Spotkania odbywają się w wielu organizacjach, niezależnie od formy ich własności. Pracownicy i menadżerowie wymieniają się za nie ważna informacja, podejmować decyzje. Aby wydarzenie odniosło skutek, tworzony jest protokół ze spotkania. Próbka tego dokumentu jest w przybliżeniu taka sama w organizacjach. Zasady opisano poniżej.

Typy spotkań

Te wydarzenia mogą się nie udać, jeśli się na nie nie przygotujesz. Ta funkcja spada na lidera. Musi określić charakter zdarzenia. Eksperci wyróżniają kilka rodzajów spotkań:

Szkolenia (konferencje), których celem jest wyposażenie pracowników w wiedzę i doskonalenie ich umiejętności.
Informacyjne. Wydarzenie ma charakter podsumowujący informacje i przestudiowania różnych punktów widzenia na pojawiające się kwestie.
Wyjaśniający. Podczas takich spotkań menedżerowie przekonują pracowników o słuszności prowadzonej polityki gospodarczej.
Problematyczny. Wydarzenie ma na celu opracowanie metody rozwiązywania bieżących problemów.

Niezależnie od rodzaju spotkania, należy je udokumentować. Dzięki temu można go przeprowadzić kompetentnie i w sposób zorganizowany.

Przygotowanie

Aby spotkanie było skuteczne, kadra kierownicza musi znać następujące zasady:

Musisz jasno zdefiniować temat i pożądane rezultaty. Umożliwi to zorganizowanie wydarzenia.
Ostrożnie opracuj program. Konieczne jest ustalenie kolejności rozpatrywania spraw. Jednocześnie lepiej zacząć od łatwych pytań i przejść do bardziej skomplikowanych.
Konieczne jest zapoznanie uczestników z faktami, które będą omawiane. Najlepiej zrobić to przed spotkaniem.
Zaproszenie należy wcześniej wysłać do osób, które mają wziąć udział. Jeśli niektórzy nie mogą pomóc w rozwiązaniu problemów, ale muszą poznać wyniki zdarzenia, należy im dostarczyć protokół.
Miejsce spotkania powinno być wybrane w oparciu o jego cel. Warunki zakwaterowania osób są ważny w tworzeniu środowiska biznesowego.

Te niuanse mają fundamentalne znaczenie w przygotowaniach do spotkania. Jeśli będą przestrzegane, impreza przebiegnie sprawnie i w sposób zorganizowany.

Dlaczego wymagane są protokoły posiedzeń?

Każda organizacja organizuje regularne spotkania. Tego typu wydarzenia pomagają rozwiązać wiele palących problemów, podjąć w odpowiednim czasie decyzje w skomplikowanych kwestiach i stworzyć strategię rozwoju firmy. Często spotkania nie są protokołowane, co jest uważane za normę. Kierownictwo może samodzielnie ustalić listę czynności, podczas których prowadzona jest rejestracja. Określają również, gdzie nie jest to konieczne.

Głównym celem protokołu jest pisemne spisanie wszystkich pytań, zadań i opinii zgłaszanych na posiedzeniu oraz wspólne podejmowanie decyzji. Za najlepszą formę uważa się szczegółowy protokół. Zazwyczaj taki dokument jest używany podczas wydarzeń, które będą miały wpływ na przyszły rozwój firmy. Ponadto konieczne jest rejestrowanie treści spotkań z przedsiębiorstwami i pracownikami agencji rządowych. Przykładowe protokoły spotkań dla Różne formy Działania są podobne, są tylko drobne różnice.

Utrzymywanie

Protokół z posiedzenia przechowuje kierownik przedsiębiorstwa. Funkcję tę może jednak pełnić także inny pracownik. Przed tym wydarzeniem sekretarz otrzymuje listę zaproszonych i przykładowa lista pytania. Uczestnicy dostarczają streszczenia raportów. Umożliwi to przygotowanie szablonu dokumentu, co przyspieszy prace nad redagowaniem dokumentu. Wzory protokołów spotkań dotyczących tego typu wydarzeń są podobne we wszystkich przedsiębiorstwach.

W przypadku dużej liczby uczestników lepiej jest utworzyć kartę rejestracyjną, w której będą zapisane imiona i nazwiska osób, które się pojawią. Na początku posiedzenia sekretarz zatwierdza listę obecnych. Informacje są rejestrowane przez sekretarza podczas wydarzenia. Aby poprawić dokładność logowania, stosuje się nagrania głosu. Wszystkie słowa są rejestrowane na nośnikach cyfrowych, a następnie odtwarzane po sfinalizowaniu protokołu.

