На пръв поглед изглежда, че за нас, практикуващите мениджмънт, няма от голямо значение, какви понятия и термини определят това, което правим всеки ден, включвайки се в цикъла от дела и събития, които се случват в нашите образователни организации. Това не намалява работата и отговорността:
Но преди да започнем да разбираме терминологията, нека решим защо имаме нужда от това и по какъв начин ще тръгнем в нашите разсъждения.
Усмихни се
Прощални думи от капитан Врунгел: Както и да наречете лодката, така ще плава!
Защо трябва ясно да обозначаваме (обозначаваме) дейността си в термини и понятия? Значението е придобиването на смисъл от текста, който все още е скрит за нас. И свързано със смисъла е разбирането, което според В. Дал се разглежда като 1) способността, способността да се проникне в смисъла на нещо, да се асимилира, да се разпознае; 2) състояние на съзнанието, при което значението на нещо е ясно, открито и известно.
Но след като СМИСЪЛЪТ ни бъде разкрит, ще можем да изкачим още две важни стъпала нагоре, за да преминем от смисъла на понятието към РАЗБИРАНЕТО на реалността и да придадем СМИСЪЛНОСТ на действията си:
И така, трябва да преминем през труден път от смисъла до значенията, а след това от разбирането на реалността и смислеността на действията - до формирането и може би фундаментална промяна в нашето отношение към това, което наричаме " управленски дейности“, и придобиване на личен професионален поглед върху реалността на практическото ежедневие.
Това разбиране и разбиране ще ни улесни ли тежестта на работата? Не знам и не мога да съм сигурен. Но фактът, че прониквайки в смисъла, ще можем да видим различни посоки и следователно различни (и важни) характеристики и характеристики на нашите дейности, аз гарантирам за това.
И така, имаме четири концепции:
УПРАВЛЕНИЕ УПРАВЛЕНИЕ УПРАВЛЕНИЕ АДМИНИСТРАЦИЯ
Някои експерти смятат, че между тях няма фундаментална разлика и всичко това са синоними на понятието „мениджмънт“, свързано, като правило, с различни интерпретациипревод:
КОНТРОЛАнглийски мениджъри t английски правителство Английски администрация
Вярно е обаче, че рядко се уточнява, че в английски език различни значенияСпоред действието „управлявам“ техните глаголи съответстват:
химилка
В английския език изобщо няма общ термин „мениджмънт“ и всяка сфера на дейност използва своя собствена терминология: управлявамармия, предприятие, производство - контрол (направление); управлявамдържава - правило; управлявамдела - управлявам; управляваммашина - работят, работят; управлявамс кола - шофиране; управляваморкестър - дирижиране; управлявам, водят - управляват и т.н. [ 1 ]
Руският език, като уникален семантичен език, напротив, ни позволява да разберем различни значения на една и съща дума. Нищо чудно, че V.I. Dal нарече своя речник обяснителен:
УПРАВЛЯВАНЕ - да управлява нещо, да управлява, давайки напредък, посока; да управляваш, да управляваш, да бъдеш собственик, мениджър на нещо, "Ако не управлявате себе си, не можете да управлявате другите." "Който не управлява себе си, не може да ръководи другите." УПРАВЛЯВАТЕ КАКВО успешно, управлявате, правите, разбирате се; преодоляване на препятствия, трудности, своеволие, успех във всичко; слагам в ред. УПРАВЛЕНИЕ / упра/ - Място, което ръководи, стопанисва нещо, борд. | Контрол = наказание. УПРАВЛЯВАЙТЕ някого - дайте право, власт, овластяване.
ДА НАПРАВЛЯВАМ И РЪКОВОДЯВАМ някого в какво, от кого, с какво, да ръководя, управлявам, съветвам, посочвам, наблюдавам, инструктирам в какво, в бизнеса, работата, труда и пр. Да се ръководя от някого, да следвам чии указания; отколкото, приема какво като правило, като инструкция; | бъдете ръководени. Лидер, -дет, -дител, -вест. ръководене на нещо, някого, ръководство, наставник.
Сега става модерно да се опитваме да избягваме чужди думи, и използвайте само руски означения. Но в науката, която е универсално свойство, вече не е възможно да се премахнат общоприетите термини. Затова е по-добре, без да ограбвате себе си, а напротив, да обогатите знанията си с това, което човечеството е натрупало.
