Formy podstawowych dokumentów księgowych. Co to są dokumenty pierwotne

Przedsiębiorstwo codziennie wykonuje dziesiątki operacji. Księgowi wysyłają pieniądze do kontrahentów, funduszy i założycieli, obliczają pensje, odbierają komputery i meble, naliczają kary, naliczają amortyzację itp. Dla każdej takiej operacji konieczne jest sporządzenie dokumentu podstawowego (klauzula 1, art. 9 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ „O rachunkowości”, zwanej dalej ustawą nr 402-FZ).

Podstawowy dokument jest tworzony w momencie transakcji lub po jej zakończeniu jako potwierdzenie faktu transakcji (klauzula 3 art. 9 ustawy nr 402-FZ). Na podstawie danych pierwotnych księgowi dokonują wpisów.

Faktura, akt świadczenia usługi stworzenia strony internetowej, zaświadczenie księgowe – to podstawowe dokumenty, z których księgowi korzystają w swojej codziennej pracy. Istnieje wiele rodzajów produktów podstawowych, a ich różnorodność zależy od specyfiki działalności przedsiębiorstwa. Na przykład w firmie transportowej jednym z głównych rodzajów dokumentacji pierwotnej będzie list przewozowy, a w bibliotece - czynność spisywania literatury.

Dokumenty pierwotne powinny być przechowywane w przedsiębiorstwie przez co najmniej pięć lat, a okres zaczyna się liczyć po roku sprawozdawczym (klauzula 1, art. 29 ustawy nr 402-FZ). Oznacza to, że dokument z dnia 07.03.2016 r. należy przechowywać co najmniej do 2021 r. włącznie. Odrębne okresy przechowywania materiałów pierwotnych określa Wykaz zatwierdzony Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 25 sierpnia 2010 r. nr 558. W celu zabezpieczenia dokumentów księgowych przedsiębiorstwa często tworzą specjalne archiwa.

Podstawowy dokument może mieć formę papierową lub elektroniczną. W praktyce coraz więcej firm korzysta z elektronicznego zarządzania dokumentami (EDM). W szczególności firmy wymieniają umowy, faktury za zapłatę, akty, dowody dostawy i faktury.

EDI znacząco upraszcza procedurę przetwarzania dokumentów pierwotnych od momentu ich powstania do momentu ich zaksięgowania oraz przyspiesza pracę pomiędzy kontrahentami. Dużym plusem jest to, że dokumentów elektronicznych nie trzeba drukować, jeśli nie jest to sprzeczne z prawem lub warunkami umowy (klauzula 6, art. 9 ustawy nr 402).

Dokument elektroniczny jest poświadczany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jeżeli strony podejmą odpowiednią decyzję, dokument pierwotny można podpisać podpisem prostym lub niekwalifikowanym (pismo Departamentu Polityki Podatkowej i Celnej Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 12 września 2016 r. nr 03-03-06/ 2/53176).

Brak podstawowych dokumentów w firmie może skutkować poważną karą grzywny w wysokości od 10 000 do 30 000 rubli (art. 120 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Organy podatkowe nałożą także karę za błędy w rejestracji. Ponadto osoby odpowiedzialne za przetwarzanie dokumentów mogą zostać ukarane grzywną zgodnie z art. 15.11 Kodeksu wykroczeń administracyjnych Federacji Rosyjskiej w wysokości od 2000 do 3000 rubli. Istnieje jeszcze jedno niebezpieczeństwo: jeśli w trakcie kontroli organy podatkowe nie znajdą wymaganego dokumentu, mogą usunąć część wydatków z podstawy opodatkowania, w związku z czym spółka będzie musiała zapłacić dodatkowy podatek dochodowy.

Obowiązkowe dane dokumentu podstawowego

Tylko dokument podstawowy zawierający wszystkie wymagane szczegóły ma moc prawną (klauzula 4 art. 9 ustawy nr 402-FZ):

1. tytuł (na przykład „Akt świadczonych usług”, „Nakaz zapłaty”, „Świadectwo księgowe”);
2. Data przygotowania;
3. nazwa twórcy dokumentu (na przykład OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
4. treść dokumentu lub transakcji biznesowej (np. „Usługi dostępu do Internetu”, „Materiały przekazane do przetworzenia”, „Zapłata faktury za materiały biurowe”, „Odsetki naliczone z tytułu umowy pożyczki”);
5. wskaźniki naturalne i pieniężne (sztuki, metry, ruble itp.);
6. odpowiedzialne stanowiska (na przykład „Księgowy”, „Sklepiarz”, „Kierownik HR”, „Szef działu sprzedaży” itp.);
7. osobiste podpisy stron.

Prawidłowo sporządzony dokument pomoże w razie potrzeby w postępowaniu sądowym, np. gdy kupujący nie spłaci zadłużenia lub będzie próbował unieważnić transakcję. Ale dokument z błędami lub fikcyjnymi podpisami może być okrutnym żartem - dlatego nigdy nie powinieneś podpisywać umowy w imieniu dostawcy, jeśli nagle zapomniał podpisać. Starannie przechowuj wszystkie podstawowe dokumenty i zawsze dokładnie sprawdzaj wszystkie szczegóły w dokumentach przychodzących.

W praktyce nadal można spotkać się ze skargami klientów dotyczącymi braku plomby. Przypomnijmy, że z dniem 04.07.2015 r. pieczęć została anulowana dla większości organizacji i można jej używać do woli (Ustawa federalna z dnia 04.06.2015 r. nr 82-FZ). Informacje o pieczęci organizacji muszą być określone w statucie. Jeżeli kontrahent nalega na umieszczenie pieczątki, a Ty nie posiadasz jej zgodnie z prawem, możesz powiadomić kontrahenta na piśmie o jej braku i przekazać wyciąg z polityki rachunkowości.

Formy dokumentów pierwotnych

W swojej pracy możesz korzystać z ujednoliconych i własnych formularzy dokumentów podstawowych (klauzula 4, art. 9 ustawy federalnej z dnia 6 grudnia 2011 r. Nr 402-FZ „O rachunkowości”). W takim przypadku domowy dokument podstawowy musi zawierać wszystkie wymagane szczegóły. Wiele firm jest zmuszonych opracować własną wersję ustawy o odpisach materiałów, ponieważ nie ma jednolitej formy dokumentu.

Dopuszczalne jest stosowanie połączonej formy dokumentu pierwotnego, gdy za podstawę przyjmuje się ujednoliconą formę i uzupełnia ją niezbędnymi kolumnami lub wierszami. W takim przypadku należy zachować wszystkie obowiązkowe dane (uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 24 marca 1999 r. nr 20).

