Как да намалим разходите на компанията, без да съкращаваме персонал и да намаляваме заплатите

В тази статия ще научите за няколко алтернативни метода за намаляване на разходите на предприятието и ще се запознаете с примери от западната практика (вижте Как да намалим разходите за персонал в чуждестранни компании и Как да спрем да губим пари, без да полагаме много усилия: съвети от руски колеги). Предлагаме на вашето внимание 16 оригинални начина да се справите с ненужните разходи.

Как да намалим разходите за персонал в чуждестранни компании

Агенция за недвижими имоти Luxury Retreats практикува разместване. Така осем служители от отдела за развитие бяха обучени и започнаха да работят в отдела за продажби (на позиции, които носят печалба на компанията).

Rhino Foods, компания за съставки за сладолед, изпраща служители на работа в Autumn Harp, компания за цветна козметика, когато търсенето спада.

Ръководството на агенцията за подбор на персонал Accolo поиска от служителите си да вземат пет дни неплатен отпуск, като обещаха да не намаляват заплатите.

Производителят на бои Sherwin-Williams въведе променлив график за отпуск за служителите за своя сметка - доброволно отстраняване от работа за шест седмици.

Боб Файфър, ръководител на консултантската фирма Fifer Associates, е използвал тези методи.

• Той спря да включва "задължителни" разходи в бюджета - за закупуване на мебели, наемане на нови служители и т.н. Той обяви, че отпускането на пари по тези пера изисква личното му одобрение. Малко са получените заявления, средствата не са изразходвани.
• Отказани куриери. Шест месеца по-късно всичко беше наред: започнаха да изпращат нещо по пощата, служителите доставяха нещо на изпълнителите, когато беше на път.
• Ограничи бюджета за поддръжка на офиса. Докато съветваше фирма, той предложи без обсъждане 40% съкращаване на бюджета (3 милиона долара на година). В резултат на това коригираният бюджет не е надхвърлен.

Как да спрете да губите пари без много усилия: съвети от руски колеги

Въвеждане на електронни обществени поръчки. Търгът, обявен в мрежата, привлича голям брой доставчици, които са готови на отстъпки, за да спечелят. Ако проведете търг с кратък списък от доставчици в реално време, цената пада средно с 10-15%.

Задайте минимално количество за поръчка. Поради недостатъчното натоварване на превозните средства за доставки на дребно, рентабилността може да бъде по-ниска с 8-12% в сравнение с доставките за големи клиенти. Можете или да въведете минимална сума за поръчка, или да таксувате за доставка на артикул с обща стойност, по-малка от сумата, която сте задали.

Забранете използването на служебни телефони за лични цели. Печатна компания от Нижни Новгород получава разпечатка на обаждания от служебни телефони от мобилен оператор и анализира тези, които струват повече от няколкостотин рубли. Компанията предупреди работниците, че разходите за лични разговори ще бъдат приспаднати от техните заплати. В резултат на това месечната такса за телефонна комуникация е намаляла от 200 хиляди на 40 хиляди рубли.

Практически опит: Кирил Гуляев - генерален директор на Първа печатница, Красногорск (Московска област)

Спестете топлина, заредете складове, комерсиализирайте столовата

Отопление поради топлината, генерирана от оборудването. Този метод се нарича оползотворяване на топлина: ние използваме отработения горещ въздух за отопление на производствените съоръжения. Пречистеният въздух, идващ от печатащото оборудване, не се изхвърля в атмосферата, както обикновено се прави, а постъпва в специален топлообменник. Там горещите газове загряват водата, която отива в отоплителната система на предприятието. Това намалява натоварването на котлите и намалява разходите за отопление. Оборудването на машини с топлообменници увеличи цената им с част от процента от първоначалната цена и използването на тази технология ни позволи да спестим, според най-консервативните оценки, около 8 милиона рубли. през годината.

Намаляване на логистичните разходи чрез отдаване под наем на складови площи на своите доставчици. Разполагаме със собствен складов комплекс с площ от 7500 кв. м. Според производствената технология трябва да съхраняваме двуседмична доставка на боя в склада. В същото време голяма част от консумативите са внос от чужбина. За да намалим транспортните разходи, предложихме на един от големите доставчици да наеме нашата складова площ (около 6% от общата складова площ). Доставчикът се съгласи и сега за нас логистиката се свежда до доставка на мастило от собствен склад до печатницата. Суровините не са включени в нашите складови наличности и се доставят точно в необходимия обем според нуждите. Освен това получихме допълнителни приходи от наеми, а партньорът ни спечели удобно разположени складове и лоялен клиент под един покрив.

Услуги на собствена трапезария за трети фирми. В нашето предприятие има столова, служителите могат да ядат вкусна и качествена храна на минимални цени поради субсидии от компанията. В един момент цената на столовата стана тежка за нас, тъй като храната поскъпва, а вдигането на цената на храната е непопулярна мярка. В резултат на това комерсиализирахме столовата и сключихме договори с организации, разположени наблизо. Сега ние доставяме обяд до съседни офиси на машините на завода, а някои служители на тези предприятия идват при нас сами. Поради факта, че покупките на храна бяха увеличени, успяхме да намалим разходите. Това направи възможно да се изведе корпоративната столова до рентабилност, без да се увеличава натоварването върху портфейлите на собствените й служители.

Практически опит: Сергей Шилов - Управляващ партньор и собственик на AT Consulting, Москва

Прехвърли ИТ отдела на самоиздръжка

Един от начините за намаляване на разходите е отделите, които обикновено не генерират директни печалби, да станат самодостатъчни. Например по време на икономическата криза нашият ИТ отдел започна да обслужва някои от нашите клиенти (по-специално тези, които използват същата пощенска система като нас). Служителите започнаха да поддържат тази система за отделно възнаграждение, частично компенсирайки тяхното съдържание. В резултат на това разходите на компанията за този отдел бяха намалени с 40% за четири месеца.

Практически опит: Евгений Фирсов - Заместник генерален директор по операциите, АПК Стойленская нива, Стари Оскол (Белгородска област)

Закупуване на суровини на минимални пазарни цени

Десетина и половина хлебни предприятия от групата купуват суровини за 190–200 милиона рубли на месец, общият им дял в себестойността на продукцията е около 40%. Диапазонът на колебанията на цените в различните групи суровини е от 3 до 30%. Оказва се, че промяната в цената на някои от видовете му само с 1 рубла може да ни струва 5 милиона рубли. на месец в целия холдинг.

Снабдяването се извършва директно в предприятията на холдинга, който създава

благодатна почва за корупция. За да не изкушаваме служителите, въведохме специална информационна система, наречена Стойленская нива - Суровини (неофициално я наричаме Изюм). Сега нашите 14 центъра за покупки работят в условия на вътрешна конкуренция и абсолютна прозрачност, когато всеки вижда всеки.

Принципът на работа на системата е следният: служител на отдела за доставки, който ще закупи суровини, е длъжен да отпечата специален лист, който се генерира автоматично от системата Izyum. В него подробно се описва кога е закупена тази суровина както от самото предприятие, така и от други компании, които са част от групата. Документът показва най-добрите цени, на които са закупени суровините през последните 10, 30, 60 и 90 дни. В резултат на това служителите на отдела за доставки получават необходимата информация, а финансовият директор, който дори не разбира нюансите на пазара на захар, няма да пропусне конкретна сделка, защото ще види: например захарта е закупена по-евтино на съседно предприятие преди три дни. Ако предложената транзакция бъде извършена, тя веднага влиза в централизираната информационна система, където се формира база данни, съдържаща информация за всички транзакции.

Например, голямо предприятие, което закупува доста големи количества суровини, се оказа в средата по отношение на цените, докато малко предприятие, където цените изглеждат по-високи поради малки обеми, постигна най-ниските цени на суровините сред всички предприятия от групата. Естествено, ние се разделихме с купувачи в голямо предприятие и прехвърлихме специалисти от малко там. Ситуацията се промени моментално и днес тя е нашият лидер в ефективността на доставките. Имаше случаи, когато преките мениджъри на отделите за доставки в предприятията се опитваха да тестват системата. Някои от тях ултимативно заявиха: „Няма такива цени за извара, ако не вярвате, елате и се опитайте да си купите сами.“ Но системата сухо заяви обратното и по някаква причина всичко се получи веднага за специалиста, който беше взет на мястото на уволнения.

Системни администратори - двама души в централния офис на фирмата: ръководителят на службата за анализ на цените и неговият асистент. Задачите на тази група са техническо администриране, предаване на информация за най-добрите цени на мениджърите на всички предприятия и предложения на мениджърите за прекратяване на трудови отношения с недобросъвестни купувачи. Освен това тези специалисти контролират едновременни покупки за няколко фабрики наведнъж, така че чрез взаимодействие да можем да получим допълнителни отстъпки.

Всичко необходимо за работа трябва да е под ръка - това ще увеличи производителността

Ние внедряваме технология за управление на процеси в нашето предприятие вече трета година. Като начало измерихме и анализирахме потреблението на работно време за всяка производствена операция (например приготвяне на суровини, приготвяне на ястие). По-специално се оказа, че доста време се изразходва в търсене на правилната съставка или инструмент. Чрез оптимизиране на работното пространство успяхме да намалим отпадъците и да увеличим производителността с 16%. Това беше постигнато благодарение на правилото за „свитата ръка“. Същността на това правило е, че можете да достигнете всичко, от което се нуждаете за работа, без да изпъвате напълно ръцете си. Например, работното място на главния готвач вече е организирано по такъв начин, че да не се налага да тича за инвентар от единия край на цеха до другия (още повече, че сме определили в стандартите на компанията какво трябва да се намира до лявата страна на главния готвач ръка и какво трябва да бъде до дясно, на колко разстояние трябва да бъдат поставени инвентарът и оборудването). В резултат на предприетите мерки успяхме да намалим броя на персонала във всяко съоръжение чрез прехвърляне на хора в нови производствени мощности.

производствени разходиса разходите за придобиване на използваните производствени фактори. Най-ефективният производствен модел от икономическа гледна точка е този, с който е възможно да се намалят производствените разходи. Те се определят от израза на стойността на направените разходи.

Икономическата същност на разходите се основава на проблема с ограничените ресурси и алтернативното използване, т.е. използването на ресурси в това производство изключва възможността за използването му за друга цел.

Изборът на най-приемливата версия на разходите за фактори на производителността и намаляването на разходите е една от основните задачи на бизнесмените.

Вътрешните (имплицитни) разходи са разходите, които една компания плаща, като използва собствените си ресурси.

Паричните суми, изразходвани от компанията за изпълнители (работа, гориво, суровини), се наричат ​​външни (явни) разходи.

Видове производствени разходи

Икономическите разходи са икономическите разходи, пропуснати от предприемача по време на производството. Те включват: ресурси, фирмени покупки, фирмени ресурси, пазарен оборот без да се включват.

Счетоводните разходи са различни плащания, направени с цел придобиване на необходимите фактори за производство. Счетоводните разходи са действителните разходи, направени за закупуване на източници от външни производители. Те се делят на преки и непреки разходи. Разходите, които са изразходвани само по време на производствения процес, са преки разходи. Непреките разходи се наричат ​​разходи, без които фирмата не би могла да функционира - косвени разходи.

