เครื่องมือสำหรับการสร้างกระบวนการทางธุรกิจ การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ “แนวทางการพัฒนาธนาคารอย่างเป็นระบบ”

บทความนี้มีไว้สำหรับผู้จัดการและผู้จัดการระดับสูงขององค์กรที่จริงจังกับการสร้างระบบการจัดการองค์กรและตั้งใจที่จะเป็นอิสระหรือมีส่วนร่วมของผู้เชี่ยวชาญบุคคลที่สามในการออกแบบและใช้ระบบการจัดการองค์กรตามแนวทางกระบวนการ มีการพิจารณาแง่มุมเชิงปฏิบัติของการออกแบบ ตัวอย่างและข้อเสนอแนะ

เมื่อพิจารณาว่าวิสาหกิจและองค์กรตัวอย่างที่กล่าวถึงในบทความยังคงดำเนินงานได้อย่างประสบความสำเร็จในตลาด ชื่อเฉพาะ ตำแหน่ง และรายละเอียดอื่น ๆ ของงานจะถูกซ่อนหรือแทนที่ด้วยชื่อที่ใกล้เคียงกับความหมายและวัตถุประสงค์ของบทความ . อย่างไรก็ตาม ผู้เขียนขอขอบคุณเจ้าหน้าที่ที่ให้ความช่วยเหลือในการเตรียมเนื้อหา

ฉันต้องการเริ่มต้นบทความโดยที่ผู้เขียนไม่ได้อ้างว่างานของพวกเขาถูกมองว่าเป็นตำราเรียนที่สมบูรณ์ในหัวข้อนี้ หน้าเหล่านี้สะท้อนถึงประสบการณ์ของผู้เขียนบางส่วนในการใช้งานจริงของการประยุกต์ใช้แนวทางกระบวนการกับการดำเนินงานของระบบการจัดการสำหรับองค์กรลูกค้า

ใครต้องการมัน

และไม่เพียงแต่กับใครเท่านั้น แต่ยังรวมถึงเมื่อใดและเพื่ออะไรด้วย การออกแบบระบบควบคุมเป็นงานที่จริงจังและมีขนาดใหญ่ซึ่งต้องใช้การลงทุนจำนวนมากในทรัพยากรขององค์กรและไม่ได้ส่งผลกระทบที่สอดคล้องกับต้นทุนเสมอไป ดังนั้นก่อนที่จะเริ่มงานนี้ อย่างน้อยก็ควรถามตัวเองเกี่ยวกับความเป็นไปได้ ดังนั้นจึงค่อนข้างชัดเจนว่าผู้ประกอบการแต่ละรายซึ่งเป็นเจ้านายและผู้ใต้บังคับบัญชาในคน ๆ เดียวไม่จำเป็นต้องจัดกิจกรรมของเขาให้เป็นทางการตราบใดที่พวกเขาเกี่ยวข้องกับเขาเพียงคนเดียวเท่านั้น ผู้จัดการขององค์กรขนาดเล็กยังประสบความสำเร็จในการสั่งงานด้วยวาจา โดยจัดวางเฉพาะความสัมพันธ์ที่จำเป็นที่สุดกับผู้ใต้บังคับบัญชา เช่น การจ้างงานและการไล่ออก หรือความสัมพันธ์ที่จำเป็นสำหรับการรายงาน "ภายนอก" เหตุผลชัดเจน: ผู้ดำเนินการของแต่ละคำสั่งสามารถมองเห็นได้เสมอ ความคืบหน้าของงานชัดเจนและชัดเจน ไม่มีห่วงโซ่ทางเทคโนโลยีที่ซับซ้อนและการพึ่งพาบุคลากรซึ่งกันและกัน องค์กรขนาดใหญ่ (พนักงานหลายร้อยคน) ไม่อนุญาตให้ผู้จัดการตรวจสอบรายละเอียดทั้งหมดของงานที่กำลังดำเนินอยู่อีกต่อไป และยิ่งองค์กรมีขนาดใหญ่เท่าใด สิ่งที่เกิดขึ้นก็จะกลายเป็นความลับสำหรับผู้อำนวยการมากขึ้นเท่านั้น มีความจำเป็นต้องแบ่งทีมขนาดใหญ่ออกเป็นแผนกต่างๆ แต่งตั้งผู้จัดการในระดับต่างๆ และกระจายความรับผิดชอบในแต่ละส่วนของงานโดยรวม กล่าวอีกนัยหนึ่งคือสร้างระบบการจัดการ

ดังนั้นเกณฑ์แรกจึงชัดเจน - ขนาด องค์กรที่ต้องการระบบการจัดการอย่างเป็นทางการจะต้องมีพนักงานอย่างน้อย 50 คน อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ว่าทุกองค์กรจะออกแบบระบบควบคุมหรือปรับปรุงระบบควบคุมให้ทันสมัย ​​โดยต้องพอใจกับระบบที่มีอยู่ ลองพิจารณาว่าในสถานการณ์ใดที่คุ้มค่าที่จะมีส่วนร่วมในกิจกรรมดังกล่าว

● องค์กรที่สร้างขึ้นใหม่. ตัวอย่างเช่น กำลังสร้างโรงงานแห่งใหม่ สถานการณ์ที่เอื้ออำนวยมากสำหรับการสร้างโครงสร้างการจัดการในอุดมคติตั้งแต่เริ่มต้นตั้งแต่เริ่มต้น ระบบดังกล่าวจะปราศจากประเพณีและนิสัยใดๆ ทั้งดีหรือไม่ดี และในขั้นต้นจะมุ่งเน้นไปที่ความคาดหวังของเจ้าของกิจการที่กำลังก่อสร้าง

● องค์กรที่เติบโตขึ้นองค์กรของคุณย้ายจากธุรกิจขนาดเล็กไปสู่ธุรกิจขนาดกลางไปสู่ธุรกิจขนาดใหญ่โดยไม่ได้ตั้งใจ การเพิ่มขึ้นของผลิตภัณฑ์และบริการ การเพิ่มจำนวนบุคลากรย่อมนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงในระบบการจัดการอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ การมอบอำนาจ การกระจายพื้นที่รับผิดชอบ... อดีตทีมงานที่มีความคิดเหมือนกัน แบ่งเป็น เจ้านาย และผู้ใต้บังคับบัญชา อย่างชัดเจน เมื่อก่อนมีความร่วมมือ การแข่งขันภายในก็ปรากฏขึ้น เป็นผลให้มีการจัดตั้งระบบการจัดการใหม่และขึ้นอยู่กับผู้จัดการเท่านั้นว่าจะมีประสิทธิภาพหรือไม่ การออกแบบระบบการจัดการตามแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดจะช่วยหลีกเลี่ยงความเจ็บปวดหลักที่เพิ่มมากขึ้น ซึ่งก็คือวิกฤตการจัดการ

● ความจำเป็นในการปรับปรุงความสามารถในการแข่งขันและประสิทธิภาพไม่สำคัญว่าองค์กรจะเป็นผู้ผูกขาดโดยธรรมชาติหรือดำเนินการในตลาดที่มีการแข่งขันสูง - ไม่ช้าก็เร็วความต้องการจะเกิดขึ้นเพื่อลดต้นทุนของผลิตภัณฑ์หรือบริการเพิ่มคุณภาพการบริการและลดเวลาในการนำผลิตภัณฑ์ใหม่มาสู่ ตลาด. หากการลดต้นทุนการผลิตในวันนี้ยังคงสามารถทำได้โดยการเลือกซัพพลายเออร์ที่เหมาะสมที่สุด ซื้ออุปกรณ์ที่ทันสมัย ​​และการปรับปรุงเทคโนโลยี พรุ่งนี้โอกาสเหล่านี้จะหมดไป และจะต้องค้นหาทรัพยากรภายใน การบรรลุความได้เปรียบในการแข่งขันอื่น ๆ เป็นไปได้โดยการปรับระบบการจัดการองค์กรให้เหมาะสมเท่านั้น

● ความต้องการการรับรองตามมาตรฐานสากลไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใดก็ตามที่ทำให้เกิดความต้องการนี้ การนำไปปฏิบัตินั้นเป็นไปไม่ได้หากไม่มีการเปลี่ยนแปลงและทำให้ระบบการจัดการเป็นทางการ

● ความตั้งใจที่จะใช้ระบบการจัดการอัตโนมัติความจริงก็คือการซื้อและติดตั้งระบบควบคุมอัตโนมัติไม่ได้นำไปสู่ผลลัพธ์ที่เป็นบวกเสมอไป ผู้เชี่ยวชาญในการใช้งานระบบดังกล่าว โดยไม่คำนึงถึงทิศทางของผลิตภัณฑ์ เห็นด้วยกับสิ่งหนึ่ง: "เป็นไปไม่ได้ที่จะสร้างระเบียบอัตโนมัติ" ระบบการจัดการที่ทันสมัยที่สุดจะไม่ทำงานหากไม่มีการแบ่งความรับผิดชอบที่ชัดเจนระหว่างพนักงานที่ทำงานอยู่ในนั้น และแม้ว่าจะมีระบบการจัดการที่ชัดเจน แต่ก็ควรพิจารณาก่อนที่จะลงทุนทรัพยากรจำนวนมากในการได้มาและการนำระบบควบคุมอัตโนมัติไปใช้ ไม่ว่าระบบที่มีอยู่จะมีข้อบกพร่องใด ๆ ที่ไม่ควรแก้ไขในตรรกะคอมพิวเตอร์ที่เข้มงวดหรือไม่

● ความปรารถนาที่จะเพิ่มมูลค่าของธุรกิจในบางกรณี กระบวนการทางธุรกิจอาจเป็นหนึ่งในทรัพย์สินหลักของบริษัท ตัวอย่างคือบริษัทที่ดำเนินงานในตลาดบริการ สำหรับผู้มีโอกาสเป็นนักลงทุน การมีกฎระเบียบในการดำเนินงานที่เข้มงวดช่วยลดความเสี่ยงในการสูญเสียการลงทุนได้อย่างมาก แม้ในกรณีที่มีการเลิกจ้างจำนวนมากก็ตาม

แน่นอนว่าอาจมีสาเหตุอื่นๆ—หรือหลายสาเหตุ—ที่ทำให้การออกแบบระบบควบคุมมีความจำเป็น สิ่งสำคัญคือเมื่อตัดสินใจอย่าลืมความจริงง่ายๆ: “ถ้ามันได้ผลอย่าแก้ไข!” (ในระหว่างการเขียนบทความ ผู้เขียนมีความขัดแย้งในการตีความสุภาษิตนี้ พวกเขาตัดสินด้วยการชี้แจงนี้: สิ่งที่ใช้ได้ผลดีในวันนี้อาจกลายเป็นปัญหาในวันพรุ่งนี้ และแน่นอนว่าผู้นำที่มีวิสัยทัศน์กว้างไกลมีหน้าที่ต้องจัดเตรียม เพื่อ “การซ่อมแซม” ที่เหมาะสม

ตัวอย่างบางส่วนจากชีวิต

มาดูองค์กรหลายแห่งที่การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจกลายเป็นเรื่องจำเป็น ตัวอย่างนำมาจากชีวิตจริงสามารถดูข่าวประชาสัมพันธ์ที่เกี่ยวข้องได้บนอินเทอร์เน็ต แต่ในบทความนี้ผู้เขียนพยายามสร้างภาพประกอบทั่วไป ดังนั้น หากตัวอย่างใดที่ดูเหมือนคุณจะเกี่ยวข้องกับบริษัทใดบริษัทหนึ่ง นี่ถือเป็นเรื่องบังเอิญอย่างแท้จริง

บริษัทไอทีเป็นองค์กรขนาดกลางทั่วไป กิจกรรมหลัก:

● การขายเครื่องมืออัตโนมัติทางธุรกิจ - ตั้งแต่การขายโปรแกรมบัญชีและสำนักงาน ไปจนถึงระบบควบคุมอัตโนมัติเต็มรูปแบบ

● การใช้เครื่องมือระบบอัตโนมัติทางธุรกิจ

● การรวมระบบ

● บริการสำหรับการฝึกอบรมและการรับรองผู้เชี่ยวชาญของลูกค้า

● ผลิตและจำหน่ายซอฟต์แวร์ของเราเอง

ตัวอย่างทั่วไปเมื่อปริมาณกลายเป็นคุณภาพ เมื่ออำนาจของบริษัทเติบโตขึ้นและจำนวนลูกค้าเพิ่มขึ้น สินค้าและบริการที่นำเสนอก็ขยายออกไป ความเชี่ยวชาญของพนักงานเพิ่มขึ้น - และจำนวนพนักงานก็เพิ่มขึ้น หน่วยงานที่มุ่งแก้ไขปัญหาต่าง ๆ และหน่วยงานเสริมเริ่มปรากฏขึ้น และพนักงานจำนวนมากเริ่มเข้าร่วมในแต่ละโครงการ แน่นอนว่าฝ่ายบริหารไม่สามารถควบคุมปัญหาการปฏิบัติงานทั้งหมดได้อีกต่อไป จำเป็นต้องมีการจัดการปฏิสัมพันธ์ที่มีประสิทธิภาพระหว่างพนักงานและแผนกต่างๆ ซึ่งกันและกัน

ตัวอย่างอื่น. การถือครองขนาดใหญ่ ก่อนหน้านี้ภายใต้การปกครองของสหภาพโซเวียต วิสาหกิจดังกล่าวถูกเรียกว่าวิสาหกิจที่สร้างเมือง - เนื่องจากนอกเหนือจากการสกัดและการแปรรูปแร่แล้ว องค์กรยังมีส่วนร่วมในงานทางสังคมและชีวิตประจำวัน มีโรงเรียนอนุบาล โรงพยาบาล ค่ายอาหาร โรงอาหารในงบดุล ...ตลอดจนบริการซ่อมแซม พลังงาน การขนส่ง และบริการสนับสนุนอื่นๆ เปเรสทรอยก้าไม่เพียงนำไปสู่การเปลี่ยนแปลงเจ้าของโรงงานซึ่งสร้างเมืองทั้งเมืองเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความจำเป็นในการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างขององค์กรอย่างรุนแรงด้วย ตัวอย่างเช่น บริการซ่อมแซมของเวิร์กช็อปถูกรวมเข้าด้วยกันเป็นการผลิตขนาดใหญ่เพียงแห่งเดียว และโรงอาหารในเครื่องแบบหลายสิบแห่งได้รับความเป็นอิสระมากขึ้น ปรับให้เข้ากับเงื่อนไขเฉพาะและเริ่มทำกำไร เป็นที่ชัดเจนว่าการถือครองดังกล่าวจำเป็นต้องได้รับการจัดการที่แตกต่างไปจากเมื่อก่อน การออกแบบระบบควบคุมในกรณีนี้ไม่ใช่ความตั้งใจ แต่เป็นความจำเป็นที่สำคัญ

ตัวอย่างอื่น. ผู้ผูกขาดโดยธรรมชาติ ซัพพลายเออร์ของรัสเซียทั้งหมด - อีกครั้งตั้งแต่สมัยโซเวียต วัตถุประสงค์ขององค์กรถูกกำหนดไว้ที่ระดับรัฐบาล โดยเฉพาะอย่างยิ่งงานประการหนึ่งคือการนำระบบการจัดการคุณภาพไปใช้ ในกระบวนการวิเคราะห์ปัญหา มีการระบุความจำเป็นในการย้ายจากโมเดลธุรกิจเชิงฟังก์ชันไปเป็นโมเดลที่สร้างขึ้นบนพื้นฐานของกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งในทางกลับกัน จำเป็นต้องมีการออกแบบระบบการจัดการใหม่

ตัวอย่างต่างๆ เป้าหมายและแนวทางการแก้ปัญหาที่แตกต่างกัน แต่องค์กรทั้งหมดมีสิ่งหนึ่งที่เหมือนกัน นั่นคือความจำเป็นในการออกแบบและใช้งานระบบการจัดการองค์กรตามกระบวนการทางธุรกิจ

จะเริ่มต้นที่ไหน?

