Човешки одит се извършва, за да се провери дали управлението на досиета на персонала в предприятието отговаря на установените стандарти и руското законодателство. Одитът може да се извърши самостоятелно или с участието на независими специалисти.
Какво е HR одит и какви са основанията за извършването му?
Човешки одитТя може да бъде вътрешна (която се извършва със собствени ресурси на предприятието) и външна (с участието на независими специалисти). В същото време външни одит на персоналамогат да бъдат не само еднократни, но и редовно извършвани на аутсорсинг база. Освен това на наетите служители по персонала може да се възложи определен обем работа за осигуряване на производството на персонал в дадено предприятие.
За вътрешно одит на персоналаСформира се комисия, която обикновено включва:
- началник отдел "Личен състав";
- адвокат;
- главен счетоводител и/или счетоводител, отговарящ за воденето на отчет за възнагражденията;
- работник по персонала.
При одобряване на състава на комисията е задължително да се осигури присъствието на поне един специалист, който е добре запознат с кадровото законодателство и работния процес.
За одит на персоналаМоже да има няколко причини:
- При уволнение на служител по персонала и назначаване на нов служител.
- В случай на конфликтна ситуация със служители в предприятието, което може да доведе до одит на управлението на персонала от регулаторните органи.
- При промяна на трудовото или друго законодателство, издаване на нови наредби, в резултат на което би се променила процедурата за водене на документите за персонала.
- При извършване на промени в системата за заплащане на труда на служителите.
- С масови съкращения.
Методи за одит на човешките ресурси
Методи одит на персоналаусловно разделени на следните категории:
- Организационни и аналитични -въз основа на проучване на документи за персонала и отчетност. Когато използват този метод, одиторите проверяват основния пакет от документи за анализирания период, а също така изучават други финансови показатели, които биха показали ефективността на персонала в предприятието.
Основният пакет документи включва:- длъжностни характеристики;
- анкетни карти и тестове, попълвани от служителите;
- информация за разходите за наемане / уволнение, както и за обучение / обучение на персонал;
- данни за заплатите;
- информация за баланса на трудовите ресурси, както и описание на спецификата на работата;
- документи, потвърждаващи нивото на нараняванията и честотата на професионалните заболявания;
- данни за продължителността на работното време и финансовия резултат от използването на работната сила.
- Социално-психологически -въз основа на анкетиране / интервюиране на събеседници-служители на одитираното предприятие. Този метод е най-ефективен при оценката на мотивацията на персонала за работа, ефективността на управлението и обосноваността на съществуващата система за стимулиране.
- Икономически— въз основа на сравнението на социалните / икономическите показатели на предприятието с регулаторните стандарти.В същото време съществуващите стандарти в индустрията, законово установените стандарти се сравняват със съществуващите стойности в предприятието. В резултат на използването на този метод ще бъде възможно да се оцени дали условията на труд в предприятието са конкурентни и колко ефективно работи службата за човешки ресурси.
Стъпка по стъпка HR одит
Провежда се в предприятието одит на персоналаима няколко етапа. Последователността на етапите одит на персоналае хронологичен, а самите етапи плавно преминават един в друг. В зависимост от избрания метод одит на персоналаначалните стъпки може да са малко по-различни.
Етапи одит на персонала:
- Решаване на организационни въпроси, включително:
- формиране на задачи и цели одит на персонала;
- създаване на комисия и утвърждаване на нейния състав със заповед на ръководителя;
- определяне на срокове за проверка.
- Създайте план за преглед с крайни дати за всяка задача. На същия етап методът, който ще се използва при провеждане одит на персонала.
- Формиране на списък с документи за проверка.
- Проверка на уместността и наличността на документите, включени в горния списък. За осъществяване на този етап обикновено се поставя табела, в която се прави запис за всеки проучен документ: наличен ли е документът и дали съдържанието му съответства на действителността и законовите норми.
- Активиране на резултата от теста. В резултат на одит на персоналасе съставя акт (доклад), в който се описват всички констатирани недостатъци и неточности, както и се предлагат мерки за отстраняването им.
Одит на документи за персонала: списък
Човешки одитвключва работа с документация. При използване на социално-психологическия метод се анализират въпросници, попълнени от служители. Ако се използва аналитичният метод, тогава се проверяват всички налични кадрови документи в предприятието.
Необходимите документи за проверка включват:
- трудови договори;
- трудови книжки и дневник за тяхното движение;
- персонал;
- график на отпуските;
- лични картони и лични досиета на служителите;
- графики за нормиране и отчитане на работното време;
- заповеди по кадрови въпроси с неверни основания за издаването им;
- вътрешни правила, споразумения за защита на личните данни, инструкции за защита на труда и други местни актове, както и списания с тяхното запознаване.
Одит на документацията на персонала: характеристики
Поради големия документооборот в предприятието, съкратен (експресен) одит на персонала. Така че може да се извършва не непрекъсната проверка на документацията, а избирателна. Ако не ви достига време за проверка, това е най-добрият вариант. В края на краищата, за кратък период от време е възможно да се оцени състоянието на управлението на човешките ресурси в компанията.
Също одит на персоналаможе да включва проверка на документацията в контекста на общи документи за персонала. Или може да се извърши проверка на определени категории персонал. Изборът на всеки от методите за проверка зависи от неговите цели и задачи.
За да не ви изненада проверката, трябва ясно да знаете какви документи могат да проверяват държавната инспекция по труда и пенсионният фонд на Руската федерация, както и да ги имате на разположение. Тъй като основанията за назначаване на проверки от данъчните органи са различни (планирана проверка за спазване на разпоредбите на трудовото законодателство, проверка на фактите за трудови злополуки, жалби на синдикални органи, служители за нарушения на закона, получена информация от правоприлагащите органи), списъкът с документи, които трябва да бъдат проверени, може да варира значително. Предприятията също трябва да провеждат свои собствени одити на човешките ресурси, за да избегнат проблеми.
Инспекцията по труда е основният орган, отговорен за осигуряване на защитата на трудовите права и свободи, включително правото на безопасни условия на труд и осигуряване на спазването от работодателите на закона и други нормативни правни актове.
Инспекцията по труда е основният орган, отговорен за осигуряване на защитата на трудовите права и свободи, включително правото на безопасни условия на труд и осигуряване на спазването от работодателите на закона и други нормативни правни актове.
Във връзка с възложените задачи са определени основните правомощия. Федералната инспекция по труда извършва проверки, проверки, издава задължителни заповеди за отстраняване на нарушения, съставя протоколи за административни нарушения в рамките на своите правомощия, подготвя други материали (документи) за привличане на извършителите към отговорност в съответствие с федералните закони и други нормативни актове. правни актове на Руската федерация и др.
Ако инспекторите разкрият нарушения в организацията, тогава ръководителят, главният счетоводител и ръководителят на отдела за персонал могат да бъдат наказани. Ако длъжностно лице вече е било наказвано за подобно административно нарушение, то може да бъде лишено от права за срок от една до три години в съответствие с чл. 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация. Освен това могат да бъдат наложени санкции на юридическо лице. Отказът и противопоставянето на проверката се наказват съгласно санкциите, предвидени в чл. 19.4 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация. Нарушаването на трудовото законодателство може да доведе и до спиране на дейността на организацията до 90 дни.
