Актуальность вопроса об этапах процесса руководства связана с тем, что он красной нитью проходит через всю деятельность организации. Эффективность можно сравнить с часами. Отлаженный и четкий механизм приведет к планируемому результату. Вместе с тем хорошей системе менеджмента свойственна гибкость - способность приспосабливаться к новым условиям.
Сущность управления
Под управлением подразумевается руководство объектом или субъектом (человеком). Менеджмент как процесс является совокупностью различных видов деятельности, координации, поддержания порядка, необходимых для успешной работы предприятия, достижения целей и развития.
Процесс управления включает в себя решение тактической и стратегической задачи:
- задача, связанная с тактикой, требует поддержания гармонии, целостности и результативности элементов управляемого объекта;
- стратегия подразумевает развитие, усовершенствование и позитивное изменение состояния.
Характеристика процессов управления
Процесс управления является непрерывным и цикличным. Он состоит из управленческого труда, предмета, средств и конечного продукта. Управление любым объектом связано с периодической повторяемостью отдельных этапов работы. Это могут быть фазы сбора и анализа данных, выработки организации его выполнения.
Технология процесса управления совершенствуется вместе с развитием организации. Если руководитель запаздывает, принимая решения, то управленческий процесс становится хаотичным, инерционным.
Замкнутая последовательность управленческих действий, повторяющихся для достижения целей, называется циклом менеджмента. Началом цикла становится выявление проблемы, итогом - достижение рабочего результата. Периодичность управленческих процессов помогает найти общие для организаций разного профиля закономерности и принципы.
Принципы менеджмента
Основы процессов управления выражены через фундаментальные принципы. Они объективны и согласованы с законами менеджмента. Список общих принципов менеджмента, который можно найти в учебниках, не маленький. Среди них выделяют:
- целенаправленность;
- обратную связь;
- преобразование информации;
- оптимальность;
- перспективность.
Формирование и деятельность системы менеджмента опирается на несколько других принципов.
Разделение труда | Функции менеджмента отделяются друг от друга и становятся основой для структуры управления. Появляются отделы, бригады, выполняющие разные, но единые виды работ. |
Объединение функций | Сочетание операций в управленческих функциях. Взаимосвязь функций управляющих органов с внутренней структурой. |
Центризм и независимость | Процесс управления и организационная структура остаются централизованными и независимыми от внешней среды. |
Подчинение в системе управления | Информационный поток по ступеням связывает высшее, среднее и низовое управленческое звено. |
Осуществление принципов способствует эффективному объединению управленческих функций, укреплению связей на всех уровнях управленческих органов.
Управленческие функции
Профессиональную деятельность менеджеров поэтапно отражают управленческие функции.
Группировка функций | Процесс управления включает в себя виды деятельности |
Общие (универсальные) функции | Планирование, осуществление прогнозов, координация, организация, контроль, учетная функция и другие. Способствуют развитию, совершенствованию и взаимосвязи управленческих процессов. |
Специальные функции | Администрирование, управление персоналом, мотивация. Как инструменты для общих функций, они помогают организовать продуктивную деятельность. |
Вспомогательные функции | Обслуживание управленческих процессов для успешного функционирования всех |
По характеру деятельности выделяют функции, применяемые в различных сферах, связанные с производством, хозяйственной частью, экономикой, технологией.
Анри Файоль поделил функции управления промышленной организацией на 6 групп: административная, коммерческая, производственная, бухгалтерская, страховая и учетная деятельность.
Этапы процесса управления
Каждое управленческое действие и решение сопровождается единством информации, целей, социума и других аспектов. Сущность менеджмента отражает который может быть представлен как совокупность этапов.
Процесс управления включает этапы, которые непрерывно чередуются.
Кроме вышеперечисленных этапов, к процессу управления относят действия по реализации управленческого решения.
7 этапов процесса управления персоналом
Управленческие задачи в сфере человеческих ресурсов разнообразны. Процесс управления персоналом состоит из семи этапов.
- Планирование кадрового обеспечения всех функций предприятия.
- Привлечение персонала, формирование кадрового резерва, отбор и наем.
- Трудовая мотивация. Создание материальной (заработная плата, премии) и нематериальной системы мотивации для формирования стабильного коллектива.
- Система адаптации и профориентации сотрудников. В результате каждый должен быстро войти в работу, знать корпоративные цели, понимать суть и требования к своей деятельности.
- Оценка сотрудников и труда. Оценка знаний, умений, навыков для эффективной работы. Система оценки труда каждого и информирование коллектива в целом.
- Перемещение, планирование карьеры, ротация кадров.
