Трудовият колектив на всяка организация работи, пряко разчитайки на документ, който регулира взаимоотношенията и отговорностите на всеки служител на работното място. Такава инструкция е длъжностна характеристика.
Тя е тази, която определя правата и поема мярка за отговорност, възлага правомощия. Въз основа на този документ се решават всички трудови задачи, възможни конфликти, както и нивото на натовареност.
Длъжност секретар - отговорник
За да изготвите правилно и правилно инструкциите, трябва да вземете предвид няколко нюанса:
- Първо, разработчиците задължително обръщат внимание на неговата релевантност, определяйки самата структура на организацията.
- На второ място, има специални справочници - класификатори, и на трето място, се разглеждат основните стандарти за управление.
Нека се опитаме да проучим този въпрос по-подробно, като използваме примера на длъжността секретар. По правило такава свободна позиция се счита за типична, така че документът има няколко основни стандартни раздела:
- "Общи положения" - тук се описва самата работна специалност, нейната подчиненост, основните условия за наемане на работа. В допълнение, той изяснява наличието на определени знания, умения, придобити по-рано, а също така разкрива въпроса за заместването на служител по време на отсъствието му.
- „Длъжностни отговорности“ – в този раздел се посочват възможностите на служителя. В основата си секретарят организира срещи, презентации, срещи. Освен това той контролира изпълнението от линейните структури на всички заповеди, дадени от ръководителя, провежда телефонни разговори, назначава срещи и отговаря за входящата и изходящата кореспонденция. В зависимост от спецификата на дейността на предприятието, задълженията на служителя могат да бъдат разширени.
- "Права" - тук са обяснени основните позиции, които позволяват потвърждаване на собствените правомощия. Тоест, секретарят има право на достъп до документи и информация от определен тип, както и да работи за най-правилната оптимизация на своя процес, да се грижи за нивото на квалификация и редовно да го повишава.
- "Отговорност" - тук са областите, в които служителят става отговорен пред ръководителя. В по-голямата си част такъв раздел винаги е стандартен.
Основните функции на секретаря - референт
Основното задължение на секретаря е да изпълнява инструкциите на шефа
Длъжностната характеристика за тази свободна позиция, както беше споменато по-рано, е типична. Следователно повечето организации го приемат за своя основа. И така, какво все още е включено в мандата на секретаря?
- Първо, това е изпълнението на неговите заповеди. Тук основното е, че създадените заповеди трябва да бъдат напълно съобщени на изпълнителския персонал.
- Второ, работата с кореспонденция е задължителна. Всички входящи писма се преглеждат, анализират и изпращат до различни структурни звена или до бюрото на директора.
- Трето, това е отговорността за воденето на документация. Тоест цялата входяща информация трябва да бъде преобразувана в електронен вид. И четвърто, тук е посочена допълнителна функционалност.
През работния ден секретарят работи с документи, приема различни видове заявления, събира необходимите материали, оформя документи за подпис. Всички проекти за решения, които минават през неговите ръце, трябва да бъдат проверени за грешки и възможност за недостатъци. Тук е важен контролът върху самия дизайн, както и редакцията при необходимост.
Освен това всички входящи телефонни обаждания подлежат на регистрация, а информацията, получена по време на отсъствието на ръководителя, се записва внимателно за по-нататъшно предаване и разглеждане. Работата с факс, копирна машина, телефонни съобщения също става важна. За да отговаряте на тази позиция, е важно да притежавате спокойствие, точност, точност и грамотност.
Позицията на секретар на организацията включва работата по организиране на срещи.
Тук трябва да съберете необходимия материал, да го предоставите за анализ, да определите кръга на бъдещите участници, да ги уведомите. Освен това събитието, проведено на определената дата, включва изготвянето на специален протокол, който се обработва от секретаря. Друга такава ваканция включва попълване на регистрационни файлове, предаване на поръчки на изпълнителите, следене на сроковете, както и осигуряване на вашия директор с канцеларски материали и изправно офис оборудване.
Трябва да се уточни, че работата с информация за секретаря го натоварва с отговорността за перфектния дизайн на базата данни, управлението на бизнеса, архивирането и безопасността им. В допълнение, директният контакт с управленския персонал ви позволява да помогнете при разглеждането на оперативни заявки, да разрешите важни проблеми и да управлявате посетителите, които си записват среща.
