Использующийся для составления документов, писем и деловых бумаг в учреждениях, судах и в любом виде устного делового общения, - это официально-деловой стиль речи.

Общая характеристика

Это уже давно сложившийся, устойчивый и достаточно замкнутый стиль. Конечно, и он со временем подвергался каким-то изменениям, но они были незначительны. Жанры, сложившиеся исторически, специфические синтаксические обороты, морфология и лексика сообщают ему достаточно консервативный характер.

Чтобы охарактеризовать официально-деловой стиль, языку необходимо придать сухость, компактность речи, сжатость и изъять эмоционально окрашенные слова. Языковые средства уже существуют в полном наборе на каждый случай: это так называемые языковые штампы или клише.

Список некоторых документов, для оформления которых необходим официально-деловой стиль:

международные договоры;
государственные акты;
юридические законы;
различные постановления;
воинские уставы и уставы предприятий;
инструкции всех видов;
служебная переписка;
разнообразные деловые бумаги.

Общие характерные черты языкового стиля

Жанры могут быть разнообразными, содержание - различным, но официально-деловой стиль имеет и общие важнейшие черты. Первое и главное: высказывание должно быть точным. Если допускается возможность разных толкований, это уже не официально-деловой стиль. Примеры находятся даже в сказках: казнить нельзя помиловать. Не хватает только запятой, но последствия, которые влечёт эта ошибка, могут зайти очень далеко.

Чтобы избежать подобных ситуаций, существует вторая главная черта, которую содержит официально-деловой стиль документов, - это языковый стандарт. Именно он помогает выбрать лексические, морфологические, синтаксические языковые средства при оформлении деловых документов.

Особой строгостью и консерватизмом отличается порядок слов в предложении, здесь многое идёт против свойственного строю русского языка прямого порядка слов. Подлежащее предшествует сказуемому (например, товар отпускается), а определения становятся сильнее определяемого слова (например, кредитные отношения), управляющее слово впереди управляемого (например, выделить кредит).

Каждый член предложения обычно имеет свойственное только ему место, которое определяется структурой предложения и его типом, собственной ролью среди других слов, взаимодействием и взаимосвязями с ними. А характерные черты официально-делового стиля - длинные цепи родительных падежей, например: обращение Главы администрации края.

Лексика стиля

Словарная система включает в себя, помимо общеупотребительных книжных нейтральных слов, определённые клише - канцеляризмы, то есть языковые штампы. Это входит в особенности официального делового стиля. Например: на основании решения, входящие документы, исходящие документы, по истечении срока, контроль за исполнением и так далее.

Здесь же не обходится и без профессиональной лексики, включающей в себя неологизмы: теневой бизнес, недоимка, чёрный нал, алиби и так далее. К официально-деловому стилю относится и включение в лексический строй некоторых архаизмов, например: сей документ, оным удостоверяю.

Однако употребление многозначных слов и слов, имеющих переносное значение, категорически не допускается. Синонимов крайне мало и включаются они в официально-деловой стиль крайне редко. Например, платежеспособность и кредитоспособность, снабжение и поставка, а также обеспечение, износ и амортизация, субсидирование и ассигнование.

Здесь отражается социальный опыт, а не индивидуальный, поэтому лексика имеет обобщённый характер. Понятийный ряд предпочитает родовые понятия, которые хорошо вписываются в официально-деловой стиль. Примеры: прибыть вместо приехать, прийти, прилететь и так далее; транспортное средство вместо автомобиль, самолёт, поезд, автобус или собачья упряжка; населённый пункт вместо деревня, город, столица Сибири, посёлок химиков и так далее.

Итак, к официально-деловому стилю относятся следующие элементы лексических построений.

Высокий процент терминологии в текстах: юридических - закон, собственник и собственность, регистрация, передача и приёмка объектов, приватизация, акт, аренда и так далее; экономических - затраты, дотации, бюджет, купля-продажа, доход, расход и так далее; экономико-правовых - секвестирование, срок реализации, права собственности, погашение кредита и так далее.
Именной характер построения речи за счёт большого числа отглагольных существительных, чаще всего обозначающих опредмеченное действие: отгрузка товара, отсрочка платежа и так далее.
Высокая частотность предложных сочетаний и отымённых предлогов: в адрес, в силу, в отношении к делу, по мере и так далее.
Переход причастий в прилагательные и местоимения для усиления канцелярских значений: настоящий договор (или правила), действующие расценки, надлежащие меры и так далее.
Регламентированная лексическая сочетаемость: сделка только заключается, а цена устанавливается, право - предоставляется, а платёж - производится.

Морфология стиля

Морфологические признаки официально-делового стиля включают в себя прежде всего частотное (многократное) использование некоторых частей речи, а также их типов, которые помогают в стремлении языка к точности и неоднозначности высказываний. Например, такие:

существительные, называющие людей по признаку действия (арендатор, налогоплательщик, свидетель);
существительные, называющие людей по должности или званию, в том числе и женщин строго по форме мужского рода (продавец Сидорова, библиотекарь Петрова, сержант Иванова, инспектор Красуцкая и так далее);
частица не- в отглагольных существительных (несоблюдение, непризнание);
использование производных предлогов в широком ассортименте (за счёт, в связи, по мере, в силу, на основании, в отношении и так далее);
конструкции в инфинитиве (оказать помощь, провести осмотр);
настоящее время глаголов в другом значении (взимается штраф за неуплату);
сложные слова с двумя и более основами (работодатель, квартиросъёмщик, ремонтно-эксплуатационный, материально-технический, нижепоименованный, вышеуказанный и так далее).

Синтаксис стиля

Характеристика официально-делового стиля складывается из таких синтаксических признаков:

Простые предложения употребляются со многими рядами однородных членов. Например: Мерой административного взыскания могут стать штрафы за нарушение охраны труда и техники безопасности в строительстве, промышленности, сельском хозяйстве и на транспорте согласно законодательству РФ.
Наличествуют пассивные конструкции такого типа: платежи вносятся строго в указанное время.
Существительные предпочитают родительный падеж и нанизываются бусинами: результаты деятельности подразделений таможенного контроля.
Сложноподчинённые предложения полнятся условными придаточными: в случаях несогласия абонентов на обработку их персональных данных в части способов и целей обработки или полностью, абоненты при заключении договора подписывают соответственное заявление.

