Jak dokonać wpisu w zeszycie ćwiczeń, gdy zabraknie pustych stron. Procedura przeniesienia wpisu ze skoroszytu do wkładki Zamiast wkładki nowy zeszyt ćwiczeń

Dwa lata temu mój poprzednik zatrudnił pracownika, który starając się o pracę przedstawił wkładkę do zeszytu ćwiczeń bez samego zeszytu. Wkładka została zarejestrowana w Księdze Rachunkowej Ruchu Ksiąg Pracy i dokonano w niej zapisu o zatrudnieniu w naszej organizacji. Według samego pracownika w ogóle nie miał pozwolenia na pracę: kiedy poszedł do pracy po raz pierwszy, od razu dostał wkładkę, bo innych formularzy nie było. Rozumiem oczywiście, że wkładka bez zeszytu ćwiczeń jest nieważna. Nie sposób było go przyjąć, a tym bardziej dokonać w nim wpisu o zatrudnieniu. Proszę mi powiedzieć, jak naprawić naruszenie?

Pomimo wszystkich rozmów o rychłym zniesieniu zeszytów pracy, dziś zeszyt ćwiczeń o ustalonej formie jest głównym dokumentem dotyczącym aktywności zawodowej i stażu pracy pracownika (Część 1 art. 66 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, zwany dalej Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej), a błędy popełnione przy jego wypełnianiu mogą powodować problemy przy ubieganiu się pracownika o emeryturę.

Powinno być

Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej przewiduje przypadki, w których pracodawca jest zobowiązany do wydania książeczki pracy.

Przypadek 1. Osoba wchodzi do pracy po raz pierwszy (Część 1 art. 65 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Przypadek 2. Osoba ubiegająca się o pracę nie posiada zeszytu ćwiczeń ze względu na jego zagubienie, uszkodzenie lub z innej przyczyny i pisze wniosek (ze wskazaniem przyczyny braku dokumentu) o wydanie nowego zeszytu ćwiczeń (Część 5 art. 65 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej).

Niestety, sporządzając dokumentację pracy, pracodawcy czasami popełniają poważne błędy. Na przykład wydają wkładkę, ponieważ firma nie ma formularzy zeszytów ćwiczeń. W takim przypadku na stronie tytułowej wkładki można umieścić zapis: „...ze względu na brak kart ewidencji czasu pracy”.

WAŻNY!

Pracodawca ma obowiązek posiadać w niej wymaganą liczbę formularzy i wkładek do zeszytu pracy.

Zasady prowadzenia i przechowywania zeszytów ćwiczeń, sporządzania formularzy zeszytów pracy i udostępniania ich pracodawcom (zwany dalej Regulaminem), zatwierdzony Dekret Rządu Federacji Rosyjskiej z dnia 16 kwietnia 2003 r. Nr 225 „W zeszytach pracy” ustalił jedyny przypadek wydania pracownikowi wkładki. Tak więc, zgodnie z klauzulą ​​38 Regulaminu, jeśli wszystkie strony jednej z sekcji są wypełnione w zeszycie ćwiczeń, wszyta jest w nim wkładka. Inny przypadek Przepisy nie określają projektu wkładki.

Jeśli osoba ubiegająca się o pracę przedstawia wkładkę bez zeszytu ćwiczeń, można powiedzieć, że nie posiada zeszytu ćwiczeń. W takim przypadku pracodawca musi kierować się częścią 5 art. 65 Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej, zgodnie z którym pracownik powinien wydać nową książeczkę pracy na podstawie swojego pisemnego wniosku (ze wskazaniem przyczyny braku tego dokumentu). W rozpatrywanej sytuacji powodem jest to, że poprzedni pracodawca zamiast zeszytu pracy wydał wkładkę.

WARTO TO WIEDZIEĆ

Wkładkę należy wszyć do zeszytu ćwiczeń

W ten sposób możesz to naprawić

Ponieważ wkładka bez samej książki jest nieważna, dlatego w rozpatrywanej sytuacji pracownik nie posiada dokumentu obowiązkowego - zeszytu ćwiczeń.

Oczywiście pracodawca nie może dokonywać wpisów w takim dokumencie. Oznacza to, że wpis o zatrudnieniu dokonany we wkładce składanej przez pracownika w trakcie zatrudnienia jest nieważny.

