Секретарят се нарича верен помощник и дясна ръка на шефа и с добра причина, защото задълженията на секретаря на ръководителя включват осигуряване на ефективни управленски и административни дейности. Секретарят на ръководителя се занимава с подготовката и изпълнението на бизнес книжа и документи, помага на шефа в бизнеса и решава много организационни въпроси.
Позицията на помощник-секретар също може да се счита за представителна, тъй като той е лицето на компанията - посреща гости, отговаря на обаждания и писма. Такава работа изисква много хладнокръвие, комуникация и организираност. Поради тази причина професията на секретар може да обещава големи перспективи - в бъдеще специалист може да стане офис мениджър, а след това един от директорите или топ мениджърите.
Работни места
Позицията на изпълнителен секретар се изисква в почти всяка компания, която има офис за клиенти и посетители. Това могат да бъдат както големи предприятия, така и малки предприятия.
История на професията
Първите секретари могат да се считат за чиновници и хронисти - те записваха кралски укази и заповеди, хронифицираха текущи събития и отговаряха за кореспонденцията. С течение на времето правомощията на секретаря се разшириха значително и днес те могат да изпълняват голямо разнообразие от функции. Така че имаше нужда от специалисти от тясна специализация, в резултат на което се появи професията секретар-референт, чиновник, секретар-преводач и офис мениджър.
Отговорности на секретаря
Отговорностите на помощник секретаря включват:
- приемане на посетители;
- получаване на телефонни обаждания;
- водене на отчетност;
- планиране на работния ден на ръководителя;
- организиране на срещи;
- поръчка на билети и резервация на хотели за управителя и други служители по време на командировка;
- поръчване на канцеларски материали за офиса;
- изпълнение на заявките на управителя.
Понякога функциите на секретаря на ръководителя включват кореспонденция на английски език.
изисквания за секретар
Изискванията към секретаря-референт включват:
- средно или висше образование;
- собственост на компютър;
- познаване на основите на деловодството;
- владеене на английски език (понякога).
Освен това длъжността секретар изисква следните умения:
- точност;
- способността да изглеждате добре (представимост);
- организация.
шаблон за автобиография на секретар
Как се става секретарка
Как да стана секретар? Това може да бъде собственик на всяко висше образование, който е завършил курсове за помощник секретари или е получил обучение директно на работното място. По правило работодателите не налагат специални изисквания към специалността на кандидата, а се фокусират върху факта, че кандидатът притежава необходимите лични качества и е в състояние да изпълнява задълженията на подобаващо ниво.
секретарска заплата
Заплатата на секретар може да бъде различна - от 15 до 45 хиляди рубли. Доходът зависи от обхвата на задълженията на служителя и региона, в който работи. Средната заплата на помощник секретар е 30 хиляди рубли.
Тип проба
ОДОБРЯВАМ
___________________________________ (инициали, фамилия)
(име на организацията, предварително ________________________
приемане и др., неговата организационна (директор или др
правна форма) официално лице, упълномощено
трябва да одобри
носталгична инструкция)
"" ____________ 20__ г.
Описание на работата
Главен секретар
______________________________________________
(име на организация, предприятие и др.)
"" ______________ 20__ г. Н_________
Тази длъжностна характеристика е разработена и одобрена за
въз основа на трудов договор с _______________________________________
(име на длъжността на лицето, за което
_______________________________________________________ и в съответствие с
тази длъжностна характеристика е съставена)
разпоредбите на Кодекса на труда на Руската федерация и други нормативни актове
актове, регулиращи трудовите отношения в Руската федерация.
I. Общи положения
1.1. Секретарят на ръководителя принадлежи към категорията технически
изпълнители.
1.2. Човек, който има
висше професионално образование, без представяне на изисквания за трудов стаж
работа, или средно професионално образование и трудов стаж
специалност най-малко __________ години.