- Подготовка кадров на смену руководителям. Повышение квалификации управленческих работников.
Эффективный процесс управления персоналом невозможен без развития и повышения профессионального потенциала трудящихся. Этот фактор становится решающим в производстве и производительности труда.
Управление проектами
Процессы управления проектами представляют собой совокупность функций и определенных видов деятельности.
Весь проект и каждого исполнителя можно оценить, используя ряд показателей. Это объем, период и качество проведенных работ в соответствии со сроками, объем вложенных ресурсов (материальных, финансовых), кадровый состав проектной группы, предполагаемый уровень риска.
Процессы управления проектами связаны с решением следующих задач:
- формулирование целей проекта;
- поиск и выбор вариантов решений по выполнению проекта;
- создание структуры (команда исполнителей, ресурсы, сроки и бюджет);
- связь с внешней средой;
- руководство командой исполнителей и координация хода работ.
Управление информацией
Информация представляет собой совокупность знаний, сведений о каком-либо событии, факте, явлении или процессе. В управлении производством информация становится необходимым средством связи, коммуникации между сотрудниками.
Большое значение информации в системе управления связано с ее универсальностью. Она является не только предметом и продуктом управленческого труда, но и совокупностью данных о состоянии системы управления, внутренней и внешней среды.
Процессы управления информацией представляют собой этапы сбора, передачи, преобразования, обработки и применения информации. В качестве отдельных процессов выделяют хранение и уничтожение информационной базы.
Управление рисками
Управление рисками на любой фирме является не разовым мероприятием, а постоянной необходимостью. Риск-менеджмент стал этапом управления бизнесом, без которого невозможно получение прибыли, достижение целей. включает в себя пять этапов направленных действий.
В практической деятельности данные процессы не всегда выполняются в данной очередности или могут осуществляться одновременно.
Общая картина должна быть дополнена обратной связью для каждого из этапов, означающей возвращение при необходимости на пройденный этап. Итоговый этап связан с выводами и конечной оценкой. Итоги необходимо использовать при работе над оценкой и минимизацией рисков в будущем.
Управление технологией производства
Зависят от организационной структуры, которая представлена на современных предприятиях в трех вариантах.
- Централизованный способ управления предполагает сосредоточение функций в отделах. На производстве фактически присутствует только линейное руководство. Поэтому централизация применима только на небольшом производстве.
- Децентрализация - структура процесса управления связана с передачей цехам всех функций. Цеха становятся частично независимыми подразделениями.
- Сочетание централизации и децентрализованной системы используют большинство производственных предприятий. Оперативные вопросы решаются в цехах или бюро, а методика управления и контроль качества остаются за управленческими отделами. Цеха имеют собственные управленческие аппараты и ведут весь технологический процесс.
Управление финансами
Система управления финансами должна присутствовать даже на небольшой фирме и состоять не только из бухгалтерии. Процесс управления включает в себя пять направлений финансовой работы.
Контроль бизнес-процессов | Помогает выявлять возможные потери денежных средств |
Создание финансового отдела | Финансовая структура и выделение финотделов - это четкое распределение ответственности, эффективный контроль денежных потоков. |
Контроль перемещения денег и товаров | Осуществляется с помощью финансового плана денежных потоков. |
Внедрение управленческого учета | Внедряется после разработки показателей для оценки состояния финансов, эффективности отделов. |
Бюджетное управление | Процесс управления включает в себя на основе аналитической информации финотделов. |
Анализ процесса управления
Главной целью управленческого анализа является обеспечение руководства информацией для принятия обоснованных решений. К нему относят три направления анализа:
- ретроспективный (исследует информацию о прошлых событиях);
- оперативный (анализ текущей ситуации);
- перспективный (краткосрочный и стратегический анализ возможной ситуации в будущем).
Совершенствование системы управления
Процесс совершенствования управленческой системы проводится на основе анализа данных управленческого, бухгалтерского учета. Для оценки ее эффективности необходимо рассчитать ряд коэффициентов: управляемость, уровень автоматизации труда, экономичность труда, экономическую эффективность управления, результативность управления, производительность труда.
Совершенствование управленческой системы - это неизбежный процесс для успешной организации. На этом этапе процесс управления включает в себя, например:
1) аудит управленческой системы;
2) проверку соблюдения законодательства, международных стандартов, рекомендаций Банка РФ;
3) разработку мер по совершенствованию управленческой системы и актуализацию внутренней документации;
4) сотрудничество совета директоров с акционерами и формирование предложений.
