Дневник на маршрутните листове. Каква е процедурата за попълване на регистъра на товарителницата

Предприемачи и организации, които използват превозни средства в дейността си, съставят товарителници за всяко пътуване. Тези формуляри отразяват разхода на гориво и други показатели за ефективност. Всеки издаден документ се отбелязва в съответния регистър, който се нарича регистър на товарителницата. За него е разработена унифицирана форма. Можете да изтеглите безплатна проба в края на статията.

Журналът за регистрация на пътни листи има унифициран формуляр № 8, който е одобрен от Държавния комитет по статистика на Руската федерация през 1997 г. Предприемачите и организациите все още могат да използват този шаблон днес. В същото време от 1 януари 2013 г. е в сила Закон № 402-FZ „За счетоводството“ от 6 декември 2011 г. Въз основа на този закон използването на унифицирани формуляри не е задължително.

По отношение на дневника на товарителниците за 2018 г. си струва да се имат предвид редица точки:

Регистърът се открива за срок до 1 година.
Водачът сам определя продължителността на дневника.
Ако мениджърът реши да откаже да използва единния формуляр, трябва да съставите своя собствена извадка, която ще съдържа същите данни.
Срокът на съхранение на дневника е най-малко 5 години (както за другите първични документи).

Важно! Преди да отпишете дневника, трябва да се уверите, че срокът на годност на последния формуляр, записан в него, е изтекъл. В противен случай няма да е възможно да се потвърди поддържането на контрол.

След като направите бележки в регистъра, трябва да поставите подписи. Счетоводителят, служителят, който води дневника, и самият водач потвърждават въведените данни. В края на единната форма на таблицата има колона за коментари. Не е необходимо да го попълвате. В някои случаи съдържа името на населеното място, където водачът е следвал, или други допълнителни знаци.

Примерен формуляр: задължителни данни

От 2018 г. стандартният формуляр е под формата на документи, подвързани в брошура. Страницата съдържа таблица от 9 колони. По време на разработването на извадка за вашето предприятие можете да ги подредите в най-удобния ред, да премахнете ненужните колони или да включите допълнителни.

На първата страница на регистъра на товарителниците от образеца на попълване се посочват името на предприятието или организацията и периодът на регистъра. В специално определени полета вдясно се въвеждат кодове за OKUD и OKPO.

Номер на пътен лист.
Дата на издаване на документа.
Данни за водача. Въведете пълното си име и номера на ведомостта.
Номер на превозното средство.
Подписи на водача, диспечера (с датата на вземане на формуляра от водача) и счетоводителя (с датата на приемане на документацията).
Допълнителна информация. Последната колона се попълва, ако е необходимо.

Всички останали страници се отпечатват по един шаблон. В повечето случаи в редовете се въвеждат приблизително еднакви данни. Когато безплатните страници приключат, дневникът за движение на товарителницата трябва да бъде изпратен в архива. Там ще се съхранява 5 години (според правилата за първична документация).

Кой отговаря за воденето на регистъра?

Счетоводният дневник се поддържа от служител, който е назначен със заповед на директора или индивидуален предприемач. Освен това това може да бъде поверено на служител, в трудовия договор, с който това задължение вече е предвидено.

Друга възможност е мениджърът да има право да привлече организация на трета страна или индивидуален предприемач за поддържане на дневника. За документиране на такова сътрудничество се попълва споразумение за услуга.

Независимо кой прави маркировките в таблицата, счетоводната процедура не се променя:

за всяка товарителница се прави вписване;
формулярите са маркирани в хронологичен ред;
страниците се номерират последователно.

Ако срокът, за който е съставен документът, е изтекъл, регистърът за издаване на товарителници се зашива и подписва. Трябва да се уверите, че всички страници на регистъра са номерирани.

Защо трябва да следите билетите за пътуване

По закон всеки предприемач (или организация), използващ автомобили за своята дейност, е длъжен да предостави товарителници и да ги регистрира в регистъра. Самият формуляр съдържа пълна информация за пътуването: данни за водача, маршрут, характеристики на товара.

