Używany do sporządzania dokumentów, pism i dokumentów biznesowych w instytucjach, sądach i wszelkiego rodzaju ustnej komunikacji biznesowej, jest to oficjalny styl wypowiedzi biznesowej.

ogólna charakterystyka

To styl ugruntowany od dawna, stabilny i raczej zamknięty. Oczywiście z czasem przeszedł też pewne zmiany, ale były one niewielkie. Gatunki, które rozwinęły się historycznie, specyficzne zwroty składniowe, morfologia i słownictwo nadają mu raczej konserwatywny charakter.

Aby scharakteryzować oficjalny styl biznesowy, należy nadać językowi suchość, zwartość mowy, zwięzłość i usunąć słowa naładowane emocjonalnie. Narzędzia językowe istnieją już w kompletnym zestawie na każdą okazję: są to tak zwane znaczki językowe lub frazesy.

Lista niektórych dokumentów, które wymagają oficjalnego stylu biznesowego:

umowy międzynarodowe;
akty państwowe;
prawa prawne;
różne przepisy;
statuty wojskowe i statuty przedsiębiorstw;
wszelkiego rodzaju instrukcje;
korespondencja urzędowa;
różne dokumenty biznesowe.

Ogólna charakterystyka stylu językowego

Gatunki mogą być zróżnicowane, treść może być różna, ale oficjalny styl biznesowy ma również najważniejsze cechy wspólne. Przede wszystkim: oświadczenie musi być dokładne. Jeśli dopuszcza się możliwość różnych interpretacji, nie jest to już formalny styl biznesowy. Przykłady są nawet w bajkach: egzekucji nie można ułaskawić. Brakuje tylko przecinka, ale konsekwencje tego błędu mogą być bardzo daleko.

Aby uniknąć takich sytuacji, istnieje druga główna funkcja, która zawiera oficjalny styl biznesowy dokumentów - jest to lokalizacja. To on pomaga w doborze środków leksykalnych, morfologicznych, składniowych w przygotowaniu dokumentów biznesowych.

Kolejność wyrazów w zdaniu jest szczególnie rygorystyczna i konserwatywna, tutaj wiele przeciwstawia się bezpośredniej kolejności wyrazów nieodłącznie związanej ze strukturą języka rosyjskiego. Podmiot poprzedza orzeczenie (np. towary są zwolnione), a definicje stają się silniejsze od słowa zdefiniowanego (np. relacje kredytowe), słowo kontrolne występuje przed słowem kontrolowanym (np. przydziel pożyczkę).

Każdy członek zdania ma zwykle swoje miejsce, które określa struktura zdania i jego rodzaj, jego rola wśród innych słów, interakcja i relacje z nimi. A cechą charakterystyczną oficjalnego stylu biznesowego są długie łańcuchy spraw dopełniaczy, na przykład: apel szefa administracji regionalnej.

Słownictwo stylów

System słownictwa obejmuje, poza powszechnie używanymi neutralnymi słowami książkowymi, pewne klisze - klerykalizm, czyli klisze językowe. Jest to zawarte w cechach oficjalnego stylu biznesowego. Na przykład: na podstawie decyzji, dokumentów przychodzących, dokumentów wychodzących, po dacie wygaśnięcia, działań następczych i tak dalej.

Tutaj nie jest kompletna bez profesjonalnego słownictwa, które obejmuje neologizmy: ukryty biznes, zaległości, czarna gotówka, alibi i tak dalej. Oficjalny styl biznesowy obejmuje również uwzględnienie niektórych archaizmów w strukturze leksykalnej, na przykład: ten dokument, poświadczam to.

Jednak użycie słów niejednoznacznych i słów o znaczeniu przenośnym jest surowo zabronione. Synonimów jest bardzo mało i niezwykle rzadko są one włączane do oficjalnego stylu biznesowego. Na przykład wypłacalność i zdolność kredytowa, dostawy i dostawy, a także zabezpieczenia, amortyzacja, dotacje i środki.

Odzwierciedla doświadczenie społeczne, a nie indywidualne, więc słownictwo ma charakter uogólniony. Seria koncepcyjna preferuje koncepcje ogólne, które dobrze pasują do oficjalnego stylu biznesowego. Przykłady: przyjeżdżać zamiast przyjeżdżać, przyjeżdżać, przylatywać i tak dalej; pojazd zamiast samochodu, samolotu, pociągu, autobusu lub psiego zaprzęgu; osada zamiast wsi, miasto, stolica Syberii, wieś aptekarzy i tak dalej.

Tak więc następujące elementy konstrukcji leksykalnych należą do oficjalnego stylu biznesowego.

Wysoki procent terminologii w tekstach: prawno - prawo, właściciel i majątek, rejestracja, zbycie i przyjęcie przedmiotów, prywatyzacja, ustawa, dzierżawa i tak dalej; ekonomiczne - koszty, dotacje, budżet, sprzedaż i zakup, dochód, wydatek i tak dalej; ekonomiczne i prawne - sekwestracja, okres realizacji, prawa majątkowe, spłata kredytu i tak dalej.
Nominalny charakter konstrukcji mowy ze względu na dużą liczbę rzeczowników werbalnych, najczęściej oznaczających zobiektywizowane działanie: wysyłkę towaru, odroczoną płatność i tak dalej.
Wysoka częstotliwość kombinacji przyimków i przyimków denominacyjnych: do adresu, do siły, w stosunku do przypadku, do zakresu i tak dalej.
Przejście imiesłowów na przymiotniki i zaimki w celu wzmocnienia pisarskich znaczeń: ta umowa (lub zasady), aktualne stawki, odpowiednie miary i tak dalej.
Regulowana zgodność leksykalna: transakcja zostaje zawarta, a cena zostaje ustalona, prawo zostaje przyznane, a płatność dokonana.

Morfologia stylu

Morfologiczne cechy oficjalnego stylu biznesowego to przede wszystkim częste (powtarzane) używanie pewnych części mowy, a także ich rodzajów, które pomagają w dążeniu języka do trafności i niejednoznaczności wypowiedzi. Na przykład te:

rzeczowniki określające osoby na podstawie ich działań (najemca, podatnik, świadek);
rzeczowniki, które nazywają ludzi według stanowiska lub rangi, w tym kobiety wyłącznie w męskiej formie (sprzedawca Sidorow, bibliotekarz Pietrow, sierżant Iwanowa, inspektor Krasutska i tak dalej);
cząstka non- w rzeczownikach werbalnych (niezgodność, nierozpoznanie);
użycie przyimków pochodnych w szerokim zakresie (ze względu na, w związku z, w zakresie, na podstawie, w odniesieniu do itd.);
konstrukcje w bezokoliczniku (pomagać, sprawdzać);
czas teraźniejszy czasowników w innym znaczeniu (za brak zapłaty naliczana jest grzywna);
słowa złożone z dwoma lub więcej rdzeniami (pracodawca, najemca, utrzymanie, logistyka, poniżej wymienione, powyżej itd.).

Składnia stylu

Na cechę oficjalnego stylu biznesowego składają się następujące cechy składniowe:

Zdania proste są używane z wieloma rzędami jednorodnych członków. Na przykład: Grzywny za naruszenie ochrony i bezpieczeństwa pracy w budownictwie, przemyśle, rolnictwie i transporcie zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej mogą stać się karą administracyjną.
Istnieją tego typu struktury pasywne: płatności dokonywane są ściśle w określonym czasie.
Rzeczowniki preferują dopełniacz i są nawleczone koralikami: wynikami działalności jednostek kontroli celnej.
Zdania złożone wypełnione są klauzulami warunkowymi: w przypadku braku zgody subskrybentów na przetwarzanie ich danych osobowych w zakresie sposobów i celów przetwarzania lub w całości, subskrybenci podpisują odpowiednie oświadczenie przy zawieraniu umowy.

Sfera oficjalnego stylu biznesowego w różnorodności gatunkowej

Tutaj najpierw musisz podkreślić dwa obszary tematyczne: styl urzędowo-dokumentalny i codzienny styl biznesowy.

1. Oficjalny styl dokumentalny dzieli się na dwie kategorie: dokumenty ustawodawcze związane z pracą organów państwowych – Konstytucja, karty, ustawy – jest to jeden język (J) oraz akty dyplomatyczne związane ze stosunkami międzynarodowymi – memoranda, komunikaty, oświadczenia , konwencje to inny język (K).

2. Codzienny styl biznesowy jest również podzielony: korespondencja między organizacjami i instytucjami to język j, a prywatne dokumenty biznesowe to język k. Gatunki codziennego stylu biznesowego obejmują wszelką korespondencję urzędową - korespondencję handlową, pisma biznesowe, a także dokumenty biznesowe - autobiografię, zaświadczenie, akt, zaświadczenie, oświadczenie, protokół, pokwitowanie, pełnomocnictwo i wkrótce. Charakterystyczna dla tych gatunków standaryzacja ułatwia przygotowanie prac, oszczędza zasoby językowe i nie pozwala na redundancję informacji.

Standaryzacja dokumentów biznesowych

Specjalnie dobrane słowa oficjalnego stylu biznesowego zapewniają komunikatywną dokładność, która nadaje dokumentom moc prawną. Każdy fragment tekstu musi mieć unikalną interpretację i znaczenie. Dla tak dużej dokładności wielokrotnie powtarza się te same słowa, terminy, nazwy.

Forma rzeczownika słownego uzupełnia cechy oficjalnego stylu biznesowego analitycznym wyrazem działań i procesów: zamiast słowa „kompletny” używa się wyrażenia „dokonać uzupełnień”, zamiast „zdecydować” - „podejmuj decyzje” i wkrótce. O ile ostrzej brzmi być „odpowiedzialnym” zamiast po prostu „odpowiadać”.

Uogólnienie i abstrakcyjność w najwyższym stopniu, a jednocześnie specyficzne znaczenie całego systemu leksykalnego to główne cechy oficjalnego stylu biznesowego. Ta nie do pomyślenia kombinacja, zastosowana jednocześnie, daje dokumentowi możliwość jednoznacznej interpretacji i, w sumie informacji, moc prawną. Same teksty są przesycone terminami i słownictwem proceduralnym, a np. załączniki do traktatów zawierają słownictwo nomenklatury. Kwestionariusze i rejestry, aplikacje i specyfikacje pomagają w rozszyfrowaniu terminologii.

