W celu ułatwienia pracy księgowego, w szczególności powiązania obiegu dokumentów z PFR, konieczne jest wykonanie szeregu czynności: wypełnienie wniosku o przyłączenie do elektronicznego obiegu dokumentów PFR oraz zawarcie umowy z PFR o elektronicznym obiegu dokumentów 2019. Więcej o tych subtelnościach przeczytasz w materiale.
W związku z bardzo bogatym przepływem informacji bardzo ważna jest optymalizacja pracy księgowego. Jednym ze sposobów na osiągnięcie tego celu jest połączenie się z elektronicznym zarządzaniem dokumentami z Funduszem Emerytalnym. Zalety takiej interakcji są oczywiste – nie ma potrzeby odwiedzania Funduszu Emerytalnego i składania raportów, dodatkowo można szybko zidentyfikować i skorygować błędy.
Cyfrowe zarządzanie dokumentami z Funduszem Emerytalnym jest bezpieczne. Zgodnie z prawem wszystkie informacje związane z przepływem dokumentów nie mogą być przekazywane osobom trzecim.
Czego potrzebujesz, aby połączyć elektroniczne zarządzanie dokumentami
Organizacje, aby rozpocząć przepływ pracy z FIU, muszą wypełnić następujące dokumenty:
- wniosek o podłączenie do elektronicznego zarządzania dokumentami w 3 egzemplarzach;
- umowa o przyłączenie do elektronicznego zarządzania dokumentami w 2 egzemplarzach.
Powyższe dokumenty należy złożyć w oddziale Funduszu Emerytalnego, z którym de facto zostanie zawarta umowa. Mogą być dostarczone przez kierownika lub inną osobę, na podstawie pełnomocnictwa tej organizacji. Pełnomocnictwo może być sporządzone w dowolnej formie, musi zawierać informację, że osoba ta ma prawo do dostarczania i odbierania dokumentów związanych z rejestracją połączenia elektronicznej wymiany dokumentów z Funduszem Emerytalnym. Takie pełnomocnictwo musi być podpisane przez kierownika, a także musi zawierać pieczęć ubezpieczającego.
Przed wypełnieniem wniosku i umowy konieczne jest podjęcie decyzji o wyborze akredytowanego centrum certyfikacji lub jego upoważnionych przedstawicieli, którzy przejmują techniczną stronę łączenia za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych. Na dzisiaj aż nadto.
Jeśli chodzi o umowę o przyłączenie do elektronicznej wymiany dokumentów, jej formularz można pobrać na stronie internetowej PFR.
Jak wypełnić wniosek o elektroniczne zarządzanie dokumentami w FIU?
Istotą oświadczenia jest to, że ubezpieczona organizacja zamierza nawiązać wymianę dokumentów z Funduszem Emerytalnym. W nagłówku wniosku musisz wskazać, do którego oddziału aplikujesz, a poniżej datę, od której musisz aktywować usługę. Następnie wypełnij następujące informacje:
- Nazwa firmy;
- NIP, punkt kontrolny;
- numer rejestracyjny w FIU;
- informacje o banku, w którym organizacja jest obsługiwana;
- adres prawny i faktyczny;
- średnia liczba pracowników.
Po uzupełnieniu danych o osobie prawnej konieczne jest wprowadzenie informacji o wybranym centrum certyfikacji lub jego upoważnionym przedstawicielu.
Na koniec wnioskodawca podpisuje dokument i umieszcza na nim pieczątkę, potwierdzając tym samym zgodę na warunki.
Pracownicy działu, po otrzymaniu wniosku, muszą dostarczyć Umowę o podłączenie elektronicznego zarządzania dokumentami za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych. Ten dokument również wymaga uzupełnienia. Fundusz Emerytalny może poświęcić od tygodnia do miesiąca na rozpatrzenie wniosku. W przypadku błędów w danych ubezpieczonego wniosek nie zostanie przyjęty.
Umowa o połączeniu elektronicznego zarządzania dokumentami z Funduszem Emerytalnym Federacji Rosyjskiej
Pracownicy Funduszu Emerytalnego zwrócą błędnie wypełniony formularz do korekty, więc bądź ostrożny. Jeśli otrzymałeś formularz w Funduszu Emerytalnym, zwykle dane żądanego działu departamentu zostały już wypełnione. Jeśli pobrałeś Umowę o podłączenie do elektronicznego zarządzania dokumentami bez danych Funduszu Emerytalnego, musisz wpisać nazwę i dane kontaktowe oddziału funduszu, w którym złożyłeś wniosek. Niezbędne jest również wypełnienie wszystkich danych ubezpieczonego. Następnie musisz podpisać dokument i umieścić pieczęć. Przykładowy nagłówek tego dokumentu pokazano poniżej.
Uwaga: Umowa o przyłączenie do elektronicznej wymiany dokumentów PFR stanowi, że możesz liczyć na wymianę informacji z Funduszem Emerytalnym za pośrednictwem Internetu, faksu i innych nowoczesnych systemów komunikacji. Po otrzymaniu wszystkich dokumentów dział może je rozpatrzyć od dwóch tygodni do miesiąca.
