ใช้สำหรับการร่างเอกสาร จดหมาย และเอกสารทางธุรกิจในสถาบัน ศาล และในการสื่อสารทางธุรกิจด้วยวาจาประเภทใดก็ตาม นี่เป็นรูปแบบการพูดทางธุรกิจที่เป็นทางการ

ลักษณะทั่วไป

นี่เป็นรูปแบบที่มีมายาวนาน มั่นคง และค่อนข้างปิด แน่นอน เขายังได้รับการเปลี่ยนแปลงบางอย่างเมื่อเวลาผ่านไป แต่ก็เล็กน้อย แนวเพลงที่พัฒนาขึ้นตามประวัติศาสตร์ การเปลี่ยนวากยสัมพันธ์ สัณฐานวิทยา และคำศัพท์เฉพาะทำให้มีลักษณะที่ค่อนข้างอนุรักษ์นิยม

ในการอธิบายลักษณะของรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ จำเป็นต้องให้ภาษาที่แห้งแล้ง ความกระชับในการพูด ความกระชับ และขจัดคำพูดที่มีอารมณ์อ่อนไหว เครื่องมือภาษามีอยู่แล้วในชุดที่สมบูรณ์สำหรับทุกโอกาส: สิ่งเหล่านี้เรียกว่าตราประทับภาษาหรือความคิดโบราณ

รายการเอกสารบางอย่างที่ต้องใช้รูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ:

• สนธิสัญญาระหว่างประเทศ
• การกระทำของรัฐ
• กฎหมายทางกฎหมาย
• ระเบียบต่างๆ
• กฎบัตรทางทหารและกฎบัตรของวิสาหกิจ
• คำแนะนำทุกชนิด
• จดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการ
• เอกสารทางธุรกิจต่างๆ

ลักษณะทั่วไปของรูปแบบภาษา

ประเภทอาจแตกต่างกัน เนื้อหาอาจแตกต่างกัน แต่รูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการยังมีคุณลักษณะทั่วไปที่สำคัญที่สุดเช่นกัน ประการแรก: ข้อความต้องถูกต้อง หากอนุญาตให้ตีความแบบต่างๆ กันได้ นี่ไม่ใช่รูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการอีกต่อไป ตัวอย่างอยู่ในเทพนิยาย: การประหารชีวิตไม่สามารถให้อภัยได้ มีเพียงเครื่องหมายจุลภาคที่หายไป แต่ผลที่ตามมาของข้อผิดพลาดนี้สามารถไปได้ไกลมาก

เพื่อหลีกเลี่ยงสถานการณ์ดังกล่าว มีคุณลักษณะหลักที่สองที่มีรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการของเอกสาร - นี่คือสถานที่ เขาเป็นคนที่ช่วยเลือกคำศัพท์ทางสัณฐานวิทยาและวากยสัมพันธ์ในการจัดทำเอกสารทางธุรกิจ

ลำดับคำในประโยคมีความเข้มงวดและอนุรักษ์นิยมโดยเฉพาะอย่างยิ่งในที่นี้ขัดกับลำดับคำโดยตรงที่มีอยู่ในโครงสร้างของภาษารัสเซีย หัวเรื่องนำหน้าภาคแสดง (เช่น สินค้าได้รับการปล่อยตัว) และคำจำกัดความจะแข็งแกร่งกว่าคำที่กำหนดไว้ (เช่น ความสัมพันธ์ด้านเครดิต) คำควบคุมจะอยู่ก่อนคำควบคุม (เช่น จัดสรรเงินกู้)

สมาชิกของประโยคแต่ละคนมักจะมีสถานที่ของตัวเอง ซึ่งถูกกำหนดโดยโครงสร้างของประโยคและประเภทของประโยค บทบาทของตนเองในคำอื่นๆ การโต้ตอบและความสัมพันธ์กับพวกเขา และลักษณะเฉพาะของรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการคือห่วงโซ่ยาวของกรณีสัมพันธการกเช่น: การอุทธรณ์ของหัวหน้าฝ่ายบริหารระดับภูมิภาค

คำศัพท์สไตล์

ระบบคำศัพท์รวมถึง นอกเหนือจากคำในหนังสือที่เป็นกลางที่ใช้กันทั่วไป ความคิดโบราณบางอย่าง - ลัทธิลัทธินิยมนิยม ซึ่งก็คือ ความคิดโบราณทางภาษา ซึ่งรวมอยู่ในคุณสมบัติของรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการ ตัวอย่างเช่น ตามการตัดสินใจ เอกสารขาเข้า เอกสารขาออก หลังจากวันหมดอายุ การติดตามผล และอื่นๆ

ที่นี่จะไม่สมบูรณ์หากไม่มีคำศัพท์ระดับมืออาชีพซึ่งรวมถึง neologisms: ธุรกิจเงา, ค้างชำระ, เงินสดสีดำ, ข้อแก้ตัวและอื่น ๆ รูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการยังรวมถึงการรวมคำโบราณบางคำไว้ในโครงสร้างคำศัพท์ด้วย เช่น ฉันขอรับรองเอกสารนี้

อย่างไรก็ตาม ไม่อนุญาตให้ใช้คำและคำที่คลุมเครือโดยเด็ดขาด มีคำพ้องความหมายน้อยมากและรวมอยู่ในรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการซึ่งหายากมาก ตัวอย่างเช่น ความสามารถในการละลายและความน่าเชื่อถือทางเครดิต การจัดหาและการส่งมอบ ตลอดจนการรักษาความปลอดภัย ค่าเสื่อมราคาและค่าตัดจำหน่าย เงินอุดหนุนและการจัดสรร

มันสะท้อนถึงประสบการณ์ทางสังคม ไม่ใช่เฉพาะบุคคล ดังนั้นคำศัพท์จึงมีลักษณะทั่วไป ชุดแนวคิดชอบแนวคิดทั่วไปที่เข้ากันได้ดีกับรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ ตัวอย่าง: มาถึงแทนที่จะมาถึง มา บินเข้า และอื่นๆ ยานพาหนะแทนรถยนต์ เครื่องบิน รถไฟ รถบัสหรือเลื่อนสุนัข การตั้งถิ่นฐานแทนที่จะเป็นหมู่บ้าน เมือง เมืองหลวงของไซบีเรีย หมู่บ้านนักเคมี และอื่นๆ

ดังนั้น องค์ประกอบต่อไปนี้ของการสร้างคำศัพท์จึงเป็นรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ

• คำศัพท์ในตำรามีเปอร์เซ็นต์สูง: กฎหมาย - กฎหมาย เจ้าของและทรัพย์สิน การจดทะเบียน การโอนและการยอมรับวัตถุ การแปรรูป การกระทำ การเช่า และอื่นๆ เศรษฐกิจ - ต้นทุน เงินอุดหนุน งบประมาณ การขายและการซื้อ รายได้ ค่าใช้จ่าย และอื่นๆ เศรษฐกิจและกฎหมาย - การอายัด, ระยะเวลาดำเนินการ, สิทธิในทรัพย์สิน, การชำระคืนเงินกู้และอื่น ๆ
• ลักษณะนามของการสร้างคำพูดเนื่องจากมีคำนามด้วยวาจาจำนวนมากซึ่งส่วนใหญ่มักแสดงถึงการกระทำที่เป็นรูปธรรม: การขนส่งสินค้าการชำระเงินรอการตัดบัญชีและอื่น ๆ
• ความถี่สูงของการรวมบุพบทและคำบุพบทแบบตัวหาร: ไปยังที่อยู่, ต่อกำลัง, สัมพันธ์กับกรณี, ขอบเขตและอื่นๆ
• การเปลี่ยนจากผู้มีส่วนร่วมเป็นคำคุณศัพท์และคำสรรพนามเพื่อเพิ่มความหมายทางธุรการ: สัญญานี้ (หรือกฎ) อัตราปัจจุบัน มาตรการที่เหมาะสม และอื่นๆ
• ความเข้ากันได้ของคำศัพท์ที่มีการควบคุม: การทำธุรกรรมเสร็จสิ้นเท่านั้น และราคาถูกกำหนด ให้สิทธิ์ และชำระเงินแล้ว

สัณฐานวิทยาของสไตล์

ลักษณะทางสัณฐานวิทยาของรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ ได้แก่ ประการแรกคือการใช้คำพูดบางส่วนบ่อยครั้ง (ซ้ำ) รวมถึงประเภทของคำพูดซึ่งช่วยในการมุ่งมั่นของภาษาเพื่อความถูกต้องและความคลุมเครือของข้อความ ตัวอย่างเช่น:

• คำนามที่ตั้งชื่อบุคคลตามการกระทำของพวกเขา (ผู้เช่า, ผู้เสียภาษี, พยาน);
• คำนามที่เรียกบุคคลตามตำแหน่งหรือยศ รวมทั้งผู้หญิงอย่างเคร่งครัดในรูปแบบผู้ชาย (พนักงานขาย Sidorov, บรรณารักษ์ Petrov, จ่า Ivanova, สารวัตร Krasutskaya และอื่น ๆ );
• อนุภาคที่ไม่ใช่ในคำนามวาจา (ไม่ปฏิบัติตาม, ไม่รับรู้);
• การใช้คำบุพบทอนุพันธ์ในวงกว้าง (เนื่องจาก, ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับ, โดยอาศัย, บนพื้นฐานของ, สัมพันธ์กับ, และอื่นๆ);
• โครงสร้างใน infinitive (เพื่อช่วยตรวจสอบ);
• กริยากาลปัจจุบันในความหมายที่แตกต่างกัน (ถูกเรียกเก็บเงินค่าปรับสำหรับการไม่ชำระเงิน);
• คำประสมที่มีต้นกำเนิดตั้งแต่สองต้นขึ้นไป (นายจ้าง, ผู้เช่า, การบำรุงรักษา, การขนส่ง, ด้านล่างที่มีชื่อ, ด้านบน, และอื่นๆ)

ไวยากรณ์สไตล์

ลักษณะของรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการประกอบด้วยคุณสมบัติทางวากยสัมพันธ์ต่อไปนี้:

• ประโยคง่าย ๆ ใช้กับสมาชิกที่เป็นเนื้อเดียวกันหลายแถว ตัวอย่างเช่น ค่าปรับสำหรับการละเมิดการคุ้มครองแรงงานและความปลอดภัยในการก่อสร้าง อุตสาหกรรม การเกษตร และการขนส่งตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียสามารถกลายเป็นโทษทางปกครองได้
• มีโครงสร้างแบบพาสซีฟประเภทนี้: ชำระเงินตามเวลาที่กำหนดอย่างเคร่งครัด
• คำนามชอบกรณีสัมพันธการกและร้อยด้วยลูกปัด: ผลลัพธ์ของกิจกรรมของหน่วยควบคุมทางศุลกากร
• ประโยคที่ซับซ้อนเต็มไปด้วยเงื่อนไข: ในกรณีที่สมาชิกไม่เห็นด้วยในการประมวลผลข้อมูลส่วนบุคคลของพวกเขาในแง่ของวิธีการและวัตถุประสงค์ของการประมวลผลหรือทั้งหมด สมาชิกลงนามในแถลงการณ์ที่เกี่ยวข้องเมื่อสรุปข้อตกลง

ขอบเขตของรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการในความหลากหลายประเภท

ในที่นี้ ก่อนอื่นคุณต้องเน้นสองหัวข้อ: รูปแบบธุรกิจแบบสารคดีและแบบทางการ

1. รูปแบบสารคดีอย่างเป็นทางการแบ่งออกเป็นสองประเภท: เอกสารทางกฎหมายที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของหน่วยงานของรัฐ - รัฐธรรมนูญ, กฎบัตร, กฎหมาย - เป็นภาษาเดียว (J) และการกระทำทางการฑูตที่เกี่ยวข้องกับความสัมพันธ์ระหว่างประเทศ - บันทึกข้อตกลงแถลงการณ์แถลงการณ์ อนุสัญญาเป็นภาษาอื่น (K)

2. รูปแบบธุรกิจในชีวิตประจำวันยังถูกแบ่งย่อย: การติดต่อระหว่างองค์กรและสถาบันคือภาษา j และเอกสารธุรกิจส่วนตัวเป็นภาษา k ประเภทของรูปแบบธุรกิจในชีวิตประจำวันรวมถึงการติดต่ออย่างเป็นทางการทั้งหมด - จดหมายเชิงพาณิชย์ จดหมายธุรกิจ เช่นเดียวกับเอกสารทางธุรกิจ - อัตชีวประวัติ ใบรับรอง การกระทำ ใบรับรอง คำแถลง โปรโตคอล ใบเสร็จรับเงิน หนังสือมอบอำนาจ และ เร็วๆ นี้. ลักษณะมาตรฐานของประเภทเหล่านี้อำนวยความสะดวกในการเตรียมเอกสาร ประหยัดทรัพยากรภาษา และไม่อนุญาตให้มีข้อมูลซ้ำซ้อน

มาตรฐานเอกสารทางธุรกิจ

คำรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการที่คัดเลือกมาเป็นพิเศษให้ความแม่นยำในการสื่อสารซึ่งมีผลบังคับทางกฎหมายกับเอกสาร ข้อความใด ๆ จะต้องมีการตีความและความหมายที่เป็นเอกลักษณ์ เพื่อความถูกต้องแม่นยำสูง คำ เงื่อนไข ชื่อซ้ำกันหลายครั้ง

รูปแบบของคำนามด้วยวาจาช่วยเสริมคุณลักษณะของรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการด้วยการแสดงออกเชิงวิเคราะห์ของการกระทำและกระบวนการ: แทนที่จะใช้คำว่า "สมบูรณ์" จะใช้วลี "ทำการเพิ่มเติม" แทน "ตัดสินใจ" - "ตัดสินใจ" และ เร็วๆ นี้. ฟังดูรุนแรงแค่ไหนที่จะ "รับผิดชอบ" แทนที่จะแค่ "ตอบสนอง"

ลักษณะทั่วไปและความเป็นนามธรรมในระดับสูงสุดและในเวลาเดียวกันความหมายเฉพาะของระบบคำศัพท์ทั้งหมดเป็นคุณสมบัติหลักของรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ ชุดค่าผสมที่คิดไม่ถึงนี้ ใช้พร้อมกัน ทำให้เอกสารมีความเป็นไปได้ในการตีความเพียงครั้งเดียว และการรวมข้อมูลมีผลบังคับทางกฎหมาย ตัวหนังสือเองเต็มไปด้วยคำศัพท์และคำศัพท์เกี่ยวกับขั้นตอน ตัวอย่างเช่น ภาคผนวกของสนธิสัญญามีคำศัพท์ศัพท์เฉพาะ แบบสอบถามและการลงทะเบียน แอปพลิเคชัน และข้อมูลจำเพาะช่วยให้ถอดรหัสคำศัพท์ได้