Алтернативните разходи са разходите за създаване на продукти, които компанията по някаква причина не възнамерява да произвежда. Разходи, които биха могли да съществуват, но са пропуснати, са алтернативни разходи. Разходите допринасят за увеличаване по време на нарастване на обема на производството. Те са показател за оптималния размер на производството в сегашните условия, защото на всички е ясно, че производството няма да се разширява безкрайно. Разходите могат да бъдат разделени на:

Фиксираните разходи (FC) са разходите, които фирмата ще направи, независимо от обема на производството. Този вид разходи включват: данъци върху имуществото, пари за оборудване, заплати, наем.

Променливите разходи (VC) са тези разходи на предприятията, които се променят, ако производството се увеличи. Те включват: заплати на наетите работници, данъци и ДДС, транспортни услуги, разходи за суровини и др.

• 3 KPI за производство, което работи без загуба на качество

Как да определим производствените разходи

Общи разходи (TC или C).Те могат да се определят по следните формули: TC = FC + VC и TC = f(Q).

Средни фиксирани разходи (AFC)- AFC = FC/Q, където Q е броят на произведените артикули.

Средна променлива цена (AVC)- сумата на променливите разходи, която идва за единица продукция, която фирмата произвежда. Формула: AVC = VC/Q

Пределни разходи (MC)- разходите, свързани с производството на допълнителна единица продукция. Може да се изчисли по следната формула: MC = ∆TC / ∆Q = ∆VC / ∆Q.g8g

Как да намалим разходите чрез оптимизиране на производствените отпадъци

Не са толкова малко начините да се правят пари от производствени отпадъци, ако са изпълнени две условия: стриктно отчитане на отпадъците и тяхното разумно използване. В статията на електронното списание "Генерал директор" производителите на напълно различни стоки - прозорци, пухени якета, брашно, сладкарски изделия, електрически системи - говорят за опита с изхвърлянето на отпадъци.

Как да следите производствените разходи

Разходите, съчетани с процеса на трансформация на търговската дейност, са разходи за дистрибуция. Те могат да бъдат разделени на такива, които са тясно свързани с развитието на производството във функционирането на обръщението и такива, които са породени от покупко-продажбата. Разходите се приспадат от разходите, наблюдавани по време на движението на стоките до купувача, и разходите, свързани с разработването на продукти, производството и продажбите на стоки в заведенията за обществено хранене.

Статии за дистрибуция и производствени разходи:

1. Транспортни услуги.
2. Заплатите на служителите.
3. социална нужда.
4. Разходи за наем и оборудване
5. Амортизация на дълготрайни активи.
6. Разходи за ремонт.
7. Опаковане и сортиране на стоки.
8. Разходи за промоция.
9. Лихвен процент на кредитите.
10. Загуба на отпадъчно оборудване.
11. Разход на гориво, газ, електричество

Оперативна сметка, свързана с производствените разходи:

Амортизация на дълготрайни активи
Експлоатация на блага
Парични разходи от бизнеса
Кредитни разходи на предприятия
Данъчни дългове
Удръжки за социално осигуряване и осигуряване на служителите на компанията
Заплата на служителите
Разходи, включени в транспортните разходи за обращение
Недостиг на стоки
Излишък в брой
Недостиг, приет преди това за сметка на търговските предприятия
Разходи за дистрибуция, които се отписват по сметката за продажби в края на отчетния период

Правила за ефективен контрол на разходите

Разходите ще бъдат по-малко, ако се вземат предвид. Например, една компания може да следи телефонните разговори, за да намали телефонните разходи. Служителите ще спрат да звънят по лични въпроси и тогава разходите ще намалеят.

Екипът в работата трябва да се стреми към една обща цел – намаляване на разходите на компанията. Като проведете разговор със служители относно важността на намаляването на разходите, можете да получите съвет как да спестите пари.

Необходимо е да се систематизират личните разходи в зависимост от обема на производството. Разходите се делят на постоянни и променливи. Възможно е да се систематизират променливи разходи в зависимост от това колко лесно могат да бъдат коригирани, когато дейността в производството се промени. Реалните разходи за материали, например, се увеличават или намаляват в отговор на промените в производствените обеми. И чрез намаляване на персонала, намаляване на заплатите е възможно да се коригират разходите за труд. Но преките разходи за труд могат да бъдат коригирани само ако ръководството на компанията може да предприеме подходящи мерки (намаляване на персонала, намаляване на заплатите и др.). От друга страна, ръководството на компанията едва ли ще може да намали разходите за наем на помещенията, ако има спад в производителността.

Опитайте се да проследите не само структурата на разходите, но и причините за появата им в предприятието. Ако премахнете причината за неприятното увеличение на разходите, можете да премахнете и самите разходи. Например, когато разходите за гостоприемство са високи, разберете защо фирмата харчи много пари: за увеличаване на клиентската база, през което расте броят на успешно сключените договори, или защото няма контрол върху разходването на средства за гостоприемство.

• Оптимизиране на управлението на разходите: 7 правила за справяне с разходите

Начини за намаляване на производствените разходи

Оптимизиране на производствените разходи

1. Складова логистика. Често там се намират резервите, с които можете да намалите разходите. По-специално, често се използва старо оборудване за контрол на качеството на суровините. Имаше случаи, когато се приемаха суровини с параметри, които не отговаряха на изискванията на технологията. Впоследствие производственият процес беше нарушен, а разходите за енергия и използването на суровини се увеличиха. Ако закупите ново оборудване, можете да получите както намаляване на производствените разходи, така и ефективна работа с доставчиците.

В различни предприятия, поради факта, че нямаше достатъчно складови работници и времето за разтоварване на вагоните беше ограничено, вагоните със суровини не бяха претеглени. В резултат на проверките е установено, че наднорменото тегло е около 10%, като вината е на доставчика. Изводът: загубите в предприятието от обема на покупките бяха по-големи, отколкото от заплатите на служителите.

Също така се случва, че суровините могат да бъдат на открито. Суровините губят своите химични свойства и се нарушава технологията при производството. Този проблем увеличава количеството суровини, които са необходими по време на производството, и води до увеличаване на използването на други ресурси, като например електричество. Можете също така да получите дефектни продукти.

2. Транспортна логистика. Вътрешната (придвижване из територията на предприятието) и външната логистика на предприятието (доставка на суровини или готови продукти) често е лошо организирана! Мениджърите често се сблъскват с проблемите на неефективното използване на превозното средство.

Например, компанията организира работа с клиенти, определи най-малкия обем на продажбите, но не обсъди най-малкия обем на доставка. Обемът на доставките е много важен, тъй като цената при доставка може значително да повлияе на приходите от поръчката.

Проблемите, които са свързани с неоптималното движение на суровини и незавършени продукти, са вътрешната логистика. Например, суровините се разтоварват за входяща проверка, след това се транспортират, за да се подготвят за производство, а по-късно отново се транспортират, за да стигнат до цеха. В резултат на следната неорганизирана логистика, компанията направи разходи и загуби суровини по време на потапяне и транспортиране.

В различни компании разходите, изразходвани за транспорт, бяха намалени, но за сметка на не много очевидни решения. Така че в една компания шофьорите можеха да отидат на обяд в работещи коли. И на никой не му пукаше. Автопаркът се състоеше основно от камиони и трактори, така че разходите за такива пътувания за обяд значително увеличиха разходите във фирмата. В тази връзка ръководството на компанията закупи микробус, с който да вози служителите на обяд. Ето един лесен начин за намаляване на разходите.

3. Закупуване. Въпреки добрите тръжни процедури, това няма да доведе до автоматизиране на разходите за обществени поръчки. За това не е виновна само корупцията, която, да речем, никъде не е напълно изкоренена. Същността на проблема често идва от организацията на процеса и ако тя бъде преразгледана, е възможно да се получи намаляване на разходите. Нека да видим възможните промени:

Премахване на прекомерната формализация. Случва се при максимално регулиране на контрола върху обществените поръчки резултатът да не е висок. Цялата същност на отдела за покупки води до обичайното събиране и записване на документи. Но в крайна сметка най-важната същност на работата на служителите е да намерят добър доставчик и да сключат споразумение с него. В големите фирми всяко заседание на тръжни комисии възлиза на 15 или повече покупки. От това става ясно, че служителите на службата за обществени поръчки отнемат много време, за да подготвят търг и да анализират доставчиците. Но подробното развитие на всяка покупка е невъзможно поради липса на време.

Не са много покупките, които могат да бъдат анализирани в детайли. Основното е да се определят доставчиците, които са приоритетни за компанията, тъй като те могат да осигурят по-голямата част от доставките при добри условия. Намирането на алтернативни доставчици елиминира риска. На търга можете да повдигнете въпроса за най-добрите или не много добри доставчици и да одобрите условията за работа с него. Чиито условия са по-изгодни, такива доставчици ще бъдат избрани.

Подобрена координация между производствените и техническите служби и службата за покупки. Когато техническите отдели и службите за закупуване работят заедно, може да се постигне намаляване на разходите. Определяне на необходимата промяна в производствените показатели и представяне на други варианти според изискванията за материали, компоненти. Това действие ще помогне при планирането, избора на доставчици, помагайки да откриете най-добрата цена и качество, като същевременно оптимизирате разходите.

Независима оценка на текущите условия на работа с доставчици и търсене на потенциални доставчици. Независима компания може да направи анализ на пазарната ситуация и да намери доставчици. На началните етапи се анализира отворен код, за да се състави пълен списък с потенциални доставчици и да се определи общото ценово ниво. След това е необходимо да се преговаря с някои потенциални доставчици за възможни цени и условия на покупки. Това ще покаже на висшите позиции във фирмата нова тръжна кампания и ще покани по-широка аудитория. В тази ситуация можете да откриете, че компанията може да закупи материал много по-ниско от преди.

Практикуващият лекар разказва

Вадим Афанасиев, водещ анализатор на ЗАО Самарски кислороден завод

През последните месеци станахме много по-внимателни към работата с доставчиците, внимателно анализираме цените на закупените материали, особено след като цената на много ресурси е намаляла.

Имаме много сложна логистика: използва се както малък, така и едротонажен транспорт. За транспортиране и съхранение на течни продукти използваме железопътен транспорт, както и множество мобилни и стационарни цистерни. Освен това, поради физичните закони, течните газове не могат да се съхраняват дълго време и загубите им са необратими. Затова сега обръщаме голямо внимание на оптимизирането на логистиката и складирането. Изчисляваме всичко до най-малкия детайл. Ясна прогноза за продажбите, производство на най-точния обем продукти, оптимална доставка - спестяваме малко навсякъде, но в мащаба на предприятието това са милиони.

Държавата направи на бизнеса "подарък" под формата на увеличение на тарифите за електроенергия. Ето защо е необходимо да се работи с проблемите на енергийната ефективност. Ние внимателно анализираме работата на цялото оборудване. Например, нашето производство използва въздухоразделителни агрегати, чиято оптимизация вече доведе до значително намаляване на разходите за електроенергия.