Wybór spółki dotyczący stosowanych form rachunkowości podstawowej musi być określony w jej zasadach rachunkowości.

W trakcie działalności może pojawić się potrzeba nowych dokumentów podstawowych, które można następnie opracować i zatwierdzić zgodnie z polityką rachunkowości.

Notatka! Ponieważ Twój kontrahent może również skorzystać z niezależnie opracowanego dokumentu podstawowego, Twoja polityka księgowa musi wskazywać, że akceptujesz również te dokumenty do księgowości.

W przypadku większości dokumentów masz prawo nie stosować ujednoliconych formularzy, jednakże transakcje gotówkowe należy realizować wyłącznie według zatwierdzonych formularzy dokumentowych (informacja Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej nr PZ-10/2012).

Rodzaje dokumentów pierwotnych

Specjaliści mogą znaleźć główne formy dokumentów pierwotnych w albumach ujednoliconych formularzy zatwierdzonych uchwałami Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej. Oto te najczęstsze.

Dokumenty do rozliczania transakcji handlowych

• TORG-12;
• Etykieta produktu;
• Uniwersalny dokument przelewu.

Dokumenty do księgowania środków trwałych

• OS-1 „Ustawa o przyjęciu i przekazaniu środków trwałych (z wyjątkiem budynków, budowli)”;
• OS-4 „Ustawa o umorzeniu środków trwałych”;
• OS-6 „Karta inwentarzowa ewidencji środków trwałych”.

Podstawowa kasa fiskalna

Transakcje gotówkowe realizowane są wyłącznie zgodnie z Procedurą przeprowadzania transakcji gotówkowych (Instrukcja Banku Centralnego Federacji Rosyjskiej z dnia 11 marca 2014 r. Nr 3210-U). Nie można np. zaprojektować „materiału eksploatacyjnego” w dowolnej formie lub opracować własnej wersji.

Formy pierwotnych dokumentów pieniężnych zatwierdza uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z dnia 18 sierpnia 1998 r. nr 88:

• KO-1 „Polecenie odbioru gotówki”;
• KO-2 „Nakaz wydatkowania środków pieniężnych”;
• KO-3 „Dziennik rejestracji dokumentów kasowych przychodzących i wychodzących”;
• KO-4 „Księga kasowa”;
• KO-5 „Księga rozliczeń środków przyjętych i wydanych przez kasjera.”

Dokumenty gotówkowe należy sprawdzać bardzo skrupulatnie, ponieważ takie podstawowe dokumenty są bezpośrednio związane z przepływem gotówki i zawsze przyciągają uwagę organów kontrolnych. Na przykład organy podatkowe z pewnością zwrócą uwagę na PKO, w którym kwota przekracza 100 000 rubli. A wszystko dlatego, że nie można zapłacić gotówką u jednego kontrahenta w kwocie przekraczającej 100 000 rubli. Brak podpisów na dokumentach gotówkowych będzie również powodem wszczęcia postępowania przed Federalną Służbą Podatkową.

Podsumujmy. Tak więc dokumenty podstawowe stanowią integralną część rachunkowości i rachunkowości podatkowej. Transakcje nie mogą być przeprowadzane bez dokumentów potwierdzających. Często księgowi tworzą zapisy księgowe na podstawie kopii lub skanu dokumentu podstawowego. Bardzo ważne jest terminowe zastąpienie kopii oryginalnymi dokumentami, w przeciwnym razie organy regulacyjne mogą uznać operację lub transakcję za fikcyjną. Gwarancją bezpieczeństwa i rzetelności księgowości w firmie są wyłącznie dokumenty sporządzone zgodnie z prawem.

Podstawowe dokumenty księgowe są ważne zarówno w kwestiach księgowych, jak i przy ustalaniu wysokości zobowiązań podatkowych. Ważne jest, aby specjalista firmy odpowiedzialny za sporządzanie podstawowych dokumentów księgowych dobrze rozumiał treść i formę takich dokumentów, a także znał specyfikę prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Rola dokumentu podstawowego w rachunkowości

Dokumenty podstawowe to dokumenty, za pomocą których firma formalizuje zdarzenia gospodarcze, które miały miejsce w przedsiębiorstwie (klauzula 1, art. 9 ustawy „O rachunkowości” z dnia 6 grudnia 2011 r. nr 402-FZ).

Pierwszą rzeczą, którą księgowi każdej organizacji powinni jasno zrozumieć, jest to, że obecnie nie ma konkretnej obowiązkowej listy formularzy dla podstawowych dokumentów księgowych. Każda firma sama określa formy dokumentów pierwotnych w zależności od celu ich wykorzystania.

Jednakże w przypadku takich dokumentów lista obowiązkowych szczegółów jest prawnie ustalona (klauzula 2, art. 9 ustawy nr 402-FZ).

WAŻNY! Formularze stosowane w rachunkowości muszą być ustalone w polityce rachunkowości organizacji (klauzula 4 PBU 21/2008, zatwierdzona rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 6 października 2008 r. Nr 106n).

Lista możliwych podstawowych dokumentów księgowych

Lista podstawowych dokumentów księgowych w latach 2018-2019 może wyglądać następująco:

1. Lista rzeczy do spakowania. Jest to dokument odzwierciedlający listę przeniesionych pozycji magazynowych. Faktura wystawiana jest w 2 egzemplarzach i zawiera informacje, które następnie znajdują odzwierciedlenie na fakturze. Faktura jest podpisana przez przedstawicieli obu stron transakcji i poświadczona pieczęcią (jeśli firma posługuje się nią w swojej praktyce).

1. Protokół przyjęcia. Sporządza się go po zakończeniu określonych robót (usług) w celu potwierdzenia, że ​​wynik prac spełnia pierwotne wymagania umowy.

Zobacz próbkę takiego aktu.

1. Podstawowe dokumenty dotyczące wypłaty wynagrodzeń pracownikom (na przykład odcinki wypłat).

Więcej informacji na temat tych stwierdzeń znajdziesz w artykule „Przykład wypełnienia zestawienia płacowego T 49” .

1. Dokumenty związane z obecnością środków trwałych – tutaj firma może sporządzić taką dokumentację z wykazu podstawowych dokumentów księgowych:

• Zaświadczenie o przyjęciu i przekazaniu środków trwałych w formie OS-1 - po otrzymaniu lub zbyciu przedmiotu niezwiązanego z budynkami lub budowlami.

Więcej informacji na temat tej ustawy można znaleźć w materiale „Formularz ujednolicony nr OS-1 – Zaświadczenie o przyjęciu i przekazaniu środków trwałych” .

• Jeżeli środkiem trwałym jest budynek lub konstrukcja, wówczas jego przyjęcie lub zbycie jest sformalizowane aktem w formularzu OS-1a.

