Формуляри на първични счетоводни документи. Какво представляват първичните документи

Ежедневно предприятието извършва десетки операции. Счетоводителите изпращат пари на контрагенти, фондове и учредители, изчисляват заплати, получават компютри и мебели, начисляват неустойки, изчисляват амортизации и др. За всяка такава операция е необходимо да се състави първичен документ (клауза 1, член 9 от Федералния закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“, по-нататък Закон № 402-FZ).

Първичният документ се създава по време на транзакцията или след нейното приключване като потвърждение на факта на транзакцията (клауза 3 на член 9 от Закон № 402-FZ). Въз основа на първичните данни счетоводителите правят записи.

Фактура, акт за предоставяне на услуги за създаване на уеб сайт, счетоводна справка – всичко това са първични документи, които счетоводителите използват в ежедневната си работа. Има много видове първични продукти, като тяхното разнообразие зависи от характеристиките на дейността на компанията. Например в транспортна компания един от основните видове първична документация ще бъде товарителница, а в библиотека - акт за отписване на литература.

Първичните документи трябва да се съхраняват в предприятието най-малко пет години, като периодът започва да се брои след отчетната година (клауза 1, член 29 от Закон № 402-FZ). Тоест документ от 03.07.2016 г. трябва да се съхранява поне до 2021 г. включително. Отделни срокове за съхранение на първичните материали са установени от списъка, одобрен със заповед на Министерството на културата от 25 август 2010 г. № 558. За да запазят счетоводните документи, предприятията често създават специални архиви.

Първичният документ може да бъде хартиен или електронен. На практика все повече компании използват електронно управление на документи (EDM). По-конкретно фирмите обменят договори, фактури за плащане, актове, разписки за доставка и фактури.

EDI значително опростява процедурата за обработка на първични документи от момента на тяхното създаване до момента на записването им и ускорява работата между контрагентите. Голям плюс е, че електронните документи не трябва да се отпечатват, ако това не противоречи на закона или условията на договора (клауза 6, член 9 от Закон № 402).

Електронният документ е удостоверен с квалифициран електронен подпис. Ако страните вземат подходящо решение, първичният документ може да бъде подписан с обикновен или неквалифициран подпис (писмо на Департамента по данъчна и митническа политика на Министерството на финансите на Русия от 12 септември 2016 г. № 03-03-06/ 2/53176).

Липсата на първични документи във фирма може да доведе до сериозна глоба от 10 000 до 30 000 рубли (член 120 от Данъчния кодекс на Руската федерация). Данъчните власти също ще налагат глоби за грешки в регистрацията. Освен това лицата, отговорни за обработката на документи, могат да бъдат глобени съгласно член 15.11 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация в размер от 2000 до 3000 рубли. Има и друга опасност: ако по време на проверката данъчните власти не намерят необходимия документ, те могат да премахнат част от разходите от данъчната основа, следователно компанията ще трябва да плати допълнителен данък върху дохода.

Задължителни реквизити на първичния документ

Само първичният документ с всички необходими данни има правна сила (клауза 4 на член 9 от Закон № 402-FZ):

заглавие (например „Акт за извършени услуги“, „Платежно нареждане“, „Счетоводна справка“);
Дата на изготвяне;
име на създателя на документа (например OJSC SKB Kontur, LLC Soyuz, IP Ivanova E.V.);
съдържанието на документа или бизнес транзакцията (например „Услуги за достъп до Интернет“, „Предадени материали за обработка“, „Плащане на фактура за офис консумативи“, „Начислена лихва по договора за заем“);
натурални и парични показатели (парчета, метри, рубли и др.);
отговорни позиции (например „Счетоводител“, „Складовник“, „Човешки ресурси“, „Ръководител отдел „Продажби“ и др.);
лични подписи на страните.

Правилно изпълнен документ ще помогне, ако е необходимо, в съдебно производство, например, когато купувачът не плати дълга или се опита да анулира сделката. Но документ с грешки или фиктивни подписи може да изиграе жестока шега - така че никога не трябва да подписвате за доставчика, ако той внезапно е забравил да подпише. Внимателно съхранявайте всички първични документи и винаги внимателно проверявайте всички подробности във входящите документи.

На практика все още е възможно да се срещнете с оплаквания от клиенти относно липсата на пломба. Нека ви напомним, че от 07.04.2015 г. печатът е отменен за повечето организации и може да се използва по желание (Федерален закон от 06.04.2015 г. № 82-FZ). Информацията за печата на организацията трябва да бъде посочена в устава. Ако контрагентът настоява да постави печат, а вие нямате такъв законно, можете да уведомите контрагента писмено за липсата му и да предоставите извлечение от счетоводната политика.

Формуляри на първични документи

В работата си можете да използвате унифицирани и свои собствени форми на първични документи (клауза 4, член 9 от Федералния закон от 6 декември 2011 г. № 402-FZ „За счетоводството“). В този случай домашният първичен документ трябва да има всички необходими данни. Много компании са принудени да разработят своя собствена версия на акта за отписване на материали, тъй като няма унифицирана форма на документа.

Допустимо е използването на комбиниран формуляр на първичния документ, когато унифицираният формуляр се взема за основа и се допълва с необходимите колони или редове. В този случай трябва да се запазят всички задължителни данни (Резолюция на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 24 март 1999 г. № 20).

Изборът на дружеството по отношение на използваните форми на първично счетоводно отчитане трябва да бъде посочен в неговата счетоводна политика.

В процеса на дейност може да възникне необходимост от нови първични документи, тогава те могат да бъдат разработени и одобрени от счетоводната политика.

Забележка! Тъй като вашият контрагент може да използва и самостоятелно разработен първичен документ, вашата счетоводна политика трябва да показва, че вие също приемате тези документи за счетоводство.