Опитваме се да спестяваме и от командировки. Отиваме само ако наистина е необходимо и за решаването на проблема е необходимо присъствието на наш служител на място. Вместо въздушен транспорт използваме железопътен транспорт.

4. Производство. Като се има предвид, че голяма част от компаниите намаляват или спират инвестиционните проекти, ние ви съветваме да се съсредоточите върху посоката, която може да намали разходите по време на производството, като изключите отчитането на собствената си инвестиция.

Внедряване на инструменти за щадящо производство. Няма смисъл да се спираме на метода на щадящото производство. Бих искал да отбележа, че по време на практически действия той дава значителен икономически ефект, но неговото прилагане може да отнеме много време. Тази ситуация е свързана с факта, че резултатът от намаляването в тази ситуация не настъпва мигновено, а се постига по време на производствени промени в културата на персонала.

Ефективно отчитане и контрол на използването на материални запаси и отпадъци. Внедряването на ефективна система за отчитане и контрол на материалните запаси и отпадъците е насочено към намаляване на разходите чрез тяхното по-ефективно използване. В повечето руски предприятия обемът на отпадъците и контролът върху тяхното използване са слабо взети предвид. В същото време стойността на такива отпадъци може да бъде значителна дори в сравнение със стойността на готовия продукт и много промишлени отпадъци се превръщат в продукти, които се търсят с малко обработка.

Разходи за управление

Разходите за управление са предимно фиксирани, повечето от които са преки разходи - доходи на служителите, бонуси. Тези разходи са основният фактор за нарастване или намаляване на някои други разходи в управлението: поради нарастването на броя на работниците, наемите и транспортните услуги могат да се увеличат. За да поддържате разходите за управление възможно най-ниски, трябва да управлявате разходите за служителите.

1. Намаляване на разходите без намаляване на броя на служителите. Намаляването на разходите без съкращаване на служители изглежда е най-предпочитаният вариант за много компании: това ви позволява да задържите служителите в компанията и да не влошавате корпоративната култура. Единственото предупреждение е кратката продължителност на постигнатия ефект.

Потенциалът за съкращения се крие в няколко области:

• намаляване на административните и транспортни, пътни и наеми разходи;
• намаляване на заплатите, разходите за медицинска застраховка, разходите за корпоративни партита, преглед на ежедневието.

Всички горепосочени действия могат да решат проблема с намаляването на разходите без съкращаване на служители.

2. Промяна в организационната структура

Един от инструментите за намаляване на броя на работниците е промяната на организационната структура. Тази структура далеч не е перфектна в руските компании. Тя се различава в "плоска" отгоре и "тясна" отдолу.

Последицата от големия брой работници, които се отчитат на главния изпълнителен директор, е „плоска“ структура. Обикновено броят на тези хора достига 7-10 души, а понякога и 15.

Когато не повече от трима шефове докладват на лидерите, тогава структурата се нарича "тясна" в долната част. Това действие води до проблеми, които възникват между функционални звена, между ръководители на проекти и мениджъри.

За да може една компания да се представя по-добре по време на криза, тя се нуждае от „по-плоска“ дънна структура. Това се постига по три начина:

• разширяване на структурни подразделения (обединяване на два отдела);
• намаляване на междинните нива на управление (например премахване на отдели и подчинение на ръководителите на отдели директно на началника на дирекцията);
• определяне на оптималния брой длъжности и броя на отделите (например до седем до девет души в отдел, най-малко четири отдела в отдел, най-малко три отдела в отдел).

Консолидацията на структурните звена и намаляването на нивата на управление ще намалят разходите за средни мениджъри - ръководители на отдели и отдели - с най-малка промяна в обхвата на изпълняваните функции и без уволнение на обикновени служители. Например, компания, която управлява една голяма холдингова компания, успя да намали разходите за персонал с 1,5 милиона долара годишно чрез елиминиране на междинните нива на управление и консолидиране на подразделения.

• 3 начина за намаляване на производствените разходи с 20% за една година

Практикуващият лекар разказва

Андрей Евсеев, генерален директор на CJSC Tula Transformer Plant

Целият производствен персонал работи за нас на парче, така че намаляването на обема на поръчките автоматично доведе до намаляване на заплатите на парче (самите цени на парче останаха същите).

За да се намалят разходите за заплати на управленския персонал, е въведена съкратена (четиридневна) работна седмица (същото важи и за работниците на парче). Всички служители могат да използват допълнителния почивен ден по свое усмотрение, включително и за работа на непълно работно време. Според мен съкратената седмица е по-добра от почасовата работа, тъй като хората имат цял ​​ден освободен.

Сред ръководния и инженерния персонал нямаме излишни служители, така че тук няма кого да съкращаваме. Що се отнася до работниците на парче, те могат да бъдат намалени и тогава при запазване на общия фонд работна заплата да се увеличи средната работна заплата. Самите работници обаче не искат това от страх да не останат без работа.

3. Намаляване и преразпределение на функциите.

Функционалната оптимизация може да се извърши в няколко посоки.

Намаляване на броя на отчетите, източниците на обработвана информация и степента на детайлност. Мениджърите често са затрупани с отчети, които са твърде обемисти и зле структурирани. Ако намалите нивото на детайлност на отчетите, това ще доведе до намаление с 20-30% и може да подобри скоростта на вземане на решения в управлението.

Прехвърляне на функциите на постоянни структурни звена към проектни звена (работни групи) и колегиални органи за управление. В една компания беше решено да се премахне щатното подразделение, занимаващо се с интегрирането и преструктурирането на нови активи, и да се прехвърлят неговите отговорности на работна група, състояща се от представители на различни функционални блокове. Това даде добри резултати по отношение на намаляване на разходите.

Разпределяне на функциите на общи сервизни центрове и прехвърлянето им на аутсорсинг. Пример е прехвърлянето на ИТ поддръжка и административни функции на трета фирма. Това работи, защото в търсене на нови клиенти някои от тези фирми са намалили цените си.

• Lean: малки стъпки за големи цели

Практикуващият лекар разказва

Михаил Семенов, генерален директор на Qbik, Москва

Фирмата ни произвежда и монтира мобилни конструкции на панаири и фестивали. Единица с такъв дизайн (място за един продавач) наричаме куб. Когато за първи път отворихме производство, инсталирането на един куб беше скъпо, тъй като консумацията на материали не беше взета предвид по никакъв начин. Постепенно започнахме да работим за намаляване на разходите. Създаден е специален научен център, който включва архитект, дизайнер, ръководител на производствения отдел и генерален директор. На всеки две седмици ръководителите на отдели анкетират служителите за предложения или идеи за оптимизация, след което ги обсъждат на общо събрание на директорите в центъра, което се провежда веднъж месечно. Нека ви разкажа за някои от реализираните идеи.

Стандартизация на кубични елементи. Размерите и формата на всички елементи на куба бяха стандартизирани и описани в специална наредба. Например, предните и задните колони на куба бяха унифицирани, което улесни работата на монтажниците: днес те не трябва да мислят кой стълб и коя страна да монтират. В резултат на това времето за сглобяване на куба е намалено. Освен това размерът му е станал по-компактен (сега е по-малък с 15-20 кубика), без да губи функционалност.

Минимизирайте отпадъците при рязане на греди и плочи. Архитектът, заедно с директора на производствената част, съпоставиха стандартните пазарни размери на суровините с детайлите на куба. В резултат на това всяка греда, всяка дъска и плоча бяха подредени така, че не повече от 5% от материалите да отидат на отпадъци. Например, в миналото една OSB (ориентирана стандартна плоча) беше достатъчна само за създаване на под. Сега можете да направите както пода, така и масата от него. За изработката на колони цяла греда е изчезнала напълно, но сега има материал за крака на масата, което намалява разходите с 4% в производствен мащаб. Методът на рязане на всички видове греди и плочи е фиксиран в правилника, който всеки служител на производството трябва да спазва. Ние не изхвърляме 5% от отпадъците - те се използват за декориране на конструкции и ремонт на кубове.

Дизайн. Преди това направихме еднакви кубчета, които се редяха в редица. И сега събираме само първия куб и прикрепяме останалите към него. Поради факта, че кубовете имат общи елементи (например една обща стена), потреблението на дърва е намалено с 8%. В допълнение, един дизайн сам по себе си е по-силен.

Повишена здравина на конструкцията. Ръководителят на производствената единица на следващата среща предложи да се оборудват всички стълбове с дървени вложки. На един от фестивалите се убедихме в ефективността на тази идея: по време на градушка едно дърво падна върху кубовете, но това по никакъв начин не се отрази на дизайна.

Кубчета за многократна употреба. Преди това при сглобяването на кубчета се използваха самонарезни винтове. Когато кубът беше сглобен за втори път, се наложи да се направят нови дупки за винтовете, тъй като водата проникна в старите и разяде конструкцията отвътре. Сега закрепваме всичко с болтове. Отворите за тях се правят по време на производствения процес и след това се използват многократно. Времето за монтаж на куба е намалено с 20 минути и няма повече допълнителни дупки. В бъдеще планираме да подобрим монтажа.

Производство на свързани продукти. Когато изграждахме мястото на фестивала в Монако, организаторите ни помолиха да монтираме не само блокове, но и люлки за деца и други елементи. Тогава ни хрумна идеята да разширим производството. Сега изработваме и люлки, маси и много други. Не се наложи разширяване на мощностите и пренастройка на оборудването. Увеличени са само обемите на изкупуване на дърва.

От февруари до юни 2015 г. работата на нашия център за оптимизиране на производствените разходи помогна за намаляване на разходите с почти 14%. Сега за всеки нов продукт, пуснат в производство, ние веднага изготвяме стандарт (как да изрежем изходния материал, как да сглобим и т.н.), за да не повтаряме грешките, направени в зората на нашите първи кубове.

Често допускани грешки при намаляване на производствените разходи

1. Идентифицирането на най-важните позиции на разходите, които трябва да бъдат намалени, е една от грешките, които са типични за предприятията. Ръководството винаги е наясно с най-големите разходи на фирмата. Но докато фирмата расте, бизнесът става по-сложен и ръководителите не винаги могат да променят растежа на разходите в даден момент. Фирмата, например, обръща внимание на най-очевидните, но не забелязва неоправданите разходи от категорията на другите.
2. Голяма грешка е неправилното определяне на това кое носи най-значимите разходи. Когато една фирма се стреми към минимални разходи за производство, тя може да увеличи продукцията си, но да не успее да я продаде. В резултат на това желанието за намаляване на производствените разходи за единица продукция ще доведе до тяхното увеличаване поради големия обем на продукцията. Ако замените това действие с намаляване на производствените разходи, ефективността ще се увеличи.
3. Загубата на индивидуалността и конкурентоспособността на продуктите на компанията, ако те са с високо качество, е пагубна последица от намаляването на разходите. Въпреки факта, че чрез намаляване на разходите можете да получите увеличение на приходите. Но в дългосрочен план това действие ще причини неоправдана вреда на компанията. По-специално, магазин за модни аксесоари може да генерира известни приходи от спестявания в складиране и обучение на персонала. Но все пак такова икономично действие ще подкопае доверието в магазина и ще доведе до намаляване на клиентите.
4. Развалени отношения с доставчици, работници на компанията, поради неудобни условия за тяхната работа.
5. Загуба на важни служители при намаляване на разходите в критични области.
6. Неразбиране на механизма за взаимозависимост на разходите на компанията. В края на краищата понякога може да се постигне общо намаляване на разходите чрез увеличаването им за определен вид дейност. Пример: Увеличаването на пътните разходи може да доведе до договори с нови доставчици, които продават суровини по-евтино от старите доставчици.