Uwaga! W przypadku zmiany na innego operatora specjalnego umowa musi być renegocjowana. Zdarza się, że nie wszystkie UPFR wymagają renegocjacji umowy, jednak zgodnie z przepisami trzeba to zrobić.
Gdy wnioskodawca otrzyma z powrotem podpisane kopie wniosku i umowy, możesz rozpocząć konfigurowanie programu, który szyfruje i przesyła dane do działu ubezpieczeń emerytalnych. Po zakończeniu procedury możesz rozpocząć wymianę.
Przykład wypełnienia Wniosku do JAF o podłączenie sprawozdawczości elektronicznej
Oświadczenie w standardowym formularzu
Aby aktywować usługę, potrzebujesz:
Jeżeli dane we wniosku są poprawne, w ciągu 3 dni roboczych od ich otrzymania obliczymy koszt zamówionych usług zgodnie z aktualnymi stawkami opublikowanymi na naszej stronie oraz przeliczymy opłatę abonamentową z okresu, w którym usługa jest aktywowana (zgodnie z pkt 2.3 Procedury płatności za usługi w Systemach EDO).
Zgodnie z Zarządzeniem Zarządu PFR nr 190r z dnia 11.10.2007 r. możesz przesyłać dokumenty do UPFR w formie elektronicznej tylko wtedy, gdy zawarłeś z UPFR „Umowę o wymianie dokumentów elektronicznych w elektronicznym zarządzaniu dokumentami system PFR za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych”.
Tekst umowy można pobrać na stronie internetowej Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej lub uzyskać od UPFR.
Składanie raportów do UPFR dla miasta Petersburg i obwód leningradzki konieczne jest również:
- Wypełnij „Wniosek o podłączenie do elektronicznego zarządzania dokumentami” i podpisz go w UPFR;
- Zeskanowaną kopię wniosku wyślij na e-mail, a oryginał – na adres 127051, Moskwa, PO Box 40 (oznaczony „dla Taxcom LLC, Customer Relations Department”) lub wyślij kurierem do jednego z naszych biur firma. Bez tego nie będziemy mogli aktywować usługi.
Usługę możemy aktywować w określonym przez Ciebie terminie, jeśli:
- Masz ważną umowę serwisową z naszą firmą.
- Na Twoim koncie jest wystarczająca ilość środków na opłacenie wszystkich zamówionych usług okresowych (niezależnie od faktu opłacenia otrzymanej faktury).
- Twój plan taryfowy pozwala połączyć kierunek wymiany z Funduszem Emerytalnym.
- w programie „Referent” - na zakładce „Aktualności” w sekcji „Mailout”;
- w systemie „Online Sprinter” – w zakładce „Listy od Taxcom”;
- w systemie 1C-Sprinter - w sekcji „Raportowanie regulowane w dzienniku wymiany w zakładce „Inne”;
- w programie Taxcom-Docliner - na zakładce „Poczta” w sekcji „Skrzynka odbiorcza”.
Jeśli ze względu na niektóre funkcje Twojego systemu ustawienia nie ładują się automatycznie, możesz je zaktualizować ręcznie: w programie „Referent” wybierz pozycje „Parametry” - „Pola ustawień” w menu poleceń, w „Ustawieniach”. ” w wyświetlonym oknie, w kolumnie „Krótka” nazwa organizacji” wybierz żądaną firmę i kliknij przycisk „Załaduj ustawienia”.
Jeśli korzystasz z systemu Online-Sprinter lub 1C-Sprinter, ustawienia zostaną automatycznie zaktualizowane.
Jeśli korzystasz z Taxcom-Docliner:
- uruchomić program Taxcom-Docliner;
- naciśnij przycisk „Ustawienia” na panelu sterowania;
- w oknie, które zostanie otwarte, kliknij „Skonfiguruj organizację przez Internet” - „Pobierz ustawienia przez Internet”;
- w wyświetlonym oknie wybierz osobisty certyfikat dla swojej organizacji i kliknij przycisk „Wybierz”;
- po zakończeniu automatycznego ustawiania pojawi się okno „Aktualizuj ustawienia”. W nim kliknij przycisk „Aktualizacja zakończona!”.
- w oknie ustawień kliknij przycisk „Zapisz”.
Jesteśmy również gotowi przyjść do Ciebie i pomóc w przygotowaniu programu. Aby zaprosić specjalistę Taxcom, zadzwoń do nas pod numer (495) 730-73-45 lub napisz do
Aby móc wysyłać elektroniczne raporty do rosyjskiego funduszu emerytalnego za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych (TCS), konieczne jest zawarcie umowy z funduszem emerytalnym Federacji Rosyjskiej o elektronicznym zarządzaniu dokumentami (2019). W tym celu konieczne jest wypełnienie i przesłanie do Funduszu wniosku o przyłączenie do elektronicznego zarządzania dokumentami. FIU umożliwia zgłaszanie pracodawcom przez akredytowane centrum certyfikacji lub przez upoważnionych przedstawicieli. Ale w obu przypadkach konieczne jest rozpoczęcie od stwierdzenia; jak to poprawnie wypełnić, powiemy teraz.