Други експерти смятат, че понятието управление е по-общо и представлява „елемент, функция на организирани системи от различно естество (биологично, социално, техническо), осигуряващи запазването на тяхната специфична структура, поддържане на режим на дейност, осъществяване на програма, цели на дейността” [ 2 ], а “управление”, “ръководство” и “администриране” - разкриват различни аспектиточно социално управление.
Ние ще се придържаме към тази гледна точка и ще откроим основните съществени характеристики на управлението в социални системи, различните взаимодействия между които ще ни позволят допълнително да разграничим управлението от администрацията и да видим различните аспекти на управлението през призмата на управление и администрация.
И така, социалното управление се разбира като „съзнателно, систематично организирано, систематично взаимодействие субект на управление и обект на управлениеза да го рационализираме, поддържаме качествена сигурност и развитие" [ 3 ]. По-точно под взаимодействието на субекта и обекта ще разбираме сложните взаимоотношения, свързани с влиянието на субекта върху обекта на контрол и получаване. обратна връзкаот обекта, влияейки върху приемането на субекта управленски решенияпри по-нататъшно въздействие върху обекта. Тук е много важно да се разбере, че обектът на управление е многостранен феномен. Може не само да е различни видоведейности, процеси и проекти, но и общности, групи от хора и конкретни изпълнители на определена задача, която им е възложена.
Ето защо учителите, родителите и децата не трябва да се обиждат, ако за директора или неговия заместник техният 5-ти „б“ клас, обичан от учители, родители и деца, е само един от обектите на вътрешноучилищно управление.
Затова няма да се обидим, ако за вашия шеф образователна организация № ... с всичките й „деца и членове на домакинството“, която ръководите, която толкова много обичате и инвестирате толкова много жизненост, е само обект на управление, един от елементите на управляваната от него система.
Нека го променим известна фразаот филма: „Нищо лично, само бизнес“ в нашия контекст: „Нищо лично, само обект на управление“.
Именно там, където действат „безличните закони“ на управлението и където на преден план стои ФУНКЦИЯТА, се простира зоната на АДМИНИСТРАЦИЯТА.
Случва се така, че често се ръководим от отношението си към това, което правим. И сблъсквайки се поне веднъж със студенината и бездушието на някой мениджър-администратор, за когото „хартията по-важен от човек“, ние завинаги затвърждаваме в съзнанието си негативното възприемане на термина „администрация“. А определенията в речниците само затвърждават отношението ни:
АДМИНИСТРАЦИЯ:
- формално бюрократично управление, осъществявано само чрез заповеди и инструкции, команда, игнорираща ролята на масите в управлението [ 4 ];
- „(от латински administro - управлявам, управлявам) бюрократичен метод на управление чрез командване“ [ 5 ];
- ежедневно наименование с негативна конотация за стила на дейност на орган или длъжностно лице, характеризиращо се предимно с издаване на директивни актове, заповеди, инструкции [ 6 ].
Но нека не бъдем толкова категорични в негативното си отношение към администрацията, а да се обърнем към историята на управленските науки, която ни разкрива уникален святизследванията, които започнаха в края на 19 век и до началото на 20 век обогатиха човечеството с трудовете класическо училищеуправление.
Удроу Уилсън, преди да стане 28-ият президент на Съединените щати, е бил професор по история и политически науки. Със своя труд от 1887 г. „Изследването на администрацията“ той поставя началото на теоретичното развитие на въпросите на административното и публичното управление.
Анри Файол преминава от минен инженер до основател на класическата школа по мениджмънт. Оглавявайки минна компания, която беше на ръба на фалита през 1888 г., за тридесет години той я превърна в едно от най-проспериращите предприятия във Франция. Въз основа на дългогодишни наблюдения и обобщения на практиката Файол създава „теория на администрацията“. Първата му статия на тази тема е публикувана през 1900 г., а книгата му „Общо и индустриално управление“ е публикувана през 1916 г.
(Henry Fayol. Administration Industrielle et Generale, 1916. Henri Fayol. General and industrial management. Превод на руски: B.V. Babina-Korenya. - M.: 1923)
Класическата школа се нарича така, защото не само поставя основите модерен мениджмънт, но представи моделите и принципите на управление, които работят и все още са в сила и представляват опората (основата, основата) на всяко управление.
За да се появи този образ на опора в нашето възприятие, нека вземем за пример известната детска пирамида, в която на прът са нанизани пръстени с различни цветове и диаметри. Това „ядро“ представлява тези класически основиуправление, които представляват принципи и модели, които не са загубили своята актуалност днес.