Генератор на продажби

Време за четене: 18 минути

Ние ще ви изпратим материала:

Съвсем логично е, че в условията на икономическа нестабилност компаниите искат да "бъдат на повърхността", за което използват различни методи за намаляване на разходите. Този въпрос не търпи прибързани решения и аматьорски подход. Следователно много зависи от това кои методи се използват в предприятието и от какво искате да спестите.

Как да започнете да намалявате разходите във всеки бизнес

Започнете, като класифицирате разходите на предприятието в следните категории:

1. Ефективност.

Разходите, свързани с производството на продукти, които впоследствие ще бъдат продадени, се считат за ефективни. Неефективните разходи включват всички видове загуби: щети, брак, кражба, престой и други. Неефективните разходи трябва да бъдат сведени до минимум.

1. Уместност.

Мениджърът трябва да контролира зависимостта на планирането от решенията, които взема. Разходите, които зависят от управленските решения, се считат за релевантни.

Ако изпълнителният директор вече не е в състояние да повлияе на разходите със своето решение, тогава те се класифицират като нерелевантни разходи (например разходи, възникнали през миналия период, на които той вече не може да повлияе по никакъв начин).

Особено внимание на ръководството трябва да се обърне на алтернативните разходи, които са категоризирани като релевантни.

1. постоянство.

В зависимост от нивото на производство се различават постоянни, нефиксирани и смесени разходи. Едно от основните условия, при които е възможно да се контролират постоянните разходи, е тяхната оптимизация, което от своя страна изисква разделяне на производствените разходи.

За целта е важно да знаете, че променливите разходи не влияят на фиксираните производствени обеми и са правопропорционални на нивото на производство, докато смесените разходи включват както променливи, така и постоянни разходи.

1. Въздействие върху разходите.

В тази категория има преки и непреки разходи. Ако разходите са свързани с конкретен вид услуга или продукт, тогава те се считат за преки (например разходите за закупуване на материали, изплащане на заплати на служители на производствени единици).

Останалите разходи, които не са пряко свързани с конкретен продукт, се наричат ​​непреки (например разходите, свързани с осъществяването на управление и поддръжка на административния апарат). Ако предприятието произвежда само един продукт, тогава всички негови разходи, направени във връзка с производството и продажбата, се считат за преки.

Сега трябва да идентифицирате разходите, които трябва да бъдат коригирани, и да направите план за тяхното намаляване чрез прилагане на определени методи за намаляване на разходите.

След като направихме анализ на работата на много предприятия, стигнахме до извода, че като правило се намаляват разходите за производство, персонал, качество и реклама.

Методи за намаляване на производствените разходи

Метод номер 1. Намалени производствени разходи

Складова логистика

Доста често именно в склада има резерви, които могат да се използват за намаляване на производствените разходи. Например, често контролът на качеството на суровините се извършва с помощта на остаряло (във всеки смисъл) оборудване. Това води до факта, че получените суровини не отговарят на технологичните изисквания.

В този случай нарушаването на производствения процес е неизбежно, тъй като се увеличава както обемът на използваните суровини, така и разходите за енергия. Чрез надграждане на оборудването вие не само ще намалите производствените разходи, но и ще получите възможност да работите по-ефективно с доставчиците.

Случва се производствените разходи да се увеличат поради недостатъчен брой складови работници. Да предположим, че са пристигнали вагони със суровини, които трябва да бъдат разтоварени в строго определено време, за да ги посрещнат, те просто не са били претеглени.

И в резултат на това друга проверка показва, че поднорменото тегло на суровините е почти 10%, разбира се, че доставчикът е виновен. Заключение: предприятието ще харчи по-малко за заплатите на складовите работници, отколкото ще загуби от недостатъчното тегло на суровините.

Случва се суровините да се съхраняват при неподходящи условия (на открито и др.). Това е изпълнено с факта, че губи свойствата си и нарушенията на технологията вече не могат да бъдат избегнати. Увеличава се не само обемът на консумираните суровини, но и други ресурси, по-специално електроенергия. Освен това е възможно такова нарушение да повлияе неблагоприятно на качеството на продукта.

Транспортна логистика

Методите за намаляване на разходите в предприятието включват работа за подобряване на ефективността на използването на превозни средства. Често движението, както вътре в предприятието, така и извън него (доставки на суровини или готови стоки), е организирано много незадоволително.

Например, едно предприятие е установило работа с клиенти, като е определило минимален обем на продажбите, но не е разгледало въпроса за обема на доставките, въпреки че това значително влияе върху приходите от цялата поръчка.

Трудностите, свързани с неефективното движение на суровини, са свързани с вътрешната логистика. Например многократно разтоварване и транспортиране на суровини: разтоварени - извършен входящ контрол - натоварени - транспортирани - разтоварени - подготвени за производство - натоварени - транспортирани до цеха.

Доста дълга верига, нали? Резултатът от подобни манипулации са разходите на компанията, възникнали в резултат на многократно товарене и транспортиране.

Много компании са използвали на пръв поглед съмнителни методи за намаляване на транспортните разходи. Например в едно предприятие шофьорите спокойно отидоха на обяд в работещи коли. Никой дори не помисли, че това е скъпо удоволствие (транспортът по правило е товарен), разбира се, транспортните разходи бяха огромни.

Ръководството реши този проблем, като закупи микробус, който започна да кара служителите на обяд. Изводът: транспортните разходи са намалели значително.

Действия за закупуване

Не беше възможно да се автоматизират дейностите, свързани с обществените поръчки, въпреки факта, че тръжната процедура се провежда на доста високо ниво. За това не може да се обвинява само корупцията, често проблемът е в неправилната организация на процеса.

Може да успеете да приложите някои техники за намаляване на разходите, ако преосмислите своя подход към покупките. Какво може да се коригира? Например следното:

• Премахване на излишната формализация.

Понякога добре установеният контрол на обществените поръчки не дава желания резултат. Това е така, защото работата на целия отдел за покупки е да събира данни и да попълва документация. Въпреки това служителите на отдела трябва да се занимават с търсенето на "печеливши" доставчици и сключването на договори.

Сериозните фирми организират тръжни срещи, когато имат повече от 15 предложения. Естествено, служителите по обществените поръчки отделят много време за анализиране на предложенията и подготовка на необходимите документи. Но подробното разработване на всички покупки отнема много време и често не е достатъчно.

• Не всички покупки могат да бъдат подложени на подробен анализ.

Основното е да се установят приоритетни доставчици, тъй като те са в състояние да осигурят по-голямата част от суровини или материали при взаимно изгодни условия. Намирането на доставчик, който ще стане „резервен“, ще освободи компанията от рискове.

Като организирате търг, можете да идентифицирате печеливши доставчици и да обсъдите условията за сътрудничество с тях, както и да решите с кого е по-добре компанията да не контактува.

• Повишаване нивото на взаимодействие между отдела за покупки и производствено-техническия отдел.

Установеният тандем "покупка - производство" може значително да намали разходите: прилагайте определени методи за намаляване на разходите, правете конкретни предложения за промени в производствените показатели и изискванията за суровини.

Тези предложения могат да се прилагат при изготвяне на работен план за предприятието, при избор на доставчици. Също така, взаимната координация на действията на тези услуги ще помогне да се избере доставчик, чиито продукти най-успешно съчетават изискванията, поставени от компанията за цена и качество.

• Независима оценка на съществуващите условия за сътрудничество с доставчици и търсене на нови канали за доставка.

Независима компания може да ви помогне да анализирате текущата пазарна ситуация и да намерите потенциални доставчици. На първите етапи, за да се подготви най-пълният списък с нови възможни доставчици и да се идентифицират предложените цени и условия на доставка, се извършва анализ на отворен код.

Въз основа на резултатите от анализа ръководството на предприятието ще може да разшири обхвата на тръжната кампания. Независима оценка например може да покаже, че има фирми, от които подобен материал може да се получи много по-евтино, отколкото преди.

производство

Като се има предвид, че много компании намаляват броя на инвестиционните проекти (или ги изоставят напълно), могат да се препоръчат техники за намаляване на разходите, за да се съсредоточи върху области, които могат да намалят производствените разходи. Например,

• Метод на щадящо производство.

Просто е безсмислено да се дават подробни обяснения относно този метод. Единственото нещо, на което бих искал да обърна внимание, е неговата ефективност (въпреки че отнема много време, за да се получи забележим резултат).

Фактът, че този процес се простира дълго време, е лесен за обяснение: той се състои в промяна на културата на служителите по време на изпълнението на производствената работа.

• Ефективно отчитане и контрол на разходването на материални ценности, запаси и производствени отпадъци.

Този метод осигурява намаляване на разходите чрез ефективно използване на всички производствени ресурси. По правило руските предприятия почти не водят записи за отпадъците и, разбира се, тяхното използване не се контролира.

Въпреки че понякога цената на отпадъците може да бъде много по-висока от цената на самия продукт и ако се рециклира малко, тогава отпадъците ще се превърнат в търсен продукт.

Изпратете вашата кандидатура

Метод #2. Намаляване на разходите за управление

Разходите за управление обикновено се класифицират като фиксирани. Освен това повечето от тях са преки разходи (бонуси и други плащания на служители). Много методи за намаляване на разходите включват преразглеждане на тези конкретни разходни позиции, тъй като те са ключов фактор, влияещ върху разходите за управление.

Намаляване на разходите без съкращаване на персонал

За повечето компании намаляването на разходите без намаляване на броя на служителите е идеална опция за оптимизиране на разходите, тъй като насърчава изграждането на екип, предотвратява текучеството на персонала и подобрява корпоративната култура. Но, за съжаление, ефективността на този подход е краткосрочна.

Обикновено намаляването има следните цели:

• намаляване на административните, транспортните и пътните разходи, както и разходите за наем на помещения;
• намаляване на заплатите и разходите за здравно осигуряване;
• преосмислете структурата на работния ден.

Корекция на организационната структура

Организационната структура на много компании в Русия далеч не е идеална, така че използването на този инструмент за намаляване на персонала понякога е просто необходимо. Условно съвременната организационна структура може да се раздели на две нива, разположени отгоре („плоска структура“) и отдолу („тясна структура“).

Същността на „плоската структура“ е подчинението на голям брой служители на главния изпълнителен директор (като правило това са 7-10 души, а понякога броят им достига 15).

Ако ръководството има до трима началници, тогава това е „тясна структура“. Такава организация може да доведе до проблеми между функционалните звена (например между ръководители на проекти и шефове).

