ไม่มีผู้นำคนใดที่ไม่เรียกร้องจากลูกน้องของตนอย่างน้อยปีละครั้งเพื่อรายงานสิ่งที่ทำไป และปัญหาก็คือว่าด้วยงานประจำ การพัฒนาเอกสารดังกล่าวดูเหมือนจะเป็นงานที่ค่อนข้างยาก และด้วยเหตุผลบางอย่าง เรารู้สึกเขินอายที่จะขอตัวอย่างรายงานเกี่ยวกับงานที่ทำเสร็จแล้วจากผู้บังคับบัญชาของเรา จะเป็นอย่างไรถ้าเขาตัดสินใจว่าเราไม่เหมาะสมกับตำแหน่งที่เราครอบครอง?

ใครต้องการมัน

คำถามนี้ถูกถามโดยนักแสดงที่ได้รับงานรายงาน บ่อยครั้งที่พนักงานของบริษัทรู้สึกเกือบถูกดูหมิ่นกับข้อเรียกร้องดังกล่าว แต่ทุกสิ่งมีความหมาย

ประการแรกผู้รับเหมาเองต้องการรายงานงานที่ทำเสร็จแล้ว ไม่เป็นทางการ แต่ทัศนคติที่สนใจต่อกระบวนการนี้จะทำให้เราพบว่าแคบและ จุดอ่อนในคุณสมบัติของคุณ ซึ่งหมายความว่ามีการระบุทิศทางที่เป็นไปได้ (และจำเป็น) ในการพัฒนาแล้ว ท้ายที่สุดเราทุกคนเรียนรู้จากความผิดพลาดของเรา

ประการที่สอง ผู้นำต้องการสิ่งนี้ รายงานความคืบหน้าช่วยให้คุณประเมินคุณภาพและความเร็วในการแก้ไขงานที่ได้รับมอบหมายได้อย่างเป็นกลาง ต้องขอบคุณเอกสารนี้ คำถามมากมายจะหายไป - จากคำถามดั้งเดิมที่สุด "คุณทำอะไรตลอดเวลา" ไปจนถึงคำถามที่ซับซ้อน "ทำไมฉันจึงควรเปลี่ยนคอมพิวเตอร์ของคุณให้ทันสมัยกว่านี้" เนื่องจากรายงานจะระบุว่าต้องใช้เวลามากในการบันทึกการเปลี่ยนแปลงในเอกสาร และไม่ได้ขึ้นอยู่กับนักแสดง - ล้าสมัย เครื่องใช้สำนักงานไม่สามารถทำงานได้เร็วขึ้น ที่จริงแล้วนี่คือเหตุผลว่าทำไมพนักงานถึงดื่มชาตลอดเวลา - เขาแค่รอให้การผ่าตัดเสร็จ

และคำถาม: “ทำไมต้องเขียนรายงานงานที่ทำประจำเดือนนั้น?” ตัวเองไม่ถูกต้อง เนื่องจากการสะสมและการเติมฐานข้อมูลนั้นสมเหตุสมผลสำหรับนักยุทธศาสตร์ ไม่ใช่สำหรับพวกเขา การแก้ปัญหานั้นง่ายกว่าการพูดคุยเกี่ยวกับวิธีการแก้ไข

สิ่งที่จะเขียน

ตัวอย่างรายงานความคืบหน้าแสดงให้เห็นว่าคุณต้องเขียนรายละเอียดให้มาก สิ่งใดก็ตามที่ดูเหมือนเล็กน้อยหรือไม่มีนัยสำคัญอาจกลายเป็นองค์ประกอบสำคัญในการทำงานของฟังก์ชันเฉพาะได้ แต่ความเข้าใจในเรื่องนี้จะเกิดขึ้นหลังจากศึกษารายงานที่เป็นลายลักษณ์อักษรหลายฉบับเท่านั้น

หากงานมีลักษณะเป็นกิจวัตร เช่น การกระทบยอดเอกสารและการระบุความไม่สอดคล้องกัน ก็สมเหตุสมผลที่จะพัฒนารูปแบบตาราง ในกรณีนี้ ในตอนแรกตารางควรมีรายละเอียดมากและมีหลายคอลัมน์ เมื่อเวลาผ่านไป ความต้องการบางคอลัมน์ก็ไม่จำเป็นอีกต่อไป และแบบฟอร์มรายงานจะอยู่ในรูปแบบปกติ (อ่าน: สมเหตุสมผล)