Elektroniczne Zarządzanie Dokumentami (EDF) PFR i procedura łączenia się z nim
Obowiązek zgłaszania w formie elektronicznej powstaje dla tych ubezpieczycieli, w których przeciętna liczba pracowników przekracza 25 osób – wynika to z art. 15 ustawy federalnej „O składkach ubezpieczeniowych” z dnia 24 lipca 2009 r. Nr 212-FZ. Tacy pracodawcy muszą poświadczyć swoje raporty dla FIU za pomocą ulepszonego kwalifikowanego podpisu elektronicznego i przesłać je za pośrednictwem TCS. Aby to zrobić, potrzebują oczywiście takiego podpisu, a także formularza umowy o elektroniczne zarządzanie dokumentami z FIU-2019. Wszyscy pozostali pracodawcy: przedsiębiorcy, prywatni notariusze i prawnicy wraz z pracownikami oraz osoby prawne mogą dowolnie przeprowadzać EDI z FIU. To prawda, że sam Fundusz ma szereg argumentów, przemawiających za jego wygodą i niezawodnością. Oto tylko kilka z nich:
- księgowy nie powinien spędzać czasu pracy na wyjeździe do biura PFR;
- wyklucza się prawdopodobieństwo błędu przy przenoszeniu danych z raportu papierowego do bazy Fundacji;
- Możesz złożyć raport w dogodnym dla Ciebie terminie (wieczorami i w weekendy);
- w przyszłości EDI stanie się obowiązkowe dla wszystkich, niezależnie od liczby pracowników.
Oczywiście, aby zacząć składać raporty w ten sposób, będziesz musiał ponieść koszty: zarówno czasowe, jak i finansowe. Uzyskanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego kosztuje, podobnie jak umowa na przesył danych i instalację niezbędnego oprogramowania. Chociaż zazwyczaj centra certyfikacji za ogólną opłatą mogą zapewnić swoim klientom wsparcie techniczne zarówno w zakresie EPC, jak i oprogramowania. Całkowicie bezpłatnie pracodawca może pobrać tylko umowę z FIU o elektronicznym zarządzaniu dokumentami i wniosek o połączenie.
Wybór operatora EDI
Dla wygody ubezpieczających, PFR na swojej oficjalnej stronie internetowej zawiera dane o akredytowanych organizacjach, które świadczą usługi EDI na rzecz ubezpieczających z PFR. Pożądane jest wybranie operatora do pracy z tej listy. Jest stale uzupełniany i aktualizowany. Tabela przedstawia:
- Nazwa firmy;
- technologia, na której działa;
- dane kontaktowe (adres, numer telefonu i e-mail).
Jeśli organizacja zatrudniająca planuje współpracować z upoważnionym przedstawicielem, musi upewnić się, że działa na oprogramowaniu uzgodnionym z FIU.
Jak wypełnić wniosek o EDI
Dopiero po wybraniu przez Ubezpieczonego autoryzowanego przedstawiciela lub centrum certyfikacji, które będą świadczyć usługi przesyłania danych za pośrednictwem TCS, należy rozpocząć pisanie wniosku o elektroniczne zarządzanie dokumentami w FIU. Wynika to z faktu, że w dokumencie konieczne jest podanie danych takiej firmy. Ponadto musisz podać następujące dane:
- nazwa, NIP i OGRN organizacji;
- jego adres prawny i faktyczny;
- numer rejestracyjny w systemie PFR;
- Dane bankowe;
- średnia liczba pracowników;
- dane operatora telekomunikacyjnego;
- inne niezbędne informacje.
Czasami pracownicy centrum certyfikacji lub upoważniony przedstawiciel samodzielnie wypełniają formularz tego dokumentu natychmiast po zawarciu umowy o świadczenie usług elektronicznego raportowania. W jego kompilacji nie ma nic skomplikowanego. Zawiera dwa oddzielne bloki: jeden dla osób prawnych, drugi dla przedsiębiorców indywidualnych. Ubezpieczający musi wypełnić tylko jeden blok zgodnie ze swoim statusem. To wygląda tak:
Następnie wystarczy potwierdzić zgodę na przetwarzanie danych osobowych oraz poprawność wprowadzonych informacji podpisem kierownika.
Specjaliści PFR po otrzymaniu wniosku będą musieli wypełnić przeznaczony dla nich blok, a także sporządzić i przekazać organizacji umowę na wymianę dokumentów elektronicznych w systemie elektronicznego zarządzania dokumentami dla TCS.
Aby rozpocząć pełną wymianę dokumentów z FIU, ubezpieczony musi przekazać numer i datę umowy swojemu upoważnionemu przedstawicielowi. Możesz również samodzielnie wprowadzić je do sekcji oprogramowania raportującego udostępnianego przez centrum certyfikacji. Instrukcje, jak to zrobić, można uzyskać od operatora.
