Всеки потребител на компютърни системи, базирани на Windows, знае, че стандартният пакет Microsoft Office на всяка версия включва уникален редактор на Access. Какъв вид програма е това, как да работите с нея, сега ще бъде разгледана. Разбира се, тук ще бъдат дадени само началните основи, тъй като описанието на абсолютно всички функции на приложението ще отнеме повече от една страница.

Какво е Access?

Каква е тази програма? Access е пълнофункционална система за работа с всякакъв тип, базирана на релационен модел с възможност за динамичен обмен на данни с други приложения или интернет публикации. Той предвижда използването на инструменти за автоматизиране на обработката на информация от всякакъв тип, която е представена в структуриран вид.

Освен това Access е и пакет, който осигурява поддръжка на ActiveX контроли, което значително разширява възможностите на програмата по отношение на факта, че може да използва не само таблични или текстови компоненти, но и мултимедия и обекти в Интернет. Взаимоотношенията, установени в приложението между тях, позволяват точно проследяване на промените във всяка от тях с автоматична настройка на параметрите в други.

Основните насоки при използване на приложението

Не е изненадващо, че в повечето случаи се използва за пълна автоматизация на процесите на анализиране на някои процеси в счетоводството, бизнеса и т.н. Благодарение на универсалната структура, програмата може да елиминира появата на така нареченото излишък на данни, когато трябва да промените един параметър не чрез въвеждане на нов, а чрез коригиране на стария, така че промяната му да се отрази във всички свързани бази данни.

Например предприятие използва Access, за да поддържа записи на доставчици, клиенти и дейностите, в които те участват. Промяна на банковите данни на един доставчик. Достатъчно е да ги промените, тъй като автоматичната настройка ще засегне всички останали бази данни. Това ще замени данните, а не ще въведе нови заедно със съществуващите. И тази промяна ще засегне същите свързани дейности. Тоест в известен смисъл потребителят получава пълна автоматизация.

Същото важи, например, когато определена група стоки се продава чрез съответното подразделение на предприятието, позициите автоматично се отписват в базата данни на стоките, които са налични в склада. Но това са най-простите примери. Всъщност приложението има много повече функции.

Структура на Microsoft Access

Що се отнася до удобството на работа, то се постига благодарение на наличието на основните елементи, които играят решаваща роля при анализа и обработката на данни от бази данни. Сред основните елементи са следните:

таблица - елемент, който съхранява основна информация в определен формат (числов, текстов, графичен и др.);
заявка - средство за достъп до свързани елементи, други бази данни или програми на трети страни;
форма - представяне на информация или данни в удобен за потребителя вид;
отчет - извеждане на обработени резултати;
макрос - изпълним елемент, който ви позволява да извършвате определени действия, когато възникне събитие, създаде се заявка, генерира се отчет;
модул - езикови инструменти на Visual Basic, които ви позволяват значително да разширите възможностите на програмата въз основа на създаването на процедури и използването на множество функции.

Комуникация с други програми и външни бази данни

Както вече стана ясно, Access е програма, която ви позволява не само да използвате вашите собствени данни, въведени от потребителя, но и да ги свържете заедно. Възможностите на приложението са такива, че може да се импортира информация от други приложения (FoxPro, Paradox, Excel, Word и др.). За опростяване на процедурите данните не могат да бъдат импортирани, а свързани, и то не само с посочените програми, но и с източници в мрежова среда или в Интернет.

Самият процес на обвързване се извършва на базата на заявки, подобно на това как работят SQL базите данни (Access също ги поддържа).

Създайте от шаблони

В Access таблицата е основният елемент. На външен вид този компонент е много подобен на таблиците на Excel, но възможностите на Access са много по-широки и принципите на работа с такива елементи имат свои собствени отличителни черти.

Въпреки това е доста лесно да създадете своя собствена база данни, когато стартирате програмата. След като се появи прозорецът за добре дошли, на потребителя се предоставя избор от шаблони, въз основа на които ще бъде създадена бъдещата структура на базата данни под формата на таблица. Това е така нареченият изглед Backstage. Тук можете да намерите вградени заготовки, които са полезни за изпълнение на конкретни задачи, или да се обърнете към търсенето на официалния ресурс на Microsoft, ако никой от тях в списъка не отговаря на нуждите на потребителя (въпреки че това е малко вероятно).

