Кадровый аудит проводится с целью проверки того, соответствует ли кадровое делопроизводство на предприятии установленным стандартам и российскому законодательству. Проверка может быть проведена своими силами или путем привлечения независимых специалистов.
Какой бывает аудит кадрового делопроизводства и каковы основания для его проведения?
Кадровый аудит бывает внутренним (который проводится собственными силами предприятия) и внешним (с привлечением независимых специалистов). При этом внешний кадровый аудит может быть не только разовым, но и проводиться регулярно на аутсорсинговой основе. Кроме того, наемным кадровикам также может быть поручен определенный объем работы при обеспечении кадрового производства на данном предприятии.
Для проведения внутреннего кадрового аудита создается комиссия, в которую обычно входят:
- начальник отдела кадров;
- юрист;
- главный бухгалтер и/или ответственный за ведение учета оплаты труда бухгалтер;
- кадровый работник.
При утверждении состава комиссии следует обязательно обеспечить наличие хотя бы одного специалиста, досконально разбирающегося в кадровом законодательстве и документообороте.
Для проведения кадрового аудита может быть несколько оснований:
- При увольнении кадровика и приеме на работу нового сотрудника.
- При возникновении конфликтной ситуации с работниками на предприятии, которая может вылиться в проверку кадрового делопроизводства контролирующими органами.
- При изменении трудового или иного законодательства, издании новых нормативных актов, в результате чего изменился бы порядок ведения кадрового делопроизводства.
- При внесении изменений в систему оплаты за работу сотрудникам.
- При масштабном сокращении работников.
Методы кадрового аудита
Методы кадрового аудита условно делятся на такие категории:
- Организационно-аналитический —
основанный на изучении кадровых документов и отчетности. При использовании данного метода ревизоры проверяют основной пакет документации за анализируемый период, а также изучают другие финпоказатели, которые бы свидетельствовали о результативности деятельности персонала на предприятии.
К основному пакету документации относят:- должностные инструкции;
- заполненные сотрудниками анкеты и тесты;
- сведения о тратах на наем/увольнение, а также на обучение/профподготовку персонала;
- данные об оплате труда;
- сведения о балансе трудовых ресурсов, а также описание специфики работ;
- документы, подтверждающие уровень травматизма и частоту профзаболеваний;
- данные о продолжительности рабочего времени и финрезультате использования рабочей силы.
- Социально-психологический — основанный на анкетировании/интервьюировании собеседников-работников проверяемого предприятия. Этот метод является наиболее эффективным при оценке мотивации персонала к труду, эффективности действия руководящего составаи оправданности существующей системы поощрения.
- Экономический — основанный насравнении социальных/экономических показателейпредприятия с нормативными стандартами.При этом сравниваются существующие стандарты в отрасли, законодательно установленные нормативы с существующими значениями на предприятии. В результате использования данного метода удастся оценить, являются ли условия труда на предприятии конкурентоспособными и насколько эффективно работает HR-служба.
Поэтапное проведение кадрового аудита
Проводимый на предприятии кадровый аудит имеет несколько этапов. Очередность этапов кадрового аудита является хронологической, а сами этапы плавно перетекают один в другой. В зависимости от выбранного метода кадрового аудита начальные этапы могут несколько отличаться.
Этапы кадрового аудита:
- Решение организационных вопросов, включающих:
- формирование задач и целей кадрового аудита ;
- создание комиссии и утверждение ее состава приказом руководителя;
- установление сроков проверки.
- Создание плана проверки с указанием сроков для выполнения каждой задачи. На этом же этапе определяется тот метод, который будет использован при проведении кадрового аудита .
- Формирование списка документов, которые надлежит проверить.
- Проверка актуальности и наличия включенных в указанный выше список документов. Для реализации этого этапа обычно заводится табличка, в которую по каждому изученному документу делается запись: есть ли документ в наличии, и соответствует ли его содержание действительности и законодательным нормам.
- Актирование результата проверки. По итогам проведенного кадрового аудита составляется акт (отчет), в котором описываются все найденные недостатки и неточности, а также предлагаются меры по их устранению.
Аудит кадровых документов: перечень
Кадровый аудит предполагает работу с документацией. При использовании социально-психологического метода анализируются заполненные сотрудниками анкеты. Если же используется аналитический метод, то проверяются все имеющиеся кадровые документы на предприятии.
Среди обязательных для проверки документов следует выделить:
- трудовые контракты;
- трудовые книжки и журнал учета их движения;
- штатное расписание;
- график отпусков;
- персональные карточки и личные дела работников;
- табели нормирования и учета рабочего времени;
- приказы по кадровым вопросам с подложенными основаниями для их выдачи;
- правила внутреннего распорядка, соглашения о защите персональных данных, инструкции по охране труда и иные локальные акты, а также журналы с их ознакомлением.
Аудит кадровой документации: особенности
В связи с большим документооборотом на предприятии может быть проведен сокращенный (экспресс) кадровый аудит . Так, может быть проведена не сплошная проверка документации, а выборочная. Если поджимают сроки проверки, то это оптимальный вариант. Ведь за короткий промежуток времени можно оценить состояние ведения кадрового делопроизводства в компании.
Также кадровый аудит может предполагать проверку документации в разрезе общих кадровых документов. Либо может быть проведена проверка по конкретным категориям персонала. Выбор каждого из способов проверки зависит от ее целей и задач.
Чтобы проверка не застигла вас врасплох, необходимо четко знать, какие документы может проверить государственная инспекция труда и Пенсионный фонд РФ, а также иметь их в наличии. Поскольку основания для назначения проверок налоговыми органами различны (плановая проверка соблюдения положений трудового законодательства, проверка фактов несчастных случаев на производстве, обращения профсоюзных органов, работников о нарушениях законодательства, информация, поступившая от правоохранительных органов), то и перечень проверяемых документов может существенно различаться. Во избежание проблем предприятиям следует также проводить собственный кадровый аудит.
Т рудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.
Трудовая инспекция является основным органом, осуществляющим задачи по соблюдению защиты трудовых прав и свобод, включая право на безопасные условия труда и обеспечение соблюдения работодателями законодательства и иных нормативных правовых актов.
В связи с возложенными задачами определены основные полномочия. Федеральная инспекция труда проводит проверки, обследования, выдачу обязательных для исполнения предписаний об устранении нарушений, составляет протоколы об административных правонарушениях в пределах полномочий, готовит другие материалы (документы) о привлечении виновных к ответственности в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ и др.