1.3. Назначаване на длъжността секретар на ръководителя и освобождаване от длъжност
от него се извършва със заповед на ръководителя на предприятието при представяне
1.4. Секретарят трябва да знае:
- резолюции, заповеди, заповеди, други указания и
нормативни документи на висши и други органи по отношение
предприемаческа дейност;
- правилници, инструкции, други нормативни документи по поддръжката
офис работа;
- структурата и управлението на предприятието и неговите поделения;
- устава на предприятието;
- организация на деловодството;
- методи за регистрация и обработка на документи;
- архивиране;
- машинопис;
- правила за използване на приемно-комуникационни устройства;
- стандарти на единна организационна и административна система
документация;
- правила за отпечатване на делови писма чрез стандартни формуляри;
- основи на етиката и естетиката;
- правила за бизнес комуникация;
- правила за експлоатация на компютърната техника;
- Основи на административното право и трудовото законодателство;
- вътрешни трудови разпоредби;
- правила и разпоредби за охрана на труда, мерки за безопасност,
промишлена санитария и противопожарна защита;
1.5. Секретарят се подчинява директно на управителя
________________________________________________________________________.
(предприятие, структурна единица)
1.6. По време на отсъствие на секретаря (отпуск, болест и др.)
задълженията се изпълняват от надлежно назначено лице,
който придобива съответните права и отговаря за
правилно изпълнение на възложените му задължения.
1.7. ______________________________________________________________.
II. Длъжностни отговорности
секретар:
2.1. Извършва работа по организационна и техническа поддръжка
административна дейност на ръководителя.
2.2. Приема представянето за разглеждане от ръководителя
кореспонденция, я прехвърля в съответствие с взетото решение в
структурни подразделения или специфични изпълнители за използване в
процеса на работа или подготовка на отговори.
2.3. Извършва офис работа, извършва различни операции с
използването на компютърни технологии, предназначени да събират, обработват и
представяне на информация при подготовката и вземането на решения.
2.4. Приема документи и лични становища за подпис на ръководителя.
2.5. Подготвя документи и материали, необходими за работа
лидер.
2.6. Осигурява навременен преглед и подаване
структурни поделения и конкретни изпълнители на документи,
предадени на ръководителя за подпис, гарантира тяхното качество
редактиране.
2.7. Организиране на телефонни разговори с управителя
записва получената в негово отсъствие информация и му я носи
информация за нейното съдържание, предава и получава информация
приемни и домофонни устройства (телефакс, телекс и др.), както и
телефонни съобщения, незабавно предоставя на вниманието му информация,
получени чрез комуникационни канали.
2.8. От името на ръководителя пише писма, молби и др.
документи, подготвя отговори до авторите на писма.
2.9. Извършва работа по подготовката на срещи и срещи,
провежда се от ръководителя (събиране на необходимите материали, уведомяване
участници относно часа и мястото на събитието, дневния ред, тяхната регистрация),
взема и съставя протоколи от заседания и заседания.
2.10. Контролира работата на служителите на компанията
издадени заповеди и указания, както и спазване на сроковете
изпълнение на указанията и указанията на ръководителя, взети под контрол.
2.11. Поддържа контролен и регистрационен файл.
2.12. Осигурява работното място на ръководителя с необходимото
организационно оборудване, канцеларски материали,
създава условия, благоприятстващи ефективната работа на ръководителя.
2.13. Отпечатва офис материали по указание на ръководителя,
необходима за функционирането му, или въвежда актуална информация в базата данни.
2.14. Организира приемането на посетители, насърчава ефективността
разглеждане на искания и предложения на служителите.
2.15. Оформя дела в съответствие с утвърдената номенклатура,
осигурява тяхната безопасност и ги предава своевременно в архива.
2.16. Изпълнява индивидуални служебни задачи на ръководителя.
2.17. _____________________________________________________________.
III. права
Секретарят има право:
3.1. Запознайте се с проектите за решения на ръководството на дружеството,
свързани с дейността му.
3.2. Внасяйте предложения за разглеждане от ръководството
подобряване на работата, свързана с предвидените задължения
тази инструкция.
3.3. В рамките на своята компетентност уведомява директно
мениджър за всички недостатъци, установени в процеса на изпълнение на техните
служебни задължения и да правят предложения за тяхното премахване.
3.4. Искане лично или от името на ръководството на предприятието от
информация и документи за структурни поделения и специалисти,
необходими за изпълнение на техните задължения.
3.5. Изисквайте ръководството на предприятието да съдейства за
изпълнение на задълженията и правата си.
3.6. ______________________________________________________________.
IV. Отговорност
Секретарят отговаря:
4.1. За неправилно изпълнение или неизпълнение на длъжностното им лице
задълженията, посочени в тази длъжностна характеристика
в границите, определени от трудовото законодателство на Руската федерация.