Jeżeli na spotkaniu uczestniczy wielu uczestników, do sporządzenia protokołu zaprasza się 2 sekretarzy. Tego rodzaju praca przyspiesza proces w przypadku opóźnienia wydarzenia. Odpowiedzi, uwagi, uwagi niezwiązane z tematyką spotkania nie są uwzględniane w treści dokumentu. Protokół zawiera Ogólne znaczenie raporty, pytania i propozycje. Decyzje i instrukcje przekazywane przez menedżera poszczególnym pracownikom są dokładnie rejestrowane.

Jeśli menedżer potrzebuje dokładnych informacji, może zażądać podpisanego raportu odpowiedzialna osoba. Na spotkaniach omawiany jest stan rzeczy ogólnie, nie ma więc potrzeby sporządzania szczegółowych notatek. Dzięki temu w protokole uwzględniany jest przebieg spotkania: poruszane tematy, zagadnienia, decyzje. Czasami menedżerowie wymagają dosłownego nagrania wszystkich wyrażeń. Dzieje się to na spotkaniach. nowoczesne organizacje, gdzie rozwiązano wiele problemów operacyjnych.

Dekoracje

Spotkania? Próbka zawiera podstawowe informacje, które powinny znaleźć się w dokumencie. W urzędach państwowych protokoły prowadzone są na specjalnych formularzach. Typowa forma przykładowego protokołu spotkania składa się z:

Dane obowiązkowe (daty, numery, nazwa firmy, rodzaj dokumentu wskazującego wydarzenie, lokalizacja).
Lista obecnych (imię i nazwisko, stanowiska uczestników). Można posługiwać się listą obecności, na której podpisują się wszyscy przychodzący.
Jeżeli na wydarzeniu obecne były osoby z innych instytucji, należy je wpisać w rubryce „Zaproszeni”.
Głównym elementem. Wskazuje 3 części: wysłuchana (imię i nazwisko i stanowisko prelegentów, tematy wystąpień, przedstawienie istoty), przemówiła (imię i nazwisko oraz stanowisko osoby zadającej pytania lub zgłaszającej uwagi), zdecydowana (przełożony wydaje instrukcje lub uchwałę) jest narzucony, wyznaczane są terminy wykonania zadań).
Na koniec podpisy składają sekretarz i kierownik. Nie potrzeba pieczątki.

Korzystając z tego przykładowego protokołu, możesz sporządzić kompetentny dokument. Należy je ponumerować, aby monitorować postęp spotkania. Tekst końcowy powstaje jakiś czas po spotkaniu. Może to zająć kilka godzin lub nawet dni, wszystko zależy od ilości informacji.

Przykładowe protokoły spotkań z dyrektorem są dokładnie takie same, jak te, które odbyły się bez niego. Następnie dokument przekazywany jest do podpisu szefowi odpowiedzialnemu za wydarzenie. Do zainteresowanych przesyłany jest protokół lub tworzone są oficjalne oświadczenia wraz z instrukcjami dla wykonawców.

Jeżeli sporządzany jest protokół ze spotkania technicznego, jego próbka może zawierać konkretne niuanse tego wydarzenia. Ale ogólnie powinien zawierać główną istotę, problemy i zagadnienia omawiane przez uczestników. Przykładowe protokoły warsztatów przedstawione w artykule mogą służyć jako przykład przy przygotowaniu tego dokumentu.

Spotkanie operacyjne

To wydarzenie ma następujące cechy:

Określona częstotliwość, na przykład co tydzień.
Pewien skład obecnych.
Podobne tematy i pytania.
Krótki czas trwania.

Przykładowy protokół spotkania operacyjnego jest taki sam jak w przypadku zwykłego wydarzenia. Dopiero sekretarz najpierw zapoznaje się z algorytmem pracy i pytaniami do dyskusji. Przyspiesza to pracę nad dokumentem, ponieważ jego większość powstaje z góry. Protokół sporządzany jest szybko, dokument jest natychmiast przekazywany kierownictwu do podpisu.

Składowanie

Aby rozwiązać problem przechowywania protokołów, sekretarz musi zapoznać się z wewnętrznymi dokumentami organizacji. To zależy od specyfiki przedsiębiorstwa. Dokumenty związane z posiedzeniami zarządów lub akcjonariuszy SA są przechowywane trwale. Protokoły pozostawia się w miejscu obecnego organu organizacji. Dokumenty ze spotkań są zazwyczaj przechowywane przez 3 lub 5 lat, a następnie archiwizowane i niszczone zgodnie z instrukcjami.

Wniosek

Protokoły spotkań pozwalają uczestnikom zapamiętać porządek obrad i terminowo wykonać zadania. Teraz jest zasoby elektroniczne za szybkie przygotowanie i dystrybucję tej dokumentacji. Dlatego wygodne będzie dla sekretarza przedstawienie zainteresowanym stronom wersji protokołu.

