В практике управления применяются такие разновидности протокола, как протокол о намерениях, протоколы согласования, протоколы изъятия вещественных доказательств (документов). В числе основных документов общего собрания акционеров закон называет протокол собрания -и протоколы счетной комиссии.
Кроме того, протокол может составляться одним должностным лицом в ходе реализации им административных функций - протокол дорожно-транспортного происшествия, протокол задержания и др. Каждая из этих разновидностей протокола имеет соответствующую типовую форму.
Мы же в настоящей статье будем говорить о протоколе, составляемом по итогам коллегиального управленческого действия - собрания, совещания или заседания. Данный документ предназначен для документального -оформления коллегиального обсуждения вопросов и принятия решений.
В российском делопроизводстве протокол применяется с начала ХVIII века, с того периода, когда в управленческой практике стало практиковаться обсуждение вопроса перед принятием решения. Исторически сложилось, что протокол является:
- и информационным документом (в нем документируется ход обсуждения),
- и распорядительным документом (фиксируется принятое -в результате обсуждения решение).
В современной управленческой практике протоколы составляют для документирования деятельности совещаний, проводимых руководителями разных рангов. Протоколы используют также для отражения работы -конференций, собраний, семинаров и т. д.
Решение о необходимости составления протокола во время оперативных совещаний принимает руководитель, который их назначает и проводит. Если речь на совещании пойдет об информировании подчиненных по какой-то проблеме, о разъяснении принятого ранее решения и др., то протокол может и не понадобиться. Но необходимость составления протокола такого оперативного совещания тоже возможна. В этом случае протокол зафиксирует состав присутствующих, высказанные мнения или предложения.
Подготовка к проведению совещания
Особенности документирования работы постоянно действующих коллегиальных органов
Постоянно действующие коллегиальные органы (советы, коллегии, комиссии) отличаются высокой степенью организации своей работы.
Выражается это в наличии:
- регламента работы;
- плана работы на ближайший год;
- собственного аппарата, возглавляемого секретарем.
Данный список из трех пунктов (программа максимум) в реальности может сократиться до одного-единственного секретаря коллегиального органа -(программа минимум). Теперь прокомментируем эти три пункта подробнее.
В регламенте коллегиального органа определяется периодичность заседаний, вид принимаемых решений, порядок документирования деятельности, день и время заседания. Иногда на предприятиях встречаются регламенты проведения совещаний, относящиеся к работе не одного -коллегиального органа, а любой коллегиальной деятельности.
Протокол относится к числу необходимых документов, прежде всего потому, что фиксирует факт проведения заседания, принятые на нем решения, сроки их выполнения. Этот документ может в дальнейшем служить основанием для издания решения или постановления -(т.е. -распорядительного документа) данного коллегиального органа.
Постоянно действующие коллегиальные органы должны иметь план работы на год, в который включают основные вопросы, намеченные к обсуждению.
Постоянно действующие коллегиальные органы обычно имеют аппарат, который обеспечивает работу этого органа. Возглавляет это подразделение секретарь (секретарь ученого совета, секретарь коллегии и др.), который относится к категории специалистов или руководителей. Это должностное лицо несет ответственность и за организацию заседаний, и за документирование деятельности постоянно действующих коллегиальных органов, и за сохранность документов.
Подготовка собраний
Но собрания как форма коллегиального способа принятия решения могут проводиться в любом составе участников, не только членов коллегиального органа. Это могут быть совещания руководителей департаментов или совещания специалистов определенных структурных подразделений по какой-то конкретной проблеме. В любом случае, когда речь заходит об организации встречи более чем 3 человек, это нельзя пускать на самотек. Чем качественнее будет подготовка собрания, тем меньше времени будет потрачено на обсуждение в ходе самой встречи и тем более эффективные решения будут приняты.
В ходе подготовки заседания последовательно возникают документы, которые затем становятся приложениями к протоколу, или в него перетекает информация из них.
Первым документом из этого ряда является повестка дня. Она составляется секретарем на основе указаний председателя (коллегиального органа или данного конкретного собрания) и положений регламента (если таковой имеется). При формировании повестки дня необходимо учитывать сложность обсуждаемых вопросов с тем, чтобы обсуждение укладывалось в отведенное для заседания время.
Повестка дня рассылается участникам заседания и приглашенным. Несколько экземпляров повестки остается у секретаря. Они используются для составления будущего протокола, для ведения заседания.
В повестке указывается количество и последовательность обсуждаемых вопросов, фамилии докладчиков, дата и время проведения заседания, а также место его проведения. Таким образом, повестка дня одновременно является документом оповещения о предстоящем заседании -и приглашением участников.
Форма повестки может быть любой. Приведем два варианта; первый - более официальный (см. Пример 1), а второй подойдет и для проведения оперативных совещаний (см. Пример 2). Хотя именно при подготовке оперативных совещаний секретарь часто игнорирует рассылку повестки в письменном виде, ограничиваясь только устным информированием участников.
В ходе подготовки каждого заседания принято заранее собирать у выступающих тезисы докладов или выступлений, а также информационно-справочные документы, иллюстрирующие их (таблицы, графики, экономические расчеты, справки и др.). Все эти материалы тиражируют по числу участников совещания и раздают им.
Обязательно в состав этих документов входит проект решения по каждому вопросу, включенному в повестку дня. Готовят проекты таких решений докладчики. Задача секретаря - своевременно получить эти документы и размножить в необходимом (по числу участников) количестве экземпляров. Материалы к заседанию должны быть разосланы за 48 часов до его начала, чтобы люди успели найти время с ними ознакомиться, подготовиться -к обсуждению. Для рассылки часто используют электронную почту.