Сфера официально-делового стиля в жанровом многообразии

Здесь сначала нужно выделить два направления по тематике: официально-документальный и обиходно-деловой стили.

1. Официально-документальный стиль делится на две категории: законодательные документы, связанные с работой государственных органов, - Конституция, уставы, законы - это один язык (J), а дипломатические акты, связанные с международными отношениями, - меморандумы, коммюнике, заявления, конвенции - это другой язык (K).

2. Обиходно-деловой стиль тоже подразделяется: переписка между организациями и учреждениями - это j язык, а частные деловые бумаги - это язык k. К жанрам обиходно-делового стиля относится вся служебная переписка - коммерческая корреспонденция, деловые письма, а также деловые бумаги - автобиография, справка, акт, удостоверение, заявление, протокол, расписка, доверенность и так далее. Стандартизация, характерная для этих жанров, облегчает составление бумаг, экономит языковые средства и не допускает информационную избыточность.

Стандартизация деловых бумаг

Специально подобранные слова официально-делового стиля обеспечивают коммуникативную точность, придающую документам юридическую силу. Любой фрагмент текста должен иметь единственное толкование и значение. Для такой высокой точности одни и те же слова, термины, названия повторяются многократно.

Форма отглагольного существительного дополняет черты официально-делового стиля аналитическим выражением действий и процессов: вместо слова "дополнять" употребляется словосочетание "вносить дополнения", вместо "решать" - "принимать решения" и так далее. Насколько более сурово звучит "нести ответственность" вместо простого "отвечать".

Обобщённость и абстрактность в самой высокой степени и одновременно конкретное значение всего лексического строя - вот основные признаки официально-делового стиля. Это немыслимое сочетание, использующееся одновременно, и придаёт документу возможность единственной трактовки и в совокупности сведений - юридическую силу. Сами тексты насыщены терминами и процедурной лексикой, а, например, приложения к договорам содержат лексику номенклатурную. Опросные листы и реестры, заявки и спецификации помогают терминологии получать расшифровку.

Помимо эмоционально окрашенного текста, в документах недопустимо использование любых бранных слов, сниженной лексики, жаргонизмов, разговорных выражений. Даже профессиональный жаргон неуместен в языке деловой переписки. И более всего потому, что он не отвечает требованиям точности, поскольку закреплён сугубо за сферой устного общения.

Устная деловая речь

Безэмоциональность и сухая логика текстов, стандартное расположение материала на бумаге существенно отличается от устной речи, которая обычно эмоционально окрашена и асимметрична по принципам текстовой организации. Если устная речь подчёркнуто логична, обстановка общения явно официальная.

Особенности официального делового стиля в том, что устное деловое общение, несмотря на профессиональную тематику, должно протекать в сфере положительных эмоций - сочувствия, доверия, уважения, доброжелательности.

Этот стиль можно рассматривать в его разновидностях: канцелярско-деловой - попроще, а вот язык государственного управления, дипломатический или юридический требует особого внимания. Сферы общения в данных случаях абсолютно разные, потому стиль общения тоже непременно обязан отличаться. Заявления, протоколы, приказы, указы - всё то, что обдумано, записано, прочитано, не так опасно, как устные переговоры, деловые совещания, публичные выступления и так далее. Слово, как воробья, не поймать, если вылетит.

Основные особенности официально-делового стиля речи - это краткость, точность и влиятельность. Для достижения этих целей понадобится соответственный подбор слов, правильно составленные конструкции, верный синтаксис и стандартизация в уме целых блоков приготовленной речи. Так же, как в письменно оформленном деловом тексте, в устной речи нет места эмоционально окрашенной лексике. Лучше выбрать нейтральную, быть ближе к стандартам канцелярских языковых средств, чтобы предельно точно изложить задуманное.

Реквизиты

Самая яркая характеристика официально-делового стиля - это даже не сам текст, а все непреложные элементы его оформления - реквизиты. Каждому виду документов присущ свой информационный набор, предусмотренный ГОСТом. Каждый элемент строго закреплён на определённом месте на бланке. Дата, наименование, номер регистрации, сведения о составителе и все остальные реквизиты всегда располагаются одинаково - одни вверху на листе, другие внизу.

Число реквизитов зависит от содержания и вида документа. Образец-формуляр показывает максимум реквизитов и порядок расположения их на документе. Это Государственный Герб РФ, эмблемы организации или предприятия, изображения правительственных наград, код организации, предприятия или учреждения (общероссийский классификатор предприятий и организаций - ОКПО), код формы документа (общероссийский классификатор управленческой документации - ОКУД) и так далее.

Трафаретизация

Машинная обработка, компьютеризированное делопроизводство - новая эпоха в процессе стандартизации. Экономическая и социально-политическая жизнь усложняется, технический прогресс набирает обороты, поэтому и особенности официально-делового стиля состоят в том, чтобы оправдать экономически выбор одного языкового варианта из всех возможных и закрепить его в практике.

Используя устойчивую формулу, принятое сокращение, единообразное расположение всего материала, оформить документ гораздо быстрее и проще. Так составляются все типовые и трафаретные письма, таблицы, анкеты и т.п., что позволяет информацию кодировать, обеспечивая информативную ёмкость текста, с возможностью развёртывания его полной структуры. Такие модули внедряются в текст договоров (об аренде, выполнении работ, купле-продаже и т.д.)

От пятидесяти до семидесяти процентов словоупотреблений в документе составляют процедурная лексика и терминология. Тематика документа обуславливает однозначность контекста. Например: Стороны обязуются соблюдать вышеперечисленные правила. Слово "стороны", употреблённое вне документа, весьма многозначно, но здесь прочитывается сугубо юридический аспект - лица, которые заключают договор.

Разновидность языка, используемого в той или иной сфере человеческой деятельности, называется языковым стилем.

Стиль – функциональная разновидность языка. В сфере официального общения мы пользуемся официально-деловым стилем . В сфере массовой информации и агитационно-пропагандистских целях используется публицистический стиль, в науке – научный, в обращении – литературная разговорная речь, бытовая речь, просторечье и др языковые разновидности.

В официально-деловом стиле выделяют: дипломатический, законодательный, судебный и деловой стиль – стиль управленческих документов.