วิธีการแบบดั้งเดิมเกี่ยวข้องกับการอธิบายสถานะ "ตามที่เป็นอยู่" การค้นหาปัญหาคอขวดและการแก้ไขระบบ ซึ่งสามารถเข้าข่ายเป็น "สิ่งที่เป็นอยู่" ที่ถูกต้อง เทคนิคที่ง่ายและมีประสิทธิภาพสำหรับกรณีที่ไม่ขั้นสูงสุด อย่างไรก็ตาม การขาดการให้ความสำคัญกับ "สิ่งที่จำเป็น" ถือเป็นข้อเสียเปรียบอย่างร้ายแรงของแนวทางนี้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อเป้าหมายปัจจุบันของเจ้าของอยู่ห่างไกลจากสิ่งที่องค์กรกำลังทำอยู่ การพัฒนาและการวางกลยุทธ์อย่างเป็นทางการช่วยให้คุณบรรลุทิศทางที่ถูกต้อง ตัวอย่างของกลยุทธ์ที่จัดทำอย่างเป็นทางการโดยใช้แผนผังกลยุทธ์คือ รูปที่ 1

ภาพที่ 1.

การสร้างแผนที่เริ่มต้นด้วยการชี้แจงเป้าหมายของเจ้าของ เขาคาดหวังอะไรจากองค์กรของเขา? ในตัวอย่างที่ให้มา เป้าหมายนั้นเรียบง่ายและชัดเจน - เพิ่มมูลค่าของธุรกิจในระยะยาวและเพิ่มผลกำไรในระยะสั้น เป้าหมายอื่นๆ ก็เป็นไปได้เช่นกัน เช่น การเพิ่มความน่าดึงดูดใจในการลงทุน เป็นต้น เงื่อนไขหลักคือการบรรลุเป้าหมาย คำจำกัดความที่ชัดเจนและแม่นยำ (เช่น “ฉันต้องการขายธุรกิจนี้ให้ได้ 10 ล้านภายในสามปี”) ตามกฎแล้ว การตั้งเป้าหมายจะดำเนินการในการสนทนาระหว่างเจ้าของและนักวิเคราะห์ธุรกิจและผู้จัดการระดับสูงของ บริษัท ซึ่งมีหน้าที่ในการนำความปรารถนาที่ไม่ชัดเจนมาสู่ตัวเลขและข้อเท็จจริงเฉพาะเจาะจงที่พึงปรารถนาที่จะบรรลุในช่วงเวลาหนึ่งของ เวลา. ในการประชุมเดียวกันนี้ มีการสรุปแนวทางในการบรรลุเป้าหมายหลัก ในตัวอย่างของเรา เป้าหมายสูงสุด - การเพิ่มมูลค่าแบรนด์ - สามารถแบ่งออกเป็นสองเป้าหมายย่อย - มูลค่าแบรนด์ของบริษัทสูงและ แบรนด์ผลิตภัณฑ์ของบริษัท– นี่คือสิ่งที่นักวิเคราะห์ตัดสินใจเมื่อศึกษากิจกรรมขององค์กร ระดับที่ต่ำกว่าแสดงให้เห็นว่าค่าเหล่านี้สามารถเพิ่มได้อย่างไร แผนที่ผลลัพธ์จะเน้นอย่างชัดเจนถึงทิศทางหลักที่ควรดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายหลักที่เจ้าของระบุ

และตอนนี้คุณสามารถดำเนินการตามเทมเพลตด้านบนได้แล้ว แผนที่กลยุทธ์แสดงให้เห็นว่าเป้าหมายย่อยใดบ้างที่ต้องทำให้สำเร็จเพื่อให้บรรลุเป้าหมายสูงสุด การมีจุดอ้างอิงนี้ ห่วงโซ่ "ตามที่เป็นอยู่" - "ตามที่มันจะเป็น" จะใช้ความหมายและมุ่งเป้าไปที่การออกแบบระบบการจัดการในการแก้ปัญหาเชิงกลยุทธ์ แต่ละองค์ประกอบของระบบการจัดการที่มีอยู่อาจมีหรือไม่มีผลกระทบต่อการบรรลุเป้าหมายใดๆ ของแผนที่ยุทธศาสตร์ เป็นที่ชัดเจนว่าจำเป็นต้องมีการรื้อปรับระบบใหม่เฉพาะกับองค์ประกอบที่สำคัญต่อการบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์เท่านั้น

วิเคราะห์องค์ประกอบอะไรบ้าง? ประการแรก ความหลากหลายของสินค้าและบริการที่นำเสนอโดยบริษัท การลงทะเบียนได้รับการรวบรวม - แพ็คเกจที่สมบูรณ์ของข้อเสนอเหล่านี้ - และวิเคราะห์ ทุกสิ่งที่เราผลิตนั้นสร้างผลกำไร มีประโยชน์ และมีส่วนช่วยให้บรรลุเป้าหมายหลักของเราหรือไม่? เราควรขยายช่วงของเราหรือไม่? จำเป็นต้องลดในแง่ของสินค้าหรือบริการที่ไม่ได้ผลกำไรหรือไม่? เป็นไปได้หรือไม่ที่จะสร้างสินค้าหรือบริการที่ไม่ได้ผลกำไรให้มีกำไร (และสินค้าที่ทำกำไรได้ – ทำกำไรได้มหาศาล?) กำลังรวบรวมแพ็คเกจผลิตภัณฑ์และบริการที่มีแนวโน้มดี ซึ่งจะดำเนินการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ สำหรับการวิเคราะห์ผลิตภัณฑ์ คุณสามารถใช้เมทริกซ์ Boston Consulting Group (รูปที่ 2) ได้

รูปที่ 2.

ตามที่นำไปใช้กับหัวข้อของบทความ การออกแบบกระบวนการทางธุรกิจมีความเกี่ยวข้องมากที่สุดสำหรับ "ดวงดาว" (รวมถึงดาวที่มีศักยภาพด้วย) และ "วัวเงินสด"

ไม่จำเป็นที่จะต้องดำเนินการวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ "ตามสภาพ" เสมอไป นักวิเคราะห์ธุรกิจที่มีความสามารถ (หรือผู้จัดการที่มีประสบการณ์) มักจะสามารถเสนอกระบวนการทางธุรกิจในรูปแบบ "เท่าที่ควร" ได้ อย่างไรก็ตาม มีสถานการณ์ที่ไม่มีใครสามารถพูดได้ว่า "ควรจะเป็นอย่างไร" ตัวอย่างเช่น ธุรกิจประเภทใหม่หรือองค์กรที่มีการโต้ตอบที่ซับซ้อนจำนวนมากระหว่างแผนกต่างๆ ซึ่งจำเป็นต้องปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน เป็นไปได้ที่จะเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานผ่านการวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่อย่างละเอียดถี่ถ้วนเท่านั้น ในเวลาเดียวกัน มีความเป็นไปได้มากที่การวิเคราะห์จะแสดงให้เห็นว่าการเชื่อมต่อและการโต้ตอบที่สร้างขึ้นโดยสังหรณ์ใจนั้นเหมาะสมที่สุด และควรแสวงหาประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นในที่อื่น อย่างไรก็ตาม การสร้างไดอะแกรมกระบวนการทางธุรกิจในปัจจุบันจะมีประโยชน์สำหรับองค์กร - เนื่องจากเป็นโอกาสในการจัดกิจกรรมที่เป็นทางการและยังเตรียมพื้นที่สำหรับการทำงานในกรณีที่มีการเปลี่ยนแปลงในธุรกิจ

คุณลักษณะของการออกแบบระบบการจัดการสำหรับองค์กรที่สร้างขึ้นใหม่ ได้แก่ การขาดการวิเคราะห์ว่า "เป็นอย่างไร" เริ่มแรกระบบการจัดการได้รับการออกแบบเพื่อให้บรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ขององค์กร

ทีมงานผู้เข้าร่วม

“บุคลากรตัดสินใจทุกอย่าง!” สโลแกนนี้มีความเกี่ยวข้องมากกว่าที่อื่นในกระบวนการปรับปรุงระบบการจัดการ เพื่อแก้ปัญหานี้ เป็นไปไม่ได้เลยที่จะจ้างนักแสดงมืออาชีพที่จะทำทุกอย่างเพื่อคุณ การมีส่วนร่วมอย่างมีความสนใจของพนักงานคนสำคัญของบริษัทถือเป็นเงื่อนไขที่ขาดไม่ได้ในการแก้ปัญหานี้ ในทางกลับกัน การเชิญผู้เชี่ยวชาญจากภายนอก แม้ว่าจะเป็นสิ่งที่พึงประสงค์ แต่ก็ไม่จำเป็น - หากพนักงานของพวกเขาทำหน้าที่ที่จำเป็นทั้งหมด เรามาลองอธิบายหน้าที่เหล่านี้และรับสมัครทีมนักแสดงอย่างเป็นทางการ รวมถึงระบุถึงความสำคัญของทักษะทางวิชาชีพสำหรับทุกคน

นักยุทธศาสตร์เขายังเป็นผู้จัดการโครงการอีกด้วย งานของบุคคลนี้ในโครงการคือการแปลความคาดหวังของเจ้าของให้เป็นกลยุทธ์ในการบรรลุเป้าหมาย ประสานงานการดำเนินการของผู้เข้าร่วมรายอื่น และแก้ไขข้อขัดแย้งในกรณีที่จำเป็นต้องมีวิสัยทัศน์ที่สมบูรณ์ของสถานการณ์ หากใช้สมาคมทหารนักยุทธศาสตร์จะต้องนำเสนอภาพการต่อสู้โดยรวม - นั่นคือจะต้องดำเนินการป้องกัน ในบางภาคส่วนที่น่ารังเกียจ ในบางภาคส่วนทหารม้าต้องกระโดดออกจากการซุ่มโจมตีในช่วงเวลาหนึ่งเพื่อให้แน่ใจว่ามีการบุกทะลวง รถถังจะต้องใช้ประโยชน์จากความก้าวหน้าเหล่านี้เพื่อบุกทะลวงไปทางด้านหลังและเอาชนะศัตรู... เขาไม่ได้ ระวังว่ารถถังจะเคลื่อนที่ในรูปแบบใด - นี่เป็นภารกิจทางยุทธวิธีในท้องถิ่น เขาไม่สนใจว่าจะใช้การขนส่งประเภทใดในการขนส่งกระสุน - เพียงแค่ต้องส่งมอบในปริมาณที่เหมาะสม ในเวลาเดียวกันหากแผนกจัดหาและผู้บังคับกองพลรถถังไม่สามารถตกลงเกี่ยวกับปริมาณและเวลาในการส่งมอบกระสุนได้นักยุทธศาสตร์ที่รู้ตรรกะทั่วไปของระบบจะต้องแก้ไขข้อขัดแย้งระหว่างการบริการตามความเห็นของเขา เกี่ยวกับความสมดุลที่จำเป็น หนึ่งในผู้สมัครที่สมจริงที่สุดสำหรับการปฏิบัติหน้าที่นี้คือผู้อำนวยการทั่วไป (แต่ก็เกิดขึ้นที่ผู้อำนวยการทั่วไปเป็น "งานแต่งงานทั่วไป" หรือยุ่งเกินไปและสามารถมอบหมายหน้าที่ของนักยุทธศาสตร์ให้กับรองหรือที่ปรึกษาภายนอกได้) ขึ้นอยู่กับประสบการณ์ ปริมาณงาน และความพร้อมของความรู้พิเศษ ทั้งเจ้าหน้าที่และที่ปรึกษาภายนอก (เช่น ผู้จัดการหรือผู้ประสานงานโครงการในส่วนของผู้รับเหมา) อาจมีส่วนร่วมในการช่วยเหลือเขา อย่างไรก็ตาม การตัดสินใจขั้นสุดท้ายยังคงอยู่กับบุคคลนี้หรือบางครั้งกับเจ้าขององค์กร

นักวิเคราะห์ธุรกิจที่ปรึกษาที่มีประสบการณ์ในด้านกลยุทธ์และกระบวนการทางธุรกิจพร้อมทักษะในการออกแบบ การวิเคราะห์ และการเพิ่มประสิทธิภาพ ขอแนะนำให้เชิญผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการศึกษาพิเศษและมีประสบการณ์ในโครงการจริงและประสบความสำเร็จมาปฏิบัติหน้าที่เหล่านี้ อย่างไรก็ตามการใช้คำแนะนำทั่วไปที่มีอยู่และสามัญสำนึกของตนเองทำให้ผู้จัดการระดับสูงขององค์กรสามารถปฏิบัติหน้าที่เหล่านี้ได้อย่างน้อยก็ในระดับเฉลี่ย ท้ายที่สุดแล้ว ผู้อำนวยการฝ่ายการเงิน หัวหน้าวิศวกร รองฝ่ายพัฒนา และผู้จัดการอื่นๆ มีหน้าที่ในการวิเคราะห์ด้านกลยุทธ์และยุทธวิธีของกิจกรรมของตน นักวิเคราะห์ธุรกิจมืออาชีพแตกต่างจากพวกเขาเฉพาะจากประสบการณ์ของเขาในการทำงานในองค์กรอื่น ความสามารถในการก้าวข้ามแนวคิดทั่วไป และความรู้เกี่ยวกับคำแนะนำที่ทราบกันว่าให้ผลลัพธ์เชิงบวก ตัวอย่างของคำแนะนำดังกล่าวได้แก่: การทำกระบวนการแบบขนานเมื่อเป็นไปได้ การใช้ระบบอัตโนมัติ การลดจำนวนกระบวนการทางธุรกิจที่ดำเนินการโดยแผนกต่างๆ ให้เหลือน้อยที่สุด

นักออกแบบกระบวนการทางธุรกิจระดับล่างเพื่อทำความเข้าใจว่าคนเหล่านี้เป็นใคร ลองพิจารณางานจากมุมมองของงานที่ทำอยู่ ตามกฎแล้วสำหรับองค์กรขนาดเล็ก จะมีการระบุกระบวนการทางธุรกิจระดับบนสุด 7-8 กระบวนการ (เช่น การผลิต การขาย การจัดหา การผลิตบุคลากร ฯลฯ) แต่ละกระบวนการแบ่งออกเป็นกระบวนการย่อยย่อย 7-8 กระบวนการ - มีรายละเอียดมากขึ้น (เช่น "การผลิตผลิตภัณฑ์" อาจรวมถึงการผลิตชิ้นส่วน การประกอบผลิตภัณฑ์ การควบคุมคุณภาพ) - นั่นคือในที่สุดเราก็มีธุรกิจประมาณห้าสิบ กระบวนการ ตามกฎแล้วในบริษัทขนาดใหญ่ จำเป็นต้องมีการแบ่งส่วนเพิ่มเติม - ออกเป็นหนึ่งหรือสองระดับ (ภาพที่ 3)

รูปที่ 3. ตัวอย่างการแบ่งกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรขนาดกลาง สำหรับชั้นที่ใหญ่กว่า ให้เพิ่มชั้นลงไปหนึ่งหรือสองชั้น...

