Audyt kadrowy przeprowadzono w celu sprawdzenia, czy zarządzanie dokumentacją kadrową w przedsiębiorstwie jest zgodne z ustalonymi standardami i ustawodawstwem rosyjskim. Kontrolę można przeprowadzić samodzielnie lub z udziałem niezależnych specjalistów.
Jakie są rodzaje audytów HR i jakie są podstawy ich przeprowadzania?
Audyt kadrowy może być wewnętrzny (co jest przeprowadzane na własną rękę przedsiębiorstw) i zewnętrznie (przy zaangażowaniu niezależnych specjalistów). Jednocześnie zewnętrzny Audyt kadrowy może mieć charakter nie tylko jednorazowy, ale także realizowany cyklicznie na zasadzie outsourcingu. Ponadto wynajętym funkcjonariuszom ds. kadr można również powierzyć pewną ilość pracy przy zapewnieniu produkcji kadrowej w danym przedsiębiorstwie.
Do prowadzenia wewnętrznego Audyt kadrowy tworzona jest prowizja, która zazwyczaj obejmuje:
- Kierownik Działu HR;
- prawnik;
- główny księgowy i/lub księgowy odpowiedzialny za prowadzenie dokumentacji płacowej;
- pracownik personalny.
Zatwierdzając skład komisji, należy koniecznie zapewnić obecność co najmniej jednego specjalisty, który dokładnie rozumie przepisy kadrowe i obieg dokumentów.
Dla Audyt kadrowy może być kilka powodów:
- Kiedy zostaje zwolniony pracownik działu personalnego i zostaje zatrudniony nowy pracownik.
- Zawsze, gdy sytuacja konfliktowa z pracownikami przedsiębiorstwa, co może skutkować kontrolą akt osobowych przez organy regulacyjne.
- W przypadku zmiany przepisów prawa pracy lub innych przepisów wydawane są nowe przepisy, w wyniku których zmienia się procedura prowadzenia dokumentacji kadrowej.
- Podczas wprowadzania zmian w systemie płatności pracowników.
- Z redukcją zatrudnienia na dużą skalę.
Metody audytu HR
Metody Audyt kadrowy warunkowo podzielone na następujące kategorie:
- Organizacyjno-analityczne - oparte na studiach dokumenty personalne i raportowanie. Stosując tę metodę, audytorzy sprawdzają główny pakiet dokumentacji za analizowany okres, a także badają inne wskaźniki finansowe, które wskazywałyby na wydajność personelu w przedsiębiorstwie.
Główny pakiet dokumentacji obejmuje:- opisy stanowisk pracy;
- ankiety i testy wypełniane przez pracowników;
- informacje o wydatkach na zatrudnienie/zwolnienie oraz na szkolenie/szkolenie personelu;
- dane dotyczące wynagrodzeń;
- informacje o saldzie zasoby pracy, a także opis specyfiki pracy;
- dokumenty potwierdzające stopień obrażeń i częstość występowania chorób zawodowych;
- dane o czasie pracy i finansowych wynikach wykorzystania siły roboczej.
- Społeczno-psychologiczne - na podstawie ankiety/wywiadu z rozmówcami-pracownikami audytowanego przedsiębiorstwa. Metoda ta jest najskuteczniejsza w ocenie motywacji pracowników do pracy, efektywności zarządzania i uzasadnienia istniejącego systemu wynagradzania.
- Gospodarczy- na podstawie porównania wskaźników społeczno-ekonomicznych przedsiębiorstwa ze standardami regulacyjnymi.W tym przypadku standardy istniejące w branży, prawnie ustalone standardy są porównywane z wartościami istniejącymi w przedsiębiorstwie. W wyniku zastosowania tej metody możliwa będzie ocena, czy warunki pracy w przedsiębiorstwie są konkurencyjne i jak efektywnie działa usługa HR.
Audyt HR etap po etapie
W domu Audyt kadrowy ma kilka etapów. Kolejność etapów Audyt kadrowy ma charakter chronologiczny, a same etapy płynnie przechodzą jeden w drugi. W zależności od wybranej metody Audyt kadrowy początkowe etapy mogą się nieznacznie różnić.
Gradacja Audyt kadrowy:
- Rozwiązywanie problemów organizacyjnych, w tym:
- tworzenie zadań i celów Audyt kadrowy;
- utworzenie komisji i zatwierdzenie jej składu na polecenie kierownika;
- ustalanie terminów kontroli.
- Utwórz plan przeglądu z terminami wykonania każdego zadania. Na tym samym etapie metoda, która zostanie zastosowana do przeprowadzenia Audyt kadrowy.
- Stworzenie listy dokumentów do sprawdzenia.
- Sprawdzenie aktualności i dostępności dokumentów znajdujących się na powyższej liście. Aby zrealizować ten etap, zwykle tworzony jest znak, w którym dla każdego badanego dokumentu dokonuje się wpisu: czy dokument jest dostępny oraz czy jego treść odpowiada rzeczywistości i normom prawnym.
- Aktywacja wyniku weryfikacji. Na podstawie wyników Audyt kadrowy sporządzana jest ustawa (raport), w której opisano wszystkie stwierdzone braki i nieścisłości, a także zaproponowano działania mające na celu ich usunięcie.
Audyt dokumentów personalnych: lista
Audyt kadrowy polega na pracy z dokumentacją. Stosując metodę socjopsychologiczną, analizie poddaje się ankiety wypełniane przez pracowników. Jeśli jest używany Metoda analityczna, następnie sprawdzane są wszystkie dostępne dokumenty kadrowe w przedsiębiorstwie.
Wśród dokumentów wymaganych do weryfikacji znajdują się:
- umowy o pracę;
- zeszyty ćwiczeń i dziennik ich ruchu;
- harmonogram zatrudnienia;
- harmonogram wakacji;
- karty osobowe i akta osobowe pracowników;
- arkusze normalizacji i ewidencji czasu pracy;
- zamówienia na kwestie personalne wraz z podstawą ich wydania;
- regulacje wewnętrzne, umowy o ochronie danych osobowych, instrukcje dotyczące ochrony pracy i inne ustawy lokalne, a także czasopisma z ich zapoznaniem.
Audyt dokumentacji personalnej: cechy
Ze względu na duży obieg dokumentów w przedsiębiorstwie istnieje możliwość przeprowadzenia procedury skróconej (ekspresowej). Audyt kadrowy. Nie można zatem przeprowadzić pełnej weryfikacji dokumentacji, lecz wybiórczą. Jeśli terminy kontroli są napięte, jest to najlepsza opcja. Przecież w krótkim czasie można ocenić stan zarządzania dokumentacją kadrową w firmie.
Również Audyt kadrowy może wiązać się ze sprawdzeniem dokumentacji w kontekście ogólnych dokumentów personalnych. Można też przeprowadzić kontrolę określonych kategorii personelu. Wybór każdej metody weryfikacji zależy od jej celów i zadań.
Aby mieć pewność, że inspekcja Cię nie zaskoczy, musisz jasno wiedzieć, jakie dokumenty może sprawdzić państwowa inspekcja pracy i Fundusz emerytalny RF, a także mieć je w magazynie. Ponieważ podstawy zlecania kontroli przez organy podatkowe są różne (planowa kontrola zgodności z przepisami prawo pracy, weryfikacja faktów dotyczących wypadków przy pracy, odwołania organów związkowych, pracowników w sprawie naruszeń prawa, informacje otrzymane od organów ścigania), wówczas lista sprawdzanych dokumentów może się znacznie różnić. Aby uniknąć problemów, firmy powinny również przeprowadzić własny audyt HR.
Inspekcja Pracy jest głównym organem odpowiedzialnym za zapewnienie przestrzegania ochrony praw i wolności pracowniczych, w tym prawa do bezpiecznych warunków pracy oraz zapewnienie przestrzegania przez pracodawców przepisów prawa i innych regulacji.
Inspekcja pracy jest głównym organem, którego zadaniem jest egzekwowanie ochrony praw i wolności pracowniczych, w tym prawa do bezpiecznych warunków pracy, oraz zapewnienie przestrzegania przez pracodawców przepisów prawa i innych przepisów.
W związku z przydzielonymi zadaniami zostały określone główne uprawnienia. Federalna Inspekcja Pracy przeprowadza inspekcje, ankiety, wydaje obowiązkowe nakazy w celu wyeliminowania naruszeń, sporządza protokoły dotyczące wykroczeń administracyjnych w granicach swoich uprawnień, przygotowuje inne materiały (dokumenty) w sprawie pociągnięcia sprawców przed wymiar sprawiedliwości zgodnie z przepisami federalnymi i innymi przepisami akty prawne Federacji Rosyjskiej itp. .