Наказания: административна отговорност на работодателя
Работодателят може да носи административна отговорност в следните случаи:
- възпрепятстване на дейността на държавните инспектори по труда, по-специално неизпълнение на техните инструкции, използване на заплахи за насилие или насилствени действия срещу самите инспектори (член 363 от Кодекса на труда на Руската федерация). На основание чл. 19.4 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация, неподчинението на законно разпореждане или изискване на длъжностно лице от орган, упражняващ държавен контрол, както и възпрепятстване на изпълнението на служебните задължения от това длъжностно лице, води до предупреждение или налагане на административно наказание глоба на длъжностни лица;
- нарушение на установения от закона ред за събиране, съхранение, използване или разпространение на информация за гражданите (лични данни). По отношение на тези нарушения се предвижда санкция под формата на предупреждение или налагане на административна глоба на длъжностни лица;
- неприемане с решение на органа, който е разгледал делото за административно нарушение, на мерки за отстраняване на причините и условията, допринесли за извършването на административно нарушение. Тук по отношение на длъжностните лица има такава мярка като административна глоба;
- непредоставяне или ненавременно предоставяне на държавен орган на информация, която е предвидена от закона и е необходима за осъществяване на законната дейност на този орган, както и предаване на информация на длъжностни лица и инспектори в непълна или изкривена форма. В този случай административната глоба се прилага не само за длъжностни лица, но и за юридически лица.
Проверка в компанията: необходими основания
Основанията за назначаване на проверки от инспекцията могат да бъдат:
- работни планове за наблюдение на спазването на разпоредбите на трудовото законодателство;
- факти за трудови злополуки;
- жалби на синдикални органи, служители или други лица за факти на нарушаване на разпоредбите на трудовото законодателство, други въпроси, които са от компетентността на федералната инспекция по труда;
- информация, получена от правоприлагащите органи.
Плановият одит се извършва не повече от веднъж на две години. Ако дружеството е малък бизнес, одиторите нямат право да проверяват дейността му в рамките на 3 години от датата на . Обикновено одитът се докладва един или два дни преди началото му, освен когато тази информация, по мнение на инспекцията, може да навреди на резултатите от одита и да позволи на фирмата бързо да се скрие. Също така планираната проверка може да бъде изчерпателна, когато определена област от дейността на организацията, свързана със спазването на Кодекса на труда на Руската федерация, е подложена на задълбочено проучване.
Трябва да се обърне внимание на проблемите с проверката. Инспекторите не могат да надхвърлят ограниченията си. Например, ако предметът на проверката е начисляването и изплащането на заплати, тогава проверете документите, свързани с уволнението на служители, контрольори.
В тази връзка, на първо място, е необходимо да се определи целият списък от документи, които могат да бъдат проверени. Един общ списък с документи, които трябва да бъдат във всяка организация, не е установен със закон. Различни правни актове съдържат препратки към необходимостта от поддържане на определени дневници, заповеди и други документи. В тази връзка и в зависимост от индустрията, към която принадлежи компанията, е необходимо да се изготви списък с документи, които в съответствие със законовите актове трябва да бъдат в организацията.
Одит на организацията: какви документи могат да бъдат проверени
Документите могат да бъдат разделени на следните видове:
- Индивидуални местни разпоредби (виж Таблица 1);
- Задължителни местни актове на организацията (виж Таблица 2);
- Местните разпоредби са одобрени, като се вземе предвид становището на профсъюзния комитет (виж таблица 3).
маса 1
Индивидуални местни разпоредби
Свиване на шоуто
таблица 2
Задължителни местни актове на организацията
Свиване на шоуто
Таблица 3
Местните разпоредби са одобрени, като се вземе предвид становището на профсъюзния комитет
Свиване на шоуто
Систематизиране на информацията: как да организираме работния процес
Според изявленията на служителите за нарушаване на техните права (налагане на дисциплинарно наказание, незаконно уволнение) могат да бъдат поискани и следните документи:
- споразумение за колективна отговорност (член 245 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- споразумения за пълна индивидуална отговорност (член 244 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- наредба за опазване на търговската тайна;
- наредба за адаптиране на работниците;
- наредба за реда за преминаване на изпитателния срок;
- наредба за сертифициране на служителите.
специален трябва да се обърне внимание на систематизирането на информацията за досиетата на персонала . За целта се препоръчва в институции и организации да се водят следните дневници:
В нашия случай:
- регистър за издаване на трудови книжки. Необходимостта от поддържането й е продиктувана от правото на служителя да изисква документи, свързани с работата, както и от задължението за издаване на трудова книжка в деня на уволнението на служителя. В случай на спорна ситуация работодателят ще може да потвърди издаването на трудова книжка на служителя;
- регистър на трудовите договори. Особено полезно е при наемане на голям брой служители, както и при сключване на срочни трудови договори, за да можете да следите сроковете им на изтичане. Това се налага във връзка с изискването на чл. 79 от Кодекса на труда на Руската федерация, според който служителят трябва да бъде предупреден за прекратяване на срочен трудов договор поради изтичането му най-малко три календарни дни преди уволнението. В противен случай условието за спешния характер на трудовия договор става невалидно и трудовият договор се счита за сключен за неопределено време (член 58 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- регистър на заповедите за персонала. Изисква се точно записване на серийните номера на заповедите за персонал. В зависимост от броя на служителите на компанията, можете да водите един дневник за всички поръчки (получаване, прехвърляне, уволнение и др.) или да регистрирате всеки вид поръчки в отделен дневник;
- дневник за запознаване с местните разпоредби. Необходимостта от поддържането му произтича от чл. 68 от Кодекса на труда на Руската федерация, според който работодателят е длъжен да запознае служителя с местните разпоредби срещу подпис, когато го наема, дори преди подписването на трудовия договор;
- дневник за инструктаж за безопасност в съответствие с раздел 10 от Кодекса на труда на Руската федерация;
- дневник на служителите, преминали задължителен медицински преглед по чл. 69 от Кодекса на труда на Руската федерация.
След извършване на съгласуването на документите се проверява качеството на подготовката на съществуващите по отношение на законовите изисквания.
Така че одиторите ще проверят поддържането на първичната документация в организацията за досиета на персонала, отчитане на използването на работното време и разплащания с персонала за заплати. При което необходимата документация трябва да отговаря на унифицираните формуляри, одобрени с постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 6 април 2001 г. № 26 (лични карти на служители, заповеди за персонала (при наемане, при преместване, при отпуск, при уволнение, при командировка, при стимули и др.), персонал, график за работно време, ведомост за заплати и ведомости за заплати и др.).
Трябва да се отбележи, че фирмата може да не разполага с някои от горепосочените документи, като длъжностни характеристики, а длъжностните отговорности може да са включени в разпоредбите на трудовия договор.
Можете също така да подчертаете някои специфики на поддържането на отделни документи. Така че, ако в организацията има служители с нередовно работно време, тогава трябва да се състави списък на длъжностите на такива служители. Ако трудовият договор съдържа разпоредба за спазване на търговската тайна от служителите, тогава трябва да има разпоредба за опазване на такава тайна. В същото време списъкът на информацията, представляваща търговска тайна, трябва да бъде ясно определен и служителите трябва да бъдат запознати с тази информация срещу подпис. Правилникът за вътрешния трудов ред е задължителен документ, но може да бъде приложение към колективния трудов договор
Графикът на отпуските се изготвя две седмици преди новата календарна година. Всички служители на организацията трябва да са запознати с него. Често се случва служителите всъщност да не почиват според графика поради различни обстоятелства, но графикът на хартия остава непроменен и на служителите се дават работни дни в графика. Тези нарушения също могат да бъдат открити от инспекторите. В тази връзка, ако графикът не съвпада с действителната почивка на служителите, препоръчително е да се вземат заявления от служителите за извършване на промени в графика и обстоятелствата на прехвърляне на ваканция и да се правят промени в графика. Служителят също трябва да бъде уведомен срещу подпис за началния час на ваканцията не по-късно от две седмици преди началото на ваканцията. Отпускът трябва да бъде предоставен в съответствие със заповедта. Няма да е излишно да вземете потвърждение от работника на непълно работно време, че е отишъл на почивка на основната си работа.
