Трудовой коллектив любой организации работает, непосредственно опираясь на документ, регулирующий отношения и обязанности каждого сотрудника на занимаемой . Таким предписанием является должностная инструкция.
Именно она определяет права и , предполагает меру ответственности, расставляет полномочия. Все трудовые задачи, возможные конфликты, а также уровень нагрузки решаются, опираясь на этот документ.
Должность секретаря — ответственная
Для того, чтобы правильно и грамотно составить инструкцию, нужно учесть несколько нюансов:
- Во-первых, разработчики обязательно уделяют внимание ее актуальности, определяя саму структуру организации.
- Во-вторых, существуют специальные справочники – классификаторы, а в-третьих, рассматриваются основные нормативы при управлении.
Попробуем более детально изучить этот вопрос на примере должности секретаря. Как правило, такая вакансия считается типовой, поэтому документ имеет несколько основных стандартных разделов:
- «Общие положения» — здесь описывается сама рабочая специальность, ее подчиненность, основные условия для трудоустройства. К тому же уточняется наличие определенных знаний, навыки, приобретенные ранее, а также раскрывается вопрос замещения сотрудника во время его отсутствия.
- «Должностные обязанности» — этот раздел указывает на возможности работника. По своей сути секретарь занимается организацией собраний, презентаций, заседаний. Кроме того, он контролирует исполнение линейными структурами всех распоряжений, данных руководителем, ведет телефонные переговоры, назначает встречи и отвечает за входящую, а также исходящую корреспонденцию. В зависимости от того, какую специфику имеет деятельность предприятия, обязанности сотрудника могут быть расширены.
- «Права» — тут разъясняются основные позиции, дающие возможность подтверждать собственные полномочия. То есть, секретарь имеет право на доступ к документам и информации определенного типа, а также трудиться над наиболее правильной оптимизацией своего процесса, заботиться об уровне квалификации и регулярно повышать ее.
- «Ответственность» — здесь указаны те направления, по которым сотрудник становится подотчетным перед руководителем. В большинстве своем, такой раздел всегда бывает стандартным.
Основные функции секретаря – референта
Главная обязанность секретаря — выполнение поручений начальника
Должностная инструкция для этой вакансии, как и говорилось ранее, имеет типовой характер. Поэтому большинство организаций берут ее себе за основу. Так, что же все-таки входит в круг обязанностей секретаря?
- Во-первых, это исполнения поручений своего . Здесь основным моментом является то, что созданные распоряжения должны быть в полной мере донесены до исполнительного состава.
- Во-вторых, обязательна работа с корреспонденцией. Все приходящие письма просматриваются, анализируются и отправляются в различные структурные подразделения или на стол директора.
- В-третьих, это обязанности по ведению делопроизводства. То есть, вся поступающая информация должна быть переведена в электронный вид. И, в-четвертых, здесь указан дополнительный функционал.
В течение рабочего дня секретарь трудится с документами, принимая различного рода заявления, собирая требующиеся материалы, оформляя бумаги на подпись. Все проекты решений, проходящие через его руки, должны быть обязательно проверены на наличие ошибок и возможность недочетов. Здесь важен сам контроль за оформлением, а также редактирование в случае необходимости.
Кроме того, все поступающие телефонные звонки подлежат регистрации, а информация, приходящая в период отсутствия руководителя тщательно фиксируется для дальнейшей передачи и рассмотрения. Немаловажной становится и работа с факсом, копировальной машиной, телефонограммами. Для того чтобы соответствовать этой должности, важно иметь собранность, пунктуальность, аккуратность, грамотность.
Должность секретаря организации предполагает работу по организации заседаний.
Здесь нужно собрать необходимый материал, предоставить его для анализа, определить круг будущих участников, оповестить их. Кроме того, проведенное мероприятие в назначенную дату предполагает составление специального протокола, которым и занимается секретарь. Еще такая вакансия предполагает заполнение регистрационных картотек, доведение приказов до исполнителей, контроль временных сроков, а также обеспечение своего директора канцелярскими товарами и исправной оргтехникой.
Стоит уточнить, что работа с информацией для секретаря ставит ему в обязанность идеальное оформление банка данных, ведение дел, их архивацию и сохранность. К тому же непосредственный контакт с руководящим составом позволяет помогать рассматривать оперативные просьбы, решать важные вопросы и руководить посетителями, которые записываются на прием.
