Водене на касова отчетност и изготвяне на отчетни документи. Касови отчети

Касови документи са тези документи, които касиерът е длъжен да изготви във връзка с движението на пари в брой в касата. От тази статия ще научите какви касови документи съществуват и техните основни характеристики.

Касовите документи включват следното:

• Разписка за получаване;
• Разписка за теглене;
• Журнал за регистрация на книжа за приходи и разходи;
• Касова книга;
• Книга, в която се записват парите, издадени и получени от касата;
• Предварително отчитане;
• ТРЗ;
• Касиер-операторска отчетност;
• Данни за показанията на брояча на касовия апарат до печалба;
• Дневник, воден от касиер-оператор.

Нека разгледаме всеки от тях по-подробно.

Касови ордери

Заповедите биват два вида: за приходни бележки и за разходни. Както можете да се досетите от името, разписките се използват при получаване на пари, а разходите се използват при издаване на пари. Заповедта се съставя в един екземпляр от счетоводител и се подписва от главния счетоводител или упълномощен служител.

Към разписката се прилага чек, който трябва да бъде подписан от касиера и счетоводителя. Освен това трябва да бъде подпечатан с печата на организацията. Издава се на лицето, което е внесло пари в касата.

Прочетете повече за реда за получаване в.

Прочетете повече за разходния ред в.

Регистър на документите

Паричните приходи и разходи трябва да се записват в специален дневник. Той регистрира както нареждания, така и документи, които ги заместват (платежни фишове, заявления за издаване на средства и др.). Формата на дневника може да бъде намерена в.

Касова книга

Тази книга е необходима, за да се вземе предвид издаването на пари и тяхното получаване. Всички страници на книгата трябва да бъдат номерирани, а самата книга да е с връзки и печат. Последната страница записва общия брой листове на книгата.

Всяка страница е разделена на две части. Единият, който е с хоризонтална линия, се попълва като първи екземпляр, а другият като втори. И двата екземпляра са с еднакъв номер. Първият остава в книгата, а вторият е отделим, той е отчетен касов документ.

Записването на касовите операции започва от лицевата страна на постоянната част след колоната „салдо в началото на деня“. Първо листът се сгъва по линията на рязане, като откъснатият лист се поставя под листа, който остава в книгата.

Прочетете повече за поддържането на касова книга в.

Касова книга

В тази книга се записват издадените и получени пари. Използва се и за отчитане на документи от касов апарат.

Предварително отчитане

Това отчитане е необходимо, за да се вземат предвид парите, които се издават за бизнес разходи. Този документ се съставя от счетоводния служител и отчетния служител в един екземпляр.

Обратната страна на отчета трябва да включва списък с документи, които могат да потвърдят, че разходите са направени. Това могат да бъдат различни разписки, транспортни билети и др. Също така тези документи трябва да бъдат приложени към отчета и номерирани в последователността, в която са изброени в отчета.

ТРЗ

Тази декларация се съставя при изплащане на заплати на служители на компанията. Съставя се от счетоводни служители в един екземпляр. На служителите се изплащат заплати според информацията, посочена в първичните документи за отчитане на отработеното време.

Касиерски отчет

Тази отчетност се изготвя от касиер-оператора. Той въвежда информация за показанията на касата и приходите за деня. Касиерите трябва да изготвят такъв отчет всеки ден. След съставянето на протокола той се подписва и заедно с всички приходи се предава на управителя на фирмата.

Ако фирмата е малка, касиерите предават пари на инкасаторите. При прехвърляне на средства трябва да се изготвят съответните банкови документи.

Повече информация за отчета на касиера можете да намерите в.

Информация за показанията на брояча на KKM

Тази информация е необходима за генериране на обобщено отчитане на показанията на измервателния уред KKM. Такъв обобщен отчет трябва да се изготвя всеки ден; той ще бъде приложение към отчета на касата. Съставя се от старши касиер и се прехвърля в счетоводния отдел на компанията заедно с отчет за удостоверение и поръчки.

