Разновидность языка, используемого в той или иной сфере человеческой деятельности, называется языковым стилем.

Стиль – функциональная разновидность языка. В сфере официального общения мы пользуемся официально-деловым стилем . В сфере массовой информации и агитационно-пропагандистских целях используется публицистический стиль, в науке – научный, в обращении – литературная разговорная речь, бытовая речь, просторечье и др языковые разновидности.

В официально-деловом стиле выделяют: дипломатический, законодательный, судебный и деловой стиль – стиль управленческих документов.

Особенности делового стиля сформировались под влиянием условий, в которых протекает письменное деловое общение. Это:

Участники делового общения это преимущественно юр лица – организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от их имени руководителей и др должностных лиц;

Характер и содержание информационных взаимосвязей организации достаточно жестко регламентированы;

Предметом делового общения является деятельность организации – управленческая, производственная, экономическая, техническая и др.;

Управленческие документы в большинстве случаев ориентированы на конкретного получателя;

Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении - повторяющиеся, однотипные.

Условия делового общения формируют требования к управленческой информации, которая должна обладать определенными свойствами. Она должна быть:

Официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;

Адресной, т.к. управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю – должностному лицу, организации, группе организаций;

Актуальной, поскольку документ должен содержать информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения или иного использования в управленческой деятельности;

Объективной и достоверной, т.к. для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;

Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения – побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия;

Полной или достаточной для принятия эффективного управленческого решения; недостаточность информации может вызвать необходимость запросить доп сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.

Для делового стиля характерны:

Нейтральный тон изложения; констатирующе-предписывающий характер изложения;

Точность и ясность изложения; - лаконичность (краткость) текста;

Использование языковых формул;

Использование терминов; применение лексических и графических сокращений;

Преобладание страдательных конструкций над действительными;

Ограниченная сочетаемость слов;

Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже;

Употребление словосочетаний с отглагольным существительным;

Преобладание простых распространенных предложений.

Нейтральный тон изложения . Субъективный момент в деловых письмах должен быть сведен к минимуму, исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоционально-экспрессивной окраской 9слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, суффиксы преуменьшения и преувеличения и др. Эмоциональность письма должна быть не языковой, а содержательной, она должна быть скрыта за внешне спокойным, нейтральным тоном изложения.

Использование языковых формул - устойчивые шаблонные языковые обороты. Наличие их в деловой речи- следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематические ограниченности деловой речи:

-«Сообщаем, что по состоянию на ……»;

-«Направляем на рассмотрение и утверждение ……»

Просим Вас рассмотреть вопрос…»

Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Я ф нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых письмо не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность:
«Оплату гарантируем, Наши банковские реквизиты…»;

«Претензии по гарантии следует предъявлять…»;

«… в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции»,

Языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Использование терминов и словосочетаний.

Термин – слово или словосочетание, которое обозначает научное или специальное понятие. Употребление Т в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигается использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии.

Т, употребляемые в сфере ДОУ, зафиксированы в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

При употреблении терминов в письме необходимо, чтобы они были понятны не только автору, но и адресату, т.е. если возникают сомнения по этому поводу, то можно:

Дать официальное определение термина;

Расшифровать значение Т словами нейтральной лексики;

Убрать Т и заменить его общепринятым словом или выражением.

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в одном письме термин может употребляться только в одном из своих значений.

Т- синонимы – это Т, имеющие разное звучание, но совпадающие по значению (анкета, опросный лист, вопросник).

Т- синонимы –полные или абсолютные (редкое явление)- и относительные.

Т «договор», контракт и соглашение явл Т-синонимами, но различаются практикой употребления:

В труд законодательстве речь идет о трудовом договоре – контракте;

В гражданском – двух и многосторонние сделки называют договорами;

Во внешнеторговой деятельности более употребимый термин – контракт;

Договоренности в ряде др областей фиксируются в согглашениях (тарифное соглашение, соглашение о научно-техн сотрудничестве).

Применение лексических и графических сокращений (длинные слова и словосочетания неудобны)

Лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или частей слов, например: ГАИ, зам., спецназ. ЛС функционируют в речи как самостоятельные слова.

- инициальные сокращения – образованы от начальных букв слов. Они также подразделяются на буквенные (при чтении произносятся буквы): АКБ, СП, МП. ГУМ, ТЭЦ, ЛЭП, вуз;

Буквенно-звуковые: (при чтении часть слов произносится буквами, часть звуками): ГУВД, НИОПИК

- слоговые сокращения – образованы из частей, слогов слов – зампред, Мосжилстрой, техред, главбух, завхоз;

Частично сокращенные слова – образованы из части или частей слов и полного слова: хозрасчет, рембаза

Усечения: зам., зав., спец, пред.

Телескопические сокращения – образованы из начала и конца слов, обозначающих понятие: рация (радиостанция), бионика (биология и электроника), мопед (моторизованный велосипед);

Смешанного типа: ВНИИторгмаш; РосгорБТИ

Графические сокращения

ГС словами не явл, применяются только на письме, при чтении расшифровываются и читаются полностью. Типы ГС:

Точечные: др. – другие; т.п. – тому подобные; см. – смотри, эт. – этаж.

Дефисные: г-н – господин

Косолинейные: п/о – почтовое отделение

Нулевые – т, кг. См. л (как правило обозначаются физические величины);

Комбинированные: ж.-д.-железнодорожный, сев.-зап. – северо-западный.

Употребление страдательных конструкций . В русском языке существует два близких по смыслу глагольных конструкций:

Действительный залог: «Мы рассмотрели ваши предложения»;

Страдательный залог: «Нами рассмотрены ваши предложения»,

При употреблении ДЗ внимание концентрируется на субъекте действия, при употредлении СЗ – на самом действии. В дел стиле предпочтение отдается С конструкциям, которые акцентируют внимание на осуществляемых действиях вне зависимости от того, кто их произвел, например: «Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам (а не «Проект предусматривает…»).

Данная установка реализуется и в безличных конструкциях типа: предложения рассматриваются, меры принимаются, работа проводится и т.п.. Такого рода обороты – одна из характерных примет делового стиля.

Ограниченная сочетаемость слов - это особенность деловой речи. Т.е. ограниченная возможность слов вступать в смысловые соотношения с др словами.

ограниченная сочетаемость слов приближает словосочетания к языковым формулам, позволяет обеспечить максимальную точность выражения содержания при составлении текста для его восприятия.

Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже. Употребление однотипных падежных форм при имени существительном специалисты называют «нанизыванием падежей». Чаще всего в деловой речи используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже – в творительном, например, «Предлагаем Вам вариант решений (чего?) реконструкции (род. П) систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок (род. П.) жилых и административных зданий (род. П). В литературной речи такие фразы не приемлемы. Использование их в дел речи объясняется тем, что при сравнительно больших предложениях исключение предлогов позволяет сделать их структуру прозрачной и легче воспринимаемой.

Употребление словосочетаний с отглагольным существительным . В дел речи активно вместо глаголов используются конструкции из отглаголенных существительных со значением действий глаголов, например:

оказать содействие, а не посодействовать;

оказать помощь, а не помочь

произвести уборку, а не убрать;

произвести ремонт, а не отремонтировать.

Такое явление специалисты называют «расщеплением сказуемого».

Преобладание простых распространенных предложений. Особенность дел стиля – преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных (с одним главным членом – подлежащим или сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами – подлежащим или сказуемым), с обособленными оборотами (причастными и деепричастными), обособленными определениями, вводными словами и предложениями и др.

Например, «Указанные основные фонды, внесенные в уставный фонд СП, после его ликвидации перейдут на баланс Финансово-хозяйственного управления Мэрии для организации автопарка Мэрии и Администрации московской области».

В сложноподчиненных предложениях следует вместо союза «потому что» в дел. текстах употребляются союзы «так как», «ввиду того что», вследствие того что».

Заимствованные слова . Заимствование – это элемент чужого языка.

Существует след классификация заимствований по степени их освоения русским языком:

Слова, утратившие какие-либо признаки нерусского происхождения;

Слова, сохранившие некоторые внешние признаки нерусского происхождения;

Общеупотребительные слова из области науки, политики, культуры, известные не только в русском, но и в др языках.

1. Иноязычные слова, именующие банковские операции . Составляющие данную группу слова являются терминами, большинство из них не имеет терминологических эквивалентов на русском языке, их использование в деловом общении вполне уместно и оправдано.

Инкассо – вид банковской операции, состоящий в получении банком, причитающихся клиенту денег;

Аккредитив – вид банковского счета, дающий возможность контрагенту получить на специально оговоренных условиях платеж за товар, услуги немедленно по исполнении обязательств.

Сальдо – в бух учете разность между итогами записей по дебету и кредиту счетов.

2. Иноязычные слова, именующие действия по обеспечению чего-либо:

Консультация – совет, разъяснение специалиста по какому – либо вопросу

Сервис – обслуживание, удовлетворение бытовых нужд.

3. Слова, именующие действия по осуществлению чего-либо : эксплуатация, реализация, организация.

4. Слова, именующие документацию : ноу-хау (с англ. знаю, как) – техническое задание, опыт. Документация, передача которых оговаривается при заключении лицензионных договоров и соглашений.

5. Группа слов, именующих печатные издания: брошюра, буклет .

6. Слова, именующие время: квартал, период, дата .

7. Слова, именующие место: район .

Среди заимствованных терминов есть такие, которые имеют русские синонимы (импорт - ввоз).

Использование иноязычной лексики – процесс естественный. Использование таких слов в разумных пределах не вредит языку, а, наоборот, его обогащает.

Использующийся для составления документов, писем и деловых бумаг в учреждениях, судах и в любом виде устного делового общения, - это официально-деловой стиль речи.

Общая характеристика

Это уже давно сложившийся, устойчивый и достаточно замкнутый стиль. Конечно, и он со временем подвергался каким-то изменениям, но они были незначительны. Жанры, сложившиеся исторически, специфические синтаксические обороты, морфология и лексика сообщают ему достаточно консервативный характер.

Чтобы охарактеризовать официально-деловой стиль, языку необходимо придать сухость, компактность речи, сжатость и изъять эмоционально окрашенные слова. Языковые средства уже существуют в полном наборе на каждый случай: это так называемые языковые штампы или клише.

Список некоторых документов, для оформления которых необходим официально-деловой стиль:

• международные договоры;
• государственные акты;
• юридические законы;
• различные постановления;
• воинские уставы и уставы предприятий;
• инструкции всех видов;
• служебная переписка;
• разнообразные деловые бумаги.

Общие характерные черты языкового стиля

Жанры могут быть разнообразными, содержание - различным, но официально-деловой стиль имеет и общие важнейшие черты. Первое и главное: высказывание должно быть точным. Если допускается возможность разных толкований, это уже не официально-деловой стиль. Примеры находятся даже в сказках: казнить нельзя помиловать. Не хватает только запятой, но последствия, которые влечёт эта ошибка, могут зайти очень далеко.

Чтобы избежать подобных ситуаций, существует вторая главная черта, которую содержит официально-деловой стиль документов, - это языковый стандарт. Именно он помогает выбрать лексические, морфологические, синтаксические языковые средства при оформлении деловых документов.