Więcej szczegółów znajdziesz w artykule „Ujednolicony formularz nr OS-1a - formularz i próbka” .

• Spisanie majątku jest formalizowane aktem w formie OS-4.

Więcej szczegółów w materiale „Ujednolicony formularz nr OS-4 - Ustawa o likwidacji środka trwałego” .

• W przypadku konieczności udokumentowania faktu przeprowadzenia inwentaryzacji sporządza się spis inwentarza środków trwałych w formularzu INV-1.

Więcej informacji na temat takiego dokumentu podstawowego można znaleźć w artykule „Ujednolicony formularz nr INV-1 - formularz i próbka” .

• Jeżeli inwentaryzacja została przeprowadzona w odniesieniu do wartości niematerialnych i prawnych, wówczas inwentaryzacja zostanie sporządzona według formularza INV-1a.

Więcej informacji znajdziesz w materiale „Ujednolicony formularz nr INV-1a - formularz i próbka” .

1. Odrębną grupę dokumentów podstawowych stanowią dokumenty kasowe. Należą do nich w szczególności następujący wykaz podstawowych dokumentów księgowych za lata 2018-2019:

• Odbiór zamówienia gotówkowego.

Więcej informacji na temat jego kompilacji można znaleźć w artykule „Jak wypełnia się polecenie odbioru gotówki (PKO)?” .

• Nakaz gotówkowy na konto.

1. Nakaz zapłaty.

Przeczytaj o zasadach przygotowania tego dokumentu.

1. Raport z wyprzedzeniem.

1. Akt potrącenia wzajemnych roszczeń.

Przeczytaj o specyfice korzystania z tego dokumentu.

1. Informacje księgowe.

Informacje na temat zasad jego projektowania można znaleźć w materiale „Świadectwo księgowe korekty błędów - wzór”.

Powyższa lista nie wyczerpuje całego zakresu podstawowych dokumentów stosowanych w rachunkowości i może być rozszerzana w zależności od charakterystyki rachunkowości prowadzonej w każdej konkretnej organizacji.

WAŻNY! Nie są to podstawowe dokumenty księgowe z wykazu 2018-2019 – wykaz zaproponowano powyżej:

• Porozumienie. Jest to dokument określający prawa, obowiązki i obowiązki stron biorących udział w transakcji, warunki i tryb rozliczeń, warunki specjalne itp. Jego dane są wykorzystywane przy organizacji rachunkowości do analityki rozliczeń z kontrahentami, ale sam nie generuje transakcji księgowych.
• Sprawdzać. Dokument ten odzwierciedla kwotę, jaką kupujący zgadza się zapłacić, akceptując warunki dostawcy. Faktura może zawierać dodatkowe informacje dotyczące warunków transakcji (warunki, sposób płatności, dostawy itp.), czyli stanowi uzupełnienie umowy.
• Faktura. Dokument ten sporządza się dla celów podatkowych, ponieważ na jego podstawie kupujący akceptują do odliczenia kwoty podatku VAT przedstawione przez dostawców (169 ust. 1 kodeksu podatkowego Federacji Rosyjskiej). Zatem w przypadku braku innych dokumentów charakteryzujących konkretną transakcję, potwierdzenie wydatków na tę transakcję fakturą nie będzie możliwe (pismo Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej z dnia 25 czerwca 2007 r. nr 03-03-06/ 1/392, Federalna Służba Podatkowa z dnia 31 marca 2006 r. Nr 02-3 -08/31, uchwała Federalnej Służby Antymonopolowej Okręgu Wschodniosyberyjskiego z dnia 19 kwietnia 2006 r. Nr A78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

Należy pamiętać, że ujednolicone formularze podstawowych dokumentów księgowych podane na liście nie są obowiązkowe do stosowania, ponieważ od 2013 r. (po przyjęciu ustawy nr 402-FZ) formularze takich formularzy można opracowywać niezależnie. Ale w większości przypadków są one nadal używane. Dlatego też w latach 2018–2019 wykaz ujednoliconych form podstawowych dokumentów księgowych zawarty w uchwałach Państwowej Komisji Statystycznej pozostaje nadal aktualny.

Jakie informacje powinny zawierać formularze dokumentów pierwotnych?

Pomimo tego, że obecnie nie ma obowiązkowych dokumentów podstawowych dla wszystkich formularzy, ustawodawca ustalił wymagania dotyczące treści takich dokumentów. Lista obowiązkowych szczegółów, które muszą być zawarte w każdym dokumencie podstawowym, znajduje się w ust. 2 art. 9 ustawy nr 402-FZ. Są to w szczególności:

• nazwa dokumentu;
• datę sporządzenia takiego dokumentu;
• informacje o osobie, która sporządziła dokument (nazwa firmy lub indywidualny przedsiębiorca);
• istotę faktu życia gospodarczego, który został sformalizowany przez ten dokument;
• cechy pieniężne, liczbowe, miary zdarzenia, które miało miejsce (na przykład w jakiej objętości, w jakich jednostkach i za jaką kwotę produkty zostały sprzedane klientom);
• informacje o odpowiedzialnych specjalistach, którzy dokumentowali zdarzenie, a także podpisy tych specjalistów.

Dokumenty podstawowe i rejestry księgowe

Jak klasyfikować podstawowe dokumenty księgowe?

Jeżeli dokument podstawowy został wydany przez samą firmę, może należeć albo do grupy wewnętrznej, albo do grupy zewnętrznej. Dokument sporządzony wewnątrz firmy i rozciągający swoje skutki na firmę kompilującą jest wewnętrznym dokumentem podstawowym. Jeżeli dokument został otrzymany z zewnątrz (lub opracowany przez firmę i wydany na zewnątrz), będzie to zewnętrzny dokument pierwotny.

Dokumenty wewnętrzne firmy podzielone są na następujące kategorie:

• Podstawowe dokumenty administracyjne to te, za pomocą których firma wydaje polecenia którejkolwiek ze swoich jednostek strukturalnych lub pracownikom. Do tej kategorii zaliczają się zamówienia firmowe, instrukcje itp.
• Podstawowe dokumenty wykonawcze. Firma odzwierciedla w nich fakt wystąpienia określonego zdarzenia gospodarczego.
• Dokumenty księgowe. Za ich pomocą firma systematyzuje i podsumowuje informacje zawarte w innych dokumentach administracyjnych i pomocniczych.

Po udokumentowaniu zdarzenia gospodarczego jako dokumentu podstawowego konieczne jest następnie uwzględnienie zdarzenia w księgach rachunkowych. W rzeczywistości są nośnikami uporządkowanej informacji, gromadzą i rozpowszechniają cechy i wskaźniki transakcji biznesowych.