Poza tekstem zabarwionym emocjonalnie, niedopuszczalne jest używanie w dokumentach jakichkolwiek przekleństw, skróconego słownictwa, żargonu, wyrażeń potocznych. Nawet fachowy żargon jest nie na miejscu w języku korespondencji biznesowej. A przede wszystkim dlatego, że nie spełnia wymogów dokładności, gdyż jest przypisana wyłącznie do sfery komunikacji ustnej.

Ustne przemówienie biznesowe

Beznamiętność i sucha logika tekstów, standardowe ułożenie materiału na papierze znacznie różni się od mowy ustnej, która zgodnie z zasadami organizacji tekstu jest zwykle zabarwiona emocjonalnie i asymetryczna. Jeśli mowa ustna jest zdecydowanie logiczna, środowisko komunikacji jest wyraźnie oficjalne.

Specyfiką oficjalnego stylu biznesowego jest to, że ustna komunikacja biznesowa, pomimo profesjonalnego motywu, powinna przebiegać w sferze pozytywnych emocji – sympatii, zaufania, szacunku, dobrej woli.

Styl ten można rozpatrywać w jego odmianach: styl urzędniczy i biznesowy jest prostszy, ale na szczególną uwagę zasługuje język administracji publicznej, dyplomatyczny czy prawniczy. Sfery komunikacji w tych przypadkach są zupełnie inne, dlatego też inny musi być styl komunikacji. Oświadczenia, protokoły, rozkazy, dekrety – wszystko, co przemyślane, spisane, przeczytane, nie jest tak niebezpieczne, jak negocjacje ustne, spotkania biznesowe, wystąpienia publiczne i tak dalej. Słowa, jak wróbla, nie da się złapać, jeśli wyleci.

Główne cechy oficjalnego biznesowego stylu wypowiedzi to zwięzłość, dokładność i wpływ. Aby osiągnąć te cele, konieczne będzie zastosowanie odpowiedniego doboru słów, odpowiednich konstrukcji, poprawnej składni oraz standaryzacji w umyśle całych bloków przygotowanej mowy. Podobnie jak w pisanym tekście biznesowym, w mowie ustnej nie ma miejsca na emocjonalnie zabarwione słownictwo. Lepiej wybrać neutralny, być bliżej standardów języka klerykalnego, aby jak najdokładniej przedstawić swój plan.

Przybory

Najbardziej uderzającą cechą oficjalnego stylu biznesowego jest nie sam tekst, ale wszystkie niezbędne elementy jego projektu - detale. Każdy rodzaj dokumentu ma swój własny zestaw informacji dostarczonych przez GOST. Każdy element jest ściśle ustalony w określonym miejscu na formularzu. Data, imię i nazwisko, numer rejestracyjny, informacje o kompilatorze i wszystkie inne szczegóły znajdują się zawsze w ten sam sposób - jeden na górze arkusza, drugi na dole.

Ilość szczegółów zależy od treści i rodzaju dokumentu. Przykładowy formularz pokazuje maksymalne szczegóły i kolejność, w jakiej znajdują się na dokumencie. Są to godło państwowe Federacji Rosyjskiej, emblematy organizacji lub przedsiębiorstwa, wizerunki nagród rządowych, kod organizacji, przedsiębiorstwa lub instytucji (ogólnorosyjski klasyfikator przedsiębiorstw i organizacji - OKPO), kod formy dokumentu (wszystkie -Rosyjski klasyfikator dokumentacji zarządzania - OKUD) i tak dalej.

Szablony

Obróbka maszynowa, skomputeryzowana praca biurowa - nowa era w procesie normalizacji. Życie gospodarcze i społeczno-polityczne komplikuje się, postęp technologiczny nabiera rozpędu, dlatego cechy oficjalnego stylu biznesowego mają uzasadniać ekonomicznie wybór jednej opcji językowej ze wszystkich możliwych i utrwalać ją w praktyce.

Używając stabilnej formuły, przyjętego skrótu, jednolitego ułożenia wszystkich materiałów, znacznie szybciej i łatwiej sporządzić dokument. W ten sposób tworzone są wszystkie standardowe i szablonowe listy, tabele, kwestionariusze itp., co pozwala na kodowanie informacji, zapewniając pojemność informacyjną tekstu, z możliwością wykorzystania jego pełnej struktury. Takie moduły są wprowadzane do tekstu umów (o dzierżawie, wykonywaniu pracy, sprzedaży i kupnie itp.)

Pięćdziesiąt do siedemdziesięciu procent użycia słów w dokumencie to słownictwo i terminologia proceduralna. Temat dokumentu determinuje jednoznaczność kontekstu. Na przykład: Strony zobowiązują się do przestrzegania powyższych zasad. Słowo „strony” użyte poza dokumentem jest bardzo niejednoznaczne, ale tutaj odczytywany jest aspekt czysto prawny – osoby, które zawierają umowę.

Różnorodność języka używanego w określonym obszarze działalności człowieka nazywana jest stylem językowym.

Styl to funkcjonalny rodzaj języka. W zakresie komunikacji urzędowej używamy formalny styl biznesowy. W dziedzinie środków masowego przekazu i celów propagandowych stosowany jest styl publicystyczny, w nauce - naukowy, w obiegu - literacka mowa potoczna, mowa potoczna, wernakularna i inne odmiany językowe.

W oficjalnym stylu biznesowym wyróżnia się styl: dyplomatyczny, legislacyjny, sądowniczy i biznesowy – styl dokumentów zarządczych.

Cechy stylu biznesowego ukształtowały się pod wpływem warunków, w jakich odbywa się pisemna komunikacja biznesowa. To:

Uczestnikami komunikacji biznesowej są głównie osoby prawne – organizacje, instytucje, przedsiębiorstwa, reprezentowane przez menedżerów i innych urzędników działających w ich imieniu;

Charakter i treść relacji informacyjnych organizacji są dość ściśle regulowane;

Przedmiotem komunikacji biznesowej jest działalność organizacji - zarządcza, przemysłowa, ekonomiczna, techniczna itp.;

Dokumenty zarządcze w większości przypadków skupiają się na konkretnym odbiorcy;

Większość sytuacji, które pojawiają się w działalności organizacji i wymagają pisemnej rejestracji, są powtarzalne, tego samego rodzaju.

Warunki komunikacji biznesowej stanowią wymagania dotyczące informacji zarządczej, która musi mieć określone właściwości. Ona musi być:

Oficjalny charakter, co podkreśla biznesowe podstawy relacji, ich bezosobowy charakter, a także wskazuje na pewien dystans, jaki istnieje między uczestnikami komunikacji biznesowej;

Adres, ponieważ dokument zarządczy jest zawsze przeznaczony dla konkretnego odbiorcy – urzędnika, organizacji, grupy organizacji;

Istotne, ponieważ dokument musi zawierać informacje niezbędne w danym momencie do podjęcia skutecznej decyzji zarządczej lub wykorzystania jej w inny sposób w działaniach zarządczych;

Obiektywna i rzetelna, ponieważ dla efektywnego działania zarządczego niezbędna jest bezstronna, bezstronna ocena zdarzeń, faktów, zjawisk;

Przekonujący, uzasadniony, ponieważ zadaniem komunikacji biznesowej jest skłonienie adresata do podjęcia (lub niepodjęcia) określonych działań;

Kompletne lub wystarczające do podjęcia skutecznej decyzji zarządczej; niewystarczające informacje mogą powodować konieczność żądania dodatkowych informacji, generowania korespondencji, prowadzić do nieuzasadnionych strat czasu i pieniędzy.

Styl biznesowy charakteryzuje się:

Neutralny ton prezentacji; ustalający – nakazowy charakter prezentacji;

Dokładność i przejrzystość prezentacji; - zwięzłość (zwięzłość) tekstu;

Stosowanie formuł językowych;

Stosowanie terminów; stosowanie skrótów leksykalnych i graficznych;

Przewaga konstrukcji pasywnych nad rzeczywistymi;

Ograniczona zgodność słów;

Stosowanie konstrukcji z sekwencyjnym podporządkowaniem wyrazów w przypadku dopełniacza i instrumentalnego;

Użycie fraz z rzeczownikiem słownym;

Przewaga prostych zdań pospolitych.

Neutralny ton prezentacji. Należy zminimalizować subiektywny moment w listach biznesowych, wykluczyć słowa o wyraźnym zabarwieniu emocjonalnym i ekspresyjnym, słowa z przyrostkami zdrobniałymi i ujmującymi, niedopowiedzeniem i przesadą itp. pozornie spokojny, neutralny ton prezentacji.

Wykorzystanie formuł językowych - stabilne zwroty językowe szablonów. Ich obecność w mowie biznesowej jest konsekwencją uregulowania relacji usługowych, powtarzalności sytuacji menedżerskich i ograniczeń tematycznych mowy biznesowej:

- „Informujemy, że od ……”;

- „Prześlij do przeglądu i zatwierdzenia……”

Proszę wziąć pod uwagę…"

Formuły językowe jest wynikiem ujednolicenia narzędzi językowych wykorzystywanych w powtarzalnych sytuacjach. Często występują jako prawnie istotne elementy tekstu, bez których pismo nie ma wystarczającej mocy prawnej lub są elementami decydującymi o jego przynależności gatunkowej:
„Gwarantujemy płatność, Nasze dane bankowe…”;

„Roszczenia z tytułu rękojmi należy zgłaszać…”;

„... w przeciwnym razie będziesz podlegać karom”,

Formuły językowe zapewniają dokładność i jednoznaczność zrozumienia tekstu przez adresata, skracają czas przygotowania tekstu i jego percepcji.

Stosowanie terminów i fraz.

Termin to słowo lub wyrażenie, które oznacza pojęcie naukowe lub techniczne. Użycie T w ściśle ustalonym znaczeniu zapewnia jednoznaczne zrozumienie tekstu, co jest bardzo ważne w komunikacji biznesowej.

Poprawność i stabilność użycia terminów w praktyce osiąga się poprzez stosowanie słowników i standardów terminologicznych, które ustanawiają ściśle jednoznaczny system pojęć i terminów oraz przyczyniają się do uporządkowania terminologii.

T stosowane w dziedzinie przedszkolnych placówek oświatowych są rejestrowane w GOST R 51141-98 „Praca biurowa i archiwizacja. Warunki i definicje".

Używając terminów w liście, konieczne jest, aby były one zrozumiałe nie tylko dla autora, ale także dla adresata, tj. Jeśli masz co do tego wątpliwości, możesz:

Podaj oficjalną definicję terminu;

Odszyfruj znaczenie T słowami o neutralnym słownictwie;

Usuń T i zastąp go popularnym słowem lub wyrażeniem.