Если инспекторами будут выявлены нарушения в организации, то штрафным санкциям могут быть подвергнуты руководитель, главный бухгалтер и начальник отдела кадров. Если должностное лицо уже подвергалось наказанию за аналогичное административное правонарушение, оно может быть дисквалифицировано на срок от одного года до трех лет согласно ст. 5.27 КоАП РФ. Кроме того, санкции могут налагаться и на юридическое лицо. Отказ и противодействие проведению проверки карается согласно санкциям, предусмотренным ст. 19.4 КоАП РФ. Нарушение трудового законодательства может повлечь и приостановление деятельности организации на срок до 90 суток.
Штрафные санкции: административная ответственность работодателя
Работодатель может понести административную ответственность в следующих случаях:
- воспрепятствование деятельности государственных инспекторов труда, в частности неисполнение предъявляемых ими предписаний, применение угрозы насилия или насильственные действия по отношению к самим инспекторам (ст. 363 ТК РФ). На основании ст. 19.4 КоАП РФ неповиновение законному распоряжению или требованию должностного лица органа, осуществляющего госконтроль, а равно воспрепятствование осуществлению этим должностным лицом служебных обязанностей влечет предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц;
- нарушение установленного законом порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). Применительно к этим нарушениям предусмотрена санкция в виде предупреждения или наложения административного штрафа на должностных лиц;
- непринятие по постановлению органа, рассмотревшего дело об административном правонарушении, мер по устранению причин и условий, способствовавших совершению административного правонарушения. Здесь в отношении должностных лиц действует такая мера, как административный штраф;
- непредставление или несвоевременное представление в государственный орган сведений, которые предусмотрены законом и необходимы для осуществления этим органом его законной деятельности, а равно передача чиновникам и инспекторам сведений в неполном объеме или в искаженном виде. В этом случае административный штраф распространяется не только на должностных, но и на юридических лиц.
Проверка в компании: необходимые основания
Основаниями для назначения инспекцией проверок могут быть:
- планы работы по контролю соблюдения положений трудового законодательства;
- факты несчастных случаев на производстве;
- обращения профсоюзных органов, работников или иных лиц о фактах нарушения положений трудового законодательства, иных вопросах, находящихся в компетенции федеральной инспекции труда;
- информация, поступившая от правоохранительных органов.
Плановая ревизия проводится не чаще одного раза в два года. Если компания является малым предприятием, ревизоры не имеют права подвергнуть ее деятельность ревизии в течение 3 лет с момента . Обычно о проверке сообщается за один или два дня до ее начала, за исключением случаев, когда эта информация, по мнению инспекции, может повредить итогам ревизии и позволит фирме быстро скрыть . Также плановая проверка может быть комплексной, когда углубленному изучению подвергнется определенная область деятельности организации, связанная с соблюдением ТК РФ.
Следует обратить внимание на вопросы проверки. Инспекторы не могут выходить за их рамки. Например, если тема проверки - начисление и выдача заработной платы, то проверять документы, связанные с вопросами увольнения работников, контролеры .
В этой связи прежде всего необходимо определить весь перечень документов, которые могут быть проверены. Единого общего перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим и в зависимости от отрасли, к которой принадлежит предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации.
Ревизия организации: какие документы могут быть проверены
Документы можно разделить по следующим видам:
- Индивидуальные локальные нормативные акты (см. Таблицу 1);
- Обязательные локальные акты организации (см. Таблицу 2);
- Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета (см. Таблицу 3).
Таблица 1
Индивидуальные локальные нормативные акты
Свернуть Показать
Таблица 2
Обязательные локальные акты организации
Свернуть Показать
Таблица 3
Локальные нормативные акты, утверждаемые с учетом мнения профсоюзного комитета
Свернуть Показать
Систематизация информации: как организовать документооборот
По заявлениям работников о нарушении их прав (наложение дисциплинарного взыскания, незаконное увольнение) также могут быть затребованы следующие документы:
- договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
- договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
- положение об охране коммерческой тайны;
- положение об адаптации работников;
- положение о порядке прохождения испытательного срока;
- положение о проведении аттестации работников.
Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету . Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:
В нашем случае:
- журнал учета выдачи трудовых книжек. Необходимость его ведения продиктована правом работника затребовать документы, связанные с работой, а также с обязанностью выдачи трудовой книжки в день увольнения работника. В случае возникновения спорной ситуации работодатель сможет подтвердить выдачу трудовой книжки работнику;
- журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемых на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
- журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы (прием, перевод, увольнение и т.д.) либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;
- журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора;
- журнал инструктажа по технике безопасности согласно разделу 10 ТК РФ;
- журнал прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования в соответствии со ст. 69 ТК РФ.
После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства.
Так, ревизоры проверят ведение в организации первичной документации по учету кадров, учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. При этом необходимые бумаги должны соответствовать унифицированным формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (личные карточки работников, кадровые приказы (о приеме на работу, о переводе, об отпусках, об увольнении, о командировке, о поощрении и пр.), штатное расписание, табель учета использованного времени, платежные и расчетные ведомости и др.).
Следует отметить, что в компаниие могут отсутствовать некоторые вышеперечисленные документы, например, должностные инструкции, а должностные обязанности могут быть включены в положения трудового договора.
Можно также выделить некоторую специфику ведения отдельных документов. Так, если в организации есть работники с ненормированным рабочим днем, то должен быть составлен перечень должностей таких работников. Если в трудовом договоре есть положение о соблюдении работниками коммерческой тайны, то должно существовать положение об охране такой тайны. При этом четко должен быть определен перечень сведений, составляющий коммерческую тайну, и с данными сведениями работники должны быть ознакомлены под роспись. Правила внутреннего трудового распорядка являются обязательным документом, но они могут являться приложением к коллективному договору
График отпусков составляется за две недели до нового календарного года. С ним должны быть ознакомлены все работники организации. Часто бывает, что сотрудники фактически отдыхают не по графику в связи с различными обстоятельствами, однако график на бумаге остается неизменным, а работникам в табеле проставляются рабочие дни. Данные нарушения также могут быть выявлены инспекторами. В этой связи в случае несовпадения графика с фактическим отдыхом сотрудников целесообразно брать заявления от сотрудников о внесении изменений в график и обстоятельствах переноса отпуска и вносить изменения в график. О времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись также не позднее, чем за две недели до его начала. Отпуск должен предоставляться в соответствии с приказом. У совместителя не лишним будет взять подтверждение, что он пошел в отпуск на основной работе.