ตัวอย่าง - ผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพียงคนเดียวของบริษัทขนาดกลางดำเนินงานภายในกรอบของกระบวนการทางธุรกิจเดียว ซึ่งเรียกง่ายๆ ว่า "การสรรหาบุคลากร" เนื่องจากเขาทำงานเกือบทั้งหมดโดยอิสระจึงไม่จำเป็นต้องเขียนข้อบังคับใดๆ สำหรับงานนี้ อีกประการหนึ่งคือแผนกทรัพยากรบุคคลของบริษัทขนาดใหญ่ซึ่งมีการแบ่งหน้าที่ต่างๆ ระหว่างพนักงาน กระบวนการ "สรรหาบุคลากร" ในกรณีนี้ประกอบด้วยการกระทำที่ง่ายกว่าหลายสิบรายการที่ดำเนินการโดยบุคคลหลายคน - และการโต้ตอบของพวกเขาที่ต้องอธิบายโดยกระบวนการทางธุรกิจระดับล่าง ระดับสุดท้ายสำหรับการแบ่งกระบวนการทางธุรกิจคือการดำเนินธุรกิจ - กระบวนการที่ดำเนินการและควบคุมโดยหน่วยงานบุคลากรเพียงหน่วยเดียว และสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ กระบวนการทางธุรกิจนับพันกระบวนการก็ค่อนข้างเป็นไปได้ ตอนนี้เรามาสร้างจินตภาพภาพของกระบวนการทางธุรกิจลงบนไดอะแกรมของแผนกต่างๆ ขององค์กรกันดีกว่า แน่นอนว่ากระบวนการทางธุรกิจบางอย่างจะรวมอยู่ในแผนกเดียวทั้งหมด นอกจากนี้ยังมีกระบวนการที่แผนกตั้งแต่สองแผนกขึ้นไปรับผิดชอบ (ในระดับที่แตกต่างกัน) และสถานการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ที่สุดคือสถานการณ์ที่ความรับผิดชอบในการดำเนินกระบวนการทางธุรกิจถูกโอนซ้ำ ๆ จากแผนกหนึ่งไปยังอีกแผนกหนึ่ง (เมื่อมองไปข้างหน้า เราจะบอกว่าแนะนำให้หลีกเลี่ยงกระบวนการทางธุรกิจดังกล่าว หากเป็นไปได้) รูปที่ 4 แผนผังแสดงกระบวนการทางธุรกิจขององค์กรสมมุติสำหรับการผลิตผลิตภัณฑ์ กระบวนการทางธุรกิจบางส่วนที่แสดงด้วยลูกศรสีดำเกิดขึ้นภายในแผนกต่างๆ อีกส่วนหนึ่งคือลูกศรสีน้ำเงิน เคลื่อนที่จากหน่วยหนึ่งไปยังอีกหน่วยหนึ่ง และสุดท้าย ส่วนที่สามเป็นกระบวนการที่หลายแผนกเข้ามาเกี่ยวข้อง เส้นประสีแดง.

ข้าว. 4. ความเป็นเจ้าของกระบวนการทางธุรกิจ ลูกศรสีดำบ่งบอกถึงการไหลเวียนของกระบวนการทางธุรกิจภายในของแผนก ลูกศรสีบ่งบอกถึงกระบวนการในระดับที่สูงกว่า

ใครดีที่สุดที่จะมอบความไว้วางใจในการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจระดับล่างโดยที่แผนกหนึ่งรับผิดชอบทั้งหมด (หรือเกือบทั้งหมด)? (ใครควรได้รับความไว้วางใจให้สร้างกองรถถังเพื่อดำเนินการบุกทะลวง?) คำตอบแนะนำตัวเอง - นี่คือหัวหน้าหน่วย (หรือที่ปรึกษาภายนอกของระดับนี้ที่ทำงานร่วมกับหัวหน้าหน่วย) แต่การที่จะมอบความไว้วางใจในการวางแผนปฏิสัมพันธ์ระหว่างพลม้า เรือบรรทุกน้ำมัน และเสบียงต่างๆ ให้กับหัวหน้าหน่วยใดหน่วยหนึ่งเหล่านี้ อย่างน้อยที่สุด ก็คือประมาทเลินเล่อ - ความเสี่ยงของการ "ดึงผ้าห่มคลุมตัวเอง" นั้นมากเกินไป ดังนั้นการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจระดับบนซึ่งเป็นกระบวนการที่มีความสัมพันธ์จำนวนมากระหว่างการประชุมเชิงปฏิบัติการและแผนกต่างๆ ควรดำเนินการโดยนักยุทธศาสตร์โดยตรงในฐานะบุคคลที่สนใจในความสำเร็จขององค์กรทั้งหมดและไม่ใช่แผนกแยกต่างหาก ข้อกำหนดขั้นต่ำสำหรับนักออกแบบสอดคล้องกับความรับผิดชอบในงานของพนักงานที่มีชื่อ การจ้างผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกสามารถแบ่งเบาภาระผู้จัดการได้บางส่วน และประสบการณ์ที่กว้างขวางและทักษะทางวิชาชีพก็สามารถช่วยเร่งการทำงานได้

นักแสดง. พวกเขายังเป็นผู้เชี่ยวชาญในกระบวนการทางธุรกิจระดับล่างและ... หนูตะเภา การจัดทำแผนการโต้ตอบที่ถูกต้องตามทฤษฎีนั้นไม่เพียงพอ หากต้องการชนะคุณต้องนำไปปฏิบัติ นั่นคือเพื่อนำมาสู่นักแสดงธรรมดาและบรรลุผลสำเร็จ ตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดคือการเลือกพนักงานจำนวนหนึ่งที่ทำงานเดียวกันหนึ่งหรือสองคนจากพนักงานที่กระตือรือร้นและมีความสามารถมากที่สุด และไว้วางใจให้พวกเขาทำงานในรูปแบบใหม่ จนกว่าระบบจะถูกดีบั๊ก อีกทางเลือกหนึ่งคือการค่อยๆ เปลี่ยนแปลงจากกระบวนการเก่าบางส่วนไปเป็นกระบวนการใหม่ที่เข้ามาแทนที่ อย่างไรก็ตาม ในความเป็นจริงสิ่งนี้ไม่ได้เกิดขึ้นเสมอไป ระบบความสัมพันธ์ (โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากไม่ได้รับการปรับให้เหมาะสม) อาจซับซ้อนมากจนการทดสอบจะต้องมีผู้เข้าร่วมจำนวนมาก การเปรียบเทียบบางอย่างสามารถวาดได้ด้วยตัวอย่างของการนำระบบข้อมูลอัตโนมัติไปใช้ เป็นเรื่องยากที่จะแทนที่แต่ละส่วนของระบบเก่าด้วยโซลูชันใหม่ บ่อยครั้งที่พนักงานต้องเก็บบันทึกข้อมูลคู่ขนานกันเป็นระยะเวลาหนึ่งในระบบเก่าและระบบใหม่ การจ้างผู้รับเหมาภายนอกไม่สามารถทำได้สำหรับสมาชิกในทีมเหล่านี้ อย่างไรก็ตาม ที่ปรึกษาภายนอกสามารถเร่งการดำเนินการได้อย่างมากโดยการให้ผู้เชี่ยวชาญในการฝึกอบรมและให้คำแนะนำแก่พนักงานในองค์กร และติดตามการดำเนินการตามกระบวนการที่ถูกต้อง

คำถาม: ทีมสามารถสร้างและดำเนินการจากพนักงานของบริษัทเท่านั้น โดยไม่ต้องใช้ผู้เชี่ยวชาญภายนอก โดยใช้เทคนิคบางอย่างและสามัญสำนึก เพื่อสร้างและดำเนินการระบบการจัดการใหม่ - ตั้งแต่แผนที่เชิงกลยุทธ์ไปจนถึงกระบวนการทางธุรกิจโดยละเอียด กฎระเบียบ ฯลฯ ได้หรือไม่

คำตอบ: ไม่มีวิธีการที่ชัดเจนสำหรับการสร้างกระบวนการทางธุรกิจอย่างถูกต้อง “ตั้งแต่ต้นจนจบ” แต่มีคำแนะนำ รวมถึงแบบจำลองอ้างอิงด้วย จากการใช้ประสบการณ์ของตนเองและของผู้อื่น ผู้จัดการที่แข็งแกร่งจะสามารถสร้างระบบการทำงานได้เป็นอย่างน้อย อย่างไรก็ตาม เพื่อที่จะบีบประสิทธิภาพสูงสุดออกจากระบบ นอกเหนือจากประสบการณ์มากมาย (และควรกว้างกว่านั้น) คุณจำเป็นต้องมีผู้มีความสามารถพอสมควร ในกรณีนี้บริษัทมีโอกาสอย่างแท้จริงที่จะ "เข้าสู่สิบอันดับแรก" เพื่อที่จะเป็นผู้นำในธุรกิจได้อย่างไม่มีปัญหา องค์กรจะต้องได้รับความช่วยเหลือจากทีมงานที่เก่งกาจซึ่งนำโดยผู้นำที่เหมาะสม

การออกแบบจริง...

ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น ไม่มีวิธีการเดียวในการพัฒนากระบวนการทางธุรกิจ ในส่วนนี้ เราจะพยายามพิจารณาประเด็นสำคัญจำนวนหนึ่งซึ่งคุณควรให้ความสำคัญ และประเด็นใดที่คุณควรมองข้ามไป

ความสมบูรณ์และความสอดคล้องของกระบวนการทางธุรกิจระดับบน ความสำคัญของเกณฑ์นี้เท่ากับความสำคัญของธุรกิจนั่นเอง ผู้บังคับบัญชาจะต้องชนะการต่อสู้ก่อนในใจ โดยจินตนาการว่าเหตุการณ์ในสนามรบจะพัฒนาไปอย่างไร ไม่เช่นนั้นเขาไม่ควรเข้าใกล้ศัตรูด้วยซ้ำ จำเป็นต้องตรวจสอบความสมบูรณ์และความเป็นธรรมชาติสองหรือสามระดับ ขึ้นอยู่กับขนาดของบริษัท

มุ่งเน้นความพยายามในการบรรลุเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ กระบวนการทางธุรกิจที่ไม่ส่งผลกระทบต่อตัวบ่งชี้หลักจะได้รับการพัฒนาในลำดับสุดท้ายหรือไม่ได้รับการพัฒนาเลย ลองทำการคำนวณที่ง่ายที่สุด: สำหรับองค์กรที่มีกระบวนการทางธุรกิจสามระดับ (นั่นคือไม่ใช่องค์กรรวมกันขนาดใหญ่มาก) เรามีกระบวนการระดับบนสุด 7-8 กระบวนการ แต่ละกระบวนการแบ่งออกเป็น 7-8 วินาที- ระดับ BPs หลักการการแบ่งเดียวกันจะคงไว้ด้านล่าง เป็นผลให้ในระดับที่สามเรามีกระบวนการทางธุรกิจมากกว่า 350 กระบวนการ โดยเฉลี่ย แต่ละกระบวนการทางธุรกิจประกอบด้วยการดำเนินงานหลายสิบแห่ง ซึ่งทำให้มีการดำเนินงานทั้งหมดสี่พันรายการสำหรับองค์กร และนั่นก็เพื่อคนตัวเล็กเท่านั้น! ฉันเสนอให้คำนวณความก้าวหน้าทางเรขาคณิตจนถึงระดับที่สี่และห้าด้วยตัวเอง แน่นอนว่ามีเพียงสัตว์ประหลาดเช่น Gazprom หรือ RAO UES เท่านั้นที่ต้องการรายละเอียดระดับที่ห้า - แต่ถึงแม้ในระดับที่สี่ จำนวนการดำเนินการก็ไม่น้อย ตามหลักการแล้ว ทุกกระบวนการ ทุกการดำเนินงาน จำเป็นต้องได้รับการปรับให้เหมาะสม ควบคุม และตรวจสอบอย่างน้อยปีละครั้ง หรือเมื่อเงื่อนไขภายนอกเปลี่ยนแปลง เมื่อพิจารณาถึงจำนวนการปฏิบัติการ เราเข้าใจว่าอุดมคตินั้นไม่สามารถบรรลุได้ตามปกติ และการแสวงหาอุดมคตินั้นจะนำไปสู่การสิ้นเปลืองทรัพยากรอย่างไม่ยุติธรรมเท่านั้น เราต้องทำการตัดสินใจที่น่าเศร้าแต่ถูกต้อง โดยจัดทำแผนที่เชิงกลยุทธ์ ออกแบบเฉพาะกระบวนการทางธุรกิจที่สอดคล้องกับเป้าหมายที่ระบุไว้ในนั้น และหากการทำความสะอาดอาณาเขตภายในไม่ส่งผลกระทบต่อเป้าหมายหรือเป้าหมายย่อยใด ๆ ของแผนที่ยุทธศาสตร์ จะไม่ส่งผลกระทบต่อตัวบ่งชี้ใด ๆ จาก BSC ให้ปล่อยให้ผู้ทำความสะอาดเป็นผู้ควบคุมเอง อย่างน้อยก็จนกว่าเราจะแยกแยะการผลิต การขาย และการจัดหา...

ระดับรายละเอียดต้องตรงกับความต้องการของเรา สาเหตุหนึ่งที่ไม่ควรให้รายละเอียดมากเกินไประบุไว้ข้างต้น - ปริมาณงานที่เพิ่มขึ้นอย่างไม่ยุติธรรม อีกเรื่องหนึ่งชวนให้นึกถึงคำอุปมาเก่าเรื่องตะขาบ - หากคุณอธิบายการกระทำตามธรรมชาติอย่างง่าย ๆ สำหรับพนักงานอย่างละเอียดมากเกินไป การแสดงการกระทำเหล่านั้นอาจไม่ได้ผล เกณฑ์หลักในกรณีนี้นั้นง่าย - หากบรรลุการแบ่งความรับผิดชอบที่ชัดเจนระหว่างพนักงานและได้กำหนดหลักการพื้นฐานสำหรับการปฏิบัติงานแล้ว ก็ไม่จำเป็นต้องให้รายละเอียดเพิ่มเติม ก็เพียงพอที่จะระบุว่า ตัวอย่างเช่น เมื่อได้รับใบสมัคร พนักงานจะต้องพิมพ์ใบแจ้งหนี้ที่เกี่ยวข้องและตั้งเวลาดำเนินการ โดยไม่ต้องระบุว่าควรใช้คีย์ผสมใดในการเลื่อนไปตามเซลล์ บันทึก และพิมพ์ไฟล์

เมื่อออกแบบอย่าลืมตั้งค่าพารามิเตอร์หลักของกระบวนการทางธุรกิจ (รูปที่ 5)

รูปที่ 5. พารามิเตอร์กระบวนการทางธุรกิจขั้นพื้นฐาน

ซึ่งรวมถึงเวลาดำเนินการและต้นทุน เป็นต้น ในกรณีส่วนใหญ่ การออกแบบเป็นเพียงหนึ่งในงานในกระบวนการปรับรื้อระบบควบคุมใหม่ ไม่ช้าก็เร็วความปรารถนาที่จะปรับให้เหมาะสม - นั่นคือเวลาที่ตัวเลขเหล่านี้จะมีประโยชน์ อย่างไรก็ตาม เมื่อการปรับให้เหมาะสมไม่รวมอยู่ในแผนเร่งด่วนของคุณ คุณสามารถระงับการดำเนินการนี้ได้... หากคุณไม่กังวลว่าพนักงานอาจต้องใช้เวลาหลายชั่วโมงหรือหลายวันในการพิมพ์ใบแจ้งหนี้

การประเมินลักษณะปัญหาและความสำคัญของกระบวนการ นอกจากนี้ยังช่วยให้คุณเข้าใจว่ากระบวนการใดควรได้รับการออกแบบทันที และกระบวนการใดที่สามารถรอได้ หนึ่งในเกณฑ์หลักที่สามารถพิจารณาได้: 1) ความสำคัญของธุรกิจ นั่นคือการดำเนินการตามกระบวนการที่ไม่ถูกต้องอาจเป็นอันตรายต่อบริษัทได้มากเพียงใด - เพิ่มต้นทุน นำไปสู่การสูญเสียลูกค้า การตัดสินใจที่สำคัญล่าช้า... 2) ความถี่ของการทำซ้ำกระบวนการ (ไม่บ่อย บ่อยครั้ง สม่ำเสมอ) 3) จำนวนการโอนความรับผิดชอบภายในกระบวนการเดียว เช่น จากหน่วยหนึ่งไปอีกหน่วยหนึ่ง กระบวนการดังกล่าวอาจเป็นอันตรายและนำมาซึ่งปัญหามากมาย