Современное состояние общества и экономики способствует переосмыслению менеджмента и профессионализма управляющего. Для руководителя становится актуальной активная работа на развитие персонала, главного ресурса предприятия. Успешный управленец умеет смотреть в будущее, проявлять гибкость в принятии решений при полной непредсказуемости внешней среды.
Сущность менеджмента раскрывает также содержание деятельности лиц, занимающихся управлением. Труд в этой сфере носит название управленческого. По сравнению с другими видами труда, он имеет ряд особенностей, выражающихся в характере самого труда, его предмете, результатах и применяемых средствах. У них особый предмет труда - информация, преобразуя которую они принимают решения, необходимые для изменения состояния управленческого объекта. Таким образом, в качестве орудий труда работников менеджмента выступают средства работы с информацией. Результат же их деятельности оценивается по достижению поставленных целей.
Менеджмент, хотя и играет вполне определенную роль в организации, тем не менее, как бы пронизывает всю организацию, касаясь и затрачивая практически все сферы ее деятельности. Однако при всем многообразии взаимодействия менеджмента и организации можно достаточно четко определить границы деятельности, которые составляют содержание менеджмента, а также достаточно четко идентифицировать субъектов управленческой деятельности менеджеров.
Управление организацией предстает в виде процесса осуществления определенного типа взаимосвязанных действий по формированию и использованию ресурсов организации для достижения ей своих целей. Менеджмент не эквивалентен всей деятельности организации по достижению конечных целей, а включает в себя только те функции и действия, которые связанны координацией и установлением взаимодействия внутри организации с побуждением к осуществлению производственной и других видов деятельности, с целевой ориентацией различных видов деятельности и т.п.
Содержание и набор действий и функций, осуществленных в процессе управления, зависят от типа организации (деловая, административная, общественная, образовательная, армейская и т.д.), от размеров организации, от сферы ее деятельности (производство товаров, оказание услуг), от уровня в управленческой иерархии (высший, средний и нижний уровень управления), от функций внутри организации (производство, маркетинг, кадры, финансы) и еще от многих факторов.
Чтобы выполнить сложные и ответственные функции, менеджеры должны иметь специальные знания и обладать способностью использовать их в повседневной работе по управлению предприятиями. Требования к их профессиональной компетенции условно делятся на две группы.
К первой группе относится:
- А) умение обосновывать и принимать решения в ситуациях, для которых характерны высокая динамичность и неопределенность;
- Б) высокая информированность (информация - это знание) по вопросам развития отрасли, в которой работает предприятие: состояние исследований, техники, технологии, конкуренция, динамика спроса на продукцию и услуги и т.д.;
- В) знакомство с опытом менеджмента на других предприятиях в разных отраслях;
- Г) способность управлять ресурсами, планировать и прогнозировать работу предприятия, владение способами повышения эффективности управления;
- Д) умения использовать современную информационную технологию, средства коммуникации и связи.
Вторая группа требований к профессиональной компетенции менеджера связана с их способностью работать с людьми и управлять самими собой. К ним можно отнести:
- А) владение искусством управления человеческими ресурсами;
- Б) владение искусством налаживания внешних связей;
- В) способность к самооценке, умение делать правильные выводы и непрерывно повышать квалификацию - знания и умения.
В тоже время, важным фактором повышения результативности менеджмента является разделение труда менеджеров, то есть специализация управленческих работников на выполнение определенных видов деятельности (функций), разграничение их полномочий, прав и сфер ответственности.
В практике выделяют следующие виды разделения труда менеджеров:
- А) функциональное;
- Б) структурное;
- В) технологическое;
- Г) профессионально-квалификационное.
Функциональное разделение труда основывается на формировании групп работников управления, выполняющих одинаковые функции менеджмента: планирование, организовывание, контроль и т.д. Таким образом, одни работники аппарата управления специализируются на работах по планированию, другие направляют свои усилия на организацию работ по выполнению планов, третьи являются специалистами по контролю хода, измерению результата и оценке работ и т.д.
Структурное разделение труда менеджеров строиться исходя из таких характеристик управляемого объекта как организационная структура, масштабы, сферы деятельности, отраслевая или территориальная специфика. В силу большого разнообразия факторов, воздействующих на структурное разделение труда, оно специально для каждой организации. В то же время можно выделить некоторые общие черты специализации, касающиеся, прежде всего, вертикального и горизонтального разделения труда менеджеров.
Вертикально разделение труда построено на выделении трех уровней управления: низшего, среднего, высшего.
К низшему уровню относятся менеджеры, имеющие в своем подчинении работников преимущественно исполнительского труда. Они осуществляют управление такими первичными подразделениями, как бригады, смены, участки.