ในบางกรณี เมื่อรวบรวมรายงานเกี่ยวกับงานที่ทำ (เช่น ครู) เป็นไปไม่ได้ที่จะเข้าถึงประเด็นการวิเคราะห์ตนเองอย่างเป็นทางการ นอกเหนือจากภาระและการศึกษาด้านการศึกษาและระเบียบวิธีตามที่วางแผนไว้แล้ว วัสดุที่จำเป็นทางโรงเรียนยังได้ดำเนินกิจกรรมด้านการศึกษาอีกด้วย สิ่งนี้ต้องใช้วิธีพิเศษในการร่างเอกสาร: จำเป็นต้องเข้าใจสาเหตุของความล่าช้าของนักเรียนจำนวนมากเพื่อค้นหาวิธีที่จะทำให้เด็ก ๆ สนใจในเรื่องของพวกเขา และในขณะเดียวกัน เราต้องไม่ลืมเด็กนักเรียนที่ประสบความสำเร็จสูง (หรือแม้แต่มีพรสวรรค์)

วัตถุประสงค์ของรายงาน

เพื่อการเตรียมการที่เหมาะสมและใช้เวลาน้อยที่สุดจำเป็นต้องตัดสินใจตั้งแต่ต้นว่ามีวัตถุประสงค์อะไรและเหตุใดจึงเขียนรายงานเกี่ยวกับงานที่ทำในปีนั้น มาตั้งชื่อยอดนิยมกัน:

เหตุผลของผลประโยชน์ที่แท้จริงของตำแหน่งเฉพาะในองค์กร

การยืนยันคุณสมบัติของพนักงานคนใดคนหนึ่ง

สาธิต งานที่มีประสิทธิภาพการจัดการ;

การได้รับเงินทุนสำหรับรอบระยะเวลารายงานถัดไป

การได้รับความยินยอมในการพัฒนาทิศทาง (แนวคิด)

เหตุผลในการใช้ทรัพยากรและการเงินที่จัดสรรไว้ ฯลฯ

สูตรที่รู้จักกันดี - สูตรที่ถูกต้องของปัญหาจะให้วิธีแก้ปัญหา 50% - ก็ใช้ได้ผลในกรณีนี้เช่นกัน ยิ่งเราเข้าใจดีว่าทำไมจึงต้องมีรายงาน เราก็จะเขียนรายงานได้ง่ายขึ้นเท่านั้น ถึงขนาดที่เอกสาร “เพื่อการแสดง” ไม่ต้องการแนวทางที่สร้างสรรค์จากเราเลย และใช้เวลานาน

โครงสร้างเอกสาร

ถ้าบริษัทไม่มีการพัฒนาก็ต้องพัฒนาอย่างอิสระ เมื่อทราบวัตถุประสงค์ของเอกสารแล้วจำเป็นต้องคำนึงถึงโครงสร้างของเอกสารด้วย ตัวอย่างรายงานความคืบหน้าแนะนำว่าจำเป็นต้องมีโครงร่างที่ชัดเจนและเรียบง่าย

ในตอนแรกควรอธิบายวัตถุประสงค์และตรรกะของการนำเสนอข้อมูล อธิบายลำดับการนำเสนอและสร้างสารบัญ สำหรับตารางจำเป็นต้องให้คำอธิบายสั้น ๆ ว่าเหตุใดจึงเลือกแบบฟอร์มนี้โดยเฉพาะ

ภายในส่วนและส่วนย่อย ควรรักษาความสามัคคีของการนำเสนอไว้ด้วย ซึ่งจะทำให้เอกสารเข้าใจได้ง่ายขึ้นและส่งผลให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น ในรายงานที่ใช้เวลานาน ภาพประกอบและกราฟค่อนข้างเหมาะสมที่จะทำให้เข้าใจได้ง่ายขึ้น แต่ที่นี่คุณต้องปฏิบัติตามกฎของ "ค่าเฉลี่ยทอง": ข้อความทึบรวมถึงวัสดุที่เป็นภาพโดยเฉพาะจะทำให้เบื่อเร็วมาก

โวหาร

สำหรับพนักงานธรรมดา บางทีสิ่งที่ยากที่สุดในการเขียนคือคำศัพท์และถ้อยคำ รายงานที่เสแสร้งจะดูไม่เป็นธรรมชาติและจะทำให้เกิดปฏิกิริยาทางลบจากฝ่ายบริหาร สูตรที่ง่ายเกินไป (เช่น เอกสาร 25 ฉบับที่ผ่านการซีร็อกซ์) จะทำให้ผู้อ่านรู้สึกแปลกแยกเช่นกัน

แต่คุณควรหลีกเลี่ยงเทมเพลต ข้อยกเว้นประการเดียวคือเอกสารที่ไม่มีใครเคยอ่าน บางครั้งเราประสบปัญหาดังกล่าว แต่ในบทความนี้ เราสนใจรายงานจริง (ไม่ได้สร้างขึ้นสำหรับ pro forma)

