Dzwoni sekretarka wierny asystent I prawa ręka naczelnego i nie na próżno, gdyż do obowiązków sekretarza naczelnika należy zapewnienie skutecznej działalności zarządczej i administracyjnej. Sekretarz szefa zajmuje się przygotowywaniem i realizacją dokumentów i dokumentów biznesowych, pomaga szefowi w biznesie i rozwiązuje wiele problemów organizacyjnych.
Stanowisko asystenta sekretarza można również uznać za reprezentatywne, ponieważ jest on twarzą firmy - spotyka się z gośćmi, odbiera telefony i listy. Taka praca wymaga dużego opanowania, komunikacji i organizacji. Z tego powodu zawód sekretarki może wiązać się z dużymi perspektywami – w przyszłości specjalista może zostać kierownikiem biura, a później jednym z dyrektorów lub top managerów.
Miejsca pracy
Stanowisko sekretarza wykonawczego jest wymagane w prawie każdej firmie, która ma biuro dla klientów i gości. Mogą to być zarówno duże przedsiębiorstwa, jak i małe przedsiębiorstwa.
Historia zawodu
Pierwszych sekretarzy można uznać za skrybów i kronikarzy – spisali dekrety i zarządzenia królewskie, kronikę bieżących wydarzeń, zajmowali się korespondencją. Z biegiem czasu uprawnienia sekretarza znacznie się rozszerzyły i dziś może on pełnić różnorodne funkcje. Pojawiło się więc zapotrzebowanie na specjalistów o wąskiej specjalizacji, w wyniku czego pojawił się zawód sekretarza-referenta, urzędnika, sekretarza-tłumacza i kierownika biura.
Obowiązki sekretarza
W obowiązki służbowe asystent sekretarza obejmuje:
- przyjmowanie gości;
- odbieranie połączeń telefonicznych;
- ewidencjonowanie;
- planowanie dnia pracy szefa;
- organizacja spotkań;
- zamawianie biletów i rezerwacja hoteli dla menadżera i innych pracowników podczas podróży służbowej;
- zamawianie artykułów piśmiennych do biura;
- spełnienie żądań kierownika.
Czasami do funkcji sekretarza kierownika należy korespondencja w języku angielskim.
wymagania dla sekretarki
Wymagania wobec sekretarza referenta obejmują:
- wykształcenie średnie lub wyższe;
- posiadanie komputera;
- znajomość podstaw pracy biurowej;
- wiedza po angielsku(Czasami).
Stanowisko sekretarza wymaga również następujących umiejętności:
- punktualność;
- umiejętność dobrego wyglądu (prezentowalność);
- organizacja.
szablon CV sekretarki
Jak zostać sekretarką
Jak zostać sekretarką? Może to być właściciel dowolnego wykształcenia wyższego, który ukończył kursy dla asystentów sekretarza lub przeszedł szkolenie bezpośrednio w miejscu pracy. Z reguły pracodawcy nie nakładają specjalnych wymagań na specjalizację kandydata, ale skupiają się na tym, aby wnioskodawca posiadał niezbędne cechy osobiste i potrafił wykonywać swoje obowiązki na należytym poziomie.
pensja sekretarki
Wynagrodzenie sekretarza może być różne - od 15 do 45 tysięcy rubli. Dochód zależy od zakresu obowiązków pracownika i regionu, w którym pracuje. Średnia pensja zastępcy sekretarza wynosi 30 tysięcy rubli.
Wpisz próbkę
ZATWIERDZIĆ
____________________________________ (inicjały, nazwisko)
(nazwa organizacji, przed ________________________
akceptacja itp., jego organizacja (dyrektor lub inna osoba).
forma prawna) osoba urzędowa, upoważniona
musi zatwierdzić
nostalgiczna instrukcja)
„” ____________ 20__
Opis pracy
Główny sekretarz
______________________________________________
(nazwa organizacji, przedsiębiorstwa itp.)
„” ______________ 20__ N_________
Niniejszy opis stanowiska został opracowany i zatwierdzony dla
podstawa umowa o pracę Z __________________________________________
(nazwa stanowiska osoby, na którą
________________________________________ i zgodnie z
ten opis stanowiska został sporządzony)
zaprowiantowanie Kodeks Pracy Federacja Rosyjska i inne regulacyjne
ustawy regulujące stosunki pracy w Federacji Rosyjskiej.
I. Postanowienia ogólne
1.1. Sekretarz szefa należy do kategorii technicznej
wykonawcy.
1.2. Osoba, która ma
wyższy profesjonalna edukacja, nie wymagamy doświadczenia
pracy lub wykształcenia średniego zawodowego i doświadczenia zawodowego
specjalnością od co najmniej __________ lat.