Говорим преди всичко за ядрото 14 принципа на управление от А. Файол: Разделение на труда. Мощност. Дисциплина. Единство на управление (командване). Единство на лидерството. Подчинение на частните интереси на общите. Награда. Централизация. Йерархия. Поръчка. справедливост. Постоянност на състава на персонала. Инициативност. Единство на персонала [ 7 ].
Едва ли някой от нас, който се занимава с управление, ще може да каже, че тези принципи са остарели след 100 години. И във всяка образователна организацияи във всеки държавен и общински орган за управление на образованието тези принципи са актуални при изграждането на отраслово и вътрешноорганизационно управление.
Моля, обърнете внимание, че първият принцип, идентифициран от А. Файол, е РАЗДЕЛЕНИЕТО НА ТРУДА, резултатът от което „е специализацията на функциите и разделението на властта“, осигурявайки разпределението на работниците по длъжност и функция (функционалност) с дефиницията на зона на отговорност.
Още веднъж обръщаме внимание на факта, че администрацията е „безлично“, чисто функционално управление, чиято основна задача е оптималното разпределение на работата за изпълнение на задачите и постигане на целите на организацията. И няма нищо негативно в тази „безличност” в тази сложна управленска задача, тъй като говорим за изграждане на рационална организационна структура и управленска структура, която оптимално разпределя ресурсите за целите.
Ефективното прилагане на разделението на труда и изпълнението от работниците на техните функции пряко зависи от авторитета, единството на ръководството, дисциплината и реда. Нека бъдем честни, всеки от нас знае и преживява всеки ден, че лъвският дял от времето за управление се пада на поддържането на единството на управлението и установяването на дисциплина и ред в обществената организация. А йерархията и централизацията на управлението в организацията ни помага да поддържаме това.
Може би затова, знаейки или не знаейки „основите на управлението“, ние упорито въвеждаме ред в организацията, като търсим изпълнението на нашите заповеди и инструкции от по-нискостоящите в йерархията на управленската структура, действайки според „формулата“ на администрацията: „който е Лъв е прав“, понякога без да забелязваме как ставаме истински бюрократи. Но ние много добре разбираме и изживяваме как тази формула се отразява на тези, които са на дъното на йерархичната управленска стълбица, когато самите ние сме подчинени и сме отговорни пред по-висшите власти за изпълнението на техните заповеди.
И тогава можем само да се надяваме на изпълнението на такива файолски принципи на администрация като „Справедливост. Инициативност. Кадрово единство“ и очаквайте това нов шефще бъдат справедливи, подкрепят инициативата и обединяват хората към решение общи задачи...и най-важното ще ни види като хора, а не като „ходещи функции“.
Единственият проблем е, че живеейки и действайки само според законите на администрацията, едва ли ще бъде възможно да постигнем това, тъй като в тази област на управление работи „формулата“ на безлично или по-скоро безлично управление.
Хората са само трудов ресурс, служители, чиито задължения включват изпълнение на определени функции (S=F), правилното изпълнение на съвкупността от които осигурява функционирането на организацията.
Най-често така възприемаме администрацията, когато се сблъскаме с нея „очи в очи“, или по-скоро лице в лице с функция, чийто носител е човекът, с когото служебно общуваме, или се обръщаме към него като към официален. Това се случва най-често там, където очакваме човешко участие в нашия проблем, разбиране, съчувствие, подкрепа, интелигентен съвет и т.н., но вместо това се сблъскваме с отговорите: „това не е в моята/не е твоята компетентност“, „това не е част от служебните ми задължения”, „Не мога да ти помогна, нямаш необходими документи“,” “Не виждам проблем, тъй като това е, което инструкциите ви казват да направите,” и т.н., и т.н.
Но знаем и други примери и искаме управлението да има „човешко лице“!
Но преди да продължим да говорим за такова управление, нека спрем и... санираме администрацията.
И можем да отдадем справедливост на този компонент на управлението, ако си представим хипотетична картина на управление без администрация, в която:
- няма началници и подчинени, а само другари;
- няма длъжностни характеристики, но има сфера на дейност, където всеки може да демонстрира своите способности и таланти;
- няма заповеди или инструкции, а само молби, чието изпълнение зависи от желанието на лицето, към което се обръща;
- няма управленски функции, които са скучни за всички (и анализ, планиране и контрол, които особено не харесваме), но има творчески процес на създаване;
- няма бързане и мобилизация на всички и всичко за изпълнение на дадена задача, а има премерен ход на събитията и съвместно решаване на проблемите при възникването им с тези, които искат да ги решат;
- няма следене, рейтинги, оценки, а само хвалби и благодарности...