ไม่ว่าในกรณีใด คุณไม่ควรพูดถึงแต่เรื่องความสำเร็จเท่านั้น เพื่อเน้นย้ำถึงสิ่งเหล่านี้จำเป็นต้องพูดถึงความยากลำบากที่ต้องเผชิญระหว่างการทำงาน เหนือสิ่งอื่นใด การวิเคราะห์ความซับซ้อนเป็นเรื่องเกี่ยวกับการปรับงานให้เหมาะสมสำหรับพนักงานฝ่ายบริหาร ตัวอย่างรายงานเกี่ยวกับงานที่ทำเสร็จแนะนำว่าคุณไม่ควรใช้วลีที่กระชับ เช่น "สภาพที่ไม่น่าพอใจ" "พบปัญหา" ฯลฯ ควรเรียกทุกอย่างด้วยชื่อที่ถูกต้อง: "เครื่องถ่ายเอกสารเสีย" "ขาดการเข้าถึง อินเทอร์เน็ต”, “ขาดหรือได้รับข้อมูลจากหน่วยงานที่เกี่ยวข้องไม่ทันเวลา” ทั้งหมดนี้ช่วยให้เราสามารถประเมินสถานการณ์ปัจจุบันในบริษัทได้อย่างเพียงพอและเป็นกลาง

การประเมินผล

แต่ละผลลัพธ์ที่ได้จะต้องรองรับด้วยตัวเลข ข้อกำหนดดังกล่าวให้ความเข้าใจเกี่ยวกับพลวัตของการพัฒนา

นอกจากนี้จำเป็นต้องกำหนดหลักเกณฑ์ในการประเมินผลลัพธ์ด้วย ไม่ว่าจะเป็นรายงานก่อนหน้า (เช่น รายงานรายไตรมาส) หรือในทางกลับกัน เปอร์เซ็นต์ของการบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ ขึ้นอยู่กับผู้เขียนเอกสารที่จะตัดสินใจ

โดยทั่วไปแล้ว ตัวบ่งชี้ทางอ้อมสามารถบอกได้มากมายเกี่ยวกับกระบวนการแก้ไขงานที่ได้รับมอบหมาย นอกจากนี้ยังมีข้อมูลมากมายที่นี่สำหรับการวิเคราะห์เพิ่มเติม ตั้งแต่การกำหนดต้นทุนค่าแรงจนถึงการทำความเข้าใจความถูกต้องของการตั้งเป้าหมาย

จากปัญหาสู่การแก้ปัญหา

รายงานส่วนใหญ่จัดทำขึ้นโดยใช้หลักการอธิบายความก้าวหน้าของงาน เอกสารที่แสดงความสัมพันธ์ระหว่างปัญหากับแนวทางแก้ไขปัญหาอย่างชัดเจนจะดูได้เปรียบกว่า ผู้อ่านเข้าใจทันทีว่าวิธีการและเทคนิคใด (หากจำเป็น) ที่นักแสดงใช้เพื่อทำงานให้เสร็จทันเวลาและมีคุณภาพสูง

สายโซ่ที่มีรายละเอียดมากขึ้นของ "ปัญหาเฉพาะ - สาเหตุของการเกิดขึ้น - การตั้งค่างาน - วิธีแก้ไข" แสดงให้เห็นความจำเป็นในการนำเสนอรายงานรายวันในรูปแบบตารางทันที นอกจากนี้ชื่อของกราฟก็เป็นที่รู้จักอยู่แล้ว ข้อมูลที่นำเสนอในลักษณะนี้ง่ายต่อการอ่านและวิเคราะห์

การนำเสนอตัวชี้วัดเชิงปริมาณ

ในกรณีที่รายงานประกอบด้วยข้อมูลดิจิทัลเป็นส่วนใหญ่ รูปแบบตารางอาจเข้าใจได้ยากมาก ตัวเลขที่หลั่งไหลเข้ามาอย่างต่อเนื่องทำให้ผู้อ่านเบื่อหน่ายในเวลาเพียงไม่กี่นาที อีกสิ่งหนึ่งคือแผนภูมิและกราฟหลากสี มีความชัดเจน เข้าใจง่าย และอ่านง่าย

แต่ละแผนภาพจะต้องแสดงความคิดเห็น นอกจากนี้ก็จำเป็นต้องระบุวิธีการด้วย กราฟิกต่างๆ- การชี้แจงความสัมพันธ์ระหว่างเหตุและผลจะช่วยอำนวยความสะดวกในการวิเคราะห์รายงานต่อไป

หากระหว่างทำงานคุณใช้เวลา ทรัพยากรวัสดุอย่าเพิ่งแสดงรายการทั้งหมด ควรระบุสินค้าที่ได้มาแทน วลีแห้ง: "ซื้ออุปกรณ์สำนักงาน" จะฟังดูแตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงหากคุณเขียน: "มีการสร้างงาน 2 งานซึ่งทำให้สามารถเพิ่มผลผลิตของแผนกได้"

วิธีการจัดทำเอกสาร

แม้ว่าจะไม่มีการเตรียมการรูปแบบเดียว แต่สามารถจัดทำรายงานเกี่ยวกับงานที่ทำเสร็จตาม GOST ซึ่งกำหนดเกณฑ์หลัก งานทางวิทยาศาสตร์- โดยจะระบุข้อกำหนดสำหรับการจัดรูปแบบ ประเภทและขนาดแบบอักษร ฯลฯ

