Jeden egzemplarz otrzymuje pracownik, drugi zachowuje pracodawca. Otrzymanie przez pracownika odpisu umowy o pracę musi być potwierdzone jego podpisem na egzemplarzu przechowywanym przez pracodawcę. Artykuł 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej określa warunki, które muszą być zawarte w tekście umowy o pracę.
Ale w przypadku umowy serwisowej wszystko jest inne. Oprócz tego, że jego treść jest określona przez prawo federalne, dekret Prezydenta Federacji Rosyjskiej z dnia 16 lutego 2005 r. N 159 zatwierdził przybliżona forma umowa o przejściu państwowej służby cywilnej i wymianie stanowiska państwowej służby cywilnej. Sprawdź zatem, czy umowy są zgodne z wymogami prawa, nie tylko pod względem treści, ale także formy. A jeśli chodzi o treść, zauważamy, że np. najważniejszym przedmiotem weryfikacji nakazów zwolnienia będzie wskazanie w nich przyczyny i podstaw zwolnienia. Na podstawie art. 84 ust. 1 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, należy je wskazać ściśle zgodnie z brzmieniem Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej lub innego prawa federalnego oraz w odniesieniu do odpowiedniego artykułu, części artykułu, akapitu artykułu. Sprawdzając treść umów o pracę, należy zwrócić uwagę na występowanie przesłanek, które zgodnie z art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej są obowiązkowe do umieszczenia w ich tekście.
Przepisy lokalne, księgi, rejestry
Zacznijmy od tego, że na podstawie art. 8 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej pracodawcy, z wyjątkiem pracodawców - osób fizycznych niebędących indywidualnymi przedsiębiorcami, przyjmują w zakresie swoich kompetencji lokalne przepisy zawierające normy prawa pracy zgodnie z przepisami prawa pracy i innymi regulacyjnymi aktami prawnymi zawierającymi normy prawa pracy , układy zbiorowe, porozumienia. Przepisy tych ustaw nie powinny pogarszać sytuacji pracownika w porównaniu z przepisami prawa pracy.
Należy również sprawdzić następujące dokumenty.
1. Wewnętrzne przepisy pracy. Zgodnie z art. 189 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej dokument ten reguluje tryb zatrudniania i zwalniania pracowników, podstawowe prawa, obowiązki i odpowiedzialność stron umowy o pracę, czas pracy, okresy odpoczynku, zachęty i kary stosowane wobec pracowników, a także inne kwestie regulujące stosunki pracy z tym pracodawcą.
2. Instrukcje ochrony pracy. Zawierają one zazwyczaj wymagania dotyczące ochrony pracy przed rozpoczęciem pracy, w jej trakcie i po jej zakończeniu, a także zawierają procedurę awaryjną. Instrukcje te opracowywane są w oparciu o stanowisko pracownika, jego zawód lub rodzaj wykonywanej przez niego pracy, w oparciu o międzysektorową lub branżową standardową instrukcję ochrony pracy, międzysektorowe lub sektorowe zasady ochrony pracy, wymagania bezpieczeństwa określone w dokumentacja eksploatacyjna i naprawcza producentów sprzętu, dokumentacja technologiczna organizacji z uwzględnieniem specyficznych warunków produkcji na podstawie Zaleceń Metodycznych.
3. Regulamin przechowywania i ochrony danych osobowych pracowników (lub inny dokument określający tryb ich przechowywania i wykorzystania). Przygotowanie niniejszej ustawy miejscowej jest obowiązkowe ze względu na wymogi art. 87 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.
4. Rozporządzenie w sprawie wynagrodzeń lub inny lokalny akt prawny regulujący system wynagradzania w instytucji oraz premie dla pracowników. Przepis ten jest obowiązkowy na podstawie art. 135 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej - systemy wynagrodzeń, w tym rozmiary stawki taryfowe, wynagrodzenia (oficjalne wynagrodzenia), dodatki i dodatki o charakterze wyrównawczym, w tym za pracę w warunkach odbiegających od normalnych, systemy dopłat i dodatków o charakterze motywacyjnym oraz systemy premii ustalane są w układach zbiorowych pracy, porozumieniach, przepisach lokalnych w zgodnie z przepisami prawa pracy i innymi normatywnymi aktami prawnymi zawierającymi normy prawa pracy.
Oprócz wymienionych istnieją inne niezbędne dokumenty, które są obowiązkowe dla niektórych organizacji ze względu na specyfikę ich działalności, na przykład grafik zmianowy, wykaz stanowisk z nieregularnymi godzinami pracy, umowy o pełnej odpowiedzialności indywidualnej, regulaminy handlowe lub inne tajemnice chronione prawem.
Jeżeli instytucja opracowała inne lokalne przepisy regulujące jakiś obszar stosunków pracy, zalecamy sprawdzenie ich pod kątem warunków pogarszających pozycję pracownika w porównaniu z ustalonym prawem pracy i mocy prawnej (czy opinia reprezentatywnego organu pracowników jest brany pod uwagę, zatwierdzany, czy dokument jest kierownikiem instytucji, czy pracownicy zapoznali się z ustawą itp.). To może być:
- układ zbiorowy;
— umowa o odpowiedzialności zbiorowej;
— rozporządzenie w sprawie adaptacji pracowników;
- rozporządzenie w sprawie trybu przejścia okresu próbnego;
- rozporządzenie w sprawie certyfikacji pracowników.
Zalecamy zwrócenie szczególnej uwagi na sprawdzanie opisów stanowisk pracy. Z jednej strony nie są one obowiązkowe, z drugiej strony na podstawie art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej warunek wstępny umowa o pracę jest funkcja pracy i jest to określone albo w umowie o pracę, albo, aby go nie ładować, w opisie stanowiska. Dlatego czasami instrukcje są po prostu konieczne.
