Секретаря называют верным помощником и правой рукой начальника и не зря, ведь в обязанности секретаря руководителя входит обеспечение эффективной управленческой и административной деятельности. Cекретарь руководителя занимается составлением и оформлением деловых бумаг и документов, помогает начальнику в делах, решает многие организационные вопросы.
Должность секретаря-референта также можно считать представительской, так как он является лицом компании — встречает гостей, отвечает на звонки и письма. Подобная работа требует большой собранности, коммуникабельности и организованности. По этой причине профессия секретаря может сулить большие перспективы — в будущем специалист может стать офис-менеджером, а затем и одним из директоров или топ-менеджеров.
Места работы
Должность секретаря руководителя необходима практически в каждой компании, имеющей офис для клиентов и посетителей. Это могут быть как большие предприятия, так и организации малого бизнеса.
История профессии
Первыми секретарями можно считать писарей и летописцев — они записывали царские указы и распоряжения, вели хронику текущих событий, отвечали за ведение переписки. Со временем полномочия секретаря существенно расширились и сегодня они могут выполнять самые разнообразные функции. Так, возникла необходимость в специалистах узкой специализации, вследствие чего и появилась профессия секретаря-референта, делопроизводителя , секретаря-переводчика и офис-менеджера.
Обязанности секретаря
В должностные обязанности секретаря-референта входит:
- прием посетителей;
- прием телефонных звонков;
- ведение делопроизводства;
- планирование рабочего дня руководителя;
- организация совещаний;
- заказ билетов и бронирование гостиниц для руководителя и других сотрудников во время командировки;
- заказ канцтоваров для офиса;
- выполнение просьб руководителя.
Иногда функции секретаря руководителя включают в себя переписку на английском языке.
Требования к секретарю
Требования к секретарю-референту включают в себя:
- среднее или высшее образование;
- владение ПК;
- знание основ делопроизводства;
- знание английского языка (иногда).
Также должность секретаря предполагает наличие следующих навыков:
- пунктуальность;
- умение хорошо выглядеть (презентабельность);
- организованность.
Образец резюме секретаря
Как стать секретарем
Как стать секретарем? Это может обладатель любого высшего образования, который прошел курсы секретарей-референтов либо получил обучение непосредственно на рабочем месте. Как правило, работодатели не предъявляют особых требований к полученной специальности соискателя, а акцентируют внимание на том, чтобы претендент обладал необходимыми личностными качествами и смог выполнять обязанности на должном уровне.
Зарплата секретаря
Заработная плата секретаря может быть разной — от 15 до 45 тысяч рублей. Доход зависит от круга обязанностей сотрудника и региона, в котором он работает. Средняя зарплата секретаря-референта составляет 30 тысяч рублей.
Типовой образец
УТВЕРЖДАЮ
___________________________________ (инициалы, фамилия)
(наименование организации, пред- ________________________
приятия и т.п., его организационно- (директор или иное долж-
правовая форма) ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)
" " ____________ 20__г.
Должностная инструкция
Секретаря руководителя
______________________________________________
(наименование организации, предприятия и т.п.)
" " ______________ 20__г. N_________
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена на
основании трудового договора с __________________________________________
(наименование должности лица, на которого
______________________________________________________ и в соответствии с
составлена настоящая должностная инструкция)
положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных
актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Секретарь руководителя относится к категории технических
исполнителей.
1.2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее
высшее профессиональное образование, без предъявления требований к стажу
работы, или среднее профессиональное образование и стаж работы по
специальности не менее __________ лет.
1.3. Назначение на должность секретаря руководителя и освобождение
от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению
1.4. Секретарь должен знать:
- постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и
нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся
деятельности предприятия;
- положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению
делопроизводства;
- структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
- устав предприятия;
- организацию делопроизводства;
- методы оформления и обработки документов;
- архивное дело;
- машинопись;
- правила пользования приемно-переговорными устройствами;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной
документации;
- правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
- основы этики и эстетики;
- правила делового общения;
- правила эксплуатации вычислительной техники;
- основы административного права и законодательства о труде;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности,
производственной санитарии и противопожарной защиты;
1.5. Секретарь непосредственно подчиняется руководителю
________________________________________________________________________.
(предприятия, структурного подразделения)
1.6. Во время отсутствия секретаря (отпуск, болезнь и пр.) его
обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке,
которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за
надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
1.7. ______________________________________________________________.
