ผู้ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้ Windows รู้ดีว่าชุดซอฟต์แวร์ Microsoft office มาตรฐานของเวอร์ชันใด ๆ มีตัวแก้ไข Access ที่ไม่ซ้ำใคร จะเป็นโปรแกรมประเภทใดและจะทำงานร่วมกับมันอย่างไรในตอนนี้ โดยปกติแล้วจะมีการให้เฉพาะข้อมูลเบื้องต้นเบื้องต้นที่นี่เนื่องจากคำอธิบายความสามารถทั้งหมดของแอปพลิเคชันจะใช้เวลามากกว่าหนึ่งหน้า

การเข้าถึงคืออะไร?

โปรแกรมนี้คืออะไร? Access เป็นระบบที่มีคุณสมบัติครบถ้วนสำหรับการทำงานกับทุกประเภทตามแบบจำลองเชิงสัมพันธ์ที่มีความสามารถในการแลกเปลี่ยนข้อมูลแบบไดนามิกกับแอปพลิเคชันอื่นหรือสิ่งพิมพ์ทางอินเทอร์เน็ต มันเกี่ยวข้องกับการใช้เครื่องมือเพื่อทำให้การประมวลผลข้อมูลประเภทใด ๆ เป็นแบบอัตโนมัติซึ่งนำเสนอในรูปแบบที่มีโครงสร้าง

นอกจากนี้ Access ยังเป็นแพ็คเกจที่ให้การสนับสนุนตัวควบคุม ActiveX ซึ่งขยายขีดความสามารถของโปรแกรมอย่างมากในแง่ของความจริงที่ว่ามันสามารถใช้ได้ไม่เพียง แต่ส่วนประกอบแบบตารางหรือข้อความเท่านั้น แต่ยังรวมถึงมัลติมีเดียและวัตถุบนอินเทอร์เน็ตด้วย การเชื่อมต่อระหว่างสิ่งเหล่านั้นที่สร้างขึ้นในแอปพลิเคชันทำให้สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงในสิ่งเหล่านั้นได้อย่างแม่นยำด้วยการปรับพารามิเตอร์ในสิ่งอื่น ๆ โดยอัตโนมัติ

ทิศทางหลักในการใช้แอปพลิเคชัน

ไม่น่าแปลกใจที่ในกรณีส่วนใหญ่จะใช้เพื่อทำการวิเคราะห์กระบวนการบางอย่างในการบัญชีธุรกิจ ฯลฯ โดยอัตโนมัติ ต้องขอบคุณโครงสร้างที่เป็นสากลทำให้โปรแกรมสามารถกำจัดลักษณะที่ปรากฏของสิ่งที่เรียกว่าข้อมูลซ้ำซ้อนได้เมื่อจำเป็น เปลี่ยนพารามิเตอร์หนึ่งโดยไม่ต้องป้อนใหม่ แต่แก้ไขค่าเก่าและเพื่อให้การเปลี่ยนแปลงปรากฏในฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด

ตัวอย่างเช่น องค์กรใช้ Access เพื่อเก็บบันทึกของซัพพลายเออร์ ลูกค้า และเหตุการณ์ที่พวกเขาเกี่ยวข้อง รายละเอียดธนาคารของซัพพลายเออร์รายหนึ่งมีการเปลี่ยนแปลง แค่เปลี่ยนก็เพียงพอแล้ว และการปรับอัตโนมัติจะส่งผลต่อฐานข้อมูลอื่นทั้งหมด ข้อมูลจะถูกแทนที่ แทนที่จะป้อนข้อมูลใหม่พร้อมกับข้อมูลที่มีอยู่ และการเปลี่ยนแปลงนี้จะส่งผลต่อกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกัน ในแง่หนึ่ง ผู้ใช้จะได้รับระบบอัตโนมัติที่สมบูรณ์

เช่นเดียวกับตัวอย่างเช่นเมื่อมีการขายสินค้ากลุ่มหนึ่งผ่านแผนกที่เกี่ยวข้องขององค์กรรายการผลิตภัณฑ์จะถูกตัดออกโดยอัตโนมัติในฐานข้อมูลของสินค้าที่มีอยู่ในคลังสินค้า แต่นี่คือตัวอย่างที่ง่ายที่สุด ที่จริงแล้วแอปพลิเคชันมีความสามารถที่กว้างขวางกว่ามาก

โครงสร้างการเข้าถึงของ Microsoft

เพื่อความสะดวกในการใช้งานนั้นสามารถทำได้ด้วยการมีองค์ประกอบพื้นฐานที่มีบทบาทสำคัญในการวิเคราะห์และประมวลผลข้อมูลฐานข้อมูล ในบรรดาองค์ประกอบหลักมีดังนี้:

ตาราง - องค์ประกอบที่เก็บข้อมูลพื้นฐานในรูปแบบเฉพาะ (ตัวเลข ข้อความ กราฟิก ฯลฯ )
แบบสอบถาม - วิธีการเข้าถึงองค์ประกอบที่เกี่ยวข้อง ฐานข้อมูลอื่น หรือโปรแกรมบุคคลที่สาม
แบบฟอร์ม - การนำเสนอข้อมูลหรือข้อมูลในรูปแบบที่ใช้งานง่าย
รายงาน - ผลลัพธ์ของผลลัพธ์ที่ประมวลผล
มาโคร - องค์ประกอบที่ปฏิบัติการได้ซึ่งช่วยให้คุณดำเนินการบางอย่างเมื่อมีเหตุการณ์เกิดขึ้น สร้างคำขอ สร้างรายงาน
โมดูล - เครื่องมือภาษา Visual Basic ที่ช่วยให้คุณสามารถขยายขีดความสามารถของโปรแกรมได้อย่างมากโดยการสร้างขั้นตอนและการใช้ฟังก์ชันมากมาย

การสื่อสารกับโปรแกรมอื่นและฐานข้อมูลภายนอก

ตามที่ชัดเจนแล้ว Access เป็นโปรแกรมที่ช่วยให้คุณไม่เพียงแต่ใช้ข้อมูลของคุณเองที่ผู้ใช้ป้อนเท่านั้น แต่ยังเชื่อมต่อข้อมูลเหล่านั้นเข้าด้วยกันอีกด้วย ความสามารถของแอปพลิเคชันนี้สามารถนำเข้าข้อมูลจากแอปพลิเคชันอื่นได้ (FoxPro, Paradox, Excel, Word เป็นต้น) เพื่อให้ขั้นตอนง่ายขึ้น ไม่สามารถนำเข้าข้อมูลได้ แต่เชื่อมโยงไม่เพียงกับโปรแกรมที่ระบุเท่านั้น แต่ยังเชื่อมโยงกับแหล่งที่มาในสภาพแวดล้อมเครือข่ายหรือบนอินเทอร์เน็ตด้วย

