Формы первичных документов бухгалтерского учета. Что такое первичные документы

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
2. дата составления;
3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

• ТОРГ-12;
• Товарный ярлык;
• Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

• ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
• ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
• ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

• КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
• КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
• КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
• КО-4 «Кассовая книга»;
• КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Первичные документы бухгалтерского учета важны и в вопросах ведения бухучета, и в определении объема налоговых обязательств. Ответственному за составление первичных документов бухгалтерского учета специалисту компании важно четко понимать содержание и формы таких документов, а также знать специфику ведения учетных регистров.

Роль первичного документа в бухгалтерском учете

Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.

Однако для таких документов законодательно установлен перечень обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО! Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 21/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).

Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета

Перечень первичных документов бухгалтерского учета в 2018-2019 годах может быть таким:

1. Товарная накладная. Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаются в счете-фактуре. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью (если ее фирма использует в своей практике).

1. Акт сдачи-приемки. Он составляется по завершении выполнения определенных работ (услуг), чтобы подтвердить, что результат работ соответствует изначальным требованиям договора.

Образец такого акта смотрите .

1. Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (например, расчетно-платежные ведомости).

Подробнее об указанных ведомостях см. в статье «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49» .

1. Документы, связанные с наличием объектов ОС, - здесь компания может оформлять такую документацию из перечня первичных учетных документов бухгалтерского учета:

• Акт приемки-передачи ОС по форме ОС-1 - при поступлении или выбытии объекта, не относящегося к зданиям или сооружениям.

Подробнее о данном акте см. в материале «Унифицированная форма № ОС-1 — Акт о приеме-передаче ОС» .

• Если объект ОС является зданием или сооружением, то его поступление или выбытие оформляется актом по форме ОС-1а.

Об этом подробнее см. в статье «Унифицированная форма № ОС-1а — бланк и образец» .

• Списание объекта ОС оформляется актом по форме ОС-4.

Подробнее см. в материале «Унифицированная форма № ОС-4 — Акт о списании объекта ОС» .

• Если требуется задокументировать факт проведенной инвентаризации, составляется инвентаризационная опись ОС по форме ИНВ-1.

Подробнее о таком первичном документе см. в статье «Унифицированная форма № ИНВ-1 — бланк и образец» .

• Если же инвентаризация проводилась в отношении НМА, то опись будет составляться уже по форме ИНВ-1а.

Об этом см. в материале «Унифицированная форма № ИНВ-1а — бланк и образец» .

1. Отдельной группой первичных документов являются кассовые документы. К ним относится, в частности, такой список первичных документов бухгалтерского учета 2018-2019 годов:

• Приходный кассовый ордер.

Подробнее о его составлении см. в статье «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?» .

• Расходный кассовый ордер.

1. Платежное поручение.

О правилах оформления этого документа читайте .

1. Авансовый отчет.

1. Акт зачета взаимных требований.

Об особенностях применения этого документа читайте .

1. Бухгалтерская справка.

О принципах ее оформления см. материал «Бухгалтерская справка об исправлении ошибки - образец» .

Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.

ВАЖНО! Не являются первичными документами бухгалтерского учета из перечня 2018-2019 - список был предложен выше:

• Договор . Это документ, в котором оговариваются права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в сделке, сроки и порядок расчета, особые условия и т. д. Его данные задействуют при организации учета по аналитике расчетов с контрагентами, но сам он учетных операций не формирует.
• Счет. В этом документе отражается сумма, которую покупатель соглашается оплатить, принимая условия поставщика. В счете может присутствовать дополнительная информация об условиях сделки (сроки, порядок оплаты и поставки и т. д.), т. е. он дополняет договор.
• Счет-фактура. Этот документ составляется для налоговых целей, поскольку на его основании покупатели принимают к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками (п. 1 ст. 169 НК РФ). Таким образом, счетом-фактурой при отсутствии других документов, характеризующих определенную сделку, невозможно будет подтвердить расходы по данной сделке (письма Минфина РФ от 25.06.2007 № 03-03-06/1/392, ФНС от 31.03.2006 № 02-3-08/31, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.04.2006 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Следует иметь в виду, что приведенные в перечне унифицированные формы первичных бухгалтерских документов не являются обязательными для применения, т. к. с 2013 года (после принятия закона № 402-ФЗ) бланки таких форм можно разрабатывать самостоятельно. Но в большинстве случаев они продолжают использоваться. Поэтому в 2018-2019 годах перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов,содержащихся в постановлениях Госкомстата, продолжает оставаться актуальным.