Товарният лист служи като доказателство за разхода на гориво и смазочни материали по време на транспортиране. Въз основа на този документ данъкоплатецът може да отпише разходите за гориво за превозни средства. Също така данните, съдържащи се в документите, опростяват счетоводството и заплатите за шофьорите.

Индивидуалните предприемачи и юридическите лица, чиято дейност, по един или друг начин, включва необходимостта от използване на моторни превозни средства, като правило регистрират пътни листове, издадени на водачи в специален дневник.

На базата на такъв дневник се фиксират направените разходи за гориво, което позволява намаляване на облагаемите показатели на предприятието. Освен това регистърът на пътните листове се използва при изчисляване на заплатите на шофьорите, участващи в работата на организацията.

Всички организации и индивидуални предприемачи, чиято сфера на дейност е свързана с предоставяне на транспортни и транспортни услуги, са длъжни да водят задължително регистър на товарителниците. Указанието се основава на нормите на Федералния закон № 259-FZ от 18 ноември 2007 г. и Заповедта на Министерството на транспорта от 18 септември 2008 г. № 152.

Що се отнася до предприятия, които не са пряко свързани с предоставянето на транспортни и транспортни услуги, но използват превозни средства в рамките на своята дейност, наличието на регистър на товарителницата не е задължително за тях, но може да се използва за систематизиране и опростяване на счетоводството на данни, използвани в работата.

Регистърът на товарителниците, образец 8, е одобрен с Указ на Държавния статистически комитет № 78 през 1997 г., но на 01.01.2013 г. влезе в сила Федерален закон № 402-FZ, премахвайки съществуващия унифициран формуляр 8. От тази дата , транспортните предприятия, които преди това са водили регистър на пътни листове във формуляр 8, получиха възможност да разработят своя собствена, най-оптималната версия на счетоводния лист, при условие че основните раздели на унифицирания формуляр 8 се дублират.

Може ли да стане по електронен път

Няма ограничения относно воденето на регистър на товарителницата в електронен вид във всеки правен акт на действащото законодателство, поради което е разрешено създаването на табло в електронен формат.

Забележка! Можете да използвате всяка от най-удобните опции за управление, независимо дали е обикновен Excel или 1C.

За организации с голям автопарк и значителен персонал от водачи, поддържането на електронна версия е по-предпочитано, отколкото ръчното подаване, поради значителната трудоемкост на процеса. В същото време е желателно да има възможност списанието да се отпечата на хартия, ако е необходимо.

Как да водим дневник

Регистърът на товарителниците, образец 8, се изготвя в табличен вид, представляващ извлечение, разделено на колони. Има девет такива колони. Те включват следните данни:

Серийни номера на издадените листове;
Дати на издаване;
Пълно име на водачите;
Персонален брой на служителите;
Гаражни номера на превозни средства;
Подписи на водача, диспечера и счетоводителя;
Бележки, ако е необходимо.

Забележка! Ако една организация води записи, използвайки собствена разработена форма на изявление, счетоводният дневник може да съдържа допълнителни колони, използвани от конкретна организация.

Ако в счетоводната книга са въведени грешни данни, се допускат корекции в съответствие с разпоредбите на 9 от Федералния закон № 402-FZ. Ако е допусната грешка, записът се коригира, както следва:

Грешно вписване се зачертава с един ред;
До него се поставя знак „коригиран” и се въвежда правилната информация;
Датата на корекциите се отбелязва;
Направените корекции трябва да бъдат заверени от лицето, отговорно за поддържането на счетоводния лист;

Важно! При зачеркване на погрешен запис е необходимо да се начертае линия, така че самият неправилен запис да остане четим след като бъде зачеркнат.

Срок на годност

Пътните листове на служителите, работещи в МПС, се издават веднъж на работен ден или смяна. Самият регистрационен дневник се стартира с очакване на годишен период, но ако е необходимо, периодът на поддръжка може да бъде намален до един месец, например, ако говорим за единични дълги пътувания като командировки.