Przejdźmy do czasopism, wśród których, a także wśród lokalnych przepisów, znajdują się te obowiązkowe.
| Nazwa czasopisma | Akt normatywny |
| Księga rozliczeniowa przemieszczania zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich | Paragrafy 40, 41 Regulaminu prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń, formularz określa dodatek nr 3 do Instrukcji wypełniania zeszytów ćwiczeń |
| Księga przychodów i rozchodów dla formularzy księgowych zeszytu ćwiczeń i wkładka do niej | Ten sam |
| Dziennik kontroli | Artykuł 16 ustawy federalnej z dnia 26 grudnia 2008 r. N 294-FZ „O ochronie praw osoby prawne I indywidualni przedsiębiorcy przy sprawowaniu kontroli państwowej (nadzoru) i kontroli gminnej”. Formę czasopisma zatwierdza Rozporządzenie Ministra Rozwoju Gospodarczego Federacji Rosyjskiej z dnia 30 kwietnia 2009 r. N 141 |
Poza wymienionymi dziennikami obowiązkowymi instytucja może prowadzić inne dzienniki w celu usystematyzowania informacji o aktach osobowych, takie jak:
- rejestry umów o pracę, zarządzenia kadrowe, akta osobowe, karty rentowe;
— dziennik zapoznania się z lokalnymi przepisami;
— Dziennik wydawania świadectw podróży, zaświadczeń.
Sprawdzając dzienniki i księgi rachunkowe, należy zwrócić uwagę na ich konstrukcję. Wszystkie arkusze czasopism muszą być ponumerowane, same czasopisma muszą być sznurowane, zapieczętowane pieczęcią woskową lub opieczętowane i poświadczone przez kierownika organizacji. Żadne poprawki w logach nie są dozwolone. Konieczne jest również upewnienie się, że wszystkie kolumny są wypełnione w księdze rozliczeniowej ruchu zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich, nie ma w niej żadnych poprawek, ta książka sznurowane i uszczelnione.
Notatka. Analiza systemu rejestracji i systematyzacji dokumentów jest bardzo ważna, ponieważ dostarcza informacji o tym, jak zorganizowany jest system przechowywania dokumentów w instytucji.
Audyt oprogramowania
Obecnie większość instytucji prowadzi dokumentację kadrową przy pomocy specjalistycznego oprogramowania, co oznacza, że i one będą musiały być sprawdzane.
Podczas kontroli należy sprawdzić, czy program zapewnia możliwość prowadzenia dokumentacji kadrowej zgodnie z wymogami obowiązującego prawodawstwa (możliwe, że twórcy oprogramowania „stracili” pewne niezbędne szczegóły), czy wszystkie ujednolicone formularze są zawarte w programie, jak często jest on aktualizowany, czy wszystkie formy dokumentów są istotne.
Kolejnym ważnym aspektem, który należy sprawdzić, jest kolejność dostępu do oprogramowania i (lub) tworzonej dokumentacji kadrowej. Jednocześnie należy dowiedzieć się, który z pracowników firmy jest powiązany z przetwarzaniem danych osobowych i upewnić się, że system wyklucza możliwość dostępu do formularze elektroniczne dokumenty tych pracowników, w których odpowiedzialność zawodowa praca z takimi danymi nie jest uwzględniona.
Rewizja oprogramowanie praca działu personalnego pozwoli określić możliwe kanały nieuprawnionego dostępu lub utraty informacji personalnych, a także ocenić możliwość wykorzystania konkretnego oprogramowania.
Zatem podczas audytu dokumentacji personalnej sprawdzana jest obecność dokumentów obowiązkowych, prawidłowość wykonania, a także zgodność treści dokumentów z wymogami prawa.
Lepiej udokumentować sam proces audytu, aby później, sporządzając raport końcowy, nie zapomnieć o niczym ważnym.
Wyniki audytu dokumentów kadrowych
Ostatnim etapem weryfikacji dokumentu będzie przygotowanie raportu, który będzie zawierał opis Stan aktulany przypadkach wskazane są obszary problemowe i możliwe ryzyko. Raport zazwyczaj zawiera także rekomendacje dotyczące sposobu eliminacji zidentyfikowanych naruszeń. prawo pracy i braki, a także możliwe kary w przypadku nienaprawy naruszeń (patrz strona 45).
W przypadku kontroli dokumentacji personalnej przy zmianie kierownictwa działu personalnego lub specjalisty ds. zarządzania dokumentacją kadrową konieczne jest dodatkowo sporządzenie aktu przyjęcia i przekazania spraw, do którego załącznikiem będzie wykaz zeszyty ćwiczeń (ze wskazaniem imienia i nazwiska właściciela, serii i numeru zeszytu ćwiczeń oraz wkładek (jeśli występują)).
Podsumowując, zauważamy, że podczas okresowego audytu dokumentacji personalnej pracodawca ma możliwość uniknięcia sankcji ze strony organów regulacyjnych - grzywien, zawieszenia organizacji, odpowiedzialność karna. Dodatkowo, jeżeli audyt przeprowadzany jest samodzielnie, pracownicy personelu mają możliwość podniesienia swojego poziomu zawodowego poprzez wykrycie i skorygowanie własnych błędów.