За да функционира пълноценно една компания в кризисен период, тя се нуждае от „плоска структура” отдолу. Методите за намаляване на разходите предоставят три начина за решаване на този проблем:

1. Разширете структурните подразделения, като комбинирате няколко отдела (можете да се ограничите, например, до два).
2. Направете междинните нива на управление съкратени (например, въведете нов ред на подчинение на ръководителите на отдели: премахнете отделите, оставяйки един представител на дирекцията).
3. Определете необходимия брой длъжности и отдели (като опция можете да оставите не повече от девет души в отдела и всеки отдел може да бъде представен от три отдела, състоящи се от четири отдела).

Чрез намаляване на нивата на управление и разширяване на структурните звена можете да спестите много пари, предназначени за поддръжка на средни мениджъри. Такава корекция ще има малък ефект върху функционалните отговорности на останалите шефове, освен това няма да е необходимо да намалявате персонала.

Например, компания, която управлява една голяма холдингова компания, успя да намали разходите за служители с 1,5 милиона долара годишно чрез разширяване на структурните подразделения и намаляване на нивата на междинно управление.

Функционална оптимизация

Методите за намаляване на разходите предвиждат няколко области на намаляване на функциите и тяхното преразпределение:

• Намаляване на обема на отчетната документация, източниците на обработени данни и степента на детайлност.

Често мениджърите трябва да обработват голям брой обемисти и зле структурирани отчети. Ако нивото на детайлност е по-ниско, тогава количеството работа също ще намалее (с 20-30%). Това ще подобри ефективността на вземането на управленски решения.

• Преразпределение на функциите между постоянни структурни звена, работни групи и колегиални органи за управление.

Знаем за компания, която избра тази област на функционална оптимизация: нейното ръководство реши да ликвидира подразделението, което се занимаваше с интеграция и преструктуриране на активи.

Тези отговорности бяха възложени на работна група, включваща представители на различни отдели, което позволи на компанията да намали значително разходите си.

• Разпределение на функциите между сервизните центрове и тяхното изнасяне.

Фирма трета страна може например да предоставя административни и ИТ услуги за поддръжка. Днес това е доста изгодно, тъй като такива компании предлагат услугите си на много разумна цена, опитвайки се да разширят клиентската си база.

Методи за намаляване на разходите за качество на продукта – мит или реалност?!

Всъщност цената на качеството не може да бъде избегната, но някои техники за намаляване на разходите могат да я сведат до приемлив минимум. Има такива разходи за качество, без които нито едно предприятие не може, а някои могат да бъдат напълно елиминирани.

Последните включват разходите, които възникват поради появата на брак или някои дефекти. Ако това не е възможно, опитайте се да намалите дефектите до минимум, като се ръководите от принципа: по-малко дефекти - по-малко разходи.

Избегнати разходи са:

• остатъчни материали;
• коригиране или подобряване на дефекти;
• изразходването на допълнително работно време, необходимо за отстраняване на дефекта, забавяне;
• спомагателни проверки и допълнителен контрол с цел откриване на дефекти, чийто процент е предварително определен;
• допълнителни рискове, свързани с изпълнението на задълженията на дружеството (включително гаранции);
• ниски продажби поради неспазване на изискванията на потребителите.

Задължителните разходи са средства, насочени към поддържане на високо качество на продукта и минимално ниво на дефект. Тези разходи са необходими като застраховка, дори и при нисък процент брак.

Обикновено задължителните разходи са свързани със следните дейности:

• одит и експлоатация на системата за качество;
• проверка и поддръжка на оборудването;
• оценка на доставчици;
• повишаване нивото на знания на служителите по въпросите на качеството;
• проверка и контрол на качеството (до минимум).

Разбира се, методите за намаляване на разходите включват намаляване на цената на качеството, но да се отървете от тях просто не е реалистично.

Техники за намаляване на разходите на малкия бизнес

Не всички руски компании са представители на големия бизнес, но въпросът за намаляване на разходите периодично се повдига във всяка компания. Затова искаме да предложим методи за намаляване на разходите за бизнес дейности за фирми, принадлежащи към категорията „малки“ и „средни“.

Излезте от офиса

Днес дистанционната работа (у дома) става все по-актуална. Ако не използвате офис пространство за съхранение на стоки, срещи с клиенти или витрини, тогава помислете: „Защо ви е необходимо?“ Възможно е да е по-добре да се откажете от лизинга.

Този подход идва с редица положителни страни:

• намаляване на разходите.Малките предприятия харчат много пари за плащане на сметки за комунални услуги, така че като откажете да наемете офис, вие значително ще намалите разходите;
• разумно използване на времето.Вместо да губите време по пътя до офиса, използвайте го за работа;
• свободен график.Вие сами планирате работното си време и с разумен подход ще бъдете заети не само с изпълнението на функционалните си задължения, но и ще можете да отделите време за близките си и собственото си развитие.

Не всички работодатели са сигурни, че без техен контрол подчиненият ще изпълнява качествено задълженията си и ще решава възложените му задачи. Разбира се, тук всичко зависи от служителя: ефективният служител не се нуждае от пълен контрол.

За „безболезнен“ преход към дистанционна работа е необходимо да се извършат редица дейности: да се изготвят инструкции стъпка по стъпка за подчинените, да се формулират техните цели и задачи. Заплатите на такива служители се начисляват не за времето, прекарано в работата, а за нейното действително изпълнение.

Влезте в преговори с наемодателя

Ако все пак имате нужда от офис или друго пространство, опитайте се да преговаряте с наемодателя за намаляване на наема.

Разбира се, такъв диалог не винаги завършва така, както би искал наемателят, но все пак се наблюдават положителни аспекти. Например можете да се чувате и да влизате в нормални партньорства.

Когато наемате стая, не оставяйте неизползвани квадратни метри и може би ще стигнете до извода, че можете да се справите с по-малка площ (и това отново ще ви предупреди за ненужни разходи).

Не се "задържайте" на нерентабилни клиенти

Не всички клиенти могат да станат печеливши. Понякога клиентът отнема толкова много време, усилия и пари, че получената в резултат сума не може да покрие всички разходи.

Помислете: защо имате нужда от такъв клиент? Взаимно изгодно ли е вашето сътрудничество?

По-логично е тези средства да се използват за привличане на нови клиенти, като им се предлагат интересни програми за лоялност, бонуси или допълнителни услуги.

Понякога финансовото състояние на една компания може да е такова, че да е необходимо да се приложат определени методи за намаляване на разходите. Новите преговори с доставчиците са добър начин за решаване на проблема. Разбира се, на първо място, трябва да обърнете внимание на онези, за които сте печеливш клиент и с които успешно си сътрудничите от дълго време.

Свържете се с вашия доставчик за разсрочено плащане или отстъпка. Възможно е доставчикът да не ви откаже.

Взаимно изгодно сътрудничество

Има компании, които с цел намаляване на разходите проучват нови възможности за бизнес сътрудничество.

Като един от вариантите можете да използвате съвместното изпълнение на различни кампании. Например, ако вашите фирми наемат съседни помещения или търговски площи в един и същ хипермаркет, тогава можете да проведете съвместна промоция или да споделите разходите за промоутъри, които разпространяват листовки на улицата.

Идеалният вариант е комбинация от бизнеси, които имат тематична връзка. Например салон за сватбени рокли и цветарски магазин, туристическа агенция и магазин за туристически аксесоари.

Не пренебрегвайте готовите решения

За компании, които попадат в категорията на малкия и среден бизнес, е по-евтино да използват готови решения, отколкото да разработват нещо ново (разбира се, ако не се занимавате с дизайн или уеб разработка).

Предприятията могат да използват следните готови бизнес решения:

• счетоводен софтуер;
• софтуерни продукти (аналитична или финансова насоченост);
• разработка на уебсайтове;
• набор от услуги за организиране и изпълнение на комуникационни програми и др.

В допълнение, съвременният пазар на услуги дори предлага въвеждането на системи за продажби, които са високоефективни.

17 метода за намаляване на разходите за персонал в рамките на Кодекса на труда

1. Не приемайте "допълнителни" служители.

Някои методи за намаляване на разходите се основават на елементарни математически познания. Следователно не е трудно да се изчисли, че заплатите на осем души, заемащи едни и същи позиции, са по-малко от например десет.

Ако съществуващите осем служители успешно се справят със задълженията си, тогава защо да плащате повече и да запълвате всички свободни места в таблицата с персонала?

1. Увеличете променливата част от заплатите.

Ако предприятието използва система за заплати, базирана на времето, тогава е практически невъзможно да се приложат каквито и да е методи за намаляване на разходите за заплати, както и да се управлява самият фонд. Съгласно член 74 от Кодекса на труда е възможно да се променят системата и размерът на заплащането само при съществени промени в технологичните или организационните условия на труд.

Ако имате основание да правите такива промени, информирайте служителите за това и след два месеца изпълнете тази програма.

Ако служител откаже да подпише допълнително споразумение, което уточнява нови условия за плащане и е готов да напусне компанията, вие му плащате обезщетение, равно на доходите му за две седмици.

Въз основа на същия член работодателят може за период не по-дълъг от шест месеца да прехвърли фирмата на непълно работно време и/или седмична работа.

1. Въведете сумирано отчитане на работното време.

Плащанията за извънреден труд не трябва да се плащат месечно. Член 104 от Кодекса на труда гласи, че такива плащания могат да се извършват в края на отчетния период. Техниките за намаляване на разходите не изключват такъв подход, ако производството не е на пълен капацитет или е обект на сезонни промени.

1. Използвайте системата за краткосрочни надбавки и надбавки.

Ако през определен период от време някой от служителите трябва да изпълнява по-голям обем работа, да замества отсъстващ служител, без да го освобождава от основните му задължения, то това, съгласно член 151 от Кодекса на труда, е основание за увеличаване на размер на плащането.

Съответно заплатите могат да бъдат намалени, ако няма основания за допълнително заплащане.

1. Плащайте бонуси само след като компанията постигне определени цели.

Например служителите получават бонуси, ако компанията е изпълнила производствения план и обратно, ако няма план, няма бонуси. Член 135 от Кодекса на труда урежда реда за изплащане на премии, а промените в системата на заплащане се правят на основание член 74 от Кодекса на труда.

1. Намалете броя на служителите или съкратете персонала.

Съкращаването на щата е регламентирано с ал.2 на чл.81 от Кодекса на труда. Изглежда, че подобни методи за намаляване на разходите трябва да дадат незабавен ефект, но това далеч не е така.

На първо място, тъй като самата процедура за съкращаване трябва да бъде планирана предварително, трябва да информирате служителите за това не по-късно от два месеца преди уволнението и да им изплатите обезщетение (2-3 месечни заплати).

Така ще „усетите“ ефективността на метода само 4-5 месеца след като решите да намалите броя на служителите (съкращение).

1. Преразгледайте трудовите стандарти и оптимизирайте производствените процеси.

Намаляването на разходите в предприятието е, когато по-малко служители участват в изпълнението на производствения план или се справят с поставените задачи по-бързо.

Когато прилагате този метод, трябва да се ръководите от членове 160 и 74 от Кодекса на труда, които посочват необходимостта да уведомите служителите за вашите планове за преразглеждане на трудовите стандарти и да сключите допълнителни трудови договори с тях два месеца предварително.

1. Сключете срочни трудови договори.

Основанията за прилагането на този метод са посочени в член 59 от Кодекса на труда, който установява и ограничения за неговото използване.