Protokół posiedzenia jest aktem informacyjno-administracyjnym rejestrującym proces omawiania zagadnień gospodarczych w przedsiębiorstwie. W tej formie pierwotnej dokumentacji zawarte są także decyzje podjęte przez uczestników spotkania. Prowadzenie takiej dokumentacji jest jednym z niezbędnych elementów każdego spotkania w przedsiębiorstwie..

To właśnie ten protokół odpowiada za skuteczność wykonywania decyzji w dowolnych kwestiach.

Kodeks cywilny Federacja Rosyjska Artykuł 181 ust. 2 szczegółowo omawia procedurę sporządzania tego dokumentu. Istnieje szereg szczegółowych wymagań, które musi spełnić osoba sporządzająca protokół. Poniżej proponujemy zastanowić się, w jaki sposób sporządzać protokoły posiedzeń i jakie informacje muszą się w nim znaleźć.

Aby rozwiązać problemy mieszkaniowe, ustawodawca wymaga obowiązkowych coroczny spotkania

Kto jest odpowiedzialny za prowadzenie ewidencji?

Zadaniem sekretarza jest protokołowanie przebiegu walnego zgromadzenia. Odpowiedzialny ta osoba wchodzi i poprawny projekt ten dokument. Sekretarzem spotkania może być nie tylko osoba zajmująca podobne stanowisko w sztabie przedsiębiorstwa. Protokoły posiedzeń może sporządzać każdy pracownik posiadający niezbędne uprawnienia urzędowe.

Najczęściej odpowiedzialność za sporządzenie niezbędną dokumentację powierzone urzędnikom posiadającym wiedzę dotyczącą rozwiązania rozpatrywanej kwestii. W przypadku, gdy sekretarz jest słabo zorientowany w rozpatrywanej kwestii tej osobie Masz możliwość zadawania dodatkowych pytań. Protokół walnego zgromadzenia powinien możliwie najdokładniej opisywać przebieg dyskusji.

Oprócz robienia notatek zadaniem sekretarza jest przygotowanie się do spotkania. Do obowiązków tej osoby należy sporządzenie listy uczestników, opracowanie zarysu samego procesu oraz praca z pierwotną dokumentacją poprzednich spotkań. Takie podejście pozwala nam zidentyfikować szereg kwestii, które należy rozważyć w pierwszej kolejności.

Struktura formularza

Do odnotowania spraw omawianych na piśmie stosuje się specjalne formularze ustanowione przez administrację przedsiębiorstwa. Formularz protokołu spotkania roboczego ma określoną strukturę i standardy jego wypełniania. Najczęściej takie formularze służą do prowadzenia ewidencji w gminach i gminach agencje rządowe. Indywidualni przedsiębiorcy a organizacje prywatne preferują konwencjonalne szablony kompilowane na komputerze.

Pomimo powyższego ustawa ta musi posiadać w swojej strukturze następujące niezbędne pola:

dane przedsiębiorstwa, w którym prowadzone są negocjacje;
spis treści;
data wykonania i numer rejestracyjny dokumentu;
miasto, w którym odbywa się spotkanie;
wyszczególnienie rozważanych kwestii;
kluczowa część;
rejestracja publiczności, sekretarza i prowadzącego spotkanie.

Przykład sporządzenia przedmiotowego dokumentu

Formularz ten sporządzany jest na podstawie materiałów wideo i audio przygotowanych przez sekretarza podczas spotkania. Sporządzenie i wypełnienie protokołu to długotrwały proces, który może zająć około pięciu dni. W w niektórych przypadkach, które są przewidziane przez prawo lub wewnętrzne rozporządzenie zarządu przedsiębiorstwa, można wyznaczyć rygorystyczne terminy na sporządzenie formularza. Poniżej proponujemy rozważyć przykład projektu protokołów posiedzeń.

Protokoły - dokument rejestrujący postęp dyskusji nad problemami i podejmowania decyzji na spotkaniach, sesjach, sesjach, konferencjach

To pole wskazuje nazwę aktu. W konkretnej sytuacji wpisuje się słowo „Protokół”. Następnie należy zdefiniować spotkanie i organ kolegialny odpowiedzialny za odbycie spotkania. W podanym przykładzie rozważymy „Protokoły ze spotkań produkcyjnych”.

Miejsce i data, numer seryjny

Sporządzając protokół należy wskazać numer ewidencyjny tego dokumentu. W większości firm numer seryjny tego formularza jest identyczny z numerem spotkania. Odliczanie rozpoczyna się od początku roku kalendarzowego. W placówkach oświatowych przy zachowaniu numeracji dokumentów liczenie odbywa się od pierwszego dnia od początku rok szkolny. W przypadku, gdy w protokole walnego zgromadzenia odnotowuje się uchwały zarządu tymczasowego, ustawa otrzymuje numer identyczny z kadencją zarządu.