1.3. Powołanie na stanowisko sekretarza naczelnika i odwołanie
z niego dokonuje się na polecenie kierownika przedsiębiorstwa po przedstawieniu
1.4. Sekretarz musi wiedzieć:
- uchwały, zarządzenia, zarządzenia, inne wytyczne i
dokumenty normatywne organów wyższych i innych dotyczące
działalność przedsiębiorstwa;
- przepisy, instrukcje i inne dokumenty regulacyjne dotyczące konserwacji
Praca w biurze;
- strukturę i zarządzanie przedsiębiorstwem oraz jego oddziałami;
- statut przedsiębiorstwa;
- organizacja pracy biura;
- sposoby rejestracji i przetwarzania dokumentów;
- archiwizacja;
- maszynopis;
- zasady korzystania z urządzeń odbiorczych i komunikacyjnych;
- standardy jednolitego systemu organizacyjno-administracyjnego
dokumentacja;
- zasady drukowania listy biznesowe za pomocą standardowe formularze;
- podstawy etyki i estetyki;
- zasady komunikacji biznesowej;
- zasady działania techniki komputerowej;
- Podstawy prawa administracyjnego i prawa pracy;
- wewnętrzne przepisy pracy;
- zasady i przepisy ochrony pracy, środki bezpieczeństwa,
sanitacja przemysłowa i ochrona przeciwpożarowa;
1,5. Sekretarz podlega bezpośrednio kierownikowi
________________________________________________________________________.
(przedsiębiorstwo, jednostka strukturalna)
1.6. W czasie nieobecności sekretarza (wakacje, choroba itp.)
obowiązki wykonuje osoba właściwie wyznaczona,
który nabywa odpowiednie prawa i za który odpowiada
należytego wykonywania powierzonych mu obowiązków.
1.7. ______________________________________________________________.
II. Odpowiedzialność zawodowa
Sekretarz:
2.1. Prowadzi prace w zakresie wsparcia organizacyjnego i technicznego
czynności administracyjne szefa.
2.2. Przyjmuje zgłoszenie do rozpatrzenia przez kierownika
korespondencję, przekazywać ją zgodnie z decyzja V
podziały strukturalne lub specyficzni wykonawcy do zastosowania w
proces pracy lub przygotowywania odpowiedzi.
2.3. Prowadzi prace biurowe, wykonuje różne operacje
wykorzystanie technologii komputerowej przeznaczonej do gromadzenia, przetwarzania i
prezentacja informacji w przygotowaniu i podejmowaniu decyzji.
2.4. Przyjmuje dokumenty i oświadczenia osobiste do podpisu przełożonego.
2.5. Przygotowuje dokumenty i materiały niezbędne do pracy
lider.
2.6. Zapewnia terminową recenzję i przesłanie
podziały strukturalne i konkretni wykonawcy dokumentów,
przekazane szefowi do podpisu, gwarantuje ich jakość
redagowanie.
2.7. Organizuje rozmowy telefoniczne głowa,
zapisuje informacje otrzymane pod jego nieobecność i przynosi je do niego
informacji o ich zawartości, przesyła i odbiera informacje
urządzenia odbiorcze i interkomowe (telefaks, teleks itp.), a także
wiadomości telefoniczne, niezwłocznie zwraca mu uwagę na informację,
otrzymywane kanałami komunikacji.
2.8. W imieniu szefa pisze listy, prośby itp.
dokumentów, przygotowuje odpowiedzi dla autorów pism.
2.9. Wykonuje prace związane z przygotowaniem spotkań i narad,
prowadzone przez kierownika (odbiór niezbędne materiały, alarm
uczestników o czasie i miejscu wydarzenia, programie, rejestracji),
sporządza i sporządza protokoły posiedzeń i spotkań.
2.10. Nadzoruje pracę pracowników firmy
wydanych poleceń i instrukcji oraz dotrzymywania terminów
wypełnianie poleceń i poleceń kierownika, wziętych pod kontrolę.
2.11. Prowadzi kartotekę kontrolno-rejestrową.
2.12. Zapewnia Miejsce pracy głowa niezbędna
sprzęt organizacyjny, artykuły papiernicze,
stwarza sprzyjające warunki efektywna praca lider.
2.13. Drukuje materiały biurowe w kierunku głowy,
niezbędne do jego działania lub wprowadza aktualne informacje do banku danych.
2.14. Organizuje przyjęcie gości, sprzyja efektywności
rozpatrywanie wniosków i propozycji pracowników.
2.15. Tworzy sprawy zgodnie z zatwierdzoną nomenklaturą,
zapewnia im bezpieczeństwo i terminy przekazuje do archiwum.