Касиерски дневник

В този дневник се записват входящи и изходящи транзакции за всеки касов апарат. В списанието всяка страница трябва да бъде номерирана, а самото списание трябва да бъде изцяло завързано. Само касиери-оператори могат да правят записи в такъв дневник. Записите трябва да бъдат направени в хронологичен ред с помощта на химикал и без корекции.

1. Ако сумата трябва да бъде посочена с думи, това трябва да бъде направено с главни букви. Копейките са написани с цифри.
2. Документите могат да се попълват на компютър или ръчно.
3. Неправилно попълнената информация в касовите документи може да бъде коригирана. Така се прави. Неправилен запис се зачертава с чиста линия. Правилният запис се прави над или до него. Тук те пишат "вярвайте на това, което е коригирано". Управителят на фирмата и главният счетоводител трябва да се подпишат до този запис.
4. Ако даден документ съдържа петна, технически грешки или корекции от коректор, той се счита за невалиден.

Колко дълго трябва да съхранявате касовите документи?

В счетоводното и данъчното законодателство има различни мнения относно срока на съхранение на касовите документи.

В съответствие с данъчното законодателство касовите записи трябва да се съхраняват в архива на дружеството в продължение на четири години. Счетоводното законодателство гласи, че такива документи трябва да се съхраняват най-малко пет години. Министерството на културата е определило и срок за съхранение на документите от пет години.

Така, въз основа на максималния срок, документите от касовия апарат трябва да се съхраняват в архива най-малко пет години. Струва си да се има предвид, че документите могат да бъдат унищожени само ако през тези пет години е извършен одит. Ако го нямаше, документите не могат да бъдат унищожени дори след пет години.

Трябва да се спазват сроковете за съхранение на касовите документи, тъй като за тяхното нарушаване са предвидени следните глоби:

• За служители, отговорни за съхранението - от две до три хиляди рубли;
• За граждани - от двеста до триста рубли.

Касовите операции се документират по предписаната форма и в съответствие с реда на тяхното извършване. При използване на касов апарат, оборудван с EKLZ, заедно с дневника на касиер-оператора KM-4 и други одобрени счетоводни форми. с постановление на Държавния комитет по статистика от 25 декември 1998 г. № 132, „Отчетът на касиер-оператора“ се попълва във формуляр № KM-6. Необходимо ли е да попълните формуляр № KM-6 за тези, които са преминали към онлайн касови апарати и каква е процедурата за попълването му, ще разгледаме допълнително.

Помощен отчет от касиер-оператор и онлайн каса

Основните унифицирани формуляри за записване на търговски операции, включително формуляр № 6-KM, бяха одобрени с Резолюция № 132 на Държавния комитет по статистика. Докладът за сертификата на касата съдържа показания от броячи на чекове, сумата на приходите, получени на ден или смяна, и сумата, възстановена на клиентите. Тъй като унифицираните форми на Goskomstat вече не са задължителни за използване, отчетът на касиер-оператора може да бъде попълнен на формуляр по негов собствен дизайн в съответствие със задължителните данни. Касиерският отчет и образец за попълването му можете да намерите в края на тази статия.

Фирмите и индивидуалните предприемачи, използващи онлайн касови апарати, не могат да попълват унифицираните формуляри KM-1 - KM-9, одобрени с Резолюция № 132, които включват „Отчет за удостоверение на касиера“ във формуляр KM-6. Министерството на финансите на Руската федерация даде такова обяснение в писмата си от 16.09.2016 г. № 03-01-15/54413, от 16.06.2017 г. № 03-01-15/37692 и от 07/ 04/2017 г. № 03-01-15/42314. Отделът обяснява този подход по следния начин: Резолюция на Държавния комитет по статистика № 132 не се прилага към законодателството относно прилагането на системи за касови апарати, състоящо се от Закон № 54-FZ от 22 май 2003 г. и разпоредби, приети в съответствие с този закон; следователно резолюцията не се прилага за онлайн касовите апарати.

Необходимостта от попълване на отчет на касиер-оператор с въвеждането на онлайн касов апарат отпада и поради технически причини: цялата необходима информация и показатели се съхраняват във фискалното устройство за съхранение на касовия апарат, от което не е трудно да се генерират отчети . Данъчните дори получават в реално време информация за извършени касови транзакции чрез онлайн касови системи.