นอกจากข้อความที่มีสีตามอารมณ์แล้ว การใช้คำสบถ คำศัพท์ที่ลดลง ศัพท์แสง สำนวนภาษาพูด เป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ในเอกสาร แม้แต่ศัพท์แสงระดับมืออาชีพก็ยังไม่เหมาะสมในภาษาของการติดต่อทางธุรกิจ และที่สำคัญที่สุดเพราะไม่ตรงตามข้อกำหนดของความถูกต้องเนื่องจากได้รับมอบหมายให้อยู่ในขอบเขตของการสื่อสารด้วยวาจาเท่านั้น

คำพูดทางธุรกิจด้วยวาจา

ความไร้อารมณ์และตรรกะที่แห้งแล้งของข้อความ การจัดเรียงเนื้อหามาตรฐานบนกระดาษแตกต่างอย่างมากจากการพูดด้วยวาจา ซึ่งมักจะมีสีตามอารมณ์และไม่สมมาตรตามหลักการของการจัดข้อความ หากการพูดด้วยวาจามีเหตุมีผลชัดเจน แสดงว่าสภาพแวดล้อมในการสื่อสารมีความเป็นทางการอย่างชัดเจน

ลักษณะเฉพาะของรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการคือ การสื่อสารทางธุรกิจด้วยวาจา แม้จะเป็นเรื่องของมืออาชีพก็ตาม ควรดำเนินการในขอบเขตของอารมณ์เชิงบวก - ความเห็นอกเห็นใจ ความไว้วางใจ ความเคารพ ความปรารถนาดี

รูปแบบนี้พิจารณาได้หลากหลาย: รูปแบบธุรการและธุรกิจนั้นง่ายกว่า แต่ภาษาของการบริหารราชการ การทูต หรือกฎหมาย ต้องให้ความสนใจเป็นพิเศษ ขอบเขตของการสื่อสารในกรณีเหล่านี้แตกต่างกันอย่างสิ้นเชิง ดังนั้นรูปแบบการสื่อสารจึงต้องแตกต่างกันด้วย ถ้อยแถลง ระเบียบการ คำสั่ง กฤษฎีกา - ทุกสิ่งที่คิดออก จดบันทึก อ่าน ไม่เป็นอันตรายเท่ากับการเจรจาด้วยวาจา การประชุมทางธุรกิจ การพูดในที่สาธารณะ และอื่นๆ คำว่าเหมือนนกกระจอกไม่สามารถจับได้ถ้ามันบินออกไป

ลักษณะสำคัญของรูปแบบการพูดทางธุรกิจอย่างเป็นทางการคือความสั้น ความแม่นยำ และอิทธิพล เพื่อให้บรรลุเป้าหมายเหล่านี้ จำเป็นต้องใช้ตัวเลือกคำที่เหมาะสม โครงสร้างที่ถูกต้อง ไวยากรณ์ที่ถูกต้อง และการกำหนดมาตรฐานในใจของช่วงคำพูดที่เตรียมไว้ทั้งหมด เช่นเดียวกับในข้อความทางธุรกิจที่เป็นลายลักษณ์อักษร ไม่มีที่สำหรับคำศัพท์ที่มีสีทางอารมณ์ในการพูดด้วยวาจา เป็นการดีกว่าที่จะเลือกสิ่งที่เป็นกลางเพื่อให้ใกล้เคียงกับมาตรฐานของภาษาเสมียนมากขึ้นเพื่อที่จะระบุแผนของคุณให้ถูกต้องที่สุด

ข้อกำหนด

ลักษณะที่โดดเด่นที่สุดของรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการนั้นไม่ใช่แม้แต่ตัวหนังสือเอง แต่เป็นองค์ประกอบที่ขาดไม่ได้ทั้งหมดของการออกแบบ - รายละเอียด เอกสารแต่ละประเภทมีชุดข้อมูลของตนเองโดย GOST แต่ละองค์ประกอบได้รับการแก้ไขอย่างเคร่งครัดในบางตำแหน่งในแบบฟอร์ม วันที่ ชื่อ หมายเลขลงทะเบียน ข้อมูลเกี่ยวกับคอมไพเลอร์และรายละเอียดอื่น ๆ ทั้งหมดจะอยู่ในลักษณะเดียวกันเสมอ - หนึ่งที่ด้านบนของชีตและอีกอันอยู่ด้านล่าง

จำนวนรายละเอียดขึ้นอยู่กับเนื้อหาและประเภทของเอกสาร แบบฟอร์มตัวอย่างแสดงรายละเอียดสูงสุดและลำดับที่อยู่ในเอกสาร สิ่งเหล่านี้คือตราแผ่นดินของสหพันธรัฐรัสเซีย, ตราสัญลักษณ์ขององค์กรหรือองค์กร, ภาพของรางวัลของรัฐบาล, รหัสขององค์กร, องค์กรหรือสถาบัน (ตัวจำแนกประเภทวิสาหกิจและองค์กรทั้งหมดของรัสเซีย - OKPO), รหัสแบบฟอร์มเอกสาร (ทั้งหมด - ตัวแยกประเภทเอกสารการจัดการของรัสเซีย - OKUD) เป็นต้น

ลายฉลุ

การประมวลผลของเครื่องจักร งานสำนักงานด้วยคอมพิวเตอร์ - ยุคใหม่ของกระบวนการสร้างมาตรฐาน ชีวิตทางเศรษฐกิจและสังคมการเมืองมีความซับซ้อนมากขึ้น ความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีกำลังได้รับแรงผลักดัน ดังนั้นคุณลักษณะของรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการคือการปรับทางเลือกทางเศรษฐกิจของตัวเลือกภาษาเดียวจากตัวเลือกที่เป็นไปได้ทั้งหมดและรวมเข้าด้วยกันในทางปฏิบัติ

การใช้สูตรที่เสถียร ตัวย่อที่ยอมรับ การจัดเรียงวัสดุทั้งหมดอย่างสม่ำเสมอ ทำให้ร่างเอกสารได้เร็วและง่ายขึ้นมาก นี่คือวิธีการรวบรวมจดหมาย ตาราง แบบสอบถาม ฯลฯ มาตรฐานและแม่แบบทั้งหมด ซึ่งช่วยให้สามารถเข้ารหัสข้อมูลได้ ให้ความจุข้อมูลของข้อความ พร้อมความเป็นไปได้ในการปรับใช้โครงสร้างทั้งหมด โมดูลดังกล่าวได้รับการแนะนำในข้อความของสัญญา (เกี่ยวกับการเช่า การปฏิบัติงาน การขายและการซื้อ ฯลฯ)

ห้าสิบถึงเจ็ดสิบเปอร์เซ็นต์ของการใช้คำในเอกสารเป็นคำศัพท์และคำศัพท์เกี่ยวกับขั้นตอน หัวข้อของเอกสารกำหนดความชัดเจนของบริบท ตัวอย่างเช่น คู่สัญญาตกลงที่จะปฏิบัติตามกฎข้างต้น คำว่า "ฝ่าย" ที่ใช้นอกเอกสารมีความคลุมเครือมาก แต่มีการอ่านแง่มุมทางกฎหมายอย่างหมดจด - บุคคลที่ทำสัญญา

ความหลากหลายของภาษาที่ใช้ในกิจกรรมของมนุษย์โดยเฉพาะเรียกว่ารูปแบบภาษา

สไตล์เป็นภาษาที่ใช้งานได้จริง ในด้านการสื่อสารอย่างเป็นทางการ เราใช้ รูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ. ในด้านของสื่อมวลชนและวัตถุประสงค์ในการโฆษณาชวนเชื่อ มีการใช้รูปแบบการประชาสัมพันธ์ ในวิทยาศาสตร์ - วิทยาศาสตร์ การหมุนเวียน - การพูดภาษาวรรณกรรม คำพูดในชีวิตประจำวัน ภาษาพื้นถิ่นและภาษาอื่นๆ

ในรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ ได้แก่ รูปแบบทางการทูต นิติบัญญัติ ตุลาการ และธุรกิจ - รูปแบบของเอกสารการจัดการ

คุณสมบัติของรูปแบบธุรกิจเกิดขึ้นภายใต้อิทธิพลของเงื่อนไขในการสื่อสารทางธุรกิจที่เป็นลายลักษณ์อักษร มัน:

ผู้เข้าร่วมในการสื่อสารทางธุรกิจส่วนใหญ่เป็นนิติบุคคล - องค์กร สถาบัน วิสาหกิจ ตัวแทนจากผู้จัดการและเจ้าหน้าที่อื่น ๆ ที่ทำหน้าที่แทนพวกเขา

ลักษณะและเนื้อหาของความสัมพันธ์ในการให้ข้อมูลขององค์กรนั้นได้รับการควบคุมอย่างเข้มงวด

หัวข้อของการสื่อสารทางธุรกิจคือกิจกรรมขององค์กร - การจัดการ อุตสาหกรรม เศรษฐกิจ เทคนิค ฯลฯ

เอกสารการจัดการโดยส่วนใหญ่จะเน้นไปที่ผู้รับเฉพาะ

สถานการณ์ส่วนใหญ่ที่เกิดขึ้นในกิจกรรมขององค์กรและต้องมีการลงทะเบียนเป็นลายลักษณ์อักษรนั้นซ้ำซากในประเภทเดียวกัน

เงื่อนไขของการสื่อสารทางธุรกิจเป็นข้อกำหนดสำหรับข้อมูลการจัดการซึ่งต้องมีคุณสมบัติบางอย่าง เธอจะต้อง:

เป็นทางการซึ่งเน้นพื้นฐานทางธุรกิจของความสัมพันธ์ลักษณะที่ไม่มีตัวตนและยังระบุระยะห่างที่แน่นอนระหว่างผู้เข้าร่วมในการสื่อสารทางธุรกิจ

ที่อยู่เพราะ เอกสารการจัดการมีไว้สำหรับผู้รับเฉพาะ - เจ้าหน้าที่องค์กรกลุ่มองค์กร

เกี่ยวข้อง เนื่องจากเอกสารต้องมีข้อมูลที่จำเป็นในเวลาที่กำหนดเพื่อตัดสินใจด้านการจัดการอย่างมีประสิทธิภาพหรือใช้ข้อมูลดังกล่าวในกิจกรรมการจัดการ

มีวัตถุประสงค์และเชื่อถือได้เพราะ สำหรับกิจกรรมการจัดการที่มีประสิทธิภาพ จำเป็นต้องมีการประเมินเหตุการณ์ ข้อเท็จจริง ปรากฏการณ์อย่างเป็นกลางและไม่ลำเอียง

น่าเชื่อถือ มีเหตุผล เนื่องจากงานของการสื่อสารทางธุรกิจคือการกระตุ้นให้ผู้รับดำเนินการ (หรือไม่ดำเนินการ) บางอย่าง

สมบูรณ์หรือเพียงพอที่จะทำให้การตัดสินใจของฝ่ายบริหารมีประสิทธิผล ข้อมูลไม่เพียงพออาจทำให้จำเป็นต้องขอข้อมูลเพิ่มเติม สร้างการติดต่อ ทำให้สูญเสียเวลาและเงินอย่างไม่ยุติธรรม

รูปแบบธุรกิจมีลักษณะดังนี้:

โทนสีกลางของการนำเสนอ ลักษณะการนำเสนอที่ชัดเจน

ความแม่นยำและความชัดเจนของการนำเสนอ - ความกระชับ (ย่อ) ของข้อความ;

การใช้สูตรภาษา

การใช้เงื่อนไข; การใช้คำย่อและภาพกราฟิก

ความโดดเด่นของโครงสร้างแบบพาสซีฟมากกว่าของจริง

ความเข้ากันได้ของคำจำกัด;

การใช้โครงสร้างที่มีการอยู่ใต้บังคับบัญชาของคำตามลำดับในกรณีสัมพันธการกและกรณีเครื่องมือ

การใช้วลีที่มีคำนามด้วยวาจา

ความเด่นของประโยคธรรมดาทั่วไป

โทนสีกลางของการนำเสนอ. ควรลดช่วงเวลาส่วนตัวในจดหมายธุรกิจ ไม่รวมคำที่มีสีแสดงอารมณ์และแสดงออกอย่างชัดเจน คำที่มีส่วนต่อท้ายจิ๋วและน่ารัก การพูดน้อยเกินจริง และคำต่อท้ายที่เกินจริง ฯลฯ โทนภายนอกที่สงบและเป็นกลางของการนำเสนอ

การใช้สูตรภาษา - เปลี่ยนภาษาเทมเพลตที่มั่นคงการปรากฏตัวของพวกเขาในการพูดทางธุรกิจเป็นผลมาจากกฎระเบียบของความสัมพันธ์การบริการการทำซ้ำของสถานการณ์การจัดการและข้อ จำกัด เฉพาะของคำพูดทางธุรกิจ:

- “เราแจ้งให้คุณทราบว่า ณ วันที่ ……”;

- “ส่งเพื่อตรวจสอบและอนุมัติ……”

โปรดพิจารณา…"

สูตรภาษาเป็นผลมาจากการรวมเครื่องมือทางภาษาที่ใช้ในสถานการณ์ซ้ำๆ ฉันมักจะทำหน้าที่เป็นองค์ประกอบที่สำคัญทางกฎหมายของข้อความโดยที่จดหมายไม่มีอำนาจทางกฎหมายเพียงพอหรือเป็นองค์ประกอบที่กำหนดความเกี่ยวพันของสายพันธุ์:
“เรารับประกันการชำระเงิน รายละเอียดธนาคารของเรา…”;

“การเรียกร้องภายใต้การรับประกันจะต้องทำ…”;

“...มิฉะนั้นคุณจะต้องถูกลงโทษ”,

สูตรภาษาช่วยรับรองความถูกต้องและความชัดเจนในการทำความเข้าใจข้อความโดยผู้รับ ลดเวลาในการเตรียมข้อความและการรับรู้

การใช้คำและวลี

คำคือคำหรือวลีที่แสดงถึงแนวคิดทางวิทยาศาสตร์หรือทางเทคนิค การใช้ T ในความหมายที่ตายตัวอย่างเคร่งครัดช่วยให้เข้าใจข้อความได้อย่างแจ่มชัด ซึ่งสำคัญมากในการสื่อสารทางธุรกิจ

ความถูกต้องและความเสถียรของการใช้คำศัพท์ในทางปฏิบัติทำได้โดยใช้พจนานุกรมคำศัพท์และมาตรฐานที่กำหนดระบบแนวคิดและข้อกำหนดที่ไม่ชัดเจนอย่างเคร่งครัดและช่วยในการเรียงลำดับคำศัพท์

T ที่ใช้ในสถาบันการศึกษาก่อนวัยเรียนถูกบันทึกไว้ใน GOST R 51141-98 "งานสำนักงานและการเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความ".