Jeżeli inspektorzy ujawnią naruszenia w organizacji, kierownik, główny księgowy i kierownik działu kadr mogą zostać ukarani. Jeżeli urzędnik był już karany za podobne wykroczenie administracyjne, może zostać pozbawiony uprawnień na okres od roku do trzech lat zgodnie z art. 5.27 Kodeks wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej. Ponadto sankcje mogą zostać nałożone również na osobę prawną. Odmowa i sprzeciw wobec kontroli podlega karze przewidzianej w art. 19.4 Kodeks wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej. Naruszenie przepisów prawa pracy może również skutkować zawieszeniem działalności organizacji na okres do 90 dni.
Kary: odpowiedzialność administracyjna pracodawcy
Pracodawca może ponieść odpowiedzialność administracyjną w następujących przypadkach:
- utrudnianie działalności państwowych inspektorów pracy, w szczególności nieprzestrzeganie wydanych przez nich poleceń, stosowanie gróźb użycia przemocy lub działań brutalnych wobec samych inspektorów (art. 363 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Na podstawie art. 19.4 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej nieposłuszeństwo zgodnemu z prawem zarządzeniu lub żądaniu funkcjonariusza organu sprawującego kontrolę państwową, a także utrudnianie temu funkcjonariuszowi wykonywania obowiązków służbowych, pociąga za sobą upomnienie lub nałożenie kary kara administracyjna nałożona na urzędników;
- naruszenie ustanowionej przez prawo procedury gromadzenia, przechowywania, wykorzystywania lub rozpowszechniania informacji o obywatelach (danych osobowych). W związku z tymi naruszeniami przewidziana jest sankcja w formie upomnienia lub nałożenia kary administracyjnej na urzędników;
- niepodjęcie decyzją organu rozpatrującego sprawę o przestępstwo administracyjne środków mających na celu wyeliminowanie przyczyn i warunków, które przyczyniły się do popełnienia przestępstwa administracyjnego. W tym przypadku wobec urzędników stosuje się środek taki jak kara administracyjna;
- nieprzekazanie lub nieterminowe przekazanie państwu informacji przewidzianych przez prawo i niezbędnych temu organowi do wykonywania jego czynności prawnych, a także przekazanie urzędnikom i inspektorom informacji w formie niekompletnej lub zniekształconej. W tym przypadku kara administracyjna dotyczy nie tylko urzędników, ale także osoby prawne.
Sprawdzenie firmy: niezbędne podstawy
Podstawą zarządzenia kontroli przez inspektorat może być:
- plany pracy mające na celu monitorowanie zgodności z przepisami prawa pracy;
- fakty dotyczące wypadków przemysłowych;
- skargi organów związkowych, pracowników lub innych osób dotyczące naruszeń prawa pracy, innych spraw należących do kompetencji federalnej inspekcji pracy;
- informacje otrzymane od organów ścigania.
Planowany audyt przeprowadza się nie częściej niż raz na dwa lata. Jeżeli firma jest małym przedsiębiorstwem, biegli rewidenci nie mają prawa przeprowadzać audytu jej działalności przez okres 3 lat od dnia. Zwykle kontrolę zgłasza się na dzień lub dwa dni przed jej rozpoczęciem, chyba że informacja ta, w ocenie inspektoratu, mogłaby zniweczyć wyniki kontroli i pozwolić firmie na jej szybkie ukrycie. Ponadto planowana inspekcja może być kompleksowa, gdy dogłębnie zbadany zostanie określony obszar działalności organizacji związany ze zgodnością z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej.
Należy zwrócić uwagę na kwestie weryfikacji. Inspektorzy nie mogą ich przekraczać. Na przykład, jeśli tematem audytu jest naliczanie i wydawanie wynagrodzeń, inspektorzy sprawdzą dokumenty związane ze zwolnieniami pracowników.
W związku z tym przede wszystkim należy ustalić całą listę dokumentów, które można sprawdzić. Nie ma jednej ogólnej listy dokumentów, które musi posiadać każda organizacja. W różnych aktach prawnych znajdują się odniesienia do konieczności prowadzenia określonych dzienników, zarządzeń i innych dokumentów. W związku z tym oraz w zależności od branży, do której należy przedsiębiorstwo, konieczne jest sporządzenie wykazu dokumentów, które zgodnie z aktami prawnymi muszą znajdować się w organizacji.
Audyt organizacji: jakie dokumenty można sprawdzić
Dokumenty można podzielić na następujące typy:
- Indywidualne przepisy lokalne (patrz tabela 1);
- Obowiązkowe lokalne akty organizacji (patrz tabela 2);
- Przepisy lokalne zatwierdzone z uwzględnieniem opinii komisji związkowej (patrz tabela 3).
Tabela 1
Indywidualne przepisy lokalne
Zwiń pokaz
Tabela 2
Obowiązkowe lokalne akty organizacji
Zwiń pokaz
Tabela 3
Przepisy lokalne zatwierdzone z uwzględnieniem opinii komisji związkowej
Zwiń pokaz
Systematyzacja informacji: jak zorganizować obieg dokumentów
Z wypowiedzi pracowników o naruszeniu ich praw (nałożenie postępowanie dyscyplinarne, nielegalne zwolnienie) mogą być wymagane także następujące dokumenty:
- układ zbiorowy Odpowiedzialność finansowa(Artykuł 245 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
- umowy o pełnej indywidualnej odpowiedzialności finansowej (art. 244 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
- przepisy dotyczące ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa;
- przepisy dotyczące adaptacji pracowników;
- przepisy dotyczące kolejności przejazdu okres próbny;
- przepisy dotyczące certyfikacji pracowników.
Specjalny należy zwrócić uwagę na usystematyzowanie informacji w aktach osobowych . W tym celu zaleca się, aby instytucje i organizacje prowadziły następujące logi:
W naszym przypadku:
- dziennik wydania zapisy pracy. Konieczność jej prowadzenia podyktowana jest prawem pracownika do żądania dokumentów związanych z pracą, a także obowiązkiem wystawienia książeczki pracy w dniu zwolnienia. W przypadku zaistnienia kontrowersyjnej sytuacji pracodawca będzie mógł potwierdzić pracownikowi wydanie zeszytu pracy;
- dziennik umów o pracę. Szczególnie przydatne w przypadku duża ilość zatrudnionych pracowników, a także przy zawieraniu umów o pracę na czas określony, aby można było śledzić daty ich wygaśnięcia. Jest to konieczne w związku z wymogiem określonym w art. 79 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, zgodnie z którym pracownik musi zostać powiadomiony o rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony z powodu jej wygaśnięcia co najmniej na trzy dni kalendarzowe przed zwolnieniem. W przeciwnym razie warunek dotyczący umowy o pracę na czas określony traci moc i umowę o pracę uważa się za zawartą na czas nieokreślony (art. 58 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
- dziennik zamówień dla personelu. Wymagane do dokładnego rozliczania numerów seryjnych zamówień personelu. W zależności od ilości pracowników w firmie możesz prowadzić jeden dziennik dla wszystkich zleceń (przyjęć, przeniesień, zwolnień itp.) lub zarejestrować każdy rodzaj zleceń w osobnym dzienniku;
- dziennik zapoznania się z lokalnymi przepisami. Konieczność jego utrzymania wynika z art. 68 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, zgodnie z którym pracodawca ma obowiązek zapoznać pracownika z lokalnymi przepisami pod podpisem przy zatrudnianiu go, jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę;
- dziennik odpraw bezpieczeństwa zgodnie z art. 10 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej;
- dziennik pracowników wypełniających obowiązkowe badanie lekarskie zgodnie z art. 69 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej.
Po weryfikacji dokumentów sprawdzana jest jakość istniejących dokumentów pod kątem wymagań prawnych.
W związku z tym audytorzy sprawdzą prowadzenie przez organizację podstawowej dokumentacji dotyczącej akt osobowych, rozliczania wykorzystania czasu pracy i rozliczeń z personelem w zakresie wynagrodzeń. W której niezbędne dokumenty muszą być zgodne z ujednoliconymi formularzami zatwierdzonymi dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 6 kwietnia 2001 r. nr 26 (karty osobiste pracowników, polecenia personelu (przy zatrudnieniu, przeniesieniu, urlopie, zwolnieniu, podróżach służbowych, premiach itp.), tabela personelu, arkusz czasu pracy, odcinki płatności i wynagrodzeń itp.).
Należy zaznaczyć, że firma może nie posiadać niektórych z powyższych dokumentów, na przykład opisów stanowisk pracy i odpowiedzialność zawodowa mogą być zawarte w postanowieniach umowy o pracę.
