Opis stanowiska próbki sekretarza. Opis stanowiska pracy sekretarki, zakres obowiązków sekretarki, przykładowy opis stanowiska pracy sekretarki

Kolektyw pracy dowolnej organizacji działa, bezpośrednio opierając się na dokumencie regulującym relacje i obowiązki każdego pracownika w miejscu pracy. Taka instrukcja jest opisem stanowiska pracy.

To ona określa prawa i bierze na siebie pewną odpowiedzialność, przydziela władzę. Wszystkie zadania pracownicze, możliwe konflikty, a także poziom obciążenia pracą są rozwiązywane na podstawie tego dokumentu.

Stanowisko sekretarza - odpowiedzialne

Aby poprawnie i poprawnie sporządzić instrukcje, należy wziąć pod uwagę kilka niuansów:

1. Po pierwsze, programiści koniecznie zwracają uwagę na jego znaczenie, określając samą strukturę organizacji.
2. Po drugie, istnieją specjalne podręczniki - klasyfikatory, a po trzecie, rozważane są główne standardy zarządzania.

Spróbujmy przestudiować to zagadnienie bardziej szczegółowo na przykładzie stanowiska sekretarza. Z reguły taki wakat jest uważany za typowy, dlatego dokument ma kilka głównych standardowych sekcji:

• „Postanowienia ogólne” - tutaj opisano samą specjalność pracy, jej podporządkowanie, główne warunki zatrudnienia. Ponadto wyjaśnia obecność określonej wiedzy, umiejętności nabytych wcześniej, a także ujawnia kwestię zastępowania pracownika podczas jego nieobecności.
• „Obowiązki zawodowe” – ta sekcja wskazuje możliwości pracownika. W swej istocie sekretarz organizuje spotkania, prezentacje, spotkania. Ponadto kontroluje realizację liniową wszystkich poleceń kierownika, prowadzi rozmowy telefoniczne, umawia na spotkania oraz odpowiada za korespondencję przychodzącą i wychodzącą. W zależności od specyfiki działalności przedsiębiorstwa zakres obowiązków pracownika może być rozszerzony.
• „Prawa” – tutaj wyjaśnione są główne stanowiska, które umożliwiają potwierdzenie własnych uprawnień. Oznacza to, że sekretarz ma prawo dostępu do dokumentów i informacji pewien typ, a także pracować nad najwłaściwszą optymalizacją swojego procesu, dbać o poziom kwalifikacji i regularnie go podnosić.
• „Odpowiedzialność” – oto obszary, w których pracownik staje się odpowiedzialny przed szefem. W przeważającej części taka sekcja jest zawsze standardowa.

Główne funkcje sekretarza - referenta

Głównym obowiązkiem sekretarza jest wykonywanie poleceń szefa

Jak wspomniano wcześniej, opis stanowiska na tym stanowisku jest typowy. Dlatego większość organizacji traktuje to jako swoją podstawę. Co zatem nadal znajduje się w zakresie uprawnień sekretarza?

• Po pierwsze, jest to wykonanie jego rozkazów. Tutaj najważniejsze jest to, że utworzone zamówienia muszą być w pełni przekazane personelowi kierowniczemu.
• Po drugie, praca z korespondencją jest obowiązkowa. Wszystkie przychodzące listy są przeglądane, analizowane i wysyłane do różnych jednostek strukturalnych lub na biurko dyrektora.
• Po trzecie, jest to odpowiedzialność za prowadzenie dokumentacji. Oznacza to, że wszystkie przychodzące informacje muszą zostać przekonwertowane na formę elektroniczną. Po czwarte, wskazano tutaj dodatkową funkcjonalność.

Sekretarz na co dzień pracuje z dokumentami, przyjmuje różnego rodzaju wnioski, zbiera potrzebne materiały, przygotowuje dokumenty do podpisu. Wszystkie projekty decyzji przechodzące przez jego ręce należy sprawdzić pod kątem błędów i możliwości wystąpienia niedociągnięć. Ważna jest tutaj kontrola nad samym projektem, a także edycja, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Dodatkowo wszystkie przychodzące rozmowy telefoniczne podlegają rejestracji, a informacje otrzymane podczas nieobecności kierownika są starannie rejestrowane w celu dalszego przekazania i rozpatrzenia. Ważna staje się także praca z faksem, kserokopiarką, wiadomościami telefonicznymi. Aby sprostać temu stanowisku, ważne jest opanowanie, punktualność, dokładność i umiejętność czytania i pisania.

Stanowisko sekretarza organizacji polega na pracy związanej z organizacją spotkań.

Tutaj musisz zebrać niezbędny materiał, przekazać go do analizy, określić krąg przyszłych uczestników, powiadomić ich. Ponadto wydarzenie odbywające się w wyznaczonym terminie wiąże się ze sporządzeniem specjalnego protokołu, którym zajmuje się sekretarz. Kolejny taki wakat polega na wypełnianiu akt rejestracyjnych, przekazywaniu zamówień wykonawcom, kontroli limity czasowe, a także zaopatrywanie swojego dyrektora w artykuły papiernicze i sprawny sprzęt biurowy.