Бихте ли искали да ръководите организация, в която действа само такъв мениджмънт? И ако искаха, биха ли могли ефективно да управляват организацията?
Ето отговора на нашия въпрос. Ефективно управлениеняма такова нещо като администрация.
Но управлението не може да бъде представено само от администрация. Както казват математиците, това условие необходимо, но не достатъчно.
Вече не е достатъчно, защото основното нещо актьорв управлението не са функциите, а хората, изпълняващи тези функции. И хората са различни...
И най-често администрацията, толкова важен компонент на управлението, благодарение на който има правила и ред в организацията, се сблъсква с това, което обикновено се нарича „човешки фактор“:
Веднага щом се обърнем към областта на взаимодействие, където отношенията между участниците в управлението стават значими, преминаваме към страната на управлението.
Какво е „МЕНИДЖМЪНТ“ и как управлението се различава от администрацията?
Ще говорим за това следващия път.
Литература
[1 ] Франчук В.И. Основи обща теориясоциално управление./ Институт по организационни системи. - М., 2000., - 180 с., стр.14.
[2 ] Афанасиев В.Г. Управление //TSB.
[3 ] Слепенков И.М., Аверин Ю.П. Основи на теорията на социалното управление: Урокза университети. М.: висше училище, 1990.
[4 ] Голяма съветска енциклопедия. - М.: Съветска енциклопедия 1969—1978;
[5 ] Политология: Речник-справочник съст. проф. напоени Науки Санжаревски И.И. 2010;>
[6 ] Юридически речник//http://enc-dic.com/legal/Administrirovanie-913.html
[7 ] Анри Файол. Общ и индустриален мениджмънт. Част II. Принципи и контроли. Глава 1. Основни принципиуправление//http://gtmarket.ru/laboratory/basis/5783/5787
Търкалящите се камъни никога няма да бъдат покрити с мъх
По какво се различава познавачът и майсторът от обикновения любител? Защото разполага с много по-богата и разнообразна палитра от цветове и набор от инструменти, с които рисува картини на своя вътрешен и заобикалящ го свят. Гурмето различава най-малките нюанси на очакване, вкус и послевкус. Той се наслаждава на всеки нюанс на аромата (спомнете си романа "Парфюмерист" на П. Зюскинд). За да постигнете съвършенство, трябва да работите усилено и никога да не се уморявате да развивате своето Творчески умения.
Обикновено ние просто прилагаме в реалния си живот практически дейноститова знание за управление и лидерство, което е събрано от книги, обучение и личен опит. Обикновено има толкова много грижи, задачи, амбиции и проекти, че бързаме безспир, надявайки се да покорим следващия илюзорен връх. Да нямаш време да погледнеш назад и да не се опитваш наистина смело и решително да гледаш напред. Нека се опитаме поне психически да спрем и да проведем експеримент за размисъл, за да погледнем дейностите си отвън, да ги наблюдаваме от външна позиция.
Науката за управление на хора дава основен комплектконцепции, техники, методи и инструменти за изпълнение на функциите на шеф. Освен това бяха измислени роли, чиято игра прави процеса на управление на хората по-естествен. След това ще се огранича само до две най-характерни роли: мениджърИ ръководител. По принцип и двете са измислени за организация, лидерство и управление. За да свърши самата работа, на първо място, не лично, и с помощта на глави и ръце други хора- така наречените подчинени. Според мен това е два отличителни етапа на зрялоств разбирането и усвояването на същността и значението на лидерството. Говорейки изключително грубо, за най-граничните случаи, според мен (ако се обърнем към историческата ретроспекция), мениджърът е надзирател на роби, а олицетворение на водача е императорът в древен Китай. Задачата на надзирателя е да принуди роба физическиработа, за да предотвратите повреда на инструмента. По време на управлението на древните императори техният авторитет беше толкова голям, че всичко се правеше „сякаш от само себе си“, а сред хората царуваха справедливост, хармония, доверие и уважение към съществуващия ред на нещата. Лао Дзъ написа това за стиловете на управление:
Сред владетелите най-добрият е този
чието съществуване хората едва забелязват;
Този, на когото се подчиняват и го превъзнасят, не е толкова добър;
Най-лошият от всички е владетелят, който е презиран.
„Хората какво не уважават
Който не уважава хората."