Особенности делового стиля сформировались под влиянием условий, в которых протекает письменное деловое общение. Это:

Участники делового общения это преимущественно юр лица – организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от их имени руководителей и др должностных лиц;

Характер и содержание информационных взаимосвязей организации достаточно жестко регламентированы;

Предметом делового общения является деятельность организации – управленческая, производственная, экономическая, техническая и др.;

Управленческие документы в большинстве случаев ориентированы на конкретного получателя;

Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении - повторяющиеся, однотипные.

Условия делового общения формируют требования к управленческой информации, которая должна обладать определенными свойствами. Она должна быть:

Официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения;

Адресной, т.к. управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю – должностному лицу, организации, группе организаций;

Актуальной, поскольку документ должен содержать информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения или иного использования в управленческой деятельности;

Объективной и достоверной, т.к. для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений;

Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения – побудить адресата совершить (или не совершать) определенные действия;

Полной или достаточной для принятия эффективного управленческого решения; недостаточность информации может вызвать необходимость запросить доп сведения, порождать переписку, приводить к неоправданным потерям времени и средств.

Для делового стиля характерны:

Нейтральный тон изложения; констатирующе-предписывающий характер изложения;

Точность и ясность изложения; - лаконичность (краткость) текста;

Использование языковых формул;

Использование терминов; применение лексических и графических сокращений;

Преобладание страдательных конструкций над действительными;

Ограниченная сочетаемость слов;

Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже;

Употребление словосочетаний с отглагольным существительным;

Преобладание простых распространенных предложений.

Нейтральный тон изложения . Субъективный момент в деловых письмах должен быть сведен к минимуму, исключаются слова, обладающие ярко выраженной эмоционально-экспрессивной окраской 9слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, суффиксы преуменьшения и преувеличения и др. Эмоциональность письма должна быть не языковой, а содержательной, она должна быть скрыта за внешне спокойным, нейтральным тоном изложения.

Использование языковых формул - устойчивые шаблонные языковые обороты. Наличие их в деловой речи- следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематические ограниченности деловой речи:

-«Сообщаем, что по состоянию на ……»;

-«Направляем на рассмотрение и утверждение ……»

Просим Вас рассмотреть вопрос…»

Языковые формулы - это результат унификации языковых средств, используемых в повторяющихся ситуациях. Я ф нередко выступают как юридически значимые компоненты текста, без которых письмо не обладает достаточной юридической силой, или являются элементами, определяющими его видовую принадлежность:
«Оплату гарантируем, Наши банковские реквизиты…»;

«Претензии по гарантии следует предъявлять…»;

«… в противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции»,

Языковые формулы обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Использование терминов и словосочетаний.

Термин – слово или словосочетание, которое обозначает научное или специальное понятие. Употребление Т в строго фиксированном значении обеспечивает однозначность понимания текста, что очень важно в деловом общении.

Правильность и стабильность употребления терминов на практике достигается использованием терминологических словарей и стандартов, которые устанавливают строго однозначную систему понятий и терминов и способствуют упорядочению терминологии.

Т, употребляемые в сфере ДОУ, зафиксированы в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

При употреблении терминов в письме необходимо, чтобы они были понятны не только автору, но и адресату, т.е. если возникают сомнения по этому поводу, то можно:

Дать официальное определение термина;

Расшифровать значение Т словами нейтральной лексики;

Убрать Т и заменить его общепринятым словом или выражением.

При употреблении многозначных терминов следует учитывать, что в одном письме термин может употребляться только в одном из своих значений.

Т- синонимы – это Т, имеющие разное звучание, но совпадающие по значению (анкета, опросный лист, вопросник).

Т- синонимы –полные или абсолютные (редкое явление)- и относительные.

Т «договор», контракт и соглашение явл Т-синонимами, но различаются практикой употребления:

В труд законодательстве речь идет о трудовом договоре – контракте;

В гражданском – двух и многосторонние сделки называют договорами;

Во внешнеторговой деятельности более употребимый термин – контракт;

Договоренности в ряде др областей фиксируются в согглашениях (тарифное соглашение, соглашение о научно-техн сотрудничестве).

Применение лексических и графических сокращений (длинные слова и словосочетания неудобны)

Лексические сокращения (аббревиатуры) – сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или частей слов, например: ГАИ, зам., спецназ. ЛС функционируют в речи как самостоятельные слова.

- инициальные сокращения – образованы от начальных букв слов. Они также подразделяются на буквенные (при чтении произносятся буквы): АКБ, СП, МП. ГУМ, ТЭЦ, ЛЭП, вуз;

Буквенно-звуковые: (при чтении часть слов произносится буквами, часть звуками): ГУВД, НИОПИК

- слоговые сокращения – образованы из частей, слогов слов – зампред, Мосжилстрой, техред, главбух, завхоз;

Частично сокращенные слова – образованы из части или частей слов и полного слова: хозрасчет, рембаза

Усечения: зам., зав., спец, пред.

Телескопические сокращения – образованы из начала и конца слов, обозначающих понятие: рация (радиостанция), бионика (биология и электроника), мопед (моторизованный велосипед);

Смешанного типа: ВНИИторгмаш; РосгорБТИ

Графические сокращения

ГС словами не явл, применяются только на письме, при чтении расшифровываются и читаются полностью. Типы ГС:

Точечные: др. – другие; т.п. – тому подобные; см. – смотри, эт. – этаж.

Дефисные: г-н – господин

Косолинейные: п/о – почтовое отделение

Нулевые – т, кг. См. л (как правило обозначаются физические величины);

Комбинированные: ж.-д.-железнодорожный, сев.-зап. – северо-западный.

Употребление страдательных конструкций . В русском языке существует два близких по смыслу глагольных конструкций:

Действительный залог: «Мы рассмотрели ваши предложения»;

Страдательный залог: «Нами рассмотрены ваши предложения»,

При употреблении ДЗ внимание концентрируется на субъекте действия, при употредлении СЗ – на самом действии. В дел стиле предпочтение отдается С конструкциям, которые акцентируют внимание на осуществляемых действиях вне зависимости от того, кто их произвел, например: «Проектом предусмотрено сооружение здания, отвечающего мировым стандартам (а не «Проект предусматривает…»).