เคล็ดลับบางประการในการอ่านเอกสารมีดังนี้

พยายามเก็บไม่เกิน 5 ประโยคในหนึ่งย่อหน้า

ตัวบ่งชี้หลักสามารถเน้นด้วยแบบอักษรหรือสี

แบ่งข้อความเพื่อให้ตารางหรือกราฟไม่กินพื้นที่ทั้งหน้า อย่าลืมเว้นพื้นที่ไว้สำหรับแสดงความคิดเห็น

เขียนรายงานสรุปที่ชัดเจนและกระชับ

เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยให้รายงานของคุณเข้าใจได้ง่ายขึ้น และในตอนแรกจะทำให้ผู้อ่านมีทัศนคติที่ภักดีต่อผู้เขียนเอกสาร ลองจินตนาการว่าคุณเป็นเจ้านาย และทำรายงานที่เป็นประโยชน์และน่าสนใจให้คุณอ่าน

รายงานแรกที่จำเป็นต้องกรอกคือ “แผนการชำระเงินรายสัปดาห์” เนื่องจากหนึ่งสัปดาห์เป็นช่วงเวลาที่สำคัญอย่างยิ่งในการคาดการณ์รายเดือนสำหรับการปิดดีล คุณต้องเรียนรู้วิธีควบคุมงานในพื้นที่นี้ทันที

1. ปั้นให้เป็นรูปทรงนี้

2. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีกระบวนการปกติที่ผู้จัดการกรอกรายงานนี้ใน CRM เป็นประจำทุกสัปดาห์ จะเป็นการดีที่สุดหากพวกเขาทำเช่นนี้เมื่อสิ้นสุดรอบรายสัปดาห์ เมื่อมีความสำเร็จและ "คำมั่นสัญญา" จากลูกค้าอยู่แล้ว

3. ดาวน์โหลดแบบฟอร์มที่แสดงด้านบนจากระบบและหารือในการประชุมประจำสัปดาห์ เช่น เช้าวันจันทร์ ด้วยวิธีนี้ คุณจะยืนยันแผนของผู้จัดการแต่ละคน "ต่อสาธารณะ" ซึ่งจะเป็นการเพิ่มโอกาสในการนำไปปฏิบัติอย่างมาก

ที่สุด จุดหลักในตารางด้านล่าง “เขาจะจ่ายเมื่อใด” เป็นกุญแจสำคัญในแบบฟอร์ม การกรอกข้อมูลจะกระตุ้นให้ผู้ขายมีความรับผิดชอบและทำทุกอย่างเพื่อให้ตรงตามกำหนดเวลา

สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าหนึ่งสัปดาห์ของการทำงานที่ "แย่" - และตอนนี้ธุรกิจต้องเผชิญกับการสูญเสียผลกำไร ช่องว่างเงินสด และปัญหากับเจ้าหนี้ “แผนการชำระเงินรายสัปดาห์” ส่งผลทางอ้อมต่อการป้องกันสถานการณ์ดังกล่าวเหนือสิ่งอื่นใด

รายงานผู้จัดการฝ่ายขาย: ข้อเท็จจริงของการชำระเงินสำหรับวันนี้

รายงาน "ข้อเท็จจริงของการชำระเงินสำหรับวันที่ผ่านมา" ส่วนใหญ่ทำหน้าที่ให้ข้อมูล ต้องขอบคุณเขาที่ทำให้ผู้จัดการติดตามสถานการณ์ทุกวัน

โปรดทราบว่าคุณสามารถป้อนข้อมูลต่อไปนี้ในคอลัมน์สถานะการชำระเงิน:

• จ่าย;
• จ่ายบางส่วน;
• ใบแจ้งหนี้สำหรับการชำระเงิน

คุณสมบัติหลักของรายงานผู้จัดการนี้คือมีการกรอกหลายครั้งต่อวัน ผู้จัดการกำหนดจุดอ้างอิงสำหรับการติดตามการดำเนินการตามแผนระหว่างวัน คุณสามารถติดตามการชำระเงินโดยกรอก "ข้อเท็จจริงของการชำระเงินสำหรับวันนี้" 2-3 ครั้งต่อวัน เช่น เวลา 12.00 น. 16.00 น. และ 18.00 น. การติดตามรายชั่วโมงดังกล่าวไม่เพียงแต่ช่วยให้เข้าใจสถานการณ์เท่านั้น แต่ยังช่วยกระตุ้นผู้ขายอีกด้วย

รายงานผู้จัดการฝ่ายขาย: แผนการชำระเงินสำหรับวันพรุ่งนี้

รายงาน "แผนการชำระเงินสำหรับวันพรุ่งนี้" ของผู้จัดการจะให้การคาดการณ์โดยละเอียดสำหรับสัปดาห์นั้น แต่จะมีเพียงความเป็นไปได้ในการควบคุมรายวันเท่านั้น