За повечето документи имате право да не използвате унифицирани формуляри, но касовите операции трябва да се извършват само съгласно одобрени формуляри на документи (информация на Министерството на финансите на Руската федерация № PZ-10/2012).

Видове първични документи

Специалистите могат да намерят основните форми на първични документи в албуми с унифицирани формуляри, одобрени с решения на Държавния комитет по статистика на Руската федерация. Ето най-често срещаните.

Документи за осчетоводяване на търговски сделки

ТОРГ-12;
Продуктов етикет;
Универсален преводен документ.

Документи за счетоводно отчитане на ДМА

OS-1 „Акт за приемане и предаване на дълготрайни активи (с изключение на сгради, конструкции)“;
OS-4 “Акт за отписване на дълготрайни активи”;
OS-6 „Инвентарна карта за записване на дълготрайни активи“.

Първичен касов апарат

Паричните транзакции се извършват изключително в съответствие с Процедурата за извършване на касови операции (Инструкция на Централната банка на Руската федерация от 11 март 2014 г. № 3210-U). Не можете например да проектирате „консумативи“ в свободна форма или да разработите своя собствена версия.

Формулярите на първичните касови документи са одобрени с Резолюция на Държавния статистически комитет на Руската федерация от 18 август 1998 г. № 88:

КО-1 “Приходен касов ордер”;
КО-2 “Разходен касов ордер”;
КО-3 „Дневник за регистрация на входящи и изходящи касови документи“;
КО-4 “Касова книга”;
KO-5 „Книга за отчитане на средствата, приети и издадени от касата.“

Касовите документи трябва да се проверяват много внимателно, тъй като такива първични документи са пряко свързани с движението на пари в брой и винаги привличат вниманието на контролните органи. Например данъчните власти определено ще обърнат внимание на PKO, в който сумата надвишава 100 000 рубли. И всичко това, защото не можете да плащате в брой с един контрагент в размер над 100 000 рубли. Липсата на подписи в касовите документи също ще бъде причина за производство пред Федералната данъчна служба.

Нека да обобщим. И така, първичните документи са неразделна част от счетоводството и данъчното счетоводство. Транзакциите не могат да се извършват без оправдателни документи. Често счетоводителите създават счетоводни записи въз основа на копие или сканиране на първичния документ. Много е важно копията да се заменят с оригинални документи своевременно, в противен случай регулаторните органи могат да сметнат операцията или транзакцията за фиктивни. Само изготвените в съответствие със закона документи са гаранция за сигурността и надеждността на счетоводството във фирмата.

Първичните счетоводни документи са важни както по отношение на счетоводството, така и при определяне на обема на данъчните задължения. Важно е фирменият специалист, отговорен за изготвянето на първични счетоводни документи, да разбира ясно съдържанието и формата на тези документи, както и да познава спецификата на поддържането на счетоводни регистри.

Ролята на първичния документ в счетоводството

Първичните документи са документи, с помощта на които компанията формализира икономическите събития, настъпили в предприятието (клауза 1, член 9 от Закона „За счетоводството“ от 6 декември 2011 г. № 402-FZ).

Първото нещо, което счетоводителите на всяка организация трябва ясно да разберат, е, че днес няма конкретен задължителен списък от формуляри за първични счетоводни документи. Всяка компания сама определя формите на първичните документи в зависимост от целта на тяхното използване.

За такива документи обаче е законово установен списък със задължителни данни (клауза 2, член 9 от Закон № 402-FZ).

ВАЖНО! Формулярите, използвани в счетоводството, трябва да бъдат фиксирани в счетоводната политика на организацията (клауза 4 от PBU 21/2008, одобрена със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация от 6 октомври 2008 г. № 106n).

Списък на възможни първични счетоводни документи

Списъкът на първичните счетоводни документи през 2018-2019 г. може да бъде както следва:

Опаковъчен лист. Това е документ, който отразява списъка на прехвърлените инвентарни позиции. Фактурата се издава в 2 екземпляра и съдържа информация, която впоследствие се отразява във фактурата. Фактурата се подписва от представители на двете страни, участващи в сделката и се заверява с печат (ако фирмата го използва в практиката си).

Запис за приемане. Той се съставя след завършване на определени работи (услуги), за да потвърди, че резултатът от работата отговаря на първоначалните изисквания на договора.

Вижте образец на такъв акт.

Първични документи за изплащане на заплати на персонала (например фишове за заплати).

За повече информация относно тези твърдения вижте статията „Образец за попълване на ведомост за заплати T 49“ .

Документи, свързани с наличието на дълготрайни активи - тук фирмата може да състави такава документация от списъка на първичните счетоводни документи:

Удостоверение за приемане и предаване на дълготрайни активи във формуляра OS-1 - при получаване или изхвърляне на обект, който не е свързан със сгради или конструкции.

За повече информация относно този акт вижте материала "Унифициран формуляр № OS-1 - Удостоверение за приемане и предаване на дълготрайни активи" .

Ако дълготрайният актив е сграда или структура, тогава неговото получаване или изхвърляне се формализира с акт във формуляра OS-1a.

За повече подробности вижте статията „Унифициран формуляр № ОС-1а - формуляр и образец“ .

Отписването на актив се формализира с акт във формуляра OS-4.

За повече подробности вижте материала „Унифициран формуляр № ОС-4 - Акт за извеждане от експлоатация на актив“ .

Ако е необходимо да се документира фактът на извършената инвентаризация, се съставя инвентарен списък на дълготрайните активи във формуляра INV-1.

За повече информация относно такъв първичен документ вижте статията „Унифициран формуляр № INV-1 - формуляр и образец“ .

Ако инвентаризацията е извършена по отношение на нематериални активи, тогава инвентаризацията ще бъде съставена съгласно формуляр INV-1a.