В ходе подготовки собрания может готовиться лист регистрации или явочный лист его участников (см. Пример 13). Такой документ составляется при количестве участников более 15 человек (тогда эти лица не перечисляются в числе присутствующих в протоколе, вместо этого данный документ идет приложением к протоколу), а также при подготовке заседания постоянно действующего коллегиального органа (на нем важно наличие кворума). Когда на заседании важно наличие кворума, составление такого листа регистрации становится обязательным - данный список необходим для документирования явки на заседание определенных лиц, что -подтверждается, как правило, личной подписью в списке.
Личные подписи в начале заседания собирает секретарь, обходя прибывающих на заседание. Второй распространенный способ сбора подписей и контроля числа присутствующих - это проведение регистрации участников. Регистрация обычно начинается за 30 минут и заканчивается за 5 минут до начала заседания.
Таким образом, еще до начала заседания / собрания секретарь должен иметь следующие документы: повестку дня, тезисы выступлений и проекты решений по каждому вопросу, список участников.
Типовые правила оформления протокола
Порядок оформления протокола определен ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный ГОСТ определяет правила оформления заголовочной и заключительной части этого документа, а также требования к его тексту.
Заголовочная часть протокола
В заголовочной части протокола размещают следующие реквизиты:
- полное наименование организации;
- вид документа (протокол);
- номер и дату;
- место составления протокола;
- заголовок к тексту.
Наименование организации всегда указывается вместе с организационно-правовой формой и должно соответствовать официально установленному наименованию (в уставе или положении об организации). При этом организационно-правовая форма должна быть написана не в виде аббревиатуры, а полностью.
Если у организации есть официально зарегистрированное сокращенное наименование, то оно тоже может присутствовать в скобках строкой ниже полного наименования (см. Пример 3).
Если у организации есть вышестоящая организация, то ее наименование указывают выше наименования организации - автора документа, желательно в сокращенном виде (см. Пример 5).
Итак, посмотрите на возможные варианты оформления:
Датой протокола является день проведения заседания. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания (а не дату подписания протокола, который может оформляться через несколько дней после окончания самого мероприятия).
Заседание совета директоров акционерного общества длилось 2 дня: 13 и 14 января 2009 года. Протокол был составлен на следующий день и подписан через день после окончания заседания - 16 января.
В этой ситуации датой протокола будет «13 - 14.01.2009» либо этот же период, но в более полном написании «13.01.2009 - 14.01.2009». Возможен и словесно-цифровой способ указания даты «13-14 января 2009 г.».
Протоколы нумеруют в пределах календарного года, поэтому номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Порядковые номера присваиваются отдельно по каждой группе протоколов, которые составляются в организации: отдельно нумеруются протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний дирекции, протоколы заседаний технического совета, протоколы собраний трудового коллектива и т.д.
Существует «мода» написания номера документа и даты, состоящей из одной цифры, двумя цифрами: для этого в начале прибавляют ноль. Здесь можно услышать объяснения следующего свойства: наличие нуля («№ 01» или «01 декабря 2008 г.») не позволит на его месте дописать иную цифру и превратить таким образом 1 в 11, 21 или 31. Но подчеркнем, что указаний на такое написание в нормативной базе не содержится. Это просто довольно распространенная практика.
Место составления документа важно указывать в том случае, когда его затруднительно определить по наименованию организации, а также в тех случаях, когда заседание проводится в другом населенном пункте, а не там, где располагается организация - автор документа. В соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 (пункт 3.12) место составления документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, используя только общепринятые сокращения.
Заголовок к тексту протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название -коллегиального органа в родительном падеже.
Реквизиты заголовочной части могут располагаться продольным (Пример 8) или угловым способом (Пример 9). Выбор варианта остается за организацией.
Вводная часть текста
Текст протокола включает вводную и основную части.
Во вводной части протокола после заголовка приводятся инициалы и фамилии председателя и секретаря заседания. Следует иметь в виду, что в протоколе председатель - должностное лицо, проводящее совещание, его должность по штатному расписанию в тексте не указывается.
Секретарь - лицо, отвечающее за организацию совещания и документирование его деятельности, т.е. составление и оформление протокола. Секретарь совещания (заседания) не обязательно является секретарем по занимаемой должности. Эта должностная обязанность может быть дополнительной для работника. Она должна быть закреплена в его должностной инструкции, если выполняется постоянно. Эта работа может быть поручена работнику руководителем, если она выполняется как разовое поручение.
Функции председателя заседания руководителей подразделений может выполнять заместитель генерального директора Панков, а функции секретаря заседания - его личный помощник Егорова. В этом случае их должности по штатному расписанию (заместитель генерального директора и личный помощник заместителя генерального директора) в протоколе отсутствуют. Эти люди будут фигурировать в нем только как председатель и секретарь заседания (см. следующий пример).
С новой строки после слова «Присутствовали» в алфавитном порядке перечисляют инициалы и фамилии должностных лиц организации, которые участвуют в обсуждении и принятии решений на заседании.
Если на заседание приглашены иные должностные лица своей организации, то они перечисляются в разделе «Приглашенные» в алфавитном порядке (фамилия и инициалы) без указания должности. Если в заседании принимают участие представители других организаций, то указывают и их должности с наименованиями организаций (см. Пример 11).
