Электронная или бумажная форма

В разделе на вопрос Можно данные по 2-НДФЛ почтой отправлять в налоговую?Сотрудников 4 человека заданный автором Просека лучший ответ это Можно отправить по почте с описью вложения не позднее 01 апреля.
Согласно п 4 статьи 80 НК РФ часть 1
4. Налоговая декларация (расчет) может быть представлена налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговый орган лично или через представителя, направлена в виде почтового отправления с описью вложения или передана по телекоммуникационным каналам связи.
При численности физических лиц, получивших доходы в налоговом периоде, до 10 человек налоговые агенты могут представлять такие сведения на бумажных носителях (пункт 2 статья 230 глава 23 НК РФ) . Это позволяет направлять сведения в налоговый орган по почте, а не являться лично для сдачи отчетности на дискете.
Я посылала по почте, штрафа не будет, подтверждением сдачи будет являться почтовая квитанция и опись.

Ответ от Ёветлана [гуру]
можно

Ответ от Ѝля Иванкова [мастер]
Можно с описью и желательно пораньше что бы небыло опозданий

Ответ от Евровидение [гуру]
Налоговые инспекции очень негативно относятся к отчетам, присланным по почте. И причем когда сама сдаешь отчет - уже 100% уверенности в правильности.

Ответ от Вадим Горшков [гуру]
Да

Ответ от Еленка [гуру]
Можно, с описью, с уведомлением.

К формам отчетности по НДФЛ относится в первую очередь справка о доходах физического лица по форме 2-НДФЛ (Приложение N 1 к Приказу ФНС от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@), которую также называют отчетом 2-НДФЛ. Как видно из названия, в ней указываются суммы доходов, полученных конкретным физлицом. А также суммы исчисленного, удержанного (неудержанного) и перечисленного с этих доходов НДФЛ.

Справки 2-НДФЛ отдельно на каждого работника (иного физлица, получившего вознаграждение) сдаются один раз в год. В общем случае представить в ИФНС их надо по итогам отчетного периода, - календарного года (ст. 216 НК РФ), следующего за текущим (п. 2 ст. 230 НК РФ). Поскольку в этом году 1 апреля выпадает на рабочий день, сдать отчеты 2-НДФЛ в 2016 году надо будет именно в этот срок.

Таким образом, отчеты 2-НДФЛ в 2016 году - это справки по доходам, полученным в 2015 году. А о сдаче отчетов 2-НДФЛ за 2016 год (т.е. по итогам 2016 года) надо будет позаботиться в 2017 году.

Справки 2-НДФЛ - это не вся отчетность, которую должны сдавать в ИФНС налоговые агенты по НДФЛ. С 2016 года они также должны ежеквартально представлять расчет по .

Кстати, этот расчет за год сдается в те же сроки, что и справки 2-НДФЛ. Поэтому вместе с отчетностью по 2-НДФЛ за 2016 год нужно будет сдать и расчет 6-НДФЛ не позднее 3 апреля 2017 года. Такой срок для сдачи 2-НДФЛ за 2016 год объясняется тем, что 1 апреля 2017 года - это суббота. Поэтому последний день для представления отчетности — справок 2-НДФЛ и расчета 6-НДФЛ - переносится на 3 число (п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Как сдать сведения 2-НДФЛ

Теперь о том, как сдать отчетность по подоходному налогу, а именно справки 2-НДФЛ. На сегодняшний день НК предусматривает 2 способа представления справок. Сдача 2-НДФЛ на бумажном носителе возможна, если за отчетный год от данной организации доходы получили менее 25 человек (п. 2 ст. 230 НК РФ). Только при соблюдении этого условия по численности можно сдать 2-НДФЛ на бумаге.

Если же налоговый агент в течение отчетного периода выплатил доходы большему количеству лиц (25 или более), то представить справки 2-НДФЛ он может только по телекоммуникационным каналам связи, иными словами в электронном виде. Для этого необходимо заключить договор со спецоператором, через которого и будет пересылаться отчетность в ИФНС. В этом случае фактически 2-НДФЛ сдается через Интернет.

Кстати, бывает, что налоговые агенты допускают . Порядок их исправления будет зависеть от того, в какой момент они были обнаружены.