Używając terminów polisemantycznych, należy pamiętać, że w jednej literze termin może być użyty tylko w jednym z jego znaczeń.

Synonimy T to T, które mają inny dźwięk, ale mają to samo znaczenie (kwestionariusz, kwestionariusz, kwestionariusz).

Synonimy T - pełne lub bezwzględne (rzadko) - i względne.

T „umowa”, umowa i umowa są T-synonimami, ale różnią się w praktyce użycia:

W prawie pracy mówimy o umowie o pracę - umowie;

W sprawach cywilnych - transakcje dwu i wielostronne nazywane są umowami;

W handlu zagranicznym najczęściej używanym terminem jest umowa;

Ustalenia w wielu innych obszarach są ustalane w umowach (umowa taryfowa, umowa o współpracy naukowo-technicznej).

Stosowanie skrótów leksykalnych i graficznych (długie słowa i frazy są niewygodne)

Skróty leksykalne (skróty) to złożone skrócone słowa utworzone przez usunięcie części ich liter składowych lub części słów, na przykład: policja drogowa, zastępca, siły specjalne. LS funkcjonują w mowie jako niezależne słowa.

- początkowe skróty- utworzone z początkowych liter słów. Są również podzielone na alfabetyczne (litery są wymawiane podczas czytania): AKB, SP, MP. GUM, CHPP, linie energetyczne, uczelnia;

Dźwięk alfabetyczny: (podczas czytania niektóre słowa są wymawiane literami, inne dźwiękami): GUVD, NIOPIK

- skróty sylabiczne- składa się z części, sylab słów - wiceprezes, Moszhilstroy, redaktor techniczny, główny księgowy, kierownik zaopatrzenia;

Częściowo skrócone słowa - utworzone z części lub części słów i pełnego słowa: samofinansowanie, rembaza

Obcięcie: zastępca, kierownik, specjalny, poprz.

Skróty teleskopowe - utworzone od początku i końca wyrazów oznaczających pojęcie: walkie-talkie (stacja radiowa), bionika (biologia i elektronika), motorower (rower motorowy);

Typ mieszany: VNIITorgmash; RosgorBTI

Skróty graficzne

GS nie są słowami, używa się ich tylko na piśmie, podczas czytania są rozszyfrowywane i czytane w całości. Rodzaje HS:

Punkt: inni - inni; itp. - jak; patrz - patrz, fl. - piętro.

Łącznik: pan - pan

Ukośne: p / o - poczta

Zero - t, kg. Patrz l (z reguły wskazane są wielkości fizyczne);

Łączone: kolejowo-kolejowe, północno-zachodnie. - północno-zachodni.

Zastosowanie konstrukcji pasywnych. W języku rosyjskim istnieją dwie konstrukcje czasownikowe, które mają bliskie znaczenie:

Głos aktywny: „Rozważyliśmy Twoje propozycje”;

Głos bierny: „Rozważyliśmy Twoje propozycje”,

Podczas korzystania z DZ uwaga skupia się na temacie akcji, podczas korzystania z SZ na samej akcji. W stylu biznesowym preferowane są struktury C, które koncentrują się na podejmowanych działaniach, niezależnie od tego, kto je wykonywał, na przykład: „Projekt przewiduje budowę budynku spełniającego międzynarodowe standardy (a nie „Projekt przewiduje . ...”).

To ustawienie jest również wdrażane w konstrukcjach bezosobowych, takich jak: rozważane są propozycje, podejmowane są środki, praca jest wykonywana itp. Ten rodzaj obrotu jest jednym z charakterystycznych znaków stylu biznesowego.

Ograniczona zgodność słów- To cecha mowy biznesowej. Tych. ograniczona zdolność słów do wchodzenia w relacje semantyczne z innymi słowami.

ograniczona zgodność słów zbliża frazy do formuł językowych, pozwala zapewnić maksymalną dokładność w wyrażaniu treści przy kompilacji tekstu pod kątem jego percepcji.

Zastosowanie konstrukcji z sekwencyjnym podporządkowaniem wyrazów w przypadkach dopełniacza i instrumentalnego. Używanie tego samego rodzaju formularzy przypadków z rzeczownikami jest nazywane przez ekspertów „sprawami strunowymi”. Najczęściej w mowie biznesowej stosuje się sekwencyjne podporządkowanie słów w przypadku dopełniacza, rzadziej w przypadku kreatywnym, na przykład „Oferujemy Ci rozwiązanie (co?) Przebudowa (rodzaj P) ogrzewania, wentylacji i sanitarnych instalacje (rodzaj P.) budynki mieszkalne i administracyjne (rodzaj P). W mowie literackiej takie zwroty są niedopuszczalne. Ich użycie w przypadkach mowy tłumaczy się tym, że przy stosunkowo dużych zdaniach wykluczenie przyimków sprawia, że ich struktura jest przejrzysta i łatwiejsza do zrozumienia.

Użycie fraz z rzeczownikiem słownym. W przypadku mowy, konstrukcje z rzeczowników słownych o znaczeniu działań czasowników są aktywnie używane zamiast czasowników, na przykład:

pomagać, nie pomagać;

pomagać, nie pomagać

sprzątać, nie sprzątać;

dokonywać napraw, a nie naprawiać.

Eksperci nazywają to zjawisko „podziałem predykatu”.

Przewaga prostych zdań pospolitych. Specyfiką stylistyki jest dominujące użycie prostych, wspólnych zdań, jednoczęściowych (z jednym głównym członem - podmiotem lub predykatem) lub dwuczęściowych (z dwoma głównymi członami - podmiotem lub predykatem), z oddzielnymi zwrotami (imiesłów i imiesłów) , oddzielne definicje, słowa i zdania wprowadzające itp.

Np. „Określone środki trwałe wniesione do kapitału zakładowego wspólnego przedsięwzięcia, po jego likwidacji, zostaną przeniesione do bilansu Wydziału Finansowo-Ekonomicznego Urzędu Burmistrza w celu zorganizowania parkingu Urzędu Burmistrza oraz Administracja Regionu Moskiewskiego”.

W zdaniach złożonych występuje zamiast związku „ponieważ” w przypadkach. w tekstach używa się związków „od”, „ze względu na to, że”, z uwagi na to, że”.

Pożyczone słowa. Pożyczanie jest elementem języka obcego.

Istnieje następująca klasyfikacja zapożyczeń według stopnia ich rozwoju przez język rosyjski:

Słowa, które utraciły jakiekolwiek oznaki pochodzenia nierosyjskiego;

Słowa, które zachowały pewne zewnętrzne znaki pochodzenia nierosyjskiego;

Powszechne słowa z dziedziny nauki, polityki, kultury, znane nie tylko w języku rosyjskim, ale także w innych językach.

1. Słowa obce odnoszące się do operacji bankowych. Słowa tworzące tę grupę to terminy, większość z nich nie ma odpowiedników terminologicznych w języku rosyjskim, ich użycie w komunikacji biznesowej jest całkiem właściwe i uzasadnione.

Inkaso – rodzaj operacji bankowej, polegający na otrzymaniu przez bank pieniędzy należnych klientowi;

Akredytywa to rodzaj rachunku bankowego, który umożliwia kontrahentowi otrzymanie zapłaty za towar lub usługę na specjalnie uzgodnionych warunkach natychmiast po wypełnieniu zobowiązań.

Saldo - w rachunkowości różnica między sumami pozycji debetowych i kredytowych.

2. Obce słowa, które nazywają działania, aby coś zapewnić:

Konsultacja - porady, wyjaśnienie specjalisty w każdej sprawie

Serwis - konserwacja, zaspokojenie potrzeb domowych.

3. Słowa, które nazywają działania, aby coś osiągnąć: eksploatacja, realizacja, organizacja.

4. Słowa dokumentacji: know-how (z angielskiego wiem jak) - zakres kompetencji, doświadczenie. Dokumentacja, której przekazanie jest negocjowane przy zawieraniu umów licencyjnych i umów.

5. Grupa słów określająca publikacje drukowane: broszura, książeczka.

6. Słowa, które nazywają czas: kwartał, okres, data.

7. Umieść słowa: okręg.

Wśród pożyczonych terminów są takie, które mają rosyjskie synonimy (import - import).

Posługiwanie się słownictwem języka obcego jest procesem naturalnym. Używanie takich słów w rozsądnych granicach nie szkodzi językowi, lecz przeciwnie, go wzbogaca.

Cechy użytkowania i wykonywania dokumentów

Styl- jest to cecha języka, przejawiająca się w doborze, łączeniu i organizacji środków komunikacji językowej z zadaniami komunikacji. Są takie funkcjonalne style, tj. style wyróżnione zgodnie z głównymi funkcjami języka związanymi z określonym obszarem działalności człowieka, takimi jak dziennikarski, naukowy, artystyczny i literacki, potoczny, urzędowy i biznesowy.

Wszelkie informacje wymagają języka, w którym będą rejestrowane, przesyłane i odbierane. Ten złożony proces można przeprowadzić za pomocą specjalnej terminologii - głównego składnika każdego stylu funkcjonalnego. Styl oficjalnej komunikacji biznesowej ludzi z różnych sfer życia: ekonomicznej, społeczno-politycznej i kulturalnej – wykształcił się pod wpływem potrzeby przedstawiania faktów z jak największą dokładnością, zwięzłością, konkretnością oraz unikania niejednoznaczności. Oficjalny styl biznesowy to taki funkcjonalny rodzaj języka, który służy sferze oficjalnych relacji biznesowych głównie w formie pisemnej.

Dokumenty mogą być zróżnicowane pod względem gatunku i treści, objętości i ekspresji językowej. Większość dokumentów w części merytorycznej wiąże się ze sferą poza komunikacją indywidualną (choć jednostki są również zaangażowane w odpowiednie działania), ale aspekt indywidualno-osobowy nie znajduje odzwierciedlenia w języku i stylu dokumentu. Funkcją stylu biznesowego jest to, że przestrzeganie formy niezbędnej do przekazania treści daje podstawę do uznania dokumentu za oficjalny biznes. Dlatego język dokumentów cechuje rygor stylistyczny i obiektywizm prezentacji. W oficjalnym stylu biznesowym nie powinno być emocjonalności, subiektywnej oceny i kolokwializmu. To właśnie zbliża styl dokumentów do umiarkowanego, książkowego, naukowego stylu, ale bezosobowy sposób prezentacji jest cechą charakterystyczną języka dokumentów.