II. Должностные обязанности
Секретарь:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению
административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя
корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в
структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в
процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с
применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и
представления информации при подготовке и принятии решений.
2.4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы
руководителя.
2.6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением
структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов,
передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное
редактирование.
2.7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя,
записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его
сведения ее содержание, передает и принимает информацию по
приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу, и т.п.), а также
телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию,
полученную по каналам связи.
2.8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие
документы, готовит ответы авторам писем.
2.9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний,
проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение
участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация),
ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия
изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков
выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
2.12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми
средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями,
создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы,
необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
2.14. Организует прием посетителей, содействует оперативности
рассмотрения просьб и предложений работников.
2.15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,
обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.16. Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.
2.17. _____________________________________________________________.
III. Права
Секретарь имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,
касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по
совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными
настоящей инструкцией.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному
руководителю о всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих
должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от
структурных подразделений и специалистов информацию и документы,
необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.6. ______________________________________________________________.
IV. Ответственность
Секретарь несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в
пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей
деятельности - в пределах, определенных административным, уголовным и
гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных
трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с ________________
(наименование,
_____________________________.
номер и дата документа)
Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
" " _____________ 20__г.
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(инициалы, фамилия)
_____________________________
(подпись)
" " ________________ 20__г.
С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия)
_________________________
(подпись)
Секретарь – собирательное наименование различных видов должностей с разным набором функциональных обязанностей. Как правило, секретари являются специалистами, обеспечивающими работу должностного лица, органа или учреждения. Исходя из указанных задач, формулируются и конкретные должностные обязанности секретаря.
Из статьи вы узнаете:
Под собирательным термином «секретарь» может пониматься секретарь руководителя или иного должностного лица, секретарь-делопроизводитель, секретарь судебного заседания, секретарь общего собрания акционеров или участников общества и иные виды технических специалистов.
Любой организации с потоком исходящих и входящих документов, штатом сотрудников, наличием иерархии руководящих органов необходим секретарь . Именно он берет на себя функционал по обеспечению документооборота, деятельности руководителя. В зависимости от размера юридического лица может быть создана целая служба секретарей. Кроме того, функционал данного специалиста может распространяться как на всю компанию в целом, так и быть «прикрепленным» к конкретному руководителю (единоличному исполнительному органу или руководителю структурного подразделения – управления, отдела, филиала, представительства и т.д.).
Конкретное наименование должности отражается в штатном расписании компании. В зависимости от вышеуказанных моментов выстраиваются и должностные функции. Закрепляется функционал секретаря в должностной инструкции. Почему важно подробно и максимально полно формулировать должностные обязанности секретаря? Для того чтобы сотрудник на данной должности понимал весь спектр своих трудовых обязанностей, чтобы избежать недопонимания между работодателем и работником, снизить риски трудовых споров. Иногда возникает вопрос, должен ли этот специалист обеспечивать наличие в организации канцтоваров, предметов бытовой химии и иных необходимых для функционирования любой компании вещей.
Ответ здесь очевиден – надо заглянуть в должностную инструкцию, где и указаны должностные обязанности секретаря .
Разумеется, функционал специалистов с разным наименованием должностей будет разным.
Должностные обязанности секретаря руководителя
В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37, имеется описание должности «секретарь руководителя». При формировании раздела про обязанности описание функционала, данного в справочнике, можно взять за основу. Так, если обобщить, то должностные обязанности секретаря руководителя сводятся к следующим:
принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, а также письменные обращения к руководителю сотрудников компании – служебные записки, заявления, докладные, отчеты;
подготовка документов, необходимых для работы руководителя, в том числе с использованием компьютерной, копировальной и иной офисной техники;
отслеживание своевременного рассмотрения и представления структурными подразделениями и исполнителями документов, переданных им на исполнение;
проверка правильности оформления проектов документов, передаваемых руководителю на подпись;
подготовка заседаний и совещаний у руководителя (сбор материалов, оповещение сотрудников о времени и месте собрания, о повестке дня), оформление протоколов совещаний;
организация телефонных переговоров руководителя, прием и фиксация поступающей информации, организация приема посетителей;
формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и передачи в архив.