Процедурата за попълване на „Доклад за сертификат на касиер-оператор“

Справката-протокол се съставя в един екземпляр, за всяка оперативна каса на дружеството поотделно. В края на смяната или в края на деня касиерът превежда получените приходи в банката или според разписката на старшия касиер (или на управителя, ако няма старши касиер в организация), като приложите отчета на касата, попълнен във формуляр № KM-6. Формулярът на отчета може да бъде намерен в албума с унифицирани формуляри, одобрен с постановление № 132 на Държавния комитет по статистика на Руската федерация.

Касиерът попълва формуляра в следния ред:

• Името на организацията се въвежда в най-горния ред на формуляра, там също се посочват адресът и телефонът на фирмата. Ако е необходимо, въведете името на структурната единица на организацията. В табличната част отдясно са посочени данъчният идентификационен номер на компанията и кодът на вида дейност съгласно OKVED.
• Редът “Касов апарат” посочва модела на използвания касов апарат - неговия клас, вид, марка. Регистрационният номер на KKM и серийният номер на производителя трябва да бъдат въведени в съответните клетки на таблицата вдясно. Можете да посочите софтуера, който използвате, в реда Приложна програма.
• В клетката „Касиер” се въвеждат фамилията и инициалите на касиера, а в клетката „Смяна” се посочва номера на съответната смяна.

Основната част на „Доклада за удостоверение на касиер-оператор“ е таблица от десет колони.

• Колона 1 „Пореден номер на отчета от фискалната памет в края на смяната/деня” трябва да съдържа поредния номер на Z-отчета.
• Колона 2 и 3 – посочва се номерът на отдела и отдела (ако има такъв).
• Колона 4 не е необходимо да се попълва.
• Колона 5 съдържа показанията на сумиращия касов брояч в началото на работа (началото на деня или смяната) и трябва да съвпада с данните в колона 6 на KM-4 „Дневник на касиер-оператора“ за този ден или смяна.
• Колона 6 – показания на същия измервателен уред в края на работния ден/смяна, които съответстват на колона 9 от дневника KM-4.
• Колона 7 – сумата на приходите, получени за работен ден/смяна, по данни на брояча. Този показател се изчислява като разлика между колони 6 и 5 и трябва да съответства по размер на колона 10 от „Дневника на касиер-оператора” за този ден/смяна.
• Колона 8 – сумата на възстановените средства на клиенти за неизползвани касови бележки. Тук трябва да посочите общата сума на всички пари, върнати на клиенти, и пробити по погрешка чекове. В „Дневник на касиер-оператор” тази колона съответства на колона 15 за същата смяна. Ако няма връщания, тази колона се зачертава.
• В колони 9 и 10 началникът на отдел/секция поставя фамилията, инициалите и подписа си. При отсъствие на управителя, трите ви имена. и касиерът се подписва.
• Редът „Общо“ на таблицата поотделно обобщава показателите за колони 7 и 8.

Редът „Общи приходи общо“ трябва да бъде попълнен, както следва: рубли с думи, копейки с цифри. Този показател се изчислява като сумата на приходите минус възвръщаемостта (общият ред на колона 7 минус общият сбор на колона 8).

След това посочете датата и номера на касовата бележка (PKO), според която постъпленията и касовият отчет, приложен към него във формуляра KM-6, се прехвърлят в счетоводния отдел на дружеството или неговия ръководител. Трябва да посочите данните за банката, в която ще бъдат депозирани средствата. Ако организацията е малка, с не повече от две каси, касиерът-оператор може незабавно да предаде пари на банковите инкасатори. Това се отразява и в отчета на касата, в който се посочва банката, приела постъпленията, номерът и датата на разписката, получена от инкасатора.

„Сертификатът-доклад на касиер-оператора“ се подписва от старшия касиер, касиер-оператора и ръководителя на организацията с преписи на техните подписи.