_________ „__” _________ 20_Instytucja państwowa - Urząd Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej dla ______________________ (zwany dalej Urzędem PFR) reprezentowany przez ________________, działając na podstawie Regulaminu, z jednej strony, oraz ____________ (pełna nazwa wskazany jest ubezpieczony i numer rejestrowy w organach terenowych PFR) reprezentowany przez ____________, działający na podstawie ____________, zwany dalej „Abonentem Systemu”, z drugiej strony, zawarły niniejszą Umowę w następujący sposób:
1. Przedmiot Umowy
1.1. Dział PFR i System Abonenci wymieniają dokumenty w formie elektronicznej w ramach PFR EDMS za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych (zwany dalej Systemem).
1.2. Strony przyjmują do wiadomości, że otrzymane przez nie dokumenty elektroniczne, poświadczone elektronicznym podpisem cyfrowym (EDS) osób upoważnionych, są prawnie równoważne z dokumentami papierowymi poświadczonymi odpowiednimi podpisami i pieczęciami stron.
1.3. Strony przyjmują do wiadomości, że stosowanie w Systemie narzędzi kryptograficznej ochrony informacji (CIPF), które implementują szyfrowanie i elektroniczny podpis cyfrowy, jest wystarczające do zapewnienia poufności interakcji informacyjnej stron w celu ochrony przed nieuprawnionym dostępem (dalej – UA) oraz bezpieczeństwo przetwarzania informacji, a także potwierdzenie tego, co:
dokument elektroniczny pochodzi od strony, która go przekazała (potwierdzenie autorstwa dokumentu);
dokument elektroniczny nie uległ zmianie podczas interakcji informacyjnej stron (potwierdzenie integralności i autentyczności dokumentu) z pozytywnym wynikiem weryfikacji EDS;
fakt dostarczenia dokumentu elektronicznego jest sporządzeniem przez stronę otrzymującą pokwitowania dostarczenia dokumentu elektronicznego.
1.4. Do pracy w Systemie strony kierują się obowiązującym ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej, przepisami Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej.
1.5. Niniejsza Umowa jest bezpłatna.
2. Specyfikacje
2.1. Abonent Systemu na własny koszt nabywa, instaluje i zapewnia działanie oprogramowania oraz środków ochrony kryptograficznej informacji i EDS wymaganych do połączenia z Systemem.
2.2. Abonent Systemu płaci za środki i kanały komunikacji niezbędne do pracy w Systemie.
2.3. Produkcja i certyfikacja kluczy szyfrowania i EDS dla Abonenta systemu jest przeprowadzana przez jednego z dostawców usług CA, których lista jest dostarczana Abonentowi systemu przez organy terytorialne Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej.
3. Procedura wymiany dokumentów elektronicznych
3.1. Każda ze stron ma prawo do elektronicznego przesyłania drugiej stronie i otrzymywania od drugiej strony dokumentów elektronicznych zgodnie z ustawą federalną z dnia 04.01.2096 N 27-FZ „O indywidualnej (spersonalizowanej) rachunkowości w państwowym systemie ubezpieczeń emerytalnych” , Ustawa federalna z dnia 30.04.2008 r. Ustawa federalna nr 212-FZ z dnia 24 lipca 2009 r. „O składkach ubezpieczeniowych na Fundusz Emerytalny Federacji Rosyjskiej, Fundusz Ubezpieczeń Społecznych Federacji Rosyjskiej, obowiązkowe ubezpieczenie zdrowotne Funduszu Federalnego i terytorialne fundusze obowiązkowego ubezpieczenia medycznego”, a także inne dokumenty zapewniające funkcjonowanie Systemu.
3.2. Strony wymieniają informacje zgodnie z Technologią wymiany dokumentów za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych w elektronicznym systemie zarządzania dokumentami Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej oraz Przepisami Bezpieczeństwa dotyczącymi bezpiecznej wymiany dokumentów elektronicznych w elektronicznym systemie zarządzania dokumentami PFR za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych zamieszczonych na stronie internetowej Instytucji Państwowej – Oddziału PFR pod adresem ____________.
3.3. W przypadkach, gdy właściciel certyfikatu klucza Abonenta Systemu nie jest kierownikiem, zgodnie z ustawą federalną z dnia 10.01.2002 r. N 1-FZ „O elektronicznym podpisie cyfrowym”, kierownik na swoje polecenie wyznacza upoważnionego przedstawiciela, którego musi powiadomić Fundusz Emerytalny Federacji Rosyjskiej, składając kopię nakazu przyznania właścicielowi certyfikatu klucza prawa do podpisania przedłożonych dokumentów ustanowionych ustawą federalną z dnia 01.04.1996 N 27-FZ, Instrukcja dotycząca procedury do prowadzenia indywidualnej (spersonalizowanej) ewidencji informacji o ubezpieczonych dla celów państwowego ubezpieczenia emerytalnego, zatwierdzonej dekretem rządu Federacji Rosyjskiej z 15.03.1997 N 318, ustawa federalna z 30.04.2008 N 56-FZ, ustawa federalna z dnia 24.07.2009 N 212-FZ.