I pamiętaj, prawidłowe prowadzenie dokumentacji personalnej jest gwarancją pomyślne rozwiązanie konflikty z pracownikami i organami regulacyjnymi.
| Zidentyfikowane naruszenia | Naruszony regulamin | Możliwa kara | Zalecenia dotyczące korekt |
| 1. Dokumenty kadrowo-płacowe | |||
| Widelec wynagrodzeń ustawiony w tabeli personelu | Artykuły 3, 20, 22, 132 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Naruszono zasadę równej płacy za taką samą pracę | Opracuj zróżnicowany system wynagrodzeń, na przykład wprowadź dodatkowe płatności dla pracowników o dodatkowych cechach | |
| 2. Księgi zatrudnienia | |||
| Wpis o pracę został dodany do sekcji „Szczegóły programu motywacyjnego”. | Punkt 3.1 Instrukcje dotyczące wypełniania zeszytów ćwiczeń | Kara administracyjna od 1000 do 50 000 rubli. lub administracyjne zawieszenie działalności organizacji na okres do 90 dni (art. 5.27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej) | Sporządź wkładkę do zeszytu ćwiczeń i przenieś do niej błędnie wprowadzone wpisy w dziale „Informacje o promocji” |
| 3. Nakazy zwolnienia pracownika | |||
| Podstawa wypowiedzenia nie wskazuje części artykułu Kodeksu pracy | Formularze T-8, T-8a, art. 84 ust. 1 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej | Kara administracyjna od 1000 do 50 000 rubli. lub administracyjne zawieszenie działalności organizacji na okres do 90 dni (art. 5.27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej) | Określ później |
| 4. Dzienniki rejestracji i księgowania dokumentów personalnych | |||
| Nie istnieje rejestr środków kontrolnych | Artykuł 16 ustawy federalnej N 294-FZ | — | Projekt |
| 5. Inne naruszenia | |||
| Przy zatrudnianiu pracowników na stanowiska kierownicze nie sprawdza się dyskwalifikacji | Artykuł 32.11 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej | Kara administracyjna do 100 000 rubli. (Artykuł 14.23 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej) | Przed zawarciem umowy o pracę z pracownikami ubiegającymi się o stanowisko kierownicze wyślij wniosek o ewentualną dyskwalifikację indywidualny w Federalnej Służbie Podatkowej, która prowadzi rejestr osób zdyskwalifikowanych |
Państwowa Inspekcja Pracy posiada istotne uprawnienia w zakresie sprawdzania przestrzegania przez pracodawców wymogów prawa pracy. Jakie zatem dokumenty sprawdza inspekcja pracy? Powiemy Ci w artykule.
Najczęściej inspekcja pracy przeprowadza kontrolę skarg. Ponieważ nie ma jasno ustalonej, weryfikowalnej listy, zalecamy przygotowanie do weryfikacji wszystkich dokumentów związanych z personelem - umów o pracę, różnych zapisów (dotyczących wynagrodzeń, premii, codziennych obowiązków), zleceń, książeczek pracy, pasków płacowych, grafików, dokumentów płatniczych i płace, ochrona pracy i tak dalej.
Główne kwestie przeprowadzania inspekcji znajdują odzwierciedlenie w Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej w rozdziale 57 „Kontrola państwa (nadzór) i kontrola departamentalna nad przestrzeganiem przepisów prawa pracy i innych regulacyjnych aktów prawnych zawierających normy prawa pracy (art. 353-368 Kodeksu pracy Kodeks Federacji Rosyjskiej)”.
Zgodnie z zasadą ustawową kontrole prowadzone przez państwowych inspektorów pracy w organizacjach mogą mieć charakter planowy i nieplanowany (które z kolei dzielą się na kontrole dokumentacyjne i terenowe). Tryb realizacji audytów określa prawo. Aby rozpocząć działania weryfikacyjne zarówno w pierwszym, jak i drugim wariancie, potrzebne są podstawy (przyczyny, przypadki).
Podstawy przeprowadzenia pozaplanowej kontroli przez inspekcję pracy
- brak zapłaty (opóźnienie) lub niepełna wypłata wynagrodzenia w ustalony czas;
- ustalanie wynagrodzeń w wysokości niższej niż przewidziana w przepisach prawa pracy, czyli poniżej płacy minimalnej;
- niezastosowanie się pracodawcy do poleceń inspektora pracy;
- otrzymanie informacji o faktach naruszenia prawa pracy, które doprowadziły do powstania zagrożenia dla życia i zdrowia pracowników;
- skarga pracownika dotycząca naruszenia praw pracowniczych;
- żądanie pracownika w celu sprawdzenia warunków i ochrony pracy w jego miejscu pracy;
- rozkazy przywódców inspekcja pracy Lub Służba Federalna o pracy, publikowany na podstawie instrukcji Rządu Federacji Rosyjskiej, Prezydenta Federacji Rosyjskiej lub prokuratora.
Odwołania i oświadczenia, które nie pozwalają na identyfikację osoby, która zwróciła się do Rostrudu lub jej organu terytorialnego, a także odwołania i oświadczenia nie zawierające informacji o tych faktach, nie mogą stanowić podstawy do nieplanowanej kontroli pracodawcy.
O przeprowadzeniu nieplanowanej kontroli pracodawca zostaje powiadomiony przez upoważnionego urzędnika Rostrud lub jego organu terytorialnego, któremu powierzono przeprowadzenie kontroli, co najmniej na dwadzieścia cztery godziny przed rozpoczęciem jej przeprowadzania, za pomocą wszelkich dostępnych środków.
Nieplanowana kontrola u pracodawcy może zostać przeprowadzona w formie kontroli dokumentów i (lub) kontroli na miejscu.
Planowana kontrola inspekcji pracy
Audit planowy jest możliwy dla każdej organizacji i przeprowadzany jest raz na trzy lata.