Wyjaśnić należy, że praca z informacjami dla sekretarza czyni go odpowiedzialnym za perfekcyjny projekt banku danych, zarządzanie przedsiębiorstwem, ich archiwizację i bezpieczeństwo. Ponadto bezpośredni kontakt z kadrą zarządzającą pozwala na pomoc w rozważeniu wniosków operacyjnych, rozwiązaniu ważne pytania i zarządzaj gośćmi, którzy umawiają się na spotkania.

W razie potrzeby osoba ta wyjeżdża w podróż służbową, której czas trwania ustala bezpośrednio kierownik. Ogólnie rzecz biorąc, harmonogram dnia pracy jest standardowy i obejmuje 40 godzin pracy tygodniowo z przerwami na lunch i. W zależności od specyfiki działalności organizacji godziny pracy mogą być dostosowywane.

Prawa i obowiązki sekretarza – referenta

Sekretarz - prawa ręka szef

Rozważ standardowy zestaw praw, których można żądać od głowy zajmującej to stanowisko:

• Warunki pracy - muszą być normalne, nie sprzeczne z rosyjskim ustawodawstwem.
• Pomoc w pracy to pomoc w wykonywaniu obowiązków w celu osiągnięcia jak najlepszych wyników.
• Wsparcie informacyjne - dostęp do wszelkiego rodzaju dokumentacji, obejmuje poprawny projekt zamówienia, umowy, korespondencja.
• Szkolenia zaawansowane – zaliczenie niezbędnych kursów.
• Kontakt z kierownictwem - ścisła praca nad bieżącymi zagadnieniami, zgłaszanie propozycji, omawianie ich.
• Podpisywanie dokumentów – referencje lub dokumenty informacyjne poświadcza sekretarz w zakresie swoich kompetencji.

Odpowiedzialność za ten wakat polega na konieczności prawidłowego wypełniania swoich obowiązków, prowadzenia działalności zgodnie z Kodeks Pracy, nie popełniają przestępstw i regularnie monitorują swoje działania, aby nie wyrządzić szkody organizacji.

urzędnik sądowy

Praca z dokumentami przypomina pracę sekretarki

Sekcje instrukcji opisujące prawa i obowiązki są uważane za prawie typowe, ale obowiązki mają swoje własne niuanse w zależności od firmy, która je wyznacza. Jeśli więc dotkniemy rosyjskiego wymiaru sprawiedliwości, możemy zidentyfikować niektóre z głównych cech takiej pracy.

Pierwszym i najważniejszym zadaniem sekretarza sesji sądu jest zapewnienie nieprzerwanej, skoordynowanej pracy tego aparatu. Tutaj trzeba przygotować całą dokumentację, zebrać podpisy, stworzyć pisma i wysłać je do adresatów, przyjąć obywateli, przygotować odpis, wezwać świadków itp.

Ponadto pracownik ten analizuje wykazy spraw, sporządza je i przekazuje do dalszego przeglądu, wręcza kopie wniosków, kontroluje stawiennictwo wszystkich świadków, odnotowując czas obecności. Wszystkie odbyte posiedzenia sądowe są rejestrowane w rejestrze, a po ich zakończeniu sporządzane są protokoły. Wykonuje także kopie wyroki, materiały wykonania wyroku, tytuł egzekucyjny.

Wszystkie dokumenty ofiar również przechodzą przez sekretarkę.

Sekretarz - maszynista sądowy

W opisie stanowiska sekretarza dyrektora będzie kropka „i”.

Jest to specyficzny wakat, który wymaga wiedzy o charakterze prawnym. Ogólnie rzecz biorąc, taka osoba musi być odpowiednio wykwalifikowana, kompetentna, zebrana, być w stanie przestrzegać określonych zakazów i ograniczeń.

Ważne jest tu doświadczenie, studiowanie przepisów prawa w ich współczesnym opisie, praca z Konstytucją, Kodeksem pracy i precyzyjne wykonywanie instrukcji pracy biurowej.

Ponadto pracownik musi znać podstawy interakcji ze strukturami kierowniczymi, umieć poprawnie pisać, wprowadzać poprawki, rozumieć styl biznesowy i normy języka rosyjskiego. Umiejętności w tej dziedzinie są również uważane za ważne. Technologie informacyjne umiejętności zarządzania dokumentacją itp.

Jednocześnie cały dzień pracy musi być odpowiednio zaplanowany, aby zapewnić terminowość realizacji spraw. Wszystkie napływające informacje podlegają wnikliwej analizie i są przetwarzane przy użyciu nowoczesne technologie. Ważne jest, aby móc poprawnie współpracować z Internetem, korzystać ze specjalnych programów.

Prawa sekretarza

Po pierwsze, wakat ten wiąże się z zapoznaniem się z projektami decyzji, które są z nim bezpośrednio związane. Po drugie, jest to analiza działań i zgłaszanie własnych propozycji, a także omówienie braków lub ewentualnych zidentyfikowanych przeszkód w rozwiązaniu problemów.

Po trzecie, istnieje prawo do współpracy ze wszystkimi działami strukturalnymi, wymagając od nich wypełniania poleceń kierownika, a także informacji niezbędnych do wykonywania ich obowiązków służbowych. I po czwarte, licz na pomoc dyrektora w realizacji procesów pracy.

Wideokonsultacja podpowie Ci jak napisać opis stanowiska pracy dla pracownika:

Zwracamy uwagę typowy przykład Opis pracy sekretarz szefa, próbka 2019. powinien zawierać następujące sekcje: ogólne stanowisko, obowiązki służbowe sekretarz naczelnika, uprawnienia sekretarza naczelnika, odpowiedzialność sekretarza naczelnika.

