แบบฟอร์มใบเปรียบเทียบผลสินค้าคงคลังของโรงงานอุตสาหกรรม ตัวอย่างแผ่นเปรียบเทียบผลลัพธ์สินค้าคงคลัง ทำไมผลลัพธ์ถึงแตกต่าง?

ตรวจพบความเบี่ยงเบนจากข้อมูลทางบัญชี ประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับรายการสินค้าคงคลังที่พบความคลาดเคลื่อนเท่านั้น แผ่นเปรียบเทียบผลลัพธ์สินค้าคงคลังคงเหลือ- เอกสารบังคับในกรณีที่เกรดผิด เมื่อเป็นไปได้ที่จะชดเชยการขาดแคลนด้วยสินค้าส่วนเกินที่มีเกรดเดียวกัน รวมถึงในสถานการณ์ที่เป็นไปไม่ได้ที่จะชดเชยสินค้าบางอย่างกับสินค้าอื่น ๆ สามารถกรอกแบบฟอร์มด้วยตนเองหรือบนคอมพิวเตอร์ กฎสำหรับการกรอกเอกสารการจับคู่ได้รับการอนุมัติตามคำสั่งของกระทรวงการคลังของรัสเซียลงวันที่ 13 มิถุนายน 2538 ฉบับที่ 49 (ข้อ 4.1)

แผ่นจับคู่ INV-19 แบบฟอร์ม (ดาวน์โหลด)

กฎหมายอนุญาตให้คุณพัฒนารูปแบบแผ่นเปรียบเทียบผลลัพธ์สินค้าคงคลังด้วยตนเอง แต่อย่างไรก็ตาม การใช้แผ่นงานการจับคู่ที่มีอยู่ในรูปแบบ INV-19 จะสะดวกกว่ามาก - คุณสามารถดาวน์โหลดได้จากหน้านี้ หลังจากนี้ ให้ดูตัวอย่างที่เสร็จสมบูรณ์ และสิ่งที่คุณต้องทำคือป้อนข้อมูลของคุณตามตัวอย่างที่ให้ไว้

คำชี้แจงการเปรียบเทียบ: ดาวน์โหลดแบบฟอร์ม

ตัวอย่างการกรอกใบจับคู่ INV-19

เพื่อให้ง่ายยิ่งขึ้นสำหรับคุณในการป้อนข้อมูลทั้งหมดลงในเอกสารอย่างถูกต้อง โปรดดาวน์โหลดเอกสารการจับคู่สินค้าคงคลังตัวอย่างที่เสร็จสมบูรณ์ด้านล่าง และในส่วนถัดไป เราจะดูรายละเอียดเกี่ยวกับขั้นตอนการลงทะเบียน

เอกสารการจับคู่ INV-19: ดาวน์โหลดการกรอกตัวอย่าง

เจ้าหน้าที่บัญชีกรอกแบบฟอร์มใบแจ้งยอดที่ตรงกันเป็นสองชุด ฝ่ายหนึ่งมอบให้กับบุคคลที่รับผิดชอบทางการเงิน (เช่น เจ้าของร้าน) อีกคนยังคงอยู่ในแผนกบัญชี

ในบรรทัด "องค์กร" ให้ระบุชื่อเต็มขององค์กร

บรรทัดถัดไประบุว่าหน่วยโครงสร้างเฉพาะใดที่มีการดำเนินการสินค้าคงคลัง เช่น โกดังหรือแผนก.

ด้านขวาของหน้าที่ 1 ของข้อความ

แบบฟอร์มตาม OKUD (ตัวแยกประเภทเอกสารการจัดการทั้งหมดของรัสเซีย) แบบฟอร์มตาม OKPO (ตัวแยกประเภทขององค์กรและองค์กรทั้งหมดของรัสเซีย) ในคอลัมน์ "ประเภทของกิจกรรม" - รหัสของภาคเศรษฐกิจของประเทศ (OKONH) ซึ่งก็คือ ได้รับมอบหมายจากคณะกรรมการสถิติแห่งรัฐรัสเซีย ใต้คอลัมน์นี้ ระบุหมายเลขและวันที่ของเอกสารที่เป็นพื้นฐานสำหรับสินค้าคงคลัง ถัดไป - วันที่เริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดของสินค้าคงคลัง ต้องกรอกคอลัมน์ "ประเภทธุรกรรม" หากองค์กรของคุณใช้ระบบการเข้ารหัสเท่านั้น ในกรณีนี้จะมีการป้อนรหัสการดำเนินการลงไป

อีกสองบรรทัด "หมายเลขเอกสาร" และ "วันที่" ซึ่งอยู่ด้านล่างเกี่ยวข้องโดยตรงกับแผ่นงานที่ตรงกัน - ในนั้นคุณจะต้องระบุหมายเลขซีเรียลและตามวันที่กรอกเอกสาร