Перечень присутствующих участников и приглашенных лиц печатается через 1 межстрочный интервал. Далее оставляется одна пустая строка и через 1 межстрочный интервал печатается повестка дня. А вот основную часть текста протокола принято печатать через 1,5 межстрочных интервала.
Составление списка участников совещания является обязанностью секретаря. Список составляют заранее по указанию руководителя (он нужен для оповещения участников о дате встречи и повестке дня, желательна предварительная раздача справочных материалов для изучения вопросов и подготовки к обсуждению). В день проведения совещания список присутствующих корректируют исходя из фактического наличия должностных лиц.
При оформлении протокола расширенного заседания (более 15 человек) или постоянно действующего коллегиального органа фамилии участников в протоколе не перечисляются, а указывается цифрой их общее количество. Оно определяется по итогам регистрации, список регистрации в этом случае становится одним из приложений к протоколу (см. Пример 13). В таком случае в протоколе указывают:
Во вводную часть протокола включают повестку дня. Ее содержание определяется тем руководителем, который назначает совещание и будет его вести. Если такой документ рассылался участникам перед совещанием, то информация из него и должна быть перенесена в протокол.
Повестка дня в протоколе содержит перечисление вопросов, которые обсуждаются на заседании, закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков).
Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлога «О» или «Об», отвечая на вопрос «о чем?». По каждому пункту в протоколе должны быть указаны инициалы и фамилия докладчика - -должностного лица, который готовил данный вопрос.
Основная часть текста
Отличие краткой и полной форм протокола - раньше все было просто
По форме изложения текста протоколы разделяются на краткие и полные.
Разные формы протокола отличаются друг от друга только полнотой освещения хода заседания. По оформлению отличий в этих формах нет. Этот постулат действует на основе практического опыта, который изложен в любом учебнике по делопроизводству.
Краткий протокол - это документ, который фиксирует:
- обсуждавшиеся на заседании вопросы,
- фамилии докладчиков и
- принятые решения.
Такой протокол, как правило, ведут в следующих случаях:
- когда заседание стенографируется (стенограмма выступлений будет приложением к протоколу) или записывается на диктофон;
- когда заседание носит оперативный характер и важно зафиксировать принятое решение без детализации хода обсуждения.
По краткому протоколу невозможно представить ход обсуждения вопроса, высказанные мнения, замечания, процесс выработки распорядительной части, т.е. управленческого решения. Его образец приведен в Примере 22.
Полный протокол (см. Пример 21) позволяет документировать подробную картину происходящего, передает содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции.
Таким образом, в полном протоколе по каждому рассматриваемому вопросу присутствует 3 части: «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПО-СТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»). А в кратком только две: «СЛУШАЛИ» и «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»).
Основная часть текста протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются. Каждый раздел состоит из трех частей для полного протокола - «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ») - или из двух для краткого. Эти слова печатают прописными буквами от левого поля.
После слова «СЛУШАЛИ» в тесте протокола указывается фамилия и инициалы основного докладчика в родительном падеже (слушали кого?), а через тире излагают запись его речи. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени (см. Пример 15). Если же текст доклада подготовлен в письменном виде и сдан секретарю, то в протоколе можно обозначить только тему доклада и далее приписать «текст доклада прилагается» (Пример 16).
В полном протоколе после слова «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы участников обсуждения вопроса. В тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже (выступил кто?). Изложение записи выступления отделяют от фамилии тире, оно излагается от третьего лица единственного числа. В этой же части текста фиксируют вопросы, прозвучавшие по ходу доклада или после его окончания, а также ответы на них.
При отсутствии на совещании обсуждения или вопросов в протоколе часть «ВЫСТУПИЛИ» опускается, и этот фрагмент текста
После слова «ПОСТАНОВИЛИ» (или «РЕШИЛИ») печатают текст постановляющей части соответствующего пункта повестки дня. Если по одному вопросу принято несколько решений, они нумеруются арабскими цифрами, первая цифра показывает номер пункта повестки дня, вторая - номер принятого решения.
Если по первому пункту повестки дня принято три решения, то они будут носить номера 1.1, 1.2 и 1.3.
Если по второму пункту повестки дня принято только одно решение, то его номер будет 2.1, а не 2, как некоторые ошибочно пишут.
Текст постановляющей части формулируется по стандартной модели, принятой в распорядительных документах, и отвечает на вопросы: кому что сделать и к какому сроку (при этом ответственный исполнитель может указываться в начале текста или в конце).
Обычная практика оформления протокола не предусматривает фиксацию результатов голосования. Но если оно имело место, то в пункте постановляющей части это должно найти отражение. В более простом исполнении это показано в Примере 19. В протоколах общих собраний акционеров много специфики, в т.ч. она есть и в порядке отражения результатов голосования по принятым решениям, эти результаты фиксируются в протоколе счетной комиссии и в протоколе общего собрания акционеров (см. Пример 20).
Оформляющая часть протокола
Протоколы составляют на основе рукописных, стенографических или аудиозаписей, которые ведутся во время заседания. После заседания секретарь перепечатывает записи, оформляет их в соответствии с изложенными требованиями и представляет для редактирования председателю совещания. С учетом его правок протокол подписывается и становится официальным документом.
Юридическая сила протокола, т.е. официальность, достоверность, бесспорность, зависит не только от правил оформления. По стандартному определению «юридическая сила - это свойство официального документа, сообщаемого ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления» . При соблюдении изложенных правил оформления протокол приобретает юридическую силу после подписания двумя лицами: председателем и секретарем.