4.2. За престъпления, извършени в хода на упражняването им
дейности - в границите, определени от административни, наказателни и
гражданското законодателство на Руската федерация.
4.3. За причиняване на материални щети - в определените граници
трудовото и гражданското законодателство на Руската федерация.
Длъжностната характеристика е разработена в съответствие с ________________
(Име,
_____________________________.
номер и дата на документа)
Ръководител на структурно звено (инициали, фамилия)
_________________________
(подпис)
"" _____________ 20__ г.
СЪГЛАСНО:
Ръководител на правния отдел
(инициали, фамилия)
_____________________________
(подпис)
"" ________________ 20__ г.
Запознат съм с инструкцията: (инициали, фамилия)
_________________________
(подпис)
Секретар - събирателно наименование за различни видове длъжности с различен набор от функционални задължения. По правило секретарите са специалисти, които осигуряват работата на длъжностно лице, орган или институция. Въз основа на тези задачи се формулират и конкретни длъжностни задължения на секретаря.
От статията ще научите:
Събирателното понятие "секретар" може да означава секретар на управител или друго длъжностно лице, секретар-секретар, секретар на съдебно заседание, секретар на общо събрание на акционери или членове на дружество и други видове технически специалисти.
Всяка организация с поток от изходящи и входящи документи, персонал, йерархия от ръководни органи се нуждае секретар. Именно той поема функцията за осигуряване на работния процес, дейностите на ръководителя. В зависимост от размера на юридическото лице може да се създаде цяла служба от секретари. В допълнение, функционалността на този специалист може да се прилага както за цялата компания като цяло, така и да бъде „прикрепена“ към конкретен ръководител (едноличен изпълнителен орган или ръководител на структурно звено – управление, отдел, клон, представителство и др. ).
Конкретното наименование на длъжността е отразено в щатното разписание на фирмата. В зависимост от горните точки се изграждат и работни функции. Функционалността на секретаря е фиксирана в длъжностната характеристика. Защо е важно задълженията на секретаря да се формулират подробно и възможно най-пълно? За да може служителят на тази позиция да разбере пълния спектър от трудовите си задължения, да избегне неразбирателство между работодателя и служителя, да намали рисковете от трудови спорове. Понякога възниква въпросът дали този специалист трябва да гарантира, че организацията разполага с канцеларски материали, домакински химикали и други неща, необходими за функционирането на всяка компания.
Отговорът тук е очевиден - трябва да погледнете в длъжностната характеристика, където те посочват задълженията на секретар.
Разбира се, функционалността на специалистите с различни длъжности ще бъде различна.
Отговорности на изпълнителния секретар
В Квалификационния справочник на длъжностите на ръководители, специалисти и други служители, одобрен с Постановление на Министерството на труда на Русия от 21.08.1998 N 37, има описание на длъжността "секретар на ръководителя". При формиране на раздел за отговорности за основа може да се вземе описанието на функционалността, дадено в наръчника. Така че, за да обобщим, служебни секретарски задължениясе свежда до следното:
приема кореспонденция, адресирана до ръководителя, както и писмени жалби до ръководителя на служителите на компанията - бележки, изявления, меморандуми, отчети;
подготовка на документи, необходими за работата на ръководителя, включително използване на компютърна, копирна и друга офис техника;
проследяване на навременното разглеждане и представяне от структурните поделения и изпълнителите на представените им за изпълнение документи;
проверка на правилността на дизайна на проектодокументи, представени на ръководителя за подпис;
подготовка на срещи и срещи с ръководителя (събиране на материали, уведомяване на служителите за часа и мястото на срещата, за дневния ред), регистриране на протоколи от заседанията;
организиране на телефонни разговори на ръководителя, приемане и фиксиране на входяща информация, организация на приемане на посетители;
формиране на делата в съответствие с утвърдената номенклатура, осигуряване на тяхната безопасност и предаване в архива.
По този начин основните задължения на секретаря на ръководителя се свеждат до организационно-техническото осигуряване на работата му.
Ако към изброените основни задължения се добавят други, въз основа на спецификата на конкретно юридическо лице, те също трябва да бъдат записани в текущата длъжностна характеристика.