Do jego realizacji wystarczy podstawa określona w ustawie federalnej z dnia 26 grudnia 2008 r. nr 294-FZ:
- od tego czasu minęły trzy lata rejestracja państwowa pracodawca;
- od zakończenia ostatniej zaplanowanej kontroli upłynął okres trzech lat;
- pracodawca faktycznie wykonuje swoje działalność przedsiębiorcza w ciągu trzech lat (od dnia złożenia specjalnego zawiadomienia uprawnionemu organowi).
Lista tych przesłanek jest zamknięta, co oznacza, że inspektorzy nie mogą podawać innych powodów przeprowadzania planowych kontroli przestrzegania standardów prawa pracy.
- Sprawdzanie dokumentów kadrowych.
- Sprawdzanie bezpieczeństwa wykonywanej pracy.
Sprawdzanie dokumentów kadrowych
Przede wszystkim przygotowując się do wizyty kontrolnej należy sprawdzić skład dokumentów. Inspekcja Pracy będzie zainteresowana materiałami związanymi ze stosunkiem pracy i ochroną pracy. Musisz upewnić się, że te dokumenty są w idealnym porządku.
Dokumenty osobowe, które będą sprawdzane:
- dokumenty założycielskie;
- układ zbiorowy;
- wszystkie dokumenty związane z płacami;
- wewnętrzne przepisy pracy;
- umowy o pracę (art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej określa istotne warunki zawarcia umowy o pracę);
- personel;
- karty czasu pracy;
- karty czasu pracy pracowników wykonujących prace niebezpieczne;
- arkusze płacowe;
- zwolnienie lekarskie;
- harmonogram wakacji;
- karty osobiste;
- zamówienia na spotkanie;
- zeszyty ćwiczeń;
- księga rachunkowa dotycząca przemieszczania zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich;
- rozporządzenie w sprawie wynagrodzeń i premii;
- rozporządzenie o ochronie danych osobowych.
Dekret Państwowego Komitetu Statystycznego z dnia 5 stycznia 2004 r. Nr 1 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rozliczania pracy i jej płatności” ustala formę zamówień, kart osobistych, harmonogramów urlopów, tabel personelu, grafików i innych dokumenty związane z rozliczaniem personelu, naliczaniem czasu pracy i wynagrodzeń. Absolutnie wszystkie przedsiębiorstwa, niezależnie od formy własności, są zobowiązane do przestrzegania tego dekretu. Istnieje wiele wyjątków dla organizacji budżetowych.
Sprawdzanie lokalnej dokumentacji wewnętrznej
Zawiera układ zbiorowy, wewnętrzne regulacje pracy, regulacje dotyczące wynagrodzeń i premii, regulacje dotyczące ochrony danych osobowych, regulacje dotyczące tajemnicy przedsiębiorstwa. Wymienione dokumenty muszą być zgodne z prawem, nie mogą być ze sobą sprzeczne i nie mogą pogarszać sytuacji pracowników przedsiębiorstwa w porównaniu z przepisami prawa.
Wszystkie te dokumenty należy porównać z umowami o pracę, które często zawierają różne tryby praca. Konieczne jest także porównanie tabeli personelu, Regulaminu wynagradzania i premii z umową o pracę, aby wykluczyć różne systemy wynagradzania i różne terminy otrzymywania wynagrodzeń.
Sprawdzanie harmonogramu wakacji
Należy o to zadbać ostatnie lata wszyscy pracownicy udali się na urlop, a harmonogramy urlopowe nie zostały naruszone, należy zwrócić uwagę na sposób wypłacania wynagrodzenia urlopowego. Jeśli ktoś z pracowników nie otrzymał wymaganej kwoty, zrób to teraz. Nie zapominaj, że musi zostać zatwierdzony nie później niż na dwa tygodnie przed końcem roku kalendarzowego. Zwróć uwagę, czy długość urlopu jest niezgodna z prawem. W przypadku, gdy jeden z pracowników udał się na urlop wypoczynkowy niezgodnie z harmonogramem, należy dokonać zmian zgodnie z poleceniami i oświadczeniami pracowników.
Sprawdzanie listy płac
Inspektorzy z pewnością będą zwracać uwagę na sposób wypłacania wynagrodzeń (zgodnie z prawem należy je wypłacać dwa razy w miesiącu). Regulamin wewnętrzny, układy zbiorowe i układy pracy muszą zawierać informacje o terminie i miejscu wypłaty wynagrodzenia.
Inspektorzy zwrócą także uwagę na wysokość wynagrodzenia, pamiętajcie, aby nie było ono niższe ustawowy minimum.
Jeśli pracownik otrzymuje dodatki, premie, organizacja musi udokumentować dany fakt. Należy także sprawdzić, czy wszyscy zwalniani pracownicy otrzymali wynagrodzenie.
Sprawdzanie informacji związanych z ochroną pracy
Każdy pracodawca ma obowiązek zapewnić swoim pracownikom bezpieczne warunki pracy. Są one zapisane w dokumentach dotyczących ochrony pracy, których obecność jest konieczna w każdej organizacji. To może być różne instrukcje, dokumenty potwierdzające przeszkolenie pracowników w zakresie ochrony pracy. Dokumenty tego typu powinny być dostępne niezależnie od wielkości organizacji i liczby zatrudnianych pracowników.
Sprawdzając bezpieczeństwo wykonywanej pracy inspektorzy zwracają uwagę na następujące warunki:
- wymagania dotyczące szkolenia i instruowania pracowników;
- środki bezpieczeństwa podczas pracy;
- wyposażenie pracowników w sprzęt ochronny;
- organizowanie i prowadzenie certyfikacji zakładów pracy pod kątem warunków pracy (obecnie SAUT), a także wykorzystywanie wyników zautomatyzowanego stanowiska pracy (SAUT) do udzielania świadczeń i wynagrodzeń pracownikom, prowadzenie okresowych badania lekarskie itd.
