Как да направите запис в трудова книжка, ако ви свършат празни страници. Процедурата за прехвърляне на запис от работна книга към вложка Вместо вложка, нова работна книга

Преди две години моят предшественик назначи служител, който при кандидатстване за работа представи вписване в трудовата си книжка без самата книжка. Вложката беше регистрирана в Книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и в нея беше направен запис за работа в нашата организация. Според самия служител той изобщо никога не е имал разрешително за работа: когато отиде на работа за първи път, веднага му беше дадена вложка, тъй като нямаше други формуляри. Разбира се, разбирам, че вложката без трудова книжка е невалидна. Беше невъзможно да го приемем, още по-малко да направим запис в него за наемане. Моля, кажете ми как да коригирам нарушението?

Въпреки всички разговори за предстоящото премахване на трудовите книжки, днес трудовата книжка на установената форма е основният документ за трудовата дейност и стажа на служителя (член 66, част 1 от Кодекса на труда на Руската федерация; наричан по-долу Кодекса на труда на Руската федерация), а грешките, допуснати при попълването му, могат да доведат до проблеми, когато служителят кандидатства за пенсия.

Трябва да бъде

Кодексът на труда на Руската федерация предвижда случаи, в които работодателят е длъжен да издаде трудова книжка.

Случай 1.Човек за първи път постъпва на работа (част 1 от член 65 от Кодекса на труда на Руската федерация).

Случай 2.Лице, кандидатстващо за работа, няма трудова книжка поради нейната загуба, повреда или друга причина и пише заявление (като посочва причината за липсата на документа) за издаване на нова трудова книжка (член 65, част 5 от Кодекса на труда на Руската федерация).

За съжаление, при изготвянето на трудови досиета работодателите понякога допускат сериозни грешки. Например издават листовка, защото фирмата няма формуляри за трудови книжки. В този случай на заглавната страница на вложката може да се направи запис: „... поради липса на формуляри за трудови досиета“.

ВАЖНО!

Работодателят е длъжен да разполага с необходимия брой формуляри за трудова книжка и вложки в нея.

Правила за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри за трудови книжки и предоставянето им на работодателите (наричани по-долу Правилата), одобрен Постановление на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. № 225 „За трудовите книжки“ установява единствения случай, когато на служител се издава вложка. Така че, съгласно клауза 38 от Правилата, ако всички страници на един от разделите са попълнени в трудовата книга, в нея се зашива вложка. Друг случай Законодателството не предвижда дизайн на вложката.

Ако лице, кандидатстващо за работа, представи лист без трудова книжка, можем да кажем, че той няма трудова книжка. В този случай работодателят трябва да се ръководи от част 5 на чл. 65 от Кодекса на труда на Руската федерация, според който служителят трябва да издаде нова трудова книжка въз основа на писмено заявление (като се посочва причината за липсата на този документ). В разглежданата ситуация причината е, че предишният работодател е издал вложка вместо трудова книжка.

ТРЯБВА ДА ЗНАЕТЕ ТОВА

Вложката трябва да бъде зашита в трудовата книжка

Ето как можете да го поправите

Тъй като вложката без самата книга е невалидна, следователно в разглежданата ситуация служителят няма задължителен документ - трудова книжка.

Очевидно работодателят не може да прави записи в такъв документ. Това означава, че трудовият запис, направен в листовката, представена от служителя по време на работа, е невалиден.

Тъй като на служителя не е издадена нова трудова книжка своевременно и трудовата книжка не е включена във вложката, нарушението трябва да бъде коригирано. Това може да стане по следния начин.

Етап 1
Съставете протокол за липса на трудова книжка при кандидатстване за работа

Фактът, че този документ липсва при кандидатстване за работа, трябва да бъде потвърден (пример 1). В същия акт може да се посочи, че служителят се уведомява за последиците от липсата на надлежно оформена трудова книжка и за необходимостта от издаване на нова трудова книжка.

Стъпка 2
Изпратете на служителя известие за необходимостта от издаване на нова трудова книжка

По този начин служителят ще бъде информиран, че тъй като вложката без самата книжка е невалидна, е необходимо да се издаде нова трудова книжка.