Następujące rejestry wyróżniają się wyglądem:

• książki;
• karty;
• darmowe prześcieradła.

Ze względu na sposób prowadzenia rejestru wyróżnia się następujące grupy:

• Rejestry chronologiczne. Rejestrują zdarzenia, które miały miejsce sekwencyjnie – od pierwszego do ostatniego.
• Rejestry systematyczne. W nich firma klasyfikuje zrealizowane transakcje według treści ekonomicznej (na przykład księga kasowa).
• Rejestry łączone.

Według kryterium treści informacji zawartych w rejestrach wyróżnia się:

• rejestry syntetyczne (na przykład zlecenie dziennika);
• rejestry analityczne (lista płac);
• rejestry połączone, w ramach których spółka prowadzi zarówno księgowość syntetyczną, jak i analityczną.

Więcej informacji na temat rejestrów księgowych można znaleźć w artykule „Rejestry księgowe (formularze, próbki)” .

Wyniki

Obecnie nie ma obowiązkowych formularzy i wykazów podstawowych dokumentów księgowych: każdy podmiot gospodarczy ma prawo samodzielnie określić formy podstawowych dokumentów, które będzie wykorzystywał w swojej działalności.

Jednocześnie najczęstszymi podstawowymi dokumentami księgowymi są te, które mają analogie wśród ujednoliconych formularzy zatwierdzonych przez Państwową Komisję Statystyczną.

Po sporządzeniu dokumentu pierwotnego konieczne jest przeniesienie z niego informacji do rejestru księgowego.

„Księgowość”, 2010, nr 6

Organy podatkowe zwracają uwagę na niewykorzystanie dokumentacji lub uchybienia w jej wykonaniu, co często staje się przedmiotem sporów sądowych. Czy korzystanie z tych formularzy jest obowiązkowe?

Ujednolicenie form podstawowej dokumentacji księgowej. Organy podatkowe mają prawo żądać od podatnika dokumentów stanowiących podstawę do obliczenia i zapłaty podatków w formularzach określonych przez odpowiedni federalny organ wykonawczy.

O jakich formach mówimy i czy takie są dokumenty?

Koncepcja ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej pojawia się w ustawie o rachunkowości. Ustalono, że pierwotne dokumenty księgowe są akceptowane do rachunkowości, jeżeli są skompilowane zgodnie z formą zawartą w albumach ujednoliconych formularzy pierwotnej dokumentacji księgowej.

Dokumenty, których forma nie jest przewidziana w tych albumach, muszą zawierać obowiązkowe dane wymienione w art. 9 tej ustawy. Albumy o ujednoliconych formularzach zostały zatwierdzone przez Państwowy Komitet Statystyczny Rosji, ale nie dla wszystkich sekcji rachunkowości (Tabela 1). Jak widać, albumy nie zostały stworzone dla ujednoliconych formularzy rozliczania wartości niematerialnych i prawnych, materiałów, środków trwałych, robocizny i jej płatności, pracy maszyn budowlanych, transakcji gotówkowych i wyników magazynowych.

Tabela 1

Lista albumów ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej

Pojęcie „albumu o jednolitych formach” nie podlega szerokiej interpretacji, a wykaz istniejących albumów podano w tabeli. 1 ma charakter kompleksowy.

Dekretem Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 8 lipca 1997 r. N 835 powierzono funkcje opracowywania i zatwierdzania albumów o ujednoliconych formularzach Państwowemu Komitetowi Statystyki Rosji, który później został przekształcony w Federalną Państwową Służbę Statystyczną (Rosstat). Ten ostatni nie miał jednak żadnych uprawnień w stosunku do form ujednoliconych.

Uznawanie decyzji federalnych organów wykonawczych za normatywne akty prawne. Przejdźmy do dekretu rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 13 sierpnia 1997 r. N 1009, który zatwierdził Zasady sporządzania regulacyjnych aktów prawnych federalnych organów wykonawczych i ich rejestracji państwowej (Zasady).

W okresie zatwierdzania decyzji w sprawie ujednoliconych formularzy Państwowy Komitet Statystyki Rosji był federalnym organem wykonawczym.

Uchwała federalnego organu wykonawczego uzyskuje status aktu prawnego pod warunkiem jej rejestracji przez Ministerstwo Sprawiedliwości Rosji. Sam fakt, że została opublikowana na podstawie dekretu Rządu Federacji Rosyjskiej, nie pozwala jeszcze na zakwalifikowanie jej jako regulacji prawnej. Żadna z interesujących nas decyzji Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji nie została zarejestrowana w Ministerstwie Sprawiedliwości Rosji.

Akty, które nie wymagają rejestracji w Ministerstwie Sprawiedliwości Rosji, nie uzyskują statusu aktów prawnych i nie zawierają norm prawnych obowiązujących wszystkie organizacje. Dlatego ujednolicone formularze zatwierdzone uchwałami Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji mają charakter doradczy.

W tym względzie na uwagę zasługują pisma Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 04.05.2009 N 07-02-10/24 oraz Federalnej Służby Podatkowej Rosji z dnia 27.07.2009 N 3-2-09/147, w których Poinformowano, że Rosstat, Ministerstwo Finansów Rosji, Federalna Służba Podatkowa Rosji nie mają uprawnień do wyjaśniania stosowania form podstawowych dokumentów księgowych. Dlatego też Pismo Ministerstwa Finansów Rosji z dnia 01.08.2001 N 16-00-14/364 zakazujące naszym zdaniem odstępstw od form „krajobrazowych” nie może mieć zastosowania.

Procedura wejścia w życie przepisów ustawowych i wykonawczych. Z klauzul 8 i 10 Dekretu Prezydenta Federacji Rosyjskiej z dnia 23 maja 1996 r. N 763, który określa tryb publikacji i wejścia w życie aktów Prezydenta Federacji Rosyjskiej, Rząd Federacji Rosyjskiej oraz regulacyjne akty prawne federalnych organów wykonawczych, wynika z tego, że akty prawne federalnych organów wykonawczych, które nie przeszły rejestracji stanowej ani nie zostały opublikowane w przewidziany sposób, nie pociągają za sobą skutków prawnych, ponieważ nie weszły w życie. Nie mogą służyć jako podstawa do regulowania odpowiednich stosunków prawnych lub nakładania sankcji na urzędników i organizacje za niezastosowanie się do zawartych w nich poleceń. Nie można na nich polegać przy rozstrzyganiu sporów. Podobne stanowisko zostało zawarte w Ustaleniach Sądu Konstytucyjnego Federacji Rosyjskiej z dnia 03.02.2006 N 58-O i z 02.11.2006 N 537-O.