Można także podkreślić pewne szczegóły dotyczące prowadzenia poszczególnych dokumentów. Jeśli więc organizacja zatrudnia pracowników o nieregularnym czasie pracy, należy sporządzić listę stanowisk takich pracowników. Jeżeli umowa o pracę zawiera zapis nakazujący pracownikom zachowanie tajemnicy przedsiębiorstwa, wówczas musi istnieć zapis dotyczący ochrony tych tajemnic. Jednocześnie należy jasno określić wykaz informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, a pracownicy muszą się z nimi zapoznać przy podpisywaniu. Zasady wewnętrzne regulamin pracy są dokumentem obowiązkowym, ale mogą stanowić załącznik do układu zbiorowego
Harmonogram urlopów ustalany jest na dwa tygodnie przed nowym rokiem kalendarzowym. Wszyscy pracownicy organizacji muszą się z nim zapoznać. Często zdarza się, że pracownicy z różnych powodów faktycznie nie odpoczywają zgodnie z harmonogramem, ale rozkład zajęć na papierze pozostaje niezmieniony, a pracownicy w swoich kartach czasu pracy mają przypisane dni robocze. Naruszenia te mogą również zostać wykryte przez inspektorów. W związku z tym, jeżeli harmonogram nie pokrywa się z faktycznym urlopem pracowników, wskazane jest przyjęcie wniosków od pracowników o dokonanie zmian w harmonogramie i okolicznościach przełożenia urlopu oraz wprowadzenie zmian w harmonogramie. Pracownika należy także powiadomić o godzinie rozpoczęcia urlopu, za podpisem, nie później niż na dwa tygodnie przed jego rozpoczęciem. Urlopu należy udzielić zgodnie z zarządzeniem. Dobrym pomysłem byłoby uzyskanie od pracownika zatrudnionego na pół etatu potwierdzenia, że w swojej głównej pracy wyjechał na urlop.
Dość często inspektorzy wymagają, aby każda strona umowy o pracę zawierała podpisy pracownika i pracodawcy. W praktyce nie jest to często wykonywane. Dla pracodawcy wygodne jest to, że umowę o pracę wystarczy zapieczętować spinaczem do papieru. Arkusze takiej umowy można łatwo wymienić. Umowa, która nie jest podpisana na każdym arkuszu, zostanie oczywiście uznana za prawidłowo zawartą, ponieważ przepisy nie przewidują wymogu podpisania każdej strony umowy przez obie strony. Jednocześnie utrwalona praktyka podpisywania umów cywilnych wskazuje na celowość sporządzenia takiego dokumentu. Praktyka ta często przenosi się na stosunki pracy.
Należy zaznaczyć, że naruszenia prawa dotyczą w szczególności płatności (nieudzielenie dodatkowych płatności w związku z pracą w weekendy i wakacje, niewypłacanie premii, wypłaty rekompensat).
Niektóre spółki zamiast wynagrodzenia pieniężnego zapewniają pracownikom czas wolny za nadgodziny, co stanowi naruszenie wymogów art. 54, 55, 88, 89 i 90 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej i mogą być również sprawdzane przez inspektorów.
W przypadku wniosków do inspekcji pracy w sprawie opóźnień w wypłacie wynagrodzeń lub nieprawidłowego obliczenia płatności inspektorzy z pewnością poproszą Cię o przedłożenie zamówień, wyciągów z konta osobistego, dokumentów płatniczych, które pozwolą im ustalić termin rozliczeń w przypadku zwolnienia lub urlopu . Pamiętaj, że organizacja jest zobowiązana zapłacić pracownikowi w dniu zwolnienia i podczas urlopu. Jeżeli z jakiegokolwiek powodu terminy określone przez prawo zostaną naruszone, pracownikom należy zapłacić odsetki w wysokości nie mniejszej niż 1/300 stopy refinansowania Centralnego Banku Federacji Rosyjskiej za każdy dzień opóźnienia zgodnie z art. . 236 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Za naruszenie terminów płatności - jako środek zapobiegawczy nawrotom - audytorzy mogą ukarać dyrektora firmy lub głównego księgowego grzywną w wysokości od 1000 do 5000 rubli. (Artykuł 5.27 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej).
Kwestia certyfikacji miejsca pracy może przyciągnąć uwagę inspektorów w przypadku wykrycia wypadku w przedsiębiorstwie. Wszystkie stanowiska pracy dostępne w organizacji podlegają certyfikacji stanowisk pracy pod kątem warunków pracy. Polega na ocenie stanowisk pracy w oparciu o wskaźniki higieny, bezpieczeństwo urazów oraz wyposażenie pracowników w środki ochrony indywidualnej. Certyfikację tę należy przeprowadzać co najmniej raz na pięć lat. Dokumenty certyfikacyjne miejsca pracy są przechowywane w organizacji przez 45 lat. Dla każdego Miejsce pracy należy sporządzić kartę świadectwa pracy.
Treść lokalnych przepisów dotyczących praw i obowiązków pracowniczych powinna być znana każdemu pracownikowi. Rozważając dokumentowanie przepisami lokalnymi, należy przede wszystkim zwrócić uwagę na fakt, że badana ustawa, będąc dokumentem pisemnym, ma określone wymagania dotyczące formy, języka, stylu przedstawienia, struktury i treści, obecności istotnych szczegółów (data uchwalenia , numer, nazwa, numer rejestracyjny itp.), regulują wymogi pracy biurowej i lokalnej przepisy prawne, przyjęte centralnie na zlecenie przedsiębiorstwa (organizacji). Dokumenty muszą być ze sobą spójne.
Złożone zagadnienia inspekcyjne: praktyka sądowa
Ważne jest zachowanie poufności danych osobowych. Rozporządzenie o poufności danych osobowych w organizacji jest dokumentem ustalającym podstawowe zasady ochrony informacji stanowiących dane osobowe pracowników. Zasady ustanawiają normy i wymagania, których należy przestrzegać. Konieczność wprowadzenia tego dokumentu w życie wynika z treści rozdziału. 14 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Dokument ten musi zapewniać przede wszystkim ochronę danych osobowych pracowników organizacji na wszystkich etapach procesu działalności statutowej danej organizacji, w tym również niezautomatyzowanych. W uchwale Dziewiątego Arbitrażowego Sądu Apelacyjnego z dnia 07.06.2006, 14.06.2006 nr 09AP-4259/2006-AK w sprawie nr A40-8448/06-119-84 sędziowie zauważyli, że pracodawca jest obowiązany stworzyć warunki techniczne ochrony danych osobowych pracowników przed ich bezprawnym wykorzystaniem, w szczególności zapewnić szczególny reżim dostępu do pomieszczeń, w których przechowywane są odpowiednie informacje, wyposażyć pomieszczenia do przechowywania wykluczające nieuprawniony dostęp do informacji itp.
Należy także zwrócić uwagę na uregulowanie kwestii różnorodnych odpłat, w tym motywacyjnych i wyrównawczych, przewidzianych w przepisach lokalnych. Przykładem jest Postanowienie Najwyższego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej z dnia 26 stycznia 2005 r. nr 16141/04. Zdaniem Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej przepisy dotyczące podatków i opłat ani diet dziennych, ani trybu ich ustalania w związku z podatkiem dochodowym osoby Nie określono: porządek ogólny ustanawianie takich standardów i ograniczanie ich wielkości przewiduje wyłącznie prawo pracy . Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, w przypadku wysłania w podróż służbową pracodawca jest zobowiązany do wypłaty pracownikowi odszkodowania dodatkowe wydatki związane z zamieszkaniem poza miejscem stałego zamieszkania (dieta dzienna). Obecnie, w związku z masowym przechodzeniem pracodawców na system wypłaty wynagrodzeń za pośrednictwem rachunków bankowych (kart), konieczne jest zapewnienie takiej wypłaty w umowie o pracę. W przeciwnym razie będziesz musiał uzyskać pisemną zgodę wszystkich nowo zatrudnionych pracowników na przelewanie wynagrodzeń na ich konto karty. W Kodeks Pracy ustalono, że wynagrodzenie jest wypłacane pracownikowi co najmniej co pół miesiąca w dniu określonym w wewnętrznych przepisach pracy, układzie zbiorowym.
Statystyki wyraźnie pokazują, że błędy pracodawców w kwestiach ochrony pracy są bardzo częste i dominują wśród innych wykroczeń. Należy szczególnie zaznaczyć, że wszystkie powyższe dokumenty muszą być w porządku, niezależnie od tego, jak faktycznie rozwijała się relacja między pracodawcą a pracownikiem.
Przypisy
Zwiń pokaz
„Dział Kadr Instytucji Budżetowej”, 2008, N 6
Dokumentacja kadrowa każdego przedsiębiorstwa musi być przechowywana w ustanowione przez prawo OK. Wykorzystuje się go nie tylko w pracy działu HR, ale jest także niezbędny pracownikom księgowości do naliczania wynagrodzeń, premii i wynagrodzeń urlopowych. Dokumenty kadrowe mogą być sprawdzane przez inspekcję pracy lub inspekcję skarbową, a sami pracownicy mogą potrzebować ich do złożenia wniosku do funduszu emerytalnego lub do otrzymania świadczeń przewidzianych przez prawo.