Какие сведения должны содержать формы первичных документов

Несмотря на то что обязательных для всех форм первичных документов в настоящее время не существует, законодателем установлены требования к содержанию таких документов. Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в каждом первичном документе, приводится в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Это, в частности:

• название документа;
• дата, когда такой документ был составлен;
• информация о составившем документ лице (наименование компании или ИП);
• суть факта хозяйственной жизни, который был оформлен данным документом;
• денежные, числовые характеристики, измерители произошедшего события (к примеру, в каком объеме, в каких единицах и на какую сумму товарная продукция была реализована покупателям);
• сведения об ответственных специалистах, которые оформляли свершившееся событие, а также подписи таких специалистов.

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

Как могут быть классифицированы первичные документы бухгалтерского учета?

Если первичный документ выпустила сама компания, то он может относиться либо к группе внутренних, либо к группе внешних. Документ, который составлен внутри фирмы и распространяет свое действие на компанию-составителя — это внутренний первичный документ. Если же документ был получен со стороны (или составлен фирмой и выдан на сторону), то это будет внешний первичный документ.

Внутренние документы фирмы подразделяются на следующие категории:

• Распорядительные первичные документы — такие, которыми фирма отдает распоряжение какой-либо своей структурной единице или сотруднику. К указанной категории относятся приказы компании, распоряжения и т. д.
• Исполнительные первичные документы. В них компания отражает факт того, что определенное хозяйственное событие свершилось.
• Документы бухгалтерского оформления. С их помощью компания систематизирует и обобщает сведения, содержащиеся в иных распорядительных и оправдательных документах.

После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом, далее требуется отразить произошедшее событие в учетных регистрах. Они, по сути, являются носителями упорядоченной информации, в них аккумулируются и распределяются признаки и показатели хозяйственных сделок.

По внешнему виду выделяют следующие регистры:

• книги;
• карточки;
• свободные листы.

Исходя из способа ведения регистра, выделяют следующие группы:

• Хронологические регистры. В них фиксируют произошедшие события последовательно — от первого по времени свершения к последнему.
• Систематические регистры. В них компания классифицирует свершившиеся сделки по экономическому содержанию (пример — кассовая книга).
• Комбинированные регистры.

По критерию содержания информации, отражаемой в регистрах, выделяются:

• синтетические регистры (к примеру, журнал-ордер);
• аналитические регистры (платежная ведомость);
• комбинированные регистры, в разрезе которых фирма осуществляет как синтетический, так и аналитический учет.

Подробнее о бухгалтерских регистрах см. в статье «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)» .

Итоги

Обязательных для всех форм и перечня первичных документов бухгалтерского учета в настоящее время не существует: любой хозсубъект вправе самостоятельно определить для себя формы первичных документов, которые он будет применять в своей деятельности.

Вместе с тем наиболее распространенными первичными документами бухгалтерского учета выступают имеющие аналоги среди унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом.

После того как первичный документ оформлен, необходимо перенести информацию из него в учетный регистр.

"Бухгалтерский учет", 2010, N 6

На неприменение документации или недостатки в их оформлении обращают внимание налоговые органы, что нередко служит предметом судебных разбирательств. Является ли обязательным применение этих форм?

Унификация форм первичной учетной документации. Налоговые органы вправе требовать от налогоплательщика документы, служащие основанием для исчисления и уплаты налогов по формам, установленным соответствующим федеральным органом исполнительной власти.

О каких формах идет речь и являются ли таковыми документации?

Понятие унифицированных форм первичной учетной документации фигурирует в Законе о бухгалтерском учете. Им установлено, что первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ст. 9 данного Закона. Альбомы унифицированных форм были утверждены Госкомстатом России, но не по всем разделам учета (табл. 1). Как видно, альбомы не были сформированы для унифицированных форм по учету нематериальных активов, материалов, основных средств, труда и его оплаты, работ строительных механизмов, кассовых операций, результатов инвентаризации.