Opis stanowiska sekretarza głowy należy do sekcji Ogólnobranżowa charakterystyka kwalifikacyjna stanowisk pracowników zatrudnionych w przedsiębiorstwach, instytucjach i organizacjach".

W opisie stanowiska sekretarza kierownika należy uwzględnić następujące elementy:

Obowiązki Sekretarza Wykonawczego

1) Odpowiedzialność zawodowa. Prowadzi prace organizacyjne - pomoc techniczna działalność administracyjno-administracyjna kierownika przedsiębiorstwa. Odbiera przychodzącą korespondencję do rozpatrzenia przez kierownika, przekazuje ją zgodnie z decyzja do podziałów strukturalnych lub do konkretnych wykonawców do wykorzystania w procesie pracy lub przygotowania odpowiedzi. Prowadzi pracę biurową, wykonuje różne operacje z wykorzystaniem technologii komputerowej przeznaczonej do gromadzenia, przetwarzania i prezentacji informacji w przygotowaniu i podejmowaniu decyzji. Przyjmuje dokumenty i oświadczenia osobiste do podpisu kierownika przedsiębiorstwa. Przygotowuje dokumenty i materiały niezbędne do pracy kierownika. Monitoruje terminowość rozpatrywania i przekazywania przez wydziały strukturalne i konkretnych wykonawców dokumentów otrzymanych do realizacji, sprawdza poprawność przygotowania projektów dokumentów przekazywanych kierownikowi do podpisu oraz zapewnia ich wysoką jakość redakcyjną. Organizuje rozmowy telefoniczne szef, pod jego nieobecność zapisuje otrzymane informacje i zwraca uwagę na ich treść, przekazuje i odbiera informacje o urządzeniach odbiorczych i domofonowych (telefaks, teleks itp.), a także wiadomości telefoniczne, terminowo informuje o otrzymanych informacjach poprzez kanały komunikacji. W imieniu kierownika sporządza pisma, wnioski, inne dokumenty, przygotowuje odpowiedzi autorom pism. Prowadzi prace związane z przygotowaniem posiedzeń i posiedzeń prowadzonych przez kierownika (gromadzenie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o terminie i miejscu posiedzenia, porządku obrad, ich rejestracji), prowadzi i sporządza protokoły posiedzeń i posiedzeń. Sprawuje kontrolę nad wykonaniem przez pracowników przedsiębiorstwa wydanych poleceń i instrukcji, a także przestrzeganiem terminów wykonania instrukcji i poleceń kierownika przedsiębiorstwa przejętego pod kontrolę. Prowadzi dokumentację kontrolną i rejestracyjną. Zapewnia Miejsce pracy lider niezbędne fundusze sprzęt organizacyjny, artykuły papiernicze, stwarza warunki do tego sprzyjające efektywna praca. Drukuje na polecenie szefa materiały biurowe niezbędne do jego pracy lub wprowadza aktualne informacje do banku danych. Organizuje przyjęcie gości, przyczynia się do szybkiego rozpatrywania próśb i propozycji pracowników. Tworzy sprawy zgodnie z przyjętą nomenklaturą, dba o ich bezpieczeństwo i terminy przekazuje do archiwum. Kopiuje dokumenty na kserokopiarkę osobistą.

Sekretarka kierownika musi wiedzieć

2) Sekretarz kierownika podczas wykonywania swoich obowiązków służbowych musi wiedzieć: uchwały, zarządzenia, zarządzenia i inne materiały zawierające wytyczne oraz przepisy prawne związanych z działalnością przedsiębiorstwa i prowadzeniem dokumentacji; strukturę i zarządzanie przedsiębiorstwem oraz jego oddziałami; organizacja pracy biurowej; sposoby rejestracji i przetwarzania dokumentów; działalność archiwalna; maszynopis; zasady korzystania z recepcji i domofonów; standardy jednolitego systemu dokumentacji organizacyjno-administracyjnej; zasady drukowania listy biznesowe za pomocą standardowe formularze; podstawy etyki i estetyki; zasady komunikacji biznesowej; podstawy organizacji i zarządzania pracą; zasady działania technologii komputerowej; podstawy prawa administracyjnego i prawa pracy; wewnętrzne zasady plan pracy; zasady i przepisy dotyczące ochrony pracy.

Wymagania dotyczące kwalifikacji sekretarza kierownika

3) Wymagane kompetencje. Wyższy profesjonalna edukacja bez przedstawienia wymagań dotyczących stażu pracy lub wykształcenia średniego zawodowego i stażu pracy na specjalności co najmniej 2 lata.

1. Postanowienia ogólne

1. Sekretarz należy do kategorii wykonawców technicznych.

2. Na stanowisko sekretarza przyjmuje się osobę, która posiada wykształcenie wyższe zawodowe bez wymagań dotyczących stażu pracy lub wykształcenie średnie zawodowe i staż pracy w specjalności co najmniej 2 lata.