Оформление этого реквизита не вызывает затруднений, т.к. оно одинаково для всех рассмотренных нами в статье форм протокола (см. Примеры 21, 22). Подписи отделяют от текста 2 или 3 межстрочными интервалами. Слова «Председатель» и «Секретарь» печатаются от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.
Протокол является внутренним документом, поэтому печать на нем обычно не ставится.
Если протокол занимает несколько страниц, вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются арабскими цифрами без слова «страница» (стр.), без использования -дефисов, кавычек и др. знаков.
Срок подготовки протокола по общему правилу не должен превышать 5 дней. Конкретную дату готовности протокола может назначить руководитель, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в регламенте работы коллегиального органа.
Но некоторыми документами для определенных разновидностей протоколов установлены свои четкие сроки. Например, закон «Об акционерных обществах» предписывает акционерным обществам протокол заседания Совета директоров оформлять 3 дня, а на оформление такого сложного документа, как протокол общего собрания акционеров, отводит целых 15 дней.
Решения, принятые на совещании, доводятся до сотрудников либо в виде рассылки копий всего протокола, либо выписок постановляющей части. В небольших организациях ознакомление сотрудников с принятыми решениями иногда организуют под роспись, для чего к протоколу -составляют лист ознакомления.
Практикуется также подготовка на основе принятых решений других распорядительных документов, например, решения коллегиального органа или приказа руководителя организации.
«Когда в товарищах согласья нет»
На всем вышеперечисленном можно было бы и успокоиться, но с вступлением в силу новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536) многое изменилось. По крайней мере этот документ ввел новые правила оформления кратких протоколов для федеральных органов исполнительной власти, для которых положения данного нормативного документа являются обязательными.
И они отличаются от наработанной к этому моменту практики составления краткой формы протокола. Приведем результаты нашего сравнения в табличной форме (см. Таблицу 1).
Что касается делопроизводства конкретного федерального органа, то у всех есть своя собственная инструкция, которая может и не совпадать с Типовой (обратите внимание на процитированные ниже пункты 1.2 и 1.3 этого нормативного документа). Именно по своей локальной инструкции дело-производства все и работают. А тем, кто не работает в федеральных органах, я всегда советую относиться к Типовой инструкции как к примерной (т.е. не обязательной для исполнения). К тому же сейчас в России вступил в действие ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информациии, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». А его основная идея состоит в том, что организации необходимо «прописать», утвердить правила управления документацией и им следовать. И вот этот пример с кратким протоколом как раз очень показательный - во всех случаях, когда в законодательной и нормативной базе нет конкретных указаний либо есть разночтения, любая организация вынуждена установить свои собственные правила. В таком случае можно обеспечить и ясность, и четкость оформления, а главное - юридическую силу документа.
Фрагмент документа
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах -исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536)
1.2. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее именуется - Типовая инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами -в федеральных органах исполнительной власти - министерствах, службах, агентствах.
1.3. Федеральные органы исполнительной власти организуют и ведут делопроизводство на основе Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти... индивидуальных инструкций по делопроизводст-ву, регламентов федеральных органов исполнительной власти, других нормативно-методических документов и настоящей Типовой инструкции. Индивидуальные инструкции по делопроизводству утверждаются руководителями федеральных органов исполнительной власти после согласования -с Федеральным архивным агентством.
Таблица 1. Отличие двух вариантов краткой формы протокола
| Элемент протокола | Полная форма протокола | Общепринятая |
Новая краткая форма протокола введена для федеральных органов исполнительной власти |
| Заголовок | Располагается после места составления протокола | Располагается после наименования вида документа (ПРОТОКОЛ) перед датой, номером и местом составления документа. Центрируется и подчеркивается | |
| Председатель и секретарь | Указываются фамилия и инициалы | Инициалы и фамилия председательствующего входят в название вида протокола «Протокол совещания у Руководителя... И.О. ФАМИЛИЯ», инициалы и фамилия секретаря не указываются | |
| Присутст-вующие | Указываются фамилия и инициалы, должности отсутствуют |
Слово «Присутствовали:» подчеркивается, указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Список присутствующих отделяется от основной части протокола сплошной чертой | |
| Повестка дня | Печатается после перечисления присутствующих и приглашенных во вводной части | Отсутствует | |
| Оформление основной части текста | СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) |
Текст состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Каждый раздел строится по схеме: СЛУШАЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) |
Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые решения. Наименование вопроса нумеруется римскими цифрами, начинается с предлога «О» или «Об», печатается центрованно и подчеркивается. Под чертой указываются фамилии выступающих. Затем указываются принятые по вопросу решения |
| Подписи | После слова «Председатель» ставится личный росчерк и дается его расшифровка в виде инициалов и фамилии. После слова «Секретарь» поступают аналогичным образом |
Указывается полная должность руководителя, который проводил совещание, его личный росчерк и расшифровка подписи в виде инициалов и фамилии | |
Оформление выписки из протокола
Очень распространенной практикой документирования является -составление выписок из протокола.
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть текста, тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, а также текст, отражавший его обсуждение и принятое по нему решение.
Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись. Она состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего выписку, его личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. Пример 24).
Если выписка из протокола выдается для представления в другую -организацию, то она заверяется печатью.
Как правильно хранить протоколы?
Протоколы хранятся в зависимости от существующей в организации формы делопроизводства. Если делопроизводство ведется централизованно, то протоколы могут храниться у секретаря организации, в службе дело-производства. При децентрализованном делопроизводстве место хранения определяется структурой организации, как правило, в секретариатах тех должностных лиц, которые проводят совещания.