Ако е необходимо, това лице отива в командировки, чиято продължителност се определя директно от ръководителя. Като цяло графикът на работния ден е стандартен и включва 40 работни часа на седмица с обедни почивки и. В зависимост от спецификата на дейността на организацията, работното време може да бъде коригирано.
Права и отговорности на секретаря – референт
Секретарката е дясната ръка на шефа
Помислете за стандартния набор от права, които могат да бъдат поискани от главата, заемайки тази позиция:
- Условия на труд - трябва да са нормални, да не противоречат на руското законодателство.
- Помощта в работата е помощ при изпълнение на задълженията с цел постигане на най-добри резултати.
- Информационна поддръжка - достъп до всякакъв вид документация, включва правилното изпълнение на поръчки, споразумения, кореспонденция.
- Повишено обучение - преминаване на необходимите курсове.
- Контакт с ръководството - тясна работа по текущи въпроси, отправяне на предложения, обсъждане на тях.
- Подписването на документи - справочни или информационни книжа се заверява от секретаря в рамките на неговата компетентност.
Отговорността на тази свободна позиция се състои в необходимостта да изпълнявате задълженията си правилно, да извършвате дейности в съответствие с Кодекса на труда, да не извършвате нарушения и редовно да наблюдавате действията си, за да не навредите на организацията.
съдебен служител
Работа с документи като секретарска работа
Разделите на инструкциите за описание на права и отговорности се считат за почти типични, но отговорностите имат свои собствени нюанси в зависимост от компанията, която ги предписва. Така че, ако се докоснем до руското правосъдие, можем да идентифицираме някои от основните характеристики на такава работа.
Първата и най-важна задача на секретаря на съдебното заседание е да осигури непрекъснатата, добре координирана работа на този апарат. Тук е необходимо да се подготви цялата документация, да се съберат подписи, да се създадат писма и да се изпратят до получателите, да се приемат граждани, да се работи по извлечение, да се обаждат на свидетели и т.н.
Освен това този служител анализира списъците на делата, съставя ги и ги поставя за по-нататъшен преглед, връчва копия от заключенията, контролира появата на всички свидетели, като отбелязва времето на присъствие. Всички проведени съдебни заседания се отразяват в регистъра, като след приключването им се съставят протоколи. Изготвя и преписи от съдебни решения, материали по изпълнение на присъдата и изпълнителен лист.
През секретарката минават и всички документи за пострадалите.
Секретар – съдебен машинист
Длъжностната характеристика на секретаря на главата ще постави точка на i
Това е специфична свободна позиция, която изисква познания от правен характер. Като цяло такъв човек трябва да е достатъчно квалифициран, компетентен, събран, да може да спазва определени забрани и ограничения.
Тук важен е опитът, изучаването на закони в съвременното им описание, работа с Конституцията, Кодекса на труда и точното изпълнение на инструкциите за деловодство.
Освен това служителят трябва да знае основите на взаимодействие с управленските структури, да може да пише правилно, да прави корекции, да разбира бизнес стила и нормите на руския език. За важни се считат и уменията в областта на информационните технологии, уменията за управление на документи и др.
В същото време целият работен ден трябва да бъде правилно планиран, за да се гарантира навременното изпълнение на делата. Цялата постъпваща информация подлежи на внимателен анализ и се обработва с помощта на съвременни технологии. Важно е да можете да работите правилно с интернет, да използвате специални програми.
Права на секретаря
Първо, тази свободна позиция включва запознаване с проектите на решения, които са пряко свързани с нея. На второ място, това е анализ на дейностите и отправяне на собствени предложения, както и обсъждане на недостатъци или възможни идентифицирани пречки при разрешаването на проблеми.
На трето място, има право да работят с всички структурни подразделения, изисквайки от тях да изпълняват инструкциите на ръководителя, както и необходимата информация за изпълнение на техните задължения. И четвърто, разчитайте на помощта на директора при изпълнението на трудовите процеси.
Видео консултацията ще ви каже как да напишете длъжностна характеристика за служител:
Предлагаме на вашето внимание типичен пример за длъжностна характеристика на секретар на ръководителя, извадка от 2019 г. трябва да включва следните раздели: обща длъжност, задължения на секретаря на ръководителя, права на секретаря на ръководителя, отговорност на секретаря на ръководителя.