Прочетете също:
- Важни лични и професионални качества на секретаря
Този служител се отчита директно на мениджъра. За да изпълнява успешно функционалността, както основна, така и допълнителна, този специалист трябва да притежава определени умения и знания. Например, необходими са знания:
организационна структура на фирмата
организация на деловодството и документооборота
правила за работа с офис техника и комуникации
приложен софтуер
бизнес етика и умения за бизнес комуникация
правила за охрана на труда, основи на трудовото законодателство и други умения и компетенции.
Компетентен, образован, тактичен, прибран и компетентен секретар е находка за лидер. Такива специалисти не само значително улесняват организацията на работата на прекия ръководител, но и изграждат работния процес, необходим за цялата компания като цяло. И често секретарят е "лицето" на организацията, пазител на нейните традиции, незаменим помощник за всички служители.
Длъжностни задължения на бизнес секретар
Такъв специалист не е „прикрепен“ към конкретен мениджър, а изпълнява функциите, необходими за цялата компания като цяло. По правило работата му се свежда до поддържане на документооборота на организацията. Като цяло задълженията на секретар на чиновник могат да изглеждат така:
- регистриране и обработка на кореспонденция, насочване на потока от документи в съответствие с утвърдените правила и обичаи в предприятието;
- осигуряване на регистрация, счетоводство, систематизиране, съхранение на цялата маса документи - вътрешни, входящи, изходящи;
- поддържане на архив, проследяване на изпълнението на утвърдената номенклатура;
- изготвяне на проекти на документи, тяхното редактиране, организация на подписване от ръководителя;
- работа с пощенски и куриерски услуги;
- работа по изработка на копия, кръстосани връзки, архивни описи, изготвяне на удостоверения и резюмета и други функции.
Такъв набор от трудови функции може да съдържа не само длъжността секретар-служител, но и секретар-референт, чиновник, личен асистент, архивист, специалист по работа с документация и др. Длъжностната характеристика на определена служител на определено предприятие може да съдържа други задължения, които във всеки случай трябва да бъдат отразени в длъжностната характеристика.
Описвайки задълженията на секретаря на чиновника, може да се вземат за основа функциите, описани в Ръководството за квалификация за длъжностите секретар-машинописец, секретар-стенограф. Макар и в чист вид, подобни позиции вече не са актуални поради развитието на компютърните технологии и офис техниката. А някои секретарски задължения вече могат да се изпълняват дори дистанционно, без постоянно присъствие в офиса.
Описанието на длъжността не е включено в списъка на необходимите документи на предприятието, но присъствието му ви позволява ясно да определите списъка с права и задължения, които са предоставени на служителите на организацията, включително секретари.
ОДОБРЯВАНЕ:
изпълнителен директор
Доставка на едро LLC
Широков/Широков И.А./
12 август 2014 г
Описание на длъжността секретар
Общи положения
1.1. Този документ определя длъжностните функции, правомощия, отговорности и други условия на работа на секретаря на организацията.
1.2. Длъжността секретар има право да бъде заета от лице, което има свидетелство за завършено средно общо образование и допълнително преминало специално професионално обучение под формата на курсове, с трудов стаж най-малко шест месеца.
1.3. Назначаването и освобождаването на секретаря се извършва по начина, предписан от действащия Кодекс на труда на Руската федерация, с отделна заповед на ръководителя на организацията.
1.4. Директорът на организацията действа като пряк ръководител на секретаря
1.5. При липса на работно място секретарят трябва да бъде заменен от служител, одобрен със специална заповед на ръководителя на предприятието.
1.6. Секретарят трябва да знае:
— Основи на трудовото право и гражданското право на Руската федерация;
– Структурата на предприятието, управленският екип, включително ръководители на отдели;
– Правила за водене на деловодство;
— Правила за правопис, граматика, стил, пунктуация и други раздели на писмения руски език, необходими за компетентното писане и изпълнение на бизнес документация;
- Единни, задължителни за ползване формуляри, образци, образци на административни документи;
— Основи на организацията на трудовите процеси;
— Етика, основи на бизнес комуникацията и стил, вкл. водене на преговори, писане на писма, дрескод и др.;
— Правила, методи за работа с компютърна и офис техника, включително притежаване на приложни компютърни програми (Word, Excel и др.);
— Утвърдени норми и правила за охрана на труда, безопасност и вътрешни правила.