В дела протоколы формируются в соответствии с номенклатурой дел, но в любом случае они должны формироваться в раздельные дела в зависимости от вида совещания или названия коллегиального органа.
Совещания дирекции проводит генеральный директор. В структуре организации создан экспертный совет, который также возглавляет генеральный директор. Протоколы совещаний и экспертного совета должны формироваться в два разных дела.
Многие виды протоколов имеют постоянный срок хранения. К таким относятся протоколы коллегиального исполнительного органа (коллегия, дирекция, правление и др), контрольных, ревизионных органов, научных, экспертных, методических советов, совещаний у руководителей организации, общих собраний акционеров, пайщиков (пункт 5 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения).
1. См. статью «О юридической силе аудиозаписи» на стр. 56 журнала.
2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М., Госстандарт России.
3. См. пункт 2.7.3.4, а также Приложение 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
4. О хранении аудиозаписей протоколируемых заседаний и совещаний читайте на стр. 93 журнала.
Во время осуществления своей деятельности юридические лица часто принимают решения по вопросам, выносимым на общее собрание, в котором могут участвовать учредители, акционеры, руководители подразделений, а также представители сторон, являющихся деловыми партнерами. В подобной ситуации решаемые задачи на собрании оформляются при помощи такой формы, как протокол общего собрания. Это довольно специфический документ, который в краткой форме отображает ход всего мероприятия, а также может содержать краткое содержание изложенной информации.
Вопросы, решаемые на основании протокола общего собрания
Протокол общего собрания необходим для решения разнообразных задач, являющихся неотъемлемой частью деятельности организации или предприятия. С помощью этого документа могут оформляться изменения в составе учредителей или акционеров, эмиссия акций, реорганизация или ликвидация предприятия.
В вопросах, для которых необходимо принятие коллективного решения, обязательно используется протокол общего собрания. Образец составления является единым для всех подобных мероприятий в границах одной организации. Таким образом, являясь отображением хозяйственной деятельности предприятия, этот документ имеет важное юридическое значение.
Протокол общего собрания, образец его составления и нормы, применяемые к его содержанию, установлены различными законодательными актами РФ. Поэтому необходимо строго придерживаться установленных требований к его оформлению, так как контролирующие органы при проверках имеют право признать недействительными решения юридического лица на основании имеющихся нарушений и невыполнения основных требований к протоколу.
Законодательные требования к оформлению
Протокол общего собрания членов, принимающих участие в хозяйственной деятельности организации, должен быть оформлен не позднее 15 дней с даты его проведения. Документ составляется в двух экземплярах и обязан содержать определенный набор данных:
- Дата и место проведения собрания.
- Число голосов, которыми владеют участники.
- Общее число голосов с учетом отсутствующих участников.
- Фамилия и имя председателя собрания.
- Состав президиума.
- Повестка дня.
Как правило, в протоколе указываются в виде тезисов основные вопросы, вынесенные на обсуждение и голосование, и результаты, которые были утверждены.
Цель составления протокола
Протокол общего собрания – это документ, излагающий ход вынесения каких-либо решений, которые определяют направление деятельности юридического лица, коллегиально. Все формы и виды протоколов направлены на документирование принятых решений коллегиальных органов. Также протокол составляется при проведении деловых встреч, заседаний комиссий, ведении переговоров, совещательных собраний. Цель протокола – это документальное оформление коллегиальных решений и достигнутых договоренностей.
Любое предприятие или организация должны использовать способы коллегиального принятия решений и уметь грамотно составлять протоколы своих собраний. Важность протоколирования коллегиально принятых решений является хорошим подспорьем правильного ведения своей деятельности юридическим лицом.
Если же в компании учредитель или директор принимает единоличное решение по поводу ведения хозяйственной деятельности, обязательно группируется совещательное собрание для вынесения важных решений о деятельности компании. Таким образом, рассмотрение таких решений и возникших вопросов заносится в протокол общего собрания.
Важная процедура
Процесс составления протокола заключается в нескольких этапах:
- Определение и подготовка повестки дня.
- Составление и подготовка необходимой документации.
- Оповещение всех участников о месте прохождения общего собрания.
- Рассылка необходимых информационных данных для участников по подготовке к повестке собрания, освещающих отдельные его вопросы.
Перед началом проведения переговорных процессов необходимо занести в протокол регистрационные данные участников собрания. С этой целью составляется список всех участвующих, количество которых обязано соответствовать числу необходимых голосов для принятия юридически законного решения.
Для дальнейшего документирования информации о вынесенных решениях и ходе общего собрания применяются современные технические средства звуко- или видеозаписи, которые используются для стенографирования и обработки всех выступлений и принятых решений. Также одновременно с записью необходимо составлять черновые наброски протокола в письменном виде на протяжении всего собрания. Обязательно указывается список документов, принимавших участие при вынесении вопросов на голосование или обсуждение. Это доклады, проекты, справки, использовавшиеся в общем заседании.
Правила оформления
Протокол общего собрания собственников или участников должен грамотно составляться и полностью соответствовать нормативным требованиям законодательства РФ.
По своему содержанию документ может быть как развернутым, так и кратким изложением проведенного собрания. В полной форме отображаются все выступления, которые имели место на общем собрании совещательного органа. В краткой же форме содержатся лишь данные о выступавших, тема произнесенной речи. Краткую форму называют протоколом-схемой. Форма составления протокола определяется председателем собрания или в ходе вынесения коллегиального решения. Образец протокола общего собрания участников представлен ниже.