3. Sekretarza powołuje i odwołuje dyrektor organizacji.

4. Sekretarz musi wiedzieć:

• uchwały, zarządzenia, zarządzenia i inne materiały zawierające wytyczne oraz dokumenty regulacyjne dotyczące działalności organizacji i prowadzenia dokumentacji;
• struktura i kierownictwo organizacji oraz jej oddziałów;
• organizacja pracy biurowej;
• sposoby rejestracji i przetwarzania dokumentów;
• działalność archiwalna;
• maszynopis;
• zasady korzystania z urządzeń odbiorczych i domofonowych;
• standardy jednolitego systemu dokumentacji organizacyjno-administracyjnej;
• zasady drukowania pism biznesowych przy użyciu standardowych formularzy;
• podstawy etyki i estetyki;
• zasady komunikacji biznesowej;
• podstawy organizacji i zarządzania pracą;
• zasady działania technologii komputerowej;
• podstawy prawa administracyjnego i prawa pracy;
• wewnętrzne przepisy pracy;
• zasady i normy ochrony pracy, środków bezpieczeństwa, higieny przemysłowej i ochrony przeciwpożarowej.

5. W swojej działalności sekretarz kieruje się:

• ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej,
• Statut organizacji,
• polecenia i polecenia pracowników, którym podlega zgodnie z niniejszą instrukcją,
• ten opis stanowiska,
• Wewnętrzne przepisy pracy organizacji.

6. Sekretarz podlega bezpośrednio dyrektorowi organizacji (dyrektor organizacji, kierownik działu itp.)

7. W czasie nieobecności sekretarza (podróż służbowa, urlop, choroba itp.) jego obowiązki wykonuje osoba wyznaczona przez dyrektora organizacji w określony sposób, która nabywa odpowiednie prawa, obowiązki i jest odpowiedzialna za wykonywania powierzonych mu obowiązków.

2. Obowiązki służbowe sekretarza kierownika

Sekretarz:

1. Wykonuje prace w zakresie organizacyjnego i technicznego wsparcia działań administracyjno-administracyjnych dyrektora organizacji.

2. Przyjmuje korespondencję przekazaną do rozpatrzenia przez dyrektora, przekazuje ją zgodnie z podjętą decyzją wydziałom strukturalnym lub konkretnym wykonawcom do wykorzystania w procesie pracy lub przygotowania odpowiedzi.

3. Wykonuje prace biurowe, wykonuje różne operacje z wykorzystaniem technologii komputerowej przeznaczonej do gromadzenia, przetwarzania i prezentacji informacji w procesie przygotowania i podejmowania decyzji.

4. Przyjmuje dokumenty i oświadczenia osobiste do podpisu dyrektora organizacji.

5. Przygotowuje dokumenty i materiały niezbędne w pracy dyrektora.

6. Monitoruje terminowość rozpatrywania i przekazywania przez wydziały strukturalne i konkretnych wykonawców dokumentów otrzymanych do realizacji, sprawdza prawidłowość przygotowania projektów dokumentów przekazywanych dyrektorowi do podpisu oraz zapewnia ich wysoką jakość redakcyjną.

7. Organizuje rozmowy telefoniczne dyrektora, rejestruje informacje otrzymane pod jego nieobecność i informuje go o ich treści, przekazuje i odbiera informacje za pomocą urządzeń odbiorczych i interkomowych (telefaks, teleks itp.), A także wiadomości telefonicznych, terminowo przynosi do jego informacji informacyjnych otrzymanych kanałami komunikacji.

8. W imieniu dyrektora sporządza pisma, wnioski i inne dokumenty, przygotowuje odpowiedzi autorom pism.

9. Wykonuje prace związane z przygotowaniem posiedzeń i posiedzeń organizowanych przez dyrektora (gromadzenie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o terminie i miejscu posiedzenia, porządek obrad, ich rejestracja), prowadzi i sporządza protokoły posiedzeń i posiedzeń.

10. Sprawuje kontrolę nad wykonywaniem przez pracowników organizacji wydanych poleceń i instrukcji, a także przestrzeganiem terminów wykonania poleceń i poleceń dyrektora organizacji, objętych kontrolą.

11. Prowadzi kartotekę kontrolno-rejestrową.

12. Zaopatruje stanowisko dyrektora w niezbędne środki techniki organizacyjnej, artykuły papiernicze, stwarza warunki sprzyjające jego efektywnej pracy.

13. Drukuje na polecenie dyrektora materiały urzędowe niezbędne do jego pracy lub wprowadza bieżące informacje do banku danych.

14. Organizuje przyjęcie gości, przyczynia się do szybkiego rozpatrywania próśb i propozycji pracowników.

15. Tworzy sprawy zgodnie z przyjętą nomenklaturą, zapewnia ich bezpieczeństwo i terminowo przekazuje do archiwum.

16. Kopiuje dokumenty na kserokopiarkę osobistą.

17. Przestrzega Wewnętrznego Regulaminu Pracy i innych lokalnych przepisów organizacji.

18. Przestrzega wewnętrznych przepisów i przepisów z zakresu ochrony pracy, bezpieczeństwa, higieny pracy i ochrony przeciwpożarowej.

19. Zapewnia czystość i porządek w swoim miejscu pracy.

20. Występuje wewnątrz umowa o pracę poleceń pracowników, którym podlega zgodnie z niniejszą instrukcją.

3. Uprawnienia sekretarza kierownika

Sekretarz ma prawo:

1. Złożyć do dyrektora organizacji propozycje usprawnienia pracy związanej z obowiązkami przewidzianymi w niniejszej instrukcji.