ผู้นำในทั้งสามหมวดหมู่คือผู้สมัครที่ชัดเจนสำหรับการออกแบบและการเพิ่มประสิทธิภาพ

รูปที่ 6. ภาพประกอบของแนวทางกระบวนการ

ควรสังเกตว่าทั้งสองวิธีนี้ไม่ค่อยพบในรูปแบบที่เด่นชัด ดังนั้นแผนกบุคลากรขององค์กรขนาดใหญ่มักจะจัดหาความต้องการของทุกแผนกโดยลำพังในขณะเดียวกันในขณะเดียวกันการผลิตผลิตภัณฑ์ที่แตกต่างกันอย่างเห็นได้ชัดมักถูกจัดแยกส่วนขององค์กร ดังนั้นงานในการพิจารณาว่าแนวทางใดเกิดขึ้นในองค์กรที่กำหนด (และแนวทางใดที่ควรนำไปใช้จริง) ควรเป็นหนึ่งในสิ่งแรกสุดที่ต้องแก้ไขระหว่างการทำงานในโครงการ ท้ายที่สุดแล้ว ยิ่งองค์กรหันไปหาโครงสร้างการทำงานมากเท่าไหร่ กระบวนการทางธุรกิจก็จะยิ่งซับซ้อนมากขึ้นเท่านั้น และงานในการออกแบบก็มีความรับผิดชอบและซับซ้อนมากขึ้นด้วย คำแนะนำในการเปลี่ยนไปใช้การจัดการกระบวนการนั้นไม่เหมาะสมเสมอไป - เนื่องจาก ตัวอย่างเช่น ในกรณีนี้ จำเป็นต้องแบ่งทรัพยากรทั้งหมดออกเป็นแผนกต่างๆ ซึ่งเป็นไปไม่ได้เลยเมื่อเทียบกับทรัพยากรเฉพาะ (เช่น สถานีไฟฟ้าย่อย) และอาจ กลับกลายเป็นว่าไร้ประโยชน์ในเชิงเศรษฐกิจ อีกตัวอย่างหนึ่งคือ ร้านขายเสื้อผ้าที่ประกอบด้วยคนสิบคนสามารถเคลื่อนย้ายเครื่องจักรที่มีน้ำหนัก 2-3 ตันได้ หากเวิร์กช็อปนี้กระจัดกระจายอยู่ในห้าทีมในแผนกต่างๆ จะเป็นไปไม่ได้ที่คนสองคนจะเคลื่อนย้ายเครื่องจักรดังกล่าว แต่ละแผนกจะต้องดูแลทีมงานสิบคน - และไม่ใช่ความจริงที่ว่าพวกเขาจะมีงานล้นมือเสมอไป

คำนึงถึงการต่อต้านอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ของพนักงานองค์กรต่อสิ่งใดก็ตามที่จะทำลายระบบความสัมพันธ์ที่มีอยู่ไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ดังนั้น หัวหน้าร้านขายเสื้อผ้าไม่น่าจะพอใจกับการถูกลดตำแหน่งเป็นหัวหน้าคนงาน และจะมองหาวิธีที่เป็นไปได้ทั้งหมดเพื่อทำลายการตัดสินใจดังกล่าว พนักงานจะพูดเกินจริงถึงความสำคัญของงานของตน - และพยายามลดความสำคัญของงานของแผนกอื่น ๆ หัวหน้าแผนกจะชะลอกระบวนการทางธุรกิจที่สร้างผลกำไร และปฏิเสธความรับผิดชอบต่อการมีส่วนร่วมที่จำเป็นต่อกระบวนการ "ของผู้อื่น" ในทุกวิถีทางที่เป็นไปได้ แม้ว่าแน่นอนว่ามีการพึ่งพาอย่างมากในการกระตุ้นนวัตกรรมสำหรับนักแสดงเฉพาะเจาะจง (ซึ่งโดยส่วนใหญ่แล้วไม่สนใจการเปลี่ยนแปลงใด ๆ เลย แม้ว่าพวกเขาจะสัญญากับสิ่งที่ดีมากในอนาคตก็ตาม เนื่องจากการเพิ่มประสิทธิภาพจากพวกเขา มุมมองหมายถึงความเป็นไปได้ที่จะทำสิ่งต่างๆ ให้นายจ้างได้มากขึ้นด้วยเงินเท่าเดิม)

เราคาดหวังอะไรในที่สุด?

ผลลัพธ์สุดท้ายของการออกแบบควรเป็นองค์กรที่ดำเนินงานตามโครงการใหม่ หนึ่งในผลิตภัณฑ์การออกแบบขั้นสุดท้ายที่สำคัญที่สุดคือชุดเอกสารกำกับดูแลที่จำเป็นและเพียงพอ

กฎระเบียบของกระบวนการทางธุรกิจ (อย่างน้อยก็สำคัญ), รูปแบบมาตรฐานของเอกสารทั้งภายนอกและภายใน, กฎระเบียบของแผนก, รายละเอียดงาน, ตารางการจัดพนักงานขององค์กร - นี่คือรายการขั้นต่ำ สิ่งสำคัญไม่น้อยคือการนำระบบไปปฏิบัติและการปฏิบัติตามกฎระเบียบในทางปฏิบัติ หลังจากนี้เท่านั้นที่เราสามารถพูดได้ว่าความพยายามและทรัพยากรที่ใช้ในการออกแบบไม่สูญเปล่า เป็นเรื่องที่ดีหากคุณสามารถแบ่งการดำเนินการออกเป็นขั้นตอนและส่วนเล็กๆ ได้ (เช่น เริ่มจากแผนกจัดซื้อ ตามด้วยคลังสินค้า เป็นต้น) นอกเหนือจากข้อเท็จจริงที่ว่าสิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถรักษาการควบคุมกระบวนการนำนวัตกรรมไปใช้ได้อย่างมั่นใจ ทุก ๆ ความสำเร็จเล็กๆ น้อยๆ จะกลายเป็นปัจจัยกระตุ้นที่ดีในการทำงานต่อไป จริงอยู่ เป็นไปไม่ได้เสมอไปที่จะแบ่งการนำไปใช้ออกเป็นส่วนอิสระที่แยกจากกัน แม้ว่าระบบใหม่จะหลีกเลี่ยงการแบ่งความรับผิดชอบระหว่างแผนกโดยสิ้นเชิง แต่หากโครงสร้างของกระบวนการทางธุรกิจใหม่นั้นเป็นเส้นตรงและเรียบง่ายอย่างเคร่งครัด - ถึงกระนั้นก็ยังจำเป็นต้องดำเนินการวัดผล "ทันที" (ใครจะหยุดองค์กรที่ทำกำไรได้?) นำไปสู่ความจริงที่ว่าการดำเนินการตามกระบวนการใหม่หนึ่งกระบวนการส่งผลกระทบต่อกระบวนการเก่าหลายสิบกระบวนการ ซึ่งในทางกลับกันจะถูกแทนที่ด้วยกระบวนการ "ใหม่" หลายสิบกระบวนการ ซึ่งแต่ละกระบวนการ... (และเพิ่มเติมตามลำดับที่เพิ่มขึ้น) ดังนั้นในกรณีส่วนใหญ่ในระหว่างการดำเนินการทีมงานจะถูกบังคับให้ทำงานภายใต้ระบบเก่าเป็นระยะเวลาหนึ่งในขณะเดียวกันก็จำลองกิจกรรมใหม่ ๆ ไปพร้อม ๆ กัน (พนักงานส่วนใหญ่ของคุณเป็นคนที่รู้หนังสือและเข้าใจดีว่าพวกเขาจะต้องทำเป็นเวลานาน ทำงานสองครั้งเพื่อให้ภาระสุดท้ายเพิ่มขึ้นเมื่อเทียบกับของเดิม - ด้วยเหตุนี้การต่อต้านนวัตกรรม) ในกรณีขั้นสูงที่สุด ในการใช้ระบบการจัดการ การสร้างโรงงานใหม่ใกล้ ๆ จะง่ายกว่า (นี่คือสิ่งที่ต้องทำเช่นที่ AvtoVAZ ซึ่งความไร้สาระที่สืบทอดมาจากสมัยโซเวียตคูณด้วยสิ่งเหล่านั้น ที่ได้มาจากกระบวนการเปเรสทรอยกาสร้างสภาพแวดล้อมที่พนักงานเกือบทุกคนต่อต้านนวัตกรรม ) และสุดท้าย ผลลัพธ์เชิงตรรกะอีกประการหนึ่งของการออกแบบคือการแนะนำระบบการจัดการองค์กรแบบอัตโนมัติ ได้รับการพิสูจน์มานานแล้วว่าระบบอัตโนมัติช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงาน ระบบอัตโนมัติมีผลกระทบที่เห็นได้ชัดเจนโดยเฉพาะอย่างยิ่งในองค์กรที่มีระบบการจัดการที่ชัดเจนและมีเหตุผลและกระบวนการทางธุรกิจทั้งหมดได้รับการควบคุม และในทางตรงกันข้าม การควบคุมอัตโนมัติโดยไม่มีการออกแบบเบื้องต้นหมายถึงการทำให้การนำระบบควบคุมอัตโนมัติไปใช้ล้มเหลว (เราได้กล่าวไปแล้วถึงความเป็นไปไม่ได้ของการทำให้ความสัมพันธ์ที่เกิดขึ้นแบบสุ่มเป็นอัตโนมัติในลักษณะไม่มีกำหนดหรือไม่? ). การมีระบบกระบวนการทางธุรกิจที่เข้มงวดจะช่วยให้คุณสามารถเข้าถึงการนำระบบควบคุมอัตโนมัติไปใช้จากมุมมองของประสิทธิภาพสูงสุด ตอนนี้ค่อนข้างเป็นไปได้ที่จะทำให้พื้นที่ที่สำคัญที่สุดของงานเป็นอัตโนมัติก่อน โดยใช้เงินที่ได้รับหรือประหยัดตามผล - สิ่งที่สำคัญที่สุดถัดไป... คุณสามารถดำเนินการนี้ทีละน้อยเท่าที่ทรัพยากรจะเอื้ออำนวยหรือตามสถานการณ์ภายนอกที่ต้องการ

การประมาณความต้องการทรัพยากร

หากคุณเคยทำกิจกรรมที่คล้ายกันมาก่อน คุณคงจินตนาการได้แล้วว่าการออกแบบบัญชีปัจจุบันของคุณจะง่ายขึ้นแค่ไหน คุณจะสูญเสียพนักงานไปชั่วคราวกี่คนในฐานะหน่วยรบที่เต็มเปี่ยม (และคุณจะสูญเสียพนักงานไปทั้งหมดกี่คน) เหตุผลด้านล่างนี้มีแนวโน้มมากกว่าสำหรับผู้ที่กำลังวางแผนจะเริ่มงานดังกล่าวเป็นครั้งแรก ท้ายที่สุดแล้ว การประเมินค่าสูงเกินไปและประเมินค่าความสูญเสียในอนาคตต่ำไปถือเป็นอันตราย การประเมินความซับซ้อนสูงเกินไปอาจนำไปสู่การละทิ้งโครงการโดยสิ้นเชิง (พร้อมกับความหวังที่จะเป็นผู้นำในอุตสาหกรรม) หรือจำนวนเงินที่สูงเกินไปภายใต้สัญญากับผู้รับเหมา การดูถูกดูแคลนจะนำไปสู่ความจริงที่ว่าเมื่อถึงจุดหนึ่งจะมีทรัพยากรไม่เพียงพอและโครงการจะถูกยกเลิก - ซึ่งหมายถึงการสูญเสียเงินอีกครั้ง การประเมินเวลาก็มีความสำคัญไม่น้อย - และด้วยเหตุผลเดียวกัน แนวปฏิบัติแสดงให้เห็นว่าบริษัทขนาดกลาง ตั้งแต่ 500 ถึง 1,000 คน พัฒนาและใช้ระบบการจัดการใหม่ทั้งหมดภายในหนึ่งปี บริษัทที่มีพนักงาน 10,000 คนจะต้องใช้เวลาประมาณ 2-3 ปี อย่างไรก็ตาม ขึ้นอยู่กับความซับซ้อนของสถานการณ์ เวลาในการดำเนินการอาจเพิ่มขึ้นสองหรือสามครั้ง

ขึ้นอยู่กับความต้องการทรัพยากรมนุษย์เราสามารถถือว่าตลอดระยะเวลานี้มีทีมงานถาวร 3-4 คน (นักยุทธศาสตร์นักวิเคราะห์) และความจำเป็นในการให้พนักงานขององค์กรมีส่วนร่วมในงานตามความจำเป็น - หัวหน้าแผนกและนักแสดงทั่วไป หัวหน้าจะมีส่วนร่วมเป็นเวลาประมาณหนึ่งถึงสองเดือนตลอดวงจรการออกแบบและการใช้งานทั้งหมด นักแสดงธรรมดา - น้อยกว่าจาก 2 สัปดาห์ถึงหนึ่งเดือน สามารถประมาณค่าใช้จ่ายของผู้เชี่ยวชาญโดยคำนึงถึงเวลานี้ได้ ที่ปรึกษาภายนอกไม่ถูก บริการของผู้เชี่ยวชาญอาจมีราคาตั้งแต่ 1.5 ถึง 25,000 รูเบิลต่อชั่วโมงการทำงาน

เล็กน้อยเกี่ยวกับการรับประกันความสำเร็จ เราได้กล่าวไปแล้วว่าเมื่อออกแบบระบบการจัดการอย่างอิสระ ผู้จัดการที่มีประสบการณ์และสมเหตุสมผลโดยได้รับการสนับสนุนจากทีมงานของเจ้าหน้าที่ของเขา มีโอกาสที่ดีในการทำงานนี้โดยไม่ต้องมีที่ปรึกษาภายนอกเข้ามาเกี่ยวข้อง - แม้ว่าแน่นอนว่าเช่น ทีมจะไม่บรรลุผลในอุดมคติในครั้งแรก ความเป็นไปได้ของทีมงานมืออาชีพนั้นยิ่งใหญ่กว่า และยิ่งคุณเชิญบริษัทที่ปรึกษาที่มีชื่อเสียง (และมีราคาแพง) มากเท่าไร คุณก็ยิ่งเข้าใกล้ระบบการจัดการในอุดมคติสำหรับประเภทกิจกรรมของคุณมากขึ้นเท่านั้น ตามกฎแล้ว บริษัท ที่มีชื่อเสียงให้ความสำคัญกับชื่อเสียงของตน ในระหว่างการตรวจสอบก่อนการออกแบบ ผู้เชี่ยวชาญสามารถสรุปข้อสรุปเกี่ยวกับประสิทธิผลของงานที่จะเกิดขึ้น - หรือสามารถปฏิเสธได้หากด้วยเหตุผลบางประการ ไม่รับประกันความสำเร็จของการออกแบบ เมื่อเร็ว ๆ นี้ มีแนวทางอื่นเกิดขึ้น - ในระหว่างการดำเนินการ ที่ปรึกษาชั้นนำได้รับการว่าจ้างจากบริษัทลูกค้าให้เป็นผู้จัดการระดับสูง - กรรมการหรือรอง แน่นอนว่าชื่อเสียงของบริษัทที่ปรึกษาจะต้องสูงมากในเรื่องนี้ แต่คุณสามารถมั่นใจได้ว่าจะได้รับผลลัพธ์คุณภาพสูง พร้อมการประหยัดเซลล์ประสาทอย่างเห็นได้ชัด บริษัทที่ไม่ค่อยมีใครรู้จักอาจมีต้นทุนน้อยกว่า แต่ผลลัพธ์ก็ยังห่างไกลจากการรับประกัน

คำถาม: สามารถลดต้นทุนในการออกแบบระบบควบคุมได้หรือไม่?