Моля, обърнете внимание: в тази ситуация За получаване на нова трудова книжка служителят заплаща такса.Това обстоятелство е отразено и в предизвестието (пример 2).

ВАЖНО!

Вложката в трудовата книжка се изготвя и поддържа от работодателя по същия начин като самата трудова книжка. Вложката без трудова книжка е невалидна (клауза 38 от Правилата)

Разбира се, можете да направите без този документ, ако устно обясните на служителя необходимостта от съставяне на нов трудов договор или го направите при изготвянето на доклада (вижте стъпка 1).

Стъпка 3
Получаване на заявление от служителя за нова трудова книжка

За да получи нова трудова книжка поради липсата й, служителят трябва да напише заявление (пример 3).

Стъпка 4
Вземете формуляр за трудова книжка от счетоводния отдел

За да направите това, лицето, отговорно за поддържането на трудовите досиета, кандидатства в счетоводния отдел със съответно заявление. (пример 4).

Стъпка 5
Кандидатствайте за трудова книжка

Служителят трябва да попълни нова трудова книжка в съответствие с Инструкциите за попълване на трудови книжки (по-нататък - Инструкции), одобрен Резолюция на Министерството на труда на Русия от 10 октомври 2003 г. № 69.

Моля, имайте предвид, че попълнената работна книжка ще съдържа записи за работа само във вашата компания.

Когато попълвате отчета за работа, трябва да посочите действителната дата на неговото изпълнение - както на заглавната страница, така и в раздела „Информация за работа“. Поради нестандартни обстоятелства при регистрация се променят и общите правила за постъпване на работа. Така че в колона 2 трябва да посочите датата на вписване, а не датата на наемане. Но тъй като тази дата също трябва да бъде посочена, предлагаме да направите това в колона 3 (пример 5).

Стъпка 6
Регистрирайте трудовата книжка в Счетоводната книга за движението на трудовите книжки и вложките в тях

В счетоводната книга се записват всички трудови книжки, приети от служителите при приемане, както и трудовите книжки и вложките в тях, посочващи отново серията и номера, издадени на служителите.

Остава да се реши въпросът какво да се прави с вписването в трудовата книжка, което в момента се съхранява във фирмата и е регистрирано в Счетоводната книга за движението на трудовите книжки и вложките в тях. Смятаме, че тя трябва да бъде предоставена на служителя, като се направи подходящо вписване в счетоводната книга (пример 6).

ПРИМЕР 1

Акт за липса на трудова книжка при кандидатстване за работа

Всички знаем, че работодателят трябва да издаде трудова книжка. Но как и къде мога да получа формуляра? И започват непрекъснати нарушения. Факт е, че одобрен със заповед на Министерството на финансите на Руската федерация № 117n „Процедурата за предоставяне на работодатели на формуляри за трудова книжка и вложка в трудовата книжка“предвижда предоставяне на формуляри специално на работодателите, а не на служителите.

Освен това трябва да закупите формуляри от лицензирани дистрибутори на продукти за защитен печат, като сте сключили договор с тях за доставка на формуляри. Закупените формуляри трябва да бъдат записани в Приходно-разходна книга за отчитане на бланките на трудовата книжка и вложките в нея. Формата на тази книга е одобрена със заповед на Министерството на труда на Русия № 69. Тази книга се поддържа от счетоводния отдел.

Оказва се, че работодателят трябва да има определен брой формуляри, закупени предварително, за да издаде, ако е необходимо, трудова книжка (вложка) за служителя. Разбира се, не всички работодатели спазват тази процедура. Често самият служител купува формуляра някъде в павилион. Незаконно е да се изисква от служител сам да си купи формуляр за трудова книжка. А съдебната практика винаги застава на страната на служителя. Ако не сте издали трудова книжка поради липса на празен формуляр (който според вас служителят трябва да е донесъл), тогава вие (т.е. работодателят) сте виновни и ще бъдете наказани.

Правилна процедура.

1. Вземете необходимия формуляр (книга или лист) от счетоводния отдел.