Ponieważ pracownikowi nie wydano w terminie nowej książeczki pracy, a we wkładce nie uwzględniono przebiegu zatrudnienia, naruszenie należy naprawić. Można to zrobić w następujący sposób.

Krok 1
Sporządź protokół braku zeszytu ćwiczeń przy ubieganiu się o pracę

Fakt braku tego dokumentu przy ubieganiu się o pracę należy potwierdzić (Przykład 1). W tej samej ustawie można stwierdzić, że pracownik zostaje powiadomiony o konsekwencjach nieposiadania prawidłowo wykonanej zeszytu pracy i konieczności wydania nowej zeszytu pracy.

Krok 2
Wyślij pracownikowi powiadomienie o konieczności wydania nowej książeczki pracy

W ten sposób pracownik zostanie poinformowany, że skoro wkładka bez zeszytu jest nieważna, konieczne jest wystawienie nowego zeszytu ćwiczeń.

Uwaga: w tej sytuacji Za wydanie nowej zeszytu pracy pracownik pobiera opłatę. Okoliczność ta znajduje także odzwierciedlenie w zawiadomieniu (przykład 2).

WAŻNY!

Wkładkę do zeszytu pracy sporządza i prowadzi pracodawca w taki sam sposób, jak sam zeszyt ćwiczeń. Wkładka bez zeszytu ćwiczeń jest nieważna (punkt 38 ​​Regulaminu)

Oczywiście możesz obejść się bez tego dokumentu, jeśli ustnie wyjaśnisz pracownikowi potrzebę sporządzenia nowej umowy o pracę lub zrobisz to przy sporządzaniu raportu (patrz krok 1).

Krok 3
Otrzymaj wniosek od pracownika o wydanie nowej zeszytu ćwiczeń

Aby uzyskać nowy zeszyt ćwiczeń z powodu jego braku, pracownik musi napisać wniosek (przykład 3).

Krok 4
Uzyskaj formularz księgi roboczej z działu księgowości

W tym celu osoba odpowiedzialna za prowadzenie dokumentacji pracy zwraca się do działu księgowości z odpowiednim wnioskiem. (przykład 4).

Krok 5
Złóż wniosek o zeszyt ćwiczeń

Pracownik ma obowiązek wypełnić nowy zeszyt ćwiczeń zgodnie z Instrukcją wypełniania zeszytów ćwiczeń (dalej – Instrukcja), zatwierdzony Uchwała Ministerstwa Pracy Rosji z dnia 10 października 2003 r. nr 69.

Pamiętaj, że wypełniony zeszyt ćwiczeń będzie zawierał wpisy dotyczące pracy tylko w Twojej firmie.

Wypełniając protokół pracy, należy wskazać rzeczywistą datę jego wykonania - zarówno na stronie tytułowej, jak i w sekcji „Informacje o pracy”. Ze względu na niestandardowe okoliczności rejestracji zmieniają się także ogólne zasady dokonywania wpisu do pracy. Zatem w kolumnie 2 należy podać datę dokonania wpisu, a nie datę zatrudnienia. Ponieważ jednak tę datę również trzeba podać, sugerujemy zrobić to w kolumnie 3 (przykład 5).

Krok 6
Zarejestruj zeszyt ćwiczeń w Księdze Rachunkowej w celu przenoszenia zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich

W Księdze Rachunkowej rejestrowane są wszystkie zeszyty pracy przyjęte od pracowników przy przyjęciu, a także zeszyty ćwiczeń i znajdujące się w nich wkładki wskazujące ponownie serię i numer wydawane pracownikom.

Do rozwiązania pozostaje kwestia, co zrobić z wpisem do akt pracy, który aktualnie jest przechowywany w firmie i zarejestrowany w Księdze Rachunkowej dotyczącej przemieszczania zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich. Uważamy, że powinien on zostać przyznany pracownikowi poprzez dokonanie odpowiedniego wpisu w Księdze Rachunkowej (przykład 6).

PRZYKŁAD 1

Działaj w przypadku braku zeszytu ćwiczeń przy ubieganiu się o pracę

Wszyscy wiemy, że pracodawca ma obowiązek wystawić książeczkę pracy. Ale jak i gdzie mogę uzyskać formularz? I zaczynają się ciągłe naruszenia. Faktem jest, że zatwierdzone rozporządzeniem Ministerstwa Finansów Federacji Rosyjskiej nr 117n „Procedura udostępniania pracodawcom formularzy zeszytów pracy i wkładki do zeszytu pracy” przewiduje udostępnianie formularzy specjalnie pracodawcom, a nie pracownikom.