Ponieważ dokumenty kojarzą się z normą prawną, obiektywizm w stylu prezentacji podkreślany jest przez afirmatywny i normatywny charakter dokumentu. Z reguły dokumenty są sporządzane w taki sposób, aby albo informacje w nich zawarte były brane pod uwagę, albo odpowiednia decyzja została koniecznie wykonana. Akty sądu, prokuratury, policji i administracji są pisane w oficjalnym biznesowym stylu. Takie dokumenty opierają się na naukowej analizie stosunków społecznych, dlatego powinny być jak najbardziej dokładne i zwięzłe, a to należy osiągnąć za pomocą odpowiednich środków językowych. Charakterystyczną cechą oficjalnego stylu biznesowego jest użycie słów w ich specyficznym znaczeniu. Aby uniknąć błędów w oficjalnych dokumentach, informacji biznesowych nie należy łączyć z elementami dziennikarstwa (np. w projektach decyzji, niektórych rodzajach raportów, protokołach itp.).

Jako całościowa struktura każdy dokument musi spełniać określone wymagania. To:

Zwięzłość i zwięzłość prezentacji oficjalnego materiału;

Dokładność i pewność sformułowań, jednoznaczność i jednolitość pojęć;

Neutralny ton prezentacji.

Oficjalny styl biznesowy charakteryzuje się używaniem słów tylko w tych znaczeniach, które są uznawane za normę ogólnego użycia słów literackich, a także w znaczeniach tradycyjnych dla dokumentów biznesowych, które nie naruszają ich jednolitości stylistycznej i odpowiadają ogólny trend standaryzacji języka biznesowego.

Dobór słownictwa polega na starannej dbałości o leksykalne znaczenie słów. Nieznajomość leksykalnego znaczenia poszczególnych słów prowadzi do błędów typu: „ konieczna jest poprawa usług zootechnicznych i weterynaryjnych w hodowli zwierząt ” (obsługa zwierząt hodowlanych może zostać ulepszona, ale nie inwentarz żywy), „ obniżyć koszty "(Możliwe jest obniżenie ceny towarów, produktów, ale nie kosztów - możliwa opcja:" redukować

Cena fabryczna »).

Niedozwolone jest stosowanie neologizmów, nawet tych formowanych według tradycyjnych wzorców, np. „ konstruktor » , « reorganizacja ", a także słowa związane ze słownictwem potocznym, na przykład" sekretarz », « asystent labolatoryjny ».

Jeśli wybierzesz niewłaściwe słowo z wielu pokrewnych, które różnią się znaczeniem, możesz je zniekształcić. Na przykład słowa „dostarczyć” i „zapewnić” są często mylone.

Przedstawiać- 1) przedstawić, poinformować („przedstawić listę pracowników”, „przedstawić dowody”); 2) przedstawić kogoś wprowadzić nowego pracownika do zespołu"); 3) do petycji (o awans, o nagrodę) („ prześlij się do następnej rangi», « złóż zamówienie "); 4) komponuj, odkrywaj (" mieć znaczną wartość»); 5) wyobraź sobie mentalnie (" wyobraź sobie obraz bitwy»); 6) zobrazować, pokazać (" prezent w zabawny sposób»).

Dostarczać- 1) oddać do dyspozycji, użyć (" zapewnić mieszkanie», « zapewnić pojazdy»); 2) dać prawo, możliwość zrobienia, wykonania czegoś (" daj urlop”, „daj głos»); 3) zezwolić na samodzielne działanie lub pozostawienie bez opieki; („zostaw to sobie”, „zostaw to przypadkowi»).

Niemożność dokładnego i zwięzłego wyrażenia myśli prowadzi do następujących błędów: „w miesiącu kwietniu” (kwiecień to dokładnie miesiąc i nic więcej), „wiadomość informacyjna” (każda wiadomość zawiera informacje). Powtórzenia takie jak: « korzyści z użytkowania» , « należy wziąć pod uwagę następujące fakty: », « Zjawisko to w pełni przejawia się w warunkach »...

W przypadku tekstów dokumentów urzędowych użycie nie jest typowe

frazeologia figuratywna, zwroty o zredukowanej kolorystyce stylistycznej.

Standardowe zwroty mowy, takie jak: „ w związku z zarządzeniem rządu”, „w celu udzielenia pomocy materialnej”», « ze względu na trudną sytuację, która się rozwinęła ... ”- są stale reprodukowane w oficjalnych dokumentach, nabierają stabilnego charakteru i w swojej roli są bliskie jednostkom frazeologicznym. W języku dokumentów pełnią taką samą funkcję jak stabilne kombinacje typów: "wziąć pod uwagę", "zwrócić uwagę". Ale jeśli normy zostaną naruszone z powodu nieznajomości specyfiki użycia tej lub innej jednostki frazeologicznej, pojawiają się błędy. Na przykład czasownik „zezwolić” („zezwolić”) w znaczeniu „zrobić coś, zrobić” można łączyć ze słowami wyrażającymi negatywny skutek działania: „zezwolić na naruszenie”, „dokonać błąd”, „popełnić błąd w obliczeniach” itp., ale nie słowami wyrażającymi pozytywne działanie - „pozwól na sukces”.

Oprócz tego rodzaju słów istnieje wiele słów, które wykazują ograniczoną kompatybilność tylko w stylu biznesowym. Na przykład w stylu biznesowym:

POŻĄDANE NIE POŻĄDANE

W mowie biznesowej należy stosować konstrukcje z predykatem „split”, które nie tylko nazywają działanie, ale także wyznaczają przedmiot tego działania. Na przykład:

pomagać, nie pomagać; pomagać, nie pomagać; sprzątać, nie sprzątać; brać pod uwagę, nie brać pod uwagę; dawać wsparcie, a nie wsparcie; dokonywać napraw, a nie naprawiać.

Komunikacja biznesowa odbywa się między organizacjami a urzędnikami i ma charakter oficjalny, dlatego charakteryzuje się bezosobowym charakterem prezentacji tekstu, w związku z czym czasowniki powinny być używane w formie trzeciej osoby i z reguły , w nieskończenie osobistym znaczeniu.

Na przykład:

„komisja przeprowadziła kontrolę i ustaliła…”;

„Ustawa została podpisana przez członków komisji i zatwierdzona…”.

Cechą mowy biznesowej jest użycie dużej liczby terminów.

Termin- słowo lub fraza, która jest nazwą

pewne pojęcie jakiejś szczególnej dziedziny nauki, techniki, sztuki. Całość terminów z danej dziedziny wiedzy lub działalności zawodowej stanowi terminologię.

Używając terminów w dokumentach, należy upewnić się, że termin jest zrozumiały nie tylko dla autora dokumentu, ale także dla wszystkich korespondentów pracujących z tym dokumentem. Gdy autor używa nietypowych, nieznanych terminów, konieczne jest ujawnienie treści i znaczenia tego terminu. Można to osiągnąć w następujący sposób:

Podaj oficjalną definicję terminu (przyjęte definicje terminów są zapisane w słownikach terminologicznych i GOST);

Rozszyfruj pojęcie słowami związanymi ze słownictwem neutralnym; usuń termin z tekstu i zastąp go powszechnie używanym słowem lub wyrażeniem.

W mowie biznesowej w celu skompresowania mowy stosuje się skróty do oznaczania pojęć.

Istnieją dwa główne rodzaje skrótów:

Skróty leksykalne (skróty) - słowa złożone utworzone przez usunięcie części ich liter składowych lub części słów, na przykład: CIS, ACS, Mosgaz, zastępca, siły specjalne itp .;

Skróty graficzne – skróty używane w piśmie

oznaczenia słów, na przykład: p / o, kolej, punkt, mkw itp.

Skróty leksykalne (skróty) funkcjonują jako niezależne słowa. Skróty graficzne nie są słowami, są używane tylko podczas pisania i podczas czytania są rozszyfrowywane i czytane w całości.

Wiele skróconych nazw instytucji i organizacji zostało oficjalnie zalegalizowanych. Niektóre z nich: 1) pierwszymi literami pełnej nazwy (skróty literowe), na przykład Moskiewski Uniwersytet Państwowy (Moskiewski Uniwersytet Państwowy); 2) zgodnie z zasadą sylabiczną np. Ministerstwo Zdrowia

(Ministerstwo Ochrony Zdrowia); 3) według zasady mieszanej, np. Giproholod (Państwowy Instytut Projektowania Lodówek, Fabryki Lodów, Wytwórnie Lodu Suchego i Wodnego oraz Ciekłego Dwutlenku Węgla). Jednocześnie skróty alfabetyczne czytane sylabami są odmawiane jak zwykłe słowa. Wyjątkiem jest słowo HPS i tym podobne, które nie odpadają.

Dokumenty biznesowe powstały w Rosji wkrótce po pojawieniu się pisma. Pisanie biznesowe rozwijało się również w moskiewskiej Rosji. W XV-XVI wieku. na bazie gwary moskiewskiej rozwinął się język biznesowy („prikaz”) Rusi Moskiewskiej, który kształtował się głównie w „zamówieniach” moskiewskich (czyli w instytucjach kierujących niektórymi gałęziami władzy). W języku komend spisano akty państwowe i prawne, a także listy wielkich książąt moskiewskich, raporty z ambasad, prace geograficzne i historyczne, książki medyczne, książki kucharskie itp.

Język dokumentów handlowych zarówno Rusi Kijowskiej, jak i Moskwy różni się od języka literatury annalistycznej i narracyjnej po pierwsze skrajnie ograniczonym wykorzystaniem słowiańskich; po drugie, terminy specyficzne, stabilne kombinacje wyrazów i zjawisk syntaktycznych; po trzecie, prawie całkowity brak jakichkolwiek literackich technik wykończeniowych; Rodzajem „pieczęci” mowy biznesowej jest zdanie złożone z klauzulą podrzędną.

Rosyjska mowa biznesowa tworzy własne klisze, własną stabilną frazeologię, w której czasami używa się najpopularniejszych słowiańskich słów. Możliwe też, że skrybowie, którzy pracowali w rosyjskich urzędach książęcych epoki przedmongolskiej, posługiwali się stabilnymi formułami, które wykształciły się w języku bułgarskich urzędów królewskich. Bardzo wiele starożytnych liter rosyjskich zaczyna się od tej samej formuły.

Style mowy - systemy elementów językowych w obrębie języka literackiego, wyznaczone przez warunki i zadania komunikacji; forma naszych wypowiedzi zależy od tego, gdzie, z kim i dlaczego rozmawiamy.