Audyt zarządzania dokumentacją personalną ma na celu sprawdzenie zgodności tej ostatniej w organizacji z normami rosyjskiego ustawodawstwa i innych aktów prawnych obowiązkowych do wykonania na terytorium Federacji Rosyjskiej, identyfikację i skorygowanie naruszeń, a także zapobieganie negatywnym konsekwencje tych naruszeń. W tym artykule dowiesz się, w jakich przypadkach należy przeprowadzić taki audyt, kto go przeprowadza i jak prawidłowo udokumentować jego wyniki.
Przypadki przeprowadzenia audytu zarządzania dokumentacją kadrową
Audyt zarządzania dokumentacją kadrową (zwany dalej audytem) można przeprowadzić w każdym momencie, gdy zachodzi konieczność oceny stopnia zgodności istniejącego stanu dokumentacji kadrowej z wymaganymi standardami. Istnieją jednak przypadki, w których wskazane jest przeprowadzenie audytu w celu wyeliminowania w przyszłości pytań o odpowiedzialność za popełnione błędy, zapobieżenia ściganiu itp.:
- przy zmianie pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie dokumentacji kadrowej;
- gdy urażony pracownik zostaje zwolniony (nie zgadza się z treścią zwolnienia, zostaje pozbawiony premii itp.) i zwraca się do inspekcji pracy;
- przy zmianie szefa organizacji;
- gdy przepisy regulujące procedurę prowadzenia zmian w dokumentacji personalnej;
- przy zmianie systemu wynagrodzeń;
- z masowymi zwolnieniami pracowników.
Kto przeprowadza audyt
Audytu dokumentacji kadrowej nie należy mylić z audytem przeprowadzanym w dziale księgowości organizacji. W ten ostatni przypadek audyt przeprowadzają zawodowi audytorzy, którzy zdali egzamin i otrzymali certyfikat. Audyt zarządzania dokumentacją kadrową może przeprowadzić specjalista znający wymagania ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej, a także posiadający kompetencje zawodowe w zakresie prawa pracy i zarządzania dokumentacją kadrową. Obecnie tego typu audyty często powierzane są organizacjom zewnętrznym. W takim przypadku specjaliści sprawdzają dokumentację personelu i składają raport wskazujący zidentyfikowane naruszenia i zalecenia dotyczące ich eliminacji.
Audyt możesz także przeprowadzić samodzielnie. Specjalistą może być kierownik działu personalnego, prawnik, a w przypadku zmiany osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dokumentacji kadrowej zarówno poprzedni pracownik, jak i nowy pracownik mogą zostać objęci prowizją i w ten sposób przeprowadzić przeniesienie sprawy.
Etapy przeprowadzania audytu zarządzania dokumentacją kadrową
- Etap organizacyjny.
- Ustalenie listy dokumentów podlegających weryfikacji.
- Uzgadnianie dokumentów.
- Sprawdzanie dokumentacji kadrowej.
- Przygotowywanie raportów z audytów HR.
Przyjrzyjmy się każdemu etapowi bardziej szczegółowo.
Na pierwszym etapie organizacyjnym konieczne jest:
- określić cele i zadania przeprowadzenia audytu personalnego;
- utworzyć komisję, w której wskazane jest włączenie kierownika działu personalnego, głównego księgowego, prawnika;
- określić termin audytu (nie określony przez prawo, zależy od liczby pracowników organizacji i może wahać się od kilku dni do jednego do dwóch miesięcy);
- wydać polecenie przeprowadzenia kontroli akt osobowych.
Następnie musisz ustalić listę dokumentów do sprawdzenia. Ujednolicona lista Dokumenty, które musi posiadać każda organizacja, nie są określone przez prawo. W różnych aktach prawnych znajdują się odniesienia do konieczności prowadzenia określonych dzienników, zarządzeń i innych dokumentów. W związku z tym w zależności od branży, w której działa przedsiębiorstwo, konieczne jest sporządzenie wykazu dokumentów, które zgodnie z aktami prawnymi muszą znajdować się w organizacji. Wymagane dokumenty obejmują:
- umowy o pracę(Artykuły 56, 67 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
- harmonogram urlopów (art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
- tabela personelu (art. 15, 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej). Choć ustawa nie określa obligatoryjnego charakteru tego dokumentu, potrzebę jego utrzymania uzasadniono w nr 1 naszego magazynu za rok 2008;
- zeszyty ćwiczeń (art. 66 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
- księga wpływów i wydatków do rozliczania formularzy zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich, księga rozliczeniowa przemieszczania zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich. Obowiązek prowadzenia tych ksiąg wskazany jest w ust. VI Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. N 225 „W książeczkach pracy” (zwany dalej dekretem N 225). Formy książek zatwierdzają załączniki 2, 3 do uchwały Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 10 października 2003 r. N 69 „W sprawie zatwierdzenia Instrukcji wypełniania zeszytów ćwiczeń”;
- arkusz czasu. Zalecaną formę karty raportu zatwierdzono uchwałą Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 01.05.2004 N 1 „W sprawie zatwierdzenia ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rejestrowania pracy i jej płatności” (zwanej dalej uchwałą N 1). Jednakże zgodnie z ust. 2 tej uchwały nie stosuje się wzoru karty czasu pracy instytucje budżetowe. Jednocześnie art. 91 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej nakłada na pracodawcę obowiązek prowadzenia ewidencji czasu faktycznie przepracowanego przez każdego pracownika. Dlatego też w każdej organizacji wymagane jest prowadzenie karty sprawozdań, a jej formę można ustalić na poziomie wydziałowym;
- karty imienne formularza N T-2 i N T-2GS(MS) („Karta osobista pracownika państwowego (miejskiego)”). Zatwierdzony także Uchwałą nr 1. Obowiązek prowadzenia tego dokumentu wynika z ust. 12 Zasad prowadzenia i przechowywania zeszytów pracy, sporządzania formularzy zeszytów pracy i udostępniania ich pracodawcom, zatwierdzonych Uchwałą nr 225. W szczególności jest to stwierdził, że z każdym wpisem do księgi pracy pracodawca ma obowiązek poinformować właściciela o wykonywanej pracy, przenieść się na inną stałą pracę i zwolnić za pokwitowaniem w swojej karcie pracy, która powtarza wpis w książce pracy. Forma karty osobistej jest zatwierdzana przez Państwową Komisję Federacja Rosyjska według statystyk;
- zamówienia dla personelu (nakaz zatrudnienia pracownika, przeniesienia na inną pracę, udzielenia urlopu, rozwiązania (rozwiązania) umowy o pracę, wysłania w podróż służbową, awansu). Formy tych ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej zatwierdza Uchwała nr 1. Zgodnie z ust. 2 rozpatrywanej uchwały formularze te rozciągają się na organizacje, niezależnie od formy własności, działające na terytorium Federacji Rosyjskiej ;
- akta osobowe pracowników. Konieczność ich utrzymania określają przepisy wydziałowe. Jako przykład można podać art. 24 ustawy federalnej z dnia 21 lipca 1997 r. N 114-FZ „W służbie w organach celnych Federacji Rosyjskiej”, zgodnie z którą służba w organach celnych znajduje odzwierciedlenie w Akta osobowe celnik. Akta osobowe pracownika organu celnego prowadzone są przez służbę kadrową organu celnego i po przeniesieniu wskazanego pracownika przesyłane są do nowego miejsca służby. Tryb prowadzenia akt osobowych funkcjonariuszy celnych ustala Szef Federalnej Służby Celnej. Podobną zasadę zawiera art. 41 ust. 2 ustawy federalnej z dnia 17 stycznia 1992 r. N 2202-1 „O prokuraturze Federacji Rosyjskiej”. W szczególności wskazuje się, że akta osobowe pracownika prokuratora zawierają informacje o wskazanym pracowniku, jego służbie w organach i instytucjach prokuratury oraz zaawansowanym przeszkoleniu. Tryb prowadzenia akt osobowych pracowników prokuratury ustala Prokurator Generalny Federacji Rosyjskiej, a pracowników Komisji Śledczej przy Prokuraturze Federacji Rosyjskiej – Przewodniczący Komisji Śledczej przy Prokuraturze Federacji Rosyjskiej Federacja. Obecnie obowiązują inne regulacje resortowe, które określają konieczność prowadzenia akt osobowych pracowników;
- lokalne prawo. Artykuł 8 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej ustanawia prawo pracodawców do przyjmowania lokalnych przepisów zawierających normy prawa pracy, które nie są sprzeczne z obowiązującym ustawodawstwem i nie pogarszają w porównaniu z nim praw pracowników. Należą do nich: wewnętrzne przepisy pracy (art. 189 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej), instrukcje dotyczące ochrony pracy (klauzula 21 ust. 2, art. 212 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej), przepisy dotyczące ochrony danych osobowych pracowników (art. 87 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej), przepisy dotyczące wynagrodzeń i premii, jeżeli odpowiednia sekcja nie znajduje się w wewnętrznych przepisach pracy (art. 135 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej) itp.