Ponadto formularze należy kupować od licencjonowanych dystrybutorów produktów do druku zabezpieczającego, po zawarciu z nimi umowy na dostawę formularzy. Zakupione formularze muszą być zarejestrowane w Księga wpływów i wydatków do rozliczania formularzy zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich. Forma tej książki została zatwierdzona zarządzeniem Ministerstwa Pracy Rosji nr 69. Księgę tę prowadzi dział księgowości.

Okazuje się, że pracodawca musi zaopatrzyć się w określoną liczbę formularzy, aby w razie potrzeby wydać pracownikowi zeszyt ćwiczeń (wkładka). Oczywiście nie wszyscy pracodawcy przestrzegają tej procedury. Często pracownik sam kupuje formularz gdzieś w kiosku. Niedozwolone jest żądanie od pracownika samodzielnego zakupu zeszytu ćwiczeń. Praktyka sądowa zawsze staje po stronie pracownika. Jeżeli nie wydałeś książeczki pracy ze względu na brak pustego formularza (który Twoim zdaniem pracownik powinien był przynieść), to Ty (czyli pracodawca) jesteś winien i zostaniesz ukarany.

Prawidłowa procedura.

1. Uzyskaj wymagany formularz (książkę lub wkładkę) z działu księgowego.

Faktem jest, że formularze te są uważane za ścisłe dokumenty sprawozdawcze. Należy je przechowywać w sejfie w dziale księgowości. Jeżeli pracownik personelu potrzebuje formularza, wydaje się go na pisemny wniosek. Na koniec miesiąca pracownik HR ma obowiązek złożyć raport do działu księgowości, wskazując, kiedy i jakie formularze otrzymał, komu je wydano, ile formularzy uległo uszkodzeniu, a ile pozostało w dziale HR.

Dla przedsiębiorców indywidualnych pracownik kadr i księgowy to często jedna osoba. W takim przypadku nie ma sensu pisać aplikacji do siebie. Pomijamy pierwszy punkt. Ale raport i tak jest sporządzany.Jeśli rzadko sporządzasz nową dokumentację techniczną, to nie można sporządzać raportów co miesiąc, a dopiero po skorzystaniu z formularza.

2. Sporządź pierwszą (tytułową) stronę zeszytu ćwiczeń (wkładki).

• Stronę tytułową należy sporządzić w obecności samego pracownika.
• Dokładnie zapisujemy z paszportu nazwisko, imię, nazwisko i datę urodzenia pracownika.
• Na podstawie dyplomu lub świadectwa ukończenia szkoły uzupełnij wiersze „wykształcenie” i „zawód, specjalność”.
• Następnie ustalamy termin wypełnienia zeszytu ćwiczeń. Należy pamiętać, że data wypełnienia książeczki pracy może być późniejsza niż data zatrudnienia pracownika, gdyż książeczkę pracy można uzupełnić w ciągu tygodnia od dnia zatrudnienia.
• Następnie pracownik sam podpisuje się na stronie tytułowej, zapewniając swoim podpisem, że informacje o nim są wpisane prawidłowo. W przypadku znalezienia błędu formularz uważa się za uszkodzony. Nie można poprawiać wpisów na stronie tytułowej! Uszkodzone formularze są niszczone i sporządzany jest specjalny protokół.
• Jeżeli strona tytułowa jest sporządzona prawidłowo, pracownik personelu również ją podpisze. Zalecane jest wpisanie nazwiska, gdyż proponowana opcja „podpis osoby (czytelny)” pozwala na wiele interpretacji. Co więcej, podpis w takim znaczeniu, jakie rozumiemy, nigdy nie jest czytelny.
• I wreszcie wszystkie zapisy są poświadczone pieczęcią organizacji lub indywidualnego przedsiębiorcy (NIE działu HR, jeśli masz pieczęć tej jednostki strukturalnej).

3. Rejestrujemy i oddajemy wypełnioną książeczkę (wkładkę) do przechowywania.

Już teraz możesz umówić się na wizytę (jak czytać), zarejestrować zeszyt ćwiczeń w K rejestr do rejestrowania ruchu zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich i umieść go w sejfie do przechowywania. Wkładkę, jeśli wydasz ją pracownikowi, wpisuje się do księgi osobno, w innej linii. Po zwolnieniu pracownik podpisuje zarówno odbiór książki, jak i wkładkę. Jeśli po przyjeździe otrzymasz od pracownika książkę z już wszytą wkładką, to rejestrowana jest tylko ta książka.