Длъжностна характеристика на секретаря на ръководителяпринадлежи към секцията Общоотраслова квалификационна характеристика на длъжностите на работниците и служителите в предприятията, учрежденията и организациите".
Следните елементи трябва да бъдат отразени в длъжностната характеристика на секретаря на ръководителя:
Отговорности на изпълнителния секретар
1) Служебни задължения. Извършва работа по организационно-техническата поддръжка на административните и административни дейности на ръководителя на предприятието. Приема входящата кореспонденция за разглеждане от ръководителя, прехвърля я в съответствие с взетото решение на структурни подразделения или конкретни изпълнители за използване в процеса на работа или подготовка на отговори. Извършва офис работа, извършва различни операции с помощта на компютърни технологии, предназначени за събиране, обработка и представяне на информация при подготовката и вземането на решения. Приема документи и лични изявления за подпис от ръководителя на предприятието. Подготвя документи и материали, необходими за работата на ръководителя. Следи за своевременното разглеждане и представяне от структурни подразделения и конкретни изпълнители на документи, получени за изпълнение, проверява правилността на изпълнението на изготвените проекти на документи, представени на ръководителя за подпис, осигурява тяхното висококачествено редактиране. Организира провеждането на телефонни разговори на ръководителя, записва информацията, получена в негово отсъствие и довежда до неговото съдържание, предава и получава информация на приемни и домофонни устройства (телефакс, телекс и др.), както и телефонни съобщения, носи своевременно на неговото внимание информация, получена по комуникационните канали. От името на ръководителя изготвя писма, молби, други документи, подготвя отговори на авторите на писма. Извършва работа по подготовката на срещите и срещите, провеждани от ръководителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за времето и мястото на срещата, дневния ред, тяхната регистрация), поддържа и изготвя протоколи от срещи и срещи. Осъществява контрол върху изпълнението от служителите на предприятието на издадените заповеди и инструкции, както и спазването на сроковете за изпълнение на инструкциите и инструкциите на ръководителя на предприятието, взети под контрол. Поддържа контролно и регистрационно досие. Осигурява работното място на ръководителя с необходимите средства за организационна технология, канцеларски материали, създава условия, благоприятстващи ефективната му работа. Отпечатва, по указание на ръководителя, необходимите за работата му офис материали или въвежда текуща информация в базата данни. Организира приемането на посетителите, допринася за бързото разглеждане на исканията и предложенията на служителите. Оформя дела по утвърдената номенклатура, осигурява тяхната безопасност и ги предава в архива в срок. Копира документи на лична копирна машина.
Секретарката на мениджъра трябва да знае
2) Секретарят на ръководителя при изпълнение на служебните си задължения трябва да знае:резолюции, заповеди, заповеди и други ръководни материали и нормативни документи, свързани с дейността на предприятието и воденето на документация; структурата и управлението на предприятието и неговите поделения; организиране на офис работа; методи за регистрация и обработка на документи; архивно дело; машинопис; правила за ползване на рецепция и домофони; стандарти на единна система от организационна и административна документация; правила за отпечатване на бизнес писма чрез стандартни формуляри; основи на етиката и естетиката; правила за бизнес комуникация; основи на организацията и управлението на труда; правила за работа на компютърната техника; основи на административното право и трудовото законодателство; правилник за вътрешния трудов ред; правила и разпоредби за защита на труда.
Изисквания за квалификацията на секретаря на ръководителя
3) Квалификационни изисквания.Висше професионално образование без представяне на изисквания за трудов стаж или средно професионално образование и трудов стаж по специалността минимум 2 години.
1. Общи положения
1. Секретарят е от категорията на техническите изпълнители.
2. За длъжността секретар се приема лице с висше професионално образование без предявяване на изисквания за трудов стаж или средно професионално образование и трудов стаж по специалността минимум 2 години.
3. Секретарят се назначава и освобождава от директора на организацията.