เมื่อใช้คำศัพท์ในจดหมายจำเป็นต้องเข้าใจได้ไม่เฉพาะกับผู้เขียนเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้รับด้วยเช่น หากมีข้อสงสัยเกี่ยวกับสิ่งนี้ คุณสามารถ:

ให้คำจำกัดความอย่างเป็นทางการของคำศัพท์

ถอดรหัสความหมายของ T ด้วยคำศัพท์ที่เป็นกลาง

ลบ T และแทนที่ด้วยคำหรือนิพจน์ทั่วไป

เมื่อใช้คำศัพท์หลายความหมาย โปรดทราบว่าในตัวอักษรหนึ่งคำสามารถใช้ในความหมายเดียวเท่านั้น

คำพ้องความหมาย T คือ T ที่มีเสียงต่างกัน แต่มีความหมายเหมือนกัน (แบบสอบถาม แบบสอบถาม แบบสอบถาม)

T-synonyms - สมบูรณ์หรือสมบูรณ์ (หายาก) - และสัมพันธ์กัน

T "ข้อตกลง" สัญญาและข้อตกลงเป็นคำพ้องความหมาย T แต่มีความแตกต่างในการใช้งาน:

ในกฎหมายแรงงาน เรากำลังพูดถึงสัญญาจ้างงาน - สัญญา;

ในการทำธุรกรรมทางแพ่ง - สองและพหุภาคีเรียกว่าสัญญา

ในการค้าต่างประเทศ คำที่ใช้กันทั่วไปคือสัญญา

ข้อตกลงในด้านอื่น ๆ ได้รับการแก้ไขในข้อตกลง (ข้อตกลงภาษี ข้อตกลงเกี่ยวกับความร่วมมือทางวิทยาศาสตร์และทางเทคนิค)

การใช้ตัวย่อคำศัพท์และกราฟิก (คำและวลียาวๆ ไม่สะดวก)

คำย่อ (ตัวย่อ) เป็นคำย่อที่ซับซ้อนซึ่งเกิดขึ้นจากการนำบางส่วนของตัวอักษรที่เป็นส่วนประกอบหรือบางส่วนของคำออก เช่น ตำรวจจราจร รอง กองกำลังพิเศษ ฟังก์ชัน LS ในการพูดเป็นคำอิสระ

- อักษรย่อเริ่มต้น- เกิดขึ้นจากอักษรตัวแรกของคำ พวกเขายังแบ่งออกเป็นตัวอักษร (ตัวอักษรออกเสียงเมื่ออ่าน): AKB, SP, MP GUM, CHPP, สายไฟ, มหาวิทยาลัย;

เสียงตามตัวอักษร: (เมื่ออ่าน คำบางคำจะออกเสียงเป็นตัวอักษร บางคำมีเสียง): GUVD, NIOPIK

- ตัวย่อพยางค์- ประกอบขึ้นจากชิ้นส่วน พยางค์ของคำ - รองประธาน Moszhilstroy บรรณาธิการด้านเทคนิค หัวหน้าฝ่ายบัญชี ผู้จัดการฝ่ายจัดหา

คำย่อบางส่วน - เกิดขึ้นจากบางส่วนหรือบางส่วนของคำและคำเต็ม: การเงินด้วยตนเอง rembaza

ตัดทอน: รอง, ผู้จัดการ, พิเศษ, ก่อนหน้า

ตัวย่อ Telescopic - เกิดขึ้นจากจุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของคำที่แสดงถึงแนวคิด: เครื่องส่งรับวิทยุ (สถานีวิทยุ), ไบโอนิค (ชีววิทยาและอิเล็กทรอนิกส์), จักรยานยนต์ (จักรยานยนต์);

ชนิดผสม: VNIITorgmash; RosgorBTI

ตัวย่อกราฟิก

GS ไม่ใช่คำ แต่ใช้ในการเขียนเท่านั้นเมื่ออ่านจะถูกถอดรหัสและอ่านแบบเต็ม ประเภท HS:

จุด: อื่น ๆ - อื่น ๆ; เป็นต้น - ชอบ; ดู - ดู ชั้น - พื้น.

ยัติภังค์: นาย - นาย

เฉียง: p / o - ที่ทำการไปรษณีย์

ศูนย์ - t, กก. ดู ล. (ตามกฎแล้วจะระบุปริมาณทางกายภาพ);

รวม: รถไฟ-รถไฟ, ตะวันตกเฉียงเหนือ. - ทิศตะวันตกเฉียงเหนือ

การใช้โครงสร้างแบบพาสซีฟ. ในรัสเซียมีการสร้างกริยาสองแบบที่มีความหมายใกล้เคียงกัน:

เสียงที่ใช้งาน: "เราได้พิจารณาข้อเสนอของคุณแล้ว";

Passive voice: "เราได้พิจารณาข้อเสนอของคุณแล้ว",

เมื่อใช้ DZ ความสนใจจะเน้นที่เรื่องของการดำเนินการ เมื่อใช้ SZ จะเน้นไปที่การกระทำเอง ในรูปแบบธุรกิจ ให้ความสำคัญกับโครงสร้าง C ที่เน้นการดำเนินการโดยไม่คำนึงถึงว่าใครเป็นผู้ดำเนินการ ตัวอย่างเช่น: "โครงการจัดเตรียมสำหรับการก่อสร้างอาคารที่ตรงตามมาตรฐานสากล (และไม่ใช่ "โครงการมีไว้สำหรับ . ..”)

การตั้งค่านี้ยังใช้ในการก่อสร้างที่ไม่มีตัวตน เช่น การพิจารณาข้อเสนอ มาตรการต่างๆ การดำเนินการ การดำเนินการ ฯลฯ การหมุนเวียนประเภทนี้เป็นหนึ่งในสัญญาณที่บ่งบอกถึงรูปแบบธุรกิจ

ความเข้ากันได้ของคำ จำกัด- นี่คือคุณลักษณะของสุนทรพจน์ทางธุรกิจ เหล่านั้น. ความสามารถของคำที่จำกัดในการเข้าสู่ความสัมพันธ์เชิงความหมายกับคำอื่นๆ

ความเข้ากันได้ที่จำกัดของคำทำให้วลีใกล้เคียงกับสูตรภาษามากขึ้น ช่วยให้คุณมั่นใจในความถูกต้องสูงสุดในการแสดงเนื้อหาเมื่อรวบรวมข้อความสำหรับการรับรู้

การใช้โครงสร้างที่มีการอยู่ใต้บังคับบัญชาของคำตามลำดับในกรณีสัมพันธการกและกรณีเครื่องมือการใช้รูปแบบกรณีเดียวกันกับคำนามโดยผู้เชี่ยวชาญเรียกว่า "กรณีสตริง" ส่วนใหญ่มักใช้ในการพูดทางธุรกิจการใช้คำตามลำดับในกรณีสัมพันธการกมักใช้ในกรณีสร้างสรรค์เช่น "เราเสนอวิธีแก้ปัญหา (อะไร?) การสร้างใหม่ (ประเภท P) ของการทำความร้อนการระบายอากาศและสุขาภิบาล การติดตั้ง (ประเภท P. ) อาคารที่พักอาศัยและการบริหาร (ประเภท P) ในการพูดทางวรรณกรรม วลีดังกล่าวไม่เป็นที่ยอมรับ การใช้ในกรณีของการพูดอธิบายโดยข้อเท็จจริงที่ว่าด้วยประโยคที่ค่อนข้างใหญ่ การยกเว้นคำบุพบททำให้โครงสร้างโปร่งใสและง่ายต่อการรับรู้

การใช้วลีกับคำนามด้วยวาจา. ในกรณีของคำพูด การสร้างจากคำนามด้วยวาจาที่มีความหมายการกระทำของกริยาจะใช้อย่างแข็งขันแทนคำกริยาเช่น:

ช่วยไม่ใช่ช่วย

ช่วยไม่ช่วย

ทำความสะอาดไม่ทำความสะอาด

ทำการซ่อมแซมไม่ใช่ซ่อมแซม

ผู้เชี่ยวชาญเรียกปรากฏการณ์นี้ว่า "การแยกภาคแสดง"

ความเด่นของประโยคธรรมดาทั่วไปลักษณะเฉพาะของเรื่องสไตล์คือการใช้ประโยคธรรมดาทั่วไปอย่างเด่นชัด ส่วนหนึ่ง (มีสมาชิกหลักหนึ่งคน - หัวเรื่องหรือภาคแสดง) หรือสองส่วน (มีสมาชิกหลักสองคน - หัวเรื่องหรือภาคแสดง) โดยแยกผลัดกัน (มีส่วนร่วมและกริยา) แยกคำจำกัดความ คำและประโยคเกริ่นนำ และอื่นๆ

ตัวอย่างเช่น "สินทรัพย์ถาวรที่ระบุซึ่งมีส่วนสนับสนุนทุนจดทะเบียนของกิจการร่วมค้าหลังจากการชำระบัญชีจะถูกโอนไปยังงบดุลของฝ่ายการเงินและเศรษฐกิจของสำนักงานนายกเทศมนตรีเพื่อจัดที่จอดรถของสำนักงานนายกเทศมนตรีและ การบริหารของภูมิภาคมอสโก”

ในประโยคที่ซับซ้อน จะตามมาแทนคำว่า "เพราะ" ในกรณีต่างๆ ข้อความใช้สหภาพ "ตั้งแต่", "ในมุมมองของความจริงที่ว่า" เนื่องจากข้อเท็จจริงที่ว่า ".

คำยืม. การยืมเป็นองค์ประกอบของภาษาต่างประเทศ

มีการจำแนกประเภทของการกู้ยืมตามระดับการพัฒนาตามภาษารัสเซีย:

คำที่สูญเสียสัญญาณของแหล่งกำเนิดที่ไม่ใช่รัสเซีย

คำที่มีสัญญาณภายนอกบางอย่างที่ไม่ใช่แหล่งกำเนิดของรัสเซีย

คำศัพท์ทั่วไปจากสาขาวิทยาศาสตร์ การเมือง วัฒนธรรม ไม่เพียงแต่รู้จักในภาษารัสเซียแต่ในภาษาอื่นๆ ด้วย

1. คำภาษาต่างประเทศที่หมายถึงการดำเนินการทางธนาคาร. คำที่ประกอบขึ้นเป็นกลุ่มนี้เป็นคำศัพท์ซึ่งส่วนใหญ่ไม่มีคำศัพท์เทียบเท่าในภาษารัสเซียการใช้งานในการสื่อสารทางธุรกิจค่อนข้างเหมาะสมและสมเหตุสมผล

การรวบรวม - ประเภทของการดำเนินการธนาคาร ซึ่งประกอบด้วยการรับเงินจากธนาคารเนื่องจากลูกค้า

เลตเตอร์ออฟเครดิตเป็นบัญชีธนาคารประเภทหนึ่งที่ช่วยให้คู่สัญญาได้รับการชำระเงินค่าสินค้าหรือบริการตามเงื่อนไขที่ตกลงกันเป็นพิเศษทันทีเมื่อปฏิบัติตามภาระผูกพัน

ยอดคงเหลือ - ในการบัญชี ความแตกต่างระหว่างยอดรวมของรายการเดบิตและเครดิต

2. คำต่างประเทศที่ตั้งชื่อการกระทำเพื่อให้แน่ใจว่าบางสิ่งบางอย่าง:

ปรึกษา-แนะนำ ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ ทุกเรื่อง

บริการ-บำรุงรักษา ตอบสนองความต้องการภายในประเทศ

3. คำที่ชื่อการกระทำเพื่อบรรลุบางสิ่งบางอย่าง: การดำเนินงาน การดำเนินการ องค์กร

4. คำเอกสาร: Know-how (จากภาษาอังกฤษ I Know How) - เงื่อนไขอ้างอิง, ประสบการณ์. เอกสารการโอนซึ่งมีการเจรจาเมื่อสรุปข้อตกลงใบอนุญาตและข้อตกลง

5. กลุ่มคำตั้งชื่อสิ่งพิมพ์: โบรชัวร์, หนังสือเล่มเล็ก.

6. คำที่ชื่อ เวลา : ไตรมาส ระยะเวลา วันที่.

7. คำค้น: อำเภอ.

ในบรรดาเงื่อนไขที่ยืมมานั้นมีคำที่มีคำพ้องความหมายภาษารัสเซีย (นำเข้า - นำเข้า)

การใช้คำศัพท์ภาษาต่างประเทศเป็นกระบวนการทางธรรมชาติ การใช้คำดังกล่าวภายในขอบเขตที่สมเหตุสมผลไม่เป็นอันตรายต่อภาษา แต่ในทางตรงข้าม จะทำให้ภาษามีความสมบูรณ์ยิ่งขึ้น

คุณสมบัติของการใช้และการดำเนินการของเอกสาร

สไตล์- นี่คือคุณลักษณะของภาษาที่แสดงออกมาในการเลือก การผสมผสาน และการจัดระบบภาษาของวิธีการสื่อสารกับงานของการสื่อสาร มีรูปแบบการใช้งานเช่น รูปแบบที่แตกต่างไปตามหน้าที่หลักของภาษาที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของมนุษย์โดยเฉพาะ เช่น วารสารศาสตร์ วิทยาศาสตร์ ศิลปะและวรรณกรรม ภาษาพูด ทางการและธุรกิจ

ข้อมูลใด ๆ จำเป็นต้องมีภาษาที่จะบันทึก ส่ง และรับ กระบวนการที่ซับซ้อนนี้สามารถทำได้โดยใช้คำศัพท์พิเศษ ซึ่งเป็นองค์ประกอบหลักของรูปแบบการใช้งานใดๆ รูปแบบของการสื่อสารทางธุรกิจอย่างเป็นทางการของผู้คนในด้านต่าง ๆ ของชีวิต: เศรษฐกิจ สังคม-การเมือง และวัฒนธรรม - ได้พัฒนาภายใต้อิทธิพลของความจำเป็นในการนำเสนอข้อเท็จจริงด้วยความแม่นยำสูงสุด ความสั้น ความเฉพาะเจาะจง และหลีกเลี่ยงความคลุมเครือ รูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการคือประเภทภาษาที่ใช้งานได้จริงซึ่งให้บริการขอบเขตของความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่เป็นทางการเป็นหลักในการเขียน

เอกสารมีความหลากหลายทั้งในด้านประเภทและเนื้อหา ปริมาณและการแสดงออกทางภาษา เอกสารส่วนใหญ่ในส่วนเนื้อหาเกี่ยวข้องกับขอบเขตที่อยู่นอกการสื่อสารส่วนบุคคล (แม้ว่าบุคคลจะมีส่วนร่วมในกิจกรรมที่เกี่ยวข้องด้วย) แต่ลักษณะส่วนบุคคลและส่วนบุคคลจะไม่สะท้อนในภาษาและรูปแบบของเอกสาร หน้าที่ของรูปแบบธุรกิจคือการปฏิบัติตามรูปแบบที่จำเป็นสำหรับการถ่ายโอนเนื้อหาทำให้มีเหตุผลในการพิจารณาเอกสารดังกล่าวเป็นธุรกิจที่เป็นทางการ ดังนั้นภาษาของเอกสารจึงมีลักษณะเฉพาะด้วยความเข้มงวดของโวหารและความเที่ยงธรรมของการนำเสนอ ในรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ ไม่ควรมีอารมณ์ การประเมินตามอัตวิสัยและการพูด นี่คือสิ่งที่ทำให้รูปแบบของเอกสารใกล้เคียงกับรูปแบบทางวิทยาศาสตร์ที่ค่อนข้างเป็นหนังสือในระดับปานกลาง แต่ลักษณะการนำเสนอที่ไม่มีตัวตนเป็นคุณลักษณะเฉพาะของภาษาของเอกสาร