Военнослужащим, также как и гражданским лицам, приходится предоставлять в различные инстанции справку о своих доходах по форме 2-НДФЛ. Справка может понадобиться для получения кредита в банке, для расчета больничных, начисления детских пособий, получения вычетов по налогу и в иных случаях.

Если простому гражданину для получения справки о доходах достаточно обратиться с заявлением, или даже устной просьбой, в бухгалтерию своего работодателя, то заявление на 2-НДФЛ военнослужащему придется подавать в Министерство обороны России (МО РФ). Это зачастую довольно длительная и сложная процедура, связанная со спецификой военной службы. Как военнослужащим получить необходимый документ, рассмотрим в этой статье.

Как заказать справку 2-НДФЛ военнослужащему

Военнослужащие проходят военную службу на территории России, или за ее пределами, представляя российские интересы. Именно наше государство в лице Минобороны РФ является работодателем для военнослужащих-контрактников, значит, к нему и следует обращаться за справкой 2-НДФЛ. Как это сделать?

Не стоит обращаться за справкой о доходах в свою воинскую часть. Нужно написать заявление и направить его в Единый Расчетный Центр МО РФ (ЕРЦ МО РФ), либо в одно из Управлений финансового обеспечения МО РФ (УФО МО РФ).

Заявление адресуется руководителю ЕРЦ или УФО, должно содержать фамилию, имя и отчество военнослужащего, его личный номер, паспортные данные, ИНН, адрес регистрации и название воинской части. Указывается также необходимое количество экземпляров справок 2-НДФЛ и требуемый период . Если ответ следует прислать по почте, то пишется адрес доставки, если получать справку предстоит лично, или через представителя, то это тоже отражается в заявлении.

Отправить заявление в ЕРЦ или УФО можно следующими способами:

почтой (с описью и уведомлением),
по факсу,
принести лично,
направить через «Личный кабинет военнослужащего».

2-НДФЛ не должна оформляться дольше трех рабочих дней с момента регистрации заявления (письмо Минфина РФ от 21.06.2016 № 03-04-05/36096). Справка направляется военнослужащему по почте на тот адрес, который он указал в заявлении, либо выдается на руки лично ему, или его представителю. Заказывая справку, следует учитывать время, которое она будет идти до адресата почтой, особенно, если служба проходит в отдаленных районах страны, поэтому заявление 2-НДФЛ военнослужащему лучше направлять заблаговременно.

Заказать справку 2-НДФЛ через ЕРЦ МО РФ

На сегодня у всех военнослужащих-контрактников есть доступ к информации о размере своего денежного довольствия и иных выплат, производимых через ЕРЦ. Для этого нужно зайти в «Личный кабинет военнослужащего» на сайте Минобороны ]]> www.mil.ru ]]> , где можно увидеть все начисления и удержания, начиная с мая 2012 года. Для входа необходимо указать личный номер военнослужащего и пароль.

Там же, на сайте МО РФ, можно заказать справку 2-НДФЛ военнослужащему через интернет. Нажав на кнопку меню «Личный кабинет» вы сразу увидите таблицу, с перечнем всех Управлений финансового обеспечения МО РФ, распределенным по военным округам и регионам, которые, наряду с ЕРЦ, выдают справки 2-НДФЛ. Здесь указаны все адреса, телефоны и часы работы Управлений, а также можно скачать образец бланка заявления на получение справки о доходах по каждому УФО. Заполненное заявление можно направить на электронный адрес, который указан в образце (обратите внимание, что для каждого УФО определен свой адрес), или направить любым из указанных выше способов.

Заявление может быть направлено и на общий электронный адрес ЕРЦ МО РФ. Справку 2-НДФЛ заказать также можно, явившись в ЕРЦ или УФО с заявлением лично. Заявление в бумажном виде должно быть заполнено в двух экземплярах: один из которых передается в ЕРЦ, а второй, с отметкой о принятии, остается у военнослужащего.

Граждане, пользующиеся личным кабинетом налогоплательщика на сайте nalog.ru, могут получать сведения о начисленных им суммах дохода и удержанного с них НДФЛ, которые работодатель предоставляет в ИФНС.

Интересующая информация находится в разделе «Налог на доходы физ. лиц», подразделе «Сведения о справках 2-НДФЛ». Поиск доходов производится в автоматическом режиме.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Данные о справках за прошедший год доступны пользователю с начала июня следующего, т. е. сейчас узнать сумму налога можно за 2019 год и более ранние периоды.