Данная установка реализуется и в безличных конструкциях типа: предложения рассматриваются, меры принимаются, работа проводится и т.п.. Такого рода обороты – одна из характерных примет делового стиля.

Ограниченная сочетаемость слов - это особенность деловой речи. Т.е. ограниченная возможность слов вступать в смысловые соотношения с др словами.

ограниченная сочетаемость слов приближает словосочетания к языковым формулам, позволяет обеспечить максимальную точность выражения содержания при составлении текста для его восприятия.

Использование конструкций с последовательным подчинением слов в родительном и творительном падеже. Употребление однотипных падежных форм при имени существительном специалисты называют «нанизыванием падежей». Чаще всего в деловой речи используется последовательное подчинение слов в родительном падеже, реже – в творительном, например, «Предлагаем Вам вариант решений (чего?) реконструкции (род. П) систем отопления, вентиляции и санитарно-технических установок (род. П.) жилых и административных зданий (род. П). В литературной речи такие фразы не приемлемы. Использование их в дел речи объясняется тем, что при сравнительно больших предложениях исключение предлогов позволяет сделать их структуру прозрачной и легче воспринимаемой.

Употребление словосочетаний с отглагольным существительным . В дел речи активно вместо глаголов используются конструкции из отглаголенных существительных со значением действий глаголов, например:

оказать содействие, а не посодействовать;

оказать помощь, а не помочь

произвести уборку, а не убрать;

произвести ремонт, а не отремонтировать.

Такое явление специалисты называют «расщеплением сказуемого».

Преобладание простых распространенных предложений. Особенность дел стиля – преимущественное употребление простых распространенных предложений, односоставных (с одним главным членом – подлежащим или сказуемым) или двусоставных (с двумя главными членами – подлежащим или сказуемым), с обособленными оборотами (причастными и деепричастными), обособленными определениями, вводными словами и предложениями и др.

Например, «Указанные основные фонды, внесенные в уставный фонд СП, после его ликвидации перейдут на баланс Финансово-хозяйственного управления Мэрии для организации автопарка Мэрии и Администрации московской области».

В сложноподчиненных предложениях следует вместо союза «потому что» в дел. текстах употребляются союзы «так как», «ввиду того что», вследствие того что».

Заимствованные слова . Заимствование – это элемент чужого языка.

Существует след классификация заимствований по степени их освоения русским языком:

Слова, утратившие какие-либо признаки нерусского происхождения;

Слова, сохранившие некоторые внешние признаки нерусского происхождения;

Общеупотребительные слова из области науки, политики, культуры, известные не только в русском, но и в др языках.

1. Иноязычные слова, именующие банковские операции . Составляющие данную группу слова являются терминами, большинство из них не имеет терминологических эквивалентов на русском языке, их использование в деловом общении вполне уместно и оправдано.

Инкассо – вид банковской операции, состоящий в получении банком, причитающихся клиенту денег;

Аккредитив – вид банковского счета, дающий возможность контрагенту получить на специально оговоренных условиях платеж за товар, услуги немедленно по исполнении обязательств.

Сальдо – в бух учете разность между итогами записей по дебету и кредиту счетов.

2. Иноязычные слова, именующие действия по обеспечению чего-либо:

Консультация – совет, разъяснение специалиста по какому – либо вопросу

Сервис – обслуживание, удовлетворение бытовых нужд.

3. Слова, именующие действия по осуществлению чего-либо : эксплуатация, реализация, организация.

4. Слова, именующие документацию : ноу-хау (с англ. знаю, как) – техническое задание, опыт. Документация, передача которых оговаривается при заключении лицензионных договоров и соглашений.

5. Группа слов, именующих печатные издания: брошюра, буклет .

6. Слова, именующие время: квартал, период, дата .

7. Слова, именующие место: район .

Среди заимствованных терминов есть такие, которые имеют русские синонимы (импорт - ввоз).

Использование иноязычной лексики – процесс естественный. Использование таких слов в разумных пределах не вредит языку, а, наоборот, его обогащает.

· Особенности употребления и оформления документов

Стиль - это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорнообиходный, официально-деловой.

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии - основного компонента любого функционального стиля. Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной - сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности. Официально-деловой стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Документы могут быть разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство документов в содержательной части связано со сферой вне индивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку документов присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль документов к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.).

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это:

Краткость и компактность изложения официального материала;

Точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

Нейтральный тон изложения.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарноеобслуживание животноводства » (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость » (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость − возможный вариант: «снизить

себестоимость »).

Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «конструкторат » , «переорганизация », а также слов, относящихся к разговорной лексике, например «секретарша », «лаборантка ».

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова «представить» и «предоставить».

Представить - 1) предъявить, сообщить («представить список сотрудников», «представить доказательства»); 2) познакомить с кем-либо «представить коллективу нового работника» ); 3) ходатайствовать (о повышении, о награде) («представить к очередному званию », «представить к ордену» ); 4) составить, обнаружить («представить (собой) значительную ценность »); 5) мысленно вообразить («представить (себе) картину боя »); 6) изобразить, показать («представить в смешном виде »).

Предоставить - 1) отдать в чье-либо распоряжение, пользование («предоставить квартиру », «предоставить транспортные средства »); 2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо («предоставить отпуск», «предоставить слово »); 3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра («предоставить самому себе», «предоставить дело случаю »).

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель - именно месяц, и ничто иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию). Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования » , «следует учитывать следующие факты », «данное явление полностьюпроявляется в условиях »...

Для текстов официальных документов не характерно использование

образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением правительства», «в порядке оказания материальной помощи », «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» - постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения» . Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки. Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» может сочетаться со словами, выражающими негативный результат деятельности: «допустить нарушение», «допустить ошибку», «допустить просчет» и др., но не со словами, выражающими положительное действие, − «допустить успех».

Наряду с такого рода словами существует множество слов, демонстрирующих ограниченную сочетаемость только в рамках делового стиля. Например, в деловом стиле:

ЖЕЛАТЕЛЬНО НЕЖЕЛАТЕЛЬНО

В деловой речи следует использовать конструкции с «расщепленным» сказуемым, которые не только называют действие, но и обозначают предмет этого действия. Например:

оказать содействие, а не посодействовать; оказать помощь, а не помочь; произвести уборку, а не убрать; провести учет, а не учесть; оказать поддержку, а не поддержать; произвести ремонт, а не отремонтировать.