Данный документ оформляется с соблюдением всех норм и требований делопроизводства к внесению реквизитов в соответствии с ГОСТом.
Содержание протокола. Данные организации
Протокол общего собрания, образец которого находится в разработке, должен обязательно содержать данные о полном наименовании организации, а также принятые аббревиатуры, касающиеся организационно-правовой формы (ООО, АО и прочее). При этом наименование должно соответствовать тому, которое указано в уставе предприятия и внесено в Единый государственный реестр, а также иметь полную расшифровку без использования аббревиатур.
Если это протокол общего собрания ООО, образец составляется по тем же правилам и нормам, что и для организаций, имеющих иную организационно-правовую форму собственности. Он фиксирует местонахождение юридического лица, отраженное в виде записи юридического адреса организации, и должен соответствовать внесенному в учредительные документы, а также регистрации в Едином госреестре.
Данные о собрании
В следующем разделе после указания юридических данных, отображающих фактическое наименование места расположения предприятия, необходимо указать сведения, относящиеся к времени и форме проведения собрания. В первую очередь указывается вид общего собрания, который может быть годовым, внеочередным, плановым и т.д. Протокол общего собрания участников ООО по действующему законодательству определяется с периодичностью не реже чем один раз в год.
Формы собраний
Форма проведения собрания может определяться как:
- Личное присутствие уполномоченных представителей или участников-акционеров.
- Заочная форма путем сбора документации, отправленной ранее для выяснения мнений по вопросам голосования.
Также отмечаются дата и место собрания совещательной коллегии, указывается фактический адрес, по которому собирались участники.
Основная часть протокола
Указываются тема, вопросы, по которым проводилось совещание. В случае годовых собраний законодательство определяет ряд вопросов, обязательных к рассмотрению. В остальной части собрания участники вольны в выборе необходимых для решения тем.
Обязательно указывается время начала и завершения регистрации лиц, обладающих правом на присутствие и участие в обсуждении. В этом случае организатор или секретарь проводит процедуру регистрации всех прибывших путем установления личности присутствующих и занесения этих данных в раздел протокола "Присутствовали". Обязательно указывается Ф.И.О. участника, а также занимаемая должность и количество принадлежащих ему голосов. В случае с акционерными обществами также могут заноситься данные об удостоверении личности или выданных доверенностях.
Также в этой части указывается время открытия и закрытия коллегиального собрания, итоги голосования, которые фиксируются по времени подсчета голосов.
При рассмотрении каждого вопроса повестки дня указываются:
- Количество голосов, имеющих право на принятие участия в собрании.
- Количество голосов, принявших участие.
- Число голосов, отданных за разные варианты голосования.
- Формулировка принятых решений.
Далее следует раздел, где фиксируются все основные положения прослушанных выступлений, а также имена лиц, выступавших по каждому вопросу. Информация излагается в виде тезисов, составляющих краткое содержание выступлений.
Заключительная часть
После составления протокол общего собрания учредителей, акционеров или других участников скрепляется подписями председателя, а также секретаря собрания. Также ставится дата его составления, которая может не совпадать с датой проведения собрания.
Особые протоколы и собрания
Еще одним интересным экземпляром подобной документации является протокол общего собрания собственников дома или садоводческого товарищества. Такие собрания и их протоколирование отличаются тем, что участники имеют равные права, и в случае неявки большого количества лиц все равно решения могут приниматься на основании учета мнения тех, кто прибыл и участвовал в решении вынесенных на обсуждение вопросов. На основании такого протокола остальные члены жилищного фонда или садоводческого товарищества обязаны подчиниться вынесенным решениям вне зависимости от того, принимали ли они участие в этом собрании или нет.
При составлении такого документа в нем обычно указывается состав комиссии по пересчету голосов. В качестве председателя и секретаря собрания могут выступать как уполномоченные лица, так и выбранные путем голосования из присутствующих участников. Способ управления многоквартирными домами или садоводческим товариществом выбирается общим собранием собственников жилых помещений или земельных участков. Вынесенные решения по обозначенным вопросам являются обязательными для всех собственников.
Оформление протокола общего собрания требует к себе особого внимания и наличия определенных навыков документальной работы. Пренебрежение правилами, установленными к оформлению этого документа, нельзя допускать, так как он является единственным документальным отображением правомерности вынесенных решений коллегиального собрания, которые носят важное назначение, а также обладает большой юридической силой и предоставляется во время аудиторских проверок контролирующим органам.
Инструкция
Тот, кто ведет протокол совещания , должен быть в курсе всех прошлых совещаний, чтобы понимать логику принимаемых решений. Если вы ведете протокол на совещании, возьмите протокол ов нескольких предыдущих совещаний. На совещании сразу же зафиксируйте вопросы, вынесенные на дня.
Напротив каждого вопроса, вынесенного на повестку дня, записывайте все мысли, высказанные в ходе совещания . Это можно , ведь протокол окончательно будет не в ходе совещания , а него. Смысл этих записей заключается в том, что с ними вы не упустите ни важной высказанной мысли. Также записывайте имена тех, кто высказывается, чтобы помнить, кто что сказал и по какой теме. Из высказываний записывайте лишь факты, а не личные мнения или предположения.
Само протокол а должно происходить сразу после совещания , чтобы не были забыты важные моменты или не были утеряны записи. Протокол должен содержать краткое описание совещания в деловом стиле. Для этого используйте косвенную речь, пишите все в прошедшем : "И.И. Иванов отметил, что...".
Обратите внимание
Название организации. Дата. Повестка. Присутствующие (кол-во или поименно). Слушали. Постановили. Слушали. Постановили. Решение.
