Kto prowadzi dziennik podróży. Dziennik ruchu listów przewozowych

Więc spróbujmy to rozgryźć Czy potrzebuję dziennika listu przewozowego? i jak to sformatować?

Dziennik wystawiania listów przewozowych jest wypełniany przez osobę odpowiedzialną każdej firmy, która regularnie wykonuje przewozy. Rejestruje dokumenty towarzyszące wydawane kierowcy podczas każdej podróży.

Ustawodawstwo w 2017 roku nie wymusza przestrzegania Formularza nr 8. Przedsiębiorca ma prawo opracować własny dokument.

Formularz musi zawierać następujące dane:

• numer seryjny rejestracji;
• data wydania arkusza przewoźnikowi;
• informacje o kierowcy i pojeździe;
• data przyjazdu i dostarczenie dokumentów kierowcy do dyspozytora;
• czas przyjęcia dokumentacji przez księgowego;
• podpis kierowcy, ekonomisty i dyspozytora;
• notatki.

Procedura prowadzenia dziennika wydawania listów przewozowych zobowiązuje dyrektora handlowego do wprowadzenia wszystkich powyższych punktów do swojego dokumentu i zatwierdzenia go zarządzeniem wewnętrznym. Jeżeli jest wypełniony w formie papierowej, na okładce należy wskazać stronę tytułową, okres ubezpieczenia oraz nazwę przedsiębiorcy. Zazwyczaj dokument jest wystawiany na jeden rok kalendarzowy.

Kolejność wypełniania dziennika

Wypełnienie dziennika do wystawienia listów przewozowych powierza się księgowemu lub innemu przedstawicielowi przedsiębiorstwa. Status osoby potwierdzany jest zarządzeniem wewnętrznym. Pracownik może zostać pociągnięty do odpowiedzialności za nieprawidłową dokumentację. Możesz również przydzielić innej organizacji wypełnienie dziennika wystawienia listu przewozowego w ramach umowy serwisowej.

Dane należy wprowadzać każdorazowo przy wydawaniu wykresówki kierowcy oraz po jego powrocie z podróży. Nawet dokumenty podróży, które zostały uszkodzone lub wydane przez pomyłkę, powinny być wymienione w dzienniku i mieć własny numer seryjny.

Pracownik odpowiedzialny za wydawanie arkuszy i wypełnianie dziennika musi znać następujące zasady:

• dla każdego pojazdu wystawiany jest osobny pierwotny dokument księgowy;
• jeżeli w wycieczce uczestniczy kilku kierowców, kartę należy wypisać każdemu z nich;
• dokument podróży jest ważny nie dłużej niż miesiąc - w przypadku przełożenia podróży wystawiany jest inny dokument, ale informacje o pierwszym i drugim formularzu są wpisywane do dziennika.

Do obowiązków pracownika należy sprawdzenie danych wpisanych na listach przewozowych. Dla każdego rodzaju funduszy wystawiany jest dokument o określonej formie. Na przykład dla samochodów - formularz nr 3, a dla ciężarówek - nr 4-s.

Oprócz pojazdów wchodzących w skład floty firmy, do dziennika można wprowadzić dane o pojazdach osobowych personelu, które pracownicy wykorzystywali do celów służbowych. W takim przypadku udokumentowanie podróży własnym samochodem będzie podstawą do naliczenia pracownikowi odszkodowania.

Prowadzenie dziennika wystawiania listów przewozowych zostało uproszczone wraz z pojawieniem się programów księgowych, które umożliwiają generowanie dokumentacji online. Opracowano całe kompleksy, które umożliwiają zarządzanie dokumentami nie tylko ekonomistom, ale także dyspozytorom, inżynierom wsparcia technicznego i mechanikom.

Jak wypełniany jest dziennik listu przewozowego? Przykład pokazano poniżej.