Често се случва инспекторите да изискват всеки лист от трудовия договор да съдържа подписите на служителя и работодателя. На практика това не се прави често. За работодателя е удобно трудовият договор просто да се запечата с кламер. Листовете на такова споразумение могат лесно да бъдат заменени. Споразумение, което не е подписано на всеки лист, разбира се, ще се признае за правилно сключено, тъй като законът не съдържа изискване всеки лист от споразумението да бъде подписан от двете страни. В същото време установената практика за подписване на граждански договори показва целесъобразността на такъв документ. Тази практика често се пренася и в трудовите отношения.
Трябва да се отбележи, че нарушенията на закона са свързани конкретно с плащанията (непредоставяне на допълнителни плащания във връзка с работа през почивните дни и празниците, неизплащане на бонуси, компенсационни плащания).
В някои фирми на служителите се предоставя отпуск за извънреден труд, а не парично обезщетение, което е нарушение на изискванията на чл. 54, 55, 88, 89 и 90 от Кодекса на труда на Руската федерация и могат да бъдат проверявани и от инспектори.
В случай на заявления до инспекцията по труда за забавяне на заплатите, неправилно изчисляване на плащанията, инспекторите определено ще ви помолят да представите заповеди, извлечения от личната ви сметка, платежни документи, които ще им позволят да определят времето на плащанията при уволнение или ваканция. Не забравяйте, че организацията е длъжна да изчисли служителя в деня на уволнението, а на почивка -. Ако по някаква причина сроковете, определени от закона, са нарушени, служителите ще трябва да изплатят заплати с лихва в размер на най-малко 1/300 от лихвения процент на рефинансиране на Централната банка на Руската федерация за всеки ден закъснение в съответствие с чл. 236 от Кодекса на труда на Руската федерация. За нарушение на условията за плащане - като превенция на рецидив - одиторите могат да глобят ръководителя на компанията или главния счетоводител в размер от 1000 до 5000 рубли. (Член 5.27 от Кодекса за административните нарушения на Руската федерация).
Въпросът за сертифицирането на работните места може да привлече вниманието на инспекторите в случай на злополука в предприятието. Всички работни места, налични в организацията, подлежат на сертифициране на работните места по отношение на условията на труд. Тя включва оценка на работните места по отношение на хигиенните показатели, по отношение на безопасността на нараняванията и осигуряването на работниците с лични предпазни средства. Това сертифициране трябва да се извършва поне веднъж на всеки пет години. Документите за атестация на работните места се съхраняват в организацията в продължение на 45 години. За всяко работно място се съставя карта за атестация на работното място.
Съдържанието на местните разпоредби относно трудовите права и задължения трябва да бъде известно на всеки служител. Когато се разглежда документирането на местните разпоредби, трябва преди всичко да се обърне внимание на факта, че като писмен документ, разглежданият акт има определени изисквания за формата, езика, стила на представяне, структурата и съдържанието, наличието на съответните подробности (дата на приемане, номер, име, регистрация и т.н.), се регулира от изискванията на деловодството и местните разпоредби, приети централизирано със заповед за предприятие (организация). Документите трябва да съответстват един на друг.
Комплексни въпроси на одита: съдебна практика
Важно е да се спазва поверителността на личните данни. Регламентът за поверителността на личните данни в организацията е документ, който установява основните правила за защита на информацията, представляваща личните данни на служителите. Правилата установяват норми и изисквания, които трябва да бъдат изпълнени. Необходимостта от влизане в сила на този документ следва от съдържанието на гл. 14 от Кодекса на труда на Руската федерация. Този документ трябва да гарантира преди всичко защитата на личните данни на служителите на организацията на всички етапи от процеса на уставната дейност на дадена организация, включително неавтоматизираните. В решението на Деветия апелативен арбитражен съд от 07.06.2006 г., 14.06.2006 г. № 09AP-4259 / 2006-AK по дело № A40-8448 / 06-119-84, съдиите отбелязват, че Работодателят трябва да създаде технически условия за защита на личните данни на служителите от злоупотреба с тях, по-специално да осигури специален режим на достъп до помещенията, където се съхранява съответната информация, да оборудва места за нейното съхранение, които изключват неоторизиран достъп до информация и др.
Трябва да се обърне внимание и на регулирането на въпроса за различни плащания, включително стимулиращи и компенсаторни плащания, установени в местните разпоредби. Пример е Решение на Върховния арбитражен съд на Руската федерация от 26 януари 2005 г. № 16141/04. Според Върховния арбитражен съд на Руската федерация нито дневните норми, нито процедурата за тяхното установяване във връзка с данъка върху доходите на физическите лица са определени от законодателството за данъците и таксите: общата процедура за установяване на такива норми и ограничаване на техния размер са предвидени само от трудовото законодателство . Съгласно чл. 168 от Кодекса на труда на Руската федерация, в случай на изпращане в командировка, работодателят е длъжен да възстанови на служителя допълнителните разходи, свързани с живота извън мястото на постоянно пребиваване (дневни пари). В момента, поради широкомащабното преминаване на работодателите към системата за изплащане на заплати чрез банкови сметки (карти), е необходимо да се предвиди условие за такова плащане в трудовия договор. В противен случай всички новоназначени служители ще трябва да вземат писмено съгласие за превод на заплатите по картовата им сметка. Кодексът на труда установява, че заплатите се изплащат на служител най-малко на всеки половин месец в деня, определен от правилата за вътрешния трудов ред, колективния договор.
Статистическите данни ясно показват, че грешките на работодателите по въпросите на защитата на труда са много чести и доминират сред другите нарушения. Специално трябва да се отбележи, че всички горепосочени документи трябва да са изрядни, независимо как са се развили отношенията между работодателя и служителя.
Бележки под линия
Свиване на шоуто
"Отдел за персонала на бюджетна институция", 2008 г., N 6
Документацията за персонала на всяко предприятие трябва да се поддържа в съответствие с установения от закона ред. Използва се не само в работата на отдела по персонала, но се изисква и от счетоводния персонал за заплати, бонуси и отпуски. Документите за персонала могат да бъдат проверени от инспекцията по труда или данъчната инспекция, може да са необходими на самите служители за подаване в Пенсионния фонд или за получаване на обезщетения, предвидени в закона.
Одитът на управлението на досиетата на персонала има за цел да провери съответствието на поведението на последния в организацията с нормите на руското законодателство и други правни актове, задължителни на територията на Руската федерация, идентифициране и коригиране на нарушения, както и предотвратяване на отрицателни последици от тези нарушения. В тази статия ще ви кажем в какви случаи е необходимо да се извърши този одит, кой го провежда, как правилно да форматирате резултатите от него.