กระบวนการเชื่อมโยงนั้นดำเนินการบนพื้นฐานของแบบสอบถามที่คล้ายคลึงกับวิธีการทำงานของฐานข้อมูล SQL (Access ก็รองรับเช่นกัน)

การสร้างตามเทมเพลต

ใน Access ตารางจะเป็นองค์ประกอบหลัก ในลักษณะที่ปรากฏส่วนประกอบนี้คล้ายกับตาราง Excel มาก แต่ความสามารถของ Access นั้นกว้างกว่ามากและหลักการทำงานกับองค์ประกอบดังกล่าวก็มีคุณสมบัติที่โดดเด่นเป็นของตัวเอง

อย่างไรก็ตาม คุณสามารถสร้างฐานข้อมูลของคุณเองได้เมื่อคุณเริ่มโปรแกรม หลังจากที่หน้าต่างต้อนรับปรากฏขึ้น ผู้ใช้จะได้รับตัวเลือกเทมเพลต โดยขึ้นอยู่กับว่าโครงสร้างฐานข้อมูลในอนาคตจะถูกสร้างขึ้นในรูปแบบของตาราง นี่คือสิ่งที่เรียกว่ามุมมอง Backstage ที่นี่คุณจะพบเทมเพลตในตัวที่มีประโยชน์สำหรับการทำงานเฉพาะหรือค้นหาจากแหล่งข้อมูลอย่างเป็นทางการของ Microsoft หากไม่มีรายการใดในรายการที่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ (แม้ว่าจะไม่น่าเป็นไปได้ก็ตาม)

ฐานข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้น

หากไม่มีสิ่งใดที่เหมาะกับผู้ใช้และต้องการสร้างฐานข้อมูลด้วยตนเองเมื่อสร้างไฟล์ใหม่คุณจะต้องเลือกฐานข้อมูลว่างในเมนูที่เกี่ยวข้อง มีข้อจำกัดบางประการที่ต้องพิจารณาที่นี่ ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลเดสก์ท็อปไม่รองรับการเผยแพร่ออนไลน์ และฐานข้อมูลบนเว็บไม่รองรับฟังก์ชันบางอย่างของฟังก์ชันก่อนหน้า

เมื่อสร้างตารางเริ่มต้นแล้วคุณสามารถดำเนินการป้อนข้อมูลต่อไปได้ โปรดทราบว่าข้อมูลสามารถป้อนข้อมูลได้เฉพาะในคอลัมน์และแถวที่อยู่ติดกันเท่านั้น นอกจากนี้ คุณไม่ควรเพิ่มเซลล์ว่างระหว่างเซลล์เหล่านั้นเหมือนกับที่คุณทำใน Excel นอกจากนี้ ข้อกำหนดที่สำคัญที่สุดคือแต่ละคอลัมน์จะต้องมีข้อมูลประเภทเดียวเท่านั้น ซึ่งหมายความว่าหากรูปแบบดั้งเดิมเป็นวันที่และเวลา ข้อมูลที่เป็นเลขยกกำลังที่ป้อนในคอลัมน์จะไม่ได้รับการยอมรับ ดังนั้น หากเป็นไปได้ คุณจะต้องวางแผนตารางจากมุมมองนี้ เพื่อให้งานง่ายขึ้นคุณสามารถใช้โหมดการออกแบบพิเศษได้

ความแตกต่างของการนำเข้าและการเชื่อมโยงข้อมูลกับแหล่งอื่น

สำหรับการนำเข้าข้อมูล ความสามารถของโปรแกรมนั้นแทบจะไร้ขีดจำกัด เงื่อนไขหลักคือข้อมูลที่นำเข้าจะต้องแบ่งออกเป็นประเภทตาราง (เช่น ตารางใน Excel หรือ Word) หากดำเนินการนำเข้า เช่น ในเวอร์ชันข้อความจาก Notepad คุณสามารถสร้างโครงสร้างที่คล้ายกันได้โดยใช้ Tabulator (ปุ่ม Tab)

คุณสามารถใช้รายการ SharePoint และลิงก์ข้อมูลเพื่อทำให้งานของคุณง่ายขึ้น เมื่อต้องการทำเช่นนี้ ให้ใช้คำสั่งพิเศษบนแท็บข้อมูลภายนอก ซึ่งอยู่ในกลุ่มการนำเข้าและการลิงก์ มีโซลูชันสำเร็จรูปให้บริการที่นี่ (Excel, Word ฯลฯ) เมื่อเลือก สิ่งที่คุณต้องทำคือระบุตำแหน่งของไฟล์ที่ต้องการ ซึ่งไฟล์นั้นจะถูกบันทึกไว้ในฐานข้อมูลปัจจุบัน และยืนยันการเลือกของคุณ

บทสรุป

นี่คือแอปพลิเคชัน Access โปรแกรมนี้ได้รับความนิยมอย่างมากในหมู่ผู้ใช้ที่หลากหลายเนื่องจากผู้พัฒนาพยายามรวมความสามารถของผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ประเภทนี้อื่น ๆ ให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ และนี่คือสิ่งที่ทำให้แอปพลิเคชันนี้มีความยืดหยุ่นมากในการตั้งค่าและใช้งานฟังก์ชันส่วนใหญ่โดยอัตโนมัติ ยังคงต้องเสริมว่า Access เป็นเครื่องมือประมวลผลข้อมูลที่ทรงพลังมาก แม้ว่าจะกล่าวถึงเฉพาะข้อมูลพื้นฐานที่สุดเกี่ยวกับแอปพลิเคชันที่นี่เท่านั้น

ฐานข้อมูลเดสก์ท็อปของ Access สามารถช่วยคุณจัดเก็บและติดตามข้อมูลทุกประเภท เช่น สินค้าคงคลัง ที่ติดต่อ หรือกระบวนการทางธุรกิจ มาดูเส้นทางที่คุณสามารถใช้เพื่อสร้างฐานข้อมูล Access บนเดสก์ท็อป เพิ่มข้อมูลลงไป จากนั้นเรียนรู้เกี่ยวกับขั้นตอนถัดไปในการปรับแต่งและการใช้ฐานข้อมูลใหม่ของคุณ

ในบทความนี้

เลือกเทมเพลต

เทมเพลต Access มีตาราง คิวรี ฟอร์ม และรายงานที่มีอยู่แล้วภายในที่พร้อมใช้งาน การเลือกเทมเพลตคือสิ่งแรกที่คุณจะสังเกตเห็นเมื่อคุณเริ่ม Access และคุณสามารถค้นหาเทมเพลตเพิ่มเติมทางออนไลน์ได้

ในการเข้าถึงคลิก ไฟล์ > ใหม่.