4. Секретарят трябва да знае:
- резолюции, заповеди, заповеди и други насоки и нормативни документи, свързани с дейността на организацията и воденето на документация;
- структурата и ръководството на организацията и нейните подразделения;
- организиране на офис работа;
- методи за регистрация и обработка на документи;
- архивно дело;
- машинопис;
- правила за използване на приемни и домофонни устройства;
- стандарти на единната система за организационна и административна документация;
- правила за отпечатване на бизнес писма чрез стандартни формуляри;
- основи на етиката и естетиката;
- правила за бизнес комуникация;
- основи на организацията и управлението на труда;
- правила за работа на компютърната техника;
- основи на административното право и трудовото законодателство;
- правилник за вътрешния трудов ред;
- правила и норми за защита на труда, мерки за безопасност, промишлена санитария и противопожарна защита.
5. В дейността си секретарят се ръководи от:
- законодателството на Руската федерация,
- устава на организацията,
- заповеди и заповеди на служители, на които е подчинен в съответствие с тази инструкция,
- тази длъжностна характеристика,
- Вътрешните трудови разпоредби на организацията.
6. Секретарят се отчита директно на директора на организацията (директор на организацията, ръководител на отдел и др.)
7. По време на отсъствието на секретаря (командировка, ваканция, болест и др.), Неговите задължения се изпълняват от лице, назначено от директора на организацията по предписания начин, което придобива съответните права, задължения и отговаря за изпълнението на възложените му задължения.
2. Длъжностни задължения на секретаря на гл
секретарка:
1. Извършва работа по организационната и техническата поддръжка на административните и административни дейности на директора на организацията.
2. Приема кореспонденцията, представена за разглеждане от директора, предава я в съответствие с взетото решение на структурни подразделения или конкретни изпълнители за използване в процеса на работа или подготовка на отговори.
3. Води деловодство, извършва различни операции с помощта на компютърна техника, предназначена за събиране, обработка и представяне на информация при подготовката и вземането на решения.
4. Приема документи и лични становища за подпис от директора на организацията.
5. Подготвя документи и материали, необходими за работата на директора.
6. Следи за своевременното разглеждане и представяне от структурни подразделения и конкретни изпълнители на документи, получени за изпълнение, проверява правилността на подготовката на проектодокументи, представени на директора за подпис, и осигурява тяхното висококачествено редактиране.
7. Организира телефонните разговори на директора, записва получената в негово отсъствие информация и довежда до неговото съдържание, предава и получава информация чрез приемни и домофонни устройства (телефакс, телекс и др.), както и телефонни съобщения, своевременно донася до неговата информация информация, получена чрез комуникационни канали.
8. От името на директора съставя писма, молби, други документи, подготвя отговори на авторите на писма.
9. Извършва работа по подготовката на срещи и срещи, провеждани от директора (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за времето и мястото на срещата, дневен ред, тяхната регистрация), поддържа и изготвя протоколи от срещи и срещи.
10. Осъществява контрол върху изпълнението от служителите на организацията на издадените заповеди и инструкции, както и спазването на сроковете за изпълнение на инструкциите и инструкциите на директора на организацията, взети под контрол.
11. Поддържа контролно и регистрационно досие.
12. Осигурява работното място на директора с необходимите средства за организационна технология, канцеларски материали, създава условия, благоприятстващи ефективната му работа.
13. Отпечатва по указание на директора служебни материали, необходими за работата му или въвежда текуща информация в базата данни.
14. Организира приемането на посетителите, съдейства за бързото разглеждане на молбите и предложенията на служителите.
15. Оформя дела по утвърдената номенклатура, осигурява тяхната безопасност и ги предава в архива в срок.
16. Копира документи на личен копир.
17. Спазва Правилника за вътрешния трудов ред и другите местни нормативни актове на организацията.
18. Спазва вътрешните правила и норми по охрана на труда, безопасност, производствена санитария и противопожарна защита.
19. Осигурява чистота и ред на работното си място.
20. Изпълнява в рамките на трудовия договор нарежданията на служителите, на които е подчинен в съответствие с тази инструкция.
3. Права на секретаря на ръководителя
Секретарят има право:
1. Представете предложения на директора на организацията за подобряване на работата, свързана със задълженията, предвидени в тази инструкция.
2. Изискване от структурни подразделения и служители на организацията информацията, необходима му за изпълнение на задълженията му.