Ponadto, jeśli wymagają tego warunki pracy, organizacja może przechowywać następujące dokumenty:
- układ zbiorowy (jeżeli pracodawca i pracownicy osiągną porozumienie w tej sprawie);
- opisy stanowisk pracy (jeżeli obowiązki służbowe nie są zawarte w umowie o pracę);
- wykaz stanowisk pracowników o nieregularnym czasie pracy;
- rozkład zmian;
- umowa w sprawie zbiorowej odpowiedzialności finansowej (art. 245 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
- umowy o pełnej indywidualnej odpowiedzialności finansowej (art. 244 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
- przepisy dotyczące ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa;
- przepisy dotyczące adaptacji pracowników;
- przepisy dotyczące trybu przejścia okresu próbnego;
- przepisy dotyczące certyfikacji pracowników.
Szczególną uwagę należy zwrócić na usystematyzowanie informacji w aktach osobowych. W tym celu zaleca się, aby instytucje i organizacje prowadziły następujące logi:
- dziennik umów o pracę. Jest to szczególnie przydatne w przypadku zatrudniania dużej liczby pracowników, a także przy zawieraniu umów o pracę na czas określony, aby można było na bieżąco śledzić daty ich wygaśnięcia. Jest to konieczne w związku z wymogiem określonym w art. 79 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, zgodnie z którym pracownik musi zostać powiadomiony o rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony z powodu jej wygaśnięcia co najmniej na trzy dni kalendarzowe przed zwolnieniem. W przeciwnym razie warunek dotyczący umowy o pracę na czas określony traci moc i umowę o pracę uważa się za zawartą na czas nieokreślony (art. 58 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej);
- dziennik zamówień dla personelu. Wymagane do dokładnego rozliczania numerów seryjnych zamówień personelu. W zależności od liczby pracowników firmy, możesz prowadzić jeden dziennik dla wszystkich zleceń - przyjęcia, przeniesienia, zwolnienia itp. lub zarejestruj każdy rodzaj zlecenia w osobnym dzienniku;
- dziennik zapoznania się z lokalnymi przepisami. Konieczność jego utrzymania wynika z art. 68 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, zgodnie z którym pracodawca ma obowiązek zapoznać pracownika z lokalnymi przepisami pod podpisem przy zatrudnianiu go, jeszcze przed podpisaniem umowy o pracę.
To nie jest pełna lista dzienników personelu wymaganych do księgowości. Możliwe jest prowadzenie ewidencji spraw osobistych, urlopów, delegacji w podróżach służbowych, wydawanie zaświadczeń o podróżach, ewidencjonowanie zwolnień lekarskich, wydawanie zaświadczeń, sprawdzanie stanu rejestracji wojskowej, zdanie obowiązkowych badań lekarskich dla pracowników, wystawianie polis zdrowotnych i emerytalnych, itp.
Prawo nie określa zalecanych form tych czasopism, dlatego w każdym przedsiębiorstwie są one opracowywane w formie bezpłatnej. Obowiązkowe jest, aby wszystkie strony dziennika były ponumerowane, zszyte, opieczętowane pieczęcią organizacji i podpisane przez kierownika organizacji lub osobę odpowiedzialną za prowadzenie dokumentów personalnych.
Kiedy lista zostanie ustalona potrzebne dokumenty W przypadku pełnej dokumentacji kadrowej przeprowadza się uzgadnianie dokumentów, czyli proces porównywania dokumentów dostępnych w instytucji z dokumentami wymaganymi. Można to przedstawić w formie tabeli.
Lista niezbędnych dokumenty | Dokument w magazynie | Dokument nieobecny | Notatka |
| Tabela personelu | |||
Harmonogram wakacji | |||
Regulamin płatności pracy i premii | Ze względu na zmiany w pracy opracować ustawodawstwo projekt nowego wydania Regulamin do zatwierdzenia w zgodnie z art. 135 Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej. Przedstaw pracownikom nowość w brzmieniu zmienionym Regulaminem pkt |
||
| Umowy o pracę | Uzupełnij brakujące informacje bezpośrednio do tekstu umowę o pracę i określić brakujące warunki podanie do pracy umową lub odrębnie za zgodą stron, zawarta w formie pisemnej |
||
| Dziennik księgowy umowy o pracę | Opracuj formę magazynu |
||
Magazyn zapoznawczy z lokalnymi przepisy prawne | |||
Po weryfikacji dokumentów sprawdzana jest jakość istniejących dokumentów pod kątem wymagań prawnych. Rozkazy dotyczące działalności podstawowej należy przechowywać oddzielnie od zamówień na personel. Wszystkie dokumenty należy sprawdzić pod kątem podpisów osoby upoważnionej, wiz zatwierdzających, numerów rejestracyjnych, notatek pracowniczych dotyczących zapoznania się ze zleceniem, notatek wykonawczych.
Szczególną uwagę należy zwrócić na sprawdzenie dokumentacji pracy. Po pierwsze, instytucja musi posiadać zarządzenie wyznaczające osobę odpowiedzialną za prowadzenie dokumentacji pracy. Następnie należy sprawdzić, czy wszystkie zeszyty ćwiczeń są zarejestrowane w księdze rozliczeniowej ruchu zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich. Wpisów do zeszytów ćwiczeń należy dokonywać na podstawie odpowiednich zarządzeń, nie dopuszcza się przekreśleń ani plam. Wszystkie wpisy muszą zostać zduplikowane na osobistej karcie pracownika, Formularz N T-2, i poświadczone podpisem pracownika. Zeszyty ćwiczeń wraz z wkładkami należy przechowywać w ognioodpornym sejfie.
Ostatnim etapem audytu personalnego jest przygotowanie raportu z jego przeprowadzenia. Raport przygotowywany jest w dowolnej formie, opracowanej bezpośrednio przez organizację. Powinien odzwierciedlać dane dotyczące aktualnego stanu dokumentacji kadrowej, zidentyfikowanych braków, zalecanych działań w celu ich wyeliminowania oraz określić, czy cele audytu zostały osiągnięte.
Przy zmianie pracownika odpowiedzialnego za prowadzenie dokumentacji kadrowej należy sporządzić akt przyjęcia i przekazania spraw i odnotować w nim, jakie dokumenty zostały sprawdzone, jakie niespójności i braki wykryto. Do ustawy załącza się wykaz ksiąg pracy (ze wskazaniem imienia i nazwiska właściciela, serii i numeru zeszytu oraz wkładek (jeśli występują)), wykaz akt osobowych pracowników, metryki osobowe itp.
N.N.Bułyga
Edytor magazynu
"Dział Personalny
instytucja budżetowa”
„Oficer personalny. Zarządzanie dokumentacją kadrową”, 2012, N 5
JAK PRZEPROWADZIĆ SAMODZIELNY AUDYT DOKUMENTACJI HR
W artykule szczegółowo omówiono procedurę samodzielnego przeprowadzenia audytu dokumentacji personalnej, która pozwoli z maksymalną dokładnością zidentyfikować luki w zarządzaniu dokumentacją personalną, stopień zgodności z obowiązującymi przepisami i znaleźć nowe rozwiązania kadrowe.
Zakładanie i prowadzenie dokumentacji kadrowej to: obowiązkowy kierunek pracy dowolnej firmy, ale często pracodawca nie zwraca na to szczególnej uwagi. Wielu menedżerów spotkało się już z konsekwencjami takiej postawy: kontrolami inspekcja pracy, zawieszenie działalności organizacji, dyskwalifikacja, spory sądowe, grzywna. Ale problem można rozwiązać po prostu: wystarczy profesjonalnie, kompetentnie i kompetentnie prowadzić dokumentację, przestrzegając podstawowych wymagań ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej.
Możemy spotkać się z koniecznością przeprowadzenia audytu dokumentacji kadrowej przy ul różne etapy praca w firmie, najczęściej wynika to ze zmiany urzędnika ds. Personalnych i odbywa się w ramach procedury przyjmowania i przekazywania spraw związanych z obsługą personelu.
Ponadto celami audytu mogą być:
Możliwość ograniczenia do minimum liczby dokumentów związanych z zarządzaniem dokumentacją kadrową;
Obniżenie kosztów pracy i materiałów związanych z zakładaniem i prowadzeniem dokumentacji personalnej;
Zapewnienie ścisłego przestrzegania wymogów prawa pracy;
Zwiększenie prawdopodobieństwa pozytywnego przejścia kontroli przez Państwową Inspekcję Pracy;
Eliminacja strat materialnych i innego rodzaju w przypadku sporów pracowniczych itp.