Довольно распространено требование инспекторов о том, чтобы на каждом листе трудового договора были подписи работника и работодателя. На практике это выполняется не часто. Работодателю удобно, чтобы трудовой договор был просто скреплен скрепкой. Листы такого договора можно легко подменить. Договор, не подписанный на каждом листе, конечно же, будет признан надлежащим образом заключенным, ведь требования о подписании каждого листа договора обеими сторонами законодательство не содержит. В то же время сложившаяся практика подписания гражданских договоров свидетельствует о целесообразности такого оформления документа. Указанную практику часто переносят и на трудовые отношения.
Следует отметить, что нарушения законодательства связаны именно с выплатами (непредоставление дополнительных выплат в связи с работой в выходные и праздничные дни, невыплата премий, выплат компенсационного характера).
На некоторых фирмах за переработки сотрудникам предоставляют отгулы, а не денежное вознаграждение, что является нарушением требований ст. 54, 55, 88, 89 и 90 ТК РФ и может быть также проверено инспекторами.
В случае заявлений в трудовую инспекцию о задержках заработной платы, неправильном расчете выплат проверяющие обязательно попросят вас представить приказы, выписки из лицевого счета, платежные документы, которые позволят им определить сроки расчетов при увольнении или отпуске. Помните, что организация обязана рассчитать работника в день увольнения, а при отпуске - . Если по каким-либо причинам предписанные законом сроки нарушены, зарплату сотрудникам придется выплачивать с процентами в размере не ниже 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый день задержки согласно ст. 236 ТК РФ. За нарушение сроков выплаты - в качестве профилактики рецидива - ревизоры могут оштрафовать руководителя фирмы или главного бухгалтера на сумму от 1 000 до 5 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ).
Вопрос аттестации рабочих мест может привлечь внимание инспекторов в случае выявления несчастного случая на предприятии. Аттестации рабочих мест по условиям труда подлежат все имеющиеся в организации рабочие мест. Она предполагает оценку рабочих мест по гигиеническим показателям, по травмобезопасности и обеспеченности работников средствами индивидуальной защиты. Указанную аттестацию необходимо проводить не реже одного раза в пять лет. Документы по аттестации рабочих мест хранятся в организации 45 лет. На каждое рабочее место должна быть составлена карта аттестации рабочего места .
Содержание локальных нормативных актов, посвященных трудовым правам и обязанностям, должно быть известно каждому работнику. Рассматривая документальное оформление локальных нормативных актов, следует в первую очередь обратить внимание на то, что, будучи письменным документом, исследуемый акт имеет определенные требования к форме, языку, стилю изложения, структуре и содержанию, наличию соответствующих реквизитов (дата принятия, номер, наименование, регистрация и др.), регулируется требованиями делопроизводства и к локальным нормативным актам, принятым в централизованном порядке приказом по предприятию (организации). Документы должны быть согласованы между собой.
Сложные вопросы проверок: судебная практика
Важным является соблюдение конфиденциальности персональных данных. Положение о конфиденциальности персональных данных в организации - это документ, устанавливающий основные правила защиты сведений, составляющих персональные данные работников. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения. Необходимость во введении в действие указанного документа вытекает из содержания гл. 14 ТК РФ. Данный документ должен обеспечивать прежде всего защиту персональных данных сотрудников организации на всех стадиях в процессе уставной деятельности конкретной организации, в том числе и неавтоматизированных. В постановлении Девятого арбитражного апелляционного суда от 07.06.2006 г., 14.06.2006 г. № 09АП-4259/2006-АК по делу № А40-8448/06-119-84 судьи отметили, то работодатель должен создать технические условия охраны персональных данных работников от их неправомерного использования, в частности, обеспечить особый режим доступа в помещение, где хранится соответствующая информация, оборудовать места ее хранения, исключающие несанкционированный доступ к информации и т.п.
Внимание также следует уделить регулированию вопроса различных выплат, в том числе стимулирующего и компенсационного характера, установленных в локальных нормативных актах. В качестве примера можно привести Решение Высшего Арбитражного Суда РФ от 26.01.2005 г. № 16141/04. По мнению ВАС РФ, законодательством о налогах и сборах ни нормы суточных, ни порядок их установления применительно к налогу на доходы физических лиц не определены: общий порядок установления таких норм и ограничение их размера предусмотрены только трудовым законодательством . Согласно ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). В настоящее время в связи с масштабным переходом работодателей на систему выплаты заработной платы через банковские счета (карточки) в трудовом договоре необходимо предусмотреть условие о такой выплате. В противном случае придется у всех вновь принятых работников брать письменное согласие о перечислении заработной платы на их карточный счет. В Трудовом кодексе установлено, что заработная плата выплачивается работнику не реже чем каждые полмесяца в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, .
Статистические данные наглядно демонстрируют, что ошибки работодателей в вопросах охраны труда весьма распространены и доминируют среди других правонарушений. Следует особо отметить, что все вышеперечисленные документы должны быть в порядке независимо от того, как фактически сложились отношения работодателя и работника.
Сноски
Свернуть Показать
"Отдел кадров бюджетного учреждения", 2008, N 6
Кадровая документация любого предприятия должна вестись в установленном законом порядке. Она не только используется в работе отдела кадров, но требуется и сотрудникам бухгалтерии для расчета заработной платы, премиальных, отпускных. Кадровые документы может проверить трудовая или налоговая инспекция, они могут понадобиться самим сотрудникам для представления в Пенсионный фонд или для получения предусмотренных законодательством льгот.
Аудит кадрового делопроизводства направлен на проверку соответствия ведения последнего в организации нормам российского законодательства и иных правовых актов, обязательных для исполнения на территории РФ, выявление и исправление допущенных нарушений, а также предотвращение негативных последствий этих нарушений. В данной статье мы расскажем, в каких случаях нужно проводить данный аудит, кто его проводит, как правильно оформить его результаты.