Заголовок, дата и номер протокола. Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной. Краткий протокол - фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер.
Связанная статья
Источники:
- Образец протокола заседания технического совета
Протокол совещания – это документ, в котором содержится поэтапная запись обсуждения вопросов и того, какие решения были приняты. Документ составляется в течение последующих трех дней после совещания. Основные правила оформления протокола следующие.
Инструкция
Документ оформляется на основе черновых рукописных записей, аудиозаписи или стенограммы, которые ведет в ходе , используются также материалы, подготовленные непосредственно для заседания: выступлений, проекты решений, повестка дня и списки присутствующих.
На первой строке протокола записывается официальное название предприятия или организации. На второй – заглавными буквами вид документа ПРОТОКОЛ. Ниже – дата совещания (не день оформления записей), номер, присвоенный при регистрации, и составления документа. Далее в нижнем левом углу заглавными буквами запись о виде совещания. Не забудьте согласовать в родительном падеже со словом «протокол». Например, «совещания руководителей отделов».
В вводной части документа указываются следующие данные: ФИО председателя и , количество участников совещания и специально приглашенных людей, повестка совещания. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, имеющих право голоса, записываются строго по алфавиту. При указании общего количества присутствующих, без перечисления фамилий в самом протоколе, сноска на список регистрации обязательна («список прилагается»). Список должен быть в приложениях к протоколу. В последнюю очередь записывается номерной перечень вопросов, обсуждаемых , с указанием фамилий докладчиков и выступающих.
Основная часть данного вида документа состоит из трех структурных частей, по количеству вопросов в повестке дня. Каждая часть строится по схеме: «слушали» или «выступили», «решали», «постановили» или «решили». В них записывается ход совещания и обсуждения по каждому пункту повестки. В части «выступили» иногда записываются и ответы. Например:
«Вопрос: Если будет принято решение о предприятия, будут ли уволены сотрудники?
Ответ: Нет» (фамилии не нужно указывать)
В раздел «постановили» записываются и результаты голосования. Либо «Единогласно», либо «за» - 10, «против» - 4, «воздержались» - 3. Текст записывается в форме повелительного наклонения, обязательно указывается срок исполнения и исполнитель.
В конце оформленного протокола ставится подпись председателя и секретаря.
Результаты совещаний требуют документальной фиксации в форме протоколов. При составлении этого документа важно отразить основную суть обсуждения, представив всю дискуссию в максимально сжатом виде.
Протокол составляется после совещания секретарем заседания, который должен либо делать пометки в ходе дискуссии, либо вести диктофонную запись. Второй вариант наиболее оптимален для разрешения возможных споров.
Визуально документ состоит из следующих частей:
- общие сведения;
- повестка ;
- обсуждение и принятые решения.
Общие сведения
В этот блок информации входит заголовок, место проведения (город, дата, время заседания), список присутствующих лиц. Заголовком служит наименование совещания. Например, рабочей группы по кадровым вопросам. В блоке дата и время указываются сведения о непосредственно проведенном совещании, а не о дате подписания протокола.
Если совещание проводится постоянно действующей структурой (комиссией, рабочей группой и пр.), то в общих сведениях указывается ФИО постоянного председателя и секретаря заседания.
При оформлении перечня присутствующих лиц следует указывать наименования должностей и места работы приглашенных. Этот блок информации начинается со слова «Присутствуют». В том случае, если совещание предусматривает голосование, то присутствующие в протоколе делятся на две группы – с правом голоса и без права принимать участие в голосовании.
Повестка дня заседания
Повестка дня заседания формируется до проведения совещания. Однако существуют и исключения, например – при срочных совещаниях. В этом блоке перечисляются вопросы совещания без указания выступающих и регламента докладов. Даже если совещание созывается для обсуждения одного вопроса, он выносится не в заголовок документа, а оформляется в виде повестки дня.
В зависимости от регламента выступления, представленная повестка дня может быть утверждена автоматически либо вынесена председателем на голосование. В этом случае, обсуждение начинается с вопроса об утверждении повестки дня совещания. Если возражений нет, то в протоколе такое решение оформляется следующим образом: «Вопрос о согласовании повестки дня вынесен на голосование». Далее приводятся результаты голосования в виде: «Голосовали: за – (количество голосов), против – нет, воздержался – нет».
Обсуждение и принятия решений
Самый большой блок вопросов отводится для отражения хода дискуссии. Каждый вопрос повестки выносится в отдельный блок, начинающийся с формулировки из повестки дня. За этим следует ход доклада, который оформляется в следующем виде: «Слушали: (ФИО докладчика)». Опытные протоколисты рекомендуют не стенографировать выступления, а оставлять общий смысл, который может быть выражен в нескольких предложениях. Если важно сохранить смысл большей части доклада, то можно привести тезисы выступления или выдержки из презентации в приложении к протоколу, сделав на него ссылку в тексте документа.
То же касается отражения хода дискуссии. Если несколько выступающих придерживаются одной и той же точки зрения, то их выступления допускается оформить в следующем виде: «Выступили (ФИО выступивших), которые поддержали мнение докладчика».
В результате каждого вопроса должно быть сформулировано решение. Оно должно быть заготовлено предварительно в проекте решений или сформулировано самими участниками совещания в ходе обсуждения. Решения оформляются в виде конкретных формулировок, которые должны быть представлены однозначно и точно. Решениями по сугубо информационным выступлениям может быть принятие к сведению участниками заседания.