4. Prawa i obowiązki stron
4.1. Departament PFR przyjmuje następujące prawa i obowiązki:
Zapewnienie funkcjonowania całego sprzętu niezbędnego do wymiany dokumentów elektronicznych z Abonentem systemu po stronie Departamentu PFR;
W przypadku zmiany wymagań dotyczących przesyłanych dokumentów elektronicznych organ PFR zobowiązuje się powiadomić subskrybenta systemu o tych zmianach w terminach określonych przez prawo Federacji Rosyjskiej.
Zgodnie z wymogami ustawodawstwa Federacji Rosyjskiej Departament PFR ma prawo do jednostronnej zmiany formularzy i listy przekazywanych dokumentów.
4.2. Abonent systemu przyjmuje następujące prawa i obowiązki:
Zapewnienie funkcjonowania wszystkich urządzeń niezbędnych do wymiany dokumentów elektronicznych z Działem PFR po stronie Abonenta Systemu;
Zawrzeć umowę o świadczenie usług w zakresie produkcji i certyfikacji kluczy szyfrujących i EDS dla Abonenta Systemu z jednym z dostawców usług CA, których listę przekazują Abonentowi Systemu organy terytorialne Funduszu Emerytalnego Federacja Rosyjska.
Jednocześnie w celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzania i poufności informacji Abonent Systemu musi:
Przestrzegać wymagań dokumentacji operacyjnej dla środków ochrony informacji kryptograficznej;
Zapobiegania pojawianiu się w środowisku komputerowym, w którym działa System, wirusów komputerowych oraz programów mających na celu jego zniszczenie. W przypadku wykrycia złośliwego kodu w dokumencie elektronicznym otrzymanym od Abonenta Systemu, odbiór jest blokowany powiadomieniem o tym fakcie Abonenta Systemu;
Zaprzestać używania złamanego klucza szyfrującego i elektronicznego podpisu cyfrowego i niezwłocznie poinformować Fundusz Emerytalny Federacji Rosyjskiej oraz dostawcę usług CA, CIPF, oprogramowania do przekazywania informacji o osobach ubezpieczonych do Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych z którym została zawarta umowa o świadczenie usług, o fakcie ujawnienia klucza;
Nie niszcz i (lub) nie modyfikuj archiwów publicznych kluczy elektronicznego podpisu cyfrowego, dokumentów elektronicznych (w tym elektronicznych paragonów i czasopism);
Przesyłaj dokumenty elektroniczne z informacjami poufnymi tylko w postaci zaszyfrowanej.
4.3. W przypadku braku możliwości wypełnienia zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy, strony niezwłocznie powiadomią się wzajemnie o zawieszeniu zobowiązań.
4.4. W przypadku sporów związanych z przyjęciem lub nieprzyjęciem i (lub) wykonaniem lub niewykonaniem dokumentu elektronicznego, strony zobowiązane są do przestrzegania procedury uzgadniania sporów zgodnie z Procedurą wymiany dokumentów elektronicznych w PFR EDMS za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych.
5. Odpowiedzialność stron
5.1. Strony są odpowiedzialne za wykorzystanie informacji zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej.
5.2. Fundusz Emerytalny Federacji Rosyjskiej nie ponosi odpowiedzialności za szkody spowodowane nieprzestrzeganiem przez Abonenta wymagań systemowych przy przekazywaniu informacji o ubezpieczonych do Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych w zakresie nieterminowego powiadamiania o kompromitacji klucze EDS subskrybenta.
5.3. Abonent systemu odpowiada za bezpieczeństwo oprogramowania systemu, archiwów certyfikatów klucza publicznego elektronicznego podpisu elektronicznego oraz dokumentów elektronicznych umieszczonych na swoich komputerach.
5.4. Jeżeli jedna ze stron wystąpi do drugiej strony z roszczeniami dotyczącymi dokumentu elektronicznego, jeżeli druga strona potwierdzi fakt otrzymania takiego dokumentu, a druga strona nie może złożyć kwestionowanego dokumentu elektronicznego, strona, która nie złożyła kwestionowanego dokumentu jest uznany winnym.
5.5. Strona współpracująca z FIU, zgodnie z Instrukcją dotyczącą organizacji i zapewnienia bezpieczeństwa informacji o ograniczonym dostępie, zatwierdzoną Zarządzeniem FAPSI z dnia 13.06.2001 N 152, realizuje w ramach niniejszej Umowy instrukcje organu koordynującego ochronę kryptograficzną – Departamentu JAF ds. zapewnienia bezpieczeństwa interakcji informacyjnej z wykorzystaniem CIPF.
6. Procedura zmiany kluczy szyfrujących i elektronicznego podpisu cyfrowego
Procedurę wydawania, zastępowania, niszczenia kluczy, w tym w przypadku ich złamania, wymiany kluczy publicznych określa usługodawca CA, CIPF.
7. Czas trwania Umowy
7.1. Niniejsza Umowa wchodzi w życie z chwilą jej podpisania przez strony i zostaje zawarta na czas nieokreślony.
7.2. W przypadku zakończenia wymiany dokumentów elektronicznych pomiędzy stronami w ciągu 36 miesięcy, Umowa wygasa automatycznie.