Мъдрият владетел, постигнал целта си,
Не възхвалява работата си
И хората ще кажат: „Направихме го сами“.
Друга важна перспектива в изследването на управлението е лидерство. В тази статия ние не се фокусираме върху лидерството отделно, а изследваме по-подробно нюансите на ролите на „чист“ изпълнител на чужда воля и „чист“ създател на развитието на обществото.
Ако погледнете речниците, можете да разберете, че:
Управител(от англ. manage - управлявам) - специалист по управление на производството и обращението на стоки, нает мениджър. Мениджърите организират работата във фирмата, насочват производствени дейностигрупи служители на компанията. Мениджърът е длъжностно лице на компанията, компанията, в която работи, и е член на средния и висшия мениджърски екип на компаниите. Мениджърите обикновено се разделят на три слоя: висш, среден и по-нисък, което показва големи социални и икономически неравенства в тази категория. Горните ешелони включват високо платени изпълнителни директоримултинационални корпорации, докато по-ниските са диспечери, които печелят малко повече от работниците ръчен труд, близо до които работят и които контролират.
Ръководител− лице, на което са официално поверени функциите по управление на екип и организиране на дейността му. Носи юридическа отговорност за функционирането на групата (екипа) пред органа, който я е назначил (избрал, утвърдил) и има строги определени възможностиупълномощаване - наказване и насърчаване на подчинените да влияят върху тяхната производствена (научна, творческа и др.) дейност. Лидерът и мениджърът не са непременно съчетани в едно лице. За разлика от лидера, мениджърът има официално регламентирани права и отговорности, а също така представлява групата (екипа) в други организации. Това са служители, заемащи длъжности ръководители и заместник-ръководители на самостоятелни предприятия, институции, организации и колективни стопанства, структурни звена, поделения; главни специалисти, бригадири, бригадири.
IN Истински животобикновено имаме комбинация от тези две роли. Разбирането на техните различия и умелото прилагане във всяка конкретна ситуация позволява да се осъществи най-ефективното и хармонично сливане на науката и изкуството да се управляват хора. Освен това, за по-добро разбиране на спецификата на ролите на мениджър и лидер в съвременни условия, способността за съзнателното им прилагане в конкретна ситуация, са дадени два списъка. Първият показва разликата между мениджър и лидер. Вторият описва специфични компетенции, които са характерни и необходими за мениджъра.
Как се различава лидерът от мениджъра?
1. Мениджърът е администратор, лидерът е новатор.
2. Мениджърът инструктира, лидерът вдъхновява.
3. Мениджърът работи според целите на другите, лидерът работи според собствените си цели.
4. Основата на действие на мениджъра е план, на лидера е визия.
5. Мениджърът разчита на системата, лидерът разчита на хората.
6. Мениджърът използва аргументи, факти, лидерът използва емоции.
7. Мениджърът поддържа нещата. Водачът дава тласък на движението.
8. Мениджърът е професионалист. Лидерът е ентусиаст.
9. Мениджърът работи за заплата, а лидерът работи за идея.
10. Мениджърът взема решения. Лидерът превръща решенията в реалност.
11. Мениджърът върши работата както трябва. Лидерът постъпва правилно.
12. Добрият мениджър е на почит. Добрият лидер е обожаван.
13. Мениджърът е лидер, а мениджърът е изпълнител.
14. Лидерът мисли преди всичко за стратегията, мениджърът мисли за тактиката.
15. Лидерът подбира и вдъхновява екипа, мениджърът мотивира и стимулира подчинените.
16. Лидерът помни малките неща и ежедневието, но това, което наистина го вълнува, е бъдещето и неизвестното.
17. Лидерът определя насоки, мечтае, създава, измисля, доверява се. Мениджърът организира, отчита, контролира и постига зададените показатели.
18. Лидерът прави, на първо място, нещо уникално, което никой друг в организацията не може да направи. Той делегира останалото. Мениджърът действа почти по същия начин. Но той "единствен по рода си"качествено различен вид.
19. И двете са необходими. Те органично се допълват взаимно.
Какво трябва да може един лидер?
1. Бъдете лидер.
2. Бъдете отговорни.
3. Вдъхновете другите да се представят професионално и творчески служебни задължения.
4. Намирайте, поставяйте цели и ги постигайте.
5. Признайте грешките си.
6. Прощавайте и изисквайте, изисквайте и прощавайте.
7. Организирайте, ръководете и управлявайте (планирайте, изпълнявайте, мотивирайте, контролирайте).