เลือกเทมเพลตฐานข้อมูลเดสก์ท็อปแล้วป้อนชื่อฐานข้อมูลของคุณด้านล่าง ชื่อไฟล์. (ถ้าไม่เห็น.เทมเพลตที่เหมาะกับคุณ, ใช้ที่ค้นหาเทมเพลตออนไลน์กล่อง.)

ชื่อไฟล์

คลิก สร้าง.

คุณอาจต้องดำเนินการใดๆ ต่อไปนี้เพื่อเริ่มต้นใช้งาน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับเทมเพลต:

ถ้า Access แสดงไฟล์ เข้าสู่ระบบกล่องโต้ตอบที่มีรายชื่อผู้ใช้ว่าง:

คลิก ผู้ใช้ใหม่.

กรอก รายละเอียดผู้ใช้รูปร่าง.

คลิก บันทึกและปิด.

เลือกชื่อผู้ใช้ที่คุณเพิ่งป้อน จากนั้นคลิก เข้าสู่ระบบ.

ถ้า Access แสดงไฟล์ คำเตือนด้านความปลอดภัยข้อความในแถบข้อความ และคุณเชื่อถือแหล่งที่มาของเทมเพลต คลิก เปิดใช้งานเนื้อหา. หากฐานข้อมูลจำเป็นต้องเข้าสู่ระบบ ให้เข้าสู่ระบบอีกครั้ง

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู

สร้างฐานข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้น

หากไม่มีเทมเพลตใดที่ตรงกับความต้องการของคุณ คุณอาจเริ่มต้นด้วยฐานข้อมูลเดสก์ท็อปเปล่า

จากการเข้าถึง คลิก ใหม่ > ฐานข้อมูลเดสก์ท็อปว่างเปล่า.

พิมพ์ชื่อฐานข้อมูลของคุณในไฟล์ ชื่อไฟล์กล่อง.

คุณสามารถใช้ตำแหน่งเริ่มต้นที่ Access แสดงด้านล่าง ชื่อไฟล์กล่องหรือคลิกไอคอนโฟลเดอร์เพื่อเลือก

คลิก สร้าง.

เพิ่มตาราง

ในฐานข้อมูล ข้อมูลของคุณจะถูกจัดเก็บไว้ในตารางที่เกี่ยวข้องกันหลายตาราง หากต้องการสร้างตาราง:

เมื่อคุณเปิดฐานข้อมูลของคุณเป็นครั้งแรก คุณจะเห็นตารางว่างในมุมมองแผ่นข้อมูลซึ่งคุณสามารถเพิ่มข้อมูลได้ หากต้องการเพิ่มตารางอื่น ให้คลิก สร้างแท็บ > โต๊ะ. คุณสามารถเริ่มป้อนข้อมูลในช่องว่าง (เซลล์) หรือวางข้อมูลจากแหล่งอื่น เช่น เวิร์กบุ๊ก Excel

เมื่อต้องการเปลี่ยนชื่อคอลัมน์ (เขตข้อมูล) ให้ดับเบิลคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ แล้วพิมพ์ชื่อใหม่

เคล็ดลับ:ชื่อที่มีความหมายช่วยให้คุณรู้ว่าแต่ละฟิลด์ประกอบด้วยอะไรบ้างโดยไม่ต้องดูเนื้อหา

คลิก ไฟล์ > บันทึก.

หากต้องการเพิ่มช่อง ให้พิมพ์ คลิกเพื่อเพิ่มคอลัมน์.

เมื่อต้องการย้ายคอลัมน์ ให้เลือกโดยคลิกที่ส่วนหัวของคอลัมน์ จากนั้นลากไปยังตำแหน่งที่คุณต้องการ คุณยังสามารถเลือกคอลัมน์ที่อยู่ติดกันและลากทั้งหมดไปยังตำแหน่งใหม่ได้

คัดลอกและวางข้อมูล

คุณสามารถคัดลอกและวางข้อมูลจากโปรแกรมอื่น เช่น Excel หรือ Word ลงในตาราง Access ได้ วิธีนี้ได้ผลดีที่สุดหากข้อมูลถูกแยกออกเป็นคอลัมน์ หากข้อมูลอยู่ในโปรแกรมประมวลผลคำ เช่น Word ให้ใช้แท็กเพื่อแยกคอลัมน์หรือแปลงเป็นรูปแบบตารางก่อนที่จะคัดลอก

หากจำเป็นต้องแก้ไขข้อมูล เช่น การแยกชื่อเต็มออกเป็นชื่อและนามสกุล ให้ดำเนินการนั้นก่อนในโปรแกรมต้นฉบับ

เปิดแหล่งที่มาและคัดลอก (Ctrl + C) ข้อมูล

เปิดตาราง Access ที่คุณต้องการเพิ่มข้อมูลในมุมมองแผ่นข้อมูลแล้ววาง (Ctrl + V)

ดับเบิลคลิกแต่ละส่วนหัวของคอลัมน์แล้วพิมพ์ชื่อที่มีความหมาย

คลิก ไฟล์ > บันทึกและตั้งชื่อตารางใหม่ของคุณ

บันทึก: Access จะตั้งค่าชนิดข้อมูลของแต่ละเขตข้อมูลตามข้อมูลที่คุณวางลงในแถวแรกของแต่ละคอลัมน์ ดังนั้นโปรดตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลในแถวต่อไปนี้ตรงกับแถวแรก

นำเข้าหรือเชื่อมโยงไปยังข้อมูล

คุณสามารถนำเข้าข้อมูลจากแหล่งอื่น หรือคุณสามารถเชื่อมโยงไปยังข้อมูลจาก Access โดยไม่ต้องย้ายข้อมูลจากที่ที่เก็บไว้ การลิงก์อาจเป็นตัวเลือกที่ดีถ้าคุณมีผู้ใช้หลายคนอัปเดตข้อมูล และคุณต้องการให้แน่ใจว่าคุณกำลังดูเวอร์ชันล่าสุด หรือหากคุณต้องการประหยัดพื้นที่เก็บข้อมูล คุณสามารถเลือกได้ว่าต้องการลิงก์หรือนำเข้าข้อมูลสำหรับรูปแบบส่วนใหญ่หรือไม่ ดูนำเข้าหรือลิงก์ไปยังข้อมูลในฐานข้อมูล Access อื่นสำหรับข้อมูลเพิ่มเติม

กระบวนการจะแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับแหล่งข้อมูล แต่คำแนะนำเหล่านี้จะช่วยให้คุณเริ่มต้นได้:

บน ข้อมูลภายนอกคลิกรูปแบบข้อมูลที่คุณจะนำเข้าหรือลิงก์ไป หากคุณไม่เห็นรูปแบบที่ถูกต้อง คลิก มากกว่า.