С помощью личного кабинета в режиме онлайн можно:

получать актуальные данные о налогооблагаемых объектах, исчисленных и уплаченных суммах имущественного налога и задолженности;
распечатывать уведомления и квитанции о налоговых платежах;
оплачивать налоги;
и отслеживать ход ее проверки;
направлять письма и запросы в налоговую;
узнавать свои персональные данные.

Зарегистрироваться в личном кабинете плательщика налогов можно на сайте любой ИФНС. Для этого гражданину потребуются ИНН и данные паспорта. Для доступа следует оформить заявление и получить регистрационную карту с логином и паролем. Это обязательная процедура, т. к. информация в личном кабинете относится к налоговой тайне.

В чём заключаются преимущества

Для подтверждения доходов сотрудника ему часто необходима форма 2-НДФЛ. Она требуется при оформлении договоров, льгот, кредитов, трудоустройства и т. д.

Обычно документ получают у работодателя. Для этого гражданин должен обратиться в бухгалтерию по месту работы с устной или письменной просьбой. Бумагу не всегда выдают в день обращения.

В целях экономии времени документ о подтверждении дохода можно оформить через интернет. Сервис начал работать в 2019 году. Цель его создания - предоставление банкам доступа к данным о состоянии пенсионного счета граждан. Услуга предоставляется через сайт налоговой.

Получить сведения банк вправе с согласия потенциального заемщика. Информацию о доходах и налогах запрашивается и отправляется в кредитное учреждение самим физ. лицом в форме справки.

Бумага создается в электронном виде и является выпиской из базы данных ПФР РФ. Для подтверждения подлинности и защиты от мошенников документ имеет определенный формат.

Для его заказа гражданин должен:

зарегистрироваться на сайте;
войти в личный кабинет;
зайти в раздел НДФЛ;
выбрать пункт «Сведения о справках 2-НДФЛ»;
получить данные.

Для регистрации на портале налогоплательщик должен обратиться в налоговую с паспортом и заявлением или отправить заявку в онлайн-режиме. Получить регистрационную карту с паролем нужно лично в отделении ИФНС.

Использование сайта ИФНС удобно для подготовки пакета документов для банка при оформлении кредита или получения прочих услуг.

Он имеет ряд преимуществ:

минимальные затраты времени;
достоверность предоставленных сведений;
точная оценка рисков банком;
оперативное вынесение решения об одобрении или отказе в выдаче кредита.

Обязательные детали

Работодатель регулярно отчитывается по доходам персонала перед инспекцией посредством предоставления справок 2-НДФЛ на каждого труженика.

Порядок приёма

Факт отправки в ИФНС заполненных бланков 2-НДФЛ через Интернет не означает, что компания выполнила свою обязанность по их подаче. Если инспектор выявит ошибки при формировании и пересылке форм, то они не будут приняты (Постановление ФАС № А27-16221/2012 от 06.05.13).

Если полученные по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) сведения содержат неточности, налоговая высылает налогоплательщику уведомление об отказе в их приеме.

За непредставление справок в срок, организация наказывается штрафом. Его размер составляет 200 р. за каждый бланк.

Сведения о доходах подаются в инспекцию до 1 апреля следующего за отчетным года. Форма, формат и порядок передачи данных устанавливаются ФНС РФ (ст. 230 НК).

Прием сведений по ТКС производится в следующем порядке:

ИФНС получает электронный файл с информацией.
Налоговая проверяет полноту и правильность заполнения бумаг.
Формирует протокол приема данных.
Отсылает ответ налогоплательщику.

В протоколе содержатся данные о числе принятых справок, количестве бланков с ошибками и общих суммах начисленного и удержанного НДФЛ. Также инспекция направляет организации реестр принятых справок. Он включает список лиц, по которым подан отчет с указанием номеров их справок.

Принятыми считаются сведения, прошедшие контроль и отраженные в реестре.

Условия действия справки

Справка 2-НДФЛ - важный документ отчетности бухгалтерии. Она ежегодно составляется на каждого сотрудника предприятия и имеет определенный период действия.

В ней отражается информация:

об организации и сотруднике;
о доходах работника по видам;
о предоставленных вычетах;
о начисленной сумме налога;
об удержанном НДФЛ.

