Добрый день! Покупатель потерял счет фактуру, имеем ли мы права на выданном дубликате сделать пометку что это дубликат?

Организация вправе выдать покупателю, потерявшему счет-фактуру, ее дубликат. Как правило, на таком счет – фактуре делается пометка «Дубликат». Следует иметь в виду, что дубликат должен полностью повторять информацию подлинника. В связи с этим, если сотруднику, подписавшие счет-фактуру уволились или по каким-то другим причинам не могут подписать дубликат, то в такой ситуации необходимо передать контрагенту заверенные копии утраченной «первички». Выставлять дубликат в такой ситуации неправомерно.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1.Статья: Актуальные вопросы оформления счетов-фактур

Комментарий «УНП»

Для переноса вычетов компании иногда «теряют» счет-фактуру и просят продавца выслать дубликат. В периоде, когда документ придет, компания вправе заявить вычет* (письмо Минфина России от 02.04.09 № 03-07-09/18).

2.Статья: Контрагенту можно выдать копии утраченной «первички»

Николай Жаров, эксперт «УНП»

«…Контрагент просит продублировать утерянную «первичку» за июнь 2011 года*. Но главбух, который работал в том периоде, уже уволился. Как продублировать документы, ведь мы не сможем поставить подпись главбуха?..»*

Из письма главного бухгалтера Ольги Сорокун, г. Москва

Ольга, достаточно передать партнеру заверенные копии утраченной «первички». Некоторые компании в таких ситуациях оформляют документы заново, то есть задним числом. Это рискованно для самого контрагента.* На «встречке» налоговики могут обнаружить, что в экземплярах покупателя и продавца стоят разные подписи. Тогда инспекция наверняка снимет расходы.

Проще снять копии с ваших экземпляров, сделать отметку «копия верна», поставить текущую дату, печать и заверить подписью директора. Такие документы, как и оригиналы, подтверждают расходы. Если налоговики с этим не согласятся, компанию защитит суд* (постановления Федерального арбитражного суда Московского округа от 16.11.12 № А40-41130/11-91-180 , от 19.01.12 № А40-33539/11-99-146).

3.Статья: «…Контрагент потерял“первичку” и просит у нас заверенные копии за три года...»

Все документы для проверки надо представить в виде заверенных копий. Копия - это документ, который полностью воспроизводит информацию с подлинника. Это следует из пункта 2.1.29 Госстандарта, утвержденного постановлением Правительства РФ от 27.02.98 № 28 . Значит, контрагент сможет подтвердить операции, только если ваша компания представит ему заверенные копии. Дубликат - повторный экземпляр подлинника, но в нем может не быть необходимой информации. К примеру, фамилий и подписей руководителя и главбуха, если прежние специалисты уволились.*

Елена Мелконян, советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса:

В Налоговом кодексе нет порядка восстановления утраченных документов. Значит, компания вправе сама решить, как действовать - либо оформить заверенные копии, либо дубликаты. Если у нее ведется компьютерный учет и все базы сохранены, достаточно распечатать документы заново. Главное, чтобы восстановленные документы с обеих сторон были скреплены печатями и подписаны сотрудниками, уполномоченными на это на момент совершения сделки.*

Наше мнение

Светлана Ковалевская, зам. руководителя отдела бухучета и налогообложения «УНП»:

Ни в одном законе нет правил восстановления утерянных документов. Так что допустимы копии и дубликаты. Однако из-за дубликатов у покупателя могут возникнуть проблемы. К примеру, если подписи на дубликате не соответствуют оригиналам в связи с увольнением сотрудников. При таких недостатках доказать факт совершения сделки удается только в суде* (определение ВАС РФ от 20.04.09 № 4405/09). Поэтому, чтобы не портить отношения с покупателем, можно выполнить его просьбу и заверить копии*. В будущем, чтобы избежать споров с контрагентами и их неожиданных требований, стоит включить в договоры условия о порядке представления «первички» и ее дубликатов.

* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение

С уважением,

Евгения Комова, старший эксперт БСС «Система Главбух».

Ответ утвержден Александром Родионовым,

заместителем начальника Горячей линии БСС «Система Главбух».

Инспекторы не вправе снять вычеты НДС по дубликатам счетов-фактур. Как защитить право на вычет, подсказали налоговики и независимые эксперты.