1. Използвайте аутстафинг (труд под наем).

Правилата за прилагане на този метод са посочени в глава 53.1 от Кодекса на труда. Преди да го използвате, трябва да претеглите плюсовете и минусите и да оцените предимствата си.

От една страна, аутстафингът е добър начин за намаляване на разходите за управление: не е необходимо да избирате служители и да се грижите за навременното им начисляване и изплащане на заплати и др.

Но, от друга страна, плащайки за услугите на компанията, която е предоставила служители, вие все пак харчите пари за персонала.

1. Възползвайте се от аутсорсинга.

Методите за намаляване на разходите включват закупуване на услуги чрез сключване на споразумение с фирми за почистване. Например, закупувайки услугата "Чист офис", не е необходимо да наемате чистачка.

Невъзможно е да се каже веднага дали ще бъде от полза за вашата компания или не - всичко трябва да се изчисли. Въпреки че в бюджета разходите за персонал определено ще намалеят.

1. Подписвайте граждански договори.

Много е добре, ако изпълнението на работата не излиза извън рамките на гражданскоправен договор. В този случай Вие не се считате за работодател, а отношенията Ви със служителя не попадат в обхвата на Кодекса на труда.

Въпреки това, преди да започнете да използвате такива методи за намаляване на разходите, е необходимо внимателно да проучите член 15 от Кодекса на труда, който определя основанията за влизане в гражданскоправни отношения.

Ако такова споразумение се окаже незаконно, тогава всичките ви спестявания ще изчезнат.

1. Обявете просто.

Ако престой е възникнал по вина на работодателя, тогава, съгласно член 157 от Кодекса на труда, служителят получава заплата, чийто размер не е по-нисък от 2/3 от средната му месечна заплата.

Ако нито работодателят, нито служителят са виновни за престоя, заплатите се изчисляват пропорционално на престоя в размер на най-малко 2/3 от заплатата (тарифната ставка).

Ако служител е виновен за празно време, тогава заплатите не му се начисляват.

1. Провеждане на оценки на служителите.

При несъответствие на служителя със заеманата длъжност или изпълняваните задължения, съгласно чл.81 от Кодекса на труда, той може да бъде уволнен. Резултатите от сертифицирането са потвърждение на неговата квалификация.

Такава техника не може да се класифицира като един от най-ефективните методи за намаляване на разходите, тъй като е много трудоемка и избирателна.

1. Отменете социални плащания и компенсации.

Имаме предвид пълната или частична отмяна на плащанията, предвидени в Кодекса на труда на Руската федерация.

Вие, като работодател, имате право да преразглеждате плащанията въз основа на определени разпоредби, като разходи за пътуване, храна, настаняване или медицински разходи и финансова помощ.

Ако вашият колективен или трудов договор съдържа задължения за предоставяне на допълнителни плащания, тогава тези документи трябва да бъдат коригирани.

Нямате право да променяте сами колективния трудов договор. Но съгласно член 74 от Кодекса на труда е възможно едностранно изменение на трудовия договор, например отмяна на плащането за пътуване на служител, чието естество на работа е променено (той е спрял да пътува, за да разреши производствени проблеми).

1. Управлявайте текучеството на персонала.

Има много фактори, които допринасят за високото ниво на текучество на персонала: неподходящи условия на труд, тежък работен график или не много удобен график, система на заплащане или заплата и др.

Работодателят може да предприеме законови мерки за регулиране на степента на влияние на тези фактори върху текучеството на служителите, като по този начин въведе методи за намаляване на разходите (освен това е трудно да се дадат препоръки по този въпрос, тук всичко е много индивидуално).

1. Намалете разходите за обучение на служителите.

Най-трудната част е управлението на разходите, свързани с обучението на служителите.

Когато планирате бюджет за разходи за персонал, можете да отидете по няколко начина, например:

• ограничаване на разходите за обучение на един служител;
• идентифициране на приоритетни учебни цели;
• провеждат обучение самостоятелно;
• канят специалисти за провеждане на обучения и др.

Обучението на персонала е добра възможност за проява на креативност и креативност. Тази тема е толкова обемна, че изисква отделна публикация.

1. Осигурете неплатен отпуск, задайте график на непълно работно време/седмица.

Съгласно член 128 от Кодекса на труда, за да получи отпуск без заплащане, служителят трябва да напише заявление.

За въвеждане на режим на непълно работно време ще е необходимо, съгласно чл.93 от Кодекса на труда, да се сключи допълнителен трудов договор.

Естествено, желанията на работодателя и служителя не винаги съвпадат. Ето защо е необходимо да се влязат в преговори със служителите, по време на които те да бъдат информирани какво може да се случи, ако се прилагат по-строги методи за намаляване на разходите за персонал. Обикновено взетите по този начин решения устройват и двете страни.

Обобщавайки, заслужава да се отбележи, че изборът на метод зависи само от вас, но преди да вземете решение, препоръчително е да се консултирате с опитни финансисти и адвокати.

Методи за намаляване на разходите за реклама и маркетинг

Ако сте дали поне един положителен отговор, тогава можем да ви помогнем да оптимизирате маркетинговия си бюджет, като предложим следните методи за намаляване на разходите.

Не общувайте с безличната тълпа, наречена "целева аудитория"

Сегашното ниво на развитие на технологиите позволява да се разбере много повече за потенциалния купувач от баналното: „жена; възраст: 35-45 години; средният доход е 100 хиляди рубли.

Да предположим, че имате няколко хиляди клиенти - това не е причина да се обърнете към цялата целева аудитория. Потенциалният купувач е много различен от останалите: той се интересува от закупуването на вашия продукт или негов еквивалент. Има нужда от това!

Трябва да разберете защо му трябва, кога е възникнала тази нужда, къде се опитва да го намери, от кого иска съвет, защо все още не го е купил и с какви средства ще бъде направена покупката.

Първо, когато отговаряте на въпроси за купувача, можете да идентифицирате неговите източници на информация. Те може да не съвпадат с медиите, които използвате, за да информирате вашата целева аудитория.

Поставете информация в комуникационните канали, търсени от вашите потенциални клиенти. Кажете им информацията, включена в контекста на покупката.

Когато се обръщате към човек, който вече е изправен пред задачата да закупи или не този продукт, вие ще му предложите готово решение. Достатъчно е да прослуша информацията веднъж, максимум два пъти, за да запомни или запише получената информация.

SEO бюджетът и разходите за надпреварата във въоръжаването са подобни

Търсачките работят върху алгоритми, които класират резултатите от търсенето според степента, в която удовлетворяват заявката на потребителя. Освен това SEO-оптимизаторите редовно работят, за да „надхитрят“ търсачката и редовно актуализират алгоритмите. Получава се порочен кръг.

Случва се търсачките да „поемат“, но след известно време SEO майсторите отново ги заобикалят. Ако вашият ресурс влезе в ТОП само поради ефективна SEO оптимизация, тогава скоро той може да бъде преместен „в задния двор“ от по-конкурентни ресурси.

Но има изход! Попълнете търсения от потенциалния купувач ресурс. Това може да стане например във вашия блог.

Какви са методите за намаляване на разходите?

Първо, блоговете не включват непременно скъпи специалисти. Не всички блогове се водят с цел печелене на пари. По правило хората се интересуват от това. И във вашата компания ще има хора, които харесват работата си и които искат да говорят за това, което правят (продават или произвеждат).

Второ, привличането на професионален блогър ще струва не повече от плащането за услугите на SEO оптимизатор. Единственият момент, разберете колко добре той разбира вашия продукт (може би той просто красиво представя информацията?).

Трето, като се има предвид, че търсачките редовно актуализират своите алгоритми, SEO оптимизацията трябва да се извършва постоянно, което води до постоянни разходи.

Ако публикувате информационни материали, тогава ресурсът може да „работи за вас“ в продължение на много години. Можете да видите това, когато намерите полезна информация в "старите" статии (публикувани преди няколко години).

Паметта съхранява творческа реклама

Помислете за някои запомнящи се слогани:

1. "Нека променим света към по-добро" . Кой и как?
2. "Понякога е по-добре да дъвчете, отколкото да говорите". Разбира се, дъвка! И какво точно?
3. „Невъзможното е възможно“ . Чухте ли го някъде? Относно спорта! Или песента на Билан?
4. „Повече от гориво“ . Изглежда, че е бензин. Или не за него?

Взехме слогани, които получиха световно признание. Те са направени от най-добрите творци.

Подобна картина се наблюдава и по отношение на специалните ефекти. Днес маратонките могат да отведат собственика си в космоса. Ефективно - да, ефективно - едва ли. Публиката знае много добре, че това е нереалистично, така че не трябва да очаквате всички да се втурнат да ги купуват.

Какви са методите за намаляване на разходите?

В името на творчеството се откажете от творчеството. След като получите отговори на въпроси за клиентите, ще можете да разберете не само „кой“, но и „защо“, „кога“ купува вашите продукти. Именно тази информация трябва да бъде поставена в рекламното съобщение. Не превръщайте средствата в цели, а ги използвайте, за да постигнете тези цели.

Участието в реклама на филмови звезди, спорт или бизнес допринася ли за запаметяването му? Разбира се! Влияе ли на избора на купувача? Едва ли!

Избирайки надеждна банка, на която хората ще доверят "своите трудно спечелени пари", те ще търсят източници, които им вдъхват доверие. На кого ще повярват? Обикновен банков служител, който ще им бъде добър приятел или роднина (макар и далечен) или холивудска звезда?

Малко вероятно е тази знаменитост да държи пари в една от банките в Русия. Дори не се споменава в рекламата. Откъде идва такава увереност в неговата надеждност?

Какви методи за намаляване на разходите са подходящи тук?

Например, известен спортист може да се появи в реклама на маратонки, ако ги е тествал лично. В други случаи е по-добре да анализирате хората, които са запознати с вашия продукт, така че всеки да разбере: „защо“ го е купил и „как“ е решил проблемите му. Такава информация ще бъде по-полезна от всяка "известна личност".

Предоставихме ви обобщени методи за намаляване на разходите. Не забравяйте, че всеки бизнес е индивидуален, както и собственикът му. Всяка компания е изправена пред специфични задачи, които са уникални за нея.

Днес всички представители на бизнеса са в трудна позиция. Най-вероятно този, който може да продължи успешна дейност с минимални производствени и маркетингови разходи, ще може да „устои“ и „процъфти“.

Информирайте потребителя за предимствата на вашия продукт, без да инвестирате много в него. Това е единственият подход, който може да се нарече ефективен!

Оптимизирането на разходите в предприятието е необходим и важен етап в икономическа нестабилна ситуация. Нека го разгледаме подробно.

Основни въпроси

За да направите всичко правилно и да не станете „тиранин и сатрап“ в очите на персонала, трябва да разберете:

• съществуващи видове и възможности за намаляване на разходите;
• принципи и методи за планиране на съпътстващи мерки за оптимизиране на разходите;
• най-ефективните начини за намаляване на разходите от практическа гледна точка;
• начини за намаляване на разходите за материали;
• същност на ползата от намалените транспортни разходи;
• начини за избор на стратегия за намаляване на разходите;
• основни принципи на оптимизация.