Obowiązkowe dane:

1. Wprowadzany jest numer seryjny dokumentu. Wszystkie informacje są wprowadzane w porządku chronologicznym.
2. Datę wydania arkusza podaje się w formacie DD.MM.RR.
3. Podane jest pełne imię i nazwisko pracownika oraz jego numer osobowy.
4. Wprowadzany jest numer pojazdu.
5. Kierowca podpisuje po odbiór arkusza.
6. Kolejną kolumnę wypełnia dyspozytor przy odbiorze dokumentacji od kierowcy. Fakt ten jest poświadczony podpisem.
7. Kolejna kolumna prowadzona jest przez księgowego lub osobę odpowiedzialną za przepływy pieniężne. Jest wypełniany podczas uzgadniania danych. Może też być liderem. Zostaje umieszczona data i podpis.
8. Notatki wskazują cechy, takie jak złożoność trasy, specyfika podróży.

Dziennik do wydawania listów przewozowych jest zszyty, strony są ponumerowane. Szef poświadcza to pieczęcią i podpisem. Dokument jest przechowywany przez 5 lat.

Za informacje wpisane do dziennika wydania listu przewozowego odpowiada każdy przedsiębiorca. Wzór wypełnienia wygląda tak:

Na filmie: Wypełnij poprawnie list przewozowy

„Dziennik rejestracji ruchu listów przewozowych” to specjalistyczny formularz do wypełniania dokumentów przez przedsiębiorstwa, zatwierdzony w ramach norm prawnych dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z 1997 r. Formularz ten jest istotny i ma zastosowanie, jeśli w bilansie organizacji znajdują się pojazdy, a bilety podróżne są wydawane w arkuszach. Dzięki temu formularzowi możesz prowadzić szczegółową ewidencję analityczną dokumentów, które są wydawane kierowcy. W ewidencji listów przewozowych znajduje się również pole, w którym odnotowywana jest data przyjęcia arkusza przez księgowego. Jest to bardzo wygodne przy konfigurowaniu przepływu pracy, możesz od razu dowiedzieć się, który z pracowników narusza ustalone zasady dostarczania dokumentów.

Dokument można zapisać i utrwalić w kilku formatach, w szczególności w formie drukowanej i elektronicznej, co jest wygodne do przechowywania, księgowania i systematyzowania informacji. Dokument ten zawiera dane o wszystkich arkuszach, które zostały wydane i nie zależy to od ich formy. Dokumenty podlegają numeracji ciągłej. Okazuje się, że należy regularnie prowadzić skonsolidowany dziennik, ponieważ tworzenie go z mocą wsteczną nie jest poprawne.

Treść dokumentu

W rzeczywistości artykuł zawiera kilka szczegółów i cech, fizycznie jest to okładka i część wartości tabeli. Na okładce widnieje nazwa firmy oraz okres, za jaki pismo zostało wydane. W elemencie tabeli istnieje kilka ważnych wartości.

• wartość numerowana (jest indywidualna dla każdego dokumentu);
• data jest odnotowywana w momencie wypełniania i wydawania;
• informacje o kierowcy i numerze personelu;
• numer samochodu (wartość garażu);
• podpis pracownika do odbioru dokumentu;
• podpis dyspozytora w celu przyjęcia dokumentu od właściwego funkcjonariusza do kierowania pojazdem;
• podpis księgowego oraz wskazanie okresu (daty) przyjęcia listu przewozowego i dokumentów od kierowcy;
• aktualna notatka osoby prowadzącej ten formularz.

Uwaga ma na celu odszyfrowanie informacji dostępnych w innych kolumnach, tak aby każdy zainteresowany użytkownik sprawozdawczości mógł zrozumieć informacje zawarte w tabeli.