Kolumna z datą wskazuje dzień, w którym odbyło się spotkanie. Jeżeli takie spotkanie trwało kilka dni roboczych, należy wskazać datę rozpoczęcia negocjacji i zakończenia omawiania zagadnień. NA ten moment Należy zachować szczególną ostrożność, ponieważ obecność brakujących pól może spowodować utratę mocy prawnej dokumentu. Przykład wypełnienia pola daty: „13.04.2009 – 15.04.2009” lub „11 listopada 2015 – 13 listopada 2015”.

Poniżej znajduje się wzór protokołu spotkania:

SA „Metallurg”

Protokół
spotkanie produkcyjne

Dział marketingu
04.11.2017. ____________№5
Moskwa.

Należy wskazać kolumnę „Miejsce kompilacji”. obowiązkowy. Pole to wskazuje nazwę punktu w okolicy, w którym odbyło się spotkanie. Dopuszczalne jest pominięcie tej kolumny, jeżeli w nazwie przedsiębiorstwa znajduje się nazwa miasta. Jako przykład możemy przytoczyć takie nazwy jak „Ryazan Metalurg” czy „Omsk Woodworking Plant”.

Z powyższego formularza do sporządzenia spisu treści formularza korzystają zarówno przedsiębiorstwa prywatne, jak i instytucje miejskie.

Część wprowadzająca

W pierwszym akapicie części wprowadzającej rozpatrywanego dokumentu wskazano nazwisko i inicjały przewodniczącego posiedzenia. W tym miejscu należy podać imię i nazwisko oraz stanowisko pracownika przedsiębiorstwa, do którego kompetencji należy organizowanie posiedzeń. Dopuszczalne jest jednak podanie w tym polu wyłącznie nazwiska pracownika. Trzeba też powiedzieć, że przewodniczącym zgromadzenia nie zawsze jest dyrektor firmy. Następnie należy wskazać nazwisko sekretarza, który rejestruje przebieg spotkania. Jeżeli spotkanie produkcyjne prowadzi szef firmy, dane te należy ująć w protokole.

Pole „Uczestnicy” wypełniamy wpisując nazwiska wszystkich uczestników spotkania. Aby poprawnie wypełnić tę kolumnę, należy pamiętać o następujących niuansach:

W tym polu nazwiska i inicjały pracowników spółki obecnych na walnym zgromadzeniu podawane są w kolejności alfabetycznej. Należy podkreślić, że w tej kolumnie nie wskazano zajmowanych przez nich stanowisk.
Jeżeli w spotkaniu uczestniczyło więcej niż piętnaście osób, należy utworzyć osobne zgłoszenie, w którym będą podane ich nazwiska i inicjały. Ta aplikacja następnie załączone do protokołu.
Jeżeli na spotkaniu są przedstawiciele innych firm oraz osoby zaproszone z innych przedsiębiorstw, należy do przygotowanego formularza dodać kolumnę „Zaproszeni”. W tym polu znajdują się dane zaproszonych osób. Głównym niuansem związanym z wypełnieniem tej kolumny jest wskazanie obowiązkowe stanowiska i nazwy organizacji reprezentowanej przez zaproszoną osobę.
Każdy uczestnik spotkania musi podpisać się w specjalnej rubryce potwierdzającej swoją obecność.

Protokoły dokumentują działalność stałych organów kolegialnych

Po tym należy zrobić krótką dygresję, a następnie przedstawić „Agendę”. W tej części należy wskazać kwestie, które były omawiane podczas spotkania. Cyfry arabskie służą do numerowania każdej pozycji w tym polu. Dopuszczalne jest używanie przyimków „około” i „około” przy formułowaniu pytania. Wypełniając te pozycje należy wskazać osobę, która wypowiadała się na ten temat. Przykładem jest następujące sformułowanie:

„O wynikach pracy za lata 2016-2017
Mówca: poseł Fadeev”

Powyższy przykładowy protokół z walnego zgromadzenia wyraźnie ukazuje strukturę tego dokumentu.

Różnice między protokołami wielokrotnymi i pełnymi

Istnieją dwa główne rodzaje sporządzania protokołu: pełna i krótka. W związku z tym przygotowując taki dokument, bardzo ważne jest, aby zastanowić się, w jakiej formie stosuje się zapis spotkania. Wypełniając krótki formularz dokumentu (formularz ten stosuje się przy sporządzaniu protokołu spotkania operacyjnego), w głównej części aktu wskazane są następujące informacje:

rozpatrywana kwestia;
nazwisko i inicjały mówiącego;
decyzja zatwierdzona przez uczestników dyskusji.

Pisząc pełny protokół, w tej części wskazane są nie tylko powyższe informacje, ale także główne punkty, które najdobitniej charakteryzują wystąpienie prelegentów. Zaprezentowano także informacje i dyskusje, które pojawiły się podczas spotkania. Przy wypełnianiu pełnego protokołu należy przede wszystkim uwzględnić wyrażone przez członków zarządu opinie, istniejące uwagi i zastrzeżenia.