คอลัมน์ 1 - หมายเลขซีเรียลของมูลค่าสินค้าคงคลัง

คอลัมน์ 2 - ชื่อเต็ม วัตถุประสงค์ และคำอธิบายโดยย่อของรายการสินค้าคงคลัง

คอลัมน์ 3 - หมายเลขรายการที่กำหนดในองค์กรของคุณ

คอลัมน์ 4 - รหัสของหน่วยการวัดผลิตภัณฑ์ตาม OKEI (ตัวแยกประเภทหน่วยวัดทั้งหมดของรัสเซีย)

คอลัมน์ 5 - ชื่อของหน่วยการวัดของผลิตภัณฑ์

คอลัมน์ 6 - หมายเลขสินค้าคงคลัง

คอลัมน์ 7 - หมายเลขหนังสือเดินทาง (กรอกสินค้าและวัสดุที่ต้องใช้หนังสือเดินทาง)

คอลัมน์ 8-11 - ปริมาณและจำนวนต้นทุนสินค้าส่วนเกินและสินค้าขาด

คอลัมน์ 12-17 - ชี้แจงรายการที่เกี่ยวข้องกับส่วนเกินและการขาดแคลน

ที่ด้านล่างของใบแจ้งยอด ให้ระบุวันที่ที่ดำเนินการสินค้าคงคลัง รวมถึงชื่อเต็มของบุคคลหรือบุคคลที่รับผิดชอบทางการเงิน

คอลัมน์ 18-23 - ผลการทดสอบการให้คะแนนผิด

คอลัมน์ 24-26 - ปริมาณสินค้า จำนวนเงิน และหมายเลขบัญชีที่ใช้แปลงส่วนเกินทุนเป็นทุน

คอลัมน์ 27-32 - ปริมาณสุดท้ายและจำนวนสินค้าคงคลังที่ขาดแคลน คอลัมน์จะถูกทำซ้ำเป็นคู่เพื่อให้สามารถระบุถึงการขาดแคลนให้กับฝ่ายที่มีความผิด (ไม่เกินสาม)

หากบางคอลัมน์เว้นว่างไว้ (เช่น ไม่สามารถคำนวณใหม่ได้) คอลัมน์เหล่านั้นจะต้องถูกขีดฆ่าออก

ใบแจ้งยอดที่ตรงกันนั้นลงนามโดยหัวหน้าฝ่ายบัญชี และหลังจากการตรวจสอบแล้ว โดยผู้รับผิดชอบทางการเงิน

พนักงานคนใดก็ตามที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับสินทรัพย์วัสดุสามารถบอกคุณได้ว่าเอกสารที่ตรงกันคืออะไร เขายังสามารถอธิบายความสำคัญของการร่างเอกสารนี้ได้

แนวคิดพื้นฐาน

การทำงานกับสินทรัพย์ที่เป็นวัสดุนั้นง่ายดายเพียงมองแวบแรกเท่านั้น มันมีคุณสมบัติและข้อผิดพลาดมากมาย นี่คือสิ่งที่เอกสารที่เรียกว่าแผ่นงานที่ตรงกันพยายามตรวจจับ มันคืออะไรและเหตุใดจึงได้รับการจัดอันดับความสำคัญสูงมาก? ประการแรก ควรสังเกตว่าองค์กรใดๆ จะเก็บบันทึกสิ่งของมีค่าทุกประเภทที่มีอยู่อย่างต่อเนื่อง สิ่งเหล่านี้มักจะรวมถึง:

• สินทรัพย์ถาวร;
• รายการสินค้าคงคลัง
• ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป;
• สินทรัพย์ไม่มีตัวตน

แต่ละประเภทเหล่านี้มีผลกระทบต่อกระบวนการผลิตของตัวเอง ดังนั้นเพื่อการจัดระบบงานที่เหมาะสมจึงจำเป็นต้องมีความคิดที่ชัดเจนเกี่ยวกับความพร้อมที่แท้จริง เพื่อวัตถุประสงค์เหล่านี้ สินค้าคงคลังจะถูกดำเนินการอย่างต่อเนื่อง โดยขึ้นอยู่กับผลลัพธ์ของรายการคำสั่งที่ตรงกัน

เหตุใดจึงทำเช่นนี้และเอกสารดังกล่าวอนุญาตให้คุณเห็นอะไร? ในทางปฏิบัติคำสั่งเปรียบเทียบทำให้สามารถบันทึกข้อเท็จจริงของความแตกต่างที่เป็นไปได้ระหว่างความพร้อมใช้งานจริงของค่าเฉพาะที่ได้รับอันเป็นผลมาจากสินค้าคงคลังและตัวบ่งชี้เชิงปริมาณตามข้อมูลทางบัญชี