7.3. Jeśli jedna ze stron naruszy zobowiązania wynikające z niniejszej Umowy, druga strona ma prawo jednostronnie rozwiązać niniejszą Umowę, powiadamiając drugą stronę na piśmie w ciągu 30 (trzydziestu) dni kalendarzowych.
7.4. Jeżeli jedna ze stron zamierza jednostronnie rozwiązać Umowę, konieczne jest powiadomienie o tym drugiej strony z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem kalendarzowym.
8. Warunki dodatkowe
8.1. Niniejsza Umowa została sporządzona w dwóch egzemplarzach, z których każdy ma taką samą moc prawną.
8.2. Przeczytałem i zgadzam się z wymogami Procedury przekazywania informacji o ubezpieczonych oddziałom terytorialnym Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej za pośrednictwem kanałów telekomunikacyjnych zamieszczonych na stronie internetowej.
Po zarejestrowaniu własnej firmy musisz być w bliskim kontakcie nie tylko z urzędem skarbowym, ale także z innymi organizacjami. Podpisanie umowy wymiany z FIU nie byłoby zbyteczne - pomoże to uprościć proces współpracy z tą organizacją i innymi funduszami.
Taka umowa jest podpisana, gdy indywidualny przedsiębiorca lub przedstawiciel LLC zamierza współpracować z Funduszem Emerytalnym Federacji Rosyjskiej w formie elektronicznej. Ta metoda pracy pozwala zaoszczędzić sporo czasu, wysiłku i pieniędzy, ponieważ teraz możesz wysyłać informacje pocztą.
Możesz uzyskać próbkę tej umowy, kontaktując się z oddziałem Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej w swoim regionie. Dokument można również pobrać na oficjalnej stronie tej struktury. Musisz go wypełnić w dwóch egzemplarzach. Obie kopie muszą być wypełnione i poświadczone przez przedstawicieli funduszu emerytalnego, jeden z nich pozostanie przy tobie, a drugi trzeba będzie przekazać FIU.
Wysyłając raport z działalności FIU będzie musiała automatycznie sprawdzić, czy przedsiębiorca posiada specjalną umowę, która została podpisana podczas rejestracji w organach podatkowych. Dane dotyczące tej umowy muszą być wskazane w systemie SB&S i muszą być wskazane jak najdokładniej.
Możesz wyjaśnić numer umowy i datę jej zawarcia, kontaktując się z lokalnym oddziałem rosyjskiego funduszu emerytalnego, a także na jego oficjalnej stronie internetowej. Podczas pracy z witryną musisz podać swoje dane osobowe, podczas gdy pozostają one poufne, nikt nie może ich używać do własnych celów i wyrządzać Ci krzywdy.
Jak sporządzić umowę?
FIU będzie mogła zaakceptować umowę o wymianie dokumentów elektronicznych tylko wtedy, gdy zostanie poprawnie wypełniona. Upewnij się, że poprawnie wskazałeś wszystkie niezbędne dane jako indywidualny przedsiębiorca lub LLC; w razie potrzeby możesz skonsultować się ze specjalistami FIU.
Dokument zawiera informacje o lokalnym oddziale Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej i jego przedstawicielu, a tam można również znaleźć informacje o ubezpieczonym (nazwa, numer rejestracyjny, firma, którą reprezentuje). Jeśli ubezpieczający jest przedstawicielem LLC, będzie musiał podać najbardziej kompletne informacje o swojej firmie.
Zgodnie z podpisanym dokumentem Fundusz Emerytalny Federacji Rosyjskiej i ubezpieczony (który jest wskazany w umowie jako subskrybent) mają prawo do wymiany dokumentów za pomocą specjalnych kanałów telekomunikacyjnych. Mowa o oficjalnej stronie internetowej PFR, dostawcach Internetu i innych systemach.
Aby dostarczyć dokumenty w formie elektronicznej, przedsiębiorca lub przedstawiciel osoby prawnej musi posiadać EDS. Elektroniczny podpis cyfrowy może zastąpić prawdziwy podpis używany przy sporządzaniu dokumentów papierowych. Jego projekt można zająć się natychmiast po rejestracji indywidualnego przedsiębiorcy lub LLC. Utworzenie EDS jest płatne, za jego odbiór przedsiębiorcy będą musieli zapłacić od 5 tysięcy rubli.
Wszystkie informacje wymieniane między organizacjami są poufne, nikt nie ma prawa ich ujawniać. Wymiana uwzględnia następujące aspekty:
- dokumenty elektroniczne można uzyskać wyłącznie z zasobu należącego do FIU lub przedsiębiorcy;
- pliki nie zostały zmienione podczas transferu, poprawność materiałów musi być potwierdzona podpisem cyfrowym, a w razie potrzeby obie strony mogą ponownie sprawdzić dokumentację;
- strona odbierająca jest zobowiązana do wystawienia specjalnego pokwitowania po otrzymaniu pokwitowania i przekazania go nadawcy listu.