Głowna sekcja

Rozważając kwestię sposobu prowadzenia protokołu spotkania, próbki i przykładów, należy zwrócić szczególną uwagę na podstawę protokołu. W tej sekcji należy utworzyć kilka pól, z których każde będzie uwzględniało rozwiązania zagadnień znajdujących się w porządku obrad. Podczas kompilacji pełna forma W każdym polu tworzone są trzy kolumny, które przedstawiają proces rozpatrywania problemu i różne niuanse, które pojawiły się w procesie podejmowania decyzji.

Nazwę każdej części należy podać słownie, dla każdej kolumny przydzielając osobne pole. W kolumnie „Słuchaj” wskazane jest nazwisko prelegenta omawiającego problematykę produkcyjną. Nazwisko należy podawać wyłącznie w mianownik. Po wskazaniu nazwy podawane jest krótkie (lub pełne) podsumowanie raportu. W przypadku, gdy nie jest możliwe przedstawienie informacji, wówczas pełny tekst sprawozdanie powinno zostać dołączone w odrębnym dokumencie, który będzie stanowił załącznik do samej ustawy. Jednocześnie w części „słuchane” należy zaznaczyć, że tekst przemówienia został szczegółowo opisany w załączniku.

Następnie należy przystąpić do wypełniania kolumny „Mówione”. W tym polu należy wskazać oświadczenia pozostałych uczestników spotkania, którzy rozpatrywali daną sprawę w porządku obrad. W tym miejscu należy także wskazać nazwisko i inicjały każdego członka zarządu, który wygłosił przemówienie. Po wskazaniu inicjałów należy podać treść samego przemówienia.

W kolumnie „Zdecydowano” należy wpisać decyzję uczestników zgromadzenia w sprawie objętej porządkiem obrad. Zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym polu należy podać pełne informacje, niezależnie od formy wypełnienia protokołu. Jeżeli sprawa została rozstrzygnięta w drodze głosowania, należy podać ogólną liczbę głosów oraz wskazać, który z uczestników zgromadzenia głosował „przeciw”, a który „za”.

Krótki protokół – rejestruje zagadnienia omawiane na spotkaniu, nazwiska prelegentów oraz podjęte decyzje

Prowadzenie protokołów spotkań, które w zwięzłej formie zarysowują istotę poruszanych kwestii, wymaga prawidłowego podejścia do wypełnienia formularza. W tej sytuacji w kolumnach „Słuchaj” i „Mów” należy podać jedynie podstawową część informacji. Po podpisaniu dokumentu przez przewodniczącego posiedzenia i sekretarza akt ten wchodzi w życie. Wszelkie ustalone ustalenia dotyczące spraw poruszonych na zgromadzeniu należy zakomunikować osobom, które zostały powołane na wykonawców. W tym celu władza wykonawcza może otrzymać zarówno odpis samego aktu, jak i wyciąg podpisany przez sekretarza.

W przedsiębiorstwach z rozwiniętą infrastrukturą wydawane są specjalne dokumenty administracyjne (dyrektywy, uchwały lub zarządzenia) w celu zorganizowania realizacji wymagań określonych w decyzji.

Metoda przechowywania

Przed umieszczeniem go w archiwum w celu przechowywania, ten typ Dokumenty są kategoryzowane w zależności od rodzaju kolekcji. Funkcję archiwum może pełnić zarówno sekretariat, jak i dział zajmujący się prowadzeniem dokumentacji. Długość okresów przechowywania ustalana jest na podstawie zasad obowiązujących w przedsiębiorstwie. Standardowy okres przechowywania dokumentacji wynosi 3 lata, po upływie których dokumenty mogą zostać zniszczone.

Protokoły posiedzeń są czynnością ułatwiającą podejmowanie decyzji w sprawach objętych porządkiem obrad. Za pomocą tego dokumentu tworzone są pewne ramy do realizacji różnych zadań w działalność gospodarcza każde przedsiębiorstwo. We współczesnych firmach do tworzenia takich dokumentów wykorzystuje się specjalne zasoby elektroniczne. Takie podejście do pracy biurowej znacznie upraszcza interakcję pomiędzy różnymi działami firmy.

Wsparcie dokumentacyjne dla kadry zarządzającej

Kontrola

Opcja 4

1. Protokół, rodzaje protokołów, cechy konstrukcyjne 4

2. Obsługa przesłanej korespondencji 9

3. Sporządź akt umorzenia majątku 11

4. Napisz notatkę 12

Bibliografia 14

1. Protokół, rodzaje protokołów, cechy konstrukcyjne

Protokoły są dokumentem rejestrującym przebieg dyskusji i podejmowania decyzji na posiedzeniach, konferencjach i posiedzeniach organów kolegialnych.