Ponieważ zalety okresowego audytu dokumentacji personalnej są oczywiste, niektóre organizacje uciekają się do dość drogich usług firm konsultingowych, a ponadto nie wszyscy menedżerowie są gotowi powierzyć takie poufne informacje organizacjom zewnętrznym. Dlatego moim zdaniem kwestia samodzielnego przeprowadzenia audytu dokumentacji personalnej jest istotna dla wielu funkcjonariuszy personalnych.
Od czego więc zacząć? Przede wszystkim konieczne jest wydanie odpowiedniego zarządzenia, zdefiniowanie celów (np. zdefiniowanie stan aktulany dokumentacja personalna i optymalizacja zarządzania dokumentacją kadrową), termin (zwykle od 2 tygodni do kilku miesięcy) i skład komisji (3 - 5 osób, zwykle są to przedstawiciele działu księgowości, działu prawnego, służby ochrony pracy itp. - zależy od struktura organizacyjna przedsiębiorstw).
Następnie należy przeanalizować, które dokumenty są obowiązkowe, gdyż to ich brak pociąga za sobą odpowiedzialność pracodawcy. Wyniki tej analizy przedstawiono w tabeli. 1. Przygotowując dokumenty należy opierać się na przepisach. Najczęściej używany w pracy jest Album ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej do rejestrowania pracy i jej płatności, zatwierdzony. Uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 5 stycznia 2004 r. N 1 (zwana dalej Albumem N 1). Przy ustalaniu okresów przechowywania funkcjonariusze personalni korzystają z Wykazu standardowych dokumentów archiwalnych generowanych w toku działalności agencje rządowe, samorządów i organizacji lokalnych, wskazujących okresy przechowywania, zatwierdzone. Ministerstwo Kultury Federacji Rosyjskiej 25.08.2010 N 558 (zwany dalej Wykazem). Podczas kontroli lepiej poznać swoje prawa określone w ustawie federalnej z dnia 26 grudnia 2008 r. N 294-FZ „W sprawie ochrony praw osób prawnych i indywidualni przedsiębiorcy w sprawowaniu kontroli państwowej (nadzoru) i kontroli gminnej” (ze zmianami z dnia 18 lipca 2011 r., zwanej dalej ustawą N 294-FZ). Ważnymi dokumentami często wykorzystywanymi w pracy służby personalnej są także Dekret Rządu z kwietnia 2011 r. nr 16, 2003 N 225 „W księgach pracy” (z późn. zm. 19 maja 2008 r., zwana dalej uchwałą nr 225) oraz uchwałą Ministra Pracy i rozwój społeczny z dnia 10.10.2003 N 69 „W sprawie zatwierdzenia Instrukcji wypełniania zeszytów ćwiczeń” (dalej Uchwała N 69).
Algorytm przeprowadzania audytu wewnętrznego dokumentów personalnych
│ ┌──────────────────────┐
│ │ Sporządzanie planu na │
───┘ │poprawa zidentyfikowana│
│ naruszenia │
┌─── └──────────────────────┘
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─
│ ┌──────────────────────┐
│ │ Sporządzenie raportu na temat │
───┘ │ stan bieżący │
│ dokumentacja personalna│
┌─── └──────────────────────┘
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─
│ ┌──────────────────────────┐
│ │ Określenie składu │
───┘ │aktualna dokumentacja i jej│
│ znajomość prawa │
┌─── └──────────────────────────┘
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ │ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─
│ ┌────────────────────────┐
───┘ │ Ustalanie terminów │
└────────────────────────┘
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─
┌────────────────────────┐
│ Zdefiniowanie celu │
└────────────────────────┘
Tabela 1
Dokumenty osobowe, których utrzymanie jest obowiązkowe
|
Nazwa |
||
|
Zapisy pracy |
Dla wszystkich pracowników (z wyjątkiem |
Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, art. 66 |
|
Praca |
Ze wszystkimi pracownikami organizacji |
Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, art. 67 |
|
Regularny |
Zatwierdzone zamówieniem głównym |
Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, art. 57. |
|
Zamówienia do |
Ze stałym terminem przydatności do spożycia wg |
Album nr 1, |
|
Zamówienia do |
|
Album nr 1, |
|
Sprawozdania |
Z okresem przydatności do spożycia wynoszącym 75 lat zgodnie z |
Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, |
|
Zasady |
Można wystawić jako załącznik do |
Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, art. 189 |
|
Pozycja |
Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej nie określa jasnej formy |
Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, klauzula 8 |
|
Harmonogram wakacji |
Zatwierdzony przez pracodawcę najpóźniej do godz |
Album nr 1, |
|
Zamówienia do |
|
Album nr 1, |
|
Karty osobiste |
Dla wszystkich pracowników organizacji, |
Album nr 1, |
|
Arkusz czasu |
Z terminem przydatności do spożycia wynoszącym 5 lat wg |
Album nr 1, |
|
Regulamin dot |
Dokładna nazwa dokumentu w |
Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, art. 135 |
Wewnętrzna dokumentacja kadrowa prowadzona jest głównie w oparciu o dzienniki. W tabeli 2 przedstawiono dzienniki, które musi prowadzić służba personalna. Wszystkie czasopisma muszą być oprawione, ponumerowane i poświadczone pieczęcią osoby prawnej zgodnie z wymogami Archiwum Federalnego.
Tabela 2
Dzienniki personelu, których prowadzenie jest obowiązkowe
|
Nazwa |
||
|
Księga główna |
Musi być ponumerowany, sznurowany i |
Rezolucja |
|
Prihodno - |
Jeżeli pracownikowi zostanie wydana książeczka pracy |
Rezolucja |
|
Dziennik okrętowy |
Należy zszyć, ponumerować i |
Ustawa N 294-FZ, |
Lokalne prawo
Dlatego każda organizacja musi posiadać co najmniej pięć obowiązkowych przepisów lokalnych:
1. Tabela personelu (art. 15, 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
2. Regulamin wynagradzania (lub inny dokument ustalający system wynagrodzeń) (art. 135 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
3. Wewnętrzne przepisy pracy (art. 189, 190 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
4. Harmonogram urlopów (art. 123 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
5. Przepisy o ochronie danych osobowych (lub inny dokument określający procedurę przetwarzania danych osobowych) (rozdział 14 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).
Doświadczenie praktyka sądowa pokazuje, że najczęstszym wykroczeniem z zakresu prawa pracy jest brak lokalnych przepisów w organizacjach i indywidualnych przedsiębiorcach lub zawierają one klauzule pogarszające sytuację pracowników wbrew obowiązującym przepisom. Treść takich klauzul może być bardzo różna – np., że pracownica musi powiadomić pracodawcę o ciąży w ciągu 24 godzin od momentu wykrycia ten fakt, zakazanie pracownikowi zawierania umowy o pracę z innym pracodawcą w czasie wolnym od swojej głównej pracy lub umieszczenie Numeru Identyfikacji Podatkowej (NIP) w wykazie wymaganych dokumentów przy ubieganiu się o pracę.
Oprócz powyższej listy istnieją inne dokumenty, które są obowiązkowe dla niektórych organizacji ze względu na specyfikę ich działalności. Na przykład harmonogram zmian, wykaz stanowisk z nieregularnymi godzinami pracy, układ zbiorowy, umowa o pełnej odpowiedzialności finansowej, postanowienie o tajemnicy przedsiębiorstwa itp.
Szczególną uwagę należy zwrócić na opisy stanowisk pracy. Z jednej strony nie dotyczą one dokumentów obowiązkowych, z drugiej jednak zgodnie z art. 57 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej obowiązkowym warunkiem umowy o pracę jest funkcja pracy. Konieczne jest zatem albo określenie obowiązków pracownika bezpośrednio w treści umowy o pracę, albo dokładne przemyślenie opisu stanowiska. Niektórzy pracodawcy uważają, że lepiej jest sporządzić opis stanowiska jako załącznik do umowy o pracę, który będzie jej integralną częścią. Nie jest to zabronione, choć trzeba sobie wyobrazić, że zmiana umowy o pracę jest trudniejsza niż zmiana opisu stanowiska pracy, a jeśli jest to załącznik, to zmiana opisu stanowiska będzie jednocześnie zmianą umowy o pracę.
Podczas audytu dokumentów kadrowych należy sprawdzić ich dostępność, prawidłowość wykonania, a także zgodność treści z wymogami prawa.
