Форма на сравнителен лист на резултатите от инвентаризацията на промишлено предприятие. Примерен лист за сравнение на резултатите от инвентаризацията на инвентара. Защо резултатите се различават?

Констатирано е отклонение от счетоводните данни. Той съдържа информация само за тези инвентарни позиции, за които са открити несъответствия. Сравнителен лист на резултатите от инвентаризацията- задължителен документ в случай на неправилно класифициране, когато е възможно да се компенсират липси с излишни стоки от същия клас, както и в ситуации, когато е невъзможно да се компенсират едни стоки с други. Формулярът може да се попълни ръчно или на компютър. Правилата за попълване на съвпадащия лист са одобрени със заповед на Министерството на финансите на Русия от 13 юни 1995 г. № 49 (клауза 4.1).

Съответстващ лист INV-19. Формуляр (изтегляне)

Законът ви позволява сами да разработите форма на сравнителен лист на резултатите от инвентаризацията. Но въпреки това е много по-удобно да използвате съществуващия формуляр за съответстващ лист INV-19 - можете да го изтеглите на тази страница. След това вижте попълнената извадка и всичко, което трябва да направите, е да въведете вашите данни според дадения пример.

Изявление за сравнение: изтеглете формуляра

Пример за попълване на лист за съответствие INV-19

За да ви бъде още по-лесно да въведете правилно всички данни в документа, изтеглете попълнения примерен лист за съответствие на инвентара по-долу. А в следващия раздел разберете подробно за процедурата по регистрацията му.

Съответстващ лист INV-19: изтеглете примерно попълване

Формулярът за съответствие се попълва от счетоводния персонал в два екземпляра. Единият се дава на финансово отговорното лице (например складодържател), другият остава в счетоводния отдел.

В реда „Организация“ посочете пълното име на организацията.

На следващия ред се посочва в коя конкретна структурна единица е извършена инвентаризацията. Например склад или отдел.

Дясната страна на страница 1 от изявлението

Формуляр съгласно OKUD (общоруски класификатор на управленската документация), формуляр съгласно OKPO (общоруски класификатор на предприятия и организации), в колоната „Вид дейност“ - код на сектора на националната икономика (OKONH), който е възложено от Държавния статистически комитет на Русия. В тази колона посочете номера и датата на документа, който е станал основа за описа. Следва - началната и крайната дата на инвентаризацията. Колоната „Тип транзакция“ трябва да се попълни само ако вашата организация използва система за кодиране. В този случай кодът на операцията се въвежда в него.

Още два реда „Номер на документа“ и „Дата“, които се намират по-долу, се отнасят директно до съвпадащия лист - в него трябва да посочите неговия сериен номер и съответно датата, на която е попълнен документът.

Колона 1 - пореден номер на инвентарната стойност.

Колона 2 - пълно наименование, предназначение и кратко описание на инвентарните позиции.

Колона 3 - номер на артикул, зададен във вашата организация.

Колона 4 - код на мерната единица на продукта съгласно OKEI (Всеруски класификатор на мерните единици).

Колона 5 - наименование на мерната единица на продукта.

Колона 6 - инвентарен номер.

Колона 7 - номер на паспорт (попълва се за стоки и материали, за които се изисква паспорт).

Колони 8-11 - количество и размер на себестойността на излишни и липсващи стоки.

Колони 12-17 - изясняване на записи, свързани с излишъци и липси.

В долната част на извлечението се посочва датата, към която е извършена инвентаризацията, както и трите имена на материално отговорното лице или лица.

Колони 18-23 - резултати от тестове за неправилно оценяване.

Колони 24-26 - количество стоки, сума и номер на сметка, по която се капитализира излишъкът.

Колони 27-32 - крайното количество и размер на недостига на инвентарни позиции. Колоните се повтарят по двойки, за да е възможно да се припишат липси на виновните страни (не повече от три).

Ако някои колони са оставени празни (например не е възможно повторно изчисление), те трябва да бъдат задраскани.

Декларацията за съответствие се подписва от главния счетоводител, а също и след преглед от финансово отговорното лице (лица).

Всеки служител, който е пряко свързан с материални активи, може да ви каже какво е съвпадащ лист. Той също така може да обясни важността на изготвянето на този документ.