กรอกแบบฟอร์มนี้หนึ่งครั้งเมื่อสิ้นสุดวันทำงานซึ่งอยู่ก่อนวันที่กำหนดไว้ ในตอนท้ายของวัน จะมีการตรวจสอบกับผู้จัดการและสัมพันธ์กับ "แผนการชำระเงินรายสัปดาห์"

การวิเคราะห์ดังกล่าวทำให้สามารถบรรลุประสิทธิภาพที่จำเป็นในการดำเนินการของหัวหน้าแผนกซึ่งสามารถปรับกลยุทธ์ของผู้ขายได้ทันท่วงที

รายงานผู้จัดการฝ่ายขาย: ตารางสรุปตัวบ่งชี้แผนก

มีรายงานพื้นฐานอีกรูปแบบหนึ่ง - รายงานสรุปประเภท "คณะกรรมการ" ซึ่งมีการเปลี่ยนแปลงและแสดงตัวบ่งชี้การดำเนินการตามแผนสำหรับพนักงานแต่ละแผนกแบบไดนามิก วัตถุประสงค์หลักคือข้อมูลและการสาธิต

ในรูปแบบนี้สามารถนำเสนอบนจอภาพขนาดใหญ่หรือวาดออกมาด้วยตนเองบนกระดานทั่วไป ควรกรอก "บอร์ด" โดยอัตโนมัติใน CRM ซึ่งสะท้อนถึงตัวบ่งชี้ที่จำเป็นทั้งหมดสำหรับผู้ขายแต่ละราย

ให้ความสนใจเป็นพิเศษกับคอลัมน์ที่สองจากซ้าย “% ของแผนงานที่เสร็จสมบูรณ์สำหรับวันปัจจุบัน” มันต้องมีการชี้แจงเพิ่มเติม นี่ไม่ใช่เปอร์เซ็นต์จริงที่สะท้อนถึงจำนวนแผนรายเดือนที่เสร็จสมบูรณ์ ที่จริงแล้ว ตัวบ่งชี้นี้บ่งบอกถึง "ความเร็ว" ของการนำไปปฏิบัติ นั่นคือพนักงานแต่ละคนจะปฏิบัติตามแผนได้มากน้อยเพียงใดหากเขายังคงใช้ความพยายามเช่นเดียวกับที่ ช่วงเวลานี้.

“% แผนเสร็จสมบูรณ์สำหรับวันปัจจุบัน” คำนวณโดยใช้สูตร:

ข้อเท็จจริงปัจจุบัน: (แผนรายเดือน: จำนวนวันทำงานในหนึ่งเดือน x จำนวนวันทำงานในหนึ่งเดือน) x 100

ดังนั้น หากผลลัพธ์ในรายงานของผู้จัดการฝ่ายขายนี้น้อยกว่า 100% นั่นหมายความว่าเขาไม่มีเวลาที่จะปฏิบัติตามแผนให้สำเร็จโดยคำนึงถึงปริมาณความพยายามที่เขาทำและกลยุทธ์ที่เขาใช้

"คณะกรรมการ" มีวัตถุประสงค์หลักในการใช้อิทธิพลทางจิตวิทยาต่อผู้ขายเพื่อผลักดันให้พวกเขากระตือรือร้นมากขึ้น แต่ในขณะเดียวกันก็ทำตามขั้นตอนที่เหมาะสมในการแก้ไขสถานการณ์

รายงานผู้จัดการฝ่ายขาย: ไปป์ไลน์

ไปป์ไลน์เป็นคำที่มาจากแนวทางปฏิบัติด้านการขายของตะวันตก โดยจะระบุลักษณะและรายละเอียดสถานะของธุรกรรมทั้งหมดที่อยู่ในขั้นตอนที่แตกต่างกันใน "พอร์ตโฟลิโอ" ของพนักงาน การทำงานกับไปป์ไลน์เป็นกระบวนการปฏิสัมพันธ์อย่างต่อเนื่องระหว่างผู้จัดการและพนักงานแต่ละคนเกี่ยวกับการตัดสินใจที่จะนำไปสู่การชำระเงินในท้ายที่สุด

เพื่อให้มีปฏิสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพในลักษณะนี้ จำเป็นต้องมีเงื่อนไข 2 ประการ:

1. งานและรายงานทั้งหมดของผู้จัดการฝ่ายขายดำเนินการผ่าน CRM
2. ผู้จัดการจัดอันดับข้อตกลงใน CRM โดยใช้ตัวกรองและอัปโหลดแบบฟอร์มต่อไปนี้

ตัวบ่งชี้หลักในการปิดข้อตกลงในตารางนี้คือ "ระยะข้อตกลง" และ "ความน่าจะเป็น" นอกจากนี้พวกเขามีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน

ในตอนแรก ระดับความน่าจะเป็นจะถูกปรับขึ้นอยู่กับระยะที่ ช่วงเวลานี้มีข้อตกลง ระดับของความน่าจะเป็นนี้จะถูกเลือกตามแนวทางปฏิบัติทางธุรกิจของแต่ละบุคคลที่กำหนดไว้ นอกจากนี้ยังขึ้นอยู่กับอุตสาหกรรมและระดับของบุคคลที่พนักงานขายโต้ตอบด้วย เช่น ผู้จัดการระดับกลาง หัวหน้าแผนก หรือผู้อำนวยการ ให้กันเถอะ ตัวอย่างจริงขนาดดังกล่าว

• ส่งข้อเสนอเชิงพาณิชย์แล้ว - ความน่าจะเป็นในการชำระเงินสูงถึง 50%
• ส่งสัญญา - 50−70%
• ลงนามข้อตกลงแล้ว - 70−90%
• ออกใบแจ้งหนี้แล้ว - 90−100%

ไปป์ไลน์และผลลัพธ์ในรายงานของผู้จัดการแต่ละคนเป็นสิ่งที่จัดการได้ค่อนข้างง่าย คุณเพียงแค่ต้องได้รับคำแนะนำจากหลักการ 4 ประการ

1. รัฐทั่วไปพอร์ตโฟลิโอของผู้ขายแต่ละรายจะได้รับการตรวจสอบเป็นประจำ บางครั้งทุกวัน สิ่งสำคัญอย่างยิ่งคือต้องทำสิ่งนี้กับผู้มาใหม่และพนักงานที่อยู่ใน "ภาวะซึมเศร้า" อย่างมืออาชีพ หากต้องการเปลี่ยนสถานะไปป์ไลน์ของผู้ขายรายใดรายหนึ่ง ให้ควบคุมที่จุดอ้างอิงดังกล่าวภายในวันนั้น

2. ไปป์ไลน์ไม่ควรปล่อยให้ "เกะกะ" หรือในทางกลับกัน "ว่างเปล่า" เกินไป ติดตามกระบวนการปิดการขายตรงเวลาโดยใช้รายงานจากผู้จัดการ และเติมเต็มช่องทางส่วนตัวของพนักงานด้วยงานสำหรับข้อตกลงใหม่ทันที ตามหลักการแล้ว “การเติม” ควรเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติเมื่องานเก่าเสร็จสมบูรณ์ โดยคำนึงถึงตัวบ่งชี้ด้วย ความยาวปานกลางการทำธุรกรรม ด้วยวิธีนี้ จึงสามารถบรรลุความสมดุลที่จำเป็นได้

3. การทำงานกับไปป์ไลน์ต้องได้รับการกำหนดค่าด้วยความสามารถในการควบคุมการเรียกเก็บเงินโดยเฉลี่ย หากตัวบ่งชี้นี้ไม่ถึงระดับที่ต้องการซึ่งกำหนดไว้ในข้อบังคับสำหรับกระบวนการทางธุรกิจก็จำเป็นต้องกำหนดเวลาการประชุมเพิ่มเติมกับเจ้าหน้าที่และดำเนินการฝึกอบรมในขั้นตอนของปัญหา

4. เราไม่ควรลืมว่าปริมาณรายได้ไม่ได้ขึ้นอยู่กับความพยายามของผู้ขายเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการสนับสนุนทางการตลาดด้วย แต่ละขั้นตอนของการทำธุรกรรมควรมีองค์ประกอบที่จะผลักดันให้ผู้ซื้อชำระเงินอย่างแท้จริง ดังนั้น นอกจากข้อเสนอทางการค้าแล้ว ยังสามารถส่งของขวัญในรูปแบบของการฝึกอบรมด้านการศึกษาได้อีกด้วย e-bookกับ ข้อมูลที่เป็นประโยชน์- เพื่อให้การชำระเงินเร็วขึ้น คุณสามารถให้โอกาสแบบจำกัดเวลาสำหรับโบนัสเพิ่มเติมภายใต้สัญญา

เราพิจารณาองค์ประกอบ 5 ประการของการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพด้วยรายงานของผู้จัดการ รวมถึงการตั้งค่าด้วย ทั้งระบบซึ่งจะส่งสัญญาณสถานะของแต่ละธุรกรรมแยกกันทันที

เพิ่มประสิทธิภาพของฝ่ายขายใน 50 วัน Ryazantsev Alexey

แพ็คเกจเทมเพลตสำหรับรายงาน

แพ็คเกจเทมเพลตสำหรับรายงาน

1. รายงานกิจกรรม

รายงานกิจกรรมจะระบุจำนวนการดำเนินการที่ผู้จัดการดำเนินการในระหว่างวัน รวมถึงผลลัพธ์ของวัน ตารางประกอบด้วย:

เดือน วันที่และวัน;