Особой строгостью и консерватизмом отличается порядок слов в предложении, здесь многое идёт против свойственного строю русского языка прямого порядка слов. Подлежащее предшествует сказуемому (например, товар отпускается), а определения становятся сильнее определяемого слова (например, кредитные отношения), управляющее слово впереди управляемого (например, выделить кредит).

Каждый член предложения обычно имеет свойственное только ему место, которое определяется структурой предложения и его типом, собственной ролью среди других слов, взаимодействием и взаимосвязями с ними. А характерные черты официально-делового стиля - длинные цепи родительных падежей, например: обращение Главы администрации края.

Лексика стиля

Словарная система включает в себя, помимо общеупотребительных книжных нейтральных слов, определённые клише - канцеляризмы, то есть языковые штампы. Это входит в особенности официального делового стиля. Например: на основании решения, входящие документы, исходящие документы, по истечении срока, контроль за исполнением и так далее.

Здесь же не обходится и без профессиональной лексики, включающей в себя неологизмы: теневой бизнес, недоимка, чёрный нал, алиби и так далее. К официально-деловому стилю относится и включение в лексический строй некоторых архаизмов, например: сей документ, оным удостоверяю.

Однако употребление многозначных слов и слов, имеющих переносное значение, категорически не допускается. Синонимов крайне мало и включаются они в официально-деловой стиль крайне редко. Например, платежеспособность и кредитоспособность, снабжение и поставка, а также обеспечение, износ и амортизация, субсидирование и ассигнование.

Здесь отражается социальный опыт, а не индивидуальный, поэтому лексика имеет обобщённый характер. Понятийный ряд предпочитает родовые понятия, которые хорошо вписываются в официально-деловой стиль. Примеры: прибыть вместо приехать, прийти, прилететь и так далее; транспортное средство вместо автомобиль, самолёт, поезд, автобус или собачья упряжка; населённый пункт вместо деревня, город, столица Сибири, посёлок химиков и так далее.

Итак, к официально-деловому стилю относятся следующие элементы лексических построений.

• Высокий процент терминологии в текстах: юридических - закон, собственник и собственность, регистрация, передача и приёмка объектов, приватизация, акт, аренда и так далее; экономических - затраты, дотации, бюджет, купля-продажа, доход, расход и так далее; экономико-правовых - секвестирование, срок реализации, права собственности, погашение кредита и так далее.
• Именной характер построения речи за счёт большого числа отглагольных существительных, чаще всего обозначающих опредмеченное действие: отгрузка товара, отсрочка платежа и так далее.
• Высокая частотность предложных сочетаний и отымённых предлогов: в адрес, в силу, в отношении к делу, по мере и так далее.
• Переход причастий в прилагательные и местоимения для усиления канцелярских значений: настоящий договор (или правила), действующие расценки, надлежащие меры и так далее.
• Регламентированная лексическая сочетаемость: сделка только заключается, а цена устанавливается, право - предоставляется, а платёж - производится.

Морфология стиля

Морфологические признаки официально-делового стиля включают в себя прежде всего частотное (многократное) использование некоторых частей речи, а также их типов, которые помогают в стремлении языка к точности и неоднозначности высказываний. Например, такие:

• существительные, называющие людей по признаку действия (арендатор, налогоплательщик, свидетель);
• существительные, называющие людей по должности или званию, в том числе и женщин строго по форме мужского рода (продавец Сидорова, библиотекарь Петрова, сержант Иванова, инспектор Красуцкая и так далее);
• частица не- в отглагольных существительных (несоблюдение, непризнание);
• использование производных предлогов в широком ассортименте (за счёт, в связи, по мере, в силу, на основании, в отношении и так далее);
• конструкции в инфинитиве (оказать помощь, провести осмотр);
• настоящее время глаголов в другом значении (взимается штраф за неуплату);
• сложные слова с двумя и более основами (работодатель, квартиросъёмщик, ремонтно-эксплуатационный, материально-технический, нижепоименованный, вышеуказанный и так далее).

Синтаксис стиля

Характеристика официально-делового стиля складывается из таких синтаксических признаков:

• Простые предложения употребляются со многими рядами однородных членов. Например: Мерой административного взыскания могут стать штрафы за нарушение охраны труда и техники безопасности в строительстве, промышленности, сельском хозяйстве и на транспорте согласно законодательству РФ.
• Наличествуют пассивные конструкции такого типа: платежи вносятся строго в указанное время.
• Существительные предпочитают родительный падеж и нанизываются бусинами: результаты деятельности подразделений таможенного контроля.
• Сложноподчинённые предложения полнятся условными придаточными: в случаях несогласия абонентов на обработку их персональных данных в части способов и целей обработки или полностью, абоненты при заключении договора подписывают соответственное заявление.

Сфера официально-делового стиля в жанровом многообразии

Здесь сначала нужно выделить два направления по тематике: официально-документальный и обиходно-деловой стили.

1. Официально-документальный стиль делится на две категории: законодательные документы, связанные с работой государственных органов, - Конституция, уставы, законы - это один язык (J), а дипломатические акты, связанные с международными отношениями, - меморандумы, коммюнике, заявления, конвенции - это другой язык (K).

2. Обиходно-деловой стиль тоже подразделяется: переписка между организациями и учреждениями - это j язык, а частные деловые бумаги - это язык k. К жанрам обиходно-делового стиля относится вся служебная переписка - коммерческая корреспонденция, деловые письма, а также деловые бумаги - автобиография, справка, акт, удостоверение, заявление, протокол, расписка, доверенность и так далее. Стандартизация, характерная для этих жанров, облегчает составление бумаг, экономит языковые средства и не допускает информационную избыточность.

Стандартизация деловых бумаг

Специально подобранные слова официально-делового стиля обеспечивают коммуникативную точность, придающую документам юридическую силу. Любой фрагмент текста должен иметь единственное толкование и значение. Для такой высокой точности одни и те же слова, термины, названия повторяются многократно.

Форма отглагольного существительного дополняет черты официально-делового стиля аналитическим выражением действий и процессов: вместо слова "дополнять" употребляется словосочетание "вносить дополнения", вместо "решать" - "принимать решения" и так далее. Насколько более сурово звучит "нести ответственность" вместо простого "отвечать".

Обобщённость и абстрактность в самой высокой степени и одновременно конкретное значение всего лексического строя - вот основные признаки официально-делового стиля. Это немыслимое сочетание, использующееся одновременно, и придаёт документу возможность единственной трактовки и в совокупности сведений - юридическую силу. Сами тексты насыщены терминами и процедурной лексикой, а, например, приложения к договорам содержат лексику номенклатурную. Опросные листы и реестры, заявки и спецификации помогают терминологии получать расшифровку.

Помимо эмоционально окрашенного текста, в документах недопустимо использование любых бранных слов, сниженной лексики, жаргонизмов, разговорных выражений. Даже профессиональный жаргон неуместен в языке деловой переписки. И более всего потому, что он не отвечает требованиям точности, поскольку закреплён сугубо за сферой устного общения.

Устная деловая речь

Безэмоциональность и сухая логика текстов, стандартное расположение материала на бумаге существенно отличается от устной речи, которая обычно эмоционально окрашена и асимметрична по принципам текстовой организации. Если устная речь подчёркнуто логична, обстановка общения явно официальная.

Особенности официального делового стиля в том, что устное деловое общение, несмотря на профессиональную тематику, должно протекать в сфере положительных эмоций - сочувствия, доверия, уважения, доброжелательности.

Этот стиль можно рассматривать в его разновидностях: канцелярско-деловой - попроще, а вот язык государственного управления, дипломатический или юридический требует особого внимания. Сферы общения в данных случаях абсолютно разные, потому стиль общения тоже непременно обязан отличаться. Заявления, протоколы, приказы, указы - всё то, что обдумано, записано, прочитано, не так опасно, как устные переговоры, деловые совещания, публичные выступления и так далее. Слово, как воробья, не поймать, если вылетит.

Основные особенности официально-делового стиля речи - это краткость, точность и влиятельность. Для достижения этих целей понадобится соответственный подбор слов, правильно составленные конструкции, верный синтаксис и стандартизация в уме целых блоков приготовленной речи. Так же, как в письменно оформленном деловом тексте, в устной речи нет места эмоционально окрашенной лексике. Лучше выбрать нейтральную, быть ближе к стандартам канцелярских языковых средств, чтобы предельно точно изложить задуманное.

Реквизиты

Самая яркая характеристика официально-делового стиля - это даже не сам текст, а все непреложные элементы его оформления - реквизиты. Каждому виду документов присущ свой информационный набор, предусмотренный ГОСТом. Каждый элемент строго закреплён на определённом месте на бланке. Дата, наименование, номер регистрации, сведения о составителе и все остальные реквизиты всегда располагаются одинаково - одни вверху на листе, другие внизу.

Число реквизитов зависит от содержания и вида документа. Образец-формуляр показывает максимум реквизитов и порядок расположения их на документе. Это Государственный Герб РФ, эмблемы организации или предприятия, изображения правительственных наград, код организации, предприятия или учреждения (общероссийский классификатор предприятий и организаций - ОКПО), код формы документа (общероссийский классификатор управленческой документации - ОКУД) и так далее.

Трафаретизация

Машинная обработка, компьютеризированное делопроизводство - новая эпоха в процессе стандартизации. Экономическая и социально-политическая жизнь усложняется, технический прогресс набирает обороты, поэтому и особенности официально-делового стиля состоят в том, чтобы оправдать экономически выбор одного языкового варианта из всех возможных и закрепить его в практике.

Используя устойчивую формулу, принятое сокращение, единообразное расположение всего материала, оформить документ гораздо быстрее и проще. Так составляются все типовые и трафаретные письма, таблицы, анкеты и т.п., что позволяет информацию кодировать, обеспечивая информативную ёмкость текста, с возможностью развёртывания его полной структуры. Такие модули внедряются в текст договоров (об аренде, выполнении работ, купле-продаже и т.д.)

От пятидесяти до семидесяти процентов словоупотреблений в документе составляют процедурная лексика и терминология. Тематика документа обуславливает однозначность контекста. Например: Стороны обязуются соблюдать вышеперечисленные правила. Слово "стороны", употреблённое вне документа, весьма многозначно, но здесь прочитывается сугубо юридический аспект - лица, которые заключают договор.