Podczas kontroli inspektorzy państwowej inspekcji pracy, oprócz sprawdzenia niezbędnych dokumentów, mogą dokonać kontroli wszystkich pomieszczeń przedsiębiorstwa, zadawać pytania pracownikom i żądać brakujących informacji od odpowiedzialnych pracowników.
Termin przeprowadzenia kontroli
Przez główna zasada termin na przeprowadzenie planowej kontroli nie może przekroczyć 20 dni roboczych, w przypadku oddziałów łączny termin nie przekracza 60 dni roboczych. Jeśli mówimy o małych firmach, to dla małego przedsiębiorstwa i mikroprzedsiębiorstwa okres ten wynosi odpowiednio 50 godzin i 15 godzin. Przepisy te nie dotyczą kontroli nieplanowanych. W razie potrzeby termin zaplanowanej kontroli na miejscu zostaje przedłużony o 20 dni roboczych (ale nie więcej), o czym należy powiadomić pracodawcę z 3-dniowym wyprzedzeniem.
Usystematyzuj lub zaktualizuj swoją wiedzę, zdobądź praktyczne umiejętności i znajdź odpowiedzi na swoje pytania w Szkole Rachunkowości. Kursy opracowywane są z uwzględnieniem standardu zawodowego „Księgowy”.
29 381 wyświetleń
Zrób to sam audyt dokumentów kadrowych
Dokumenty personalne - to część działalności związanej z zarządzaniem personelem, w której zawsze powinien panować porządek.
Prowadzenie dokumentów kadrowych zgodnie z ustalonymi zasadami zapewnia firmie ochronę przed karami organów kontrolnych oraz sporami pracowniczymi z pracownikami. Audyt kadrowy obejmuje ekspercką ocenę prawidłowości zarządzania dokumentacją kadrową, obejmującą analizę tekstu konkretnego dokumentu pod kątem zgodności z wymogami prawa pracy oraz ocenę ryzyka nałożenia sankcji w trakcie kontroli oraz w przypadku naruszenia prawa pracy konflikt. Audyt personalny ustali, które dokumenty nie są jeszcze dostępne w dziale HR, ale powinny się pojawić, które należy dokończyć, a które można pozostawić bez zmian.
Kiedy wymagana jest weryfikacja?
Zazwyczaj firmy sprawdzają stan dokumentów personalnych w następujących przypadkach:
Audyt personalny można również zaoferować firmom, które planują zoptymalizować pracę z dokumentami osobowymi firmy i które w obecnie potrzebna jest ocena stanu obecnego i rekomendacje dotyczące dalszych prac.
Jednym z problemów, jaki rozwiązuje audyt HR, jest redukcja ryzyk związanych z naruszeniem obowiązujących przepisów prawa pracy. Dlatego zazwyczaj audyt personalny ma na celu przede wszystkim ograniczenie wpływu „obszarów wysokiego ryzyka”.
Kto i jak?
Audyt personalny można powierzyć firmie świadczącej tego typu usługi. Doświadczeni specjaliści przeprowadzą kompleksową kontrolę zgodnie z ustaloną metodologią i przedstawią raport z wyników prac. W raporcie zostaną wskazane zidentyfikowane naruszenia, ich możliwe konsekwencje i poda zalecenia dotyczące eliminacji błędów, a w przyszłości pomoże w odtworzeniu dokumentacji personalnej. Należy zauważyć, że ważną zaletą przeprowadzenia audytu przez zewnętrznego dostawcę jest bezstronność wniosków na temat stanu dokumentacji kadrowej w przedsiębiorstwie.
Audyt personalny można również wdrożyć samodzielnie. W takim przypadku konieczne jest wydanie polecenia przeprowadzenia audytu personalnego w firmie, określenie celów i zadań tego wydarzenia, utworzenie odpowiedniej komisji (na przykład składającej się z prawnika, zastępcy głównego księgowego, kierownika działu kadr dział), określić termin i sposób weryfikacji.
Weryfikację można przeprowadzić wybiórczo (określona liczba stanowisk, działów i wszystkich związanych z nimi dokumentów kadrowych) lub w drodze weryfikacji ciągłej (całkowitej). Pod wieloma względami rodzaj weryfikacji zależy od liczby pracowników w organizacji, celów, zadań i terminów.
Na osobnej liście należy uwzględnić specjalną kategorię pracowników, którzy mają odmienne od pozostałych warunki umowy o pracę i warunki pracy i którym zgodnie z przepisami prawa i aktami lokalnymi przysługują jakiekolwiek świadczenia, zasiłki, odszkodowania itp. Należy dokładniej sprawdzić dokumentację tych pracowników.
Tworzymy plan testów.
Pracownik zaangażowany w audyt musi w pełni rozumieć znaczenie i konsekwencje tego procesu. Najpierw musisz opracować plan, sporządzić listę dokumentów, które muszą znajdować się w służbie personalnej. Obowiązek niektórych dokumentów jest bezpośrednio określony w Kodeksie pracy. Następnie dokonaj uzgodnienia - co jest i jak powinno być, aby w przyszłości przywrócić wszystkie niezbędne dokumenty personalne.
W praktyce, aby samodzielnie przeprowadzić audyt personalny, należy:
1. sporządzić plan testów;
2. sporządzić listę wszystkich pracowników, podzielić ich według stanowisk i działów strukturalnych;
3. zdefiniuj listę dokumenty normatywne, obowiązkowe i opcjonalne dla tej firmy;
4. ustalić listę dokumentów osobowych do weryfikacji (przykładowo firma Orion ustaliła dla siebie następującą listę do weryfikacji: (przykład 1))
Przykład 1
5. przygotować formularz checklisty (przykład 2), który będzie zawierał dane dotyczące naruszeń, braków dokumentów oraz terminy na poprawienie istniejących dokumentów lub uzupełnienie brakujących dokumentów.