Факт е, че тези формуляри се считат за строги отчетни документи. Те трябва да се съхраняват в сейф в счетоводството. Ако служител по персонала се нуждае от формуляр, той се издава при писмено искане. В края на месеца служителят по човешки ресурси трябва да представи отчет в счетоводния отдел, в който да посочи кога и какви формуляри са получени, на кого са издадени, колко формуляра са повредени и колко са останали в отдела по човешки ресурси.

За индивидуалните предприемачи служител по персонала и счетоводител често са едно лице. В този случай няма смисъл да пишете молба до себе си. Пропускаме първата точка. Но отчетът се изготвя така или иначе.Ако рядко изготвяте нова техническа документация, тогава отчетите не могат да се съставят всеки месец, а само след използване на формуляра.

2. Направете първата (заглавна) страница на трудовата книжка (вложка).

• Заглавната страница трябва да бъде съставена в присъствието на самия служител.
• Внимателно записваме фамилията, собственото име, бащиното име и датата на раждане на служителя от паспорта.
• Въз основа на диплома или свидетелство за образование попълнете редовете „образование“ и „професия, специалност“.
• След това определяме датата за попълване на трудовата книжка. Моля, имайте предвид, че датата на попълване на книгата може да е по-късна от датата на наемане на служителя, тъй като трудовата книжка може да бъде попълнена в рамките на една седмица от датата на наемане.
• Тогава самият служител се подписва на заглавната страница, като с подписа си се уверява, че информацията за него е въведена правилно. Ако се открие грешка, формулярът се счита за повреден. Не можете да коригирате записи на заглавната страница!Повредените бланки се унищожават и се съставя нарочен протокол.
• Ако заглавната страница е съставена правилно, служителят на персонала също ще я подпише. Препоръчително е да напишете фамилията си, тъй като предложената опция „подпис на лицето (четливо)“ позволява много тълкувания. Освен това подписът в смисъла, който разбираме, никога не е четлив.
• И накрая, всички записи се заверяват с печата на организацията или индивидуалния предприемач (НЕ на отдела за човешки ресурси, ако имате печата на това структурно звено).

3. Регистрираме и поставяме попълнената книжка (вложка) за съхранение.

Сега можете да си уговорите среща (как да четете), да регистрирате трудовата си книжка в K регистър за отчитане движението на трудовите книжки и вложките в тях, и го поставете в сейф за съхранение. Вложката, ако я издадете на служител, се регистрира в книгата отделно, на различен ред. При уволнение служителят се подписва както за получаване на книжката, така и за вложката. Ако при пристигането получите от служител книга с вече зашита вложка, тогава се регистрира само книгата.

Можете да изтеглите ръководството „Работна книга без грешки“ на уебсайта http://slavianna.ru

На едно от предишните места на работа на служителя, вместо вписване в трудовата книжка, беше издадена нова трудова книжка.При наемане в нашата организация служителят получи тази конкретна трудова книжка, съдържаща записи от последното място на работа, за счетоводство, поддръжка и съхранение , Служителят, който вече работи в нашата организация, попълни вложка в първата трудова книжка, която вече съдържа информация за предишни места на работа, подобно на информацията във втората трудова книжка. Записите са изготвени в съответствие с установената процедура от организациите, в които служителят е работил след регистрацията на новата трудова книжка. Сега служителят иска да приеме първата трудова книжка с вложка за запис, поддържане и съхранение. Колко законно е това , ако е така, как да го направя правилно?

Отговор

Отговор на въпроса:

Трудовото законодателство не предвижда възможност служителят да има две трудови книжки. По принцип оценките за трудов стаж трябва да бъдат отразени в един документ. В същото време законът не установява санкции за работници, които имат повече от една трудова книжка.

Не пропускайте: основният материал на месеца от водещи специалисти на Министерството на труда и Rostrud

Енциклопедия за регистриране на трудови книжки до ключ от системата за персонал.

Следователно, поради факта, че вече сте направили запис за приемането на служителя във втората трудова книжка, а също така сте го регистрирали в Книгата за отчитане на движението на трудовите книжки, тогава в този случай имате всички основания да продължавайте да го пазите.