Средний уровень - самый многочисленный. Он состоит примерно, из 50 - 60 % общей численности управленческого персонала организации и включает в себя менеджеров, ответственных за ход производственного процесса в подразделениях, которые состоят из нескольких первичных образований. Сюда же входят менеджеры штабных и функциональных служб аппарата управления предприятия. Его филиалов и отделений, а также руководство вспомогательных и обслуживающих производств, целевых программ и проектов.
Высший уровень - это администрация предприятия, осуществляющая общее стратегическое руководство организации в целом, ее функциональными и производственно - хозяйственными комплексами. В него входят всего 3 - 7 % общего управленческого персонала.
Фактическое число уровней на предприятиях характеризуется большим разнообразием и колеблется от одного - двух на малых предприятиях до восьми - десяти в крупных объединениях и корпорациях. Соответственно меняется и содержание задач, которые решаются на разных уровнях менеджмента. Общим является то, что на каждом из них, предусматривается определенный объем работ по функциям управления. Это - горизонтальное разделение труда менеджеров по функциям.
Функциональная структура работ на каждом уровне неодинакова. При движении от низшего уровня к высшему, увеличиваются число и сложность задач по составлению планов и организации всей работы предприятия, повышается значение контрольной функции. На низшем и среднем уровнях менеджеры заняты координацией совместной деятельности людей. Поэтому эта функция, наряду с мотивированием, становится наиболее важной. Более глубокое горизонтальное разделение труда менеджеров предполагает их специализацию по ключевым сферам деятельности, образующим подсистемы предприятия. Специалисты выделяют пять подсистем, а именно: персонал, исследования и разработки, маркетинг, производство и финансы.
Техническое и профессионально - квалификационное разделение труда менеджеров учитывает виды и сложность выполняемых работ. По этим критериям в составе аппарата управления организацией выделяют три категории работников: руководителей, специалистов, служащих. С точки зрения технологии процесса управления задачи руководителей сводятся к принятию решений и организации их практической реализации, специалисты же осуществляют проектирование и разработку вариантов решений, а служащие занимаются в основном информационным обеспечением всего процесса.
Существует множество различных моделей разработки и принятия управленческих решений.
Соответственно, они основаны на следующих предположениях:
- * может быть собрана вся необходимая информация, причем она является неискаженной;
- * проблема может быть точно и однозначно определена;
- * цели независимы и неконфликтны;
- * может быть создано полное множество альтернатив;
- * существует точная количественная связь между каждой альтернативой и целями;
- * может быть выбрано лучшее из имеющихся вариантов в смысле всех поставленных целей.
Рациональные модели принятия решений в зависимости от степени формализации этого процесса делят на решения со слабой (нечеткой) и сильной (четкой) структурой
Для формирования решений со слабой структурой, не формализуются цели и ограничения. Кроме того, не описывается влияние на них каждого из вариантов решений.
При принятии серьезных, т.е. дорогостоящих, важных, имеющих долгосрочные последствия решений без детальной формализации, как правило, нельзя. Поэтому для такого рода решений существенно детализируется блок "Оценка и выбор".
Укрупненный алгоритм выбора решения с четко выраженной структурой:
- 1. формирование множества переменных и параметров в составе
- * разрешающих переменных, значения которых свободно выбираются ЛПР (множество, из которого будет осуществляться выбор);
- * множество внешних или экзогенных переменных, которые не контролируются ЛПР;
- * множество параметров, значения которых считаются вполне определенными и также не зависят от ЛПР;
- 2. разработка системы целей (критериев), которые будут учитываться при принятии решений;
- 3. описание связей целей, переменных и параметров, т.е. формирование модели;
- 4. в общем случае требуется разработка методов оценки результатов вариантов решений для возможности выбора из них наилучшего.
На смену такому подходу пришла ограниченная рациональность. Так, согласно М. Веберу, проблемы общества происходят из-за того, что решения нерациональны и продиктованы эмоциями. Выход - идеальная бюрократия. Для разработки УР должны быть разработаны специальные правила и процедуры. Власть зависит от уровня иерархии. Информация проходит наверх без задержки и искажений, но правильно отфильтрованная. В результате, исходя из строго определенных целей и с учетом ограничений, могут быть приняты оптимальные решения, хотя и на неполной информации. Соответственно, необходимо знание зависимости значения цели от выбранного варианта.
Описать организационную структуру управления
Организационная структура управления - совокупность специализированных функциональных подразделений, взаимосвязанных в процессе обоснования, выработки, принятия и реализации управленческих решений. Графически чаще всего изображается в виде иерархической диаграммы, показывающей состав, подчиненность и связи структурных единиц организации.