Поради факта, че счетоводният лист е основната документация, периодът на последващото му съхранение е 5 години, след което дневникът може да бъде изхвърлен. Трябва да се отбележи, че петгодишният срок на съхранение се отнася не само за хартиени, но и за електронни носители.

Трябва ли да мигам

Регистърът на товарителницата образец 8 има последователна номерация на страниците. Трябва да се въведе в хронологичен ред. Заглавната страница трябва да бъде подписана задължително, като се посочва датата на започване на поддръжката. На същото място, на заглавната страница, са написани основните данни за самата организация, нейното пълно име.

След приключване на воденето на записите, дневникът се мига. Зашитата книга се удостоверява с подписите на ръководителя на предприятието, главния счетоводител на дружеството и печата на организацията, след което се прехвърля в архива на предприятието за съхранение.

Кой попълва и проба

Задължението за водене на записи на товарителници в специализиран дневник може да бъде възложено на служител, назначен със заповед на ръководството, или на служител, чиито трудови задължения, посочени в трудовия договор, включват функциите по поддържане на записи в организацията.

Най-често такава работа се извършва от счетоводител, служител по персонал или секретар-служител.При липса на лице, поддържащо такова изявление в рамките на предприятието, може да се сключи споразумение с организации на трети страни, обслужващи превозни средства, при условие че такова споразумение предвижда клауза за необходимостта от водене на записи.

Дневникът на товарителницата е основен документ и срокът на съхранение е най-малко 5 години. Пример за дневник Нека да преминем към документи и примери. За да започнете, можете да изтеглите формуляра на дневник за движение на товарителница № 8. Алгоритъмът за попълване на дневника е прост и се свежда до следното: информация за всички товарителници, издадени от организацията, се вписва в регистъра за издаване на пътни листове. В този случай няма изключения. Списанието е последователно номерирано и се води в хронологичен ред. След като списанието е напълно запълнено, то се зашива, запечатва и подписва от ръководителя. Поддържане в електронна форма В законодателството няма забрани за водене на дневник на движението на товарителници в електронен вид. Можете да водите дневник по електронен път във всяка удобна форма: в Excel, 1C, облачна програма и др.

Онлайн дневник за счетоводител

Закон от 06.12.2011 г. № 402-FZ в чл. 9. Алгоритъм на действията:

зачеркнете неправилната информация с един ред;
до корекцията се прави запис „Коригирано”;
е посочен надпис с правилните данни;
трябва да бъде отбелязана датата на коригиращите действия;
всеки случай на корекция трябва да бъде потвърден с ръкописния подпис на отговорното длъжностно лице.

Саморазработена форма Ако предприятието използва самостоятелно разработени шаблони на документи за отчитане на горива и смазочни материали, тези формуляри трябва да бъдат отразени в два местни акта на организацията:

счетоводна политика;
заповед за одобрение на първичния формуляр.

Информацията за организацията, номера на документа и датата на съставянето му трябва да бъдат въведени в заповедта за одобряване на образеца на товарителницата или регистъра на ваучерите.

Как се регистрира пътният лист?

Дневник за пътуване, попълване на образец. Формулярът на дневника е одобрен с Указ на Държавния статистически комитет на Русия от 28 ноември 1997 г. № 78, но все още е валиден и съдържа задължителните данни, необходими за счетоводен и данъчен контрол, както и за по-нататъшно изчисляване на заплатите на водачите. Задължителната информация включва:

информация за номера и датата на издаване на товарителницата;
данни за водача, неговия личен номер;
гаражен номер на превозното средство (обикновено той се присвоява от държавни агенции, но частните компании не го правят, така че е позволено да оставите съответната колона празна).

Записванията във формуляра се потвърждават от трима служители наведнъж:

самият шофьор;
този, който е въвел информацията (например диспечерът);
както и счетоводителя, получил документа.

Назначаване и попълване на регистър на товарителницата във формуляр 8

внимание

За да направите това, в товарителницата се прави бележка за принадлежността на определен автомобил към служител. Формулярът на списание № 8 е унифициран, от него не могат да се изтриват редове или блокове. Предприятията имат право да разширяват списъка с показатели, посочени в документа.