При необходимости такой выезжает в командировки, продолжительность которых определяется непосредственно руководителем. В целом график трудового дня является стандартным и предполагает 40 рабочих часов в неделю с перерывами на обед и . В зависимости от специфики деятельности организации, время работы может корректироваться.
Права и ответственность секретаря – референта
Секретарь — правая рука начальника
Рассмотрим стандартный свод прав, которых можно требовать от руководителя, занимая эту должность:
- Условия работы – они должны быть нормальными, не перечащими российскому законодательству.
- Содействие в труде – это помощь в исполнении своих обязанностей для достижения наиболее лучших результатов.
- Информационная поддержка – доступ к любым видам документации, предполагает правильное оформление распоряжений, соглашений, корреспонденции.
- Повышение квалификации – прохождение необходимых курсов.
- Контакт с руководством – тесная работа по текущим вопросам, вынесение предложений, обсуждение их.
- Подписание документов – бумаги справочного характера или информационного заверяются секретарем в пределах его компетенции.
Ответственность данной вакансии заключается в необходимости исполнять правильно свои , вести деятельность в соответствии с Трудовым кодексом, не совершать правонарушений и регулярно контролировать свои действия, чтобы не причинить организации.
Секретарь судебного заседания
Работа с документацией как работа секретаря
Разделы инструкции по описанию прав и ответственности считаются практически типовыми, а вот обязанности имеют свои нюансы в зависимости от предприятия, которое их прописывает. Так, если коснуться российского правосудия, то можно определить некоторые основные особенности подобной работы.
Самая первая и важная задача секретаря судебного заседания – это обеспечение бесперебойной, слаженной работы данного аппарата. Здесь необходимо подготовить всю документацию, собрать подписи, создать письма и отправить их адресатам, осуществлять прием граждан, работать над выпиской , вызовом свидетелей и т.д.
Кроме того, данный сотрудник анализирует списки дел, составляет их и размещает для дальнейшего ознакомления, вручает копии заключений, контролирует явку всех свидетелей, отмечая время присутствия. Все проводимые судебные заседания регистрируются в журнале учета, а по их окончании оформляются протокола. Также он готовит копии судебных решений, материалы исполнения приговора, исполнительные листы.
Все документы для потерпевших тоже проходят через секретаря.
Секретарь – машинист суда
Должностная инструкция секретаря руководителя расставит все точки над і
Это специфическая вакансия, предполагающая наличие знаний юридического характера. Вообще, такой человек должен быть достаточно квалифицированным, грамотным, собранным, уметь соблюдать определенные запреты и ограничения.
Здесь важен опыт, изучение законов в современном их описании, работа с Конституцией, Трудовым кодексом и четкое исполнение инструкций по делопроизводству.
Кроме того, сотрудник обязан знать основы взаимодействия со структурами управления, уметь правильно писать, производить корректировки, разбираться в деловом стиле и нормах русского языка. Немаловажным считаются и умения в области информационных технологий, навыки документооборота и т.д.
При этом весь трудовой день должен быть правильно распланирован, чтобы обеспечить своевременность исполнения дел. Вся поступающая информация подлежит тщательному анализу, и обрабатывается с помощью современных технологий. Важно уметь правильно работать с интернетом, пользоваться специальными программами.
Права секретаря
Во-первых, данная вакансия предполагает ознакомление с проектами решений, которые имеют к ней непосредственное отношение. Во-вторых, это анализ деятельности и внесение предложений своему , а также обсуждение недочетов или возможных выявленных препятствий в решении вопросов.
В-третьих, появляется право работать со всеми структурными подразделениями, требуя от них выполнение поручений руководителя, а также необходимую информацию и для исполнения своих должностных обязанностей. И, в-четвертых, рассчитывать на содействие директора в исполнении трудовых процессов.
Как составить должностную инструкцию для сотрудника, расскажет видеоконсультация:
Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции секретаря руководителя, образец 2019 года. должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.
Должностная инструкция секретаря руководителя относится к разделу "Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях ".
В должностной инструкции секретаря руководителя должны быть отражены следующие пункты:
Должностные обязанности секретаря руководителя
1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно - техническому обеспечению административно - распорядительной деятельности руководителя предприятия. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно - переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно - регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.
Секретарь руководителя должен знать
2) Секретарь руководителя при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно - переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно - распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.
Требования к квалификации секретаря руководителя
3) Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1. Общие положения
1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
2. На должность секретаря принимается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
3. Секретарь принимается на должность и освобождается от должности директором организации.