Бюджет

Често те се опитват да прехвърлят бюджетирането към отдел, чиито служители смятат, че не са напълно компетентни по този въпрос. Бюджетирането обаче е важна стъпка. Участието в него ви позволява да получите голямо количество информация, която е важна за всички отдели.

Бюджетът се формира на няколко етапа:

• формиране на план на проекта за бъдещия бюджет;
• разглеждане на проектобюджета;
• одобряване на бюджета;
• изпълнение на бюджета;
• анализ на ефективността.

Оптимизирането на бюджетните разходи е следващият етап след бюджетирането.

Разноски

Оптимизирането на разходите е невъзможно без разбиране на съдържанието на понятието "разходи".

Те са тези средства, които участват във формирането на печалба за определен период. Част от разходите се натрупват под формата на готови продукти, полуготови продукти, нематериални активи или незавършено строителство в активите на компанията. Диаграмата показва опростена структура, която отговаря на стандартите на МСФО.

Казано по-просто, разходът е увеличение на пасивите или намаление на активите, което води до намаляване на капитала.

Оптимизация

Смята се, че оптимизирането на разходите започва с намаляване на разходите в текущия момент. Това обаче не е съвсем вярно.

Оптимизирането на бюджетните разходи в предприятието не започва в момента, в който те започнат да контролират стриктно изразходването на парите, които вече са в сметката. За съжаление към този момент въпросът откъде идват парите по сметката изобщо не се контролира. Привличането на активно кредитиране, както и управлението само на разходите, води до хроничен недостиг на средства в предприятието, а след това - възможен фалит.

Ефективността на тази процедура зависи от воденето на записи както на приходите, така и на разходите. Тези позиции трябва да бъдат планирани и ръководството трябва постоянно да следи числата по година, тримесечие, месец или друг финансов период. Винаги има шанс проектите, които в момента са скъпи, да бъдат много печеливши в дългосрочен план.

Области на работа

Оптимизирането на разходите не означава предприемане на действия в ущърб на бизнес интересите. Задачата за намаляване на разходите трябва да се реши по оптимален начин, когато се сравняват разходите и приходите един с друг.

Проблемът може да се реши по няколко начина:

1. Намаляване на разходите поради вътрешни ресурси (директно намаление). Такива действия включват повишаване на производителността, намаляване на материалните разходи, намаляване на разходите за управление, както и намаляване на персонала на предприятието.
2. Намаляване на производствените разходи (относително намаление). Това може да се постигне чрез увеличаване на обема на производството. В този случай много по-малко пари ще бъдат изразходвани за една част.
3. Формиране на офертата благодарение на проведеното маркетингово проучване. В този случай се стимулира нарастването на обема на покупките от страна на клиентите и се формира приток на нови клиенти.
4. Формиране на строга финансова дисциплина. При този вариант „зелена светлина” за разходите може да даде ограничен кръг от хора.

Програмата за оптимизиране на бюджетните разходи трябва да обхваща най-тесните области. Тогава ще бъде най-ефективен.

Начини за оптимизация

Планът за оптимизиране на разходите може да включва три посоки, в които едно предприятие може да върви.

Разпределени към разходите на предприятието бързо, систематично намаляване.

Всеки от методите се използва в конкретна ситуация. Предприетите в това отношение мерки трябва да съответстват на текущото състояние на нещата и да се основават на дългосрочно планиране.

Експресно намаление

След като сте избрали този метод за намаляване на разходите, е спешно да спрете да плащате разходи за някои артикули. За да определите резултата, трябва да разберете вероятните последствия от всеки метод за оптимизация.

Всички разходи са разделени на:

• Висок приоритет. Такива разходи са необходими на предприятието, за да продължи дейността си. Те включват изплащане на заплати на служителите, закупуване на суровини за производство.
• Приоритет. Това са разходите за плащане на мобилни комуникации, реклама. Ако спрете да плащате по тази статия, тогава работата на компанията ще се провали.
• Допустимо. Те включват обезщетения за служителите, заплащане за санаториално лечение на персонала. Ако компанията няма свободни средства, тогава тези плащания могат да бъдат спрени, но е за предпочитане да бъдат запазени.
• Ненужно. Пример за такива разходи е заплащането на частен полет за ръководителя на компанията. Отмяната на такива разходи няма да се отрази неблагоприятно на дейността на компанията.

При избора на експресно намаление на разходите, първо се спират плащанията за „ненужен“ артикул и рязко се ограничават допустимите. Не е желателно да се намаляват първите две категории.

Бързо намаляване на разходите

Оптимизирането на разходите в предприятието с бързи темпове е възможно в резултат на редица мерки. За да намалят разходите възможно най-ефективно, ръководството трябва да определи къде първо спестява.

1. Спестете от материали за производство и суровини. Начините за оптимизиране на разходите могат да бъдат различни. Преразглеждането на договорите с доставчиците с цел получаване на стоки на изгодна цена е най-ефективният начин за намаляване на разходите. Също така доставчиците могат да предложат отсрочки на плащанията, което ще даде възможност на компанията да събере необходимата сума, без да получава допълнителни заеми.
2. Анализ на транспортните разходи и оптимизиране на тази позиция на разходите. Освен това можете да намалите разходите за електричество, телекомуникации. могат да бъдат възложени на външни изпълнители и след това се свържете с логистичния център, който ще изготви програма за намаляване на транспортните разходи. За да намалите разходите за електроенергия, контролирайте нейното потребление, наблюдавайте нивото на осветеност на тъмно, инсталирайте енергоспестяващо оборудване. Намаляването на списъка на служителите, които имат право на корпоративни мобилни комуникации, значително ще намали разходите. Можете да преговаряте с мобилен оператор или доставчик на телекомуникационни услуги за сключване на корпоративен договор с изгодни условия.
3. Съкращаване на персонала и намаляване на заплатите. Аутсорсингът и фрийлансингът ефективно намаляват разходите за изплащане на заплати на персонала, докато компаниите за набиране на персонал или вътрешен отдел за набиране на персонал ще помогнат за замяната на неефективни служители. Например, не е необходимо да има чистачка на персонала. Изнесеният обслужващ персонал ще спести до 20% от плащанията на служител.

Друг вариант е оптимизиране на разходите чрез намаляване на заплатите, но осигуряване на социални придобивки: разширяване на списъка с условия за медицинско осигуряване, осигуряване на служители с храна за сметка на компанията или безплатно кафе от автомат. Проучванията показват, че инвестицията в този случай ще бъде печеливша в дългосрочен план, тъй като ще повиши лоялността на персонала.

Систематични съкращения

Както подсказва името на този метод за оптимизация, неговата същност се състои в провеждането на периодични мерки, насочени към намаляване на разходите.

1. Управление на инвестициите. Дългосрочните инвестиции винаги трябва да бъдат внимателно обосновани.За да може една компания да закупи ново по-ефективно оборудване, съответният отдел трябва да аргументира каква ще е ползата за компанията, когато проектът се изплати, когато започне да носи печалба. Въвеждането на нови конкурентни технологии подпомага развитието на бизнеса. Въпреки това, когато взема решение за покупка на нещо, ръководството трябва да има предвид основната цел - намаляване на разходите.
2. Управление на доставките. Състои се в периодичното търсене на нови доставчици, които предоставят качествени стоки на по-добри цени.
3. Управление на бизнес процеси. „Внезапното управление“, така присъщо за нашата страна, силно засяга принципите на правене на бизнес. От гледна точка на новите методи, когато се организират бизнес процеси, се предлага производството да се разглежда от страна на купувача. Извършете анализ на процеса. Управителят на предприятието трябва да се запита дали купувачът ще плати за това? Клиентът няма да иска да плаща за движение на стоки, престой, преоборудване на производството без промени, които подобряват продукта. Следователно тези разходи трябва или да бъдат намалени възможно най-много, или напълно премахнати.

Правила за оптимизация

При изготвянето на план за действие за оптимизиране на разходите трябва да се помни, че ситуационното решение на проблем не винаги е най-добрият избор. Намаляването на разходите е скучна работа, която трябва да се превърне в добър навик всеки ден.

Следвайки правилата за оптимизация, можете да постигнете максимален ефект с най-малко загуби.

1. Разходите не винаги трябва да бъдат намалени, най-често те трябва да бъдат ефективно управлявани. Понякога, за да намалите общите разходи, трябва да увеличите размера на разходите в определена област.
2. Разходите са сведени до минимум, за да се постигне най-добър резултат. Правилото за ефективност казва, че една единица разходи трябва задължително да осигури максимален резултат.
3. Винаги има разходи, независимо дали става дума за действие или бездействие.
4. Няма дреболии, когато става въпрос за харчене. Нека служителите на компанията се сърдят на отчета за използването на третата дузина химикалки за месец. Но след като свикнат да обръщат внимание на малките неща, в резултат ще могат да видят увеличение на заплатата или подобряване на условията на труд.
5. Опитите да поддържате разходите възможно най-ниски не винаги са полезни. Може да е оптимално леко да намалите разходите и да ги поддържате на необходимото ниво.
6. Оптимизирането на бюджетните разходи е невъзможно без финансови инвестиции.
7. Има вид разход, който ви позволява да избегнете още по-големи загуби. Те включват застраховка, наемане на охрана, инсталиране на аларми и подобряване на качеството на продуктите.
8. Всички служители на компанията трябва да бъдат включени в процеса, но всеки трябва да има своя важна за него задача.
9. Предпазливостта никога не е твърде много. Мисъл, която се промъква в главата ви или подозрение, което възниква в резултат на четене на доклада, ви принуждава да анализирате показателите по-задълбочено и почти винаги води до намаляване на разходите.
10. Оптимизирането на разходите трябва да се извършва постоянно. Новите позиции на разходите влияят върху печалбата на компанията. Появявайки се внезапно и внезапно изчезвайки незабелязано, те могат да нанесат значителни щети на бюджета на компанията. Проследяването на разходите трябва да бъде задължителна задача, чието изпълнение се отчита пред общото ръководство на компанията.

Оптимизиране на приходите и разходите – процедури, които вървят ръка за ръка. Неконтролируемите разходи няма да донесат печалба на компанията, а растежът на печалбата е пряко свързан с контрола на разходите.

Объркване в понятията

Програмата за оптимизиране на разходите, съставена от финансовия отдел, често съдържа елементи, които не са свързани с разходите.

За да създаде най-ефективната програма, мениджърският екип трябва да разбере разликата между видовете разходи.

Например контролът на разходите въз основа на печалби и загуби няма да се счита за контрол на разходите.

Оптимизирането на разходите е едно от първите задължения в длъжностната характеристика на всеки финансист. Докато някои предприятия се борят да намалят разходите с част от процента, други биха могли незабавно да намалят разходната част на бюджета с 20% или повече, но по някаква причина не го правят. Да видим оптимизацията на разходите мода ли е или реалност?

Намаляване или оптимизиране на разходите

Когато се опитвате да намалите разходите на етапа на изготвяне на годишния финансов план, бързо става ясно, че линейните съкращения на бюджетните разходни позиции не работят. Според намалените статии "на хартия", най-вероятно при обобщаване на резултатите ще има превишаване. И защо трябва да е иначе, ако всички бизнес процеси са останали непроменени?