За повече информация вижте материала „Унифициран формуляр № ИНВ-1а - формуляр и образец“ .

Отделна група първични документи са касовите документи. Те включват по-специално следния списък с първични счетоводни документи за 2018-2019 г.:

Приходен касов ордер.

За повече информация относно съставянето му вижте статията „Как се попълва приходен касов ордер (ПКО)?“ .

Касова гаранция по сметка.

Платежно нареждане.

Прочетете за правилата за изготвяне на този документ.

Предварителен отчет.

Актът на прихващане на взаимни искове.

Прочетете за спецификата на използването на този документ.

Счетоводна информация.

За информация относно принципите на неговия дизайн вижте материала „Счетоводно удостоверение за коригиране на грешки - образец“.

Горният списък не изчерпва целия обхват на първичните документи, използвани в счетоводството, и може да бъде разширен в зависимост от характеристиките на счетоводството, извършвано във всяка конкретна организация.

ВАЖНО!Те не са първични счетоводни документи от списъка за 2018-2019 г. - списъкът е предложен по-горе:

споразумение. Това е документ, който определя правата, задълженията и отговорностите на страните, участващи в сделката, условията и реда за сетълмент, специални условия и др. Неговите данни се използват при организиране на счетоводството за анализ на сетълментите с контрагентите, но самият не генерира счетоводни операции.
Проверете.Този документ отразява сумата, която купувачът се съгласява да плати, като приема условията на доставчика. Фактурата може да съдържа допълнителна информация относно условията на сделката (срокове, процедури за плащане и доставка и др.), т.е. допълва договора.
Фактура.Този документ се изготвя за данъчни цели, тъй като на негова основа купувачите приемат за приспадане сумите на ДДС, представени от доставчиците (клауза 1 от член 169 от Данъчния кодекс на Руската федерация). По този начин, при липса на други документи, характеризиращи конкретна сделка, ще бъде невъзможно да се потвърдят разходите за тази сделка с фактура (писмо на Министерството на финансите на Руската федерация от 25 юни 2007 г. № 03-03-06/ 1/392, Федерална данъчна служба от 31 март 2006 г. № 02-3 -08/31, решение на Федералната антимонополна служба на Източносибирския окръг от 19 април 2006 г. № А78-4606/05-S2-20/ 317-F02-1135/06-S1).

Трябва да се има предвид, че унифицираните форми на първични счетоводни документи, дадени в списъка, не са задължителни за използване, тъй като от 2013 г. (след приемането на Закон № 402-FZ) формулярите на такива формуляри могат да бъдат разработени самостоятелно. Но в повечето случаи те продължават да се използват. Следователно през 2018-2019 г. списъкът с унифицирани форми на първични счетоводни документи, съдържащи се в решенията на Държавния комитет по статистика, продължава да остава актуален.

Каква информация трябва да съдържат формулярите на първичните документи?

Въпреки факта, че понастоящем няма задължителни първични документи за всички формуляри, законодателят е установил изисквания за съдържанието на тези документи. Списъкът на задължителните данни, които трябва да се съдържат във всеки първичен документ, е даден в параграф 2 на чл. 9 от Закон № 402-FZ. Това са по-специално:

име на документа;
датата, на която е съставен този документ;
информация за лицето, съставило документа (име на фирмата или индивидуален предприемач);
същността на факта на икономическия живот, който е формализиран от този документ;
парични, числови характеристики, мерки за настъпилото събитие (например в какъв обем, в какви единици и за каква сума са продадени продуктите на клиентите);
информация за отговорните специалисти, документирали събитието, както и подписите на тези специалисти.

Първични документи и счетоводни регистри

Как могат да се класифицират първичните счетоводни документи?

Ако първичният документ е издаден от самата фирма, тогава той може да принадлежи както към групата на вътрешните, така и към групата на външните. Документ, който е съставен в рамките на дружеството и разширява действието си върху дружеството съставител, е вътрешен първичен документ. Ако документът е получен отвън (или съставен от фирмата и издаден навън), тогава той ще бъде външен първичен документ.

Вътрешните документи на компанията са разделени на следните категории:

Първичните административни документи са тези, с които фирмата дава нареждания на някое от своите структурни звена или служители. Тази категория включва фирмени поръчки, инструкции и др.
Изпълнителни първични документи. В тях дружеството отразява факта, че е настъпило определено икономическо събитие.
Счетоводни документи. С тяхна помощ фирмата систематизира и обобщава информацията, съдържаща се в други административни и съпътстващи документи.

След като стопанското събитие е документирано като първичен документ, е необходимо събитието да се отрази в счетоводните регистри. Те всъщност са носители на подредена информация, акумулират и разпределят характеристиките и показателите на бизнес транзакциите.

По външния си вид се отличават следните регистри:

книги;
карти;
безплатни чаршафи.

Въз основа на метода на поддържане на регистъра се разграничават следните групи:

Хронологични регистри. Те записват събитията, случили се последователно – от първото във времето до последното.
Систематични регистри. В тях фирмата класифицира извършените сделки по икономическо съдържание (например касова книга).
Комбинирани регистри.

Според критерия за съдържанието на информацията, отразена в регистрите, се разграничават:

синтетични регистри (например журнален ордер);
аналитични регистри (ведомости за заплати);
комбинирани регистри, в рамките на които дружеството води както синтетично, така и аналитично счетоводство.

За повече информация относно счетоводните регистри вижте статията „Счетоводни регистри (формуляри, образци)“ .

Резултати

В момента няма задължителни форми и списъци на първични счетоводни документи: всеки стопански субект има право самостоятелно да определя формите на първичните документи, които ще използва в своята дейност.

В същото време най-често срещаните първични счетоводни документи са тези, които имат аналози сред унифицираните формуляри, одобрени от Държавния комитет по статистика.