Wszystkie procesy pracy są regulowane przez obowiązujące prawo i przepisy. Podpisanie umowy jest bezpłatne, strony nie ponoszą żadnych opłat państwowych.
Specyfikacja techniczna
Umowa o elektronicznym zarządzaniu dokumentami z FIU przewiduje, że subskrybent będzie musiał samodzielnie zakupić i zainstalować oprogramowanie. W przyszłości Ubezpieczony musi zrobić wszystko, aby oprogramowanie działało poprawnie. Wszystkie informacje zawarte w podpisie cyfrowym muszą być chronione za pomocą systemów kryptograficznych.
To subskrybent będzie musiał zapłacić za wszystkie środki komunikacji, za pomocą których przesyłane są wszystkie materiały robocze związane z odliczeniem podatków. W takim przypadku FIU nie musi dostarczać dokumentów potwierdzających płatność, procedura ta spoczywa całkowicie na barkach subskrybenta.
W takim przypadku fundusz emerytalny może pomóc subskrybentowi i dostarczyć mu listę organizacji zaangażowanych w tworzenie i certyfikację EDS. Klucze szyfrujące są również tworzone przez te przedsiębiorstwa: ubezpieczony będzie musiał jedynie płacić za usługi w odpowiednim czasie i złożyć podpis cyfrowy FIU.
Jak przebiega wymiana?
Umowa z FIU o elektronicznym zarządzaniu dokumentami przewiduje możliwość przekazywania wszystkich dokumentów za pomocą mechanizmów ustanowionych przez prawo. Prawidłowość przekazania reguluje ustawa federalna nr 27 z dnia 04.01.2096 r., ustawa federalna nr 56 z dnia 30.04.2008 r. oraz ustawa federalna nr 212 z dnia 24.07.2009 r., które można znaleźć na oficjalna strona internetowa Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej.
Wymiana informacji powinna odbywać się za pomocą kanałów telekomunikacyjnych zarejestrowanych na terytorium Federacji Rosyjskiej. Ustawodawstwo określa listę dostawców i zasobów, z których można korzystać.
Jeżeli certyfikat klucza użytego do wymiany nie jest w posiadaniu kierownika przedsiębiorstwa, musi on wyznaczyć przedstawiciela interesów organizacji. FIU musi zostać powiadomiona o obecności tego przedstawiciela za pomocą formalnego zawiadomienia. Będziesz musiał złożyć kopię nakazu, zgodnie z którym posiadacz certyfikatu ma prawo reprezentować interesy organizacji w Funduszu Emerytalnym. Przedstawiciel indywidualnego przedsiębiorcy lub LLC musi działać zgodnie z obowiązującymi przepisami, w przeciwnym razie zostanie na niego nałożona kara.
Obowiązki i prawa obu stron: FIU
Umowa z FIU o elektronicznym zarządzaniu dokumentami daje nie tylko możliwość wymiany materiałów przez Internet, ale także nakłada pewne ograniczenia i obowiązki na obie strony. Obie strony muszą być tego świadome przy podpisywaniu umowy.
Fundusz Emerytalny ze swojej strony jest zobowiązany do zapewnienia prawidłowego działania sprzętu, w przeciwnym razie subskrybent nie będzie mógł z niego korzystać i dostarczać na czas dokumentów dotyczących wniesionych składek. W przypadku jakichkolwiek zmian we wszystkich dokumentach elektronicznych przetwarzanych przez fundusz, jego przedstawiciele są zobowiązani do powiadomienia o tym subskrybenta w terminach określonych przez prawo rosyjskie.
FIU ma prawo do samodzielnej zmiany procedury funkcjonowania wymiany dokumentów między organizacjami. Odpowiednie zmiany w wykazie dokumentów i formularzy należy wskazać na oficjalnej stronie internetowej organizacji na kilka dni przed datą ich oficjalnego wprowadzenia.
Obowiązki i prawa obu stron: subskrybent
Umowa o elektronicznym zarządzaniu dokumentami z Funduszem Emerytalnym Federacji Rosyjskiej przewiduje również pewną odpowiedzialność dla subskrybenta. Abonent jest zobowiązany do zapewnienia prawidłowego działania całego sprzętu używanego do przesyłania dokumentów z Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej i odwrotnie.
Ponadto użytkownik będzie musiał zawrzeć odpowiednią umowę, zgodnie z którą zostaną dla niego wyprodukowane klucze szyfrujące i podpis cyfrowy. Rejestr organizacji zdolnych do wytwarzania tych produktów zostanie dostarczony przez FIU. Użytkownik ma prawo skorzystać z proponowanej listy lub zamówić dokumenty z innej instytucji.
Abonent musi również dołożyć wszelkich starań, aby zapewnić poufność otrzymywanych i wysyłanych danych. Specjalnie do tego konieczne jest spełnienie wszystkich wymagań nałożonych przez zasady działania. Okresowo konieczne jest sprawdzanie środowiska komputerowego, w którym pracujesz, pod kątem obecności wirusów i destrukcyjnych programów. Aby to zrobić, musisz zainstalować specjalny sprzęt antywirusowy. Jeśli podczas skanowania zostanie wykryty złośliwy kod, odbiór danych zostanie automatycznie zablokowany, a użytkownik będzie musiał otrzymać odpowiednie powiadomienie.