Случаи на извършване на одит на управление на досиета на персонала
Одит на управлението на досиетата на персонала (наричан по-нататък одит) може да се извърши по всяко време, когато е необходимо да се оцени степента на съответствие на съществуващото състояние на документацията на персонала с изискваните стандарти. Има обаче случаи, когато е желателно да се извърши одит, за да се елиминират в бъдеще въпроси относно отговорността за допуснати грешки, за предотвратяване на отговорност и т.н.:
- при смяна на служител по персонала, отговорен за поддържането на управлението на документите за персонала;
- при уволнение на обиден служител (не е съгласен с формулировката на уволнението, лишен от премия и т.н.) и жалбата му до инспекцията по труда;
- при смяна на ръководителя на организацията;
- при промяна на законодателството, регулиращо процедурата за поддържане на досиета на персонала;
- при промяна на системата на работната заплата;
- по време на масовите съкращения на работници.
Кой извършва одита
Одитът на досиетата на персонала не трябва да се бърка с одит, извършен в счетоводния отдел на организация. В последния случай одитът се извършва от професионални одитори, които са положили изпит и са получили сертификат. Одитът на управлението на досиета на персонала може да се извърши от специалист, който познава изискванията на законодателството на Руската федерация, а също така има професионална компетентност в областта на трудовото право и управлението на досиета на персонала. Понастоящем този вид одит често се възлага на трети страни. В този случай специалистите проверяват документацията на персонала и представят доклад, в който се посочват установените нарушения и препоръки за тяхното отстраняване.
Одитът може да се извърши самостоятелно. Ръководителят на отдела по персонала, юристът може да действа като специалист, а при смяна на лицето, отговорно за поддържането на управлението на кадровите досиета, в комисията може да бъде включен както старият служител, така и новият и по този начин прехвърлянето на дела може да бъде извършено.
Етапи на HR одита
- организационен етап.
- Определяне на списъка на документите за проверка.
- Съгласуване на документи.
- Проверка на кадровата документация.
- Изготвяне на HR одитни доклади.
Нека разгледаме всеки етап по-подробно.
На първия организационен етап е необходимо:
- определят целите и задачите на одита на персонала;
- сформирайте комисия, в която е желателно да включите ръководителя на отдела по персонала, главния счетоводител, юрист;
- определяне на времето на одита (не е установено от закона, зависи от броя на служителите на организацията и може да варира от няколко дни до един до два месеца);
- издава заповед за извършване на одит на управлението на кадровото досие.
След това трябва да определите списъка с документи, които трябва да бъдат проверени. Законът не установява единен списък с документи, които трябва да бъдат във всяка организация. Различни правни актове съдържат препратки към необходимостта от поддържане на определени дневници, заповеди и други документи. В тази връзка, въз основа на индустрията, в която работи компанията, е необходимо да се изготви списък с документи, които в съответствие със законовите актове трябва да бъдат в организацията. Задължителните документи включват:
- трудови договори (членове 56, 67 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- график на отпуските (член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- персонал (членове 15, 57 от Кодекса на труда на Руската федерация). Въпреки че задължителността на този документ не е установена от закона, необходимостта от неговото поддържане беше обоснована в N 1 на нашето списание за 2008 г.;
- трудови книжки (член 66 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- книга за приходи и разходи за отчитане на формуляри на трудовата книга и вложка в нея, книга за отчитане на движението на трудови книжки и вложки в тях. Задължението за поддържане на тези книги е посочено в разп. VI Указ на правителството на Руската федерация от 16 април 2003 г. N 225 „За трудовите книжки“ (наричан по-нататък Указ N 225). Формулярите на книгите са одобрени с Приложения 2, 3 към Постановлението на Министерството на труда на Русия от 10.10.2003 г. N 69 „За одобряване на Инструкциите за попълване на трудови книжки“;
- график за време. Препоръчителната форма на графика е одобрена с Постановление на Госкомстата на Русия от 05.01.2004 г. № 1 „За утвърждаване на унифицирани форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане“ (наричано по-нататък - Постановление № 1) . Въпреки това, съгласно параграф 2 от тази резолюция, формата на графика не се прилага за бюджетни институции. Въпреки това чл. 91 от Кодекса на труда на Руската федерация установява задължението на работодателя да води записи за действително отработеното време от всеки служител. Следователно, графикът за време е задължителен за поддържане във всяка организация и формата му може да бъде зададена на ниво отдели;
- лични карти по образец N T-2 и N T-2GS (MS) ("Лична карта на държавен (общински) служител"). Също одобрен с Указ N 1. Задължителното поддържане на този документ следва от параграф 12 от Правилата за поддържане и съхранение на трудови книжки, изготвяне на формуляри на трудови книжки и предоставяне на работодателите с тях, одобрени с Указ N 225. По-специално се посочва, че с всяко вписване в трудовата книжка за извършена работа, преместване на друга постоянна работа и уволнение, работодателят е длъжен да запознае собственика си срещу разписка в личната му карта, в която се повтаря вписването в трудовата книжка. Формата на личната карта е одобрена от Държавния комитет по статистика на Руската федерация;
- заповеди за персонала (заповед за наемане на служител, прехвърляне на друга работа, предоставяне на отпуск, прекратяване (прекратяване) на трудов договор, изпращане в командировка, насърчаване). Формулярите на тези унифицирани форми на първична счетоводна документация са одобрени с Резолюция № 1. Съгласно клауза 2 от разглежданата Резолюция, тези форми се разширяват за организации, независимо от тяхната форма на собственост, работещи на територията на Руската федерация ;
- лични досиета на служителите. Необходимостта от тяхното поддържане се определя от ведомствените разпоредби. Пример е чл. 24 от Федералния закон от 21 юли 1997 г. N 114-FZ „За службата в митническите органи на Руската федерация“, според който службата в митническите органи се отразява в личното досие на митническия служител. Личното досие на митническия служител се поддържа от кадровата служба на митническия орган и при преместване на посочения служител се изпраща на ново място на служба. Процедурата за поддържане на личните досиета на митническите служители се определя от ръководителя на Федералната митническа служба. Подобна разпоредба съдържа чл. 41.2 от Федералния закон от 17 януари 1992 г. N 2202-1 „За прокуратурата на Руската федерация“. По-специално се посочва, че личното досие на прокурорския служител съдържа информация за посочения служител, за неговата служба в органите и институциите на прокуратурата и повишаване на квалификацията. Процедурата за поддържане на личните досиета на прокурорите се установява от главния прокурор на Руската федерация, а служителите на Следствения комитет към Прокуратурата на Руската федерация - от председателя на Следствения комитет към Прокуратурата на Руската федерация. Федерация. В момента има други ведомствени разпоредби, които установяват необходимостта от поддържане на лични досиета на служителите;
- местни разпоредби. Член 8 от Кодекса на труда на Руската федерация установява правото на работодателя да приема местни разпоредби, съдържащи норми на трудовото право, които не противоречат на действащото законодателство и не влошават правата на служителите в сравнение с него. Сред тях са: вътрешни трудови разпоредби (член 189 от Кодекса на труда на Руската федерация), инструкции за защита на труда (клауза 21, част 2 от член 212 от Кодекса на труда на Руската федерация), разпоредбата за защита на личните данни на служителите (член 87 от Кодекса на труда на Руската федерация), разпоредбата за възнаграждението и бонусите, ако съответният раздел не е във вътрешните трудови разпоредби (член 135 от Кодекса на труда на Руската федерация) и др.