Sporządzenie wykazu przepisów bezwzględnie obowiązujących w organizacji oraz wykazu przepisów lokalnych firmy jest ważnym etapem w trakcie audytu, gdyż zgodność dokumentacji kadrowej z prawem jest głównym kryterium prowadzenia dokumentacji kadrowej w firmie na stanowisko specjalisty w dziale personalnym.
Do listy must-haveakty prawne powinno zawierać:
Analizując wewnętrzne przepisy lokalne, należy zwrócić uwagę na ich projekt, przyjęcie, zatwierdzenie, treść i zapoznanie się z nimi pracownicy.
Dodaj do listy obowiązkowe przepisy lokalne firmy
Dodaj do listy opcjonalne (zalecane) lokalne przepisy firmy (na podstawie art. 5 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej) powinien zawierać:
Sprawdzenie dostępności zeszytów ćwiczeń i prawidłowości ich prowadzenia, dostępności księgi rozliczeniowej przemieszczania zeszytów ćwiczeń i wkładek, dostępności formularzy zeszytów ćwiczeń i wkładek, a także polecenie wyznaczenia pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie, przechowywanie, księgowanie i wydawanie zeszytów pracy koniecznie musi mieścić się w obszarze weryfikacji dokumentacji personalnej. Ważny punkt weryfikacją personelu będzie audyt dzienników rejestracyjnych. Księgi rejestracji zamówień dla personelu sprawdzane są wraz z zamówieniami pod kątem prawidłowego wpisania informacji i braku luk w rejestracji.
Podsumowując
Podsumowując, sporządzany jest raport na temat aktualnego stanu zarządzania dokumentacją kadrową, analizuje się, czy cele audytu zostały osiągnięte, rejestruje zidentyfikowane niedociągnięcia, zaleca działania, które należy podjąć i wyciąga wnioski (np. 4).
Na koniec kontroli, w przypadku braku lub błędnie sporządzonego dokumentu, należy określić termin, w jakim dokumenty te zostaną utworzone lub poprawione, p.opracować plan usunięcia stwierdzonych naruszeń (przykład 5).
Dokumentacja. Opis
Audyt dokumentacji personalnej obejmuje pełną diagnostykę wszystkich dokumentacja personalna organizacja pod kątem obecności, prawidłowości jej rejestracji i utrzymania zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej.
Audyt dokumentacji personalnej obejmuje weryfikację następujących dokumentów:
· Akta osobowe pracowników; · Karty osobiste T2; · Umowy o pracę i umowy dodatkowe; · Rozkazy dotyczące personelu; · Zamówienia dotyczące głównej działalności; · Dzienniki księgowe; · Księgi pracy; harmonogramy wakacji; zamówienia urlopowe; · personel; · Arkusz czasu pracy; · Dokumenty podróżne; · Lokalne prawo; · Opisy stanowisk dla wszystkich typów pracowników.
A jest to potrzebne, a nawet raczej konieczne, z następujących powodów:
- audyt dokumentacji personalnej pozwala dostajesz pełny obraz o stanie spraw personalnych w firmie, obecności lub braku dokumentów, które muszą być zgodne z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej, uzyskać certyfikat dla każdego pracownika, ocenić pracę działu personalnego;
- Audyt dokumentacji kadrowej zabezpiecza chroni Cię przed karami finansowymi i roszczeniami Federalnej Inspekcji Pracy, Prokuratury, Organy podatkowe(w zakresie sprawdzania wysokości naliczonych wynagrodzeń), a także bezpośrednio pracownicy, którzy z jakiegokolwiek powodu czują się urażeni przez firmę, są wobec niej nielojalni
- audyt dokumentacji personalnej daje masz szansę się zidentyfikować typowe błędy w swoich aktach osobowych i podejmij działania, aby je systematycznie eliminować i nie powtarzać w przyszłości.
W jakich sytuacjach audyt dokumentacji kadrowej jest szczególnie potrzebny?
Audyt dokumentacji personalnej wymagane w następujących sytuacjach:
Byli lub obecni pracownicy zamierzają wystąpić przeciwko Tobie z roszczeniami związanymi ze stosunkiem pracy łączącym Cię z nimi. W tym przypadku niezwykle ważne jest, aby to zapewnić dokumentacja personalna w pełni zgodny z obowiązującymi przepisami, a także była pełna zgodność w numeracji, datach dokumentów, numery tych samych dokumentów na papierze i w 1C nie różniły się, wszystkie dokumenty dotyczące wakacji, podróży służbowych, listy płac dotyczące płatności płace zostały sporządzone prawidłowo, przestrzegane były wymogi ochrony pracy, a pracownicy byli z nimi zaznajomieni. W przeciwnym razie firma nie może uniknąć roszczeń Federalnej Inspekcji Pracy lub prokuratury, a w konsekwencji nałożenia na państwo kar finansowych do 50 000 rubli, nie licząc zaspokojenia wymagań samego pracownika, oraz obecność administracyjnego „przekonania” szefa firmy;
Organizacja rozwijała się od dłuższego czasu, powiększała kadrę, jednak dokumentacja kadrowa prowadzona była „niechlujnie”. W tym przypadku, jak pokazuje praktyka, dokumentacja personalna gromadzi się duża liczba błędy, które w efekcie prowadzą do nieprawidłowego naliczania wynagrodzeń, braku rozliczenia lub nieprawidłowego rozliczenia wykorzystanych urlopów, całkowitej niezgodności pomiędzy właściwymi instrukcjami a obowiązkami faktycznie wykonywanymi przez pracowników, niespójności pomiędzy zleceniami, umowami o pracę, elektroniczna baza danych, plany urlopowe, karty osobiste itp. Chaos w dokumentacja personalna wprowadza chaos w pracy firmy, nie wiadomo kogo kiedy wysłać na urlop, komu ile zapłacić, od kogo czego żądać i w takiej sytuacji audyt dokumentacji personalnej niezbędne;
Chcesz sprawdzić pracę działu personalnego lub dział personalny z własnej inicjatywy przeprowadza samokontrolę ze względu na duże obciążenie bieżącymi sprawami i niemożność odwrócenia uwagi od przeszłych okresów lub nowego pracownika personelu, który przyszedł ze względu na dużą kadrę, której nie jest w stanie samodzielnie przeprowadzić audyt dokumentacji personalnej.