Как да започнем да оптимизираме разходите на предприятието

Понятието разход не е обвързано с период и означава намаление на стойността на даден актив. Разходите са само тези разходи, които са свързани с финансовия резултат за този период. Никакви разходи в производствената дейност не възникват сами по себе си. Всяка изразходвана рубла, всяко намаление на стойността на активите е причинено от някакъв специфичен бизнес процес. Колкото и просто да звучи, това е ключовият момент, на който се основават всички ефективни методи за управление на разходите.

Всяко предприятие може да бъде представено като верига от процеси. Той получава някои ресурси, които, преминавайки през тази последователност, се модифицират, придобивайки формата на продукт или услуга на изхода. В същото време всяко звено във веригата е специфична функция, която изисква определени ресурси за нейното изпълнение и има своя собствена цена.

Въз основа на това разбиране както намаляването на разходите, така и оптимизирането на разходите трябва да започнат с анализ на бизнес процесите. Необходимо е да се установи тяхното съответствие с разходите и след това да се реши проблемът с намаляването на изразходваните ресурси и увеличаването на производителността. Това е истинската оптимизация на разходите в предприятието.

Кой метод за групиране на разходите е по-подходящ за оптимизиране на разходите в предприятието

При оптимизиране на разходите в предприятието най-често срещаният подход е групирането на разходите по структурни подразделения на организацията. Този модел може да се нарече традиционен, в различни версии той представлява приблизително една и съща таблица, със списък от видове разходи (наем, заплати, данъци и др.), Групирани по отдели на предприятието. В зависимост от мащаба на дейността, такива таблици могат да бъдат по-големи или по-малки, могат да имат различна степен на детайлност и автоматизация, но същността им остава непроменена.

Този подход за групиране на разходите е оправдан за изчисляване на нетната печалба и оценка на приноса на всяко подразделение към нея, както и за някои основни анализи. Но той е практически безполезен за целите на оптимизиране на разходите на компанията, тъй като подобна връзка с организационната структура не казва нищо за причинно-следствените връзки между разходите и процесите. Тя ви позволява да определите размера на разходите, но не позволява да ги управлявате, не дава никакъв отговор на въпроса "какво да правя?".

Друг начин за групиране - на константи и променливи - е по-добър, но също не е достатъчно информативен. Сложните варианти с добавяне на условно постоянни и условно променливи разходи, дори е трудно да се каже кое е повече, изясняват или объркват картината.

Групирането за целите на оптимизиране на разходите в предприятието съотнася разходите с процесите, които са ги причинили. Външно той е подобен на формата на отчета за доходите и като цяло изглежда така:

• Вложени разходи за суровини, материали, стоки за препродажба;
• Производствени разходи;
• Разходи по финансови транзакции;
• Общи бизнес и административни разходи.

Но въпреки външното сходство, основната разлика е в начина, по който разходите се разпределят в тези групи - не според организационната структура, а според хомогенни функции.

Начини за оптимизиране на производствените разходи в предприятието

За оптимизиране на производството и някои видове административни и управленски разходи на една компания е добре да се използват методи за функционален анализ на разходите, адаптирани към конкретна ситуация. Последователността на действията в общия случай изглежда така:

1. Направете списък на функциите, които в момента се изпълняват в предприятието.
2. Да се ​​приведат в съответствие с всяка функция на изпълнителя необходимите разходи за труд, време и други ресурси.
3. Определете най-скъпите функции.

Това е първата формална стъпка, последвана от творческия етап. Няма готови решения и рецепти за конкретни дейности, както няма и формализирани алгоритми, но именно тук се крие успехът на оптимизацията на разходите на компанията:

• намиране на начини за намаляване на разходите за най-ресурсоемките функции;
• идентифициране и премахване на излишни или дублиращи се функции;
• намират възможности за споделяне на един и същ ресурс чрез различни функции.

Ако се намерят поне някои от тези решения, ще е възможно да се извлекат ползите от извършената оптимизация, да се преразпределят освободените ресурси между най-ефективните функции или да се насочат към други области.

Дори и да не е възможно да се постигне бърз ефект, извършената работа във всеки случай ще бъде от неоценимо значение за управлението на предприятието. Получената карта на функциите и тяхната връзка с разходите ще позволи целенасоченото разпределяне на ресурсите и ще направи бюджетната система по-реалистична.

Казус

В практическата работа методите за функционален анализ на разходите в тяхната пълна класическа форма могат да се окажат неоправдано отнемащи време, често е достатъчно да се използват опростени схеми. Нека разгледаме приложението им на реален пример.

Акционерите на разпределителното дружество си поставят за цел намаляване на разходите с 20%. Анализът показа, че една от най-скъпите функции се оказва безплатната доставка на стоки до клиентите. След като тази функция отсъства, стоките не се доставят и купувачите ги получават на базата на самодоставка. Късното въвеждане на такава услуга се превърна в силно конкурентно предимство и позволи да се увеличи клиентската база, значително увеличавайки пазарния си дял. След това обаче ситуацията се промени, конкурентите също получиха безплатна доставка и сега ожесточената конкуренция направи невъзможно нито отказът от тази услуга, нито включването на разходите за доставка в продажната цена. Купувачите също не искаха да плащат отделно за доставка, защото можете да направите поръчка от конкуренти, те ще я донесат безплатно.

Нашата задача беше да намалим цената на функцията. По време на анализа проучихме всички фактори, влияещи върху неговото прилагане:

• география на поръчките, разстояние от централния склад, срок на доставка;
• време, честота, обеми на поръчки, брой клиенти;
• фактори на сезонен растеж и намаляване на търсенето;
• процедури за събиране на заявки и оформянето им в склада;
• географско местоположение на складовете на конкурентите и техните условия на доставка.

В резултат на това бяха намерени и внедрени следните решения:

• територията на дейност на фирмата (няколко региона) беше условно разделена на зони въз основа на броя на клиентите, тяхната географска близост и общия обем на доставките;
• изготвен е график за доставки с различни интервали за различните зони, в зависимост от горепосочените фактори;
• безплатната доставка е отменена на няколко места;
• разработени са правила за товарене и разтоварване, променен е режимът на работа на склада, за да се намали общото време за доставка;
• въведен е краен срок за приемане на заявки за следваща доставка;
• изчислява се и се задава икономически обоснован минимален размер на поръчката за безплатна доставка.

Резултатът от всички тези мерки беше намаляване на транспортните разходи на дистрибуторската компания с 30%, а освен това обемите на доставки не само не намаляха, но дори се увеличиха.

Методи за оптимизиране на режийните разходи на фирмата

Общите бизнес разходи най-често служат за изпълнение на функцията за осигуряване на дейността на предприятието като цяло и не могат да бъдат декомпозирани на съставни процеси, които биха могли да бъдат анализирани, както е описано по-горе.

В такива случаи най-разумният начин за оптимизиране на разходите на предприятието е стандартизирането на избраните относителни и абсолютни показатели, например:

1. Средната цена на 1 m 2 офис пространство.
2. Средна офис площ на един офис служител.
3. Средният размер на комуналните услуги на един метър наета площ.
4. Средната цена на оборудването на работно място.
5. Средно потребление на канцеларски материали и домакински стоки на служител.
6. Приходи, отнасящи се до един служител на администрацията.
7. Броят клиенти на един служител на администрацията (продажби, счетоводство и др.).
8. Делът на заплатите на административния персонал в общата работна заплата.

И много други показатели. Пространството за творчество тук е неограничено, важно е само да се поддържа баланс, така че преследването на някои показатели да не доведе до влошаване на изпълнението на други функции или подзадачи. За да работи тази схема, в допълнение към самата коефициентна система, имате нужда от:

1. Назначавайте отговорни служители, които могат да повлияят на тяхната стойност.
2. Задайте стойности на индикатора като KPIтези служители.

Разбира се, това означава, че показателите трябва да са реални и измерими, а изчисленията – прозрачни и разбираеми и за двете страни.

Оптимизиране на финансовите разходи

В предложената концепция всички разходи, свързани с паричния поток, се класифицират като финансови. В допълнение към преките банкови услуги, това включва редица други разходи, обикновено считани за общи бизнес или административни. Пълният списък на финансовите разходи може да бъде както следва:

1. Разплащателно и касово обслужване.
2. Валутни операции и валутен контрол.
3. Платими лихви по заеми и заеми.
4. Услуги на операторите на платежни системи.
5. Услуги на небанкови платежни агенти.
6. Придобиване.
7. Колекция.
8. Поддръжка на фискални регистратори и OFD услуги.
9. Заплати на касиери, счетоводител по текуща сметка, специален служител за спазване на 115-FZ.
10. Някои видове данъци и вноски.

На пръв поглед това групиране може да изглежда необичайно, но в действителност то установява по-точно съответствие между разходи и функции от традиционната класификация.

Въпреки факта, че това са разходи на една група, подходите за тяхното оптимизиране изискват различни. Някои от тях първоначално са обвързани като процент с обема на паричния поток, докато други, напротив, са фиксирани и не зависят от оборота. В тези случаи методите за оптимизация се ограничават до намиране на най-изгодните оферти на пазара за подобни услуги. Друга част от разходите могат да бъдат направени зависими от паричния поток чрез KPI, като по този начин се елиминират непродуктивните разходи.

Намаляване на дължимата лихва

Най-вече размерът на лихвите, платени за използването на заемни средства, зависи от финансовата политика, провеждана от предприятието. Въпреки факта, че цената на заемните ресурси в повечето случаи ще бъде близка до средната за пазара, компанията може да повлияе на размера на заемните средства и условията за привличане. Тези два фактора определят крайната ефективност от използването на външно финансиране. Пътят за оптимизиране на този вид разходи е чрез намаляване на продължителността на финансовия цикъл.

Финансовият цикъл е процесът на прехвърляне на средствата на организацията първо в суровини, материали или стоки за препродажба, а след това обратният процес на превръщане на готовите продукти в пари в текущи сметки и в касата. Началната точка на финансовия цикъл е плащането към доставчика, а крайната точка е получаването на плащане от купувача. Продължителността на цикъла - времето, изминало от началото на цикъла до неговото завършване - е пряко свързана с необходимостта от заемни средства. Колкото по-дълъг е финансовият цикъл, толкова по-голяма е зависимостта на предприятието от външни източници на финансиране. Следователно в общия случай намаляването на продължителността на финансовия цикъл е цел, постигането на която ще доведе не само до оптимизиране на размера на таксите за ползване на кредити, но и до повишаване на ефективността на бизнеса като цяло.

Резюме

В заключение бих искал да обърна внимание на факта, че значителна и устойчива оптимизация на разходите може да възникне само в резултат на оптимизация на бизнес процесите. Малко вероятно е да бъде възможно значително да се намалят отделните видове разходи, без да се промени нищо друго. Почти винаги това изисква промяна във всички процеси, свързани с тази функция. Но ако успее, има допълнителна печалба в ефективността чрез елиминиране на излишните функции, намаляване на нуждата от ресурси и преразпределянето им. По-нататъшното развитие на този модел ще бъде преходът към управление на бизнес процесите чрез управление на разходите.