Деловое общение осуществляется между организациями и должностными лицами и является по своему характеру официальным, поэтому ему присущ безличный характер изложения текста, в связи с чем следует употреблять глаголы в форме 3-го лица и, как правило, в неопределенно-личном значении.

Например:

«комиссией проведена проверка и установлено…»;

«акт подписан членами комиссии и утвержден…».

Особенность деловой речи − употребление большого количества терминов.

Термин − слово или словосочетание, являющееся названием

определенного понятия какой-нибудь специальной области науки, техники, искусства . Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию.

При употреблении терминов в документах необходимо следить за тем, чтобы термин был понятен не только автору документа, но и всем корреспондентам, работающим с данным документом. При использовании автором малоупотребительных, незнакомых терминов необходимо раскрыть содержание и смысл этого термина. Этого можно достигнуть следующими способами:

Дать официальное определение термина (принятые определения терминов фиксируются в терминологических словарях и ГОСТах);

Расшифровать понятие словами, относящимися к нейтральной лексике; исключить из текста термин и заменить его общеупотребительным словом или выражением.

В деловой речи в целях сжатия речи для обозначений понятий используются сокращения.

Различают два основных вида сокращенных слов:

Лексические сокращения (аббревиатуры) − сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или частей слов, например: СНГ, АСУ, Мосгаз, зам., спецназ и др.;

Графические сокращения − применяемые при письме сокращенные

обозначения слов, например: п/о, ж-д, тчк, кв.м и др.

Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только при письме и при чтении расшифровываются и читаются полностью.

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них: 1) по первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например МГУ (Московский государственный университет); 2) по слоговому принципу, например Минздрав

(Министерство здравоохранения); 3) по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженого, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются.

Деловые документы возникли на Руси вскоре после появления письменности. Деловая письменность была развита и в Московской Руси. В XV-XVI вв. на основе московского говора развился деловой («приказный») язык Московской Руси, сформировавшийся главным образом в московских «приказах» (т. е. в учреждениях, ведавших отдельными отраслями государственного управления). На приказном языке писались государственные и юридические акты, а также письма московских великих князей, посольские донесения, географические и исторические сочинения, лечебники, поваренные книги и т. п.

Язык деловых документов как Киевской, так и Московской Руси отличается от языка летописной и художественно-повествовательной литературы, во-первых, крайне ограниченным использованием славянизмов; во-вторых, специфическими терминами, устойчивыми сочетаниями слов и синтаксическими явлениями; в-третьих, почти полным отсутствием каких-либо приемов литературной отделки; Своего рода «штампом» деловой речи является сложное предложение с придаточным условия.

Русская деловая речь создает свои штампы, свою устойчивую фразеологию, в составе которой иногда используются наиболее распространенные славянизмы. Возможно также, что писцы, работавшие в русских княжеских канцеляриях домонгольской эпохи, употребляли устойчивые формулы, сложившиеся в языке болгарских царских канцелярий. Очень многие из древних русских грамот начинаются одной и той же формулой.

Стили речи - системы языковых элементов внутри литературного языка, разграниченные условиями и задачами общения; форма наших высказываний зависит от того, где, с кем и зачем мы говорим.

Выделяют пять стилей; четыре книжных: научный, официально-деловой, публицистический, художественный - и разговорный стиль. Для каждого стиля характерны определенные средства языка: слова, их формы, словосочетания, типы предложений, причем их принадлежность к разговорному или книжному стилю осознается при сопоставлении с нейтральными средствами.

Стили речи реализуются в определенных формах, или типах текстов, называемых жанрами речи. Жанры речи - типизированная форма организации речи, определяющая типы текстов, отличающихся заданным характером речевой деятельности (монологический жанр публицистической статьи и диалогический жанр интервью) и формой использования языка (устный жанр доклада и письменный жанр статьи). В основном каждый жанр речи принадлежит к определенному стилю речи, но есть и межстилевые жанры, например: статья, очерк, эссе (научные и публицистические), интервью (публицистическое и официально-деловое).

Официально-деловой стиль - один из книжных, используется в сфере деловых отношений, деловых бумагах, т. е. законах, документах, актах, договорах, постановлениях, уставах, служебной переписке и др.

Задача этого стиля - сообщить информацию, дать инструкцию. Официально-деловой стиль характеризуется точностью, однозначностью, неличным характером, стандартизированностью построения текста, долженствующе-предписывающим характером текста.

Для этого стиля характерно:

1) использование официальной лексики и фразеологии, которая практически не употребляется в других стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п. Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п. Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.

2) употребление сложных синтаксических конструкций

3) употребление номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда.

Для официально-делового стиля характерно использование следующих языковых средств:

на уровне лексики:

употребление полных наименований, точных дат;

книжная лексика (вследствие, в течение, в силу того что, характеризоваться);

использование слов в прямых значениях;

отсутствие экспрессивной и оценочной лексики;

частое употребление отглагольных существительных (апробация, использование, выполнение);

наличие стандартизированных оборотов (по истечении срока, в установленном порядке, вступать в законную силу);

ограниченные возможности синонимической замены, частые лексические повторы;

на уровне морфологии:

отсутствие личных местоимений, особенно 1 и 2 лица, вместо которых используются собственные имена, собственные наименования или специальные обозначения (Заказчик, Исполнитель), а также глаголов в форме 1 и 2 лица;

на синтаксическом уровне:

осложнение простого предложения обособленными оборотами, однородными членами;

четкое членение текста на смысловые блоки, обычно с использованием подзаголовков и цифрового оформления пунктов.

Для официально-делового стиля характерны как монологические способы организации речи, так и диалог (разговор двух лиц) или полилог (разговор нескольких лиц).

Основные жанры: монологические - приказ, служебное распоряжение, инструкция, заявление, запрос, жалоба (рекламация), рекомендация, отчет, обзор; жанры-полилоги - собрание, совещание, переговоры, интервью.

Черты официально-делового стиля:

Отсутствие личных местоимений;

Полное именование действующих лиц с указанием их социального статуса;

Замена их в дальнейшем на специальные обозначения Автор, Фирма;

Стандартизированные обороты: настоящий Договор о нижеследующем, именуемый в дальнейшем, действующий на основании;

Точное указание на место и время заключения договора;

Осложнение простого предложения различными обособленными членами - см. первое предложение договора;

Членение текста на блоки с использованием подзаголовков и цифрового обозначения.