След съставянето на първичния документ е необходимо информацията от него да се прехвърли в счетоводния регистър.

"Счетоводство", 2010, N 6

Данъчните власти обръщат внимание на неизползване на документация или пропуски в нейното изпълнение, което често става предмет на съдебни спорове. Задължително ли е използването на тези формуляри?

Унифициране на форми на първична счетоводна документация.Данъчните власти имат право да изискват от данъкоплатеца документи, които служат като основа за изчисляване и плащане на данъци във формулярите, установени от съответния федерален изпълнителен орган.

За какви бланки говорим и документите такива ли са?

Концепцията за унифицирани форми на първична счетоводна документация се появява в Закона за счетоводството. Той установи, че първичните счетоводни документи се приемат за счетоводство, ако са съставени в съответствие с формата, съдържаща се в албумите на унифицирани форми на първична счетоводна документация.

Документите, чийто образец не е предвиден в тези албуми, трябва да съдържат задължителните реквизити по чл. 9 от този закон. Албуми с унифицирани формуляри са одобрени от Държавния статистически комитет на Русия, но не за всички раздели на счетоводството (Таблица 1). Както можете да видите, албумите не са създадени за унифицирани форми за отчитане на нематериални активи, материали, дълготрайни активи, труд и неговото заплащане, работа на строителни машини, касови операции и резултати от инвентаризация.

маса 1

Списък на албуми с унифицирани форми на първична счетоводна документация

Име на албума	Източник
Единни първични счетоводни форми документация за земеделско счетоводство продукти и суровини	Резолюция на Държавния комитет по статистика Русия от 29 септември 1997 г. N 68
Единни първични счетоводни форми документация за счетоводни операции в публичното пространство хранене	Резолюция на Държавния комитет по статистика Русия от 25 декември 1998 г N 132
Единни първични счетоводни форми документация за осчетоводяване на търговски сделки при продажба на стоки на кредит и комисионна търговия
Единни първични счетоводни форми документация за счетоводни плащания в брой с населението при извършване на търговия операции с касов апарат
Единни първични счетоводни форми документация за счетоводно отчитане на търговските операции (обща)
Албум на унифицирани първични счетоводни форми документация за стоково отчитане, стоково-материални запаси на терен съхранение	Резолюция на Държавния комитет по статистика Русия от 08/09/1999 N 66
Единни първични счетоводни форми документация за отчитане на работата в капитала строителство и ремонтно-строителни дейности	Резолюция на Държавния комитет по статистика Русия от 11.11.1999г N 100

Концепцията за „албум от унифицирани форми“ не подлежи на широко тълкуване и списъкът на съществуващите албуми е даден в табл. 1 е изчерпателна.

Постановление на правителството на Руската федерация от 8 юли 1997 г. N 835 възложи функциите за разработване и одобряване на албуми на унифицирани формуляри на Държавния статистически комитет на Русия, който по-късно беше преобразуван във Федералната служба за държавна статистика (Росстат). Последният обаче не е натоварен с никакви правомощия по отношение на унифицирани формуляри.

Признаване на решения на федералните изпълнителни органи като нормативни правни актове.Нека се обърнем към Постановлението на правителството на Руската федерация от 13 август 1997 г. N 1009, което одобрява Правилата за изготвяне на регулаторни правни актове на федералните изпълнителни органи и тяхната държавна регистрация (Правила).

По време на периода на одобрение на решения за унифицирани формуляри Държавният статистически комитет на Русия беше федерален изпълнителен орган.

Резолюция на федерален изпълнителен орган придобива статут на правен акт при условие, че бъде регистрирана от Министерството на правосъдието на Русия. Самият факт, че е публикуван в изпълнение на постановление на правителството на Руската федерация, все още не позволява да се класифицира като правна наредба. Нито едно от интересуващите ни решения на Държавния статистически комитет на Русия не е регистрирано в Министерството на правосъдието на Русия.

Актове, които не изискват регистрация в Министерството на правосъдието на Русия, не придобиват статут на правни актове и не съдържат правни норми, задължителни за всички организации. Следователно унифицираните формуляри, одобрени с решения на Държавния статистически комитет на Русия, имат консултативен характер.

В тази връзка заслужават внимание писмата на Министерството на финансите на Русия от 04.05.2009 г. N 07-02-10/24 и Федералната данъчна служба на Русия от 27.07.2009 г. N 3-2-09/147, в които се се съобщава, че Росстат, Министерството на финансите на Русия, Федералната данъчна служба на Русия нямат правомощия да обясняват използването на формуляри на първични счетоводни документи. Следователно писмо на Министерството на финансите на Русия от 01.08.2001 г. N 16-00-14/364, забраняващо отклонението от „пейзажни“ форми, според нас не може да се прилага.

Процедурата за влизане в сила на закони и подзаконови актове.От клаузи 8 и 10 от Указ на президента на Руската федерация от 23 май 1996 г. N 763, който определя процедурата за публикуване и влизане в сила на актове на президента на Руската федерация, правителството на Руската федерация и регулаторни правни актове на федералните изпълнителни органи, следва, че правните актове на федералните изпълнителни органи, които не са преминали държавна регистрация, както и не са публикувани по предписания начин, не водят до правни последици, тъй като не са влезли в сила. Те не могат да служат като основа за регулиране на съответните правоотношения или за налагане на санкции на длъжностни лица и организации за неспазване на съдържащите се в тях инструкции. На тях не може да се разчита при разрешаване на спорове. Подобна позиция е изложена в Определенията на Конституционния съд на Руската федерация от 02.03.2006 г. N 58-O и от 11.02.2006 г. N 537-O.

Държавната регистрация на юридическо лице включва присвояването му на регистрационен номер. Следователно препратките в данъчните спорове към решенията на Държавния комитет по статистика на Русия относно одобрението на унифицирани формуляри са незаконни.