3. Да се запознае с документите, които определят правата и задълженията му в длъжност, критериите за оценка на качеството на изпълнение на служебните задължения.
4. Запознайте се с проектите на решения на ръководството на организацията относно нейната дейност.
5. Изискване от ръководството на организацията за оказване на съдействие, включително осигуряване на организационни и технически условия и изпълнение на установени документи, необходими за изпълнение на служебните задължения.
6. Други права, установени от действащото трудово законодателство.
4. Отговорност на секретаря на гл
Секретарят отговаря за следното:
1. За неправилно изпълнение или неизпълнение на служебните си задължения, предвидени в тази длъжностна характеристика - в рамките, установени от трудовото законодателство на Руската федерация.
2. За престъпления, извършени в процеса на тяхната дейност - в границите, установени от действащото административно, наказателно и гражданско законодателство на Руската федерация.
3. За причиняване на материални щети на организацията - в границите, установени от действащото трудово и гражданско законодателство на Руската федерация.
Длъжностна характеристика на секретаря на ръководителя - образец от 2019 г. Задълженията на секретаря на ръководителя, правата на секретаря на ръководителя, отговорността на секретаря на ръководителя.
За да се определят ясно задълженията на секретар, е необходимо да се знае кой точно се обсъжда. В крайна сметка може да се разгледа от няколко ъгъла. Известен е например секретар-референтът като служител в офиса, генералният секретар като ръководител (ръководител) на определена организация, държавният секретар като държавен служител, секретарят като дипломатическо лице, секретарят на ръководителя като служител и други опции. Най-често, когато се говори за тази длъжност, те означават служител, който изпълнява задачите (задачите) както на директора на предприятието, така и на отделни ръководители на неговите структурни подразделения. Оказва се, че служебните задължения на секретаря в този случай се свеждат до изпълнение на еднократни задачи за решаване на организационни и технически въпроси.
Какво трябва да знае и прави един секретар
Ежедневният секретар трябва да изпълнява следните функции:
- Получавайте информация от подчинените, за да я прехвърлите на ръководителя.
- Организирайте телефонна комуникация с мениджъра. В негово отсъствие вземете информация и след това я донесете на вниманието на директора.
- Получавайте и съхранявайте записи на телефонни съобщения.
- Създайте условия за нормална работа на мениджъра: следете необходимостта от канцеларски материали и офис оборудване.
- Съдействие при организирането на производствени срещи и съвещания. Информирайте участниците за датата, мястото и часа на събитието. Съберете необходимите материали, осигурете присъствието на присъстващите и водете протокол от срещата.
- Извършване на офис работа във фирмата. За да направи това, секретарят трябва да получи, систематизира входящата кореспонденция и да я предаде на ръководството за разглеждане. След това на базата на наложената виза предаване на документите на изпълнителите срещу подпис. Секретарят включва и контрол върху хода, времето и резултата от тяхното изпълнение.
- Извършване на печат и копиране на документи.
- Организирайте приема на посетителите на ръководителя на компанията и, ако е възможно, създайте условия за бързо разрешаване на проблемите.
За да изпълнява тези на пръв поглед прости работни задължения на секретар, служителят трябва да знае:
- целият състав на ръководството на предприятието и неговите структурни подразделения;
- устав, персонал и структура на предприятието, неговия профил, перспективи за развитие и специализация;
- нормативни документи за правилно водене на отчетност;
- правила за използване на офис техника и комуникации;
- правила за VTR, OT, пожарна безопасност и промишлена санитария;
- правила за организация на работата на работното място;
- нормативни и правни актове, заповеди, решения, заповеди за планиране, отчитане и управление на качеството на извършената работа.
Спецификата на деловодителя
Ако говорим за по-специфична, тясна специализация, тогава ситуацията е малко по-различна. Вземете, например, самото заглавие на позицията ясно определя аспекта на работата, която трябва да бъде извършена. Обикновено всяко предприятие вече има длъжностна характеристика, която посочва областите на дейност на специалист по деловодство. Ако няма такава инструкция, тогава е по-добре да я създадете. За да направите това, трябва да използвате ръководството за квалификация, което съдържа приблизителни проби. След това стандартната версия трябва да бъде финализирана по отношение на конкретна организация, като се вземат предвид спецификата и вътрешните характеристики. Като цяло задълженията на секретаря трябва ясно да следват 3 основни направления:
- Кореспондентска работа. Получаване, обработка по съвременен начин и навременно изпращане.