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно - это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

Соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

Однозначность используемых слов и терминов;

Нейтральный тон изложения.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой - лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, т. е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию родственные, однокоренные слова, различающиеся значением). Например: представить (предъявить, показать: представить отчет) - предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо: предоставить справку); проводить (осуществлять что-либо: проводить совещание) - производить (вырабатывать, изготавливать: производить товары).

Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениям в текстах документов. Так, например, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска - «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Так, например, правильно составлены словосочетания построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку; сочетания же возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом стилистически некорректны.

Нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов (например, пересадка вместо трансплантация; кардан вместо карданное устройство и др.). Область применения профессионализмов - это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой. Например, дострой вместо завершение строительства, незавершенка вместо незавершенное строительство; студенты-дневники вместо студенты дневного обучения, безнал, безналичка вместо безналичный расчет.

Термины, употребляемые в деловой документации, должны быть понятны как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

Дать официальное определение термина, например:

факторинг - продажа права на взыскание долгов;

Уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например:… невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);

Убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка - немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем; не настоящим акт составлен, а акт составлен.

При употреблении числительных в текстах документов следует помнить, что однозначные числа воспроизводятся словом, а в случае, если есть указание меры - цифрой (не более пяти рейсов, но 9 кг). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения (Сто наименований компакт-дисков, но комиссия забраковала 15 объектов). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (до 16_го разряда). В финансовых документах наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов и т. д. Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:

1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.

2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.

4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др.

Отмеченные ниже особенности официально-делового стиля являются объективным фактом языка, их применение в текстах документов закономерно и закреплено традицией. Нарушением функционально-стилевой нормы считается использование не присущих деловому стилю языковых средств, которые противоречат требованию логичности, точности и краткости языка деловых бумаг и документов. Это прежде всего слова и фразеологизмы просторечно-разговорной и эмоционально - экспрессивной окраски.

В языке деловых бумаг и документов широко используются:

Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь - это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т. п.).

Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т. п.).

Имена существительные - названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т. п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т. п.).

Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т. п.).

Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях., в отношении, в силу, по линии, в части и т. п.).

Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т. п.).

Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т. п.).

«Расщепленные» сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т. п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т. п.).

«Нанизывания» родительного падежа в цепочке имен существительных (…для применения мер общественного воздействия;… в целях широкой гласности работы органов государственного контроля и т. п.).

Утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает…, Коллегия не отклоняет…, Ученый совет не отвергает… и т. п.).

Страдательный залог при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется; предложение одобрено; документация возвращена и т. п.). Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности (Завод «Электросталь» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил соблюдение норм техники безопасности и т. п.).

Особого внимания заслуживает также аспект убедительности делового послание. Специалисты отмечают, что информативность и убедительность официального документа достигаются за счет употребления языковых формул, принимающих правовую силу, представления всех обстоятельств дела в их взаимосвязи, использования придаточных предложений, отражающих причинно-следственные связи, и союзных слов, формирующих логический контекст. Основным условием убедительности любого документа называют его доказательность. Только точные, бесспорные факты должны быть основой делового послания. Убедительность письма зависит также от умения его составителей выразить интересы того предприятия, в адрес которого оно направлено.

Язык и стиль официальных бумаг отличается от языка и стиля посланий, в которых авторы выступают как личности. Адресаты и адресанты официальной корреспонденции являются субъектами правоотношений, а деловое послание может служить предметом прямой правовой оценки. Стиль изложения в деловых посланиях - формально-логический. Для него характерны сухость и максимальная точность изложения мысли. Его основные признаки: нейтральность, надличностный характер изложения, унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов.

Официально-деловой стиль - это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль - самый замкнутый и консервативный в системе стилей.

Составление служебных документов - трудный и сложный процесс, который занимает много времени служащих.

Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Документ на неприглядном, “бедно” сделанном бланке, напечатанный неразборчивым шрифтом, производит нежелательное впечатление о предприятии. По этой же причине резиновый штемпель с наименованием предприятия, оттиск которого проставляется на листе бумаги, вышел из деловой практики Запада и все меньше применяется в России.

Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных ситуациях, подтверждая тем самым первичное определение термина “документ” как “способ доказательства”.

Вот как выглядит одна из современных рекомендаций российскому предпринимателю: “В деловой жизни бизнес часто соседствует с обманом. Не верьте обещаниям. Только грамотно составленный, имеющий юридическую силу документ является гарантом успешной сделки!”.

Сколько происходит заседаний арбитражного суда, сколько убытков несут предприятия из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов!

Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.

Для составления документов, в том числе и деловых писем, требуются определенный уровень культуры, особые навыки. Но это умение деловому человеку необходимо развивать.

Кроме того, деловые письма, как и другие документы, должны составляться в соответствии с требованиями государственных стандартов, действие которых распространяется не только на органы государственной и исполнительной власти Российской Федерации, но и на все организации независимо от их организационно-правовой формы и вида деятельности.

1. Оформление бланков управленческих документов.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел.

Бланк, в котором много места отводится под эмблему и наименование предприятия и мало для текста, неудобен в работе. Поэтому рекомендуется отводить под эмблему 1,5-2 см от границы верхнего поля.

Современный дизайн оформления бланка, “свой” фирменный стиль качественная бумага, полный набор сведений о предприятии. Правильное их расположение на листе особенно важны для благоприятного воздействия на делового партнера.

Бланки предприятия изготавливаются типографским способом или с помощью персонального компьютера и имеют установленный комплекс реквизитов и определенный порядок их расположения.

Бланк для внутренних документов (приказов, протоколов, решений);

Бланк для внешних документов (писем, факсов).

Бланк для внутренних документов содержит эмблему предприятия и наименование предприятия.

Предприятиям, работающим с зарубежными партнерами, необходимы специальные бланки с дублированием реквизитов на языке партнера или английском языке. При угловом расположении реквизитов в левой верхней части печатаются реквизиты на русском языке, справа - на иностранном. При продольном расположении реквизитов бланка сначала печатаются реквизиты на русском языке, а ниже - на иностранном.

Все бланки, как и документы, должны иметь поля.