Транскрипт

1 МИНИСТЕРСТВО СЕЛЬСКОГО ХОЗЯЙСТВА И ПРОДОВОЛЬСТВИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ Учреждение образования «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АГРАРНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ» Кафедра белорусского и русского языков ЯЗЫК И СТИЛЬ ДЕЛОВЫХ ДОКУМЕНТОВ Пособие по дисциплине «Делопроизводство» МИНСК 2007

2 УДК (07) ББК я 7 Я 41 Рекомендовано научно-методическим советом факультета предпринимательства и управления БГАТУ Протокол 6 от г. Составители: канд. филол. наук, доц. Е.П. Занкович; ст. преподаватель Т.М. Капустич Рецензенты: канд. филол. наук, доц. Н.Г. Слыхалова (БГАТУ); канд. филол. наук О.Е. Ефимчик (Юридический колледж БГУ) Пособие охватывает требования к языковому оформлению документов, в основном организационно-распорядительных. Основное внимание составителей акцентировано на следующих аспектах: особенности официально-делового стиля, типы текстов, используемых в документах, типичные ошибки в языке и стиле деловой документации, склонение имен и фамилий, информационность и убедительность документа и др. Предназначено для студентов дневной и заочной формы обучения всех факультетов в качестве дополнительного материала для аудиторной и самостоятельной работы. УДК (07) ББК я 7 2 БГАТУ, 2007

3 ВВЕДЕНИЕ Цель дисциплины «Делопроизводство» дать необходимые теоретические и практические навыки работы с документами. В результате изучения дисциплины студенты должны: знать основные принципы документооборота, регистрации документов, контроля их исполнения, правила оформления дел и порядок передач документов в архив; уметь составлять документы и организовывать их переработку и хранение; строить тексты машинописного и принтерного оформления; иметь представление о принципах работы секретаря-референта по бездокументному обслуживанию. Важное место в процессе изучения дисциплины «Делопроизводство» занимают вопросы, связанные со стилем деловых документов. Формулировки текста документа должны быть краткими, четкими, правильными в юридическом отношении. Язык служебных документов имеет особенности. Прежде всего, это касается лексических средств. Неправильно выбранное слово может исказить смысл документа, привести к двоякому толкованию, что негативно может отразиться не только на практической, но и на правовой оценке ситуации, фактов и т. д. Языковые средства, которые используются в текстах документов, многообразны, они фиксируют и передают различную информацию (экономическую, управленческую и т. д.). Тем самым вырабатываются типовые языковые ситуации, которые способствуют стандартизации текстов документов. Стандартизация во многом повышает информативность документов, сокращает текст, способствует эффективности документооборота в целом. Правильно, грамотно составить текст документа может каждый. Однако этому нужно учиться, оттачивать свои навыки на практике, и тогда документ будет лаконичным, точным, правильным в юридическом отношении. Данное учебно-методическое пособие наиболее полно раскрывает такие актуальные проблемы делопроизводства, как типичные ошибки в языке и стиле деловой документации, указывает наиболее распространенные лексические, морфологические, синтаксические и стилистические ошибки. 3

4 РАЗДЕЛ 1 Особенности официально-делового стиля Термин «официально-деловой стиль» обозначает особенности языка служебных и дипломатических документов. Официально-деловой стиль языка обслуживает канцелярскую, юридическую, административную сферы деятельности, реализуется преимущественно в монологической письменной речи: резолюции, указы, инструкции, кодексы, объявления, характеристики, уставы, распоряжения, протоколы, конвенции, акты и др. В отличие от других стилей здесь активно используются стандартные формы выражения, минимально представлены экспрессивные и индивидуально-авторские средства. Информация передается, в основном, от уполномоченного коллективом (учреждением, организацией, предприятием, министерством, государством и др.) лица или группы лиц. Документы требуют объективности, логичности, категоричности, однозначности вербальных формулировок, потому часто оформляются на соответствующих бланках или по установленной форме. Язык служебных документов имеет некоторые особенности: резкое, в сравнении с другими языковыми стилями, сужение диапазона используемых речевых средств; высокую степень частотности отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Рассмотрим эти особенности. 1. Необходимыми качествами документов являются полнота и своевременность информации, точность, лаконизм формулировок. Основная задача составителя документа предельно четко отразить сведения, имеющие или приобретающие правовую силу. Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо. Разу- 4

5 меется, это не означает, что стиль изложения в официальном тексте всегда должен быть абсолютно нейтральным. В документе может быть выражена просьба или благодарность, предъявлено требование (нередко в категоричной форме) и т. д. Однако в любом случае в первую очередь должны использоваться средства логической, а не эмоционально-экспрессивной оценки ситуаций и фактов. 2. Ограничение типов языковых единиц, используемых в деловых текстах, и общая регламентация формы документов обусловливают другую важнейшую особенность деловой речи высокую частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. В качестве простейшего примера можно указать на абсолютное преобладание форм именительного падежа в элементах оформления документов, в текстах, построенных по принципу анкет или таблиц. Тексты, в основе которых лежит «естественная» связная речь, разумеется, имеют более сложную грамматическую организацию. Однако и в этом случае воспроизводимость отдельных языковых единиц оказывается значительно более высокой, чем в других разновидностях речи. Главная причина этого явления сознательная установка на стандартизацию языка при отображении типовых ситуаций делового общения. Так, в документах, как правило, не допускается использование неологизмов (даже образованных по традиционным моделям), если они не имеют терминологического смысла и могут быть заменены общелитературными словами. Если же они употребляются, то нуждаются в пояснениях в тексте (обычно в скобках). При использовании терминов (а в деловом языке они распространены очень широко) не допускается искажение их формы или замена профессионализмами, жаргонизмами и т. п. В деловой речи ограничены возможности лексической сочетаемости слов: служебное письмо составляется (не пишется) и направляется (не посылается), выговор объявляется, порицание выносится, оклад устанавливается и т. д. Деловая речь становится фразеологически устойчивой, наполняется 5

6 готовыми языковыми формулами, трафаретами, штампами. Примером таких штампов являются, в частности, конструкции с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в соответствии с решением (приказом, распоряжением), в связи с началом (возможностью, необходимостью), в целях улучшения (ограничения, экономии) и т. п. Подобные выражения (независимо от того, осознает это говорящий или нет) нередко начинают выполнять функцию терминов, отвечающих специфике той или иной управленческой ситуации. Ту же роль играют так называемые канцеляризмы слова типа завизировать, заслушать, надлежащий, непринятие (мер), малоупотребительные в других стилях языка. Сопоставление деловых, научных, публицистических (газетных) и художественных текстов позволяет выделить и некоторые грамматические особенности официально-делового стиля: а) преимущественное использование простых предложений (как правило, повествовательных, личных, распространенных полных). Вопросительные и восклицательные предложения практически не встречаются. Из односоставных активно употребляются только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) определенно-личные: В целях... необходимо выделить...; В случае... придется сократить...; Приказываю...; Обращаем Ваше внимание... Из сложных предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также конструкции типа...выполнили договорные условия, что позволяет... Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами (В порядке надзора,..; В связи с отказом...;...по причине недогрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны; б) использование предложений с большим числом слов, что обусловлено: распространенностью предложений; очень часты, например, конст- 6

7 рукции с последовательным подчинением однотипных падежных форм (обычно форм родительного падежа): Назначение заместителя начальника цеха термообработки металла Т.Н. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия; обилием предложений с однородными членами (их число даже в линейно записанных фразах может достигать двадцати и более); крайним случаем сложных перечислений являются рубрицированные построения типа...постановляет: 1. Определить... а)... б)... в)...; 2. Организовать... а)... б)... в)...; 3. Назначить..., причем каждая рубрика может быть любой сложности (включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями и т. д.); рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов. На размеры предложений в деловом языке не очень влияет даже наличие или отсутствие в них обособленных оборотов. При этом активно используются только причастные обороты и обособленные дополнения с мотивирующими отыменными предлогами. Деепричастные обороты встречаются редко, причем, обычно они представляют собой устойчивые конструкции типа исходя из...; принимая во внимание...; учитывая, что...; в) активное использование страдательных конструкций типа представляется возможность..., комиссией было обнаружено... и безличных форм, хотя в целом документ составляется, как правило, от третьего лица; г) использование нетипичных для других языковых стилей способов словоизменения, например, развитие форм множественного числа у отвлеченных существительных. Весьма специфичны такие способы управления, как закончить строительством, принять с хорошим качеством, передать по принадлежности и т. п. Несмотря на то, что подобные обороты встречаются в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они не соответствуют нормам общелитературного словоупотребления. Таким образом, процесс стандартизации деловой речи охватывает все 7

8 уровни языка и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов, т. е. особый функциональный стиль. Общая схема стандартизации деловой речи в целом достаточно проста: типовая ситуация стандартизованная речевая манера. Однако языковые средства, используемые деловой речью, достаточно многообразны, причем они, отлично приспособлены для передачи весьма специфичной производственной, юридической, финансовой и административноуправленческой информации. Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование готовых, прочно вошедших в деловой обиход словесных формул и конструкций позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом. Вопросы 1. Назовите все функциональные стили литературного языка и дайте им краткую сравнительную характеристику. 2. Укажите сферы употребления официально-делового стиля. 3. Перечислите основные требования к языку официально-делового стиля. 4. Охарактеризуйте грамматические особенности стиля документов. 5. Объясните значение понятия «стандартизация деловой речи». 8

9 Задания Задание 1. Определите стиль данного текста и охарактеризуйте его речевые особенности. ВЫСТУПИЛИ: Соколов П.И. О ликвидации недостатков и отклонений, выявленных в ходе проверки филиала «Прометей». ПОСТАНОВИЛИ: 1.1. Руководителям подразделений разработать мероприятия по устранению несоответствий, выявленных при проведении проверочного (внутреннего) аудита Шинкареву А.И. и Бондарю И.Н. провести актуализацию структуры филиала для сертификации основного производства, ввести схему в руководство по качеству. Задание 2. Укажите в тексте устойчивые языковые формулы (штампы). При приеме-передаче дел установлено: 1. Все расчеты производились верно, документы сформированы в дела в соответствии с номенклатурой. 2. Номенклатура дел ежегодно согласовывается с архивным отделом предприятия в установленные сроки. 3. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено. Комиссия рекомендует предоставить дополнительную организационную технику для упрощения работы с документами и произведения расчетов. Приложение: докладная записка о состоянии номенклатуры дел на 3 л. в 1 экз. 9

10 Задание 3. Укажите грамматические особенности официальноделового стиля на примере данного текста. Присутствует ли здесь частотность отдельных языковых форм на определенных участках текстов? ООО «Стройпром» ПОЛОЖЕНИЕ г. Минск УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор И.Н.Петров О службе документационного обеспечения управления Общие положения 1.1 Секретариат является самостоятельной функциональной службой, ответственной за установление единого порядка работы с документами в фирме. 1.2 В своей работе секретариат руководствуется приказами и указаниями руководства организации, методическими материалами архивных органов по работе с документами и настоящим Положением. 1.3 Наименование должностей работников секретариата устанавливается в соответствии со штатным расписанием организации. 1.4 Секретариат возглавляет секретарь-референт, который назначается и освобождается от занимаемой должности приказом Генерального директора организации. 1.5 Секретарь-референт должен иметь высшее образование без предъявления требований к стажу работы или среднее специальное образование и стаж работы по специальности в коммерческих структурах не менее одного года. Ответственность Работники секретариата несут ответственность за: 4.1 Необеспечение установленного порядка работы с документами в фирме. 4.2 Невыполнение плана работ, указаний и поручений руководства организации. 10