Важно

Възможно е оптимизиране на системата за контрол на движението на товарителници чрез въвеждане на електронна регистрация на формуляри. Автоматизирането на процедурата намалява времето, прекарано от служителите за работа с документи и свежда до минимум риска от изтичане на информация. Възможно е да се осигури работоспособността на електронното управление на документи в сегмента на транспортното счетоводство с помощта на специализирани програми или аутсорсинг услуги.

Между другото, данъчните власти, представители на инспекцията по труда и служителите на КАТ може да се интересуват от коректността и пълнотата на попълване на пътни листове и организацията на контрол върху тяхното движение.

Попълване на дневника за пътуване

Информация

Пълно име на водача, на чието име е издаден ваучерът;

регистрационни табели на превозни средства;
подпис на водача, получил попълнения формуляр на пътната листа.

Ако е имало връщане на ваучера, тогава в дневника се прави съответен запис. Датата на връщане трябва да бъде посочена, потвърдена с подписа на отговорния диспечер. Формуляр 8 трябва да съдържа подписите на следните длъжностни лица:

водач, който потвърждава получаването на товарителница;
диспечер или друг упълномощен служител, който получава разрешителни от водачите в края на смяната;
счетоводител, който с подписа си трябва да удостовери правилността на попълването на документа и факта на приемането му за счетоводство.

Формуляр 8 или ваш собствен шаблон за списание могат да бъдат отпечатани и зашити от служители на предприятието или поръчани от печатница.

Регистър на товарителницата: образец 8

За ситуации с бизнес пътници основното изискване на регулаторните органи за издаване на товарителница е способността да се отчита работното време и обективно да се отразяват разходите за гориво. ПОМНЯ! Показанията на скоростомера трябва да бъдат въведени в пътните листове преди напускане в началото на смяната и след края на работата. Стойностите за края на деня и за сутринта на следващия ден трябва да съвпадат.

В зависимост от използвания формуляр на документа, счетоводителят може да отпише ГСМ според действителния разход на гориво или според установените стандарти. Пътните листове дават право на водачите да управляват определено превозно средство през работно време. Формулярът посочва предвидения маршрут на движение, оставащото гориво и данните от скоростомера.
Допълнително те въвеждат информация за спецификата на работните дейности и часа на началото и края на работния ден. ЗАБЕЛЕЖКА! При използване на горива и смазочни материали в инструментите не се попълват пътни листове.

Правила за попълване на регистъра на товарителницата

Информацията се въвежда със запазване на хронологията на документацията. Дневникът се характеризира с непрекъсната номерация. Книгата трябва да бъде зашита и заверена с подпис на директора на предприятието. Подписът е подкрепен с печата на организацията. Това е необходимо, за да се гарантира безопасността на документа и да се предотвратят опити за унищожаване на отделни листове от книгата.
Ръководителят на институцията със заповед назначава лице, което ще отговаря за воденето на дневника.

Каква е процедурата за попълване на регистъра на товарителницата?

Законодателната рамка не предвижда забрана за водене на дневници за регистриране на ваучери в електронен формат. Предприятията имат право самостоятелно да решават как да организират счетоводството:

попълнете хартиената версия на списанието;
поддържа таблици в Excel;
ограничено до попълване на формуляра в програмата 1C.

Основното изискване е спазването на формата на документа, наличието на задължителни данни и възможността за бързо отпечатване на попълнените страници на формуляра. Основна документация Мерките за наблюдение на разхода на гориво и валидността на отписванията на гориво се изпълняват със задължителното изпълнение на товарителници и регистрационния им дневник Образец № 8.

Формулярите са одобрени от Държавния комитет по статистика с Постановление от 28 ноември 1997 г. № 78. Правилата за попълване на документи са дадени в Заповед на Министерството на транспорта от 18 септември 2008 г. No 152.