ความถูกต้องของการออกแบบ

ย้อนกลับไปในปี 1998 คณะกรรมการสถิติแห่งรัฐของรัสเซียออกมติหมายเลข 88 ซึ่งหลังจากทำการเปลี่ยนแปลงบางอย่างก็อนุมัติแบบฟอร์มรวมหลายรูปแบบ พวกเขาควรจะอำนวยความสะดวกในกระบวนการดูแลรักษาบัญชีหลักและเพิ่มการควบคุมการผลิตในแต่ละขั้นตอน ในเอกสารนี้ รูปแบบของข้อความที่ตรงกันจะแสดงเป็นสองประเภท:

1. INV-18. มันถูกรวบรวมตามผลลัพธ์สุดท้ายของสินค้าคงคลังเบื้องต้นของสินทรัพย์ถาวรขององค์กรที่กำหนดและสินทรัพย์ไม่มีตัวตน
2. INV-19. ใช้เพื่อเก็บบันทึกเปรียบเทียบของรายการสินค้าคงคลังทั้งหมด

ลำดับการก่อตัวของทั้งสองรูปแบบเกือบจะเหมือนกัน ขั้นแรกให้พนักงานที่รับผิดชอบดำเนินการสินค้าคงคลังต่อหน้าคณะกรรมการที่สร้างขึ้นเป็นพิเศษเพื่อจุดประสงค์นี้ แล้วนำมาเปรียบเทียบกับข้อมูลที่มีอยู่ในแผนกบัญชีปัจจุบัน เป็นผลให้มีการสร้างเอกสารใหม่

ประกอบด้วยคำอธิบายโดยละเอียดของความไม่สอดคล้องที่ระบุทั้งหมด นอกจากนี้ แต่ละตำแหน่งจะมีการอธิบายโดยละเอียด โดยระบุถึงสาเหตุของความคลาดเคลื่อน แบบฟอร์มจะถูกจัดทำขึ้นเป็น 2 สำเนาพร้อมกัน ตามกฎแล้วสิ่งหนึ่งยังคงอยู่กับนักบัญชีและอย่างที่สองคือผู้รับผิดชอบทางการเงิน

ดำเนินการตรวจสอบสินทรัพย์ถาวร

การตรวจสอบสินค้าคงคลังในสถานประกอบการจะต้องดำเนินการอย่างต่อเนื่อง ทำให้สามารถติดตามสถานะของตัวบ่งชี้แต่ละตัวและตระหนักถึงสถานการณ์ที่แท้จริงได้ ในการดำเนินการตรวจสอบสินทรัพย์ถาวรและสินทรัพย์ไม่มีตัวตน ให้ใช้แบบฟอร์มหมายเลข INV-1 และหมายเลข INV-1a ที่ได้รับอนุมัติตามมติเดียวกันตามลำดับ หลังจากเสร็จสิ้นงานจะมีการจัดทำแผ่นเปรียบเทียบ ตัวอย่างเป็นแบบฟอร์มวางบนแผ่น A4 มาตรฐาน

หน้าแรกประกอบด้วยข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับบริษัท:

• ชื่อขององค์กรและหน่วยโครงสร้างที่ทำการตรวจสอบ
• รหัส (OKUD และ OKPO) รวมถึงประเภทของกิจกรรม

จากนั้นจะมีการบันทึกพื้นฐานสำหรับการจัดงานนี้ (คำสั่งหรือคำสั่ง) โดยระบุหมายเลขและวันที่ จุดเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดของงานจะถูกบันทึกไว้ที่นี่ด้วย ตามด้วยชื่อ วันที่ และหมายเลขของเอกสาร ด้านล่างนี้จะระบุวันที่ที่จะดำเนินการตรวจสอบ รวมถึงผู้รับผิดชอบทางการเงิน (ชื่อเต็มและตำแหน่ง) หลังจากนั้นจะมีโต๊ะซึ่งวางอยู่ทั้งสองด้านของแผ่นงาน ประกอบด้วยคอลัมน์สิบเอ็ดคอลัมน์ที่อธิบายตำแหน่งวัตถุที่เลือกแต่ละตำแหน่งอย่างครบถ้วน ในแต่ละหน้า ผลลัพธ์สินค้าคงคลังจะถูกรวบรวมโดยการคำนวณส่วนเกินและข้อบกพร่องที่ระบุ คำชี้แจงนี้ลงนามโดยพนักงานทั้งสองคน โดยแต่ละคนรับสำเนาแบบฟอร์มที่กรอกครบถ้วนหนึ่งชุด

การตรวจสอบความพร้อมของวัสดุ

ในทำนองเดียวกัน จะมีการรวบรวมแผ่นเปรียบเทียบผลลัพธ์ของสินค้าคงคลังของรายการสินค้าคงคลังที่มีอยู่ มีการดำเนินการสินค้าคงคลังเบื้องต้นตามผลลัพธ์ที่ได้จัดทำเอกสารต่อไปนี้:

1. INV-3 ซึ่งมองเห็นการมีอยู่ทั่วไปของรายการสินค้าคงคลัง
2. INV-4 ซึ่งแสดงวัสดุที่จัดส่ง
3. INV-5 บันทึกสิ่งของมีค่าที่ยอมรับในการเก็บรักษา

โดยการสรุปข้อมูลทั้งหมดที่ได้รับ จะมีการสร้างใบแจ้งยอดในแบบฟอร์ม INV-19

“ส่วนหัว” ซึ่งมีข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับองค์กรนั้นถูกกรอกในลักษณะเดียวกับแบบฟอร์มก่อนหน้า ต่อไปนี้เป็นตารางที่ควรมีสามสิบสองคอลัมน์ แต่ละวัสดุ (ผลิตภัณฑ์) ได้รับการลงนามตามตัวบ่งชี้ที่มีอยู่ทั้งหมด:

1. คอลัมน์ 1 ถึง 7 มีคำอธิบาย (ชื่อ รหัส หน่วยการวัด หมายเลขสินค้าคงคลัง และข้อมูลหนังสือเดินทางทางเทคนิค)
2. คอลัมน์ 8 ถึง 11 มีข้อมูลเกี่ยวกับข้อบกพร่องและการเกินดุลในแง่ปริมาณและการเงิน
3. คอลัมน์ตั้งแต่ 12 ถึง 23 คอลัมน์แสดงผลการควบคุมการเบี่ยงเบนและข้อมูลการให้คะแนนผิด
4. จากคอลัมน์ 24 ถึง 32 จะมีการบันทึกข้อบกพร่องขั้นสุดท้ายและส่วนเกินสำหรับวัสดุที่กำลังตรวจสอบ

คำแถลงดังกล่าวลงนามโดยผู้เข้าร่วมการตรวจสอบทั้งสองคน โดยแต่ละคนจะเก็บสำเนาเอกสารที่สร้างขึ้นไว้

ในระหว่างการตรวจสอบหากมีการบันทึกความไม่สอดคล้องกันระหว่างข้อมูลที่ได้รับอันเป็นผลมาจากสินค้าคงคลังกับข้อมูลที่จัดทำเป็นข้อมูลทางบัญชีจะมีการเตรียมคำชี้แจงการเปรียบเทียบซึ่ง ผลลัพธ์สินค้าคงคลังจะถูกบันทึกโดยใช้แบบฟอร์ม INV-18.

องค์กรใดมีการตรวจสอบสภาพและความพร้อมที่แท้จริงของทรัพย์สินเป็นประจำ สินค้าคงคลังดำเนินการโดยคณะกรรมการซึ่งสมาชิกได้รับการอนุมัติจากฝ่ายบริหารอย่างเป็นทางการของ บริษัท โดยมีรายละเอียดบันทึกไว้ในคำสั่งที่เกี่ยวข้อง () ในระหว่างการตรวจสอบสภาพทรัพย์สินขององค์กรหลังจากนั้นรายการสินค้าคงคลัง () จะถูกร่างขึ้น

ในการตรวจสอบสินทรัพย์ไม่มีตัวตนจะต้องกรอก

หลังจากป้อนข้อมูลจริงทั้งหมดแล้วจะถูกเปรียบเทียบกับข้อมูลทางบัญชีที่ให้ไว้ก่อนหน้านี้โดยฝ่ายบัญชี ส่วนเกินและการขาดแคลนที่มีอยู่จะถูกเปิดเผย ข้อมูลทั้งหมดนี้จะต้องบันทึกไว้ในแบบฟอร์ม INV-18 (คำชี้แจงที่ตรงกัน) และรายการสินค้าคงคลังจะอยู่ในรูปแบบ INV-19 สินทรัพย์ถาวรและสินทรัพย์ไม่มีตัวตนจะรวมอยู่ในรูปแบบทั่วไป INV-18

คำชี้แจงการเปรียบเทียบผลลัพธ์สินค้าคงคลัง

• เอกสารมีสองหน้า
• หน้าหลักประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้:

- ชื่อองค์กร

– ชื่อของแผนก (หากสินค้าคงคลังเกิดขึ้นในแผนกใดแผนกหนึ่ง)

• สินค้าคงคลังดำเนินการตามคำสั่งซื้อที่จัดทำในแบบฟอร์ม INV-22 หน้าหลักควรมีข้อมูลเกี่ยวกับวันที่สั่งซื้อและหมายเลข นอกจากนี้ยังป้อนข้อมูลเกี่ยวกับการเริ่มต้นและสิ้นสุดการตรวจสอบด้วย จะต้องเขียนออกจากคำสั่ง
• วันที่และหมายเลขที่กำหนดจะระบุไว้ในแผ่นงานที่ตรงกัน

