ตัวอย่างรายละเอียดงานสำหรับเลขานุการ ลักษณะงานของเลขานุการ ความรับผิดชอบในงานของเลขานุการ ตัวอย่างลักษณะงานของเลขานุการ

พนักงานขององค์กรใด ๆ ทำงานโดยตรงตามเอกสารที่ควบคุมความสัมพันธ์และความรับผิดชอบของพนักงานแต่ละคนในตำแหน่งของตน ข้อกำหนดนี้เป็นลักษณะงาน

เธอคือผู้กำหนดสิทธิและกำหนดขอบเขตความรับผิดชอบและมอบอำนาจ งานทั้งหมด ข้อขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น รวมถึงระดับภาระงานได้รับการแก้ไขตามเอกสารนี้

ตำแหน่งเลขา-รับผิดชอบ

เพื่อที่จะร่างคำแนะนำได้อย่างถูกต้องและมีความสามารถคุณต้องคำนึงถึงความแตกต่างหลายประการ:

1. ประการแรก นักพัฒนาจะต้องใส่ใจกับความเกี่ยวข้องเมื่อพิจารณาโครงสร้างขององค์กร
2. ประการที่สองมีหนังสืออ้างอิงพิเศษ - ตัวแยกประเภทและประการที่สามจะพิจารณามาตรฐานพื้นฐานสำหรับการจัดการ

ลองศึกษาปัญหานี้โดยละเอียดโดยใช้ตัวอย่างตำแหน่งเลขานุการ ตามกฎแล้วตำแหน่งว่างดังกล่าวถือว่าเป็นเรื่องปกติดังนั้นเอกสารจึงมีส่วนมาตรฐานหลักหลายส่วน:

• “ข้อกำหนดทั่วไป” - อธิบายถึงความเชี่ยวชาญพิเศษในการทำงาน การอยู่ใต้บังคับบัญชา และเงื่อนไขพื้นฐานสำหรับการจ้างงาน นอกจากนี้ยังมีการชี้แจงความพร้อมของความรู้และทักษะบางอย่างที่ได้รับมาก่อนหน้านี้ และยังมีการกล่าวถึงปัญหาการเปลี่ยนพนักงานในช่วงที่เขาไม่อยู่ด้วย
• “ความรับผิดชอบในงาน” - ส่วนนี้ระบุถึงความสามารถของพนักงาน โดยแก่นแท้แล้ว เลขานุการจะมีส่วนร่วมในการจัดการประชุม การนำเสนอ และการประชุม นอกจากนี้ เขาควบคุมการดำเนินการตามโครงสร้างบรรทัดของคำสั่งซื้อทั้งหมดที่ผู้จัดการให้ไว้ ดำเนินการสนทนาทางโทรศัพท์ นัดหมาย และรับผิดชอบในการติดต่อสื่อสารทั้งขาเข้าและขาออก ความรับผิดชอบของพนักงานอาจขยายขึ้นอยู่กับกิจกรรมเฉพาะขององค์กร
• “ สิทธิ” - มีการอธิบายตำแหน่งหลักที่นี่ซึ่งทำให้สามารถยืนยันอำนาจของตนเองได้ กล่าวคือเลขานุการมีสิทธิเข้าถึงเอกสารและข้อมูลได้ บางประเภทเช่นเดียวกับการทำงานในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการของคุณให้ถูกต้องที่สุด ดูแลระดับทักษะของคุณและปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ
• “ความรับผิดชอบ” - ต่อไปนี้จะระบุถึงขอบเขตที่พนักงานต้องรับผิดชอบต่อผู้จัดการ โดยส่วนใหญ่ส่วนนี้จะเป็นมาตรฐานเสมอ

หน้าที่หลักของผู้ช่วยเลขานุการ

ความรับผิดชอบหลักของเลขานุการคือปฏิบัติตามคำแนะนำของเจ้านาย

รายละเอียดงานสำหรับตำแหน่งงานว่างนี้ตามที่กล่าวไว้ข้างต้นถือเป็นมาตรฐาน ดังนั้นองค์กรส่วนใหญ่จึงถือเป็นพื้นฐาน แล้วหน้าที่ของเลขานุการล่ะรวมอะไรบ้าง?

• ประการแรกคือการปฏิบัติตามคำสั่งของคุณ ประเด็นหลักที่นี่คือคำสั่งซื้อที่สร้างขึ้นจะต้องได้รับการสื่อสารกับเจ้าหน้าที่บริหารอย่างเต็มที่
• ประการที่สอง จำเป็นต้องทำงานกับการติดต่อทางจดหมาย จดหมายที่เข้ามาทั้งหมดจะได้รับการตรวจสอบ วิเคราะห์ และส่งไปยังหน่วยงานโครงสร้างต่างๆ หรือไปที่โต๊ะผู้อำนวยการ
• ประการที่สาม มีความรับผิดชอบในการเก็บบันทึกข้อมูล นั่นคือข้อมูลที่เข้ามาทั้งหมดจะต้องถูกแปลงเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ และประการที่สี่ มีการระบุฟังก์ชันเพิ่มเติมไว้ที่นี่

ในระหว่างวันทำงานเลขานุการจะจัดทำเอกสาร รับใบสมัครประเภทต่างๆ รวบรวมเอกสารที่จำเป็น และจัดเตรียมเอกสารเพื่อลงนาม การตัดสินใจร่างทั้งหมดที่ผ่านมือของเขาจะต้องได้รับการตรวจสอบข้อผิดพลาดและความเป็นไปได้ที่จะละเว้น ในที่นี้ การควบคุมการออกแบบเป็นสิ่งสำคัญ เช่นเดียวกับการแก้ไขหากจำเป็น

นอกจากนี้ สายเรียกเข้าทั้งหมดจะต้องลงทะเบียน และข้อมูลที่ได้รับระหว่างที่ผู้จัดการไม่อยู่จะถูกบันทึกไว้อย่างระมัดระวังเพื่อการส่งผ่านและการพิจารณาต่อไป การทำงานกับแฟกซ์ เครื่องถ่ายเอกสาร และข้อความทางโทรศัพท์ก็มีความสำคัญเช่นกัน เพื่อให้มีคุณสมบัติสำหรับตำแหน่งนี้ สิ่งสำคัญคือต้องมีความสงบ ความตรงต่อเวลา ความถูกต้อง และการรู้หนังสือ

ตำแหน่งเลขานุการองค์กรเกี่ยวข้องกับงานจัดประชุม

ที่นี่คุณจะต้องรวบรวมเนื้อหาที่จำเป็น จัดทำเพื่อการวิเคราะห์ กำหนดกลุ่มของผู้เข้าร่วมในอนาคต และแจ้งให้พวกเขาทราบ นอกจากนี้ งานที่จัดขึ้นตามวันที่นัดหมายจะต้องมีการจัดทำระเบียบการพิเศษซึ่งเลขานุการจะเป็นผู้จัดการ ตำแหน่งงานว่างอีกประการหนึ่งเกี่ยวข้องกับการกรอกไฟล์ลงทะเบียน การสื่อสารคำสั่งไปยังนักแสดง และการตรวจสอบ กรอบเวลาตลอดจนจัดหาเครื่องใช้สำนักงานและอุปกรณ์สำนักงานให้กับผู้อำนวยการ