2.16. Wykonuje indywidualne zadania służbowe kierownika.
2.17. _____________________________________________________________.
III. Prawa
Sekretarz ma prawo:
3.1. zapoznaj się z projektami decyzji zarządu spółki,
związanych z jego działalnością.
3.2. Przesyłaj propozycje do rozpatrzenia przez kierownictwo
doskonalenie pracy związanej z określonymi obowiązkami
tę instrukcję.
3.3. W granicach swoich kompetencji powiadamiać bezpośrednio
menadżerowi o wszystkich niedociągnięciach zidentyfikowanych w procesie ich wypełniania
obowiązków służbowych i zgłaszać sugestie dotyczące ich eliminacji.
3.4. Zapytaj osobiście lub w imieniu kierownictwa przedsiębiorstwa od
informacje i dokumenty dotyczące wydziałów strukturalnych i specjalistów,
niezbędne do wykonywania swoich obowiązków.
3.5. Wymagaj pomocy kierownictwa przedsiębiorstwa
wykonywania swoich obowiązków i praw.
3.6. ______________________________________________________________.
IV. Odpowiedzialność
Sekretarz jest odpowiedzialny:
4.1. Za nienależyte wykonanie lub niewykonanie swojego urzędnika
obowiązków określonych w niniejszym opisie stanowiska
w granicach określonych przez prawo pracy Federacji Rosyjskiej.
4.2. Za przestępstwa popełnione w trakcie wykonywania swoich obowiązków
działalności – w granicach określonych przepisami administracyjnymi, karnymi i
ustawodawstwo cywilne Federacji Rosyjskiej.
4.3. Za wyrządzenie szkody materialnej – w ustalonych granicach
prawo pracy i prawo cywilne Federacji Rosyjskiej.
Opis stanowiska został opracowany zgodnie z ________________
(Nazwa,
_____________________________.
numer i data dokumentu)
Kierownik jednostki strukturalnej (inicjały, nazwisko)
_________________________
(podpis)
„” _____________ 20__
ZGODA:
Kierownik działu prawnego
(inicjały, nazwisko)
_____________________________
(podpis)
„” ________________ 20__
Zapoznałem się z instrukcją: (inicjały, nazwisko)
_________________________
(podpis)
Sekretarz - nazwa zbiorowa różnego rodzaju stanowiska o różnym zakresie obowiązków funkcjonalnych. Z reguły sekretarze są specjalistami zapewniającymi pracę urzędnika, organu lub instytucji. Na podstawie tych zadań formułowane są również szczegółowe obowiązki służbowe sekretarza.
Z artykułu dowiesz się:
Zbiorcze określenie „sekretarz” może oznaczać sekretarza menedżera lub innego urzędnika, urzędnika, sekretarza sesji sądowej, sekretarza walnego zgromadzenia akcjonariuszy lub członków spółki oraz innego rodzaju specjalistów technicznych.
Każda organizacja posiadająca przepływ dokumentów wychodzących i przychodzących, kadrę, hierarchię organów zarządzających potrzebuje sekretarz. To on przejmuje funkcjonalność zapewnienia przepływu pracy, działań szefa. W zależności od rozmiaru osoba prawna można by stworzyć całą służbę sekretarek. Ponadto funkcjonalność tego specjalisty może dotyczyć zarówno całej firmy jako całości, jak i być „przypisana” do konkretnego menedżera (jedynego organu wykonawczego lub kierownika jednostki strukturalnej - kierownictwo, wydział, oddział, przedstawicielstwo itp.). ).
Specyficzna nazwa stanowiska znajduje odzwierciedlenie w obsadzie kadrowej firmy. W zależności od powyższych punktów ustaw się w linii i funkcje oficjalne. Funkcjonalność sekretarza jest określona w opisie stanowiska. Dlaczego ważne jest szczegółowe i możliwie najpełniejsze określenie obowiązków sekretarza? Aby pracownik na tym stanowisku rozumiał pełen zakres swoich obowiązków służbowych, aby uniknąć nieporozumień między pracodawcą a pracownikiem, aby zmniejszyć ryzyko sporów pracowniczych. Czasami pojawia się pytanie, czy ten specjalista powinien zadbać o to, aby organizacja posiadała artykuły papiernicze, chemię gospodarczą i inne rzeczy niezbędne do funkcjonowania każdej firmy.
Odpowiedź tutaj jest oczywista - trzeba zajrzeć do opisu stanowiska, gdzie jest to wskazane obowiązki sekretarza.
Oczywiście funkcjonalność specjalistów o różnych stanowiskach będzie inna.