левое - 20 мм (8 машинописных знаков или ударов),

верхнее - не менее 10 мм,

правое и нижнее - не менее 8 мм.

В целях экономии площади листа ряд фирм в верхней части бланка указывают только эмблему и наименование предприятия, а адрес, номера телефонов, факсов и банковские реквизиты располагают прямо на нижнем поле листа.

Границы отдельных реквизитов (например, “заголовок к тексту”, “адресат”) удобно обозначать уголками, чтобы избежать ошибок в их расположении при печатании.

Бланки часто используемых документов такие, как справки, акты приема работ по контракту и другие, могут содержать также части постоянного текста, которые при составлении документов дополняются переменной информацией.

2. Язык управленческого документа.

В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом - повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т. д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо - понятия определенные. Деловой язык - это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.

Традиции и обычаи в документировании оказались очень живучими. И сейчас еще встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы ("коим образам", "прошу не отказать", "при этом направляем", "дана настоящая" и др.). При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем.

Литературный язык имеет много стилей, художественно-беллетристический, общественно-публицистический, научный, производственно-технический, исторический, официально-деловой и т. п., которые все время развиваются и находятся в постоянном взаимодействии.

«Под стилем... языка, - говорит известный филолог А. Н. Ефимов, - принято понимать исторически сложившуюся разновидность языка, отличающуюся как в отношении состава и характера объединения речевых средств, так и в смысле закономерности их употребления. Для каждого стиля существует характерное, типичное, а также запретное».

В каждой группе стилей есть свои разновидности. Так, художественно-беллетристический стиль включает прозаический и поэтический; общественно-публицистический - стили газетно-журнальный и литературно-критический. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т. д.

В каждой группе стилей есть свои разновидности. Документально-деловой стиль имеет в своем составе стиль законодательно-распорядительных документов (указов, приказов, распоряжений, постановлений), деловой переписки, телеграфный стиль и т. д.

Тексты сложных документов (отчеты, обзоры, справки и др.) разделяют на части, разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами в соответствии с требованиями ГОСТ 1. 5-85 (Правила оформления машиночитаемых документов и машинограмм) . Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей, более высоких, например: 1. 1, 2. 1. 3. 2. 1 ит. д.

2.1. Отклонения от литературных норм в текстах документов.

Нередко в текстах документов по незнанию, невнимательности или небрежности допускаются различные отклонения. В результате, текст становится малопонятным, насыщенным словесными излишествами, архаизмами и канцеляризмам. Усложняют понимание текста малоизвестные слова иностранного происхождения, профессионализмы, неологизмы. Не украшают документы просторечия, диалектизмы. О наиболее типичных недостатках в тексте и пойдет речь далее.

3. Этикет делового письма.

Деловая переписка - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами. В переписке можно выделить два основных вида документов: письма и факсы.

Письмо- как один из основных видов документов.

Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

Письма инструкционные (директивные) исходят из государственных или муниципальных органов власти и управления и содержат, как правило, рекомендации, указания, разъяснения по вопросам отчетности, налогов экологии и т.п.

Гарантийные письма содержат гарантии оплаты, сроков поставки или качества продукции.

К информационным условно относятся письма, содержащие сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении контрактов. «Они представляют собой обращения покупателей к продавцам с просьбой дать подробную информацию о товарах, услугах и/или направить предложение (оферту) на поставку товара, ответы продавцов, рекламации, ответы на рекламации, кредитные письма»

В рекламационных (претензионных) письмах предприятия требуют возмещения убытков, нанесенных из-за невыполнения или нарушения условий контракта другой стороной (контрагентом). Рекламация должна иметь копии документов, подтверждающие такие факты. Оформляются подобные копии в виде приложения к основному документу (рекламации).

При заключении контрактов с иностранными партнерами используются кредитные письма (L/C - Letter of credit), в которых продавец просит предоставить гарантийное письмо из банка покупателя с номером валютного расчетного счета и гарантиями банка оплаты покупателем товаров или услуг.

3.1. Особенности текста письма.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно.

Текст письма чаще всего состоит из вводной части и основной.

Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы.

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т. п.), например:

“На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет”.

В зависимости от назначения письма и от того, на чем его автор желает сконцентрировать внимание получателя, может использоваться другой порядок расположения логических частей текста.

Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.

Начало письма (факса) может иметь следующие варианты обращения:

“Уважаемый Игорь Леонидович!”;

“Господин Зорин!”;

Затем уместны были бы слова благодарности:

“Мы были рады получить Ваше письмо”;

“Большое спасибо за факс от 04.06.95”;

В зависимости от темы письма используются следующие обороты:

Напоминание

Напоминаем Вам, что...

По истечении... срока предложение нашей фирмы теряет силу.

Пожалуйста, сообщите...

Просим оплатить в течение... банковских дней...

Встречают, как известно, по одежке. Поэтому "одежка" Вашего письма, т.е. конверт и бумага, должна быть безукоризненной. Иначе Ваше письмо рискует оказаться в корзине с макулатурой непрочитанным, даже если в нем содержится ценнейшая для получателя информация. Особенно это актуально для таких писем, как представление компании, предложение продуктов, товаров, услуг и заявление о приеме на работу. Конверт должен быть плотным, непрозрачным, стандартного размера из белой бумаги. Адрес на конверте должен быть обязательно напечатан блоком или виден из прозрачного окошка. Здесь нет никаких ограничений и строгих правил. Иногда при объявлении о приеме на работу в некоторых странах требуется, чтобы сопроводительное письмо или резюме было написано от руки. В таком случае полезно и конверт надписать аккуратным и чётким почерком. Если Вы собираетесь запросить информацию, заказать товары, услуги, то и конверт, и бумага могут быть не самыми дорогими, но все-таки хорошего качества.

Бумага, если Вы не пользуетесь стандартным бланком вашей компании, тоже должна удовлетворять самым строгим требованиям: формат А4, белая, плотная, лист без дефектов и пятен. Особенно если Вы предлагаете сотрудничество, представляете свою компанию или нанимаетесь на работу. Подпись должна быть выполнена так, чтобы у получателя не возникло сомнений, что у Вас нет приличной авторучки или Вы недостаточно уверенно можете воспроизвести свою подпись. Авторучку лучше взять с чернилами.