База данни от нулата

Ако нищо не устройва потребителя и той иска сам да създаде база данни, когато създавате нов файл в съответното меню, трябва да изберете празна база данни. Тук си струва да вземете предвид някои ограничения. Например настолните бази данни не поддържат уеб публикуване и уеб базите данни не са съвместими с някои от функциите на предишните.

След като създадете първоначалната таблица, можете да продължите с въвеждането на данни. Имайте предвид, че данните могат да се въвеждат само в съседни колони и редове. Също така не добавяйте празни клетки между тях, както се прави в Excel. Освен това най-важното условие е всяка колона да съдържа само един тип данни, т.е. ако форматът първоначално използва дата и час, информацията с изчисления, базирани на степен, въведена в колоната, няма да бъде разпозната. Така че, ако е възможно, трябва да планирате масата в тази перспектива. За да опростите работата, можете да използвате специален режим на дизайнера.

Нюанси на импортиране и свързване на данни с други източници

Що се отнася до импортирането на данни, възможностите на програмата са практически неограничени. Основното условие е само импортираните данни да бъдат разделени на таблични типове (като таблици в Excel или Word). Ако импортирането се извършва, например, в текстова версия от Notepad, можете да създадете подобна структура, като използвате табулатора (клавиш Tab).

Можете да използвате списъци на SharePoint и можете също да свързвате данни, за да улесните нещата. За да направите това, използвайте специална команда в раздела за външни данни, разположен в групата за импортиране и свързване. Тук се предлагат готови решения (Excel, Word и др.). Когато избирате, остава само да посочите местоположението на желания файл, мястото за запазване в текущата база данни и да потвърдите избора.

Заключение

Това е приложението Access. Програмата е много популярна сред широк кръг потребители, тъй като нейните разработчици са се опитали да комбинират възможно най-много възможностите на други софтуерни продукти от този тип в нея. И това направи това приложение много гъвкаво при персонализиране и автоматизирано прилагане на повечето функции. Остава да добавим, че Access е много мощен инструмент за обработка на данни, въпреки че тук е разгледана само най-основната информация за приложението.

Настолните бази данни на Access могат да ви помогнат да съхранявате и проследявате почти всякакъв вид информация, като инвентар, контакти или бизнес процеси. Нека се разходим из пътищата, по които можете да създадете настолна база данни на Access, да добавите данни към нея и след това да научите за следващите стъпки към персонализиране и използване на вашата нова база данни.

В тази статия

Изберете шаблон

Шаблоните на Access имат вградени таблици, заявки, формуляри и отчети, които са готови за използване. Изборът на шаблони е първото нещо, което ще забележите, когато стартирате Access, и можете да търсите онлайн за повече шаблони.

В Access щракнете Файл > Нов.

Изберете шаблон за настолна база данни и въведете име за вашата база данни под Име на файл. (Ако не виждатешаблон, който ще работи за вас, използваненаТърсете онлайн шаблоникутия.)

Име на файл

Кликнете Създавайте.

В зависимост от шаблона може да се наложи да направите някое от следните неща, за да започнете:

Ако Access показва a Влизамдиалогов прозорец с празен списък с потребители:

Кликнете нов потребител.

Попълнете Подробности за потребителяформа.

Кликнете Запиши и затвори.

Изберете потребителското име, което току-що сте въвели, и след това щракнете Влизам.

Ако Access показва a Предупреждение за сигурностсъобщение в лентата за съобщения и имате доверие на източника на шаблона, щракнете Разрешете съдържанието. Ако базата данни изисква влизане, влезте отново.

За повече вижте.

Създайте база данни от нулата

Ако нито един от шаблоните не отговаря на нуждите ви, можете да започнете с празна база данни на работния плот.

От Access щракнете върху Нов > Празна база данни на работния плот.

Въведете име за вашата база данни в Име на файлкутия.