Obowiązki Sekretarza Wykonawczego
Katalog kwalifikacji na stanowiska menedżerów, specjalistów i innych pracowników, zatwierdzony dekretem Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 21 sierpnia 1998 r. N 37, zawiera opis stanowiska „sekretarza szefa”. Tworząc sekcję dotyczącą odpowiedzialności, można przyjąć za podstawę opis funkcjonalności podany w podręczniku. Podsumowując, obowiązki sekretarki biurowej sprowadzamy się do tego:
przyjmować korespondencję kierowaną do kierownika, a także pisemne odwołania do kierownika pracowników firmy – notatki, oświadczenia, memoranda, raporty;
przygotowanie dokumentów niezbędnych do pracy kierownika, w tym korzystanie z komputera, kopiowanie i innych urządzeń biurowych;
śledzenie terminowego rozpatrywania i przekazywania przez działy strukturalne i wykonawców dokumentów przekazanych im do realizacji;
weryfikacja poprawności projektu dokumentów przedłożonych kierownikowi do podpisu;
przygotowywanie spotkań i spotkań z kierownikiem (zbieranie materiałów, powiadamianie pracowników o terminie i miejscu spotkania, o porządku obrad), rejestracja protokołów posiedzeń;
organizacja rozmów telefonicznych kierownika, przyjmowanie i utrwalanie informacji przychodzących, organizacja przyjmowania gości;
tworzenie spraw zgodnie z zatwierdzoną nomenklaturą, zapewnienie ich bezpieczeństwa i przekazanie do archiwum.
Tym samym podstawowe obowiązki sekretarza kierownika sprowadzają się do organizacyjnego i technicznego wsparcia jego pracy.
Jeżeli do wymienionych podstawowych obowiązków dodane zostaną inne, w oparciu o specyfikę konkretnej osoby prawnej, wówczas należy je również uwzględnić w aktualnym opisie stanowiska.
Przeczytaj także:
- Ważne cechy osobiste i zawodowe sekretarki
Pracownik ten podlega bezpośrednio przełożonemu. Aby pomyślnie wdrożyć funkcjonalność, zarówno podstawową, jak i dodatkową, tego specjalisty musi posiadać określone umiejętności i wiedzę. Na przykład wymagana jest wiedza:
strukturę organizacyjną firmy
organizacja pracy biura i obiegu dokumentów
zasady pracy z wyposażenie biura i środki komunikacji
oprogramowanie
etyka biznesu i umiejętności komunikacji biznesowej
zasady ochrony pracy, podstawy prawo pracy oraz inne umiejętności i kompetencje.
Kompetentny, wykształcony, taktowny, opanowany i kompetentny sekretarz to dar niebios dla przywódcy. Tacy specjaliści nie tylko znacznie ułatwiają organizację pracy bezpośredniego przełożonego, ale także budują przepływ pracy niezbędny dla całej firmy jako całości. I często sekretarz jest „twarzą” organizacji, strażnikiem jej tradycji, niezbędnym asystentem wszystkich pracowników.
Obowiązki sekretarza biznesowego
Taki specjalista nie jest „przywiązany” do konkretnego menedżera, ale wykonuje funkcje niezbędne dla całej firmy jako całości. Z reguły jego praca ogranicza się do utrzymania przepływu dokumentów w organizacji. Ogólnie obowiązki sekretarza urzędnika mogą wyglądać następująco:
- rejestracja i przetwarzanie korespondencji, kierowanie obiegiem dokumentów zgodnie z przyjętymi zasadami i zwyczajami w przedsiębiorstwie;
- zapewnienie rejestracji, księgowania, systematyzacji, przechowywania całej masy dokumentów – wewnętrznych, przychodzących, wychodzących;
- prowadzenie archiwum, śledzenie realizacji zatwierdzonej nomenklatury;
- przygotowanie projektów dokumentów, ich redakcja, organizacja podpisu przez kierownika;
- współpraca z usługami pocztowymi i kurierskimi;
- prace przy sporządzaniu kopii, crosslinków, inwentaryzacji archiwalnych, sporządzaniu zaświadczeń i podsumowań oraz inne funkcje.
Taki zestaw funkcje pracy może obejmować nie tylko stanowisko sekretarza-urzędnika, ale także sekretarza-referenta, urzędnika, asystenta osobistego, archiwisty, specjalisty ds. dokumentacji itp. Opis stanowiska pracy konkretnego pracownika konkretnego przedsiębiorstwa może zawierać inne obowiązki, które w każdym przypadku powinny znaleźć odzwierciedlenie w opisie stanowiska.