Rejestracja państwowa osoby prawnej polega na nadaniu jej numeru rejestracyjnego. W związku z tym odniesienia w sporach podatkowych do decyzji Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji w sprawie zatwierdzenia ujednoliconych formularzy są niezgodne z prawem.

Spory podatkowe dotyczące stosowania formularzy ujednoliconych. Stosowanie zapisów dekretu nr 763 nie raz pozwoliło spółkom wygrywać spory podatkowe przed sądami polubownymi (tabela 2).

Tabela 2

Zastosowanie dekretu Prezydenta Federacji Rosyjskiej z dnia 23 maja 1996 r. N 763 w sporach podatkowych

Obecnie praktyka arbitrażowa w zakresie stosowania ujednoliconych formularzy rozwija się głównie na korzyść podatników.

Ujednolicone formularze transakcji gotówkowych. Zgodnie z klauzulą ​​12 Procedury przeprowadzania transakcji gotówkowych w Federacji Rosyjskiej, zatwierdzonej przez Bank Rosji z dnia 22 września 1993 r. N 40 (Procedura), transakcje gotówkowe są formalizowane przy użyciu standardowych międzywydziałowych formularzy podstawowej dokumentacji księgowej dla przedsiębiorstw i organizacji, które zostały zatwierdzone przez Państwowy Komitet Statystyczny Rosji. Procedurę uważa się za normatywny akt prawny na podstawie zarządzenia Banku Rosji z dnia 1 grudnia 1992 r. N 02-209. Wynika z tego, że uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji zatwierdzająca standardowe formularze dokumentacji pierwotnej ma charakter międzyresortowy. Klauzula 13 Regulaminu rachunkowości i sprawozdawczości finansowej w Federacji Rosyjskiej identyfikuje formularze standardowe z formularzami ujednoliconymi.

Jednak uchwała Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 18 sierpnia 1998 r. N 88 nie została zarejestrowana w Ministerstwie Sprawiedliwości Rosji. W związku z tym, naszym zdaniem, ujednolicone formularze transakcji gotówkowych nie są obowiązkowe.

Czy ujednolicone formularze mają zastosowanie w małych firmach? Klauzula 5 Standardowych Zaleceń dotyczących organizacji rachunkowości dla małych przedsiębiorstw (zarządzenie nr 64n) stanowi, że małe przedsiębiorstwa mogą korzystać z niezależnie opracowanych formularzy zawierających obowiązkowe dane przewidziane w ustawie o rachunkowości. Stanowisko to znajduje także potwierdzenie w Postanowieniu Naczelnego Sądu Arbitrażowego Federacji Rosyjskiej z dnia 10 kwietnia 2008 r. N 3856/08. Niemniej jednak nie zaleca się odwoływania się do zarządzenia nr 64n. Dlaczego?

Po pierwsze, nie jest zarejestrowana w rosyjskim Ministerstwie Sprawiedliwości, co oznacza, że ​​nie jest aktem prawnym. Dlatego też powołanie się na nią może zostać zakwestionowane przez organ podatkowy; po drugie, Zalecenia Modelowe zostały opracowane zgodnie z ustawą federalną nr 88-FZ z dnia 14 czerwca 1995 r., która stała się nieważna z dniem 1 stycznia 2008 r. w związku z przyjęciem ustawy federalnej nr 209-FZ z dnia 24 lipca 2007 r.

A co najważniejsze, kryteria dla małych przedsiębiorstw zawarte w starych i nowych ustawach nie są zbieżne.

Podsumowując, zauważamy, że księgowi często nie doceniają wymogu ust. 4 PBU 1/2008 dotyczącego zatwierdzania form podstawowych dokumentów księgowych w polityce rachunkowości, która nie zawiera żadnej wzmianki o ujednoliconych formularzach. Błędem jest jednak zakładanie, że organizacja ma prawo odmówić stosowania ujednoliconych formularzy. Konieczne jest albo opracowanie własnych formularzy, albo określenie, które szczegóły ujednoliconych formularzy można wykorzystać.

Organizacja nie ma wpływu na politykę rachunkowości swoich kontrahentów. A ponieważ ujednolicone formularze nie są obowiązkowe, nie ma prawa żądać ich przestrzegania od kontrahentów. O jakość dokumentów, które organizacja otrzymuje od nich, możesz jednak zadbać już na etapie zawierania umowy. Spełnienie uzgodnionego warunku można uzyskać od kontrahenta w sądzie.

E.Yu.Dirkova

Akademia Budżetu i Skarbu NIFI

Podstawowe dokumenty księgowe są ważne nie tylko w kwestiach księgowych, ale także w zakresie przepisów podatkowych, w szczególności ustalania zakresu obowiązków. Dlatego niezwykle ważne jest, aby osoby odpowiedzialne za sporządzanie dokumentacji podstawowej znały wszystkie niuanse księgowe, a ponadto rozumiały ich klasyfikację, aby uprościć pracę.

Co to są podstawowe dokumenty księgowe

Za dokumenty pierwotne uważa się te, które rejestrują pewne czynności gospodarcze, które zostały już przeprowadzone. Możesz pozostawić wpis w księgowości i wprowadzić go do rejestru tylko wtedy, gdy posiadasz pierwotną dokumentację księgową. Jest uważany za integralną część systemu zarządzania przedsiębiorstwem. Na tej podstawie można śmiało stwierdzić, że pierwotne dokumenty księgowe są dokumentacją potwierdzającą dokonane transakcje, związane z działalnością gospodarczą podmiotu, które przyniosły skutek gospodarczy.

Klasyfikacja

Wszystkie punkty mające wpływ na kwestię dotyczącą przedmiotu podstawowego podlegają przepisom i normom 402-FZ. Rozporządzenie stanowi, że zaświadczenia te są potrzebne przy kontaktach z organami podatkowymi jako potwierdzenie prawidłowości obliczeń. Oznacza to, że urzędnicy skarbowi nie będą mieli żadnych skarg na proces ustalania podstawy opodatkowania.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami dokumentacja pierwotna podlega obowiązkowemu przechowywaniu przez 4 lata. W tym okresie organy podatkowe mogą w dowolnym momencie zażądać dokumentów do zbadania i weryfikacji. Ponadto dokumentacja pierwotna często pełni rolę dowodu w postępowaniu sądowym.

Warto zauważyć, że konkretne formy dokumentacji pierwotnej nie są ustalone na poziomie legislacyjnym. W tej kwestii podmiot gospodarczy ma możliwość wyboru opcji, która zaspokoi jego potrzeby i będzie dobrą pomocą w dalszej pracy.