Можете или да използвате местоположението по подразбиране, което Access показва под Име на файлили щракнете върху иконата на папка, за да изберете една.

Кликнете Създавайте.

Добавяне на маса

В база данни вашата информация се съхранява в множество свързани таблици. За да създадете таблица:

Когато отворите вашата база данни за първи път, ще видите празна таблица в изглед на лист с данни, където можете да добавяте данни. За да добавите друга таблица, щракнете върху Създавайтераздел > маса. Можете да започнете да въвеждате данни в празното поле (клетка) или да поставите данни от друг източник, като работна книга на Excel.

За да преименувате колона (поле), щракнете двукратно върху заглавието на колоната и след това въведете новото име.

бакшиш:Значещите имена ви помагат да знаете какво съдържа всяко поле, без да виждате съдържанието му.

Кликнете Файл > Запазване.

За да добавите още полета, въведете Кликнете, за да добавитеколона

За да преместите колона, изберете я, като щракнете върху заглавието й и след това я плъзнете до желаното от вас място. Можете също да изберете съседни колони и да ги плъзнете всички на ново място.

Копиране и поставяне на данни

Можете да копирате и поставите данни от друга програма като Excel или Word в таблица на Access. Това работи най-добре, ако данните са разделени на колони. Ако данните са в програма за текстообработка, като Word, или използвайте тагове, за да разделите колоните, или преобразувайте във формат на таблица, преди да копирате.

Ако данните се нуждаят от редактиране, като например разделяне на пълните имена на име и фамилия, направете това първо в изходната програма.

Отворете източника и копирайте (Ctrl + C) данните.

Отворете таблицата на Access, където искате да добавите данните в изглед на лист с данни, и я поставете (Ctrl + V).

Щракнете двукратно върху заглавието на всяка колона и въведете смислено име.

Кликнете Файл > Запазванеи дайте име на новата си таблица.

Забележка: Access задава типа данни на всяко поле въз основа на информацията, която поставяте в първия ред на всяка колона, така че се уверете, че информацията в следващите редове съвпада с първия ред.

Импортирайте или свържете към данни

Можете или да импортирате данни от други източници, или да се свържете към данните от Access, без да премествате информацията от мястото, където се съхранява. Свързването може да бъде добра опция, ако имате няколко потребители, които актуализират данните и искате да сте сигурни, че виждате най-новата версия, или ако искате да спестите място за съхранение. Можете да изберете дали искате да свържете или импортирате данни за повечето формати. Вижте Импортиране или свързване към данни в друга база данни на Access за повече информация.

Процесът се различава леко в зависимост от източника на данни, но тези инструкции ще ви помогнат да започнете:

На външни даннищракнете върху формата на данните, от който ще импортирате или към който ще се свързвате. Ако не виждате правилния формат, щракнете | Повече ▼.

Забележка:Ако все още не можете да намерите правилния формат, може да се наложи първо да експортирате данните във файлов формат, който Access поддържа (като текстов файл с разделители).

Следвайте инструкциите в Вземете външни даннидиалогов прозорец.

Когато направите връзка, някои формати са достъпни само за четене. Ето външните източници, от които можете да импортирате данни или връзки:


		да (Само за четене)
Microsoft Access
ODBC бази данни, като SQL Server
Текстови файлове или файлове със стойности, разделени със запетая (CSV).

Министерство на образованието и науката на Руската федерация

Федерална държавна бюджетна образователна институция за висше образование

професионално образование

"Хабаровска държавна академия по икономика и право"

Основи на работа с subd Microsoft Access 2007

Хабаровск 2011 г

Основи на работа с СУБД Microsoft Access 2007: указания за извършване на лабораторни упражнения за бакалаври от 1-ва година от всички области на редовно обучение / комп. Л. В. Самойлова. - Хабаровск: RIC KhGAEP, 2011. - 32 с.