Функционални отговорности
2.1. Списъкът на трудовите функции на секретаря включва следните задачи:
— Навременно осигуряване на безпроблемната работа на кабинета на ръководителя;
– Планиране на бизнес срещи, срещи, срещи и други събития на ръководителя, тяхната организация;
— Организиране на командировки на ръководителя, вкл. закупуване на билети, наемане на помещения, транспорт и др.
— Преговори по текущи въпроси с ръководителите на структурни подразделения, предоставяне на цялата необходима информация от тях до директора на предприятието, както и донасяне на заповеди и заповеди на директора на служителите;
— Събиране, обработка и предаване до ръководителя на необходимата информация;
- Контрол по изпълнението на разпорежданията на ръководителя, прехвърлен на секретаря;
– Организиране и поддържане на скайп и телефонни разговори на ръководителя, получаване и изпращане на факс съобщения, при отсъствие на ръководителя на работното място - получаване на предадената му информация и довеждането им до ръководителя;
— Придобиване на канцеларски материали за ръководителя;
— Контрол върху работата на офис техниката, своевременно вземане на мерки при нейните повреди и повреди;
— Провеждане на вътрешна и външна офис работа, свързана пряко с ръководителя (изготвяне на заповеди, заповеди, писма, договори и др.)
— Организиране на корпоративни събития, празници, обучителни семинари и др.
- Получаване и изпращане на писма;
— Получаване от служители на организацията на документи и лични изявления за одобрение на ръководителя;
– Организиране на процеса по приемане на посетители, които не са служители на предприятието;
– Участие в общи събрания и събрания;
— Добра воля, положително настроение, създаване на благоприятен микроклимат в екипа.
права
Секретарят има следните права:
3.1. Изисквайте условия на труд, благоприятстващи повишаване на производителността на труда му (включително предоставяне на подобрени модели офис оборудване, спазване на стандартите за организация на работното място и др.);
3.2. Изискване и получаване на документи, удостоверения, заповеди, директиви, пряко свързани с дейността му;
3.3. Взаимодейства с ръководителите на отдели, ръководителите на структурни подразделения и висшето ръководство за решаване на въпроси, свързани с работата на организацията;
3.4. Да бъде представител на предприятието в други организации, държавни и търговски, по всички въпроси, които са от неговата компетентност;
3.5. Посещавайте курсове за напреднало обучение;
3.6. Отказва да изпълнява трудови задължения, ако нещо застрашава живота или здравето му на работното място.
Отговорност
Отговорността на секретаря (стриктно в рамките на действащото законодателство) е предвидена за възникване на следните ситуации:
4.1. Некачествено или ненавременно изпълнение на професионални функции, както и пълен отказ от работа;
4.2. Отказ от изпълнение на задачи, задачи, въпроси, инструкции и заповеди на ръководителя;
4.3. Умишлено и системно предоставяне на невярна или непълна информация относно работата му;
4.4. Немарливо отношение към осигуряването на мерки за охрана на труда, вътрешни правила и безопасност, както и липса на реални действия при откриване от други служители;
4.5. Умишлено нарушаване на трудовата дисциплина при липса на уважителни причини и документи, потвърждаващи съществуването им.
4.6. Разстройство на субординацията.
Условията на труд
5.1. Режимът на работа и почивка на секретаря е предвиден във вътрешния трудов правилник;
5.2. Възможни са командировки (за придружаване на ръководителя), както в рамките на града, така и в други региони.
Право на подпис
6.1. На секретаря се дава право да подписва документи, пряко свързани с работата му.
СЪГЛАСНО
Ръководител на HR
Доставка на едро LLC
Семенов/Семенов Р.А./
12 август 2014 г
ПРОЧЕТАХ ИНСТРУКЦИИТЕ
Ведеркина Анна Валериевна
Секретар на доставката на едро LLC
Паспорт 7685 No 975849
Издадено от Министерството на вътрешните работи на Ленински район на Перм
14.09.2012 г. код на подразделение 123-425
Подпис Ведеркин
17 август 2014 г
ФАЙЛОВЕ 1 файл
Защо имате нужда от длъжностна характеристика
Този документ е еднакво важен както за самия секретар, така и за ръководството на компанията. От една страна, в него ясно са посочени функциите, които служителят трябва да изпълнява, правилата и законите, които трябва да познава, процедурата за неговото назначаване и освобождаване, както и правата му и т.н. От друга страна, същият този документ позволява на работодателя да координира работата на подчинените и ефективно да управлява производствения процес.