Данъчни спорове относно използването на унифицирани формуляри.Използването на разпоредбите на Указ № 763 неведнъж е позволявало на компаниите да печелят данъчни спорове в арбитражни съдилища (Таблица 2).

таблица 2

Прилагане на Указ на президента на Руската федерация от 23 май 1996 г. N 763 в данъчни спорове

присъда	Аргументи на съда
Резолюция Девети арбитраж апелативен съд от 22.10.2008г N 09АП-11557/2008-АК	Изисквания за съставяне на първична счетоводна документация документи по съдържащите се в албумите формуляри унифицирани форми на първично счетоводство документация, за разлика от счетоводството, когато наличието на пряка връзка в съответния закон, не може да се разшири до данъчното счетоводство, така че като унифицирани форми N N KS-2 и KS-3 се считат за несключени по закон в сила и не подлежи на прилагане
Резолюция на FAS Поволжието от 05.08.2009 г. по делото N A12-17574/2008	Резолюция на Държавния статистически комитет на Русия от 28 ноември 1997 г. N 78 не е публикуван в официални издания, следователно не може да служи като основа за регулиране на съответните правни отношения, налагане на санкции на граждани, длъжностни лица и организации за неспазване на съдържащите се има инструкции в него. Ако резолюцията на Държавния статистически комитет на Русия от 28 ноември 1997 г. N 78 не подлежи на регистрация и публикуването като незасягащо правата и задължения на юридически и физически лица, връзка данъчен орган за неизпълнение на задължения относно използването на формуляри на първични счетоводни документи още по-неоснователно
Резолюция на FAS Поволжието от 21.05.2009 г. по делото N A55-16309/2008	Организацията има право да прилага необвързващи нейните официално непубликувани форми на основно счетоводни документи, съдържащи се в албуми унифицирани форми на първично счетоводство документация или други първични счетоводни документи, отговарящи на задължителните изисквания, установени с чл. 9 Федерален закон "За счетоводството"
Резолюция Девети арбитраж апелативен съд от 19.03.2007г. от 26.03.2007г N 09АП-1769/2007-АК	Към момента на приемане на решението от 25 декември 1998 г N 132 Goskomstat на Русия в съответствие с Указ на президента на Руската федерация от 14 август 1996 г. N 1177 принадлежеше към федералните изпълнителни органи органи. Поради това посоченото решение трябваше да премине през процедурата по регистрация в Министерството на правосъдието Русия и публикувани в официалното издание. Въпреки това, към днешна дата тази резолюция не е подаден за държавна регистрация и не е публикувано в официални издания. Така Така организацията имаше право да не кандидатства унифицирана форма на стоков транспорт фактура, съдържаща се в горното Резолюция

Днес арбитражната практика по прилагането на унифицирани формуляри се развива главно в полза на данъкоплатците.

Единни формуляри за касови операции.Съгласно клауза 12 от Процедурата за извършване на касови операции в Руската федерация, одобрена от Банката на Русия от 22 септември 1993 г. N 40 (Процедура), касовите операции се формализират с помощта на стандартни междуведомствени форми на първична счетоводна документация за предприятия и организации, които са одобрени от Държавния статистически комитет на Русия. Процедурата се счита за нормативен правен акт въз основа на Заповед на Банката на Русия от 1 декември 1992 г. N 02-209. От това следва, че решението на Държавния комитет по статистика на Русия за утвърждаване на стандартни форми на първична документация е от междуведомствен характер. Клауза 13 от Наредбите за счетоводството и финансовата отчетност в Руската федерация идентифицира стандартните форми с унифицирани.

Но Резолюция на Държавния комитет по статистика на Русия от 18 август 1998 г. N 88 не е регистрирана в Министерството на правосъдието на Русия. Следователно Единните формуляри за касови операции според нас не са задължителни.

Приложими ли са унифицираните форми за малкия бизнес?Клауза 5 от Стандартните препоръки за организацията на счетоводството за малкия бизнес (Заповед № 64n) гласи, че малките предприятия могат да използват самостоятелно разработени формуляри, съдържащи задължителните данни, предвидени в Закона за счетоводството. Тази позиция е подкрепена и в Определението на Върховния арбитражен съд на Руската федерация от 10 април 2008 г. N 3856/08. Въпреки това, не се препоръчва да се препраща към Заповед № 64n. Защо?

Първо, той не е регистриран в Министерството на правосъдието на Русия, което означава, че не е законен правен акт. Следователно позоваването на него може да бъде оспорено от данъчния орган; второ, Примерните препоръки са разработени в съответствие с Федерален закон № 88-FZ от 14 юни 1995 г., който стана невалиден от 1 януари 2008 г. поради приемането на Федерален закон № 209-FZ от 24 юли 2007 г.

И най-важното е, че критериите за малките предприятия в стария и новия закон не съвпадат.

В заключение отбелязваме, че счетоводителите често подценяват изискването на параграф 4 от PBU 1/2008 за одобряване на формите на първичните счетоводни документи в счетоводната политика, която не съдържа никакво споменаване на унифицирани форми. Неправилно е обаче да се приеме, че една организация има право да откаже използването на унифицирани формуляри. Необходимо е или да разработите свои собствени формуляри, или да определите кои детайли от унифицираните формуляри могат да се използват.

Организацията няма влияние върху счетоводните политики на своите контрагенти. И тъй като унифицираните формуляри не са задължителни, той няма право да изисква спазването им от контрагентите. Можете обаче да се погрижите за качеството на документите, които организацията получава от тях на етапа на сключване на договора. Изпълнението на уговореното условие може да се постигне от контрагента по съдебен ред.