Таблица 1

Перечень альбомов унифицированных форм первичной учетной документации

Наименование альбома	Источник
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья	Постановление Госкомстата России от 29.09.1997 N 68
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету операций в общественном питании	Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 N 132
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций при продаже товаров в кредит и в комиссионной торговле
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением ККМ
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету торговых операций (общие)
Альбом унифицированных форм первичной учетной документации по учету продукции, ТМЦ в местах хранения	Постановление Госкомстата России от 09.08.1999 N 66
Унифицированные формы первичной учетной документации по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно-строительных работ	Постановление Госкомстата России от 11.11.1999 N 100

Понятие "альбом унифицированных форм" расширительному толкованию не подлежит, а перечень действующих альбомов, приведенный в табл. 1, является исчерпывающим.

Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 возложило функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм на Госкомстат России, который в дальнейшем был преобразован в Федеральную службу государственной статистики (Росстат). Однако последняя какими-либо полномочиями в отношении унифицированных форм наделена не была.

Признание постановлений федеральных органов исполнительной власти как нормативно-правовых актов. Обратимся к Постановлению Правительства РФ от 13.08.1997 N 1009, которым были утверждены Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (Правила).

В период утверждения постановлений по унифицированным формам Госкомстат России являлся федеральным органом исполнительной власти.

Постановление федерального органа исполнительной власти обретает статус НПА при условии его регистрации Минюстом России. Сам факт, что оно издано во исполнение постановления Правительства РФ, еще не позволяет классифицировать его как НПА. Ни одно из интересующих нас постановлений Госкомстата России зарегистрировано в Минюсте России не было.

Акты, не требующие регистрации в Минюсте России, статуса НПА не приобретают, не содержат правовых норм, обязательных для всех организаций. Поэтому унифицированные формы, утвержденные постановлениями Госкомстата России, носят рекомендательный характер.

В этой связи заслуживают внимания Письма Минфина России от 04.05.2009 N 07-02-10/24 и ФНС России от 27.07.2009 N 3-2-09/147, в которых сообщается, что Росстат, Минфин России, ФНС России не имеют полномочий разъяснять применение форм первичных учетных документов. Поэтому Письмо Минфина России от 01.08.2001 N 16-00-14/364, запрещающее отступление от "альбомных" форм, на наш взгляд, применению не подлежит.

Порядок вступления в силу законов и НПА. Из п. п. 8 и 10 Указа Президента РФ от 23.05.1996 N 763, в котором изложен порядок опубликования и вступления в силу актов Президента РФ, Правительства РФ и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти, следует, что НПА федеральных органов исполнительной власти, не прошедшие государственную регистрацию, а также не опубликованные в установленном порядке, не влекут правовых последствий как не вступившие в силу. Они не могут служить основанием для регулирования соответствующих правоотношений, применения санкций к должностным лицам и организациям за невыполнение содержащихся в них предписаний. На них нельзя ссылаться при разрешении споров. Аналогичная позиция изложена в Определениях Конституционного Суда РФ от 02.03.2006 N 58-О и от 02.11.2006 N 537-О.

Государственная регистрация НПА предполагает присвоение ему регистрационного номера. Следовательно, ссылки в налоговых спорах на постановления Госкомстата России об утверждении унифицированных форм неправомерны.

Налоговые споры по вопросу применения унифицированных форм. Использование норм Указа N 763 не раз позволяло компаниям выигрывать налоговые споры в арбитражных судах (табл. 2).