Jakie rodzaje audytów dokumentacji kadrowej przeprowadza się?
Specjaliści PB „YURISTOKRAT” przeprowadzają następujące rodzaje kontroli dokumentacji personalnej:
1. Stały audyt dokumentacji kadrowej, w którym sprawdzana jest cała dokumentacja kadrowa za dany okres.
2. Selektywny audyt dokumentacji personalnej, które z kolei mogą być dwojakiego rodzaju:
2.1. audyt dokumentacji kadrowej poszczególnych pracowników za wybrane lata.
2.2. kontrolowanie tylko niektórych akt osobowych, na przykład tylko zleceń zatrudnienia i zwolnień oraz umów o pracę.
3. Docelowy audyt dokumentacji personalnej, która jest przeprowadzana w stosunku do konkretnego pracownika lub grupy pracowników, z którą firma znajduje się w stanie konfliktowym lub przedkonfliktowym, dlatego konieczne jest, aby wszystkie dokumenty personalne były w idealnym porządku.
Powyższa klasyfikacja ma zastosowanie przede wszystkim w przyrodzie. Z punkt naukowy Audyt HR można podzielić na:
1. Audyt prewencyjny zarządzania dokumentacją kadrową. Taki audyt zarządzania dokumentacją kadrową ma na celu prewencyjną eliminację braków w dokumentacji osobowej, zapobiegając wystąpieniu problemu.
2. Audyt operacyjny zarządzania dokumentacją kadrową, które należy szybko przeprowadzić ze względu na zbliżającą się kontrolę Federalnej Inspekcji Pracy lub Prokuratury, o której istnieniu firma ma wiarygodną wiedzę.
Zarządzanie stosunkami pracy jest jednym z filarów działalność gospodarcza organizacje o dowolnej formie organizacyjnej i prawnej. Z tego powodu dokumentowanie stosunki pracy, zgadza się Dokumentacja kadrowo-księgowa zgodnie z obowiązującym ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej jest bardzo ważne. Nawet w naszych czasach, kiedy dla większości pracodawców jest to oczywiste Administracja kadrowa jest tak samo integralną częścią funkcjonowania organizacji, jak i jest księgowość, daleko nie wszyscy zwracają uwagę na ten segment.
Niektórzy pracodawcy zdają sobie sprawę z tego znaczenia akta osobowe i dokumentacja kadrowa wyłącznie podczas kontroli organów nadzorczych (Rostrudinspektsiya, Prokuratura) lub sporów pracowniczych, w tym postępowań sądowych, i tylko w tych przypadkach proszeni są o zapewnienie służb ratunkowych rewizja I przywrócenie zarządzania dokumentacją kadrową w organizacji, która może już nie dawać pożądany rezultat, ponieważ pracownicy konfliktu po prostu odmawiają podpisania jakichkolwiek dokumentów i przywrócenie pełnej dokumentacji kadrowej nie będzie możliwe.
W tej sytuacji ci, którzy profilaktycznie pomyśleli o konieczności Administracja kadrowa i zawarł umowę o świadczenie usług Dokumentację personelu wczesny. W tych firmach z dokumentacją kadrową okazuje się, że wszystko jest w porządku i nie ma podstaw do nakładania kar finansowych ze strony organów kontrolnych.
Gdy tylko pojawiła się taka potrzeba audyt lub przywrócenie zarządzania dokumentacją kadrową konieczne jest zorganizowanie zaangażowania niezależnych specjalistów ds. kadr, którzy będą w stanie obiektywnie ocenić aktualny stan rzeczy, zbadać lokalne regulacyjne akty prawne i sprawdzić, czy spełniają one wymogi obowiązującego prawodawstwa. Według wyników Audyt kadrowy zidentyfikowane wady i obszary problemowe są już eliminowane (brak list płac, płace raz w miesiącu, różne kwoty wynagrodzeń w zamówieniach, umowach i obsadzie kadr itp.), ustalane jest zarządzanie dokumentacją kadrową.
W przypadku sporów pracowniczych rozpatrywanych w sądzie, prawidłowa dokumentacja kadrowa będzie dobrym pisemnym dowodem Twojej niewinności, a jej brak będzie przyczyną rozstrzygnięcia sporu na korzyść pracownika. Audyt kadrowy obejmuje:
1. Ocena prawidłowości postępowania dokumentacja personalna, weryfikacja zgodności lokalnych regulacyjnych aktów prawnych z wymogami obowiązującego prawodawstwa.
2. Identyfikacja naruszeń, błędów lub niezgodności z wymogami prawa w zakresie projektowania, systematyzacji i przechowywania dokumentacja personalna.