2. Żądaj od działów strukturalnych i pracowników organizacji informacji niezbędnych mu do wykonywania swoich obowiązków.

3. Zapoznać się z dokumentami określającymi jego prawa i obowiązki na zajmowanym stanowisku, kryteriami oceny jakości wykonywania obowiązków służbowych.

4. Zapoznać się z projektami decyzji kierownictwa organizacji dotyczących jej działalności.

5. Wymagać od kierownictwa organizacji udzielenia pomocy, w tym zapewnienia warunków organizacyjnych i technicznych oraz wykonania ustalonych dokumentów niezbędnych do wykonywania obowiązków służbowych.

6. Inne uprawnienia ustalone przepisami prawa prawo pracy.

4. Odpowiedzialność sekretarza kierownika

Sekretarz jest odpowiedzialny za:

1. Za nienależyte wykonanie lub niewykonanie obowiązków służbowych przewidzianych w niniejszym opisie stanowiska - w granicach określonych przez prawo pracy Federacji Rosyjskiej.

2. Za przestępstwa popełnione w trakcie swojej działalności - w granicach określonych w obowiązującym ustawodawstwie administracyjnym, karnym i cywilnym Federacji Rosyjskiej.

3. Za wyrządzenie szkody materialnej organizacji - w granicach określonych przez obowiązujące prawo pracy i cywilne Federacji Rosyjskiej.

Opis stanowiska sekretarza kierownika - próbka z 2019 r. Obowiązki sekretarza naczelnika, uprawnienia sekretarza naczelnika, odpowiedzialność sekretarza naczelnika.

Aby jasno określić obowiązki sekretarza, trzeba wiedzieć, o kim dokładnie mowa. W końcu można na to spojrzeć z kilku stron. Na przykład sekretarz referencyjny jest nazywany pracownikiem biurowym, Sekretarz generalny jako szef (szef) określonej organizacji, Sekretarz Stanu jako urzędnik państwowy, sekretarz jako osoba dyplomatyczna, sekretarz szefa jako pracownik i inne opcje. Najczęściej mówiąc o tym stanowisku mają na myśli pracownika, który realizuje zadania (zadania) zarówno dyrektora przedsiębiorstwa, jak i poszczególnych kierowników jego pionów strukturalnych. Okazuje się, że obowiązki służbowe sekretarza w tym przypadku sprowadzają się do realizacji jednorazowych zadań mających na celu rozwiązanie kwestii organizacyjnych i technicznych.

Co sekretarka musi wiedzieć i robić

Sekretarz dzienny powinien pełnić następujące funkcje:

1. Otrzymuj informacje od podwładnych, aby przekazać je szefowi.
2. Zorganizuj komunikację telefoniczną z przełożonym. Pod jego nieobecność zbierz informacje, a następnie zwróć na nie uwagę dyrektora.
3. Odbieraj i zapisuj wiadomości telefoniczne.
4. Stwórz warunki do normalnej pracy menedżera: monitoruj zapotrzebowanie na artykuły papiernicze i sprzęt biurowy.
5. Pomoc w organizacji spotkań produkcyjnych i narad. Poinformuj uczestników o dacie, miejscu i godzinie wydarzenia. Zebrać niezbędne materiały zapewnić obecność obecnych i sporządzić protokół posiedzenia.
6. Prowadzenie prac biurowych w firmie. Aby to zrobić, sekretarz musi odbierać, usystematyzować przychodzącą korespondencję i przekazywać ją kierownictwu do rozpatrzenia. Następnie na podstawie nałożonej wizy przekazujemy wykonawcom dokumenty za podpisem. Sekretarz obejmuje także kontrolę nad przebiegiem, terminem i wynikiem ich wykonania.
7. Wykonuj drukowanie i kopiowanie dokumentów.
8. Zorganizuj przyjęcie gości u szefa firmy i, jeśli to możliwe, stwórz warunki do szybkiego rozwiązania problemów.

Aby wykonywać te pozornie proste obowiązki sekretarki, pracownik musi wiedzieć:

• cały skład kierownictwa przedsiębiorstwa i jego działów strukturalnych;
• statut, kadra i struktura przedsiębiorstwa, jego profil, perspektywy rozwoju i specjalizacja;
• dokumenty regulacyjne dotyczące prawidłowego prowadzenia dokumentacji;
• zasady korzystania ze sprzętu biurowego i środków komunikacji;
• zasady VTR, OT, bezpieczeństwo przeciwpożarowe i kanalizacja przemysłowa;
• zasady organizacji pracy w zakładzie pracy;
• regulacyjne i akty prawne, zarządzenia, uchwały, polecenia planowania, rozliczania i zarządzania jakością wykonanych prac.

Specyfika urzędnika

Jeśli mówimy o bardziej szczegółowej, wąskiej specjalizacji, to sytuacja jest nieco inna. Weźmy na przykład: Już sama nazwa stanowiska jasno określa aspekt pracy, która ma być wykonywana. Zwykle w każdym przedsiębiorstwie istnieje już opis stanowiska, który wskazuje obszary działalności specjalisty ds. ewidencji. Jeśli nie ma takiej instrukcji, lepiej ją utworzyć. Aby to zrobić, należy skorzystać z przewodnika kwalifikacyjnego, który zawiera przybliżone próbki. Następnie należy sfinalizować wersję standardową w odniesieniu do konkretnej organizacji, biorąc pod uwagę specyfikę i cechy wewnętrzne. Ogólnie rzecz biorąc, obowiązki sekretarza-urzędnika powinny wyraźnie podążać za 3 głównymi kierunkami:

1. Praca korespondencyjna. Odbiór, przetwarzanie w nowoczesny sposób i terminowe wysyłanie.
2. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji wewnętrznej.
3. Rejestracja, ścisła księgowość i przekazanie dokumentów do archiwum w celu przechowywania.