Доста често длъжностните характеристики в случай на конфликти, спорове и разногласия се превръщат в правно значими документи и придобиват доказателствена сила. Ето защо не трябва да се отнасяте небрежно към изготвянето на длъжностни характеристики, трябва внимателно и внимателно да предписвате всеки елемент.
Основни правила за съставяне на длъжностната характеристика на секретар
Няма единна, задължителна форма на длъжностната характеристика на секретаря, така че можете да я съставите по готов шаблон или да разработите документ по ваша преценка. Когато съставяте документ, си струва да запомните, че секретарите могат да изпълняват различни функции в различни предприятия, но основната им работа трябва да бъде една и съща.
Стандартната, най-често срещаната версия на длъжностната характеристика на секретаря включва четири раздела:
- "Общи разпоредби",
- "Отговорности"
- "Права",
- „Отговорност“.
Въпреки това, по желание или ако е необходимо, документът може да бъде разширен за сметка на други елементи (например „Други условия”, „Право на подпис” и др.).
Документът обикновено е написан в един екземпляр - той е подписан и от служителя, за когото е съставен, както и от ръководителя на звеното и директора на организацията, но ако има няколко секретари, можете да отпечатате заданието описание в необходимия брой екземпляри. Всеки от тях трябва да има и оригинални подписи и при необходимост коригиран, за да няма дублиране на едни и същи задължения.
Изготвяне на длъжностна характеристика за секретар
Шапка
В горната част на инструкцията, в горната й дясна част, трябва да бъде определено място за одобрение от ръководителя на предприятието. Тук трябва да попълните само няколко реда: неговата длъжност (генерален директор, директор), име на фирма, фамилия, собствено име, бащино име и да оставите място за подпис с препис. След това името на документа се изписва в средата на реда.
Основните раздели започват с втората част.
Общи положения
В първия раздел, озаглавен "Общи разпоредби"първо се вписва какво ще се обсъжда в този документ, след това се посочва процедурата за назначаване и освобождаване на секретаря, на кого точно се подчинява, както и квалификационните изисквания, на които трябва да отговаря (специализация, образование, допълнителни курсове и др. .), необходимия опит и трудов стаж.
След това в същия раздел са изброени всички закони, наредби, правила, заповеди, с които секретарят трябва да е запознат: стандарти и форми на документи, приети в организацията, правила за работа в офиса, познания за офис оборудване и др. По-долу трябва да напишете кой замества секретаря в случай на неговото отсъствие от работното място (без да посочва имената на конкретни служители) ..
Отговорности на секретаря
Следващ раздел "Функционални отговорности"се отнася до задълженията, които трябва да изпълнява секретарят. Те трябва да бъдат написани възможно най-подробно, в отделни параграфи, в съответствие с нуждите на компанията и като се вземе предвид работното време на служителя.
Права на секретаря
Глава "права"включва инициативите и правомощията, които секретарят има право да използва за най-ефективна дейност. Обикновено това включва възможността за взаимодействието му с други структурни подразделения на компанията, както и с ръководството.
Отговорност на секретаря
В гл "Отговорност"трябва да бъдат ясно посочени нарушенията, за които секретарят може да бъде подложен на дисциплинарно наказание под формата на лишаване от бонус, забележка, порицание или дори уволнение. В един от параграфите може да се отбележи, че прилаганите мерки за въздействие съответстват на рамката на закона и Кодекса на труда на Руската федерация.
Условията на труд
В петия раздел на длъжностната характеристика на секретарката се обади "Условията на труд", в какво се вписват, тези условия се определят (например от вътрешния трудов график), както и някои характеристики - например командировки, графици на смени и др.
Право на подпис
Последният раздел на този документ включва само един параграф, а именно, той определя документите, които секретарят има право да удостоверява с подписа си.
След внимателно попълване на длъжностната характеристика, тя трябва да бъде съгласувана със служителя, който отговаря за спазването на правилата и нормите, предписани в длъжностната характеристика на секретаря (това може да бъде ръководителят на секретариата, ръководителят на отдела за персонал, и др.). Тук трябва да въведете неговата длъжност, име на фирма, фамилия, собствено име, отчество, а също и да удостоверите всичко това с подпис с препис.