Дневник на товарителници в електронен вид

Редът за попълване на регистъра за движение, регистрация и издаване на товарителници Регистърът за движение, регистрация и издаване на товарителници се състои от 2 части:

Заглавната страница, на която е изписано името на организацията или индивидуалния предприемач, кодът на OKPO, както и периодът, за който се попълва дневникът.
Табличната част, която показва:

номера на товарителницата и датата на нейното издаване;
данни на водача и личен номер;
гаражен номер на автомобила;
Подписи на лицата, отговорни за воденето на дневника:
- водач - при получаване на товарителница;
- диспечер (служител, изпълняващ функциите му) - при получаване на документи от водача;
- счетоводител - по проверка и приемане на товарителницата за осчетоводяване.

Също така, ако е необходимо, се прави бележка.

Изтеглете регистъра на товарителниците в електронен вид

Въпреки стандартната форма на списанието, законодателството позволява разработването и поддържането на собствен дневник и добавянето на нови елементи към него, които организацията счита за необходими, но при условие, че елементите, посочени в одобрения формуляр, трябва да бъдат предоставени непременно . Това трябва да се има предвид, за да се спазват правилата за извършване на разплащания между фирмата и клиента, както и да се контролира извършената работа от водача и ведомостта. Поддържането на дневник е много полезно за големите предприятия, тъй като след подаване на отчет в данъчните власти, тази информация може значително да намали данъчните плащания на организацията.
Ако дневникът е попълнен неправилно с редица идентифицирани грешки, тогава всички разходи за горива и смазочни материали по време на одит от данъчната служба ще бъдат анулирани.

Възможно ли е да се води регистър на товарителниците в електронен вид?

На обратната страна той трябва да бъде подпечатан и подписан от ръководителя и главния счетоводител. В съответните колони са посочени имената и длъжностите на лицата, отговорни за поддържането и оформянето на дневника, и техните подписи. Табличната част се състои от 9 колони:

Пореден номер на товарителницата.
Дата на издаване.
Лична информация на водача.
Номер на персонала.
Номер на шофьорски гараж и марка на автомобила.
Подпис за получаване на листа от водача.
Подпис на диспечера и дата на получаване на товарителницата и другите документи на водача.
Подпис на счетоводителя и дата на получаване на листа.
Забележка.

Списанието трябва да съдържа информация за всички издадени товарителници, независимо от формата им.

Серийните номера на формулярите трябва да са непрекъснати.

„Дневник за регистриране на движението на товарителници“ е специализиран формуляр за попълване на документи от предприятия, одобрен в рамките на нормативните актове с постановление на Държавния комитет по статистика на Руската федерация от 1997 г. Този формуляр е подходящ и е приложимо, ако в баланса на организацията има превозни средства и билетите за пътуване са издадени листове. Чрез този формуляр можете да водите подробен аналитичен запис на документите, които се издават на водача. Също така регистърът на товарителницата включва поле, в което се записва датата на приемане на листа от счетоводителя. Това е много удобно за настройка на работния процес, можете веднага да разберете кой от служителите нарушава договорените правила за предоставяне на документи.

Документът може да се записва и записва в няколко формата, по-специално в печатна и електронна форма, която е удобна за съхранение, отчитане и систематизиране на информация. Този документ съдържа данни за всички издадени листове и това не зависи от вида им. Документите подлежат на непрекъснат тип номерация. Оказва се, че трябва редовно да водите консолидиран дневник, тъй като не е правилно да го формирате със задна дата.

Състав на документа

Всъщност хартията включва няколко детайла и характеристики, физически е корицата и част от стойността на таблицата. На корицата е отбелязано името на компанията и периодът от време, за който е произведено това списание. Има няколко важни стойности в елемента на таблицата.

номерирана стойност (тя е индивидуална за всеки документ);
датата се отбелязва в момента на попълване и издаване;
информация за водача и номера на персонала;
номер на автомобила (гаражна стойност);
подпис на служителя за получаване на документа;
подпис на диспечера за приемане на книжата от съответния служител за управление на МПС;
подпис на счетоводителя и посочване на периода (дата), в който са приети товарителницата и документите от водача;
актуална бележка от лицето, което поддържа този формуляр.