Cechy pracy referenta

W niektórych przedsiębiorstwach takie stanowisko jest wprowadzane do państwa, które obejmuje szerokie koło obowiązki: od „biura referencyjnego” do „zastępcy dyrektora”. Taki specjalista powinien posiadać wszechstronną wiedzę i dobre rozeznanie w sytuacji. Obowiązki sekretarza referenta ulegają nieznacznemu rozszerzeniu w związku ze zwiększeniem uprawnień. Ogólnie rzecz biorąc, tak jest regularna praca sekretarza, ale słowo „referent” stanowi pewne uzupełnienie standardowej listy. W szczególności zastępca sekretarza może samodzielnie przyjmować gości w określonych kwestiach. Mając pewne informacje, jest w stanie samodzielnie podejmować decyzje. Ponadto referent wykonuje odpowiedzialne instrukcje kierownika dotyczące działalność gospodarcza organizacje (przedsiębiorstwa). Czasami zastępcy sekretarza przydzielane są obowiązki, ale dzieje się tak tylko wtedy, gdy sumaryczny nakład pracy pozwala na wykonanie dodatkowych obowiązków.

ZATWIERDZIĆ:

[Stanowisko]

_______________________________

_______________________________

[Nazwa firmy]

_______________________________

_______________________/[PEŁNE IMIĘ I NAZWISKO.]/

„______” ______________ 20___

OPIS PRACY

Główny sekretarz

1. Postanowienia ogólne

1.1. Niniejszy opis stanowiska określa i reguluje uprawnienia, obowiązki funkcjonalne i służbowe, prawa i obowiązki sekretarza kierownika [Nazwa organizacji w dopełniacz] (zwana dalej Spółką).

1.2. Sekretarz szefa należy do kategorii wykonawców technicznych, jest powoływany na stanowisko i odwoływany zgodnie z procedurą określoną w obowiązującym prawie pracy na mocy zarządzenia szefa Spółki.

1.3. Sekretarz szefa podlega bezpośrednio [nazwa stanowiska bezpośredniego kierownika w sprawie celowej] Spółki.

1.4. Na stanowisko sekretarza kierownika powołuje się osobę, która posiada wykształcenie wyższe zawodowe bez wymagań dotyczących stażu pracy lub wykształcenie średnie zawodowe i staż pracy w specjalności od co najmniej 2 lat.

1,5. Sekretarz menedżera musi wiedzieć:

• uchwały, zarządzenia, zarządzenia i inne wytyczne oraz dokumenty regulacyjne dotyczące działalności przedsiębiorstwa i prowadzenia dokumentacji;
• strukturę i zarządzanie przedsiębiorstwem oraz jego oddziałami;
• organizacja pracy biurowej;
• sposoby rejestracji i przetwarzania dokumentów;
• działalność archiwalna;
• maszynopis;
• zasady korzystania z urządzeń odbiorczych i domofonowych;
• standardy jednolitego systemu dokumentacji organizacyjno-administracyjnej;
• zasady drukowania pism biznesowych przy użyciu standardowych formularzy;
• podstawy etyki i estetyki;
• zasady komunikacji biznesowej;
• podstawy organizacji i zarządzania pracą;
• zasady działania technologii komputerowej;
• podstawy prawa administracyjnego i prawa pracy;
• wewnętrzne przepisy pracy;
• zasady i przepisy dotyczące ochrony pracy.

1.6. W swoich działaniach sekretarz kierownika kieruje się:

• przepisy i materiały dydaktyczne w kwestiach wykonywanej pracy;
• wewnętrzne przepisy pracy;
• polecenia i polecenia kierownika Spółki oraz bezpośredniego przełożonego;
• ten opis stanowiska;
• przepisy dotyczące ochrony pracy, higieny przemysłowej i ochrony przeciwpożarowej.

1.7. W czasie czasowej nieobecności sekretarza kierownika jego obowiązki powierzono [nazwa stanowiska zastępcy].

2. Obowiązki funkcjonalne

Sekretarz kierownika wykonuje następujące obowiązki:

2.1. Wykonuje prace nad organizacyjnym i technicznym wsparciem działań administracyjnych i administracyjnych kierownika przedsiębiorstwa.

2.2. Przyjmuje przychodzącą korespondencję do rozpatrzenia przez kierownika, przekazuje ją zgodnie z podjętą decyzją wydziałom strukturalnym lub konkretnym wykonawcom do wykorzystania w procesie pracy lub przygotowania odpowiedzi.

2.3. Prowadzi pracę biurową, wykonuje różne operacje z wykorzystaniem technologii komputerowej przeznaczonej do gromadzenia, przetwarzania i prezentacji informacji w przygotowaniu i podejmowaniu decyzji.