Poniżej znajduje się struktura raportu z audytu dokumentacji kadrowej wraz z przykładami najczęstszych naruszeń i zaleceniami dotyczącymi ich eliminacji.
audyt dokumentacji kadrowej w firmie
Zadania priorytetowe w zakresie usuwania naruszeń możliwe konsekwencje a sankcje są najsurowsze (tabela 3).
Tabela 3
Korelacja naruszeń i poziomu odpowiedzialności za nie
┌───┬─────────────────┬───────────────┬───────────────────────────────────┐
│ N │ Naruszenie │ Co zostało naruszone │ Ocena ryzyka kontynuacji │
│p/p│ │ │ tego naruszenia │
│ 1 │Płatność │Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, │Przez agencje rządowe │
│ │wynagrodzenia │st. Sztuka. 136, │lub w trakcie konfliktu pracowniczego│
│ │raz w miesiącu │236 │pracodawca zostanie obciążony opłatą │
│ │brak płatności │ │obowiązkowy obowiązek zapłaty │
│ │odszkodowanie │ │odszkodowanie za opóźnione wynagrodzenie │
│ │zgodnie z art. 236 │ │wypłaty dla wszystkich pracowników od 2002 roku (od │
│ │Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej │ │moment wejścia w życie Kodeksu pracy │
│ │ │ │RF). Jednocześnie za opóźnienie w płatnościach │
│ │ │ │pod warunkiem, że ponad 2 miesiące │
│ │ │ │odpowiedzialność aż do karnej│
├───┼─────────────────┼───────────────┼───────────────────────────────────┤
│ 2 │Wewnętrzny │Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, │Zgodnie z art. 8 Lokalny Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej │
│ │lokalny │st. Sztuka. 136, │akty normatywne przyjęte bez │
│ │akty prawne │135, 190 │zgodność z ustalonym art. 372 │
│ │zatwierdzone │ │niniejszym Kodeksem Postępowania, Księgowość │
│ │naruszenie │ │ opinii organu przedstawicielskiego │
│ │zainstalowane w │ │pracownicy nie podlegają użytkowaniu.│
│ │praca │ │To znaczy stosowane lokalnie │
│ │ustawodawstwo │ │akty prawne to │
│ │procedury, czyli │ │nieważne, co pozbawia │
│ │bez uwzględnienia opinii │ │ możliwości pracodawcy do zastosowania │
│ │przedstawiciel│ │oni │
│ │ organ │ │ │
└───┴─────────────────┴───────────────┴───────────────────────────────────┘
Wyniki audytu dokumentacji personalnej. W tabeli 4 analizuje, jakie sankcje mogą wyniknąć za stwierdzone naruszenia w realizacji dokumentów i procedur i niezwłocznie wydaje zalecenia dotyczące skorygowania tych naruszeń.
Tabela 4
Nieprawidłowości w dokumentach
|
Dokument i |
Możliwe sankcje |
|||
|
Zeszyty ćwiczeń: procedura organizacji pracy i rejestracji |
||||
|
Aby uzyskać informacje nt |
Rezolucja |
1. Nakładka |
Popraw poprzez złożenie |
|
|
Księga rozliczeń ruchu zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich |
||||
|
Magazyn został zaprojektowany z |
Rezolucja |
1. Nakładka |
Zastosuj do |
|
|
Księga wpływów i wydatków do rozliczania formularzy i wkładek zeszytu pracy |
||||
|
Karty imienne pracowników T-2 |
||||
|
Karty T-2 |
Zwój |
1. Nakładka |
Dzielić |
|
|
Zamówienia dla personelu |
||||
|
Zamówienia na zatrudnienie |
||||
|
Nakazanie rozwiązania umowy o pracę z pracownikiem |
||||
|
W bazie - |
Album nr 1. |
1. Nakładka |
Wskaż w |
|
|
Nakazy podjęcia działań dyscyplinarnych |
||||
|
Nieużywany |
Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, |
1. Nakładka |
Zrewidować |
|
|
Polecenia transferu |
||||
|
Zamówienia dotyczące głównych działań |
||||
|
Zamówienia wakacyjne |
||||
|
Wydanie dla pracownika |
Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, |
1. Nakładka |
Nie powtarzaj w |
|
|
Harmonogram wakacji |
||||
|
Naruszenia dotyczące rejestracji urlopów |
||||
|
Pracownik nie |
Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, |
Narzuta |
Nie powtarzaj w |
|
|
Dokumenty kadrowe i płacowe |
||||
|
W normalnym |
Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, |
1. Nakładka |
Wyeliminuj to |
|
|
Nakazy pracy w godzinach nadliczbowych |
||||
|
Atrakcja |
Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, art. 99 |
1. Nakładka |
Nie powtarzaj w |
|
|
Arkusz czasu |
||||
|
Harmonogram zmianowy (harmonogram pracy) |
||||
|
Harmonogramy zmian |
Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, |
1. Nakładka |
Poprawić |
|
|
Listy przewozowe |
||||
|
Wewnętrzne przepisy pracy (rejestracja) |
||||
|
Wewnętrzne przepisy pracy i ich zmiany |
||||
|
Po przyjęciu do |
Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, art. 65 |
1. Nakładka |
||
|
Nie zarejestrowany |
Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, |
1. Nakładka |
Niezbędny |
|
|
Regulaminy wynagrodzeń i premii dla pracowników |
||||
|
Nie ma takiego przepisu, ale |
Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, |
1. Nakładka |
Wyeliminuj to |
|
|
Regulamin o ochronie danych osobowych (lub innego dokumentu |
||||
|
Umowa o pracę (rejestracja) |
||||
|
Umowa o pracę (treść) |
||||
|
Nieobecność w |
Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, art. 57 |
1. Nakładka |
||
|
Dzienniki rejestracji pozostałych dokumentów osobowych |
||||
|
Brak dziennika |
Prawo |
1. Obowiązkowe |
Projekt |
|
|
Inne naruszenia |
||||
|
Po przyjęciu do |
Kodeks wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej, klauzula 2 |
1. Administracyjny |
Prowadzić |
Ponieważ nie ma jednolitych formularzy raportowania dla audytu dokumentacji personalnej, ich wybór zależy wyłącznie od osoby odpowiedzialnej za jej prowadzenie. Może to być albo memorandum, albo akt przyjęcia i przekazania spraw.
Po jego sporządzeniu konieczne będzie opracowanie planu skorygowania stwierdzonych naruszeń, wyznaczenie osób odpowiedzialnych (najczęściej pracownik działu HR) i ustalenie terminów.
Częstotliwość audytu zależy od wielu czynników, z reguły audyt pełny przeprowadza się raz na 1-3 lata, częściej w przypadku wystąpienia okoliczności zewnętrznych, a mianowicie:
Przy zmianie kierownika działu HR;
W oczekiwaniu na kontrolę GIT;
Kiedy następuje zmiana kierownictwa organizacji itp.
Przybliżona próbka
Do szefa Synchron LLC
A. A. Karpeev
RAPORT
o stanie dokumentacji kadrowej
W dniach 28.05.2012–11.06.2012 ja, kierownik działu HR, Ivanova O.N., sprawdziłem aktualny stan dokumentacji kadrowej w celu ustalenia jej składu pod kątem zgodności z wymogami obowiązującego ustawodawstwa rosyjskiego Federacja, utworzenie (odbudowa, dostosowanie) systemu i optymalizacja dokumentacji kadrowej. W trakcie audytu stwierdzono następujące uchybienia (niespójności)...
Tabela uzgadniania dokumentów
W związku z powyższym przedstawiam następującą propozycję...
Wyrywkowy audyt jest zwykle przeprowadzany w przypadku wprowadzenia zmian w obowiązującym prawodawstwie. Ponieważ zmienia się z prędkością dźwięku, czas może wynosić od 1 raz w miesiącu do 1 raz w roku. W przeciwieństwie do pełnego audytu, który jest czymś więcej globalny charakter selektywny z reguły jest inicjowany przez samą obsługę personalną i może odbywać się bez tworzenia prowizji. Na przykład przygotowując się do kontroli przedsiębiorstwa, służba migracyjna sprawdza tylko dokumenty pracowników zagranicznych lub tylko zaświadczenia o niezdolności do pracy do weryfikacji przez Federalny Fundusz Ubezpieczeń Społecznych Federacji Rosyjskiej itp.
Zatem okresowe przeprowadzanie audytu dokumentacji personalnej pozwala uniknąć kar finansowych nałożonych przez organy regulacyjne, zawieszenia działalności organizacji, a nawet odpowiedzialność karna(w zależności od wagi wykrytych naruszeń). Dlatego oprócz kierownika działu HR klienci audytu mogą pełnić funkcję Dyrektor generalny i właściciel firmy.