เป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การชี้แจงว่าการทำงานกับข้อมูลสำหรับเลขานุการทำให้เขาต้องรับผิดชอบในการออกแบบธนาคารข้อมูลในอุดมคติ การจัดการกิจการ การเก็บถาวรและความปลอดภัย นอกจากนี้ การติดต่อโดยตรงกับฝ่ายบริหารช่วยให้เราสามารถช่วยพิจารณาคำขอในการปฏิบัติงานและแก้ไขได้ คำถามสำคัญและจัดการผู้เข้าชมที่ทำการนัดหมาย

หากจำเป็นเขาจะเดินทางไปทำธุรกิจซึ่งผู้จัดการจะกำหนดระยะเวลาโดยตรง โดยทั่วไป ตารางวันทำงานจะเป็นมาตรฐานและประกอบด้วยชั่วโมงทำงาน 40 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ โดยมีเวลาพักกลางวันและพักเที่ยง ชั่วโมงการทำงานอาจมีการปรับเปลี่ยนขึ้นอยู่กับกิจกรรมเฉพาะขององค์กร

สิทธิและความรับผิดชอบของผู้ช่วยเลขานุการ

เลขานุการ - มือขวาเจ้านาย

ลองพิจารณาชุดสิทธิ์มาตรฐานที่สามารถเรียกร้องจากผู้จัดการได้ในขณะที่ดำรงตำแหน่งนี้:

• สภาพการทำงาน - ต้องเป็นเรื่องปกติไม่ขัดต่อกฎหมายรัสเซีย
• การให้ความช่วยเหลือในการทำงานเป็นการช่วยในการปฏิบัติหน้าที่ให้บรรลุผลดีที่สุด
• การสนับสนุนข้อมูล – การเข้าถึงเอกสารประเภทต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง การออกแบบที่ถูกต้องคำสั่ง ข้อตกลง จดหมายโต้ตอบ
• การฝึกอบรมขั้นสูง – สำเร็จหลักสูตรที่จำเป็น
• ติดต่อกับฝ่ายบริหาร - ปิดงานในประเด็นปัจจุบัน ทำข้อเสนอ หารือเกี่ยวกับประเด็นเหล่านั้น
• การลงนามในเอกสาร - เอกสารอ้างอิงหรือลักษณะข้อมูลได้รับการรับรองโดยเลขานุการภายในขอบเขตความสามารถของเขา

ความรับผิดชอบของตำแหน่งที่ว่างนี้อยู่ที่ความจำเป็นในการปฏิบัติหน้าที่อย่างถูกต้อง ดำเนินกิจกรรมให้สอดคล้องกับ รหัสแรงงานไม่กระทำความผิดและติดตามการกระทำของคุณอย่างสม่ำเสมอเพื่อไม่ให้เกิดอันตรายต่อองค์กร

เลขาธิการสมัยประชุมศาล

ทำงานเอกสารเหมือนงานเลขานุการ

ส่วนของคำแนะนำที่อธิบายสิทธิและความรับผิดชอบถือเป็นมาตรฐานในทางปฏิบัติ แต่ความรับผิดชอบมีความแตกต่างกันขึ้นอยู่กับองค์กรที่กำหนดให้ ดังนั้น หากเราพูดถึงความยุติธรรมของรัสเซีย เราก็สามารถระบุลักษณะสำคัญบางประการของงานดังกล่าวได้

งานแรกและสำคัญที่สุดของเลขาธิการศาลคือเพื่อให้แน่ใจว่าการทำงานของอุปกรณ์นี้มีการประสานงานอย่างดีอย่างต่อเนื่อง ที่นี่มีความจำเป็นต้องเตรียมเอกสารทั้งหมด รวบรวมลายเซ็น สร้างจดหมายและส่งให้ผู้รับ รับพลเมือง ทำงานสารสกัด เรียกพยาน ฯลฯ

นอกจากนี้ พนักงานคนนี้จะวิเคราะห์รายการคดี รวบรวมและนำไปตรวจสอบเพิ่มเติม มอบสำเนาข้อสรุป ติดตามการปรากฏตัวของพยานทั้งหมด สังเกตเวลาที่ปรากฏ การพิจารณาคดีของศาลทั้งหมดจะถูกบันทึกไว้ในสมุดจดรายการต่าง และเมื่อเสร็จสิ้นแล้วจะมีการร่างรายงานการประชุม เขายังเตรียมสำเนาด้วย คำตัดสินของศาล, สื่อในการประหารชีวิต, หมายบังคับคดี

เอกสารทั้งหมดของผู้เสียหายต้องผ่านเลขาฯ ด้วย

เลขานุการ - คนขับรถศาล

รายละเอียดงานของเลขานุการผู้จัดการจะจุด i

นี่เป็นตำแหน่งงานว่างเฉพาะที่ต้องใช้ความรู้ด้านกฎหมาย โดยทั่วไป บุคคลดังกล่าวจะต้องมีคุณสมบัติเพียงพอ มีความรู้ รวบรวม และสามารถปฏิบัติตามข้อห้ามและข้อจำกัดบางประการได้

สิ่งสำคัญคือประสบการณ์ การศึกษากฎหมายในรูปแบบที่ทันสมัย ​​การทำงานร่วมกับรัฐธรรมนูญ ประมวลกฎหมายแรงงาน และการปฏิบัติตามคำแนะนำในการทำงานในสำนักงานอย่างเคร่งครัด

นอกจากนี้พนักงานจะต้องรู้พื้นฐานปฏิสัมพันธ์กับโครงสร้างการจัดการ สามารถเขียนได้ถูกต้อง ปรับเปลี่ยน เข้าใจได้ สไตล์ธุรกิจและบรรทัดฐานของภาษารัสเซีย ทักษะในสาขาก็ถือว่ามีความสำคัญเช่นกัน เทคโนโลยีสารสนเทศ,ทักษะการจัดการเอกสาร ฯลฯ

ในเวลาเดียวกัน จะต้องวางแผนวันทำงานทั้งหมดอย่างเหมาะสมเพื่อให้แน่ใจว่างานจะเสร็จทันเวลา ข้อมูลขาเข้าทั้งหมดอยู่ภายใต้การวิเคราะห์อย่างรอบคอบและประมวลผลโดยใช้ เทคโนโลยีที่ทันสมัย. สิ่งสำคัญคือต้องสามารถทำงานอย่างถูกต้องกับอินเทอร์เน็ตและใช้โปรแกรมพิเศษได้