Formularz rejestracyjny listu przewozowego 8, który można pobrać ze strony internetowej, musi wypełnić bezpośrednio pracownik firmy posiadający do tego specjalne uprawnienia. Jeżeli wydanie dokumentu odbywa się przez firmę zewnętrzną na podstawie stosunku umownego, to specjalista z organizacji zewnętrznej, z którą zawarto umowę, której przedmiotem są tego typu usługi, można wypełnić. Wszystkie niuanse są określone w stosunku umownym z tą firmą, aby później nie było niepotrzebnych pytań o to, kto, kiedy wypełnia ten lub inny formularz i jak dokonuje się płatności za usługi. W dzienniku rozliczeniowym listu przewozowego próbkę wypełnienia przez specjalnego, zwykłego pracownika, który wcześniej nie spotkał się z takim formularzem, może zostać wypełniony nieprawidłowo, co nieuchronnie doprowadzi do nałożenia kar pieniężnych ze strony organów regulacyjnych.

Każda organizacja, która posiada pojazdy do użytku służbowego, musi prowadzić ewidencję ruchu wydanych listów przewozowych. W tym celu przewidziany jest specjalny formularz, który nazywa się „Dziennikiem rejestracji ruchu listów przewozowych”. Na stronie dowiesz się, jak powinien wyglądać ten dokument i jak go wypełnić bez błędów.

Organizacje i przedsiębiorcy, którzy świadczą usługi transportowe lub po prostu wykorzystują w swojej pracy samochody służbowe, zobowiązani są do regularnego rejestrowania wszystkich wypełnionych listów przewozowych w specjalnym dzienniku. Jest to określone w art. 6 Ustawa federalna nr 259-FZ z dnia 08.11.2007 oraz zarządzeniem Ministra Transportu z dnia 18 września 2008 nr 152. Forma dziennika do rejestrowania ruchu listów przewozowych została już dawno zatwierdzona Dekret Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z 28 listopada 1997 r. N 78. W ciągu tych dwudziestu lat ani sam formularz nr 8, ani procedura jego utrzymywania nigdy się nie zmieniły. Chociaż ustawodawcy niejednokrotnie dokonywali zmian w wypełnianiu listów przewozowych, z których ostatnia miała miejsce na początku 2019 roku. Oprócz formularza nr 8 Państwowy Komitet Statystyczny zatwierdził jeszcze kilka formularzy wydawania odpowiednich listów przewozowych (dla samochodów ciężarowych i osobowych oraz autobusów). Zostaną one omówione w innym artykule, a teraz bardziej szczegółowo zajmiemy się dokumentacją księgową typu podstawowego, mającą na celu kontrolę ruchu listów przewozowych wydawanych kierowcom, a także dostarczanie zużytych arkuszy z powrotem do działu księgowości organizacja.

Co to jest rejestr listów przewozowych

Korzystanie z takiego dokumentu księgowego ma jednocześnie kilka zalet, które sprawiają, że korzystanie z dziennika jest przydatne nawet dla tych firm, które nie są do tego zobowiązane. W szczególności umożliwia kontrolę terminowości i trybu wydawania bonów oraz szybsze sprawdzanie spisu paliw i smarów. Standardowy formularz międzysektorowy nr 8 (OKUD 0345008) to arkusz oprawiony w formie księgi, na który nałożona jest tabela składająca się z dziewięciu kolumn. Każda organizacja może opracować i wykorzystać własną formę tego dokumentu, ponieważ jest to forma zalecana i obowiązkowa. Stworzenie własnej tabeli pozwoli na uporządkowanie kolumn w dogodnej kolejności, usunięcie zbędnych danych i dodanie odpowiednich. Wzór określa w szczególności:

• numer listu przewozowego i datę jego wystawienia;
• numer osobowy i pełne imię i nazwisko kierowcy pojazdu;
• numer warsztatu pojazdu (wskazujący numer rejestracyjny w standardowym formularzu nie jest podany, ale można go uwzględnić w formularzu);
• podpis kierowcy przy odbiorze biletu;
• podpis osoby upoważnionej do wystawienia i odbioru vouchera (dyspozytora);
• data przyjęcia arkusza i podpis księgowego;
• kolumna na notatki.