Компания потеряла оригиналы счетов-фактур и получила от поставщиков дубликаты. Но инспекторы отказали в вычетах НДС по этим бумагам. Как защитить вычеты, рекомендуют налоговики и независимые эксперты.

Наталья Ежова, советник государственной гражданской службы 3-го класса:

— Если у компании есть заверенные дубликаты счетов-фактур, то вычеты не сгорают в течение трех лет. Так считают и судьи, например, в постановлении ВАС РФ от 09.11.2010 № 6961/10). Но вычеты в этом случае надо заявить в том периоде, в котором компания получила дубликаты. Ведь предъявить НДС к вычету можно лишь в периоде, когда возникло право на него. Поэтому налоговикам стоит представить переписку с контрагентами, которая подтвердит, когда вы обращались за документами и когда их получили.

Евгений Артемьев, советник государственной гражданской службы РФ 3-го класса:

— Инспекторы обоснованно отказали в вычетах. Копии не подходят, так как подтвердить вычеты можно только оригиналами. Об этом сказано в ст атье 169 НК РФ. Дубликаты тоже не могут быть основанием для вычетов, так как они датированы прошлым годом. А у действующих сотрудников нет полномочий, чтобы визировать счета-фактуры, выставленные до их приема на работу.

Сергей Рюмин, аудитор, управляющий партнер ООО «КАФ „ИНВЕСТАУДИТТРАСТ“»:

— Вычеты законны. Главное условие — получить правильно оформленные счета-фактуры, пусть и в виде копий или дубликатов. Также важно, чтобы дубликат или копия не отличались от оригинала. Стоит также взять у контрагента сопроводительное письмо о том, что он оформил документы взамен утерянных оригиналов.

Марина Марчук, налоговый юрист компании «Дебет-нота»:

— Инспекторы незаконно отказали в вычетах, если восстановленные документы идентичны утерянным. Отказ вы вправе оспорить в суде. Суды по аналогичным спорам поддерживают компании, например, в постановлении ФАС Московского округа от 25.05.2012 № А40-110048/10-140-598. Кроме того, я рекомендую попросить у контрагента копию приказов о назначении на должность сотрудников, которые подписали дубликаты.

Мария Грамотеева, эксперт отдела бухучета и налогообложения «УНП»:

— Мы считаем, что вычеты не сгорают. И чтобы их подтвердить, достаточно восстановить документы. Главное, чтобы вся информация в повторных счетах-фактурах была идентична подлиннику. Исключение — подписи поставщика. Их могут завизировать те сотрудники, которые сейчас вправе подписывать документы. Для этого стоит запросить у поставщика приказы о назначении на должность и праве подписи счетов-фактур. Причем покупатель не обязан снимать вычеты за прошлый период и заявлять их в том периоде, когда получил дубликат. Ведь компания имела право на вычеты в том периоде, когда оприходовала товары и получила первичные счета-фактуры. А кодекс не требует восстанавливать НДС при потере оригиналов счетов-фактур.

Рассмотрим этот вопрос в хронологической последовательности. В 2001 году Письмом МНС России от 21.05.01 № ВГ-6-03/404 налогоплательщикам было предоставлено некоторое «послабление» относительно вида печати, которой должен быть заверен счет-фактура. Так, согласно Письму допускалось заверять этот документ оригинальной печатью организации, а также печатями филиалов и обособленных подразделений организации, в том числе специальными печатями «для счетов-фактур». Указанные печати должны были содержать все обязательные реквизиты: ИНН организации, полное наименование организации на русском языке, местонахождение организации (субъект РФ). На печатях филиалов и обособленных подразделений организации, кроме перечисленных реквизитов, необходимо было указывать наименование структурного подразделения. Использование факсимильного воспроизведения печати с помощью механического или иного вида копирования в счете-фактуре не допускалось.

Федеральным законом № 57-ФЗ были внесены изменения в п. 6 ст. 169 НК РФ, в частности, отменено требование об обязательной заверке счета-фактуры печатью. Указанная поправка вступила в силу по истечении одного месяца со дня официального опубликования Федерального закона № 57-ФЗ (был опубликован в «Российской газете», № 96, 21.05.02) и ее действие распространяется на отношения, которые возникли с 01.01. 02. То есть норма об отмене обязательной заверке счета-фактуры печатью составителя введена «задним числом». Однако согласно Правилам счет-фактура по-прежнему считался недействительным без печати.