Таблица 2

Применение Указа Президента РФ от 23.05.1996 N 763 в налоговых спорах

Судебное решение	Аргументы суда
Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 22.10.2008 N 09АП-11557/2008-АК	Требования к составлению первичных учетных документов по формам, содержащимся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, в отличие от бухгалтерского учета при наличии прямой ссылки в профильном законе, не могут быть распространены на налоговый учет, так как унифицированные формы N N КС-2 и КС-3 считаются для законодательства не вступившими в силу и не подлежащими применению
Постановление ФАС Поволжского округа от 08.05.2009 по делу N А12-17574/2008	Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 опубликовано в официальных изданиях не было, в связи с чем не может служить основанием для регулирования соответствующих правоотношений, применения санкций к гражданам, должностным лицам и организациям за невыполнение содержащихся в нем предписаний. В случае же, если Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 не подлежит регистрации и опубликованию как не затрагивающее права и обязанности юридических и физических лиц, ссылка налогового органа на неисполнение обязанности по применению форм первичных учетных документов тем более является необоснованной
Постановление ФАС Поволжского округа от 21.05.2009 по делу N А55-16309/2008	Организация вправе применять не обязательные для нее официально не опубликованные формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, или иные первичные учетные документы, соответствующие обязательным требованиям, установленным ст. 9 Федерального закона "О бухгалтерском учете"
Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 19.03.2007, от 26.03.2007 N 09АП-1769/2007-АК	На момент принятия Постановления от 25.12.1998 N 132 Госкомстат России в соответствии с Указом Президента РФ от 14.08.1996 N 1177 относился к федеральным органам исполнительной власти. Следовательно, названное Постановление должно было пройти процедуру регистрации в Минюсте России и опубликовано в официальном издании. Однако до настоящего времени данное Постановление не представлялось для государственной регистрации и не опубликовано в официальных изданиях. Таким образом, организация вправе была не применять унифицированную форму товарно-транспортной накладной, содержащуюся в вышеназванном Постановлении

Сегодня арбитражная практика по вопросу применения унифицированных форм складывается в основном в пользу налогоплательщиков.

Унифицированные формы для кассовых операций. Согласно п. 12 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Банком России от 22.09.1993 N 40 (Порядок), кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом России. Порядок считается нормативным правовым актом на основании Приказа Банка России от 01.12.1992 N 02-209. Из него следует, что постановление Госкомстата России, утверждающее типовые формы первичной документации, имеет межведомственный характер. Пункт 13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации отождествляет типовые формы с унифицированными.

Но Постановление Госкомстата России от 18.08.1998 N 88 в Минюсте России не зарегистрировано. Следовательно, Унифицированные формы по кассовым операциям, по нашему мнению, не являются обязательными.

Применимы ли унифицированные формы для малого бизнеса? В п. 5 Типовых рекомендаций по организации бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства (Приказ N 64н) сказано, что малые предприятия могут применять самостоятельно разработанные формы, содержащие обязательные реквизиты, предусмотренные Законом о бухгалтерском учете. Эта позиция поддержана и в Определении ВАС РФ от 10.04.2008 N 3856/08. Тем не менее ссылаться на Приказ N 64н не рекомендуется. Почему?

Во-первых, он не зарегистрирован в Минюсте России, а значит, не является НПА. Поэтому ссылка на него может быть оспорена налоговым органом; во-вторых, Типовые рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 14.06.1995 N 88-ФЗ, который утратил силу с 01.01.2008 в связи с принятием Федерального закона от 24.07.2007 N 209-ФЗ.

А главное - критерии малых предприятий, содержащиеся в старом и новом Законах, не совпадают.

В заключение отметим, что нередко бухгалтеры недооценивают требование п. 4 ПБУ 1/2008 об утверждении форм первичных учетных документов в учетной политике, которое не содержит упоминания об унифицированных формах. Однако неправильно считать, что организация вправе отказаться от использования унифицированных форм. Необходимо либо разработать свои собственные формы, либо определить, какие реквизиты унифицированных форм можно использовать.

Организация не имеет влияния на учетную политику своих контрагентов. А ввиду необязательности унифицированных форм она не вправе требовать их соблюдения от контрагентов. Однако позаботиться о качестве документов, которые организация получает от них, можно на стадии заключения договора. Выполнения согласованного условия можно добиться от контрагента в судебном порядке.

Е.Ю.Диркова

НИФИ Академии бюджета и казначейства

Первичные бухгалтерские документы имеют важное значение не только в вопросах учета, но и касательно налогового законодательства, в частности определения объема обязательств. Потому ответственному за составление первичной документации крайне важно знать все нюансы ведения учета, а кроме того, понимать их классификацию для упрощения работы.