Рецензент Д. В. Тимошенко, Ph.D. техн. наук, доцент, катедра ICE, PNU

Одобрен от издателския и библиотечен съвет на академията като насоки за бакалаври 1-ва година от всички специалности на редовното обучение

Людмила Викторовна Самойлова Основи на работа с subd Microsoft Access 2007

Указания за изпълнение на лабораторни упражнения за 1-ва година бакалаври от всички направления на редовно обучение

Редактор Г.С. Одинцова

_____________________________________________________________

Подписан за печат Формат 60х84/16.

Хартия за писане. Дигитален печат. Р.л. 1.9. Уч.-ред.л. 1.3.

Тираж 100 бр. Поръчка Номер. ___________________

_______________________________________________________________

680042, Хабаровск, ул. Пасифик, 134, hgaep, риц

© Хабаровска държавна академия по икономика и право, 2011

Основни понятия

В съвременния свят човек трябва да работи с огромни масиви от хомогенна информация. Тази информация трябва да бъде подредена по някакъв начин, обработена с еднотипни методи и в резултат на това да се обобщят данни или да се търси конкретна информация в масата. Базите данни служат за тази цел.

Под база данниОбичайно е да се разбира набор от логически организирани и взаимосвързани данни, споделяни от различни задачи в рамките на една автоматизирана информационна система.

Софтуерът, който извършва операции с бази данни, се нарича СУБД - система за управление на бази данни. СУБД ви позволява да структурирате, систематизирате и организирате данни за тяхното компютърно съхранение и обработка.

СУБД- набор от езикови и софтуерни инструменти, предназначени да създават, поддържат и споделят база данни с много потребители.

програма Microsoft Access 2007е система за управление на база данни. Той е част от Microsoft Office Professional 2007, което осигурява връзката му с други офис приложения (Word test editor, Excel програма за електронни таблици). С помощта на СУБД на Microsoft Access можете лесно да съхранявате и обработвате големи количества информация, да контролирате коректността на данните на етапа на тяхното въвеждане, да извличате необходимата информация от базата данни, да изготвяте отчети и да създавате формуляри за по-удобна работа с данни. Няколко потребители могат да работят с базата данни едновременно. Microsoft Access е мощен, но са необходими само няколко прости стъпки, за да започнете и да създадете своя собствена база данни.

Програмата Microsoft Access е релационна СУБД (от англ. relation - отношение). Това означава, че база данни в Access се състои от взаимосвързани таблици.

Таблицата на базата данни е обикновена таблица, съставена от редове и колони.

Колоните на таблицата се наричат полета (атрибути). Те съхраняват атрибутите на даден обект. Всяко поле на таблица има уникално име и съдържа строго определен тип данни.

Редовете на таблицата се извикват записи (кортежи).Записът съдържа няколко клетки от таблица, които съхраняват определена информация за обектите. Всеки запис съдържа информация за един обект. Редовете са в произволен ред и нямат номера. Търсенето на низове се извършва не по числа, а по идентификатори ( ключове).

Ключе полето, чрез което се свързват таблиците.

Ключът може да бъде прост или сложен. Извиква се ключ, определен от едно поле на таблица просто. Ако даден ключ се състои от два или повече атрибута, той се извиква композитен.

Ключът може да бъде първичен или чужд. първичен ключуникално идентифицира всеки запис в таблицата; Не се допускат дублирани ключови стойности. Това означава, първичният ключ трябва да дефинира един запис (ред) в таблицата, т.е. да бъде уникален.

Външен ключе атрибут на една релация, който е първичен ключ на друга релация. Външни ключовесе използват за организиране на връзки между таблиците на базата данни (главна и подчинена) и за поддържане на ограничения за референтна цялост на данните.

За да попълните таблици с информация, можете да въведете данни ръчно в режим на редактиране на таблица, създайте формаза въвеждане на данни или импортиране на данни от външни източници. За да търсите, избирате, сортирате данни, можете да създавате заявки, а за визуално представяне на данни и печат - доклади.

Днес всеки потребител на компютърни системи, базирани на Windows, знае, че стандартният офис пакет от Microsoft включва уникален редактор, наречен Access. Какво представлява тази програма и как да работим с нея, сега ще разгледаме. В тази статия, разбира се, ще бъдат дадени само основните въпроси на програмата. Пълното описание на всички функции на това приложение ще отнеме повече от една страница.