เนื่องจากเอกสารมีความเกี่ยวข้องกับบรรทัดฐานทางกฎหมาย ความเที่ยงธรรมในรูปแบบของการนำเสนอจึงเน้นย้ำโดยลักษณะการยืนยันและกำหนดของเอกสาร ตามกฎแล้วเอกสารจะถูกจัดทำขึ้นเพื่อให้มีการพิจารณาข้อมูลที่มีอยู่ในนั้นหรือจำเป็นต้องดำเนินการตัดสินใจที่เกี่ยวข้อง การกระทำของศาล สำนักงานอัยการ ตำรวจ และฝ่ายบริหารเป็นลายลักษณ์อักษรในรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ เอกสารดังกล่าวมีพื้นฐานมาจากการวิเคราะห์ทางวิทยาศาสตร์เกี่ยวกับความสัมพันธ์ทางสังคม ดังนั้นควรมีความถูกต้องและรัดกุมที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และควรใช้วิธีการทางภาษาศาสตร์ที่เหมาะสม ลักษณะเฉพาะของรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการคือการใช้คำในความหมายเฉพาะ เพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในเอกสารราชการ ข้อมูลทางธุรกิจไม่ควรรวมกับองค์ประกอบของการทำข่าว (เช่น ในร่างการตัดสินใจ รายงานบางประเภท โปรโตคอล ฯลฯ)

โครงสร้างแบบองค์รวม เอกสารใด ๆ จะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดบางประการ มัน:

ความกะทัดรัดและความกะทัดรัดของการนำเสนอเอกสารราชการ

ความถูกต้องและแน่นอนของถ้อยคำ ความไม่ชัดเจน และความสม่ำเสมอของคำศัพท์

โทนสีกลางของการนำเสนอ

รูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการมีลักษณะการใช้คำเฉพาะในความหมายที่เป็นที่ยอมรับว่าเป็นบรรทัดฐานของการใช้คำวรรณกรรมทั่วไปตลอดจนความหมายที่เป็นแบบดั้งเดิมสำหรับเอกสารทางธุรกิจซึ่งไม่ละเมิดความสม่ำเสมอของโวหารและสอดคล้องกับ แนวโน้มทั่วไปของมาตรฐานภาษาธุรกิจ

การเลือกคำศัพท์เกี่ยวข้องกับการใส่ใจในความหมายของคำศัพท์อย่างระมัดระวัง ความไม่รู้ความหมายของคำศัพท์ของแต่ละคำทำให้เกิดข้อผิดพลาดเช่น: " จำเป็นต้องปรับปรุงบริการด้านสัตวเทคนิคและสัตวแพทย์เพื่อการเลี้ยงสัตว์ ” (บริการปศุสัตว์สามารถปรับปรุงได้ แต่ไม่ใช่ปศุสัตว์) “ ลดต้นทุน "(เป็นไปได้ที่จะลดราคาสินค้า, สินค้า, แต่ไม่ใช่ต้นทุน - ตัวเลือกที่เป็นไปได้:" ลด

ราคา »).

ไม่อนุญาตให้ใช้ neologisms แม้แต่รูปแบบดั้งเดิมเช่น " ตัวสร้าง » , « การปรับโครงสร้างองค์กร " รวมทั้งคำที่เกี่ยวข้องกับคำศัพท์ภาษาพูด เป็นต้น" เลขานุการ », « ผู้ช่วยห้องปฏิบัติการ ».

หากคุณเลือกคำผิดจากจำนวนที่มีความหมายต่างกัน คุณสามารถบิดเบือนความหมายได้ ตัวอย่างเช่น คำว่า "ให้" และ "ให้" มักจะสับสน

แนะนำ- 1) นำเสนอแจ้ง ("ยื่นรายชื่อพนักงาน", "ยื่นหลักฐาน"); 2) แนะนำตัว แนะนำพนักงานใหม่ให้กับทีม"); 3) การยื่นคำร้อง (เพื่อเลื่อนตำแหน่งเพื่อรับรางวัล) (“ ส่งไปยังอันดับถัดไป», « ส่งคำสั่ง "); 4) เขียนค้นพบ (" มีค่ามาก»); 5) จินตนาการทางจิตใจ (" ลองนึกภาพ (ตัวเอง) ภาพของการต่อสู้»); 6) พรรณนา แสดง (" นำเสนออย่างตลกขบขัน»).

จัดเตรียม- 1) มอบให้ผู้อื่นใช้ (" จัดหาอพาร์ตเมนต์», « จัดหายานพาหนะ»); 2) ให้สิทธิ์โอกาสในการทำเพื่อดำเนินการบางอย่าง (" ให้ลา", "ให้ชั้น»); 3) อนุญาตให้กระทำโดยอิสระหรือปล่อยทิ้งไว้โดยไม่มีใครดูแล (“ฝากไว้กับตัว”, “ปล่อยให้เป็นโอกาส»).

การไม่สามารถแสดงความคิดเห็นได้อย่างถูกต้องและรัดกุมนำไปสู่ข้อผิดพลาดต่อไปนี้: "ในเดือนเมษายน" (เดือนเมษายนเป็นเดือนที่แน่นอนและไม่มีอะไรอื่น) "ข้อความข้อมูล" (ข้อความใด ๆ ที่มีข้อมูล) การทำซ้ำเช่น: « ได้ประโยชน์จากการใช้งาน» , « ข้อเท็จจริงต่อไปนี้ควรนำมาพิจารณา », « ปรากฎการณ์นี้อย่างเต็มที่ในสภาวะต่างๆ »...

สำหรับข้อความของเอกสารราชการนั้นไม่นิยมใช้

วลีที่เป็นรูปเป็นร่างเปลี่ยนด้วยสีโวหารที่ลดลง

การเปลี่ยนคำพูดมาตรฐานเช่น: " ที่เกี่ยวข้องกับคำสั่งของรัฐบาล”, “เพื่อให้ความช่วยเหลือทางวัตถุ», « เนื่องจากสถานการณ์ที่ยากลำบากที่พัฒนาขึ้น ... "- มีการทำซ้ำอย่างต่อเนื่องในเอกสารทางการได้รับตัวละครที่มั่นคงและในบทบาทของพวกเขานั้นอยู่ใกล้กับหน่วยการใช้ถ้อยคำ ในภาษาของเอกสาร จะทำหน้าที่เหมือนกับการรวมประเภทที่เสถียร: "คำนึงถึง", "ให้ความสนใจ". แต่ถ้าบรรทัดฐานถูกละเมิดเนื่องจากความไม่รู้ของลักษณะเฉพาะของการใช้หน่วยวลีหนึ่งหรืออีกหน่วยหนึ่งจะเกิดข้อผิดพลาดขึ้น ตัวอย่างเช่น คำกริยา "to allow" ("to allow") ในความหมายของ "to do something, to do" สามารถนำมารวมกับคำที่แสดงผลเชิงลบของกิจกรรม: "to allow a การละเมิด", "to make a ผิดพลาด”, “ทำการคำนวณผิด”, ฯลฯ แต่ไม่ใช่ด้วยคำพูดที่แสดงการกระทำในเชิงบวก - "อนุญาตความสำเร็จ"

นอกจากคำประเภทนี้แล้ว ยังมีคำจำนวนมากที่แสดงความเข้ากันได้แบบจำกัดเฉพาะในรูปแบบธุรกิจเท่านั้น ตัวอย่างเช่น ในรูปแบบธุรกิจ:

พึงปรารถนา มิได้พึงปรารถนา

ในการพูดทางธุรกิจ ควรใช้โครงสร้างที่มีภาคแสดง "แยก" ซึ่งไม่เพียงแต่ระบุชื่อการกระทำ แต่ยังกำหนดหัวข้อของการกระทำนี้ด้วย ตัวอย่างเช่น:

ช่วยไม่ใช่ช่วย เพื่อช่วยไม่ช่วย ทำความสะอาดไม่ทำความสะอาด คำนึงถึงไม่คำนึงถึง; ให้การสนับสนุนไม่ใช่สนับสนุน ทำการซ่อมแซมไม่ใช่ซ่อมแซม

การสื่อสารทางธุรกิจดำเนินการระหว่างองค์กรและเจ้าหน้าที่และมีลักษณะเป็นทางการดังนั้นจึงมีลักษณะเป็นการนำเสนอข้อความที่ไม่มีตัวตนซึ่งเกี่ยวข้องกับคำกริยาที่ควรใช้ในรูปแบบของบุคคลที่ 3 และตามกฎ ในความหมายส่วนตัวอย่างไม่มีกำหนด

ตัวอย่างเช่น:

“คณะกรรมการดำเนินการตรวจสอบและจัดตั้ง…”;

“การกระทำได้รับการลงนามโดยสมาชิกของคณะกรรมาธิการและได้รับการอนุมัติ…”

คุณลักษณะของคำพูดทางธุรกิจคือการใช้คำศัพท์จำนวนมาก

ภาคเรียน- คำหรือวลีที่เป็นชื่อ

แนวคิดบางอย่างของสาขาวิชาเฉพาะด้านวิทยาศาสตร์ เทคโนโลยี ศิลปะ จำนวนรวมของข้อกำหนดของสาขาวิชาเฉพาะหรือกิจกรรมทางวิชาชีพถือเป็นคำศัพท์

เมื่อใช้ข้อกำหนดในเอกสาร จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำศัพท์นั้นเข้าใจได้ไม่เฉพาะกับผู้เขียนเอกสารเท่านั้น แต่ยังรวมถึงผู้สื่อข่าวทุกคนที่ทำงานกับเอกสารนี้ด้วย เมื่อผู้เขียนใช้คำที่ไม่คุ้นเคยและไม่คุ้นเคย จำเป็นต้องเปิดเผยเนื้อหาและความหมายของคำนี้ สามารถทำได้ด้วยวิธีต่อไปนี้:

ให้คำจำกัดความอย่างเป็นทางการของคำศัพท์ (คำจำกัดความที่ยอมรับจะถูกบันทึกไว้ในพจนานุกรมคำศัพท์และ GOST)

ถอดรหัสแนวคิดด้วยคำที่เกี่ยวข้องกับคำศัพท์ที่เป็นกลาง ลบคำนั้นออกจากข้อความและแทนที่ด้วยคำหรือนิพจน์ที่ใช้กันทั่วไป

ในการพูดทางธุรกิจ เพื่อบีบอัดคำพูด จะใช้คำย่อเพื่อกำหนดแนวคิด

ตัวย่อมีสองประเภทหลัก:

คำย่อ (ตัวย่อ) - คำประสมที่เกิดขึ้นจากการลบส่วนหนึ่งของตัวอักษรที่เป็นส่วนประกอบหรือบางส่วนของคำเช่น: CIS, ACS, Mosgaz, รอง, กองกำลังพิเศษ ฯลฯ ;

ตัวย่อกราฟิก - ตัวย่อที่ใช้ในการเขียน

การกำหนดคำเช่น p / o, rail, point, sq.m เป็นต้น

ตัวย่อคำศัพท์ (ตัวย่อ) ทำหน้าที่เป็นคำอิสระ คำย่อกราฟิกไม่ใช่คำ แต่ใช้เฉพาะเมื่อเขียนและเมื่ออ่านจะถูกถอดรหัสและอ่านแบบเต็ม

ชื่อย่อของสถาบันและองค์กรต่างๆ ได้รับการรับรองอย่างเป็นทางการแล้ว บางคน: 1) โดยตัวอักษรตัวแรกของชื่อเต็ม (ตัวย่อของตัวอักษร) ตัวอย่างเช่น Moscow State University (Moscow State University); 2) ตามหลักพยางค์ เช่น กระทรวงสาธารณสุข

(กระทรวงสาธารณสุข); 3) ตามหลักการผสม เช่น Giproholod (สถาบันการออกแบบตู้เย็นแห่งรัฐ โรงงานไอศกรีม น้ำแข็งแห้งและน้ำ และพืชคาร์บอนไดออกไซด์เหลว) ในเวลาเดียวกัน คำย่อตามตัวอักษรที่อ่านโดยพยางค์ก็ถูกปฏิเสธเหมือนคำทั่วไป ข้อยกเว้นคือคำว่า HPS และสิ่งที่คล้ายคลึงกันซึ่งไม่ปฏิเสธ

เอกสารทางธุรกิจเกิดขึ้นในรัสเซียไม่นานหลังจากการถือกำเนิดของการเขียน การเขียนเชิงธุรกิจได้รับการพัฒนาในมอสโกวรัสเซียเช่นกัน ในศตวรรษที่ XV-XVI บนพื้นฐานของภาษามอสโกภาษาธุรกิจ ("pikaz") ของมอสโกมาตุภูมิได้พัฒนาขึ้นซึ่งก่อตั้งขึ้นส่วนใหญ่ใน "คำสั่ง" ของมอสโก (นั่นคือในสถาบันที่ดูแลสาขาของรัฐบาลบางแห่ง) การกระทำของรัฐและทางกฎหมาย ตลอดจนจดหมายจากมอสโกแกรนด์ดุ๊ก รายงานของสถานทูต งานทางภูมิศาสตร์และประวัติศาสตร์ หนังสือทางการแพทย์ ตำราอาหาร ฯลฯ ถูกเขียนในภาษาคำสั่ง

ภาษาของเอกสารทางธุรกิจของทั้ง Kievan และ Muscovite Rus นั้นแตกต่างจากภาษาของวรรณคดีพงศาวดารและการเล่าเรื่องในตอนแรกโดยการใช้ Slavicisms ที่ จำกัด อย่างมาก ประการที่สอง คำศัพท์เฉพาะ การผสมคำที่เสถียรและปรากฏการณ์ทางวากยสัมพันธ์ ประการที่สามการขาดเทคนิคการตกแต่งวรรณกรรมเกือบสมบูรณ์ ชนิดของ "ตราประทับ" ของคำพูดทางธุรกิจเป็นประโยคที่ซับซ้อนที่มีอนุประโยคย่อย