Что такое первичные документы бухгалтерского учета

Первичными принято считать те документы, которые регистрируют определенные хозяйственные действия, уже осуществленные. Оставить запись в бухгалтерском учете и внести ее в регистр можно исключительно при наличии документации первичного учета. Она считается неотъемлемой частью системы управления предприятием. Исходя из этого можно смело утверждать, что первичные документы бухгалтерского учета - это документальное подтверждение осуществленных сделок, связанных с хозяйственной деятельностью субъекта и принесших некий экономический эффект.

Классификация

Все моменты, затрагивающие вопрос касательно первички, подчиняются положениям и нормам 402-ФЗ. В нормативе обозначено, что данные справки нужны при взаимодействии с налоговыми структурами в качестве подтверждения правильности расчетов. А это означает, что у налоговиков не возникнет никаких нареканий касательно процесса определения базы налогообложения.

В соответствии с действующими регламентами, первичная документация подлежит обязательному хранению в течение 4-х лет . В этот период налоговики могут в любой момент запросить документы для изучения и проверки. Кроме того, первичная документация часто выступает в качестве доказательной базы в судебных тяжбах.

Стоит отметить, что на законодательном уровне не закреплены конкретные формы первичной документации. По данному вопросу у хозяйствующего субъекта появляется возможность выбора того варианта, который удовлетворит его запросы и будет служить хорошим подспорьем в дальнейшей работе.

Первичные документы бухгалтерского учета: перечень

Как правило, полный список справок, выполняющих основополагающие функции, остается неизменным и утверждается на высшем уровне. На текущий момент к данной категории относят:

1. Договора. В них оговариваются конкретные условия сделки, ответственность сторон и финансовые вопросы. В целом, тут указываются все условия, которые тем или иным образом имеют отношение к проводимой сделке. Отметим, что для некоторых операций письменная форма договора не обязательна. Так, с момента получения покупателем товарного чека, сделка признается заключенной.
2. Счета. При помощи документов данного типа покупатель подтверждает готовность оплатить товар (услугу) продавца. А помимо того, в счетах могут быть представлены дополнительные условия сделки и зафиксированы конкретные расценки, которые продавец устанавливает на свою продукцию и услуги. Если по каким-то причинам покупателя не устроит представленный ему товар (услуга), на основании счета он имеет право требовать возврат своих средств.
3. Товарная накладная. В ней отображается полный перечень всех товаров или материалов, которые передаются. Накладная должна быть составлена в нескольких вариантах в зависимости от количества участников сделки.
4. Акт приема-передачи. Он составляется по итогам по итогам предоставления услуги в качестве подтверждения того, что результат труда соответствует ранее заявленным критериям и полностью одобрен принимающей стороной.
5. Расчетные ведомости. В них отображаются все вопросы, связанные с расчетом с наемным персоналом по оплате труда. Причем здесь должна быть отображена вся информация, касающаяся премий, доплат и прочих механизмов финансового стимулирования работников.
6. Акты приемки-передачи № ОС-1. Данный тип документации используется для фиксации любых мероприятий, связанных с вводом или выводом основных средств.
7. Кассовые документы , к которым принадлежат приходные и расходные кассовые ордера, а кроме того, кассовая книга. В них содержатся сведения относительно финансовых, проведенных в рамках реализации, разнообразных сделках.

Классификация

Виды первичных документов в бухгалтерском учетов довольно разнообразны и прежде всего зависят от конкретной цели использования документа в обозримом будущем. Однако самый популярный классификационный признак заключается в разделении первичной документации на внутреннюю и внешнюю.

Внутренний документ является собственностью компании и выпускается ею для разрешения определенных вопросов. Он составляется специалистами фирмы и распространяет свое действие исключительно в пределах юрисдикции данной фирмы. Таким образом, указанная категория состоит из тех документов, которые необходимы для эффективного ведения хозяйственной деятельности в рамках одной компании. В то же время, если документ поступает на фирму со стороны или же составляется специалистами компании и впоследствии передается другим юрлицам (налоговым органам, клиентам и т. д.), то он будет признан как внешний.