สิทธิเลขานุการ

ประการแรก ตำแหน่งว่างนี้จำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับร่างการตัดสินใจที่เกี่ยวข้องโดยตรง ประการที่สอง เป็นการวิเคราะห์กิจกรรมและจัดทำข้อเสนอด้วยตนเอง ตลอดจนการอภิปรายถึงข้อบกพร่องหรืออุปสรรคที่ระบุได้ในการแก้ไขปัญหา

ประการที่สาม สิทธิ์ดูเหมือนจะใช้ได้กับแผนกโครงสร้างทั้งหมด โดยกำหนดให้ต้องปฏิบัติตามคำแนะนำของผู้จัดการตลอดจนข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติหน้าที่อย่างเป็นทางการ และประการที่สี่ อาศัยความช่วยเหลือจากผู้อำนวยการในการดำเนินกระบวนการทำงาน

การให้คำปรึกษาผ่านวิดีโอนี้จะบอกวิธีสร้างรายละเอียดงานสำหรับพนักงาน:

เราให้ความสำคัญกับคุณ ตัวอย่างทั่วไป รายละเอียดงานเลขานุการผู้จัดการ ปี 2562 ตัวอย่าง ควรรวมถึงส่วนต่อไปนี้: ตำแหน่งทั่วไป, ความรับผิดชอบต่อหน้าที่เลขานุการผู้จัดการ สิทธิของเลขานุการผู้จัดการ ความรับผิดชอบของเลขานุการผู้จัดการ

รายละเอียดงานของเลขานุการหัวหน้าอยู่ในส่วน " ลักษณะคุณสมบัติทั่วทั้งอุตสาหกรรมของตำแหน่งงานของผู้ปฏิบัติงานในสถานประกอบการ สถาบัน และองค์กร".

รายละเอียดงานของเลขานุการผู้จัดการควรสะท้อนถึงประเด็นต่อไปนี้:

ความรับผิดชอบงานของเลขานุการผู้จัดการ

1) ความรับผิดชอบต่อหน้าที่.ดำเนินงานเกี่ยวกับองค์กร - การสนับสนุนทางเทคนิคกิจกรรมการบริหารและการบริหารของหัวหน้าองค์กร รับจดหมายที่ได้รับเพื่อการพิจารณาจากผู้จัดการและส่งไปตามนั้น โดยการตัดสินใจไปยังหน่วยโครงสร้างหรือผู้ปฏิบัติงานเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมการตอบสนอง ปฏิบัติงานในสำนักงาน ดำเนินการต่างๆ โดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อรวบรวม ประมวลผล และนำเสนอข้อมูลในการเตรียมและการตัดสินใจ รับเอกสารและคำชี้แจงส่วนบุคคลเพื่อลงนามโดยหัวหน้าองค์กร จัดเตรียมเอกสารและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงานของผู้จัดการ ติดตามการตรวจสอบและการส่งอย่างทันท่วงทีโดยหน่วยโครงสร้างและผู้ดำเนินการเฉพาะของเอกสารที่ได้รับเพื่อดำเนินการ ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารร่างที่เตรียมไว้ซึ่งส่งไปยังผู้จัดการเพื่อลงนาม และรับประกันการแก้ไขคุณภาพสูง จัดงาน การสนทนาทางโทรศัพท์ผู้จัดการ บันทึกข้อมูลที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่และนำเนื้อหามาสู่ความสนใจ ส่งและรับข้อมูลผ่านทางอินเตอร์คอม (โทรแฟกซ์ เทเล็กซ์ ฯลฯ ) รวมถึงข้อความทางโทรศัพท์ ทำให้เขาสนใจข้อมูลที่ได้รับจากช่องทางการสื่อสารทันที ตามคำแนะนำจากผู้จัดการ เขาเขียนจดหมาย คำร้องขอ และเอกสารอื่นๆ และเตรียมคำตอบให้กับผู้เขียนจดหมาย ดำเนินการจัดเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้จัดการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ประชุม วาระการประชุม การลงทะเบียน) ดูแลรักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม ติดตามการดำเนินการของพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำแนะนำที่ออกรวมถึงการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของหัวหน้าองค์กรซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุม รักษาไฟล์ควบคุมและการลงทะเบียน จัดเตรียมให้ ที่ทำงานศีรษะ วิธีที่จำเป็นอุปกรณ์องค์กร เครื่องใช้สำนักงาน สร้างเงื่อนไขที่เอื้ออำนวยต่อเขา งานที่มีประสิทธิภาพ. ตามคำสั่งของผู้จัดการ ให้พิมพ์เอกสารอย่างเป็นทางการที่จำเป็นสำหรับงานของเขาหรือป้อนข้อมูลปัจจุบันลงในธนาคารข้อมูล จัดให้มีการต้อนรับผู้มาเยือน อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานอย่างรวดเร็ว ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติทำให้มั่นใจในความปลอดภัยและ กำหนดเวลาเก็บถาวร ถ่ายเอกสารลงบนเครื่องถ่ายเอกสารส่วนตัว

เลขาผู้จัดการควรรู้

2) ในการปฏิบัติหน้าที่เลขานุการผู้จัดการต้องรู้ว่าความละเอียด คำสั่ง คำสั่ง และเอกสารคำแนะนำอื่น ๆ และ กฎระเบียบที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กรและการเก็บบันทึก โครงสร้างและการจัดการขององค์กรและแผนกต่างๆ การจัดระบบงานสำนักงาน วิธีการลงทะเบียนและการประมวลผลเอกสาร งานเก็บเอกสาร; ตัวพิมพ์; กฎการใช้อินเตอร์คอม มาตรฐานสำหรับระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร กฎการพิมพ์ จดหมายธุรกิจโดยใช้ แบบฟอร์มมาตรฐาน; พื้นฐานของจริยธรรมและสุนทรียภาพ กฎเกณฑ์การสื่อสารทางธุรกิจ พื้นฐานของการจัดองค์กรและการจัดการแรงงาน กฎเกณฑ์การใช้งานอุปกรณ์คอมพิวเตอร์ พื้นฐานของกฎหมายปกครองและกฎหมายแรงงาน กฎภายใน กฎระเบียบด้านแรงงาน; กฎและระเบียบการคุ้มครองแรงงาน

ข้อกำหนดคุณสมบัติของเลขานุการผู้จัดการ

3) ข้อกำหนดคุณสมบัติสูงกว่า การศึกษาวิชาชีพโดยไม่เสนอข้อกำหนดสำหรับประสบการณ์การทำงานหรืออาชีวศึกษาระดับมัธยมศึกษาและประสบการณ์การทำงานเฉพาะทางอย่างน้อย 2 ปี

1. บทบัญญัติทั่วไป

1. เลขานุการอยู่ในประเภทผู้ปฏิบัติงานด้านเทคนิค

2. บุคคลที่มีการศึกษาวิชาชีพชั้นสูงโดยไม่ต้องมีประสบการณ์การทำงานหรืออาชีวศึกษาระดับมัธยมศึกษาและมีประสบการณ์การทำงานเฉพาะทางอย่างน้อย 2 ปี ให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการ

3. เลขานุการได้รับการว่าจ้างและเลิกจ้างโดยผู้อำนวยการขององค์กร

4. เลขานุการต้องรู้:

• ความละเอียด คำแนะนำ คำสั่ง และเอกสารคำแนะนำอื่น ๆ และเอกสารกำกับดูแลที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กรและการเก็บบันทึก
• โครงสร้างและการจัดการขององค์กรและแผนกต่างๆ
• การจัดระบบงานสำนักงาน
• วิธีการลงทะเบียนและการประมวลผลเอกสาร
• งานเก็บเอกสาร;
• ตัวพิมพ์;
• กฎการใช้อินเตอร์คอม
• มาตรฐานสำหรับระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร
• หลักเกณฑ์การพิมพ์จดหมายธุรกิจโดยใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน
• พื้นฐานของจริยธรรมและสุนทรียภาพ
• กฎเกณฑ์การสื่อสารทางธุรกิจ
• พื้นฐานของการจัดองค์กรและการจัดการแรงงาน
• กฎเกณฑ์การใช้งานอุปกรณ์คอมพิวเตอร์
• พื้นฐานของกฎหมายปกครองและกฎหมายแรงงาน
• กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน
• กฎและข้อบังคับเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน ความปลอดภัย สุขาภิบาลอุตสาหกรรม และการป้องกันอัคคีภัย

5. ในกิจกรรมของเขา เลขานุการได้รับคำแนะนำจาก:

• กฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย,
• กฎบัตรขององค์กร,
• คำสั่งและคำสั่งของลูกจ้างซึ่งตนเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาตามคำสั่งนี้
• รายละเอียดงานนี้
• กฎระเบียบด้านแรงงานภายในขององค์กร

6. เลขานุการรายงานตรงต่อผู้อำนวยการองค์กร (ผู้อำนวยการองค์กร หัวหน้าแผนก ฯลฯ)

7. ในระหว่างที่ไม่มีเลขานุการ (การเดินทางเพื่อธุรกิจ, วันหยุด, การเจ็บป่วย ฯลฯ ) หน้าที่ของเขาจะถูกดำเนินการโดยบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งจากผู้อำนวยการขององค์กรในลักษณะที่กำหนดซึ่งได้รับสิทธิหน้าที่ที่เกี่ยวข้องและรับผิดชอบ การปฏิบัติหน้าที่ที่ได้รับมอบหมายให้เขา

2. ความรับผิดชอบงานของเลขานุการผู้จัดการ

เลขานุการ:

1. ดำเนินงานด้านการสนับสนุนองค์กรและด้านเทคนิคสำหรับกิจกรรมการบริหารและการบริหารของผู้อำนวยการองค์กร

2. รับจดหมายที่ผู้อำนวยการได้รับเพื่อประกอบการพิจารณา ส่งตามการตัดสินใจของหน่วยงานโครงสร้างหรือผู้ดำเนินการเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมการตอบรับ

3. ปฏิบัติงานในสำนักงาน ดำเนินการต่างๆ โดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อรวบรวม ประมวลผล และนำเสนอข้อมูลในการเตรียมและการตัดสินใจ

4. รับเอกสารและคำชี้แจงส่วนตัวเพื่อลงนามโดยผู้อำนวยการองค์กร

5. จัดเตรียมเอกสารและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงานของผู้อำนวยการ

6. ตรวจสอบการตรวจสอบและส่งในเวลาที่เหมาะสมโดยหน่วยโครงสร้างและผู้ดำเนินการเฉพาะของเอกสารที่ได้รับเพื่อดำเนินการ ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารร่างที่เตรียมไว้ซึ่งส่งให้ผู้อำนวยการเพื่อลงนาม และรับรองว่าจะมีการแก้ไขคุณภาพสูง

7. จัดการสนทนาทางโทรศัพท์กับผู้อำนวยการ บันทึกข้อมูลที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่และนำเนื้อหาไปยังความสนใจของเขา ส่งและรับข้อมูลผ่านอุปกรณ์อินเตอร์คอม (โทรสาร เทเล็กซ์ ฯลฯ ) รวมถึงข้อความโทรศัพท์ สื่อสารกับเขาทันที ข้อมูลข่าวสารที่ได้รับผ่านช่องทางการสื่อสาร

8. ในนามของผู้อำนวยการ เขาจะรวบรวมจดหมาย คำร้องขอ และเอกสารอื่นๆ และเตรียมคำตอบให้กับผู้เขียนจดหมาย

9. ดำเนินการจัดเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้อำนวยการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ประชุม ระเบียบวาระการประชุม การลงทะเบียน) เก็บรักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม

10. ติดตามการดำเนินการของพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำแนะนำที่ออกรวมถึงการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของผู้อำนวยการองค์กรที่อยู่ภายใต้การควบคุม

11. ดูแลรักษาไฟล์ควบคุมและการลงทะเบียน

12. จัดเตรียมสถานที่ทำงานของผู้อำนวยการด้วยอุปกรณ์องค์กร เครื่องใช้สำนักงานที่จำเป็น และสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของเขา

13. พิมพ์เอกสารทางการที่จำเป็นสำหรับงานของเขาตามทิศทางของผู้อำนวยการหรือป้อนข้อมูลปัจจุบันลงในธนาคารข้อมูล

14. จัดให้มีการต้อนรับแขก อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำร้องขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานอย่างรวดเร็ว

15. ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติรับประกันความปลอดภัยและส่งไปยังไฟล์เก็บถาวรภายในกรอบเวลาที่กำหนด

16. ถ่ายเอกสารลงบนเครื่องถ่ายเอกสารส่วนตัว

17. ปฏิบัติตามข้อบังคับด้านแรงงานภายในและข้อบังคับท้องถิ่นอื่น ๆ ขององค์กร

18. ปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับภายในเกี่ยวกับการคุ้มครองแรงงาน ความปลอดภัย สุขาภิบาลอุตสาหกรรม และการป้องกันอัคคีภัย

19. ดูแลความสะอาดและความเป็นระเบียบเรียบร้อยในที่ทำงาน

20. ดำเนินการภายในขอบเขตที่กำหนด สัญญาจ้างงานคำสั่งของลูกจ้างที่เขาเป็นผู้ใต้บังคับบัญชาตามคำสั่งนี้

3. สิทธิของเลขานุการผู้จัดการ

เลขานุการมีสิทธิ:

1. เสนอข้อเสนอการปรับปรุงงานที่เกี่ยวข้องกับความรับผิดชอบตามคำสั่งนี้ให้ผู้อำนวยการองค์กรพิจารณา

2. ขอข้อมูลที่จำเป็นสำหรับเขาในการปฏิบัติหน้าที่จากแผนกโครงสร้างและพนักงานขององค์กร

3. ทำความคุ้นเคยกับเอกสารที่กำหนดสิทธิและความรับผิดชอบในตำแหน่งของตนหลักเกณฑ์ในการประเมินคุณภาพการปฏิบัติหน้าที่ราชการ

4. ทำความคุ้นเคยกับร่างการตัดสินใจของผู้บริหารองค์กรที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของตน

5. กำหนดให้ฝ่ายบริหารขององค์กรให้ความช่วยเหลือรวมถึงการรับรองเงื่อนไขขององค์กรและทางเทคนิคและการดำเนินการตามเอกสารที่กำหนดขึ้นซึ่งจำเป็นสำหรับการปฏิบัติหน้าที่ราชการ

6. สิทธิอื่น ๆ ที่กำหนดโดยปัจจุบัน กฎหมายแรงงาน.