Opisując obowiązki sekretarza urzędnika, można przyjąć za podstawę funkcje opisane w Przewodniku kwalifikacyjnym na stanowiska Sekretarza-Maszyszynisty, Sekretarza-Stenografa. Chociaż w czysta forma stanowiska takie nie są już aktualne ze względu na rozwój technologii komputerowej i sprzętu biurowego. A niektóre obowiązki sekretarskie można teraz wykonywać nawet zdalnie, bez konieczności stałej obecności w biurze.
Opis stanowiska nie jest uwzględniony na liście wymagane dokumenty przedsiębiorstwo jednak jego obecność pozwala jasno określić listę praw i obowiązków przysługujących pracownikom organizacji, w tym sekretarzom.
ZATWIERDZIĆ:
Dyrektor generalny
Dostawa hurtowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Szirokow/Shirokov I.A./
12 sierpnia 2014
Opis stanowiska sekretarza
Postanowienia ogólne
1.1. Dokument ten określa funkcje zawodowe, uprawnienia, obowiązki i inne warunki pracy sekretarza organizacji.
1.2. Na stanowisko sekretarza ma prawo zostać obsadzona osoba posiadająca świadectwo ukończenia szkoły średniej ogólne wykształcenie oraz dodatkowo ukończone specjalne szkolenie zawodowe w formie kursów, z co najmniej sześciomiesięcznym stażem pracy.
1.3. Powoływanie i odwoływanie sekretarza następuje w sposób określony w obowiązującym Kodeksie pracy Federacji Rosyjskiej, na podstawie odrębnego zarządzenia kierownika organizacji.
1.4. Dyrektor organizacji pełni funkcję bezpośredniego przełożonego sekretarza
1,5. W przypadku braku miejsca pracy sekretarza należy zastąpić pracownikiem zatwierdzonym specjalnym poleceniem kierownika przedsiębiorstwa.
1.6. Sekretarz musi wiedzieć:
— Podstawy prawa pracy i prawo cywilne RF;
– Struktura przedsiębiorstwa, zespół zarządzający, w tym kierownicy działów;
– Zasady prowadzenia pracy biurowej;
— Zasady pisowni, gramatyki, stylu, interpunkcji i innych części pisanego języka rosyjskiego niezbędne do prawidłowego pisania i projektowania dokumentacja biznesowa;
- Ujednolicone, obowiązkowe w użyciu formularze, próbki, wzory dokumentów administracyjnych;
— Podstawy organizacji procesy pracy;
— Etyka, podstawy komunikacji biznesowej i stylu, m.in. negocjowanie, pisanie listów, dress code itp.;
— Zasady, sposoby pracy ze sprzętem komputerowym i biurowym, w tym posiadanie stosowanych programów komputerowych (Word, Excel itp.);
— Zatwierdzone normy i zasady ochrony pracy, bezpieczeństwa i regulacji wewnętrznych.
2.1. Lista funkcji pracy sekretarza obejmuje następujące zadania:
— Terminowe zapewnienie sprawnego funkcjonowania urzędu kierownika;
- Sporządzanie harmonogramu biznesowe spotkania, spotkania, spotkania i inne wydarzenia kierownika, ich organizacja;
— Organizacja wyjazdów służbowych dla głowy, m.in. zakup biletów, wynajem lokalu, transport itp.
— Negocjacje w sprawach bieżących z kierownikami działów strukturalnych, przekazywanie od nich wszystkich niezbędnych informacji dyrektorowi przedsiębiorstwa, a także przekazywanie poleceń i poleceń dyrektora pracownikom;
— Gromadzenie, przetwarzanie i przekazywanie kierownikowi wymaganych informacji;
- Kontrola wykonania poleceń kierownika przekazana sekretarzowi;
– Organizacja i obsługa rozmów telefonicznych kierownika na Skypie, odbieranie i wysyłanie wiadomości faksowych, w przypadku nieobecności kierownika w miejscu pracy - odbieranie przekazywanych mu informacji i przynoszenie ich do kierownika;
— Zakup artykułów papierniczych dla głowy;
— Kontrola pracy sprzętu biurowego, terminowe podejmowanie działań w przypadku jego awarii i uszkodzeń;
— Wykonywanie wewnętrznych i zewnętrznych prac biurowych związanych bezpośrednio z przełożonym (przygotowywanie zarządzeń, instrukcji, pism, umów itp.)
- Organizacja imprezy firmowe wakacje, seminaria szkoleniowe itp.
- Odbieranie i wysyłanie listów;
— Odbiór od pracowników organizacji dokumentów i oświadczeń osobistych do zatwierdzenia przez kierownika;
– Organizacja procesu przyjmowania gości niebędących pracownikami przedsiębiorstwa;
– Uczestnictwo w walnych zgromadzeniach i zgromadzeniach;
— Dobra wola, pozytywny nastrój, tworzenie korzystnego mikroklimatu w zespole.