Podręcznik „Zeszyt ćwiczeń bez błędów” możesz pobrać na stronie internetowej http://slavianna.ru

W jednym z poprzednich miejsc pracy pracownika zamiast wkładki do zeszytu pracy została wydana nowa książeczka pracy.Przy zatrudnieniu przez naszą organizację pracownik otrzymywał tę właśnie książeczkę pracy, zawierającą zapisy z ostatniego miejsca pracy, na księgowość, konserwacja i magazynowanie Pracujący już w naszej organizacji pracownik wypełnił w pierwszej zeszycie pracy wkładkę, która zawiera teraz informacje o poprzednich miejscach pracy, podobnie jak informacje w drugiej zeszycie pracy. Akta zostały sporządzone zgodnie z ustaloną procedurą przez organizacje, w których pracownik pracował po zarejestrowaniu nowego zeszytu ćwiczeń. Teraz pracownik prosi o przyjęcie pierwszego zeszytu ćwiczeń z wkładką do ewidencji, konserwacji i przechowywania. Jak to jest legalne? jeśli tak to jak to zrobić poprawnie?

Odpowiedź

Odpowiedz na pytanie:

Przepisy prawa pracy nie przewidują możliwości posiadania przez pracownika dwóch zeszytów pracy. Ogólnie rzecz biorąc, oceny stażu pracy powinny być odzwierciedlone w jednym dokumencie. Jednocześnie prawo nie przewiduje sankcji dla pracowników posiadających więcej niż jeden zeszyt ćwiczeń.

Nie przegap: głównego materiału miesiąca od czołowych specjalistów Ministerstwa Pracy i Rostrud

Encyklopedia dotycząca rejestracji ksiąg pracy pod klucz z Systemu Personalnego.

W związku z tym, że dokonałeś już wpisu o przyjęciu pracownika do drugiej książeczki pracy, a także zarejestrowałeś go w Księdze rozliczeń ruchu ksiąg pracy, to w tym przypadku masz podstawy, aby kontynuuj to.

Zauważamy również, że obowiązujące przepisy nie przewidują możliwości zarejestrowania pracownika w dwóch miejscach pracy, które w żadnym wypadku byłyby jego głównymi.

Jeżeli pracownik przy zatrudnieniu przedstawił jednocześnie kilka zeszytów pracy, pracodawca powinien posługiwać się książeczką zawierającą najnowszy zapis zwolnień.

Materiał z Systemu Personalnego
Gotowe rozwiązania dla usług personalnych na www.1kadry.ru
Data kopii: 20.01.2016

Z szacunkiem i życzeniami komfortowej pracy Ekaterina Zajcewa,

Ekspert ds. Systemów HR

Najważniejsze zmiany tej wiosny!

• 
  W pracy urzędników HR zaszły istotne zmiany, z którymi trzeba się liczyć w 2019 roku. Sprawdź w formacie gry, czy uwzględniłeś wszystkie innowacje. Rozwiąż wszystkie problemy i otrzymaj przydatny prezent od redakcji magazynu „Personnel Business”.
• 
  Przeczytaj w artykule: Dlaczego kierownik HR musi sprawdzać księgowość, czy trzeba składać nowe raporty w styczniu i jaki kod zatwierdzić grafiku w 2019 roku
• 
  Redaktorzy magazynu „Personnel Business” przekonali się, jakie nawyki oficerów personalnych zajmują dużo czasu, ale są prawie bezużyteczne. A niektóre z nich mogą wręcz zdezorientować inspektora GIT.
• 
  Inspektorzy z GIT i Roskomnadzoru poinformowali nas, jakich dokumentów nie można obecnie w żadnym wypadku wymagać od nowo przybyłych osób ubiegających się o pracę. Na pewno masz jakieś dokumenty z tej listy. Przygotowaliśmy pełną listę i wybraliśmy bezpieczny zamiennik dla każdego zabronionego dokumentu.
• 
  Jeśli zapłacisz urlop z jednodniowym opóźnieniem, firma zostanie ukarana grzywną w wysokości 50 000 rubli. Skróć okres wypowiedzenia o co najmniej jeden dzień - sąd przywróci pracownika do pracy. Przestudiowaliśmy praktykę sądową i przygotowaliśmy dla Ciebie bezpieczne rekomendacje.