Бележката има за цел да дешифрира наличната информация в други колони, така че всеки заинтересован потребител на отчета да може да разбере информацията, съдържаща се в таблицата.

Регистърът на товарителницата формуляр 8, който може да бъде изтеглен от сайта, трябва да се попълни директно от служител на фирмата, който има специални правомощия за това. Ако издаването на документа се извършва от трета страна въз основа на договорни отношения, тогава специалист от организация на трета страна, с която е сключен договор, предмет на който са услуги от този тип, може да се попълни. Всички нюанси са предписани в договорните отношения с тази компания, така че по-късно да няма излишни въпроси кой, кога попълва този или онзи формуляр и как се извършва плащането за услуги. Счетоводният дневник на товарителницата има образец за попълване на специален, обикновен служител, който не е срещал такъв формуляр преди, може да го попълни неправилно, което неизбежно ще доведе до глоби от регулаторните органи.

Транспортирането на стоки е цяла индустрия. Особено такъв е станал в съвременния свят. Почти всяка организация притежава превозно средство.

Не става дума само за превозвачи, чиято работа е да доставят стоки. Това са куриерски фирми и фирми за производство/продажба на храни, домакински химикали и т.н.

Освен това всяка организация има поне един лек автомобил.

Отчитане и контрол на разхода на гориво и предназначението на автомобилите

За водене на отчети за разхода на гориво и фиксиране на пробега (пробег) на автомобила, товарителница се въвежда в работния процес. Той съдържа всички данни, необходими за този контрол. Формулярът му е одобрен.

Основните разлики във вида на ваучерите са за какъв вид транспорт се издава: товарен или пътнически. За лек автомобил този документ има по-опростена форма. Това се дължи на факта, че превозът на стоки може да се извършва с камиони с ремаркета. В разрешителното е посочена и информация за ремаркета.

Освен това за тежките превозни средства крайната дестинация (мястото на разтоварване) винаги е известна. Побира се при напускане.

За разлика от тях, леките автомобили често сменят и допълват маршрута своевременно (по време на пътуването). Следователно данните за движение се въвеждат, докато се движите (всъщност). Това означава, че общият пробег не може да бъде определен предварително. Следователно е невъзможно да се предвиди какъв ще бъде разходът на гориво на ден.

Последното правило важи и за камионите. И въпреки че можете да изчислите пробега на картата (навигатор, GPS), но той може да бъде променен (увеличен). Това може да се дължи на непредвидени препятствия по пътя.

Такива пречки могат да бъдат: ремонтно-строителни пътни работи, пътнотранспортни произшествия, блокиране на посоката от пътни инспектори и др.

Това означава, че разходът на гориво също може да бъде по-висок от планирания.

Всички данни от товарителници се изпращат за обработка в счетоводството. За да не се затрупва счетоводната работа с документи, в деловодството се въвежда регистър на товарителницата. Тази книга е необходима и за регистриране на всички излизания (влизания) на автомобили от територията (към територията) на предприятието. Това ще избегне неразрешено (неподходящо) използване на транспорт.

Регистрационни данни

В тази книга са разрешени записи в свободна форма. Но въпреки това има необходими задължителни споменавания.

а именно:

сериен регистрационен номер;
Уникален номер на билета;
Дата на издаване;
Номер на държавна регистрация на автомобил;
Регистрационен номер на ремаркето (ако има такъв);
Време на заминаване от предприятието;
Време на връщане на територията на автобаза.

Освен това можете да въведете данните, които бяха споменати в началото. Това ще ви позволи да прехвърлите само списание на счетоводители, а не купчина ваучери.

Ако възникнат трудности при създаването на необходимите колони в списанието, можете да се свържете с нашите специалисти или да използвате връзките към мостри.

По-долу е даден стандартен формуляр и образец на дневника за регистрация на товарителницата, чиято версия може да бъде изтеглена безплатно.