Таким образом, базовые должностные обязанности секретаря руководителя сводятся к организационно-техническому обеспечению его работы.
Если к перечисленным базовым обязанностям добавляются иные, исходя из специфики конкретного юридического лица, то они должны быть также зафиксированы в действующей должностной инструкции.
Читайте также:
- Важные личностные и профессиональные качества секретаря
Подчиняется такой работник непосредственно руководителю. Для успешного выполнения функционала, как базового, так и дополнительного, данный специалист должен обладать определенными навыками и знаниями. Например, обязательными являются знания:
организационной структуры компании
организации делопроизводства и порядка документооборота
правил работы с офисной техникой и средствами связи
прикладного программного обеспечения
деловой этики и навыков делового общения
правила охраны труда, основы трудового законодательства и иные навыки и компетенции.
Грамотный, образованный, тактичный, собранный и компетентный секретарь – находка для руководителя. Такие специалисты не только существенно облегчают организацию работы непосредственного начальника, но и выстраивают документооборот, необходимый всей компании в целом. А зачастую секретарь является «лицом» организации, хранителем ее традиций, незаменимым помощником для всех сотрудников.
Должностные обязанности секретаря делопроизводителя
Такой специалист не «прикрепляется» к конкретному руководителю, а выполняет функции, необходимые для всей компании в целом. Как правило, его работа сводится к ведению документооборота организации. Обобщенно должностные обязанности секретаря делопроизводителя могут выглядеть так:
- регистрация и обработка корреспонденции, направление потока документов в соответствии с утвержденными правилами и обычаями на предприятии;
- обеспечение регистрации, учета, систематизации, хранения всей массы документов - внутренних, входящих, исходящих;
- ведение архива, отслеживание выполнения утвержденной номенклатуры;
- составление проектов документов, их правка, организация подписания руководителем;
- работа с почтовыми и курьерскими службами;
- работа по изготовлению копий, сшивок, архивных описей, подготовка справок и сводок и иные функции.
Такой набор трудовых функций может содержать не только должность секретарь-делопроизводитель, но и секретарь-референт, делопроизводитель, личный помощник, архивариус, специалист по работе с документацией и др. Должностная инструкция конкретного сотрудника конкретного предприятия может содержать и иные обязанности, которые в любом случае должны быть отражены в должностной инструкции.
Описывая должностные обязанности секретаря делопроизводителя, можно за основу взять функции, описанные в Квалификационном справочнике по должностям секретарь-машинистка, секретарь-стенографистка. Хотя в чистом виде такие должности уже не актуальны по причине развития компьютерных технологий и офисного оборудования. А некоторые обязанности секретаря в настоящее время возможно выполнять даже удаленно, без постоянного присутствия в офисе.
Должностная инструкция не входит в список необходимых документов предприятия, однако ее наличие позволяет четко определить перечень прав и обязанностей, которыми наделяются работники организации, в том числе секретари.
УТВЕРЖДАЮ:
Генеральный директор
ООО «Поставки оптом»
Широков
/Широков И.А./
«12» августа 2014 г.
Должностная инструкция секретаря
Общие положения
1.1. В данном документе прописываются должностные функции, полномочия, ответственность и прочие условия работы секретаря организации.
1.2. Должность секретаря имеет право занимать лицо, обладающее аттестатом о законченном среднем общем образовании и дополнительно прошедшее специальную проф.подготовку в виде курсов, с опытом работы от полугода.
1.3. Назначение и увольнение секретаря происходит в порядке, установленном действующим ТК РФ, отдельным приказом руководителя организации.
1.4. В качестве непосредственного руководителя секретаря выступает директор организации
1.5. При отсутствии на рабочем месте, секретаря должен заменять сотрудник, утвержденный специальным распоряжением руководителя предприятия.