2.4. Przyjmuje dokumenty i oświadczenia osobiste do podpisu kierownika przedsiębiorstwa.

2.5. Przygotowuje dokumenty i materiały niezbędne do pracy kierownika.

2.6. Monitoruje terminowość rozpatrywania i przekazywania przez wydziały strukturalne i konkretnych wykonawców dokumentów otrzymanych do realizacji, sprawdza poprawność przygotowania projektów dokumentów przekazywanych kierownikowi do podpisu oraz zapewnia ich wysoką jakość redakcyjną.

2.7. Organizuje rozmowy telefoniczne z kierownikiem, rejestruje informacje otrzymane pod jego nieobecność i zwraca mu uwagę na ich treść, przekazuje i odbiera informacje za pomocą urządzeń odbiorczych i interkomowych (telefaks, teleks itp.), A także wiadomości telefonicznych, przekazuje informacje swojemu szefowi uwagę w odpowiednim czasie otrzymaną za pośrednictwem kanałów komunikacji.

2.8. W imieniu kierownika sporządza pisma, wnioski, inne dokumenty, przygotowuje odpowiedzi autorom pism.

2.9. Prowadzi prace związane z przygotowaniem posiedzeń i posiedzeń prowadzonych przez kierownika (gromadzenie niezbędnych materiałów, powiadamianie uczestników o terminie i miejscu posiedzenia, porządku obrad, ich rejestracji), prowadzi i sporządza protokoły posiedzeń i posiedzeń.

2.10. Sprawuje kontrolę nad wykonaniem przez pracowników przedsiębiorstwa wydanych poleceń i instrukcji, a także przestrzeganiem terminów wykonania instrukcji i poleceń kierownika przedsiębiorstwa przejętego pod kontrolę.

2.11. Prowadzi kartotekę kontrolno-rejestrową.

2.12. Zapewnia stanowisko pracy kierownika w niezbędne środki techniki organizacyjnej, artykuły papiernicze, stwarza warunki sprzyjające jego efektywnej pracy.

2.13. Drukuje na polecenie szefa materiały biurowe niezbędne do jego pracy lub wprowadza aktualne informacje do banku danych.

2.14. Organizuje przyjęcie gości, przyczynia się do szybkiego rozpatrywania próśb i propozycji pracowników.

2.15. Tworzy sprawy zgodnie z przyjętą nomenklaturą, dba o ich bezpieczeństwo i terminowo przekazuje do archiwum.

2.16. Kopiuje dokumenty na kserokopiarkę osobistą.

W przypadku konieczności służbowej sekretarz kierownika może zaangażować się w wykonywanie swoich obowiązków służbowych w godzinach nadliczbowych, w sposób określony w przepisach federalnego prawa pracy.

3. Prawa

Sekretarz kierownika ma prawo:

3.1. Wymagać od kierownictwa Spółki pomocy w wykonywaniu jego obowiązków.

3.2. Doskonalić swoje umiejętności.

3.3. Zapoznaj się z projektami decyzji Zarządu Spółki dotyczących jej działalności.

3.4. Przedstawiać propozycje zagadnień związanych ze swoją działalnością do rozpatrzenia przez bezpośredniego przełożonego.

3.5. Otrzymuj od pracowników Spółki informacje niezbędne do realizacji jej działalności.

4. Odpowiedzialność i ocena wyników

4.1. Sekretarz szefa ponosi koszty administracyjne, dyscyplinarne i materialne (oraz in indywidualne przypadki przewidziana przez ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej - i karna) odpowiedzialność za:

4.1.1. Niewykonanie lub nienależyte wykonanie poleceń służbowych bezpośredniego przełożonego.

4.1.2. Niewykonanie lub nienależyte wykonanie funkcje pracy i powierzonych mu zadań.

4.1.3. Bezprawne korzystanie z przyznanych uprawnień służbowych, a także wykorzystywanie ich do celów osobistych.

4.1.4. Nieprawdziwa informacja o stanie powierzonych mu prac.

4.1.5. Brak podjęcia działań mających na celu wyeliminowanie stwierdzonych naruszeń przepisów BHP, pożarowych i innych, stwarzających zagrożenie dla działalności przedsiębiorstwa i jego pracowników.

4.1.6. Brak egzekwowania dyscypliny pracy.

4.1.7. Przestępstwa popełnione w trakcie wykonywania swojej działalności – w granicach określonych przez obowiązujące ustawodawstwo administracyjne, karne i cywilne Federacji Rosyjskiej.

4.1.8. Wyrządzenie szkód materialnych i/lub strat przedsiębiorstwu lub osobom trzecim w związku z działaniem lub zaniechaniem podczas wykonywania obowiązków służbowych.

4.2. Ocena pracy sekretarza kierownika przeprowadzana jest:

4.2.1. Bezpośredni przełożony - regularnie, w trakcie codziennej realizacji przez pracownika jego funkcji pracowniczych.

4.2.2. Komisja Certyfikacyjna przedsiębiorstw – okresowo, nie rzadziej jednak niż raz na dwa lata, na podstawie udokumentowanych wyników pracy za okres ewaluacyjny.

4.3. Głównym kryterium oceny pracy sekretarza kierownika jest jakość, kompletność i terminowość wykonywania przez niego zadań przewidzianych w niniejszej instrukcji.