Пунктом 6 Постановления Правительства РФ № 575 из формы счета-фактуры исключен реквизит «Без печати недействителен», однако реквизит «М.П.» остался. Эту небезопасную для вычета НДС «загадку» помогло разрешить МНС РФ, правда, почти через год. В Письме МНС РФ № ВГ-6-03/807 до сведения всех налогоплательщиков доводится, что покупатель не вправе требовать наличие на счете-фактуре печати организации, а налоговые органы не вправе отказывать в принятии к вычету сумм НДС по счетам-фактурам, выставленным с 01.01.02 и не заверенным печатью организации.

И только в 2004 году п. 12 Постановления Правительства РФ № 84 из формы счета-фактуры был исключен реквизит «М.П.», и в связи с этим, хотелось бы надеяться, поставлена точка в этой замысловатой истории с заверкой счетов-фактур печатью составителя.

ПИСЬМО УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РФ ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ ПО Г. МОСКВЕ

19 мая 2004 г. N 11-14/33605 (Д)

Порядок составления, а также выставления счетов-фактур определен пунктами 5 и 6 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс).

В соответствии с п. 6 ст. 169 Кодекса (в редакции Федерального закона от 29.05.2002 N 57-ФЗ "О внесении изменений и дополнений в часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и в отдельные законодательные акты Российской Федерации") счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Согласно п. 2 ст. 169 Кодекса счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного указанными пунктами, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению. Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 ст. 169 Кодекса, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.

Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.02.2004 N 84 "О внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 N 914" были утверждены изменения, которые вносятся в Правила ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденные постановлением Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 N 914 (далее - Правила). Согласно п. 12 указанных изменений в приложении N 1 (форма счета-фактуры) к Правилам слова "М.П.", "Выдал" и "подпись ответственного лица от продавца" были исключены.

Таким образом, заверение печатями сторон надлежащим образом оформленного счета-фактуры необязательно.

Заместитель
руководителя Управления
советник налоговой службы I ранга
М.П. Мокрецов
19 мая 2004 г.
N 11-14/33605

ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОСИТ ПОДТВЕРДИТЬ ДЕЙСТВУЮЩЕЕ ПРАВИЛО (ОТСУТСТВИЕ ПЕЧАТИ) ОФОРМЛЕНИЯ СЧЕТА - ФАКТУРЫ И ВОЗМОЖНОСТИ ПРИНЯТЬ СЧЕТ - ФАКТУРУ И ПРОИЗВЕСТИ СООТВЕТСТВУЮЩИЙ ЗАЧЕТ (ВОЗВРАТ) НАЛОГА БЕЗ НАЛИЧИЯ ПЕЧАТИ. ПИСЬМО
УПРАВЛЕНИЕ МИНИСТЕРСТВА РФ ПО НАЛОГАМ И СБОРАМ ПО Г. МОСКВЕ

В соответствии с п. 2 ст. 169 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) счета - фактуры, составленные и выставленные с нарушением порядка, установленного пунктами 5 и 6 указанной статьи, не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету или возмещению. Невыполнение требований к счету - фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 той же статьи, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.

Федеральным законом от 29.05.2002 N 57-ФЗ внесено изменение в п. 6 ст. 169 НК РФ, в соответствии с которым отменено требование заверения счетов - фактур печатью организации - поставщика.

Вместе с тем постановлением Правительства Российской Федерации от 27.07.2002 N 575 внесены соответствующие изменения в постановление Правительства Российской Федерации от 02.12.2000 N 914, в частности исключено примечание N 1 "Без печати недействителен" в бланке счета - фактуры.

В связи с этим отсутствие печати на счете - фактуре не может являться основанием для отказа при предъявлении сумм налога на добавленную стоимость к вычету или возмещению в порядке, предусмотренном статьями 171 и 172 НК РФ.

Заместитель руководителя Управления советник налоговой службы I ранга А.А. Глинкин

Судебная практика

Вычеты по НДС производятся на основании счетов-фактур, оформленных надлежащим образом. Организации было отказано в возмещении НДС по экспортным операциям из-за отсутствия печатей на счетах-фактурах. Однако суд указал, что в соответствии с действующим законодательством наличие печати в названных документах не является обязательным. Следовательно, нарушений в оформлении счетов-фактур в данном случае нет (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 22.06.06 № А56-31071/2005).