Если совещание предусматривает голосование, в протоколе после каждого вопроса должны быть приведены его результаты: «Решение принято единогласно», «Решение принято большинством голосов», «Решение не принято».Аналогичные пометки должны быть внесены в случаях, если вопросы снимаются с обсуждения, переносятся на другое совещание или не рассматриваются из-за отсутствия докладчика.
В завершении протокол подписывается председательствующим и секретарем и, при необходимости, заверяется печатью организации, созвавшей совещание.
Видео по теме
На собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях.
Протоколы документируют деятельность постоянно действующих коллегиальных органов, таких как коллегии комитетов и министерств, муниципальных органов управления, а также ученых, технических, методических советов. Кроме того, совещания, проводимые руководителями структурных подразделений, заместителями генерального директора, директора, также могут протоколироваться.
Распространено составление протоколов для документирования деятельности временных коллегиальных органов (конференций» собраний, семинаров и т. д.).
Протокол оформляется секретарем на основе записей, которые он вел на заседании. Это могут быть краткие записи, стенограмма или диктофонные записи. Для подготовки протокола секретарь собирает до заседания тезисы докладов и выступлений, проекты решений.
Протокол оформляется на общем бланке .
Заголовок, дата и номер протокола
Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания . Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д.
Датой протокола является дата заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если совещание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты начала и окончания.
Например: 21 — 24.07.2009 .
Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа.
Текст протокола включает следующие части:
- вводную;
- основную.
Вводная часть
Во вводной части протокола после заголовка приводятся фамилии и инициалы председателя и секретаря заседания. С новой строки после слова «Присутствовали » в алфавитном порядке перечисляют фамилии, инициалы должностных лиц, присутствовавших на заседании.
Если на заседании были лица из других , то после слова «Присутствовали» с новой строки печатают слово «Приглашенные » и указывается список приглашенных лиц, в этом случае перед каждой фамилией указывается должность и название организации.
Во вводной части протокола указывается повестка дня .
Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии выступающих (докладчиков). Каждый вопрос повестки дня нумеруется арабской цифрой, его формулируют с использованием предлогов «О» или «Об». Например: «Об утверждении учебных программ»; «О подведении итогов учебного года».
По каждому пункту указывается докладчик (должностное лицо, готовившее данный вопрос).
Основная часть
В соответствии с последовательностью вопросов в повестке дня оформляется текст основной части протокола — он должен содержать столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.
Таким образом, заголовочная часть протокола оформляется всегда одинаково. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.
Краткий протокол — фиксирует обсуждавшиеся на заседании вопросы, фамилии докладчиков и принятые решения. Такой протокол ведут чаше всего в тех случаях, когда заседание носит оперативный характер (см. рис. 3.3.).
Полный протокол — содержит сведения не только об обсуждавшихся вопросах, принятых решениях и фамилиях выступавших, но и достаточно подробные записи, передающие содержание докладов и выступлений участников заседания, все высказанные мнения, прозвучавшие вопросы и реплики, замечания, позиции. Полный протокол позволяет документировать подробную картину заседания (см. рис. 3.4).
Рис. 3.3. Пример оформления краткого протокола
При использовании любой формы протокола его текст будет делиться на столько разделов, сколько пунктов содержит повестка дня.
Каждый раздел состоит из трех частей : «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» («РЕШИЛИ»), которые печатаются от левого поля прописными буквами. Такое оформление позволяет выделить в тексте речь основного докладчика, участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, в которой сформулировано решение.
В части «СЛУШАЛИ » излагается текст выступления. В начале текста с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего. Запись выступления отделяют от фамилии тире. Выступление излагается от третьего лица единственного числа. Допускается вместо записи выступления после фамилии указать («Запись выступления прилагается», «Текст доклада прилагается»).
В последнем случае доклады становятся приложением к протоколу.
В части «ВЫСТУПИЛИ » с новой строки в именительном падеже указывают фамилию выступающего и после тире, текст выступления или вопрос (если в ходе выступления он был задан докладчику).
В части «ПОСТАНОВИЛИ » («РЕШИЛИ») отражают принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью в любой форме протокола.
Текст всего протокола печатают через 1,5 межстрочных интервала.
Протокол оформляет секретарь заседания. Протокол подписывает секретарь и представляет на подпись председателю в течение 3 (трех) рабочих дней после заседания.
Подписи отделяют от текста 3 межстрочными интервалами. Наименование должности печатается от границы левого поля, последняя буква в фамилии ограничивается правым полем.
В день подписания протокола председателем он должен быть зарегистрирован.
Выписка из протокола
Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражавший обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же ее заверяет. Заверительная надпись пишется от руки, состоит из слова «Верно», указания должности лица, заверяющего копию (выписку), личной подписи, фамилии, инициалов и даты (см. рис. 3.5).
Выписки из протоколов иногда заменяют собой такой распорядительный , как решение. В этом случае выписка служит инструментом доведения до исполнителей принятых решений. В таком случае секретарь, например, Правления , не позднее 2 (двух) дней после подписания протокола заседания производит рассылку выписок из протокола по отдельным вопросам ответственным исполнителям. Выписки подписывает секретарь.
Обязательному заверению печатью подлежат выписки из протоколов, направляемые в другую организацию.
Подлинные экземпляры протоколов формируются секретарем в дела по виду заседаний. Например, «Протоколы общих собраний», «Протоколы заседаний Совета директоров», «Протоколы совещаний у директора» и т.д. Внутри дела протоколы систематизируют по номерам и хронологии. Дела формируются в течение календарного года.