За да се повиши ефективността на сегментното счетоводство се предлагат два начина. Първият, който не изисква допълнителни инвестиции, е да се увеличи честотата, с която центровете за печалба подават стокови и касови отчети (както беше отбелязано, в момента те се подават на всеки десет дни). Няма проблеми с касовите отчети, тъй като касовият отчет във всеки случай трябва да се генерира ежедневно.  

Вторият възможен начин за решаване на проблема е глобален, силно капиталоемък, но изключително ефективен. Състои се от пълна автоматизация на счетоводния процес с помощта на електронни мрежи, което включва както генериране на продуктови и касови отчети директно в аптеките с прехвърляне на информацията към централния офис, така и формиране на баркод система, която позволява количествено отчитане на стоков поток.  

Счетоводителят, след като ги провери, въвежда кореспондентски сметки в касови отчети и записва получаването и разхода на средства в счетоводните регистри.  

Използват се процедури за идентифициране на прекомерни отписвания на пари от касата поради неправилно изчисляване на суми в касови документи и касови отчети.  

Каса 3.2.2 - проверка на резултатите от касовите отчети.  

Приложение към касов отчет  

Касови отчети (приложение към книгата на касиер-оператора),  

P3.4(10) Касови отчети по формуляр № 25 не се попълват  

Приложение към касов отчет (формуляр 25) (Приложение 7 (10)  

Касовите отчети се съставят въз основа на данните от входящите и изходящите касови ордери и приложените към тях оправдателни документи (ведомости за заплати или фишове за изплащане на заплати, заявления за финансова помощ и др.).  

Аритметична проверка за пресмятане на суми в касови отчети и счетоводни регистри, както и коректността на показаните салда.  

След това касиерът подписва, че всички входящи и изходящи документи са включени в последния касов отчет и няма пари, които да не са отписани като разход. След това действителната наличност на парите се проверява чрез цялостно преизчисляване, първо от касиер под надзора на комисия, а след това от ревизор. При несъответствие в сумите се прави преизчисление. В действителното салдо не са включени други ценности, както и каквито и да било постъпления. Пощенските марки и съдебните митнически марки се приемат по тяхната номинална стойност. По изключение сумите на изплатената част от заплатите, за които плащането продължава, могат да бъдат включени в действителния паричен баланс. Това се прави, за да не се затваря отчета предсрочно и да не се натоварва счетоводният отдел с неоправдано трудоемка работа в тази област. За да се разграничи платената част от извлечението от неплатената, е необходимо да се изчислят съответните суми и да се направи бележка срещу всяка платена  

Работата започва със записване на парични салда в края на деня за всяко касово извлечение и всяко банково извлечение. 300  

След въвеждане на данни и осчетоводяване на суми по сметки за всеки касов отчет или банково извлечение, трябва програмно да проверите коректността на въвеждането на данните.  

След като въведете данни за един касов отчет или банково извлечение от техните първични документи, преди да започнете да въвеждате данни за следващите касови отчети или банкови извлечения, трябва да въведете датата на обработка на информацията, посочена в първичните документи.  

Във всеки случай следвайте проста препоръка: отчетът за паричните потоци (паричният отчет) трябва да включва само това, което сте поставили в банката (към разплащателната си сметка), след като направите всички изчисления, какво остава при вас след приключване на всички транзакции и финансови транзакции .  

Първият, некапиталоемък, е да се увеличи честотата, с която центровете за печалба представят отчети за инвентара и паричните средства (както беше отбелязано, в момента те се подават на десетдневна база). Няма проблем с касовите отчети, тъй като във всеки случай те трябва да се генерират ежедневно.  

Има опасност количествените показатели да диктуват решения. Много често капиталовият бюджет се разглежда единствено като финансов документ, подобен на касов отчет. Столичният бюджет обаче включва големи суми пари. Решенията, които вземате, имат значително влияние върху настоящите и бъдещите печалби. Следователно това е общ инструмент за управление, който има за цел да подобри резултатите, измерени чрез финансовите резултати.  