Istnieje pięć stylów; cztery style książkowe: naukowy, urzędowy biznesowy, dziennikarski, artystyczny - i potoczny. Każdy styl charakteryzuje się pewnymi środkami językowymi: słowa, ich formy, frazy, rodzaje zdań, a ich przynależność do stylu potocznego czy książkowego urzeczywistnia się w zestawieniu ze środkami neutralnymi.

Style mowy są realizowane w określonych formach lub rodzajach tekstów, zwanych gatunkami mowy. Gatunki mowy są typową formą organizacji mowy, która określa typy tekstów różniących się danym charakterem aktywności mowy (gatunek monologu artykułu publicystycznego i gatunek dialogiczny wywiadu) oraz formą użycia języka (gatunek ustny relacji i gatunku pisanego artykułu). Zasadniczo każdy gatunek mowy należy do określonego stylu mowy, ale istnieją również gatunki interstyle, na przykład: artykuł, esej, esej (naukowy i dziennikarski), wywiad (dziennikarski i urzędowy biznes).

Oficjalny styl biznesowy - jeden ze stylów książkowych, stosowany w zakresie relacji biznesowych, dokumentów biznesowych, tj. ustaw, dokumentów, ustaw, umów, uchwał, statutów, korespondencji urzędowej itp.

Celem tego stylu jest przekazywanie informacji, wydawanie instrukcji. Oficjalny styl biznesowy charakteryzuje się dokładnością, jednoznacznością, bezosobowym charakterem, standaryzacją konstrukcji tekstu oraz obowiązkowym nakazowym charakterem tekstu.

Styl ten charakteryzuje się:

1) użycie oficjalnego słownictwa i frazeologii, które praktycznie nie jest używane w innych stylach: ultimatum, anulacja, korpus dyplomatyczny itp. Oficjalny styl biznesowy wymaga do pewnego stopnia klerykalizmu. W słowniku można również zauważyć częste używanie słów złożonych, które są bardziej ekonomiczne niż podobne zwroty: postępowanie sądowe, najemca itp. Szerokie zastosowanie rzeczowników odsłownych: znaczenie, decyzja, rozwój; przyimki w mianowniku: na temat, wzdłuż linii, po wygaśnięciu (terminu) itp.

2) stosowanie złożonych konstrukcji składniowych

3) użycie mianownika: Wynagrodzenie za pracę. Bezpieczeństwo i higiena pracy.

Oficjalny styl biznesowy charakteryzuje się wykorzystaniem następujących narzędzi językowych:

na poziomie słownictwa:

używanie pełnych nazwisk, dokładnych dat;

słownictwo książkowe (ze względu na to, że należy je scharakteryzować);

używanie słów w bezpośrednich znaczeniach;

brak wyrazistego i wartościującego słownictwa;

częste używanie rzeczowników odsłownych (aprobata, użycie, wykonanie);

obecność znormalizowanych obrotów (po upływie terminu, w określony sposób, do wejścia w życie);

ograniczone możliwości zastępowania synonimów, częste powtórzenia leksykalne;

na poziomie morfologii:

brak zaimków osobowych, zwłaszcza 1 i 2 osób, zamiast których stosuje się imiona własne, nazwy własne lub oznaczenia specjalne (Klient, Wykonawca), a także czasowniki w postaci 1 i 2 osób;

na poziomie składniowym:

komplikacja prostego zdania z izolowanymi zwojami, jednorodnymi członkami;

wyraźny podział tekstu na semantyczne bloki, zwykle z wykorzystaniem podtytułów i cyfrowego projektowania akapitów.

Oficjalny styl biznesowy charakteryzuje się zarówno monologicznymi sposobami organizowania mowy, jak i dialogiem (rozmowa między dwiema osobami) lub polilogiem (rozmowa kilku osób).

Główne gatunki: monologi - rozkaz, rozkaz urzędowy, instrukcja, oświadczenie, prośba, skarga (reklamacja), rekomendacja, raport, recenzja; gatunki polilogu - spotkanie, spotkanie, negocjacje, wywiady.

Cechy oficjalnego stylu biznesowego:

Brak zaimków osobowych;

Pełne nazewnictwo aktorów ze wskazaniem ich statusu społecznego;

Zastąpienie ich w przyszłości specjalnymi oznaczeniami Autor, Firma;

Obroty standaryzowane: niniejsza Umowa w następujący sposób, zwana dalej działającą na podstawie;

Dokładne wskazanie miejsca i czasu zawarcia umowy;

Skomplikowanie prostego zdania przez różnych izolowanych członków - patrz pierwsze zdanie umowy;

Podział tekstu na bloki za pomocą podtytułów i oznaczenia cyfrowego.

Udokumentowane informacje powinny być przedstawione tak jasno, jasno i jednoznacznie, jak to tylko możliwe – to główny wymóg pisemnej komunikacji biznesowej. W związku z tym na środki językowe i styl prezentacji informacji w dokumencie nakładane są specjalne wymagania:

Zgodność z normami leksykalnymi, gramatycznymi, stylistycznymi zapewniającymi dokładność i klarowność prezentacji;

Jednoznaczność użytych słów i terminów;

Neutralny ton prezentacji.

Nieprzestrzeganie tych wymagań z jednej strony utrudnia pracę z dokumentami, az drugiej pozbawia lub ogranicza ich znaczenie prawne i praktyczne.

Dokładność semantyczna wypowiedzi pisemnej wynika w dużej mierze z dokładności użycia słów, to znaczy użycia słów zgodnie z ich znaczeniem. Słowo w tekście dokumentu powinno być użyte tylko w jednym znaczeniu, przyjętym w oficjalnym piśmie biznesowym. W związku z tym słowa-paronimy (słowa, które są zbliżone do dźwięku, spokrewnione, pokrewne słowa, które różnią się znaczeniem) mogą powodować trudności w użyciu. Na przykład: prezent (przedstaw, pokaż: prześlij raport) - przekaż (daj coś do użytku, zleć komuś: przekaż certyfikat); prowadzenie (zrób coś: zorganizuj spotkanie) - produkuj (produkuj, wytwarzaj: wytwarzaj towary).

Nieuwaga na odcienie znaczeń, kolorystyka wyrazów synonimicznych może również prowadzić do naruszeń semantycznych w tekstach dokumentów. Na przykład słowa buduj (neutralny stylistycznie), wyprostowany (kolorystyka stylistyczna - „wysoki”), buduj (stwórz coś złożonego technicznie); wyprostowany (zbuduj coś znaczącego; wysoki) różnią się stylistyczną kolorystyką, odcieniami znaczeń, a co za tym idzie mają różną kompatybilność. Na przykład frazy są poprawnie skomponowane, aby zbudować magazyn, zbudować most, wznieść łuk; kombinacje budowy magazynu, budowy kiosku, wzniesienia budynku mieszkalnego są niepoprawne stylistycznie.

Niepożądane jest stosowanie profesjonalizmu w tekstach dokumentacji biznesowej (np. transplantacja zamiast transplantacji; cardan zamiast cardana itp.). Zakres profesjonalizmów to z reguły mowa ustna, ich stosowanie w mowie pisemnej komunikacji biznesowej jest błędem stylistycznym. Na przykład ukończone zamiast ukończenia budowy, niekompletne zamiast budowy w toku; dzienniczki studenckie zamiast stacjonarnych, bezgotówkowe, bezgotówkowe zamiast bezgotówkowych.

Terminy używane w dokumentacji biznesowej powinny być jasne zarówno dla autora, jak i adresata. Jeśli termin jest mało przydatny, a jego znaczenie może nie być jasne, należy skorzystać z jednej z sugerowanych metod:

Podaj oficjalną definicję terminu, na przykład:

faktoring – sprzedaż prawa do windykacji;

Wyjaśnij, poszerz treść terminu słowami o neutralnym słownictwie, na przykład: ... niewykonanie umowy spowodowane było okolicznościami siły wyższej (opad deszczu zmył linie komunikacyjne z zakładem);

Usuń termin i zastąp go powszechnie rozumianym słowem lub wyrażeniem.

Trudności w odbiorze tekstu dokumentu mogą być spowodowane nieuzasadnionym użyciem zapożyczonych słów. Najbardziej typowym błędem jest nieumotywowane używanie słów obcych zamiast już istniejących słów do oznaczania pojęć znanych słów, na przykład:

W dokumentach nie należy używać przestarzałych słów i wyrażeń (archaizmów i historyzmów). Powinniśmy pisać nie tym kierujemy, ale kierujemy; nie w tym roku, ale w tym (bieżącym); nie informujemy, ale informujemy; akt nie jest tutaj sporządzony, ale akt jest sporządzony.

Używając cyfr w tekstach dokumentów, należy pamiętać, że liczby jednocyfrowe są odtwarzane w słowie, a jeśli istnieje wskazanie miary, w postaci (nie więcej niż pięć lotów, ale 9 kg). Liczby złożone zapisuje się w liczbach, z wyjątkiem przypadków, gdy liczebnik znajduje się na początku zdania (Sto tytułów CD, ale komisja odrzuciła 15 obiektów). Liczby porządkowe są zapisywane z końcówkami (do 16 cyfry). W dokumentach finansowych wraz z zapisem cyfrowym podawany jest zapis słowny.

Do standardowych aspektów języka pisma biznesowego należy ujednolicenie skrótów powszechnie stosowanych w pismach biznesowych. Skróconym podlegają słowa, wyrażenia charakteryzujące się dużą częstotliwością użycia, a także terminy, nazwy organizacji, znane akty prawne, kodeksy itp. Skróty używane w tekstach dokumentów podlegają pewnym zasadom:

1. Skróty powinny być spójne w całym dokumencie. Niedopuszczalne jest skracanie tego samego słowa (frazy) na różne sposoby lub pisanie go w jednym miejscu w całości, aw innym w skrócie.

2. Nie możesz skrócić słowa, jeśli jest ono jedynym elementem zdania.

3. Skrót jest niedopuszczalny, jeśli może prowadzić do innej interpretacji, niejednoznaczności w odbiorze wyrażenia.

4. Niedopuszczalne jest sprowadzanie wyrazu do jednej litery, z wyjątkiem tradycyjnych skrótów tekstowych, takich jak: y. (rok), y. (mister), l. (arkusz, arkusze), s. (wieś), r. (rzeka), pozycja (punkt) itp.