• จากนั้นข้อมูลเกี่ยวกับวันที่รวบรวมข้อมูลขั้นสุดท้ายในสินค้าคงคลังจะถูกบันทึก
• ชื่อเต็มของบุคคลที่รับผิดชอบทางการเงินสำหรับทรัพย์สินที่ถูกตรวจสอบจะถูกบันทึกไว้
• ข้อมูลตำแหน่งที่มีความคลาดเคลื่อนจะถูกป้อนลงในตาราง บรรทัดแยกต่างหากในตารางได้รับการจัดสรรสำหรับรายการสินทรัพย์ถาวรประเภทแยกต่างหากหรือสินทรัพย์ไม่มีตัวตนที่มีอยู่ (มี 11 คอลัมน์ในนั้น) แต่ละคอลัมน์ถูกกำหนดให้กับข้อมูลเฉพาะ

– คอลัมน์ 1 – หมายเลขซีเรียล;

– คอลัมน์ 2 – ชื่อและข้อมูลโดยย่อเกี่ยวกับสินทรัพย์ไม่มีตัวตนหรือสินทรัพย์

– คอลัมน์ 3 – หากทรัพย์สินที่ระบุถึงความคลาดเคลื่อนถูกเช่าจากบุคคลอื่น ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ให้เช่า (ชื่อและเงื่อนไข) จะถูกป้อนในคอลัมน์นี้

– คอลัมน์ 4,5,6 – หมายเลขรายการสินค้าคงคลัง (หมายเลขหนังสือเดินทาง หมายเลขสินค้าคงคลัง และหมายเลขโรงงาน)

– คอลัมน์ 8,9 – คอลัมน์สำหรับบันทึกส่วนเกิน (ปริมาณและต้นทุน)

– คอลัมน์ 10 และ 11 – คอลัมน์เหล่านี้ใช้สำหรับป้อนข้อมูลเกี่ยวกับการขาดแคลน (ชื่อ ต้นทุน และปริมาณ)

• ด้านล่างในบรรทัด "รวม" ข้อมูลทั้งหมด จำนวนรวมของรายการที่ระบุ (ส่วนเกินและขาดแคลน) รวมถึงต้นทุนทั้งหมดจะแสดงขึ้น
• พนักงานบัญชีได้รับการแต่งตั้งให้รับผิดชอบในการกรอกเอกสารที่ตรงกัน เขาป้อนข้อมูลลงในเอกสารนี้จากแบบฟอร์ม INV-1 (รายการสินค้าคงคลัง) ซึ่งสมาชิกของคณะกรรมการจะต้องโอนไปยังแผนกบัญชีหลังจากการตรวจสอบเสร็จสิ้น
• หลังจากตรวจสอบข้อมูลทั้งหมดในสินค้าคงคลังและกรอกเอกสารที่ตรงกันแล้ว นักบัญชีจะรับรองเอกสารดังกล่าวพร้อมลายเซ็นของเขา
• นอกจากนักบัญชีแล้ว พนักงานที่ถือเป็นผู้รับผิดชอบทางการเงินจะต้องทิ้งลายเซ็นไว้ในแบบฟอร์มใบแจ้งยอดเพื่อยืนยันข้อตกลงกับคำให้การที่บันทึกไว้ในแบบฟอร์ม INV-18 หากมีพนักงานดังกล่าวมากกว่าหนึ่งคน ทุกคนจะต้องลงนามในเอกสาร
• เอกสารสุดท้ายที่ป้อนข้อมูลคือคำชี้แจงผลลัพธ์ (แบบฟอร์ม INV-26) ซึ่งบันทึกตัวบ่งชี้ขั้นสุดท้าย

หากผลลัพธ์สินค้าคงคลังแตกต่างจากข้อมูลที่แสดงในเอกสารทางบัญชีจำเป็นต้องจัดทำคำสั่งการจับคู่ที่เรียกว่า โดยปกติจะใช้แบบฟอร์มพิเศษ INV-19 ซึ่งค่อนข้างสะดวกและเรียบง่าย แบบฟอร์มและตัวอย่างการออกแบบเอกสารสำเร็จรูปคุณสมบัติที่สำคัญที่ต้องใส่ใจ - พูดคุยเกี่ยวกับทั้งหมดนี้ในตอนนี้

การดำเนินการบัญชีเป็นขั้นตอนบังคับในระหว่างที่ความคลาดเคลื่อนมักถูกค้นพบอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้:

• ส่วนเกิน;
• การขาดแคลน

ความคลาดเคลื่อนเหล่านี้ทั้งหมดจะต้องบันทึกไว้เป็นลายลักษณ์อักษร ขั้นตอนการรายงานเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับบริษัทเป็นอันดับแรก เนื่องจาก:

1. ด้วยการบัญชีที่มีรายละเอียดทำให้คุณสามารถจัดทำเอกสารทางบัญชีได้อย่างถูกต้อง
2. สามารถวิเคราะห์สาเหตุของการขาดแคลนและลดปริมาณได้
3. คุณสามารถเห็นจุดอ่อนในระบบการจัดเก็บ การขนส่งสินค้าภายในองค์กร และในการทำงานของพนักงาน ซึ่งนำไปสู่ความคลาดเคลื่อนในผลลัพธ์

บันทึก. ใบแจ้งยอดจะถูกกรอกในทุกกรณีในระหว่างการบัญชี - ทั้งตามกำหนดเวลาและวิสามัญ (เช่นหลังจากการเลิกจ้างผู้รับผิดชอบทางการเงินรายหนึ่งและการโอนอำนาจของเขาไปยังพนักงานใหม่)

ทำไมผลลัพธ์ถึงแตกต่าง?

เห็นได้ชัดว่าผลลัพธ์ของการนับหน่วยสินค้า วัสดุ วัตถุดิบ ผลิตภัณฑ์และสินทรัพย์วัสดุอื่น ๆ อาจแตกต่างจากที่แสดงในเอกสารทางบัญชีเนื่องจากไม่ตั้งใจ นอกจากนี้ ข้อผิดพลาดอาจเกิดขึ้นได้หลายขั้นตอนในคราวเดียวหรือที่ขั้นตอนใดขั้นตอนหนึ่ง:

1. ข้อผิดพลาดระหว่างการนับเป็นสาเหตุที่เป็นไปได้และเป็นความจริงมากที่สุด
2. ข้อผิดพลาดเมื่อจัดทำเอกสารเฉพาะพร้อมยอดคงเหลือ

นอกจากนี้ สาเหตุของความคลาดเคลื่อนอาจเกี่ยวข้องกับปัจจัยต่อไปนี้:

• การจัดระดับใหม่;
• ขโมย;
• การสูญหายของสิ่งของ (เนื่องจากการไม่ตั้งใจ);
• ข้อผิดพลาดของแคชเชียร์ (สินค้าไม่ได้ถูกเจาะและเป็นเพียง "ส่งมอบ" เมื่อชำระเงิน)

การวิเคราะห์สาเหตุเฉพาะนั้นเป็นกระบวนการที่ซับซ้อนเสมอ ตามกฎแล้ว ผลลัพธ์ของสินค้าคงคลังเพียงรายการเดียวที่แสดงในแผ่นการกระทบยอดนั้นไม่เพียงพอ จำเป็นต้องดำเนินการตรวจสอบหลายครั้ง (รวมถึงการตรวจสอบที่ไม่ได้กำหนดไว้) เพื่อหาสาเหตุเฉพาะของความคลาดเคลื่อน

ขั้นตอนการกรอก

ผลลัพธ์ที่มีความคลาดเคลื่อนจะไม่ถูกป้อนลงในแบบฟอร์มทันที โดยทั่วไปแล้ว ขั้นตอนจะมีลักษณะดังนี้:

1. ผู้ปฏิบัติงานที่เข้าร่วมในค่าคอมมิชชั่นสินค้าคงคลังจะค้นพบการขาดแคลนและ/หรือส่วนเกิน
2. พวกเขาบันทึกข้อมูลนี้ลงในเอกสารส่วนตัวทันที (ร่าง)
3. จากนั้นข้อมูลจะถูกตรวจสอบอีกครั้งเพื่อแยกความเป็นไปได้ที่จะเกิดข้อผิดพลาดเนื่องจากการไม่ตั้งใจ (โดยปกติแล้วพนักงานคนอื่นจะคำนวณใหม่เพื่อให้มีความน่าเชื่อถือมากขึ้น)
4. หากได้รับการยืนยันว่ามีข้อเท็จจริงของการขาดแคลนหรือเกินดุลจริง ผลลัพธ์สินค้าคงคลังจะถูกโอนไปยังเวอร์ชันสุดท้าย - เช่น บนแผ่นที่ตรงกัน

แบบฟอร์มและเอกสารตัวอย่าง

หากคุณใช้แบบฟอร์มที่พบบ่อยที่สุด INV-19 คุณเพียงแค่ต้องกรอกข้อมูลทุกช่องให้ถูกต้อง หากคุณพัฒนาและใช้ตัวอย่างของคุณเองเมื่อร่างขึ้นมาสิ่งสำคัญคือต้องคำนึงว่าเอกสารนั้นมีข้อมูลต่อไปนี้:

1. ชื่อองค์กร ประเภทกิจกรรม รหัส OKUD และ OKPO
2. ลิงก์ไปยังเอกสารที่ควบคุมจุดเริ่มต้นของสินค้าคงคลัง - โดยปกติจะมีการเผยแพร่เอกสารที่เกี่ยวข้องซึ่งกำหนดเวลาของขั้นตอนผู้รับผิดชอบและประธานคณะกรรมาธิการ
3. ระยะเวลาของสินค้าคงคลังคือวันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด (บางครั้งอาจเกิดขึ้นพร้อมกัน)
4. หมายเลขเอกสาร (ใช้หมายเลขติดต่อกันตลอดทั้งปีหรือในช่วงเวลาอื่น - ขึ้นอยู่กับดุลยพินิจของฝ่ายบริหาร)
5. ชื่อเต็ม ตำแหน่งเต็มของตำแหน่งของผู้รับผิดชอบ ซึ่งอาจเป็นผู้จัดการคลังสินค้า ผู้จัดการแผนก แคชเชียร์อาวุโส/พนักงานขาย ผู้ดูแลระบบ ฯลฯ
6. ส่วนหลักของแผ่นเปรียบเทียบจะแสดงในรูปแบบของตารางซึ่งบันทึกผลลัพธ์สินค้าคงคลัง จำเป็นต้องระบุเฉพาะกลุ่มสินค้าที่ตรวจพบการขาดแคลนและ/หรือส่วนเกิน (รวมถึงผลจากการจัดเกรดผิด) แบบฟอร์ม INV-19 มี 32 คอลัมน์ ได้แก่:

• ชื่อผลิตภัณฑ์ (หรือมูลค่าอื่น) เกรด ประเภท
• การติดฉลากสินค้าในรูปแบบของรหัสที่ยอมรับในระบบการตั้งชื่อในคลังสินค้าหรือร้านค้า
• ผลการบัญชี - มีความแตกต่างในปริมาณและรูเบิล (ทั้งส่วนเกินและขาดแคลน)
• ความคลาดเคลื่อนในการปรับเกรด;
• ในที่สุดก็คำนวณความคลาดเคลื่อน (โดยคำนึงถึงการตรวจสอบขั้นสุดท้ายเพิ่มเติม)

1. ในตอนท้ายของคำแถลง ผู้รับผิดชอบทางการเงินจะลงนามอีกครั้ง ซึ่งหมายความว่าเขาคุ้นเคยกับผลลัพธ์แล้ว

บันทึก. จำนวนเงินจะถูกระบุไปยัง kopeck ที่ใกล้ที่สุด หากค่าไม่มี kopecks คุณสามารถระบุในรูปแบบง่ายๆ เช่น 1,000 (รูเบิล) แทนที่จะเป็น 1,000.00 (รูเบิล)

แบบฟอร์ม INV-19 แสดงอยู่ด้านล่าง

นี่คือตัวอย่างที่เสร็จสิ้นแล้ว:

รูปแบบที่เรียบง่ายกว่า

แต่ละบริษัทมีสิทธิตัดสินใจได้เองว่าจะใช้แบบฟอร์มใด ในเวลาเดียวกันแบบฟอร์ม INV-19 ถูกใช้บ่อยมาก - ในแง่หนึ่งก็สะดวกในอีกด้านหนึ่งหลาย บริษัท ยังคงใช้แบบฟอร์มนี้ต่อไปเพื่อเลิกนิสัยทางธุรกิจ อย่างไรก็ตาม ในบางกรณี แบบฟอร์มเวอร์ชันที่เรียบง่ายกว่าอาจมีประโยชน์ ซึ่งคุณสามารถระบุข้อมูลขั้นต่ำได้:

• ชื่อบริษัทและคลังสินค้า วันที่รวบรวม
• ชื่อผลิตภัณฑ์
• ปริมาณของมัน (อันที่จริง);
• ปริมาณของมัน (ตามเอกสาร)
• ระบุความเบี่ยงเบน
• หน่วย;
• ราคาต่อหน่วย;
• ผลรวมของสินค้าทั้งหมดตามปริมาณจริง
• ผลรวมของสินค้าทั้งหมดตามข้อมูลในเอกสารทางบัญชี
• ลายเซ็น ตำแหน่งของผู้รับผิดชอบ สำเนาลายมือชื่อ

ตัวเลือกนี้ช่วยให้คุณประหยัดเวลาได้มาก ใช้เมื่อทำการบัญชีในคลังสินค้าขนาดเล็กเมื่อนับแต่ละรายการ (ส่วน) เช่นเดียวกับเมื่อนับใหม่หากพบว่ามีการเบี่ยงเบนที่ทำให้เกิดข้อสงสัย (เช่น มีเหตุผลให้คิดว่าสาเหตุของข้อผิดพลาดนั้นไม่ตั้งใจ)

ข้อมูลที่ได้รับจากการตรวจสอบรายการสินค้าคงคลังระบุไว้ในแผ่นงานการจับคู่ (แบบฟอร์ม INV-19)