11 Задание 4. Выявите в тексте особенности деловой речи. Каким предложениям отдается предпочтение в служебных (деловых) письмах? Укажите языковые штампы. Уважаемые господа, С сожалением сообщаем Вам, что до настоящего времени мы не получили от Вас банковскую гарантию. В связи с этим мы хотели бы напомнить о Вашем письме от, в котором Вы просили нас изменить аккредитивную форму расчетов по причине возникших трудностей и дополнительных расходов, связанных с открытием аккредитива. Понимая Ваши трудности, наша фирма пошла Вам навстречу. Было подписано дополнение к контракту от во изменение первоначальной формы расчетов. В связи с задержкой в предоставлении Вами банковских гарантий, мы были вынуждены приостановить поставку запасных частей на предприятие. Мы просим Вас незамедлительно сообщить нам, когда будет предоставлена банковская гарантия и подтвердить согласие оплатить расходы по хранению запасных частей на арендованном складе. Ждем вашего ответа. 11

12 РАЗДЕЛ 2 Текст служебного документа. Способы изложения материала в документе Современный служебный документ это прежде всего письменный текст, зафиксированный средствами графики. По способу синтаксической организации речи, а также по виду ее пунктуационного и пространственно-графического оформления могут быть выделены такие типы текстов (или их участков в текстах смешанных форм): 1. Традиционная, линейная запись связной речи, которая представляет собой последовательность полностью синтаксически оформленных предложений, соответствующих по стилю изложения традиции служебной переписки. По проекту для выработки печатных бумаг комбинат должен обеспечиваться глиноземом очищенным с 12 %-ным содержанием МгОз. Ввиду того, что в выделении фондов на очищенный глинозем отказано, комбинат вынужден проводить технически сложные работы по комплексной переработке первичного сырья, что влечет значительный перерасход средств....в настоящее время производство печатных бумаг не обеспечено ни очищенным глиноземом (как требуется по проекту), ни глиноземом собственного производства. 2. Трафарет традиционная, линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией. Трафарет представляет собой вид формализованного текста: в нем заранее предусматриваются и типовая ситуация, в пределах которой будет использован служебный документ, и языковая форма, в которой эта ситуация отображается. Справка Выдана в том, что Справка дана для представления 12

13 3. Анкета. У анкеты есть сходство с трафаретом, но есть и отличия. Прежде всего, неодинаковая синтаксическая организация речи. Анкета это перечень заранее подготовленных вопросов. Вопрос и ответ два связанных по смыслу самостоятельных предложения. Они могут иметь одинаковую форму («Фамилия Петров, Имя Владимир, Отчество Николаевич, Год рождения 1968»), но это не обязательно («Служба в рядах Российской Армии не служил»). Содержание анкеты, как правило, оказывается более дробным, чем в трафарете. Текст анкеты располагается по вертикали. Фамилия Имя Отчество Год и место рождения и т. д. 4. Таблица это совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и заключенных в графы вертикальной и горизонтальной плоскостей. Дата Время, мин Количество деталей, шт В одном документе допускается сочетать тексты разных типов. Традиционная запись связной речи может быть иллюстрирована табличным материалом, она может предварять анкету и т. д. Форма, в которой представляются тексты документов, определяется характером содержащейся в них информации. Формализованные типы текстов трафареты, анкеты, таблицы являются одним из главных средств унификации формы служебных документов. Унификация оправдана прежде всего с экономической точки зрения: составление унифицированного текста требует меньших затрат труда и времени. Составитель документа, работая по образцу, получает возможность сосредоточить внимание на важнейших, нестандартных аспектах информации. 13

14 Унифицированный текст воспринимается почти в десять раз интенсивнее, чем неунифицированный. Служебные документы имеют свою специфику в изложении материала. Принято выделять три вида текстов: повествование, описание, рассуждение. В повествовании рассказывается о событиях (фактах общественной жизни, поступках людей и т. д.) в той хронологической последовательности, в которой они происходили в реальной действительности. Повествование как тип изложения широко используется в таких служебных документах, как автобиография, некоторые виды протоколов и отчетов и т. д. В повествовании важно выделить узловые события, наиболее существенные факты и детали. При этом следует учитывать, что протяженность события во времени и степень его важности далеко не всегда находятся в прямой связи. Например, выступление на собрании может быть многословным, но малосодержательным и, напротив, лаконичным, но весьма емким по смыслу. Последовательность изложения в повествовании подчиняется хронологическому принципу. Отступление от этого принципа возможно, например, когда необходимо подчеркнуть зависимость разъединенных во времени, но внутренне связанных явлений. Однако такие отступления должны быть логически оправданными, мотивированными содержанием текста. В описании характеризуется явление (предмет, лицо, событие) путем перечисления его признаков, свойств, особенностей. Части текста, раскрывающие те или иные стороны предмета, являются элементами описания. Обычно описание включает и общую характеристику явления, которая конкретизируется и обосновывается элементами описания. Описательное изложение можно встретить практически в любом служебном документе отчете, акте, приказе, постановлении и т. д. В СПК «Дружба» проводилась работа по комплексной механизации полевых работ с круглосуточным использованием машинно-тракторного 14

15 парка. Было организовано и проведено широкое привлечение молодежи на курсы механизаторов (уже состоялось несколько выпусков), в результате чего были полностью укомплектованы механизированные звенья и обеспечена работа в две смены с использованием машин в загонах по часов в сутки. Была организована доставка горячего питания непосредственно на месте работы. Второй и третьей бригадам было выделено: тракторов Д-54 четыре В этом отрывке из отчета общее положение проводилась работа по комплексной механизации полевых работ конкретизируется перечислением принятых руководством мер. Работая над текстом, содержащим описание, следует обращать внимание на то, чтобы элементы описания раскрывали действительно важные признаки предмета. Элементы описания принято располагать в последовательности, которая сама указывает на степень важности перечисляемых признаков: в первую очередь обычно рассматривается то, что наиболее существенно в данный момент и в данных условиях. Например, рекомендуя работника на новую должность, прежде всего нужно отметить уровень его профессиональной подготовки, инициативность и самостоятельность в принятии решений и т. д. Такие же признаки, как личные склонности, увлечения и т. п., вполне могут быть или вообще оставлены без внимания, или рассматриваться в самую последнюю очередь. Однако, когда речь пойдет, например, о принятии в команду баскетболистов нового игрока, первыми вопросами, которые зададут тренеры этой команды, будут такие: каков возраст этого игрока? рост? вес? прыгучесть? быстрота реакции? темперамент? и т. д. Расположение сведений в порядке их важности позволяет читателю или слушателю быстрее составить общее представление о предмете. В тексте, называемом рассуждением, логически последовательный ряд определений, суждений и умозаключений раскрывает внутреннюю связь явлений и, как правило, доказывает определенное положение. В связи с неблагоприятными погодными условиями, размывом грунто- 15

16 вых дорог и временным недовыполнением плана основных рейсовых перевозок, автобаза в настоящий момент не располагает свободными автомашинами, которые могут быть выделены для организуемой вами экскурсии... Данное рассуждение построено на установлении причинноследственных связей между явлениями. Документы сложного состава, как правило, представляют собой тексты смешанных типов. В служебных документах повествование, описание и рассуждение очень часто дополняют друг друга. Поэтому составителю документов важно знать требования, предъявляемые к каждому типу изложения материала. В рассуждении обычно что-либо обосновывается, доказывается. Именно в рассуждении находит свое воплощение такая логическая форма мысли, как доказательство. Последовательность изложения материала в рассуждении обычно определяется структурой доказательства. Различают два основных вида доказательства: дедуктивное, в котором мысль развивается от общих суждений к частным выводам, и индуктивное, в котором мысль движется от отдельных фактов к обобщению. Аналогичным может быть и порядок изложения материала в рассуждении. Композиционная стройность документа определяется не только последовательностью изложения содержания и расположением материала. Во многом она зависит от характера и объема сведений, включаемых в документ. Служебный документ желательно посвящать одному вопросу. Независимо от того, простой документ или сложный, он не должен содержать тематически разнородных, логически не связанных между собой сведений. Документ должен быть компактным, по возможности кратким. Так, составитель документа обязан уметь лаконично изложить суть дела, не пересказывая во вступительной части общие положения. Например, неудачно такое начало служебного письма:...как не раз отмечалось в приказах Министерства и по Управлениям о 16

17 необходимости экономного расходования средств и повышения эффективности хозяйственной работы, директора хозяйств и ведущие специалисты несут личную ответственность за выполнение указаний вышестоящих организаций. Указывая Вам на допущенный по Вашей вине перерасход средств и обращая внимание на наличие крупных недостатков в организации работы хозяйства, предлагаю немедленно принять необходимые меры по следующим вопросам... Безусловно, любой руководитель хозяйства знает, что он несет личную ответственность за выполнение распоряжений руководства. При изложении содержания нельзя загромождать документ частностями, второстепенными деталями. Автор должен уметь выделить главное, привести решающие аргументы, подкрепляя свои соображения лишь самыми необходимыми, самыми важными фактами или цифрами. Документ не должен превращаться в таблицу или статистический справочник (цифры, перечни, списки и т. п. могут быть даны в приложении). Большое количество цифр, примеров, отступлений увеличивает объем основной части документа, усложняет его состав. В служебных документах часто используется рубрикация. Это членение текста на составные части, графическое отделение одной части от другой, а также использование заголовков, нумерации и т. д. Рубрикация является внешним выражением композиционной структуры текста. Степень сложности рубрикации зависит от содержания текста его объема, тематики и назначения. Простейшей рубрикой является абзац отступ вправо в начале первой строки каждой части текста. Словом «абзац» обозначается также часть текста между двумя такими отступами. Абзац служит показателем перехода от одной мысли (темы) к другой. Разделение текста на абзацы позволяет читателю делать небольшие остановки перед дальнейшим чтением, мысленно возвращаться к прочитанному. 17

18 Абзац может состоять из одного предложения, если этому предложению придается особое значение, или из нескольких предложений, последовательно раскрывающих сложную мысль. Однако абзац всегда является внутренне замкнутой смысловой единицей. Абзацное членение текста нередко сочетается с нумерацией цифровым (а также буквенным) обозначением последовательности расположения составных частей текста. Нумерация подчеркивает необходимость самостоятельного рассмотрения каждого из нумеруемых элементов перечисления. В настоящее время используются две системы нумерации. Одна, традиционная, строится на использовании знаков разных типов римских и арабских цифр, прописных и строчных букв (в сочетании с абзацными отступами). Другая допускает применение только арабских цифр, расположенных в определенном порядке. Выбор того или иного варианта нумерации зависит от содержания текста, его объема, состава, композиционной структуры. В простейших случаях используются только однотипные знаки обычно арабские цифры или строчные буквы. Тексты сложного состава нередко требуют применения и абзацного членения, и нумерации. Так, римскими цифрами (заглавные буквы используются редко) обозначаются крупные части перечислений, дробимые на подразделы, которые, в свою очередь, обозначаются арабскими цифрами, и т. д. При использовании знаков разных типов система цифрового и буквенного обозначения должна строиться по нисходящей: I... II... III... IV)...2)...3)...4) а)...б)...в)...г)... Более крупные по сравнению с абзацами рубрики могут получать и словесные наименования часть, раздел, глава, параграф (обозначается знаком) и т. д., которые также нумеруются. При разделении текста на рубрики важно учитывать следующее: 18