Konieczne jest wypełnienie rejestru listów przewozowych, którego standardowy formularz można pobrać na końcu artykułu, w określony sposób zarządzeniem Ministerstwa Transportu Federacji Rosyjskiej z dnia 18 września 2008 r., nr 152. Ta procedura jest taka sama dla wszystkich użytkowników pojazdu.

Rejestr listów przewozowych: wypełnienie próbki

Zazwyczaj nie ma problemów z wypełnieniem tego standardowego formularza. Wpisy mogą być dokonywane odręcznie lub wypełniane na formularzu komputerowym, a na koniec dnia można wydrukować arkusze tak, aby wszystkie upoważnione osoby mogły się podpisać. W wersji odręcznej wygodniej jest prowadzić dokument, jeśli w organizacji jest dużo samochodów, a dyspozytor stale wystawia i akceptuje bilety. Strona tytułowa dokumentu, jak zwykle, powinna zawierać nazwę organizacji, jej OKPO oraz okres, dla którego formularz został wprowadzony. Na stronie tytułowej nie są wymagane żadne podpisy ani pieczęcie. Strony dokumentu muszą być ponumerowane, a ich numer jest podany na jego odwrocie. Nie jest konieczne zszywanie i uszczelnianie formy.

Wewnątrz formularza wystarczy w razie potrzeby uzupełnić kolumny. Podsumowanie nie jest wymagane. Przykład wypełnienia typowego dziennika do wystawienia listów przewozowych wygląda tak:

Po wyczerpaniu bezpłatnych arkuszy i kolumn w czasopiśmie należy go przechowywać w archiwum organizacji przez co najmniej trzy lata, po czym może zostać zniszczony.

Właściciele przedsiębiorstw transportu samochodowego często zadają pytanie o rejestr listów przewozowych: czy należy go prowadzić w 2019 roku. W jakiej formie i gdzie lepiej pobrać próbkę listu przewozowego za darmo. Właściciele wiedzą, że każda firma, która ma w swoim bilansie samochody osobowe lub ciężarowe, jest zobowiązana do rejestrowania ich ruchu. Dlatego często proszą o wzornik rejestracji listów przewozowych. Poniżej szczegółowo zastanowimy się, jak zorganizować księgowość i jak prawidłowo rejestrować ruch z możliwością pobrania bezpłatnego rejestru listów przewozowych na rok 2019.

Dlaczego potrzebujemy rejestru do wydawania listów przewozowych kierowcom?

Ponieważ podatnicy mogą odpisać część kosztów produkcji, organizacje potrzebują dokumentacji potwierdzającej koszty przeniesienia i wyczerpania aktywów. W sektorze transportu jednym z tych podstawowych dokumentów jest list przewozowy. Wszystkie informacje związane z planem podróży, kierowcą, używanym pojazdem, przewozem towarów lub pasażerów muszą zawierać rejestr listów przewozowych za rok 2019 i lata poprzednie. W oparciu o normy ustawy federalnej z dnia 8 listopada 2007 r. nr 259-FZ „Karta transportu drogowego i miejskiego naziemnego transportu elektrycznego” oraz „Wymagane szczegóły i procedura wypełniania listów przewozowych”, zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Transportu 18 września 2008 nr 152, ten dokument lub dziennik jest obowiązkowy dla wszystkich właścicieli pojazdów. Ponadto listy przewozowe powinny być ewidencjonowane w osobnym dzienniku.

Próbka wypełnienia rejestru listów przewozowych

Krok pierwszy. Strona tytułowa

Pobierz przykładowy dziennik rejestracji biletów podróżnych 2019. Strona tytułowa.

Podczas wypełniania strony tytułowej dziennika księgowego podaje się nazwę i formę własności organizacji, formularz OKPO, bezbłędnie podaje się miesiąc i rok (okres) prowadzenia dziennika. Nie musisz drukować.