Золотое правило

Ваше письмо с первого взгляда должно произвести солидное впечатление.

3.2. Архаизмы и канцеляризмы

Архаизмы - это устаревшие слова, выражения и грамматические формы, которые вышли из употребления.

К ним относятся: воспрещается (вместо запрещается), вышеизложенные (указанные выше), впредь (в дальнейшем), на предмет (для), посему (поэтому), по принадлежности (по назначению), при сем представляем (направляем, прилагаем), препроводительное (сопроводительное).

К архаизмам относятся и такие слова: благодарственный, благоволите сообщить, вешать, доверительный, начертать, отведать, страж и другие.

Канцеляризмы - это сложные, громоздкие слова и фразы с устойчивой архаической структурой и характерными канцелярскими союзами и союзными словами, а также сухие, выспренные казенные слова, например: возрастающее несоответствие росту производительности труда и имеющейся в наличии техники..., имеет место наличие нарушений техники безопасности производства горных выработок; на предмет приобщения к труду; выполнить плановое задание по линии всех показателей; надлежит разработать мероприятия по устранению имеющихся недостатков...; мы имеем на сегодняшний день в деле повышения квалификации; приветствие в адрес Петрова (вместо Петрову) и др.

Очень много канцеляризмов встречается в служебной переписке.

4. Официальный деловой стиль.

Языком делового общения является официально-деловой стиль - функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения, по существу, являются юридические лица - организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов. Отношения между организациями устойчивы и регламентируются правовыми нормами, вследствие чего информационные потоки организации имеют «запрограммированный» характер, отвечающий потребностям организации и соответствующий ее месту в системе органов управления и организаций.

Специфика делового общения выражается и в том, что автором и адресатом документа почти всегда является организация вцелом - «коллективный субъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним лицом - руководителем организации. То же можно сказать и об адресате документа.

Другая важная характеристика документного общения - адресность информации. Управленческая информация не может быть информацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес. Более того, управленческий документ почти всегда «узко направлен», т. е. адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.

Существенный фактор делового общения - повторяемость управленческих действий и ситуаций, поскольку управленческая деятельность - это всегда «игра по правилам», что обусловливает использование одних и тех же языковых средств в сходных ситуациях.

Другая характерная особенность делового общения - тематическая ограниченность круга решаемых организацией задач. Функции учреждения поддаются описанию, классификации, регламентации. В результате круг вопросов, относительно которых создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер.

Следовательно, условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации:

· адресность информации;

· повторяемость информации;

Условия делового общения, кроме того, предъявляют и определенные требования к управленческой информации, от соблюдения которых зависит эффективность делового общения.

Одно из важнейших требований к управленческой информации обусловлено самой сущностью управленческой деятельности, которая заключается в принятии управленческих решений с целью воздействия управляющего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано на получении, переработке и использовании информации. Следовательно, эффективность управленческой деятельности только в том случае является достаточно высокой, когда для принятия решений используется информация актуальная, информация новая, необходимая, важная для деятельности организации. Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.

Актуальность информации связана с целым рядом других свойств управленческой информации, в частности:

· достоверность (объективность);

· убедительность (аргументированность);

· полнота (достаточность информации) и др.

Требование достоверности (объективности) означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Убедительность (аргументированность) информации вызвана необходимостью побудить адресата совершить (или не совершить) определенные действия; от того, насколько обоснован документ, будет зависеть и его исполнение.

Требование полноты предполагает, что документ должен содержать всю необходимую информацию для принятия обоснованного решения. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку.

В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ней.

Основными особенностями официально-делового стиля являются:

· нейтральный тон изложения;

· точность и ясность изложения;

· лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон изложения - это норма официального делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, наличии определенной дистанции между ними. Кроме того, поскольку участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, т. е. от имени юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов сводится к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).

Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания текста документа и исключения Двусмысленностей. Адекватность восприятия текста автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом скорость восприятия текста не имеет особого значения, поскольку текст документа - это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не слуховое восприятие, и при необходимости он может быть перечитан. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов - языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, oговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.

Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Лаконичность изложения текста - это экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности.

Рассмотренные особенности официально-делового стиля играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Составление управленческого документа является трудоемким процессом, требующего от составителя определенных знаний и навыков. Документы являются своеобразной визитной карточкой предприятия. Текст документа должен быть последовательным, лаконичным, убедительным и корректным. Информация, содержащаяся в документе, должна быть составленной в соответствии со всеми государственными стандартами. Официальные документы непременно должны содержать все необходимые реквизиты.

Язык документа выполняет стимулирующую функцию в управленческой деятельности, поэтому при составлении деловых документов необходимо пользоваться официально- деловым стилем, который имеет в своем составе стиль законодательно- распорядительных документов, деловой переписки и т.д.

Тексты сложных документов должны быть разделены на пункты, главы, подразделы, подпункты и т.д.

Письма и факсы являются основными видами управленческих документов.

Письма могут быть инструкционные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма- запросы, письма- извещения, письма-приглашения, письма- ответы. Они отличаются держанием и назначением. Текст письма обычно состоит из вводной части, в которой указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы и вводной, в которой формулируется его основная цель.

Условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации:

· официальный характер информации;

· адресность информации;

· повторяемость информации;

· тематическая ограниченность.

Корректное оформление управленческих документов с соблюдением рассмотренных в работе особенностей официально-делового стиля, требований к содержанию и оформлению деловых писем может способствовать достижению желаемых результатов деятельности организации, формированию достойного имиджа организации.

Список литературы

1. Документирование управленческой деятельности: курс лекций / О. И. Бондырева.- М.: Высшая школа, ИНФРА-М, 2006. - 474 с

2. Быкова Т.А., Емышева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию. Учебно-метод. пособие. М., 1996. 68 с.

3. Составление и оформление служебных документов: Практ. Пособие / Под. ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 1999. 224 с.

4. Толковый словарь русского языка / под ред. С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 944 с.

6. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003")

Составление и оформление служебных документов: Практ. Пособие / Под. ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЗАО Бизнес-школа “Интел-Синтез”, 1999. 224 с.

Толковый словарь русского языка / под ред. С. И. Ожегова, Н. Ю. Шведовой. - М.: ИНФРА-М, 2007. – 398с