Prawa
Sekretarzowi przysługują następujące uprawnienia:
3.1. Żądać warunków pracy sprzyjających zwiększeniu jego wydajności pracy (m.in. zapewnienie ulepszonych modeli sprzętu biurowego, przestrzeganie standardów organizacji miejsca pracy itp.);
3.2. Żądać i otrzymywać dokumenty, certyfikaty, zamówienia, dyrektywy bezpośrednio związane z jej działalnością;
3.3. Współpraca z kierownikami działów, kierownikami działów strukturalnych i wyższą kadrą kierowniczą w celu rozwiązywania problemów związanych z pracą organizacji;
3.4. Być przedstawicielem przedsiębiorstwa w innych organizacjach, zarówno państwowych, jak i komercyjnych, we wszystkich sprawach należących do jego kompetencji;
3.5. Weź udział w zaawansowanych kursach szkoleniowych;
3.6. Odmówić wykonywania obowiązków służbowych, jeżeli w miejscu pracy coś zagraża jego życiu lub zdrowiu.
Odpowiedzialność
Odpowiedzialność sekretarza (ściśle w ramach obowiązujących przepisów) przewidziana jest za wystąpienie następujących sytuacji:
4.1. Niska jakość lub przedwczesne wykonywanie funkcji zawodowych, a także zupełna porażka z pracy;
4.2. Odmowa wykonania zadań, zadań, pytań, poleceń i poleceń kierownika;
4.3. Zamierzone i systematyczne podawanie fałszywych lub niepełnych informacji dotyczących jego pracy;
4.4. Niedbałe podejście do zapewnienia środków ochrony pracy, przepisów wewnętrznych i bezpieczeństwa, a także ich brak prawdziwa akcja gdy zostaną zidentyfikowani przez innych pracowników;
4,5. Świadome naruszenie dyscyplina pracy podczas nieobecności dobre powody i dokumenty uzupełniające.
4.6. Zaburzenie podporządkowania.
Warunki pracy
5.1. Tryb pracy i odpoczynku sekretarza określają wewnętrzne przepisy pracy;
5.2. Możliwe są wyjazdy służbowe (z głową) zarówno na terenie miasta jak i w inne rejony.
Prawo do podpisania
6.1. Sekretarz ma prawo podpisywać dokumenty bezpośrednio związane z jego pracą.
ZGODA
Szef działu kadr
Dostawa hurtowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością
Semenow/Siemionow R.A./
12 sierpnia 2014
PRZECZYTAŁEM INSTRUKCJĘ
Wederkina Anna Waleriewna
Sekretarz ds. dostaw hurtowych LLC
Paszport 7685 nr 975849
Wydane przez Departament Spraw Wewnętrznych obwodu leninskiego w Permie
14.09.2012 kod podziału 123-425
Podpis Wederkin
17 sierpnia 2014
PLIKI 1 plik
Dlaczego potrzebujesz opisu stanowiska
Dokument ten jest równie ważny zarówno dla samego sekretarza, jak i dla kierownictwa firmy. Z jednej strony jasno określa funkcje, które musi wykonywać pracownik, zasady i przepisy, które musi znać, procedurę jego powoływania i zwalniania, a także jego prawa itp. Z drugiej strony ten sam dokument pozwala pracodawcy koordynować pracę podwładnych i efektywnie zarządzać procesem produkcyjnym.
Dość często opisy stanowisk pracy w przypadku konfliktów, sporów i nieporozumień stają się dokumentami o znaczeniu prawnym i nabierają mocy dowodowej. Dlatego też nie należy traktować przygotowania opisów stanowisk pracy lekceważąco, trzeba dokładnie i dokładnie przepisać każdą pozycję.
Podstawowe zasady sporządzania opisu stanowiska sekretarki
Nie ma jednego, obowiązkowego formularza opisu stanowiska pracy sekretarki, można więc sporządzić go według gotowego szablonu lub opracować dokument według własnego uznania. Przygotowując dokument, warto pamiętać, że sekretarze mogą pełnić różne funkcje w różnych przedsiębiorstwach, ale ich główna praca powinna być taka sama.
Standardowa, najczęstsza wersja opisu stanowiska sekretarki obejmuje cztery sekcje:
- "Postanowienia ogólne",
- "Obowiązki"
- „Prawa”,
- "Odpowiedzialność".
Jednak według własnego uznania lub w razie potrzeby dokument można rozszerzyć kosztem innych pozycji (na przykład „Inne warunki”, „Prawo do podpisu” itp.).