Cechą szczególną protokołu jest to, że służy on do dokumentowania działalności organów kolegialnych: tymczasowych (posiedzenia, konferencje, posiedzenia, komisje) i stałych (kolegia ministerialne i komitety, rady akademickie instytucji naukowych, prezydia).

Za przygotowanie i wykonanie protokołów odpowiadają sekretarze odpowiednich organów kolegialnych (stałych lub wybieranych w toku swojej pracy). Za prawdziwość informacji zawartych w protokole odpowiada sekretarz wraz z przewodniczącym organu kolegialnego. Protokół sporządza się na podstawie pism odręcznych, obejmujących nagrania stenograficzne lub taśmowe przebiegu posiedzenia, a także dokumentów przygotowanych na posiedzenie: porządek obrad, teksty lub streszczenia sprawozdań i przemówień, projekty uchwał.

Główne typy protokołów:

Krótki protokół – rejestruje kwestie omawiane na posiedzeniu, nazwiska prelegentów i podjęte decyzje. Zaleca się jego przeprowadzenie w przypadkach, gdy spotkanie ma charakter operacyjny.

Pełny protokół rejestruje nie tylko poruszane kwestie, podjęte decyzje i nazwiska prelegentów, ale także w sposób wystarczająco szczegółowy treść sprawozdań i przemówień uczestników spotkania.

Protokół stenograficzny sporządzany jest na podstawie protokołu stenograficznego spotkania (transkrypcja) i dosłownie oddaje proces omawiania poszczególnych kwestii i wypracowywania decyzji w ich sprawie.

Protokół sporządza się na papierze firmowym organizacji i zawiera następujące dane: nazwę organizacji, nazwę rodzaju dokumentu, datę posiedzenia, numer protokołu, miejsce sporządzenia protokołu (miejsce spotkania), tytuł do tekst, tekst, podpisy, wizy zapoznawcze. Tytułem tekstu protokołu podaje się nazwę rejestrowanego zdarzenia (posiedzenie, sesja, posiedzenie) oraz nazwę organu kolegialnego, którego praca jest protokołowana.

Tekst protokołu składa się z dwóch części: wprowadzającej i głównej. We wstępnej części tekstu protokołu należy wskazać: kto prowadził rejestrowane wydarzenie; kto trzymał minuty; kto był obecny na posiedzeniu (spotkaniu, posiedzeniu itp.) spośród urzędników wchodzących w skład organu kolegialnego prowadzącego posiedzenie; kto został zaproszony (jeśli to konieczne) na spotkanie spośród pracowników organizacji lub z innych organizacji; jakie kwestie były omawiane na spotkaniu.

Informacja o prowadzącym posiedzenie, sekretarzu i obecnych zawiera nazwiska i inicjały urzędników, wskazane odpowiednio po słowach: „Przewodniczący”, „Sekretarz”, „Obecny” (bez cudzysłowu). W przypadku osób dodatkowo zaproszonych na spotkanie spośród pracowników organizacji, oprócz nazwiska i inicjałów wskazane jest zajmowane stanowisko, a w przypadku specjalistów z innych organizacji - stanowisko i nazwa organizacji. Informacje o osobach zaproszonych na spotkanie można umieścić w sekcji „Uczestniczyłem” lub w specjalnej sekcji „Zaproszeni”.

Na takich zbiorowych wydarzeniach jak spotkania często bierze udział duża liczba uczestników, których umieszczenie we wstępnej części tekstu protokołu jest niewłaściwe. W takim wypadku sporządza się odrębną listę obecnych na posiedzeniu, którą następnie dołącza się do protokołu.

W samym protokole w rubryce „Uczestnicy” wskazano jedynie całkowitą liczbę obecnych, z odniesieniem do załączonej listy. Należy podkreślić, że sekcje „Obecny” i „Zaproszony” mają szczególne znaczenie w stosunku do pozostałych części protokołu, gdyż bezpośrednio wpływają na moc prawną tego dokumentu, wykazując legalność odbycia imprezy zbiorowej. Sekcje te odzwierciedlają obecność kworum na posiedzeniu, tj. minimalna wymagana liczba członków organu kolegialnego wystarczająca do rozpoczęcia prac posiedzenia (posiedzenia, konferencji). W przypadku braku normatywnie ustalonego dla danego organu kolegialnego kworum (większość zwykła lub 2/3) odbycie posiedzenia jest niedopuszczalne, gdyż jego decyzje będą niezgodne z prawem. Słowa „Przewodniczący”, „Sekretarz”, „Obecny”, „Zaproszony” drukuje się od pozycji zerowej urządzenia drukującego, od drugiej pozycji umieszcza się myślnik, nazwiska zapisuje się w mianowniku, następnie umieszcza się inicjały. Nazwiska obecnych i zaproszonych znajdują się w kolejność alfabetyczna i drukowane z odstępem 1 wiersza.