Случаи проведения аудита кадрового делопроизводства
Аудит кадрового делопроизводства (далее - аудит) можно проводить в любое время, когда необходимо оценить степень соответствия имеющегося состояния кадровой документации требуемым нормам. Однако есть случаи, когда желательно провести аудит с целью устранения в будущем вопросов об ответственности за допущенные ошибки, предупреждения привлечения к ответственности и т.д.:
- при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
- при увольнении обиженного работника (не согласен с формулировкой увольнения, лишен премии и т.д.) и его обращении в трудовую инспекцию;
- при смене руководителя организации;
- при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
- при изменении системы оплаты труда;
- при массовом высвобождении работников.
Кто проводит аудит
Аудит кадрового делопроизводства не нужно путать с аудитом, проводимым в бухгалтерии организации. В последнем случае аудит проводят профессиональные аудиторы, прошедшие экзамен и получившие аттестат. Аудит кадрового делопроизводства может проводить специалист, знающий требования законодательства РФ, а также обладающий профессиональной компетентностью в области трудового права и кадрового делопроизводства. В настоящее время проведение данного вида аудита зачастую поручают сторонним организациям. В этом случае специалисты проверяют кадровую документацию и представляют отчет с указанием выявленных нарушений и рекомендациями по их устранению.
Аудит можно провести и своими силами. В качестве специалиста могут выступать начальник отдела кадров, юрист, а при смене лица, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, в комиссию можно включить и прежнего работника, и нового и таким образом осуществить передачу дел.
Этапы проведения аудита кадрового делопроизводства
- Организационный этап.
- Определение перечня подлежащих проверке документов.
- Сверка документов.
- Проверка кадровой документации.
- Оформление отчетов по кадровому аудиту.
Рассмотрим каждый этап более подробно.
На первом, организационном, этапе необходимо:
- определить цели и задачи проведения кадрового аудита;
- сформировать комиссию, в которую желательно включить начальника отдела кадров, главного бухгалтера, юриста;
- определить сроки проведения аудита (законом не установлено, зависит от количества сотрудников организации и может варьироваться от нескольких дней до одного - двух месяцев);
- издать приказ о проведении аудита кадрового делопроизводства.
Далее необходимо определить перечень документов, подлежащих проверке. Единого перечня документов, которые должны быть в каждой организации, законодательством не установлено. Различные правовые акты содержат упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и других документов. В связи с этим, основываясь на том, в какой отрасли действует предприятие, необходимо составить перечень документов, которые в соответствии с правовыми актами должны быть в организации. К обязательным документам относятся:
- трудовые договоры (ст. ст. 56, 67 ТК РФ);
- график отпусков (ст. 123 ТК РФ);
- штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ). Хотя обязательность данного документа законом не установлена, необходимость его ведения была обоснована в N 1 нашего журнала за 2008 г.;
- трудовые книжки (ст. 66 ТК РФ);
- приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Обязательность ведения данных книг указана в разд. VI Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (далее - Постановление N 225). Формы книг утверждены Приложениями 2, 3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек";
- табель учета рабочего времени. Рекомендуемая форма табеля утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление N 1). Однако согласно п. 2 данного Постановления форма табеля учета рабочего времени не распространяется на бюджетные учреждения. Вместе с тем ст. 91 ТК РФ установлена обязанность работодателя вести учет времени, фактически отработанного каждым работником. Поэтому табель обязателен для ведения в каждой организации, а его форма может быть установлена на уровне ведомств;
- личные карточки формы N Т-2 и N Т-2ГС(МС) ("Личная карточка государственного (муниципального) служащего"). Утверждены также Постановлением N 1. Обязательность ведения данного документа следует из п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225. В частности, указано, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике;
- приказы по личному составу (приказ о приеме работника на работу, о переводе на другую работу, о предоставлении отпуска, о прекращении (расторжении) трудового договора, о направлении в командировку, о поощрении). Формы указанных унифицированных форм первичной учетной документации утверждены Постановлением N 1. Согласно п. 2 рассматриваемого Постановления данные формы распространены на организации независимо от формы собственности, осуществляющие деятельность на территории РФ;
- личные дела сотрудников. Необходимость их ведения установлена ведомственными нормативными актами. В качестве примера можно привести ст. 24 Федерального закона от 21.07.1997 N 114-ФЗ "О службе в таможенных органах Российской Федерации", согласно которой прохождение службы в таможенных органах отражается в личном деле сотрудника таможенного органа. Личное дело сотрудника таможенного органа ведется кадровой службой таможенного органа и при переводе указанного сотрудника направляется по новому месту службы. Порядок ведения личных дел сотрудников таможенных органов определяется руководителем Федеральной таможенной службы. Схожая норма содержится в ст. 41.2 Федерального закона от 17.01.1992 N 2202-1 "О Прокуратуре Российской Федерации". В частности, указано, что личное дело прокурорского работника содержит сведения об указанном работнике, о прохождении им службы в органах и учреждениях прокуратуры, повышении квалификации. Порядок ведения личных дел прокурорских работников устанавливается Генеральным прокурором Российской Федерации, а работников Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации - Председателем Следственного комитета при Прокуратуре Российской Федерации. В настоящее время действуют и иные ведомственные нормативные акты, устанавливающие необходимость ведения личных дел сотрудников;
- локальные нормативные акты. Статья 8 ТК РФ устанавливает право работодателей принимать не противоречащие действующему законодательству и не ухудшающие по сравнению с ним права работников локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права. Среди них можно выделить: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), инструкцию по охране труда (п. 21 ч. 2 ст. 212 ТК РФ), положение о защите персональных данных работников (ст. 87 ТК РФ), положение об оплате труда и премировании, если соответствующего раздела нет в правилах внутреннего трудового распорядка (ст. 135 ТК РФ), и др.
Также, если это требуется по условиям труда, в организации могут вестись следующие документы:
- коллективный договор (если между работодателем и работниками достигнуто соглашение об этом);
- должностные инструкции (если должностные обязанности не включены в трудовые договоры);
- перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;
- график сменности;
- договор о коллективной материальной ответственности (ст. 245 ТК РФ);
- договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст. 244 ТК РФ);
- положение об охране коммерческой тайны;
- положение об адаптации работников;
- положение о порядке прохождения испытательного срока;
- положение о проведении аттестации работников.