Основни понятия

Работата с материални активи е проста само на пръв поглед. Има много функции и клопки. Това е, което се опитва да открие документ, наречен съвпадащ лист. Какво е това и защо е толкова високо оценено значението му? Като начало трябва да се отбележи, че всяко предприятие постоянно води записи на всички налични видове ценности. Те обикновено включват:

• дълготрайни активи;
• инвентарни позиции;
• Завършени продукти;
• нематериални активи.

Всеки от тези видове има собствено влияние върху производствения процес. Следователно, за правилната организация на работата е необходимо да имате ясна представа за тяхната действителна наличност. За тази цел постоянно се извършват инвентаризации, въз основа на резултатите от които след това се формира отчет за съответствие.

Защо се прави това и какво ви позволява да видите такъв документ? На практика отчетът за сравнение позволява да се регистрира фактът на възможно несъответствие между действителната наличност на конкретни стойности, получени в резултат на инвентаризация, и техния количествен показател според счетоводните данни.

Коректност на дизайна

Още през 1998 г. Държавният статистически комитет на Русия издаде Резолюция № 88, в която, след като направи някои промени, одобри няколко унифицирани форми. Те трябваше да улеснят процеса на поддържане на първичното счетоводство и да увеличат производствения контрол на всеки етап. В този документ формата на изявлението за съвпадение е представена в два различни типа:

1. ИНВ-18. Съставя се въз основа на окончателните резултати от предварителна инвентаризация на дълготрайните активи на дадено предприятие и неговите нематериални активи.
2. ИНВ-19. Използва се за водене на сравнителни записи на всички инвентарни позиции.

Редът на образуване на двете форми е почти еднакъв. Първо отговорният служител в присъствието на специално създадена за целта комисия извършва инвентаризация. След това резултатите от него се сравняват с данните, налични в момента в счетоводния отдел. В резултат на това се генерира нов документ.

Той съдържа подробно описание на всички установени несъответствия. Освен това всяка позиция е описана подробно, като се посочва причината за несъответствието. Формулярите се изготвят в 2 екземпляра наведнъж. Единият по правило остава при счетоводителя, а вторият се взема от финансово отговорното лице.

Извършване на проверка на ДМА

Проверките на запасите в предприятията трябва да се извършват постоянно. Това дава възможност да се следи състоянието на всеки показател и да сте наясно с реалното състояние на нещата. За извършване на проверка на дълготрайни активи и нематериални активи се използват съответно формуляри № INV-1 и № INV-1a, одобрени със същата резолюция. След приключване на работата се съставя сравнителен лист. Образецът е формуляр, поставен върху стандартни листове А4.

Първата страница съдържа цялата информация за компанията:

• наименованието на организацията и структурното звено, където се извършва проверката;
• кодове (ОКУД и ОКПО), както и вида на дейността си.

След това се отбелязва основата за провеждане на това събитие (инструкция или заповед), като се посочва неговият номер и дата. Тук също се записват началото и краят на работа. Следва името, датата и номера на самия документ. По-долу е посочена датата, на която се извършва проверката, както и материално отговорното лице (трите имена и длъжност). След това идва маса, която се поставя от двете страни на листа. Той включва единадесет колони, които описват напълно позицията на всеки отметнат обект. На всяка страница се съставя резултатът от инвентаризацията чрез изчисляване на установените излишъци и липси. Протоколът се подписва от двамата служители, като всеки от тях взема по един екземпляр от попълнения формуляр.

Проверка на наличността на материалите

По подобен начин се съставя сравнителен лист на резултатите от инвентаризацията на съществуващи инвентарни позиции. Извършва се предварителна инвентаризация, въз основа на резултатите от която се генерират следните документи:

1. INV-3, където се вижда общото наличие на инвентарни позиции.
2. INV-4, който показва изпратените материали.
3. INV-5 записва приетите за съхранение ценности.

Чрез сумиране на всички получени данни се генерира извлечение във формуляра INV-19.