บันทึก:หากคุณยังคงไม่พบรูปแบบที่ถูกต้อง คุณอาจต้องส่งออกข้อมูลเป็นรูปแบบไฟล์ที่ Access รองรับก่อน (เช่น ไฟล์ข้อความที่ใช้ตัวคั่น)

ทำตามคำแนะนำใน รับข้อมูลภายนอกกล่องโต้ตอบ

เมื่อคุณลิงก์ บางรูปแบบจะพร้อมใช้งานเป็นแบบอ่านอย่างเดียว ต่อไปนี้คือแหล่งข้อมูลภายนอกที่คุณสามารถนำเข้าข้อมูลหรือลิงก์ได้:


		ใช่ (อ่านเท่านั้น)
ไมโครซอฟต์ แอคเซส
ฐานข้อมูล ODBC เช่น SQL Server
ไฟล์ข้อความหรือค่าที่คั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาค (CSV)

กระทรวงศึกษาธิการและวิทยาศาสตร์แห่งสหพันธรัฐรัสเซีย

สถาบันการศึกษางบประมาณของรัฐบาลกลางระดับอุดมศึกษา

อาชีวศึกษา

"สถาบันเศรษฐศาสตร์และกฎหมายแห่งรัฐ Khabarovsk"

พื้นฐานการทำงานกับฐานข้อมูล Microsoft Access 2007

คาบารอฟสค์ 2011

พื้นฐานการทำงานกับ DBMS Microsoft Access 2007: แนวทางการปฏิบัติงานในห้องปฏิบัติการสำหรับนักศึกษาระดับปริญญาตรีชั้นปีที่ 1 ทุกสาขาการศึกษาเต็มเวลา / คอมพ์ แอล.วี. ซาโมโลวา – คาบารอฟสค์: RIC KhSAEP, 2011. – 32 น.

ผู้วิจารณ์ D.V. Timoshenko, Ph.D. เทคโนโลยี วิทยาศาสตร์, รองศาสตราจารย์, ภาควิชาสันดาปภายใน, มหาวิทยาลัยแห่งรัฐ Tomsk

ได้รับการอนุมัติจากสภาสำนักพิมพ์และห้องสมุดของสถาบันฯ ให้เป็นแนวทางสำหรับนักศึกษาระดับปริญญาตรีชั้นปีที่ 1 ทุกสาขาวิชาเฉพาะทาง

Lyudmila Viktorovna Samoilova พื้นฐานการทำงานกับฐานข้อมูล Microsoft Access 2007

แนวปฏิบัติการปฏิบัติงานห้องปฏิบัติการสำหรับนักศึกษาระดับปริญญาตรีชั้นปีที่ 1 ทุกสาขาวิชาที่เรียนเต็มเวลา

บรรณาธิการ G.S. โอดินต์โซวา

_____________________________________________________________

ลงนามในการพิมพ์ รูปแบบ 60x84/16

กระดาษเขียน. การพิมพ์ดิจิตอล ป.ล. แบบมีเงื่อนไข 1.9. นักวิชาการ-ed.l. 1.3.

ยอดจำหน่าย 100 เล่ม หมายเลขคำสั่งซื้อ___________________________

_______________________________________________________________

680042, คาบารอฟสค์, เซนต์. แปซิฟิค, 134, แก๊บ, ริทซ์

© สถาบันเศรษฐศาสตร์และกฎหมายแห่งรัฐ Khabarovsk, 2011

แนวคิดพื้นฐาน

ในโลกสมัยใหม่ ผู้คนต้องจัดการกับข้อมูลที่เป็นเนื้อเดียวกันจำนวนมหาศาล ข้อมูลนี้จะต้องได้รับการจัดระเบียบด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งประมวลผลโดยใช้วิธีการประเภทเดียวกันและเป็นผลให้ได้รับข้อมูลสรุปหรือค้นหาข้อมูลเฉพาะในมวล ฐานข้อมูลมีจุดประสงค์นี้

ภายใต้ ฐานข้อมูลเป็นเรื่องปกติที่จะต้องเข้าใจชุดของการจัดระเบียบเชิงตรรกะและข้อมูลที่เชื่อมต่อระหว่างกันซึ่งแบ่งปันโดยงานต่างๆ ภายในกรอบของระบบข้อมูลอัตโนมัติแบบรวมศูนย์บางระบบ

ซอฟต์แวร์ที่ดำเนินการกับฐานข้อมูลเรียกว่า DBMS - ระบบจัดการฐานข้อมูล. DBMS ช่วยให้คุณสามารถจัดโครงสร้าง จัดระบบ และจัดระเบียบข้อมูลสำหรับการจัดเก็บและประมวลผลคอมพิวเตอร์

ดีบีเอ็มเอส– ชุดเครื่องมือภาษาและซอฟต์แวร์ที่ออกแบบมาเพื่อการสร้าง ดูแลรักษา และแบ่งปันฐานข้อมูลกับผู้ใช้จำนวนมาก

โปรแกรม ไมโครซอฟต์ แอคเซส 2007เป็นระบบการจัดการฐานข้อมูล เป็นส่วนหนึ่งของ Microsoft Office Professional 2007 ซึ่งรับประกันการเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันสำนักงานอื่น ๆ (โปรแกรมแก้ไขทดสอบ Word, โปรแกรมสเปรดชีต Excel) เมื่อใช้ Microsoft Access DBMS คุณสามารถจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลจำนวนมาก ควบคุมความถูกต้องของข้อมูลในขั้นตอนการป้อนข้อมูล ดึงข้อมูลที่จำเป็นออกจากฐานข้อมูล เตรียมรายงาน และสร้างแบบฟอร์มเพื่อให้ทำงานกับข้อมูลได้สะดวกยิ่งขึ้น ผู้ใช้หลายคนสามารถทำงานกับฐานข้อมูลพร้อมกันได้ Microsoft Access มีความสามารถมากมาย และในขณะเดียวกัน ในการเริ่มต้นและสร้างฐานข้อมูลของคุณเอง คุณเพียงแค่ต้องเชี่ยวชาญการดำเนินการง่ายๆ เพียงไม่กี่อย่างเท่านั้น