Естествено, бизнес стратегията на M I като цяло е нетипична за повечето американски фирми, които са по-загрижени за осигуряване на краткосрочни печалби и тримесечни подобрения в бизнеса си, отколкото загриженост за бъдещ просперитет. Обикновено подобна стратегия в съвременния бизнес води до загуба на конкурентоспособност и фалит. По принцип, в стабилна икономическа среда, при разработването на система за финансово отчитане би било възможно да се ограничи до три колони от матрицата на Mobley. Но именно стабилността е най-дефицитното нещо в съвременния свят. Ето защо трябва да се обърне толкова много внимание на последния елемент от матрицата на Mobley - касовия отчет, който ви позволява да създадете динамична система за финансово отчитане на компанията.  

Следователно в системата за финансово отчитане днес такова важно място се дава на BDDS и касовия отчет. Информацията за състоянието на средствата в компанията винаги е от значение за настоящето. Касовият отчет не показва каква е стойността на компанията или нейните активи, да речем, преди 5 години. Планирането на паричните потоци не предполага, че утре ще можете да продадете целия си инвентар и да получите необходимите

Всички постъпления и тегления на пари в брой от организацията се записват в касовата книга. Броят на листовете в касовата книга се удостоверява с подписите на управителя и главния счетоводител.

Записванията в касовата книга се водят в хронологичен ред отделно за всеки документ в 2 екземпляра чрез копирна хартия с химикал. Вторите екземпляри на листовете се откъсват и служат за отчет на касата. Първите копия на листовете остават в касовата книга. Първият и вторият екземпляр на листа са номерирани с еднакви номера. В касовата книга няма заличавания и неуточнени корекции, тъй като те не са разрешени от Правилата. Корекциите в касовата книга се извършват чрез задраскване на неверни суми с тънка линия, за да може да се чете зачертаното, над задрасканото се записва коригираната сума, а най-отдолу (на празно място) клаузата „ се коригира за сумата от _____”. Сумата се посочва с думи и се заверява с подписите на касиера, както и на главния счетоводител.

Записванията в касовата книга се извършват от касиера веднага след получаване или издаване на пари за всяка поръчка или друг документ, който го замества.

Всеки ден в края на работния ден касиерът изчислява резултатите от транзакциите за деня. Това е общата касова бележка - дебитен оборот, от която се изважда общият разход - кредитен оборот. Използвайки салдото в касата в началото на работния ден, касиерът тегли останалите пари в касата в края на работния ден. Същият този баланс е балансът в началото на следващия ден.

След това касиерът прехвърля в счетоводния отдел като касиерски отчет втори лист за откъсване (копие от записите в касовата книга за деня) с входящи и изходящи касови документи срещу разписка в касовата книга. Счетоводният отдел внимателно проверява правилността на регистрацията на входящите и изходящите касови документи, съответствието на записите в отчета с данните на приложените към него документи, изчисленията на резултатите от транзакциите за деня и салдата в началото и края от работния ден. Проверяват се и сумите на получените и внесени в банкови институции парични средства по разплащателната сметка. След проверка на касовия отчет се въвеждат номерата на съответните сметки [Приложение 10].

Контролът върху правилното поддържане на касовата книга е на главния счетоводител. За тази цел главният счетоводител систематично анализира вписванията в регистъра на входящите и изходящите касови документи и проверява спазването на установения лимит за салдото на парите в касата и използването на паричните средства, получени в банката, по предназначение; своевременно и пълно връщане на банката на неизползваните средства, както и паричните постъпления. Отговорността за спазването на правилата за извършване на касови операции се носи от ръководителя на организацията, главния счетоводител и касиера.

2.3. Отразяване на касовите операции в счетоводните регистри

След проверка на всички записи в касовия отчет и приложените към него касови и разходни документи, извършените касови операции се отразяват в счетоводните сметки. За записване на получаването на пари в касата и издаването от касата се използва активна синтетична сметка 50 „Касиер“. Всички постъпления на средства в касата на организацията се отразяват в дебита на сметка 50 "Пари", а издаването на пари от касата се отразява в кредита на сметката. Наличността по сметката показва наличието на свободни парични средства в касата на дружеството в началото на месеца. Към сметка 50 „Каса“ могат да бъдат открити следните подсметки:

50-1 „Организационна каса”,

50-2 „Оперативна каса”,

50-3 „Касови документи“,

50-4 “Валутна каса”.