ความล่าช้าในไม่กี่นาที

จำนวนการโทรเย็นใหม่

จำนวนการติดต่อกับผู้มีอำนาจตัดสินใจ (DM)

จำนวนข้อเสนอทางการค้า (CP) ที่ส่ง

จำนวนการโทรซ้ำ;

จำนวนการโทรที่สำเร็จ

จำนวนการนัดหมายที่กำหนดไว้

จำนวนการประชุมที่จัดขึ้น

จำนวนใบแจ้งหนี้ที่ออก

จำนวนเงินที่ชำระเป็นรูเบิล;

มีการบันทึกว่าบันทึกการโทร (สำหรับวันถัดไป) เสร็จสมบูรณ์และส่งไปยังหัวหน้าแผนกขาย ROP (ตาราง 5.2)

นี่คือหนึ่งใน เครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดในฝ่ายขาย เมื่อนำไปใช้งาน คุณจะสามารถรักษาประสิทธิภาพการผลิตได้ในขณะที่ผู้จัดการเริ่มดำเนินการตามเป้าหมายน้อยลงเมื่อเวลาผ่านไป นอกจากนี้ คุณจะสามารถควบคุมจำนวนผู้จัดการการกระทำและดูว่าจำนวนการแปลงและการชำระเงินเปลี่ยนแปลงไปอย่างไร

เวลาในการกรอกรายงาน: 10 นาที

2. สมุดงาน

สมุดงานเป็นหนึ่งในเครื่องมือการทำงานหลักของผู้จัดการฝ่ายขาย โดยจะจัดเตรียมไว้ในตอนท้ายของวันทำงานในวันถัดไป มีการป้อนรายชื่อผู้ติดต่อสำหรับการสัมผัส เมื่อสิ้นสุดวันทำงาน บันทึกการทำงานที่เสร็จสมบูรณ์จะถูกส่งไปยังหัวหน้าแผนกขาย อีเมล– หากระบบไม่ได้กำหนดค่าไว้ การใช้งานทั่วไปเอกสารหรือ CRM

ข้อมูลใดที่ป้อนลงในบันทึกการทำงาน?

องค์กร.

ชื่อผู้มีอำนาจตัดสินใจ

โทรศัพท์และอีเมล

ผลการโทร.

แหล่งที่มาสำหรับการรวบรวมผู้ติดต่อ (เพื่อให้ผู้จัดการไม่ได้เลือกฐานข้อมูลคุณภาพต่ำอย่างอิสระ) (ตารางที่ 5.3)

ตารางที่ 5.2.บันทึกการโทร

ตารางที่ 5.3.ตัวอย่างบันทึกการทำงาน

เครื่องมือนี้ช่วยให้คุณเริ่มทำงานได้อย่างรวดเร็วในตอนเช้าและโทรออกภายในบล็อกภายในสองถึงสามชั่วโมง แทนที่จะค้นหาข้อมูลติดต่อขององค์กรทางอินเทอร์เน็ตทีละรายการ ความเร็วเฉลี่ยของผู้จัดการในกรณีนี้จะอยู่ที่ห้าถึงหกครั้งต่อชั่วโมง และมีบันทึกการทำงานคนมาทำงานสามารถโทรหาผู้ติดต่อสำเร็จรูปได้ทันที

หากรายการไม่เสร็จสิ้นในคืนก่อน คุณก็มั่นใจได้ว่าจะทำได้ กระบวนการที่สำคัญผู้จัดการจะอุทิศอย่างง่ายดาย ทั้งหมดครึ่งแรกของวัน

3. รายการตรวจสอบ “ตารางรายวัน” (ตาราง 5.4, 5.5)

ตารางที่ 5.4.รายการตรวจสอบสำหรับผู้จัดการฝ่ายขาย

สิ่งสำคัญคืองานในแผนกจะต้องสร้างเป็นบล็อก: หนึ่งบล็อกใช้เวลาสองถึงสามชั่วโมง โดยจะมีงานประเภทเดียว (เป็นหลัก) ปิดการทำงานหลายอย่างพร้อมกันสำหรับผู้จัดการของคุณ และคุณสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของพวกเขาได้อย่างน้อยสองเท่าครึ่ง ไม่เชื่อฉันเหรอ? กำหนดเดือนทดสอบและดูด้วยตัวคุณเอง

นักวิทยาศาสตร์ได้พิสูจน์แล้วว่าสมองของเราใช้เวลาประมาณ 30 นาทีในการเข้าถึงประสิทธิภาพการทำงานสูงสุดและเข้าสู่สภาวะการไหล และเพื่อจะออกจากมัน สิ่งที่คุณต้องทำก็แค่สลับไปทำอย่างอื่นเล็กน้อย แม้จะเป็นเวลา 30 วินาทีก็ตาม นี่เป็นสิ่งสำคัญที่ต้องเข้าใจ ดังนั้นคุณไม่สามารถให้โอกาสผู้จัดการโทรหาได้ทั้งวัน พวกเขาควรมีการบล็อคการโทร เช่นเดียวกับงานอื่นๆ