„Заглавката“, която съдържа основна информация за предприятието, се попълва по същия начин като предишния формуляр. Следва таблица, която трябва да има тридесет и две колони. Всеки материал (продукт) се подписва по всички налични показатели:

1. Колони от 1 до 7 съдържат описанието му (наименование, кодове, мерна единица, инвентарен номер и данни от технически паспорт).
2. Колони от 8 до 11 съдържат информация за липси и излишъци в количествено и парично изражение.
3. От 12 до 23 колони показват резултата от регулирането на отклоненията и данните за неправилното класифициране.
4. От колони 24 до 32 се записват окончателните липси и излишъци за проверяваните материали.

Актът се подписва и от двамата участници в проверката, като всеки от тях запазва екземпляр от съставения документ.

Ако по време на проверката са констатирани несъответствия между данните, получени в резултат на инвентаризацията и данните, които са предоставени като счетоводни данни, се изготвя сравнителен акт, в който Резултатите от инвентаризацията се записват с формуляра INV-18.

Всяка организация редовно проверява състоянието и действителната наличност на имота. Инвентаризацията се извършва от комисия, членовете на която са одобрени от официалното ръководство на дружеството, подробностите за които са записани в съответния ред (). При последваща проверка на състоянието на имуществото на предприятието се съставя инвентарен списък ().

При проверка на нематериални активи трябва да попълните.

След въвеждане на всички актуални данни, те се съпоставят с предварително предоставените счетоводни данни, предоставени от счетоводния отдел. Разкриват се съществуващи излишъци и липси. Цялата тази информация трябва да бъде записана във формуляра INV-18 (декларация за съответствие). А инвентарните позиции са под формата на INV-19. Дълготрайните активи и нематериалните активи се вписват в общия формуляр INV-18.

Декларация за сравнение на резултатите от инвентаризацията

• Документът съдържа две страници.
• Главната страница съдържа следната информация:

- Име на организацията;

– наименование на отдела (ако инвентаризацията е извършена в конкретен отдел);

• Инвентаризацията се извършва въз основа на заповед, изготвена във формуляр INV-22. Главната страница трябва да съдържа информация за датата на поръчката и нейния номер. Освен това се въвежда и информация за началото и края на проверката. Трябва да се изпише извън поръчката.
• Датата и присвоеният номер са посочени на съответния лист.

• След това се записва информация за деня, в който са съставени окончателните данни за описа.
• Записва се пълното име на лицето, което носи финансова отговорност за проверяваното имущество.
• В таблицата се въвеждат данни за позициите, за които има несъответствия. Отделен ред в таблицата се разпределя за отделен тип дълготраен актив или съществуващи нематериални активи (в него има 11 колони). Всяка колона е присвоена на конкретна информация.

– Колона 1 – пореден номер;

– Колона 2 – наименование и кратка информация за нематериалния актив или актива;

– Колона 3 – ако имотът, за който е установено несъответствие, е нает от някого, то в тази колона се въвежда информация за наемодателя (име и условия);

– Колони 4,5,6 – номера на инвентарни позиции (номер на паспорт, инвентарен номер и фабричен номер);

– Колони 8,9 – колони, предназначени за записване на излишъци (количество и себестойност);

– Колони 10 и 11 – в тези колони се въвежда информация за липсата (наименование, цена и количество).

• По-долу, в реда „общо“, се показват общите данни, общият брой идентифицирани артикули (излишък и недостиг), както и общата себестойност.
• Назначава се счетоводител, отговарящ за попълването на съвпадащия лист. Той въвежда данни в този документ от формуляра INV-1 (инвентарен списък), който трябва да бъде прехвърлен в счетоводния отдел от членовете на комисията след приключване на одита.
• След проверка на всички данни в описа и попълване на съответния лист, счетоводителят заверява листа с подписа си.
• В допълнение към счетоводителя, служителят, който се счита за финансово отговорно лице, също трябва да остави подписа си върху формуляра за извлечение, потвърждавайки съгласието си със свидетелските показания, записани във формуляра INV-18. Ако има повече от един такъв служител, тогава всеки трябва да подпише документа.
• Последният документ, в който се въвеждат данни, е отчетът за резултатите (формуляр INV-26), в който се записват крайните показатели.