โปรแกรม Microsoft Access เป็น DBMS เชิงสัมพันธ์ (จากความสัมพันธ์ภาษาอังกฤษ) ซึ่งหมายความว่าฐานข้อมูลใน Access ประกอบด้วยตารางที่เชื่อมต่อถึงกัน

ตารางฐานข้อมูลเป็นตารางปกติที่ประกอบด้วยแถวและคอลัมน์

คอลัมน์ของตารางเรียกว่า ฟิลด์ (แอตทริบิวต์). พวกเขาเก็บคุณสมบัติของวัตถุ แต่ละเขตข้อมูลตารางมีชื่อไม่ซ้ำกันและมีประเภทข้อมูลที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด

แถวของตารางเรียกว่า บันทึก (สิ่งอันดับ)เรกคอร์ดประกอบด้วยเซลล์ตารางหลายเซลล์ที่เก็บข้อมูลเฉพาะเกี่ยวกับออบเจ็กต์ แต่ละบันทึกประกอบด้วยข้อมูลเกี่ยวกับวัตถุหนึ่งชิ้น เส้นเรียงลำดับแบบสุ่มและไม่มีตัวเลข การค้นหาสตริงไม่ได้ดำเนินการด้วยตัวเลข แต่โดยตัวระบุ ( กุญแจ).

สำคัญ– นี่คือฟิลด์ที่ใช้เชื่อมโยงตาราง

คีย์อาจเป็นแบบง่ายหรือแบบผสมก็ได้ คีย์ที่กำหนดโดยฟิลด์ตารางหนึ่งเรียกว่า เรียบง่าย. หากคีย์ประกอบด้วยแอตทริบิวต์ตั้งแต่ 2 รายการขึ้นไป จะมีการเรียกคีย์นั้น คอมโพสิต.

คีย์อาจเป็นคีย์หลักหรือคีย์ต่างประเทศก็ได้ คีย์หลักระบุแต่ละระเบียนในตารางโดยไม่ซ้ำกัน ไม่อนุญาตให้ใช้ค่าคีย์ซ้ำกัน ซึ่งหมายความว่า คีย์หลักจะต้องระบุระเบียนเดียว (แถว) ในตาราง กล่าวคือ ต้องไม่ซ้ำกัน

กุญแจภายนอกเป็นคุณลักษณะของความสัมพันธ์หนึ่งที่เป็นคีย์หลักของความสัมพันธ์อื่น กุญแจต่างประเทศใช้เพื่อจัดระเบียบความสัมพันธ์ระหว่างตารางฐานข้อมูล (หลักและทาส) และเพื่อรักษาข้อจำกัดความสมบูรณ์ของการอ้างอิง

หากต้องการเติมข้อมูลลงในตาราง คุณสามารถป้อนข้อมูลด้วยตนเองในโหมดแก้ไขตาราง สร้างได้ รูปร่างเพื่อป้อนข้อมูลหรือนำเข้าข้อมูลจากแหล่งภายนอก หากต้องการค้นหา เลือก และจัดเรียงข้อมูล คุณสามารถสร้างได้ คำขอและสำหรับการนำเสนอข้อมูลและการพิมพ์ด้วยภาพ – รายงาน.

ทุกวันนี้ ผู้ใช้ระบบคอมพิวเตอร์ที่ใช้ Windows รู้ดีว่าแพ็คเกจ Microsoft office มาตรฐานมีโปรแกรมแก้ไขเฉพาะที่เรียกว่า Access ตอนนี้เรามาดูกันว่าโปรแกรมนี้คืออะไรและใช้งานอย่างไร แน่นอนว่าบทความนี้จะครอบคลุมเฉพาะประเด็นพื้นฐานของการทำงานกับโปรแกรมเท่านั้น คำอธิบายที่สมบูรณ์ของคุณสมบัติทั้งหมดของแอปพลิเคชันนี้จะใช้เวลามากกว่าหนึ่งหน้า

การเข้าถึง: มันคืออะไร?

ไมโครซอฟต์แอคเซสคืออะไร? Access เป็นโปรแกรมที่มีคุณสมบัติครบถ้วนที่ออกแบบมาเพื่อทำงานกับฐานข้อมูลทุกประเภท โปรแกรมนี้ใช้โมเดลการแลกเปลี่ยนข้อมูลแบบไดนามิกพร้อมสิ่งพิมพ์ออนไลน์และแอปพลิเคชันอื่นๆ โปรแกรมนี้จัดให้มีการใช้เครื่องมือเพื่อทำให้การประมวลผลข้อมูลประเภทใด ๆ ที่นำเสนอในรูปแบบที่มีโครงสร้างเป็นแบบอัตโนมัติ เหนือสิ่งอื่นใด Access ยังเป็นชุดซอฟต์แวร์ที่ให้การสนับสนุนตัวควบคุม ActiveX สิ่งนี้ขยายขีดความสามารถของโปรแกรมอย่างมีนัยสำคัญในแง่ที่ว่าสามารถใช้ไม่เพียงแต่ส่วนประกอบข้อความและตารางเท่านั้น แต่ยังรวมถึงวัตถุจากอินเทอร์เน็ตและมัลติมีเดียด้วย การเชื่อมต่อที่สร้างขึ้นในแอปพลิเคชันระหว่างฐานข้อมูล (DB) ทำให้สามารถติดตามการเปลี่ยนแปลงในฐานข้อมูลใด ๆ ได้อย่างแม่นยำและปรับพารามิเตอร์ในฐานข้อมูลอื่น ๆ โดยอัตโนมัติ