19 1. Рубрики могут нумероваться лишь в том случае, если имеется, по крайней мере, два однородных элемента перечисления. Правильно Авторемонтный завод 2 просит выделит дополнительно 20 т топочного мазута Или: Авторемонтный завод 2 просит выделить дополнительно 20 т топочного мазута. Неправильно Авторемонтный завод 2 просит дополнительно выделить: 1. Мазут топочный 20 т 2. Однотипные средства нумерации (слова, цифры, буквы) могут применяться по отношению лишь к однотипным (по назначению, по месту в структуре текста) частям. Правильно Авторемонтный завод 2 просит выделить 20 т топочного мазута, в том числе 10 т в апреле. Или: Авторемонтный завод 2 просит выделить дополнительно 20 т топочного мазута, в том числе в апреле 10 т. Неправильно Авторемонтный завод 2 просит дополнительно выделить: 1) Мазут топочный 20 т; 2) В том числе в апреле 10 т. В настоящее время в научно-технических текстах, а также и в служебных документах внедряется цифровая система нумерации. В ее основе лежат следующие правила: 1) каждая составная часть текста, соответствующая понятиям части, раздела, главы, параграфа, пункта, подпункта (исключая абзацы), получает свой номер (номера обозначаются только арабскими цифрами, после каждой цифры ставится точка); 2) номер каждой составной части включает все номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Таким образом, номера самых крупных частей текста (первая, высшая ступень деления) состоят из одной цифры. На второй ступени деления составные части получают номера из двух цифр, на третьей из трех и т. д. Использование этой системы нумерации позволяет не употреблять слов часть, раздел, глава, параграф и т. д. (или их сокращенных написаний). Допустим, текст состоит из трех разделов: 1, 2 и 3. Каждый из разделов 19

20 делится на главы. Главы первого раздела будут иметь номера, состоящие из двух цифр 1.1, 1.2, 1.3 (первая цифра обозначает номер раздела, вторая номер главы); главы второго раздела будут иметь номера 2.1, 2.2, 2.3. Если главы делятся на параграфы, то параграфы первого раздела первой главы будут иметь номера 1.1.1, 1.1.2, 1.1.3; параграфы первого раздела второй главы номера 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3, а параграфы второго раздела второй главы номера 2.2.1, 2.2.2, и т. д. Этот принцип нумерации распространяется на все составные части и при последующем членении текста. Вопросы 1. Охарактеризуйте типы текстов служебных документов. 2. Чем характеризуется такой вид изложения материала в служебном документе, как повествование? 3. Чем отличается описание от повествования в служебном документе? 4. Охарактеризуйте такой вид изложения в служебном документе, как рассуждение? 5. Что такое рубрикация? Задания Задание 1. Проанализируйте текст. Отметьте случаи неправильного расположения материала в документе. Какие ошибки связаны с незнанием особенностей того или иного способа изложения? Отредактируйте документ. Акт Нами составлен нижеследующий акт обследования наличия специнвентаря, выданного бригаде II курса, работающей в д. Белово. После двухнедельного пребывания на месте работы имеется в наличии: курток (десантных) 16; брюк ватных 25; телогреек 4; сапог резиновых 18 пар. 20

21 Ответственность за сохранность выданной одежды, согласно расписке, несет бригадир Овчаренко Н.В. Им было получено на бригаду: курток 20; телогреек 5; брюк 25; сапог 25. Овчаренко Н.В. ссылается на отъезд пяти студентов и на то, что часть сапог была в якобы негодном состоянии. Овчаренко обязуется сдать полученное имущество полностью к 15 октября 2006 г. Зам. начальника хозяйственного отдела Дома студентов Подпись Сергеева Л.И. Бригадир Подпись Овчаренко Н. Задание 2. Проанализируйте служебное письмо с точки зрения целостности его содержания и композиции. Какие вопросы требуют самостоятельного рассмотрения? Какие части письма могут быть сокращены без ущерба для убедительности, доказательности документа в целом? Отредактируйте документ. Главе местной администрации Павлову А.П. В настоящее время завод реально располагает возможностями для строительства двух крупнопанельных 9-этажных 72-квартирных домов-башен по типовым проектам. Вопрос о строительстве двух жилкооперативов положительно решен со стороны Министерства и городских организаций. Выделены необходимые фонды, намечены подрядные организации. В профкоме уже имеется более 200 заявлений рабочих и служащих завода с просьбой об их включении в состав жилкооператива. Среди подавших заявления имеется значительное число многосемейных и нуждающихся в улучшении жилищнобытовых условий. Подавляющее большинство из них являются работниками завода. Коллектив завода взял обязательство участвовать в строительстве зданий. Однако начало строительства задерживается по вине городских организаций, 21

22 так как выделенные для застройки земельные участки не отвечают необходимым требованиям. Они расположены на расстоянии 4-х км от завода и не имеют подъездных путей. Сооружение дорог с твердым покрытием в район застройки городом не запланировано. Мы не раз обращались об изменении района застройки, однако решение об этом до сих пор не принято. Просим также обратить внимание на то, что решение администрации о ликвидации временной железнодорожной ветки, проходящей через территорию заводского поселка, до сих пор не выполнено. Хотя решение предусматривает срок сноса до г., его осуществлению препятствуют некоторые работники отделения дороги. Поэтому просим обязать «Центртрансстрой» снять железнодорожные пути или перенести их за территорию поселка. Коллектив завода надеется, что данные вопросы будут положительно решены Вами в самое ближайшее время. Председатель профкома [Подпись] Задание 3. Составьте различные типы текстов служебных документов. Задание 4. Укажите терминологический смысл слов, называющих различные виды служебных документов. К какой сфере административно-хозяйственной работы они относятся? Абонемент, аккредитив, анкета, аттестат, бюллетень, ведомость, грамота, декларация, декрет, диаграмма, директива, доверенность, заключение, заявка, извещение, инструкция, квитанция, кодекс, коммюнике, контракт, лицензия, меморандум, накладная, наряд, нота, облигация, ордер, отчет, патент, петиция, поручение, предписание, представление, прейскурант, протокол, расписка, реестр, резолюция, сертификат, смета, статут, тариф, указ, ультиматум, формуляр, ходатайство, циркуляр. 22

23 РАЗДЕЛ 3 Язык служебных документов К языку служебных документов предъявляются особые требования: нейтральность; унификация (трафаретизация), типизация речевых средств и стандартизация терминов; сужение диапазона используемых речевых средств; повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов. Не зная элементарных правил, при составлении документов работники аппарата управления тратят на этот процесс значительную часть рабочего времени и допускают притом немало ошибок. Наиболее часто встречаются структурные ошибки, возникающие из-за отсутствия разработанных типовых форм. 3.1 Лексические ошибки Большинство ошибок, которые встречаются в деловой документации, можно систематизировать. Основная масса ошибок в документах относится к лексическим. 1. Неоправданное употребление иностранных слов. Часто в деловой язык попадают слова, обозначающие понятия, за которыми уже закреплен русский эквивалент. Например: срок выполнения может быть пролонгирован вместо продлен; репрезентовать вместо представить. Заимствование иностранных слов закономерный путь обогащения всякого языка. Однако нет смысла использовать иностранное слово, если есть русский термин, обозначающий данное понятие. Употребление иностранной лексики должно быть обусловлено тремя обстоятельствами, тесно связанными между собой: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления. 2. Неоправданное употребление устаревших слов и словосочетаний, а также неологизмов. Возникновение новых слов и утрата языком устаре- 23

24 лых явление закономерное: новые понятия требуют своего языкового воплощения; напротив, ряд явлений уходит в прошлое, некоторые понятия утрачивают свою актуальность, свое общественное значение. Основное условие правильного использования неологизмов и устарелых слов оправданность их употребления в данном контексте. В официально-деловых текстах нельзя употреблять архаичные канцеляризмы: на ваше благоусмотрение, прилагаю при сем, вышепоименованный нарушитель, по получении таковых, настоящая дана, довожу до Вашего сведения, сего дня и под. Неуместны в них и многие новые профессионализмы, особенно в тех случаях, когда мысль может быть выражена словами общелитературного употребления или с помощью «узаконенных» терминов. Заимствованными называют слова, пришедшие в русский язык из других языков. Заимствование слов, присущее всем языкам. Овладение новыми понятиями часто сопровождается усвоением их иноязычных названий, обозначений. Заимствование иноязычных слов происходит на протяжении всей истории развития языка. 3. Употребление плеоназмов. Одной из причин плеоназмов (в переводе с греческого излишество) является неправильное употребление иностранных слов. Часто встречаются выражения: промышленная индустрия (в слове «индустрия» уже заключено понятие «промышленная»); форсировать строительство ускоренными темпами («форсировать» означает «вести ускоренными темпами»); потерпеть полное фиаско («фиаско» и есть «полное поражение»). Когда мы говорим «в апреле» нужно ли добавлять «месяце», когда говорим «150 рублей» нужно ли добавлять «денег» (или «денежных средств»)? Тем не менее можно указать не один случай, когда оценка правильности (неправильности) словоупотребления требует осторожности. Например, неправильно: прейскурант цен (прейскурант и есть «перечень цен»); однако допустимы выражения типа прейскурант розничных цен, прейскурант местных цен, в рамках которых понятие цены конкретизируется и получает форму развернутого словосочетания. 24

25 4. Лексическим изъяном является и тавтология смысловой повтор, который возникает в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: польза от использования навесных агрегатов; следует учитывать следующие факторы; данное явление полностью проявляется в условиях. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной и затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание. 5. Использование слов-паронимов. Паронимами называются близкие по звучанию родственные слова, различающиеся конкретным смыслам: гарантийный гарантированный; поместить разместить; проводить производить; оплатить заплатить и т. д. Часто составители документов путают значение слов «командированный» и «командировочный». Слово «командированный» образовано от глагола «командировать» и имеет значение «лицо, посланное в командировку». Однако часто вместо слова «командированный» употребляется слово «командировочный». Слово «командировочный» образовано от имени существительного «командировка» и обозначает предметы и обстоятельства, связанные с этим понятием: «командировочное удостоверение», «получить командировочные». Слово «командировочный» не может относиться к человеку, это ошибка. Иногда составители документов путают многозначные глаголы представить и предоставить. Глагол представить имеет значения: предъявить, сообщить (представить список необходимого оборудования, представить документы); познакомить с кем-либо (представить коллективу нового сотрудника). Глагол предоставить имеет значение: отдать в чьелибо распоряжение, пользование (предоставить транспортные средства); дать право, возможность сделать что-либо (предоставить отпуск, предоставить слово). 6. Ошибки в употреблении слов-синонимов. Синонимами называются слова с одинаковым или очень близким значением: возвести построить. Слова-синонимы редко бывают полностью тождественны одно другому. Сравним синонимичные глаголы «построить» и «возвести». Глагол по- 25