Форма 2-НДФЛ требуется не только налоговикам, но и труженикам компании, например, для подтверждения доходов при оформлении кредита, визы, вычета по налогу. Официально трудоустроенным в России иностранцам документ требуется для финансового отчета в уполномоченные органы другого государства. Бухгалтер обязан подготовить документ в 3-дневный срок.

Согласно законодательству РФ работник вправе заказать справку неограниченное количество раз, а также получить несколько экземпляров единовременно. На каждого сотрудника заполняется отдельный бланк 2-НДФЛ.

Бумага имеет неограниченный срок действия, однако, содержащаяся в нем информация со временем может стать неактуальной. Например, в ней будут отсутствовать данные за последние месяцы, что нежелательно при подтверждении платежеспособности.

Справку нужно запрашивать непосредственно перед событием, при котором она потребуется, т. е. в ней должны содержаться суммы начисленной зарплаты и удержаний за последний полностью отработанный месяц.

Иногда банки и визовые центры устанавливают свои сроки действия формы 2-НДФЛ, поэтому перед получением справки следует уточнить этот момент или запросить на работе справку непосредственно перед визитом в банк или ОВИР.

Организации и ИП обязаны подавать сведения в ту налоговую, в которой они зарегистрированы. Все выплаты сотрудникам подлежат округлению и показываются исключительно в рублях.

Согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ юр. лицо обязано хранить налоговые документы, в. т. ч. справки о доходах, 4 года, а по архивному Перечню этот срок составляет 5 лет (приказ Минкультуры № 558 от 25.08.10). Работодатель вправе отказать сотруднику в выдаче формы 2-НДФЛ за период, превышающий 5-летний рубеж. Например, в 2019 году бухгалтер может выдать работнику справку за 2012 год или за более поздний период.

Прочие формальности

Порядок составления справки 2-НДФЛ в электронном виде и ее формат утверждены Приказом ИФНС № ММВ-7-11/485@ от 30.10.15 (далее - Приказ ФНС).

Документ с признаком «1» формируется на каждого сотрудника, который получил доход, кроме лиц, которым выплачены деньги только:

по договору купли-продажи;
по контрактам, оформленным с ними как с ИП;
как дивиденды, если компания - АО.

Признак «2» ставится в справках на физ. лиц, с чьих доходов предприятие полностью не удержало налог на доходы физических лиц. По этим людям нужно также сдать форму с признаком «1».

Справки с признаком «2» необходимо представить в ИФНС до 1 марта, а с признаком «1» - до 1 апреля года, идущего за отчетным.

Бумагу подписывает руководитель или лицо, уполномоченное на это внутренним актом организации, например, главбух, его заместитель или расчетчик.

За несвоевременную сдачу документов компанию оштрафуют на 200 р. за каждую справку, а должностное лицо - на 300-500 р. Если в форме обнаружена ошибка, то санкция составит 500 р. за каждую неправильно оформленный бланк.

Бланк справки приведен в Приложении 1 к Приказу ФНС.

При заполнении формы нужно соблюдать некоторые правила:

сумма НДФЛ с заработка за декабрь показывается в справке этого же периода как исчисленной, так и удержанной;
на сотрудника, получившего доходы, облагаемые налогом по разным ставкам, оформляется одна справка, для каждой из ставок в ней заполняется отдельный раздел;
при проставлении кодов доходов и вычетов нужно руководствоваться Приказом ФНС № ММВ-7-11/387@ от 10.0.9.15;
при отсутствии показателя в соответствующей ячейке ставится «0».

Справку 2-НДФЛ можно выдать сотруднику не только за год, но и за любой другой период по его просьбе. При увольнении труженика бухгалтер должен выдать ему данный документ в его последний рабочий день.

Как можно сдать 2-НДФЛ через Интернет

При численности работников до 25 человек справки разрешено сдавать в налоговую на бумаге (п. 2 ст. 230 НК), если штат больше, документы подаются через интернет. При электронном варианте дополнительно составляется реестр справок в двух экземплярах.

Для сдачи отчета по ТКС нужно предварительно заключить соответствующее соглашение со специализированной компанией, через которую бумаги будут пересылаться.

Электронная или бумажная форма

Порядок сдачи справок 2-НДФЛ установлен Приказом ФНС № ММВ-7-3/576@ от 16.09.11.