4. Секретарь должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;
- структуру и руководящий состав организации и его подразделений;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- основы организации труда и управления;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права и законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. В своей деятельности секретарь руководствуется:
- законодательством РФ,
- Уставом организации,
- приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
- настоящей должностной инструкцией,
- Правилами внутреннего трудового распорядка организации.
6. Секретарь подчиняется непосредственно директору организации (директору организации, начальнику отдела, др.)
7. На время отсутствия секретаря (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности секретаря руководителя
Секретарь:
1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора организации.
2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
4. Принимает документы и личные заявления на подпись директора организации.
5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы директора.
6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
7. Организует проведение телефонных переговоров директора, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
8. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
10. Осуществляет контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора организации, взятых на контроль.
11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
12. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
13. Печатает по указанию директора служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
16. Копирует документы на персональном ксероксе.
17. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.
18. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
19. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.
20. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.
3. Права секретаря руководителя
Секретарь имеет право:
1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.
3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.
4. Ответственность секретаря руководителя
Секретарь несет ответственность в следующих случаях:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, - в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации - в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция секретаря руководителя - образец 2019 года. Должностные обязанности секретаря руководителя, права секретаря руководителя, ответственность секретаря руководителя.
Для того чтобы четко определить должностные обязанности секретаря, необходимо знать, о ком именно идет речь. Ведь можно рассматривать в нескольких ракурсах. Известен, например, секретарь-референт как офисный служащий, Генеральный секретарь как руководитель (глава) некой организации, Государственный секретарь как госслужащий, секретарь как дипломатическое лицо, секретарь руководителя как служащий и другие варианты. Чаще всего, упоминая эту должность, имеют в виду служащего, который выполняет задания (поручения) как директора предприятия, так и отдельных руководителей его структурных подразделений. Получается, что должностные обязанности секретаря в этом случае сводятся к выполнению разовых поручений для решения организационных и технических вопросов.
Что обязан знать и должен делать секретарь
Ежедневно секретарь должен выполнять следующие функции:
- Принимать информацию от подчиненных для передачи ее руководителю.
- Организовывать телефонную связь руководителя. В его отсутствие принимать информацию, а затем доводить ее до сведения директора.
- Принимать и вести учет телефонограмм.
- Создавать условия для нормальной работы руководителя: следить за потребностью в канцтоварах и оргтехнике.
- Оказывать помощь в организации производственных совещаний и собраний. Доводить до участников дату, место и время мероприятия. Собирать необходимые материалы, обеспечивать явку присутствующих и вести протокол собрания.
- Вести делопроизводство на предприятии. Для этого секретарь должен осуществлять прием, систематизацию входящей корреспонденции и передавать ее на рассмотрение руководства. Затем на основании наложенной визы передавать документы исполнителям под роспись. В секретаря входит также контроль над ходом, сроками и результатом их исполнения.
- Выполнять работы по распечатке и размножению документов.
- Организовывать прием посетителей к руководителю компании и по возможности создавать условия для скорейшего решения вопросов.
Для того чтобы выполнить эти на первый взгляд простые должностные обязанности секретаря, работник должен знать:
- весь состав руководства предприятия и его структурных подразделений;
- устав, штаты и структуру предприятия, его профиль, перспективы развития и специализацию;
- нормативные документы для должного ведения делопроизводства;
- правила пользования средствами оргтехники и связи;
- правила ВТР, ОТ, пожарной безопасности и промышленной санитарии;
- правила организации труда на рабочем месте;
- нормативные и правовые акты, приказы, постановления, распоряжения по планированию, учету и управлению качеством выполняемых работ.
Специфика делопроизводителя
Если речь идет о более конкретной, узкой специализации, то дело обстоит несколько иначе. Взять, к примеру, В самом названии должности четко определен аспект выполняемой работы. Обычно на каждом предприятии уже имеется должностная инструкция, в которой обозначены направления деятельности специалиста по делопроизводству. Если такой инструкции нет, то лучше ее создать. Для этого стоит воспользоваться квалификационным справочником, в котором имеются приблизительные образцы. После этого стандартный вариант обязательно нужно доработать применительно для конкретной организации с учетом специфики и внутренних особенностей. В целом, в обязанностях секретаря-делопроизводителя должны четко прослеживаться 3 основных направления:
- Работа с корреспонденцией. Прием, обработка ее современными способами и своевременная отправка.