4. ความรับผิดชอบของเลขานุการผู้จัดการ

เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบในกรณีดังต่อไปนี้:

1. สำหรับการปฏิบัติงานที่ไม่เหมาะสมหรือความล้มเหลวในการปฏิบัติหน้าที่ตามที่กำหนดไว้ในลักษณะงานนี้ - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย

2. สำหรับความผิดที่เกิดขึ้นระหว่างกิจกรรม - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายการบริหารอาญาและทางแพ่งในปัจจุบันของสหพันธรัฐรัสเซีย

3. เพื่อก่อให้เกิดความเสียหายอย่างเป็นรูปธรรมต่อองค์กร - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานและกฎหมายแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียในปัจจุบัน

รายละเอียดงานของเลขานุการหัวหน้า - ตัวอย่าง 2019 ความรับผิดชอบในงานของเลขานุการผู้จัดการ สิทธิของเลขานุการผู้จัดการ ความรับผิดชอบของเลขานุการผู้จัดการ

เพื่อจะกำหนดความรับผิดชอบในงานของเลขานุการได้ชัดเจน คุณต้องรู้ว่าเรากำลังพูดถึงใครกันแน่ เพราะสามารถมองได้หลายมุม ตัวอย่างเช่น เลขานุการ-ผู้ช่วย เรียกว่า พนักงานออฟฟิศ เลขาธิการในฐานะหัวหน้า (หัวหน้า) ขององค์กรบางแห่ง เลขาธิการแห่งรัฐในฐานะข้าราชการ เลขานุการในฐานะนักการทูต เลขานุการของหัวหน้าในฐานะลูกจ้าง และทางเลือกอื่น ๆ บ่อยครั้งเมื่อพูดถึงตำแหน่งนี้หมายถึงพนักงานที่ดำเนินงาน (การมอบหมาย) ของทั้งผู้อำนวยการขององค์กรและหัวหน้าแผนกโครงสร้างแต่ละราย ปรากฎว่าความรับผิดชอบในงานของเลขานุการในกรณีนี้ลดลงเหลือเพียงการมอบหมายงานครั้งเดียวเพื่อแก้ไขปัญหาขององค์กรและทางเทคนิค

สิ่งที่เลขาต้องรู้และทำ

ในแต่ละวัน เลขานุการจะต้องปฏิบัติหน้าที่ดังต่อไปนี้

1. รับข้อมูลจากผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อส่งต่อไปยังผู้จัดการ
2. จัดระเบียบการสื่อสารทางโทรศัพท์ให้กับผู้จัดการ ในกรณีที่เขาไม่อยู่ให้รับข้อมูลแล้วนำไปเสนอต่อผู้อำนวยการ
3. รับและเก็บบันทึกข้อความทางโทรศัพท์
4. สร้างเงื่อนไขสำหรับงานปกติของผู้จัดการ: ตรวจสอบความต้องการเครื่องเขียนและอุปกรณ์สำนักงาน
5. ช่วยเหลือในการจัดประชุมการผลิตและการประชุม แจ้งให้ผู้เข้าร่วมทราบวัน สถานที่ และเวลาของการจัดงาน รวมตัว วัสดุที่จำเป็นดูแลการเข้าร่วมประชุมของผู้เข้าร่วมประชุมและจัดเก็บรายงานการประชุม
6. ดำเนินงานสำนักงานในองค์กร ในการดำเนินการนี้เลขานุการจะต้องรับจัดระบบจดหมายที่เข้ามาและส่งให้ฝ่ายบริหารพิจารณา จากนั้นบนพื้นฐานของวีซ่าที่กำหนดให้ส่งมอบเอกสารให้กับผู้บริหารโดยไม่ต้องลงนาม เลขานุการยังรวมถึงการควบคุมความคืบหน้า ระยะเวลา และผลการดำเนินงานด้วย
7. ดำเนินการพิมพ์และทำซ้ำเอกสาร
8. จัดระเบียบการต้อนรับผู้เยี่ยมชมหัวหน้า บริษัท และหากเป็นไปได้ให้สร้างเงื่อนไขสำหรับการแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว

ในการปฏิบัติหน้าที่เลขานุการที่ดูเหมือนเรียบง่ายเหล่านี้ พนักงานต้องรู้:

• การจัดการทั้งหมดขององค์กรและแผนกโครงสร้าง
• กฎบัตร พนักงานและโครงสร้างขององค์กร ประวัติ โอกาสในการพัฒนาและความเชี่ยวชาญ
• เอกสารกำกับดูแลสำหรับการเก็บบันทึกที่เหมาะสม
• หลักเกณฑ์การใช้อุปกรณ์สำนักงานและการสื่อสาร
• กฎ VTR, OT, ความปลอดภัยจากอัคคีภัยและสุขาภิบาลอุตสาหกรรม
• หลักเกณฑ์การจัดแรงงานในสถานประกอบการ
• กฎระเบียบและ การกระทำทางกฎหมายคำสั่ง ข้อบังคับ คำแนะนำในการวางแผน การบัญชี และการจัดการคุณภาพของงานที่ทำ

ข้อมูลเฉพาะของ เสมียน

หากเรากำลังพูดถึงความเชี่ยวชาญเฉพาะทางที่เจาะจงและแคบมากขึ้น สถานการณ์ก็จะแตกต่างออกไปบ้าง ยกตัวอย่างเช่น ตำแหน่งงานเป็นตัวกำหนดลักษณะของงานที่กำลังดำเนินการอย่างชัดเจน โดยปกติแล้ว แต่ละองค์กรจะมีรายละเอียดงานอยู่แล้ว ซึ่งสรุปขอบเขตกิจกรรมของผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดการสำนักงาน หากไม่มีคำสั่งดังกล่าวก็ควรสร้างมันขึ้นมา ในการดำเนินการนี้ คุณควรใช้ไดเร็กทอรีคุณสมบัติซึ่งมีตัวอย่างโดยประมาณ หลังจากนี้เวอร์ชันมาตรฐานจะต้องได้รับการแก้ไขโดยสัมพันธ์กับองค์กรเฉพาะโดยคำนึงถึงข้อมูลเฉพาะและ คุณสมบัติภายใน. โดยทั่วไปหน้าที่ของเลขานุการเสมียนควรมี 3 ประเด็นหลักอย่างชัดเจน:

1. ทำงานกับจดหมาย การรับ การประมวลผล ด้วยวิธีการที่ทันสมัย ​​และส่งตรงเวลา
2. การบำรุงรักษาเอกสารภายในที่ถูกต้อง
3. การลงทะเบียนการบัญชีที่เข้มงวดและการโอนเอกสารไปยังที่เก็บถาวรเพื่อการจัดเก็บ

ลักษณะเฉพาะของการทำงานของผู้อ้างอิง

ในสถานประกอบการบางแห่ง จะมีการแนะนำตำแหน่งให้กับพนักงานซึ่งรวมถึง วงกลมกว้างความรับผิดชอบ: จาก “โต๊ะอ้างอิง” สู่ “ผู้ช่วยผู้อำนวยการ” ผู้เชี่ยวชาญดังกล่าวจะต้องมีความรู้รอบด้านและควบคุมสถานการณ์ได้ดี หน้าที่ความรับผิดชอบของผู้ช่วยเลขานุการได้รับการขยายออกไปเล็กน้อยเนื่องจากอำนาจที่เพิ่มขึ้น โดยรวมแล้วนี่คือ - ทำงานประจำเลขานุการ แต่คำว่า "ผู้อ้างอิง" มีส่วนเพิ่มเติมในรายการมาตรฐาน โดยเฉพาะผู้ช่วยเลขานุการสามารถต้อนรับผู้เยี่ยมชมในบางประเด็นได้อย่างอิสระ การมีข้อมูลบางอย่างทำให้เขาสามารถตัดสินใจได้อย่างอิสระ นอกจากนี้ผู้ช่วยยังปฏิบัติตามคำแนะนำที่รับผิดชอบจากผู้จัดการเกี่ยวกับ กิจกรรมทางเศรษฐกิจองค์กร (องค์กร) บางครั้งผู้ช่วยเลขานุการก็มีหน้าที่ซึ่งจะกระทำได้ก็ต่อเมื่อปริมาณงานทั้งหมดทำให้เขาสามารถปฏิบัติหน้าที่เพิ่มเติมได้

ผมยืนยัน:

[ชื่องาน]

_______________________________

_______________________________

[ชื่อบริษัท]

_______________________________

_______________________/[ชื่อเต็ม.]/

"_____" _______________ 20___

รายละเอียดงาน

เลขานุการหัวหน้า

1. บทบัญญัติทั่วไป

1.1. ลักษณะงานนี้จะกำหนดและควบคุมอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบงานสิทธิและความรับผิดชอบของเลขานุการหัวหน้า [ชื่อองค์กรใน กรณีสัมพันธการก] (ต่อไปนี้จะเรียกว่าบริษัท)

1.2. เลขานุการผู้จัดการอยู่ในประเภทผู้บริหารด้านเทคนิค ได้รับการแต่งตั้งให้ดำรงตำแหน่งและไล่ออกจากตำแหน่งในลักษณะที่กำหนดโดยกฎหมายแรงงานปัจจุบันตามคำสั่งของหัวหน้าบริษัท

1.3. เลขานุการผู้จัดการรายงานตรงต่อ [ชื่อตำแหน่งผู้จัดการโดยตรงในกรณีเกิดเหตุ] ของบริษัท

1.4. บุคคลซึ่งมีการศึกษาวิชาชีพชั้นสูงโดยไม่ต้องมีประสบการณ์การทำงานหรืออาชีวศึกษาระดับมัธยมศึกษาและมีประสบการณ์การทำงานเฉพาะทางอย่างน้อย 2 ปี ให้ดำรงตำแหน่งเลขานุการผู้จัดการ

1.5. เลขานุการของผู้จัดการต้องรู้:

• ความละเอียด คำแนะนำ คำสั่ง และเอกสารคำแนะนำอื่น ๆ และเอกสารกำกับดูแลที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมขององค์กรและการเก็บบันทึก
• โครงสร้างและการจัดการขององค์กรและแผนกต่างๆ
• การจัดระบบงานสำนักงาน
• วิธีการลงทะเบียนและการประมวลผลเอกสาร
• งานเก็บเอกสาร;
• ตัวพิมพ์;
• กฎการใช้อินเตอร์คอม
• มาตรฐานสำหรับระบบเอกสารองค์กรและการบริหารแบบครบวงจร
• หลักเกณฑ์การพิมพ์จดหมายธุรกิจโดยใช้แบบฟอร์มมาตรฐาน
• พื้นฐานของจริยธรรมและสุนทรียภาพ
• กฎเกณฑ์การสื่อสารทางธุรกิจ
• พื้นฐานของการจัดองค์กรและการจัดการแรงงาน
• กฎเกณฑ์การใช้งานอุปกรณ์คอมพิวเตอร์
• พื้นฐานของกฎหมายปกครองและกฎหมายแรงงาน
• กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน
• กฎและระเบียบการคุ้มครองแรงงาน

1.6. ในกิจกรรมของเขา เลขานุการผู้จัดการได้รับคำแนะนำจาก:

• กฎระเบียบและ สื่อการสอนเกี่ยวกับงานที่กำลังดำเนินการ
• กฎระเบียบด้านแรงงานภายใน
• คำสั่งและคำสั่งของหัวหน้าบริษัทและผู้บังคับบัญชาโดยตรง
• รายละเอียดงานนี้;
• หลักเกณฑ์การคุ้มครองแรงงาน สุขาภิบาลอุตสาหกรรม และการป้องกันอัคคีภัย

1.7. ในระหว่างที่เลขานุการผู้จัดการไม่อยู่ชั่วคราว ให้มอบหมายหน้าที่ให้เป็น [ชื่อตำแหน่งรอง]

2. ความรับผิดชอบตามหน้าที่

เลขานุการผู้จัดการปฏิบัติหน้าที่ดังต่อไปนี้:

2.1. ดำเนินงานเกี่ยวกับการสนับสนุนองค์กรและทางเทคนิคสำหรับกิจกรรมการบริหารและการบริหารของหัวหน้าองค์กร

2.2. รับจดหมายที่ผู้จัดการได้รับเพื่อประกอบการพิจารณา ส่งตามการตัดสินใจที่ทำไปยังหน่วยโครงสร้างหรือนักแสดงเฉพาะเพื่อใช้ในกระบวนการทำงานหรือเตรียมการตอบกลับ

2.3. ปฏิบัติงานในสำนักงาน ดำเนินการต่างๆ โดยใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ที่ออกแบบมาเพื่อรวบรวม ประมวลผล และนำเสนอข้อมูลในการเตรียมและการตัดสินใจ

2.4. รับเอกสารและคำชี้แจงส่วนบุคคลเพื่อลงนามโดยหัวหน้าองค์กร

2.5. จัดเตรียมเอกสารและวัสดุที่จำเป็นสำหรับการทำงานของผู้จัดการ

2.6. ติดตามการตรวจสอบและการส่งอย่างทันท่วงทีโดยหน่วยโครงสร้างและผู้ดำเนินการเฉพาะของเอกสารที่ได้รับเพื่อดำเนินการ ตรวจสอบความถูกต้องของเอกสารร่างที่เตรียมไว้ซึ่งส่งไปยังผู้จัดการเพื่อลงนาม และรับประกันการแก้ไขคุณภาพสูง