5. Warunki pracy

5.1. Tryb pracy sekretarza kierownika ustalany jest zgodnie z wewnętrznymi przepisami pracy ustalonymi przez Spółkę.

5.2. W związku z potrzebą produkcyjną sekretarz kierownika jest zobowiązany do odbywania podróży służbowych (w tym lokalnych).

6. Prawo do podpisania

6.1. Aby zapewnić działalność, sekretarz kierownika ma prawo podpisywać dokumenty informacyjne i referencyjne dotyczące kwestii wchodzących w zakres jego obowiązków funkcjonalnych.

Zapoznanie się z instrukcją ___________ / ____________ / „___” _______ 20__

1. Postanowienia ogólne

1.1. Sekretarz należy do kategorii specjalistów przedsiębiorstwa, jest akceptowany i odwoływany przez dyrektora.

1.2. Głównym zadaniem sekretarza jest wsparcie organizacyjne i dokumentacyjne działań zarządczych.

1.3. Sekretarz podlega bezpośrednio do dyrektora generalnego Firmy.

1.4. Sekretarz musi posiadać umiejętność organizacji pracy z dokumentami, sporządzania dokumentacji, organizowania pracy kierowniczej, posługiwania się komputerem i sprzętem organizacyjnym (faks, drukarka, skaner, kserokopiarka, mini-PBX), znać kulturę pracy i etyka pracy, ochrony pracy, bezpieczeństwa i ochrony przeciwpożarowej.

2. Funkcje

Sekretarz pełni następujące funkcje:

2.1. Serwis informacyjny i referencyjny zgodnie z dokumentacją Spółki.

2.2. Doradztwo metodyczne i kontrola nad organizacją pracy biurowej w pionach strukturalnych Spółki.

2.3. Dokumentowanie działalności organów doradczych Spółki.

2.4. Usługa zarządzania operacyjnego i organizacyjnego.

2.5. Utrzymanie i uporządkowanie dokumentacja personalna i akta osobowe.

3. Obowiązki zawodowe

Sekretarz musi:

3.1. Przygotowywać wymagane dokumenty, zapewniają działalność finansowo-gospodarczą Spółki.

3.2. Zapewniamy recepcję, księgowość, rejestrację, kontrolę wykonania dokumentów, usługi informacyjne i referencyjne oraz przechowywanie informacji dokumentacyjnych.

3.3. Kontroluj jakość przygotowania, poprawność przygotowania, koordynację, zatwierdzanie dokumentów przedłożonych do podpisu kierownictwu przedsiębiorstwa.

3.4. Monitoruj wykonanie dokumentów i instrukcji kierownictwa, podejmuj szybkie działania mające na celu ich terminowe i wysokiej jakości wykonanie.

3.5. Odbieranie i dystrybucja poczty przychodzącej oraz wysyłanie poczty wychodzącej.

3.6. Prowadzenie komunikacji operacyjnej z organizacjami zewnętrznymi (zarówno komercyjnymi, jak i rządowymi).

3.7. Przyjmowanie gości.

3.8. Wykonywanie prac w zakresie dokumentacyjnego wsparcia zarządzania personelem firmy:

Wydawanie poleceń dla personelu;

Rejestracja kart osobistych formularza N T-2 lub akt osobowych;

Rejestracja zeszytów ćwiczeń;

Rejestracja i obsługa umów o pracę (umów);

Przygotowanie dokumentów podróży;

Rejestracja kart inwalidzkich;

Prowadzenie kart czasu pracy;

Przygotowywanie i przechowywanie lokalnych przepisów dotyczących personelu;

Organizacja terminowego zapoznawania nowych pracowników Spółki z dokumentacją niezbędną do wykonywania ich obowiązków, a także zapoznawanie pracowników pod podpisem z poleceniami, poleceniami szefa Spółki, kierownikami pionów strukturalnych i innymi dokumentami dotyczącymi zarządzania personelem firmy;

Wydanie informacji dot starszeństwo i płace.

3.9. Zapewnij maszynopis i kserokopiarkę.

3.10. Przeprowadzaj coroczną selekcję dokumentów do przechowywania archiwalnego lub zniszczenia.

3.11. Odbieranie i dystrybucja połączeń.

3.12. Zadbaj o życie biura, zamawiając wodę, produkty na przerwę kawową, artykuły papiernicze.

3.13. Wykonuj określone zadania zlecone przez kierownictwo.

Sekretarz ma prawo:

4.1. Poproś służby funkcjonalne o niezbędne materiały, a także wyjaśnienia przyczyn opóźnienia w realizacji zadań i instrukcje od kierownictwa.

4.2. Przeglądaj dokumenty i przesyłaj je do realizacji menadżerom i specjalistom Spółki.

4.3. Podejmuj decyzje w ramach swoich kompetencji.

4.4. Współpracuj ze wszystkimi służbami (pracownikami) Spółki w kwestiach sprawdzania wykonania dokumentów i dostarczania niezbędnych informacji kierownictwu.

5. Odpowiedzialność

Sekretarz jest odpowiedzialny za;

5.1. Jakość dokumentów przedstawionych do podpisu kierownictwu przedsiębiorstwa.

5.2. Nieostrożne, niedbałe podejście do rejestracji i konserwacji dokumentów.

5.3. Bezpieczeństwo dokumentów, ujawnianie informacji.

5.4. Niejasne i nieterminowe wykonanie obowiązków służbowych przewidzianych niniejszą instrukcją.