След това посочваме официалните и лични данни за служителя: фамилия, собствено име, отчество, длъжност, отново името на организацията, паспортни данни, подпис и дата на запознаване с документа. Не е необходимо да се поставя печат, тъй като документът е част от вътрешния работен процес на организацията.
Те представляват основната част от инструкциите за извършване на трудови дейности за определената работна длъжност. В допълнение към списък с определени препоръки, които трябва да се следват, такъв документ съдържа информация за изискванията, правата, сферата на отговорност на секретаря, както и общите трудови разпоредби. Не трябва да се предполага, че такава професионална позиция е проста и не изисква отчитане на определени нюанси.
Общи отговорности
Първо трябва да разберете какви са класическите, унифицирани длъжностни отговорности на секретаря. Накратко, те могат да се сведат до следните задължителни препоръки:
Изисквания за знания
Задълженията на служителя могат да варират леко в зависимост от основната му специализация. Въпреки това, независимо от това, знанията в следните области за тази позиция ще бъдат полезни и много полезни:
- Основи на трудовото и административното законодателство.
- Общи норми на етика и бизнес етикет.
- Основи на работата в офиса.
- Инженеринг за безопасност.
- Правила за работа с компютърни и приемни и преговорни стаи, както и офис техника.
- Безопасност и здраве при работа.
- Изисквания за бизнес кореспонденция.
Освен всичко друго, невъзможно е правилно да изпълнявате задълженията на секретар, без да знаете вътрешните основи на предприятието, работния график, регулаторните документи и много други. 
Отговорности на помощник мениджър
Задълженията на секретаря на ръководителя не се различават много от общите изисквания, посочени по-горе. Той също така получава и предава кореспонденция, копира и архивира документи, контролира предаването на заповедите на ръководителя до отговорните лица, извършва необходимата офис работа и осигурява закупуването на приоритетни стоки. Наред с други неща, такъв специалист трябва да може да се справи с:
По правило такива служебни задължения на секретаря на ръководителя могат да се изпълняват от лица с висше, както и със средно професионално образование. В последния случай значително предимство е наличието на трудов стаж в професията от 2 години.
Права на секретаря
Трябва да се помни, че не само задълженията на секретаря определят неговата работа, служителят, разбира се, има и определени права. Така те включват възможността да се запознаят с работните проекти и правото да правят рационални предложения в рамките на техните официални инструкции. Освен това, ако се установят недостатъци в рамките на тяхната компетентност, секретарят има право да привлече вниманието на ръководителя към тези аспекти. 
Изисквания към дейността на деловодител
Задълженията на секретар-чиновник, като правило, се различават малко от описаните по-горе. В същото време помощник-ръководителят трябва преди всичко да осигурява пряко дейността на органите, докато служителят е фокусиран предимно върху документацията. Инструкциите за неговата трудова дейност трябва да включват такива аспекти като:
Изисквания към работата на съдебен секретар
Много по-съществени промени включват задълженията на секретаря на съдебното заседание. По правило тези специалисти участват пряко в провеждането и уреждането на съдебни заседания. Освен това те подготвят писма, молби и други документи, могат да се обаждат на лица, участващи в съдебни дебати. Такава активна работа може да извършва лице както с висше, така и с незавършено висше образование, без съответен трудов стаж. По правило тази позиция се избира от млади мъже и жени, които желаят да придобият опит в съдебната сфера и да продължат кариерата си в областта на правото.
На някои може да изглежда, че такова свободно място не изисква специални знания и умения, така че ще отговаря на много хора, но това не е съвсем вярно. Какво друго прави съдебен секретар? Неговите задължения включват:
- Спазване на Конституцията, федералните закони и всякакви други правни актове и заповеди.
- Изпълнение на разпореждания на съдия или други упълномощени лица.
- Взаимодействие с други служители на съдебната структура за решаване на въпроси, които са от компетентността на секретаря.
Главна информация
Задълженията на секретаря-секретаря, помощник-ръководителя и съдебните служители са регламентирани със специален документ, наречен длъжностна характеристика. Присъствието му във всяка компания е задължително, защото според посочения списък с правила служителят разбира какви действия трябва да извършва и какви не. Такъв документ се разработва и съставя с участието на управленския екип и непременно съдържа подраздели като общи разпоредби, права и задължения, области на отговорност, взаимоотношения между служителите в компанията, както и необходими приложения.