Е.Ю.Диркова

НИФИ Академия за бюджет и каса

Първичните счетоводни документи са важни не само по счетоводни въпроси, но и по отношение на данъчното законодателство, по-специално за определяне на обхвата на задълженията. Ето защо е изключително важно отговорните за изготвянето на първичната документация да знаят всички нюанси на счетоводството и освен това да разберат тяхната класификация, за да опростят работата.

Какво представляват първичните счетоводни документи

За първични документи се считат тези, които регистрират определени вече извършени стопански действия. Можете да оставите запис в счетоводството и да го въведете в регистъра само ако имате първична счетоводна документация. Счита се за неразделна част от системата за управление на предприятието. Въз основа на това можем спокойно да кажем, че първичните счетоводни документи са документално доказателство за извършени сделки, свързани със стопанската дейност на предприятието и които са донесли някакъв икономически ефект.

Класификация

Всички точки, засягащи въпроса по отношение на основния предмет, са предмет на разпоредбите и нормите на 402-FZ. Регламентът гласи, че тези сертификати са необходими при взаимодействие с данъчните власти като потвърждение за правилността на изчисленията. Това означава, че данъчните служители няма да имат оплаквания относно процеса на определяне на данъчната основа.

В съответствие с действащите разпоредби първичната документация подлежи на задължително съхранение в продължение на 4 години. През този период данъчните власти могат да изискват документи за проучване и проверка по всяко време. В допълнение, първичната документация често действа като доказателство в съдебни спорове.

Струва си да се отбележи, че конкретни форми на първична документация не са фиксирани на законодателно ниво. По този въпрос бизнес субектът има възможност да избере опция, която ще задоволи неговите нужди и ще послужи като добра помощ в по-нататъшната работа.

Първични счетоводни документи: списък

По правило пълният списък от сертификати, които изпълняват основни функции, остава непроменен и се одобрява на най-високо ниво. В момента тази категория включва:

споразумение.Те уреждат конкретните условия на сделката, отговорностите на страните и финансовите въпроси. Като цяло тук са посочени всички условия, които по един или друг начин са свързани със сделката. Моля, имайте предвид, че за някои транзакции не се изисква писмен договор. Така от момента, в който купувачът получи касовата бележка, сделката се счита за сключена.
Сметки.С помощта на документи от този тип купувачът потвърждава желанието си да плати за стоките (услугите) на продавача. Освен това фактурите могат да съдържат допълнителни условия на сделката и да записват конкретни цени, които продавачът определя за своите продукти и услуги. Ако по някаква причина купувачът не е доволен от представения му продукт (услуга), той има право да поиска възстановяване на средствата си въз основа на фактурата.
Опаковъчен лист.Той показва пълен списък на всички стоки или материали, които се прехвърлят. Фактурата трябва да бъде съставена в няколко варианта в зависимост от броя на участниците в сделката.
Актът за приемане и предаване.Той се съставя въз основа на резултатите от предоставянето на услугата като потвърждение, че резултатът от работата отговаря на предварително посочените критерии и е напълно одобрен от приемащата страна.
фишове за заплати.Те показват всички въпроси, свързани с разплащанията с наетия персонал. Освен това тук трябва да се показва цялата информация относно бонуси, допълнителни плащания и други механизми за финансово стимулиране на служителите.
Приемо-предавателни удостоверения № ОС-1.Този вид документация се използва за записване на всякакви дейности, свързани с въвеждането или извеждането на дълготрайни активи.
Касови документи, които включват входящи и изходящи касови ордери, а освен това и касовата книга. Те съдържат информация относно финансови транзакции, извършени като част от продажбата.

Класификация

Видовете първични документи в счетоводството са доста разнообразни и зависят преди всичко от конкретната цел на използването на документа в обозримо бъдеще. Най-популярната характеристика на класификацията обаче е разделянето на първичната документация на вътрешна и външна.

Вътрешен документ е собственост на дружеството и се издава от него за решаване на определени въпроси. Той е съставен от специалисти на компанията и се прилага изключително в рамките на юрисдикцията на тази компания. По този начин тази категория се състои от онези документи, които са необходими за ефективното извършване на стопанска дейност в рамките на една компания. В същото време, ако даден документ е получен от компания отвън или е съставен от специалисти на компанията и впоследствие прехвърлен на други юридически лица (данъчни власти, клиенти и др.), Тогава той ще бъде признат за външен.

От своя страна вътрешните документи също имат свои собствени класификационни характеристики, които позволяват да ги групирате в три категории:

Административни (организационни).Те посочват информация, която трябва да бъде съобщена на служителите на дружеството, структурните подразделения и клонове и техните ръководители. С тяхна помощ компанията издава определени поръчки, които трябва да се спазват внимателно. Тази група включва различни поръчки, инструкции и много други.
Изпълнителен (оневинителен), които първоначално показват факти, потвърждаващи извършването на определени бизнес операции и тяхното приключване.
Счетоводни документи.Тази категория е обща и е необходима за систематизиране на информацията, съдържаща се в други документи, и по-нататъшното им събиране в един документ.

При определени обстоятелства документацията може също да бъде комбинирана. Тази група включва онези документи, които могат едновременно да съдържат ключови характеристики на организационната и подкрепяща документация. Най-ярките примери тук са различни касови ордери, изисквания, предварително отчитане и много други.

Счетоводни регистри и тяхната класификация

При извършване на всяка сделка се изготвя първична документация. Веднага след като бъде напълно завършен, цялата информация, посочена в него, трябва да бъде дублирана в съответния счетоводен регистър. И това е един вид носител, който натрупва основна информация за транзакцията. Въз основа на същността на регистъра могат да бъдат идентифицирани няколко критерия за класификация. Например, на външен вид регистрите се появяват на потребителите под формата на книги, прости листове и индексни карти.