Dokument jest zwykle pisany w jednym egzemplarzu - podpisuje go również pracownik, dla którego jest sporządzony, a także kierownik jednostki i dyrektor organizacji, ale jeśli jest kilku sekretarzy, możesz wydrukować pracę opis w wymaganej liczbie egzemplarzy. Każdy z nich musi także posiadać oryginalne podpisy i w razie potrzeby zostać poprawione, tak aby nie doszło do powielania tych samych obowiązków.
Opracowanie opisu stanowiska pracy dla sekretarki
Czapka
U góry instrukcji, w jej prawej górnej części, należy wyznaczyć miejsce do zatwierdzenia przez kierownika przedsiębiorstwa. Tutaj musisz wypełnić tylko kilka linii: jego stanowisko ( Dyrektor generalny, dyrektor), nazwa firmy, nazwisko, imię, nazwisko rodowe i zostaw miejsce na podpis z transkrypcją. Następnie nazwa dokumentu jest zapisywana w środku wiersza.
Główne sekcje rozpoczynają się od drugiej części.
Postanowienia ogólne
W pierwszej części pt "Postanowienia ogólne" najpierw wpisuje się, co będzie omawiane w tym dokumencie, następnie wskazuje się procedurę powoływania i odwoływania sekretarza, któremu dokładnie podlega, a także wymagania kwalifikacyjne, jakie musi spełniać (specjalizacja, wykształcenie, kursy dodatkowe itp.) .), wymagane doświadczenie i doświadczenie zawodowe.
Następnie w tej samej sekcji wymienione są wszystkie przepisy ustawowe, wykonawcze, regulaminy, zarządzenia, z którymi musi zapoznać się sekretarz: standardy i formy dokumentów przyjęte w organizacji, zasady pracy biurowej, znajomość sprzętu biurowego itp. Poniżej należy napisać, kto zastępuje sekretarza w przypadku jego nieobecności w miejscu pracy (bez podawania nazwisk konkretnych pracowników).
Obowiązki sekretarza
Następna sekcja „Obowiązki funkcjonalne” dotyczy obowiązków sekretarza. Muszą być spisane możliwie szczegółowo, w odrębnych akapitach, zgodnie z potrzebami firmy i z uwzględnieniem czasu pracy pracownika.
Prawa sekretarza
Rozdział „Prawa” obejmuje inicjatywy i uprawnienia, które sekretarz ma prawo wykorzystać dla najbardziej efektywnego działania. Zwykle obejmuje to możliwość jego interakcji z innymi działami strukturalnymi firmy, a także z zarządem.
Odpowiedzialność sekretarza
W rozdziale "Odpowiedzialność" należy jasno określić naruszenia, za które sekretarz może zostać ukarany karą dyscyplinarną w postaci pozbawienia premii, uwagi, nagany, a nawet zwolnienia. W jednym z akapitów można zauważyć, że zastosowane miary wpływu odpowiadają ramom prawa i Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej.
Warunki pracy
W piątej części opisu stanowiska sekretarza tzw "Warunki pracy", pasuje do tego, co one, te warunki, są określone (na przykład przez wewnętrzne plan pracy), a także niektóre funkcje - na przykład wyjazdy służbowe, harmonogram zmian itp.
Prawo do podpisania
Ostatnia część tego dokumentu zawiera tylko jeden akapit, a mianowicie określa dokumenty, które sekretarz ma prawo poświadczyć swoim podpisem.
Po dokładnym wypełnieniu opisu stanowiska należy go uzgodnić z pracownikiem odpowiedzialnym za przestrzeganie zasad i przepisów określonych w opisie stanowiska sekretarza (może to być kierownik sekretariatu, kierownik działu personalnego itp.). ). Tutaj musisz wpisać swoje stanowisko, nazwę firmy, nazwisko, imię, patronimię, a także poświadczyć to wszystko podpisem z transkrypcją.
Następnie podajemy oficjalne i osobiste dane pracownika: nazwisko, imię, patronim, stanowisko, ponownie nazwę organizacji, dane paszportowe, podpis i datę zapoznania się z dokumentem. Nie jest konieczne umieszczanie pieczęci, ponieważ dokument jest częścią wewnętrznego przepływu pracy organizacji.
Stanowią one zasadniczą część instrukcji wykonywania czynności pracy na wyznaczonym stanowisku pracy. Oprócz listy niektórych zaleceń, których należy przestrzegać, taki dokument zawiera informacje o wymaganiach, uprawnieniach, obszarze odpowiedzialności sekretarza, a także ogólnych przepisach pracy. Nie należy zakładać, że takie stanowisko zawodowe jest proste i nie wymaga uwzględnienia pewnych niuansów.