Достъп: какво е това?

Какво е Microsoft Access? Access е пълнофункционална програма, предназначена да работи с бази данни от всякакъв тип. Тази програма се основава на модел на динамичен обмен на данни с интернет публикации и други приложения. Тази програма предвижда използването на инструменти за автоматизиране на обработката на всякакъв вид информация, представена в структуриран вид. Освен всичко друго, Access е и софтуерен пакет, който осигурява поддръжка за ActiveX контроли. Това значително разширява възможностите на програмата в смисъл, че може да използва не само текстови и таблични компоненти, но и обекти от интернет и мултимедия. Връзките, установени в приложението между базите данни (DB), позволяват точно проследяване на промените във всяка от тях и автоматично коригиране на параметрите в други.

Достъп: основните указания за използване на приложението

Не е изненадващо, че в повечето случаи Microsoft Access се използва за пълна автоматизация на процесите на анализ на данни в бизнеса, счетоводството и т.н. Програмата, благодарение на универсалната си структура, може да елиминира появата на така нареченото излишък на данни, когато е необходимо да се промени някакъв параметър не чрез въвеждане на нов, а чрез коригиране на стария, и то по такъв начин, че това промяната се показва във всички свързани бази данни. Едно предприятие може да използва Access, за да поддържа записи на доставчици, клиенти и дейностите, в които участват. Да кажем, че се променят банковите данни на доставчика. След това ще бъде достатъчно да ги промените в базата данни и автоматичната настройка ще засегне останалите бази данни. Това ще замени данните, вместо да въвежда нова информация заедно със съществуващата. Тази промяна ще засегне само свързани събития. В известен смисъл потребителят получава пълна автоматизация. Същото важи и за складовото счетоводство. Да предположим, че някаква група стоки се продава чрез съответното подразделение на предприятието. След това стоковите позиции ще бъдат автоматично отписани в базата данни на наличните стоки в склада. Трябва да се отбележи, че това са само най-простите примери. Приложението всъщност има повече функции.

Microsoft Access: Структура

Ако говорим за удобството на работа, то може да се постигне благодарение на наличието на основни елементи, които играят важна роля при анализа и обработката на данни. Основните елементи включват следното:

Таблицата е елемент, който съхранява основна информация в определен формат (текстов, цифров, графичен);
Заявката е средство за достъп до свързани елементи, други бази данни или програми на трети страни;
Формата е предоставяне на данни или информация по удобен за потребителя начин;
Отчетът е резултат от обработените резултати;
Макросът е изпълним елемент, който позволява при възникване на събитие да се извършат определени действия, да се генерира отчет, да се създаде заявка;
Модул - е инструмент на езика Visual Basic, който ви позволява значително да разширите възможностите на програмата въз основа на използването на множество функции и създаването на процедури;

Microsoft Access: Комуникация с външни бази данни и други програми

Както вече трябва да е ясно, Microsoft Access ви позволява не само да използвате вашите собствени данни, въведени от потребителя, но и да ги свържете заедно. Възможностите на програмата са такива, че може да се импортира информация от различни приложения, като Paradox, FoxPro, Excel, Word и др. За да се опростят процедурите, данните не могат да бъдат импортирани, а свързани не само с тези програми, но и с източници в Интернет или мрежова среда. Самият процес на обвързване е базиран на заявки, подобно на това как работят SQL базите данни. Между другото, Access също ги поддържа.

Как се създават бази данни въз основа на шаблони?

В Microsoft Access основният елемент е таблицата. Този компонент е много подобен на външен вид на електронните таблици на Excel, но има повече функции. И принципът на работа с тези елементи има свои собствени отличителни черти. Въпреки това е доста лесно да създадете своя собствена база данни при стартиране. След като се появи прозорецът за добре дошли, на потребителя се предоставя избор от шаблони, въз основа на които ще бъде създадена бъдещата структура на базата данни под формата на таблица. По друг начин този изглед се нарича Backstage. Тук можете да намерите и вградени заготовки, които ще ви трябват при изпълнение на конкретни задачи. Ако нито една от представените заготовки не отговаря на изискванията на потребителя, което е малко вероятно, можете да се обърнете към търсенето на официалния ресурс на Microsoft. Когато желаният шаблон бъде избран, той ще трябва да бъде записан като файл, като посочите име и местоположение. След това приложението автоматично ще генерира желаната структура на таблицата.