การเข้าถึง: พื้นที่หลักของการใช้งานแอปพลิเคชัน

ไม่น่าแปลกใจเลยที่ในกรณีส่วนใหญ่ Microsoft Access จะถูกใช้เพื่อทำให้กระบวนการวิเคราะห์ข้อมูลในธุรกิจ การบัญชี และอื่นๆ เป็นไปโดยอัตโนมัติ ด้วยโครงสร้างที่เป็นสากล โปรแกรมจึงสามารถกำจัดลักษณะที่ปรากฏของสิ่งที่เรียกว่าข้อมูลซ้ำซ้อนได้ เมื่อจำเป็นต้องเปลี่ยนพารามิเตอร์บางตัว ไม่ใช่โดยการป้อนพารามิเตอร์ใหม่ แต่โดยการปรับค่าเก่า และในลักษณะที่การเปลี่ยนแปลงนี้ สะท้อนให้เห็นในฐานข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมด องค์กรสามารถใช้ Access เพื่อเก็บบันทึกของซัพพลายเออร์ ลูกค้า และเหตุการณ์ที่พวกเขาเกี่ยวข้องได้ สมมติว่ารายละเอียดธนาคารของซัพพลายเออร์มีการเปลี่ยนแปลง จากนั้นจะเพียงพอที่จะเปลี่ยนแปลงในฐานข้อมูลและการปรับอัตโนมัติจะส่งผลต่อฐานข้อมูลที่เหลือ ในกรณีนี้ ข้อมูลจะถูกแทนที่ แทนที่จะป้อนข้อมูลใหม่พร้อมกับข้อมูลที่มีอยู่ การเปลี่ยนแปลงนี้จะส่งผลต่อเหตุการณ์ที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ในแง่หนึ่ง ผู้ใช้จะได้รับระบบอัตโนมัติที่สมบูรณ์ เช่นเดียวกับการบัญชีคลังสินค้า สมมติว่าสินค้ากลุ่มหนึ่งขายผ่านแผนกที่เกี่ยวข้องขององค์กร จากนั้นรายการสินค้าจะถูกตัดออกโดยอัตโนมัติในฐานข้อมูลสินค้าที่มีอยู่ในคลังสินค้า เป็นที่น่าสังเกตว่านี่เป็นเพียงตัวอย่างที่ง่ายที่สุดเท่านั้น แอปพลิเคชั่นนี้มีคุณสมบัติขั้นสูงเพิ่มเติมจริง ๆ

การเข้าถึงของ Microsoft: โครงสร้าง

หากเราพูดถึงความง่ายในการใช้งานก็สามารถทำได้เนื่องจากมีองค์ประกอบพื้นฐานที่มีบทบาทสำคัญในการวิเคราะห์และประมวลผลข้อมูล องค์ประกอบหลักมีดังต่อไปนี้:

ตารางเป็นองค์ประกอบที่จัดเก็บข้อมูลพื้นฐานในรูปแบบเฉพาะ (ข้อความ ตัวเลข กราฟิก)
แบบสอบถามเป็นวิธีการเข้าถึงรายการที่เกี่ยวข้อง ฐานข้อมูลอื่น หรือโปรแกรมของบริษัทอื่น
แบบฟอร์มคือการนำเสนอข้อมูลหรือสารสนเทศในลักษณะที่ใช้งานง่าย
รายงานคือผลลัพธ์ของผลลัพธ์ที่ประมวลผล
มาโครเป็นองค์ประกอบที่สามารถเรียกใช้งานได้ซึ่งเมื่อเกิดเหตุการณ์ขึ้น ก็สามารถดำเนินการบางอย่าง สร้างรายงาน สร้างคำขอได้
โมดูล - เป็นเครื่องมือภาษา Visual Basic ที่ช่วยให้คุณสามารถขยายขีดความสามารถของโปรแกรมได้อย่างมากโดยพิจารณาจากการใช้ฟังก์ชันมากมายและการสร้างขั้นตอน

Microsoft Access: การสื่อสารกับฐานข้อมูลภายนอกและโปรแกรมอื่น ๆ

ดังที่ควรชัดเจนในตอนนี้ Microsoft Access ช่วยให้คุณไม่เพียงแต่ใช้ข้อมูลของคุณเองที่ผู้ใช้ป้อนเท่านั้น แต่ยังเชื่อมโยงข้อมูลเหล่านั้นเข้าด้วยกันอีกด้วย ความสามารถของโปรแกรมสามารถนำเข้าข้อมูลได้จากแอพพลิเคชั่นต่างๆ เช่น Paradox, FoxPro, Excel, Word เป็นต้น เพื่อให้ขั้นตอนง่ายขึ้น ไม่สามารถนำเข้าข้อมูลได้ แต่เชื่อมโยงไม่เพียงกับโปรแกรมเหล่านี้เท่านั้น แต่ยังเชื่อมโยงกับแหล่งที่มาบนอินเทอร์เน็ตหรือสภาพแวดล้อมเครือข่ายด้วย กระบวนการเชื่อมโยงนั้นเสร็จสิ้นโดยใช้แบบสอบถามที่คล้ายคลึงกับวิธีการทำงานของฐานข้อมูล SQL อย่างไรก็ตามโปรแกรม Access ก็รองรับเช่นกัน

จะสร้างฐานข้อมูลตามเทมเพลตได้อย่างไร?

ใน Microsoft Access องค์ประกอบหลักคือตาราง ส่วนประกอบนี้มีลักษณะคล้ายกับตาราง Excel มาก แต่มีความสามารถขั้นสูงกว่า และหลักการทำงานกับองค์ประกอบเหล่านี้ก็มีคุณสมบัติที่โดดเด่นในตัวเอง อย่างไรก็ตาม การสร้างฐานข้อมูลของคุณเองเมื่อเริ่มต้นระบบนั้นค่อนข้างง่าย หลังจากที่หน้าต่างต้อนรับปรากฏขึ้น ผู้ใช้จะได้รับตัวเลือกเทมเพลต โดยขึ้นอยู่กับโครงสร้างฐานข้อมูลในอนาคตในรูปแบบของตารางจะถูกสร้างขึ้น มุมมองนี้เรียกอีกอย่างว่า Backstage ที่นี่คุณจะพบเทมเพลตในตัวซึ่งคุณจะต้องใช้เพื่อทำงานเฉพาะด้าน หากไม่มีช่องว่างใดที่ตรงกับความต้องการของผู้ใช้ซึ่งไม่น่าเป็นไปได้ คุณสามารถค้นหาได้จากแหล่งข้อมูลอย่างเป็นทางการของ Microsoft เมื่อเลือกเทมเพลตที่คุณต้องการแล้ว คุณจะต้องบันทึกเป็นไฟล์โดยระบุชื่อและตำแหน่ง แอปพลิเคชันจะสร้างโครงสร้างตารางที่ต้องการโดยอัตโนมัติ

จะสร้างฐานข้อมูลตั้งแต่เริ่มต้นได้อย่างไร?