Подсметка 50-1 „Пари на организацията“ е предназначена за отчитане на средствата в главната каса на организацията.

Подсметка 50-2 „Оперативна каса“ се отваря, ако организацията има подразделения, разположени извън нейното местоположение, които не са отделни подразделения (магазини, оперативни зони и др.).

Подсметка 50-3 „Касови документи“ се използва за отразяване на операции, свързани с придобиването и използването на парични документи: пощенски марки, билети за пътуване, ваучери за санаториуми, ваканционни домове, платени самолетни билети.

Подсметка 50-4 „Валутна каса“ се използва от организацията при работа с пари в чуждестранна валута, например при изпращане на служители на организацията в командировки в чужбина.

Паричните операции трябва да бъдат документирани със съответните първични документи:

1) Приходен касов ордер КО-1; талон образец No 20 ИЗ

2) Разписка KV-1

3) Фактура за приходна наредба РП-4

Тези документи се използват за осчетоводяване на пари в касата. Капитализацията се извършва от касиера, който носи финансова отговорност за законността на паричните транзакции.

Издаването на пари от касата се извършва с помощта на касови ордери KO-2.

Масовите плащания на средства от касата се документират с фишове за заплати. Издава се разходен касов ордер за цялата сума по ведомостта.

Документите за издаване на пари от касата се подписват от касиера, главния счетоводител и ръководителя на организацията. За контрол на изпълнението на касовите операции в счетоводството се водят два дневника за записване на входящи и изходящи касови ордери.

Касовата бележка KO-1 е строга форма за отчитане и се регистрира в данъчната инспекция по мястото на регистрация на организацията като данъкоплатец.

Поправките и изтриванията в касовите документи са забранени. След регистриране на касови документи и записване на данните от тях в касовата книга, те се изчистват като „Получени“.

Регистър за аналитично отчитане на касовите операции е касовата книга. Листовете му трябва да бъдат номерирани, зашити и на последния лист подпечатан с печата на организацията със следния запис: „В тази книга n-тият брой листове са номерирани и зашити.“ Необходими са подписите на ръководителя на организацията, главния счетоводител и касиера.

Записванията в касовата книга се извършват ежедневно от касиера. В началото на работния ден той отразява салдото на паричните средства в касовата книга. След това през работния ден на базата на входящи и изходящи касови документи той записва номера на документа, от кого е получен или на кого е издаден. В края на работния ден касиерът изчислява общите суми за приходи и разходи и извежда остатъка в касата в края на деня. Записванията в касовата книга се извършват в два копия. Накрая една част от листа се откъсва и заедно със закрепените касови документи се предава в счетоводството срещу разписка като касиерски отчет.

Разрешено е поддържането на касова книга с помощта на средства за автоматизация, но само с писменото съгласие на касиера. В случай на поддържане на касова книга с помощта на технически средства се изготвят машинни диаграми „свободен лист на касовата книга“.

Таблица 2.3.1. Съответствие на фактури за получаване на средства в касата

Таблица 2.3.2. Кореспонденция на фактури за теглене на пари в брой от каса

Счетоводният регистър, в който се отразяват касовите операции въз основа на отчетите на касата и приложените към тях първични документи, е дневник № 1-APK. На лицевата му страна кредитният оборот по сметка 50 „Пари“ се записва в кореспонденция със съответните дебитирани сметки. На обратната страна на формуляра за дневник № 1-APK се натрупват дебитни обороти за сметка 50 „Пари“ в контекста на кореспондиращи сметки. Тук се отразява и паричното салдо в началото и края на месеца.

Записванията във формуляра за дневник № 1-APK се извършват в резултат на деня въз основа на отчетите на касата. В отчетите на касата, въз основа на приложените първични документи, счетоводителят въвежда кореспондентски сметки.