В свою очередь, внутренние документы также имеют свои классификационные признаки, которые дают возможность сгруппировать их в три категории:

1. Распорядительные (организационные). В них указывается информация, которая должна быть донесена до ведома сотрудников компании, структурных подразделений и филиалов и их руководителей. При их помощи компания отдает определенные распоряжения, которые должны будут тщательно выполняться. К данной группе можно отнести разнообразные приказы, распоряжения и многое другое.
2. Исполнительные (оправдательные) , в которых изначально отображаются факты, подтверждающие проведение определенных операций хозяйственного назначения и их завершение.
3. Документы бухгалтерского оформления. Данная категория является обобщающей и нужна для систематизации сведений, содержащихся в других бумагах и их дальнейшего сбора в единый документ.

При определенных обстоятельствах документация также может быть комбинированной. В данную группу можно отнести те бумаги, которые могут одновременно содержать в себе ключевые признаки организационной и оправдательной документации. Самыми яркими примерами здесь являются различные кассовые ордера, требования, авансовая отчетность и многое другое.

Учетные регистры и их классификация

При совершении любой сделки подготавливается первичная документация. Как только она полностью оформлена, все сведения, указанные в ней, должны быть продублированы в соответствующий учетный регистр. А он являет собой своеобразный носитель, аккумулирующий основную информацию по сделке. Отталкиваясь от сути регистра, можно выделить несколько классификационных признаков. К примеру, по внешнему облику регистры предстают перед пользователями в виде книг, простых листов и учетных карт.

Исходя из механизмов ведения регистра можно выделить еще 3 группы:

1. Хронологические , в которых все произошедшие события указываются со строгим соблюдением временных рамок. То есть сначала нужно указать те операции, которые произошли раньше и так далее. Подобные регистры наиболее сложные, так как в них содержится огромный массив информации, и довольно часто можно не учесть какое-либо действие.
2. Систематические, в которых изначально все сделки вносятся в виде экономических показателей. Таким образом, регистры данного типа отображают экономический эффект от свершившихся хозяйственных сделок и анализируют показатели расходов и доходов. Самым ярким примером систематического регистра выступает кассовая книга.
3. Комбинированные , которые имеют основополагающие признаки как систематических, так и хронологических регистров.

Содержание первичной документации

У многих пользователей возникает вопрос о том, что относится к первичным документам бухгалтерского учета, и какие требования к ним предъявляются. На законодательном уровне закреплено несколько положений, которые устанавливают, что в документах первичного чета в обязательном порядке должны присутствовать определенные сведения. В частности, в соответствии с п.2 ст.9 ФЗ-402, первичная документация должна содержать следующую информацию:

• наименование документа;
• дата составления;
• сведения о лице, которое составило указанный документ (полное наименование предприятия);
• суть хозяйственной деятельности, связанной с данным документом;
• финансовые расчеты относительно произошедшей сделки;
• подписи должностных лиц, несущих ответственность за сделку, и их инициалы.

Образец первичного бухгалтерского документа

Правила оформления документов

Законодатель устанавливает определенные правила оформления документов первичного учета. Так, одним из ключевых требований считается аккуратность и отсутствие любых грамматических и пунктуационных ошибок и опечаток. Если налоговая служба обнаружит определенные недочеты, нарушителю придется заново переделывать документ, а при повторном нарушении можно попасть на штрафные санкции. В целом, по данному вопросу следует обратить пристальное внимание на следующие рекомендации:

1. Допускается использование шариковых и чернильных ручек, специальной вычислительной техники и компьютеров.
2. Составление можно начинать тогда, когда предполагается проведение неких хозяйственных операций, которые нужно будет отобразить. При этом, в исключительных ситуациях вполне допускается оформление документа после завершения сделки.
3. Все расчетные данные должны быть отображены как в числовой форме, так и в письменной. Таким образом, около каждой цифры должна стоять пропись.
4. Крайне важно заполнить все реквизиты, указанные на бланке. Если по каким-то причинам сведений нет, нельзя оставлять пустую строку. В ней должен появится прочерк.

Если не придерживаться данных рекомендаций, можно столкнуться со значительными сложностями. Так, если налоговая служба при проверке признает документ некорректным, появятся сомнения в правильности проведенных расчетов и определении налоговой базы.