Ако резултатите от инвентаризацията се различават от данните, отразени в счетоводните документи, е необходимо да се състави т.нар. Обикновено се използва специален формуляр INV-19, който е доста удобен и прост. Формуляр и готов пример за дизайн на документ, функции, на които е важно да обърнете внимание - говорете за всичко това точно сега.

Извършването на счетоводство е задължителна процедура, по време на която почти винаги неизбежно се откриват несъответствия:

• излишък;
• недостиг.

Всички тези несъответствия трябва да бъдат записани писмено. Процедурата за отчитане е необходима преди всичко за самата компания, защото:

1. Благодарение на подробното счетоводство можете правилно да съставите счетоводни документи.
2. Възможно е да се анализират причините за недостига и да се намалят обемите им.
3. Можете да видите слабости в системата за съхранение, транспортирането на стоки в рамките на предприятието и в работата на служителите, което води до несъответствия в резултатите.

ЗАБЕЛЕЖКА. Изявлението се попълва във всички случаи по време на счетоводството - както планирано, така и извънредно (например след уволнение на едно финансово отговорно лице и прехвърляне на правомощията му на нов служител).

Защо резултатите се различават?

Очевидно е, че резултатите от преброяването на стокови единици, материали, суровини, продукти и други материални активи могат да се различават от представените в счетоводните документи поради невнимание. Освен това грешка може да възникне на няколко етапа наведнъж или на един от тях:

1. Грешките по време на броенето са най-вероятната и реална причина.
2. Грешки при изготвяне на конкретен документ с баланси.

Наред с това причините за несъответствията могат да бъдат свързани със следните фактори:

• повторно класиране;
• кражба;
• загуба на вещ (поради невнимание);
• грешка на касата (артикулът не е перфориран и просто е „предаден“ на касата).

Анализирането на конкретни причини винаги е сложен процес. По правило резултатите от само една инвентаризация, представени в изравнителния лист, не са достатъчни. Ще се наложи извършването на поредица от проверки (включително и извънпланови) за установяване на конкретните причини за несъответствията.

Процедура за пълнене

Резултатите с несъответствия не се въвеждат веднага във формуляра. Обикновено процедурата изглежда така:

1. Работниците, участващи в инвентаризационната комисия, установяват липси и/или излишъци.
2. Те веднага записват тази информация в личните си документи (чернова).
3. След това данните се проверяват отново, за да се изключи възможността за грешка поради невнимание (обикновено друг служител ги преизчислява за по-голяма надеждност).
4. Ако се потвърди, че фактът на недостиг или излишък действително съществува, резултатът от инвентаризацията се прехвърля в окончателния вариант - т.е. на съответния лист.

Формуляр и образец на документ

Ако използвате най-често срещания формуляр INV-19, просто трябва да попълните правилно всички полета. Ако разработите и използвате свой собствен образец, тогава при изготвянето му е важно да вземете предвид, че документът съдържа следната информация:

1. Име на организацията, вид на нейната дейност, кодове OKUD и OKPO.
2. Линк към документа, който регламентира началото на инвентаризацията - обикновено се публикува съответен, в който са посочени срокът на процедурата, отговорниците и председателят на комисията.
3. Времето на инвентаризацията е началната и крайната дата (понякога те могат да съвпадат).
4. Номер на документа (използва се поредна номерация през цялата година или за други периоди - по преценка на администрацията).
5. Трите имена, пълното наименование на длъжността на отговорното лице. Това може да бъде управител на склад, управител на отдел, старши касиер/продавач, администратор и др.
6. Основната част от сравнителния лист е представена под формата на таблица, в която се записват резултатите от инвентаризацията. Необходимо е да се посочат само онези групи стоки, за които е установен дефицит и/или излишък (включително в резултат на неправилно класифициране). Формулярът INV-19 съдържа 32 колони, включително:

• име на продукта (или друга стойност), неговия клас, вид;
• етикетиране на стоки под формата на код, който е приет в номенклатурната система в склад или магазин;
• счетоводни резултати - с несъответствия в количества и в рубли (както в излишък, така и в недостиг);
• несъответствия при прекласифициране;
• окончателно изчислени несъответствия (като се вземат предвид допълнителни окончателни проверки).

1. В края на протокола финансово отговорното лице отново полага своя подпис, което означава, че се е запознало с резултатите.