Как да създадете база данни от нулата?

Има редица ограничения, които трябва да се вземат предвид в това отношение. Например базите данни за настолни персонални компютри не поддържат публикуване в интернет. Уеб базите не са в съответствие с някои характеристики на предишните. След като първоначалната таблица бъде създадена, ще можете да преминете към въвеждане на информация. Струва си да се обърне специално внимание на факта, че данните могат да се въвеждат само в съседни редове и колони. Също така не трябва да добавяте празни клетки между тях, както се прави в приложението Excel.Най-важното условие е всяка колона да съдържа само един тип данни. По този начин, ако форматът първоначално е дата и час, тогава информацията, въведена в колоната с изчисления, базирани на експонента, няма да бъде разпозната. Ако е възможно, трябва да планирате масата в тази перспектива. За да опростите работата, можете да използвате специален режим на проектиране.

Характеристики на импортиране и свързване на данни с други източници

Ако говорим за импортиране на данни, тук програмата Microsoft Access има почти неограничени възможности. Основното условие е импортираните данни да бъдат разделени на таблични типове, както се прави в Word или Excel. Ако импортирането се извършва, например, в текстовата версия на програмата Notepad, тогава клавишът Tab (tab) може да се използва за създаване на такава структура. Можете също да използвате Share Point списъци и свързване на данни, за да улесните работата си. За целта се използва специална команда в раздела външни данни, който се намира в групата Binding and Import. Предлага и готови решения (Word, Excel и т.н.). В случай на избор остава само да посочите местоположението на необходимия файл, мястото за съхранение в текущата база данни и след това да потвърдите направения избор.

Послеслов

Ето как изглежда едно приложение на Access. В момента тази програма е много популярна сред широк кръг потребители, тъй като нейните разработчици се опитаха да комбинират възможностите на други програми от този тип в нея. Това направи възможно това приложение да бъде много гъвкаво за автоматизиране на повечето от необходимите функции и настройки. Можем само да добавим, че Microsoft Access е мощен софтуерен продукт за обработка на данни. Access улеснява създаването и управлението на бази данни. Този софтуерен продукт е подходящ както за малки проекти, така и за голям бизнес. Access е чудесен помощник за съхраняване на различни видове информация.

Microsoft Access 2007

приложна програма Microsoft Access 2007предназначени да създават База данни. Access 2007 използва логически свързани таблици. СУБД Microsoft Access 2007осигурява удобно и надеждно управление на данните, съхранявани в таблици.

Същността на създаването на база данни в Microsoft Access 2007 е, че първо трябва да създадете структура на база данни (да създадете структура на таблица и да установите връзки между тях), а след това трябва да попълните таблиците на новата база данни.

Освен това е желателно да се създаде формиза въвеждане на данни в таблици, заявкиза търсене на информация в базата данни и докладида изведе необходимата информация от базата данни в удобен вид на екран, печат или файл.

Базата данни може да бъде създадена ръчно (нова празна база данни) или въз основа на шаблони. Шаблоните не винаги отговарят на необходимата база данни, но с тяхна помощ можете бързо да създадете база данни, близка до това, което се изисква, и след това да я модифицирате и попълвате с вашите данни.

Когато стартирате приложение на Access 2007, екранът ще покаже новата начална страница „Първи стъпки с Microsoft Access 2007“, показана на Фигура 1-1. 1.

Ориз. 1 (Щракнете върху снимката, за да я увеличите).