Организационная модель - это принципы формирования подразделений, делегирования полномочий и наделения ответственностью. По сути, организационная модель показывает, как сформировать подразделение.
На практике применяют следующие принципы формирования подразделений:
- * функциональная модель: «одно подразделение = одна функция»;
- * процессная модель: «одно подразделение = один процесс»;
- * матричная модель: «один процесс или один проект = группа сотрудников из разных функциональных подразделений»;
- * модель, ориентированная на контрагента: «одно подразделение = один контрагент (клиент или клиентская группа, поставщик, подрядчик и пр.);
Последняя модель применяется в случае, если рынок контрагента ограниченный. Например, в случае если число потребителей сильно ограничено, целесообразно применить модель, ориентированную на клиента или клиентскую группу: «одно подразделение = один клиент».
В большинстве же случаев распространение получили функциональная и процессная модели, а также их различные модификации.
Процесс управления с содержательной стороны может выглядеть так (рис. 8.3.1.):
Методологическое содержание,
Функциональное содержание,
Экономическое содержание,
Социальное содержание
Методологическое содержание процесса управления предполагает выделение определенных этапов, отражающих как общие черты трудовой деятельности человека, так и специфические черты управленческой деятельности Этапы характеризуют последовательность качественного изменения работ в процессе управления, являясь ступенями внутреннего развитиявоздействия в каждом акте его осуществления
Этап – это совокупность операций (действий), характеризующихся качественной определенностью и однородностью и отражающих необходимую последовательность их существования.
Процесс управления можно представить как последовательность следующих этапов
Постановки цели (целеполагание),
Оценки ситуации,
Выработки управленческого решения.
Раскроем поэтапную последовательность процесса управления наглядно (рис. 8.3.2).
Рис. 8.3.2.
Цель –это представление руководителя о том, какой должна быть управляемая им система. В научном определении её можно сформулировать как идеальный образ желаемого, возможного и необходимого состояния системы. Процесс управления начинается с постановки цели воздействия. Если он является сознательно осуществляемым процессом, целенаправленным и целесообразным, он может начинаться только с уяснения, определения и постановки цели воздействия.
Ситуация – это состояние управляемой системы, оцениваемой относительно цели. Под ситуацией было бы неправильно понимать лишь отклонение от программы либо конфликтные случаи работы. Управление осуществляется независимо от того, есть отклонение или нет, конфликтна или неконфликтна обстановка. Состояние системы никогда не может быть тождественно цели, следовательно, всегда существует ситуация.
Отличие ситуации от цели, как правило, включает множество противоречий. Акт воздействия необходим для разрешения этих противоречий,для приближения состояния системы к цели. Но это возможно лишь в том случае, если мы найдём ведущее противоречие, разрешение которого поведёт за собой разрешение всех остальных.
Проблема – это ведущее противоречие ситуации и цели, на разрешение которого должно быть направлено воздействие. Без определения проблемы невозможно управленческое решение.
Управленческое решение – это нахождение путей разрешения проблемы и организационная работа по реализации решения в управляемой системе. Является заключительным этапом процесса управления, его соединением с процессом производства, импульсом воздействия управляющей системы на управляемую.
Функциональное содержание процесса управления . Оно проявляется в масштабной последовательности и предпочтительности реализации основных функций управления. Здесь можно выделить следующие этапы:
Планирование;
Организация;
Мотивация;
Контроль.
Функция руководства осуществляется по этим этапам.
Экономическое содержание процесса управления. Оно обусловлено тем, что в процессе управления находит своё выражениеиспользование ресурсов производства – от оценки их наличия до превращения в продукт. Исходя из этого экономическое содержание процесса управления можно представить как этапы использования ресурсов, движения фондов, которое осуществляется трудом в управляемой системе, но определяетсядеятельностью управляющей системы. Экономическое содержание процесса управления можно выразить в следующих этапах:
Установление экономических потребностей;
Оценка наличия ресурсов;
Распределение ресурсов;
Использование ресурсов.
Организационное содержание процесса управления. Оно проявляется в последовательности использования организационных рычагов воздействия по этапам:
Регламентирования;
Нормирования;
Инструктирования;
Ответственности.
Каждый акт воздействия предполагает, что руководитель должен чётко сформулировать задание (что надо сделать). Это регламент, который может быть различным по продолжительности действия. Далее нужно установить их допустимые отклонения. Это нормативы. Затем определяется, как лучше выполнять задание, что использовать, чем руководствоваться и пр. Это инструктирование. Каждое задание должно предполагать указание на меру ответственности за невыполнение его или неправильное выполнение.