8. Прехвърляйте конфликтите в градивна посока.
9. Давайте личен пример в служба на каузата.
10. Мислете глобално, действайте локално.
11. Промяна с промени (почувствайте началото на промяната).
12. Действайте и вземайте правилните решения под натиска на времето, несигурността и хаоса.
13. Уважавайте различните гледни точки.
14. Делегирайте правомощия, без да губите качеството на резултата.
15. Вземете решения и постигайте тяхното изпълнение.
16. Отменете решенията си, ако ситуацията не се промени по план.
17. Бъдете гъвкави и принципни в същото време.
18. Доверявайте се и уважавайте шефове, колеги, подчинени.
19. Намерете и донесете нови значения на света.
20. Себереализирайте себе си и оставете другите да се самореализират.
21. Умейте да „изскачате“ от рутината, ежедневието, рутината.
22. Умейте едновременно да заемате противоположни гледни точки и да намирате начини за излизане от безнадеждна ситуация.
23. Учете другите и се учете сами.
24. Проектирайте и изградете бъдещето.
25. Извлечете световната космическа енергия и я трансформирайте в добри дела.
26. Давайте на хората радост.
27. И много, много повече...
В заключение бих искал да пожелая на всички ни да не се уморяваме да работим върху по-нататъшното усъвършенстване на собствените си лични умения и откриването на нови значения, цветове и хоризонти в управлението и лидерството. Направете го със забавление, с творчески ентусиазъм и блясък! Освен това, в модерен святВръзката между началник и подчинен е до известна степен условна. Всеки човек е уникален по свой собствен начин, знае и умее да прави нещо по-добре от всеки друг в света. Ето защо е по-добре да се научите да изграждате отношения на принципите на партньорство между равни колеги. Но това е друга история...
Офис администратор е ръководна позиция, включена в щатното разписание на много големи компании. Разберете как той влияе на работата в офиса, с какво се различава от обикновения секретар и какви са неговите отговорности.
От статията ще научите:
Една от основните тенденции в съвременната офис работа е нарастващата скорост на автоматизация. Съвременни технологииви позволяват значително да опростите работата на секретаря. Много рутинни и дори интелектуални функции вече могат да се изпълняват с помощта на компютърна технология. Единственото нещо, което машините все още не са научили как да правят, е да участват активно в управлението на бизнеса. Големите компании засега не могат без офис администратор, който координира работата им и създава оптимални условия за нея.
По какво се различава офис администратор от секретар и офис мениджър?
Подобна позиция се появи в домашния бизнес сравнително наскоро. Въвеждането му се превърна в необходима мярка за успешното функциониране на повечето големи компании. Като правило, когато се отвори свободна позиция за офис администратор, се определят същите изисквания като за кандидатите за длъжността офис мениджър или :
- опит в административно-икономическата работа и умения за управление на персонала;
- допълнително образованиев областта на управлението;
- познаване на офис оборудване;
- знания чужди езици;
- разбиране на спецификата на дейността на компанията;
- умения за бизнес комуникация и познаване на бизнес етикета;
- точност, ефективност, устойчивост на стрес;
Все още има разлики между тези две професии. Офис администраторът често действа като мениджър, т.е. той ръководи административното подразделение на организацията. Обхватът на правомощията му е много по-широк, както и списъкът с отговорности. Той включва редица управленски и дори контролни функции. На този служител, както и на офис мениджъра, могат да бъдат възложени бизнес функции, но те не са приоритетни.
От офис мениджър до администратор на проекти: тенденции в професията
В момента в административната дейност на офис служителите се появяват . От спомагателни функции постепенно преминава в категорията на управленските дейности.
На административните работници все повече се възлагат традиционни отговорности на администратор на проекти:
- Планиране и изпълнение на конкретни проекти;
- Участие в дейността на различни комисии, създадени за решаване на стратегически въпроси на компанията;
Администраторът на проекта е служител, който отговаря за поддържането на документация, подпомага дейностите на ръководителя на проекта по отношение на планирането и наблюдението на работата и предоставя на участниците необходимата информация за успешното завършване на работата. Много мениджъри в големи организации са в центъра на пресечната точка на информационните потоци и осигуряват оперативна информационна подкрепа на мениджъра и служителите на компанията.
Описание на длъжността за офис администратор
Главен местен нормативен документрегламентиращ работата на офис администратора е длъжностната характеристика. Тя го определя ясно служебни задължения, права и зона на отговорност. Освен това този документ определя изискванията към кандидата по отношение на нивото на образование и професионални умения.