Също така отбелязваме, че действащото законодателство не предвижда възможност за регистриране на служител на две места на работа, които биха били основните му, при никакви обстоятелства.

Ако при наемане служителят представи няколко трудови книжки наведнъж, работодателят трябва да използва книгата, съдържаща последния запис на уволнение.

Материал от системата "Личен състав".
Готови решения за персонални услуги на www.1kadry.ru
Дата на копиране: 20.01.2016 г

С уважение и пожелания за комфортна работа, Екатерина Зайцева,

Експерт по HR система

Най-важните промени тази пролет!

• 
  Има важни промени в работата на служителите по човешки ресурси, които трябва да бъдат взети предвид през 2019 г. Проверете във формата на играта дали сте взели предвид всички нововъведения. Решете всички проблеми и получете полезен подарък от редакторите на списание „Персонален бизнес“.
• 
  Прочетете в статията: Защо мениджърът по човешки ресурси трябва да проверява счетоводството, дали трябва да се подават нови отчети през януари и какъв код да одобри за графика за работно време през 2019 г.
• 
  Кои навици на служителите по персонала отнемат много време, но са почти безполезни, разбраха редакторите на списание "Кадрови бизнес". А някои от тях дори могат да предизвикат недоумение у инспектора от GIT.
• 
  Инспектори от GIT и Roskomnadzor ни казаха какви документи сега при никакви обстоятелства не трябва да се изискват от новодошлите при кандидатстване за работа. Със сигурност имате някои документи от този списък. Съставихме пълен списък и избрахме безопасна замяна за всеки забранен документ.
• 
  Ако платите отпуск с ден закъснение, компанията ще бъде глобена с 50 000 рубли. Намалете срока на предизвестие за съкращения с поне един ден - съдът ще възстанови служителя на работа. Проучихме съдебната практика и подготвихме безопасни препоръки за вас.

Рядко се случва човек да работи на едно място дълго време или дори цял живот. В повечето случаи хората имат доста дълго трудово досие. И тъй като броят на страниците за записване на местата на работа е ограничен, трябва да закупите Как да направите правилно запис? Ще разгледаме тези и други нюанси в тази статия.

Форма на документ

Понякога може да се сблъскате с факта, че страниците в трудовата книжка, където се водят записи за мястото на работа, изчерпват. И това не означава, че трябва да смените работата си и да започнете нова. За тези цели е разработен специален формуляр - вложка, която продължава да отчита трудовия стаж на служителя.

Формата на вложката в трудовата книжка е установена на законодателно ниво. Заглавната страница се попълва по същия начин като трудовата книжка. За записи за мястото на работа вложката има 9 разпръсквания, за награди - 8 разпръсквания.

Вложката се зашива в трудовия лист и се попълва в съответствие с регламентираните правила (Резолюция на Министерството на труда на Руската федерация № 69 от 10 октомври 2003 г.).

Закупуване на вложка

Откъде получавате формуляра? Вложката в трудовата книжка, както и самите книги, трябва да бъдат закупени директно от работодателя от унитарното предприятие Goznak. Работодателят не може:

• приеме празен лист от служител;
• изискват сами да донесете вложката.

Всеки кариерен служител знае, че вложката в трудовия документ е следователно трябва да се закупува само от онези компании, които са сключили споразумение с предприятието Goznak. Фирма, занимаваща се с разпространение на вложки и труд, трябва да има лиценз, както и сертификат, който потвърждава правомощията за продажба.

Лицето, което закупува вложките, трябва да има специално пълномощно. Освен това, след придобиването, вложките се съхраняват в счетоводния отдел. Счетоводителят трябва да впише всички номера на закупените формуляри в приходно-разходната книга и да ги прехвърли срещу подпис в отдела за персонал.

Работодателят винаги трябва да разполага с необходимия брой документи за строга отчетност. Издаването на вписване в трудова книжка може да се извърши само в съответствие с правилата, установени от правителството на Руската федерация.

Таксата за прилагане на формуляра се начислява от работодателя в следните случаи:

• когато го регистрирате за първи път (т.е. страниците на необходимия раздел са изчерпани в трудовия документ);
• при издаване на дубликат на трудова книжка.