26 строить может употребляться в любом контексте и в сочетании с любым именем существительным, когда речь идет о сооружении, строительстве, постройке чего-либо: построить дом, завод. Глагол возвести в соответствии со значением приставки воз- может употребляться только применительно к тому, что возвышается над чем-либо, поднимается вверх: возвести здание, стены. При употреблении глагола «возвести» нужно учитывать и то, что его не принято сочетать с существительными, называющими постройки служебного повседневно-обиходного назначения. Неправильно: возвести сарай, баню, следует: построить сарай, баню 7. Ошибки в использование фразеологизмов и устойчивых словосочетаний. Использование фразеологии в книжно-письменных стилях научном, официально-деловом имеет свои особенности. Для этих языковых стилей нехарактерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской. Напротив, стилистически нейтральные выражения в книжно-письменных стилях представлены очень широко. Часто, например, встречаются фразеологизмы, связанные с выражением оценки, но лишенные экспрессивности: оставляет желать лучшего, быть (находиться) на уровне чего-либо, узкое место о трудностях, недостатках в работе, на производстве; называть вещи своими именами высказывать истину. Многократно повторяющиеся административно-производственные ситуации находят свое отражение в ограниченном наборе речевых формул: В связи с указанием (распоряжением, требованием) министерства (главка, руководства) о...; В соответствии с достигнутой договоренностью (соглашением)..; В порядке оказания технической, производственной, материальной) помощи...; В связи с тяжелым положением, сложившимся... Они постоянно воспроизводятся в служебных документах. Приобретая устойчивый характер, они по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые словосочетания типа принять во внимание, довести до сведения. 26

27 Вопросы 1. Какие требования предъявляются к языку служебных документов? 2. Какие ошибки относятся к лексическим? 3. С чем связано использование иностранных слов в служебных документах? 4. Использование устаревших слов в текстах документов. 5. Употребление плеоназмов, паронимов, синонимов в служебных документах. 6. Использование устойчивых оборотов в официально-деловом стиле. Задания Задание 1. Укажите случаи нарушения традиционной контекстнолексической сочетаемости и искажения общепринятых значений слов. 1. Автор книги, автор конструкции, автор станка, автор проекта, автор инициативы, автор костюма, автор недоразумения. 2. Габариты изданий, габариты станка, габариты строительства, габариты спортсмена, габариты дороги, габариты роста. 3. География нефтедобычи, география туризма, география поиска, география достижений, география шелка, география гастролей, география рекордов. 4. Тяжелая индустрия, перерабатывающая индустрия, строительная индустрия, индустрия туризма, индустрия быта, индустрия сувениров, индустрия детской игрушки. 5. Повысить успеваемость, повысить знания, повысить успехи, повысить требования, повысить изучение спроса, повысить выпуск изделий. Задание 2. Исправьте предложения. 1. Современные линии набирают ритм. 2. Напарниками токарнофрезеровальных агрегатов стали тонкошлифовщики. 3. На первый план выступает развитие отделений коневодства, их обеспечение круглогодичными кормами. 4. Хороший лектор всегда увязывает свой разговор с практически- 27

28 ми задачами. 5. Подписан протокол о восстановлении консульских связей, прерванных разрывом дипломатических отношений между государствами. 6. Представленные хозяйствами мероприятия нуждаются в дополнительных обоснованиях и рабочей силе. 7. В школе оборудуются магнитофоны, с помощью которых ученики сумеют слушать иноязычную речь в образцовом произношении. Задание 3. Укажите ошибки, связанные с незнанием сочетаемости и значений слов. Исправьте предложения. 1. Долг агрегата трудиться на поле в течение полного светового дня, а если понадобится, полных суток, всего, изо дня в день, рабочего времени. 2. Золотая медаль была компенсацией за ее трудолюбие, отчаяние, гордость. 3. В ближайшее время на дорогах области предвидятся следующие климатические условия Премией отмечена плеяда новейших зубонарезных станков, представленных станкостроительным объединением. 5. Апробированные станки передаются на испытания в целях их массового изготовления. Задание 4. Раскройте скобки; выберите нужную форму. 1. Отечественные ученые (атомники атомщики) сторонники использования ядерной энергии только в мирных целях. 2. Один из главных пунктов увеличения производительности труда работников шахты (бережное бережливое) отношение к технике. 3. Приборы помогают установить, какие детали являются (бракованными браковочными). 4. На этом предприятии существуют (выборные выборочные) должности. 5. Решением жюри (дипломниками дипломантами) конкурса самодеятельных оркестров признаны Личными интересами никогда не (загородиться отгородиться) от общественных. 7. Регистрация (командированных командировочных) производится 28

29 в вестибюле. 6. В районах жилой (застройки постройки) комплексное благоустройство стало главным. 7. Чтобы добиться успеха, нужно (принять предпринять), (эффективные эффектные) меры. Задание 5. Укажите ошибки, связанные с употреблением паронимов. Исправьте предложения. 1. Нужны весомые аргументы, чтобы изменить традиционную технологию литья. 2. Контроль качества осуществляется методом выборной проверки изделий. 3. Желательное и достигнутое это разные грани развития личности. 4. На ряде предприятий сдерживаются сроки выполнения заказов. 5. В конечном счете никому и никогда не удается загородиться от жизненных проблем. 6. Процент браковочных деталей в бригаде минимален. Задание 6. Укажите случаи неправильного или стилистически не оправданного употребления заимствованных слов. Замените иноязычные слова, имеющие окраску книжности, общеупотребительными словами. Исправьте предложения. 1. Нечеткое поступление комплектующих узлов лимитирует работу в ремонтных мастерских. 2. Принятое решение следует квалифицировать по крайней мере как несвоевременное. 3. Дефекты в подготовке лекторов вскроются немедленно, как только они встретятся со слушателями. 4. В докладе были констатированы факты прямых нарушений регламента работы смесовых машин. Задание 7. Укажите случаи лексической несочетаемости. Исправьте предложения. 1. Заседания семинаров и кружков стали перерастать в периодически 29

30 созываемые совещания. 2. Недра Западной Сибири богаты залежами строительных материалов. 3. Просим разъяснить изменение оклада лицам, имеющим пятилетний педагогический рабочий стаж. 4. Что касается бассейна «Чайка», имеющего нужные для занятий с больными детьми условия, то лечебные группы и занятия в них до сих пор не восстановлены. 5. Каждое выступление, каждое упражнение гимнаст обязан разнообразить эмоциональной окраской. 6. В заключение состоялся рекорд в беге. 7. Известно, что некоторая часть зрителей страдает нетребовательными вкусами. Задание 8. Найдите фразеологические обороты. Отметьте случаи неправильного употребления фразеологизмов, определите характер допущенных ошибок. Исправьте предложения. 1. Решающее значение в распределении мест и в общем успехе пятиборцев играла стрельба. 2. Многим молодым управляющим коммерческими банками удалось выбить почву под ногами западных коллег. 3. Решение в крайней мере заставит некоторых задуматься. 4. Развитие области ставит в повестку вопрос об использовании в первую очередь местных гидроресурсов. 5. Как видно, бригадир давно махнул на те досадные неполадки, о которых говорилось. 6. Каждый нарушитель должен твердо усвоить, что ему не сойдет даже малейшее отступление от закона. 7. Нельзя упускать из вида и поля зрения вопрос о местных ресурсах. 8. Умение смотреть прямо в глаза фактов приходит с опытом. 3.2 Морфологические ошибки Морфологические ошибки, которые встречаются в текстах документов, можно систематизировать. Трудности, связанные с образованием и употреблением имен существительных, являющихся названиями лиц. Существительные, называющие 30

31 лиц по признаку профессии, должности, звания и т. п., как правило, образуют параллельные формы мужского и женского рода: учитель учительница, тракторист трактористка, пенсионер пенсионерка. При употреблении существительных женского рода, парных по отношению к словам мужского рода, необходимо учитывать следующее: а) как правило, основными обозначениями должностей и званий служат существительные мужского рода: бухгалтер, водитель, директор, комбайнер, секретарь и т. д. В официальных текстах предпочтение отдается им независимо от пола лица, обозначаемого существительным: Зачислить Г.Я. Иванову на должность лаборанта. Освободить Т.И. Иванову от исполнения обязанностей заведующего мастерской; б) многие существительные женского рода, образованные при помощи суффиксов ш(а), -их(а), -к(а), -ин(я), -иц(а), -ичк(а) (секретарша, дворничиха, птицеводка, геологиня, врачиха, географичка и др.), совпадая в значении с соответствующими формами мужского рода, имеют разговорную, а нередко и просторечно-жаргонную стилистическую окраску; в) если слова, зависящие от наименования должности, согласуются с этим наименованием в форме мужского рода и в тех случаях, когда речь идет о женщинах, текст приобретает строго официальный характер: главный технолог указал, преподаватель высоко оценил. Однако если фамилия женщины указывается в сочетании с названием должности или званием, то, естественно, подчиненные слова (обычно глаголы) согласуются с фамилией и употребляются в форме женского рода: Главный технолог завода Т.Г. Сергеева отметила; Заместитель декана Г.В. Павлова указала; г) употребление наименований лиц в форме женского рода оправдано в текстах, для которых указание на пол лица желательно, но не может быть выражено иными средствами: Успех российских баръеристок вполне закономерен; Объявлено выступление известной деятельницы правозащитного движения К. Кейтс; д) отступление от правил согласования определений. Если определение отно- 31

32 сится к имени существительному, имеющему при себе приложение, оно согласуется с главным словом сочетания: новый вагон-лаборатория, универсальная лебедка-автопогрузчик. Главное слово в таких сочетаниях обычно стоит на первом месте. Если определение относится к сочетанию личного имени и приложения типа «директор завода Иванова», определение обычно согласуется с ближайшим именем существительным: наш начальник цеха Петрова, старший инженер Яковлева, новый лаборант Серова. Отступление от этого правила наблюдается в тех случаях, когда определение выражается причастием: выступившая на собрании заместитель директора доцент Сидорова; принимавшая участие в разработке проекта научный сотрудник Алексеева; е) ошибки при употреблении полной и краткой форм имен прилагательных. Составителям деловых писем следует учитывать, что краткие формы имен прилагательных более употребительны в официально-деловой речи. Полные формы прилагательных (в именительном падеже) в подобных текстах оказываются неуместными, ощущаются как разговорные; Правильно Выводы комиссии обоснованы и справедливы. Решение об увольнении Иванова В.Г. незаконно. Неправильно Выводы комиссии обоснованные и справедливые. Решение об увольнении Иванова В.Г. незаконное. ж) при употреблении количественных числительных в деловых письмах, телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются. При этом изменяются все части сложных и составных числительных: до шестисот шестидесяти рублей, с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями и т. д; Как уже отмечалось, в тексте количественные имена числительные обычно записываются цифрами. Поэтому, чтобы избежать возможных речевых ошибок в текстах, предназначенных для чтения или произнесения в официальной обстановке, наряду с цифровыми обозначениями следует давать их словесные 32

Додаток 2 до наказу Міністерства освіти і науки України від 08.12.2010 р. 1218 ПРОГРАМА зовнішнього незалежного оцінювання з російської мови Русский язык ФОНЕТИКА. ОРФОЭПИЯ. ГРАФИКА. ОРФОГРАФИЯ Звуки речи.