Особое внимание следует уделить систематизации информации по кадровому учету. Для этого в учреждениях и организациях рекомендуется вести следующие журналы:
- журнал учета трудовых договоров. Особенно полезен в случае большого количества принимаемого на работу сотрудников, а также при заключении срочных трудовых договоров, чтобы можно было отследить даты их окончания. Это необходимо в связи с требованием, установленным ст. 79 ТК РФ, согласно которой о прекращении срочного трудового договора в связи с истечением срока его действия работник должен быть предупрежден не менее чем за три календарных дня до увольнения. В противном случае условие о срочном характере трудового договора утрачивает силу и трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок (ст. 58 ТК РФ);
- журнал учета приказов по личному составу. Требуется для точного учета порядковых номеров кадровых приказов. В зависимости от количества сотрудников фирмы можно вести один журнал на все приказы - прием, перевод, увольнение и т.д. либо каждый вид приказов регистрировать в отдельном журнале;
- журнал ознакомления с локальными нормативными актами. Необходимость его ведения следует из ст. 68 ТК РФ, согласно которой с локальными нормативными актами работодатель должен знакомить работника под роспись при его приеме на работу еще до подписания трудового договора.
Это далеко не полный перечень требуемых для учета кадровых журналов. Возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования, выдачи полисов медицинского и пенсионного страхования и др.
Рекомендуемые формы указанных журналов закон не устанавливает, поэтому на каждом предприятии они разрабатываются в свободной форме. Обязательным является то, что все страницы журнала должны быть пронумерованы, прошиты, скреплены печатью организации и подписью руководителя организации или ответственного за ведение кадровых документов лица.
Когда определен перечень необходимых документов для полноценного кадрового учета, проводится сверка документов, представляющая собой процесс сопоставления имеющихся в учреждении документов и требуемых. Это можно оформить в виде таблицы.
Перечень необходимых документов | Документ в наличии | Документ отсутствует | Примечание |
| Штатное расписание | |||
График отпусков | |||
Положение об оплате труда и премировании | В связи с изменением трудового законодательства разработать проект новой редакции Положения, утвердить в соответствии со ст. 135 ТК РФ. Ознакомить работников с новой редакцией Положения под |
||
| Трудовые договоры | Недостающие сведения внести непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определить приложением к трудовому договору либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме |
||
| Журнал по учету трудовых договоров | Разработать форму журнала |
||
Журнал ознакомления с локальными нормативными актами | |||
После того как была проведена сверка документов, проверяется качество составления имеющихся с точки зрения требований законодательства. Приказы по основной деятельности должны храниться отдельно от приказов по личному составу. Все документы необходимо проверить на наличие подписей уполномоченного лица, виз согласования, регистрационных номеров, отметок работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.
Особое внимание следует уделить проверке трудовых книжек. Во-первых, в учреждении должен быть приказ о назначении ответственного за ведение трудовых книжек лица. Далее необходимо сверить, все ли трудовые книжки зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Записи в трудовых книжках должны быть внесены на основании соответствующих приказов, не может быть подчисток, помарок. Все записи должны быть продублированы в личной карточке работника формы N Т-2 и заверены подписью работника. Хранить трудовые книжки и вкладыши к ним нужно в несгораемом сейфе.
Заключительный этап кадрового аудита - оформление отчета о его проведении. Отчет составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией. В нем должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения и установлено, достигнуты ли цели аудита.
При смене работника, ответственного за ведение кадрового делопроизводства, необходимо составить акт приема-передачи дел и отметить в нем, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты. К акту прилагается перечень трудовых книжек (с указанием Ф.И.О. владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т.д.
Н.Н.Булыга
Редактор журнала
"Отдел кадров
бюджетного учреждения"
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2012, N 5
КАК ПРОВЕСТИ АУДИТ КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ СВОИМИ СИЛАМИ
В данной статье подробно рассмотрен порядок проведения аудита кадровой документации своими силами, что позволит с максимальной точностью выявить пробелы в ведении кадрового делопроизводства, степень соответствия действующему законодательству и найти новые кадровые решения.
Постановка и ведение кадрового делопроизводства являются обязательным направлением работы любой компании, но зачастую работодатель не уделяет этому особого внимания. Многие руководители уже столкнулись с последствиями такого отношения: проверки трудовой инспекцией, приостановка деятельности организаций, дисквалификация, судебные тяжбы, штраф. А ведь проблема решается достаточно просто: необходимо лишь профессионально, грамотно и компетентно вести документацию, соблюдая основные требования законодательства Российской Федерации.
С необходимостью проведения аудита кадровой документации мы можем столкнуться на разных этапах работы в компании, наиболее часто это обусловлено сменой кадровика и проводится в рамках процедуры приема-передачи дел кадровой службы.
Кроме того, целями аудита могут являться:
Возможность приведения количества документов по кадровому делопроизводству к минимальному;
Сокращение трудовых и материальных затрат на постановку и ведение кадрового делопроизводства;
Обеспечение четкого соблюдения требований трудового законодательства;
Повышение вероятности успешного прохождения проверок со стороны Государственной инспекции труда;
Ликвидация материальных и других видов потерь при возникновении трудовых споров и т. д.
Поскольку преимущества периодического проведения аудита кадровой документации очевидны, некоторые организации прибегают к достаточно дорогостоящим услугам консалтинговых компаний, кроме того, не все руководители готовы доверить столь конфиденциальную информацию сторонним организациям. Поэтому, на мой взгляд, вопрос проведения аудита кадровой документации своими силами является актуальным для многих кадровиков.
Итак, с чего же начать? Прежде всего, необходимо издать соответствующий приказ, обозначить цели (например, определение текущего состояния кадровой документации и оптимизация кадрового делопроизводства), сроки (как правило, от 2 недель до нескольких месяцев) и состав комиссии (3 - 5 человек, обычно сюда входят представители бухгалтерии, юридического отдела, службы охраны труда и т. д. - в зависимости от организационной структуры предприятия).
Далее необходимо проанализировать, какие документы являются обязательными, ведь именно их отсутствие влечет ответственность для работодателя. Результаты такого анализа приведены в табл. 1. При оформлении документов необходимо опираться на нормативные акты. Чаще всего используется в работе Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 (далее - Альбом N 1). При определении сроков хранения кадровики используют Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Министерством культуры РФ 25.08.2010 N 558 (далее - Перечень). При проверках лучше знать свои права, которые указаны в Федеральном законе от 26.12.2008 N 294-ФЗ "О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля" (ред. от 18.07.2011, далее - Закон N 294-ФЗ). Важными, часто использующимися в работе кадровой службы документами также являются Постановление Правительства от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (ред. от 19.05.2008, далее - Постановление N 225) и Постановление Министерства труда и социального развития от 10.10.2003 N 69 "Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек" (далее - Постановление N 69).