- Правилно поддържане на вътрешна документация.
- Регистрация, стриктна отчетност и предаване на документите в архива за съхранение.
Характеристики на работата на референта
В някои предприятия такава длъжност се въвежда в държавата, която включва широк спектър от задължения: от „информационно бюро“ до „помощник-директор“. Такъв специалист трябва да има многостранни познания и да владее добре ситуацията. Задълженията на референтния секретар са леко разширени поради увеличаване на правомощията. Като цяло това е обичайната работа на секретар, но думата "рецепционист" прави някои допълнения към стандартния списък. По-специално, помощник-секретарят може самостоятелно да приема посетители по определени въпроси. Притежавайки определена информация, той е в състояние самостоятелно да взема решения. В допълнение, референтът изпълнява отговорните инструкции на ръководителя по отношение на икономическите дейности на организацията (предприятието). Понякога помощник-секретарят е натоварен със задължения.Това се прави само когато общият обем на работата ви позволява да изпълнявате допълнителни задължения.
ОДОБРЯВАМ:
[Длъжност]
_______________________________
_______________________________
[Име на компания]
_______________________________
_______________________/[ПЪЛНО ИМЕ.]/
"______" _______________ 20___ г.
ОПИСАНИЕ НА РАБОТАТА
Главен секретар
1. Общи положения
1.1. Тази длъжностна характеристика определя и регламентира правомощията, функционалните и длъжностните задължения, правата и отговорностите на секретаря на ръководителя на [наименование на организацията в родителен падеж] (наричано по-долу Дружеството).
1.2. Секретарят на ръководителя принадлежи към категорията технически изпълнители, назначава се на длъжност и се освобождава от длъжност по реда, установен от действащото трудово законодателство със заповед на ръководителя на Компанията.
1.3. Секретарят на ръководителя докладва директно на [име на длъжността на прекия ръководител в дателния падеж] на Компанията.
1.4. На длъжността секретар на ръководителя се назначава лице с висше професионално образование без изисквания за трудов стаж или средно професионално образование и трудов стаж по специалността най-малко 2 години.
1.5. Секретарят на мениджъра трябва да знае:
- резолюции, заповеди, заповеди и други ръководни материали и нормативни документи, свързани с дейността на предприятието и воденето на документация;
- структурата и управлението на предприятието и неговите поделения;
- организиране на офис работа;
- методи за регистрация и обработка на документи;
- архивно дело;
- машинопис;
- правила за използване на приемни и домофонни устройства;
- стандарти на единната система за организационна и административна документация;
- правила за отпечатване на бизнес писма чрез стандартни формуляри;
- основи на етиката и естетиката;
- правила за бизнес комуникация;
- основи на организацията и управлението на труда;
- правила за работа на компютърната техника;
- основи на административното право и трудовото законодателство;
- правилник за вътрешния трудов ред;
- правила и разпоредби за защита на труда.
1.6. В дейността си секретарят на ръководителя се ръководи от:
- нормативни актове и методически материали по въпросите на извършваната работа;
- правилник за вътрешния трудов ред;
- заповеди и заповеди на ръководителя на дружеството и непосредствения ръководител;
- тази длъжностна характеристика;
- Правила за защита на труда, промишлена санитария и противопожарна защита.
1.7. По време на временното отсъствие на секретаря на ръководителя неговите задължения са възложени на [име на длъжността заместник].
2. Функционални отговорности
Секретарят на ръководителя изпълнява следните задължения:
2.1. Извършва работа по организационната и техническата поддръжка на административните и административни дейности на ръководителя на предприятието.
2.2. Приема входящата кореспонденция за разглеждане от ръководителя, прехвърля я в съответствие с взетото решение на структурни подразделения или конкретни изпълнители за използване в процеса на работа или подготовка на отговори.
2.3. Извършва офис работа, извършва различни операции с помощта на компютърни технологии, предназначени за събиране, обработка и представяне на информация при подготовката и вземането на решения.
2.4. Приема документи и лични изявления за подпис от ръководителя на предприятието.
2.5. Подготвя документи и материали, необходими за работата на ръководителя.