Сумите на хомогенните транзакции се изчисляват и резултатите, получени за деня в контекста на кореспондиращите сметки, се записват в реда на дневника на формуляр № 1-APK на лицевата и задната страна. В колоната „Дата (период)“ посочете датата на съставяне на отчета на касата, въз основа на който се правят записи в съответния ред на дневника за поръчки [Приложение 6].

В края на месеца в дневника за поръчки на формуляр № 1-APK оборотът за отчетния период по кредита и дебита на сметка 50 се изчислява в контекста на кореспондиращите сметки и взаимното съпоставяне на показателите, отразени в други дневници за поръчки на формуляри № 2-APK „Дневник за поръчки за заеми“ се извършват сметка 51 „Текуща сметка“, 3-APK „Дневник заповед за кредит на сметка 57 „Трансфери в движение“, 7-APK „Дневник за поръчка за сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“, 11-APK „Дневник за кредитни сметки 62 „Разплащания с купувачи и клиенти“, 90 „Продажби“, 92 „Неоперативни приходи и разходи“ и извлечения от формуляр № 25 -АПК „Отчет за аналитичното счетоводство за сметка 57 „Трансфери в движение“ и др. Салдото в края на месеца се определя по следния начин: общата сума на дебитния оборот за месеца се добавя към салдото в началото на месеца и се изважда общият кредитен оборот за същия период. Полученото салдо се сравнява с салдото в брой, отразено в последния отчет на касата. След взаимна проверка на показателите на дневника за поръчки на формуляр № 1-APK, резултатите от кредитния оборот по сметка 50 „Пари“ се прехвърлят от лицевата страна на дневника за поръчки в Главната книга, а съставните им суми по дебитирани сметки се прехвърлят в дебит на съответните кореспондиращи сметки.

Касова книга е документ, който записва всички транзакции за получаване и издаване на пари в брой от касата на организацията.

Касовата книга се води от касиера (или лице, което го замества). Той прави записи в нея ежедневно на базата на всеки входящ (ПКО) и изходящ (РКО) касов ордер. Но ако приходно-разходните транзакции не са извършени в някои дни, тогава книгата не трябва да се попълва за тези дати.

Една книга е предназначена за една календарна година. Но ако през годината един екземпляр от касовата книга не е достатъчен, тогава се започва друг - и вписванията продължават в хронологичен ред.

Една организация трябва да има само една касова книга, дори ако няколко вида дейности се извършват при различни данъчни режими.

Единственото изключение: само отделни подразделения (клонове) на юридическо лице поддържат собствена касова книга, но копия от книжните листове и първичните касови ордери се прехвърлят в централния офис в рамките на сроковете, определени от организацията.

ВНИМАНИЕ:От 1 юни 2014 г. е установена нова процедура за извършване на касови операции, според която индивидуалните предприемачи не могат да формализират и също така да не поддържат касова книга (Инструкции на Централната банка на Руската федерация № 3210-U).

Как се води касова книга

Книгата може да се съхранява както на хартиен носител, така и в електронен вид. Нека да разгледаме по-отблизо.

Касова книга на хартиен носител (2 варианта за поддържане)

1) Купува се готова книга, отпечатва се в печатница и се съхранява на ръка. Преди да го попълните, трябва да зашиете всички листове, да ги номерирате, да посочите общия брой страници на последния лист, след това да ги запечатате с восъчен или мастичен печат, подписи на ръководителя на организацията (или индивидуален предприемач) и главния счетоводител.

В края на работния ден след регистриране на касовата книга, т.нар. свободният лист остава в книгата, а свободният лист, т.нар. Отчетът на касата се откъсва и се прехвърля в счетоводния отдел за проверка и подписване, заедно с всички първични документи, съставени през деня: касов апарат, касов апарат, отчети и др.