คำพูดทางธุรกิจของรัสเซียสร้างความคิดที่ซ้ำซากจำเจ วาทศิลป์ที่มั่นคง ซึ่งบางครั้งใช้คำสลาฟที่พบบ่อยที่สุด อาจเป็นไปได้ว่าพวกธรรมาจารย์ที่ทำงานในสำนักของเจ้าแห่งรัสเซียในสมัยก่อนยุคมองโกเลียใช้สูตรที่มั่นคงซึ่งพัฒนาขึ้นในภาษาของสำนักพระราชวังบัลแกเรีย ตัวอักษรรัสเซียโบราณจำนวนมากขึ้นต้นด้วยสูตรเดียวกัน

รูปแบบของการพูด - ระบบขององค์ประกอบทางภาษาภายในภาษาวรรณกรรม คั่นด้วยเงื่อนไขและงานในการสื่อสาร รูปแบบของคำกล่าวของเราขึ้นอยู่กับว่าเราพูดกับใคร กับใคร และที่ไหน

มีห้ารูปแบบ; รูปแบบหนังสือสี่รูปแบบ: สไตล์วิทยาศาสตร์ ธุรกิจอย่างเป็นทางการ วารสารศาสตร์ ศิลปะ และภาษาพูด แต่ละสไตล์มีลักษณะเฉพาะด้วยวิธีการของภาษา: คำ รูปแบบ วลี ประเภทของประโยค และลักษณะของภาษาพูดหรือหนังสือจะรับรู้ได้เมื่อเปรียบเทียบกับวิธีที่เป็นกลาง

รูปแบบคำพูดนั้นรับรู้ได้ในบางรูปแบบหรือข้อความบางประเภทที่เรียกว่าประเภทคำพูด ประเภทของคำพูดเป็นรูปแบบของการจัดระเบียบคำพูดที่กำหนดประเภทของข้อความที่แตกต่างกันในลักษณะของกิจกรรมการพูดที่กำหนด (ประเภทคนเดียวของบทความข่าวและประเภทการสนทนาของการสัมภาษณ์) และรูปแบบของการใช้ภาษา (ประเภทปากเปล่า ของรายงานและประเภทของบทความ) โดยพื้นฐานแล้ว คำพูดแต่ละประเภทอยู่ในรูปแบบการพูดที่แน่นอน แต่ก็มีประเภทระหว่างสไตล์ด้วย เช่น บทความ เรียงความ เรียงความ (วิทยาศาสตร์และวารสารศาสตร์) การสัมภาษณ์ (ธุรกิจวารสารศาสตร์และธุรกิจที่เป็นทางการ)

รูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการ - หนึ่งในรูปแบบหนังสือที่ใช้ในด้านความสัมพันธ์ทางธุรกิจ เอกสารทางธุรกิจ เช่น กฎหมาย เอกสาร การกระทำ สัญญา มติ กฎบัตร จดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการ ฯลฯ

จุดประสงค์ของรูปแบบนี้คือการสื่อสารข้อมูล ให้คำแนะนำ รูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการมีลักษณะเฉพาะด้วยความถูกต้อง ความไม่ชัดเจน ลักษณะที่ไม่ใช่ส่วนบุคคล การสร้างมาตรฐานของข้อความ และลักษณะการบังคับตามข้อกำหนดของข้อความ

สไตล์นี้โดดเด่นด้วย:

1) การใช้คำศัพท์และวลีที่เป็นทางการซึ่งแทบจะไม่ได้ใช้ในรูปแบบอื่น: คำขาด เพิกถอน คณะทูต ฯลฯ รูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการต้องการลัทธิการบวชในระดับหนึ่ง ในคำศัพท์ เรายังสามารถสังเกตการใช้คำประสมบ่อยครั้งซึ่งประหยัดกว่าวลีที่คล้ายกัน: กระบวนการทางกฎหมาย ผู้เช่า ฯลฯ การใช้คำนามในวงกว้าง: ความหมาย, การตัดสินใจ, การพัฒนา; คำบุพบทตัวหาร: ในเรื่อง, ตามเส้น, หลังจากหมดอายุ (ของเทอม) เป็นต้น

2) การใช้โครงสร้างวากยสัมพันธ์ที่ซับซ้อน

3) การใช้ประโยคประโยค : ค่าตอบแทนแรงงาน ความปลอดภัยในการทำงานและอาชีวอนามัย

รูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการนั้นโดดเด่นด้วยการใช้เครื่องมือภาษาต่อไปนี้:

ในระดับคำศัพท์:

การใช้ชื่อ-นามสกุล วันที่แน่นอน;

คำศัพท์หนังสือ (เนื่องจาก, ระหว่าง, เนื่องจากลักษณะเฉพาะ);

การใช้คำในความหมายโดยตรง

ขาดคำศัพท์ที่แสดงออกและประเมินผล

การใช้คำนามด้วยวาจาบ่อยครั้ง (การเห็นด้วย, การใช้, ประสิทธิภาพ);

การปรากฏตัวของมูลค่าการซื้อขายมาตรฐาน (หลังจากสิ้นสุดระยะเวลาในลักษณะที่กำหนดจะมีผลใช้บังคับ);

โอกาสที่จำกัดสำหรับการเปลี่ยนคำที่มีความหมายเหมือนกัน การซ้ำคำศัพท์บ่อยครั้ง

ที่ระดับสัณฐานวิทยา:

ไม่มีคำสรรพนามส่วนบุคคลโดยเฉพาะ 1 และ 2 คนแทนที่จะใช้ชื่อที่เหมาะสมชื่อเฉพาะหรือการกำหนดพิเศษ (ลูกค้า, นักแสดง) เช่นเดียวกับคำกริยาในรูปแบบของ 1 และ 2 คน

ที่ระดับวากยสัมพันธ์:

ความซับซ้อนของประโยคง่าย ๆ ที่มีการเลี้ยวแยกสมาชิกที่เป็นเนื้อเดียวกัน

การแบ่งข้อความออกเป็นบล็อคความหมายที่ชัดเจน มักใช้หัวเรื่องย่อยและการออกแบบย่อหน้าแบบดิจิทัล

รูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการมีลักษณะเฉพาะทั้งวิธีการจัดระเบียบคำพูดและบทสนทนา (การสนทนาระหว่างคนสองคน) หรือบทสนทนา (การสนทนาหลายคน)

ประเภทหลัก: บทพูดคนเดียว - คำสั่ง, คำสั่งอย่างเป็นทางการ, คำแนะนำ, คำแถลง, คำขอ, การร้องเรียน (การร้องเรียน), คำแนะนำ, รายงาน, บทวิจารณ์; ประเภทการพูด - ประชุม ประชุม เจรจา สัมภาษณ์

คุณสมบัติของรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการ:

ขาดสรรพนามส่วนบุคคล

ชื่อเต็มของนักแสดงพร้อมระบุสถานะทางสังคมของพวกเขา

แทนที่พวกเขาในอนาคตด้วยการกำหนดพิเศษ Author, Firm;

มูลค่าการซื้อขายมาตรฐาน: ข้อตกลงนี้ดังต่อไปนี้ ซึ่งต่อไปนี้จะเรียกว่าการดำเนินการบนพื้นฐานของ;

การระบุสถานที่และเวลาที่แน่นอนของการทำสัญญา

ความซับซ้อนของประโยคง่าย ๆ โดยสมาชิกที่แยกจากกัน - ดูประโยคแรกของสัญญา

แบ่งข้อความออกเป็นบล็อคโดยใช้หัวเรื่องย่อยและการกำหนดแบบดิจิทัล

เอกสารข้อมูลควรนำเสนออย่างชัดเจน ชัดเจน และชัดเจนที่สุด - นี่คือข้อกำหนดหลักของการสื่อสารทางธุรกิจที่เป็นลายลักษณ์อักษร ดังนั้นจึงมีข้อกำหนดพิเศษเกี่ยวกับวิธีการทางภาษาและรูปแบบการนำเสนอข้อมูลในเอกสาร:

การปฏิบัติตามบรรทัดฐานของคำศัพท์ ไวยากรณ์ โวหารที่รับรองความถูกต้องและชัดเจนของการนำเสนอ

ความไม่ชัดเจนของคำและคำศัพท์ที่ใช้

โทนสีกลางของการนำเสนอ

ด้านหนึ่ง การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้ทำให้การทำงานกับเอกสารทำได้ยาก และในทางกลับกัน อาจทำให้สูญเสียหรือลดความสำคัญทางกฎหมายและในทางปฏิบัติ

ความถูกต้องของความหมายของข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรส่วนใหญ่มาจากความถูกต้องของการใช้คำ นั่นคือ การใช้คำตามความหมาย คำในข้อความของเอกสารควรใช้ในความหมายเดียวเท่านั้น ยอมรับในการเขียนทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ ในเรื่องนี้ คำพ้องความหมาย (คำที่ใกล้เคียงกัน เกี่ยวข้องกัน คำที่มีความหมายต่างกัน) อาจทำให้เกิดปัญหาในการใช้งาน ตัวอย่างเช่น: present (นำเสนอ, แสดง: ส่งรายงาน) - จัดเตรียม (ให้บางอย่างเพื่อใช้, สั่งให้ใครสักคน: จัดเตรียมใบรับรอง); ดำเนินการ (ทำบางสิ่ง: จัดประชุม) - ผลิต (ผลิต, ผลิต: ผลิตสินค้า)

การไม่ใส่ใจในเฉดสีของความหมาย สีของคำที่มีความหมายเหมือนกันอาจนำไปสู่การละเมิดความหมายในข้อความของเอกสาร ตัวอย่างเช่น คำว่า build (เป็นกลางโวหาร), ตั้งตรง (ระบายสีโวหาร - "สูง"), สร้าง (สร้างบางสิ่งที่ซับซ้อนทางเทคนิค); ตั้งตรง (สร้างสิ่งที่สำคัญ; สูง) ต่างกันในสีโวหาร เฉดสีของความหมาย และด้วยเหตุนี้ จึงมีความเข้ากันได้แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น วลีเหล่านี้ประกอบขึ้นอย่างถูกต้องเพื่อสร้างโกดัง สร้างสะพาน สร้างซุ้มประตู การรวมกันเพื่อสร้างโกดัง, สร้างตู้, สร้างอาคารที่อยู่อาศัยไม่ถูกต้องตามสไตล์

ไม่ควรใช้ความเป็นมืออาชีพในข้อความของเอกสารทางธุรกิจ (เช่นการปลูกถ่ายแทนการปลูกถ่าย cardan แทนอุปกรณ์ cardan เป็นต้น) ขอบเขตของความเป็นมืออาชีพนั้น ตามกฎแล้ว การพูดด้วยวาจา การใช้คำพูดที่เป็นลายลักษณ์อักษรของการสื่อสารทางธุรกิจถือเป็นความผิดพลาดด้านโวหาร ตัวอย่างเช่น สร้างเสร็จแทนที่จะสร้างเสร็จ ไม่สมบูรณ์แทนที่จะก่อสร้างเสร็จ บันทึกประจำวันของนักเรียนแทนนักศึกษาเต็มเวลา ไม่ใช่เงินสด ไม่ใช่เงินสดแทนการชำระเงินที่ไม่ใช่เงินสด

ข้อกำหนดที่ใช้ในเอกสารประกอบธุรกิจควรมีความชัดเจนสำหรับทั้งผู้เขียนและผู้รับ หากคำนี้ใช้เพียงเล็กน้อยและความหมายอาจไม่ชัดเจน คุณควรใช้วิธีใดวิธีหนึ่งที่แนะนำ:

ให้คำจำกัดความอย่างเป็นทางการของคำศัพท์ เช่น

แฟคตอริ่ง - การขายสิทธิในการทวงถามหนี้;

ชี้แจง ขยายเนื้อหาของคำศัพท์ด้วยคำศัพท์ที่เป็นกลางเช่น: ... การไม่ปฏิบัติตามสัญญาเกิดจากเหตุสุดวิสัย (น้ำฝนล้างสายการสื่อสารกับโรงงาน);

ลบคำและแทนที่ด้วยคำหรือนิพจน์ที่เข้าใจกันทั่วไป

ความยากลำบากในการรับรู้ข้อความในเอกสารอาจเกิดจากการใช้คำที่ยืมมาอย่างไม่ยุติธรรม ข้อผิดพลาดทั่วไปที่สุดคือการใช้คำต่างประเทศโดยไม่ได้ตั้งใจ แทนที่จะเป็นคำที่มีอยู่แล้วเพื่อแสดงถึงแนวคิดของคำที่คุ้นเคย ตัวอย่างเช่น

เอกสารไม่ควรใช้คำและสำนวนที่ล้าสมัย (archaisms และ historicisms) เราไม่ควรเขียนด้วยสิ่งนี้เรากำกับ แต่เรากำกับ; ไม่ใช่ปีนี้ แต่ปีนี้ (ปีปัจจุบัน); เราไม่ได้แจ้งให้ทราบ แต่เราแจ้ง; การกระทำไม่ได้วาดขึ้นที่นี่ แต่การกระทำถูกวาดขึ้น

เมื่อใช้ตัวเลขในข้อความของเอกสาร ควรจำไว้ว่าการทำซ้ำตัวเลขหลักเดียวในหนึ่งคำ และหากมีข้อบ่งชี้ในการวัด ในรูป (ไม่เกินห้าเที่ยวบิน แต่ 9 กก.) ตัวเลขประกอบเป็นตัวเลข ยกเว้นกรณีที่ตัวเลขอยู่ที่จุดเริ่มต้นของประโยค (ชื่อซีดีหนึ่งร้อยรายการ แต่ค่าคอมมิชชันปฏิเสธวัตถุ 15 รายการ) เลขลำดับจะเขียนด้วยตัวพิมพ์ที่ลงท้ายด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ (ไม่เกินหลักที่ 16) ในเอกสารทางการเงินพร้อมกับบันทึกดิจิทัลจะมีการถอดเสียงด้วยวาจา

ลักษณะมาตรฐานของภาษาในการเขียนเชิงธุรกิจรวมถึงการรวมตัวย่อที่ใช้กันอย่างแพร่หลายในจดหมายธุรกิจ คำ, วลีที่มีความถี่สูงในการใช้งาน, เช่นเดียวกับคำ, ชื่อองค์กร, นิติกรรมที่มีชื่อเสียง, ประมวลกฎหมาย, ฯลฯ เป็นตัวย่อ คำย่อที่ใช้ในข้อความของเอกสารอยู่ภายใต้กฎเกณฑ์บางประการ:

1. ตัวย่อควรสอดคล้องกันตลอดทั้งเอกสาร เป็นที่ยอมรับไม่ได้ที่จะย่อคำเดียวกัน (วลี) ในรูปแบบที่ต่างกันหรือเขียนในที่เดียวแบบเต็มและอีกคำย่อ

2. คุณไม่สามารถย่อคำได้หากเป็นสมาชิกเพียงคนเดียวของประโยค

3. ไม่อนุญาตให้ใช้ตัวย่อหากสามารถนำไปสู่การตีความที่แตกต่างกันความคลุมเครือในการรับรู้ของวลี