3. Ocena prawidłowości prowadzenia formularzy dziennika niezbędnych do rejestracji dokumentów osobowych.
4. Określenie brakujących lokalnych regulacyjnych aktów prawnych, których obecność jest obowiązkowa w każdej organizacji.
Specjaliści Biuro Prawne „JURISTOKRAT” będzie prowadzić działania ciągłe, selektywne i ukierunkowane audyt dokumentacji personalnej według Twojego wyboru zidentyfikuje i wyeliminuje wszystkie niedociągnięcia dokumentacja personalna, nawet najbardziej skomplikowana i trudna do wykonania.
2. Audyt zarządzania dokumentacją kadrową, dokumentacją. wyczucie czasu
Przez 1 dzień roboczy 1 specjalista sprawdza średnio 10 osobolat.
Analiza lokalnych przepisów odbywa się ze średnią szybkością 30 stron tekstu dokumentów dziennie.
Obliczanie terminów audyt dokumentacji personalnej sporządzono na podstawie wskazanych liczb.
W praktyce audyt dokumentacji kadrowej w przeciętnej firmie trwa średnio 3-10 dni roboczych.
3. Audyt zarządzania dokumentacją kadrową, dokumentacją. Procedura
1 . Organizujesz e-mail, lub osobiście w Twoim lub naszym biurze na zamówienie audyt dokumentacji personalnej.
2 . Nasz specjalista przyjedzie do Ciebie, aby ocenić stan dokumentację kadrową, wymagany zakres i głębokość audytu. Przesyłamy Państwu ofertę handlową.
3. Po zatwierdzeniu propozycji przystępujemy do pracy audyt dokumentacji personalnej które w zależności od uzgodnionego zakresu prac mogą obejmować:
Analiza stanu dokumentów:
· Akta osobowe: sprawdzenie dostępności, sprawdzenie wykazu dokumentów wchodzących w skład akt osobowych, utworzenie strony tytułowej.
· Karty imienne: sprawdzenie dostępności, sprawdzenie wypełnienia, sprawdzenie zgodności z prawem.
· Rozkazy kadrowe (rekrutacja, przeniesienie, zwolnienie): sprawdzenie dyspozycyjności, sprawdzenie zgodności z prawem, sprawdzenie zgodności z umowami o pracę, obsadą kadrową, zeszytami pracy, innymi dokumentami.
· Polecenia dotyczące działalności podstawowej: sprawdzenie zgodności z prawem.
· Zamówienia na wakacje: sprawdź dostępność, sprawdź zgodność z prawem.
· Powiadomienia o czasie rozpoczęcia wakacji: sprawdzenie dostępności, sprawdzenie prawne.
· Harmonogramy urlopowe: sprawdzenie dostępności, sprawdzenie napełnienia, sprawdzenie zgodności z prawem.
· Umowy o pracę: weryfikacja istnienia, weryfikacja zgodności z prawem, porównanie ze zleceniami i innymi dokumentami pod kątem rozbieżności. Sprawdzanie zmian i uzupełnień.
· Tabele kadrowe: sprawdzanie dostępności, sprawdzanie zgodności z przepisami, sprawdzanie zgodności z zamówieniami i innymi dokumentami.
· Karty czasu pracy: sprawdzanie dostępności, sprawdzanie zgodności z przepisami.
· Dokumenty podróży: sprawdzanie zleceń, zaświadczeń podróżnych, przydziałów pracy, sprawdzanie zgodności z prawem.
· Księgi pracy: sprawdzenie poprawności wypełnienia zeszytów pracy, porównanie ich z poleceniami dla personelu pod kątem niezgodności, zarejestrowanie w księdze rozliczeniowej przesunięć zeszytów pracy i wkładek do nich.
Sprawdzanie bazy danych „1C. Wynagrodzenia i Kadry” lub inne podobne: weryfikacja zgodności z dokumentami – zamówieniami, umowami o pracę, obsadą kadrową itp.
· Sprawdzenie dostępności niezbędnych przepisów lokalnych: ekspertyza LNA, rekomendacje zmian.
· Sprawdzenie dostępności niezbędnych opisów stanowisk: sprawdzenie opisów stanowisk, rekomendacje zmian.
4. Audyt zarządzania dokumentacją kadrową, dokumentacją. Wynik
Według wyników audyt dokumentacji personalnej Dostajesz:
Opinia prawna zawierająca wnioski z wyników rewizja dokumentacja personalna w firmie, w pełni i wyraźnie odzwierciedlający stan rzeczy;
5. Audyt zarządzania dokumentacją kadrową, dokumentacją. Gwarancje
Gwarantujemy:
Pełna odpowiedzialność finansowa w wysokości nałożonych kar finansowych organy rządowe, w przypadku naszej pomyłki w zaleceniach, która jest zapisana w Umowie o świadczenie usług audytu dokumentacji personalnej.
6. Audyt zarządzania dokumentacją kadrową, dokumentacją. Cena
|
Liczba osobolat |
Koszt audytu zarządzania dokumentacją personalną dla 1 pracownika na 1 rok (rubli) |
Ale nic więcej |
|
część wspólna |
||
|
Zanim 20 włącznie |
||
|
zanim 50 włącznie |
||
|
zanim 200 włącznie |
||
|
od 400 i poniżej |
||
|
Część specjalna |
||
|
Audyt lokalnych przepisów |
500 rubli. / strona |
|
|
Przygotowanie pisemnego raportu na podstawie wyników audytu zarządzania dokumentacją kadrową (analiza błędów w dokumentacji osobowej każdego pracownika, identyfikacja typowych błędów, zalecenia dotyczące ich eliminacji, rozwiązania w zakresie odtworzenia, uzasadnienie) |
1000 rubli. / strona |
|