Przykład wypełnienia strony tytułowej czasopisma

Krok 2. Główny korpus

W szczególności, aby uwzględnić ruch listów przewozowych, opracowano formularz nr 8 (kod zgodny z OKUD 0345008), mający na celu ujednolicenie niezbędnych danych. Został zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Federacji Rosyjskiej z 28 listopada 1997 r. Nr 78. Jednak ustawa o rachunkowości nr 402 z 6 grudnia 2011 r. stanowi, że korzystanie z formularza nr 8 nie jest obowiązkowe. Organizacja ma prawo do samodzielnego tworzenia księgi wzorcowej księgowania listów przewozowych, pod warunkiem, że znajdują w niej odzwierciedlenie wszystkie niezbędne informacje.

Pobierz rejestr ruchu listów przewozowych, formularz 8

Tabela powinna zawierać:

• numer i datę wystawienia listu przewozowego;
• dane o kierowcy, jego numerze osobowym;
• numer garażu pojazdu (zwykle nadawany przez agencje rządowe, firmy prywatne nie, więc dopuszczalne jest pozostawienie tej kolumny pustej).

Miejsce docelowe i inne informacje są zapisane w kolumnie Uwaga.

Te obowiązkowe informacje muszą być zawarte, nawet jeśli organizacja samodzielnie określiła, jak powinien wyglądać list przewozowy i dziennik pokładowy.

Możesz pobrać rejestr listów przewozowych, formularz 8 (2019) w naszym artykule. Przykład wypełnienia danych tabelarycznych.

Krok 3. Ukończenie projektu

Wpisy w formularzu są potwierdzane jednocześnie przez trzech pracowników:

• kierowca;
• ten, który wprowadził informacje (na przykład dyspozytor);
• a także księgowego, który otrzymał dokument.

Wzór dziennika do wydawania biletów na podróż 2019. Wypełnianie biletu:

Częstotliwość konserwacji

Powyższy przykładowy dziennik do wystawiania listów przewozowych za rok 2019 opracowywany był w cyklu miesięcznym i każdorazowo na nowej stronie. Ale organizacje i indywidualni przedsiębiorcy mogą postąpić inaczej: określić okresy, dla których są przechowywane zapisy i wypełnić je bez pozostawiania pustych wierszy.

Ustawodawstwo umożliwia kierowcom wystawianie dokumentów podróży na okres do 1 miesiąca. Jeżeli w tym czasie pojazd będzie użytkowany nie przez jednego, a przez dwóch kierowców, to można wystawić każdemu z pracowników własny „voucher” na ruch.

W takim przypadku, po ich zwrocie, wszystkie otrzymane przez księgowego dokumenty są wpisywane do formularza księgowego. Podczas wypełniania rejestru większość informacji będzie taka sama, ale nie jest to przerażające.

Gdzie mogę kupić

W sprzedaży dostępne są gotowe książki do kontroli ruchu pojazdów. Strony takiego czasopisma muszą być ponumerowane.

Po jego zakończeniu musi być podpisany przez co najmniej dwóch odpowiedzialnych pracowników:

• ten, który go prowadził;
• dyrektor lub księgowy.

Te same wymagania dla rejestru drukowanego. Dziennik do wystawiania listów przewozowych można pobrać bezpłatnie pod linkiem w naszym artykule. Jeśli zaczyna się na miesiąc, to pod koniec okresu musi być ponumerowany, zasznurowany i podpisany.

Okres trwałości

Prawo nie określa, jak długo taki rejestr musi być prowadzony, czy jest drukowany, czy kupowany w sklepie. Na podstawie listów przewozowych i ich przemieszczania kształtuje się wynagrodzenie kierowców, podatek oraz podstawa kosztów produkcji. Takie podstawowe dokumenty, o których informacje są zapisane w rejestrze, są przechowywane w organizacji przez co najmniej 5 lat. Oczywiste jest, że sam rejestr powinien być przechowywany na tę samą kwotę.