มีข้อจำกัดหลายประการที่ต้องพิจารณาในเรื่องนี้ ตัวอย่างเช่น ฐานข้อมูลเดสก์ท็อปไม่รองรับการเผยแพร่ออนไลน์ เว็บเบสไม่สอดคล้องกับคุณสมบัติบางอย่างก่อนหน้านี้ เมื่อสร้างตารางเริ่มต้นแล้ว คุณสามารถดำเนินการป้อนข้อมูลต่อไปได้ ควรให้ความสนใจเป็นพิเศษกับความจริงที่ว่าข้อมูลสามารถป้อนลงในแถวและคอลัมน์ที่อยู่ติดกันเท่านั้น คุณไม่ควรเพิ่มเซลล์ว่างระหว่างเซลล์เหล่านั้นเช่นเดียวกับที่ทำใน Excel เงื่อนไขที่สำคัญที่สุดคือแต่ละคอลัมน์ควรมีข้อมูลประเภทเดียวเท่านั้น ดังนั้น หากรูปแบบได้รับการออกแบบมาเพื่อใช้วันที่และเวลา ข้อมูลที่ป้อนลงในคอลัมน์ที่มีการคำนวณแบบเลขยกกำลังจะไม่ได้รับการยอมรับ หากเป็นไปได้ คุณควรวางแผนตารางจากมุมมองนี้ เพื่อให้สิ่งต่าง ๆ ง่ายขึ้น คุณสามารถใช้โหมดการออกแบบพิเศษ

คุณสมบัติการนำเข้าและเชื่อมโยงข้อมูลกับแหล่งอื่น

หากเราพูดถึงการนำเข้าข้อมูล โปรแกรม Microsoft Access ก็มีความเป็นไปได้ที่แทบจะไร้ขีดจำกัด เงื่อนไขหลักคือข้อมูลที่นำเข้าจะต้องแบ่งออกเป็นประเภทตาราง เช่นเดียวกับที่ทำใน Word หรือ Excel หากดำเนินการนำเข้าเช่นในเวอร์ชันข้อความของโปรแกรม Notepad คุณสามารถใช้ปุ่ม "Tab" เพื่อสร้างโครงสร้างดังกล่าวได้ นอกจากนี้ยังสามารถใช้รายการ Share Point และการเชื่อมโยงข้อมูลเพื่อทำให้งานง่ายขึ้นอีกด้วย เพื่อจุดประสงค์นี้ จะใช้คำสั่งพิเศษบนแท็บข้อมูลภายนอกซึ่งอยู่ในกลุ่มการลิงก์และการนำเข้า นอกจากนี้ยังมีการนำเสนอโซลูชันสำเร็จรูปที่นี่ (Word, Excel ฯลฯ ) หากคุณเลือก สิ่งที่คุณต้องทำคือระบุตำแหน่งของไฟล์ที่ต้องการ ตำแหน่งที่เก็บข้อมูลในฐานข้อมูลปัจจุบัน จากนั้นยืนยันการเลือกของคุณ

คำหลัง

นี่คือลักษณะของแอปพลิเคชัน Access ในขณะนี้ โปรแกรมนี้ได้รับความนิยมอย่างมากในหมู่ผู้ใช้ที่หลากหลาย เนื่องจากผู้พัฒนาพยายามรวมความสามารถของโปรแกรมประเภทอื่น ๆ เข้าด้วยกัน สิ่งนี้ทำให้เราสามารถทำให้แอปพลิเคชันนี้มีความยืดหยุ่นมากในการทำให้ฟังก์ชันและการปรับแต่งที่จำเป็นส่วนใหญ่เป็นไปโดยอัตโนมัติ เราบอกได้เพียงว่า Microsoft Access เป็นผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ที่มีประสิทธิภาพสำหรับการประมวลผลข้อมูล Access ทำให้การสร้างและจัดการฐานข้อมูลเป็นเรื่องง่าย ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์นี้เหมาะสำหรับทั้งโครงการขนาดเล็กและธุรกิจขนาดใหญ่ Access เป็นตัวช่วยที่ดีเยี่ยมในการจัดเก็บข้อมูลประเภทต่างๆ

ไมโครซอฟต์ แอคเซส 2007

โปรแกรมประยุกต์ ไมโครซอฟต์ แอคเซส 2007ออกแบบมาเพื่อสร้าง ฐานข้อมูล. Access 2007 ใช้ตารางที่เกี่ยวข้องกับตรรกะ ดีบีเอ็มเอส ไมโครซอฟต์ แอคเซส 2007ให้การจัดการข้อมูลที่เก็บไว้ในตารางที่สะดวกและเชื่อถือได้

สาระสำคัญของการสร้างฐานข้อมูลใน Microsoft Access 2007 คือคุณต้องสร้างโครงสร้างฐานข้อมูลก่อน (สร้างโครงสร้างของตารางและสร้างความสัมพันธ์ระหว่างกัน) จากนั้นคุณจะต้องกรอกตารางของฐานข้อมูลใหม่

นอกจากนี้ก็แนะนำให้สร้าง แบบฟอร์มสำหรับการป้อนข้อมูลลงในตาราง คำขอเพื่อค้นหาข้อมูลในฐานข้อมูลและ รายงานเพื่อแสดงข้อมูลที่จำเป็นจากฐานข้อมูลในรูปแบบที่สะดวกบนหน้าจอ พิมพ์ หรือไฟล์

ฐานข้อมูลสามารถสร้างได้ด้วยตนเอง (ฐานข้อมูลเปล่าใหม่) หรือตามเทมเพลต เทมเพลตไม่สอดคล้องกับฐานข้อมูลที่ต้องการเสมอไป แต่ด้วยความช่วยเหลือคุณสามารถสร้างฐานข้อมูลที่ใกล้เคียงกับที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็ว จากนั้นคุณสามารถเปลี่ยนแปลงและกรอกข้อมูลลงในฐานข้อมูลของคุณได้

เมื่อคุณเปิดแอปพลิเคชัน Access 2007 คุณจะเห็นหน้าเริ่มต้นการเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Access 2007 ใหม่ ดังแสดงในรูปที่ 1 1.