Podstawowe dokumenty księgowe: lista

Z reguły pełna lista certyfikatów pełniących podstawowe funkcje pozostaje niezmieniona i jest zatwierdzana na najwyższym poziomie. Obecnie do tej kategorii zaliczają się:

1. Porozumienie. Określają szczegółowe warunki transakcji, obowiązki stron oraz kwestie finansowe. Ogólnie rzecz biorąc, wskazane są tutaj wszystkie warunki, które są w ten czy inny sposób związane z transakcją. Należy pamiętać, że w przypadku niektórych transakcji pisemna umowa nie jest wymagana. Tym samym od chwili otrzymania przez Kupującego dowodu sprzedaży transakcję uważa się za zawartą.
2. Konta. Za pomocą tego typu dokumentów kupujący potwierdza chęć zapłaty za towar (usługi) sprzedającego. Ponadto faktury mogą zawierać dodatkowe warunki transakcji oraz rejestrować konkretne ceny, które sprzedawca ustala za swoje produkty i usługi. Jeżeli z jakiegoś powodu kupujący nie jest zadowolony z przedstawionego mu produktu (usługi), ma on prawo żądać zwrotu środków na podstawie faktury.
3. Lista rzeczy do spakowania. Wyświetla pełną listę wszystkich przesyłanych towarów lub materiałów. Fakturę należy wystawić w kilku wersjach w zależności od ilości uczestników transakcji.
4. Akt przyjęcia i przekazania. Jest on sporządzany na podstawie wyników świadczenia usługi jako potwierdzenie, że wynik pracy spełnia wcześniej określone kryteria i jest w pełni zatwierdzony przez stronę otrzymującą.
5. Paski wypłat. Wyświetlają wszelkie kwestie związane z rozliczeniami płacowymi z zatrudnionym personelem. Ponadto powinny się tu znaleźć wszelkie informacje dotyczące premii, dopłat i innych mechanizmów zachęt finansowych dla pracowników.
6. Świadectwa odbioru i przekazania nr OS-1. Dokumentacja tego typu służy do ewidencji wszelkich czynności związanych z wejściem lub wyjściem środków trwałych.
7. Dokumenty gotówkowe, które obejmują przychodzące i wychodzące zlecenia kasowe, a ponadto księgę kasową. Zawierają informacje dotyczące transakcji finansowych dokonanych w ramach sprzedaży.

Klasyfikacja

Rodzaje dokumentów podstawowych w rachunkowości są dość zróżnicowane i zależą przede wszystkim od konkretnego celu wykorzystania dokumentu w dającej się przewidzieć przyszłości. Najbardziej popularną cechą klasyfikacyjną jest jednak podział dokumentacji pierwotnej na wewnętrzną i zewnętrzną.

Dokument wewnętrzny jest własnością firmy i jest przez nią wydawany w celu rozwiązania określonych kwestii. Jest on opracowany przez specjalistów firmy i ma zastosowanie wyłącznie na obszarze jurysdykcji tej firmy. Do tej kategorii zaliczają się zatem te dokumenty, które są niezbędne do efektywnego prowadzenia działalności gospodarczej w ramach jednej firmy. Jednocześnie, jeśli dokument otrzyma firma z zewnątrz lub zostanie opracowany przez specjalistów firmy, a następnie przekazany innym osobom prawnym (organom podatkowym, klientom itp.), wówczas zostanie uznany za zewnętrzny.

Z kolei dokumenty wewnętrzne również mają swoje własne cechy klasyfikacyjne, które pozwalają na pogrupowanie ich w trzy kategorie:

1. Administracyjny (organizacyjny). Wskazują informacje, które muszą zostać przekazane pracownikom firmy, oddziałom strukturalnym i oddziałom oraz ich menadżerom. Z ich pomocą firma wydaje określone zamówienia, których należy dokładnie przestrzegać. W tej grupie znajdują się różnorodne zamówienia, instrukcje i wiele więcej.
2. Wykonawczy (odciążający), które początkowo przedstawiają fakty potwierdzające przeprowadzenie określonych operacji gospodarczych i ich zakończenie.
3. Dokumenty księgowe. Kategoria ta ma charakter ogólny i jest potrzebna do usystematyzowania informacji zawartych w innych opracowaniach i ich dalszego zebrania w jeden dokument.

W pewnych okolicznościach dokumentację można również łączyć. Do tej grupy zaliczają się te dokumenty, które mogą jednocześnie zawierać kluczowe cechy dokumentacji organizacyjnej i pomocniczej. Najbardziej uderzającymi przykładami są różne zamówienia gotówkowe, wymagania, raportowanie z wyprzedzeniem i wiele innych.

Rejestry księgowe i ich klasyfikacja

Dokonując jakiejkolwiek transakcji, przygotowywana jest pierwotna dokumentacja. Po całkowitym wypełnieniu wszystkie informacje w nim określone muszą zostać zduplikowane w odpowiednim rejestrze księgowym. I jest to swego rodzaju nośnik, który gromadzi podstawowe informacje o transakcji. W oparciu o istotę rejestru można wyróżnić kilka kryteriów klasyfikacyjnych. Na przykład z wyglądu rejestry pojawiają się użytkownikom w postaci książek, prostych arkuszy i kart indeksowych.

W oparciu o mechanizmy prowadzenia rejestru można wyróżnić jeszcze trzy grupy:

1. Chronologiczny, w którym wszystkie zdarzenia, które miały miejsce, są wskazane ze ścisłym zachowaniem ram czasowych. Oznacza to, że najpierw musisz wskazać te operacje, które miały miejsce wcześniej i tak dalej. Takie rejestry są najbardziej złożone, ponieważ zawierają ogromną ilość informacji i często można pominąć pewne działania.
2. Systematyczny, w którym początkowo wszystkie transakcje są wprowadzane w formie wskaźników ekonomicznych. Rejestry tego typu odzwierciedlają zatem efekt ekonomiczny dokonanych transakcji gospodarczych oraz analizują wskaźniki wydatków i dochodów. Najbardziej uderzającym przykładem systematycznego rejestru jest księga kasowa.
3. Łączny, które mają podstawowe cechy zarówno rejestrów systematycznych, jak i chronologicznych.

Treść dokumentacji podstawowej

Wielu użytkowników ma pytania dotyczące tego, co stanowi podstawowe dokumenty księgowe i jakie wymagania się do nich odnoszą. Na poziomie legislacyjnym zapisano kilka przepisów stanowiących, że w dokumentach pary pierwotnej muszą znajdować się określone informacje. W szczególności, zgodnie z art. 9 ust. 2 ustawy federalnej nr 402, podstawowa dokumentacja musi zawierać następujące informacje:

• Tytuł dokumentu;
• Data przygotowania;
• informacje o osobie, która sporządziła określony dokument (pełna nazwa przedsiębiorstwa);
• istotę działalności gospodarczej związanej z tym dokumentem;
• kalkulacje finansowe dotyczące transakcji;
• podpisy urzędników odpowiedzialnych za transakcję oraz ich inicjały.