Tematy poruszane na spotkaniu znajdują się w zakładce AGENDA. Słowa AGENDA są drukowane od pozycji zerowej urządzenia drukującego, po czym następuje dwukropek. Punkty porządku obrad są ponumerowane. Każde nowe pytanie jest drukowane od pierwszej pozycji tabulatora. Kolejność ułożenia pytań zależy od ich stopnia ważności. Formułowanie punktów porządku obrad należy rozpocząć od przyimków about (about), w dopełniaczu podaje się tytuł stanowiska i nazwisko mówcy. Zasadnicza część tekstu protokołu ma strukturę odpowiadającą sprawom objętym porządkiem obrad. Struktura zapisu dyskusji nad każdym punktem porządku obrad przebiega według następującego schematu: SŁUCHAJĄ, MÓWIĄ, DECYDUJĄ (ZDECYDOWALI). Słowa te są napisane wielkimi literami. Słowo SŁUCHANE poprzedzane jest numerem punktu porządku obrad, po którym następuje dwukropek. Nazwisko mówiącego drukowane jest w mianowniku od 1. pozycji urządzenia drukującego; Po nazwisku umieszczają inicjały, następnie myślnik i zapisują treść raportu wielką literą w formie bezpośredniej mowy. Jeżeli tekst protokołu (mowy) został przepisany lub przedstawiony przez mówcę w formie pisemnej, to po myślniku także wielkimi literami wpisuje się „Protokół w załączeniu” (w protokole bez cudzysłowu).

Dyskusję nad raportem można poprzedzić pytaniami do prelegenta, które wraz z odpowiedziami znajdują się w części SŁUCHANE. Przed zapisaniem każdego pytania podaje się inicjały, nazwisko i stanowisko jego autora oraz umieszcza się myślnik. Treść pytania jest napisana wielkimi literami w formie bezpośredniej mowy. Przed sformułowaniem odpowiedzi należy wpisać słowo „Odpowiedź” (w protokole bez cudzysłowu), postawić myślnik i wpisać odpowiedź w formie bezpośredniej mowy. Postęp dyskusji nad raportem odzwierciedlany jest w sekcji PRELEGENCI. Po słowie SPOKE stawia się dwukropek. Nazwisko mówiącego zapisuje się w mianowniku z 1. pozycji urządzenia drukującego, następnie podaje się inicjały i pozycję mówiącego, umieszcza się myślnik i treść wypowiedzi drukuje się wielkimi literami w formie mowy pośredniej .

Podjęte decyzje znajdują się w sekcji ROZWIĄZANE (POSTANOWIONE). Jeżeli rozwiązań jest kilka, numeruje się je cyframi arabskimi z kropką. Co do zasady, każda decyzja opatrzona jest stanowiskiem, nazwiskiem i inicjałami osoby odpowiedzialnej za jej wykonanie oraz zawiera termin wykonania. Decyzje podejmowane wspólnie często wymagają głosowania. W takim przypadku po rubryce ROZWIĄZANE wpisuje się: „Głosowałem” lub „Zagłosowałem” (w protokole bez cudzysłowu) i podaje się wyniki głosowania: jednogłośnie lub za..., przeciw..., wstrzymujące się. ..

W praktyce często stosuje się skrócone i krótkie formy protokołów, gdy nie jest wymagany szczegółowy zapis przebiegu omawiania spraw. W protokołach skróconych po spisie obecnych lub zaproszonych podaje się sygnaturę sprawy objętej porządkiem obrad i drukuje tytuł protokołu. Ostatnia linijka tytułu referatu (punktu porządku obrad) jest podkreślona, a poniżej (w nawiasach) wypisane są nazwiska prelegentów w kolejności ich wystąpień. Tytuł każdego raportu kończy się decyzją lub uchwałą protokolarną. W protokole skrócona forma Wskazano jedynie rozważane kwestie i podjęte decyzje. Sentencja tekstu protokołu może zawierać klauzulę o zatwierdzeniu dowolnego dokumentu. W takim przypadku zatwierdzony dokument dołączany jest do protokołu i posiada odnośnik do jego numeru oraz daty. W praktyce bardzo często konieczne jest sporządzanie wyciągów z protokołów. Wyciąg z protokołu zawiera następujące dane:

wszystkie dane części nagłówkowej protokołu: nazwa organizacji, nazwa rodzaju dokumentu (wyciąg z protokołu), data (data spotkania), numer protokołu (numer porządkowy spotkania), miejsce sporządzenia ( miejsce spotkania);

tytuł tekstu;

wszystkie szczegóły części wprowadzającej tekstu protokołu: „Przewodniczący”, „Sekretarz”, „Obecni”, „Zaproszeni”, „PORZĄDEK”;

poszczególne szczegóły głównej części tekstu protokołu: „POSŁUCHANO”, „Zdecydowano”, „Głosuj”;

szczegóły części formalnej protokołu: dane „Podpis”, zawierające słowa „Przewodniczący”, „Sekretarz”, inicjały i nazwiska przewodniczącego i sekretarza (bez ich podpisów osobistych, gdyż wypisy z reguły nie są podpisane oryginałem podpisy, ale poświadczone przez sekretarza); adnotację o poświadczeniu kopii.