1.6. Секретарь обязан знать:
— Основы Закона о труде и гражданское право РФ;
— Структуру предприятия, руководящий состав, в том числе начальников подразделений;
— Правила ведения делопроизводства;
— Правила орфографии, грамматики, стилистики, пунктуации и пр. разделов письменного русского языка, необходимых для грамотного написания и оформления деловой документации;
— Унифицированные, обязательные к применению, формы, образцы, шаблоны распорядительных документов;
— Основы организации трудовых процессов;
— Этику, основы делового общения и стиля, в т.ч. ведения переговоров, составления писем, дресс-кода и т.п.;
— Правила, методы работы с компьютерной и офисной оргтехникой, в т. ч. владеть прикладными компьютерными программами (Word, Excel и т.д..);
— Утвержденные нормы и правила по охране труда, безопасности и внутреннему распорядку.
2.1. В перечень трудовых функций секретаря входят следующие задачи:
— Своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса руководителя;
— Составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;
— Организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.
— Переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;
— Сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;
— Контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;
— Организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте - прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;
— Приобретение для руководителя канцелярских принадлежностей;
— Контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;
— Ведение внутреннего и внешнего делопроизводства, относящегося непосредственно к руководителю (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)
— Организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.
— Прием и отправка писем;
— Прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;
— Организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;
— Участие в общих собраниях и совещаниях;
— Доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.
Права
Секретарь обладает следующими правами:
3.1. Требовать условий работы, способствующих повышению его производительности труда (в.ч. предоставления усовершенствованных моделей оргтехники, соблюдения норм по организации рабочего места и т.п.);
3.2. Требовать и получать документы, справки, приказы, распоряжения, напрямую касающихся его деятельности;
3.3. Взаимодействовать с начальниками отделов, руководителями структурных подразделений и вышестоящим руководством для решения вопросов, связанных с работой организации;
3.4. Быть представителем предприятия в других организациях, как государственных, так и коммерческих по всем вопросам, которые входят в его компетенцию;
3.5. Посещать курсы повышения квалификации;
3.6. Отказаться от выполнения трудовых обязанностей, если на рабочем месте его жизни или здоровью что-либо угрожает.
Ответственность
Ответственность секретаря (строго в рамках действующего законодательства) предусмотрена за наступление следующих ситуаций:
4.1. Некачественное или несвоевременное выполнение профессиональных функций, а также полный отказ от работы;
4.2. Отказ от выполнения поручений, задач, вопросов, распоряжений и приказов руководителя;
4.3. Умышленное и систематическое предоставление недостоверных или неполных сведений, касающихся его работы;
4.4. Халатное отношение к обеспечению мер по охране труда, правил внутреннего распорядка и безопасности, а также отсутствие реальных действий при их выявлении со стороны других сотрудников;
4.5. Сознательное нарушение трудовой дисциплины при условии отсутствия уважительных причин и подтверждающих их наличие документов.
4.6. Нарушение субординации.
Условия работы
5.1. Режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;
5.2. Возможны служебные поездки (для сопровождения руководителя), как в пределах города, так и в другие регионы.
Право подписи
6.1. Секретарю предоставляется право подписывать документы, напрямую связанные с его работой.
СОГЛАСОВАНО
Начальник кадрового отдела
ООО «Поставки оптом»
Семенов
/Семенов Р.А./
«12» августа 2014 г.
С ИНСТРУКЦИЕЙ ОЗНАКОМЛЕН
Ведеркина Анна Валерьевна
Секретарь ООО «Поставки оптом»
Паспорт 7685 № 975849
Выдан ОВД Ленинского р-на г. Пермь
14.09.2012 код подразделения 123-425
Подпись Ведеркина
«17» августа 2014 г.
ФАЙЛЫ
1 файл
Для чего нужна должностная инструкция
Данный документ одинаково важен как для самого секретаря, так и для руководства компании. С одной стороны, в нем четко прописываются функции, которые должен выполнять работник, правила и законы, которые он обязан знать, порядок его назначения и увольнения, а также его права и пр. С другой стороны этот же документ позволяет работодателю координировать работу подчиненных и эффективно управлять производственным процессом.