Ogólne obowiązki
Na początek należy przeanalizować, jakie są klasyczne, ujednolicone obowiązki zawodowe sekretarki. W skrócie można je sprowadzić do następujących obowiązkowych zaleceń:
Wymagania dotyczące wiedzy
Obowiązki pracownika mogą się nieznacznie różnić w zależności od jego głównej specjalizacji. Niezależnie jednak od tego wiedza z następujących obszarów na tym stanowisku będzie przydatna i bardzo przydatna:
- Podstawy prawa pracy i prawa administracyjnego.
- Ogólne normy etyki i etykiety biznesowej.
- Podstawy pracy biurowej.
- Inżynieria bezpieczeństwa.
- Zasady pracy z salami obliczeniowymi, recepcyjnymi i negocjacyjnymi oraz sprzętem biurowym.
- Bezpieczeństwo i Higiena Pracy.
- Wymagania dotyczące korespondencji biznesowej.
Między innymi nie da się prawidłowo wykonywać obowiązków sekretarza bez znajomości wewnętrznych podstaw przedsiębiorstwa, harmonogramu działań, dokumenty normatywne i wiele więcej. 
Obowiązki zastępcy menedżera
Obowiązki sekretarza głowy nie różnią się zbytnio od ogólnych wymagań podanych powyżej. Przyjmuje i przekazuje korespondencję, kopiuje i archiwizuje dokumenty, kontroluje przekazywanie poleceń przełożonego Odpowiedzialne osoby, prowadzi niezbędne prace biurowe, zapewnia zakup towaru priorytetowego. Taki specjalista powinien między innymi potrafić zająć się:
Co do zasady takie obowiązki służbowe sekretarza dyrektora mogą pełnić osoby z wykształceniem wyższym i średnim zawodowym. W ostatni przypadek Istotną zaletą jest obecność doświadczenia zawodowego w zawodzie od 2 lat.
Prawa sekretarza
Trzeba pamiętać, że nie tylko obowiązki sekretarza determinują jego pracę, pracownikowi oczywiście przysługują także pewne prawa. Obejmują zatem możliwość zapoznania się z działającymi projektami i prawo do składania racjonalnych propozycji w ramach oficjalnych instrukcji. Ponadto, w przypadku stwierdzenia uchybień w zakresie swoich kompetencji, sekretarz ma prawo zwrócić uwagę kierownika na te aspekty. 
Wymagania dotyczące działalności urzędnika
Obowiązki sekretarza-urzędnika z reguły nieznacznie różnią się od opisanych powyżej. Jednocześnie zastępca kierownika powinien przede wszystkim bezpośrednio czuwać nad działaniami władz, podczas gdy urzędnik skupia się głównie na papierkowej robocie. Instrukcja jego działalności zawodowej musi koniecznie obejmować takie aspekty, jak:
Wymagania dotyczące pracy sekretarza sądu
Znacznie bardziej istotne zmiany obejmują obowiązki sekretarza posiedzenia sądu. Z reguły specjaliści ci są bezpośrednio zaangażowani w prowadzenie i obsługę rozpraw sądowych. Ponadto przygotowują pisma, wnioski i inne dokumenty, mogą dzwonić do osób biorących udział w rozprawie sądowej. Tak aktywną pracę może wykonywać osoba posiadająca zarówno wyższe, jak i niepełne kwalifikacje wyższa edukacja bez odpowiedniego doświadczenia zawodowego. Z reguły na to stanowisko wybierają młodzi mężczyźni i kobiety, którzy chcą zdobyć doświadczenie w sądownictwie i kontynuować karierę prawniczą.
Niektórym może się wydawać, że taki wakat nie wymaga specjalnej wiedzy i umiejętności, więc wielu będzie odpowiadał, ale nie jest to do końca prawdą. Czym jeszcze zajmuje się urzędnik sądowy? Do jego obowiązków należy:
- przestrzeganie konstytucji, prawa federalne oraz wszelkie inne akty prawne i zarządzenia.
- Wykonywanie poleceń sędziego lub innej upoważnionej osoby.
- Interakcja z innymi pracownikami struktury sądowniczej w celu rozwiązywania problemów wchodzących w zakres kompetencji sekretarza.
Informacje ogólne
Obowiązki sekretarza, zastępcy dyrektora i pracowników sądu reguluje specjalny dokument zwany zakresem obowiązków. Jego obecność w każdej firmie jest obowiązkowa, ponieważ zgodnie z określoną listą zasad pracownik rozumie, jakie działania musi wykonać, a jakie nie. Taki dokument jest opracowywany i kompilowany przy udziale zespołu zarządzającego oraz w bezbłędnie zawiera podrozdziały, np Postanowienia ogólne, prawa i obowiązki, obszar odpowiedzialności, relacje pracowników w firmie, a także niezbędne wnioski.