Ogólnie rzecz biorąc, możemy śmiało powiedzieć, że audyt pomaga pracownikowi HR podnieść jego poziom zawodowy poprzez identyfikację własne błędy, oceniać potencjalne ryzyko podczas otrzymywania i przesyłania dokumentacji personalnej i wiele, wiele więcej. W końcu, jeśli nie zwrócisz należytej uwagi na zarządzanie dokumentacją personalną, konsekwencje będą widoczne w formie spór, kary i dyskwalifikacje nie potrwają długo.
Bibliografia
1. ABC HR: wszystkie dokumenty dotyczące pracy z personelem: sob. Sztuka. Wydanie 2, poprawione. i dodatkowe M.: Wierszyna, 2008. 288 s.
2. Orlovsky Yu. P., Kuznetsov D. L., Belitskaya I. Ya., Koryakina Yu. S. Zarządzanie dokumentacją kadrową ( podstawa prawna). Praktyka. zasiłek / odpowiedź. wyd. Yu P. Orłowski. M.: Kancelaria Prawna „Umowa”, 2008. 239 s.
3. Mitrofanova V.V. Sporządzanie dokumentów personalnych: podręcznik dla praktyki. Wydanie 3, poprawione. i dodatkowe M.: Alfa-Press, 2011. 320 s.
A. Rogożyna
w zakresie zarządzania personelem,
kierownik
zespoły projektowe i wsparcia
zmiany organizacyjne
OJSC „BINBANK”,
członek Narodowego
Związek Oficerów Personalnych
Podpisano do pieczęci
Powody wszczęcia audytu pracy działu HR mogą być różne, na przykład zmiana dyrektora personalnego lub kierownictwa, przygotowanie do kontroli Państwowej Inspekcji Skarbowej. W takim przypadku sama procedura może zostać przeprowadzona przez zewnętrzne firmy lub specjalistów lub samodzielnie. Jeśli zostanie podjęta decyzja na korzyść drugiej opcji, musisz się uczyć ważne pytania: jakie materiały zebrać, co sprawdzić i ogólnie jak przeprowadzić audyt personalny. Co więcej, audyt musi być przeprowadzony z wysoką jakością, ponieważ firma jest odpowiedzialna za błędy pracownika lub urzędnika pieniędzmi, a zatem częścią zysku.
Główne pytania
Przeprowadzenie audytu personalnego to ocena działalności całego działu personalnego lub konkretnego obszaru. Przed przystąpieniem do procedury należy zdecydować, jakiego rodzaju weryfikacja jest wymagana: kompleksowa czy selektywna.
Jeśli są skargi dotyczące pracy określonej sekcji działu HR, możesz ograniczyć się do wyrywkowej kontroli, to znaczy wystarczy sprawdzić tylko pracę tej sekcji. Jeśli powodem audytu jest zmiana w kierownictwie lub zbliżająca się planowa kontrola Państwowej Inspekcji Pracy, należy sprawdzić pracę całego działu kadr.
Musisz także dowiedzieć się, co sprawdzić:
- prawidłowość prowadzenia ewidencji;
- rozmieszczenie personelu.
Sprawdzenie zgodności rozmieszczenia personelu z potrzebami firmy jest dość poważną procedurą wymagającą szczególnej uwagi. Procedurę przeprowadzenia takiej kontroli zamieszczono w osobnej publikacji, tutaj szczegółowo rozważymy, jak sprawdzić dokumenty osobowe pod kątem ich zgodności z przepisami.
Gdzie zacząć
Punktem wyjścia audytu personalnego jest wydanie polecenia( ). Uszeregowane 
Konieczne jest wskazanie celów audytu (wybiórczego lub kompleksowego), czasu trwania i składu komisji. Komisja musi obejmować:
- oficer personalny (i szef OK, jeśli taka jednostka kadrowa istnieje);
- prawnik;
- księgowy;
- przedstawiciel administracji.
Po realizacji zlecenia algorytm audytu będzie składał się z trzech etapów:
- wybór dokumentów metodologicznych i prawnych;
- sprawdzanie dostępności wymaganych dokumentów i plików;
- przygotowanie raportu.
Dobieramy materiały dydaktyczne
Aby rozpocząć audyt, należy przygotować ramy regulacyjne: przepisy ustawowe i akty regulujące zarządzanie dokumentacją kadrową ( poprawny projekt dokumenty kadrowe). Na liście muszą znajdować się najnowsze wersje:
- Kodeks pracy;
- Rozporządzenie Ministra Kultury nr 558 (w sprawie okresów przechowywania);
- Dekret Rządowy nr 225 (w sprawie zeszytów ćwiczeń);
- Uchwała nr 69 (Instrukcja sporządzania zeszytów ćwiczeń).
Pracę tę można powierzyć prawnikowi firmy, a aktualne wersje aktów prawnych można znaleźć na stronie internetowej ATP „Konsultant+”.
Sprawdzamy dokumenty biurowe
Aby odnotować obecność i stan dokumentów, konieczne jest sporządzenie oświadczenia, w 
których będziesz musiał metodycznie wprowadzać dane. Strona tytułowa oświadczenia musi zawierać:
- tytuł („Oświadczenie o weryfikacji dokumentów osobowych”);
- podstawa (szczegóły zamówienia);
- skład komisji;
- okres audytu.
Treść samej instrukcji musi być sformatowana jako tabela z nazwami kolumn:
- "numer seryjny";
- „Brak dokumentu”;
- „Jest dokument, ale wymaga zmian”;
- „Dokument jest zgodny z prawem.”
Ważny
Informacje o dokumentach osobowych wpisuje się do wyciągu każdego pracownika, na przykład 1. Umowa o pracę Iwanowa II.I., 2. Umowa o pracę Pietrowa P.P. itp.
Oświadczenie musi zawierać wszystkie dokumenty, które powinny znajdować się w plikach OK:
Lista dokumentów
- umowy o pracę, porozumienia, umowy i umowy dodatkowe do nich;
- zeszyty ćwiczeń;
- harmonogram zatrudnienia;
- książka lub dziennik do rejestrowania ruchu dokumentacji pracy;
- harmonogram wakacji;
- arkusz czasu pracy;
- karty osobiste;
- nakazy zatrudnienia;
- nakazy przeniesienia, zwolnienia;
- nakazy dyscypliny, podróże służbowe, wakacje;
- zamówienia na działalność podstawową (dot. OK);
- Rzeczy osobiste;
- oświadczenia pracowników (można składać wraz z zamówieniami);
- zasady porządku wewnętrznego;
- przepisy: o płatnościach, o tajemnicy przedsiębiorstwa, o ochronie danych osobowych;
- instrukcje ochrony pracy;
- logi ze znajomości LNA;
- układ zbiorowy (jeśli istnieje);
- opisy stanowisk pracy (jeżeli umowy nie określają bezpośrednio zakresu obowiązków);
- wykaz stanowisk dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin;
- harmonogramy zmian;
- umowy dotyczące odpowiedzialności finansowej (zespołowej, indywidualnej).
Oprócz dokumentów pliki OC muszą zawierać logi rejestracyjne:
- formy zeszytów ćwiczeń i wkładek;
- rozliczanie inspekcji;
- umowy o pracę;
- rozkazy dotyczące personelu i głównych działań;
- sprawozdania.
Każdy dokument należy sprawdzić pod kątem zgodności z prawem, np.:
- czy są one uwzględnione w umowach? warunki wstępne, wynagrodzenie nie jest niższe niż płaca minimalna, czy otrzymano odpis;
- czy wszystkie dokumenty osobiste i zamówienia są podpisane;
- czy zeszyty ćwiczeń są wypełnione prawidłowo?
- Czy dzienniki rejestracyjne są zszyte i zapieczętowane?
- Czy przestrzegane są terminy przechowywania dokumentów itp.?
Wypełniony formularz musi zostać podpisany przez wszystkich członków komisji. i na podstawie wyników jego zakończenia sporządzany jest protokół.
Przygotowujemy raport
Ostatnim etapem audytu personalnego jest przygotowanie raportu.. Jest skompilowany w 
ma dowolną formę i może zawierać elementy konstrukcji:
- tytuł i data dokumentu;
- informacja o stanie dokumentów kadrowych (czy są w porządku, czy są jakieś braki);
- dane o wykrytych brakach (w skrócie);
- zalecenia wskazujące sankcje w przypadku niepodjęcia działań (zobacz przykład tutaj).
Do protokołu załączono kopię oświadczenia.
ważny
Jeżeli powodem audytu była zmiana specjalisty ds. personalnych, oświadczenie może stanowić załącznik do aktu przyjęcia i przekazania spraw, co znacznie ułatwi wejście na stanowisko nowego pracownika.
Wreszcie rada : jeśli zostanie podjęta decyzja o regularnym przeprowadzaniu takich kontroli, możesz opracować i zatwierdzić regulaminy lub instrukcje, który określa podstawowe zasady przeprowadzania audytu personalnego, częstotliwość audytu oraz algorytm.