Przykładowy podstawowy dokument księgowy

Zasady sporządzania dokumentów

Ustawodawca ustanawia pewne zasady sporządzania podstawowych dokumentów księgowych. Dlatego jednym z kluczowych wymagań jest dokładność oraz brak błędów gramatycznych, interpunkcyjnych i literówek. Jeśli służba podatkowa wykryje pewne niedociągnięcia, sprawca naruszenia będzie musiał przerobić dokument, a jeśli naruszenie się powtórzy, możesz zostać ukarany karami. Ogólnie rzecz biorąc, w tej kwestii należy zwrócić szczególną uwagę na następujące zalecenia:

1. Dozwolone jest używanie długopisów i długopisów, specjalnego sprzętu komputerowego i komputerów.
2. Kompilację można rozpocząć, gdy planowane jest przeprowadzenie określonych transakcji biznesowych, które należy wyświetlić. Jednocześnie w wyjątkowych sytuacjach istnieje możliwość sporządzenia dokumentu już po zakończeniu transakcji.
3. Wszystkie dane obliczeniowe muszą być przedstawione zarówno w formie numerycznej, jak i pisemnej. Dlatego obok każdego numeru powinien znajdować się podpis.
4. Niezwykle ważne jest wypełnienie wszystkich danych wskazanych w formularzu. Jeśli z jakiegoś powodu nie ma informacji, nie możesz zostawić pustej linii. Powinna pojawić się w nim myślnik.

Jeśli nie zastosujesz się do tych zaleceń, możesz napotkać znaczne trudności. Tym samym, jeśli podczas kontroli służba podatkowa uzna dokument za nieprawidłowy, pojawią się wątpliwości co do prawidłowości dokonanych obliczeń i ustalenia podstawy opodatkowania.

Jeśli z jakiegoś powodu konieczne jest dokonanie pewnych korekt, pod żadnym pozorem nie należy stosować korektorów i cieniowania, ponieważ są one niedopuszczalne. Korekty można dokonać w następujący sposób:

1. Korekcja konturu. W przypadku podania nieprawidłowej informacji należy ją przekreślić cienką linią i obok niej wskazać informację prawidłową. W takim przypadku w miejscu każdej takiej korekty musi znajdować się przypis. „Poprawiona wiara” ze wskazaniem daty sprostowania i podpisem urzędnika, który dokonał sprostowania. Zwracamy jednak uwagę, że w przypadku dokumentów wykazujących otrzymanie i wydatkowanie środków, metoda ta będzie niewłaściwa.
2. Dodatkowy wpis. Metodę tę stosuje się w sytuacjach, gdy łączne wartości transakcji realizowane są przy znacznie obniżonych wskaźnikach. Aby nie sporządzać dokumentu od nowa, można dokonać dodatkowych zapisów na brakujące kwoty w bieżącym lub następnym okresie.
3. Odwrócenie. Błędny wpis korygowany jest za pomocą wartości ujemnych. Wszystkie nieprawidłowe informacje są powtórzone czerwonym atramentem, a obok nich wskazano prawidłowe wpisy.

Raport pierwotny można sporządzić zarówno w formie pisemnej, jak i elektronicznej. Ostatnio wiele firm powielało informacje i zestawiało je zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Te pierwsze są następnie wykorzystywane do celów wewnętrznych, ale kopie elektroniczne są na żądanie przekazywane do weryfikacji Federalnej Służbie Podatkowej.

Można wyciągnąć kilka wniosków. Państwo nie zatwierdza żadnych obowiązkowych formularzy dokumentacji pierwotnej, co daje podmiotom gospodarczym prawo do samodzielnego określenia formy dokumentu, który będzie w przyszłości stosowany w praktyce. Niezwłocznie po rejestracji dokumentu wszystkie dane z niego muszą zostać przekazane do rejestru księgowego.

Rejestracja szerokiej gamy podstawowych dokumentów księgowych jest integralną częścią codziennej praktyki biznesowej każdego przedsiębiorstwa. Podstawowe dokumenty księgowe wykorzystywane są w działalności kadrowej i finansowej. W tym artykule omówione zostanie przygotowanie i przechowywanie tych dokumentów.

Z artykułu dowiesz się:

Obowiązkowe formy podstawowych dokumentów księgowych

Dokumenty pierwotne zawierają informacje księgowe, na podstawie których dokonuje się potwierdzenia realizacji działań zarządczych lub transakcji biznesowych. W działalności gospodarczej i organizacyjnej przedsiębiorstwa papiery tego typu znajdują bardzo szerokie zastosowanie.

W najbardziej ogólnej formie obieg dokumentów dowolnej organizacji można podzielić na trzy duże grupy:

• Dokumenty zarządcze. Za pośrednictwem dokumentów biznesowych tej grupy decyzje administracyjne są odbierane i przekazywane. Należą do nich także artykuły zawierające informacje wykorzystywane do sporządzania różnych raportów. Z kolei na podstawie tych raportów podejmowane są decyzje zarządcze;
• Dokumenty personalne. Dokumenty te zawierają informacje o personelu przedsiębiorstwa, dane dotyczące akt osobowych, a także o organizacji pracy z personelem. Dotyczy to także informacji o rotacji personelu, danych o zmianach stanowiskowych i zwolnieniach pracowników. W tej grupie znajdują się także informacje o nagrodach i karach. Wreszcie harmonogramy urlopów, harmonogramy zatrudnienia i wszystkie podstawowe akta osobowe to kolejny rodzaj dokumentów personalnych.
• Dokumenty księgowe i finansowe. W dokumentach tych znajdują się informacje dotyczące działalności gospodarczej i produkcyjnej przedsiębiorstwa. Do tej grupy zalicza się planowanie, księgowość, raportowanie analityczne i finansowe, różnego rodzaju umowy, regulaminy i wszystkie podstawowe dokumenty księgowe.

Standardowe formularze podstawowych dokumentów księgowych

W 2017 roku zarówno w księgach kadrowych, jak i księgowych występują różne formy dokumentów pierwotnych. Obejmuje to również dokumenty uzupełniające i uzupełniające zawierające wstępne informacje o różnych rodzajach działalności organizacyjnej i gospodarczej organizacji. Z uwagi na to, że dokumenty pierwotne, sporządzone według ustalonych zasad, mają znaczenie prawne, dokumenty te stają się potwierdzeniem faktu dokonania czynności organizacyjnej lub dokonania transakcji gospodarczej i są wypełniane niezwłocznie po tym fakcie. wystąpił.