Если по каким-то причинам необходимо внести определенные корректировки, ни в коем случае нельзя пользоваться корректорами и штриховкой, так как они недопустимы . Исправления можно сделать следующими способами:

1. Контурное исправление. Если указаны неверные сведения, их необходимо перечеркнуть тонкой линией, а рядом указать правильные данные. При этом обязательно на месте каждого такого исправления должна стоять сноска «Исправленному верить» с указанием даты исправления и подписи должностного лица, который внес правку. Однако отметим, что в случае с документами, отображающими поступление и расходование денежных средств, такой способ будет нецелесообразным.
2. Дополнительная запись. Этот способ применяют в тех ситуациях, когда суммарные значения сделок оформляются с существенно сниженными показателями. Чтобы не составлять документ по-новому, можно сделать дополнительные проводки на недостающие суммы в текущем периоде или следующим за ним.
3. Сторнировка. Неправильная запись исправляется с применением отрицательных значений. Все неверно указанные сведения повторяются красными чернилами, а рядом указываются правильные записи.

Первичка может составляться как в письменной, так и в электронной форме. В последнее время многие компании дублируют сведения и составляют как бумажные, так и электронные версии. Первые в дальнейшем используются для внутренних интересов, а вот электронные копии передаются на проверку в ФНС по требованию.

Можно сделать несколько выводов. Государство не утверждает никаких обязательных форм для первичной документации, что дает хозяйствующим субъектам право самостоятельного определения формы документа, которая будет в дальнейшем использоваться на практике. Сразу же после оформления документа все данные из него должны быть перенесены в учетный регистр.

Оформление самых разных первичных учетных документов - составная часть ежедневной деловой практики любого предприятия. Первичные учетные документы используются в кадровой и финансовой деятельности. В настоящей статье речь пойдет об оформлении и хранении этих документов.

Из статьи вы узнаете:

Обязательные формы первичных учетных документов

Первичные документы содержат учетные сведения, на основании которых осуществляется подтверждение выполнения действий по управлению или хозяйственных операций. В хозяйственной и организационной деятельности фирмы такие бумаги используются очень широко.

В самом общем виде документооборот любой организации можно классифицировать на три большие группы:

• Управленческие документы . Посредством деловых бумаг данной группы осуществляется прием и передача административных управленческих решений. К ним же можно отнести бумаги, в которых содержится информация, используемая для составления различных отчетов. В свою очередь, на основании этих отчетов и принимаются управленческие решения;
• Кадровые документы . Данные бумаги содержат сведения о кадровом составе предприятия, данные по учету кадров, а также об организации работы с персоналом. Сюда же относятся сведения о ротации кадров, данные об изменении должностей, увольнении работников. Сведения о поощрениях и наказаниях также входят в состав данной группы. Наконец, графики отпусков, штатное расписание и все первичные бумаги по учету кадров - еще один вид кадровых документов.
• Бухгалтерские и финансовые документы. Эти бумаги содержат сведения о хозяйственной и производственной деятельности предприятия. В эту группу включается плановая, бухгалтерская, аналитическая и финансовая отчетность, различные договоры, нормативно-правовые акты и все первичные документы бухгалтерского учета.

Типовые формы первичных учетных документов

В 2017 году разные формы первичных документов существуют как в кадровом, так и в бухгалтерском делопроизводстве. Сюда же относятся оправдательные и подтверждающие документы, содержащие исходные сведения о разных видах организационной и хозяйственной деятельности организации. В виду того что, первичные документы, которые были оформлены согласно установленным правилам, обладают юридической значимостью, то эти бумаги становятся подтверждением факта производства организационного действия или факта выполнения некоторой хозяйственной операции и заполнение их осуществляется непосредственно после того, как данный факт произошел.

Перечень форм первичных учетных документов

Кадровый и бухгалтерский учет ведется на основании типовых форм первичных документов. Таким образом, данные деловые бумаги делятся соответственно на первичные документы кадрового и бухгалтерского учета.

Например, к первичным бумагам кадрового учета относятся личная карточка работника, приказ о представлении отпуска или приказ о переводе сотрудника, штатное расписание, график отпусков, приказ об увольнении, приказ о направлении в командировку, командировочное удостоверение, если оно продолжает использоваться организацией в 2017 году, приказы о поощрении и наказании сотрудников.