Jeśli klucz szyfrujący został naruszony i wpadł w niepowołane ręce, jego właściciel jest zobowiązany do jak najszybszego zaprzestania korzystania z niego i EDS. Następnie konieczne jest powiadomienie UPFR, dostawcy Internetu, CIPF, a także twórcy oprogramowania. Zgłoszenie musi być oficjalne – wtedy organizacje kontrolujące będą musiały rozwiązać tę sytuację.
Użytkownik nie ma również prawa do niszczenia dokumentów archiwalnych należących do open . Dotyczy to również czasopism i paragonów. Przekazanie informacji musi nastąpić po odpowiednim zaszyfrowaniu wiadomości. Jeżeli jedna ze stron nie może wywiązać się z nałożonych obowiązków, zobowiązana jest do niezwłocznego powiadomienia drugiej. Następnie umowa zostaje zawieszona lub całkowicie rozwiązana. Wszelkie spory rozstrzygane są przez organy regulacyjne, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Odpowiedzialność obu stron
Jeśli wiesz, jak zawrzeć umowę z FIU w sprawie elektronicznego zarządzania dokumentami, musisz w pełni zrozumieć, że obie strony ponoszą odpowiedzialność na mocy obowiązujących przepisów. Biuro Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej nie ponosi odpowiedzialności, jeżeli uszkodzenie systemu zostało spowodowane nieprawidłowymi działaniami subskrybenta. Jest to szczególnie ważne, jeśli klient nie ostrzegł subskrybenta na czas, że jego klucze zostały naruszone. Jeśli te klucze trafiły w ręce osób trzecich i udało im się zaszkodzić organizacji, subskrybent będzie musiał rozwiązać tę sytuację samodzielnie.
Wszyscy abonenci muszą starannie chronić oprogramowanie systemu, które pozwala im wymieniać materiały z Funduszem Emerytalnym Federacji Rosyjskiej. Informacje archiwalne dotyczące kluczy publicznych i dokumentów elektronicznych również powinny podlegać ścisłej kontroli.
Jeśli jedna ze stron ma roszczenia dotyczące jakiegokolwiek dokumentu elektronicznego, sytuacja się komplikuje. Jeżeli druga strona otrzymała sporny dokument i nie może go przekazać pierwszej stronie, zostaje uznana za winną konfliktu. W razie potrzeby sytuację konfliktową można rozwiązać z pomocą organów regulacyjnych.
Strona, która współdziała z Funduszem Emerytalnym Federacji Rosyjskiej, musi działać zgodnie z instrukcjami FAPSI. Jego zadaniem jest przestrzeganie wszystkich instrukcji, które są wskazane przez organ koordynujący zajmujący się ochroną kryptograficzną. Z reguły funkcja ta przypada na specjalny departament PFR, który zapewnia bezpieczeństwo interakcji funduszu z jego użytkownikami.
Dodatkowe warunki
Umowa o wymianie dokumentów elektronicznych w systemie przewiduje możliwość wymiany kluczy i ich zniszczenia. Można to zrobić, jeśli zostały naruszone lub znajdują się w domenie publicznej. Mechanizm zastępczy w tym przypadku powinien był zostać określony przez usługodawców.
Umowa z UPFR o wymianie dokumentów elektronicznych wchodzi w życie z chwilą jej podpisania przez obie strony. Okres ważności jest nieograniczony, zależy od zdolności i chęci stron do wzajemnej współpracy. Jeżeli obie strony zdecydują się zakończyć współpracę, po 3 latach umowa automatycznie przestaje obowiązywać.
Jeżeli jedna ze stron naruszy swoje zobowiązania wobec drugiej, druga ma prawo do jednostronnego rozwiązania umowy. Strona, która naruszyła zasady pracy w tym systemie, musi otrzymać powiadomienie od drugiego uczestnika procesu w ciągu miesiąca kalendarzowego. Zawiadomienie musi być oficjalne i ostemplowane. Jeżeli jedna ze stron zamierza rozwiązać umowę, musi powiadomić drugą stronę z 30-dniowym wyprzedzeniem kalendarzowym.
Dokument musi być sporządzony w dwóch egzemplarzach jednocześnie i oba mają taką samą moc prawną zgodnie z ustawodawstwem Federacji Rosyjskiej. Podpisując umowę obie strony potwierdzają, że zapoznały się z warunkami elektronicznej wymiany dokumentów i wyrażają zgodę na pracę w ramach tego schematu.
Na samym końcu dokumentu wskazano dane dotyczące subskrybenta systemu i jego przedstawiciela, a także lokalnej administracji Funduszu Emerytalnego Federacji Rosyjskiej. W przypadku utraty umowy obie strony mogą wykorzystać drugą kopię do jej szybkiego przywrócenia.