Wymienione poniżej cechy oficjalnego stylu biznesowego są obiektywnym faktem języka, ich użycie w tekstach dokumentów jest naturalne i utrwalone tradycją. Naruszeniem normy funkcjonalnej i stylistycznej jest stosowanie środków językowych, które nie są nieodłączne od stylu biznesowego, co jest sprzeczne z wymogiem spójności, dokładności i zwięzłości języka pism i dokumentów biznesowych. Przede wszystkim są to słowa i jednostki frazeologiczne o kolorystyce wernakularnej i potocznej oraz emocjonalnie ekspresyjnej.

W języku pism i dokumentów biznesowych powszechnie stosuje się:

Terminy i profesjonalizmy zgodne z tematem i treścią dokumentów serwisowych. Przede wszystkim są to warunki prawne, dyplomatyczne i księgowe (import, umowa, opóźnienie, dopłata, oferta, popyt itp.).

Słowa nieterminologiczne używane głównie w mowie urzędowej i urzędniczej (właściwe, należne, powyżej, podpisane, przekazane, prawdziwe (to) itp.).

Rzeczowniki - imiona i nazwiska osób na podstawie jakiegoś działania lub postawy (lokator, świadek, lokator, powód, pozwany itp.). Rzeczowniki oznaczające pozycje i tytuły są używane w mowie biznesowej tylko w formie męskiej (świadek Fiodorowa, funkcjonariusz policji Savelyeva, profesor Emelyanova itp.).

rzeczowniki słowne. Wśród nich szczególne miejsce zajmują rzeczowniki z przedrostkiem not (niespełnienie, nieznalezienie, niespełnienie, niezgodność, nieuznanie itp.).

Złożone przyimki mianownikowe wyrażające standardowe aspekty treści (dla celów, w odniesieniu do, z racji, wzdłuż linii, częściowo itp.).

Przyimek włączony z przypadkiem przyimkowym, aby wskazać okresy czasu (po ukończeniu osiemnastego roku życia itp.).

Ustaw frazy typu atrybutywno-nominalnego z kolorystyką oficjalnego stylu biznesowego (jednorazowa zasiłek, wyższe autorytety, ustalona procedura, wstępne rozważenie itp.).

Predykaty „split” (aby pomóc, zrekonstruować, zbadać itp.) w przeciwieństwie do ich równoległych form czasownikowych (pomoc, zrekonstruować, zbadać itp.).

„Naciąganie” dopełniacza w łańcuch rzeczowników (… dla stosowania środków wpływu publicznego; … w celu szerokiego nagłośnienia pracy organów kontroli państwowej itp.).

Twierdzenia negatywne, w których adresat upoważnia do czynności administracyjnych. Inicjatywa tych działań nie pochodzi od adresata (Ministerstwo nie sprzeciwia się…, Zarząd nie odrzuca…, Rada Naukowa nie odrzuca… itd.).

Głos pasywny, jeśli to konieczne, podkreśla fakt działania (zapłata gwarantowana; oferta zostaje przyjęta; dokumentacja jest zwracana itp.). Głos aktywny jest używany, gdy konieczne jest wskazanie konkretnej osoby lub organizacji jako podmiotu odpowiedzialności prawnej (zakład Elektrostal zakłóca dostawy surowców, kierownik spółdzielni nie zapewnił przestrzegania norm bezpieczeństwa itp.).

Na szczególną uwagę zasługuje również aspekt perswazji przekazu biznesowego. Eksperci zwracają uwagę, że treść informacyjna i przekonywalność dokumentu urzędowego osiąga się poprzez zastosowanie formuł językowych, które mają moc prawną, przedstawienie wszystkich okoliczności sprawy w ich relacji, zastosowanie klauzul podrzędnych, które odzwierciedlają związki przyczynowe, oraz pokrewnych słowa, które tworzą logiczny kontekst. Głównym warunkiem przekonywania każdego dokumentu jest jego dowód. Podstawą przekazu biznesowego powinny być wyłącznie dokładne, niepodważalne fakty. Wiarygodność pisma zależy również od zdolności jego kompilatorów do wyrażenia interesów przedsiębiorstwa, do którego jest skierowany.

Język i styl pism urzędowych różni się od języka i stylu listów, w których autorzy występują indywidualnie. Adresaci i adresaci korespondencji urzędowej są podmiotami stosunków prawnych, a przekaz biznesowy może być przedmiotem bezpośredniej oceny prawnej. Styl prezentacji w komunikatach biznesowych jest formalno-logiczny. Charakteryzuje się suchością i maksymalną dokładnością prezentacji myśli. Jej główne cechy to: neutralność, transpersonalny charakter prezentacji, unifikacja, typizacja środków mowy i standaryzacja terminów, zawężenie zakresu używanych środków mowy, powtarzanie poszczególnych form językowych w niektórych fragmentach tekstów dokumentu.

Oficjalny styl biznesowy to styl oficjalnej komunikacji, korespondencji biznesowej, zamówień, ogłoszeń, dokumentacji, postępowań sądowych. Ten styl jest najbardziej zamknięty i konserwatywny w systemie stylów.

Kompilacja dokumentów biurowych to trudny i złożony proces, który zajmuje pracownikom dużo czasu.

Należy pamiętać, że dokumenty są integralną częścią wizerunku firmy, jej oryginalną wizytówką. Dokument na brzydkiej, „źle” wykonanej formie, wydrukowany nieczytelną czcionką, sprawia niepożądane wrażenie przedsiębiorstwa. Z tego samego powodu pieczątka z nazwą przedsiębiorstwa, której odcisk jest przyklejony do kartki papieru, wyszła z praktyki biznesowej na Zachodzie i jest coraz rzadziej używana w Rosji.

Informacje zawarte w dokumentach są niezbędne do stabilnego funkcjonowania każdej organizacji. Na jej podstawie podejmowane są odpowiednie decyzje zarządcze. Dokumenty w wielu przypadkach są głównym argumentem w sytuacjach spornych, potwierdzając tym samym podstawową definicję terminu „dokument” jako „metody dowodowej”.

Oto jak wygląda jedna z nowoczesnych rekomendacji dla rosyjskiego przedsiębiorcy: „W życiu biznesowym biznes często współistnieje z oszustwem. Nie ufaj obietnicom. Tylko dobrze napisany, prawnie wiążący dokument jest gwarantem udanej transakcji!”.

Ile odbywa się posiedzeń sądu polubownego, ile strat ponoszą przedsiębiorcy z powodu omyłkowo lub celowo błędnie sporządzonych dokumentów!

Nieporządek w przechowywaniu dokumentów może skutkować ryzykiem utraty cennych informacji, co może niekorzystnie wpłynąć na działalność przedsiębiorstwa.

Kierownicy przedsiębiorstw są osobiście odpowiedzialni za skład, bezpieczeństwo i prawidłowe wykonanie dokumentów.

Do sporządzenia dokumentów, w tym listów biznesowych, wymagany jest pewien poziom kultury i specjalne umiejętności. Ale ta umiejętność, którą człowiek biznesu musi rozwinąć.

Ponadto pisma biznesowe, podobnie jak inne dokumenty, muszą być sporządzane zgodnie z wymogami norm państwowych, które dotyczą nie tylko władz państwowych i wykonawczych Federacji Rosyjskiej, ale także wszystkich organizacji, niezależnie od ich formy prawnej i rodzaju działalności.

1. Rejestracja formularzy dokumentów administracyjnych.

Podczas pracy z dokumentami należy kierować się przepisami Federacji Rosyjskiej, które przewidują przygotowywanie dokumentów zgodnie z określonymi zasadami, z zachowaniem nomenklatury (listy) spraw.

Niewygodna w użyciu jest forma, w której dużo miejsca zarezerwowano na logo i nazwę przedsiębiorstwa, a mało na tekst. Dlatego zaleca się przeznaczyć 1,5-2 cm od granicy górnego pola pod emblematem.

Nowoczesny projekt papieru firmowego, „własna” identyfikacja wizualna, papier wysokiej jakości, komplet informacji o firmie. Ich prawidłowe umiejscowienie na arkuszu jest szczególnie ważne dla korzystnego wpływu na partnera biznesowego.

Formy przedsiębiorstwa wykonywane są typograficznie lub przy użyciu komputera osobistego i mają ustalony zestaw szczegółów oraz pewną kolejność ich lokalizacji.

Formularz dokumentów wewnętrznych (zarządzenia, protokoły, decyzje);

Formularz na dokumenty zewnętrzne (listy, faksy).

Formularz dla dokumentów wewnętrznych zawiera godło przedsiębiorstwa i nazwę przedsiębiorstwa.

Przedsiębiorstwa współpracujące z partnerami zagranicznymi potrzebują specjalnych formularzy z duplikacją danych w języku partnera lub w języku angielskim. Dzięki kątowemu rozmieszczeniu detali w lewej górnej części, detale drukowane są w języku rosyjskim, po prawej - w języku obcym. Dzięki podłużnemu układowi szczegółów formularza szczegóły drukowane są najpierw w języku rosyjskim, a poniżej - w języku obcym.

Wszystkie formularze, podobnie jak dokumenty, muszą mieć marginesy.

lewy - 20 mm (8 znaków maszynowych lub kresek),

blat - nie mniej niż 10 mm,

prawy i dolny - nie mniej niż 8 mm.

W celu zaoszczędzenia miejsca na arkuszu wiele firm umieszcza jedynie logo i nazwę przedsiębiorstwa w górnej części formularza, a adres, numery telefonów, faksów i dane bankowe umieszcza się bezpośrednio na dolnym marginesie arkusz.

Granice poszczególnych szczegółów (na przykład „tytuł tekstu”, „adresat”) są wygodnie oznaczone narożnikami, aby uniknąć błędów w ich lokalizacji podczas drukowania.

Formy często używanych dokumentów, takich jak zaświadczenia, akty przyjęcia pracy w ramach umowy i inne, mogą również zawierać fragmenty tekstu stałego, które przy opracowywaniu dokumentów uzupełniane są informacjami zmiennymi.

2. Język dokumentu zarządczego.

W pracy nad dokumentowaniem ważną rolę odgrywa werbalny projekt decyzji, działań i powiązań. Przygotowując dokumenty należy wziąć pod uwagę, że język nie jest biernym utrwalaczem podejmowanych decyzji, ale odgrywa aktywną rolę stymulującą w działaniach zarządczych. Tym samym skuteczność dokumentacji dyrektywnej i administracyjnej w dużej mierze zapewnia imperatyw - imperatywna konstrukcja języka rozkazów, zarządzeń, uchwał. Odpowiednie konstrukcje mowy są wymagane w dokumentach określających prośbę, żądanie, wdzięczność itp. Mowa biznesowa, język biznesowy, oficjalne pismo biznesowe to pewne pojęcia. Język biznesu to język oficjalnych stosunków, to język literacki.