คำตอบ: เป็นไปได้และจำเป็น วิธีหนึ่งในการลดความต้องการทรัพยากรคือการใช้ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์เฉพาะทาง

● เหตุผลแรกที่การออกแบบอัตโนมัติมีประโยชน์จริงๆ คือความสามารถในการบันทึกและแก้ไขในทุกขั้นตอนของงาน การสร้างและบันทึกกระบวนการทางธุรกิจ "ตามที่เป็น" ช่วยให้การสร้างแบบจำลองของกระบวนการ "ตามที่เป็น" อำนวยความสะดวกอย่างมาก - ท้ายที่สุดแล้ว แก้ไขได้ง่ายกว่าการสร้างอีกครั้ง

● เหตุผลที่สองมาจากการทำความเข้าใจพื้นฐานของประสิทธิภาพ กระบวนการที่เกิดซ้ำบ่อยครั้งมีความสำคัญต่อความก้าวหน้าโดยรวมของธุรกิจ ท้ายที่สุดแล้ว แม้จะเรียบง่ายและเป็นกิจวัตร แต่การมีส่วนร่วมต่อต้นทุนค่าแรงทั้งหมดก็มีความสำคัญมาก ในการออกแบบกระบวนการทางธุรกิจ มีเทมเพลตจำนวนมาก การดำเนินการซ้ำๆ ซึ่งหากดำเนินการด้วยตนเอง จะกินเวลาส่วนใหญ่ในการพัฒนาทั้งหมด แน่นอนว่าการใช้เทคนิค CTRL-C - CTRL-V ช่วยลดความยุ่งยากในการทำงานใน WORD หรือ Excel ได้อย่างมากเมื่อเข้าสู่ระบบ แต่ซอฟต์แวร์พิเศษให้สภาพแวดล้อมการออกแบบที่สะดวกยิ่งขึ้น

● เหตุผลที่สามคือความเชื่อมโยงกันของวัตถุทั้งหมด ตั้งแต่แผนกและพนักงานไปจนถึงกระบวนการในระดับต่างๆ และเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ ในระบบที่มีโครงสร้างที่ดี ทุกอย่างควรอยู่ภายใต้ระบบเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ระบบเดียว ซอฟต์แวร์พิเศษช่วยให้มั่นใจถึงความสัมพันธ์นี้และช่วยหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่น่ารำคาญเนื่องจากการไม่ตั้งใจเมื่อป้อนข้อมูล

● เหตุผลที่สี่คือความเป็นไปได้ของการเพิ่มประสิทธิภาพ แม้ว่าในปัจจุบันนี้จะไม่มีโปรแกรมใดที่สามารถออกแบบเวอร์ชันที่เหมาะสมที่สุดของกระบวนการทางธุรกิจได้อย่างอิสระ (ไม่เช่นนั้นความต้องการผู้จัดการและนักวิเคราะห์ธุรกิจจะหายไปเอง คอมพิวเตอร์มีราคาถูกกว่า) - แต่สามารถจำลองรอบได้หลายร้อยรอบของแต่ละรอบนับพัน กระบวนการทางธุรกิจในการโต้ตอบที่หลากหลาย... ลองใช้ Excel สิ! และในกรณีนี้ เป็นไปไม่ได้ที่จะทำโดยไม่มีการประมวลผลทางสถิติ เพราะท้ายที่สุดแล้ว ระบบจะทำงานในโลกแห่งความเป็นจริงซึ่งมีอะไรเกิดขึ้น

● เหตุผลที่ห้า (และสำหรับหลาย ๆ คน ที่สำคัญที่สุด) คือการทำให้ผลลัพธ์เป็นอัตโนมัติ แม้แต่ระบบการจัดการที่ยอดเยี่ยมที่สุดก็ยังเป็นเพียงโครงการจนกว่ากระบวนการทางธุรกิจจะกลายเป็นข้อบังคับและลักษณะงาน ระบบที่สามารถพัฒนาเอกสารด้านกฎระเบียบเหล่านี้ทั้งหมดนับร้อยนับพันโดยอัตโนมัติ และแม้กระทั่งส่งมอบให้กับพนักงานแต่ละคน จะช่วยประหยัดเวลาอันมีค่ามากให้กับผู้จัดการได้อย่างมาก แน่นอนว่าเมื่อแก้ไขกระบวนการทางธุรกิจ (และขอแนะนำอย่างยิ่งให้ตรวจสอบความมีชีวิตอย่างน้อยปีละครั้ง) ระบบอัตโนมัติจะไม่ลืมทำการเปลี่ยนแปลงเอกสารทั้งหมดที่ได้รับผลกระทบจากการเปลี่ยนแปลง - และแจ้งกฎใหม่ของพนักงานอีกครั้ง เกม. เราต้องไม่ลืมว่ากฎระเบียบที่สร้างขึ้นโดยอัตโนมัตินั้นสอดคล้องกันและสอดคล้องกัน (หากกระบวนการทางธุรกิจได้รับการออกแบบอย่างถูกต้อง) และพนักงานจะไม่สามารถใช้ประโยชน์จาก "ช่องโหว่" ในกฎหมายภายในของคุณได้อีกต่อไป

● เหตุผลที่หก สำคัญสำหรับนักออกแบบมือใหม่ คำแนะนำสำหรับซอฟต์แวร์เฉพาะทางคือคำอธิบายพื้นฐานของการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ การทำงานตามเทมเพลตที่ระบุไว้ในซอฟต์แวร์ผู้เริ่มต้นจะไม่ทำผิดพลาดที่น่ารำคาญระบบจะไม่อนุญาตให้คุณข้ามการกระทำหรือขั้นตอนที่สำคัญใด ๆ เนื่องจากโอกาสในการประสบความสำเร็จในการออกแบบเพิ่มขึ้นอย่างมาก

วัสดุนี้จัดทำโดยผู้เชี่ยวชาญของ บริษัท "Abis Soft"

วิธีการเลือก

ก่อนที่คุณจะเริ่มเลือกผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ คุณต้องตอบคำถามพื้นฐานสามข้อก่อน:

1.คุณต้องอธิบายอะไรบ้าง?

2. คุณต้องอธิบายมากน้อยเพียงใด?

3. จะมีการติดตามผลการดำเนินการอย่างไร?

เมื่อตอบคำถามแรก คุณควรพิจารณาว่าคุณจะอธิบายส่วนใดของระบบควบคุม และจำเป็นต้องมีคำอธิบายที่ครอบคลุมของทั้งระบบหรือไม่

คำตอบสำหรับคำถามที่สองควรให้ความคิดว่าจะอธิบายระบบการจัดการสำหรับธุรกิจแต่ละราย แผนก หรือสำหรับทั้งองค์กรโดยรวม

คำถามที่สามจะกำหนดข้อจำกัดที่อาจเกิดขึ้นกับผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ เพื่อให้สามารถดำเนินการรวมเข้ากับระบบผู้บริหารได้ในอนาคต

เมื่อตอบคำถามเหล่านี้ได้ คุณจะสามารถจำกัดขอบเขตของผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่เป็นไปได้ให้แคบลงได้อย่างมาก

• ความเป็นไปได้ของการทำงานแบบหลายผู้ใช้
• วิธีการนำเสนอผลงาน
• อินเทอร์เฟซและการยศาสตร์
• ความพร้อมของเอกสารและการสนับสนุนด้านเทคนิค
• ข้อกำหนดด้านฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์
• ราคา.

ผู้เขียนบทวิจารณ์เสนอทางเลือกในการประเมินผลิตภัณฑ์ที่วิจารณ์โดยไม่อ้างว่าเป็นความจริงขั้นสุดท้าย

1. หากบริษัทได้พัฒนากลยุทธ์แล้วและจำเป็นต้องควบคุมแล้วจากผลิตภัณฑ์ต่างประเทศที่กล่าวถึงในบทความโซลูชันนี้เหมาะที่สุดสำหรับสิ่งนี้ ดัชนีชี้วัดประสิทธิภาพของไฮเปอเรียนเป็นตัวแทน ออราเคิล

2. หากจุดเน้นหลักอยู่ที่กระบวนการทางธุรกิจที่เกิดขึ้นในบริษัท แสดงว่าผลิตภัณฑ์ของบริษัทมีความเหมาะสมที่สุด IBM - IBM WebSphere Business Modeler

(จำเป็นต้องชี้แจงว่าการเลือกซอฟต์แวร์จากผู้ผลิตเช่น ไอบีเอ็ม, ออราเคิล, SAP,กำหนดโดยทางเลือก ระบบอีอาร์พี- ระบบของผู้ผลิตที่เกี่ยวข้อง ซอฟต์แวร์การสร้างแบบจำลองธุรกิจของพวกเขาเป็นระบบย่อยของผลิตภัณฑ์ที่ซับซ้อน)

3. แนะนำให้ใช้ผลิตภัณฑ์ของรัสเซียมากที่สุด INTALEV: นักเดินเรือขององค์กรหากคุณต้องการสร้างคำอธิบายของบริษัททั้งหมด (การถือครอง) โดยรวม และไม่ใช่แค่หน่วยธุรกิจแยกต่างหาก (แผนกหรือสาขา)

ข้อมูลได้มาจากตัวแทนของผู้ผลิตในสหพันธรัฐรัสเซียหรือจากเว็บไซต์อย่างเป็นทางการของผู้ผลิต

ARIS รุ่นประสิทธิภาพทางธุรกิจ

ดำเนินการโดยระบบ ไอบีเอ็ม Rational ClearCase

ข้อเสนอ VRM ในตลาดรัสเซียในปัจจุบันค่อนข้างสมบูรณ์ - มีการนำเสนอการพัฒนาทั้งในประเทศและต่างประเทศที่สำคัญที่นี่ รวมถึงระบบย่อยของผลิตภัณฑ์ที่ซับซ้อน "หนัก" จากผู้ขายรายใหญ่ แม้ว่าซอฟต์แวร์ของรัสเซียจะยังคงเน้นไปที่การอธิบายกระบวนการมากกว่า แต่ชาวต่างชาติกลับหันไปสนใจการประหารชีวิต ก่อนที่จะเลือกผลิตภัณฑ์ คุณต้องชี้แจงทันทีว่าต้องอธิบายอะไรบ้าง ขอบเขตใดและจะควบคุมการดำเนินการอย่างไร ถัดไป ระบบจะถูกเลือกตามเกณฑ์ชุดที่แตกต่างกันมาก ตั้งแต่ข้อกำหนดด้านหลักสรีรศาสตร์ ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ ไปจนถึงการสนับสนุนทางเทคนิคและต้นทุน

เมื่อองค์กรเติบโตขึ้น ระบบการจัดการก็จะซับซ้อนมากขึ้น ในองค์กร คำอธิบายของระบบนี้และกระบวนการทางธุรกิจที่กำลังดำเนินอยู่ (หากมี) ในกรณีส่วนใหญ่ จะถูกนำเสนอในรูปแบบที่แตกต่างกันและแตกต่างกัน และล้าสมัย ส่งผลให้พนักงานไม่เข้าใจว่ากระบวนการใดโดยทั่วไปเกิดขึ้นในองค์กร และระดับการมีส่วนร่วมของพนักงานในกระบวนการเหล่านี้จะลดลง ช่องว่างระหว่างการกระทำจริงของพนักงานและกลยุทธ์โดยรวมของบริษัทกำลังเติบโตขึ้น สิ่งนี้นำไปสู่การตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงในสภาวะภายนอกที่ช้าซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพของธุรกิจและเป็นผลให้ผลกำไร ในภาวะเศรษฐกิจปัจจุบัน ถือเป็นความฟุ่มเฟือยที่ไม่อาจให้อภัยได้

การเพิ่มประสิทธิภาพต้นทุนดังกล่าวเป็นการสำรองภายในที่ชัดเจนสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กร และที่นี่เทคโนโลยีสมัยใหม่สำหรับการอธิบายกิจกรรมขององค์กรซึ่งเป็นผลมาจากแบบจำลองข้อมูลสามารถเข้ามาช่วยเหลือบริษัทต่างๆ ได้ ตามกฎแล้วการพัฒนาแบบจำลองข้อมูลขององค์กรจะดำเนินการ "จากบนลงล่าง" โดยเริ่มจากการกำหนดภารกิจของ บริษัท เป้าหมายขององค์กรและการพัฒนากลยุทธ์ที่กำหนดชุดฟังก์ชันที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย . แบบจำลองข้อมูลที่สมบูรณ์จะกลายเป็นระบบการจัดการสำหรับองค์กร

“BPM นำเสนอวิธีการและเครื่องมือที่เชื่อมโยงแบบจำลองกระบวนการที่สร้างขึ้นกับกิจกรรมการดำเนินงานของบริษัท โดยมีกลไกสำหรับการควบคุมและติดตามกระบวนการ” หมายเหตุ เลียนา เมลิกเซตยาน, ผู้อำนวยการฝ่ายพัฒนาธุรกิจ, Software AG ในรัสเซียและ CIS (บริษัทเพิ่งประกาศการเข้าซื้อกิจการ IDS Scheer AG) - สิ่งหลังมีคุณค่าอย่างยิ่งเมื่อสร้างระบบการจัดการคุณภาพหรือเมื่อปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจตามตัวบ่งชี้เชิงปริมาณส่งผลกระทบอย่างมีนัยสำคัญต่อประสิทธิภาพทางธุรกิจ

ข้อเสนอเฉพาะ

วันนี้ในตลาดรัสเซียคุณสามารถค้นหาผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์จำนวนหนึ่งที่ช่วยให้กระบวนการอธิบายกิจกรรมขององค์กรง่ายขึ้น ในการพัฒนาของรัสเซียที่นี่เราสามารถเน้น Business Studio (เทคโนโลยีการจัดการสมัยใหม่), วิศวกรธุรกิจ (Bitek), Intalev: Corporate Navigator (Intalev), ORG-Master Pro (กลุ่มวิศวกรรมธุรกิจ ") ในบรรดาผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ต่างประเทศที่ได้รับความนิยมสูงสุดจำเป็นต้องทราบ ARIS Business Performance Edition (IDS Scheer AG), CA ERWin Process Modeler เดิมชื่อ BPWin (CA), Hyperion Performance Scorecard (Oracle), IBM WebSphere Business Modeler (IBM), SAP การจัดการองค์กรเชิงกลยุทธ์ (SAP)

“คุณควรให้ความสนใจกับความจริงที่ว่าการพัฒนาของรัสเซียมีจุดมุ่งหมายเพื่อการอธิบาย/ออกแบบกิจกรรมของบริษัทเป็นหลัก ตามกฎแล้วมีความสามารถในการอธิบายเกือบทุกสาขาวิชา ผู้ผลิตต่างประเทศให้ความสำคัญกับการดำเนินการมากกว่า ในกรณีส่วนใหญ่ ผลิตภัณฑ์ของพวกเขาจะเป็นโมดูลตั้งแต่หนึ่งโมดูลขึ้นไปในกลุ่มซอฟต์แวร์ที่ผู้ผลิตจัดเตรียมให้” แสดงความคิดเห็น อเล็กเซย์ เฟโดเซฟ, ผู้อำนวยการทั่วไปของกลุ่มบริษัท Intalev