В многоуровневой системе управления организационное содержание процесса управления проявляется также в порядке взаимодействия различных звеньев и уровней данной системы управления. Порядок взаимодействия определяется характером конкретной цели, особенностями ситуации, что не позволяет построитьобщую схему организационного взаимодействия звеньев и ступеней системы. Она различна по каждому конкретному акту воздействия.
Социальное содержание процесса управления раскрывается ролью человека в его осуществлении. Каждый этап процесса управления предполагает непременное участие человека. При этом процесс управления требует механизации и автоматизации выполнения его операций. Наиболее приемлемыми для использования современной техники являются этапы оценки ситуации, поиска проблемы и разработки вариантов решения, т.е. те этапы, выполнение которых в значительной степени зависит от обработки информации.
Следовательно, социальное содержание процесса управления можно представить последовательностью сугубо человеческих и человеко-машинных операций. При любой степени механизации управленческого труда процесс управления начинается и заканчивается сугубо человеческой деятельностью.
Процесс управления представляет собой последовательность действий работников управления, направленных на достижение целей организации.
Процесс управления можно рассматривать с различных точек зрения: с содержательной, анализируя сущность (содержание) и последовательность деятельности на каждом из этапов процесса управления; с информационной, анализируя процессы обработки, передачи и хранения информации, происходящие в системе управления; с модельной, используя математические модели описания процесса управления; с критериальной, анализируя преемственность и взаимозависимость целей и критериев оценки деятельности системы управления на различных этапах процесса управления.
При анализе процесса управления с любой точки зрения следует иметь в виду, что он носит циклический, спиралевидный характер. Процесс управления начинается с момента установления взаимосвязей между субъектом и объектом управления и заканчивается только с исчезновением этих взаимосвязей.
С содержательной точки зрения в процессе управления можно выделить следующие этапы (рис. 3.2.1): прогнозирование, планирование, организация, координация, стимулирование (мотивация) и контроль.
Прогнозирование представляет собой процесс исследования, направленный на выяснение тенденций развития предприятия и его внешней среды.
Планирование - это процесс разработки планов деятельности и развития предприятия, формирование целей предприятия и его подразделений.
Организация - это процесс размещения в пространстве и во времени ресурсов, необходимых для достижения целей, и определение способов их интеграции и взаимодействия.
Координация - это регулирование взаимодействия ресурсов в процессе достижения цели.
j
Стимулирование
\1/
Координация
- Ф
Контроль
Рис. 3.2.1 - Этапы процесса управления
Стимулирование представляет собой совокупность действий субъекта управления, побуждающих людей делать то, что считает нужным субъект.
Контроль представляет собой процесс, позволяющий судить о степени достижения цели, состоянии субъекта и объекта управления и состоянии внешней среды.
Информационная сторона процесса управления. С информационной точки зрения процесс управления представляет собой последовательность следующих этапов (рис. 3.2.2): сбор первичной (начальной) информации; ее регистрация, передача и сохранение на информационном носителе; логическая и математическая обработка первичной информации, в результате чего получается синтетическая информация, которая может быть оформлена в виде документа; предоставление синтетической информации субъекту управления; если субъект управления считает, что предоставленной информации достаточно для принятия управленческого решения, то осуществляется переход к пункту (6), в противном случае происходит сбор дополнительной первичной информации, ее регистрация, обработка и предоставление субъекту управления вновь полученной синтетической информации; принятие субъектом управленческого решения; документальное оформление решения; архивизация документов;
Доведение решения до исполнителей. После этого исполнители совершают определенные действия, что ведет к изменению состояния управляемого и (или) управляющего объектов, обновлению первичной информации.
Технология процесса управления. Технология процесса управления представляет собой порядок взаимодействия работников аппарата управления, информации и технических средств управления при выполнении какой-либо управленческой деятельности. Если технология процесса управления оформляется документально, то в документе указывается: что должно быть сделано; срок выполнения; исполнитель; необходимые ресурсы; методика исполнения; место исполнения; как должен быть оформлен результат. Именно с помощью технологии каждый из этапов процесса управления может быть расчленен на различные операции и процедуры.
Операция является первичным (или минимальным) элементом процесса управления. Под операцией понимается законченное действие, выполняемое вручную или с помощью технических средств и направленное на достижение поставленной цели.
Совокупность (или группа) логически взаимосвязанных и приводящих к решению какой-либо задачи операций представляет собой процедуру. Процедуры могут быть как формальными, т.е. закрепленными в каких-либо нормативных актах, так и неформальными. Примером формальной процедуры может служить прием на работу нового сотрудника, а примером неформальной процедуры - проведение переговоров с партнерами по бизнесу.