Когато създавате база данни въз основа на шаблони, можете да изберете необходимия шаблон на страницата Първи стъпки с Microsoft Access 2007 от категориите шаблони или шаблоните От Microsoft Office Online. Когато изберете например шаблона Факултет в категорията Локални шаблони, от дясната страна на прозореца на приложението ще се появи описание на базата данни. По-долу в текстовото поле е посочено името на файла: Faculty.accdb и икона на папка, с която можете да запишете файла в желаната директория (папката по подразбиране е My Documents).

Името на файла и директорията за съхранение на файла могат да бъдат променени. След това трябва да кликнете върху бутона Създаване. В резултат на това ще се появи прозорецът на базата данни Факултет: база данни (Access 2007) - Microsoft Access. Областта за редактиране ще покаже списъка на преподавателите, който трябва да бъде попълнен. Ако навигационният панел е затворен, той трябва да се отвори чрез натискане на клавиша F11 или чрез щракване върху бутона „Отваряне/затваряне на рамката на навигационния панел“.

Първи стъпки с Access 2007

За да създадете нов празен База даннитрябва да щракнете върху иконата „Празна база данни“ в секцията „Нова празна база данни“, ще се появи текстово поле от дясната страна на прозореца на приложението с името на файла: Database1.accdb и икона на папка, в която да запишете файла необходимата директория. По подразбиране е името на файла, името на директорията и устройството, където ще бъде записан файлът. Името на файла, директорията и устройството за съхранение на файла могат да бъдат променяни.

трябва да бъде отбелязано че Access2007за нови бази данни той използва файловия формат на Access 2007 (.accdb) по подразбиране, но можете също да запишете новия файл на базата данни във формат на Access 2002-2003 (.mdb) или Access 2000 (.mdb). Екранна снимка на прозореца за запазване на файла с база данни е показана на фиг.2.

Ориз. 2 (Щракнете върху снимката, за да я увеличите).

След като изберете директорията, устройството, името на файла и формата на базата данни, щракнете върху бутона Създаване. Файлът на базата данни с избраното име ще бъде записан в посочената папка и ще се отвори прозорец на Microsoft Access 2007. Този прозорец на приложението показва прозореца на DB с присвоеното име в раздела Изглед на таблица и нова празна таблица с име Таблица 1 в Таблица Изглед, показан на фигура 1-1. 3. След това трябва да превключите в режим на проектиране и да създадете структурата на първата таблица на базата данни.

Ориз. 3 (Щракнете върху снимката, за да я увеличите).

Вече запазена база данни във файловия формат на Access 2007 може да бъде запазена и в други формати, като щракнете върху бутона "Office" в прозореца на DB и изберете командата "Save As". В диалоговия прозорец, който се показва, щракнете върху желания формат.

Да разгледаме прозорец на приложение на Microsoft Access 2007. В горната част на прозореца са: бутонът Office, лента с инструменти за бърз достъп с икони (запазване, отмяна), заглавна лента и бутони за преоразмеряване на прозореца.

По-долу е лентата, която се състои от раздели (Начало, Създаване, Външни данни, работа с бази данни и други раздели, които се появяват в зависимост от режима на работа). Access 2007 използва контекстни инструменти, които се появяват, когато работите с конкретен обект. Така например, когато работите с таблица, се появяват контекстуални инструменти за обекта Таблица, наречен "Работа с таблици", които имат два раздела: Изглед на таблица и Дизайн.

Лентата замества менютата и лентите с инструменти, използвани в Access 2003, с изключение на менюто Office и лентата с инструменти за бърз достъп. Лентата показва специфични набори от команди в зависимост от избрания раздел. Групите команди в избрания раздел са групирани по техните действия. Например разделът Режим на таблица показва групите от команди Изглед, Полета и колони, Форматиране и Тип данни, Връзки. Имената на изброените командни групи се показват в долната част на лентата.

Под лентата са зоната за навигация вляво и прозорецът за редактиране вдясно, който показва обекта, който се редактира. Навигационният панел съдържа всички обекти на Access (таблици, формуляри, заявки, отчети и др.). Можете да изберете желания обект от списъка All Access Objects. Двойното щракване върху име на обект в навигационния панел ще покаже този обект в прозореца за редактиране. В долната част на прозореца на Access е лентата на състоянието и бутоните за режим на преглед.