Въз основа на механизмите за поддържане на регистъра могат да се разграничат още три групи:

Хронологичен, в който са посочени всички настъпили събития при стриктно спазване на времевата рамка. Тоест, първо трябва да посочите тези операции, които са се случили по-рано и т.н. Такива регистри са най-сложни, тъй като съдържат огромно количество информация и доста често някои действия могат да бъдат пропуснати.
систематичен,в който първоначално всички транзакции се въвеждат под формата на икономически показатели. По този начин регистрите от този тип отразяват икономическия ефект от извършените стопански операции и анализират показатели за разходи и приходи. Най-яркият пример за систематичен регистър е касовата книга.
Комбиниран, които имат основните характеристики както на систематичните, така и на хронологичните регистри.

Съдържание на първичната документация

Много потребители имат въпроси относно това какво представляват първичните счетоводни документи и какви изисквания се прилагат към тях. На законодателно ниво са заложени няколко разпоредби, които установяват, че определена информация трябва да присъства в документите на основната двойка. По-специално, в съответствие с параграф 2 на член 9 от Федералния закон-402, първичната документация трябва да съдържа следната информация:

Заглавие на документа;
Дата на изготвяне;
информация за лицето, съставило посочения документ (пълно име на предприятието);
същността на икономическата дейност, свързана с този документ;
финансови изчисления по сделката;
подписи на длъжностните лица, отговорни за сделката, и техните инициали.

Образец на първичен счетоводен документ

Правила за подготовка на документи

Законодателят установява определени правила за изготвяне на първични счетоводни документи. Ето защо, едно от основните изисквания е точността и липсата на каквито и да било граматически и пунктуационни грешки и печатни грешки. Ако данъчната служба открие определени недостатъци, нарушителят ще трябва да преработи документа, а ако нарушението се повтори, може да бъдете подложени на санкции. Като цяло по този въпрос трябва да обърнете голямо внимание на следните препоръки:

Разрешено е използването на химикалки и химикалки, специална изчислителна техника и компютри.
Компилирането може да започне, когато се планира да се извършат определени бизнес транзакции, които трябва да бъдат показани. В същото време в изключителни ситуации е напълно възможно да се състави документ след приключване на сделката.
Всички изчислителни данни трябва да бъдат показани както в цифрова, така и в писмена форма. Следователно до всяко число трябва да има надпис.
Изключително важно е да попълните всички данни, посочени във формуляра. Ако по някаква причина няма информация, не можете да оставите празен ред. В него трябва да се появи тире.

Ако не следвате тези препоръки, може да срещнете значителни затруднения. По този начин, ако данъчната служба установи, че документът е неправилен по време на проверка, ще възникнат съмнения относно правилността на направените изчисления и определянето на данъчната основа.

Ако по някаква причина е необходимо да направите определени корекции, при никакви обстоятелства не използвайте коректори и оцветяване, тъй като те са неприемливи. Корекциите могат да бъдат направени по следните начини:

Контурна корекция. Ако е предоставена невярна информация, тя трябва да бъде задраскана с тънка линия и до нея да бъде посочена правилната информация. В този случай трябва да има бележка под линия на мястото на всяка такава корекция. „Коригирано вярване“с посочване на датата на корекцията и подписа на длъжностното лице, извършило корекцията. Отбелязваме обаче, че в случай на документи, показващи получаването и разходването на средства, този метод ще бъде неподходящ.
Допълнителен запис. Този метод се използва в ситуации, при които общите стойности на транзакциите се изпълняват със значително намалени показатели. За да не съставяте документа по нов начин, можете да направите допълнителни записи за липсващите суми в текущия период или следващия.
Обръщане. Неправилен запис се коригира с отрицателни стойности. Цялата неправилна информация се повтаря с червено мастило, а правилните записи са посочени до нея.

Първичният отчет може да бъде съставен както в писмена, така и в електронна форма. Напоследък много компании дублираха информация и съставиха както хартиени, така и електронни версии. Първите впоследствие се използват за вътрешни интереси, но електронни копия се изпращат за проверка на Федералната данъчна служба при поискване.

Могат да се направят няколко извода. Държавата не одобрява никакви задължителни формуляри за първична документация, което дава право на стопански субекти самостоятелно да определят формата на документа, който ще се използва на практика в бъдеще. Веднага след регистрацията на документа всички данни от него трябва да бъдат прехвърлени в счетоводния регистър.

Регистрирането на голямо разнообразие от първични счетоводни документи е неразделна част от ежедневната бизнес практика на всяко предприятие. Първичните счетоводни документи се използват в кадровата и финансовата дейност. Тази статия ще обсъди подготовката и съхранението на тези документи.

От статията ще научите:

Задължителни форми на първични счетоводни документи

Първичните документи съдържат счетоводна информация, въз основа на която се извършва потвърждение за изпълнението на управленски действия или бизнес транзакции. В икономическата и организационната дейност на една компания такива документи се използват много широко.

В най-общ вид документооборотът на всяка организация може да се класифицира в три големи групи:

Управленски документи.Чрез бизнес книжата от тази група се получават и предават административно-управленски решения. Те също така включват документи, които съдържат информация, използвана за съставяне на различни доклади. От своя страна на базата на тези доклади се вземат управленски решения;
Документи за персонала.Тези документи съдържат информация за персонала на предприятието, данни за досиета на персонала, както и за организацията на работа с персонала. Това включва също информация за ротация на персонала, данни за промени в длъжности и освобождаване на служители. В тази група е включена и информация за награди и наказания. И накрая, графиците за отпуски, графиците за персонала и всички първични записи на персонала са друг вид документи за персонала.
Счетоводни и финансови документи.Тези документи съдържат информация за икономическата и производствената дейност на предприятието. Тази група включва планиране, счетоводство, аналитична и финансова отчетност, различни договори, наредби и всички първични счетоводни документи.