Zatem z treści protokołu wyjęto jedynie te elementy, na które należy zwrócić uwagę zainteresowanych urzędników. Aby potwierdzić ustalone fakty i zdarzenia, kilka osób sporządza akt. Akty sporządzane są na podstawie wyników kontroli działalności przedsiębiorstwa lub jego jednostki strukturalnej i poszczególnych urzędników, podczas przyjmowania i przekazywania spraw, przygotowywania dokumentów do zniszczenia oraz przyjmowania obiektów do użytkowania.

Przygotowanie do spotkania.
Po posiedzeniu należy spisać protokół. Uważany jest za dokument główny, ponieważ odnotowuje sam fakt spotkania, jaką decyzję na nim podjęto i termin jej realizacji. Dokument ten stanowi następnie podstawę do wydania uchwały lub decyzji.

Przygotowanie spotkania.

Spotkanie z reguły odbywa się w dowolnym składzie. W jego skład mogą wchodzić nie tylko członkowie organu kolegialnego, ale także kierownicy wydziałów lub specjaliści z określonych struktur wydziałowych. Im dokładniej spotkanie zostanie przygotowane, tym mniej czasu zajmie przygotowanie się do spotkania i tym skuteczniejsze zostaną podjęte decyzje.

W trakcie posiedzenia sporządzane są dokumenty, które następnie stanowią załącznik do protokołu.

Za porządek obrad uważa się pierwszy z tego szeregu dokumentów. Zwykle sporządza go sekretarz. Następnie przesyłany jest do wszystkich uczestników procesu spotkania oraz osób zaproszonych na nie. Musi wskazywać liczbę i kolejność spraw do omówienia, datę i godzinę spotkania, nazwisko prelegenta, a jeżeli jest ich dużo, to należy wymienić każdą z nich oraz miejsce spotkania. Forma tego porządku obrad może być różna. Pierwszy przykład pokazuje przykład bardziej formalnego programu, natomiast drugi nadaje się do spotkań operacyjnych.

Pierwszy przykład protokołu dotyczącego porządku obrad.

Przykład drugi.

W dokumentach znajduje się także projekt rozwiązania każdego z zagadnień ujętych w tym porządku obrad. Prelegenci sami przygotowują te projekty.
W ramach przygotowań do spotkania sporządzana jest także lista obecności lub karta rejestracyjna uczestników, czego przykład pokazano w przykładzie trzynastym. Należy go sporządzić, gdy w spotkaniu bierze udział więcej niż piętnastu uczestników.

Modelowe zasady sporządzania protokołu.

Procedurę sporządzenia protokołu określa GOST. Niniejszy GOST określa zasady sporządzania protokołu, a mianowicie jego tytuł i część końcową, a także wymagania dotyczące tekstu tego dokumentu.

Tytuł.

Wskazuje pełną nazwę przedsiębiorstwa, protokół, jego numer i datę, a także miejsce jego sporządzenia i tytuł tekstu.

Jeśli firma ma oficjalną skróconą nazwę, można ją wskazać poniżej w nawiasach. Ilustruje to przykład trzeci.

Jeżeli przedsiębiorstwo ma wyższą organizację, wówczas nad nazwą organizacji należy podać jej nazwę. Ilustruje to przykład piąty.
Przykład 3

Przykład 4

Przykład 5

Datą protokołu jest dzień samego posiedzenia. Jeżeli posiedzenie trwało dłużej niż jeden dzień, w protokole należy wskazać datę rozpoczęcia i zakończenia. Zilustrowano to w przykładzie szóstym.

Posiedzenie Zarządu spółka akcyjna trwał 2 dni: 13 i 14 stycznia 2009 r. Protokół został sporządzony następnego dnia i podpisany następnego dnia po zakończeniu spotkania – 16 stycznia.

W tej sytuacji datą protokołu będzie „13.01 – 14.2009” lub ten sam okres, ale w pełniejszej pisowni „13.01.2009 – 14.01.2009”. Możliwy jest także słowno-numeryczny sposób wskazania daty „13-14 stycznia 2009”.

Za numer protokołu samego spotkania uważa się numer protokołu.

Tytuł tekstu wskazuje na rodzaj działalności kolegialnej. Zilustrowano to w przykładzie siódmym.

Przykład 7