4. ไม่อนุญาตให้ย่อคำให้เหลือตัวอักษรเดียว ยกเว้นในกรณีที่ใช้ตัวย่อแบบข้อความดั้งเดิม เช่น: y. (ปี), y. (คุณนาย), l. (แผ่น, แผ่น), น. (หมู่บ้าน), ร. (แม่น้ำ) รายการ (จุด) เป็นต้น

ลักษณะเฉพาะของรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการที่ระบุไว้ด้านล่างนี้เป็นความจริงเชิงวัตถุประสงค์ของภาษา การใช้งานในข้อความของเอกสารเป็นไปตามธรรมชาติและได้รับการแก้ไขตามประเพณี การละเมิดบรรทัดฐานการทำงานและโวหารคือการใช้วิธีการทางภาษาศาสตร์ที่ไม่ได้มีอยู่ในรูปแบบธุรกิจซึ่งขัดแย้งกับข้อกำหนดของความสม่ำเสมอ ความถูกต้อง และความสั้นของภาษาของเอกสารทางธุรกิจและเอกสาร ประการแรก สิ่งเหล่านี้คือคำและหน่วยวลีของการลงสีพื้นถิ่น ภาษาปาก และการแสดงออกทางอารมณ์

ในภาษาของเอกสารทางธุรกิจและเอกสารต่างๆ มีการใช้กันอย่างแพร่หลายดังต่อไปนี้:

ข้อกำหนดและความเป็นมืออาชีพตามหัวข้อและเนื้อหาของเอกสารการบริการ ประการแรก เงื่อนไขเหล่านี้เป็นข้อกำหนดทางกฎหมาย การทูต และการบัญชี (การนำเข้า สัญญา ความล่าช้า ค่าธรรมเนียม ข้อเสนอ ความต้องการ ฯลฯ)

คำที่ไม่ใช่คำศัพท์ที่ใช้เป็นหลักในการพูดทางธุรการและธุรการ (เหมาะสม, เนื่องจาก, ด้านบน, ข้างใต้, ส่งต่อ, จริง (นี้) เป็นต้น)

คำนาม - ชื่อของบุคคลบนพื้นฐานของการกระทำหรือทัศนคติบางอย่าง (ผู้เช่า, พยาน, ผู้เช่า, โจทก์, จำเลย, ฯลฯ ) คำนามที่แสดงถึงตำแหน่งและชื่อที่ใช้ในการพูดทางธุรกิจในรูปแบบผู้ชายเท่านั้น (พยาน Fedorova เจ้าหน้าที่ตำรวจ Savelyeva ศาสตราจารย์ Emelyanova ฯลฯ )

คำนามวาจา ในหมู่พวกเขาสถานที่พิเศษถูกครอบครองโดยคำนามที่มีคำนำหน้าไม่

คำบุพบทตัวหารแบบผสมที่แสดงลักษณะมาตรฐานของเนื้อหา

คำบุพบท on กับกรณีบุพบทเพื่อระบุช่วงเวลา (เมื่ออายุครบสิบแปดปี เป็นต้น)

ตั้งค่าวลีของประเภทการระบุแหล่งที่มาด้วยสีของรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ (เบี้ยเลี้ยงครั้งเดียว หน่วยงานระดับสูง ขั้นตอนที่กำหนดไว้ การพิจารณาเบื้องต้น ฯลฯ)

คำกริยา "แยก" (เพื่อช่วย สร้างใหม่ ตรวจสอบ ฯลฯ) ตรงกันข้ามกับรูปแบบกริยาคู่ขนาน (ช่วย สร้างใหม่ ตรวจสอบ ฯลฯ)

"สตริง" กรณีสัมพันธการกในสายคำนาม (... สำหรับการประยุกต์ใช้มาตรการอิทธิพลสาธารณะ ... เพื่อเผยแพร่ผลงานของหน่วยงานควบคุมของรัฐในวงกว้าง ฯลฯ )

การยืนยันเชิงลบที่ผู้รับอนุญาตการดำเนินการด้านการดูแลระบบ ความคิดริเริ่มสำหรับการกระทำเหล่านี้ไม่ได้มาจากผู้รับ (กระทรวงไม่คัดค้าน… คณะกรรมการไม่ปฏิเสธ… สภาวิชาการไม่ปฏิเสธ… เป็นต้น)

หากจำเป็น ให้เน้นย้ำข้อเท็จจริงของการกระทำ (รับประกันการชำระเงิน ข้อเสนอได้รับการอนุมัติ เอกสารจะถูกส่งคืน ฯลฯ) เสียงที่ใช้งานจะใช้เมื่อจำเป็นต้องระบุบุคคลหรือองค์กรที่เฉพาะเจาะจงว่าเป็นความรับผิดชอบทางกฎหมาย (โรงงาน Elektrostal ขัดขวางการจัดหาวัตถุดิบ หัวหน้าสหกรณ์ไม่รับประกันการปฏิบัติตามมาตรฐานความปลอดภัย ฯลฯ )

แง่มุมของการโน้มน้าวใจของข้อความทางธุรกิจก็สมควรได้รับความสนใจเป็นพิเศษเช่นกัน ผู้เชี่ยวชาญทราบว่าเนื้อหาข้อมูลและการโน้มน้าวใจของเอกสารอย่างเป็นทางการนั้นเกิดขึ้นได้จากการใช้สูตรภาษาที่ใช้บังคับทางกฎหมาย การนำเสนอสถานการณ์ทั้งหมดของคดีในความสัมพันธ์ การใช้ประโยคย่อยที่สะท้อนถึงความสัมพันธ์เชิงสาเหตุและพันธมิตร คำที่สร้างบริบทเชิงตรรกะ เงื่อนไขหลักสำหรับการโน้มน้าวใจของเอกสารใด ๆ เรียกว่าหลักฐาน เฉพาะข้อเท็จจริงที่ถูกต้องและเถียงไม่ได้เท่านั้นที่ควรเป็นพื้นฐานของข้อความทางธุรกิจ ความน่าเชื่อถือของจดหมายยังขึ้นอยู่กับความสามารถของคอมไพเลอร์ในการแสดงความสนใจขององค์กรที่ส่งจดหมายไป

ภาษาและรูปแบบของเอกสารราชการแตกต่างจากภาษาและรูปแบบของจดหมายฝากซึ่งผู้เขียนทำหน้าที่เป็นบุคคล ผู้รับและผู้รับจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการอยู่ภายใต้ความสัมพันธ์ทางกฎหมาย และข้อความทางธุรกิจสามารถใช้เป็นหัวเรื่องของการประเมินทางกฎหมายโดยตรง รูปแบบการนำเสนอในข้อความทางธุรกิจเป็นแบบเป็นทางการ มีลักษณะแห้งแล้งและแม่นยำสูงสุดในการนำเสนอความคิด คุณสมบัติหลักของมันคือ: ความเป็นกลาง, ธรรมชาติของการนำเสนอข้ามบุคคล, การรวม, การพิมพ์ความหมายของคำพูดและการกำหนดมาตรฐานของคำศัพท์, การลดช่วงของคำพูดหมายถึงการใช้, การทำซ้ำของรูปแบบแต่ละภาษาในบางส่วนของข้อความเอกสาร

รูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการคือรูปแบบการสื่อสารอย่างเป็นทางการ การติดต่อทางธุรกิจ คำสั่ง ประกาศ เอกสาร กระบวนการทางกฎหมาย สไตล์นี้เป็นสไตล์ที่ปิดและอนุรักษ์นิยมมากที่สุดในระบบของสไตล์

การรวบรวมเอกสารสำนักงานเป็นกระบวนการที่ยากและซับซ้อนซึ่งต้องใช้เวลามากสำหรับพนักงาน

โปรดทราบว่าเอกสารเป็นส่วนหนึ่งของภาพลักษณ์ของบริษัท ซึ่งเป็นนามบัตรดั้งเดิม เอกสารเกี่ยวกับแบบฟอร์มที่สร้าง "ไม่ดี" ที่ไม่น่าดู พิมพ์ในรูปแบบที่อ่านไม่ออก ให้ความประทับใจที่ไม่พึงปรารถนาต่อองค์กร ด้วยเหตุผลเดียวกัน ตรายางที่มีชื่อองค์กรซึ่งประทับไว้บนกระดาษแผ่นหนึ่ง ได้เลิกประกอบธุรกิจในแถบตะวันตกแล้ว และมีการใช้น้อยลงในรัสเซีย

ข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารมีความจำเป็นสำหรับการดำเนินงานที่มั่นคงขององค์กรใดๆ จากการตัดสินใจด้านการจัดการที่เหมาะสม เอกสารในหลายกรณีเป็นข้อโต้แย้งหลักในสถานการณ์ที่โต้แย้งได้ จึงเป็นการยืนยันคำจำกัดความหลักของคำว่า "เอกสาร" ว่าเป็น "วิธีการพิสูจน์"

นี่คือคำแนะนำสมัยใหม่ข้อหนึ่งสำหรับผู้ประกอบการชาวรัสเซีย: “ในชีวิตธุรกิจ ธุรกิจมักอยู่ร่วมกับการหลอกลวง อย่าเชื่อคำสัญญา มีเพียงเอกสารที่มีการเขียนอย่างดีและมีผลผูกพันทางกฎหมายเท่านั้นที่เป็นผู้ค้ำประกันการทำธุรกรรมที่ประสบความสำเร็จ!”

มีการประชุมศาลอนุญาโตตุลาการกี่ครั้ง บริษัท ขาดทุนกี่ครั้งเนื่องจากการดึงเอกสารโดยไม่ได้ตั้งใจหรือโดยเจตนาอย่างไม่ถูกต้อง!

ความผิดปกติในการจัดเก็บเอกสารอาจส่งผลให้สูญเสียข้อมูลที่มีค่าซึ่งอาจส่งผลเสียต่อกิจกรรมขององค์กร

หัวหน้าองค์กรมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดองค์ประกอบ ความปลอดภัย และการดำเนินการเอกสารให้ถูกต้อง

ในการจัดทำเอกสาร รวมถึงจดหมายธุรกิจ จำเป็นต้องมีวัฒนธรรมในระดับหนึ่งและทักษะพิเศษ แต่ทักษะนี้ที่นักธุรกิจต้องพัฒนา

นอกจากนี้ จดหมายธุรกิจ เช่นเดียวกับเอกสารอื่น ๆ จะต้องจัดทำขึ้นตามข้อกำหนดของมาตรฐานของรัฐ ซึ่งไม่เพียงแต่ใช้บังคับกับหน่วยงานของรัฐและผู้บริหารของสหพันธรัฐรัสเซียเท่านั้น แต่ยังรวมถึงทุกองค์กรโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบและประเภททางกฎหมาย ของกิจกรรม

1. การลงทะเบียนแบบฟอร์มเอกสารการบริหาร

เมื่อทำงานกับเอกสารจำเป็นต้องได้รับคำแนะนำจากข้อบังคับของสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งจัดให้มีการจัดเตรียมเอกสารตามกฎบางอย่างโดยรักษาระบบการตั้งชื่อ (รายการ) ของคดี

แบบฟอร์มที่สงวนพื้นที่จำนวนมากสำหรับโลโก้และชื่อขององค์กรและข้อความเพียงเล็กน้อยนั้นไม่สะดวกต่อการใช้งาน ดังนั้นจึงแนะนำให้จัดสรร 1.5-2 ซม. จากขอบของฟิลด์ด้านบนภายใต้สัญลักษณ์

การออกแบบที่ทันสมัยของหัวจดหมาย เอกลักษณ์องค์กร “ของตัวเอง” กระดาษคุณภาพสูง ชุดข้อมูลที่สมบูรณ์เกี่ยวกับบริษัท ตำแหน่งที่ถูกต้องบนแผ่นงานมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการส่งผลดีต่อคู่ค้าทางธุรกิจ

แบบฟอร์มขององค์กรนั้นจัดทำขึ้นในรูปแบบการพิมพ์หรือใช้คอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลและมีชุดรายละเอียดและลำดับที่แน่นอนของที่ตั้ง

แบบฟอร์มสำหรับเอกสารภายใน (คำสั่ง โปรโตคอล การตัดสินใจ);

แบบฟอร์มสำหรับเอกสารภายนอก (จดหมาย, แฟกซ์)

แบบฟอร์มสำหรับเอกสารภายในประกอบด้วยสัญลักษณ์ขององค์กรและชื่อขององค์กร

สถานประกอบการที่ทำงานร่วมกับคู่ค้าต่างประเทศจำเป็นต้องมีแบบฟอร์มพิเศษพร้อมรายละเอียดซ้ำในภาษาของคู่ค้าหรือเป็นภาษาอังกฤษ ด้วยตำแหน่งเชิงมุมของรายละเอียดที่ส่วนบนซ้าย รายละเอียดจะถูกพิมพ์เป็นภาษารัสเซียทางด้านขวา - เป็นภาษาต่างประเทศ ด้วยการจัดเรียงรายละเอียดของแบบฟอร์มตามยาว รายละเอียดจะถูกพิมพ์เป็นภาษารัสเซียก่อน และด้านล่างเป็นภาษาต่างประเทศ

ทุกรูปแบบเช่นเอกสารต้องมีระยะขอบ

ซ้าย - 20 มม. (8 ตัวอักษรหรือจังหวะ)

ด้านบน - ไม่น้อยกว่า 10 มม.

ขวาและล่าง - ไม่น้อยกว่า 8 มม.