2.6. Следи за своевременното разглеждане и представяне от структурни подразделения и конкретни изпълнители на документи, получени за изпълнение, проверява правилността на изпълнението на изготвените проекти на документи, представени на ръководителя за подпис, осигурява тяхното висококачествено редактиране.
2.7. Организира телефонни разговори с ръководителя, записва информацията, получена в негово отсъствие и довежда до неговото съдържание, предава и получава информация чрез приемни и домофонни устройства (телефакс, телекс и др.), както и телефонни съобщения, довежда информация до своя своевременно получено внимание чрез комуникационни канали.
2.8. От името на ръководителя изготвя писма, молби, други документи, подготвя отговори на авторите на писма.
2.9. Извършва работа по подготовката на срещите и срещите, провеждани от ръководителя (събиране на необходимите материали, уведомяване на участниците за времето и мястото на срещата, дневния ред, тяхната регистрация), поддържа и изготвя протоколи от срещи и срещи.
2.10. Осъществява контрол върху изпълнението от служителите на предприятието на издадените заповеди и инструкции, както и спазването на сроковете за изпълнение на инструкциите и инструкциите на ръководителя на предприятието, взети под контрол.
2.11. Поддържа контролно и регистрационно досие.
2.12. Осигурява работното място на ръководителя с необходимите средства за организационна технология, канцеларски материали, създава условия, благоприятстващи ефективната му работа.
2.13. Отпечатва, по указание на ръководителя, офис материали, необходими за неговата работа, или въвежда текуща информация в базата данни.
2.14. Организира приемането на посетителите, допринася за бързото разглеждане на исканията и предложенията на служителите.
2.15. Оформя дела по утвърдената номенклатура, осигурява тяхната безопасност и ги предава в архива в срок.
2.16. Копира документи на лична копирна машина.
В случай на служебна необходимост секретарят на ръководителя може да участва в изпълнението на служебните си задължения извънредно по начина, предвиден от разпоредбите на федералното трудово законодателство.
3. Права
Секретарят на ръководителя има право:
3.1. Да изискват от ръководството на Дружеството съдействие при изпълнение на задълженията им.
3.2. Подобрете уменията си.
3.3. Да се запознава с проектите на решения на ръководството на дружеството, свързани с неговата дейност.
3.4. Дават предложения по въпросите на своята дейност за разглеждане от прекия си ръководител.
3.5. Получава от служителите на Дружеството информацията, необходима за осъществяване на дейността му.
4. Отговорност и оценка на изпълнението
4.1. Секретарят на ръководителя носи административна, дисциплинарна и материална (и в някои случаи, предвидени от законодателството на Руската федерация - и наказателна) отговорност за:
4.1.1. Неизпълнение или неправилно изпълнение на служебните указания на прекия ръководител.
4.1.2. Неизпълнение или неправилно изпълнение на трудовите си функции и възложените задачи.
4.1.3. Неправомерно използване на предоставените служебни правомощия, както и използването им за лични цели.
4.1.4. Невярна информация за състоянието на поверената му работа.
4.1.5. Непредприемане на мерки за потискане на установените нарушения на правилата за безопасност, противопожарни и други правила, които представляват заплаха за дейността на предприятието и неговите служители.
4.1.6. Неспазване на трудовата дисциплина.
4.1.7. Нарушения, извършени в процеса на извършване на тяхната дейност - в границите, определени от действащото административно, наказателно и гражданско законодателство на Руската федерация.
4.1.8. Причиняване на материални щети и/или загуби на предприятието или трети лица, свързани с действието или бездействието при изпълнение на служебните задължения.
4.2. Извършва се оценка на работата на секретаря на ръководителя:
4.2.1. Пряк ръководител - редовно, в хода на ежедневното изпълнение от служителя на неговите трудови функции.
4.2.2. Атестационна комисия на предприятието - периодично, но най-малко веднъж на две години въз основа на документираните резултати от работата за периода на оценка.
4.3. Основният критерий за оценка на работата на секретаря на ръководителя е качеството, пълнотата и навременността на изпълнението от него на задачите, предвидени в тази инструкция.
5. Условия на труд
5.1. Режимът на работа на секретаря на ръководителя се определя в съответствие с вътрешния трудов правилник, установен от Компанията.