Tradycje i zwyczaje w dokumentowaniu okazały się bardzo wytrwałe. A teraz wciąż są przestarzałe terminy, archaizmy, frazy, frazesy mowy, klerykalizmy („jakie obrazy”, „proszę nie odmawiać”, „w tym samym czasie kierujemy”, „biorąc pod uwagę prawdziwy” itp.). Podczas sporządzania dokumentów musisz używać oficjalnego stylu biznesowego.

Język literacki ma wiele stylów, artystycznych i fikcji, społecznych i publicystycznych, naukowych, przemysłowych i technicznych, historycznych, urzędowych i biznesowych itp., które stale się rozwijają i są w ciągłej interakcji.

„W stylu ... języka”, mówi znany filolog A.N. Efimov, „zwykle rozumie się historycznie ustaloną odmianę języka, która różni się zarówno pod względem składu, jak i charakteru kombinacji środków mowy oraz pod względem wzorów ich wykorzystania. Dla każdego stylu jest charakterystyczny, typowy i zakazany.

Każda grupa stylów ma swoje odmiany. Tak więc styl artystyczny i fikcyjny obejmuje prozaiczny i poetycki; społeczne i publicystyczne - styl gazetowo-magazynowy i literacko-krytyczny. Dokumentalny styl biznesowy obejmuje styl dokumentów legislacyjnych i administracyjnych (dekrety, zarządzenia, zarządzenia, uchwały), korespondencję biznesową, styl telegraficzny itp.

Każda grupa stylów ma swoje odmiany. Dokumentalny styl biznesowy obejmuje styl dokumentów legislacyjnych i administracyjnych (dekrety, zarządzenia, zarządzenia, uchwały), korespondencję biznesową, styl telegraficzny itp.

Teksty złożonych dokumentów (raporty, recenzje, referencje itp.) Są podzielone na części, sekcje, podrozdziały, akapity, akapity, które są ponumerowane cyframi arabskimi zgodnie z wymaganiami GOST 1. 5-85 (Zasady dotyczące projektowanie dokumentów i maszynopisów do odczytu maszynowego). Numer każdej części zawiera numery odpowiednich części składowych, wyższe, na przykład: 1. 1, 2. 1. 3. 2. 1 itd. d.

2.1. Odstępstwa od norm literackich w tekstach dokumentów.

Często w tekstach dokumentów z powodu niewiedzy, nieuwagi lub zaniedbania dozwolone są różne odstępstwa. W efekcie tekst staje się niejasny, nasycony słownymi ekscesami, archaizmami i klerykalizmami. Mało znane słowa obcego pochodzenia, profesjonalizm, neologizmy utrudniają zrozumienie tekstu. Nie ozdabiaj dokumentów potocznych, dialektyzmem. W dalszej części omówione zostaną najbardziej typowe braki w tekście.

3. Etykieta listu biznesowego.

Korespondencja biznesowa jest integralnym środkiem komunikacji między przedsiębiorstwem a organizacjami zewnętrznymi. W większości firm pisma mają pierwszeństwo przed innymi dokumentami. W korespondencji wyróżnia się dwa główne rodzaje dokumentów: listy i faksy.

List to jeden z głównych rodzajów dokumentów.

List to uogólniona nazwa dokumentów o różnej treści przesyłanych pocztą.

Instrukcje (dyrektywy) pochodzą od władz państwowych lub gminnych oraz kierownictwa i zawierają z reguły zalecenia, instrukcje, wyjaśnienia dotyczące sprawozdawczości, podatków ekologicznych itp.

Listy gwarancyjne zawierają gwarancje płatności, czasu dostawy lub jakości produktu.

Listy informacyjne warunkowo obejmują listy zawierające wiadomości, prośby, przypomnienia, sugestie.

Pisma handlowe są sporządzane przy zawieraniu i wykonywaniu umów. „Reprezentują apele kupujących do sprzedawców z prośbą o podanie szczegółowych informacji o towarach, usługach i/lub przesłanie oferty (oferty) na dostawę towaru, odpowiedzi sprzedawców, reklamacje, odpowiedzi na reklamacje, akredytywy”

W pismach reklamacyjnych (reklamacyjnych) przedsiębiorstwa domagają się odszkodowania za straty spowodowane niewykonaniem lub naruszeniem warunków umowy przez drugą stronę (kontrahenta). Reklamacja musi posiadać kopie dokumentów potwierdzających te fakty. Takie kopie sporządza się w formie załącznika do dokumentu głównego (reklamacji).

Przy zawieraniu umów z kontrahentami zagranicznymi stosuje się akredytywy (L/C – Akredytywa), w których sprzedający zwraca się o akredytywę banku kupującego z numerem rachunku walutowego oraz gwarancje bankowe do zapłaty przez nabywca towarów lub usług.

3.1. Charakterystyka tekstu listu.

Tekst listu powinien być zwięzły, spójny, przekonujący i poprawny. Fakty i zdarzenia powinny być przedstawione obiektywnie, a wszystkie aspekty zagadnienia powinny być ujęte w wystarczającym stopniu, zwięźle i jasno.

Tekst listu składa się najczęściej z części wprowadzającej i części głównej.

Część wprowadzająca wskazuje przyczyny, które spowodowały napisanie listu, wraz z linkami do faktów, dat, dokumentów.

Druga część pisma formułuje jego główny cel (oferta, odmowa, wniosek, gwarancja itp.), na przykład:

„W związku z powyższym prosimy o przelanie określonej kwoty na nasz rachunek bieżący w ciągu 10 dni roboczych.”

W zależności od przeznaczenia listu i tego, na czym jego autor chce zwrócić uwagę odbiorcy, można zastosować inną kolejność logicznych części tekstu.

Większość listów biznesowych charakteryzuje się powtarzaniem tych samych zwrotów, po opanowaniu których można komponować teksty różnych listów.

Początek listu (faksu) może mieć następujące opcje adresowania:

„Drogi Igorze Leonidowiczu!”;

„Pan Zorin!”;

Wtedy odpowiednie byłyby słowa wdzięczności:

„Cieszymy się, że otrzymaliśmy Twój list”;

„Wielkie dzięki za faks z dnia 04.06.95”;

W zależności od tematu listu stosuje się następujące zwoje:

Przypomnienie

Przypominamy, że...

Pod koniec... terminu oferta naszej firmy nie jest już aktualna.

Proszę poinformować...

Proszę zapłacić w ciągu... dni roboczych...

Spotkaj się, jak wiesz, na ubraniach. Dlatego „odzież” Twojego listu, czyli koperta i papier muszą być nienaganne. W przeciwnym razie Twój list może zostać nieprzeczytany w koszu na śmieci, nawet jeśli zawiera najcenniejsze dla odbiorcy informacje. Dotyczy to zwłaszcza pism, takich jak przedstawianie firmy, oferowanie produktów, towarów, usług oraz ubieganie się o pracę. Koperta musi być wykonana z grubego, nieprzezroczystego białego papieru o standardowym rozmiarze. Adres na kopercie musi być wydrukowany blokowo lub widoczny przez przezroczyste okienko. Nie ma ograniczeń i ścisłych zasad. Niektóre kraje wymagają odręcznego napisania listu motywacyjnego lub życiorysu podczas ubiegania się o pracę. W takim przypadku warto napisać kopertę starannym i wyraźnym pismem. Jeśli zamierzasz prosić o informacje, zamawiać towary, usługi, to zarówno koperta, jak i papier może nie są najdroższe, ale i tak dobrej jakości.

Papier, jeśli nie stosujesz standardowej formy swojej firmy, musi również spełniać najsurowsze wymagania: format A4, biały, gruby, arkusz bez wad i zacieków. Zwłaszcza jeśli oferujesz współpracę, reprezentujesz swoją firmę lub jesteś zatrudniony. Podpis musi być złożony w taki sposób, aby odbiorca nie wątpił, że nie masz porządnego pióra wiecznego lub że nie jesteś na tyle pewny siebie, aby odtworzyć swój podpis. Lepiej wziąć wieczne pióro z atramentem.

złota zasada

Twój list powinien na pierwszy rzut oka robić solidne wrażenie.

3.2. Archaizmy i klerykalizmy

Archaizmy to przestarzałe słowa, wyrażenia i formy gramatyczne, które wyszły z użycia.

Należą do nich: zabronione (zamiast zabronione), wyżej (wspomniane powyżej), odtąd (dalej), na temat (za), zatem (w związku z tym), zgodnie z przynależnością (zgodnie z przeznaczeniem), z tym przedstawiamy (wyślij, załącz ), nadawanie (towarzyszenie).

Do archaizmów należą też słowa: wdzięczny, uprzejmie informujący, powiesić, ufny, pisać, smakować, strzec i inne.

Kancelaria - są to złożone, nieporęczne słowa i frazy o stabilnej archaicznej strukturze i charakterystycznych związkach duchownych i słowach sprzymierzonych, a także suche, pompatyczne słowa urzędowe, na przykład: rosnąca rozbieżność między wzrostem wydajności pracy a dostępnym sprzętem. ., dochodzi do naruszeń bezpieczeństwa technologicznego produkcji górniczej; za przystąpienie do pracy; osiągnąć zaplanowany cel dla wszystkich wskaźników; konieczne jest opracowanie środków w celu wyeliminowania istniejących niedociągnięć ...; mamy na bieżąco w rozwoju zawodowym; pozdrowienia dla Pietrowa (zamiast Pietrowa) itp.

Dużo klerykalizmu można znaleźć w oficjalnej korespondencji.

4. Oficjalny styl biznesowy.

Językiem komunikacji biznesowej jest oficjalny styl biznesowy - funkcjonalny rodzaj języka przeznaczonego do komunikacji w obszarze zarządzania. Funkcjonalna odmiana języka rozumiana jest jako układ jednostek językowych, sposobów ich doboru i użycia, ze względu na społeczne zadania komunikacji głosowej.

Komunikacja głosowa w obszarze zarządzania ma szereg specyficznych cech, wyjaśnianych przez warunki komunikacji biznesowej. Szczególne znaczenie w tym względzie ma fakt, że uczestnikami komunikacji biznesowej są w istocie osoby prawne – organizacje, instytucje, przedsiębiorstwa, urzędnicy, pracownicy. Charakter i treść powiązań informacyjnych, w jakie mogą one wejść, zależy od miejsca organizacji w hierarchii organów zarządzających, jej kompetencji, treści funkcjonalnej działań i innych czynników. Relacje między organizacjami są stabilne i regulowane normami prawnymi, w wyniku czego przepływy informacji w organizacji mają charakter „zaprogramowany”, odpowiadający potrzebom organizacji i odpowiadający jej miejscu w systemie organów zarządzających i organizacji.