Също така, ако това се изисква от условията на работа, в организацията могат да се поддържат следните документи:
- колективен трудов договор (ако е постигнато споразумение за това между работодателя и работниците и служителите);
- длъжностни характеристики (ако длъжностните задължения не са включени в трудовите договори);
- списък на длъжностите на служителите с ненормиран работен ден;
- график на смени;
- споразумение за колективна отговорност (член 245 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- споразумения за пълна индивидуална отговорност (член 244 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- наредба за опазване на търговската тайна;
- наредба за адаптиране на работниците;
- наредба за реда за преминаване на изпитателния срок;
- наредба за сертифициране на служителите.
Особено внимание трябва да се обърне на систематизирането на информацията за досиетата на персонала. За целта се препоръчва в институции и организации да се водят следните дневници:
- регистър на трудовите договори. Особено полезно е при наемане на голям брой служители, както и при сключване на срочни трудови договори, за да можете да следите сроковете им на изтичане. Това се налага във връзка с изискването на чл. 79 от Кодекса на труда на Руската федерация, според който служителят трябва да бъде предупреден за прекратяване на срочен трудов договор поради изтичането му най-малко три календарни дни преди уволнението. В противен случай условието за спешния характер на трудовия договор става невалидно и трудовият договор се счита за сключен за неопределено време (член 58 от Кодекса на труда на Руската федерация);
- регистър на заповедите за персонала. Изисква се точно записване на серийните номера на заповедите за персонал. В зависимост от броя на служителите на фирмата може да се води един дневник за всички заповеди - приемане, преместване, освобождаване и др. или регистрирайте всеки тип поръчки в отделен дневник;
- дневник за запознаване с местните разпоредби. Необходимостта от поддържането му произтича от чл. 68 от Кодекса на труда на Руската федерация, съгласно който работодателят е длъжен да запознае служителя с местните разпоредби срещу подпис при наемане на работа още преди подписването на трудовия договор.
Това не е пълен списък на дневниците на персонала, необходими за счетоводството. Възможно е да се водят записи на лични дела, ваканции, изпращане в командировки, издаване на удостоверения за пътуване, регистриране на удостоверения за инвалидност, издаване на удостоверения, проверка на състоянието на военна регистрация, преминаване от служители на задължителен медицински преглед, издаване на полици за медицинско и пенсионно осигуряване и т.н.
Законът не установява препоръчителните форми на тези списания, следователно във всяко предприятие те се разработват в свободна форма. Задължително е всички страници на дневника да бъдат номерирани, зашити, подпечатани с печата на организацията и подписани от ръководителя на организацията или лицето, отговорно за поддържането на документите за персонала.
Когато се определи списъкът с необходимите документи за пълноценно кадрово досие, се извършва съгласуване на документи, което представлява процес на сравняване на наличните в институцията документи и необходимите. Това може да се представи под формата на таблица.
Списък на необходимите документи | Документ в наличност | Документ липсва | Забележка |
| персонал | |||
График на отпуските | |||
Регламент за плащане труд и бонуси | Поради промени в труда законодателство за разработване проект на ново издание Правилник, утвърден в в съответствие с чл. 135 от Кодекса на труда на Руската федерация. Запознайте служителите с новото редакция на наредбата под |
||
| Трудови договори | Въведете липсваща информация директно към текст трудов договор и липсващи условия за определяне приложение към труда договор или отделно по споразумение на страните, сключени в писмена форма |
||
| Счетоводен журнал трудови договори | Проектирайте формуляр за дневник |
||
Дневник за запознаване с местни регламенти | |||
След извършване на съгласуването на документите се проверява качеството на подготовката на съществуващите по отношение на законовите изисквания. Заповедите за основните дейности трябва да се съхраняват отделно от заповедите за персонала. Всички документи трябва да бъдат проверени за наличие на подписи на упълномощено лице, визи за одобрение, регистрационни номера, бележки на служителите за запознаване с поръчката, белези за изпълнение.
Особено внимание трябва да се обърне на проверката на трудовите книжки. Първо, институцията трябва да има заповед за назначаване на лице, отговорно за поддържането на трудовите книжки. След това трябва да проверите дали всички трудови книжки са регистрирани в книгата за отчитане на движението на трудовите книжки и вложките към тях. Вписванията в трудовите книжки трябва да се извършват въз основа на съответните заповеди, не може да има изтривания, петна. Всички записи трябва да бъдат дублирани в личната карта на служителя формуляр N T-2 и заверени с подписа на служителя. Съхранявайте трудовите книжки и притурките към тях в огнеупорен сейф.
Последният етап от одита на персонала е изготвянето на доклад за неговото провеждане. Докладът се изготвя в свободна форма, разработена директно от организацията. Той трябва да отразява данни за текущото състояние на управлението на досиетата на персонала, за установените недостатъци, за препоръчаните мерки за отстраняването им и да установи дали са постигнати целите на одита.
При смяна на служителя, отговорен за поддържането на управлението на досиетата на персонала, е необходимо да се състави акт за приемане и предаване на дела и да се отбележи в него кои документи са проверени, какви несъответствия и недостатъци са открити. Актът е придружен от списък на трудовите книжки (с посочване на пълното име на собственика, серията и номерата на трудовата книжка и вложките (ако има такива)), списък на личните досиета на служителите, регистри на персонала и др.
Н.Н.Булига
Редактор на списание
"Отдел човешки ресурси
бюджетна институция"
"Човешки ресурси. Кадрова работа", 2012 г., N 5
КАК САМИ ДА ОДИТИРАТЕ ДОКУМЕНТАЦИЯТА ЗА ЧОВЕКИТЕ СРЕДСТВА
В тази статия се разглежда подробно процедурата за провеждане на одит на документацията на персонала самостоятелно, което ще позволи с максимална точност да се идентифицират пропуски в управлението на документите за персонала, степента на съответствие с действащото законодателство и да се намерят нови кадрови решения.
Създаването и поддържането на управление на досиета на персонала е задължителна област на работа за всяка компания, но често работодателят не обръща много внимание на това. Много мениджъри вече са се сблъскали с последствията от подобно отношение: проверки от инспекцията по труда, спиране на дейността на организациите, дисквалификация, съдебни спорове, глоби. Но проблемът се решава съвсем просто: необходимо е само професионално, компетентно и компетентно да се поддържа документация, като се спазват основните изисквания на законодателството на Руската федерация.
Възможно е да се сблъскаме с необходимост от одит на кадрова документация на различни етапи от работата в една компания, най-често това се дължи на смяна на служител по персонала и се извършва като част от процедурата по приемане и прехвърляне на HR дела.
Освен това целите на одита могат да включват:
Възможност за свеждане на броя на документите за управление на досиета на персонала до минимум;
Намаляване на разходите за труд и материали за създаване и поддържане на управление на кадровите досиета;
Осигуряване на стриктно спазване на изискванията на трудовото законодателство;
Повишаване на вероятността за успешно преминаване на проверките от Държавната инспекция по труда;
Отстраняване на материални и други загуби при възникване на трудови спорове и др.
Тъй като предимствата на периодичния одит на досиетата на персонала са очевидни, някои организации прибягват до доста скъпи услуги на консултантски компании, освен това не всички мениджъри са готови да поверят такава поверителна информация на трети страни. Ето защо, по мое мнение, въпросът за самостоятелно провеждане на одит на документацията на персонала е от значение за много служители по персонала.