Алгоритм проведения внутреннего аудита кадровых документов
│ ┌──────────────────────┐
│ │ Составление плана по │
───┘ │исправлению выявленных│
│ нарушений │
┌─── └──────────────────────┘
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─
│ ┌──────────────────────┐
│ │ Составление отчета о │
───┘ │ текущем состоянии │
│ кадровой документации│
┌─── └──────────────────────┘
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─┼─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─
│ ┌──────────────────────────┐
│ │ Определение состава │
───┘ │текущей документации и его│
│ юридической грамотности │
┌─── └──────────────────────────┘
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ │ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─
│ ┌────────────────────────┐
───┘ │ Определение сроков │
└────────────────────────┘
─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─
┌────────────────────────┐
│ Определение цели │
└────────────────────────┘
Таблица 1
Кадровые документы, ведение которых обязательно
|
Наименование |
||
|
Трудовые книжки |
На всех сотрудников (за исключением |
ТК РФ, ст. 66 |
|
Трудовые |
Со всеми сотрудниками организации |
ТК РФ, ст. 67 |
|
Штатное |
Утверждается приказом по основной |
ТК РФ, ст. 57. |
|
Приказы по |
С постоянным сроком хранения согласно |
Альбом N 1, |
|
Приказы по |
|
Альбом N 1, |
|
Заявления |
Со сроком хранения 75 лет согласно |
ТК РФ, |
|
Правила |
Могут быть оформлены как приложение к |
ТК РФ, ст. 189 |
|
Положение |
ТК РФ не устанавливает четкую форму |
ТК РФ, п. 8 |
|
График отпусков |
Утверждается работодателем не позднее |
Альбом N 1, |
|
Приказы по |
|
Альбом N 1, |
|
Личные карточки |
На всех сотрудников организации, |
Альбом N 1, |
|
Табель учета |
Со сроком хранения 5 лет согласно |
Альбом N 1, |
|
Положение об |
Точное наименование документа в |
ТК РФ, ст. 135 |
Внутренний кадровый учет ведется в основном с помощью журналов. В табл. 2 приведены журналы, вести которые кадровой службе обязательно. Все журналы должны быть прошиты, пронумерованы и удостоверены печатью юридического лица в соответствии с требованиями Росархива.
Таблица 2
Кадровые журналы, ведение которых обязательно
|
Наименование |
||
|
Книга учета |
Должны быть пронумерованы, прошнурованы и |
Постановление |
|
Приходно - |
Если трудовая книжка выдается работнику |
Постановление |
|
Журнал учета |
Должен быть прошит, пронумерован и |
Закон N 294-ФЗ, |
Локальные нормативные акты
Таким образом, в любой организации должно быть как минимум пять обязательных локальных нормативных актов:
1. Штатное расписание (ст. ст. 15, 57 ТК РФ).
2. Положение об оплате труда (или иной документ, устанавливающий систему оплаты труда) (ст. 135 ТК РФ).
3. Правила внутреннего трудового распорядка (ст. ст. 189, 190 ТК РФ).
4. График отпусков (ст. 123 ТК РФ).
5. Положение о защите персональных данных (или иной документ, устанавливающий порядок обработки персональных данных) (гл. 14 ТК РФ).
Опыт судебной практики показывает, что наиболее распространенным правонарушением в области трудового законодательства является отсутствие в организациях и у индивидуальных предпринимателей локальных нормативных актов либо в них присутствуют пункты, ухудшающие положение работников вопреки действующему законодательству. Содержание подобных пунктов может быть самым разным - например, о том, что сотрудница должна уведомить работодателя о своей беременности в течение суток с момента выявления данного факта, запрещение работнику в свободное от основной работы время заключать трудовой договор с другим работодателем или включение ИНН в список обязательных документов при приеме на работу.
Помимо вышеперечисленного перечня, существуют другие документы, которые являются обязательными для некоторых организаций в силу специфики их деятельности. Например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, коллективный договор, договор о полной материальной ответственности, положение о коммерческой тайне и др.
Особенно внимательно необходимо отнестись к должностным инструкциям. С одной стороны, они не относятся к обязательным документам, а с другой, согласно ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является трудовая функция. Следовательно, необходимо либо прописать должностные обязанности работника непосредственно в тексте трудового договора, либо как следует продумать должностную инструкцию. Некоторые работодатели считают, что лучше должностную инструкцию оформлять в качестве приложения к трудовому договору, которое будет являться его неотъемлемой частью. Это не запрещено, хотя надо представлять себе, что изменить трудовой договор сложнее, чем должностную инструкцию, а если она является приложением, то изменение должностной инструкции будет одновременно изменением трудового договора.
В ходе аудита кадровых документов необходимо проверить их наличие, правильность оформления, а также соответствие содержания требованиям законодательства.
Ниже приведена структура отчета по аудиту кадровой документации с примерами наиболее часто встречающихся нарушений и рекомендациями по их устранению.
по аудиту кадровой документации в компании
Первоочередные задачи по исправлению нарушений, которые по возможным последствиям и санкциям носят наиболее тяжелый характер (табл. 3).
Таблица 3
Соотнесение нарушений и уровня ответственности за них
┌───┬─────────────────┬───────────────┬───────────────────────────────────┐
│ N │ Нарушение │ Что нарушили │ Оценка рисков при продолжении │
│п/п│ │ │ данного нарушения │
│ 1 │Выплата │ТК РФ, │Со стороны государственных органов │
│ │заработной платы │ст. ст. 136, │либо в процессе трудового конфликта│
│ │один раз в месяц │236 │работодателю будет предъявлено │
│ │без выплаты │ │обязательное требование выплатить │
│ │компенсации │ │компенсацию за задержку заработной │
│ │согласно ст. 236 │ │платы всем работникам с 2002 г. (с │
│ │ТК РФ │ │момента вступления в действие ТК │
│ │ │ │РФ). При этом за задержку выплат │
│ │ │ │более 2 месяцев предусмотрена │
│ │ │ │ответственность вплоть до уголовной│
├───┼─────────────────┼───────────────┼───────────────────────────────────┤
│ 2 │Внутренние │ТК РФ, │Согласно ст. 8 ТК РФ локальные │
│ │локальные │ст. ст. 136, │нормативные акты, принятые без │
│ │нормативные акты │135, 190 │соблюдения установленного ст. 372 │
│ │утверждены с │ │настоящего Кодекса порядка, учета │
│ │нарушением │ │мнения представительного органа │
│ │установленной в │ │работников, не подлежат применению.│
│ │трудовом │ │То есть применяемые локальные │
│ │законодательстве │ │нормативные акты являются │
│ │процедуры, т. е. │ │недействительными, что лишает │
│ │без учета мнения │ │работодателя возможности применять │
│ │представительного│ │их │
│ │органа │ │ │
└───┴─────────────────┴───────────────┴───────────────────────────────────┘
Результаты аудита кадровой документации. В табл. 4 проанализировано, какие могут наступить санкции за выявленные нарушения в оформлении документов и процедур, сразу же даны рекомендации по исправлению этих нарушений.