В много компании длъжностните характеристики се разработват въз основа на съществуващите инструкции на секретаря и офис мениджъра, допълвайки ги , описващи административните функции на този служител. Съществена разлика между мениджъра е, че той има редица управленски правомощия: ръководи офис служители, офис работа и логистика.
Длъжностни задължения на офис администратор
Задълженията на офис администратора се регламентират от длъжностната характеристика. По правило той има широк спектър от правомощия и изпълнява функциите на организационен и надзорен специалист. В много организации функциите на секретар, мениджър доставки и мениджър се комбинират в една позиция. IN големи компаниитози специалист се превръща в мениджър, чието подчинение включва: секретариат, куриери, чиновници и обслужващ персонал.
Предлагаме кратък списък със задълженията на офис администратора, които могат да бъдат включени в длъжностната му характеристика:
Подготовка на офиса за работния ден
Рутинните задачи на офис администратора започват с подготовката на офиса за новия ден. Пристигайки на работа, той деактивира системата за сигурност, свързва офис оборудване и проверява наличието на необходимите консумативи и офис консумативи. След това трябва да анализира списъка на посетителите и да се подготви за срещата им: да провери състоянието на рецепцията, да се увери в наличието на рекламни и други материали, да подготви зали за срещи и конферентни зали.
Прочетете също:
Изготвяне на разчети за осигуряване на офиса с всичко необходимо за работа
Полезна статия:Относно, , прочетете в електронното списание.
Това могат да бъдат периодични или еднократни нужди, информация за които може да бъде получена по три начина:
В зависимост от ситуацията (закупуване на канцеларски материали без отчитане на тяхното потребление);
Въз основа на заявки (нуждите се определят чрез събиране на заявления);
Систематичност (отчитат се не само заявките за персонал, но и действителното състояние на нещата);
Поддържане на чистота и ред
Офис администратор е служител, чиито длъжностни задължения включват сключване и преподписване на договори с почистващи фирми и координиране работата на обслужващия персонал. Той трябва да разгледа предложенията, да съгласува избора на компания с ръководството и да подготви необходимата документация за сключване на договор. Мениджърът трябва да избере подходяща честота на почистване, да определи времето и продължителността му.
Контакти с оперативни служби
Често едно от задълженията, посочени в длъжностната характеристика на офис администратора, е установяването на контакти с оперативните и комунални служби. Ресурсното снабдяване на помещенията, навременното изпълнение на ремонтна дейност, . Той отговаря за осигуряването на съответствие на условията на помещенията с правилата и разпоредбите на промишлената санитария и противопожарната защита.
Транспортна експедиция
Ако организацията разполага с контролна зала и , транспортен отдел, те често се прехвърлят на отговорността на офис администратора. В някои компании служител, заемащ тази позиция, отговаря за бързото предаване на информация, оптимизиране на маршрута, наблюдение на състоянието и разпределение на товара, т.е. частично изпълнява задълженията на специалист логистика.
Организация на деловодството
Областта на отговорност на опитен мениджър често включва организацията на работата в офиса, т.е. създаване на оптимални условия за движение, търсене и съхранение на документи. За разлика от секретарката, той не просто се занимава и управление на изходящи повиквания. Той систематизира, регистрира и контролира изпълнението на служебната документация.
Офис администраторът непрекъснато си сътрудничи със службата за управление на офиса, а в някои случаи дори е неин ръководител.
Услуги за посетители
Работните задължения на офис администратора често включват обслужване на посетители. Той отговаря за съгласуването с посетителите на часа на посещение, , приемат всички дошли, организират приема в съответствие с указанията на ръководството.
Управление на офис персонала
Офис администраторът има редица отговорности, свързани с управлението на персонала под негов надзор. Той участва в подбора и разполагането на специалисти от секретариата, планира стратегия и тактика на работа, изгражда организационна структура. Мениджърът трябва да владее методи за мотивиране на персонала, да знае методи за повишаване на производителността и да бъде пример за професионална етика
Вътрешен контрол
Офис администраторът не само взема редица важни управленски решения, но и следи за тяхното изпълнение. Неговите отговорности включват въвеждане и осигуряване трудови разпоредби, както и спазване на стандартите за корпоративна комуникация. Той контролира речевата култура на своите подчинени при общуване с посетители, , спазвайки правилата на бизнес етикета.