Довольно часто должностные инструкции при возникновении конфликтов, споров и разногласий становятся юридически значимыми документами и обретают доказательную силу. Именно поэтому не стоит относиться к составлению должностных инструкций небрежно, нужно тщательно и взвешенно прописывать каждый пункт.
Основные правила по составлению должностной инструкции секретаря
Единой, обязательной к применению формы должностной инструкции секретаря нет, поэтому можно составлять ее по уже готовому шаблону или разработать документ на свое усмотрение. При оформлении документа стоит помнить о том, что на разных предприятиях секретари могут выполнять различные функции, однако основная работа у них должна быть одинакова.
Стандартная, наиболее распространенная версия должностной инструкции секретаря включает в себя четыре раздела:
- «Общие положения»,
- «Должностные обязанности»,
- «Права»,
- «Ответственность».
Однако, по желанию или при необходимости, документ можно расширять за счет других пунктов (к примеру, «Прочие условия», «Право подписи» и т.д.).
Пишется документ обычно в одном экземпляре – его же и подписывает сотрудник, на которого он составляется, а также руководитель подразделения и директор организации, но если секретарей несколько, можно распечатать должностную инструкцию в нужном количестве экземпляров. Каждый из них также должен иметь оригинальные подписи и, в случае надобности, подкорректирован, чтобы не случилось дублирования одних и тех же обязанностей.
Составление должностной инструкции секретаря
Шапка
Вверху инструкции, в ее правой верхней части следует отвести место для утверждения руководителем предприятия. Тут надо заполнить всего несколько строк: его должность (генеральный директор, директор), наименование компании, фамилию, имя, отчество и оставить место для подписи с расшифровкой. Затем посередине строки пишется название документа.
Со второй части начинаются основные разделы.
Общие положения
В первом разделе под названием «Общие положения» сначала вписывается, о чем пойдет речь в данном документе, затем указывается порядок назначения и увольнения секретаря, кому именно он подчиняется, а также требования по квалификации, которым он должен соответствовать (специализация, образование, дополнительные курсы и т.п.), необходимый стаж и опыт работы.
Затем в этом же разделе перечисляются все законы, нормативы, правила, распоряжения, с которыми секретарь обязан быть знаком: стандарты и формы документов, принятых в организации, правила ведения делопроизводства, знание оргтехники и т.д. Ниже надо написать, кто замещает секретаря в случае его отсутствия на рабочем месте (без указания фамилий конкретных сотрудников)..
Обязанности секретаря
Следующий раздел «Функциональные обязанности» касается обязанностей, которые должен выполнять секретарь. Их нужно расписывать по возможности максимально подробно, отдельными пунктами, в соответствии с потребностями компании и учетом рабочего времени работника.
Права секретаря
Раздел «Права» включает в себя инициативы и полномочия, которыми имеет право пользоваться секретарь для наиболее эффективной деятельности. Обычно сюда вписывается возможность его взаимодействия с другими структурными подразделениями компании, а также с руководством.
Ответственность секретаря
В разделе «Ответственность» следует точно прописать нарушения, за которые секретарь может понести дисциплинарное наказание в виде лишения премии, замечания, выговора или даже увольнения. В одном из пунктов можно отметить, что применяемые меры воздействия соответствуют рамкам закона и Трудового кодекса РФ.
Условия работы
В пятый раздел должностной инструкции секретаря под названием «Условия работы» , вписывается чем они, эти условия, определяются (например, внутренним трудовым распорядком), а также какие-то особенности – к примеру, поездки в командировки, сменный график и т.п.
Право подписи
Последний раздел данного документа включает всего один пункт, а именно – определяет документы, которые имеет право заверять своей подписью секретарь.
После тщательного заполнения должностной инструкции ее надо согласовать с сотрудником, который несет ответственность за соблюдением правил и норм, прописанных в должностной инструкции секретаря (это может быть руководитель секретариата, начальник кадровой службы и т.п.). Здесь требуется вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также заверить все это подписью с расшифровкой.
Далее указываем служебные и личные данные о сотруднике: фамилию, имя, отчество, должность, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом. Печать ставить необязательно, поскольку документ является частью внутреннего документооборота организации.