เพื่อประหยัดเนื้อที่บนแผ่นงาน บริษัทจำนวนหนึ่งระบุเฉพาะโลโก้และชื่อขององค์กรในส่วนบนของแบบฟอร์ม และที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขแฟกซ์ และรายละเอียดธนาคารจะถูกวางไว้โดยตรงที่ระยะขอบด้านล่างของ แผ่น

ขอบเขตของรายละเอียดแต่ละรายการ (เช่น "ชื่อเรื่องของข้อความ" "ที่อยู่") จะถูกทำเครื่องหมายด้วยมุมที่สะดวกเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดในตำแหน่งเมื่อพิมพ์

รูปแบบของเอกสารที่ใช้บ่อย เช่น ใบรับรอง การรับงานภายใต้สัญญา และอื่นๆ อาจมีส่วนของข้อความถาวร ซึ่งเมื่อรวบรวมเอกสาร จะมีการเสริมด้วยข้อมูลตัวแปร

2. ภาษาของเอกสารการจัดการ

ในงานจัดทำเอกสาร การออกแบบด้วยวาจาของการตัดสินใจ การกระทำ และการเชื่อมต่อมีบทบาทสำคัญ เมื่อเตรียมเอกสาร ควรคำนึงว่าภาษาไม่ใช่ตัวแก้ไขแบบพาสซีฟของการตัดสินใจที่ทำ แต่มีบทบาทกระตุ้นอย่างแข็งขันในกิจกรรมการจัดการ ดังนั้นประสิทธิผลของเอกสารคำสั่งและการบริหารจึงส่วนใหญ่มั่นใจโดยความจำเป็น - การสร้างความจำเป็นของภาษาของคำสั่ง, คำสั่ง, มติ การสร้างคำพูดที่สอดคล้องกันเป็นสิ่งจำเป็นในเอกสารที่กำหนดคำขอ ความต้องการ ความกตัญญู ฯลฯ คำพูดทางธุรกิจ ภาษาธุรกิจ จดหมายอย่างเป็นทางการของธุรกิจเป็นแนวคิดบางประการ ภาษาธุรกิจเป็นภาษาของความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการ เป็นภาษาวรรณกรรม

ขนบธรรมเนียมและประเพณีในการจัดทำเอกสารได้รับการพิสูจน์แล้วว่ามีความเหนียวแน่นมาก และตอนนี้ยังคงมีคำศัพท์ที่ล้าสมัย, archaisms, วลี, ถ้อยคำที่ซ้ำซากจำเจ, clericalisms ("ภาพใด", "โปรดอย่าปฏิเสธ", "ในเวลาเดียวกันเรากำกับ", "ให้ของจริง" ฯลฯ ) เมื่อร่างเอกสารคุณต้องใช้รูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ

ภาษาวรรณกรรมมีหลายรูปแบบ ทั้งศิลปะและนิยาย สังคมและวารสารศาสตร์ วิทยาศาสตร์ อุตสาหกรรมและเทคนิค ประวัติศาสตร์ ทางการและธุรกิจ ฯลฯ ซึ่งมีการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและมีปฏิสัมพันธ์อย่างต่อเนื่อง

“ภายใต้รูปแบบ ... ของภาษา” นักภาษาศาสตร์ที่รู้จักกันดี A.N. Efimov กล่าว “เป็นธรรมเนียมที่จะต้องเข้าใจภาษาที่มีประวัติศาสตร์อันหลากหลายซึ่งแตกต่างกันทั้งในแง่ขององค์ประกอบและลักษณะของการรวมกันของคำพูดหมายถึง และในแง่ของรูปแบบการใช้งาน สำหรับทุกสไตล์ มีลักษณะเฉพาะ เป็นแบบฉบับและแบบต้องห้าม

สไตล์แต่ละกลุ่มมีความหลากหลาย ดังนั้นรูปแบบศิลปะและนิยายจึงมีความน่าเบื่อหน่ายและเป็นบทกวี สังคมและนักข่าว - รูปแบบหนังสือพิมพ์นิตยสารและวรรณกรรมที่สำคัญ รูปแบบธุรกิจสารคดีประกอบด้วยรูปแบบของเอกสารทางกฎหมายและการบริหาร (กฤษฎีกา คำสั่ง คำสั่ง มติ) การติดต่อทางธุรกิจ รูปแบบการส่งโทรเลข ฯลฯ

สไตล์แต่ละกลุ่มมีความหลากหลาย รูปแบบธุรกิจสารคดีประกอบด้วยรูปแบบของเอกสารทางกฎหมายและการบริหาร (กฤษฎีกา คำสั่ง คำสั่ง มติ) การติดต่อทางธุรกิจ รูปแบบการส่งโทรเลข ฯลฯ

ข้อความของเอกสารที่ซับซ้อน (รายงาน บทวิจารณ์ การอ้างอิง ฯลฯ) แบ่งออกเป็นส่วน ส่วน ส่วนย่อย ย่อหน้า อนุวรรค ซึ่งกำหนดหมายเลขเป็นตัวเลขอารบิกตามข้อกำหนดของ GOST 1 5-85 (กฎสำหรับ การออกแบบเอกสารและตัวพิมพ์ที่เครื่องอ่านได้) จำนวนของแต่ละส่วนประกอบด้วยตัวเลขของส่วนประกอบที่เกี่ยวข้อง ซึ่งสูงกว่า เช่น 1. 1, 2. 1. 3. 2. 1 เป็นต้น ง.

2.1. การเบี่ยงเบนจากบรรทัดฐานวรรณกรรมในข้อความของเอกสาร

บ่อยครั้งในข้อความของเอกสารอันเนื่องมาจากความเขลา การเพิกเฉย หรือความประมาทเลินเล่อ อนุญาตให้มีการเบี่ยงเบนต่างๆ ผลที่ได้คือข้อความที่คลุมเครือ อิ่มตัวด้วยวาจาที่เกินควร ความล้าสมัย และลัทธินิยมนิยม คำที่รู้จักกันน้อยที่มาจากต่างประเทศ, ความเป็นมืออาชีพ, neologisms ทำให้ความเข้าใจในข้อความซับซ้อน ห้ามตกแต่งเอกสารภาษาถิ่น ข้อบกพร่องที่พบบ่อยที่สุดในข้อความจะกล่าวถึงต่อไป

3. มารยาทในจดหมายธุรกิจ

การติดต่อทางธุรกิจเป็นวิธีการสื่อสารที่สำคัญระหว่างองค์กรและองค์กรภายนอก ในบริษัทส่วนใหญ่ จดหมายมีความสำคัญเหนือกว่าเอกสารอื่นๆ เอกสารทางจดหมายมีสองประเภทหลัก: จดหมายและแฟกซ์

จดหมายเป็นหนึ่งในเอกสารประเภทหลัก

จดหมายเป็นชื่อทั่วไปสำหรับเอกสารที่มีเนื้อหาต่าง ๆ ที่ส่งทางไปรษณีย์

จดหมายแนะนำ (คำสั่ง) มาจากหน่วยงานของรัฐหรือเทศบาลและการจัดการ และประกอบด้วยคำแนะนำ คำแนะนำ คำชี้แจงในการรายงาน ภาษีสิ่งแวดล้อม ฯลฯ ตามกฎ

หนังสือค้ำประกันประกอบด้วยการค้ำประกันการชำระเงิน เวลาการส่งมอบ หรือคุณภาพของผลิตภัณฑ์

จดหมายแจ้งข้อมูลประกอบด้วยจดหมายที่มีข้อความ คำขอ การแจ้งเตือน คำแนะนำ

จดหมายการค้ามีการร่างขึ้นที่ข้อสรุปและการปฏิบัติตามสัญญา "พวกเขาเป็นตัวแทนของผู้ซื้อที่ดึงดูดความสนใจของผู้ขายโดยมีการร้องขอเพื่อให้ข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับสินค้าบริการและ / หรือส่งข้อเสนอ (ข้อเสนอ) สำหรับการจัดหาสินค้าการตอบสนองของผู้ขายข้อร้องเรียนการตอบสนองต่อข้อร้องเรียนเลตเตอร์ออฟเครดิต"

ในจดหมายเรียกคืน (เรียกร้อง) สถานประกอบการเรียกร้องค่าชดเชยสำหรับความสูญเสียที่เกิดจากการไม่ปฏิบัติตามหรือการละเมิดเงื่อนไขของสัญญาโดยอีกฝ่ายหนึ่ง (คู่สัญญา) การร้องเรียนต้องมีสำเนาเอกสารยืนยันข้อเท็จจริงดังกล่าว สำเนาดังกล่าวทำขึ้นในรูปแบบของภาคผนวกของเอกสารหลัก (คำร้องเรียน)

เมื่อทำสัญญากับคู่ค้าต่างประเทศจะใช้เลตเตอร์ออฟเครดิต (L / C - เลตเตอร์ออฟเครดิต) ซึ่งผู้ขายขอหนังสือค้ำประกันจากธนาคารของผู้ซื้อพร้อมหมายเลขบัญชีสกุลเงินและหนังสือค้ำประกันของธนาคารสำหรับการชำระเงินโดย ผู้ซื้อสินค้าหรือบริการ

3.1. ลักษณะของข้อความในจดหมาย

ข้อความในจดหมายควรกระชับ สม่ำเสมอ น่าเชื่อถือ และถูกต้อง ควรนำเสนอข้อเท็จจริงและเหตุการณ์อย่างเป็นกลาง และควรครอบคลุมทุกแง่มุมของปัญหาด้วยความครบถ้วนเพียงพอ สั้นและชัดเจน

ข้อความในจดหมายส่วนใหญ่มักประกอบด้วยส่วนเกริ่นนำและส่วนหลัก

ส่วนเกริ่นนำระบุสาเหตุที่ทำให้เกิดการเขียนจดหมาย พร้อมลิงก์ไปยังข้อเท็จจริง วันที่ เอกสาร

ส่วนที่สองของจดหมายกำหนดจุดประสงค์หลัก (ข้อเสนอ การปฏิเสธ คำขอ การรับประกัน ฯลฯ) ตัวอย่างเช่น

“จากข้อมูลข้างต้น เราขอให้คุณโอนเงินตามจำนวนที่ระบุไปยังบัญชีปัจจุบันของเราภายใน 10 วันทำการธนาคาร”

ขึ้นอยู่กับวัตถุประสงค์ของจดหมายและสิ่งที่ผู้เขียนต้องการเน้นความสนใจของผู้รับ อาจใช้ลำดับที่แตกต่างกันของส่วนตรรกะของข้อความ

จดหมายธุรกิจส่วนใหญ่มีลักษณะซ้ำ ๆ กันซึ่งคุณสามารถเขียนข้อความของตัวอักษรต่างๆได้

จุดเริ่มต้นของจดหมาย (แฟกซ์) สามารถมีตัวเลือกต่อไปนี้สำหรับที่อยู่:

“ เรียน Igor Leonidovich!”;

“คุณโซริน!”;

จากนั้นคำขอบคุณก็เหมาะสม:

“เราดีใจที่ได้รับจดหมายของคุณ”;

“ ขอบคุณมากสำหรับแฟกซ์ลงวันที่ 04.06.95”;

ขึ้นอยู่กับหัวเรื่องของจดหมาย ใช้ผลัดต่อไปนี้:

เตือนความจำ

เราขอเตือนคุณว่า...

เมื่อสิ้นสุด... เงื่อนไข ข้อเสนอของบริษัทของเราจะใช้ไม่ได้อีกต่อไป

กรุณาแจ้ง...

กรุณาชำระเงินภายใน... วันทำการธนาคาร...

พบกับเสื้อผ้า ดังนั้น "เสื้อผ้า" ของจดหมายของคุณคือ ซองจดหมายและกระดาษจะต้องไม่มีที่ติ มิฉะนั้น จดหมายของคุณอาจเสี่ยงต่อการไม่ถูกอ่านในตะกร้ากระดาษเสีย แม้ว่าจะมีข้อมูลที่มีค่าที่สุดสำหรับผู้รับก็ตาม โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับจดหมาย เช่น แนะนำบริษัท นำเสนอผลิตภัณฑ์ สินค้า บริการ และการสมัครงาน ซองจดหมายต้องเป็นกระดาษสีขาวแบบหนาทึบแสงขนาดมาตรฐาน ที่อยู่ในซองจดหมายจะต้องพิมพ์ออกมาเป็นบล็อคหรือมองเห็นได้ผ่านหน้าต่างโปร่งใส ไม่มีข้อจำกัดและกฎเกณฑ์ที่เข้มงวด บางประเทศอาจต้องใช้จดหมายปะหน้าหรือประวัติย่อเพื่อเขียนด้วยลายมือเมื่อสมัครงาน ในกรณีนี้ การเขียนซองจดหมายด้วยลายมือที่ชัดเจนจะเป็นประโยชน์ หากคุณกำลังจะขอข้อมูล สั่งซื้อสินค้า บริการ ทั้งซองและกระดาษอาจไม่ได้แพงที่สุดแต่ยังมีคุณภาพดี

กระดาษ หากคุณไม่ได้ใช้รูปแบบมาตรฐานของบริษัทของคุณ จะต้องเป็นไปตามข้อกำหนดที่เข้มงวดที่สุดด้วย: รูปแบบ A4 สีขาว หนา แผ่นไม่มีตำหนิและคราบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณให้ความร่วมมือ เป็นตัวแทนบริษัทของคุณ หรือได้รับการว่าจ้าง ลายเซ็นจะต้องทำในลักษณะที่ผู้รับไม่ต้องสงสัยว่าคุณไม่มีปากกาหมึกซึมที่ดีหรือคุณไม่มั่นใจพอที่จะทำซ้ำลายเซ็นของคุณ ควรใช้ปากกาหมึกซึมด้วยหมึก

กฎทอง

จดหมายของคุณควรสร้างความประทับใจตั้งแต่แรกเห็น

3.2. Archaisms และ clericalisms

Archaisms เป็นคำ สำนวน และรูปแบบไวยากรณ์ที่ล้าสมัยซึ่งเลิกใช้แล้ว

สิ่งเหล่านี้รวมถึง: ต้องห้าม (แทนที่จะเป็นสิ่งต้องห้าม) ข้างต้น (ที่กล่าวถึงข้างต้น) ต่อจากนี้ไป (ต่อไปนี้) ในหัวข้อ (สำหรับ) ดังนั้น (ดังนั้น) ตามความเป็นเจ้าของ (ตามที่ตั้งใจไว้) ด้วยสิ่งนี้เรานำเสนอ (ส่งแนบ ) การส่ง (มาพร้อมกับ).