Стандартни форми на първични счетоводни документи

През 2017 г. съществуват различни форми на първични документи както в персонала, така и в счетоводството. Това включва и подкрепящи и подкрепящи документи, съдържащи първоначална информация за различни видове организационни и икономически дейности на организацията. С оглед на факта, че първичните документи, които са съставени в съответствие с установените правила, имат правно значение, тези документи стават потвърждение на факта на организационно действие или факта на извършване на някаква бизнес сделка и се попълват веднага след този факт. настъпили.

Списък на формулярите на първични счетоводни документи

Кадрите и счетоводството се водят въз основа на стандартни формуляри на първични документи. По този начин тези бизнес документи се разделят съответно на първични кадрови и счетоводни документи.

Например, първичните записи на персонала включват лична карта на служител, заповед за предоставяне на отпуск или заповед за прехвърляне на служител, таблица за персонала, график за ваканции, заповед за уволнение, заповед за изпращане в командировка , командировъчен лист, ако продължи да се използва от организацията през 2017 г., заповеди за награждаване и наказване на служители.

Видовете счетоводни първични документи са много по-разнообразни. Например, те включват записи на работно време, разплащания със служители относно заплати, доказателства за парични и търговски транзакции, парични постъпления, получени в резултат на разплащания с физически лица по време на транзакции, разплащателни и платежни документи, записи на дълготрайни активи и нематериални активи и много повече.

Трябва да се има предвид, че първичните документи според произхода си могат да бъдат разделени на външни и вътрешни. Външен, т.е. постъпващи от външни източници, представляват различни платежни нареждания, платежни заявки, заявки-нареждания и фактури. Вътрешните, тоест създадените в компанията, са четири вида: административни, счетоводни, изпълнителни и комбинирани.

Прочетете също:

През 2017 г. основният документ, въз основа на който се извършва създаването на архиви на организации и съхраняването на първични документи от всички видове, разгледани по-горе, остава Федералният закон от 22 октомври 2004 г. № 125 Федерален закон. Както следва от този законодателен акт, сроковете за съхранение на бизнес документи се определят не само от федерални, но и от други разпоредби.

Прилагане на формуляри на първични счетоводни документи

С въвеждането на новия Федерален закон „За счетоводството“ преди няколко години формите на първичните счетоводни документи, съдържащи се в албуми на унифицирани форми на първична счетоводна документация, станаха незадължителни. В тази връзка служителите на службата за персонал, счетоводството и предучилищните образователни институции са изправени пред логичен въпрос - трябва ли да разработят свои собствени формуляри или да продължат да използват старите, одобрени от Държавния статистически комитет?

Използване на стари формуляри

За да разработят свои собствени версии на формуляри за първична счетоводна документация, служителите на тези отдели се нуждаят от специални знания и опит. Когато решавате да разработите свои собствени формуляри, трябва ясно да оцените осъществимостта на тази стъпка.

Съществуващите унифицирани форми продължават да са актуални и да изпълняват своята счетоводна функция. Освен това, ако те са адекватни на бизнес процесите в организацията, няма смисъл да се преминава към нови форми.

Трябва също така да се има предвид, че служителите на регулаторните органи са по-снизходителни към старите форми и са предубедени към новите. Трудов спор, ако възникне такъв, ще бъде по-лесно да спечелите, ако използвате старите форми на първична документация.

Друг аргумент в полза на предишните формуляри е, че ако поддържате записи на документацията с помощта на софтуер, тогава продължаването на използването на унифицирани формуляри няма да изисква промени в съществуващите системи.

За някои компании, предимно съвместни предприятия или клонове на чуждестранни компании в Русия, преходът към нови форми може да бъде много уместен. Факт е, че те трябва едновременно да водят записи според законите на своята страна и според руското законодателство. Разработването на собствени формуляри, които вземат предвид всички подробности, изисквани от законите на двете страни, ще им помогне да избегнат двойното изготвяне на документи.

Моля, имайте предвид, че дори ако решите да запазите офис работакато използвате стари формуляри, ще трябва да направите някои корекции в тях. Например премахнете кодовете OKUD и OKPO, премахнете връзката към резолюцията на Държавния комитет по статистика, отделете място за дешифриране на подписа на лицето, което подписва документа (фамилия и инициали) и др.

Приложение на нови форми

Първата стъпка в разработването на нови форми трябва да бъде да се определи кой ще изпълнява тази задача. По закон отговорността за разработването на такива формуляри е на лицето, което се занимава със счетоводството. Проблемът е, че първичните документи включват не само счетоводни документи, но и документи за персонала. Счетоводният служител може да не знае всички тънкости на управлението на документите за персонала. Ето защо е необходимо да се включи служител от отдела за човешки ресурси в разработването на нови форми.

Нашата препоръка за създаване на унифицирани форми за предприятие е шаблонната част на формуляра да бъде формулирана много кратко, като се избягва възможността за двойно тълкуване на текста. Препоръчително е да използвате шаблони, шаблони, стандартни фрази и изрази: „Контролът върху изпълнението на (име на документа) е поверен на (длъжност и фамилия), „Във връзка с...“, „Като се има предвид... ", "Базиран на...".

Не бързайте да изоставяте онези формуляри, които често се използват - графики, графици за ваканции, таблици за персонал - можете да създадете нови формуляри въз основа на тях. Ако по-старите формуляри изглеждат твърде тежки за данни, можете да ги опростите и да премахнете някои редове, колони или излишна информация.

Да дадем пример. Има стандартен формуляр № T-3 " Щатна маса" Той съдържа колони 6, 7 и 8, предназначени за записване на надбавките, установени за служителя. Ако тези колони вече не са необходими, те могат да бъдат изтрити.