Классифицировать операции и процедуры можно по разным критериям.
Во-первых, их подразделяют на повторяющиеся, постоянно выполняемые работниками аппарата управления, и эти процедуры поддаются измерению, анализу, нормированию и проектированию; неповторяющиеся, характерные для творческих процессов в управлении. Во-вторых, по степени автоматизации выделяют ручные, автоматизированные и автоматические операции и процедуры. В-третьих, по содержанию управленческие операции и процедуры подразделяются: на информационные, связанные с обработкой, передачей и сохранением какой-либо информации; логико-мыслительные, связанные с выработкой и принятием управленческих решений; организационные, связанные с кадровой работой, постановкой задач перед исполнителями и администрацией.
Процесс управления - это деятельность органов и кадров управления по воздействию на объект управления с помощью выбранных методов для достижения намеченных целей. Процесс управления обладает общими чертами с процессами, происходящими в социальной системе. Он определяется объективными законами функционирования и развития этой системы и в то же время в определенной мере зависит от субъективных факторов.
Различают:
методологическое содержание процесса управления, которое предполагает выделение закономерно следующих этапов, отражающих как общие черты трудовой деятельности человека, так и специфические черты управленческой деятельности. Исходя из этого, процесс управления можно представить как последовательность четырех основных этапов: целеполагания, оценки ситуации, определения проблемы, управленческого решения;
Методологическое содержание управления предполагает представление процесса управления в виде последовательности четырех его этапов: определения цели, оценки ситуации, определения проблемы и отыскания решения управленческого решения (рис. 13).
^ Цель - это представление руководителя о том, какой должна быть управляемая им система, т. е. это идеальный образ желаемого, возможного и необходимого состояния. Процесс управления начинается с уяснения, определения и постановки цели воздействия. Категория «цель» означает планируемый результат, выступающий как единство желаемого и возможного.
^ Ситуация - это состояние управляемой системы, оцениваемое относительно цели. Ситуация характеризуется совокупностью учитываемых факторов, измеряемых показателей (переменных) и их оценкой. Состояние системы никогда не может быть тождественно цели. Следовательно, всегда существуют ситуации, которые нужно оценивать.
^ Проблема - это противоречие между желаемым (целью) и действительностью (ситуацией). Для его разрешения, для приближения системы к цели необходим акт воздействия. Противоречие, на разрешение которого должно быть направлено воздействие, и есть проблема. Без определения проблемы невозможно никакое управленческое решение.
^ Управленческое решение как заключительный этап процесса управления представляет собой нахождение путей разрешения проблемы и организационную работу по практическому ее разрешению в управляемой системе. Решение является заключительным этапом процесса управления, его соединением с процессом производства, импульсом воздействия управляющей системы на управляемую.
· функциональное содержание процесса управления, проявляющееся в масштабной последовательности и предпочтительности реализации основных функций управления. Здесь выделяют этапы: планирования, организации, контроля и регулирования. Функции стимулирования и обучения осуществляются по этапам управления;
· Функциональное содержание процесса управления проявляется в масштабной последовательности и предпочтительности реализации основных функций управления. Здесь можно выделить следующие формы проявления целенаправленного воздействия на коллективы людей (рис. 16):
· планирование, прогнозирование - выработка и постановка целей и задач в сфере управления производством, а также определение путей и средств реализации планов для достижения поставленных целей;
· ^ организация - создание новых и упорядочение функционирующих организационных структур управления как элементы процесса реализации планов;
· ^ координация, регулирование - обеспечение необходимой согласованности действий людей как элемент процесса реализации намеченных планов;
· ^ стимулирование, активизация-побуждение людей к действию, предусматривающее обеспечение повышения эффективности деятельности системы управления как элемент процесса реализации планов;
· ^ контроль, анализ, учет - систематическое наблюдение за деятельностью людей для выявления отклонений от установленных норм, правил и требований в процессе реализации планов.
экономическое содержание процесса управления, воплощенное в следующих этапах: установление экономических потребностей оценка наличия ресурсов, распределение ресурсов, использование ресурсов;
Процесс управления имеет и экономическое содержание. Оно
обусловлено тем, что в процессе управления находит свое выражение использование ресурсов производства - от оценки их наличия до превращения в продукт. Исходя из этого, экономическое содержание процесса управления можно представить как этапы использования ресурсов, движения фондов, которые осуществляются трудом в управляемой системе.