Wykaz form podstawowych dokumentów księgowych

Dokumentacja kadrowo-księgowa prowadzona jest w oparciu o standardowe formularze dokumentów pierwotnych. Zatem te dokumenty biznesowe dzielą się odpowiednio na podstawowe dokumenty kadrowe i księgowe.

Na przykład podstawowe akta osobowe obejmują kartę osobistą pracownika, polecenie udzielenia urlopu lub polecenie przeniesienia pracownika, tabelę personelu, harmonogram urlopów, polecenie zwolnienia, polecenie wysłania w podróż służbową , zaświadczenie o podróży, jeśli będzie nadal wykorzystywane przez organizację w 2017 r., nakazy nagradzania i karania pracowników.

Rodzaje podstawowych dokumentów księgowych są znacznie bardziej zróżnicowane. Należą do nich np. ewidencja czasu pracy, rozliczenia z pracownikami dotyczące wynagrodzeń, dowody transakcji gotówkowych i handlowych, wpływy pieniężne otrzymane w wyniku rozliczeń z osobami fizycznymi podczas transakcji, dokumenty rozliczeniowe i płatnicze, ewidencja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych. wiele więcej.

Należy pamiętać, że dokumenty pierwotne, ze względu na ich pochodzenie, można podzielić na zewnętrzne i wewnętrzny. Zewnętrzne, tj. przychodzące ze źródeł zewnętrznych, reprezentują różne polecenia zapłaty, wezwania do zapłaty, żądania-zlecenia i faktury. Wewnętrzne, czyli utworzone w firmie, są czterech typów: administracyjne, księgowe, wykonawcze i połączone.

Przeczytaj także:

W 2017 r. Głównym dokumentem, na podstawie którego prowadzone jest tworzenie archiwów organizacji i przechowywanie dokumentów pierwotnych wszystkich typów omówionych powyżej, pozostaje ustawa federalna z dnia 22 października 2004 r. nr 125 ustawa federalna. Jak wynika z tego aktu prawnego, okresy przechowywania dokumentów biznesowych określają nie tylko przepisy federalne, ale także inne przepisy.

Stosowanie formularzy podstawowych dokumentów księgowych

Wraz z wprowadzeniem kilka lat temu nowej ustawy federalnej „O rachunkowości” formy podstawowych dokumentów księgowych zawarte w albumach ujednoliconych form podstawowej dokumentacji księgowej stały się opcjonalne. W związku z tym pracownicy działu personalnego, działu księgowości i placówek oświaty przedszkolnej stanęli przed logicznym pytaniem - czy muszą opracowywać własne formularze, czy też nadal korzystać ze starych, zatwierdzonych przez Państwową Komisję Statystyczną?

Korzystanie ze starych formularzy

Aby opracować własne wersje podstawowych formularzy dokumentacji księgowej, pracownicy tych działów potrzebują specjalistycznej wiedzy i doświadczenia. Decydując się na opracowanie własnych formularzy, należy jasno ocenić wykonalność tego kroku.

Istniejące ujednolicone formularze w dalszym ciągu pozostają aktualne i spełniają swoją funkcję księgową. Co więcej, jeśli są adekwatne do procesów biznesowych zachodzących w organizacji, to nie ma sensu przestawiać się na nowe formy.

Należy także mieć na uwadze, że pracownicy organów regulacyjnych są bardziej wyrozumiali wobec starych formularzy i uprzedzeni do nowych. Jeśli dojdzie do sporu pracowniczego, łatwiej będzie go wygrać, jeśli skorzystasz ze starych form pierwotnej dokumentacji.

Kolejnym argumentem przemawiającym za dotychczasowymi formularzami jest to, że jeśli prowadzimy ewidencję dokumentacji za pomocą oprogramowania, to dalsze korzystanie z ujednoliconych formularzy nie będzie wymagało zmian w istniejących systemach.

Dla niektórych spółek, przede wszystkim wspólnych przedsięwzięć lub oddziałów firm zagranicznych w Rosji, przejście na nowe formy może być bardzo istotne. Faktem jest, że muszą jednocześnie prowadzić ewidencję zgodnie z prawem obowiązującym w ich kraju i zgodnie z ustawodawstwem rosyjskim. Opracowanie własnych formularzy uwzględniających wszystkie szczegóły wymagane przez prawo obu krajów pozwoli im uniknąć podwójnego przygotowywania dokumentów.

Pamiętaj o tym, nawet jeśli zdecydujesz się zachować Praca w biurze korzystając ze starych formularzy, będziesz musiał wprowadzić w nich pewne zmiany. Na przykład usuń kody OKUD i OKPO, usuń link do uchwały Państwowego Komitetu Statystycznego, przydziel miejsce na rozszyfrowanie podpisu osoby podpisującej dokument (nazwisko i inicjały) itp.

Zastosowanie nowych formularzy

Pierwszym krokiem w opracowaniu nowych formularzy powinno być określenie, kto będzie wykonywał to zadanie. Zgodnie z prawem odpowiedzialność za opracowanie takich formularzy spoczywa na osobie zajmującej się księgowością. Problem w tym, że dokumentami podstawowymi są nie tylko dokumenty księgowe, ale także dokumenty kadrowe. Pracownik księgowości może nie znać wszystkich zawiłości zarządzania dokumentacją kadrową. Dlatego konieczne jest zaangażowanie pracownika działu HR w rozwój nowych formularzy.

Nasza rekomendacja przy tworzeniu ujednoliconych formularzy dla przedsiębiorstwa jest taka, aby część szablonowa formularza była sformułowana bardzo krótko, aby uniknąć możliwości podwójnej interpretacji tekstu. Wskazane jest stosowanie szablonów, szablonów, standardowych zwrotów i wyrażeń: „Kontrola wykonania (nazwa dokumentu) powierzona jest (stanowisko i nazwisko), „W związku z...”, „Biorąc pod uwagę... ", "Oparte na...".

Nie spiesz się, aby porzucić często używane formularze - arkusze czasu pracy, harmonogramy urlopów, tabele personelu - możesz na ich podstawie tworzyć nowe formularze. Jeśli starsze formularze wydają się zbyt obciążone danymi, możesz je uprościć i usunąć niektóre wiersze, kolumny lub zbędne informacje.

Podajmy przykład. Istnieje standardowy formularz nr T-3 ” Tabela personelu" Zawiera kolumny 6, 7 i 8, przeznaczone do ewidencji świadczeń przysługujących pracownikowi. Jeśli te kolumny nie są już potrzebne, można je usunąć.