Rzadko zdarza się, aby człowiek pracował w jednym miejscu przez dłuższy czas, a nawet całe życie. W większości przypadków ludzie mają dość długą historię zawodową. A ponieważ ilość stron do zapisów o miejscach pracy jest ograniczona, trzeba zakupić Jak prawidłowo sporządzić ewidencję? Rozważymy te i inne niuanse w tym artykule.

Formularz dokumentu

Czasami może się zdarzyć, że w zeszycie pracy zabraknie stron, na których prowadzona jest ewidencja miejsca pracy. Nie oznacza to jednak, że musisz zmienić pracę i rozpocząć nową. W tym celu opracowano specjalny formularz - wkładkę, która w dalszym ciągu liczy staż pracy pracownika.

Forma wkładki do zeszytu ćwiczeń jest ustalana na poziomie legislacyjnym. Stronę tytułową wypełnia się w taki sam sposób jak zeszyt ćwiczeń. Dla zapisów o miejscu pracy wkładka posiada 9 rozkładówek, dla nagród - 8 rozkładówek.

Wkładka jest wszyta w arkusz pracy i wypełniona zgodnie z obowiązującymi przepisami (uchwała Ministerstwa Pracy Federacji Rosyjskiej nr 69 z dnia 10 października 2003 r.).

Zakup wkładki

Skąd wziąć formularz? Wkładkę do zeszytu ćwiczeń, jak i same książki, pracodawca musi zakupić bezpośrednio od przedsiębiorstwa jednolitego Goznak. Pracodawca nie może:

• przyjąć czystą wkładkę od pracownika;
• wymagają samodzielnego przyniesienia wkładki.

Każdy pracownik zawodowy wie, że wkładka do dokumentu pracy jest dlatego należy ją nabywać tylko u tych firm, które mają podpisaną umowę z przedsiębiorstwem Goznak. Firma zajmująca się dystrybucją wkładek i robocizny musi posiadać licencję, a także certyfikat potwierdzający uprawnienia do sprzedaży.

Osoba nabywająca wkładki musi posiadać specjalne pełnomocnictwo. Ponadto po przejęciu wkładki są przechowywane w dziale księgowości. Księgowy musi wpisać wszystkie numery zakupionych formularzy do księgi wpływów i wydatków i przekazać je za podpisem do działu personalnego.

Pracodawca musi zawsze dysponować wymaganą liczbą ścisłych dokumentów sprawozdawczych. Wydanie wkładki do zeszytu ćwiczeń może nastąpić wyłącznie zgodnie z zasadami ustalonymi przez rząd Federacji Rosyjskiej.

Opłatę za formularz wkładki pracodawca pobiera w następujących przypadkach:

• przy pierwszej rejestracji (to znaczy w dokumencie pracy zabrakło stron wymaganej sekcji);
• przy wydawaniu duplikatu zeszytu ćwiczeń.

Wkładkę można również wydać bezpłatnie, jeśli taka pozycja jest przewidziana przez lokalne przepisy. Ustawa przewiduje jeszcze kilka innych przypadków, w których wkładka jest wydawana bezpłatnie:

• przy wydawaniu duplikatu, jeżeli dokument główny zaginął z winy pracodawcy;
• podczas ponownego wypełniania formularza, który uległ zniszczeniu z winy pracownika personelu (osoby odpowiedzialnej za prowadzenie dokumentacji pracowniczej).

Jeżeli do czasu dokonania wpisu we wkładce do zeszytu pracy jego cena wzrosła, wówczas pracodawca nie może pobrać od pracownika odszkodowania pieniężnego przewyższającego cenę nabycia tego konkretnego formularza. W przeciwnym razie będzie to naruszenie prawa. Koszt wkładki wynosi dziś około 180 rubli.

Zasady szycia

Pracownik działu HR musi samodzielnie zadbać o wszycie wkładki do skoroszytu, ponieważ stanowi ona bezpośrednią kontynuację głównego dokumentu pracy. Szycie linera składa się z kilku etapów:

1. Oficer personalny odnotowuje na stronie tytułowej raportu pracy informację o wydaniu wkładki. Obok znaku wpisuje się numer serii i wkładki, który musi odpowiadać numerowi wskazanemu na samym formularzu.
2. Pierwszy arkusz wypełniany jest zgodnie z dokumentami dostarczonymi przez pracownika. Data zakończenia może pokrywać się z datą zatrudnienia pracownika.
3. Wszywanie wykładziny w obrabiany przedmiot. Aby uniknąć kar, należy to zrobić w odpowiednim czasie.