งานของสินค้าคงคลังสินค้าคงคลังคือการนับจำนวนวัตถุเช่นสินค้า ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูป วัสดุที่มีอยู่ และวัตถุอื่น ๆ ที่ถือเป็นทรัพย์สินขององค์กร ในระหว่างการตรวจสอบ ข้อมูลทั้งหมดจะถูกป้อนลงในแบบฟอร์มสินค้าคงคลัง (แบบฟอร์ม INV-3)

สินค้าคงคลังนี้ประกอบด้วยข้อมูลและข้อมูลทางบัญชีทั้งหมดเกี่ยวกับออบเจ็กต์ที่เกี่ยวข้องกับรายการสินค้าคงคลัง หากพบความคลาดเคลื่อน จะต้องระบุไว้ในแผ่นเปรียบเทียบ

เมื่อตรวจสอบสินทรัพย์ถาวรและสินทรัพย์ไม่มีตัวตน จะมีการเตรียมคำสั่งอื่น ()

สำหรับรายการสินค้าคงคลังจำเป็นต้องกรอกใบแจ้งยอดในแบบฟอร์ม INV-19

ตัวอย่างการกรอกแผ่นที่ตรงกันตามแบบฟอร์ม INV-19

• ในหน้าหลักของเอกสารคุณต้องเขียน:
  • ชื่อธุรกิจ;
  • ชื่อหน่วย;
  • หมายเลขซีเรียลของใบสั่งสินค้าคงคลัง
  • วันที่ตรวจสอบ
  • ระยะเวลาของสินค้าคงคลัง
  • หมายเลขซีเรียลของคำสั่ง
  • วันที่กรอกใบแจ้งยอด;
  • ชื่อเต็มของผู้รับผิดชอบและตำแหน่งของพวกเขา

• ในสองหน้าถัดไปจะมีตารางที่ป้อนข้อมูลรายการสินค้าคงคลังซึ่งระบุถึงความไม่สอดคล้องกัน

• หากมีสินค้าและวัสดุใด ๆ ที่ บริษัท ยอมรับในการจัดเก็บสินค้าเหล่านั้นจะถูกป้อนลงในสินค้าคงคลัง (แบบฟอร์ม INV-5) และกรอกแผ่นงานที่ตรงกันอีกแผ่นหนึ่ง

• ตารางบันทึกข้อมูลเกี่ยวกับสินค้าทั้งหมด ผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปและวัสดุ และรายการสินค้าคงคลังอื่น ๆ ซึ่งปริมาณไม่ตรงกับตัวบ่งชี้ทางบัญชีที่เกิดขึ้นจริงและที่กำหนดไว้ก่อนหน้านี้

• คำอธิบายของสินค้าคงคลังแต่ละรายการประกอบด้วย:
  • หน่วยวัด (รวมถึงรหัส OKEI)
  • หมายเลขสินค้าคงคลังที่กำหนดและหมายเลขหนังสือเดินทาง (หากรายการสินค้าคงคลังมีโลหะมีค่า)
  • ส่วนเกิน (คอลัมน์ 8 และคอลัมน์ 9);
  • ปัญหาการขาดแคลน (คอลัมน์ 10 และคอลัมน์ 11)

• เอกสารนี้จัดทำโดยพนักงานบัญชีที่กระทบยอดข้อมูลทางบัญชี ข้อมูลเกี่ยวกับส่วนเกินถูกป้อนในคอลัมน์ 12, 13, 14 การชี้แจงเกี่ยวกับการขาดแคลนถูกป้อนในคอลัมน์ 15, 16, 17

• ข้อบ่งชี้ของส่วนเกินที่คำนึงถึงการขาดแคลนจะระบุไว้ในคอลัมน์ 18, 19, 20

• บ่งชี้การขาดแคลนอยู่ในคอลัมน์ 21, 22, 23

• การอ่านครั้งสุดท้ายเกี่ยวกับจำนวนเงินส่วนเกินและจำนวนเงินที่ค้นพบตามผลการตรวจสอบจะรวมอยู่ในคอลัมน์ 24-25

• คอลัมน์ 26 มีวัตถุประสงค์เพื่อระบุหมายเลขบัญชีที่จะผ่านรายการส่วนเกิน

• คอลัมน์ที่เหลือจะเต็มไปด้วยข้อมูลเกี่ยวกับปัญหาการขาดแคลนขั้นสุดท้ายที่มีอยู่

• หลังจากสรุปข้อมูลในหน้าสองและสามแล้ว จะมีการรวมผลรวมของทั้งตาราง

• ในตอนท้ายของเอกสารเปรียบเทียบ พนักงานบัญชีที่กรอกข้อมูลและผู้รับผิดชอบทางการเงินลงนามโดยเห็นด้วยกับผลลัพธ์ที่ได้รับ

แบบฟอร์มรวมสำหรับคำสั่งที่ตรงกันนี้ไม่จำเป็น คุณสามารถเตรียมแบบฟอร์มการป้อนข้อมูลดังกล่าวด้วยตนเองได้