Виды бухгалтерских первичных документов гораздо разнообразнее. Например, к ним относятся ведомости по учету рабочего времен, расчеты с работниками по поводу оплаты труда, свидетельства кассовых и торговых операций, кассовые чеки, полученные в результате расчетов с физическим лицами при свершении сделок, расчетные и платежные документы, ведомости учета основных средств и нематериальных активов и многое другое.

Следует иметь в виду, что первичные документы по своему происхождению могут быть разделены на внешние и внутренние . Внешние, т.е. входящие из внешних источников, представляют собой различные платежные поручение, платежные требования, требования-поручения и счета фактуры. Внутренние, т.е созданные внутри компании, бывают четырех видов: распорядительные, бухгалтерские, исполнительные и комбинированные.

Читайте также:

В 2017 году основным документом, на основании которого осуществляется создание архивов организаций и хранение первичных документов всех рассмотренных выше типов, остается Федеральный закон от 22 октября 2004 №125 ФЗ. Как следует из этого законодательного акта, сроки хранения деловой документации определяются не только федеральными, но другими нормативным актами.

Применение форм первичных учетных документов

С введением несколько лет назад нового Федерального закона «О бухгалтерском учете» стали не обязательными к применению формы первичных учетных документов, которые содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. В связи с этим перед работникам кадровой службы, бухгалтерии и ДОУ встал закономерный вопрос - нужно ли разрабатывать свои собственные формы или продолжать пользоваться старыми, которые были утверждены Госкомстатом?

Применение старых форм

Для того, чтобы разработать собственные варианты бланков форм первичной учетной документации, работникам указанных подразделений необходимы специальные знания и опыт. Принимая решение о разработке собственных форм, нужно четко оценить целесообразность этого шага.

Существующие унифицированные формы продолжают оставаться актуальными и выполнять свою учетную функцию. Более того, если они адекватны деловым процессам в организации, то смысла в переходе на новые формы нет.

Следует также иметь в виду, что работники контролирующих органов более снисходительны к старым формам и с предубеждением относятся к новым. Трудовой спор, если таковой возникнет, будет легче выиграть, если вы используете старые формы первичной документации.

Еще одни аргумент в пользу прежних форм - если вы ведете учет документации с помощью программных средств, то продолжение использования унифицированных форм не потребует внесения изменений в существующие системы.

Для некоторых компаний, прежде всего, совместных предприятий или филиалов иностранных фирм в России переход на новые формы может быть очень актуален. Дело в том, что им приходится одновременно вести учет по законам своей страны, и по российскому законодательству. Разработка своих собственных форм, которые учтут все реквизиты, необходимые по законодательству обеих стран, поможет им избежать двойного составления документов.

Следует иметь в виду, что даже если вы примете решение сохранить делопроизводство с использованием старых форм, вам придется внести в них некоторые коррективы. Например, удалить коды ОКУД и ОКПО, убрать ссылку на Постановление Госкомстата, выделить место для расшифровки подписи лица, подписывающего документ (фамилии и инициалов) и т.д.

Применение новых форм

Первым этапом разработки новых форм должно стать определение исполнителя этого задания. По закону ответственность за разработку таких форм лежит на лице, занимающемся ведением бухгалтерского учета. Проблема в том, что к первичным документам относятся не только бухгалтерские бумаги, но и кадровые. Работник бухгалтерии может не знать всех тонкостей кадрового делопроизводства. Следовательно, к разработке новых форм нужно подключить сотрудника отдела кадров.

Наша рекомендация по созданию унифицированных форм для предприятия заключается в том, что шаблонную часть бланка необходимо формулировать очень кратко, избегая возможности двойного толкования текста. Желательно использовать шаблоны, трафареты, стандартные фразы и выражения: «Контроль за исполнением (название документа) возложить на (должность и фамилия), «В связи с….», «Принимая во внимание…», «На основании…».

Не спешите отказываться от тех форм, которые часто используются - табель учета рабочего времени, график отпусков, штатное расписание - можно создать новые формы на их основе. Если старые формы кажутся вам излишне перегруженными данными, вы можете их упростить и удалить некоторые строки, графы или избыточную информацию.

Приведем пример. Существует стандартная форма № Т-3 «Штатное расписание ». В ней есть графы 6, 7 и 8, предназначенные для фиксирования надбавок, которые установлены работнику. Если нет необходимости в этих графах, их можно удалить.