ระบบการสร้างแบบจำลองธุรกิจในรัสเซีย

ผลิตภัณฑ์	ผู้ให้บริการ	ฟังก์ชั่นการทำงาน	เครื่องมือ	ราคา*
ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์จากต่างประเทศ
IBM WebSphere Business Modeler	ไอบีเอ็ม	การสร้างแบบจำลอง การจำลอง การวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจ ช่วยให้คุณสร้างรายการตัวบ่งชี้ KPI เชื่อมโยงกับองค์ประกอบกระบวนการทางธุรกิจ และคาดการณ์ได้ รองรับการวิเคราะห์มากกว่า 40 ประเภท ทั้งแบบคงที่ (วิเคราะห์โครงสร้างของโมเดล) และไดนามิก (วิเคราะห์โมเดลระหว่างและหลังการจำลอง)	ไดอะแกรมมาตรฐาน BPMN Crystal Report – การสร้างการรายงานทุกประเภทเกี่ยวกับวัตถุโมเดลและการรายงานตามกฎระเบียบ ซึ่งสามารถอัปโหลดไปยัง MS Word, Excel, pdf เป็นต้น	ค่าใช้จ่ายของใบอนุญาตพื้นฐานหนึ่งใบ ~ 1 500 $ , ขั้นสูง – ~ 11 500 $ . เซิร์ฟเวอร์การเผยแพร่ IBM WebSphere Business Modeler ~ 650 $ .
ARIS รุ่นประสิทธิภาพทางธุรกิจ	ไอดีเอส เชียร์	การจัดการกระบวนการทางธุรกิจแบบครบวงจร: ตั้งแต่คำอธิบายกลยุทธ์ไปจนถึงการควบคุม ผลิตภัณฑ์ของโมดูล ARIS Design Platform (ARIS Business Architect, ARIS Business Designer, ARIS Business Publisher ฯลฯ) ช่วยให้คุณสามารถสร้างแบบจำลอง เพิ่มประสิทธิภาพ และเผยแพร่กระบวนการทางธุรกิจได้ ผลิตภัณฑ์ของโมดูล ARIS Strategy Platform (ARIS BSC, ARIS BSC Portal) ช่วยให้คุณสามารถพัฒนา Balanced Scorecard เชื่อมโยงกับโครงสร้างองค์กรและกระบวนการหรือข้อมูลอื่น ๆ เกี่ยวกับกิจกรรมขององค์กร ผลิตภัณฑ์ของโมดูลแพลตฟอร์มการควบคุม ARIS (ARIS Process Performance Manager, ARIS Risk & Compliance Manager) ช่วยให้คุณสามารถติดตามการดำเนินการของกระบวนการทางธุรกิจและวิเคราะห์สาเหตุของการเบี่ยงเบนจากตัวบ่งชี้ที่วางแผนไว้ ตลอดจนตรวจสอบแบบจำลองกระบวนการที่พัฒนาขึ้นเพื่อให้สอดคล้องกับ ข้อกำหนดของมาตรฐานและกฎระเบียบ	การออกแบบไดอะแกรมกระบวนการทางธุรกิจใน IDEF, ผังงานพื้นฐาน, ผังงานแบบข้ามสายงาน, สัญลักษณ์ EPC, BPMN, BPEL รวมถึงการสร้างประเภทไดอะแกรมของคุณเอง การรับรายงานจำนวนมากเกี่ยวกับโมเดลที่พัฒนาแล้ว สามารถดาวน์โหลดรายงานทั้งหมดเป็นไฟล์ MS Word, Excel, html, ไฟล์ข้อความ ฯลฯ รองรับการทำงานร่วมกับ 1C, SAP, Oracle, MS BizTalk Server, DMS (Lotus, Documentum, Web Sphera), Ultimis รวมถึงเครื่องมือสร้างแบบจำลองและวิเคราะห์กระบวนการทางธุรกิจอื่นๆ - AllFusion, ERStudio, Power Designer, OracleDesigner, Rational Rose ฯลฯ . การเข้าถึงแบบผู้ใช้หลายรายไปยังโมเดลที่มีระดับการเข้าถึงข้อมูลที่แตกต่างกัน ฐานข้อมูลแบบกระจาย	ราคาใบอนุญาตหนึ่งใบ - 2600 €. ฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิคจะจ่ายเพิ่มเติมและคิดเป็น 22% ของต้นทุนผลิตภัณฑ์ + ภาษีมูลค่าเพิ่ม (18%)
CA ERWin ผู้สร้างโมเดลกระบวนการ	ซี.เอ.	การวิเคราะห์ การจัดทำเอกสาร และการปรับโครงสร้างกระบวนการทางธุรกิจที่ซับซ้อน	การพัฒนากระบวนการทางธุรกิจในรูปแบบ IDEF0 (คำแนะนำของมาตรฐานแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย, มาตรฐานของรัฐบาลกลางสหรัฐอเมริกา), IDEF3 (มาตรฐานของรัฐบาลกลางสหรัฐ) และ DFD ระบบการรายงานกฎระเบียบในตัว รายงานตัวสร้างเทมเพลตตัวสร้างเทมเพลต โมเดลที่พัฒนาแล้วสามารถนำเข้าสู่สภาพแวดล้อมการจำลอง Arena เพื่อการวิเคราะห์แบบเรียลไทม์ ผสานรวมกับ CA ERwin Data Modeler, CA ERWin Model Manager, Paradigm Plus, ระบบ Arena	จาก 76 000 ก่อน 136,000 ถู
ดัชนีชี้วัดประสิทธิภาพของไฮเปอเรียน	ออราเคิล	เครื่องมือสำหรับการวิเคราะห์ตัวบ่งชี้ด้วยภาพซึ่งช่วยให้คุณสามารถเปรียบเทียบความสำเร็จที่แท้จริงของบริษัทกับเป้าหมาย ตัวบ่งชี้อุตสาหกรรมที่ดีที่สุด หรือเกณฑ์มาตรฐานอื่น ๆ ได้พร้อม ๆ กัน ตลอดจนติดตามการเปลี่ยนแปลงของตัวบ่งชี้หลักเมื่อเวลาผ่านไป	ช่วยให้คุณสามารถจัดระเบียบการนำเข้าข้อมูลจากระบบภายนอกใด ๆ รวมถึงระบบบัญชี ERP ฯลฯ	ต้นทุนสูงสุดของใบอนุญาตหนึ่งใบสำหรับผู้ใช้หนึ่งรายคือ 700 $ ค่าใช้จ่ายในการสนับสนุนทางเทคนิค – 154 $
ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ของรัสเซีย
INTALEV: นักเดินเรือขององค์กร	อินทาเลฟ	แพลตฟอร์มและชุดโซลูชันสำเร็จรูปสำหรับปัญหาการจัดการ (เทมเพลตการจัดการ) ชุดอุปกรณ์แต่ละชุดได้รับการออกแบบมาเพื่อแก้ไขปัญหาทางธุรกิจเฉพาะ เช่น การสร้างกลยุทธ์ การพัฒนาโครงสร้างทางการเงิน ฯลฯ ชุดอุปกรณ์เหล่านี้สามารถผสานรวมเข้าด้วยกันได้อย่างง่ายดาย ช่วยให้คุณสามารถพัฒนาระบบการจัดการแบบครบวงจรสำหรับองค์กร ตั้งแต่กลยุทธ์ไปจนถึงลักษณะงานของผู้จัดการแต่ละคน การมีโมดูล Configurator แยกต่างหากทำให้คุณสามารถพัฒนาทั้งชุดของคุณเองและแก้ไขชุดมาตรฐานตามอำเภอใจเพื่อปรับใช้ข้อมูลเฉพาะขององค์กรใดองค์กรหนึ่งได้ เครื่องมือกำหนดค่าให้ความยืดหยุ่นของผลิตภัณฑ์ในระดับสูงสุดสำหรับการสร้างแบบจำลองธุรกิจและระบบการจัดการองค์กร	รองรับการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบต่างๆ (ไดเร็กทอรี ไดอะแกรม) การสร้างแบบจำลอง การวิเคราะห์ต้นทุน และความสามารถในการพัฒนาไดอะแกรมประเภทของคุณเอง เป็นไปได้ที่จะพัฒนารายงานประจำซึ่งสามารถส่งออกไปยัง MS Word, เอกสาร HTML ในภายหลังได้ การใช้โมดูลเว็บทำให้ผู้ใช้ที่สนใจทุกคนสามารถเข้าถึงโมเดลที่พัฒนาแล้วได้ สามารถใช้เป็นพอร์ทัลเว็บขององค์กรพร้อมการอัพเดตแบบเรียลไทม์ เมื่อใช้โมดูลความปลอดภัย คุณสามารถกำหนดค่าการเข้าถึงเพื่อแก้ไขและดูข้อมูลได้	ราคาใบอนุญาตสำหรับ Kit ใดๆ คือ 10,000 ถู ค่าลิขสิทธิ์สำหรับโมดูล Configurator - 48,000 ถูต่อโมดูลความปลอดภัย - 29,000 ถู
องค์กร-Master Pro	กลุ่มวิศวกรรมธุรกิจ	ช่วยให้คุณพัฒนาระบบเป้าหมายและตัวชี้วัด ระบบกระบวนการทางธุรกิจ การเงิน ข้อมูล โครงสร้างองค์กร ฯลฯ รองรับความสามารถในการรวบรวมและตรวจสอบตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก	เมื่อออกแบบ ข้อมูลสามารถนำเสนอในรูปแบบของไดเร็กทอรีแบบลำดับชั้น การฉายภาพ (สะท้อนความสัมพันธ์ระหว่างไดเร็กทอรี) และไดอะแกรม รองรับการพัฒนาไดอะแกรมใน IDEF, Cross Functional Flowchart, EPC (Event-Driven Process Chain) แผนภาพที่พัฒนาขึ้นสามารถวิเคราะห์ได้โดยใช้การวิเคราะห์ต้นทุน การวิเคราะห์โหลดทรัพยากร และเวลาดำเนินการโดยเฉลี่ยของกระบวนการสามารถคำนวณได้ ข้อมูลทั้งหมดที่พัฒนาในแบบจำลองสามารถนำเสนอในรูปแบบของรายงานที่สามารถดาวน์โหลดเป็นไฟล์ MS Word, MS Excel, html และข้อความได้	ขึ้นอยู่กับรุ่นจาก 3 000 ก่อน 5 000 $
วิศวกรธุรกิจ	ไบเทค	เครื่องมือสำหรับการสร้างแบบจำลองกิจกรรมองค์กรและพัฒนาเอกสารกำกับดูแล รองรับวงจรการออกแบบเต็มรูปแบบ ตั้งแต่การพัฒนากลยุทธ์ ตัวบ่งชี้หลัก และกระบวนการทางธุรกิจไปจนถึงการวิเคราะห์และเพิ่มประสิทธิภาพโครงสร้างองค์กร การเพิ่มประสิทธิภาพบุคลากร โครงการ การสร้างระบบการจัดการคุณภาพ การเงิน และ ระบบสารสนเทศขององค์กร	ระบบช่วยให้คุณพัฒนาโมเดลธุรกิจ สร้างรายงานการวิเคราะห์และเอกสารด้านกฎระเบียบตามพื้นฐานในด้านต่างๆ: กลยุทธ์ กระบวนการทางธุรกิจ บุคลากร ฯลฯ ช่วยให้คุณสามารถนำเสนอข้อมูลในรูปแบบของไดอะแกรม หนังสืออ้างอิง และสร้างเมทริกซ์ความรับผิดชอบ บูรณาการกับผลิตภัณฑ์ MS Office	ค่าลิขสิทธิ์ (Profi เวอร์ชัน 2.0) - 22,000 ถู

*ราคา ณ เดือนพฤษภาคม 2552

ที่มา: Abis Soft, CNews Analytics, 2009

วิธีการเลือกระบบการสร้างแบบจำลองธุรกิจ

ก่อนที่คุณจะเริ่มเลือกผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ คุณต้องเข้าใจประเด็นหลักสามประการ: สิ่งที่ต้องอธิบาย ขนาดไหน; การดำเนินการจะถูกติดตามอย่างไร เมื่อตอบคำถามแรก จำเป็นต้องพิจารณาว่าจะต้องอธิบายส่วนใดของระบบควบคุม และจำเป็นต้องมีคำอธิบายที่ครอบคลุมของทั้งระบบหรือไม่ คำตอบสำหรับคำถามที่สองควรให้ความคิดว่าจะอธิบายระบบการจัดการสำหรับธุรกิจแต่ละราย แผนก หรือสำหรับทั้งองค์กรโดยรวม คำถามที่สามจะกำหนดข้อจำกัดที่อาจเกิดขึ้นกับผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ เพื่อให้สามารถดำเนินการรวมเข้ากับระบบผู้บริหารได้ในอนาคต

เมื่อตอบคำถามเหล่านี้ได้ คุณจะสามารถจำกัดขอบเขตของผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่เป็นไปได้ให้แคบลงได้อย่างมาก ถัดไป คุณควรเลือกผลิตภัณฑ์ตามเกณฑ์ต่างๆ เช่น ความเป็นไปได้ในการทำงานที่มีผู้ใช้หลายคน วิธีการนำเสนอผลลัพธ์ อินเทอร์เฟซและการยศาสตร์ ความพร้อมใช้งานของเอกสารประกอบและการสนับสนุนทางเทคนิค ข้อกำหนดด้านฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ และต้นทุน

การทบทวนความสามารถของระบบการสร้างแบบจำลองธุรกิจบางระบบ*

* - ตารางด้านล่างระบุเฉพาะการมี/ไม่มีฟังก์ชันการทำงานเฉพาะเท่านั้น จะต้องคำนึงว่ามีการนำฟังก์ชันที่ประกาศไปใช้ในผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ โดยมีระดับรายละเอียดที่แตกต่างกัน