คำต่อไปนี้เป็นของ archaisms: กตัญญูกรุณาแจ้งแขวนไว้วางใจจารึกรสชาติยามและอื่น ๆ

สถานเอกอัครราชทูต - เป็นคำและวลีที่ซับซ้อนและยุ่งยากโดยมีโครงสร้างเก่าแก่ที่มั่นคงและสหภาพเสมียนที่มีลักษณะเฉพาะและคำที่เกี่ยวข้องตลอดจนคำทางการที่แห้งแล้งและโอ้อวดเช่นความคลาดเคลื่อนที่เพิ่มขึ้นระหว่างการเติบโตของผลิตภาพแรงงานและอุปกรณ์ที่มีอยู่ .. . มีการละเมิดความปลอดภัยทางเทคโนโลยีของการผลิตเหมืองแร่ เพื่อร่วมงาน บรรลุเป้าหมายที่วางแผนไว้สำหรับตัวบ่งชี้ทั้งหมด จำเป็นต้องพัฒนามาตรการเพื่อขจัดข้อบกพร่องที่มีอยู่ ... ; เราต้องทันสมัยในการพัฒนาวิชาชีพ ทักทาย Petrov (แทน Petrov) ฯลฯ

มีการพบลัทธิการนับถือศาสนาจำนวนมากในจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการ

4. รูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ

ภาษาของการสื่อสารทางธุรกิจเป็นรูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ ซึ่งเป็นภาษาที่ออกแบบมาเพื่อการสื่อสารในด้านการจัดการ ภาษาที่ใช้งานได้หลากหลายเป็นที่เข้าใจกันว่าเป็นระบบของหน่วยภาษา วิธีการเลือกและใช้งาน เนื่องจากงานทางสังคมของการสื่อสารด้วยคำพูด

การสื่อสารด้วยคำพูดในด้านการจัดการมีคุณลักษณะเฉพาะหลายประการ ซึ่งอธิบายโดยเงื่อนไขของการสื่อสารทางธุรกิจ สิ่งที่สำคัญเป็นพิเศษในเรื่องนี้คือความจริงที่ว่าผู้เข้าร่วมในการสื่อสารทางธุรกิจในสาระสำคัญคือนิติบุคคล - องค์กร, สถาบัน, องค์กร, เจ้าหน้าที่, พนักงาน ลักษณะและเนื้อหาของลิงก์ข้อมูลที่พวกเขาสามารถเข้าไปได้ขึ้นอยู่กับตำแหน่งขององค์กรในลำดับชั้นของหน่วยงานจัดการ ความสามารถ เนื้อหาเกี่ยวกับหน้าที่ของกิจกรรม และปัจจัยอื่นๆ ความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรมีเสถียรภาพและควบคุมโดยบรรทัดฐานทางกฎหมาย อันเป็นผลมาจากการไหลของข้อมูลขององค์กร "โปรแกรม" ในลักษณะ ตอบสนองความต้องการขององค์กรและสอดคล้องกับตำแหน่งในระบบของหน่วยงานและองค์กรการจัดการ

ความเฉพาะเจาะจงของการสื่อสารทางธุรกิจยังแสดงออกในความจริงที่ว่าผู้เขียนและผู้รับเอกสารนั้นเกือบจะเป็นองค์กรโดยรวม - "นิติบุคคลส่วนรวม" แม้ว่าในกรณีส่วนใหญ่เอกสารจะลงนามโดยบุคคลเดียว - หัวหน้าองค์กร สามารถพูดได้เช่นเดียวกันเกี่ยวกับผู้รับเอกสาร

ลักษณะสำคัญอีกประการหนึ่งของการสื่อสารเอกสารคือการกำหนดเป้าหมายของข้อมูล ข้อมูลการจัดการต้องไม่เป็นข้อมูล "โดยทั่วไป" (เช่น โทรทัศน์ วิทยุ หนังสือพิมพ์ และประเภทอื่นๆ) เอกสารการจัดการมีที่อยู่ที่แน่นอนเสมอ นอกจากนี้ เอกสารการจัดการมักจะ "กำกับอย่างแคบ" นั่นคือส่งไปยังองค์กรเฉพาะหรือกลุ่มองค์กร เจ้าหน้าที่ และพนักงาน

ปัจจัยสำคัญในการสื่อสารทางธุรกิจคือการทำซ้ำของการดำเนินการและสถานการณ์ในการบริหาร เนื่องจากกิจกรรมการจัดการมักจะเป็น "การเล่นตามกฎ" ซึ่งนำไปสู่การใช้ภาษาเดียวกันหมายถึงในสถานการณ์ที่คล้ายคลึงกัน

คุณลักษณะเฉพาะของการสื่อสารทางธุรกิจอีกประการหนึ่งคือข้อ จำกัด เฉพาะของช่วงของงานที่แก้ไขโดยองค์กร หน้าที่ของสถาบันนั้นคล้อยตามคำอธิบาย การจำแนกประเภท และระเบียบข้อบังคับ เป็นผลให้ช่วงของปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการสร้างเอกสารการจัดการค่อนข้างมีเสถียรภาพ

ดังนั้น เงื่อนไขของการสื่อสารทางธุรกิจจึงเป็นคุณสมบัติของข้อมูลการจัดการดังต่อไปนี้:

การกำหนดเป้าหมายข้อมูล

ความสามารถในการทำซ้ำของข้อมูล

นอกจากนี้ เงื่อนไขของการสื่อสารทางธุรกิจยังกำหนดข้อกำหนดบางประการเกี่ยวกับข้อมูลการจัดการโดยปฏิบัติตามซึ่งประสิทธิภาพของการสื่อสารทางธุรกิจขึ้นอยู่กับ

ข้อกำหนดที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งสำหรับข้อมูลการจัดการเกิดจากสาระสำคัญของกิจกรรมการจัดการ ซึ่งประกอบด้วยการตัดสินใจของฝ่ายบริหารเพื่อโน้มน้าวหน่วยงานกำกับดูแลเกี่ยวกับวัตถุที่ได้รับการจัดการ การตัดสินใจขึ้นอยู่กับการรับ การประมวลผล และการใช้ข้อมูล ดังนั้นประสิทธิผลของกิจกรรมการจัดการจึงสูงเพียงพอเมื่อการตัดสินใจใช้ข้อมูลที่เป็นปัจจุบัน ข้อมูลใหม่ จำเป็น มีความสำคัญต่อกิจกรรมขององค์กร โดยการรับข้อมูลที่เป็นปัจจุบันเท่านั้น หน่วยงานจัดการจึงสามารถตัดสินใจจัดการได้อย่างเหมาะสมที่สุด ความเกี่ยวข้องของข้อมูลทำให้มั่นใจได้ทั้งจากเนื้อหาของเอกสารเองและความทันเวลาของการส่ง การประมวลผล และการสื่อสารไปยังหน่วยงานและเจ้าหน้าที่ที่สนใจ

ความเกี่ยวข้องของข้อมูลสัมพันธ์กับคุณสมบัติอื่นๆ ของข้อมูลการจัดการ โดยเฉพาะอย่างยิ่ง:

ความน่าเชื่อถือ (วัตถุประสงค์);

ความโน้มน้าวใจ (การโต้แย้ง);

ความสมบูรณ์ (ความเพียงพอของข้อมูล) เป็นต้น

ข้อกำหนดด้านความน่าเชื่อถือ (ความเที่ยงธรรม) หมายความว่าข้อความทางธุรกิจควรสะท้อนถึงสถานะที่แท้จริงของกิจการ ให้การประเมินเหตุการณ์ที่ไม่เอนเอียงและไม่แยแส

การโน้มน้าวใจ (การโต้แย้ง) ของข้อมูลเกิดจากความต้องการที่จะชักจูงให้ผู้รับดำเนินการ (หรือไม่ดำเนินการ) บางอย่าง ความสมเหตุสมผลของเอกสารจะขึ้นอยู่กับการดำเนินการอย่างไร

ข้อกำหนดเพื่อความสมบูรณ์หมายความว่าเอกสารต้องมีข้อมูลทั้งหมดที่จำเป็นในการตัดสินใจอย่างมีข้อมูล ความลึกของการนำเสนอของคำถามขึ้นอยู่กับเป้าหมายของเอกสาร: ในจดหมายข้อมูลก็เพียงพอที่จะระบุข้อเท็จจริงหรือเหตุการณ์ในจดหมายขอหัวเรื่องของจดหมายจะต้องระบุอย่างชัดเจนและให้เหตุผลอย่างละเอียดถี่ถ้วน ข้อมูลไม่เพียงพออาจทำให้จำเป็นต้องขอข้อมูลเพิ่มเติม ทำให้เกิดการติดต่อที่ไม่ยุติธรรม

ข้อความในเอกสารต้องใช้ภาษาและสไตล์ของเอกสารเฉพาะ อันเป็นผลมาจากการพัฒนารูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการมานานหลายศตวรรษ สื่อความหมายและวิธีการแสดงเนื้อหาดังกล่าวจึงได้รับการพัฒนาขึ้นเพื่อให้สามารถบันทึกข้อมูลการจัดการได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด โดยตรงตามข้อกำหนดทั้งหมดที่ใช้บังคับ

คุณสมบัติหลักของรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการคือ:

โทนสีกลางของการนำเสนอ

ความถูกต้องและชัดเจนของการนำเสนอ

ความกระชับ ความสั้นของข้อความ

น้ำเสียงที่เป็นกลางของการนำเสนอคือบรรทัดฐานของการสื่อสารทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ ซึ่งบ่งบอกถึงพื้นฐานทางธุรกิจของความสัมพันธ์ระหว่างผู้เขียนกับผู้รับเอกสาร ลักษณะที่ไม่มีตัวตน และระยะห่างระหว่างพวกเขา นอกจากนี้ เนื่องจากผู้เข้าร่วมในการสื่อสารทางธุรกิจกระทำการในนามของสถาบัน องค์กร องค์กร บริษัท นั่นคือ ในนามของนิติบุคคล ไม่ใช่บุคคล ช่วงเวลาส่วนตัวในข้อความของเอกสารจึงลดลง คำที่มีสีแสดงอารมณ์ (คำที่มีส่วนต่อท้ายจิ๋วและน่ารัก พร้อมคำต่อท้ายของการพูดเกินจริงและการพูดน้อยเกินไป คำอุทาน ฯลฯ) จะไม่รวมอยู่ในภาษาของเอกสาร

ความถูกต้องของการนำเสนอเป็นสิ่งจำเป็นเพื่อให้แน่ใจว่าเข้าใจข้อความของเอกสารอย่างชัดเจนและขจัดความคลุมเครือ ความเพียงพอของการรับรู้ข้อความโดยผู้เขียนเอกสารและผู้รับเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งในการสื่อสารทางธุรกิจในทุกขั้นตอนของกิจกรรมการจัดการ ในเวลาเดียวกัน ความเร็วของการรับรู้ของข้อความไม่สำคัญจริงๆ เนื่องจากข้อความในเอกสารเป็นข้อความที่เขียนขึ้นเพื่อการมองเห็น ไม่ใช่การรับรู้ทางหู และหากจำเป็น ก็สามารถอ่านซ้ำได้ สิ่งสำคัญคือเนื้อหาถูกถ่ายทอดอย่างถูกต้องที่สุด

ความถูกต้องของการนำเสนอทำได้โดยการใช้คำศัพท์คำศัพท์การใช้การเลี้ยวที่มั่นคง - สูตรภาษา, การไม่มีคำและสำนวนที่เป็นรูปเป็นร่าง, ความเข้ากันได้ที่ จำกัด ของคำ, การใช้คำชี้แจง, การเพิ่ม, การจองในรูปแบบของคำเกริ่นนำ และผลัดเปลี่ยนแบบมีส่วนร่วมและกริยาวิเศษณ์ ฯลฯ

ความชัดเจนของข้อความถูกกำหนดโดยประการแรกโดยความถูกต้องของโครงสร้างการจัดองค์ประกอบการไม่มีข้อผิดพลาดเชิงตรรกะความรอบคอบและความชัดเจนของถ้อยคำ

ความรัดกุมของการนำเสนอข้อความคือการใช้วิธีการทางภาษาอย่างประหยัดการยกเว้นความซ้ำซ้อนของคำพูด

ลักษณะการพิจารณาของรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการมีบทบาทสำคัญในการสร้างระบบหน่วยภาษาและวิธีการใช้งานในข้อความของเอกสาร

บทสรุป

การจัดทำเอกสารการจัดการเป็นกระบวนการที่ใช้เวลานานซึ่งต้องใช้ความรู้และทักษะบางอย่างจากคอมไพเลอร์ เอกสารเป็นบัตรเยี่ยมขององค์กร ข้อความในเอกสารควรมีความสอดคล้อง กระชับ โน้มน้าวใจและถูกต้อง ข้อมูลที่มีอยู่ในเอกสารจะต้องรวบรวมตามมาตรฐานของรัฐทั้งหมด เอกสารราชการต้องมีรายละเอียดที่จำเป็นทั้งหมดอย่างแน่นอน

ภาษาของเอกสารทำหน้าที่กระตุ้นในกิจกรรมการจัดการ ดังนั้นเมื่อรวบรวมเอกสารทางธุรกิจ จำเป็นต้องใช้รูปแบบธุรกิจที่เป็นทางการ ซึ่งรวมถึงรูปแบบของเอกสารทางกฎหมายและการบริหาร จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ ฯลฯ

ข้อความของเอกสารที่ซับซ้อนควรแบ่งออกเป็นย่อหน้า บท ส่วนย่อย อนุวรรค ฯลฯ

จดหมายและแฟกซ์เป็นเอกสารการจัดการประเภทหลัก

จดหมายอาจเป็นคำแนะนำ ค้ำประกัน ให้ข้อมูล โฆษณา การค้า การบุกเบิก จดหมายสอบถาม จดหมายแจ้ง จดหมายเชิญ จดหมายตอบกลับ พวกเขาแตกต่างกันในการถือครองและวัตถุประสงค์ ข้อความในจดหมายมักจะประกอบด้วยส่วนเกริ่นนำ ซึ่งระบุสาเหตุที่ทำให้เกิดการเขียนจดหมาย พร้อมด้วยการอ้างอิงถึงข้อเท็จจริง วันที่ เอกสาร และส่วนเกริ่นนำ ซึ่งเป็นการกำหนดวัตถุประสงค์หลัก

เงื่อนไขของการสื่อสารทางธุรกิจเป็นคุณสมบัติของข้อมูลการจัดการดังต่อไปนี้:

ลักษณะที่เป็นทางการของข้อมูล

การกำหนดเป้าหมายข้อมูล

ความสามารถในการทำซ้ำของข้อมูล

ข้อ จำกัด เฉพาะเรื่อง

การดำเนินการเอกสารการจัดการที่ถูกต้องตามคุณสมบัติของรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการที่พิจารณาในงานข้อกำหนดสำหรับเนื้อหาและการออกแบบจดหมายธุรกิจสามารถนำไปสู่ความสำเร็จของผลลัพธ์ที่ต้องการของกิจกรรมขององค์กรการก่อตัวของคุณค่า ภาพลักษณ์ขององค์กร

บรรณานุกรม

1. เอกสารกิจกรรมการจัดการ: หลักสูตรการบรรยาย / O. I. Bondyreva .- M.: Higher school, INFRA-M, 2006. - 474 p.

2. Bykova T.A. , Emysheva E.M. , Mosyagina O.V. การเตรียมเอกสารสำหรับการจัดเก็บและใช้งานในภายหลัง วิธีการศึกษา เบี้ยเลี้ยง. ม., 2539. 68 น.

3. จัดทำและดำเนินการเอกสารบริการ : Prakt. ผลประโยชน์ / ต่ำกว่า เอ็ด โทรทัศน์. คุซเนตโซว่า M.: CJSC Business School “Intel-Sintez”, 1999. 224 น.

4. พจนานุกรมอธิบายภาษารัสเซีย / ed S.I. Ozhegova, N. Yu. Shvedova - ม.: INFRA-M, 2550. - 944 น.

6. พระราชกฤษฎีกามาตรฐานแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย 03.03.2003 N 65-st "ในการยอมรับและการดำเนินการตามมาตรฐานของรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย" (ร่วมกับ "Unified Documentation System ระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร . ข้อกำหนดเอกสาร GOST R 6.30-2003 ")

ร่างและดำเนินการเอกสารราชการ : ป.ป.ช. ผลประโยชน์ / ต่ำกว่า เอ็ด โทรทัศน์. คุซเนตโซว่า M.: CJSC Business School “Intel-Sintez”, 1999. 224 น.

พจนานุกรมอธิบายภาษารัสเซีย / ed. S.I. Ozhegova, N. Yu. Shvedova - M.: INFRA-M, 2007. - 398s