Nie ma ustalonych zasad sporządzania wkładki do zeszytu ćwiczeń. Ale w praktyce doświadczeni pracownicy personelu udowodnili, że optymalną opcją wszycia wkładki jest następujący algorytm:

• konieczne jest rozszerzenie pracy pomiędzy ostatnią stroną a okładką;
• otwórz formularz wstawiania pośrodku;
• wykonaj dwa otwory szydłem - w pracy i w wyściółce;
• Za pomocą igły i białej nici przyszyj wkładkę do książki (końce nitek powinny pozostać wewnątrz wkładki).

Błędy podczas szycia

Choć wszycie wkładki nie wydaje się szczególnie trudne, niedoświadczonym oficerom sztabowym wciąż zdarza się popełniać błędy.

Do głównych błędów należą:

1. Szycie formularza aż do jego wypełnienia. Może to powodować różnice w informacjach na stronach tytułowych obu dokumentów. Konsekwencją tego będzie odpięcie formularza i korekta danych. W takim przypadku sporządzany jest specjalny protokół dla uszkodzonej wkładki po fakcie jej zniszczenia.
2. Oderwanie okładki od wkładki. To nie tylko błąd, ale rażące naruszenie. Formularz jest dokumentem zatwierdzonym przez prawo, a jego modyfikacja, oprócz kar finansowych dla pracodawcy, wiąże się z odmową wydania emerytury pracownikowi, który przedstawi takie zezwolenie na pracę z uszkodzoną wkładką.

Za nowy formularz wkładki, jak wspomniano powyżej, kierownik musi pobrać od pracownika opłatę. Jeżeli jednak wkładka ulegnie uszkodzeniu z winy działu kadr, duplikat formularza wydawany jest bezpłatnie.

Algorytm wypełniania

Doświadczeni funkcjonariusze personelu wiedzą, że wkładki są wypełniane w taki sam sposób, jak zeszyt ćwiczeń. Niemniej jednak możesz mieć przed oczami próbki wpisów w zeszycie ćwiczeń, aby nie wprowadzać niepotrzebnych poprawek. Algorytm napełniania jest następujący:

1. Wkładkę zaczyna wypełniać organizacja, której w trakcie pracy zabrakło pól na wpisy w zeszycie ćwiczeń.
2. Datę na wkładce umieszcza się zgodnie z faktem ukończenia, a nie datą rozpoczęcia stażu.
3. Wkładka powinna zawierać tylko te dane, które są w danym momencie istotne.
4. Strona tytułowa musi być opatrzona podpisem osoby wystawiającej wkładkę oraz pieczęcią organizacji.
5. Form wstawiania do dokumentu pracy może być tyle, ile chcesz, przepisy nie ograniczają ich liczby.

Niuanse wypełnienia

Wypełnienie wkładki wymaga przestrzegania szeregu zasad:

• formularz wkładki jest prowadzony w taki sam sposób, jak sam zeszyt ćwiczeń;
• bez wkładki roboczej nie obowiązuje;
• numeracja w formularzu jest kontynuacją numeracji rozpoczętej w formularzu pracy;
• jeżeli znak w zeszycie ćwiczeń jest uszkodzony, kontynuuje się go na pierwszej stronie wkładki;
• przy zmianie nazwiska dokonuje się poprawek zarówno w karcie pracy, jak i na nowym formularzu;
• jeżeli wkładka nie jest opatrzona pieczęcią organizacji, w której jest zarejestrowana, a obywatel zmienił już miejsce pracy, powinien skontaktować się ze swoim byłym pracodawcą w celu jej umieszczenia.

Jak naprawić błąd?

Pracownik działu kadr może niechcący popełnić błąd przy wypełnianiu strony tytułowej formularza. W takim przypadku należy go odpisać, sporządzając specjalny akt.

Jeżeli popełnisz błąd przy wpisywaniu serii lub wpisaniu numeru w zeszycie ćwiczeń, musisz odnotować dokonanie błędnego wpisu i wprowadzić dane ponownie.