โอกาส		ARIS BUSINESS PERFORMANCE EDITION	แบบจำลองกระบวนการของ CA ERWIN	บัตรคะแนนประสิทธิภาพ HYPERION	INTALEV: นักเดินเรือขององค์กร	ORG-MASTER PRO	วิศวกรธุรกิจ
โดเมนแบบจำลอง
การวินิจฉัย/การรวบรวมข้อมูลปฐมภูมิ ได้แก่:	เลขที่	เลขที่	เลขที่	เลขที่	ใช่	ใช่	ใช่
การวิเคราะห์คะแนน	เลขที่	เลขที่	เลขที่	เลขที่	ใช่	ใช่	ใช่
การวิเคราะห์ศัตรูพืช	เลขที่	เลขที่	เลขที่	เลขที่	ใช่	ใช่	ใช่
การวิเคราะห์ SWOT	เลขที่	เลขที่	เลขที่	เลขที่	ใช่	ใช่	ใช่
การวินิจฉัยและการวิเคราะห์ประเภทอื่น	เลขที่	เลขที่	เลขที่	เลขที่	ใช่	ใช่	ใช่
การจัดการเชิงกลยุทธ์	ใช่	ใช่	เลขที่	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่
การจัดการงบประมาณ	เลขที่	ใช่	เลขที่	เลขที่	ใช่	ใช่	ใช่
การจัดการกระบวนการ	ใช่	ใช่	ใช่	เลขที่	ใช่	ใช่	ใช่
ระบบการจัดการคุณภาพ	เลขที่	ใช่	เลขที่	เลขที่	ใช่	ใช่	ใช่
วิธีการของตัวเอง	เลขที่	เลขที่	เลขที่	เลขที่	ใช่	ใช่	ใช่
วิธีการนำเสนอข้อมูล
ไดเรกทอรี	ใช่	ใช่	เลขที่	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่
ไดเร็กทอรีที่ซับซ้อน (คอมโพสิต)	เลขที่	ใช่	เลขที่	เลขที่	ใช่	ใช่	เลขที่
การคาดการณ์ (กลไกสำหรับการสร้างความสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลไดเร็กทอรีในความสัมพันธ์แบบกลุ่มต่อกลุ่ม)	ใช่	ใช่	เลขที่	เลขที่	ใช่	ใช่	ใช่
ไดอะแกรม รวมถึงสัญลักษณ์ไดอะแกรม:	ใช่	ใช่	ใช่	เลขที่	ใช่	ใช่	เลขที่
	เลขที่	ใช่	ใช่	เลขที่	เลขที่	ใช่	เลขที่
ผังงานพื้นฐาน	เลขที่	ใช่	เลขที่	เลขที่	เลขที่	เลขที่	เลขที่
ผังงานข้ามสายงาน	เลขที่	ใช่	ใช่	เลขที่	ใช่	ใช่	เลขที่
EPC (ห่วงโซ่กระบวนการที่ขับเคลื่อนด้วยเหตุการณ์)	เลขที่	ใช่	เลขที่	เลขที่	ใช่	ใช่	เลขที่
แผนภูมิองค์กร	ใช่	ใช่	ใช่	เลขที่	ใช่	ใช่	เลขที่
	ใช่	ใช่	เลขที่	เลขที่	เลขที่	เลขที่	เลขที่
ประเภทแผนภูมิที่กำหนดเอง	เลขที่	ใช่	เลขที่	เลขที่	ใช่	ใช่	เลขที่
ความสามารถในการจัดทำรายงานประจำ	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่
รายงานการกำหนดพารามิเตอร์	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่	ใช่
การสร้างชุดเทมเพลตรายงานสำหรับไดเร็กทอรีใดๆ	ใช่	ใช่	ใช่	เลขที่	ใช่	ใช่	ใช่
การสร้างรายงานที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละรายการในไดเร็กทอรี	เลขที่	เลขที่	เลขที่	ใช่	ใช่	เลขที่	เลขที่
การส่งออกรายงานไปยังไฟล์ภายนอก	เอ็มเอส เวิร์ด ไปยังรายงานระบบอื่นๆ	เอ็มเอส เวิร์ด เอ็มเอส เอ็กเซล ไปยังรายงานระบบอื่นๆ	เอ็มเอส เอ็กเซล ไปยังรายงานระบบอื่นๆ	เอ็มเอส เวิร์ด เอ็มเอส เอ็กเซล	เอ็มเอส เวิร์ด เอ็มเอส เอ็กเซล ไปยังรายงานระบบอื่นๆ	เอ็มเอส เวิร์ด เอ็มเอส เอ็กเซล ไปยังรายงานระบบอื่นๆ	เอ็มเอส เวิร์ด เอ็มเอส เอ็กเซล
โอกาสในการรับการรายงานด้านกฎระเบียบ
การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ	ใช่	ใช่	ใช่	เลขที่	ใช่	เลขที่	เลขที่
การวิเคราะห์ต้นทุน	ใช่	ใช่	ใช่	เลขที่	ใช่	ใช่	เลขที่
การวิเคราะห์โหลดทรัพยากรระหว่างการดำเนินการตามกระบวนการ	ใช่	ใช่	ใช่	เลขที่	ใช่	ใช่	เลขที่
การคำนวณเวลาดำเนินการโดยเฉลี่ยของกระบวนการ	ใช่	เลขที่	ใช่	เลขที่	เลขที่	ใช่	เลขที่
การวิเคราะห์ประเภทอื่นๆ	ใช่

• ได้รับภาพรวมของกิจกรรมขององค์กร ประสานมุมมองที่แตกต่างกันเกี่ยวกับธุรกิจที่มีการพัฒนาและเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา
• สร้างความเข้าใจร่วมกันในทุกระดับขององค์กร เชื่อมช่องว่างระหว่างฝ่ายบริหารและฝ่ายปฏิบัติการ
• รับประกันการลดต้นทุนการผลิตและเพิ่มระดับคุณภาพและบริการ

ในกระบวนการสร้างโมเดลธุรกิจ มีการเปลี่ยนแปลงจากแนวคิด “อะไร” ควรทำ ไปเป็นแนวคิด “อย่างไร” ควรทำ ผลลัพธ์ของการสร้างแบบจำลองควรเป็นเอกสารที่ช่วยให้ทีมพัฒนามีความเข้าใจที่ชัดเจนเกี่ยวกับขอบเขตของโครงการตลอดจนซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ของลูกค้า ข้อมูลที่ได้รับสะท้อนให้เห็นในข้อกำหนดของโครงการซึ่งอาจรวมถึงส่วนต่อไปนี้:

• คำอธิบายของเอนทิตีข้อมูลแอปพลิเคชันหลัก
• คำอธิบายอย่างเป็นทางการของข้อกำหนดการใช้งาน
• ตรรกะทางธุรกิจและกฎเกณฑ์ทางธุรกิจ
• ความต้องการการทำงาน;
• ข้อกำหนดที่ไม่สามารถใช้งานได้
• แบบฟอร์มใบสมัคร/เทมเพลตหน้า
• อภิธานศัพท์หรือรายการคำย่อ
• ไดอะแกรมเสริม

เครื่องมือสร้างแบบจำลองธุรกิจและวิวัฒนาการ

ในการสร้างโมเดลธุรกิจมีการใช้เครื่องมือออกแบบระบบข้อมูลและภาษาคำอธิบายที่เกี่ยวข้อง (ภาษาที่มีชื่อเสียงที่สุดคือ UML - Unified Modeling Language) ด้วยความช่วยเหลือของภาษาดังกล่าว โมเดลกราฟิกและไดอะแกรมจะถูกสร้างขึ้นเพื่อแสดงโครงสร้างของกระบวนการทางธุรกิจขององค์กร องค์กรของการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างผู้คน และการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็นเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานขององค์กรโดยรวม เครื่องมือสร้างแบบจำลองธุรกิจอยู่ระหว่างการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เริ่มแรกด้วยความช่วยเหลือของเครื่องมือดังกล่าวคุณสามารถอธิบายเฉพาะฟังก์ชั่นทางธุรกิจ (งาน) ของ บริษัท และการเคลื่อนไหวของข้อมูลในกระบวนการนำไปใช้งาน อย่างไรก็ตาม หากใช้ฟังก์ชันธุรกิจเดียวกันเพื่อทำงานประเภทต่างๆ ก็เป็นเรื่องยากที่จะเข้าใจว่าฟังก์ชันธุรกิจเดียวกันนั้นหมายถึงหรือต่างกัน การไม่สามารถกำหนดลำดับชั้นของกระบวนการทางธุรกิจได้อย่างชัดเจน (เช่น "ห่วงโซ่คุณค่า" "กระบวนการทางธุรกิจ" "กระบวนการย่อย" "งาน" "ฟังก์ชัน") ทำให้เกิดปัญหาเมื่อใช้คำอธิบายดังกล่าว คำอธิบายเป็นเพียงชุดรูปภาพ ต่อมาเริ่มมีเครื่องมือปรากฏขึ้นซึ่งทำให้สามารถอธิบายองค์กรได้ไม่เพียงแต่จากฟังก์ชั่นทางธุรกิจเท่านั้น แต่ยังรวมถึงจากด้านอื่น ๆ ด้วย ดังนั้นจึงเป็นไปได้ที่จะสร้างไดอะแกรมแยกกันซึ่งสะท้อนถึงโครงสร้างองค์กรของบริษัท กระแสข้อมูลในองค์กร ลำดับการดำเนินการของฟังก์ชันทางธุรกิจที่ประกอบขึ้นเป็นกระบวนการทางธุรกิจเดียว พร้อมความสามารถในการใช้สัญลักษณ์ลอจิก ฯลฯ เนื่องจาก ข้อกำหนดที่เพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่องสำหรับเครื่องมือสร้างแบบจำลองธุรกิจ จึงมีไดอะแกรมปรากฏขึ้นมากขึ้นเรื่อยๆ เพื่ออธิบายกิจกรรมขององค์กรในด้านต่างๆ ทำให้การสร้างแบบจำลองมีความซับซ้อนมากขึ้น ในเรื่องนี้ขั้นตอนสำคัญต่อไปในการพัฒนาเครื่องมือสร้างแบบจำลองธุรกิจมีความเกี่ยวข้องกับแนวคิดในการใช้พื้นที่เก็บข้อมูลเดียว (ที่เก็บข้อมูล) ของออบเจ็กต์และแนวคิดในการใช้ออบเจ็กต์ซ้ำในไดอะแกรมต่างๆ ไม่ว่าจะเลือกเครื่องมือใดก็ตาม จำเป็นต้องให้แน่ใจว่าระบบข้อมูลท้องถิ่นมีปฏิสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน ปัจจุบันมาตรฐานที่ทันสมัยที่สุดและในเวลาเดียวกันที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปสำหรับการจัดการกระบวนการทางธุรกิจคือ BPEL (Business Process Execution Language) จากผลิตภัณฑ์นี้ คุณสามารถสร้างแพลตฟอร์มบูรณาการเดียวสำหรับแอปพลิเคชันที่ใช้ทั้งหมด หลังจากสร้างโมเดลกระบวนการแล้ว นักแปลพิเศษจะถูกนำมาใช้ในเครื่องมือสร้างโมเดลตัวใดตัวหนึ่งเพื่อนำโมเดลไปสู่มาตรฐาน BPEL

ตัวอย่างการสร้างแบบจำลองธุรกิจและผลลัพธ์

• ลดต้นทุน. โมเดลธุรกิจจะทำให้คุณทราบว่าคุณสามารถหลีกเลี่ยงต้นทุนที่ไม่จำเป็นได้จากจุดใดและจะเพิ่มประสิทธิภาพการใช้ทรัพยากรได้อย่างไร ตามรูปแบบธุรกิจ การวิเคราะห์ต้นทุนเชิงฟังก์ชันจะดำเนินการเพื่อคำนวณต้นทุนของผลิตภัณฑ์หรือบริการ และสร้างระบบการจัดการงบประมาณที่ช่วยให้คุณควบคุมต้นทุนขององค์กรได้
• เพิ่มประสิทธิภาพ ความเป็นไปได้ที่จะลดต้นทุนในการปรับตัวและการฝึกอบรมบุคลากร เอกสารกำกับดูแลตามรูปแบบธุรกิจที่เตรียมไว้นั้นสอดคล้องกับสถานะปัจจุบันขององค์กร กระจายความรับผิดชอบ และสร้างระบบลำดับชั้นของการเติบโตของอาชีพ
• ขยายขอบเขตอิทธิพล, เพิ่มเครือข่าย, จัดระเบียบสาขา การมีโมเดลธุรกิจจะช่วยลดต้นทุนและทำให้สามารถอธิบายโครงสร้างการจัดสาขาใหม่ขององค์กรได้
• ความเพียงพอของการลงทุน เมื่อใช้การสร้างแบบจำลองธุรกิจ คุณสามารถกำหนดจำนวนเงินลงทุนด้วยระดับความแม่นยำที่เพียงพอ ลดความเสี่ยงและการสูญเสียทางการเงินในขั้นตอนเริ่มต้นของโครงการใหม่
• การนำ EDMS ไปใช้ รูปแบบธุรกิจขององค์กรสร้างมาตรฐานองค์ประกอบของเอกสารองค์กรและกำหนดเส้นทางสำหรับการเคลื่อนย้ายเอกสาร
• ระบบอัตโนมัติและการใช้งาน ERP, SCM, CRM หรือระบบคลาสซอฟต์แวร์อื่นๆ ขึ้นอยู่กับโมเดลธุรกิจ คุณสามารถกำหนดข้อกำหนดที่ดีขึ้นสำหรับระบบ และเลือกโซลูชันที่เหมาะสมที่สุดในแง่ของต้นทุนและฟังก์ชันการทำงาน
• การรับรองระบบการจัดการคุณภาพ การพัฒนารูปแบบธุรกิจขององค์กรช่วยให้คุณลดเวลาและต้นทุนในการพัฒนา การใช้งาน และการรับรองระบบการจัดการคุณภาพได้อย่างมาก และรับชุดเอกสารที่จำเป็นสำหรับการรับรองที่ประสบความสำเร็จ และลดต้นทุนในการรักษาระบบการจัดการคุณภาพ

คุณสมบัติของการสร้างแบบจำลองธุรกิจ

การสร้าง การนำไปใช้ และการรักษาโมเดลธุรกิจถือเป็นโครงการลงทุนที่มีราคาแพง และเช่นเดียวกับโครงการอื่นๆ การสร้างโมเดลธุรกิจจะต้องนำหน้าด้วยการวิเคราะห์ความเป็นไปได้และความเป็นไปได้ของการดำเนินการ โปรเจ็กต์ขนาดใหญ่ต้องการเครื่องมือสร้างโมเดลธุรกิจที่ทรงพลังพร้อมฟังก์ชันที่ได้รับการพัฒนาอย่างดี: ด้วยความสามารถในการจัดเก็บข้อมูลไว้ในที่เก็บข้อมูลเดียว ทำงานร่วมกันในโครงการสร้างโมเดล และตรวจสอบโมเดลที่สร้างขึ้นเพื่อความสมบูรณ์ การสร้างไดอะแกรมแบบกึ่งอัตโนมัติ การบูรณาการกับซอฟต์แวร์อื่น ๆ การวิเคราะห์ และเอกสารประกอบของแบบจำลอง - ในขณะที่ในโครงการขนาดเล็ก ด้วยเหตุผลด้านต้นทุน การใช้เครื่องมือที่มีความสามารถน้อยกว่าอาจเหมาะสมกว่า เพื่อวิเคราะห์กิจกรรมและพัฒนาโครงสร้างที่มีอยู่ จะต้องสร้างโมเดลธุรกิจที่เหมาะสมก่อน นั่นคือทฤษฎีเริ่มแรกและจากนั้นจึงนำไปปฏิบัติเท่านั้น

โซลูชั่น

ปัจจุบันมีผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์จำนวนมากที่ออกแบบมาเพื่ออธิบายสถาปัตยกรรมขององค์กร ตามรายงานจากบริษัทวิเคราะห์ Gartner บริษัทต่อไปนี้สามารถจัดเป็นผู้นำในส่วนนี้ได้

การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจเป็นหนึ่งในวิธีการปรับปรุงคุณภาพและประสิทธิภาพขององค์กร วิธีการนี้ขึ้นอยู่กับคำอธิบายของกระบวนการผ่านองค์ประกอบต่างๆ (การกระทำ ข้อมูล เหตุการณ์ วัสดุ ฯลฯ) ที่มีอยู่ในกระบวนการ ตามกฎแล้ว การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจจะอธิบายความสัมพันธ์เชิงตรรกะขององค์ประกอบทั้งหมดของกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบภายในองค์กร ในสถานการณ์ที่ซับซ้อนมากขึ้น การสร้างแบบจำลองอาจเกี่ยวข้องกับกระบวนการหรือระบบภายนอกองค์กร

การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจช่วยให้คุณเข้าใจงานและวิเคราะห์องค์กร สิ่งนี้เกิดขึ้นได้เนื่องจากสามารถรวบรวมแบบจำลองสำหรับด้านและระดับการจัดการที่แตกต่างกันได้ ในองค์กรขนาดใหญ่ การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจจะดำเนินการในรายละเอียดมากขึ้นและในลักษณะที่หลากหลายมากกว่าในองค์กรขนาดเล็ก ซึ่งเกี่ยวข้องกับการเชื่อมต่อข้ามสายงานจำนวนมาก

โดยทั่วไปแล้ว เครื่องมือคอมพิวเตอร์และซอฟต์แวร์ต่างๆ จะถูกนำมาใช้เพื่อสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ ทำให้ง่ายต่อการจัดการแบบจำลอง ติดตามการเปลี่ยนแปลง และลดเวลาการวิเคราะห์

วัตถุประสงค์ของการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ

เป้าหมายสูงสุดของการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจคือการบรรลุการปรับปรุงการปฏิบัติงาน เพื่อให้บรรลุเป้าหมายนี้ การวิเคราะห์จึงมุ่งเน้นไปที่การเพิ่มมูลค่าของผลลัพธ์ของกระบวนการ และการลดต้นทุนและเวลาของกิจกรรม

การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจมีเป้าหมายหลายประการ:

• ประการแรก นี่คือจุดประสงค์ของการอธิบายกระบวนการ ด้วยการสร้างแบบจำลอง คุณสามารถติดตามสิ่งที่เกิดขึ้นในกระบวนการตั้งแต่ต้นจนจบ การสร้างแบบจำลองช่วยให้คุณได้รับมุมมอง "ภายนอก" ของกระบวนการและระบุการปรับปรุงที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพ
• ประการที่สอง การกำหนดมาตรฐานของกระบวนการ การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจจะกำหนดกฎสำหรับการดำเนินการกระบวนการ เช่น วิธีที่ควรจะปฏิบัติ หากปฏิบัติตามกฎ แนวทาง หรือข้อกำหนดที่กำหนดไว้ในแบบจำลอง ก็สามารถบรรลุประสิทธิภาพของกระบวนการที่ต้องการได้
• ประการที่สาม การสร้างความสัมพันธ์ในกระบวนการ การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจสร้างการเชื่อมโยงที่ชัดเจนระหว่างกระบวนการและข้อกำหนดที่ต้องปฏิบัติตาม

ขั้นตอนของการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ

ตามกฎแล้วการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจจะรวมถึงการดำเนินการตามขั้นตอนต่อเนื่องหลายขั้นตอน เพราะ เนื่องจากเป้าหมายสูงสุดของการสร้างแบบจำลองคือการปรับปรุงกระบวนการ จึงครอบคลุมทั้งส่วน "การออกแบบ" ของงานและงานเกี่ยวกับการนำแบบจำลองกระบวนการไปใช้

องค์ประกอบของขั้นตอนที่การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจมีดังต่อไปนี้:

• การระบุกระบวนการและการสร้างแบบจำลอง "ตามสภาพ" เริ่มต้น. เพื่อปรับปรุงกระบวนการ คุณต้องเข้าใจว่ากระบวนการทำงานในปัจจุบันอย่างไร ในขั้นตอนนี้ จะมีการกำหนดขอบเขตของกระบวนการ ระบุองค์ประกอบสำคัญของกระบวนการ และรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับการทำงานของกระบวนการ เป็นผลให้มีการสร้างแบบจำลองเริ่มต้น "ตามสภาพ" ของกระบวนการ แบบจำลองนี้ไม่ได้สะท้อนถึงการทำงานของกระบวนการอย่างเพียงพอเสมอไป ดังนั้นแบบจำลองในขั้นตอนนี้สามารถเรียกว่าแบบจำลอง "แบบร่างแรก" หรือแบบจำลองเริ่มต้น "ตามที่เป็น"
• การแก้ไข การวิเคราะห์ และการปรับแต่งแบบจำลองดั้งเดิม. ในขั้นตอนนี้ มีการระบุความขัดแย้งและความซ้ำซ้อนของการกระทำในกระบวนการ กำหนดข้อจำกัดของกระบวนการและความสัมพันธ์ของกระบวนการ และจำเป็นต้องสร้างการเปลี่ยนแปลงกระบวนการ เป็นผลให้เกิดเวอร์ชันสุดท้ายของโมเดล "ตามสภาพ"
• การพัฒนาโมเดล “ควรเป็นอย่างไร”. หลังจากวิเคราะห์สถานการณ์ที่มีอยู่แล้ว จำเป็นต้องกำหนดสถานะของกระบวนการที่ต้องการ สถานะที่ต้องการนี้แสดงอยู่ในแบบจำลอง "ตามที่ควรจะเป็น" แบบจำลองนี้แสดงให้เห็นว่ากระบวนการควรมีลักษณะอย่างไรในอนาคต รวมถึงการปรับปรุงที่จำเป็น ในระหว่างขั้นตอนของการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ โมเดลดังกล่าวจะได้รับการพัฒนา
• ทดสอบและประยุกต์ใช้โมเดล “ตามที่ควรจะเป็น”. ขั้นตอนของการสร้างแบบจำลองนี้เกี่ยวข้องกับการนำแบบจำลองที่พัฒนาไปใช้ในการปฏิบัติงานขององค์กร กำลังทดสอบแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ และมีการเปลี่ยนแปลงที่จำเป็น
• ปรับปรุงรูปแบบ “อย่างที่ควรจะเป็น”. การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจไม่ได้จำกัดเพียงการสร้างแบบจำลอง "วิธีที่ควรเป็น" เท่านั้น แต่ละกระบวนการมีการเปลี่ยนแปลงและปรับปรุงอย่างต่อเนื่องในขณะที่ดำเนินการ ดังนั้นแบบจำลองกระบวนการจึงต้องได้รับการตรวจสอบและปรับปรุงอย่างสม่ำเสมอ ขั้นตอนการสร้างแบบจำลองนี้เกี่ยวข้องกับการปรับปรุงกระบวนการอย่างต่อเนื่องและปรับปรุงแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ

ประเภทของการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ

การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจอาจมีทิศทางที่แตกต่างกัน ขึ้นอยู่กับปัญหาที่ควรแก้ไขด้วยความช่วยเหลือ เมื่อคำนึงถึงผลกระทบทั้งหมดต่อกระบวนการแล้ว อาจทำให้แบบจำลองซับซ้อนขึ้นอย่างมาก และนำไปสู่ความซ้ำซ้อนในการอธิบายกระบวนการ เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหานี้ การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจจะถูกแบ่งตามประเภท ประเภทของการสร้างแบบจำลองจะถูกเลือกขึ้นอยู่กับลักษณะของกระบวนการที่กำลังศึกษา

เพื่อปรับปรุงกระบวนการ มีการใช้การสร้างแบบจำลองประเภทต่อไปนี้:

• การสร้างแบบจำลองเชิงฟังก์ชัน. การสร้างแบบจำลองประเภทนี้เกี่ยวข้องกับการอธิบายกระบวนการในรูปแบบของฟังก์ชันที่มีโครงสร้างที่เชื่อมโยงถึงกันอย่างชัดเจน ในกรณีนี้ ลำดับฟังก์ชันชั่วคราวที่เข้มงวดซึ่งมีอยู่ในกระบวนการจริงนั้นไม่จำเป็น
• การสร้างแบบจำลองวัตถุ- หมายถึงคำอธิบายของกระบวนการที่เป็นชุดของวัตถุที่มีปฏิสัมพันธ์ - เช่น หน่วยการผลิต วัตถุคือรายการใด ๆ ที่ถูกแปลงระหว่างการดำเนินการของกระบวนการ
• การสร้างแบบจำลองการจำลอง– การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจประเภทนี้แสดงถึงการสร้างแบบจำลองพฤติกรรมของกระบวนการในสภาวะภายนอกและภายในต่างๆ พร้อมการวิเคราะห์ลักษณะไดนามิกของกระบวนการและการวิเคราะห์การจัดสรรทรัพยากร

การแบ่งการสร้างแบบจำลองออกเป็นประเภทต่างๆ เพื่อทำให้งานง่ายขึ้นและเน้นความสนใจไปที่ลักษณะเฉพาะของกระบวนการ ในกรณีนี้ สามารถใช้การสร้างแบบจำลองประเภทต่างๆ สำหรับกระบวนการเดียวกันได้ สิ่งนี้ทำให้คุณสามารถทำงานกับโมเดลประเภทหนึ่งโดยแยกจากโมเดลอื่นๆ

หลักการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ

การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจขึ้นอยู่กับหลักการหลายประการที่ทำให้สามารถสร้างแบบจำลองกระบวนการที่เหมาะสมได้ การปฏิบัติตามข้อกำหนดทำให้สามารถอธิบายพารามิเตอร์ต่างๆ ของสถานะของกระบวนการในลักษณะที่ส่วนประกอบต่างๆ เชื่อมโยงกันอย่างใกล้ชิดภายในแบบจำลองเดียว ในขณะที่แต่ละแบบจำลองยังคงเป็นอิสระจากกันอย่างเพียงพอ

หลักการสำคัญของการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจมีดังต่อไปนี้:

• หลักการสลายตัว– แต่ละกระบวนการสามารถแสดงด้วยชุดขององค์ประกอบที่จัดเรียงตามลำดับชั้น ตามหลักการนี้ กระบวนการจะต้องมีรายละเอียดเป็นองค์ประกอบที่เป็นส่วนประกอบ
• หลักการโฟกัส– เพื่อพัฒนาแบบจำลอง จำเป็นต้องสรุปจากพารามิเตอร์กระบวนการจำนวนมากและมุ่งเน้นไปที่ประเด็นสำคัญ สำหรับแต่ละรุ่นลักษณะเหล่านี้อาจแตกต่างกัน
• หลักการจัดทำเอกสาร– องค์ประกอบที่รวมอยู่ในกระบวนการจะต้องได้รับการทำให้เป็นทางการและบันทึกไว้ในแบบจำลอง ต้องใช้การกำหนดที่แตกต่างกันสำหรับองค์ประกอบกระบวนการที่แตกต่างกัน การแก้ไของค์ประกอบในแบบจำลองขึ้นอยู่กับประเภทของการสร้างแบบจำลองและวิธีการที่เลือก
• หลักการของความสม่ำเสมอ– องค์ประกอบทั้งหมดที่รวมอยู่ในแบบจำลองกระบวนการจะต้องมีการตีความที่ชัดเจนและไม่ขัดแย้งกัน
• หลักความสมบูรณ์และความพอเพียง– ก่อนที่จะรวมองค์ประกอบนี้หรือองค์ประกอบนั้นลงในแบบจำลอง จำเป็นต้องประเมินผลกระทบต่อกระบวนการ หากองค์ประกอบไม่จำเป็นสำหรับการดำเนินการตามกระบวนการ ก็ไม่แนะนำให้รวมองค์ประกอบนั้นไว้ในแบบจำลอง เนื่องจาก สามารถทำให้โมเดลกระบวนการทางธุรกิจซับซ้อนเท่านั้น

วิธีการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ

ปัจจุบันมีวิธีการมากมายในการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ วิธีการเหล่านี้อ้างอิงถึงการสร้างแบบจำลองประเภทต่างๆ และช่วยให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่แง่มุมต่างๆ ได้ ประกอบด้วยเครื่องมือทั้งแบบกราฟิกและข้อความซึ่งคุณสามารถแสดงองค์ประกอบหลักของกระบวนการด้วยสายตาและให้คำจำกัดความที่แม่นยำของพารามิเตอร์และการเชื่อมต่อขององค์ประกอบ

การสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจดำเนินการโดยใช้วิธีการต่อไปนี้:

• แผนภาพผังงานเป็นวิธีการแบบกราฟิกที่แสดงกระบวนการซึ่งการปฏิบัติงาน ข้อมูล อุปกรณ์ของกระบวนการ ฯลฯ ถูกแสดงด้วยสัญลักษณ์พิเศษ วิธีการนี้ใช้เพื่อแสดงลำดับตรรกะของการดำเนินการของกระบวนการ ข้อได้เปรียบหลักของวิธีนี้คือความยืดหยุ่น กระบวนการนี้สามารถแสดงได้หลายวิธี
• แผนภาพการไหลของข้อมูล Data Flow Diagram หรือ DFD ใช้เพื่อแสดงการไหลของข้อมูล (ข้อมูล) จากกิจกรรมกระบวนการหนึ่งไปยังอีกกิจกรรมหนึ่ง DFD อธิบายการเชื่อมโยงระหว่างการปฏิบัติงานผ่านข้อมูลและข้อมูล วิธีนี้เป็นพื้นฐานสำหรับการวิเคราะห์โครงสร้างของกระบวนการเพราะว่า ช่วยให้คุณสามารถแยกย่อยกระบวนการออกเป็นระดับตรรกะ แต่ละกระบวนการสามารถแบ่งออกเป็นกระบวนการย่อยในระดับรายละเอียดที่สูงขึ้น การใช้ DFD ช่วยให้คุณสามารถสะท้อนเฉพาะการไหลของข้อมูล แต่ไม่ใช่การไหลของวัสดุ แผนภาพการไหลของข้อมูลแสดงให้เห็นว่าข้อมูลเข้าและออกจากกระบวนการอย่างไร การกระทำใดที่เปลี่ยนแปลงข้อมูล ตำแหน่งที่ข้อมูลถูกเก็บไว้ในกระบวนการ ฯลฯ
• แผนภาพกิจกรรมบทบาท ใช้เพื่อสร้างแบบจำลองกระบวนการในแง่ของบทบาทแต่ละบทบาท กลุ่มบทบาท และการโต้ตอบของบทบาทในกระบวนการ บทบาทเป็นองค์ประกอบนามธรรมของกระบวนการที่ทำหน้าที่บางอย่างขององค์กร แผนภาพบทบาทแสดงระดับของ “ความรับผิดชอบ” ต่อกระบวนการและการดำเนินงานของกระบวนการ ตลอดจนปฏิสัมพันธ์ของบทบาทต่างๆ
• IDEF (Integrated Definition for Function Modeling) คือชุดวิธีการทั้งหมดสำหรับการอธิบายแง่มุมต่างๆ ของกระบวนการทางธุรกิจ (IDEF0, IDEF1, IDEF1X, IDEF2, IDEF3, IDEF4, IDEF5) วิธีการเหล่านี้อิงตามวิธี SADT (เทคนิคการวิเคราะห์โครงสร้างและการออกแบบ) วิธี IDEF0 และ IDEF3 มักใช้ในการสร้างแบบจำลองกระบวนการทางธุรกิจ
• IDEF0 – ช่วยให้คุณสร้างแบบจำลองฟังก์ชันกระบวนการ แผนภาพ IDEF0 แสดงฟังก์ชันกระบวนการหลัก อินพุต เอาต์พุต การควบคุม และอุปกรณ์ที่เกี่ยวข้องกับฟังก์ชันหลัก กระบวนการนี้สามารถย่อยสลายได้ในระดับที่ต่ำกว่า
• IDEF3 - วิธีนี้ช่วยให้คุณสร้างแบบจำลอง "เชิงพฤติกรรม" ของกระบวนการได้ IDEF3 ประกอบด้วยโมเดลสองประเภท ประเภทแรกแสดงถึงคำอธิบายของเวิร์กโฟลว์ ประการที่สองคือคำอธิบายเกี่ยวกับสถานะการเปลี่ยนแปลงของวัตถุ
• ตาข่ายเพาะเชื้อสี– วิธีการนี้แสดงถึงแบบจำลองกระบวนการในรูปแบบของกราฟ โดยที่จุดยอดคือการกระทำของกระบวนการ และส่วนโค้งคือเหตุการณ์เนื่องจากการที่กระบวนการเปลี่ยนจากสถานะหนึ่งไปอีกสถานะหนึ่ง Petri nets ถูกใช้เพื่อสร้างแบบจำลองพฤติกรรมของกระบวนการแบบไดนามิก
• Unified Modeling Language (UML) เป็นวิธีการเชิงวัตถุสำหรับกระบวนการสร้างโมเดล ประกอบด้วยไดอะแกรมที่แตกต่างกัน 9 ไดอะแกรม ซึ่งแต่ละไดอะแกรมช่วยให้คุณสามารถจำลองลักษณะเฉพาะของกระบวนการแบบคงที่หรือไดนามิกได้

วิธีการเหล่านี้ส่วนใหญ่มีการนำไปใช้ในซอฟต์แวร์ ช่วยให้คุณสามารถสนับสนุนกระบวนการทางธุรกิจหรือวิเคราะห์ได้ ตัวอย่างของซอฟต์แวร์ดังกล่าวคือเครื่องมือการสร้างแบบจำลองกระบวนการ CASE ต่างๆ