Таблица 4
Нарушения в оформлении документов
|
Документ и |
Возможные санкции |
|||
|
Трудовые книжки: порядок организации работы и оформления |
||||
|
В сведения о |
Постановление |
1. Наложение |
Исправить, оформив |
|
|
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним |
||||
|
Журнал оформлен с |
Постановление |
1. Наложение |
Оформить в |
|
|
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладышей |
||||
|
Личные карточки работников Т-2 |
||||
|
Карточки Т-2 |
Перечень |
1. Наложение |
Разделить |
|
|
Приказы по личному составу |
||||
|
Приказы о приеме на работу |
||||
|
Приказы о прекращении трудового договора с работником |
||||
|
В основании - |
Альбом N 1. |
1. Наложение |
Указывать в |
|
|
Приказы о вынесении дисциплинарного взыскания |
||||
|
Используется не |
ТК РФ, |
1. Наложение |
Пересмотреть |
|
|
Приказы о переводе |
||||
|
Приказы по основной деятельности |
||||
|
Приказы на отпуск |
||||
|
Выдача работнику |
ТК РФ, |
1. Наложение |
Не повторять в |
|
|
График отпусков |
||||
|
Нарушения оформления отпусков |
||||
|
Работнику не |
ТК РФ, |
Наложение |
Не повторять в |
|
|
Штатное расписание и документы по оплате труда |
||||
|
В штатном |
ТК РФ, |
1. Наложение |
Устранить данное |
|
|
Приказы на сверхурочные работы |
||||
|
Привлечение |
ТК РФ, ст. 99 |
1. Наложение |
Не повторять в |
|
|
Табель учета рабочего времени |
||||
|
График сменности (график работы) |
||||
|
Графики сменности |
ТК РФ, |
1. Наложение |
Исправить |
|
|
Путевые листы |
||||
|
Правила внутреннего трудового распорядка (оформление) |
||||
|
Правила внутреннего трудового распорядка и изменения к ним |
||||
|
При приеме на |
ТК РФ, ст. 65 |
1. Наложение |
||
|
Не прописан |
ТК РФ, |
1. Наложение |
Необходимо |
|
|
Положение об оплате труда и премировании работников |
||||
|
Положения нет, но |
ТК РФ, |
1. Наложение |
Устранить данное |
|
|
Положение по защите персональных данных (или другой документ, |
||||
|
Трудовой договор (оформление) |
||||
|
Трудовой договор (содержание) |
||||
|
Отсутствие в |
ТК РФ, ст. 57 |
1. Наложение |
||
|
Журналы регистрации других кадровых документов |
||||
|
Нет журнала учета |
Закон |
1. Обязательное |
Оформить |
|
|
Другие нарушения |
||||
|
При приеме на |
КоАП РФ, п. 2 |
1. Административный |
Проводить |
Поскольку не существует унифицированных форм отчетности по аудиту кадровой документации, их выбор полностью зависит от лица, ответственного за его проведение. Это могут быть как докладная записка, так и акт приема-передачи дел.
После его составления необходимо будет разработать план по исправлению выявленных нарушений, назначить ответственных (как правило, это сотрудник отдела кадров) и определить сроки.
Периодичность проведения аудита зависит от многих факторов, как правило, сплошной аудит проводится один раз в 1 - 3 года, чаще - при наличии внешних обстоятельств, а именно:
При смене руководителя отдела кадров;
В преддверии проверки ГИТ;
При смене руководства организации и т. д.
Примерный образец
Руководителю ООО "Синхрон"
А. А. Карпееву
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
о состоянии кадровой документации
С 28.05.2012 по 11.06.2012 мною, начальником отдела кадров Ивановой О. Н., проведена проверка текущего состояния кадровой документации с целью определения ее состава на соответствие требованиям, предъявляемым со стороны действующего законодательства РФ, создания (восстановления, налаживания) системы и оптимизации кадровой документации. В процессе аудита выявлены следующие недостатки (несоответствия)...
Таблица сверки документов
В связи с изложенным вношу следующие предложения...
Выборочный аудит обычно проводится при внесении изменений в действующее законодательство. Поскольку оно меняется со скоростью звука, сроки могут составлять от 1 раза в месяц до 1 раза в год. В отличие от сплошного аудита, который носит более глобальный характер, выборочный, как правило, инициируется самой службой персонала и может проходить без создания комиссии. Например, при подготовке к проверке предприятия миграционной службой проверяются только документы на иностранных работников или только листы нетрудоспособности для проверки ФСС РФ и т. д.
Таким образом, периодическое проведение аудита кадровой документации помогает избежать штрафов, налагаемых контролирующими органами, приостановления деятельности организации или даже уголовной ответственности (в зависимости от тяжести выявленных нарушений). Поэтому заказчиками аудита помимо руководителя отдела кадров могут выступать как генеральный директор, так и собственник компании.
В целом можно с уверенность сказать, что аудит помогает сотруднику кадровой службы повысить свой профессиональный уровень путем выявления собственных ошибок, оценить потенциальные риски при приеме-передаче кадровой документации и многом-многом другом. Ведь, если не уделять должного внимания ведению кадрового делопроизводства, последствия в виде судебных тяжб, штрафов и дисквалификации не заставят себя долго ждать.
Библиографический список
1. Азбука кадровика: все документы по работе с персоналом: Сб. ст. 2-е изд., перераб. и доп. М.: Вершина, 2008. 288 с.