Вложката може да бъде издадена и безплатно, ако този артикул е предвиден от местните разпоредби. Законът предвижда и още няколко случая, когато формулярът за вписване се издава безплатно:

• при издаване на дубликат, ако основният документ е изгубен по вина на работодателя;
• при повторно попълване на формуляр за вписване, който е бил повреден по вина на служител по персонала (лицето, отговорно за поддържането на трудовите досиета).

Ако до момента на вписване във вписването в трудовата книжка цената му се е увеличила, тогава работодателят не може да вземе парично обезщетение от служителя, което надвишава покупната цена на този конкретен формуляр. В противен случай това ще бъде нарушение на закона. Цената на вложката днес е приблизително 180 рубли.

Правила за шиене

Служителят на отдела по човешки ресурси трябва самостоятелно да се погрижи за зашиването на вложката в трудовата книжка, тъй като тя е пряко продължение на основния работен документ. Шиенето на хастара се състои от няколко стъпки:

1. Служителят по персонала прави бележка на заглавната страница на доклада за труда относно издаването на вложката. До знака се изписват серията и номерът на вложката, които трябва да съвпадат с посочените на самия формуляр.
2. Първият лист се попълва в съответствие с документите, предоставени от служителя. Датата на завършване може да съвпадне с датата на наемане на служителя.
3. Зашиване на хастара в детайла. Това трябва да се направи своевременно, за да се избегнат санкции.

Няма фиксирани правила за това как да съставите вложка в трудова книжка. Но на практика опитни служители на персонала са доказали, че оптималният вариант за шиене в подплатата е следният алгоритъм:

• необходимо е да се разшири работата между последната страница и корицата;
• отворете формата за вмъкване в средата;
• направете две дупки с шило - в работата и в обшивката;
• С помощта на игла и бял конец зашийте вложката към книгата (краищата на конците трябва да останат вътре в вложката).

Грешки при шиене

Въпреки че шиенето на вложка изглежда не е особено трудно, неопитните кадрови служители все още успяват да направят грешки.

Основните грешки включват:

1. Зашиване на формата, докато се попълни. Това може да доведе до разлика в информацията на заглавните страници на двата документа. Последствието от това ще бъде откачването на формата и коригирането на данните. В този случай се съставя специален протокол за повредената вложка при факта на нейното унищожаване.
2. Разкъсване на капака от вложката. Това не е просто грешка, а грубо нарушение. Формулярът е документ, одобрен от закона, и всяка негова промяна, в допълнение към глобите за работодателя, води до отказ за издаване на пенсия за служител, който предоставя такова разрешение за работа с повредена вложка.

За нов формуляр за добавяне, както беше споменато по-горе, мениджърът трябва да начисли такса на служителя. Но ако вложката е повредена по вина на отдела за човешки ресурси, дубликат на формуляра се предоставя безплатно.

Алгоритъм за пълнене

Опитните кадрови служители знаят, че вложките се попълват по същия начин като трудовата книжка. Въпреки това можете да държите пред очите си проби от записи в трудовата книжка, за да не правите ненужни корекции. Алгоритъмът за попълване е както следва:

1. Вложката започва да се попълва от организацията, която по време на работата си е изчерпала полетата за вписвания в трудовата книжка.
2. Датата върху вложката се поставя според факта на завършване, а не според началната дата на трудовия стаж.
3. Вложката трябва да съдържа само тези данни, които са от значение в момента.
4. Заглавната страница трябва да носи подписа на лицето, издало вложката, и печата на организацията.
5. В трудовия документ може да има толкова форми на вписване, колкото желаете, законодателството не ограничава техния брой.

Нюанси на пълнене

Попълването на вложката изисква спазване на редица принципи:

• формулярът на вложката се поддържа по същия начин като самата трудова книжка;
• без трудова вложка не важи;
• номерацията във формуляра продължава започнатата в трудовия формуляр;
• ако знакът в трудовата книжка е нарушен, тогава той продължава на първата страница на вложката;
• при промяна на фамилията се правят корекции както в трудовата книжка, така и в новия формуляр;
• ако вложката не носи печата на организацията, в която е регистрирана, и гражданинът вече е променил мястото си на работа, той трябва да се свърже с бившия си работодател, за да го постави.