Jeżeli podczas wypełniania pól dotyczących miejsca pracy popełniono błąd, korekty wprowadza się w taki sam sposób, jak w przypadku porodu. Wpis nie jest przekreślony ani poprawiony. Pod nim dokonuje się adnotacji o nieważności wpisu, umieszcza się numer seryjny i dokonuje się nowego wpisu.

W każdym razie nie oznacza to, że w dokumentach można popełnić błędy. Dla bezpieczeństwa możesz trzymać przed sobą przykładowe wpisy w zeszycie ćwiczeń.

Czego nie możesz zrobić?

Jasne jest, jak wypełnić wkładkę w zeszycie ćwiczeń i jak prowadzić zapisy. Przyjrzyjmy się, co jest surowo zabronione podczas utrzymywania formularza wstawiania:

1. Zamiast wypełniać formularz wstawiania, użyj nowego dokumentu pracy.
2. Obróć lub przyklej puste arkusze papieru zamiast wkładek.
3. Wprowadź poprawki w rubryce „Informacje o nagrodach”, czyli zmień ostatnie słowo na „o pracy”.

Za działania o charakterze nieokreślonym w instrukcjach pracodawca może zostać ukarany grzywną.

Czy formularz jest ważny bez zeszytu ćwiczeń?

Kodeks pracy jasno reguluje zasady stosowania zeszytów ćwiczeń i wkładek do nich. A jeśli te pierwsze są ważne same w sobie, to co z wstawkami? Czy można je przedstawić oddzielnie od dokumentów pracowniczych?

Zgodnie z podstawowym Regulaminem i instrukcją prowadzenia i wypełniania tych dokumentów, osobna wkładka jest nieważna, a tym bardziej nie można z niej korzystać bez zeszytu ćwiczeń.

Biorąc pod uwagę Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej, pracodawca lub specjalista HR nie ma prawa podejmować działań o następującym charakterze, jeżeli obywatel przedstawi jedynie wkładkę:

• zarejestruj tego obywatela do pracy;
• zwolnić obywatela z danego miejsca pracy;
• dokonać jakichkolwiek wpisów w takim formularzu;
• wykonać inne czynności za pomocą formularza.

Dokument ma wagę i może być uwzględniony tylko wtedy, gdy zostanie wszyty do zeszytu ćwiczeń według wszelkich ustalonych zasad, a na stronie tytułowej znajduje się zapis wskazujący na rejestrację tego dokumentu.

Uzupełnianie stron w którymś z działów skoroszytu może zaskoczyć niedoświadczonego pracownika HR. Koniec prześcieradeł podczas porodu wcale nie jest taką rzadkością! Co zrobić, jeśli ważność zeszytu ćwiczeń wygasła? Jest przepis na tę sprawę – trzeba ją rozpocząć, zgłosić, złożyć i ponumerować, a nie zaczynać nową, jak mogłoby się komuś wydawać.

Inne sytuacje

Przyjrzyjmy się typowym sytuacjom, które pojawiają się w przypadku słuchawek dousznych:

• Wpis zostaje wpisany w złym dziale – następnie jest numerowany, następnie wpisywany, podaje się imię i nazwisko oraz stanowisko osoby, która go dokonała oraz zostaje złożony podpis. Następnie zostaje ponownie wprowadzony do sekcji, w której znajduje się jego prawdziwe miejsce.
• Zmiana nazwiska przez pracownika – fakt ten należy odnotować zarówno w karcie pracy, jak i we wkładce. Dokumenty takie jak akt urodzenia, paszport, akt małżeństwa będą wymagane w przypadku zmiany nazwiska w związku z zawarciem związku małżeńskiego. Poprzednia nazwa zostaje przekreślona, ​​a nowa nazwa jest poświadczona pieczęcią firmy.
• Korekty dokonano bezpośrednio w tekście – jak już wspomniano, nie można tego zrobić, a jeżeli tak się stanie, sporządzany jest w tej sprawie akt, po czym wkładka ulega zniszczeniu. Wcześniej jego numer jest wycinany i wklejany do księgi rachunkowej w celu potwierdzenia faktu zbycia.

Przygotowując wstawki według wszystkich zasad, możesz zaoszczędzić czas zarówno sobie, jak i swoim pracownikom, dlatego warto się do nich stosować. Jeśli jako pracownik odkryjesz nieścisłość, zdecydowanie powinieneś zwrócić na nią uwagę specjalistów HR, gdyż w przeciwnym razie będziesz musiał ponownie zarejestrować dokumenty.

Możesz być zainteresowany