Представляют собой основную часть инструкции по выполнению рабочей деятельности для обозначенной трудовой позиции. Помимо перечня определенных рекомендаций, обязательных к выполнению, подобный документ содержит сведения о требованиях, правах, зоне ответственности секретаря, а также общих трудовых положениях. Не следует считать, что такая профессиональная позиция является простой и не требует учета определенных нюансов.
Общие обязанности
Для начала необходимо разобрать, в чем заключаются классические, унифицированные должностные обязанности секретаря. Вкратце их можно свести к следующим обязательным рекомендациям:
Требования к знаниям
Обязанности работника могут незначительно отличаться в зависимости от его основной специализации. Однако вне зависимости от нее знания в следующих областях для данной должности будут нелишними и весьма полезными:
- Основы трудового и административного законодательства.
- Общие нормы этики и делового этикета.
- Основы делопроизводства.
- Техника безопасности.
- Правила работы с вычислительной и приемно-переговорной, а также оргтехникой.
- Охрана труда.
- Требования к ведению деловой переписки.
Помимо прочего, выполнять должностные обязанности секретаря надлежащим образом невозможно без знания внутренних основ деятельности предприятия, распорядка деятельности, нормативных документов и многого другого.
Обязанности помощника руководителя
Должностные обязанности секретаря руководителя мало чем отличаются от общих требований, приведенных выше. Он также принимает и передает корреспонденцию, занимается копированием и архивированием документов, контролирует доведение распоряжений руководителя до ответственных лиц, ведет необходимое делопроизводство, обеспечивает закупку первоочередных товаров. Помимо прочего, такой специалист должен уметь заниматься:
Как правило, такие должностные обязанности секретаря руководителя могут выполнять лица, имеющие высшее, а также среднее профессиональное образование. В последнем случае значительным преимуществом является наличие стажа работы по профессии от 2 лет.
Права секретаря
Необходимо помнить о том, что не только должностные обязанности секретаря определяют его работу, сотрудник, безусловно, обладает и определенными правами. Так, к ним можно отнести возможность ознакомления с рабочими проектами и право внесения рациональных предложений в рамках своей служебной инструкции. Кроме того, при выявлении недостатков в рамках своей компетенции секретарь вправе обратить внимание руководителя на данные аспекты.
Требования к деятельности делопроизводителя
Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, как правило, незначительно отличаются от тех, что были описаны выше. При этом помощник руководителя в первую очередь должен обеспечивать деятельность непосредственно начальства, в то время как делопроизводитель по большей части сосредоточен на бумажной работе. В инструкцию его трудовой деятельности обязательно должны войти такие аспекты, как:
Требования к деятельности судебного секретаря
Куда более значительные изменения содержат должностные обязанности секретаря судебного заседания. Как правило, эти специалисты занимаются непосредственно ведением и фиксацией заседаний в суде. Кроме того, они подготавливают письма, запросы и иные документы, могут осуществлять вызов лиц, участвующих в судебных прениях. Подобная активная работа может выполняться лицом как с высшим, так и с неполным высшим образованием, без соответствующего опыта работы. Как правило, эту позицию выбирают молодые люди и девушки, желающие набраться опыта в судебной сфере и в дальнейшем продолжить свою карьеру в области юриспруденции.
Некоторым может показаться, что подобная вакансия не требует специальных знаний и умений, поэтому подойдет многим, однако это не совсем так. Чем же еще занимается секретарь суда? Должностные обязанности его подразумевают:
- Соблюдение Конституции, Федеральных законов и любых других нормативно-правовых актов и распоряжений.
- Исполнение поручений судьи или других уполномоченных лиц.
- Взаимодействие с другими сотрудниками судебной структуры для решения вопросов, находящихся в компетенции секретаря.
Общие сведения
Должностные обязанности секретаря-делопроизводителя, помощника руководителя и сотрудников суда регулируются особым документом, именуемым должностной инструкцией. Наличие ее в любой компании является обязательным, ведь именно согласно указанному перечню правил сотрудник понимает, какие действия он должен выполнять, а какие нет. Разрабатывается и составляется такой документ при участии руководящего состава и в обязательном порядке содержит такие подразделы, как общие положения, права и обязанности, зона ответственности, взаимоотношения сотрудников внутри фирмы, а также необходимые приложения.