И така, откъде да започнете? На първо място, е необходимо да се издаде подходяща заповед, да се определят цели (например определяне на текущото състояние на документацията на персонала и оптимизиране на управлението на досиетата на персонала), срокове (обикновено от 2 седмици до няколко месеца) и състав на комисията ( 3-5 души, обикновено това включва представители на счетоводния отдел, правния отдел, службата по охрана на труда и др. - в зависимост от организационната структура на предприятието).
След това трябва да анализирате кои документи са задължителни, тъй като липсата им води до отговорност за работодателя. Резултатите от този анализ са дадени в табл. 1. При изготвянето на документи е необходимо да се разчита на разпоредбите. Най-често се използва в работата на Албума на унифицираните форми на първична счетоводна документация за отчитане на труда и неговото заплащане, одобрен. Постановление на Държавния комитет по статистика на Русия от 05.01.2004 г. N 1 (по-нататък - Албум N 1). При определяне на периодите на съхранение служителите по персонала използват Списък на типичните управленски архивни документи, създадени в хода на дейността на държавни органи, местни власти и организации, като посочват одобрените срокове на съхранение. Министерство на културата на Руската федерация 25.08.2010 г. N 558 (по-нататък - списъкът). По време на проверките е по-добре да знаете правата си, които са посочени във Федералния закон от 26 декември 2008 г. N 294-FZ „За защита на правата на юридическите лица и индивидуалните предприемачи при осъществяването на държавен контрол (надзор) и Общински контрол" (с измененията на 18 юли 2011 г., по-нататък - Закон N 294-FZ). Важни документи, които често се използват в работата на службата за персонал, също са Указът на правителството от 16.04.2003 г. N 225 „За трудовите книжки“ (с измененията на 19.05.2008 г., по-нататък - Резолюция N 225) и Указът на Министерството на труда и социалното развитие от 10.10.2003 г. N 69 „За одобряване на Инструкциите за попълване на трудови книжки“ (по-нататък - Резолюция N 69).
Алгоритъм за извършване на вътрешен одит на документи за персонала
│ ┌──────────────────────┐
│ │ Изготвяне на план за │
───┘ │корекция на идентифицираните│
│ нарушения │
┌─── └──────────────────────┘
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─
│ ┌──────────────────────┐
│ │ Докладване на │
───┘ │ текущо състояние │
│ документация за персонала│
┌─── └──────────────────────┘
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─
│ ┌──────────────────────────┐
│ │ Определяне на състава │
───┘ │актуална документация и нейните│
│ правна грамотност │
┌─── └──────────────────────────┘
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ │ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─
│ ┌────────────────────────┐
───┘ │ Време │
└────────────────────────┘
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─
┌────────────────────────┐
│ Определение на целта │
└────────────────────────┘
маса 1
Документи за персонала, чието поддържане е задължително
|
Име |
||
|
Трудови книжки |
За всички служители (с изключение на |
Кодекс на труда на Руската федерация, чл. 66 |
|
Труд |
С всички служители на организацията |
Кодекс на труда на Руската федерация, чл. 67 |
|
редовен |
Одобрен със заповед на осн |
Кодекс на труда на Руската федерация, чл. 57. |
|
Поръчки от |
С постоянен срок на годност съгл |
Албум N 1, |
|
Поръчки от |
|
Албум N 1, |
|
Изявления |
Със срок на годност 75 години съгл |
Кодекс на труда на Руската федерация, |
|
правила |
Може да се издава като приложение към |
Кодекс на труда на Руската федерация, чл. 189 |
|
Позиция |
Кодексът на труда на Руската федерация не установява ясна форма |
Кодекс на труда на Руската федерация, клауза 8 |
|
График на отпуските |
Одобрено от работодателя не по-късно от |
Албум N 1, |
|
Поръчки от |
|
Албум N 1, |
|
Лични карти |
За всички служители на организацията |
Албум N 1, |
|
График за време |
Със срок на годност 5 години съгл |
Албум N 1, |
|
Наредби за |
Точното име на документа в |
Кодекс на труда на Руската федерация, чл. 135 |
Вътрешната кадрова документация се поддържа основно с помощта на дневници. В табл. 2 са показани дневниците, които кадровата служба трябва да води. Всички дневници трябва да бъдат подвързани, номерирани и заверени с печата на юридическо лице в съответствие с изискванията на Федералните архиви.
таблица 2
Дневници на персонала, поддържането на които е задължително
|
Име |
||
|
Ledger |
Трябва да бъдат номерирани, завързани и |
Указ |
|
бъдеще - |
Ако на служител е издадена трудова книжка |
Указ |
|
Бордови дневник |
Трябва да бъдат зашити, номерирани и |
Закон N 294-FZ, |
Местни разпоредби
Следователно всяка организация трябва да има поне пет задължителни местни разпоредби:
1. Персонал (членове 15, 57 от Кодекса на труда на Руската федерация).
2. Наредби за заплатите (или друг документ, установяващ системата за заплати) (член 135 от Кодекса на труда на Руската федерация).
3. Правила за вътрешния трудов ред (членове 189, 190 от Кодекса на труда на Руската федерация).
4. График на отпуските (член 123 от Кодекса на труда на Руската федерация).
5. Правила за защита на личните данни (или друг документ, установяващ процедурата за обработка на лични данни) (Глава 14 от Кодекса на труда на Руската федерация).
Опитът от съдебната практика показва, че най-често срещаното нарушение в областта на трудовото законодателство е липсата на местни разпоредби в организации и индивидуални предприемачи или те съдържат клаузи, които влошават положението на служителите в противоречие с действащото законодателство. Съдържанието на такива клаузи може да бъде най-различно - например, че служителката трябва да уведоми работодателя за бременността си в рамките на един ден от момента на откриване на този факт, като се забранява на служителката да сключва трудов договор с друг работодател в свободното си време от основната му работа или включване на TIN в списъка на задължителните документи за работа.
В допълнение към горния списък има и други документи, които са задължителни за някои организации поради спецификата на тяхната дейност. Например график на смени, списък на длъжности с ненормирано работно време, колективен трудов договор, споразумение за пълна отговорност, разпоредба за търговска тайна и др.
Обърнете специално внимание на длъжностните характеристики. От една страна, те не се отнасят за задължителните документи, а от друга страна, съгласно чл. 57 от Кодекса на труда на Руската федерация, предпоставка за трудов договор е трудова функция. Следователно е необходимо или да се предпишат длъжностните задължения на служителя директно в текста на трудовия договор, или как да се мисли чрез длъжностната характеристика. Някои работодатели смятат, че е по-добре да се състави длъжностна характеристика като приложение към трудовия договор, което ще бъде неразделна част от него. Това не е забранено, но трябва да си представим, че промяната на трудовия договор е по-трудна от длъжностната характеристика и ако е приложение, тогава промяната на длъжностната характеристика ще бъде едновременно промяна на трудовия договор.
По време на одита на документите за персонала е необходимо да се провери тяхната наличност, правилността на изпълнението, както и съответствието на съдържанието с изискванията на закона.
По-долу е представена структурата на доклада за одит на документацията по ЧР с примери за най-често срещаните нарушения и препоръки за тяхното отстраняване.
по ревизия на кадровата документация в дружеството
Приоритетни задачи за отстраняване на нарушенията, които са най-тежки по отношение на възможните последици и санкции (Таблица 3).