2) Книгата се изготвя с технически средства (компютър и софтуер), след което се отпечатва и едва след това се подписва със саморъчен подпис. Редът е следният:

• Шаблонът на електронната касова книга (Word или Excel - няма значение) има 2 листа: горният (с надпис „Проба 3, 5, 7, 9 и т.н.) е свободен лист, а долният (с надпис „Проба 4, 6, 8, 10 и др.) – касиерски отчет. И двата листа са попълнени абсолютно еднакво.
• През деня касиерът (или лицето, което го замества) прави записи в касовата книга въз основа на всеки входящ (PKO) и изходящ (RKO) касов ордер.
• В края на работния ден книгата показва общата сума на приходите/разходите за деня и оставащите пари в касата към края на деня.
• След това горните 2 листа се отпечатват със същия пълнеж: свободен лист и касиерски отчет.
• Касиерът оставя свободните листове и ги съхранява в отделна папка, а в края на годината те се зашиват с телбод (с посочване на общия брой страници на последната страница на книгата), запечатват се, подписват се от ръководителя на организация (или индивидуален предприемач) и главния счетоводител.
• Листовете „Отчет на касата“ за съгласуване и подписване се прехвърлят в счетоводния отдел заедно с всички първични документи, генерирани през деня: парично сетълмент, касов апарат, заявление за аванс, платежни ведомости, заявление за издаване към сметката и др. И.

Листовете са номерирани във възходящ ред от началото на годината. В този случай в последния свободен лист на всеки месец и календарна година е необходимо да се посочи общият брой листове съответно за всеки месец и година.

Електронна касова книга

Той се съставя с помощта на технически средства (компютър, софтуер), като се отчита неговата защита от неоторизиран достъп, изкривяване, загуба на информация и се подписва с електронни подписи в съответствие с установените изисквания.

При използване на електронен подпис не е необходимо да разпечатвате книгата.

УКАЗАНИЯ ЗА ПОПЪЛВАНЕ НА КАСОВАТА КНИГА
(щракнете върху това поле за подробна информация)

ЗАГЛАВНА СТРАНИЦА:

Ред "Организация".Посочва се името на организацията (например LLC „Морков“). Ако книгата е попълнена от индивидуален предприемач, тогава ние посочваме това (например индивидуален предприемач Сергеев П.П.)

Редът по-долу показва името и кода структурна единицаВ организацията. При липса на структурни подразделения се поставя тире.

Ред „Код според OKPO“.Кодът OKPO е посочен според данните в известието от Росстат.

В средата на листапосочва периода, за който се изчислява касовата книга (обикновено една година), например: КАСОВА КНИГА за 2018 г.).

КАСОВ ЛИСТ:

Ред "В брой за".Посочва се датата, за която се генерира листът на касовата книга. . Посочен е и поредният номер на листа.

Колона “Салдо в началото на деня”.Отразява се сумата на паричното салдо към края на предходния ден. Просто казано колко пари има в касата преди започване на работа.

Колона "Номер на документа".Посочени са серийните номера на всички PKO и RKO, издадени през деня.

Колона „От кого е получено или на кого е издадено“.Пълното име на физическите лица или имената на организациите, индивидуалните предприемачи се изписват от съответния PKO или RKO.

Колона „Номер на кореспондираща сметка, подсметка“.Въвеждат се номерата на сметките от съответните PKO или RKO. Индивидуалните предприемачи не попълват това поле.

Колона "Входящи".Сумите на парите, получени в касата (в рубли и копейки), се посочват въз основа на всеки касов ордер.

Колона "Разходи".Сумите на парите, издадени от касата (в рубли и копейки), се посочват въз основа на всеки касов ордер.

Колона "Трансфер".Отразена е общата сума на приходите и разходите на всички предходни редове в таблицата.

Ред „Общо за деня“.Вписва се общата сума на получените и издадени пари за целия ден.

Редът „Салдо в края на деня“.Посочено е салдото на парите в касата. Изчисляваме по формулата: Салдо в началото на деня + сума на приходите – сума на разходите. Изчислената сума и действителното салдо трябва да съвпадат.

След това касиерът поставя подписа си с препис. Счетоводителят, който проверява книгата, също поставя своя подпис с преписа, а също така посочва броя на входящите и изходящите касови ордери, издадени на ден.

Забележка: при попълване на касовата книга с химикал всички редове на таблицата, които остават непопълнени, се задраскват с буквата „Z“.

Касов лист (снимката е увеличена)