Экономическое содержание процесса управления проявляется при выполнении следующих этапов (рис. 14):
^ установление экономических потребностей;
^ оценка наличия ресурсов;
Распределение ресурсов;
Использование ресурсов.
социальное содержание процесса управления, раскрываемое ролью человека в его осуществлении, поскольку субъектом и объектом социального управления всегда является человек;
Каждый этап этого процесса (целепо-лагание, оценка ситуации, определение проблемы, принятие управленческого решения) предполагает непременное участие человека.
организационное содержание процесса управления , которое проявляется в последовательности использования организационных рычагов воздействия: этапы регламентирования, нормирования, инструктирования, ответственности;
Организационное содержание процесса управления проявляется в последовательности использования организационных рычагов воздействия - этапов (рис. 15):
^ регламентирования (регламент - совокупность правил, положений, определяющих порядок выполнения работ);
Нормирования - показателя, характеризующего относительную величину (степень) использования орудий и предметов труда, живого труда, денежных средств и др., их расходования на единицу продукции, площади, веса и т. п.;
^ инструктирования - процесса разъяснения порядка и способа выполнения какой-либо работы или действия;
^ указания на меру ответственности за невыполнение или неправильное выполнение порученной работы.
информационное содержание процесса управления , состоящее в последовательности выполнения информационных работ: этап поиска информации, комплектования информации, обработки информации, передачи информации (91).
Информационное содержание процесса управления проявляется в последовательности выполнения работ в процессе управления на следующих этапах (рис. 17):
Поиск информации;
Комплектование информации;
Обработка информации;
Передача информации.
Свойства процесса управления. Процесс управления обладает специфическими свойствами, которые отражают его особенности (рис. 18).
Свойство изменчивости (динамичности ) проявляется в постоянном изменении процесса управления по его направленности, проблематике, характеру осуществления, а также в динамичности взаимодействия различных его этапов и операций. Процесс управления переходит с одной ступени системы управления на другую, осуществляясь в различном взаимодействии звеньев управления.
Свойство устойчивости проявляется в возникновении в процессе управления и соответствующем закреплении определенных каналов его осуществления. Они образуют естественную структурную основу системы управления, которая закрепляется в организационных актах ее стабилизации и служит системообразующим фактором процесса управления. Благодаря такому свойству образуется собственно система управления, которая представляет собой совокупность устойчивых связей процесса управления между звеньями, которые его осуществляют.
^ Свойство непрерывности процесса управления может проявляться по-разному в зависимости от уровня управления, особенностей самого процесса производства (является ли оно единичным, серийным, массовым и пр.). Но сама суть названного свойства от этого не меняется.
^ Свойство дискретности дополняет свойство непрерывности и в определенном смысле противоположно ему. Оно проявляется в том, что процесс управления протекает неравномерно, вначале как бы накапливая потенциал воздействия при постановке цели, оценке ситуации, определении проблемы и далее превращаясь в импульс для активной организационной работы на этапе решения. Это свойство отражает специфику управленческой деятельности и не отрицает необходимости равномерного ритма работы.
^ Свойство последовательности . Как отмечалось выше, процесс управления не может быть построен по своим этапам иначе, как в последовательности цель, ситуация, проблема, решение, причем каждый из этих этапов является обязательным. Например, если решение вырабатывается только лишь на основе цели управления, без достаточно тщательного учета существующего положения дел, реальных условий работы, сложившихся обстоятельств, то такой процесс управления не может быть эффективным, потому что в этом случае решения оказываются либо ошибочными, либо преждевременными, либо просто волюнтаристскими. Возможна и другая крайность, когда в процессе управления недостаточно внимания уделяется целеполаганию. В этом случае решения вырабатываются преимущественно на ситуационной основе, без достаточного уяснения целей, которые они преследуют, поэтому бывают недостаточно эффективными, часто противоречивыми, лишенными перспективы и долгосрочной ориентации. Цель систематизирует решения, придает им общую направленность и перспективу; ситуация определяет реальность и практическую значимость решения; четкая постановка проблемы обеспечивает его конкретность и эффективность. Каждый из этапов процесса управления обязателен, как и выполнение последовательности их осуществления.
^ Свойство цикличности . Каждый акт воздействия заканчивается переходом управляемой системы в новое состояние. Это вызывает необходимость (в зависимости от того, что это за состояние) либо постановки новой цели управления, либо корректировки, дополнения и уточнения цели, для достижения которой необходим новый акт воздействия. Процесс управления повторяется заново, осуществляется новый его цикл.
Понимание свойств процесса управления имеет большое значение в успешном решении всех проблем его совершенствования, повышения эффективности управления предприятием.