Przed zniszczeniem ważne jest, aby upewnić się, że ostatni dokument księgowy jeszcze nie stracił ważności. W przeciwnym razie, jeśli to konieczne, nie będziesz w stanie potwierdzić obecności i utrzymania kontroli. Na naszej stronie internetowej możesz pobrać bezpłatny dziennik podróży na kolejny okres.

Tak, możesz. Jednolite formularze są obowiązkowe tylko dla organizacji transportu samochodowego. Inne firmy mają prawo do samodzielnego opracowywania formularzy listów przewozowych. Ewidencjonowanie niestandardowych listów przewozowych w księgowości

Dokument opracowany przez firmę musi spełniać wymagania dotyczące dokumentów podstawowych. Ponadto „własny” formularz listu przewozowego musi zawierać wszystkie obowiązkowe dane przewidziane w rozporządzeniu Ministerstwa Transportu Rosji z dnia 18 września 2008 r. Nr 152. W szczególności są to informacje o kierowcy i dane o pojazd.

Dodajemy, że aby uniknąć sporów z fiskusem, bezpieczniej jest napisać trasę – wskazać konkretną destynację i miejsce wyjazdu.

O jakie dokumenty dotyczące paliwa i smarów (z wyjątkiem listu przewozowego) zażąda Federalna Służba Podatkowa?

Inspektorzy mogą poprosić o dokumenty, że firma racjonuje koszty. Szef firmy na swoje polecenie musi osobno zatwierdzić letnie i zimowe stawki zużycia paliwa. W tym celu przeprowadzane są wyścigi kontrolne samochodów (pod określonymi warunkami). Ich wynik jest sporządzany przez akt kontroli przybycia w dowolnej formie.

Odrębnym zleceniem wyznaczana jest również komisja, która będzie na bieżąco prowadzić pomiary kontrolne zużycia paliwa w transporcie.

Czy wymagany jest dziennik podróży?

Nie, nie jest wymagane. Ale jeśli Twoja firma ma dużo pojazdów służbowych, lepiej zachować taki dokument. Dzięki temu będziesz mógł kontrolować ruch listów przewozowych i ich dostarczanie do działu księgowości. Standardowy formularz dziennika księgowego (formularz nr 8) został zatwierdzony dekretem Państwowego Komitetu Statystycznego Rosji z dnia 28 listopada 1997 r. Nr 78. Ale firma może opracować własną formę.

Czy istnieją dokumenty, które mogą zastąpić listy przewozowe?

Koszt paliwa i smarów można potwierdzić nie tylko listami przewozowymi, ale także dowolnymi innymi dokumentami, które pozwalają wiarygodnie określić trasę przebytą przez transport. Na przykład dokumenty wypełniane na podstawie danych z urządzeń pomiarowych i sterujących ruchem samochodów. Takim urządzeniem może być sprzęt z wbudowanym systemem nawigacji satelitarnej (pismo z dnia 16 czerwca 2011 nr 03-03-06/1/354).

Co muszę doliczyć do podatku VAT przy zakupie benzyny za gotówkę?

Do odliczenia podatku VAT potrzebny jest paragon fiskalny oraz faktura VAT. Jednocześnie stacja paliw wystawi fakturę tylko wtedy, gdy księgowy (pracownik kupujący paliwo) posiada pełnomocnictwo do odbioru towarów i materiałów. W przypadku braku pełnomocnictwa faktura nie zostanie wystawiona. W takim przypadku sprawdź, czy VAT jest wymieniony na paragonie. Jeśli nie, paliwo można rozliczyć po cenie zakupu. Oznacza to, że odpisz całą kwotę uwzględnioną w czeku jako wydatki. Jeśli wskazany jest podatek VAT, lepiej nie odliczać tego podatku i nie przypisywać go do wydatków. To najbezpieczniejsza opcja.