Лекция 1. Понятие о языковых стилях как функциональных разновидностях общенародного языка. Точность словоупотребления. Цель: ознакомить студентов с вопросами стилистической дифференциации языковых средств,

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ МЕЖДУНАРОДНЫХ ОТНОШЕНИЙ (УНИВЕРСИТЕТ) МИД РОССИИ» ПРОГРАММА ВСТУПИТЕЛЬНОГО ИСПЫТАНИЯ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ИНСТИТУТ МЕЖДУНАРОДНЫХ ОТНОШЕНИЙ (УНИВЕРСИТЕТ) МИНИСТЕРСТВА ИНОСТРАННЫХ ДЕЛ РОССИИ» ОДИНЦОВСКИЙ

РАБОЧАЯ ПРОГРАММА ИНДИВИДУАЛЬНЫХ И ГРУППОВЫХ ЗАНЯТИЙ ПО ПРЕДМЕТУ«РУССКИЙ ЯЗЫК» ДЛЯ 7 КЛАССА ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Рабочая программа ИГЗ по предмету «Русский язык» для 7 класса составлена в соответствии

Пояснительная записка Данная рабочая программа разработана в соответствии с законом «Об образовании в Российской Федерации» от 29.12.12г. 273-ФЗ; федеральным базисным учебным планом и примерными учебными

Наименование разделов и тем Содержание учебного материала, практические работы, самостоятельная работа обучающихся Объем часов Уровень освоения 1 2 3 4 Раздел 1. 10 ЯЗЫК И РЕЧЬ. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ СТИЛИ ЯЗЫКА

Аннотация рабочей программы учебной дисциплины «Стилистика» 1. Цели освоения учебной дисциплины Введение данного курса обусловлено тем, что знание стилистического подхода к использованию речевых средств

Составитель программы: языка и литературы кандидат филологических наук, доцент кафедры русского Кузьмичева Н.В 2014 г. Рецензент: кандидат филологических наук, старший преподаватель кафедры русского языка

О.Н. Соколова, Т.А. Акимочкина Документационное обеспечение управления в организации Рекомендовано УМО по образованию в области статистики и антикризисного управления в качестве учебного пособия для студентов

Слово основная единица языка. Отличие слова от других языковых единиц. Лексическое значение слова. Основные способы передачи лексических значений слов. Толкование лексического значения слова с помощью

Департамент социальной политики Администрации города Кургана муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение города Кургана «Средняя общеобразовательная школа 35» Рассмотрена на заседании методического

Теоретический минимум по русскому языку за 1 четверть 5 класс 1. Какие стили речи вам известны? 2. Что называется орфограммой? 3. Назовите 2 способа проверки правильности написания безударных гласных в

Требования по русскому языку разработаны для абитуриентов ВИЭСУ 2016 года, поступающих на бакалавриат на базе среднего общего образования. Требования составлены на основе федерального государственного

РЕГИОНАЛЬНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА по учебной дисциплине «РУССКИЙ ЯЗЫК И ЛИТЕРАТУРА» КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА Перед прохождением экзамена студентам техникума необходимо сдать контрольную

Российская Федерация Совет депутатов муниципальное образование Александровский сельсовет Александровского района Оренбургской области второй созыв РЕШЕНИЕ 08.09.2015 года 244 Об утверждении Положения «О

П/п Тема Тематическое планирование 9 класс Кол-во часов. Русский язык как развивающееся явление. 2. Р/р Официально-деловой стиль. 3. Р/р Русский язык язык художественной литературы. 4. Чтение и его виды.

СОДЕРЖАНИЕ. ПАСПОРТ РАБОЧЕЙ ПРОГРАММЫ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ... 3. СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ... 4 3. УСЛОВИЯ РЕАЛИЗАЦИИ УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ.. 3 4. КОНТРОЛЬ И ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТОВ ОСВОЕНИЯ УЧЕБНОЙ

Приложение 3.1. к образовательной программе основного общего образования Рабочая программа по русскому языку 7 класс базовый уровень на 2016-2017 учебный год Разработана: МО учителей русского языка и литературы

Исаков В.Б., Персональный сайт, 2011 Краткий справочник по оформлению актов федеральных органов государственной власти Цели проекта: изложить в систематизированном виде правила оформления актов федеральных

Дагестанский государственный университет народного хозяйства Кафедра английского языка Токтарова Наима Камаловна Перечень теоретических вопросов пo дисциплине «Русский язык» Направление подготовки 38.03.01

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ПРОФСОЮЗОВ ВЫСШЕГО ОБРАЗОВАНИЯ «АКАДЕМИЯ ТРУДА И СОЦИАЛЬНЫХ ОТНОШЕНИЙ» БАШКИРСКИЙ ИНСТИТУТ СОЦИАЛЬНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ Кафедра Менеджмента и индустрии гостеприимства АННОТАЦИЯ К РАБОЧЕЙ

2 ПРОГРАММА ВСТУПИТЕЛЬНОГО ЭКЗАМЕНА ПО ДИСЦИПЛИНЕ «РУССКИЙ ЯЗЫК» На экзамене по русскому языку абитуриент должен показать: орфографическую и пунктуационную грамотность, знание соответствующих правил, а

8 КЛАСС (105ч, 3 часа в неделю 35 учебных недели) О языке (1ч) Русский язык в семье славянских языков. Речь (17 ч) Систематизация сведений о тексте, стилях и типах речи; расширение представления о языковых

Зовнішнє незалежне оцінювання 2013 року з російської мови 1 Зміст завдання та правильна відповідь Відповідність завдання Програмі зовнішнього незалежного оцінювання з російської мови Дефис между частями

Содержание 1 Область применения... 1 2 Нормативные ссылки.. 1 3 Термины, определения и сокращения... 2 3.1 Термины и определения. 2 3.2 Сокращения. 2 4 Общие положения... 3 5 Требования к построению и

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ МОСКОВСКАЯ БАНКОВСКАЯ ШКОЛА (КОЛЛЕДЖ) ЦЕНТРАЛЬНОГО БАНКА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ СОГЛАСОВАНО Заместитель директора Московской банковской школы (колледжа) Банка России М.В. Игнатьева

Аннотация к рабочей программе дисциплины ОДБ.01 РУССКИЙ ЯЗЫК Дисциплина входит в общеобразовательный цикл ППССЗ. Цели и задачи дисциплины Содержание программы «Русский язык» направлено на достижение следующих

1 1. Общие положения 1.1. Курсовой проект (курсовая работа) как форма текущей аттестации студентов является видом самостоятельной работы студентов, представляющей собой решение учебной задачи. 1.2. Основной

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение «Средняя общеобразовательная школа 1» РАССМОТРЕНО УТВЕРЖДЕНО на заседании ШМО Методическим советом учителей русского языка МБОУ СОШ 1 и литературы

Критерии оценки орфографической грамотности В письменных работах учащихся встречаются неверные написания двух видов: орфографические ошибки и описки. Орфографические ошибки представляют собой нарушение

Способность самостоятельно проводить научные исследования, выполнять проектные работы, систематизировать и обобщать фактический материал; умение формулировать выводы и практические рекомендации по результатам

2 3 1. Цели и задачи дисциплины. Цель курса дать студентам системное представление о сущности, структуре, функциях и многообразии документов, составляющих основу документирования управленческой деятельности.

Планируемые результаты изучения учебного предмета В результате изучения русского языка в 6 классе ученик должен знать/понимать роль русского языка как национального языка русского народа, государственного

2. Смысловой анализ текста. От ученика требуется знание следующих тем: «Текст как речевое произведение», «Смысловая и композиционная целостность текста», «Анализ текста». 1. Внимательно и вдумчиво прочитайте

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РЕСПУБЛИКИ САХА (ЯКУТИЯ) Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение РС(Я) Якутский сельскохозяйственный техникум Методические указания и темы

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Новая форма экзамена (ГИА) является инструментом, позволяющим решать важнейшие проблемы, связанные с особой ролью экзамена в 9 классе в системе школьного образования. Вопервых, это

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА курс русского языка «Практикум по русскому языку. Подготовка к ОГЭ» предназначен для обучающихся 8 класса. Место предмета «Русский язык» в учебном плане ФГОС ООО для основного общего

Цель: Во исполнение приказа Федеральной службы по надзору в сфере образования и науки от 29.05.2014 785 ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ ОФИЦИАЛЬНОГО САЙТА ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ В ИНФОРМАЦИОННО-ТЕЛЕКОММУНИКАЦИОННОЙ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА Улан-Удэнский колледж железнодорожного транспорта Улан-Удэнского института железнодорожного транспорта - филиала Федерального государственного бюджетного

КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ОРФОГРАФИЧЕСКОЙ ГРАМОТНОСТИ В письменных работах учащихся встречаются неверные написания двух видов: орфографические ошибки и описки. Орфографические ошибки представляют собой нарушение

Приложение к основной общеобразовательной программе основного общего образования Муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения «Средняя общеобразовательная школа пос. Новоколхозное» С О Г Л

Программа вступительных испытаний по русскому языку для поступающих в Волгоградский государственный медицинский университет Программа вступительных испытаний составлена в соответствии с примерными программами

È. Á. Ãîëóá ËÈÒÅÐÀÒÓÐÍÎÅ ÐÅÄÀÊÒÈÐÎÂÀÍÈÅ УЧЕБНИК И ПРАКТИКУМ ДЛЯ АКАДЕМИЧЕСКОГО БАКАЛАВРИАТА 2-е издание, исправленное и дополненное Ðåêîìåíäîâàíî Ó åáíî-ìåòîäè åñêèì îòäåëîì âûñøåãî îáðàçîâàíèÿ â êà åñòâå

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ ФГБОУ ВПО Уральский государственный лесотехнический университет Институт экономики и управления Кафедра менеджмента и внешнеэкономической деятельности предприятия Н.А.Комарова

Страница 2 из 8 1. Общие положения 1.1. Центр довузовской подготовки (далее по тексту Центр) федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Воронежский

Рабочая программа по учебному предмету «Русский язык» на уровне среднего общего образования (10 11 класс) 1. Планируемые результаты изучения предмета «Русский язык» на уровне СОО. В результате изучения

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Российский экономический университет имени

Приложение А СТО БТИ АлтГТУ 13.62.1.0370 2014 Методические указания к практическим занятиям Методические указания к практическим занятиям: «Индивидуальные задания», «Теоретические основы делопроизводства»,

Рабочая программа по русскому языку 7 класс Пояснительная записка Рабочая программа по русскому языку для 7 в класса составлена на основе -Закона об образовании -Федерального компонента Государственного

Практикум по русскому языку «Культура речи» Пояснительная записка Рабочая программа составлена на основе материалов по русскому языку с 5 по 9 классы. Данный практикум может быть использован на уроках

Зовнішнє незалежне оцінювання 2015 року з російської мови Правильні відповіді до завдань сертифікаційної роботи 1 Зміст завдання та правильна відповідь Відповідність завдання Програмі зовнішнього незалежного

Подготовка и оформление муниципальных правовых актов правовой департамент администрации Губернатора Архангельской области и Правительства Архангельской области Муниципальные нормативные правовые акты оформляются

Составление служебных документов - трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих.

Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Документ на неприглядном, “бедно” сделанном бланке, напечатанный неразборчивым шрифтом, производит нежелательное впечатление о предприятии. По этой же причине резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которого проставляется на листе бумаги, вышел из деловой практики Запада и все меньше применяется в России.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина “документ” как “способ доказательства”.

Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: “В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!”.

Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов!