บวกที่สองที่นี่คือ ด้านจิตวิทยา: เมื่อคุณจำกัดเวลาให้กับตัวเองในงาน คุณจะทำสำเร็จได้เร็วกว่าถ้าคุณมีเวลามากในการลงมือทำ

4. ฐานการสร้างลูกค้าที่อบอุ่น

จำเป็นต้องมีฐานลูกค้าเพื่อไม่ให้สูญเสีย ผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่ติดต่อคุณพวกเขาได้รับข้อเสนอเชิงพาณิชย์อาจมีการประชุมเกิดขึ้น แต่เรื่องนั้นไม่ได้ขาย สถิติของเราแสดงให้เห็นว่า ที่เวทีนี้ธุรกรรม 20-30% ล้มเหลว - เพียงเพราะพวกเขาลืมเกี่ยวกับลูกค้า หวังว่าหากพวกเขาตัดสินใจพวกเขาจะโทรหาตัวเอง ควรทำงานร่วมกับลูกค้าที่อบอุ่นทุกคน ควรกำหนดวันที่ของการโทรครั้งถัดไปและความกดดันในการบรรลุข้อตกลง (ตารางที่ 5.6)

หลังจากกรอกฐานข้อมูลแล้ว ผู้จัดการจะป้อนกำหนดการลงในปฏิทินและตั้งระบบเตือนทางโทรศัพท์ หรือกรอกปฏิทิน Google ของคุณและตั้งเตือนผ่าน SMS สบายมาก.

5. รายงานการประชุม

พนักงานกรอกรายงานการประชุมภายหลังการประชุม โดยบันทึกหัวข้อการประชุม ข้อตกลงหลัก และวันประชุมครั้งถัดไป

รายงานมีความสำคัญเนื่องจากช่วยให้ฝ่ายบริหารสามารถตรวจสอบการประชุมที่เกิดขึ้นจริงและประสิทธิผลได้

ตารางที่ 5.5.รายการตรวจสอบสำหรับหัวหน้าแผนกขาย

ตารางที่ 5.6.ฐานกดดันการขาย

ปัญหาที่พบบ่อยคือเมื่อผู้จัดการจัดกำหนดการประชุมด้วยตนเองขณะดำเนินธุรกิจ

รายงานการประชุมผู้จัดการฝ่ายขาย

วันที่ _______________ ชื่อเต็มของผู้จัดการ _________________

ชื่อ บริษัท ________________________________

ผู้ติดต่อ _______________________________________

หมายเหตุผู้จัดการ:

ผลการประชุม:

การดำเนินการเพิ่มเติม:

การดำเนินการเพิ่มเติมจากลูกค้า:

6.รายงานหัวหน้าฝ่ายขาย

หัวหน้าแผนกกรอกรายงานผลลัพธ์ของแผนกขายและช่วยให้ผู้อำนวยการขององค์กรตรวจสอบประสิทธิภาพการขายของแผนกโดยรวมและผลลัพธ์ของผู้จัดการแต่ละคน (ตาราง 5.7, 5.8)

คุณสามารถเพิ่มตัวบ่งชี้อื่นๆ ได้ เช่น จำนวนและปริมาณการขายต่อยอด ปริมาณการขายของผลิตภัณฑ์ในเครือ เป็นต้น

ตารางที่ 5.7.รายงานฝ่ายขาย

ตารางที่ 5.8.รายงานการขายสำหรับผู้จัดการเฉพาะ

7. การตรวจสอบฐานลูกค้า

หัวหน้าฝ่ายขายดำเนินการตรวจสอบฐานลูกค้าเดือนละครั้ง/ไตรมาส จากผลการตรวจสอบเขากรอกตารางรายงาน (ตารางที่ 5.9)

ตารางที่ 5.9.การตรวจสอบฐานลูกค้า (โดยใช้การแบ่งส่วน ABC)

8. การรายงานของตัวแทนฝ่ายขาย (merchandiser)

ใช้สำหรับควบคุมทางเบี่ยง ร้านค้าปลีก, ผู้ใต้บังคับบัญชา ตัวแทนฝ่ายขาย(ตารางที่ 5.10)

ตารางที่ 5.10.รายงานประจำวันของตัวแทนฝ่ายขาย

9. ฐานลูกค้าหลัก

เป็นสิ่งสำคัญที่ผู้จัดการจะต้องรักษาฐานข้อมูลของลูกค้าหลัก เพราะคุณจำเป็นต้องรักษาการสื่อสารกับพวกเขาด้วยคุณภาพที่แตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง ส่วนนี้ของฐานของคุณคือที่ที่ธุรกิจของคุณตั้งอยู่ และเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องสร้างการติดต่ออย่างเป็นระบบในฐานนั้น