Как да поправя грешката?

Служител на персонала може неволно да направи грешка при попълване на заглавната страница на формуляра. В този случай ще трябва да бъде отписан, като се състави специален акт.

Ако допуснете грешка при писане на серията или въвеждане на номер в трудовата книжка, трябва да направите бележка за извършване на грешно въвеждане и да въведете данните отново.

Ако е допусната грешка при попълване на полета за мястото на работа, корекциите се правят по същия начин, както при труда. Вписването не е задраскано или коригирано. Под него се прави бележка за недействителността на вписването, поставя се пореден номер и се прави ново вписване.

Във всеки случай това не означава, че в документите могат да бъдат допуснати грешки. За по-голяма сигурност можете да държите пред себе си примерни записи в трудовата си книжка.

какво не можеш да направиш

Ясно е как да попълните вложка в трудова книга и как да поддържате записи. Нека да разгледаме какво е строго забранено да се прави при поддържане на формата за вмъкване:

1. Използвайте нов трудов документ, вместо да попълвате формуляра.
2. Подгънете или залепете празни листове хартия вместо хастари.
3. Направете корекции в раздела „Информация за награди“, тоест променете последната дума на думата „за работа“.

За действия от всякакъв характер, които не са посочени в инструкциите, работодателят може да бъде глобен.

Формата важи ли без трудова книжка?

Кодексът на труда ясно регламентира използването на трудови книжки и техните вложки. И ако първите са валидни сами по себе си, тогава какво да кажем за вложките? Могат ли да се представят отделно от трудовите документи?

Съгласно основните правила и инструкции за поддържане и попълване на тези документи, вложката отделно е невалидна и още повече, че е невъзможно да се използва без трудова книжка.

Като се има предвид Кодекса на труда на Руската федерация, работодател или специалист по човешки ресурси няма право да предприема действия от следния характер, ако гражданин представи само вложка:

• регистрирайте този гражданин за работа;
• освобождаване на гражданин от дадено място на работа;
• правете каквито и да било записи в такъв формуляр;
• извършване на други действия с формуляра.

Документът има тежест и може да бъде взет предвид само когато е зашит в трудовата книжка съгласно всички установени правила, а на заглавната страница има запис, указващ регистрацията на този документ.

Попълването на страници в един от разделите на трудовата книжка може да изненада неопитен служител по човешки ресурси. Краят на чаршафите при раждане не е чак такава рядкост! Какво да направите, ако трудовата ви книжка е изтекла? Има разпоредба за това дело - трябва да го започнете, да го заведете, да го заведете и да го номерирате, а не да започнете ново, както някой може да си помисли.

Други ситуации

Нека да разгледаме често срещаните ситуации, които възникват със слушалките:

• Записът се въвежда в грешен раздел - след това се номерира, след това се въвежда, посочва се пълното име и длъжност на лицето, което го е написало, и се поставя подпис. След това се влиза отново в секцията, където е истинското му място.
• Промяна на фамилното име от служител - записът за този факт трябва да бъде направен както в самата трудова книжка, така и във вложката. Ще са необходими документи като акт за раждане, паспорт, свидетелство за брак, ако фамилното име е променено поради брак. Предишното наименование се зачертава, а новото име се заверява с печата на фирмата.
• Направени са корекции директно в текста - както вече беше посочено, това не може да се направи и ако това се случи, се съставя акт за това, след което вложката се унищожава. Преди това неговият номер се изрязва и поставя в счетоводния дневник, за да се потвърди фактът на изхвърляне.

Подготвяйки вложки според всички правила, можете да спестите време както за себе си, така и за вашите служители, така че си струва да ги следвате. Ако вие, като служител, откриете неточност, определено трябва да обърнете внимание на специалистите по човешки ресурси към нея, тъй като в противен случай ще трябва да пререгистрирате документите.

Може да се интересувате