Как правильно оформить счет-фактуру для расчетов

Счет-фактуру передают покупателю. На его основании последний может произвести предоплату (оплату). В счете-фактуре указывают приобретаемые товары (работы, услуги) с общим количеством, стоимостью, при необходимости – с НДС. Для перечисления денежных средств в виде предварительной оплаты за товары (работы, услуги) или арендной платы и коммунальных платежей может использоваться счет-фактура формы № 868 или счет-фактура произвольной формы, разработанный с учетом специфики деятельности организации. Счет-фактура, применяемый для расчетов, является первичным документом бухгалтерского оформления.

Подтверждает ли дубликат счета-фактуры право на вычет

Об этом сказано в статье 169 НК РФ. Дубликаты тоже не могут быть основанием для вычетов, так как они датированы прошлым годом. А у действующих сотрудников нет полномочий, чтобы визировать счета-фактуры, выставленные до их приема на работу. - Вычеты законны. Главное условие - получить правильно оформленные счета-фактуры, пусть и в виде копий или дубликатов. Также важно, чтобы дубликат счета-фактуры или копия не отличались от оригинала.

Дубликаты бухгалтерских документов

На грузы, выданные в филиале в прошедшем или текущем месяце, срок изготовления документов до 10 рабочих дней. По факту предоставления указанных в запросе Клиента документов, составляется реестр передаваемых документов, который скрепляется подписями сотрудника Компании «ПЭК» и клиента. Подписанный реестр является основанием для выставления акта и счета-фактуры по услуге «Дубликаты бухгалтерских документов». Если вы оплачивали услуги Компании «ПЭК» в Москве, то копию счет-фактуры мы отправим вам в ближайший рабочий день по электронной почте.

Какой счет-фактуру использовать?

Если же товар оприходован, то, по мнению Минфина Рос­сии (письмо Минфина России от 10.08.2012 № 03-07-11/280), ситуация меняется. Про­давец не должен составлять корректиро­воч­ный счет-фактуру, а на по­ку­па­теля, в свою очередь, ло­жится обязанность по оформлению обычного счета-фактуры на возвращаемый товар.

Выводы финансового ведомства строятся на том, что раз покупатель принял товар к учету, то он уже стал его собственником, а когда происходит возврат товара продавцу, возникает так называемая обратная реализация.

Как оформить дубликат счета фактуры образец

При составлении счета-фактуры при получении оплаты, частичной оплаты в счет предстоящих поставок товаров (выполнения работ, оказания услуг), передачи имущественных прав с применением безденежной формы расчетов в этой строке ставится прочерк строка 7 — наименование валюты, которая является единой для всех перечисленных в счете-фактуре товаров (работ, услуг), имущественных прав и ее цифровой код в соответствии с Общероссийским классификатором валют, в том числе при безденежных формах расчетов.

Как исправить счет-фактуру? Учет исправлений

Такого показателя, как номер и дата исправления счета-фактуры, пункт 5 статьи 169 НК РФ, в котором перечислены показатели, обязательные для данного документа, не предусматривает. В прежнем порядке исправления, вносимые в счета-фактуры, должны были заверяться подписью руководителя и печатью продавца с указанием даты их внесения. Это требовал пункт 29 постановления N 914. Появление строки, в которой необходимо указать номер исправления и его дату.

Дубликат счета-фактуры: быть или не быть НДС-вычету

Теперь юрлицам рекомендуется использовать статус «01», а ИП – «09». С 01.01.2017 года страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством нужно уплачивать в ИФНС. А за возмещением пособий, как и раньше, необходимо обращаться в ФСС. У покупателя есть два способа восстановления утраченного счета-фактуры: запросить у продавца заверенную копию счета-фактуры или его дубликат.

Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки

При необходимости получения дубликата трудовой книжки работнику необходимо уведомить работодателя об этом факте. Еще раз подчеркнем, что речь идет о последнем месте службы. Если при трудоустройстве на новую работу выяснилось, что трудовой нет или она испорчена/утеряна, гражданин подает заявление в организацию по прежнему месту службы. В шапке заявления необходимо указать, кому оно подается (полное наименование организации, Ф. И. О.