ข้าว. 1 (คลิกที่ภาพเพื่อขยาย)

เมื่อคุณสร้างฐานข้อมูลจากเทมเพลต คุณสามารถเลือกเทมเพลตที่คุณต้องการจากเพจเริ่มต้นใช้งาน Microsoft Access 2007 จากเทมเพลตหมวดหมู่หรือเทมเพลตจาก Microsoft Office Online ตัวอย่างเช่น เมื่อคุณเลือกเทมเพลตคณะในหมวดหมู่เทมเพลตในเครื่อง คำอธิบายของฐานข้อมูลจะปรากฏที่ด้านขวาของหน้าต่างแอปพลิเคชัน ด้านล่างในช่องข้อความระบุชื่อไฟล์: Faculty.accdb และไอคอนโฟลเดอร์ซึ่งคุณสามารถบันทึกไฟล์ลงในไดเร็กทอรีที่ต้องการได้ (โดยค่าเริ่มต้น โฟลเดอร์ My Documents จะถูกระบุ)

ชื่อไฟล์และไดเร็กทอรีการจัดเก็บไฟล์สามารถเปลี่ยนแปลงได้ จากนั้นคุณจะต้องคลิกที่ปุ่มสร้าง เป็นผลให้หน้าต่างฐานข้อมูลคณะจะปรากฏขึ้น: ฐานข้อมูล (Access 2007) - Microsoft Access ส่วนแก้ไขจะแสดงรายชื่อคณะที่ต้องกรอก หากบานหน้าต่างนำทางปิดอยู่ คุณต้องเปิดโดยการกด F11 หรือคลิกปุ่มเปิด/ปิดเส้นขอบของบานหน้าต่างนำทาง

เริ่มต้นใช้งาน Access 2007

เพื่อสร้างช่องว่างใหม่ ฐานข้อมูลคุณต้องคลิกที่ไอคอน "ฐานข้อมูลว่างเปล่า" ในส่วน "ฐานข้อมูลเปล่าใหม่" ช่องข้อความที่มีชื่อไฟล์จะปรากฏที่ด้านขวาของหน้าต่างแอปพลิเคชัน: Database1.accdb และไอคอนโฟลเดอร์เพื่อบันทึกไฟล์ ไดเรกทอรีที่ต้องการ ตามค่าเริ่มต้น ชื่อไฟล์ ไดเร็กทอรี และชื่อดิสก์ที่จะบันทึกไฟล์จะถูกระบุ ชื่อของไฟล์ ไดเร็กทอรี และดิสก์ที่เก็บไฟล์สามารถเปลี่ยนแปลงได้

ก็ควรสังเกตว่า เข้าถึง 2007สำหรับฐานข้อมูลใหม่ รูปแบบไฟล์เริ่มต้นคือ Access 2007 (.accdb) แต่ไฟล์ฐานข้อมูลใหม่สามารถบันทึกในรูปแบบ Access 2002-2003 (.mdb) หรือรูปแบบ Access 2000 (.mdb) ภาพหน้าจอของหน้าต่างการบันทึกไฟล์ฐานข้อมูลจะแสดงในรูปที่ 2

ข้าว. 2 (คลิกที่ภาพเพื่อขยาย)

หลังจากเลือกไดเร็กทอรี ดิสก์ ชื่อไฟล์ และรูปแบบฐานข้อมูลแล้ว ให้คลิกที่ปุ่มสร้าง ไฟล์ฐานข้อมูลที่มีชื่อที่เลือกจะถูกบันทึกในโฟลเดอร์ที่ระบุและหน้าต่าง Microsoft Access 2007 จะเปิดขึ้น หน้าต่างแอปพลิเคชันนี้แสดงหน้าต่าง DB พร้อมชื่อที่กำหนดบนแท็บโหมด Tableau และตารางว่างใหม่ชื่อ Table 1 ใน Tableau โหมดดังแสดงในรูป 3. ถัดไป คุณต้องไปที่โหมดการออกแบบและสร้างโครงสร้างของตารางฐานข้อมูลแรก

ข้าว. 3 (คลิกที่ภาพเพื่อขยาย)

ฐานข้อมูลที่บันทึกไว้แล้วในรูปแบบไฟล์ Access 2007 สามารถบันทึกในรูปแบบอื่นได้โดยคลิกปุ่ม "Office" ในหน้าต่างฐานข้อมูลและเลือก "บันทึกเป็น" ในกล่องโต้ตอบที่ปรากฏขึ้น ให้คลิกรูปแบบที่ต้องการ

พิจารณาหน้าต่างแอปพลิเคชัน Microsoft Access 2007 ที่ด้านบนของหน้าต่างจะมีปุ่ม Office แผงการเข้าถึงด่วนพร้อมไอคอน (บันทึก ยกเลิก) แถบชื่อเรื่อง และปุ่มสำหรับปรับขนาดหน้าต่าง

ด้านล่างคือ Ribbon ซึ่งประกอบด้วยแท็บต่างๆ (หน้าแรก การสร้าง ข้อมูลภายนอก การทำงานกับฐานข้อมูล และแท็บอื่นๆ ที่ปรากฏขึ้นขึ้นอยู่กับโหมดการทำงาน) Access 2007 ใช้เครื่องมือตามบริบทที่ปรากฏขึ้นเมื่อคุณทำงานกับวัตถุเฉพาะ ตัวอย่างเช่น เมื่อทำงานกับตาราง เครื่องมือตามบริบทจะปรากฏขึ้นสำหรับวัตถุตารางที่เรียกว่า "การทำงานกับตาราง" ซึ่งมีสองแท็บ: โหมดตารางและการออกแบบ

Ribbon จะแทนที่เมนูและแถบเครื่องมือที่ใช้ใน Access 2003 ยกเว้นเมนู Office และแถบเครื่องมือด่วน Ribbon จะแสดงชุดคำสั่งเฉพาะขึ้นอยู่กับแท็บที่เลือก กลุ่มคำสั่งบนแท็บที่เลือกจะถูกจัดกลุ่มตามการดำเนินการที่ทำ ดังนั้น บนแท็บ โหมดตาราง กลุ่มคำสั่ง มุมมอง เขตข้อมูลและคอลัมน์ การจัดรูปแบบและชนิดข้อมูล และความสัมพันธ์ จะปรากฏขึ้น ชื่อของกลุ่มคำสั่งที่ปรากฏอยู่ที่ด้านล่างของ Ribbon

ด้านล่าง Ribbon คือบานหน้าต่างนำทางทางด้านซ้าย และหน้าต่างการแก้ไขทางด้านขวา ซึ่งจะแสดงวัตถุที่กำลังแก้ไข บานหน้าต่างนำทางประกอบด้วยวัตถุ Access ทั้งหมด (ตาราง ฟอร์ม คิวรี รายงาน ฯลฯ) ในรายการ All Access Objects คุณสามารถเลือกออบเจ็กต์ที่ต้องการได้ เมื่อคุณคลิกสองครั้งที่ชื่อวัตถุในบานหน้าต่างนำทาง วัตถุนั้นจะปรากฏในหน้าต่างแก้ไข ที่ด้านล่างของหน้าต่าง Access จะมีแถบสถานะและปุ่มโหมดดู