- Правильное ведение внутренней документации.
- Регистрация, строгий учет и передача документов в архив на хранение.
Особенности работы референта
На некоторых предприятиях вводится в штат такая должность, которая включает в себя широкий круг обязанностей: от «стола справок» до «помощника директора». Такой специалист должен обладать разносторонними знаниями и хорошо владеть обстановкой. Должностные обязанности секретаряреферента немного расширены в связи с увеличением полномочий. В целом, это - обычная работа секретаря, но слово «референт» вносит некоторые дополнения в стандартный список. В частности, секретарь-референт может самостоятельно вести прием посетителей по некоторым вопросам. Владея определенной информацией, он в состоянии самостоятельно принимать решения. Кроме этого, референт выполняет ответственные поручения руководителя относительно хозяйственной деятельности организации (предприятия). Иногда секретарю-референту вменяют в обязанности Делается это лишь тогда, когда общий объем работы позволяет выполнять дополнительные обязанности.
УТВЕРЖДАЮ:
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Секретаря руководителя
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность секретаря руководителя [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Секретарь руководителя подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.
1.4. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
1.5. Секретарь руководителя должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- основы организации труда и управления;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права и законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.6. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется:
- нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями руководителя Компании и непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией;
- правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.
1.7. В период временного отсутствия секретаря руководителя его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].
2. Функциональные обязанности
Секретарь руководителя исполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия.
2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.
2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.
2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.
2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.16. Копирует документы на персональном ксероксе.
В случае служебной необходимости секретарь руководителя может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
3. Права
Секретарь руководителя имеет право:
3.1. Требовать от руководства Компании оказания содействия в исполнении своих обязанностей.
3.2. Повышать свою квалификацию.
3.3. Знакомиться с проектами решений руководства Компании, касающимися его деятельности.
3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.
3.5. Получать от работников Компании информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Секретарь руководителя несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
4.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.
4.2. Оценка работы секретаря руководителя осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы секретаря руководителя является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы секретаря руководителя определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь руководителя обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
6. Право подписи
6.1. Секретарю руководителя для обеспечения деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «___» _______ 20__ г.
1. Общие положения
1.1. Секретарь относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.
1.2. Основной задачей секретаря является организационное и документационное обеспечение управленческой деятельности.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору Компании.
1.4. Секретарь должен владеть навыками организации работы с документами, составления документации, организации управленческого труда, применения средств вычислительной и организационной техники (факс, принтер, сканер, ксерокс, мини-АТС), знать культуру труда и служебную этику, охрану труда, технику безопасности и противопожарной защиты.
2. Функции
На секретаря возлагаются следующие функции:
2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам Компании.
2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях Компании.
2.3. Документирование деятельности совещательных органов Компании.
2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.
2.5. Ведение и оформление кадровой документации и кадрового учета.
3. Должностные обязанности
Секретарь должен:
3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность Компании.
3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.
3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.
3.5. Осуществлять получение и распределение входящей почты, а также отправку исходящей.
3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными).
3.7. Вести прием посетителей.
3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению управления персоналом компании:
Оформление приказов по личному составу;
Оформление личных карточек формы N Т-2 или личных дел;
Оформление трудовых книжек;
Оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
Оформление командировочных документов;
Оформление листов нетрудоспособности;
Ведение табеля учета рабочего времени;
Подготовка и хранение локальных нормативных актов по персоналу;
Организация своевременного ознакомления новых работников Компании с документацией, необходимой для выполнения ими своих должностных обязанностей, а также ознакомление сотрудников под роспись с приказами, распоряжениями руководителя Компании, руководителей структурных подразделений и др. документами по управлению персоналом Компании;
Выдача справок о трудовом стаже и заработной плате.
3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.
3.10. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.
3.11. Осуществлять прием и распределение звонков.
3.12. Обеспечивать жизнедеятельность офиса, заказ воды, продуктов для кофе-брейк, канцелярии.
3.13. Выполнять отдельные поручения руководства.
Секретарь имеет право:
4.1. Запрашивать у функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам Компании.
4.3. Принимать решения в пределах своей компетенции.
4.4. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) Компании по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.
5. Ответственность
Секретарь несет ответственность за;
5.1. Качество документов, представляемых на подпись руководству предприятия.
5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.
5.3. Сохранность документации, разглашение сведений.
5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.