ЗАБЕЛЕЖКА. Сумите са посочени до най-близката копейка. Ако стойността не съдържа копейки, можете да я посочите в прост формат, например 1000 (рубли), а не 1000,00 (рубли).

Формулярът INV-19 е показан по-долу.

Ето един готов пример:

По-проста форма

Всяка фирма има право сама да реши коя форма да използва. В същото време формулярът INV-19 се използва много често - от една страна е удобен, от друга много компании продължават да го използват от бизнес навик. В някои случаи обаче може да е полезна по-проста версия на формуляра, в която можете да посочите минимум данни:

• наименование на фирмата и склад, дата на съставяне;
• Име на продукта;
• неговото количество (фактически);
• количеството му (по документи);
• идентифицирано отклонение;
• единици;
• единична цена;
• сумата на всички стоки по действително количество;
• сумата от всички стоки по данни в счетоводните документи;
• подписи, длъжности на отговорни лица, препис от подписи.

Тази опция ви позволява да спестите значително време. Използва се при извършване на счетоводство в малки складове, при преброяване на отделни артикули (секции), както и при повторно преброяване, ако се открият отклонения, които пораждат съмнения (т.е. има причина да се мисли, че причината за грешката е невнимание).

Данните, получени в резултат на проверка на инвентарните позиции, са посочени в съвпадащия лист (формуляр INV-19).

Задачата на инвентаризацията на инвентара се свежда до преброяване на броя на обектите като стоки, готови продукти, налични материали и други обекти, считани за активи на организацията. По време на проверката цялата информация се въвежда във формуляра за опис (формуляр INV-3).

Този опис включва цялата информация и счетоводни данни за обекти, които се отнасят до позициите на инвентара. Ако се установят несъответствия, те трябва да бъдат посочени в сравнителния лист.

При проверка на дълготрайни активи и нематериални активи се изготвя друг отчет ().

За инвентарни позиции е необходимо да попълните декларация във формуляра INV-19

Пример за попълване на съвпадащ лист съгласно формуляра INV-19

• На главната страница на документа трябва да напишете:
  • Име на фирмата;
  • име на единицата;
  • пореден номер на заповедта за опис;
  • дата на проверка;
  • време на инвентаризация;
  • пореден номер на извлечението;
  • дата на попълване на извлечението;
  • Пълните имена на отговорните лица и техните длъжности.

• На следващите две страници има таблица, в която се въвеждат данни за инвентарните позиции, за които са установени несъответствия.

• Ако има стоки и материали, които фирмата е приела за съхранение, те се вписват в описа (формуляр ИНВ-5) и за тях се попълва друг съответстващ лист.

• В таблицата се записва информация за всички стоки, готови продукти и материали и други инвентарни позиции, чиито количества не съответстват на действителните и предварително дадени счетоводни показатели.

• Описанието на всеки инвентарен артикул включва:
  • мерна единица (това включва кода OKEI);
  • присвоен инвентарен номер и номер на паспорт (ако инвентарните артикули съдържат благородни метали);
  • излишък (колона 8 и колона 9);
  • недостиг (колона 10 и колона 11).

• Този документ се изготвя от счетоводен служител, който извършва сверка на счетоводните данни. Информацията за излишъците се вписва в колони 12, 13, 14. Уточнение за липси се вписва в колони 15, 16, 17.

• В колони 18, 19, 20 се посочват данни за излишъци, взети предвид за покриване на липси.

• Индикациите за липси са в колони 21, 22, 23.

• В колони 24-25 се вписват окончателните показания за размера на излишъка и сумата на парите, открити в резултат на одита.

• Колона 26 е предназначена за посочване на номера на сметката, по която ще бъде осчетоводен излишъкът.

• Останалите колони се попълват с информация за съществуващата крайна липса.

• След сумиране на данните на втора и трета страница се сумира сумата за цялата таблица.

• В края на сравнителния лист счетоводният служител, който го е попълнил, и финансово отговорните лица подписват, като се съгласяват с получените резултати.

Този унифициран формуляр за изявлението за съответствие не е задължителен. Можете да подготвите собствена форма за въвеждане на такива данни.