2.7. จัดการสนทนาทางโทรศัพท์ของผู้จัดการ บันทึกข้อมูลที่ได้รับในขณะที่เขาไม่อยู่ และนำเนื้อหามาสู่ความสนใจของเขา ส่งและรับข้อมูลผ่านอุปกรณ์รับและอินเตอร์คอม (โทรแฟกซ์ เทเล็กซ์ ฯลฯ ) รวมถึงข้อความโทรศัพท์ นำข้อมูลมาสู่เขา ให้ความสนใจอย่างทันท่วงที โดยรับผ่านช่องทางการสื่อสาร

2.8. ตามคำแนะนำจากผู้จัดการ เขาเขียนจดหมาย คำร้องขอ และเอกสารอื่นๆ และเตรียมคำตอบให้กับผู้เขียนจดหมาย

2.9. ดำเนินการจัดเตรียมการประชุมและการประชุมที่ผู้จัดการจัดขึ้น (รวบรวมเอกสารที่จำเป็น แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเวลาและสถานที่ประชุม วาระการประชุม การลงทะเบียน) ดูแลรักษาและจัดทำรายงานการประชุมและการประชุม

2.10. ติดตามการดำเนินการของพนักงานขององค์กรตามคำสั่งและคำแนะนำที่ออกรวมถึงการปฏิบัติตามกำหนดเวลาในการปฏิบัติตามคำแนะนำและคำแนะนำของหัวหน้าองค์กรซึ่งอยู่ภายใต้การควบคุม

2.11. รักษาไฟล์ควบคุมและการลงทะเบียน

2.12. จัดเตรียมสถานที่ทำงานของผู้จัดการด้วยอุปกรณ์องค์กรที่จำเป็น เครื่องใช้สำนักงาน และสร้างเงื่อนไขที่เอื้อต่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพของเขา

2.13. พิมพ์เอกสารทางการที่จำเป็นสำหรับงานของเขาตามทิศทางของผู้จัดการ หรือป้อนข้อมูลปัจจุบันลงในธนาคารข้อมูล

2.14. จัดให้มีการต้อนรับผู้มาเยือน อำนวยความสะดวกในการพิจารณาคำขอและข้อเสนอแนะจากพนักงานอย่างรวดเร็ว

2.15. ไฟล์แบบฟอร์มตามระบบการตั้งชื่อที่ได้รับอนุมัติ รับประกันความปลอดภัย และส่งไปยังเอกสารสำคัญภายในกรอบเวลาที่กำหนด

2.16. ถ่ายเอกสารลงบนเครื่องถ่ายเอกสารส่วนตัว

ในกรณีที่มีความจำเป็นอย่างเป็นทางการ เลขานุการของผู้จัดการอาจมีส่วนร่วมในการปฏิบัติหน้าที่ราชการล่วงเวลาได้ ในลักษณะที่กำหนดโดยบทบัญญัติของกฎหมายแรงงานของรัฐบาลกลาง

3. สิทธิ

เลขานุการผู้จัดการมีสิทธิ์:

3.1. กำหนดให้ฝ่ายบริหารของบริษัทให้ความช่วยเหลือในการปฏิบัติหน้าที่

3.2. พัฒนาทักษะของคุณ

3.3. ทำความคุ้นเคยกับร่างการตัดสินใจของฝ่ายบริหารของบริษัทที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมต่างๆ

3.4. ส่งข้อเสนอในประเด็นที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของคุณเพื่อให้หัวหน้างานพิจารณาโดยตรง

3.5. รับข้อมูลที่จำเป็นในการดำเนินกิจกรรมจากพนักงานของบริษัท

4. ความรับผิดชอบและการประเมินผลการปฏิบัติงาน

4.1. เลขานุการของผู้จัดการมีหน้าที่ด้านการบริหาร วินัย และวัสดุ (และใน ในบางกรณีกำหนดโดยกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย - และความรับผิดทางอาญาสำหรับ:

4.1.1. การไม่ปฏิบัติตามหรือปฏิบัติตามคำแนะนำอย่างเป็นทางการจากหัวหน้างานทันที

4.1.2. ความล้มเหลวหรือประสิทธิภาพที่ไม่เหมาะสมของคุณ ฟังก์ชั่นแรงงานและงานที่ได้รับมอบหมายให้เขา

4.1.3. การใช้อำนาจทางการที่ได้รับอย่างผิดกฎหมาย ตลอดจนการใช้งานเพื่อวัตถุประสงค์ส่วนตัว

4.1.4. ข้อมูลสถานะงานที่มอบหมายไม่ถูกต้อง

4.1.5. ความล้มเหลวในการดำเนินมาตรการเพื่อระงับการละเมิดกฎระเบียบด้านความปลอดภัยความปลอดภัยจากอัคคีภัยและกฎอื่น ๆ ที่ระบุซึ่งเป็นภัยคุกคามต่อกิจกรรมขององค์กรและพนักงาน

4.1.6. ความล้มเหลวในการปฏิบัติตามวินัยแรงงาน

4.1.7. ความผิดที่เกิดขึ้นระหว่างการดำเนินกิจกรรม - ภายในขอบเขตที่กำหนดโดยกฎหมายปกครอง อาญา และแพ่งของสหพันธรัฐรัสเซียในปัจจุบัน

4.1.8. ก่อให้เกิดความเสียหายและ/หรือสูญเสียอย่างเป็นรูปธรรมต่อบริษัทหรือบุคคลภายนอกที่เกี่ยวข้องกับการกระทำหรือไม่กระทำการใด ๆ ในระหว่างการปฏิบัติหน้าที่ราชการ

4.2. การประเมินผลการปฏิบัติงานของเลขานุการผู้จัดการดำเนินการ:

4.2.1. โดยหัวหน้างานทันที - เป็นประจำในการปฏิบัติงานประจำวันของพนักงานตามหน้าที่การทำงานของเขา

4.2.2. คณะกรรมการรับรองรัฐวิสาหกิจ - เป็นระยะ ๆ แต่อย่างน้อยหนึ่งครั้งทุก ๆ สองปี โดยขึ้นอยู่กับผลงานที่บันทึกไว้ในช่วงระยะเวลาการประเมิน

4.3. เกณฑ์หลักในการประเมินงานของเลขานุการผู้จัดการคือคุณภาพความครบถ้วนและความตรงเวลาของการปฏิบัติงานตามคำแนะนำเหล่านี้

5. สภาพการทำงาน

5.1. ชั่วโมงการทำงานของเลขานุการผู้จัดการจะถูกกำหนดตามระเบียบแรงงานภายในที่บริษัทกำหนด

5.2. เนื่องจากความต้องการด้านการผลิต เลขานุการของผู้จัดการจึงต้องเดินทางไปทำธุรกิจ (รวมถึงคนในท้องถิ่นด้วย)

6. ลงนามถูกต้อง

6.1. เพื่อให้มั่นใจว่ากิจกรรมต่างๆ เลขานุการของผู้จัดการจะได้รับสิทธิ์ในการลงนามข้อมูลและเอกสารอ้างอิงในประเด็นที่รวมอยู่ในความรับผิดชอบตามหน้าที่ของเขา

ฉันได้อ่านคำแนะนำแล้ว ___________/___________/ “___” _______ 20__

1. บทบัญญัติทั่วไป

1.1. เลขานุการอยู่ในประเภทของผู้เชี่ยวชาญระดับองค์กรและได้รับการว่าจ้างและเลิกจ้างโดยผู้อำนวยการ

1.2. ภารกิจหลักของเลขานุการคือการสนับสนุนองค์กรและเอกสารสำหรับกิจกรรมการจัดการ

1.3. เลขานุการรายงานตรง ถึงซีอีโอบริษัท.