5.2. Във връзка с производствените нужди секретарят на ръководителя е длъжен да ходи в командировки (включително местни).
6. Право на подпис
6.1. За осигуряване на дейността секретарят на ръководителя има право да подписва информационни и справочни документи по въпроси, които са част от неговите функционални задължения.
Запознат с инструкцията ___________ / ____________ / "___" _______ 20__ г.
1. Общи положения
1.1. Секретарят принадлежи към категорията специалисти на предприятието, приема се и освобождава от директора.
1.2. Основната задача на секретаря е организационното и документално осигуряване на управленската дейност.
1.3. Секретарят е пряко подчинен на генералния директор на дружеството.
1.4. Секретарят трябва да притежава умения да организира работа с документи, да съставя документация, да организира управленска работа, да използва компютърно и организационно оборудване (факс, принтер, скенер, копирна машина, мини-PBX), да познава културата на работа и трудовата етика, защитата на труда , безопасност и противопожарна защита.
2. Функции
Секретарят има следните функции:
2.1. Информационно-справочно обслужване по документи на дружеството.
2.2. Методическо ръководство и контрол върху организацията на деловодството в структурните подразделения на Дружеството.
2.3. Документиране на дейността на консултативните органи на дружеството.
2.4. Служба за оперативно и организационно управление.
2.5. Поддържане и архивиране на документация и записи на ЧР.
3. Длъжностни задължения
Секретарят трябва:
3.1. Подготвя необходимите документи, осигурява финансово-икономическата дейност на дружеството.
3.2. Осигурява прием, отчитане, регистрация, контрол върху изпълнението на документи, информационно-справочни услуги и съхранение на документна информация.
3.3. Контролирайте качеството на подготовката, правилността на подготовката, координацията, одобрението на документите, представени за подпис на ръководството на предприятието.
3.4. Следи за изпълнението на документите и указанията на ръководството, предприема бързи мерки за тяхното навременно и качествено изпълнение.
3.5. Получаване и разпределяне на входяща поща, както и изпращане на изходяща поща.
3.6. Да осъществява оперативна комуникация с организации на трети страни (както търговски, така и държавни).
3.7. Приемане на посетители.
3.8. Извършване на работа по документална поддръжка на управлението на персонала на компанията:
Издаване на заповеди за персонала;
Регистрация на лични карти на формуляр N T-2 или лични досиета;
Регистрация на трудови книжки;
Регистрация и поддръжка на трудови договори (споразумения);
Изготвяне на документи за пътуване;
Регистрация на листове за инвалидност;
Поддържане на работни таблици;
Изготвяне и съхранение на местни разпоредби за персонала;
Организиране на своевременно запознаване на новите служители на Компанията с документацията, необходима за изпълнение на техните задължения, както и запознаване на служители срещу подпис със заповеди, заповеди на ръководителя на Компанията, ръководители на структурни подразделения и други документи за управление на персонала на компанията;
Издаване на удостоверения за трудова заетост и трудови възнаграждения.
3.9. Осигурява машинопис и фотокопиране.
3.10. Провеждане на годишен подбор на документи за архивно съхранение или унищожаване.
3.11. Приемане и разпределяне на обаждания.
3.12. Осигурете живота на офиса, поръчайте вода, продукти за кафе пауза, канцеларски материали.
3.13. Изпълнява конкретни задачи, възложени от ръководството.
Секретарят има право:
4.1. Изисквайте от функционалните служби необходимите материали, както и обяснения за причините за забавянето на изпълнението на задачите и указания от ръководството.
4.2. Преглеждайте документи и ги изпращайте за изпълнение на ръководители и специалисти на Компанията.
4.3. Вземете решения в рамките на вашата компетентност.
4.4. Взаимодейства с всички служби (служители) на Компанията по въпросите на проверката на изпълнението на документите и предоставянето на необходимата информация на ръководството.
5. Отговорност
Секретарят отговаря за;
5.1. Качеството на документите, предоставени за подпис на ръководството на предприятието.
5.2. Небрежно, небрежно отношение към регистрацията и поддържането на документи.
5.3. Сигурност на документи, разкриване на информация.
5.4. Неясно и ненавременно изпълнение на служебните задължения, предвидени в тази инструкция.