Таблица 3
Съотношението на нарушенията и нивото на отговорност за тях
┌───┬─────────────────┬───────────────┬───────────────────────────────────┐
│ N │ Нарушение │ Какво е нарушено │ Оценка на риска по време на продължаване │
│p / p│ │ │ от това нарушение │
│ 1 │Плащане │TK RF, │От държавни органи
│ │ заплати │ чл. Изкуство. 136, │или в процес на трудов конфликт│
│ │веднъж месечно │236 │се представят на работодателя │
│ │без плащане │ │задължително изискване за плащане │
│ │компенсация │ │компенсация за забавени заплати │
│ │съгласно чл. 236 │ │плащания на всички служители от 2002 г. насам (от │
│ │ Кодекс на труда на Руската федерация │ │ момента на влизане в сила на Кодекса на труда │
│ │ │ │RF). В същото време за забавянето на плащанията │
│ │ │ │ предоставени повече от 2 месеца │
│ │ │ │отговорност до наказателна│
├───┼─────────────────┼───────────────┼───────────────────────────────────┤
│ 2 │ Вътрешен │ Кодекс на труда на Руската федерация, │ Съгласно чл. 8 Кодекс на труда на Руската федерация местен │
│ │местен │св. Изкуство. 136, │нормативни актове, приети без │
│ │ нормативни актове │ 135, 190 │ спазване на установения чл. 372│
│ │утвърден с │ │на този процесуален кодекс, счетоводство │
│ │нарушаване на │ │становищата на представителен орган │
│ │инсталирани в │ │служители не подлежат на прилагане.│
│ │ труд │ │ Тоест прилага се местно │
│ │законодателството │ │нормативните актове са │
│ │ процедури, т.е. │ │ невалидни, което лишава │
│ │ без да се вземат предвид становищата │ │ на работодателя за възможността за кандидатстване │
│ │представител│ │техн │
│ │орган │ │ │
└───┴─────────────────┴───────────────┴───────────────────────────────────┘
Резултатите от одита на документацията на персонала. В табл. 4 анализира какви санкции могат да дойдат при констатирани нарушения при изпълнение на документите и процедурите, незабавно се дават препоръки за коригиране на тези нарушения.
Таблица 4
Нарушения в документацията
|
документ и |
Възможни санкции |
|||
|
Трудови книжки: процедурата за организиране на работа и регистрация |
||||
|
За информация относно |
Указ |
1. Наслагване |
Коригирайте чрез издаване |
|
|
Книга за отчитане на движението на трудовите книжки и приложките към тях |
||||
|
Списанието е проектирано с |
Указ |
1. Наслагване |
Плащане в |
|
|
Книга за приходите и разходите за счетоводни форми на трудовата книжка и вложки |
||||
|
Лични карти на служителите на Т-2 |
||||
|
T-2 карти |
Превъртете |
1. Наслагване |
Разделям |
|
|
Заповеди за персонала |
||||
|
Поръчки за работа |
||||
|
Заповеди за прекратяване на трудов договор със служител |
||||
|
В основата - |
Албум N 1. |
1. Наслагване |
Посочете в |
|
|
Дисциплинарни заповеди |
||||
|
Не се използва |
Кодекс на труда на Руската федерация, |
1. Наслагване |
ревизирам |
|
|
Поръчки за превод |
||||
|
Поръчки за основна дейност |
||||
|
Оставете поръчки |
||||
|
Издаване на служител |
Кодекс на труда на Руската федерация, |
1. Наслагване |
Не повтаряйте в |
|
|
График на отпуските |
||||
|
Оставете нарушения |
||||
|
Служителят не е |
Кодекс на труда на Руската федерация, |
наслагване |
Не повтаряйте в |
|
|
Документи за щатно разписание и заплати |
||||
|
В редовен |
Кодекс на труда на Руската федерация, |
1. Наслагване |
Елиминирайте това |
|
|
Поръчки за извънреден труд |
||||
|
атракция |
Кодекс на труда на Руската федерация, чл. 99 |
1. Наслагване |
Не повтаряйте в |
|
|
График за време |
||||
|
график на смени (работен график) |
||||
|
Графици на смени |
Кодекс на труда на Руската федерация, |
1. Наслагване |
Поправям |
|
|
Пътни листове |
||||
|
Правила за вътрешния трудов ред (дизайн) |
||||
|
Правилник за вътрешния трудов ред и промени в него |
||||
|
При постъпване в |
Кодекс на труда на Руската федерация, чл. 65 |
1. Наслагване |
||
|
Не е регистриран |
Кодекс на труда на Руската федерация, |
1. Наслагване |
Необходимо |
|
|
Наредби за заплатите и бонусите на служителите |
||||
|
Без разпоредба, но |
Кодекс на труда на Руската федерация, |
1. Наслагване |
Елиминирайте това |
|
|
Регламент за защита на личните данни (или друг документ |
||||
|
Трудов договор (регистрация) |
||||
|
Трудов договор (съдържание) |
||||
|
Отсъствие в |
Кодекс на труда на Руската федерация, чл. 57 |
1. Наслагване |
||
|
Регистрационни дневници на други документи за персонала |
||||
|
Няма счетоводен дневник |
закон |
1. Задължително |
Дизайн |
|
|
Други нарушения |
||||
|
При постъпване в |
Кодексът за административните нарушения на Руската федерация, параграф 2 |
1. Административни |
Поведение, ръководене |
Тъй като няма унифицирани отчетни форми за одита на кадровите досиета, изборът им зависи изцяло от лицето, отговорно за провеждането му. Може да бъде както протокол, така и акт за приемане и предаване на дела.
След изготвянето му ще е необходимо да се разработи план за коригиране на установените нарушения, да се назначат отговорните (като правило това е служител на отдела за персонал) и да се определят сроковете.
Честотата на одита зависи от много фактори, като правило пълен одит се извършва веднъж на всеки 1 - 3 години, по-често - при наличие на външни обстоятелства, а именно:
При смяна на ръководителя на отдел "Личен състав";
В очакване на проверката на GIT;
При смяна на ръководството на организацията и др.
Образец Проба
Ръководител на Synchron LLC
А. А. Карпеев
МЕМОРАНДУМ
относно състоянието на кадровата документация
От 28.05.2012 г. до 11.06.2012 г. аз, ръководителят на отдела по персонала, Иванова O.N., проверих текущото състояние на документацията на персонала, за да определя нейния състав за съответствие с изискванията на действащото законодателство на Русия Федерация, създаване (възстановяване, установяване) на система и оптимизиране на документацията на персонала. По време на одита бяха установени следните недостатъци (несъответствия)...
Таблица за съгласуване на документи
В светлината на горното, правя следните предложения...
Селективен одит обикновено се извършва, когато се правят промени в действащото законодателство. Тъй като се променя със скоростта на звука, сроковете могат да бъдат от 1 път на месец до 1 път на година. За разлика от пълния одит, който има по-глобален характер, селективният, като правило, се инициира от самия отдел по човешки ресурси и може да се проведе без създаване на комисия. Например, когато се подготвя за одит на предприятие, миграционната служба проверява само документи за чуждестранни работници или само болнични листове за проверка от FSS на Руската федерация и др.
По този начин периодичният одит на документацията на персонала помага да се избегнат глоби, наложени от регулаторните органи, спиране на дейността на организацията или дори наказателна отговорност (в зависимост от тежестта на откритите нарушения). Следователно, в допълнение към ръководителя на отдела за персонал, както генералният директор, така и собственикът на компанията могат да действат като клиенти на одита.