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

Для составления документов, в том числе и деловых писем, требуются определенный уровень культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать.

Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности.

1. Оформление бланков управленческих документов.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел.

Бланк, в котором много места отводится под эмблему и наименование предприятия и мало для текста, неудобен в работе. Поэтому рекомендуется отводить под эмблему 1,5-2 см от границы верхнего поля.

Современный дизайн оформления бланка, “свой” фирменный стиль качественная бумага, полный набор сведений о предприятии. Правильное их расположение на листе особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений);

Бланк для внешних документов (писем, факсов).

Бланк для внутренних документов содержит эмблему предприятия и наименование предприятия.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа - на иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала печатаются реквизиты на русском языке, а ниже - на иностранном.

Все бланки, как и документы, должны иметь поля.

левое - 20 мм (8 машинописных знаков или ударов),

верхнее - не менее 10 мм,

правое и нижнее - не менее 8 мм.

В целях экономии площади листа ряд фирм в верхней части бланка указывают только эмблему и наименование предприятия, а адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты располагают прямо на нижнем поле листа.

Границы отдельных реквизитов (например, “заголовок к тексту”, “адресат”) удобно обозначать уголками, чтобы избежать ошибок в их расположении при печатании.

Бланки часто используемых документов такие, как справки, акты приема работ по контракту и другие, могут содержать также части постоянного текста, которые при составлении документов дополняются переменной информацией.

2. Язык управленческого документа.

В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом - повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т. д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо - понятия определенные. Деловой язык - это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.

Традиции и обычаи в документировании оказались очень живучими. И сейчас еще встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы ("коим образам", "прошу не отказать", "при этом направляем", "дана настоящая" и др.). При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем.

Литературный язык имеет много стилей, художественно-беллетристический, общественно-публицистический, научный, производственно-технический, исторический, официально-деловой и т. п., которые все время развиваются и находятся в постоянном взаимодействии.

«Под стилем... языка, - говорит известный филолог А. Н. Ефимов, - принято понимать исторически сложившуюся разновидность языка, отличающуюся как в отношении состава и характера объединения речевых средств, так и в смысле закономерности их употребления. Для каждого стиля существует характерное, типичное, а также запретное».

В каждой группе стилей есть свои разновидности. Так, художественно-беллетристический стиль включает прозаический и поэтический; общественно-публицистический - стили газетно-журнальный и литературно-критический. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т. д.

В каждой группе стилей есть свои разновидности. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т. д.

Тексты сложных документов (отчеты, обзоры, справки и др.) разделяют на части, разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами в соответствии с требованиями ГОСТ 1. 5-85 (Правила оформления машиночитаемых документов и машинограмм) . Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей, более высоких, например: 1. 1, 2. 1. 3. 2. 1 ит. д.

2.1. Отклонения от литературных норм в текстах документов.

Нередко в текстах документов по незнанию, невнимательности или небрежности допускаются различные отклонения. В результате, текст становится малопонятным, насыщенным словесными излишествами, архаизмами и канцеляризмам. Усложняют понимание текста малоизвестные слова иностранного происхождения, профессионализмы, неологизмы. Не украшают документы просторечия, диалектизмы. О наиболее типичных недостатках в тексте и пойдет речь далее.

3. Этикет делового письма.

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами. В переписке можно выделить два основных вида документов: письма и факсы.

Письмо- как один из основных видов документов.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов экологии и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. «Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма»

В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (L/C - Letter of credit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.

3.1. Особенности текста письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например:

“На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет”.

В зависимости от назначения письма и от того, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста.

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.

Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:

“Уважаемый Игорь Леонидович!”;

“Господин Зорин!”;

Затем уместны были бы слова благодарности:

“Мы были рады получить Ваше письмо”;

“Большое спасибо за факс от 04.06.95”;

В зависимости от темы письма используются следующие обороты:

Напоминание

Напоминаем Вам, что...

По истечении... срока предложение нашей фирмы теряет силу.

Пожалуйста, сообщите...

Просим оплатить в течение... банковских дней...

Встречают, как известно, по одежке. Поэтому "одежка" Вашего письма, т.е. конверт и бумага, должна быть безукоризненной. Иначе Ваше письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация. Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу. Конверт должен быть плотным, непрозрачным, стандартного размера из белой бумаги. Адрес на конверте должен быть обязательно напечатан блоком или виден из прозрачного окошка. Здесь нет никаких ограничений и строгих правил. Иногда при объявлении о приеме на работу в некоторых странах требуется, чтобы сопроводительное письмо или резюме было написано от руки. В таком случае полезно и конверт надписать аккуратным и чётким почерком. Если Вы собираетесь запросить информацию, заказать товары, услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества.

Бумага, если Вы не пользуетесь стандартным бланком вашей компании, тоже должна удовлетворять самым строгим требованиям: формат А4, белая, плотная, лист без дефектов и пятен. Особенно если Вы предлагаете сотрудничество, представляете свою компанию или нанимаетесь на работу. Подпись должна быть выполнена так, чтобы у получателя не возникло сомнений, что у Вас нет приличной авторучки или Вы недостаточно уверенно можете воспроизвести свою подпись. Авторучку лучше взять с чернилами.

Золотое правило

Ваше письмо с первого взгляда должно произвести солидное впечатление.

3.2. Архаизмы и канцеляризмы

Архаизмы - это устаревшие слова, выражения и грамматические формы, которые вышли из употребления.

К ним относятся: воспрещается (вместо запрещается), вышеизложенные (указанные выше), впредь (в дальнейшем), на предмет (для), посему (поэтому), по принадлежности (по назначению), при сем представляем (направляем, прилагаем), препроводительное (сопроводительное).

К архаизмам относятся и такие слова: благодарственный, благоволите сообщить, вешать, доверительный, начертать, отведать, страж и другие.

Канцеляризмы - это сложные, громоздкие слова и фразы с устойчивой архаической структурой и характерными канцелярскими союзами и союзными словами, а также сухие, выспренные казенные слова, например: возрастающее несоответствие росту производительности труда и имеющейся в наличии техники..., имеет место наличие нарушений техники безопасности производства горных выработок; на предмет приобщения к труду; выполнить плановое задание по линии всех показателей; надлежит разработать мероприятия по устранению имеющихся недостатков...; мы имеем на сегодняшний день в деле повышения квалификации; приветствие в адрес Петрова (вместо Петрову) и др.

Очень много канцеляризмов встречается в служебной переписке.

4. Официальный деловой стиль.

Языком делового общения является официально-деловой стиль - функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения, по существу, являются юридические лица - организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов. Отношения между организациями устойчивы и регламентируются правовыми нормами, вследствие чего информационные потоки организации имеют «запрограммированный» характер, отвечающий потребностям организации и соответствующий ее месту в системе органов управления и организаций.

Специфика делового общения выражается и в том, что автором и адресатом документа почти всегда является организация вцелом - «коллективный субъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним лицом - руководителем организации. То же можно сказать и об адресате документа.

Другая важная характеристика документного общения - адресность информации. Управленческая информация не может быть информацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес. Более того, управленческий документ почти всегда «узко направлен», т. е. адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.

Существенный фактор делового общения - повторяемость управленческих действий и ситуаций, поскольку управленческая деятельность - это всегда «игра по правилам», что обусловливает использование одних и тех же языковых средств в сходных ситуациях.

Другая характерная особенность делового общения - тематическая ограниченность круга решаемых организацией задач. Функции учреждения поддаются описанию, классификации, регламентации. В результате круг вопросов, относительно которых создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер.

Следовательно, условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации:

· адресность информации;

· повторяемость информации;

Условия делового общения, кроме того, предъявляют и определенные требования к управленческой информации, от соблюдения которых зависит эффективность делового общения.

Одно из важнейших требований к управленческой информации обусловлено самой сущностью управленческой деятельности, которая заключается в принятии управленческих решений с целью воздействия управляющего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано на получении, переработке и использовании информации. Следовательно, эффективность управленческой деятельности только в том случае является достаточно высокой, когда для принятия решений используется информация актуальная, информация новая, необходимая, важная для деятельности организации. Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.

Актуальность информации связана с целым рядом других свойств управленческой информации, в частности:

· достоверность (объективность);

· убедительность (аргументированность);

· полнота (достаточность информации) и др.

Требование достоверности (объективности) означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Убедительность (аргументированность) информации вызвана необходимостью побудить адресата совершить (или не совершить) определенные действия; от того, насколько обоснован документ, будет зависеть и его исполнение.

Требование полноты предполагает, что документ должен содержать всю необходимую информацию для принятия обоснованного решения. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку.

В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ней.

Основными особенностями официально-делового стиля являются:

· нейтральный тон изложения;

· точность и ясность изложения;

· лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, наличии определенной дистанции между ними. Кроме того, поскольку участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, т. е. от имени юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов сводится к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).

Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания текста документа и исключения Двусмысленностей. Адекватность восприятия текста автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом скорость восприятия текста не имеет особого значения, поскольку текст документа - это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не слуховое восприятие, и при необходимости он может быть перечитан. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, oговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.

Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Лаконичность изложения текста - это экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности.

Рассмотренные особенности официально-делового стиля играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Составление управленческого документа является трудоемким процессом, требующего от составителя определенных знаний и навыков. Документы являются своеобразной визитной карточкой предприятия. Текст документа должен быть последовательным, лаконичным, убедительным и корректным. Информация, содержащаяся в документе, должна быть составленной в соответствии со всеми государственными стандартами. Официальные документы непременно должны содержать все необходимые реквизиты.

Язык документа выполняет стимулирующую функцию в управленческой деятельности, поэтому при составлении деловых документов необходимо пользоваться официально- деловым стилем, который имеет в своем составе стиль законодательно- распорядительных документов, деловой переписки и т.д.

Тексты сложных документов должны быть разделены на пункты, главы, подразделы, подпункты и т.д.

Письма и факсы являются основными видами управленческих документов.

Письма могут быть инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма- запросы, письма- извещения, письма-приглашения, письма- ответы. Они отличаются держанием и назначением. Текст письма обычно состоит из вводной части, в которой указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы и вводной, в которой формулируется его основная цель.

Условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации:

· официальный характер информации;

· адресность информации;

· повторяемость информации;

· тематическая ограниченность.

Корректное оформление управленческих документов с соблюдением рассмотренных в работе особенностей официально-делового стиля, требований к содержанию и оформлению деловых писем может способствовать достижению желаемых результатов деятельности организации, формированию достойного имиджа организации.

Список литературы

1. Документирование управленческой деятельности: курс лекций / О. И. Бондырева.- М.: Высшая школа, ИНФРА-М, 2006. - 474 с

2. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию. Учебно-метод. пособие. М., 1996. 68 с.

3. Составление и оформление служебных документов: Практ. Пособие / Под. ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 1999. 224 с.

4. Толковый словарь русского языка / под ред. С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 944 с.

6. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003")

Составление и оформление служебных документов: Практ. Пособие / Под. ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 1999. 224 с.

Толковый словарь русского языка / под ред. С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой. - М.: ИНФРА-М, 2007. – 398с