2. Орловский Ю. П., Кузнецов Д. Л., Белицкая И. Я., Корякина Ю. С. Кадровое делопроизводство (правовые основы). Практ. пособие / Ответ. ред. Ю. П. Орловский. М.: Юридическая фирма "Контракт", 2008. 239 с.
3. Митрофанова В. В. Оформляем кадровые документы: настольная книга практика. 3-е изд., перераб. и доп. М.: Альфа-Пресс, 2011. 320 с.
А. Рогожина
в области управления персоналом,
руководитель
группы проектирования и сопровождения
организационных изменений
ОАО "БИНБАНК",
член Национального
союза кадровиков
Подписано в печать
Причины инициации проведения проверки работы отдела кадров могут быть разные, например, смена кадровика или руководства, подготовка к проверке ГИТ . При этом сама процедура может быть проведена как сторонними фирмами или специалистами, так и своими силами. Если принято решение в пользу второго варианта, нужно изучить важные вопросы: какие материалы собрать, что проверять, и в целом как провести кадровый аудит. Причём аудит должен быть проведён качественно, ведь за ошибки кадровика или делопроизводителя фирма отвечает деньгами, а значит, частью прибыли .
Основные вопросы
Проведение кадрового аудита – это оценка деятельности работы всего отдела кадров или конкретного участка . Перед инициацией процедуры нужно решить, какая проверка требуется: комплексная или выборочная.
Если есть нарекания к работе конкретного участка отдела кадров, можно ограничиться выборочной проверкой, то есть нужно проверить только работу этого участка . Если же причиной аудита является смена руководства или грядущая плановая проверка инспекции гоструда, проверить нужно работу всего отдела кадров.
Также нужно выяснить, что проверять:
- правильность ведения делопроизводства;
- расстановку кадров.
Проверка соответствия расстановки кадров потребностям компании – довольно серьёзная процедура, требующая пристального внимания . Порядок проведения такой проверки размещён в отдельной публикации, здесь же подробно рассмотрим, как проверить именно кадровые документы на их соответствие законам.
С чего начать
Отправная точка кадрового аудита – издание приказа
(
). В приказе
обязательно нужно обозначить задачи аудита (выборочный или комплексный), срок проведения и состав комиссии. В комиссию нужно обязательно включить:
- кадровика (и начальника ОК, если существует такая штатная единица);
- юриста;
- бухгалтера;
- представителя администрации.
После исполнения приказа алгоритм аудита будет состоять из трёх этапов :
- подбор методических и правовых документов;
- проверка наличия обязательных документов и дел;
- оформление отчёта.
Подбираем методические материалы
Для того, чтобы начать проверку, нужно подготовить нормативную базу: законы и акты, регулирующие кадровое делопроизводство (правильное оформление документов по личному составу) . В перечень обязательно нужно включить актуальные версии:
- Трудового кодекса;
- Постановления Минкультуры №558 (о сроках хранения);
- Постановления Правительства №225 (о трудовых книжках);
- Постановления №69 (инструкция по оформлению трудовых книжек).
Эту работу можно поручить юристу компании, а актуальные версии правовых актов можно найти на сайте СПС «Консультант+» .
Проверяем документы делопроизводства
Для фиксации наличия и состояния документов необходимо составить ведомость, в
которую потом методично придётся вносить данные
. Титульная страница ведомости должна содержать:
- название («Ведомость проверки кадровых документов»);
- основание (реквизиты приказа);
- состав комиссии;
- период аудита.
Само тело ведомости нужно оформить в виде таблицы с названием столбцов:
- «порядковый номер»;
- «Документ отсутствует»;
- «Документ есть, но требует изменений»;
- «Документ соответствует законодательству».
Важно
Сведения о личных документах вносятся в ведомость в отношении каждого работника , например 1. Трудовой договор Иванова И.И., 2.Трудовой договор Петрова П.П. и т.д.
В ведомость нужно внести все документы, которые должны быть в делах ОК:
Перечень документов
- трудовые договоры, соглашения, контракты и допсоглашения к ним;
- трудовые книжки;
- штатное расписание;
- книга или журнал учёта движения трудовых книжек;
- график отпусков;
- табель учёта рабочего времени;
- личные карточки;
- приказы о приёме на работу;
- приказы о переводах, увольнении;
- приказы по дисциплине, о командировках, отпусках;
- приказы по основной деятельности (касающиеся ОК);
- личные дела;
- заявления работников (могут подшиваться к приказам);
- правила внутреннего распорядка;
- положения: об оплате, о коммерческой тайне, о защите личных данных;
- инструкции по охране труда;
- журналы ознакомления с ЛНА;
- колдоговор (при наличии);
- должностные инструкции (если напрямую в договорах не прописаны обязанности);
- перечень должностей сотрудников с неполным рабочим временем;
- графики сменности;
- договоры о матответственности (бригадный, индивидуальные).
Кроме документов в делах ОК должны присутствовать журналы регистрации :
- бланков трудовых книжек и вкладышей;
- учёта проверок;
- трудовых договоров;
- приказов по личному составу и по основной деятельности;
- заявлений.
Каждый документ нужно проверить на соответствие законодательству, например:
- включены ли в договоры обязательные условия, размер зарплаты не ниже МРОТ, получена ли копия;
- подписаны ли все личные документы и приказы;
- правильно ли заполнены трудовые книжки;
- прошиты и опломбированы ли журналы регистрации;
- соблюдаются ли сроки хранения документов и т.п.
Заполненную ведомость должны подписать все члены комиссии , а по результатам её заполнения составляется отчёт.
Оформляем отчёт
Заключительный этап кадрового аудита – составление отчёта
. Он составляется в
свободной форме и может содержать элементы структуры:
- название и дата документа;
- сведения о состоянии кадровых документов (в порядке или есть недочёты);
- данные об обнаруженных недостатках (кратко);
- рекомендации с указанием санкций в случае непринятия мер (образец посмотрите здесь).
К отчёту прилагается копия ведомости.
важно
Если причиной аудита стала смена кадровика, ведомость можно использовать в качестве приложения к акту приёма-передачи дел , что существенно упростит вхождение нового сотрудника в должность.
В заключение совет : если решено проводить подобные проверки регулярно, можно разработать и утвердить положение или инструкцию , в которой закрепить основные правила того, как провести кадровый аудит, регулярность проведения и алгоритм.