За повечето големи и сериозни компании въвеждането на позиция офис мениджър отдавна е необходима мярка за успешно функциониране. Освен това повечето компании, принадлежащи към категорията на средния и малък бизнес, днес все повече започват да въвеждат този тип персонал в своя персонал. структурна единица. Съответно става длъжностната характеристика на офис мениджъра, която напълно разкрива функционалността на този служител напоследъквсе по-актуални.
Каква е функцията на офис мениджъра?
Позицията на мениджърски офис за всяка компания често включва изпълнение на много различни функции. Ето защо, като допълнение към трудовия договор, често е необходимо да се изготви документ като длъжностна характеристика на офис мениджър, в който ясно да се посочват всички отговорности на такъв служител. На първо място, трябва да разберете, че основните изисквания за такъв служител са управлението и контрола на административното подразделение на компанията. По този начин „офис“ не означава конкретно помещение, а отдел на предприятие, чиито специалисти се занимават с изпълнение на административни и управленски функции. Длъжностната характеристика на офис мениджъра трябва да обхваща целия набор от надзорни отговорности, възложени на съответния специалист. По-специално те могат да включват следната функционалност:
- планиране дейността на служителите на административния отдел;
- изготвяне и изпълнение Корпоративна култураи етика на общуване с фирмените контрагенти сред специалистите в предприятието;
- организиране и контрол върху функционирането на изградената система за офис управление между поделенията на дружеството;
- постоянен мониторинг на наличността на материалите, необходими за пълноценното функциониране на кабинета;
- съставяне на отчети за ръководството с помощта на предварително установени форми.
Разлика между офис мениджър и администратор
Длъжностната характеристика на офис мениджъра може да бъде разширена по преценка на ръководството на фирмата и допълнена с всички необходими задължения, които е необходимо да изпълнява специалист, заемащ съответната длъжност за нормалното функциониране на съществуващото административно звено. Такъв документ се формира малко по-различно от длъжностната характеристика на офис администратор. IN последният случайПо правило на специалист трябва да бъдат поверени икономически функции, свързани с организацията на работата на звеното. Трябва да се помни, че мениджърът изпълнява предимно отговорности, свързани с управлението на дейностите на служителите.
Администраторът е отговорен за организирането на условия, които позволяват на всички специалисти да изпълняват напълно възложената им функционалност.
Отговорности на HR специалист
Освен това има и такъв документ като длъжностната характеристика на отдела за персонал. Посочените в този документ отговорности са свързани и с организацията на работата на персонала. Разликата е, че служителят на отдела за човешки ресурси е основно отговорен за наемането на работници и контролира движението на работни места на специалисти в рамките на компанията. Организирането на работата на служителите на терен не е негова отговорност.
Администратор и управител на салон за красота са две различни специалности. Но често техните задължения се изпълняват от едно и също лице.
Администраторът е този, който посреща клиентите на рецепцията, води телефонни записи и извършва плащания на посетителите. Мениджърът е по-широко понятие. Тази длъжност се заема от човек, на когото собственикът на заведението се доверява да води важни дела. Какво прави един мениджър? По същество той е режисьор, а паралелно изпълнява цяла линиядруги задължения. Например, набира служители за салон, плаща заплати, закупува инвентар, решава ежедневни проблеми.
Мениджърът трябва отчасти да е психолог, защото по време на работа той трябва да общува със служителите на салона за красота и ако възникнат проблеми спорни въпроси- разреши ги. Този човек трябва да може да поддържа неутралитет, да не приема нито една от спорещите страни, да предлага собствено решение. В този случай доверието на служителите в него се увеличава.
Възможно ли е да започнете да управлявате салон за красота, без да имате съответния опит? Мога! И за да имате поне някаква представа за индустрията за красота, достатъчно е да вземете специализирани курсове. Днес обучение за управители на салони за красотаИма включени различни професионални академии. Само след няколко седмици (или месеци, в зависимост от курса, който изберете) вие сте обучен професионалист, който може да управлява салон за красота.
По време на курсовете всеки може да научи тайните на успешното управление на организацията, което значително ще подобри нивото на обслужване на клиентите. Мениджърът ще може да избере от кандидатите тези кандидати, които са готови да работят и да печелят пари, а не да „седят в гащите“, които слушат мнението на ръководството и го уважават. Квалифицираният мениджър няма да позволи клиентите да бъдат загубени, той ще създаде всичко необходимите условиятака че клиентската база не само не намалява, но се увеличава.