1.4. เลขานุการจะต้องมีทักษะในการจัดการงานเอกสาร จัดทำเอกสาร จัดระเบียบงานบริหาร การใช้คอมพิวเตอร์และอุปกรณ์ขององค์กร (แฟกซ์ เครื่องพิมพ์ สแกนเนอร์ เครื่องถ่ายเอกสาร การแลกเปลี่ยนโทรศัพท์อัตโนมัติขนาดเล็ก) รู้วัฒนธรรมการทำงานและ จริยธรรมในการทำงาน,อาชีวอนามัย ความปลอดภัย และการป้องกันอัคคีภัย

2. ฟังก์ชั่น

เลขานุการได้รับมอบหมายหน้าที่ดังต่อไปนี้:

2.1. บริการข้อมูลและอ้างอิงเกี่ยวกับเอกสารของบริษัท

2.2. คำแนะนำด้านระเบียบวิธีและการควบคุมการจัดองค์กรงานสำนักงานในแผนกโครงสร้างของบริษัท

2.3. จัดทำเอกสารกิจกรรมของหน่วยงานที่ปรึกษาของบริษัท

2.4. บริการด้านการดำเนินงานและองค์กรแก่ฝ่ายบริหาร

2.5. การบำรุงรักษาและการลงทะเบียน เอกสารบุคลากรและบันทึกบุคลากร

3. ความรับผิดชอบในงาน

เลขานุการจะต้อง:

3.1. เตรียมตัว เอกสารที่จำเป็นรับรองกิจกรรมทางการเงินและเศรษฐกิจของบริษัท

3.2. ให้บริการรับ ทำบัญชี ลงทะเบียน ควบคุมการดำเนินการด้านเอกสาร ข้อมูล และบริการอ้างอิง และการจัดเก็บข้อมูลเอกสาร

3.3. ติดตามคุณภาพการจัดทำ ความถูกต้องของการจัดทำ การประสานงาน และการอนุมัติเอกสารที่ยื่นเพื่อลงนามต่อฝ่ายบริหารขององค์กร

3.4. ติดตามการดำเนินการของเอกสารและคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร ใช้มาตรการที่รวดเร็วโดยมุ่งเป้าไปที่การดำเนินการอย่างทันท่วงทีและมีคุณภาพสูง

3.5. รับและกระจายจดหมายขาเข้าตลอดจนส่งจดหมายขาออก

3.6. รักษาการสื่อสารในการปฏิบัติงานกับองค์กรบุคคลที่สาม (ทั้งเชิงพาณิชย์และภาครัฐ)

3.7. รับนักท่องเที่ยว.

3.8. ดำเนินงานด้านเอกสารสนับสนุนการบริหารงานบุคคลของบริษัท:

จัดทำคำสั่งสำหรับบุคลากร

การลงทะเบียนบัตรส่วนบุคคลในรูปแบบ N T-2 หรือไฟล์ส่วนบุคคล

การลงทะเบียนสมุดงาน

การลงทะเบียนและการบำรุงรักษาสัญญาแรงงาน (ข้อตกลง)

จัดทำเอกสารการเดินทาง

การลงทะเบียนใบรับรองความไร้ความสามารถในการทำงาน

การบำรุงรักษาใบบันทึกเวลา

จัดทำและจัดเก็บกฎระเบียบท้องถิ่นเกี่ยวกับบุคลากร

การจัดระเบียบความคุ้นเคยของพนักงานใหม่ของ บริษัท ในเวลาที่เหมาะสมพร้อมเอกสารที่จำเป็นสำหรับพวกเขาในการปฏิบัติหน้าที่ตลอดจนความคุ้นเคยของพนักงานพร้อมลายเซ็นพร้อมคำสั่งคำแนะนำของหัวหน้า บริษัท หัวหน้าแผนกโครงสร้างและเอกสารอื่น ๆ เกี่ยวกับบุคลากร การบริหารจัดการของบริษัท

การออกใบรับรองเกี่ยวกับ ประสบการณ์การทำงานและค่าจ้าง

3.9. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการพิมพ์และการคัดลอกทำงานได้

3.10. ดำเนินการคัดเลือกเอกสารประจำปีเพื่อจัดเก็บหรือทำลายเอกสารสำคัญ

3.11. รับและกระจายสายเรียกเข้า

3.12. ดูแลการทำงานของสำนักงาน การสั่งน้ำ อาหารช่วงพักดื่มกาแฟ และอุปกรณ์สำนักงาน

3.13. ปฏิบัติตามคำแนะนำส่วนบุคคลจากฝ่ายบริหาร

เลขานุการมีสิทธิ:

4.1. ขอเอกสารที่จำเป็นจากหน่วยงานบริการตลอดจนคำอธิบายสาเหตุของความล่าช้าในการทำงานให้เสร็จสิ้นและคำแนะนำจากฝ่ายบริหาร

4.2. ตรวจสอบเอกสารและส่งต่อเพื่อดำเนินการให้กับผู้จัดการและผู้เชี่ยวชาญของบริษัท

4.3. ตัดสินใจด้วยความสามารถของคุณ

4.4. โต้ตอบกับบริการทั้งหมด (พนักงาน) ของบริษัทในประเด็นการตรวจสอบการดำเนินการของเอกสารและการส่งข้อมูลที่จำเป็นไปยังฝ่ายบริหาร

5. ความรับผิดชอบ

เลขานุการมีหน้าที่รับผิดชอบในการ

5.1. คุณภาพของเอกสารที่ยื่นเพื่อลงนามต่อฝ่ายบริหารขององค์กร

5.2. ทัศนคติที่ไม่ระมัดระวังและประมาทเลินเล่อต่อการลงทะเบียนและการบำรุงรักษาเอกสาร

5.3. ความปลอดภัยของเอกสารการเปิดเผยข้อมูล

5.4. การปฏิบัติหน้าที่ที่ไม่ชัดเจนและไม่เหมาะสมตามที่กำหนดไว้ในคำแนะนำเหล่านี้