Като цяло може да се каже с увереност, че одитът помага на служителя по човешки ресурси да подобри професионалното си ниво, като идентифицира собствените си грешки, оценява потенциалните рискове при получаване и предаване на документация за персонала и много, много повече. В края на краищата, ако не обърнете необходимото внимание на управлението на досиетата на персонала, последствията под формата на съдебни спорове, глоби и дисквалификация няма да закъснеят.
Библиографски списък
1. ABC на служител по персонала: всички документи за работа с персонала: сб. Изкуство. 2-ро изд., преработено. и допълнителни М.: Вершина, 2008. 288 с.
2. Орловски Ю. П., Кузнецов Д. Л., Белицкая И. Я., Корякина Ю. С. Управление на досиета на персонала (правно основание). Практ. надбавка / Отг. изд. Ю. П. Орловски. М.: Адвокатско дружество "Контракт", 2008. 239 с.
3. Митрофанова В. В. Ние съставяме документи за персонала: наръчник за практика. 3-то изд., преработено. и допълнителни М.: Алфа-Прес, 2011. 320 с.
А. Рогожина
в областта на управлението на персонала,
ръководител
екипи за проектиране и поддръжка
организационна промяна
АД "БИНБАНК"
член на Националния
Съюз на кадровите служители
Подписано за печат
Причините за започване на одит на работата на отдела по персонала могат да бъдат различни, например промяна в служителя по персонала или ръководството, подготовка за одит на GIT. В същото време самата процедура може да се извърши както от фирми или специалисти на трети страни, така и самостоятелно. Ако се вземе решение в полза на втория вариант, трябва да се проучат важни въпроси: какви материали да се съберат, какво да се провери и като цяло как да се извърши одит на персонала. Освен това одитът трябва да се извършва с високо качество, защото компанията носи отговорност за грешките на служител по персонала или чиновник с пари, което означава част от печалбата.
Основни въпроси
Провеждането на одит на персонала е оценка на дейността на целия отдел по персонала или на конкретна област. Преди да започнете процедурата, трябва да решите какъв вид проверка е необходима: цялостна или селективна.
Ако има оплаквания относно работата на конкретен раздел на отдела за персонал, можете да се ограничите до случайна проверка, тоест трябва да проверите само работата на този раздел. Ако причината за одита е промяна в ръководството или предстояща планирана проверка от Държавната инспекция по труда, трябва да проверите работата на целия отдел по персонала.
Също така трябва да разберете какво да проверите:
- коректността на воденето на записи;
- подреждане на рамки.
Проверката на съответствието на персонала с нуждите на компанията е доста сериозна процедура, която изисква повишено внимание. Процедурата за извършване на такава проверка е публикувана в отделна публикация, но тук ще разгледаме подробно как да проверим точно документите за персонала за тяхното съответствие със законите.
Откъде да започна
Началната точка на одита на персонала е издаването на заповед( ). По ред 
наложително е да се определят задачите на одита (селективен или цялостен), продължителността и състава на комисията. Комисията трябва да включва:
- служител по персонала (и ръководител на ОК, ако има такова щатно звено);
- адвокат
- касиер счетоводител;
- представител на администрацията.
След изпълнението на поръчката алгоритъмът на одита ще се състои от три етапа:
- подбор на методически и правни документи;
- проверка на наличието на задължителни документи и дела;
- форматиране на отчета.
Подбираме методически материали
За да започнете проверката, трябва да подготвите регулаторна рамка: закони и актове, регулиращи управлението на досиетата на персонала (правилно изпълнение на документи за персонала). Списъкът трябва да включва най-новите версии:
- Кодекс на труда;
- Постановления на Министерството на културата № 558 (за условията на съхранение);
- Правителствен указ № 225 (за трудовите книжки);
- Указ № 69 (инструкция за проектиране на трудови книжки).
Тази работа може да бъде поверена на адвоката на компанията, а актуалните версии на правните актове можете да намерите на уебсайта на SPS Consultant+.
Проверка на бизнес документи
За да се определи наличието и състоянието на документите, е необходимо да се състави декларация, в 
които след това методично ще трябва да въвеждат данни. Заглавната страница на извлечението трябва да съдържа:
- заглавие („Проверка на документи за персонал“);
- база (данни за поръчката);
- състав на комисията;
- одитен период.
Тялото на самия израз трябва да бъде форматирано като таблица с имената на колоните:
- "сериен номер";
- „Липсващ документ“;
- „Документът е налице, но трябва да се промени“;
- „Документът е в съответствие със закона.
важно
Информацията за личните документи се въвежда в извлечението по отношение на всеки служител, например 1. Трудовият договор на Иванова И.И., 2. Трудовият договор на Петров П.П. и т.н.
Всички документи, които трябва да са в ОК, трябва да бъдат въведени в извлечението:
Списък с документи
- трудови договори, споразумения, договори и допълнителни споразумения към тях;
- трудови книжки;
- персонал;
- книга или дневник за отчитане на движението на трудовите книжки;
- график на отпуските;
- график за време;
- лични карти;
- работни поръчки;
- заповеди за преместване, уволнение;
- заповеди по дисциплина, командировки, отпуски;
- заповеди за основна дейност (относно ОК);
- Лични вещи;
- декларации на служители (може да се съхраняват със заповеди);
- правила за вътрешен ред;
- разпоредби: относно заплащането, относно търговската тайна, относно защитата на личните данни;
- инструкции за защита на труда;
- дневници за запознаване с LNA;
- колективен трудов договор (ако има такъв);
- длъжностни характеристики (ако задълженията не са директно посочени в договорите);
- списък на длъжностите на служители с непълно работно време;
- графици на смени;
- споразумения за отговорност (екипна, индивидуална).
Освен документи, OK файловете трябва да съдържат регистрационни файлове:
- формуляри на трудови книжки и вложки;
- счетоводни проверки;
- трудови договори;
- заповеди за персонал и за основна дейност;
- изявления.
Всеки документ трябва да бъде проверен за съответствие със закона, например:
- дали в договорите са включени задължителни условия, размерът на работната заплата не е по-нисък от МРЗ, получено ли е копие;
- дали всички лични документи и заповеди са подписани;
- дали трудовите книжки са попълнени правилно;
- дали регистрационните дневници са зашити и запечатани;
- спазват ли се сроковете за съхранение на документи и др.
Попълненият протокол трябва да бъде подписан от всички членове на комисията., като за резултатите от изпълнението му се съставя протокол.
Изготвяне на отчет
Последният етап от одита на персонала е изготвянето на доклад. Компилиран е в 
свободна форма и може да съдържа структурни елементи:
- заглавие и дата на документа;
- информация за състоянието на документите за персонала (в ред или има недостатъци);
- данни за констатирани липси (накратко);
- препоръки, посочващи санкции в случай на непредприемане на действия (вижте пример тук).
Копие от становището е приложено към доклада.
важно
Ако причината за одита е била промяна в служителя по персонала, изявлението може да се използва като приложение към акта за приемане и предаване на дела, което значително ще опрости влизането на нов служител в длъжност.
Накрая съвет : ако е решено да се извършват такива проверки редовно, е възможно да се разработи и одобри регламент или инструкция, в който да се фиксират основните правила за провеждане на одит на персонала, редовността на одита и алгоритъма.