Отчетность можно сдать:

на бумаге;
на электронном накопителе (флешка или диск);
через ТКС.

При использовании одного из двух первых вариантов допускается отправка сведений почтой ценным письмом или бандеролью с описью вложения.

При личном визите в налоговую инспектор просмотрит справки, заполненные неправильно вернет представителю компании и вычеркнет из реестра. Итоги ревизии отражаются в протоколе. Один экземпляр вместе с реестром передается клиенту или высылается почтой.

При подаче бумаг на электронном носителе нужно также составить 2 реестра на бумаге. На каждый файл должен оформляться свой реестр. Инспектор проверит формат данных и составит протокол. При наличии ошибок придется представлять файлы повторно.

При наличии у работодателя специализированной программы и соглашения с оператором-посредником можно сдать 2-НДФЛ через Интернет по ТКС.

Налоговая обязана проверить сведения в 10-дневный срок с момента пересылки. Она отправляет организации протокол, подтверждающий прием отчета, и реестр принятых данных. Отправка справок по ТКС - самый удобный и быстрый способ сдачи формы.

Нюансы заказа

Военный может получить справку 2-НДФЛ в Едином расчетном центре (ЕРЦ) или в любом Управлении финансового обеспечения (УФО) Минобороны РФ. Для этого нужно составить заявление на имя начальника уполномоченного органа.

В нем военнослужащий указывает:

личный номер;
название воинской части;
данные паспорта;
адрес прописки;
контактную информацию: телефон, электронную почту;
основание заказа справки.

С начала марта 2019 года причину получения документа нужно обязательно отразить в заявлении. Ее можно выбрать из имеющихся в образце вариантов.

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
Организация обязана по просьбе сотрудника выдать ему справку о доходах по форме 2-НДФЛ. По просьбе работника такая справка может быть направлена по факсу.

Обоснование вывода:
В соответствии со ст. 62 ТК РФ по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
В то же время необходимо учитывать, что вопросы выдачи работнику справки по форме 2-НДФЛ регулируются нормами налогового, а не трудового законодательства.
Порядок уплаты налога на доходы физических лиц (далее - НДФЛ) регламентирован главой 23 Налогового кодекса РФ. В силу ст. 24 и п. 1 ст. 226 НК РФ организации, от которых или в результате отношений с которыми налогоплательщик получил доходы, указанные в п. 2 ст. 226 НК РФ (в том числе вознаграждение за выполнение трудовых обязанностей (пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ)), являются налоговыми агентами и обязаны исчислить, удержать у налогоплательщика и уплатить в бюджет сумму налога на доходы физических лиц.
Пунктом 3 ст. 230 НК РФ установлена обязанность налогового агента выдавать физическим лицам по их заявлениям справки о полученных ими доходах и удержанных суммах налога по форме, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 N ММВ-7-3/611@. В силу указанной нормы отказ налогового агента в выдаче налогоплательщику справки о доходах по форме 2-НДФЛ неправомерен (письмо УФНС России по г. Москве от 24.02.2011 N 20-14/3/16873).
Следует, однако, отметить, что порядок обращения за указанной справкой, процедура ее выдачи и сроки выдачи ничем не регламентированы. Ответственность за невыдачу справки о доходах по форме 2-НДФЛ налоговым законодательством также не установлена.
Вместе с тем неправомерный отказ в предоставлении гражданину информации, предоставление которой предусмотрено федеральными законами, несвоевременное ее предоставление либо предоставление заведомо недостоверной информации являются административным правонарушением и влекут наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей (ст. 5.39 КоАП РФ).
Таким образом, Ваша организация, выступающая налоговым агентом в связи с выплатой работнику заработной платы, обязана по его просьбе, как письменной, так и устной, выдать ему справку о доходах по форме 2-НДФЛ. Направление справки с помощью факсимильной связи по просьбе самого работника не запрещено. В то же время переданная таким образом справка не будет иметь силу подлинника, а будет носить скорее информационный характер. Если у Вас нет сомнений, что по телефону обратился именно тот работник, на имя которого выдается справка, то препятствий к ее выдаче мы не видим.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Карасевич Любовь

Ответ прошел контроль качества службой Правового консалтинга ГАРАНТ

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.