Specyfika komunikacji biznesowej wyraża się również w tym, że autorem i adresatem dokumentu jest prawie zawsze organizacja jako całość – „podmiot zbiorowy”, mimo że w większości przypadków dokument podpisuje jedna osoba – szef organizacji. To samo można powiedzieć o adresacie dokumentu.

Inną ważną cechą komunikacji dokumentalnej jest ukierunkowanie informacji. Informacje zarządcze nie mogą być informacjami „ogólnymi” (jak na przykład informacje telewizyjne, radiowe, prasowe i niektóre inne). Dokument zarządzania zawsze zawiera dokładny adres. Co więcej, dokument zarządczy jest prawie zawsze „wąsko ukierunkowany”, to znaczy skierowany do określonej organizacji lub kręgu organizacji, urzędników i pracowników.

Istotnym czynnikiem w komunikacji biznesowej jest powtarzanie czynności i sytuacji zarządczych, gdyż czynności zarządcze to zawsze „gra z regułami”, co prowadzi do używania tych samych środków językowych w podobnych sytuacjach.

Kolejną charakterystyczną cechą komunikacji biznesowej jest tematyczne ograniczenie zakresu zadań rozwiązywanych przez organizację. Funkcje instytucji podlegają opisowi, klasyfikacji i regulacji. W efekcie zakres zagadnień, w ramach których tworzone są dokumenty zarządcze, jest dość stabilny.

W konsekwencji warunki komunikacji biznesowej tworzą następujące właściwości informacji zarządczej:

kierowanie informacji;

powtarzalność informacji;

Warunki komunikacji biznesowej nakładają ponadto na informację zarządczą określone wymagania, od których spełnienia zależy skuteczność komunikacji biznesowej.

Jedno z najważniejszych wymagań stawianych informacji zarządczej wynika z samej istoty działalności zarządczej, która polega na podejmowaniu decyzji zarządczych w celu wywierania wpływu organu zarządzającego na zarządzane obiekty. Podejmowanie decyzji opiera się na otrzymywaniu, przetwarzaniu i wykorzystywaniu informacji. W konsekwencji skuteczność działań zarządczych jest wystarczająco wysoka tylko wtedy, gdy w podejmowaniu decyzji wykorzystywane są aktualne informacje, nowe informacje, niezbędne, ważne dla działalności organizacji. Tylko dzięki otrzymywaniu aktualnych informacji organ zarządzający może podejmować optymalne decyzje zarządcze. Istotność informacji zapewnia zarówno sama treść dokumentu, jak i terminowość jego przekazywania, przetwarzania i przekazywania zainteresowanym wydziałom i urzędnikom.

Znaczenie informacji wiąże się z szeregiem innych właściwości informacji zarządczej, w szczególności:

Niezawodność (obiektywizm);

przekonywanie (argumentacja);

kompletność (wystarczalność informacji) itp.

Wymóg rzetelności (obiektywizmu) oznacza, że przekaz biznesowy powinien odzwierciedlać stan faktyczny, dawać obiektywną, bezstronną ocenę zdarzeń.

Perswazja (argumentacja) informacji spowodowana jest koniecznością skłonienia adresata do podjęcia (lub niepodjęcia) określonych działań; na ile uzasadniony dokument będzie zależeć od jego wykonania.

Wymóg kompletności oznacza, że dokument musi zawierać wszystkie informacje niezbędne do podjęcia świadomej decyzji. Głębokość przedstawienia pytania zależy od celów dokumentu: w liście informacyjnym wystarczy wymienić fakty lub zdarzenia, w piśmie z zapytaniem temat listu musi być jasno określony i wyczerpująco uzasadniony. Brak informacji może spowodować konieczność żądania dodatkowych informacji, powodując nieuzasadnioną korespondencję.

Tekst dokumentu musi mieć określony język i styl dokumentu. W wyniku wielowiekowego rozwoju w oficjalnym stylu biznesowym wypracowano takie środki językowe i sposoby wyrażania treści, które pozwalają na najefektywniejsze rejestrowanie informacji zarządczej, spełniając wszystkie mające do niej zastosowanie wymagania.

Główne cechy oficjalnego stylu biznesowego to:

Neutralny ton prezentacji

dokładność i klarowność prezentacji;

Zwięzłość, zwięzłość tekstu.

Neutralnym tonem prezentacji jest norma oficjalnej komunikacji biznesowej, która wskazuje na biznesowe podstawy relacji między autorem a adresatem dokumentu, ich bezosobowy charakter oraz występowanie między nimi pewnego dystansu. Ponadto, ponieważ uczestnicy komunikacji biznesowej działają w imieniu instytucji, organizacji, przedsiębiorstw, firm, czyli w imieniu osób prawnych, a nie osób fizycznych, moment subiektywny w tekstach dokumentów jest zminimalizowany. Słowa o zabarwieniu emocjonalnie ekspresyjnym (słowa z przyrostkami zdrobniałymi i czułymi, z przyrostkami przesady i niedopowiedzenia, wtrąceniami itp.) są wyłączone z języka dokumentów.

Dokładność prezentacji jest niezbędna, aby zapewnić jednoznaczne zrozumienie tekstu dokumentu i eliminację niejasności. Adekwatność percepcji tekstu przez autora dokumentu i jego adresata jest niezwykle ważna w komunikacji biznesowej na wszystkich etapach działalności menedżerskiej. Jednocześnie szybkość percepcji tekstu tak naprawdę nie ma znaczenia, ponieważ tekst dokumentu jest tekstem pisanym przeznaczonym do percepcji wzrokowej, a nie słuchowej, i w razie potrzeby można go ponownie przeczytać. Najważniejsze jest to, aby treść była przekazana jak najdokładniej.

Dokładność prezentacji osiąga się poprzez użycie słownictwa terminologicznego, użycie stabilnych zwrotów - formuł językowych, brak słów i wyrażeń figuratywnych, ograniczoną zgodność słów, stosowanie wyjaśnień, uzupełnień, zastrzeżeń w postaci słów wprowadzających i zwroty, zwroty imiesłowowe i przysłówkowe itp.

O klarowności tekstu decyduje przede wszystkim poprawność jego struktury kompozycyjnej, brak błędów logicznych, przemyślaność i klarowność sformułowań.

Zwięzłość prezentacji tekstu to oszczędne posługiwanie się środkami językowymi, wykluczenie redundancji mowy.

Rozważane cechy oficjalnego stylu biznesowego odgrywają zasadniczą rolę w kształtowaniu systemu jednostek językowych i sposobów ich wykorzystania w tekstach dokumentów.

WNIOSEK

Sporządzenie dokumentu zarządczego to czasochłonny proces, który wymaga od kompilatora pewnej wiedzy i umiejętności. Dokumenty są rodzajem wizytówki przedsiębiorstwa. Tekst dokumentu powinien być spójny, zwięzły, przekonujący i poprawny. Informacje zawarte w dokumencie muszą być opracowane zgodnie ze wszystkimi standardami państwowymi. Oficjalne dokumenty z pewnością muszą zawierać wszystkie niezbędne szczegóły.

Język dokumentu pełni funkcję stymulującą w działaniach zarządczych, dlatego przy kompilacji dokumentów biznesowych konieczne jest stosowanie oficjalnego stylu biznesowego, który obejmuje styl dokumentów legislacyjnych i administracyjnych, korespondencji biznesowej itp.

Teksty złożonych dokumentów należy podzielić na akapity, rozdziały, podrozdziały, podpunkty itp.

Listy i faksy to główne rodzaje dokumentów zarządczych.

Pisma mogą być instruktażowe, gwarancyjne, informacyjne, reklamowe, handlowe, reklamacyjne, zapytania ofertowe, powiadomienia, zaproszenia, odpowiedzi. Różnią się one utrzymywaniem i przeznaczeniem. Tekst listu składa się zwykle z części wstępnej, która wskazuje przyczyny, które spowodowały napisanie listu, wraz z odniesieniami do faktów, dat, dokumentów oraz części wstępnej, w której sformułowany jest jego główny cel.

Warunki komunikacji biznesowej tworzą następujące właściwości informacji zarządczej:

oficjalny charakter informacji;

kierowanie informacji;

powtarzalność informacji;

ograniczenie tematyczne.

Prawidłowe wykonanie dokumentów zarządczych zgodnie z cechami oficjalnego stylu biznesowego rozważanego w pracy, wymagania dotyczące treści i projektu pism biznesowych mogą przyczynić się do osiągnięcia pożądanych rezultatów działań organizacji, powstania godnego wizerunek organizacji.

Bibliografia

1. Dokumentacja działań zarządczych: kurs wykładów / O. I. Bondyreva .- M .: Szkoła wyższa, INFRA-M, 2006. - 474 s.

2. Bykova T.A., Emysheva E.M., Mosyagina O.V. Przygotowanie dokumentów do późniejszego przechowywania i użytkowania. Metoda edukacyjna. dodatek. M., 1996. 68 s.

3. Sporządzenie i wykonanie dokumentów serwisowych: Prakt. Zasiłek / Under. wyd. TELEWIZJA. Kuzniecowa. M.: CJSC Business School „Intel-Sintez”, 1999. 224 s.

4. Słownik wyjaśniający języka rosyjskiego / wyd. S. I. Ozhegova, N. Yu Shvedova. - M.: INFRA-M, 2007. - 944 s.

6. Dekret Państwowego Standardu Federacji Rosyjskiej z 03.03.2003 N 65-st „W sprawie przyjęcia i wdrożenia standardu państwowego Federacji Rosyjskiej” (wraz z „Ujednoliconym systemem dokumentacji. Zunifikowany system dokumentacji organizacyjnej i administracyjnej Wymagania dotyczące dokumentacji GOST R 6.30-2003 ")

Opracowanie i wykonanie dokumentów urzędowych: Prakt. Zasiłek / Under. wyd. TELEWIZJA. Kuzniecowa. M.: CJSC Business School „Intel-Sintez”, 1999. 224 s.

Słownik wyjaśniający języka rosyjskiego / wyd. S. I. Ozhegova, N. Yu Shvedova. - M.: INFRA-M, 2007. - 398s